7/2002. (II. 27.) NKÖM rendelet

a Levéltári Kollégiumról és a levéltári szakfelügyeletről

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 35. §-ának (5) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a következőket rendelem el:

A Levéltári Kollégium

1. §

(1) A Levéltári Kollégium (a továbbiakban: Kollégium) szakmai testület, amely feladatkörében[1]

a) véleményt mond és javaslatot tesz a levéltári anyag védelmével és használhatóságával, valamint a levéltárak tevékenységével összefüggő fejlesztési és szabályozási kérdésekben;

b)[2] részt vesz a veszélyeztetett állapotú levéltári anyag megmentését szolgáló, az Ltv. 34/A. §-ának (1) bekezdésében meghatározott program megszervezésében;

c)[3]

d)[4] véleményezi az Ltv. 17. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott módszertani ajánlások és egyéb segédanyagok tervezetét;

e) a 8. § (2) bekezdésében foglaltak szerint javaslatot tesz a levéltári szakfelügyelők megbízására, illetve kezdeményezheti a megbízás visszavonását;

f) részt vesz a levéltári szakfelügyelők éves munkatervének és az ellenőrzés szempontjainak meghatározásában;

g)[5]

(2)[6] A Kollégium az (1) bekezdés a)-b) pontjában és a 2. §-ban meghatározott feladatainak ellátása érdekében munkacsoportokat (szakbizottságokat) hoz létre.

(3)[7] A Kollégium létrehozásáról és működéséről a kultúráért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) gondoskodik.

2. §

A Kollégium az 1. § (1) bekezdésének a)-b) pontjában meghatározott feladatkörében

a) figyelemmel kíséri és értékeli a levéltári tevékenység költségvetési és költségvetésen kívüli eszközökből történő támogatásának helyzetét, továbbá az Ltv., valamint a levéltárak tevékenységét közvetlenül érintő más jogszabályok hatályosulását,

b) rendszeresen gyűjti és értékeli a veszélyeztetett állapotú levéltári anyag megmentését szolgáló program végrehajtásának tapasztalatait, s intézkedést kezdeményez a feltárt problémák és hiányosságok megszüntetésére.

3. §[8]

(1) A Kollégium elnökből és kilenc tagból áll. A Kollégium elnöki feladatait - hivatalból - a Magyar Nemzeti Levéltár főigazgatója látja el.

(2) A Kollégium három tagját a miniszter kiemelkedő levéltári tudással rendelkező személyek közül közvetlenül, öt tagját az egyesületként működő szakmai szervezetek együttes jelölése alapján, egy tagját pedig a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszternek a köziratok kezelése terén kimagasló szakismerettel rendelkező személyek köréből tett javaslatára bízza meg.

4. §

(1) A Kollégium szükség szerint, de évente legalább négy alkalommal ülésezik.

(2)[9] A Kollégium összehívásáról az elnök gondoskodik, és vezeti annak ülését. Az elnök akadályoztatása esetén az elnöki feladatokat a működési szabályzat szerinti helyettese látja el.

(3)[10] A Kollégium akkor határozatképes, ha az ülésen az elnök és legalább hat tag jelen van.

(4)[11] A Kollégium állásfoglalását szavazattöbbséggel alakítja ki. Szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata dönt.

5. §[12]

(1) A Kollégium tagjainak megbízása öt évig tart. A megbízás meghosszabbítható.

(2) A Kollégium elnöke és tagjai megbízatásukkal összefüggésben ténylegesen felmerült és igazolt útiköltségeik megtérítésére a működési szabályzatban foglaltak szerint jogosultak.

6. §

(1) A Kollégium maga állapítja meg működési szabályzatát, amelyet a miniszter hagy jóvá.

(2)[13] A Kollégium éves tevékenységéről a következő év január 31-éig jelentést készít, azt megküldi a miniszternek, valamint a Magyar Nemzeti Levéltár honlapján nyilvánosságra hozza.

A levéltári szakfelügyelet

7. §

(1) A miniszter az Ltv. 8. §-ának b) pontjában meghatározott ellenőrzési jogkörét szakfelügyelők útján gyakorolja. A szakfelügyelők munkáját vezető szakfelügyelő irányítja.

(2)[14] A szakfelügyelő a levéltárakkal és azok fenntartóival előzetesen közölt szempontok alapján rendszeresen - az általános levéltárakban legalább évente, az önkormányzati levéltárakban, felsőoktatási levéltárakban és az állami szaklevéltárakban legalább kétévente, egyéb közlevéltárakban és a nyilvános magánlevéltárakban legalább háromévente egyszer - ellenőrzi

a) a külön jogszabályban meghatározott szakmai követelmények és egyéb szakmai előírások érvényesülését,

b) az Ltv. 15. § (1) bekezdésében előírt feltételek biztosítását,

c) az Ltv. 34/A. § (1) bekezdése és 34/C. § (1) bekezdése szerinti költségvetési előirányzat felhasználását és hasznosulását és

d) a levéltári anyagban végzett selejtezést.

(3)[15] A különleges ismereteket igénylő szakmai tevékenységek - így különösen az állományvédelem, informatika - ellenőrzésébe a vezető szakfelügyelő szükség esetén különleges szakmai ismeretekkel rendelkező személyt is bevonhat.

(4)[16] Feladatának ellátása során a vezető szakfelügyelő, a szakfelügyelő és a (3) bekezdés szerinti esetenként felkért személy a levéltár helyiségeibe beléphet, minősített adatot tartalmazó iratok kivételével a levéltári anyagba és a levéltár irattári anyagába, valamint a levéltár által vezetett nyilvántartásokba betekinthet, a szakmai tevékenységről a levéltár vezetőjétől és munkatársaitól tájékoztatást kérhet.

(5) A szakfelügyelőnek az ellenőrzést úgy kell végeznie, hogy a levéltár munkáját, rendeltetésszerű tevékenységét ne akadályozza.

8. §

(1) A vezető szakfelügyelőből és a szakfelügyelőkből álló levéltári szakfelügyelet (a továbbiakban: szakfelügyelet) létrehozásáról és működéséről a miniszter gondoskodik.

(2)[17] A miniszter bízza meg

a) a Kollégium javaslata alapján a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvény alapján a Magyar Nemzeti Levéltár által nyilvántartásba vett levéltárak levéltárosai közül a vezető szakfelügyelőt,

b) a vezető szakfelügyelő és a Kollégium egyeztetett javaslata alapján - a levéltárak meghatározott típusaira szóló ellenőrzési jogosítvánnyal - a szakfelügyelőket.

(3)[18] A szakfelügyelői megbízás feltétele

a) vezető szakfelügyelő esetében szakirányú egyetemi végzettség és szakképzettség, és levéltári szakterületen eltöltött legalább 15 éves szakmai gyakorlat,

b) szakfelügyelő esetében szakirányú egyetemi végzettség és szakképzettség, és levéltári szakterületen eltöltött legalább 10 éves szakmai gyakorlat.

(4)[19] A szakfelügyelő a Magyar Nemzeti Levéltár kivételével nem folytathat vizsgálatot olyan levéltárban, amelynek foglalkoztatottja. A Magyar Nemzeti Levéltár foglalkoztatottjának minősülő szakfelügyelő nem folytathat vizsgálatot a Magyar Nemzeti Levéltár azon tagintézményében, amelyben munkaszerződése értelmében munkáját végzi.

9. §

A vezető szakfelügyelő készíti el a szakfelügyelet működési szabályzatát, amelyet a Kollégium véleményének figyelembevételével a miniszter hagy jóvá.

10. §

(1)[20] A szakfelügyelet munkáját a vezető szakfelügyelő által készített és a miniszter által jóváhagyott éves terv alapján végzi.

(2)[21] Az éves tervben rögzített ellenőrzéseken kívül ellenőrzést csak a miniszter utasítására vagy - a levéltárfenntartó kérése alapján - a miniszter előzetes engedélyével lehet végezni.

11. §

(1) A szakfelügyelők az ellenőrzés során szerzett tapasztalataikat levéltáranként - helyzetfelmérést, értékelést és intézkedési javaslatot tartalmazó - jelentésben foglalják össze, s azt a levéltár vezetőjének esetleges észrevételeivel a vezető szakfelügyelőhöz továbbítják.

(2) A vezető szakfelügyelő a jelentés egy példányát - a levéltár vezetőjének esetleges észrevételeivel együtt - megküldi a levéltár fenntartójának.

12. §[22]

A szakfelügyelet éves tevékenységének tapasztalatairól a vezető szakfelügyelő jelentést készít, azt a tárgyévet követő év március 31-ig megküldi a miniszternek, valamint a Magyar Nemzeti Levéltár honlapján nyilvánosságra hozza.

13. §[23]

(1) A vezető szakfelügyelő és a szakfelügyelők megbízása öt évig tart. A megbízás meghosszabbítható.

(2) A vezető szakfelügyelő, a szakfelügyelők és az ellenőrzésbe esetenként bevont szakértők ténylegesen felmerült és igazolt úti- és szállásköltségeik megtérítésére jogosultak, továbbá tiszteletdíjban részesülnek a működési szabályzatban foglaltak szerint.

14. §

(1) A kollégiumi tagság, illetve a vezető szakfelügyelői és a szakfelügyelői megbízás megszűnik

a) a megbízatás lejártával,

b) lemondással,

c) visszahívással,

d) a tag, illetve a szakfelügyelő halálával.

(2) Az egyesületként működő szakmai szervezetek által kijelölt kollégiumi tagot a szakmai szervezetek hívhatják vissza, a visszahívást azonban a miniszter is kezdeményezheti.

(3)[24] Az (1) bekezdés szerint megüresedett kollégiumi helyet új tag megbízásával kell betölteni. Az új tag megbízatása - a megbízás időpontjától függetlenül - a Kollégium megalakulásától számított öt év elteltével jár le.

Záró rendelkezések

15. §[25]

(1)[26] A Kollégium és a levéltári szakfelügyelet működtetéséhez szükséges személyi, tárgyi és technikai feltételekről, valamint a felmerülő költségek kifizetéséről - a miniszter által e célra rendelkezésére bocsátott éves költségvetési előirányzat terhére - a Magyar Nemzeti Levéltár gondoskodik.

(2)[27]

16. §

(1) Ez a rendelet a kihirdetését követő 5. napon lép hatályba.

(2)[28]

Rockenbauer Zoltán s. k.,

a nemzeti kulturális örökség minisztere