4/2002. (II. 15.) NKÖM rendelet

a védett személyes adatot tartalmazó levéltári anyag másolatának adatvédelmi szerződés alapján történő továbbítása elleni tiltakozási jog gyakorlásáról

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 24/A. §-ának (4) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a következőket rendelem el:

1. §

E rendelet hatálya kiterjed

a) az Ltv. 24/A. §-ának (3) bekezdése alapján megkötött adatvédelmi szerződésben meghatározott tárgykörű és évkörű, védett személyes adatot tartalmazó iratokat őrző közlevéltárakra, nyilvános magánlevéltárakra és más gyűjteményekre (a továbbiakban együtt: levéltár);

b) az Ltv. 24/A. §-ának (4) bekezdése alapján tiltakozási jog gyakorlására jogosult személyekre.

2. §

E rendelet alkalmazásában védett személyes adatnak minősül minden olyan, a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény 2. §-ának 1. pontjában meghatározott és 3. §-a (4) bekezdésének, valamint 19. §-a (2) bekezdésének hatálya alá nem tartozó adat, amelynek az Ltv. 24. §-ának (1) bekezdése szerinti védelmi ideje még nem járt le.

3. §

Az Ltv. 24/A. §-ának (4) bekezdésében meghatározott tiltakozási jog gyakorlása érdekében az adatvédelmi szerződés (a továbbiakban: szerződés) jogszabállyal történt kihirdetésétől számított hat hónapig - a szerződés alapján - védett személyes adatot tartalmazó iratról készült anonimizálatlan másolat nem továbbítható.

4. §

(1) A tiltakozási jog gyakorlására jogosult személy (a továbbiakban: jogosult személy) az érintettre vonatkozó, védett személyes adatot tartalmazó irat anonimizálatlan másolatának továbbítását - a 3. §-ban meghatározott idő elteltéig, illetve ezt követően mindaddig, amíg az anonimizálatlan másolat nem került a szerződésben meghatározott külföldi tudományos intézmény kezelésébe - az iratot őrző levéltárnál vagy a Magyar Országos Levéltárnál tett bejelentéssel megtilthatja. Ha a bejelentést a jogosult személy a 3. §-ban meghatározott idő eltelte után teszi meg, és az érintettre vonatkozó irat anonimizálatlan másolatát már továbbították, megtilthatja az érintettre vonatkozó, védett személyes adatot tartalmazó anonimizálatlan iratmásolatnak a külföldi tudományos intézménynél történő további kezelését és felhasználását.

(2) Az (1) bekezdés szerinti bejelentés megtételekor a jogosult személynek közölnie kell az érintett azonosításához szükséges adatokat, továbbá - ha erre mód van - azokat az információkat is, amelyek alapján az érintettre vonatkozó irat azonosítása elvégezhető. Ha a jogosult személy nem az érintett, akkor örökösi vagy hozzátartozói minőségét igazolnia kell.

(3) Ha a jogosult személy az érintettre vonatkozó olyan iratról is tájékoztatást kér, amely nem tartozik a szerződés hatálya alá, akkor azt - az Ltv. 27. §-ának (1) bekezdésében foglaltaknak megfelelően - az irat azonosításához szükséges információk egyidejű közlésével teheti meg.

5. §

(1) A szerződés hatálya alá tartozó iratokat őrző levéltár a bejelentő által közölt adatok alapján az érintettre vonatkozó iratot azonosítja. A levéltár a tiltakozás tényét az érintettre vonatkozó irat jelzetének, az érintett nevének, indokolt esetben azonosító adatainak, valamint a tiltakozásról szóló bejelentés iktatószámának feltüntetésével nyilvántartásba veszi. Az így kialakított nyilvántartást belső - nem nyilvános - levéltári segédletként kezeli, abba harmadik személynek betekintést nem engedélyez. A nyilvántartás adatait a levéltár az érintettre vonatkozó iratban lévő személyes adatok védelmi idejének lejártakor törli. A levéltár az irat azonosításáról és a tiltakozás nyilvántartásba vételéről a tiltakozást bejelentő személyt írásban értesíti. Az érintettre vonatkozó anonimizálatlan másolat továbbítása után bejelentett tiltakozás esetén a levéltár a tiltakozás tényéről a szerződésben meghatározott külföldi tudományos intézményt írásban értesíti.

(2) A levéltár az irat azonosítását követően a tiltakozást bejelentő személy számára az érintettre vonatkozó iratok megismerését lehetővé teszi, illetve külön kérésre az iratokról másolatot ad ki. Ha az irat más személyre vonatkozóan is tartalmaz védett személyes adatot, akkor a levéltár ezen adatok anonimizálásával biztosítja a megismerést, illetve ad ki másolatot.

6. §

(1) A Magyar Országos Levéltár - a tiltakozási jog gyakorlásának elősegítése érdekében - a szerződés jogszabállyal történt kihirdetése után, és az ezt követő négy hónapban még két alkalommal, legalább két országos napilapban köteles felhívni a lehetséges érintettek figyelmét a kihirdetés tényére és a tiltakozási jog gyakorlásával összefüggő legfontosabb tudnivalókra.

(2) A Magyar Országos Levéltár minden olyan esetben, amikor a tiltakozást bejelentő személy az érintettre vonatkozó iratot őrző levéltárat nem ismeri, illetve az irat egyértelmű azonosításához szükséges információt nem tud közölni, ellátja a több levéltárra kiterjedő kutatás összehangolását. Ennek során,

a) ha a közölt információk alapján azonosítani tudja az iratot őrző levéltárat, akkor a tiltakozásra vonatkozó bejelentést intézkedésre - a bejelentő személy adataival együtt - ehhez az intézményhez továbbítja,

b) ha a közölt információk alapján az illetékes levéltár nem azonosítható - a bejelentő személy írásos egyetértésével -, az érintett azonosításához szükséges adatokat megküldi mindazoknak a levéltáraknak, amelyek esetében nem zárható ki annak lehetősége, hogy a szerződés hatálya alá tartozó, az érintettre is vonatkozó iratot őriznek, és kéri az erre vonatkozó kutatás elvégzését,

c) ha a b) pont szerinti kutatás eredménnyel jár, a tiltakozásra vonatkozó bejelentést - a bejelentő személy adataival együtt - intézkedésre az iratot őrző levéltárhoz (levéltárakhoz) továbbítja.

7. §

(1) Ez a rendelet a kihirdetését követő 8. napon lép hatályba.

(2)[1]

Rockenbauer Zoltán s. k.,

a nemzeti kulturális örökség minisztere