1/2009. (I. 9.) KüM rendelet

a külpolitikáért felelős miniszter által a külföldi felhasználásra szánt közokiratok tanúsítvánnyal történő ellátásának szabályairól

A külföldön felhasználásra kerülő közokiratok diplomáciai vagy konzuli hitelesítésének (felülhitelesítésének) mellőzéséről Hágában, az 1961. október 5. napján kelt egyezmény kihirdetéséről szóló 1973. évi 11. törvényerejű rendelet 4. § (3) bekezdésének b) pontjában kapott felhatalmazás alapján, a külügyminiszter feladat- és hatásköréről szóló 166/2006. (VII. 28.) Korm. rendelet 1. § a) pontjában foglalt feladatkörömben eljárva a következőket rendelem el:

A tanúsítvány kiállítása iránti kérelem

1. §

A külföldön felhasználásra kerülő közokiratok diplomáciai vagy konzuli hitelesítésének (felülhitelesítésének) mellőzéséről Hágában, az 1961. október 5. napján kelt egyezmény (a továbbiakban: egyezmény) szerinti tanúsítvány kiállítása iránti kérelmet írásban, személyesen kell benyújtani a külpolitikáért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) által vezetett minisztériumhoz.

2. §

(1) A kérelemnek tartalmaznia kell:

a) a kérelmező nevét (szervezet megnevezését) és lakóhelyét (székhelyét),

b) a tanúsítvánnyal ellátni kért közokiratot kiállító szerv vagy személy megnevezését,

c) a tanúsítvánnyal ellátni kért közokirat ügyszámát, vagy az azonosítására alkalmas más adatot, és

d) a tanúsítvánnyal ellátni kért közokirat felhasználási országát.

(2) A kérelemmel több közokirat tanúsítvánnyal történő ellátása is kérelmezhető. A kérelemből egyértelműen ki kell tűnnie, hogy az egyes közokiratokat mely országban kívánják felhasználni.

(3) A kérelemhez mellékelni kell az eredeti közokiratot.

Közbenső felülhitelesítés

3. §

(1) Ha jogszabály a tanúsítvány kiállításához előzőleg a közokiratnak az egyezmény kihirdetéséről szóló 1973. évi 11. törvényerejű rendelet (a továbbiakban: Tvr.) 3. §-a (1) bekezdésének c) pontja hatálya alá tartozó valamely szerv által végzett felülhitelesítését (a továbbiakban: közbenső felülhitelesítés) rendeli el, a miniszter az okirat külföldi felhasználhatósága érdekében, a tanúsítvány kiállításával e szerv hitelesítő záradékának felülhitelesítését végzi el.

(2) Egy szerv közbenső felülhitelesítése akkor fogadható el, ha az általa felügyelt vagy irányított szerv aláírás- és bélyegzőmintájával rendelkezik. Ilyen esetben a felügyelt vagy irányított szerv aláírás- és bélyegzőmintáját a miniszternek nem kell beszereznie.

(3) A közbenső felülhitelesítést végző szerv a miniszter megkeresésére igazolja, hogy a hitelesítő záradék adatai megegyeznek a nyilvántartásában foglalt adatokkal.

(4) Ha a kérelmet konzuli tisztviselőnél nyújtják be és a tanúsítvány kiállítását megelőzően a közokiratot közbenső felülhitelesítéssel is el kell látni, a miniszter intézkedik a közokiratnak a közbenső felülhitelesítést végző szervhez történő eljuttatása iránt. A közbenső felülhitelesítés szükségességéről és feltételeiről az ügyfelet előzetesen tájékoztatni kell.

A tanúsítvány kiállítása

4. §

(1) A miniszter a tanúsítványt a kérelem előterjesztésétől számított tizenöt napon belül állítja ki.

(2) Az e rendelet melléklete szerinti tanúsítványt magyar nyelven kell kiállítani. A miniszter a tanúsítványt az okiratra vezeti rá vagy ahhoz hozzáfűzi, valamint aláírásával és bélyegzőlenyomatával látja el.

5. §

(1) Az okiratot tanúsítvány kiállítása nélkül a kérelmező részére vissza kell adni, ha

a) a tanúsítvány kiállításának az egyezmény alapján nincs helye,

b) a 3. § (4) bekezdése szerinti eljárás kivételével, a tanúsítvány kiállítása előtt a közokirat közbenső felülhitelesítése szükséges,

c) a hiánypótlási felhívásban megjelölt határidő eredménytelenül telt el,

d) a kérelmező a tanúsítvány kiállítása előtt a kérelmet visszavonta.

(2) Az (1) bekezdés a)-c) pontjában meghatározott esetben a kérelmező részére visszaadott okirat másolatát a miniszter megőrzi.

6. §

(1) A miniszter jogosult a tanúsítvánnyal ellátni kért okiratot kiállító vagy azt közbenső felülhitelesítéssel ellátó szervnél ellenőrizni az okirat vagy annak hiteles fordítása, az azokon szereplő aláírás vagy bélyegzőlenyomat valódiságát, valamint a kiállításra való jogosultságot.

(2) A tanúsítvánnyal ellátni kért hiteles fordítást készítő személynek vagy szervnek a hiteles fordítás készítésére külön jogszabály alapján fennálló jogosultságát a miniszternek minden esetben ellenőriznie kell.

7. §

(1) A jelen bekezdés a)-b) pontjában felsorolt szervek (szervezetek, személyek) a tanúsítvány kiállításához szükséges aláírás- és bélyegzőmintákat az aláírásra való jogosultság keletkezésétől számított tizenöt napon belül, külön megkeresés nélkül küldik meg a miniszternek:

a) a Tvr. 3. §-a (1) bekezdésének a) és b) pontjában felsorolt szerveken, illetve személyeken kívül minden olyan szerv, amely rendszeresen állít ki vagy lát el közbenső felülhitelesítéssel külföldön felhasználni kívánt közokiratot,

b) külön jogszabály alapján hiteles fordítás készítésére feljogosított minden olyan szerv (szervezet, személy), amely a Tvr. 3. §-a (1) bekezdésének c) pontja hatálya alá tartozó szervek által kiállított vagy hitelesített, illetve közbenső felülhitelesítéssel ellátott okiratokról rendszeresen készít külföldön felhasználni kívánt hiteles fordításokat.

(2) Ha a tanúsítvány kiállításához szükséges aláírás- és bélyegzőminta nem áll rendelkezésre, azok beszerzése iránt a miniszter haladéktalanul intézkedik. A megkeresett szerv az aláírás- és bélyegzőmintát a megkeresés kézhezvételétől számított tizenöt napon belül köteles megküldeni a miniszternek.

(3) A miniszter eltekint a (2) bekezdésben foglalt intézkedés megtételétől, ha a kérelmező a hiteles fordítás tanúsítvánnyal történő ellátása iránti kérelemhez egyidejűleg mellékeli a hiteles fordítást készítő személynek vagy szerv vezetőjének a közjegyző által hitelesített aláírását és bélyegzőlenyomatát.

(4) A miniszter a hivatalos honlapján megjelenteti azon hiteles fordítást készítő személyek és szervek felsorolását, amelyek aláírás- és bélyegzőmintái a rendelkezésére állnak.

(5) E § alkalmazásában azok a szervek állítanak ki rendszeresen külföldön felhasználni kívánt közokiratot vagy készítenek külföldi felhasználásra hiteles fordítást, melyek közokiratait vagy hiteles fordításait a miniszter két egymást követő félévben legalább két-két alkalommal tanúsítvánnyal látta el. A miniszter erről az érdekelt szerveket írásban tájékoztatja. A megkeresett szervek (1) bekezdésben előírt kötelezettsége az értesítés kézhezvételétől áll fenn.

Záró rendelkezések

8. §

Ez a rendelet a kihirdetését követő napon lép hatályba, rendelkezéseit a hatálybalépését követően beadott kérelmekre kell alkalmazni.

Dr. Göncz Kinga s. k.,

külügyminiszter

Melléklet az 1/2009. (I. 9.) KüM rendelethez