43/2013. (II. 19.) Korm. rendelet

a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól

A Kormány

az 1-2. §-ok, a 4-19. §-ok tekintetében a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 35/B. § (2) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján,

a 3. § tekintetében a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 35/B. § (1) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján,

Magyarország Alaptörvényének 15. cikk (1) bekezdésében meghatározott feladatkörében eljárva, a következőket rendeli el:

1. A rendelet hatálya

1. § (1) A rendelet hatálya kiterjed a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftvereknek a külön jogszabályban foglalt feltételeknek való megfelelőségét tanúsító szervezetekre, valamint az ezek kijelölésére irányuló eljárásban résztvevő személyekre és szervezetekre.

(2) A kijelölési eljárásban a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.) rendelkezéseit kell alkalmazni.

2. Értelmező rendelkezések

2. § E rendelet alkalmazásában:

a) kijelölt tanúsító szervezet: olyan a 3. § (2) bekezdése szerinti szervezet, amely értékelési eljárásban tanúsító tevékenység végzésére jogosult a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek tekintetében;

b) tanúsítás: olyan eljárás, amely alapján egy független, hatósági jogosítványokkal nem rendelkező, e rendelet alapján kijelölt szervezet tanúsítványban igazolja, hogy egy iratkezelési szoftver rendelkezik a külön jogszabályban előírt alkalmazási feltételekkel.

3. A kijelölő és a kijelölési bizottság

3. § (1) A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölését végző hatóság feladatait a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter (a továbbiakban: kijelölő) látja el.

(2) A kijelölő a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségének tanúsítására kizárólag az iratkezelési szoftvert gyártó, fejlesztő, importáló, forgalomba hozó, forgalmazó, üzemeltető gazdálkodó szervezettől független, hatósági jogosítványokkal nem rendelkező, Magyarországon bejegyzett szervezetet jelölhet ki.

4. § (1) A kijelölt tanúsító szervezet a 2. § b) pontjában meghatározott tanúsítási tevékenységet kizárólag kijelölés alapján végezheti.

(2) A kijelölő a tanúsítási tevékenységre szóló kijelölést a kijelölést kérő szervezet (a továbbiakban: kérelmező) ez irányú kérelme alapján lefolytatott eljárás eredményeként adja ki.

(3) A kijelölő a kijelölésről az általa vezetett minisztériumban (a továbbiakban: minisztérium) e rendelet alapján működő kijelölési bizottság (a továbbiakban: bizottság) javaslatára figyelemmel hoz határozatot. A bizottság javaslata nem köti a kijelölőt.

5. §[1] (1) A bizottságnak két tagja van.

(2) A bizottság vezetőjét a kijelölő kéri fel. A bizottság további egy tagját az e-közigazgatásért felelős miniszter és az informatikáért felelős miniszter együttesen delegálja.

(3) A bizottság tagjának csak közfeladatot ellátó szervek iratkezelési szabályait és gyakorlatát ismerő közszolgálati tisztviselő delegálható.

(4) A bizottság tagjainak megbízatása három évre szól.

(5) A kijelölési eljárásban nem vehet részt olyan személy, aki a kérelmezővel munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban áll, illetve aki vagy akinek a Polgári Törvénykönyvről szóló törvény szerinti közeli hozzátartozója a kérelmező tulajdonosa, a kérelmező választott testületeiben tisztséget visel, vagy a kérelmezőnél vezető beosztást tölt be. A bizottság vezetőjének és tagjainak kijelölési eljárásonként nyilatkozniuk kell, hogy velük szemben összeférhetetlenség nem áll fenn.

(6) A bizottság akkor határozatképes, ha az elnök és a másik tag jelen van. A bizottság döntéseit egyhangúlag hozza.

(7) A bizottság működési rendjét ügyrendjében határozza meg. A bizottság a tényállás tisztázása érdekében, javaslata kialakításához adatokat kérhet be a kérelmezőtől.

4. A kérelem benyújtása

6. § (1) A kérelmező a kijelölésre vonatkozó kérelmet a kijelölőhöz nyújtja be.

(2) A kérelemnek tartalmaznia kell:

a) a kérelmező adatait (név, székhely, telefon, e-mail cím, cégjegyzék szám),

b) a kérelmező képviselőjének adatait (név, beosztás, telefon, e-mail cím),

c) a kérelmező részéről a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős minisztériummal való kapcsolattartásért felelős személy adatait (név, beosztás, telefon, e-mail cím),

d) a kijelölés szakterületén dolgozó felelős munkavállalók nevét és szakterületét,

e) a kérelmező képviselőjének nyilatkozatát arra vonatkozóan, hogy a kijelölési kérelem tárgyát képező területen dolgozó munkavállalói megfelelnek a 7. § (1) bekezdésében előírt feltételeknek.

(3) A kérelemhez csatolni kell:

a)[2] a kijelölési kérelem tárgya szerinti iratkezelési szoftver terméktanúsítási szakterületre kiállított érvényes akkreditálási okiratának másolatát,

b) minőségirányítási kézikönyvet, ennek a kijelölés szakterületéhez kapcsolódó részét és a kijelölési kérelem tárgyát képező tevékenységre vonatkozó eljárási szabályzatok másolatát,

c) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelése tekintetében szerzett referenciák felsorolását.

5. A kérelmezővel szemben támasztott követelmények

7. § (1) A kérelmező vezetőjének és a kijelölés szakterületén dolgozó alkalmazottaknak függetlennek kell lennie az e rendelet hatálya alá tartozó szakterületen dolgozó iratkezelési szoftvert gyártó, importáló, forgalomba hozó, forgalmazó, fejlesztő, üzemeltető és szolgáltató gazdálkodó szervezetektől és nem vehet részt termék, illetve a termékkel összefüggő szolgáltatás tervezésében, fejlesztésében, összeállításában, értékesítésében vagy karbantartásában, és nem képviselhet e tevékenységekben érdekelt feleket.

(2) A kérelmezőnek rendelkeznie kell a kijelölési kérelem tárgyát képező tanúsítási tevékenységre vonatkozóan a tanúsítási folyamat lépéseit és az ehhez kapcsolódó eljárások részletes leírását tartalmazó minőségirányítási kézikönyvvel és belső szabályzattal (a továbbiakban: eljárási szabályzat). Az eljárási szabályzatban rendelkezni kell arra vonatkozóan, hogy a kérelmező miként biztosítja:

a) azt, hogy a tanúsító tevékenységet végző munkavállalója rendelkezzen iratkezelési ismeretekkel,

b) a tanúsítási eljárás átláthatóságát és reprodukálhatóságát,

c) a tanúsítási tevékenységnek az esetleges egyéb tevékenységektől való elkülönítését.

(3)[3] A kérelmezőnek a kérelem tárgyára vonatkozóan igazolnia kell, hogy a kijelölési kérelem tárgya szerinti iratkezelési szoftvert terméktanúsítási szakterületen az akkreditáló szerv akkreditálta.

(4) A kérelmezőnek rendelkeznie kell a tevékenység végzésére vonatkozóan a közfeladatot ellátó szervek iratkezelése tekintetében szerzett referenciákkal, továbbá köztartozása nem állhat fenn.

8. § (1) A kérelmezőnek rendelkeznie kell továbbá:

a) olyan munkavállalóval, aki rendelkezik:

aa) legalább 2 év közigazgatási - iratkezelést is magába foglaló - gyakorlattal,

ab) legalább középfokú informatikai szakirányú képzettséggel,

b) biztonsági szabályzattal és a tudomására jutott minősített adat minősítési szintjének megfelelő személyi, fizikai, adminisztratív és elektronikus biztonsági, valamint a minősített adat védelmére vonatkozó jogszabályokban meghatározott egyéb feltételekkel arra az esetre, ha terméktanúsítási feladatainak ellátása során minősített adatot kezel,

c) a tanúsító szerv által a megfelelőnek ítélt szoftverek számára kiadott tanúsítási jelölés formájának, jelentésének, a jelöléshasználat engedélyezésének és visszavonásának, valamint a jelöléssel való visszaélések esetén követendő eljárásoknak a leírásával.

(2) Amennyiben a kérelmező az e rendeletben szabályozott tanúsítási tevékenységen kívül más tevékenységet is végez, biztosítania kell a tanúsítási tevékenységnek a kérelmező szervezetén, működési rendjén belüli kellő elkülönülését.

(3) A kérelmezőnek a tanúsítási eljárás tekintetében biztosítania kell a tanúsításhoz kapcsolódó műszaki és adminisztrációs feladatok megfelelő ellátásához szükséges felszereltséget.

6. A kijelölési eljárás általános szabályai

9. § (1)[4]

(2)[5] A kijelölő a kérelmezőt határozatával határozott időtartamra, három évre jelöli ki a tanúsítási tevékenységre. A kijelölés tényét a határozat jogerőre emelkedését követő nyolc napon belül (az akkreditálási okiratban megjelölt tevékenységi kör és termékcsoport megjelölésével) a Hivatalos Értesítőben és a minisztérium honlapján is közzé kell tenni. A kijelölő a közzététellel egyidejűleg a kijelölés tényéről és időtartamáról tájékoztatja az akkreditáló szervet.

(3) A kijelölő elutasítja a kérelmet, ha a kérelmező nem felel meg a kérelmezővel kapcsolatosan e rendeletben meghatározott követelményeknek.

10. § (1) A kijelölési eljárással kapcsolatos valamennyi dokumentációt a minisztérium tárolja és őrzi.

(2) A kijelölt tanúsító szervezetek nevéről, címéről, elérhetőségéről és a kijelölés érvényességéről a minisztérium nyilvántartást vezet.

7. A kijelölt tanúsító szervezet tevékenységére vonatkozó rendelkezések

11. § (1) A kijelölt tanúsító szervezetnek a tanúsítási tevékenység elvégzésére irányuló szerződést írásban kell megkötnie a tanúsító tevékenységet megrendelő szervezettel (a továbbiakban: megrendelő szervezet).

(2) Az (1) bekezdés szerinti szerződésnek tartalmaznia kell olyan kikötést:

a) amelynek értelmében a tanúsító szervezet a szerződés időtartama alatt jogosult a megrendelő szervezetnél a szerződés tárgyát képező iratkezelési szoftver tanúsításához és annak fenntartásához szükséges vizsgálatokat és ellenőrzéseket elvégezni,

b) amely kitér a kijelölés felfüggesztése és visszavonása esetén a folyamatban lévő tanúsításokat érintő eljárásra.

(3) Ha a kijelölt tanúsító szervezet a tanúsítvány kiadását követően állapítja meg, hogy a tanúsított iratkezelési szoftver már nem felel meg a külön jogszabályban előírt alkalmazási feltételeknek, erről határidő közlésével értesíti a megrendelő szervezetet és egyidejűleg felhívja az alkalmazási feltételeknek való megfelelésre. Ha a megrendelő szervezet a megadott határidőn belül nem teszi meg az alkalmazási feltételeknek történő megfeleléshez szükséges intézkedéseket, vagy az iratkezelési szoftver hibája nem orvosolható, a kijelölt tanúsító szervezet a tanúsítási eljárásra vonatkozó eljárási szabályzatában meghatározottak szerint a tanúsítvány hatályát korlátozza, felfüggeszti vagy a tanúsítványt visszavonja.

(4) A kijelölt tanúsító szervezet a tanúsítvány kiállításáról, hatályának korlátozásáról, felfüggesztéséről és visszavonásáról nyolc napon belül tájékoztatja a kijelölőt.

(5) A tanúsítási eljárásra vonatkozó eljárási szabályzatnak a (4) bekezdés szerinti rendelkezéseit a megrendelő szervezet számára a tanúsítás elvégzésére irányuló szerződés megkötése előtt megismerhetővé kell tenni. Annak bizonyítása, hogy e kötelezettségnek a tanúsításra kijelölt szervezet eleget tett, a kijelölt tanúsító szervezetet terheli.

12. § (1) A kijelölt tanúsító szervezet a tanúsítási tevékenység elvégzése során kiadott dokumentumok eredeti példányait a tanúsítás lejártától, megszűnésétől, visszavonásától számított három évig köteles megőrizni.

(2) A kijelölt tanúsító szervezet tevékenységéről a kijelölő részére évente, a tárgyévet követő év március 31-ig köteles beszámolót küldeni.

13. § A tanúsító tevékenységet végző szervezet munkavállalóit a tanúsítási tevékenység végzése során tudomására jutott tényekre és adatokra nézve titoktartási kötelezettség terheli, azokról csak a kijelölő, továbbá törvényben meghatározott szerv vagy személy részére nyújthat tájékoztatást.

8. A kijelölt tanúsító szervezet ellenőrzése

14. § (1) A kijelölt tanúsító szervezetnek a kijelölést követően is folyamatosan meg kell felelnie a kijelölési feltételeknek, melynek hatósági ellenőrzését a minisztérium (a továbbiakban e § vonatkozásában: ellenőrző szerv) éves ellenőrzési terv alapján végzi. Az éves ellenőrzési tervet a kijelölő hagyja jóvá.

(2) Az ellenőrző szerv az ellenőrzés eredményéről a bizottságot írásban tájékoztatja.

(3) A kijelölt tanúsító szervezet köteles a bizottságnál nyolc napon belül írásban bejelenteni, ha a kijelölés személyi, illetőleg tárgyi feltételeiben a kijelöléskor fennállt állapothoz képest bármilyen változás következik be.

(4) Az ellenőrző szerv köteles megvizsgálni, hogy a (3) bekezdés szerint bejelentett változás nem teszi-e alkalmatlanná a kijelölt szervezetet a kijelölési okiratban meghatározott tevékenységek elvégzésére. Az ellenőrzés eredményéről a bizottságot írásban tájékoztatja.

(5) Az ellenőrző szerv a bizottság kérésére köteles a kijelölt tanúsító szervezetet soron kívül ellenőrizni.

(6) A kijelölt tanúsító szervezet köteles az ellenőrző szervvel az ellenőrzés végrehajtása érdekében együttműködni.

(7)[6] Az ellenőrző szerv (1)-(6) bekezdéseiben rögzített ellenőrzési tevékenysége nem érinti az akkreditáló szerv ellenőrzési jogosultságait szabályozó jogszabályi előírásokat. A kijelölő köteles figyelembe venni az akkreditáló szerv által lefolytatott felügyeleti vizsgálat eredményét, amelyről az akkreditáló szerv a jogerőre emelkedést követő 8 napon belül tájékoztatja a kijelölőt.

(8)[7] Az akkreditáló szerv a kijelölt tanúsító szervezetek akkreditált státuszának felfüggesztéséről, illetve visszavonásáról 8 napon belül tájékoztatja a kijelölőt.

9. A kijelölés felfüggesztése, visszavonása, megszűnése

15. § Ha a kijelölt tanúsító szervezet nem felel meg a kijelölés követelményeinek, a tanúsítási tevékenységére vonatkozó rendelkezéseket megsérti vagy kötelezettségeit nem teljesíti, a kijelölő a bizottság javaslata alapján részben vagy egészben felfüggeszti, vagy visszavonja a kijelölt tanúsító szervezet kijelölését.

16. § (1) A kijelölő a kijelölést felfüggeszti:

a)[8] ha a kijelölt tanúsító szervezet akkreditáltságát az akkreditáló szerv felfüggesztette,

b) ha a 14. § szerinti ellenőrzés során megállapítást nyer, hogy a kijelölt tanúsító szervezet nem felel meg a kijelölés feltételeinek,

c) ha a kijelölt tanúsító szervezet e rendeletben előírt kötelezettségeit felhívás ellenére ismételten nem teljesíti,

d) ha a kijelölt tanúsító szervezet az ellenőrzést megelőzően az ellenőrzéshez szükséges dokumentumokat határidőben nem bocsátja rendelkezésére, az ellenőrzést nem teszi lehetővé vagy akadályozza,

e) ha ezt a kijelölt tanúsító szervezet maga kéri.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott esetekben a bizottság javaslatára a kijelölő, a kijelölt tanúsító szervezet tanúsítási tevékenységét meghatározott időtartamra, de legfeljebb egy évre felfüggeszti, és a felfüggesztő határozatban határidő megjelölésével meghatározza a szükségesnek tartott intézkedéseket.

(3) Ha a felfüggesztés időtartamán belül meghatározott határidőre a kijelölt tanúsító szervezet az előírt feltételeket nem teljesíti, a bizottság a kijelölés visszavonását kezdeményezi.

(4) Ha a felfüggesztés időtartamán belül a kijelölt tanúsító szervezet az előírt feltételeket teljesítette a felfüggesztés megszüntetésre kerül.

17. § (1) A kijelölő a kijelölést a bizottság javaslata alapján határozatával visszavonja, ha a kijelölt tanúsító szervezet:

a)[9] akkreditált státuszát az akkreditáló szerv visszavonta, illetve az akkreditált státusza lejárt,

b) nem felel meg a kijelölés követelményeinek és a tevékenységét jogszerűen nem tudja tovább folytatni,

c) a felfüggesztő határozatban megjelölt határidőn belül nem teljesítette az előírt feltételeket,

d) a kijelölt tanúsító szervezet azt kéri.

18. § (1) A kijelölés hatályát veszti a kijelölési határozatban megjelölt határidő lejártát követő napon.

(2) A kijelölés megszűnik, ha a kijelölt szervezet jogutód nélkül megszűnik, vagy a kijelölt tanúsító szervezet bejelenti a tevékenysége megszüntetését.

19. § (1)[10] A kijelölés felfüggesztését, megszűnését és visszavonását a határozat jogerőre emelkedését követő nyolc napon belül a Hivatalos Értesítőben és a minisztérium honlapján közzé kell tenni. A kijelölő a közzététellel egyidejűleg a kijelölés felfüggesztéséről, megszűnéséről és visszavonásáról tájékoztatja az akkreditáló szervet.

(2) A kijelölés felfüggesztése vagy visszavonása a kijelölt tanúsító szervezet által kiadott tanúsítványok érvényességét nem érinti.

10. Jogorvoslatok

20. § (1) A kijelölő határozatai ellen a Ket. 109. § (1) bekezdésének a) pontja értelmében bírósági felülvizsgálatnak van helye.

(2) A kijelölő határozatai ellen a Ket. 112. §-a értelmében újrafelvételi kérelem nem nyújtható be.

(3) A kijelölő határozatainak felügyeleti jogkörben való visszavonására, módosítására a Ket. 114. § (4) bekezdése értelmében nincs lehetőség.

11. Záró rendelkezések

21. § (1) Ez a rendelet - a (2) bekezdésben meghatározott kivétellel - a kihirdetését követő napon lép hatályba, rendelkezéseit a folyamatban lévő eljárásokra is alkalmazni kell.

(2) A 25. § 2014. január 1-jén lép hatályba.

22. § A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól szóló 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet alapján kijelölt bizottság elnökének és tagjainak kijelölése 2013. december 31-ig érvényes, azzal, hogy feladataikat e rendeletben foglalt szabályok szerint látják el.

23. §[11]

24. §[12]

25. §[13]

Orbán Viktor s. k.,

miniszterelnök