27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet

a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 35/A. § (2) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján, az egyes miniszterek, valamint a Miniszterelnökséget vezető államtitkár feladat- és hatásköréről szóló 212/2010. (VII. 1.) Korm. rendelet 2. § (1) bekezdés c) pontjában és 12. § e) pontjában meghatározott feladatkörömben eljárva,

az egyes miniszterek, valamint a Miniszterelnökséget vezető államtitkár feladat- és hatásköréről szóló 212/2010. (VII. 1.) Korm. rendelet 84. § k) pontjában meghatározott feladatkörében eljáró nemzeti fejlesztési miniszterrel,

az egyes miniszterek, valamint a Miniszterelnökséget vezető államtitkár feladat- és hatásköréről szóló 212/2010. (VII. 1.) Korm. rendelet 41. § j) pontjában meghatározott feladatkörében eljáró emberi erőforrások miniszterével

egyetértésben a következőket rendelem el:

1. Hatály

1. § E rendelet hatálya:

a) a közfeladatot ellátó szervekre (a továbbiakban: szerv) és

b) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét jogszabály szerint tanúsító szervezetek iratkezelési szoftvertanúsító tevékenységére

terjed ki.

2. § (1) E rendelet rendelkezéseit a minősített adatok kezelését biztosító iratkezelési szoftverekre a külön jogszabályban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

(2) E rendelet rendelkezéseit a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás által nyújtott iratkezelési szolgáltatások esetében a külön jogszabályban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

(3) E rendelet rendelkezéseit a bíróságnál alkalmazott iratkezelési szoftverekre a bírósági ügyviteli és iratkezelési szabályokról szóló szabályokban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

(4) E rendelet rendelkezéseit a Nemzeti Adó- és Vámhivatal Iratkezelési Szabályzatában foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

2. Értelmező rendelkezések

3. § E rendelet alkalmazásában

1. besorolás: ügyirat beazonosítása és hozzárendelése a besorolási séma egy kiválasztott kategóriájába;

2. besorolási séma: ügyirat besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, leíró, az elsődleges besorolási sémához igazodó adat, amelyhez az adott szervnél előforduló ügyirat hozzárendelhető;

3. elektronikus érkeztető nyilvántartás: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 7. pontjában meghatározott nyilvántartás;

4. elektronikus iktatókönyv: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 8. pontjában meghatározott nyilvántartás;

5. elektronikus iratátadási csomag: iratkezelési hierarchia szerint rendezett egy vagy több elektronikus irat és kapcsolódó metaadataik meghatározott formátumú és struktúrájú, az átadás és átvétel céljából összekapcsolt együttese;

6. előzményezés: az iratkezelési alapfolyamat azon művelete, amely során megállapításra kerül, hogy az új irat egy már meglévő ügyirattal kapcsolatban áll-e vagy sem, vagy az új iratot új ügy első irataként kell-e nyilvántartásba venni;

7. elsődleges besorolási séma: a szerv irattári terve;

8. eseménynapló: olyan speciális adatok strukturált összessége, amely a számítógépen történő alkalmazással, biztonsággal, telepítéssel vagy rendszerrel kapcsolatos minden eseményt rögzít;

9. expediálás: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 16. pontjában meghatározott tevékenység;

10. felhasználó: az a személy, aki a megfelelő funkció használatára jogosult, és a funkció működtetése során számára ismertté váló vagy módosítható adatokhoz rendelkezik a betekintési vagy módosítási jogosultsággal;

11. irat: a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 3. § c) pontjában meghatározott irat;

12. iratkezelési szoftver: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 20. pontjában meghatározott szoftver;

13. iratpéldány: az irat eredeti és másodlati megjelenési formája, amely a címzett kivételével azonos metaadat-tartalommal rendelkezik;

14. irattári tételszámmal való ellátás: az iratnak, ügyiratnak az irattári tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása;

15. irattá nyilvánítás: az az eljárás, amely során egyedi döntés vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan a papír alapú vagy elektronikus dokumentumot a szerv működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért érkeztetésére, iktatására kerül sor;

16. jogosultság: az iratkezelési szoftver meghatározott felhasználói csoportokba rendezett felhasználói szintje;

17. kézbesítés: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 27. pontjában meghatározott tevékenység;

18. kiadmányozás: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 53. §-ában meghatározott tevékenység;

19. küldemény: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 30. pontjában meghatározott küldemény;

20. metaadat: olyan azonosító vagy leíró adat vagy adatcsoport, amely az iratkezelési folyamat egyes részeihez, valamint a munkafolyamat elemeihez kerül generálásra, és az irathoz vagy ügyirathoz történő hozzárendelése és rögzítése által elősegíti az egyedi irat és ügyirat kezelését;

21. szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás: a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény szerinti szolgáltatás;

22. szerelés: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 45. pontjában meghatározott tevékenység;

23. szignálás: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 46. pontjában meghatározott tevékenység;

24. továbbítás: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 47. pontjában meghatározott tevékenység;

25. ügyirat: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 51. pontjában meghatározott ügyirat;

26. vegyes ügyirat: papír alapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

3. Általános követelmények

4. § (1) Az iratkezelési szoftver (a továbbiakban: ISZ):

a) biztosítja a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Korm. rendelet) előírt iratkezelési folyamat teljesülését, és

b) támogatja

ba) az ellenőrzött, biztonságos és nyomon követhető iratkezelést,

bb) a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatások (a továbbiakban: SZEÜSZ) igénybevételét,

bc) az elektronikus ügyintézést.

(2) Az ISZ az iratkezelés során támogatja az irat érkeztetését, bontását, iktatását, szignálását, továbbítását, expediálását, kézbesítését, kiadmányozását, postázását, irattárba adását, irattári kezelését és levéltárba adását, az ezekhez kapcsolódó metaadatok egységes nyilvántartását és felhasználóbarát megjelenítését.

(3) A szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által minimálisan kezelendő és az adatkapcsolatoknál felhasználható metaadatokat az 1-4. melléklet határozza meg.

4. Érkeztetéssel kapcsolatos követelmények

5. § (1) Az ISZ a szerv iratkezelési szabályzatában foglaltak figyelembevételével biztosítja az elektronikus érkeztető nyilvántartás:

a) létrehozását,

b) kezelését,

c) lezárását,

d) biztonságos tárolását,

e) nyomtatását,

f) exportálását.

(2) Az ISZ az érkeztető nyilvántartás (1) bekezdés a) pont szerinti létrehozása során az érkeztető szám képzését nem korlátozhatja.

(3) Az ISZ az érkeztető könyvek létrehozása során biztosítja:

a) a strukturált numerikus vagy alfanumerikus hivatkozási kód alkalmazását, vagy

b) az egyedi szöveges megnevezés hozzárendelését, vagy

c) az a) és b) pont együttes megjelenítését.

(4) Az ISZ a küldemények érkeztetése során biztosítja az 1. mellékletben szereplő küldemény és érkeztető könyvi metaadatok kezelését és tárolását, valamint

a) papír alapú érkeztetés esetén képezi a küldemény érkeztetési azonosítóját, vagy megjeleníti a zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosítót,

b) elektronikus érkeztetés esetén a küldeményt automatikusan generált, vagy zárt számmezőből kiosztott érkeztető azonosítóval

látja el.

(5) Az elektronikus érkeztető nyilvántartás a SZEÜSZ-ök támogatásával érkező küldeményeknél biztosítja az érkeztető szám átvételét és tárolását az érkeztető könyv megfelelő metaadatában.

(6) Az elektronikus érkeztető nyilvántartás biztosítja a lezárt érkeztető könyvek megváltoztathatatlanságát, visszakereshetőségét, sértetlenségét, azok hiteles, elektronikusan archivált példányainak elkészítésével és tárolásával.

5. Iktatással kapcsolatos követelmények

6. § (1) Az ISZ a szerv iratkezelési szabályzatában foglaltak figyelembevételével biztosítja az elektronikus iktatókönyvek:

a) létrehozását,

b) kezelését,

c) lezárását,

d) biztonságos tárolását,

e) nyomtatását,

f) exportálását.

(2) Az ISZ az elektronikus iktatókönyv (1) bekezdés a) pont szerinti létrehozása során az iktatókönyvek képzését nem korlátozhatja.

(3) Az ISZ biztosítja az iktatási számrend folytonosságát és az iktatás nyomon követhetőségét. Minden iktatott iratnak kötelezően kapcsolódnia kell legalább egy ügyirathoz. Minden ügyirathoz kötelezően kapcsolódnia kell legalább egy iratnak.

(4) Az ISZ az elektronikus iktatókönyvek létrehozása során - a Korm. rendelet 40-41. §-aiban foglaltak alapján - az egyedi azonosítás céljából biztosítja a strukturált numerikus vagy alfanumerikus hivatkozási kódot vagy ezek tetszőleges kombinációját, amelyet az iktatószám elemeiként az irathoz rendel.

(5) Az elektronikus iktatókönyveknek a Korm. rendelet 39. §-ában előírtak alapján a 2. mellékletben szereplő iktatókönyvi és iktatási metaadatokat kell kezelnie, úgy, hogy az előírt metaadatok köre az iktatott irathoz, ügyirathoz társítható legyen.

(6) Az ISZ az eredeti iktatásra vonatkozó metaadatok megtartása mellett biztosítja az iratok, ügyiratok iktatását és az iktatás érvénytelenítését.

(7) Az ISZ biztosítja a lezárt iktatókönyvek megváltoztathatatlanságát, visszakereshetőségét, sértetlenségét, azok hiteles, elektronikusan archivált példányainak elkészítésével és tárolásával.

6. Iratok kezelésével kapcsolatos követelmények

7. § Az ISZ biztosítja az érkeztetett, iktatott iratoknak, ügyiratoknak a 3. mellékletben szereplő metaadatok szerinti szignálását, továbbítását, expediálását, kiadmányozását, kézbesítését, postázását és ezeknek a műveleteknek a csoportos végrehajtását.

8. § (1) Az ISZ biztosítja az irathoz a metaadatok hozzárendelését, a metaadatok felhasználásával további iratpéldányok létrehozását, az irat ügyirathoz történő hozzárendelését.

(2) Az ISZ biztosítja a létrehozott iratpéldányok kezelését. Az ügyiraton belül az iratok és az iratpéldányok tetszőleges számúak lehetnek.

(3) Az ISZ nem lezárt elektronikus iktatókönyv esetén biztosítja a korábban lezárt ügyirat újranyitását, ahhoz új irat iktatását, és a kapcsolódó metaadatok változtatását, az ügyirat újbóli lezárását.

(4) Az ISZ a (3) bekezdés szerinti funkciókat már lezárt elektronikus iktatókönyvek esetében a Korm. rendelet 41. § (4) bekezdése szerinti éven túli iktatás esetén biztosítja.

(5) Az ISZ a metaadatok felhasználásával biztosítja, hogy egy ügyirathoz szerelt előzmény ügyirat ahhoz az ügyirathoz kapcsolódjon, amelyhez a szerelését elvégezték.

9. § (1) Az ISZ a metaadatok felhasználásával biztosítja a határidők kezelését.

(2) Az ISZ biztosítja a több felhasználó részére történő egyedi szignálást, a szignálás alapján felelős kijelölését, az iratok, ügyiratok továbbítását.

(3) Az ISZ az iratok, ügyiratok elektronikus kezelése során:

a) biztosítja az elektronikusan aláírt iratok esetében az elektronikus aláírás ellenőrzését és az ellenőrzés eredményének metaadatként történő rögzítését,

b) támogatja az elektronikus iratok esetében az elektronikus aláírás létrehozását.

10. § (1) Az ISZ - a selejtezési eljárás során a Korm. rendelet 64. § (6) bekezdésében foglaltak figyelembevételével - az iratkezelés folyamatában keletkező valamennyi adatra, adategyüttesre és elektronikus tartalomra megakadályozza a metaadatok törlését, megsemmisítését.

(2) Az ISZ biztosítja azt, hogy az iratok levéltárba adása ne járjon a metaadatok törlésével.

11. § Az ISZ támogatja a papír alapú iratok és az elektronikus iratok összerendelését, a vegyes ügyiratok létrehozását és kezelését.

12. § Az ISZ biztosítja az iratok, ügyiratok közötti korlátlan számú csatolások létrehozását azzal, hogy egy irat bármennyi másik irathoz kapcsolódhat.

13. § (1) Az ISZ az 1-4. mellékletben szereplő metaadatok vonatkozásában biztosítja a jogosultság szerinti felhasználást, megjelenítést, a kapcsolódó keresési funkciókat és a metaadatok felhasználásával történő statisztikák, mennyiségi és időintervallum szerinti kimutatások készítését.

(2) Az ISZ az elektronikus érkeztető nyilvántartás és az elektronikus iktatókönyv metaadatai alapján lehetővé teszi az iratok, ügyiratok metaadatainak keresését, megjelenítését.

(3) Az ISZ biztosítja:

a) az időintervallumok használatát a keresések során,

b) a metaadatok vonatkozásában indított keresés eredményeként kapott találatok képernyőn történő megjelenítését, a megfelelő megjelenítő alkalmazás integrált kezelésével vagy az operációs rendszerben tárolt beállítások szerinti alkalmazással,

c) a metaadatok vonatkozásában indított keresés eredményének egyedi vagy csoportosított tárolását, listázását, nyomtatását, exportálását,

d) a metaadatok vonatkozásában indított keresési minták rögzítését és tárolását,

e) a név- és tárgymutató időintervallumok szerinti megjelenítését, nyomtatását, exportálását.

(4) Az ISZ biztosítja az iratokhoz, ügyiratokhoz - ide értve az ügyirathoz tartozó összes irat - tartozó metaadatok listázott nyomtatását.

(5) Az ISZ biztosítja, hogy az iratok, ügyiratok továbbítása, szignálása és tárolási helye a meataadatok alapján megállapítható legyen.

7. Az irattári feladatok támogatása

14. § Az ISZ biztosítja az ügyiratoknak a 4. mellékletben szereplő metaadatok szerinti irattári kezelését, levéltárba adását, selejtezését, és ezeknek a műveleteknek a csoportos végrehajtását.

15. § (1) Az ISZ biztosítja a szerv iratkezelési szabályzata szerinti többszintű, a szerv irattári tételeihez illeszkedő elsődleges besorolási sémának az iratkezelési fordulónaphoz igazodó létrehozását, továbbá az ügyiratoknak a besorolási séma alapján az irattári tételbe történő besorolását, mentését.

(2) Az ISZ biztosítja az elsődleges besorolási sémához év közben új tétel hozzáadását és meglévő tétel módosítását, valamint az adott év iktatókönyvéhez tartozó mentését.

(3) Az ISZ-nek az elsődleges besorolási sémán belüli tételek kezelésére minimum kétféle elnevezési mechanizmust kell biztosítania:

a) strukturált numerikus vagy alfanumerikus hivatkozási kódot, azaz sorrendiséget biztosító egyedinek számító azonosító jel, és

b) egyedi szöveges megnevezés

hozzárendelését minden tételhez.

(4) Az ISZ nem támogatja az ügyiratok besorolás nélküli irattárba helyezését.

(5) Az ISZ az ügyirat életciklusának bármely időpontjában biztosítja a besorolási séma módosítását, mentését.

(6) Az ISZ a besorolási séma létrehozásával az ügyirat iktatásakor érvényes elsődleges besorolási séma szerinti tételszám hozzárendelését biztosítja.

16. § (1) Az ISZ-nek kezelnie kell a besorolási sémához kapcsolódó őrzési és selejtezési határidőket, amelyhez kapcsolódóan meghatározott időintervallumra lekérdezéseket kell biztosítania az ügyiratokra vonatkozóan.

(2) Az ISZ biztosítja a megfelelő metaadatok rögzítését, az ügyirat átmeneti (operatív) és központi irattárba való elhelyezésével kapcsolatban.

(3) Az ISZ-nek az elsődleges besorolási séma alapján - ügyiratonkénti bontásban és összesítve - felhasználói lekérdezésre biztosítania kell az átadás (levéltárba) és a selejtezés (megsemmisítés) kiválasztását és a kapcsolódó metaadatoknak a strukturált rögzítését.

(4) Az ISZ-nek biztosítania kell a besorolási sémához kapcsolódó őrzési és selejtezési határidők módosítását, ehhez kapcsolódóan új őrzési idő rögzítését, a selejtezés és az átadás időpontjának megváltoztatását, a döntésnek és okának, valamint a kapcsolódó metaadatoknak a strukturált rögzítését.

(5) Az ISZ-nek támogatnia kell a selejtezési folyamatot a selejtezés alá vont ügyiratok kezelésével, az ügyirathoz tartozó metaadatok és a rájuk vonatkozó besorolási séma szerinti őrzési időtartamok és a tárolási helyek rögzítésével, feldolgozásával.

(6) Az ISZ biztosítja a selejtezési jegyzék készítését, amely a besorolási sémához igazodóan, irattári tételszámonként és azon belül iktatószámonként tartalmazza az ügyiratokat.

(7) A selejtezés során az ISZ biztosítja az elektronikus iratoknak a - felhasználói jóváhagyás alapján történő - a Korm. rendelet 64. § (6) bekezdése szerinti törlését az adatbázisból, és jelöli a selejtezett állapotot.

(8) Az ISZ biztosítja a vegyes ügyiratok selejtezése (megsemmisítése) során a papír alapú iratok selejtezési (megsemmisítési) állapotának rögzítését.

(9) Az ISZ biztosítja a lejárt megőrzési idejű, azonos tételszámmal jelölt ügyiratok egyidejű selejtezését, a selejtezés időpontjának a besorolási séma szerinti irattári tételszámhoz történő hozzárendelésével.

(10) Az ISZ az ügyiratok levéltárba adásának támogatása érdekében a metaadatok felhasználásával biztosítja az átadásra kerülő ügyiratokról jegyzék készítését.

8. Biztonsági követelmények

17. § (1) Az ISZ biztosítja a jogosultságok differenciált meghatározását az elektronikusan támogatott ügyintézési cselekmények és a manuális ügyintézési gyakorlatnak megfelelően egyaránt.

(2) Az irat, ügyirat adattartalmának megismerését, az adatok kezelését az ISZ csak az arra jogosult felhasználó számára biztosítja.

(3) Az ISZ a jogosultsági rendszer alapján funkcionális és hozzáférési jogokat biztosít, ezen belül:

a) a metaadatokhoz igazodó, egyes szoftverfunkciókhoz való hozzáférésre felhasználói csoportok létrehozását, egyes felhasználók ezen csoportokhoz történő beosztását;

b) a létrehozott szoftverfunkciókhoz való hozzáférés felhasználókra vagy felhasználói csoportokra történő hozzárendelését.

(4) Az ISZ biztosítja, hogy:

a) egyéni felhasználói és csoportos hozzáférési jogosultságok egyaránt kioszthatóak,

b) egyes metaadatokhoz társított felhasználói csoportok létrehozhatóak,

c) egyes felhasználók tetszőleges számú felhasználói csoport tagjai

legyenek.

(5) Az ISZ-ben végrehajtott műveletek nem tárhatnak fel a felhasználó számára olyan metaadatokat, amelyekre vonatkozóan nem rendelkezik jogosultsággal.

18. § Az ISZ tiltja az elektronikus érkeztető nyilvántartásban és az elektronikus iktatókönyvekben rögzített elektronikus irat tartalmának megváltoztatását.

9. Adatmentés, archiválás és naplózás

19. § (1) Az ISZ-nek minden metaadat változást és műveletet naplóznia kell. A naplózásra vonatkozó metaadatokat az 5. melléklet tartalmazza.

(2) Az ISZ biztosítja a metaadatok manuális és automatizált, rendszeres, adatbázisszintű biztonsági mentését, archiválását és a metaadatok helyreállítását.

(3) Az ISZ a mentés, az archiválás és a helyreállítás eredményeiről - a sikerességéről, sikertelenségéről, a hibákról - automatikus értesítést ad az arra jogosultsággal rendelkező felhasználó részére.

(4) Az ISZ biztosítja az elektronikus érkeztető nyilvántartás és az elektronikus iktatókönyvek állományainak (metaadatok, napló állományok és a felhasznált címtárak), valamint a rendszerben tárolt elektronikus iratoknak adatbázisba történő mentését, archiválását.

20. § (1) Az ISZ eseménynaplót vezet, amelyben rögzíti és tárolja:

a) az iratok, ügyiratok és a kapcsolódó metaadatok változtatására irányuló műveletet és annak eredményét,

b) az adott műveletet kezdeményező vagy végrehajtó felhasználó adatait,

c) az esemény dátumát és időpontját,

d) a rendszeradminisztrációs paraméterekkel, jogosultságokkal kapcsolatos változtatásra irányuló műveleteket, és

e) az ISZ-ben bekövetkezett hibák időpontját és paramétereit.

(2) Az eseménynapló rögzíti és tárolja az iratokkal, ügyiratokkal, az elektronikus érkeztető nyilvántartással és az elektronikus iktatókönyvekkel kapcsolatos összes iratkezelési eseményt, ideértve a lekérdezést, rögzítést, módosítást, átadást érintő műveletet.

(3) Az ISZ az adott eseményt egyértelműen azonosítható módon biztosítja a jogosultsággal rendelkező felhasználó számára az eseménynapló adatainak teljes vagy részleges megtekintését és megjelenítését, nyomtatását, exportálását és ezek tárolását.

(4) Az ISZ támogatja az iratok és ügyiratok körében végrehajtott módosítási műveletekről a felhasználónkénti és munkaállomásonkénti jelentés készítését.

(5) Az ISZ biztosítja az eseménynapló bejegyzéseinek más szoftverek által történő automatikus feldolgozhatóságát.

(6) Az ISZ biztosítja az eseménynapló bejegyzéseinek sértetlenségét.

(7) Az ISZ az eseménynapló bejegyzéseit - amennyiben rendelkezésre áll a szolgáltatás - hiteles külső időforrással szinkronizált rendszeridő alapján létrehozott időbélyeggel látja el. Amennyiben nem áll rendelkezésre a szolgáltatás, a szerv az ISZ üzemeltetése során gondoskodik a rendszeridő szinkronban tartásáról.

(8) Az ISZ biztosítja az eseménynapló állományaihoz való hozzáférés követhetőségét, a betekintések dokumentálását.

10. Adatkapcsolat informatikai rendszerekkel

21. § (1) Az ISZ megfelelően kidolgozott és ellenőrzött eljárást biztosít az iratok, ügyiratok és a kapcsolódó metaadatok más informatikai rendszerbe történő átadására, exportálására.

(2) Az ISZ az adatok átadása, exportálása során:

a) elektronikus iktatókönyvek esetében az elektronikus iktatókönyvhöz tartozó összes, a besorolási séma szerinti irattári tétel,

b) irattári tétel esetében az irattári tételszámhoz tartozó összes ügyirat,

c) ügyiratok esetében az ügyirathoz kapcsolt összes irat,

d) az eseménynapló bejegyzései

és az azokhoz tartozó valamennyi metaadat átadását, exportálását biztosítja.

22. § (1) Az ISZ biztosítja, hogy az iratok, ügyiratok és a kapcsolódó metaadatok átadására, exportálására a műveletek egyetlen sorozatával kerüljön sor oly módon, hogy közben:

a) nem sérülnek a metaadatok, azok tartalma és struktúrája,

b) az irat, ügyirat valamennyi összetevője egy szerves egységet képezve kerül exportálásra, és

c) az irat, ügyirat és annak metaadatai közötti kapcsolat változatlan tartalommal megőrzésre kerül.

(2) Az ISZ-nek az átadás, exportálás eredményéről, - az adatintegritás biztosításának sikerességéről, sikertelenségéről, a hibákról - az ezekhez kapcsolódó információkról, az eseménynapló adatairól - külön jelölve a sikertelen átadással, exportálással érintett iratokat, ügyiratokat - jelentést kell készítenie, biztosítva annak képernyőn történő megjelenítését és nyomtatását.

(3) Vegyes ügyiratok átadása, exportálása során az ISZ biztosítja annak külön jelölését, hogy az iratok, ügyiratok átadása kapcsán megtörtént-e az elektronikus irathoz kapcsolódó papír alapú iratok átadása.

23. § (1) Az ISZ biztosítja az átvétel, importálás során átvett metaadatok ellenőrzését, konzisztenciáját.

(2) Az ISZ-nek az átvétel, importálás eredményéről, - a sikerességéről, sikertelenségéről, a hibákról - az ezekhez kapcsolódó információkról, az eseménynapló adatairól - külön jelölve a sikertelen átvétellel, importálással érintett iratokat, ügyiratokat - jelentést kell készítenie, biztosítva annak képernyőn történő megjelenítését és nyomtatását.

24. § (1) Az ISZ biztosítja a rendeletben meghatározott iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott iratok átadásával, átvételével és levéltárba adásával kapcsolatos követelmények teljesítését, amely során az ISZ-nek képesnek kell lennie az elektronikus iratátadási csomag előállítására, átadására, továbbá az elektronikus iratátadási csomag fogadására, feldolgozására.

(2) Az ISZ által előállított elektronikus iratátadási csomagnak az 1-5. melléklet szerinti metaadatait, a külön rendeletben meghatározott struktúrában és hierarchia szerint kell tartalmaznia.

11. Műszaki követelmények

25. § (1) Az ISZ-nek alkalmasnak kell lennie hálózati vagy alkalmazás-szolgáltató központon keresztüli üzemeltetésre.

(2) Az ISZ-nek alkalmasnak kell lennie arra, hogy jogosultság függvényében az arra kijelölt munkaállomásokon használhatóak legyenek a mentési, helyreállítási funkciók.

26. § Az ISZ által támogatott szerver oldali operációs rendszereknek - ha alkalmazásra kerül, akkor a kliens oldali operációs rendszereknek is - széleskörűen alkalmazottnak és terméktámogatottnak kell lennie. Az ISZ kezelői felületeinek és fájlformátumainak meg kell felelnie a támogatott operációs rendszer szabványainak és alkalmasnak kell lenniük a metaadatok feldolgozására.

12. Záró rendelkezések

27. § Ez a rendelet 2014. július 1-jén lép hatályba.

28. § (1) Az érvényes tanúsítvánnyal rendelkező és a szerv használatában lévő iratkezelési szoftver az érvényességi idő lejáratáig alkalmazható.

(2) A szerv használatában lévő azon iratkezelési szoftver, amely tanúsítványának érvényessége 2014. július 1-je és 2014. december 31-e közötti időszakban jár le, a szerv által 2015. január 1-ig alkalmazható.

(3) 2015. január 1-jét követően csak azon iratkezelési szoftver részére adható ki tanúsítvány, amely az e rendeletben előírt feltételeknek megfelel.

(4) A szerv 2015. július 1-jét követően - új iratkezelési szoftver alkalmazása esetén - csak az e rendelet előírásainak megfelelő és érvényes tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelési szoftvert vezethet be.

29. § A rendelet tervezetének a műszaki szabványok és szabályok terén történő információszolgáltatási eljárás megállapításáról szóló, a 98/48/EK irányelvvel módosított 98/34/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv 8-10. cikk szerinti bejelentése megtörtént.

30. §[1]

Dr. Navracsics Tibor s. k.,

közigazgatási és igazságügyi miniszter

1. melléklet a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelethez

A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő küldemény és érkeztető könyvi metaadatok

1. KÜLDEMÉNY METAADATOK

2. ÉRKEZTETŐ KÖNYVI METAADATOK

2. melléklet a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelethez

A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő iktatókönyvi és iktatási metaadatok

1. IKTATÓKÖNYVI ÉS IKTATÁSI METAADATOK

3. melléklet a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelethez

A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő irat és ügyirat metaadatok

1. IRAT METAADATOK

2. IRATPÉLDÁNY METAADATOK

3. ÜGYIRAT METAADATOK

4. melléklet a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelethez

A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő, az irattári kezelésre, levéltárba adásra, selejtezésre vonatkozó metaadatok

1. IRATTÁRI TERVRE ÉS IRATTÁRRA VONATKOZÓ METAADATOK

2. AZ ÜGYIRAT SELEJTEZÉSÉRE, LEVÉLTÁRBA ADÁSÁRA VONATKOZÓ METAADATOK

5. melléklet a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelethez

A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő naplózásra vonatkozó metaadatok

1. NAPLÓZÁSRA VONATKOZÓ METAADATOK