45/2003. (XII. 2.) BM rendelet

a helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 38/1998. (IX. 4.) BM rendelet módosításáról

A közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. §-ának (1) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a következőket rendelem el:

1. §

A helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 38/1998. (IX. 4.) BM rendelet (a továbbiakban: R.) mellékletének VII. fejezete helyébe e rendelet melléklete lép.

2. §

(1) Ez a rendelet 2004. január 1-jén lép hatályba.

(2) E rendelet hatálybalépésével egyidejűleg az R. módosításáról szóló 38/2001. (XII. 22.) BM rendelet hatályát veszti.

Dr. Lamperth Mónika s. k.,

belügyminiszter

Melléklet a 45/2003. (XII. 2.) BM rendelethez

"VII. Fejezet

Intézkedések a helyi önkormányzat feladatkörének megváltozása, hivatal, munkakör átadása esetén

22.1. A helyi önkormányzat feladatkörének megváltozása, valamint községalakítás, községegyesítés, községegyesítés megszüntetése esetén a feladatot átvevő helyi önkormányzatnak kell intézkednie az érintett önkormányzat irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.

22.2.1. Hivatalátadás esetén az erről felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyirathátralékot.

22.2.2. Az ügyintézői munkakör átadása esetén az ügyintéző az iratokkal munkanaplója alapján számol el. Ha a munkakört átadó ügyintéző a szervtől eltávozik, a munkanaplóját be kell vonni.

Minta irattári terv

A minta irattári terv alapján a helyi önkormányzatok - az illetékes levéltár egyetértésével - készítik el irattári tervüket. Az önkormányzatoknak lehetőségük van a használatba nem kerülő irattári tételek elhagyására, a válogatás azonban nem jelentheti az ügykörökhöz kapcsolódó jelzőszámok és kódjelek megváltoztatását. A helyi önkormányzat egyedi irattári tervének módosítását úgy kell elkészíteni, hogy az illetékes levéltár egyetértő nyilatkozatát követően 2004. január 1-jétől bevezetésre kerüljön. A minta irattári terv az önkormányzatoknál keletkező köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék.

A minta irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az önkormányzat szervezetéhez, feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok, ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. A több szervezeti egységnél, előadónál előforduló iratok egységes irattári kezelése és selejtezése érdekében a minta irattári terv általános és különös részre oszlik.

Az ügy típusát, ágazati hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti minősítését és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja, amely egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is.

Az irattári jel összetevői:

- ügykörszám: háromjegyű szám, amely meghatározza az ügy típusát, az önkormányzati hivatal szervezetéhez és feladatköréhez igazodó rendszerezésben;

- ágazati betűjel: meghatározza az ügy ágazati hovatartozását;

- selejtezési jel: kódszám, amely meghatározza a nem selejtezhető tételeket, valamint a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát;

- levéltári átadás jele: meghatározza a levéltári átadás határidejét.

Az irattári jel alkalmazása, feljegyzése, az iratkezelési szabályzatban meghatározottak alapján történik, és követi a korábbi évek gyakorlatát.

Az ügykörszám meghatározása figyelembe veszi azt a tényt, hogy az egységes minta hosszú távra készült, így lehetőséget kell biztosítani a feladat- és hatáskör módosítások átvezetésére az egységes szerkezet megbontása és újraszámozása nélkül. Ennek megfelelően az egyes ügykörcsoportok végén felhasználható számkeretek maradtak.

Az ágazati hovatartozást meghatározó betűjeleknél a bevált gyakorlatnak megfelelően "U" betűjel különbözteti meg az általános ügyeket. A különös rész ágazati betűjeleinek meghatározása is követi a korábbi gyakorlatot, ennek ellenére szükségszerű volt némi változás; elmaradt az általános részhez átcsoportosított személyzeti ügyek "S" betűjele és nem használtuk fel - az önálló ügyintéző egység megszűnése miatt - az egyházi ügyek "D" betűjelét, valamint a tervügyek "T" betűjelét.

A selejtezhetőség időpontja az ágazati és levéltári szakértők által meghatározott lehetséges legrövidebb őrzési idő, amelyet a helyi sajátosságok és az illetékes levéltár véleményének figyelembevételével növelni lehet, de csökkenteni nem. A határidő nélkül irattárban őrzendő iratok fogalma sem új, azt a korábbi évek tanácsi gyakorlata is alkalmazta, az irattári visszatartást azonban jegyzőkönyvben, darabszinten kellett adminisztrálni. Az önkormányzat és a levéltár kölcsönös megegyezésére és a nyilvántartások egyszerűsítésére adódik lehetősége azzal, hogy az irattári terv már előre rögzíti azokat a tételeket, amelyeknek határidő nélküli irattári őrzésére ügyviteli és állampolgári érdekek miatt szükség lehet.

Az irat biztonságos őrzését és kezelését biztosító irattári jel az elintézett és irattárba helyezett ügyirat jelölésére szolgál, így nem kapcsolható az egyes ügyiratdarabok (al-számok) ügyintézőjének jelzésére használt (t, b, p, ü) betűjelhez.

Jelmagyarázat

I = Megyei önkormányzat

II = Fővárosi önkormányzat

III = Megyei jogú városi önkormányzat

IV = Fővárosi kerületi önkormányzat V = Városi önkormányzat

VI = Községi, körjegyzőségi központi önkormányzat

1 = 2 év után selejtezhető

2 = 5 év után selejtezhető

3 = 10 év után selejtezhető

4 = 15 év után selejtezhető

5 = 30 év után selejtezhető

6 = 75 év után selejtezhető

0 = nem selejtezhető

n = nap

HN = ügyviteli érdekből határidő nélkül az önkormányzat irattárában maradó iratok jelzésére szolgál, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után az önkormányzat és az illetékes levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról.

Lt. = levéltári átadás határideje, általánosságban az 1995. évi LXVI. törvény határozza meg, ténylegesen az önkormányzat és a területileg illetékes levéltár dönti el az átadás időpontját.

Hk = használaton kívüli tétel,

őrzési idő = az ügy elintézését követő irattározás keltétől számított minimum idő, amely az iratok selejtezési lehetőségét jelenti. Csökkentését jogszabály írhatja elő, növeléséről az önkormányzat, az illetékes területi levéltár egyetértésével, saját hatáskörében dönthet,

lejárat után = az adott ügykörben keletkezett irat hatályának megszűnése után számítandó az őrzési idő.

ÁLTALÁNOS RÉSZ

U) ÖNKORMÁNYZATI ÉS ÁLTALÁNOS IGAZGATÁSI ÜGYEK

1. Képviselő-testület iratai

2. Kisebbségi önkormányzat iratai

3. Az önkormányzati hivatalnak, a polgármesteri hivatalnak, az önkormányzat gazdálkodó szervezeteinek, közhasznú társaságainak, közalapítványainak és intézményeinek (a továbbiakban: intézményeinek) ügyei

3.1. Szervezet, működés, ügyvitel

3.2. Személyzeti, bér- és munkaügyek

3.3. Pénz- és vagyonkezelés

KÜLÖNÖS RÉSZ (ÁGAZATI IRÁNYÍTÁS, SZAKIGAZGATÁS)

A) Pénzügyek

A.1. Adóigazgatási ügyek

A.2. Egyéb pénzügyek

A.3. Vámigazgatás és jövedéki eljárás

B) Egészségügyi igazgatás

C) Szociális igazgatás

E) Környezetvédelmi, építésügyi és kommunális igazgatás

E.1. Környezet- és természetvédelem

E.2. Építésügyek

E.3. Kommunális ügyek

F) Közlekedés és hírközlési igazgatás

G) Vízügyi igazgatás

H) Belügyi és igazságügyi igazgatás

H.1. Anyakönyvi és állampolgársági ügyek

H.2. Polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartása

H.3. Képviselők választása (európai parlamenti, országgyűlési, önkormányzati) , népszavazás

H.4. Rendőrségi ügyek

H.5. Tűzoltóság

H.6. Menedékjogi ügyek

H.7. Igazságügyi igazgatás

H.8. Egyéb igazgatási ügyek

I) Lakásügyek

J) Gyermekvédelmi és gyámügyi igazgatás

K) Ipari igazgatás

L) Kereskedelmi igazgatás, idegenforgalom

M) Földművelésügy, állat- és növény-egészségügyi igazgatás

N) Munkaügyi igazgatás, munkavédelem

P) Közoktatási és művelődésügyi igazgatás

R) Sportügyek

X) Honvédelmi és polgári védelmi igazgatás, fegyveres biztonsági őrség

X.1. Honvédelmi igazgatás

X.2. Katasztrófavédelmi igazgatás

X.3. Fegyveres biztonsági őrség

Útmutató a minta irattári tervben nem nevesített ügyiratok ágazati betűjelekhez történő besorolásához

(példálózó felsorolás)

A) Pénzügy

- adóügyek,

- költségvetési, fejlesztési ügyek.

B) Egészségügy

- bölcsődei, csecsemőotthoni elhelyezések,

- járványügy,

- település-egészségügy,

- orvosi, egészségügyi ellátás.

C) Szociális ügyek, hadigondozási ügyek

- szociális otthoni elhelyezési ügyek,

- közgyógyellátással kapcsolatos ügyek,

- szociális segélyezési ügyek,

- fogyatékosok érdekvédelme.

E) Építési-városfejlesztési ügyek

- ingatlankezelési ügyek,

- engedélyezések,

- közterület-használat,

- közműfejlesztési ügyek,

- műemlékvédelem.

F) Közlekedés

- út- és járda igénybevétel,

- közlekedési korlátozások,

- útépítés, forgalomba helyezés,

- közlekedésbiztonsági ügyek,

- útfelügyelet.

G) Vízügy-vízgazdálkodás

- belterületi vízrendezésekkel kapcsolatos iratok,

- árvíz- és belvízvédelem,

- vízszolgáltatási ügyek,

- csatornázás.

H) Általános igazgatás

- anyakönyvi ügyek,

- szabálysértési ügyek,

- tűzoltóság,

- kisajátítási ügyek,

- birtokvédelmi ügyek,

- hagyatéki ügyek,

- állampolgársági ügyek,

- népesség-nyilvántartás iratai,

- talált tárgyakkal kapcsolatos ügyek,

- közérdekű bejelentések, panaszok.

I) Lakásügyek

J) Gyámügyek

- gyámsági és gondnoksági ügyek,

- gyermektartási ügyek,

- intézeti elhelyezés, állami gondozás,

- örökbefogadási ügyek,

- kiskorúak házasságkötésével kapcsolatos ügyek.

K) Iparügyek

- szakmunkásképzési ügyek,

- iparfejlesztés,

- bányaművelési ügyek.

L) Kereskedelem, fogyasztóvédelem

- piaci ügyek,

- vásárügyek,

- idegenforgalmi ügyek,

- árhatósági ügyek.

M) Mezőgazdasági és élelmezésügyek

- növénytermesztés, növényvédelem,

- szőlő- és gyümölcstermesztés,

- állattenyésztés, állategészségügy,

- földügyek,

- erdészet, vadászat, halászat.

N) Munkaügyek

- országos, ágazati és területi érdekegyeztetés,

- intézményirányítással kapcsolatos ügyek,

- foglalkoztatás elősegítésével és a munkanélküliek ellátásával kapcsolatos ügyek,

- munkavédelem.

P) Művelődésügy

- közművelődési intézményekkel kapcsolatos ügyek,

- kulturális rendezvények,

- közoktatásügy.

R) Sportügyek

- sportlétesítmények iratai.

S) Személyzeti ügyek

- a közszolgálati jogviszony létesítésével és megszűnésével kapcsolatos ügyek,

- fegyelmi és kártérítési felelősséggel kapcsolatos ügyek,

- közszolgálati nyilvántartás.

U) Titkársági, szervezési és gazdasági ügyek

- vállalat, intézmény létrehozása,

- hivatalos iratok külföldre továbbítása,

- szakmai értekezletek iratai,

- a helyi önkormányzat társulásaival kapcsolatos ügyek,

- a választással, népszavazással, népi kezdeményezéssel kapcsolatos ügyek.

X) Honvédelmi ügyek

- katonakötelesek nyilvántartása."