7/2000. (VII. 11.) SzCsM rendelet

a szociális és családügyi miniszter irányítása alá tartozó államigazgatási szervekre vonatkozó egységes iratkezelési szabályzatról

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. §-ának (2) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján az alábbi rendeletet adom ki:

1. § (1) A rendelet hatálya kiterjed az Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Főfelügyelőségre és a megyei (fővárosi) munkabiztonsági és munkaügyi felügyelőségekre (a továbbiakban: OMMF).

(2) Az (1) bekezdésben megjelölt államigazgatási szervek egységes iratkezelési szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) - a Magyar Országos Levéltár egyetértésével - e rendelet mellékleteként kiadom.

2. § A külön jogszabály szerinti minősített adatok, valamint a személyes adatok kezelése kapcsán keletkezett iratok kezelésére a Szabályzatban foglaltakat abban az esetben kell alkalmazni, ha a jogszabály másként nem rendelkezik. A pénzügyi bizonylatokat és számlákat külön szabályozás szerint kell kezelni.

3. § (1) E rendelet a kihirdetését követő 8. napon lép hatályba azzal, hogy a hatálybalépése előtt keletkezett iratok selejtezésére az iratok keletkezésének időpontjában hatályos rendelkezéseket kell alkalmazni.

(2)[1]

Harrach Péter s. k.,

szociális és családügyi miniszter

Melléklet a 7/2000. (VII. 11.) SzCsM rendelethez

EGYSÉGES IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

TARTALOMJEGYZÉK

1. Fejezet Az iratkezelés rendszere, szervezete, felügyelete

2. Fejezet A küldemények átvétele, ellenőrzése

3. Fejezet Iratok felbontása, érkeztetés

4. Fejezet Az iratok iktatása

5. Fejezet Iratkezelési feladatok az ügyintézés folyamatában

6. Fejezet Irattározás és levéltárba adás

7. Fejezet Iratok kezelése szervezeti egység megszűnése, illetve hivatali munkakör átadása esetén

8. Fejezet Intézkedések szerv megszűnése esetén

9. Fejezet Értelmező rendelkezések

1. Fejezet

Az iratkezelés rendszere, szervezete, felügyelete

1.1. Az iratkezelés rendszere, szervezete

Az Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Főfelügyelőségénél és a megyei (fővárosi) felügyelőségeken (a továbbiakban: OMMF) 1999. január 1-jétől számítógépes iratkezelés folyik.

Az iratkezelés rendszerét a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni.

A belső iratkezelési szabályzat kialakításakor a szerv vezetője meghatározza az iratkezelés szervezetét.

Az OMMF-ben az iratkezelést - a szervezeti tagozódástól és az iratforgalomtól függően - a belső iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint

a) központi,

b) osztott vagy

c) vegyes iratkezelési szervezetben látják el.

Az iratkezelés szervezetének meghatározásakor figyelemmel kell lenni a szervezeti sajátosságokra, az ügyiratkezelés feladatainak szervezeti egységek közötti megoszlására.

Az ügyiratkezelés feladatainak szervezeti egység-típuson belüli megoszlása a szervezeti egység-típus (főfelügyelőség-felügyelőségek) iratkezelési szervezetét határozza meg.

Az iratkezelést úgy kell megszervezni, az iratok továbbításának szabályait úgy kell meghatározni, hogy az irat útja nyomon követhető, az irat holléte pontosan megállapítható, és az irat visszakereshető, épségben megőrizhető legyen.

1.2. Az iratkezelés felügyelete

Az iratkezelés felügyeletét az OMMF Szervezeti és Működési Szabályzatában, a Felügyelőségek esetében Működési Szabályzatban megbízott vezető látja el.

Az iratkezelés felügyeletével megbízott személy felelős azért, hogy a biztonságos iratkezelés személyi, dologi feltételei és eszközei rendelkezésre álljanak.

- A Szabályzat alapján köteles összeállítani, illetve évente felülvizsgálni az államigazgatási szerv irattári tervét.

- A felügyelettel megbízott vezető évente köteles ellenőrizni az iratkezelési szabályzat végrehajtását, köteles intézkedni a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi az iratkezelési szabályzat módosítását.

Az OMMF és a Felügyelőségek Működési Szabályzataiban meg kell határozni az iratkezeléssel összefüggő alapvető feladat- és hatásköröket. A belső iratkezelési szabályzat rendelkezéseivel összhangban, az SZMSZ-ben szabályozott feladat- és hatáskörökre tekintettel írásban rögzíteni kell a számítógépes iratkezeléssel összefüggő hozzáférési jogosultságokat, valamint elektronikus irattovábbítás esetén a hitelesítés rendjét.

2. Fejezet

A küldemények átvétele, ellenőrzése

2.1. A küldemények beérkezésének módja:

- postai úton,

- hivatali kézbesítéssel,

- telefaxon,

- ügyfél által személyesen benyújtott (képviselő által benyújtott),

- informatikai-telekommunikációs eszközön, számítógépes levelező rendszeren.

2.2. A küldemény átvételére való jogosultságot és a küldemény érkezésének módjától függő átvételi rendet a belső iratkezelési szabályzatok határozzák meg.

2.3. A küldemény ellenőrzése átvételkor

A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

- a küldemény átvételére való jogosultságát a címzés alapján;

- a kézbesítő okmányok és a küldeményen lévő adatok azonosságát;

- az iratot tartalmazó boríték, csomagolás sértetlenségét.

2.4. Az átvétel elismerése

A küldemény átvevője a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az ajánlott küldemények átvételét. Az "azonnali" és "sürgős" jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Tértivevényes küldemények esetén gondoskodni kell a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz.

Az ügyfél által személyesen vagy képviselő útján beadott irat esetén az átvételt igazolni kell az átadás alkalmával.

A küldeményeket az átvétel napján, de legkésőbb az átvétel napját követő első munkanap kezdetén át kell adni a kijelölt iratkezelőnek, postabontónak postabontásra.

2.5. Biztonsági vizsgálat

A küldemények átvételénél érvényesítni kell az OMMF-nél érvényben lévő biztonsági előírásokat. Számítógépes érkezés esetén felhasználás előtt el kell végezni az ellenőrzést, vírustalanítást.

2.6. Sérült küldemény kezelése

Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét "felbontva" vagy "sérülten érkezett" záradék rávezetésével a borítékon jelölni kell, és soron kívül kell ellenőrizni a küldemény tartalmának meglétét. A levél tartalmából megállapíthatóan hiányzó iratokról - a tárgyban felvett jegyzőkönyv megküldésével - a feladót értesíteni kell.

2.7. Téves címzés

Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt felbontatlanul azonnal- továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a postának vagy a feladónak.

2.8. Küldemények szétosztása postaátvevő esetén (küldeménytovábbítás)

Amennyiben a postaátvevő különböző székhelyű, nem központosított iktatásban eljáró szervezeti egység küldeményeit is átveszi, akkor az érkezett küldeményeket szervezeti egységenként csoportosítja, majd kézbesítőkönyvvel továbbítja az illetékeshez.

Az "azonnali" vagy "sürgős" jelzésű küldeményeket soron kívül kell továbbítani.

3. Fejezet

Iratok felbontása, érkeztetés

3.1. Bontás központi iratkezelés esetén

A beérkezett küldeményeket - a 3.4. pontban foglaltak kivételével - a központi iratkezelést felügyelő vezető által írásban felhatalmazott személy(ek) bonthatjá(k) fel, és láthatjá(k) el - az érkezés napját jelölő - érkeztető bélyegzővel.

3.2. Bontás osztott iratkezelés esetén

A küldeményeket a postabontó látja el érkeztető bélyegzővel és a belső iratkezelési szabályzatban megjelölt szervezeti egységek között szétosztja. A postabontóban csak azokat a küldeményeket kell felbontani, amelyekről a címzett nem állapítható meg. Osztott ügyiratkezelés esetén a postabontó(k) a küldeményeket bevezeti(k) az érkeztetőkönyvbe és az átvétel igazoltatásával egyidejűleg adjá(k) át a felbontásra jogosult szervezeti egységnek. Az érkeztetőkönyvben fel kell tüntetni az érkezés keltét, az érkeztetőszámot, a küldő megnevezését, hivatkozási számát, az irat tárgyát, ajánlott levél esetén az ajánlási ragszámot. (Az érkeztetés nem azonos az iktatással.)

3.3. Az ügyiratok további átadásának rendjét, az ügyiratok átadásával kapcsolatos szabályokat, ezen belül azt, hogy mely esetben kell az átadás-átvétel tényét dokumentálni, - jelen szabályzat keretei között - a belső iratkezelési szabályzatok az 1.1. pontban foglaltakra tekintettel határozzák meg.

3.4. Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani:

- névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű,

- s. k. felbontásra szóló küldeményeket,

- azokat a küldeményeket, amelyeknél ezt az iratkezelési szabályzatban vagy más intézkedéssel elrendelték.

A felbontás nélkül a címzettnek továbbított küldeményeket átadókönyvvel kell a címzettnek átadni. A címzett az általa átvett hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatást végző iratkezelőhöz.

3.5. Téves felbontás

A tévesen felbontott küldeményeket ismételten le kell zárni és rá kell vezetni a "Téves felbontás" szöveget, a keltezést és a felbontó nevét, aláírását. Az ismételten lezárt iratot a 3.4. pont szabályai szerint haladéktalanul el kell juttatni a címzetthez, majd az iratkezelőhöz.

A fentiek szerint kell eljárni abban az esetben is, ha a felbontást követően derül ki, hogy a küldeményben minősített irat van.

3.6. Faxon érkezett irat kezelése

Faxon, nem időtálló faxpapírra érkezett iratról - az információ tartós megőrzése érdekében - másolatot kell készíteni. A másolatot az eredeti irat őrzésére jogosult szervezeti egység vezetője által megbízott személy(ek) (a fax kezelője) záradékkal hitelesíti(k). A faxon érkezett iratanyag és az arról készült másolat kezelésére az általános iratkezelési szabályok az irányadók azzal, hogy a faxon érkezett iratokról nyilvántartást kell vezetni és átadókönyvvel kell továbbítani.

3.7. A küldemény ellenőrzése bontáskor

A küldemények felbontásakor ellenőrizni kell, hogy az iraton feltüntetett valamennyi melléklet megérkezett-e. Ellenőrizni kell továbbá illetékköteles iratnál az illeték lerovásának tényét. Az irathiányt jegyzőkönyvben, vagy az iraton, vagy az előadói íven kell rögzíteni, és a jegyzőkönyv egy példányát a küldeményhez mellékelni kell. A mellékletek hiánya az ügyintézést nem akadályozhatja, a hiánypótlást az ügyintéző kezdeményezi.

3.8. Illetékkezelés

A küldeményhez felragasztás nélkül érkezett okmánybélyeget a postabontó - annak sértetlenségét biztosítva - az iratokhoz hozzákapcsolja, valamint a kapcsolás tényét és a kapcsolt okmánybélyeg értékét az iraton jelöli. Illetékköteles iratnál az ügyintéző ellenőrzi az illeték lerovásának tényét, szükség esetén elvégzi a leletezést. A felragasztás nélkül érkezett okmánybélyeget - illetékköteles ügyirat esetén - az ügyintéző köteles ráragasztani az iratra. A felhasználásra nem kerülő illetékbélyeget - mellékletként feltüntetve, értéklevélként - vissza kell küldeni az ügyfélnek. Az illetékbélyeg értéktelenítését az illetékbélyeg kezelésére vonatkozó jogszabályi rendelkezések szerint kell elvégezni.

3.9. Értékkezelés

Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a küldemény felbontója az értéket, illetve annak összegét köteles az iraton feltüntetni és az értéket - elismervény ellenében - a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni.

3.10. Borítékok kezelése

A küldemények borítékjait a postabontó az ügyirathoz csatolja. A csatolt borítékot véglegesen akkor kell megőrizni, ha

- az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,

- a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

- a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, vagy egyéb ügyintézői, kezelői feljegyzést tartalmaz,

- bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merült fel,

- ha a küldemény névtelenül érkezett,

- valamint a belső iratkezelési szabályzatokban esetlegesen meghatározott további esetekben. A boríték egyéb esetekben történő megőrzéséről az ügyintéző dönt.

4. Fejezet

Az iratok iktatása

4.1. Az OMMF-nél az iktatás számítógépen folyik.

4.2. Az iratok iktatása alszámokra tagolódó sorszámos rendszerben történik.

4.3. Alszámos iktatás esetén az ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot kap, míg a többi irat ennek a sorszámnak az alszámaira kerül. Amennyiben az iratnak van sorszámra iktatott előzménye, ebben az esetben az újonnan beérkező iratot a korábbi sorszám következő alszámára kell iktatni. Abban az esetben, ha időközben évzárás volt, és ezért a folyó évben beérkező iratot az előző évi sorszám alszámára nem lehet iktatni, a következő üres sorszámot kell felhasználni, de az elő- és utóiratok összetartozását jelölni kell, az iratokat szerelni kell (előzményezés). Ugyancsak szerelni kell az iktatott előiratot a kezelőnek. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iktatási adatok között is jelölni kell.

A számítógépes iktatóprogramot úgy kell kialakítani, hogy kizárja sorszám vagy alszám kihagyását, minden esetben a következő sorszámra, illetve alszámra kell iktatni. Az ügy tárgyát a kezdő irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell megjelölni.

4.4. Valamennyi, a szervhez érkező, illetve a szervnél keletkező iratot - a 4.5. pontban foglaltak, illetve jogszabályban meghatározottak kivételével - iktatni kell, de minden iratot csak egyszer szabad iktatni. Az iktatás az iktatóbélyegző ügyiraton való elhelyezéséből, a lenyomat rovatainak kitöltéséből és az ügyirat lényeges adatainak az elektronikus iktatási nyilvántartásban, iktató képernyőrovataiban az iktatással megbízott iratkezelő általi rögzítéséből áll.

Az iratokat úgy kell iktatni, hogy a 4.10. pontban felsorolt adatok - figyelemmel arra is, hogy az ügyintézés mely fázisában kerülnek rögzítésre - megállapíthatóak legyenek.

4.5. Jogszabályban meghatározott esetben nyilván kell tartani, de nem kell iktatni különösen:

- tájékoztatókat,

- közlönyöket, folyóiratokat,

- visszaérkezett tértivevényeket,

valamint a belső iratkezelési szabályzatban meghatározott egyéb iratanyagokat.

A pénzügyi bizonylatok, számlák, egyéb pénzügyi okmányok kezelésének, nyilvántartásának rendjét, továbbá a személyügyi nyilvántartások vezetése kapcsán keletkezett iratok nyilvántartásának rendjét az erre vonatkozó jogszabályok és szabályzatok határozzák meg.

4.6. Az iratkezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, expressz küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó "sürgős" jelzésű iratokat.

4.7. Iktatóbélyegző

A beérkező iratok iktatásakor az iktatóbélyegző lenyomatát az irat üres részén kell elhelyezni, és a lenyomat rovatait kitölteni. Amennyiben az iraton nincs üres hely, az irathoz üres lapot kell mellékelni és az iktatóbélyegzőt rányomni.

Az iktatóbélyegző lenyomata az alábbi adatokat tartalmazza:

- a szerv nevét, székhelyét,

- az iktatás évét, hónapját, napját,

- az iktatószámot,

- az ügyintéző nevének rovatát,

- mellékletek számát.

4.8. Iktatószám

Az iktatást minden évben 1-gyel - illetve osztott iktatás esetén külön kijelölt számkeret kezdőszámával - kell kezdeni, tehát a folyó évben beérkező iratot az előző évi sorszám még szabadon maradt alszámára nem lehet beiktatni. Osztott iktatás esetén a számkereteket a belső szabályzatok határozzák meg.

Az iktatószám a sorszámból (alszámból), az évszámból és a szervezeti egység megkülönböztető jeléből áll. A különböző szervezeti egységek iktatószámaiban szereplő megkülönböztető számjeleket a belső iratkezelési szabályzatok határozzák meg. E tekintetben megkülönböztető jele az OMMF-en belül az egyes szervezeti egységeknek és minden Felügyelőségnek van.

4.9. A gyűjtőszám és a gyűjtőív használata

Ha intézkedésre vagy felhívásra több szervtől, szervezeti egységtől érkeznek válaszok, azokat az ügyintéző külön iktatás nélkül, gyűjtőíven tarthatja nyilván.

A beérkezett válaszokra fel kell írni az iktatószámot és a gyűjtőív sorszámát.

Gyűjtőszámon iratváltást nem lehet nyilvántartani.

A gyűjtőív használatát jelölni kell az előadói íven és az iktatóprogramban. Az ügyintézés után a gyűjtőív az iratok mellett marad és így kerül irattárba.

A gyűjtőszámok jegyzékét év végén a kapcsolódó tárgy megjelölésével a kinyomtatott iktatókönyv első lapjához kell csatolni.

4.10. Iktatási adatok és az előadói ív

Az iktatás során az elektronikus iktatási nyilvántartásban, továbbá az előadói íven az ügyintézés különböző fázisaiban - amennyiben rendelkezésre állnak - a következő adatok feltüntetésére szolgáló rovatok szerepelnek. (Az elektronikus iktatási nyilvántartás kötelezően kitöltendő rovatainál "K" megjelölés szerepel.)

Archiválás nélküli irattovábbítás esetén, amennyiben az ügy az adott évben első ízben kap iktatószámot (sorszámot), el kell látni előadói ívvel.

4.11. Számítógépes iktatás további szabályai

Az elektronikus iktatási nyilvántartásban szereplő adatokat, év végén ki kell nyomtatni és az így készült iktatókönyv, név-, helyiség- és tárgymutatóval (segédkönyv), hitelesítve a tárgyév irataihoz csatolandó.

Gondoskodni kell a számítógépes nyilvántartások illetéktelen beavatkozás elleni védelméről. Ennek érdekében írásban rögzíteni kell a törlési, javítási, hozzáférési jogosultságokat.

Az elektronikus iktatási nyilvántartásba bevitt érkeztetési és iktatási adatokat, utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző azonosítójával és a javítás idejének megfelelően naplózni kell, ugyanígy rögzíteni kell a módosítás előtti szövegrészt is.

Számítógépes iktatási rendszert oly módon kell kialakítani, hogy alkalmas legyen az iktatott iratok név, tárgy és - igény szerint - egyéb szempontok szerinti visszakeresésére.

4.12. Elektronikus adathordozón érkezett iratok kezelése

Elektronikus adathordozón érkezett iratok mellé az archiválási rendszer bevezetéséig ki kell nyomtatni a kísérőlapot, és ezeket együtt kell kezelni. A kísérőlapon fel kell tüntetni az adathordozó iktatószámát, az adathordozó tartalmi paramétereit, a felvételek tárgyát, a készítő és nyilvántartásba vevő aláírását, illetve a 4.7. pontban szereplő további adatokat. Egy elektronikus küldeményben szigorúan csak egy témához tartozó iratok adhatók át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani.

5. Fejezet

Iratkezelési feladatok az ügyintézés folyamatában

5.1. Szignálás

A belső iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint a következő módon történhet az ügyintéző szervezeti egység vagy az ügyintéző személy kijelölése:

1. A postabontó, iratkezelő az érkezett iratot szignálás végett bemutatja a szerv vezetőjének, illetve a belső iratkezelési szabályzatban meghatározott - szignálásra jogosult - szervezeti egységek) vezető(i)nek.

2. A szerv vezetője elrendelheti az iratnak az iktatást követően történő bemutatását. Ebben az esetben a szignálás az iktatás után történik.

3. A szerv vezetője rendelkezhet arról, hogy amennyiben az ügy feldolgozására illetékes szervezeti egységet már korábban kijelölték, az iratot közvetlenül az érintett szervezeti egységhez lehet továbbítani, valamint arról, hogy a már iktatott előzményű iratokat nem kell szignáltatni.

Az irat szignálására jogosult az ügyintéző szervezeti egység, személy kijelölésével egyidejűleg közölheti az elintézéssel kapcsolatos külön utasításokat is.

Az ügyintéző kijelölésével összefüggő iratátadás szabályait a belső iratkezelési szabályzat az 1.1. pontban és a 3.3. pontban foglaltakra tekintettel határozza meg.

5.2. Kiadmányozás

Az államigazgatási szervtől külső szervnek, személynek küldendő ügyirat csak a Szervezeti és Működési Szabályzatban vagy belső szabályozásban meghatározott, kiadmányozásra jogosult személy saját kezű aláírásával továbbítható.

A kiadmány akkor hiteles, ha az iraton szerepel a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata és - azt a kiadmányozó saját kezűleg aláírja - a kiadmányozó neve mellett az "s. k." jelzés szerepel és a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja.

Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő az is, ha a kiadmányozó neve mellett az "s. k." jelzés, illetve a kiadmányozó alakhű aláírás mintája és/vagy a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata szerepel.

A belső iratkezelési szabályzat - az eredeti irat őrzési helyéhez kapcsolódóan - határozza meg, hogy ki jogosult a kiadmány, illetve a másolat hitelesítésére.

Az elektronikusan előállított, a szervezetek között elektronikusan továbbított iratok hitelesítésére elektronikus aláírást és időbélyegzőt, jogszabályban kijelölt szervezet által kezelt nyilvános és titkos kulcsot kell alkalmazni. Az elektronikus irat hitelesítése során az erre vonatkozó jogszabályban meghatározottak szerint kell eljárni.

A kiadmányozáshoz állami címerrel és sorszámmal ellátott bélyegzőt kell használni. A kiadott bélyegzőkről és az érvényes aláírásokról nyilvántartást kell vezetni.

5.3. Az iratok továbbítása, postázás

Az elküldendő iratoknak az esetleges csatolandó mellékletekkel történő felszerelését az ügyintéző végzi. A postázást végző iratkezelő azonban a postázás (expediálás) előtt köteles ellenőrizni, hogy az aláírt és hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott kiadmányra vonatkozóan végrehajtottak-e minden kezelői utasítást. Ezt követően az irat másolatán fel kell jegyezni a továbbítás keltét. Az irat belső továbbításának nyilvántartásáról a belső iratkezelési szabályzatok rendelkezhetnek, az irat postai továbbításának tényét azonban - az ajánlott küldeményeket külön nevesítve, egyéb küldeményeket pedig darabszám megjelölésével - postai átadókönyvben is rögzíteni kell. A belső iratkezelési szabályzat rendelkezhet arról, hogy a postán továbbított küldeményekről átadás-átvételi jegyzék készüljön.

Az iratok külföldre történő továbbítását az eljárási szabályoknak megfelelően kell végezni.

5.4. Irattári tételszám, irattári jel meghatározása

Az irattári tételszám és az irattári jel meghatározása - a számítógépes iktatásra tekintettel - a következő módon történik.

Az irat iktatásakor az iratkezelő az elektronikus iktatási nyilvántartásban - szükség esetén az illetékes szervezeti egység vezetőjével, az ügyintézővel történt előzetes egyeztetés alapján - az iktatási adatoknak a rögzítésével egyidejűleg meghatározza az irattári tételszámot és a hozzá kapcsolódó irattári jelet, azzal hogy az ügyintéző az átmeneti irattárba adásig bármikor jogosult felülvizsgálni és módosítani, az átmeneti irattárba adás előtt pedig köteles felülvizsgálni az iratkezelő által kijelölt irattári tételt és irattári jelet.

6. Fejezet

Irattározás és levéltárba adás

6.1. Irattári terv

Az irattári terv tartalmazza az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratok körét, azok megőrzési idejét, meghatározza, hogy mely iratokat, milyen időpontban kell átadni az illetékes levéltárnak. Az irattári tételszámokat szervezeti felépítés vagy feladat, illetve ügykör szerint kell csoportosítani.

Jelen Szabályzat 1. számú melléklete az OMMF, a 2. számú melléklete a Felügyelőségek irattári tervére vonatkozó javaslatot tartalmazza. A Felügyelőségek a 2. számú melléklet, az OMMF pedig az 1. számú melléklet alapján készíti el az irattári tervét. Az irattári tervet az illetékes levéltárral együttműködve kell elkészíteni. Az irattári terveket - a mellékletben szereplő irattári tervek módosítására is tekintettel - legalább évente felül kell vizsgálni.

A mellékletekben szereplő irattári tervek tartalmazzák az egyes irattári tételszámokhoz tartozó irattári jeleket is. Az irattári jel egy 5 pozíciós azonosító.

A számítógépes iratkezelésre tekintettel az egyes pozíciók kódolásokat tartalmaznak. Az irattári jelek kódolása a következő:

a) 1-2. pozíció: az ügykörcsoport

b) 3. pozíció: keltezés, ügyintézés helye, az adott szervezet, szervezeti egység betűjele

- O: OMMF

- F: Felügyelőség

Az 1. számú mellékletben szereplő "O" megjelölés helyett az OMMF egyes szervezeti egységeinél keletkezett iratok irattári tételében - a belső iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint - eltérő betűjelek használhatók.

A 2. számú mellékletben szereplő betűjelek helyett szervezeti egység-típuson belüli eltérő betűjel használatáról csak abban az esetben rendelkezhet a belső iratkezelési szabályzat, ha adott szervezeti egység-típusnak önálló központi irattára van.

c) 4. pozíció: Selejtezési idő

d) 5. pozíció: Levéltárba helyezés

A nem selejtezhető iratok jegyzékét - az Országos Levéltár egyetértésével - jelen Szabályzat 3. számú melléklete tartalmazza. A belső iratkezelési szabályzatoknál a nem selejtezhető iratok körét a 3. számú mellékletben foglaltak figyelembevételével az illetékes levéltár határozza meg.

6.2. Elhelyezés átmeneti irattárban

Átmeneti (operatív) irattárba lehet helyezni az egyes szervezeti egységeknél az elintézett, további érdemi ügyintézést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal és irattári jellel ellátott iratot. Az átmeneti irattár a központi irattárba még le nem adott, de az ügyintézők rendelkezésére álló iratok tároló helye. A belső iratkezelési szabályzat meghatározhatja, hogy az ügyintéző az iratot átmeneti irattárba átadóíven vagy átadókönyvvel adja át, és azonos módon kapja vissza.

A nem tartós megőrzést biztosító adathordozón érkezett iratokról az ügyintézés során másolatot kell készíteni.

A szervezeti egységnél lévő átmeneti irattár a belső iratkezelési szabályzatokban meghatározott ideig, de legfeljebb 10 évig őrzi az iratokat, ennek letelte után átadja a szervezet központi irattárának.

6.3. Elhelyezés központi irattárba

Központi irattárba helyezés előtt az ezzel megbízott iratkezelő megvizsgálja, hogy az iratanyag teljes-e, megfelel-e az irattározási szabályoknak. Ezt követően az elektronikus iktatási nyilvántartás megfelelő rovatában rögzíti a központi irattárba adás időpontját és az iratanyagot az irattári tételszámnak és irattári jelnek megfelelő iratgyűjtőbe helyezi. A központi irattárba csak lezárt évfolyamú, segédkönyvekkel ellátott iratok adhatók le, átadókönyv vagy átadási jegyzék kíséretében. A hiányzó iratokról a számok felsorolásával hiányjegyzéket kell készíteni, azok feltárására intézkedni kell.

Számítógépes megoldás esetén elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan nyilatkozni kell arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

Az irattárba helyezett iratokról nyilvántartást kell vezetni. Irattárból ügyiratot csak hivatalos használatra lehet kiadni.

A belső iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint az irattárból az arra jogosultak iratkikérővel bármikor kikérhetik az ügyiratot. Az iratkikérő tartalmazza az ügyirat számát, irattári tételszámát, irattári jelét, az ügyirat tárgyát, az ügyintéző nevét, átvétel időpontját, visszaadásra megjelölt időpontot, átadó-átvevő aláírását, ügyirat lapszámát. Az átvételt igazoló iratkikérőket 2 példányban kell készíteni és az irat visszaérkezéséig egyik példányát az iratoknál, másik példányát pedig lefűzve kell tárolni.

6.4. Selejtezés

Az iratanyagnak azt a részét, amelyet az irattári terv nem minősít maradandó értékűnek (Levéltárba adási határidő nincs feltüntetve), és amelyre az ügyvitelben sincs tovább szükség (selejtezési határidő) ki kell selejtezni. Kizárólag azokat az irattári tételeket szabad e célra elkülöníteni, amelyeket nem kell a levéltárnak átadni és őrzési idejük már túlhaladta a selejtezési határidőt.

Az iratok selejtezését csak az azok tartalmi jelentőségét ismerő, a belső iratkezelési szabályzatban meghatározott személyekből álló bizottság végezheti.

Az iratselejtezésről 3 példányban a selejtezési bizottság tagjai által aláírt selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek 2 példányát iktatás után a központi irattáron keresztül kell megküldeni az illetékes levéltárhoz selejtezési engedélyezés céljából. A selejtezési jegyzőkönyvben fel kell tüntetni:

- az államigazgatási szerv nevét,

- az iratok irattári tételszámát, az irattári tételszám megnevezését és irattári jelét,

- a kiselejtezendő iratok évkörét,

- kiselejtezendő iratok mennyiségét iratfolyóméterben,

- a selejtezés idejét, helyét,

- a selejtezők nevét,

- a selejtezés alapjául szolgáló jogszabály, iratkezelési szabályzat megnevezését.

A szoftvertermékeket, valamint a sérült, hibás gépi adathordozókat és az iratnak nem minősülő anyagokat nem kell selejtezési eljárás alá vonni.

A szervezetnél több példányban előforduló ún. duplumok selejtezésekor az általános szabályok szerint kell eljárni, azzal az eltéréssel, hogy az irattári jel szerint irányadó őrzési idő csak az eredeti iratokra vonatkozik, a duplumokat - ennél rövidebb ideig - csak addig kell megőrizni, amíg arra az egyes szervezeti egységeknek szükségük van.

A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Az elektronikus adathordozón lévő iratok selejtezése és megsemmisítése az általános szabályok szerint történik.

A megsemmisítés szabályainak betartásáról a szerv vezetője az adatvédelmi szabályozás figyelembevételével gondoskodik.

6.5. Levéltárba adás

Az erre vonatkozó jegyzék figyelembevételével (7.1. pont utolsó bekezdése) legkorábban 15 év őrzési idő után, teljes lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, annak mellékletét képező iratjegyzékkel - átadás-átvételi jegyzőkönyvvel - az átadó államigazgatási szerv költségére, a levéltárral előzetesen egyeztetett időpontban kell átadni. A visszatartott iratokról külön jegyzék készül.

Az átadás-átvételi jegyzőkönyv tartalmazza:

- az átadó-átvevő megnevezését,

- az átadás-átvétel helyét és idejét,

- az átadásra kerülő iratok irattári tételszámát, az irattári tétel megnevezését és irattári jelét,

- sorszámozva a segédleteket,

- az irat mennyiségét iratfolyóméterben,

- a levéltári átadás alapjául szolgáló jogszabály és iratkezelési szabályzat megnevezését.

Az elektronikus adathordozón lévő iratokról a tárgyév lezárásakor hiteles másolatot kell készíteni tartós, időtálló papír adathordozóra.

7. Fejezet

Iratok kezelése szervezeti egység megszűnése, illetve hivatali munkakör átadása esetén

A megszűnő szervezeti egység vezetője köteles gondoskodni arról, hogy az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek a feladatkört átvevő szervezeti egység vezetőjének átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében átadásra kerüljenek. Az átadás tényét az elektronikus iktatási nyilvántartásban rögzíteni kell.

A szervezeti egység jogutód nélküli megszűnése esetén fenti iratanyagot az iratkezelés közvetlen felügyeletével megbízott személynek kell átadni azzal, hogy az ügyek intézéséről a szerv vezetője rendelkezik.

Munkakör átadás-átvétel rendjéről a Szervezeti és Működési Szabályzatok rendelkeznek.

8. Fejezet

Intézkedések szerv megszűnése esetén

Államigazgatási szerv megszűnése vagy feladatkörének megváltozása esetén a rendelkező szerv köteles intézkedni az érintett szerv irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és használhatóságáról.

9. Fejezet

Értelmező rendelkezések

Beadvány (Korm. rend.-ből átvéve): valamely szervhez érkező hagyományos vagy elektronikus irat, amely rendeltetésszerűen a szervnél vagy személynél marad.

Csatolás (Korm. rend.-ből átvéve): a nem ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különböző iratok átmeneti jellegű összekapcsolása.

Elektronikus iktatási nyilvántartás: a szerv rendeltetésszerű működése során keletkezett (a szervnél keletkezett, hozzá intézett és megőrzött) ügyviteli iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, évenként megnyitott és évenként lezárt iratnyilvántartó adatbázis.

Elektronikus irat (Korm. rend.-ből átvéve): számítástechnikai program felhasználásával - elektronikus formában rögzített - elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak.

Előadói ív (Korm. rend.-ből átvéve): olyan ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai (alaki) információkat, adatokat tartalmaz, s amely a hozzászerelt iratokkal ügyiratdarabot vagy ügyiratot képez. Az előadói ív két vagy több lapból állhat.

Érkeztetés (Korm. rend.-ből átvéve): az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztető képernyőrovatokat.

Feladatkör (Korm. rend.-ből átvéve): azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési folyamat során.

Gyűjtőív (Korm. rend.-ből átvéve): a több más szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkező válaszokat - külön új iktatószám adása nélkül - együttesen nyilvántartó ív, amely az ügyirat részét képezi, abban van elhelyezve. A gyűjtőív tartalmazza az alap(kezdő)irat iktatószámát, tárgyát, továbbá a rovatokat a beérkező válaszok sorszámainak, a beküldők iktatószámainak (azaz az idegen iktatószámoknak) és a beérkezés keltének nyilvántartását.

Gyűjtőszám (Korm. rend.-ből átvéve): az iktatási sorszám, amely alatt a több szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésére beérkező válaszokat - külön iktatás nélkül - a beérkezés ideje szerinti folyószámmal ellátottan, az ügyiratban lévő gyűjtőíven tartják nyilván. A gyűjtőszámként használt iktatószámot, az iktatóprogramban jelölni kell.

Hatáskör (Korm. rend.-ből átvéve): az ügyintézés feladatkörének szintenkénti pontos körülhatárolása, azoknak az ügyeknek összessége, amelyekben a szerv rendeltetésszerűen jogosult és köteles intézkedni, megbízásra eljárni.

Iktatás: az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beadványt, illetve a saját keletkeztetésű iratot iktatószámmal látják el, és kitöltik az elektronikus iktatási nyilvántartás, illetve az iktatóbélyegző lenyomat rovatait. Elektronikus irat esetén az iktatóképernyő (az elektronikus iktatási nyilvántartás) rovatait töltik ki.

Iktatókönyv: az elektronikus iktatási nyilvántartás adatbázisának évenként tartós módon kiírt, hitelesített, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott listája.

Irat (Ltv.-ből átvéve): minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kézirat kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett.

Iratkezelés (Ltv.-ből átvéve): az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység.

Iratkezelési szabályzat (Ltv.-ből átvéve): a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az irattári terv.

Irattár (Ltv.-ből átvéve): megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség.

Irattári anyag (Ltv.-ből átvéve): a szerv működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárba tartozó iratok összessége.

Irattári jel: jelen szabályzatban egy 5 pozíciós azonosító, amely kifejezi az adott ügy irattári terv szerinti jellemzőit (az ügykör, keletkezés-ügyintézés helye, selejtezési határidő kódja, levéltári átvétel évének kódja).

Irattári terv (Ltv.-ből átvéve): a köziratok rendszerezésének és selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.

Irattári tétel: az irattári terv szerint kialakított legkisebb irattári egység, amely azonos tárgykörbe (irattári tételbe) tartozó, különböző iktatószámon szereplő egyedi ügyek irataiból áll.

Irattári tételszám: az irattári tétel megnevezéséhez rendelt szám.

Irattározás (Korm. rend.-ből átvéve): az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi.

Kezelési (ügyviteli) feljegyzések (Korm. rend.-ből átvéve): az ügy(ek)ben keletkező ügyviteli iratokon tett feljegyzések, többnyire utasítások, amelyek az ügyek tartalmi és/vagy formai intézését érintik.

Kiadmány (Korm. rend.-ből átvéve): a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat.

Kiadmányozás (Korm. rend.-ből átvéve): a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről ("K" betűjellel).

Kiadmányozó (Korm. rend.-ből átvéve): a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása.

Közfeladatot ellátó szerv (Ltv.-ből átvéve): állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy.

Közirat (Ltv.-ből átvéve): a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik, vagy tartozott.

Közlevéltár (Ltv.-ből átvéve): a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat - ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is - végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár.

Küldemény (Korm. rend.-ből átvéve): a beérkezett, illetve továbbításra előkészített irat, elektronikus úton érkezett, illetve küldött elektronikus irat.

Láttamozás (Korm. rend.-ből átvéve): az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve azt helyettesítő számítástechnikai művelet.

Levéltár (Ltv.-ből átvéve): a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény.

Maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, tudományos, művelődési, műszaki, honvédelmi, nemzetbiztonsági vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat.

Másodlat (Korm. rend.-ből átvéve): több példányban, egyidejűleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példányon lévővel azonos pecsét és aláírás hitelesít.

Másolat (Korm. rend.-ből átvéve): valamely eredeti iratról készült példány, amely hasonmás (szöveg-formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet.

Melléklet (Korm. rend.-ből átvéve): valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól.

Mellékelt irat (Korm. rend.-ből átvéve): az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól - elválasztható.

Segédkönyv: az elektronikus iktatási nyilvántartásból év végén tartós módon kiírt, folyamatos sorszámozású oldalakkal ellátott mutatókönyv (név-helység-tárgymutató stb.), iktatókönyv.

Számítástechnikai adathordozó (Korm. rend.-ből átvéve): számítástechnikai eljárással adatokat rögzítő, tároló adathordozó (mágnesszalag, hajlékony és merev lemez, CD stb.), amely az adatok nyilvántartását, azonosítását, kezelését és visszakeresését biztosítja.

Szerelés (Korm. rend.-ből átvéve): az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell.

Szervezeti egység-típus: Jelen szabályzat vonatkozásában szervezeti egység-típus a Munkaügyi Központon belül a Központi szervezeti egység, a Kirendeltség, a Felügyelőség.

Szervezeti és működési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül a szervezeti egység feladatait, a feladatokhoz rendelt hatásköröket és szabályozza a szerv működését.

Szignálás: az ügyben intézkedni, eljárni jogosult és köteles szervezeti egység és/vagy ügyintéző kijelölése.

Ügyintézés (Korm. rend.-ből átvéve): valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége.

Ügyintéző (Korm. rend.-ből átvéve): az ügy(ek) érdemi intézését végző személy, azaz az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti.

Ügyirat (Korm. rend.-ből átvéve): a szerv rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező irat, amely az ügy valamennyi ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabokat tartalmazza.

Ügyiratdarab (Korm. rend.-ből átvéve): az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza.

Ügyiratkezelés szervezete: azt a rendszert jelenti, amelyben az ügyiratok kezelése folyik. Az ügyiratkezelést központilag, osztott módon és vegyes rendszerben lehet megszervezni.

a) Központi ügyiratkezelésnél az adott szervezet valamennyi belső egységének az iratait az ügyiratkezelésre szakosodott központi iktató irodában kezelik.

b) Osztott ügyiratkezelés alkalmazásakor valamennyi belső szervezeti egység maga végzi saját iratainak kezelését.

c) Vegyes rendszerű ügyiratkezelés a két megoldás kombinálását jelenti.

Ügykör (Korm. rend.-ből átvéve): a szerv vagy személy hatásköre és illetékessége által meghatározott, összetartozó vagy hasonló egyedi ügyek összessége, csoportja.

Ügyvitel (Korm. rend.-ből átvéve): a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában.

A Szabályzat 1. számú melléklete

Országos Munkavédelmi és Munkaügyi Főfelügyelőség irattári terve

01 Általános és vezetői ügyek

02 Nemzetközi ügyek

03 Igazgatási ügyek

04 Jogi ügyek

05 Felügyeleti tevékenység ügyei

06 Munkabiztonsági ügyek

07 Gazdasági ügyek

08 Humánpolitikai ügyek

09 Számítástechikai ügyek

A *-gal jelzett irattári tételből a Levéltár csak mintavételi jogot tart fenn. Mintavétel után selejtezhető, vagy helyi irattárba szükség szerint tovább őrzendő.

A Szabályzat 2. számú melléklete

Az Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Felügyelőség megyei (fővárosi) felügyelőségének Irattári terv javaslata

01 Általános és vezetői ügyek

02 Igazgatási ügyek

03 Jogi ügyek

04 Munkaügyi ügyek

05 Munkabiztonsági ügyek

06 Felügyelőség hatáskörébe nem tartozó más munkavédelmi ügyek

07 Humánpolitikai ügyek

A Szabályzat 3. számú melléklete

Levéltárnak átadandó iratok (OMMF)

Levéltárnak átadandó ügyek (Felügyelőségek)