27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet

a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 35/A. § (2) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján, az egyes miniszterek, valamint a Miniszterelnökséget vezető államtitkár feladat- és hatásköréről szóló 212/2010. (VII. 1.) Korm. rendelet 2. § (1) bekezdés c) pontjában és 12. § e) pontjában meghatározott feladatkörömben eljárva,

az egyes miniszterek, valamint a Miniszterelnökséget vezető államtitkár feladat- és hatásköréről szóló 212/2010. (VII. 1.) Korm. rendelet 84. § k) pontjában meghatározott feladatkörében eljáró nemzeti fejlesztési miniszterrel,

az egyes miniszterek, valamint a Miniszterelnökséget vezető államtitkár feladat- és hatásköréről szóló 212/2010. (VII. 1.) Korm. rendelet 41. § j) pontjában meghatározott feladatkörében eljáró emberi erőforrások miniszterével

egyetértésben a következőket rendelem el:

1. Hatály

1. § E rendelet hatálya:

a) a közfeladatot ellátó szervekre (a továbbiakban: szerv) és

b) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét jogszabály szerint tanúsító szervezetek iratkezelési szoftvertanúsító tevékenységére

terjed ki.

2. § (1) E rendelet rendelkezéseit a minősített adatok kezelését biztosító iratkezelési szoftverekre a külön jogszabályban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

(2) E rendelet rendelkezéseit a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás által nyújtott iratkezelési szolgáltatások esetében a külön jogszabályban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

(3) E rendelet rendelkezéseit a bíróságnál alkalmazott iratkezelési szoftverekre a bírósági ügyviteli és iratkezelési szabályokról szóló szabályokban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

(4) E rendelet rendelkezéseit a Nemzeti Adó- és Vámhivatal Iratkezelési Szabályzatában foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

2. Értelmező rendelkezések

3. § E rendelet alkalmazásában

1. besorolás: ügyirat beazonosítása és hozzárendelése a besorolási séma egy kiválasztott kategóriájába;

2. besorolási séma: ügyirat besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, leíró, az elsődleges besorolási sémához igazodó adat, amelyhez az adott szervnél előforduló ügyirat hozzárendelhető;

3. elektronikus érkeztető nyilvántartás: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 7. pontjában meghatározott nyilvántartás;

4. elektronikus iktatókönyv: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 8. pontjában meghatározott nyilvántartás;

5. elektronikus iratátadási csomag: iratkezelési hierarchia szerint rendezett egy vagy több elektronikus irat és kapcsolódó metaadataik meghatározott formátumú és struktúrájú, az átadás és átvétel céljából összekapcsolt együttese;

6. előzményezés: az iratkezelési alapfolyamat azon művelete, amely során megállapításra kerül, hogy az új irat egy már meglévő ügyirattal kapcsolatban áll-e vagy sem, vagy az új iratot új ügy első irataként kell-e nyilvántartásba venni;

7. elsődleges besorolási séma: a szerv irattári terve;

8. eseménynapló: olyan speciális adatok strukturált összessége, amely a számítógépen történő alkalmazással, biztonsággal, telepítéssel vagy rendszerrel kapcsolatos minden eseményt rögzít;

9. expediálás: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 16. pontjában meghatározott tevékenység;

10. felhasználó: az a személy, aki a megfelelő funkció használatára jogosult, és a funkció működtetése során számára ismertté váló vagy módosítható adatokhoz rendelkezik a betekintési vagy módosítási jogosultsággal;

11. irat: a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 3. § c) pontjában meghatározott irat;

12. iratkezelési szoftver: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 20. pontjában meghatározott szoftver;

13. iratpéldány: az irat eredeti és másodlati megjelenési formája, amely a címzett kivételével azonos metaadat-tartalommal rendelkezik;

14. irattári tételszámmal való ellátás: az iratnak, ügyiratnak az irattári tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása;

15. irattá nyilvánítás: az az eljárás, amely során egyedi döntés vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan a papír alapú vagy elektronikus dokumentumot a szerv működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért érkeztetésére, iktatására kerül sor;

16. jogosultság: az iratkezelési szoftver meghatározott felhasználói csoportokba rendezett felhasználói szintje;

17. kézbesítés: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 27. pontjában meghatározott tevékenység;

18. kiadmányozás: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 53. §-ában meghatározott tevékenység;

19. küldemény: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 30. pontjában meghatározott küldemény;

20. metaadat: olyan azonosító vagy leíró adat vagy adatcsoport, amely az iratkezelési folyamat egyes részeihez, valamint a munkafolyamat elemeihez kerül generálásra, és az irathoz vagy ügyirathoz történő hozzárendelése és rögzítése által elősegíti az egyedi irat és ügyirat kezelését;

21. szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás: a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény szerinti szolgáltatás;

22. szerelés: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 45. pontjában meghatározott tevékenység;

23. szignálás: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 46. pontjában meghatározott tevékenység;

24. továbbítás: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 47. pontjában meghatározott tevékenység;

25. ügyirat: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 51. pontjában meghatározott ügyirat;

26. vegyes ügyirat: papír alapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

3. Általános követelmények

4. § (1) Az iratkezelési szoftver (a továbbiakban: ISZ):

a) biztosítja a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Korm. rendelet) előírt iratkezelési folyamat teljesülését, és

b) támogatja

ba) az ellenőrzött, biztonságos és nyomon követhető iratkezelést,

bb) a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatások (a továbbiakban: SZEÜSZ) igénybevételét,

bc) az elektronikus ügyintézést.

(2) Az ISZ az iratkezelés során támogatja az irat érkeztetését, bontását, iktatását, szignálását, továbbítását, expediálását, kézbesítését, kiadmányozását, postázását, irattárba adását, irattári kezelését és levéltárba adását, az ezekhez kapcsolódó metaadatok egységes nyilvántartását és felhasználóbarát megjelenítését.

(3) A szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által minimálisan kezelendő és az adatkapcsolatoknál felhasználható metaadatokat az 1-4. melléklet határozza meg.

4. Érkeztetéssel kapcsolatos követelmények

5. § (1) Az ISZ a szerv iratkezelési szabályzatában foglaltak figyelembevételével biztosítja az elektronikus érkeztető nyilvántartás:

a) létrehozását,

b) kezelését,

c) lezárását,

d) biztonságos tárolását,

e) nyomtatását,

f) exportálását.

(2) Az ISZ az érkeztető nyilvántartás (1) bekezdés a) pont szerinti létrehozása során az érkeztető szám képzését nem korlátozhatja.

(3) Az ISZ az érkeztető könyvek létrehozása során biztosítja:

a) a strukturált numerikus vagy alfanumerikus hivatkozási kód alkalmazását, vagy

b) az egyedi szöveges megnevezés hozzárendelését, vagy

c) az a) és b) pont együttes megjelenítését.

(4) Az ISZ a küldemények érkeztetése során biztosítja az 1. mellékletben szereplő küldemény és érkeztető könyvi metaadatok kezelését és tárolását, valamint

a) papír alapú érkeztetés esetén képezi a küldemény érkeztetési azonosítóját, vagy megjeleníti a zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosítót,

b) elektronikus érkeztetés esetén a küldeményt automatikusan generált, vagy zárt számmezőből kiosztott érkeztető azonosítóval

látja el.

(5) Az elektronikus érkeztető nyilvántartás a SZEÜSZ-ök támogatásával érkező küldeményeknél biztosítja az érkeztető szám átvételét és tárolását az érkeztető könyv megfelelő metaadatában.

(6) Az elektronikus érkeztető nyilvántartás biztosítja a lezárt érkeztető könyvek megváltoztathatatlanságát, visszakereshetőségét, sértetlenségét, azok hiteles, elektronikusan archivált példányainak elkészítésével és tárolásával.

5. Iktatással kapcsolatos követelmények

6. § (1) Az ISZ a szerv iratkezelési szabályzatában foglaltak figyelembevételével biztosítja az elektronikus iktatókönyvek:

a) létrehozását,

b) kezelését,

c) lezárását,

d) biztonságos tárolását,

e) nyomtatását,

f) exportálását.

(2) Az ISZ az elektronikus iktatókönyv (1) bekezdés a) pont szerinti létrehozása során az iktatókönyvek képzését nem korlátozhatja.

(3) Az ISZ biztosítja az iktatási számrend folytonosságát és az iktatás nyomon követhetőségét. Minden iktatott iratnak kötelezően kapcsolódnia kell legalább egy ügyirathoz. Minden ügyirathoz kötelezően kapcsolódnia kell legalább egy iratnak.

(4) Az ISZ az elektronikus iktatókönyvek létrehozása során - a Korm. rendelet 40-41. §-aiban foglaltak alapján - az egyedi azonosítás céljából biztosítja a strukturált numerikus vagy alfanumerikus hivatkozási kódot vagy ezek tetszőleges kombinációját, amelyet az iktatószám elemeiként az irathoz rendel.

(5) Az elektronikus iktatókönyveknek a Korm. rendelet 39. §-ában előírtak alapján a 2. mellékletben szereplő iktatókönyvi és iktatási metaadatokat kell kezelnie, úgy, hogy az előírt metaadatok köre az iktatott irathoz, ügyirathoz társítható legyen.

(6) Az ISZ az eredeti iktatásra vonatkozó metaadatok megtartása mellett biztosítja az iratok, ügyiratok iktatását és az iktatás érvénytelenítését.

(7) Az ISZ biztosítja a lezárt iktatókönyvek megváltoztathatatlanságát, visszakereshetőségét, sértetlenségét, azok hiteles, elektronikusan archivált példányainak elkészítésével és tárolásával.

6. Iratok kezelésével kapcsolatos követelmények

7. § Az ISZ biztosítja az érkeztetett, iktatott iratoknak, ügyiratoknak a 3. mellékletben szereplő metaadatok szerinti szignálását, továbbítását, expediálását, kiadmányozását, kézbesítését, postázását és ezeknek a műveleteknek a csoportos végrehajtását.

8. § (1) Az ISZ biztosítja az irathoz a metaadatok hozzárendelését, a metaadatok felhasználásával további iratpéldányok létrehozását, az irat ügyirathoz történő hozzárendelését.

(2) Az ISZ biztosítja a létrehozott iratpéldányok kezelését. Az ügyiraton belül az iratok és az iratpéldányok tetszőleges számúak lehetnek.

(3) Az ISZ nem lezárt elektronikus iktatókönyv esetén biztosítja a korábban lezárt ügyirat újranyitását, ahhoz új irat iktatását, és a kapcsolódó metaadatok változtatását, az ügyirat újbóli lezárását.

(4) Az ISZ a (3) bekezdés szerinti funkciókat már lezárt elektronikus iktatókönyvek esetében a Korm. rendelet 41. § (4) bekezdése szerinti éven túli iktatás esetén biztosítja.

(5) Az ISZ a metaadatok felhasználásával biztosítja, hogy egy ügyirathoz szerelt előzmény ügyirat ahhoz az ügyirathoz kapcsolódjon, amelyhez a szerelését elvégezték.

9. § (1) Az ISZ a metaadatok felhasználásával biztosítja a határidők kezelését.

(2) Az ISZ biztosítja a több felhasználó részére történő egyedi szignálást, a szignálás alapján felelős kijelölését, az iratok, ügyiratok továbbítását.

(3) Az ISZ az iratok, ügyiratok elektronikus kezelése során:

a) biztosítja az elektronikusan aláírt iratok esetében az elektronikus aláírás ellenőrzését és az ellenőrzés eredményének metaadatként történő rögzítését,

b) támogatja az elektronikus iratok esetében az elektronikus aláírás létrehozását.

10. § (1) Az ISZ - a selejtezési eljárás során a Korm. rendelet 64. § (6) bekezdésében foglaltak figyelembevételével - az iratkezelés folyamatában keletkező valamennyi adatra, adategyüttesre és elektronikus tartalomra megakadályozza a metaadatok törlését, megsemmisítését.

(2) Az ISZ biztosítja azt, hogy az iratok levéltárba adása ne járjon a metaadatok törlésével.

11. § Az ISZ támogatja a papír alapú iratok és az elektronikus iratok összerendelését, a vegyes ügyiratok létrehozását és kezelését.

12. § Az ISZ biztosítja az iratok, ügyiratok közötti korlátlan számú csatolások létrehozását azzal, hogy egy irat bármennyi másik irathoz kapcsolódhat.

13. § (1) Az ISZ az 1-4. mellékletben szereplő metaadatok vonatkozásában biztosítja a jogosultság szerinti felhasználást, megjelenítést, a kapcsolódó keresési funkciókat és a metaadatok felhasználásával történő statisztikák, mennyiségi és időintervallum szerinti kimutatások készítését.

(2) Az ISZ az elektronikus érkeztető nyilvántartás és az elektronikus iktatókönyv metaadatai alapján lehetővé teszi az iratok, ügyiratok metaadatainak keresését, megjelenítését.

(3) Az ISZ biztosítja:

a) az időintervallumok használatát a keresések során,

b) a metaadatok vonatkozásában indított keresés eredményeként kapott találatok képernyőn történő megjelenítését, a megfelelő megjelenítő alkalmazás integrált kezelésével vagy az operációs rendszerben tárolt beállítások szerinti alkalmazással,

c) a metaadatok vonatkozásában indított keresés eredményének egyedi vagy csoportosított tárolását, listázását, nyomtatását, exportálását,

d) a metaadatok vonatkozásában indított keresési minták rögzítését és tárolását,

e) a név- és tárgymutató időintervallumok szerinti megjelenítését, nyomtatását, exportálását.

(4) Az ISZ biztosítja az iratokhoz, ügyiratokhoz - ide értve az ügyirathoz tartozó összes irat - tartozó metaadatok listázott nyomtatását.

(5) Az ISZ biztosítja, hogy az iratok, ügyiratok továbbítása, szignálása és tárolási helye a meataadatok alapján megállapítható legyen.

7. Az irattári feladatok támogatása

14. § Az ISZ biztosítja az ügyiratoknak a 4. mellékletben szereplő metaadatok szerinti irattári kezelését, levéltárba adását, selejtezését, és ezeknek a műveleteknek a csoportos végrehajtását.

15. § (1) Az ISZ biztosítja a szerv iratkezelési szabályzata szerinti többszintű, a szerv irattári tételeihez illeszkedő elsődleges besorolási sémának az iratkezelési fordulónaphoz igazodó létrehozását, továbbá az ügyiratoknak a besorolási séma alapján az irattári tételbe történő besorolását, mentését.

(2) Az ISZ biztosítja az elsődleges besorolási sémához év közben új tétel hozzáadását és meglévő tétel módosítását, valamint az adott év iktatókönyvéhez tartozó mentését.

(3) Az ISZ-nek az elsődleges besorolási sémán belüli tételek kezelésére minimum kétféle elnevezési mechanizmust kell biztosítania:

a) strukturált numerikus vagy alfanumerikus hivatkozási kódot, azaz sorrendiséget biztosító egyedinek számító azonosító jel, és

b) egyedi szöveges megnevezés

hozzárendelését minden tételhez.

(4) Az ISZ nem támogatja az ügyiratok besorolás nélküli irattárba helyezését.

(5) Az ISZ az ügyirat életciklusának bármely időpontjában biztosítja a besorolási séma módosítását, mentését.

(6) Az ISZ a besorolási séma létrehozásával az ügyirat iktatásakor érvényes elsődleges besorolási séma szerinti tételszám hozzárendelését biztosítja.

16. § (1) Az ISZ-nek kezelnie kell a besorolási sémához kapcsolódó őrzési és selejtezési határidőket, amelyhez kapcsolódóan meghatározott időintervallumra lekérdezéseket kell biztosítania az ügyiratokra vonatkozóan.

(2) Az ISZ biztosítja a megfelelő metaadatok rögzítését, az ügyirat átmeneti (operatív) és központi irattárba való elhelyezésével kapcsolatban.

(3) Az ISZ-nek az elsődleges besorolási séma alapján - ügyiratonkénti bontásban és összesítve - felhasználói lekérdezésre biztosítania kell az átadás (levéltárba) és a selejtezés (megsemmisítés) kiválasztását és a kapcsolódó metaadatoknak a strukturált rögzítését.

(4) Az ISZ-nek biztosítania kell a besorolási sémához kapcsolódó őrzési és selejtezési határidők módosítását, ehhez kapcsolódóan új őrzési idő rögzítését, a selejtezés és az átadás időpontjának megváltoztatását, a döntésnek és okának, valamint a kapcsolódó metaadatoknak a strukturált rögzítését.

(5) Az ISZ-nek támogatnia kell a selejtezési folyamatot a selejtezés alá vont ügyiratok kezelésével, az ügyirathoz tartozó metaadatok és a rájuk vonatkozó besorolási séma szerinti őrzési időtartamok és a tárolási helyek rögzítésével, feldolgozásával.

(6) Az ISZ biztosítja a selejtezési jegyzék készítését, amely a besorolási sémához igazodóan, irattári tételszámonként és azon belül iktatószámonként tartalmazza az ügyiratokat.

(7) A selejtezés során az ISZ biztosítja az elektronikus iratoknak a - felhasználói jóváhagyás alapján történő - a Korm. rendelet 64. § (6) bekezdése szerinti törlését az adatbázisból, és jelöli a selejtezett állapotot.

(8) Az ISZ biztosítja a vegyes ügyiratok selejtezése (megsemmisítése) során a papír alapú iratok selejtezési (megsemmisítési) állapotának rögzítését.

(9) Az ISZ biztosítja a lejárt megőrzési idejű, azonos tételszámmal jelölt ügyiratok egyidejű selejtezését, a selejtezés időpontjának a besorolási séma szerinti irattári tételszámhoz történő hozzárendelésével.

(10) Az ISZ az ügyiratok levéltárba adásának támogatása érdekében a metaadatok felhasználásával biztosítja az átadásra kerülő ügyiratokról jegyzék készítését.

8. Biztonsági követelmények

17. § (1) Az ISZ biztosítja a jogosultságok differenciált meghatározását az elektronikusan támogatott ügyintézési cselekmények és a manuális ügyintézési gyakorlatnak megfelelően egyaránt.

(2) Az irat, ügyirat adattartalmának megismerését, az adatok kezelését az ISZ csak az arra jogosult felhasználó számára biztosítja.

(3) Az ISZ a jogosultsági rendszer alapján funkcionális és hozzáférési jogokat biztosít, ezen belül:

a) a metaadatokhoz igazodó, egyes szoftverfunkciókhoz való hozzáférésre felhasználói csoportok létrehozását, egyes felhasználók ezen csoportokhoz történő beosztását;

b) a létrehozott szoftverfunkciókhoz való hozzáférés felhasználókra vagy felhasználói csoportokra történő hozzárendelését.

(4) Az ISZ biztosítja, hogy:

a) egyéni felhasználói és csoportos hozzáférési jogosultságok egyaránt kioszthatóak,

b) egyes metaadatokhoz társított felhasználói csoportok létrehozhatóak,

c) egyes felhasználók tetszőleges számú felhasználói csoport tagjai

legyenek.

(5) Az ISZ-ben végrehajtott műveletek nem tárhatnak fel a felhasználó számára olyan metaadatokat, amelyekre vonatkozóan nem rendelkezik jogosultsággal.

18. § Az ISZ tiltja az elektronikus érkeztető nyilvántartásban és az elektronikus iktatókönyvekben rögzített elektronikus irat tartalmának megváltoztatását.

9. Adatmentés, archiválás és naplózás

19. § (1) Az ISZ-nek minden metaadat változást és műveletet naplóznia kell. A naplózásra vonatkozó metaadatokat az 5. melléklet tartalmazza.

(2) Az ISZ biztosítja a metaadatok manuális és automatizált, rendszeres, adatbázisszintű biztonsági mentését, archiválását és a metaadatok helyreállítását.

(3) Az ISZ a mentés, az archiválás és a helyreállítás eredményeiről - a sikerességéről, sikertelenségéről, a hibákról - automatikus értesítést ad az arra jogosultsággal rendelkező felhasználó részére.

(4) Az ISZ biztosítja az elektronikus érkeztető nyilvántartás és az elektronikus iktatókönyvek állományainak (metaadatok, napló állományok és a felhasznált címtárak), valamint a rendszerben tárolt elektronikus iratoknak adatbázisba történő mentését, archiválását.

20. § (1) Az ISZ eseménynaplót vezet, amelyben rögzíti és tárolja:

a) az iratok, ügyiratok és a kapcsolódó metaadatok változtatására irányuló műveletet és annak eredményét,

b) az adott műveletet kezdeményező vagy végrehajtó felhasználó adatait,

c) az esemény dátumát és időpontját,

d) a rendszeradminisztrációs paraméterekkel, jogosultságokkal kapcsolatos változtatásra irányuló műveleteket, és

e) az ISZ-ben bekövetkezett hibák időpontját és paramétereit.

(2) Az eseménynapló rögzíti és tárolja az iratokkal, ügyiratokkal, az elektronikus érkeztető nyilvántartással és az elektronikus iktatókönyvekkel kapcsolatos összes iratkezelési eseményt, ideértve a lekérdezést, rögzítést, módosítást, átadást érintő műveletet.

(3) Az ISZ az adott eseményt egyértelműen azonosítható módon biztosítja a jogosultsággal rendelkező felhasználó számára az eseménynapló adatainak teljes vagy részleges megtekintését és megjelenítését, nyomtatását, exportálását és ezek tárolását.

(4) Az ISZ támogatja az iratok és ügyiratok körében végrehajtott módosítási műveletekről a felhasználónkénti és munkaállomásonkénti jelentés készítését.

(5) Az ISZ biztosítja az eseménynapló bejegyzéseinek más szoftverek által történő automatikus feldolgozhatóságát.

(6) Az ISZ biztosítja az eseménynapló bejegyzéseinek sértetlenségét.

(7) Az ISZ az eseménynapló bejegyzéseit - amennyiben rendelkezésre áll a szolgáltatás - hiteles külső időforrással szinkronizált rendszeridő alapján létrehozott időbélyeggel látja el. Amennyiben nem áll rendelkezésre a szolgáltatás, a szerv az ISZ üzemeltetése során gondoskodik a rendszeridő szinkronban tartásáról.

(8) Az ISZ biztosítja az eseménynapló állományaihoz való hozzáférés követhetőségét, a betekintések dokumentálását.

10. Adatkapcsolat informatikai rendszerekkel

21. § (1) Az ISZ megfelelően kidolgozott és ellenőrzött eljárást biztosít az iratok, ügyiratok és a kapcsolódó metaadatok más informatikai rendszerbe történő átadására, exportálására.

(2) Az ISZ az adatok átadása, exportálása során:

a) elektronikus iktatókönyvek esetében az elektronikus iktatókönyvhöz tartozó összes, a besorolási séma szerinti irattári tétel,

b) irattári tétel esetében az irattári tételszámhoz tartozó összes ügyirat,

c) ügyiratok esetében az ügyirathoz kapcsolt összes irat,

d) az eseménynapló bejegyzései

és az azokhoz tartozó valamennyi metaadat átadását, exportálását biztosítja.

22. § (1) Az ISZ biztosítja, hogy az iratok, ügyiratok és a kapcsolódó metaadatok átadására, exportálására a műveletek egyetlen sorozatával kerüljön sor oly módon, hogy közben:

a) nem sérülnek a metaadatok, azok tartalma és struktúrája,

b) az irat, ügyirat valamennyi összetevője egy szerves egységet képezve kerül exportálásra, és

c) az irat, ügyirat és annak metaadatai közötti kapcsolat változatlan tartalommal megőrzésre kerül.

(2) Az ISZ-nek az átadás, exportálás eredményéről, - az adatintegritás biztosításának sikerességéről, sikertelenségéről, a hibákról - az ezekhez kapcsolódó információkról, az eseménynapló adatairól - külön jelölve a sikertelen átadással, exportálással érintett iratokat, ügyiratokat - jelentést kell készítenie, biztosítva annak képernyőn történő megjelenítését és nyomtatását.

(3) Vegyes ügyiratok átadása, exportálása során az ISZ biztosítja annak külön jelölését, hogy az iratok, ügyiratok átadása kapcsán megtörtént-e az elektronikus irathoz kapcsolódó papír alapú iratok átadása.

23. § (1) Az ISZ biztosítja az átvétel, importálás során átvett metaadatok ellenőrzését, konzisztenciáját.

(2) Az ISZ-nek az átvétel, importálás eredményéről, - a sikerességéről, sikertelenségéről, a hibákról - az ezekhez kapcsolódó információkról, az eseménynapló adatairól - külön jelölve a sikertelen átvétellel, importálással érintett iratokat, ügyiratokat - jelentést kell készítenie, biztosítva annak képernyőn történő megjelenítését és nyomtatását.

24. § (1) Az ISZ biztosítja a rendeletben meghatározott iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott iratok átadásával, átvételével és levéltárba adásával kapcsolatos követelmények teljesítését, amely során az ISZ-nek képesnek kell lennie az elektronikus iratátadási csomag előállítására, átadására, továbbá az elektronikus iratátadási csomag fogadására, feldolgozására.

(2) Az ISZ által előállított elektronikus iratátadási csomagnak az 1-5. melléklet szerinti metaadatait, a külön rendeletben meghatározott struktúrában és hierarchia szerint kell tartalmaznia.

11. Műszaki követelmények

25. § (1) Az ISZ-nek alkalmasnak kell lennie hálózati vagy alkalmazás-szolgáltató központon keresztüli üzemeltetésre.

(2) Az ISZ-nek alkalmasnak kell lennie arra, hogy jogosultság függvényében az arra kijelölt munkaállomásokon használhatóak legyenek a mentési, helyreállítási funkciók.

26. § Az ISZ által támogatott szerver oldali operációs rendszereknek - ha alkalmazásra kerül, akkor a kliens oldali operációs rendszereknek is - széleskörűen alkalmazottnak és terméktámogatottnak kell lennie. Az ISZ kezelői felületeinek és fájlformátumainak meg kell felelnie a támogatott operációs rendszer szabványainak és alkalmasnak kell lenniük a metaadatok feldolgozására.

12. Záró rendelkezések

27. § Ez a rendelet 2014. július 1-jén lép hatályba.

28. § (1) Az érvényes tanúsítvánnyal rendelkező és a szerv használatában lévő iratkezelési szoftver az érvényességi idő lejáratáig alkalmazható.

(2) A szerv használatában lévő azon iratkezelési szoftver, amely tanúsítványának érvényessége 2014. július 1-je és 2014. december 31-e közötti időszakban jár le, a szerv által 2015. január 1-ig alkalmazható.

(3) 2015. január 1-jét követően csak azon iratkezelési szoftver részére adható ki tanúsítvány, amely az e rendeletben előírt feltételeknek megfelel.

(4) A szerv 2015. július 1-jét követően - új iratkezelési szoftver alkalmazása esetén - csak az e rendelet előírásainak megfelelő és érvényes tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelési szoftvert vezethet be.

29. § A rendelet tervezetének a műszaki szabványok és szabályok terén történő információszolgáltatási eljárás megállapításáról szóló, a 98/48/EK irányelvvel módosított 98/34/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv 8-10. cikk szerinti bejelentése megtörtént.

30. §[1]

Dr. Navracsics Tibor s. k.,

közigazgatási és igazságügyi miniszter

1. melléklet a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelethez

A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő küldemény és érkeztető könyvi metaadatok

1. KÜLDEMÉNY METAADATOK

ABCD
MegnevezésMező típusaMező felépítése, korlátozásokMegjegyzés
1Beérkezés időpontjaDátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Elektronikus érkeztetés esetén
a dátum és idő adat. Manuális
érkeztetés esetén a beérkezés
tényleges dátuma.
2Érkeztetés
időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Elektronikus érkeztetés esetén
a dátum és idő adat. Manuális
érkeztetés esetén a beérkezés
tényleges dátuma.
3Kézbesítés módjaSzövegmezőMaximum 25 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
A szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei: posta, futár,
személyes benyújtás,
e-mail/fax, e-ügyintézés,
SZEÜSZ szolgáltatás.
4Beérkezés módjaSzövegmezőMaximum 25 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
A szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei: elsőbbségi,
ajánlott, tértivevény,
értékküldemény, csomag vagy
SZEÜSZ szolgáltatás.
5Kézbesítés
prioritása
SzövegmezőMaximum 15 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei: normál, sürgős,
azonnal.
6ÉrkeztetőSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott
címtárból választható
természetes személyre vagy
szervezeti egységre vonatkozó
adat vagy automatizmus által
rögzített adat.
7Érkeztetési
azonosító
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 30 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
A szerv iratkezelési
szabályzata alapján
képzett, meghatározott
formátumú azonosító vagy
SZEÜSZ szolgáltatás esetén
a szolgáltatás által alkalmazott
azonosító.
8Érkeztető
munkaállomás /
szerver azonosítója
Betűt és/vagy
számot tartalmazó,
illetve speciális
karakter
Maximum 30 karakterHálózati név / IP cím / gép név /
szerver azonosító
9Postai azonosítóBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 20 karakterA könyvelt postai küldemény
ragszáma.
10Küldő / feladó neveSzövegmezőMaximum 150 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
Természetes vagy jogi személy.
A szerv által karbantartott
címtárból választható adat,
vagy egyedi adatbevitel, vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
11Küldő / feladó címeBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Felépítése a polgárok
személyi adatainak és
lakcímének nyilvántartásáról
szóló 1992. évi LXVI.
törvény végrehajtásáról
szóló 146/1993. (X. 26.)
Korm. rendelet 15. §
(5)-(6) bekezdése, vagy
a cégbejegyzési eljárás és
a cégnyilvántartás egyes
kérdéseiről szóló 21/2006.
(V. 18.) IM rendelet 1. számú
mellékletében meghatározott
formanyomtatvány
adattartalma szerinti, vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
A szerv által karbantartott
címtárból választható adat,
vagy egyedi adatbevitel, vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
12Küldő e-mail címeFormátumnak
megfelelő
Felhasználó név@gépnév.
domain név.aldomain név.
országazonosító
Maximum 50 karakter
13Elektronikus aláírás
érvényessége
Logikai mezőVálasztható értéke: Igen / Nem
14Elektronikus aláírás
lejárati dátuma
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Az az időpont, amíg
az elektronikus aláírás
ellenőrizhető és érvényes.
15Elektronikus
aláírás hitelesítés-
szolgáltató neve
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterElektronikus aláírást
szolgáltató szervezet neve.
16Címzett neveSzövegmezőMaximum 150 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
Természetes vagy jogi személy.
A szerv által karbantartott
címtárból választható adat,
vagy egyedi adatbevitel, vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
17Címzett címeBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Felépítése a polgárok
személyi adatainak és
lakcímének nyilvántartásáról
szóló 1992. évi LXVI.
törvény végrehajtásáról
szóló 146/1993. (X. 26.)
Korm. rendelet 15. §
(5)-(6) bekezdése, vagy
a cégbejegyzési eljárás és
a cégnyilvántartás egyes
kérdéseiről szóló 21/2006.
(V. 18.) IM rendelet 1. számú
mellékletében meghatározott
formanyomtatvány
adattartalma szerinti, vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
A szerv által karbantartott
címtárból választható adat,
vagy egyedi adatbevitel, vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
18Küldemény bontójaSzövegmezőMaximum 50 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
rögzített adat.
A szerv által karbantartott
címtárból választható
természetes személyre
vagy szervezeti egységre
vonatkozó adat vagy a SZEÜSZ
szolgáltatás által rögzített adat.
19Címzés típusaSzövegmezőMaximum 25 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei: névre szóló, saját
kezű felbontásra.
20Küldemény típusaSzövegmezőMaximum 35 karakter
vagy a SZEÜSZ szolgáltatás
megnevezése.
A szerv által karbantartott
és bővíthető listából
választható, alapértékei:
papír alapú, elektronikus
formában benyújtott, SZEÜSZ
szolgáltatás.
21Küldemény
elemeinek száma
Számmező (pozitív
egész szám)
Maximum 3 karakterKüldemény elkülöníthető
elemeinek száma.
22Mellékletek számaSzámmező (pozitív
egész szám)
Maximum 3 karakterEgy adott küldemény elemhez
tartozó mellékletek száma.
23Mellékletek
(adathordozó)
típusa
SzövegmezőMaximum 20 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei: papír alapú,
elektronikus formában
benyújtott.
24Mellékletek
(adathordozó)
fajtája
SzövegmezőMaximum 30 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei: papír vagy
elektronikus (CD, DVD,
pendrive).
25Bontás időpontjaDátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.A bontás időpontja
megegyezhet az érkeztetés
időpontjával.
26Sérült küldeményLogikai mezőVálasztható értéke: Igen / Nem
27Téves címzésLogikai mezőVálasztható értéke: Igen / Nem
28Téves érkeztetésLogikai mezőVálasztható értéke: Igen / Nem
29Iktatást nem igényelLogikai mezőVálasztható értéke: Igen / Nem
30Hivatkozási számBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakter vagy
SZEÜSZ szolgáltatás esetén
a szolgáltatás által alkalmazott
azonosító.
A küldő által jelzett iktatószám
vagy SZEÜSZ szolgáltatás
esetén a szolgáltatás által
alkalmazott azonosító.

2. ÉRKEZTETŐ KÖNYVI METAADATOK

ABCD
MegnevezésMező típusaMező felépítése, korlátozásokMegjegyzés
1Beérkezés időpontjaDátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Elektronikus érkeztetés esetén
a dátum és idő adat. Manuális
érkeztetés esetén a beérkezés
tényleges dátuma.
2Érkeztetési
azonosító
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 30 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
A szerv iratkezelési szabályzata
alapján képzett, meghatározott
formátumú azonosító vagy
SZEÜSZ szolgáltatás esetén
a szolgáltatás által alkalmazott
azonosító.
3Postai azonosítóBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 20 karakterA könyvelt postai küldemény
ragszáma.
4Küldő / feladó neveSzövegmezőMaximum 150 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
Természetes vagy jogi személy.
A szerv által karbantartott
címtárból választható adat,
vagy egyedi adatbevitel, vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
5Küldő / feladó címeBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Felépítése a polgárok
személyi adatainak és
lakcímének nyilvántartásáról
szóló 1992. évi LXVI.
törvény végrehajtásáról
szóló 146/1993. (X. 26.)
Korm. rendelet 15. §
(5)-(6) bekezdése, vagy
a cégbejegyzési eljárás és
a cégnyilvántartás egyes
kérdéseiről szóló 21/2006.
(V. 18.) IM rendelet 1. számú
mellékletében meghatározott
formanyomtatvány
adattartalma szerinti, vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
A szerv által karbantartott
címtárból választható adat,
vagy egyedi adatbevitel, vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
6Küldő e-mail címeFormátumnak
megfelelő
Felhasználó név@gépnév.
domain név.aldomain név.
országazonosító
Maximum 50 karakter
7ÉrkeztetőSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott
címtárból választható
természetes személyre vagy
szervezeti egységre vonatkozó
adat vagy automatizmus által
rögzített adat.
8Érkeztető hely
egyedi azonosítója
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 100 karakterA szerv iratkezelési
szabályzata alapján képzett,
meghatározott formátumú
azonosító (pl.: központi
érkeztető könyv, elektronikus
küldemények érkeztető
könyve).
9Érkeztető hely
munkaállomás /
szerver azonosítója
Betűt és/vagy
számot tartalmazó,
illetve speciális
karakter
Maximum 30 karakterHálózati név / IP cím / gép név /
szerver azonosító
10Érkeztető könyv
megnevezése
SzövegmezőMaximum 100 karakterAz érkeztető könyvhöz kötődő,
a szerv iratkezelési szabályzata
alapján meghatározott
szöveges megnevezés.
11Érkeztető könyv
azonosítója
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 10 karakterA szerv iratkezelési
szabályzata alapján képzett,
meghatározott formátumú
azonosító.
12Érkeztető könyv
nyitásának dátuma
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Az adott érkeztető könyv
elektronikus érkeztető
nyilvántartásban
történő létrehozásának,
megnyitásának időpontja.
13Érkeztető könyv
lezárásának dátuma
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Az adott érkeztető könyv
elektronikus érkeztető
nyilvántartásban történő
lezárásának időpontja.
14Érkeztető könyv
státusza
Logikai mezőVálasztható értéke: Aktív /
inaktív

2. melléklet a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelethez

A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő iktatókönyvi és iktatási metaadatok

1. IKTATÓKÖNYVI ÉS IKTATÁSI METAADATOK

ABCD
MegnevezésMező típusaMező felépítése, korlátozásokMegjegyzés
1Iktatókönyv
azonosítója
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 10 karakterA szerv iratkezelési
szabályzata alapján képzett,
meghatározott formátumú
azonosító.
2Iktatókönyv
megnevezése
SzövegmezőMaximum 100 karakterAz iktatókönyvhöz kötődő,
a szerv iratkezelési szabályzata
alapján meghatározott
szöveges megnevezés.
3Iktatókönyv
státusza
Logikai mezőVálasztható értéke: Aktív /
inaktív
4Iktatókönyv
nyitásának dátuma
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Az adott iktatókönyv
elektronikus iktatókönyvben
történő létrehozásának,
megnyitásának időpontja.
5Iktatókönyv
lezárásának dátuma
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Az adott iktatókönyv
elektronikus iktatókönyvben
történő lezárásának időpontja.
6Iktatóhely egyedi
azonosítója
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 100 karakterA szerv iratkezelési
szabályzata alapján képzett,
meghatározott formátumú
azonosító.
7IktatószámBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterA szerv iratkezelési
szabályzata alapján képzett,
meghatározott formátumú
strukturált adat, az irat egyedi
azonosítója.
8Iktatás időpontjaDátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Az ügyindító irat iktatásának
időpontja.
9IktatóSzövegmezőMaximum 50 karakter, vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
A szerv által karbantartott
címtárból választható
természetes személyre
vagy szervezeti egységre
vonatkozó adat vagy a SZEÜSZ
szolgáltatás által rögzített adat.
Az ügyindító irat iktatója.
10Iktató
munkaállomás /
szerver azonosítója
Betűt és/vagy
számot tartalmazó,
illetve speciális
karakter
Maximum 30 karakterHálózati név / IP cím / gép név /
szerver azonosító
11Beérkezés időpontjaDátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Elektronikus érkeztetés esetén
a dátum és idő adat. Manuális
érkeztetés esetén a beérkezés
tényleges dátuma.
12Beérkezés módjaSzövegmezőMaximum 25 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
A szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei: elsőbbségi,
ajánlott, tértivevény,
értékküldemény, csomag vagy
SZEÜSZ szolgáltatás.
13Érkeztetési
azonosító
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 30 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
A szerv iratkezelési
szabályzata alapján
képzett, meghatározott
formátumú azonosító vagy
SZEÜSZ szolgáltatás esetén
a szolgáltatás által alkalmazott
azonosító.
14Küldés időpontjaDátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Elektronikus küldés esetén
a dátum és idő adat. Manuális
küldés esetén a küldés
tényleges dátuma.
15Küldés módjaSzövegmezőMaximum 25 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
A szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei: elsőbbségi,
ajánlott, tértivevény,
értékküldemény, csomag vagy
SZEÜSZ szolgáltatás.
16Küldő / feladó neveSzövegmezőMaximum 150 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
Természetes vagy jogi személy.
A szerv által karbantartott
címtárból választható adat,
vagy egyedi adatbevitel, vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
17Küldő / feladó címeBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Felépítése a polgárok
személyi adatainak és
lakcímének nyilvántartásáról
szóló 1992. évi LXVI.
törvény végrehajtásáról
szóló 146/1993. (X. 26.)
Korm. rendelet 15. §
(5)-(6) bekezdése, vagy
a cégbejegyzési eljárás és
a cégnyilvántartás egyes
kérdéseiről szóló 21/2006.
(V. 18.) IM rendelet 1. számú
mellékletében meghatározott
formanyomtatvány
adattartalma szerinti, vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
A szerv által karbantartott
címtárból választható adat,
vagy egyedi adatbevitel, vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
18Címzett neveSzövegmezőMaximum 150 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
Természetes vagy jogi személy.
A szerv által karbantartott
címtárból választható adat,
vagy egyedi adatbevitel, vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
19Címzett címeBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Felépítése a polgárok
személyi adatainak és
lakcímének nyilvántartásáról
szóló 1992. évi LXVI.
törvény végrehajtásáról
szóló 146/1993. (X. 26.)
Korm. rendelet 15. §
(5)-(6) bekezdése, vagy
a cégbejegyzési eljárás és
a cégnyilvántartás egyes
kérdéseiről szóló 21/2006.
(V. 18.) IM rendelet 1. számú
mellékletében meghatározott
formanyomtatvány
adattartalma szerinti, vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
A szerv által karbantartott
címtárból választható adat,
vagy egyedi adatbevitel, vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
20Hivatkozási számBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakter vagy
SZEÜSZ szolgáltatás esetén
a szolgáltatás által alkalmazott
azonosító.
A küldő által jelzett iktatószám
vagy SZEÜSZ szolgáltatás
esetén a szolgáltatás által
alkalmazott azonosító.
21Mellékletek számaSzámmező (pozitív
egész szám)
Maximum 3 karakterEgy adott küldemény elemhez
tartozó mellékletek száma.
22Mellékletek
(adathordozó)
típusa
SzövegmezőMaximum 20 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei: papír alapú,
elektronikus formában
benyújtott.
23Mellékletek
(adathordozó)
fajtája
SzövegmezőMaximum 30 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei: papír vagy
elektronikus (CD, DVD,
pendrive).
24ÜgyintézőSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
az irat intézésére és a döntés
előkészítésére kijelölt,
megfelelő jogosultsággal
rendelkező természetes
személy(ek).
25Szervezeti egységSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható
szervezeti egységre vonatkozó
adat, az ügyiratot birtokló
szervezeti egység.
26Ügyirat tárgyaBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 500 karakter
27Elő- és utóiratok
iktatószáma
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterA szerv iratkezelési
szabályzata alapján képzett,
meghatározott formátumú
strukturált adat, az ügyirat
egyedi azonosítója, amely
alapján megállapítható egy
adott ügyirattal szerelési
kapcsolatban lévő további
ügyirat.
28Kezelési utasításokBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 30 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei a közfeladatot
ellátó szervek iratkezelésének
általános követelményeiről
szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm.
rendelet 67. § (1) bekezdése
alapján: "Saját kezű
felbontásra!", "Más szervnek
nem adható át!", "Nem
másolható!", "Kivonat nem
készíthető!",
"Elolvasás után
visszaküldendő!", "Zárt
borítékban tárolandó!".
29Ügyirat ügyintézési
határideje
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Ügyiratonként rögzítendő
adat.
30Ügyintézés módjaSzövegmezőMaximum 30 karakterA szükséges intézkedés
jelölése, értékkészlete
szervenként alakítható ki.
31Ügyirat elintézési
időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.
32Ügyirat lezárási
időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.A közfeladatot ellátó szervek
iratkezelésének általános
követelményeiről szóló
335/2005. (XII. 29.) Korm.
rendelet 64. § (5) bekezdése
alapján ezen időponttól kell
számolni az őrzési időt.
33Irattári tételszámBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 30 karakterA szerv iratkezelési
szabályzata alapján képzett,
meghatározott formátumú
azonosító.
34Irattárba helyezés
dátuma
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Az átmeneti vagy a központi
irattárba helyezés dátuma.

3. melléklet a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelethez

A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő irat és ügyirat metaadatok

1. IRAT METAADATOK

ABCD
MegnevezésMező típusaMező felépítése, korlátozásokMegjegyzés
1Küldő / feladó neveSzövegmezőMaximum 150 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
Természetes vagy jogi személy.
A szerv által karbantartott
címtárból választható adat,
vagy egyedi adatbevitel, vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
2Küldő / feladó címeBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Felépítése a polgárok
személyi adatainak és
lakcímének nyilvántartásáról
szóló 1992. évi LXVI.
törvény végrehajtásáról
szóló 146/1993. (X. 26.)
Korm. rendelet 15. §
(5)-(6) bekezdése, vagy
a cégbejegyzési eljárás és
a cégnyilvántartás egyes
kérdéseiről szóló 21/2006.
(V. 18.) IM rendelet 1. számú
mellékletében meghatározott
formanyomtatvány
adattartalma szerinti, vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
A szerv által karbantartott
címtárból választható adat,
vagy egyedi adatbevitel, vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
3Küldő e-mail címeFormátumnak
megfelelő
Felhasználó név@gépnév.
domain név.aldomain név.
országazonosító
Maximum 50 karakter
4Elektronikus aláírás
érvényessége
Logikai mezőVálasztható értéke: Igen / Nem
5Elektronikus aláírás
lejárati dátuma
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Az az időpont, amíg
az elektronikus aláírás
ellenőrizhető és érvényes.
6Elektronikus
aláírás hitelesítés-
szolgáltató neve
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterElektronikus aláírást
szolgáltató szervezet neve.
7Címzett neveSzövegmezőMaximum 150 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
Természetes vagy jogi személy.
A szerv által karbantartott
címtárból választható adat,
vagy egyedi adatbevitel, vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
8Címzett címeBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Felépítése a polgárok
személyi adatainak és
lakcímének nyilvántartásáról
szóló 1992. évi LXVI.
törvény végrehajtásáról
szóló 146/1993. (X. 26.)
Korm. rendelet 15. §
(5)-(6) bekezdése, vagy
a cégbejegyzési eljárás és
a cégnyilvántartás egyes
kérdéseiről szóló 21/2006.
(V. 18.) IM rendelet 1. számú
mellékletében meghatározott
formanyomtatvány
adattartalma szerinti, vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
A szerv által karbantartott
címtárból választható adat,
vagy egyedi adatbevitel, vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
9Mellékletek számaSzámmező (pozitív
egész szám)
Maximum 3 karakterEgy adott küldemény elemhez
tartozó mellékletek száma.
10Mellékletek
(adathordozó)
típusa
SzövegmezőMaximum 20 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei: papír alapú,
elektronikus formában
benyújtott.
11Mellékletek
(adathordozó)
fajtája
SzövegmezőMaximum 30 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei: papír vagy
elektronikus (CD, DVD,
pendrive).
12Hivatkozási számBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakter vagy
SZEÜSZ szolgáltatás esetén
a szolgáltatás által alkalmazott
azonosító.
A küldő által jelzett iktatószám
vagy SZEÜSZ szolgáltatás
esetén a szolgáltatás által
alkalmazott azonosító.
13Iktatás időpontjaDátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Iktatott irat esetén kötelező,
nem irható felül.
14IktatószámBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterA szerv iratkezelési szabályzata
alapján képzett, meghatározott
formátumú strukturált adat,
az irat egyedi azonosítója.
15IktatóSzövegmezőMaximum 50 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
A szerv által karbantartott
címtárból választható
természetes személyre
vagy szervezeti egységre
vonatkozó adat vagy a SZEÜSZ
szolgáltatás által rögzített adat.
16Iktató
munkaállomás /
szerver azonosítója
Betűt és/vagy
számot tartalmazó,
illetve speciális
karakter
Maximum 30 karakterHálózati név / IP cím / gép név /
szerver azonosító
17Irat tárgyaBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 500 karakter
18Irat irányaSzövegmezőMaximum 20 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei: Kimenő külső,
Kimenő belső, Bejövő külső,
Bejövő belső, Helyben.
19TárgyszavakBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterAz alkalmazható tárgyszavak
értékeit a szerv határozza
meg feladatainak, működési
sajátosságainak megfelelően.
20Csatolt iratBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterA közfeladatot ellátó szervek
iratkezelésének általános
követelményeiről szóló
335/2005. (XII. 29.) Korm.
rendelet 2. § 5. pontjában
meghatározott eljárás szerint
keletkezett irat.
21SzignálóSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott
és bővíthető listából
választható, az irat szignálási
feladatait ellátó, megfelelő
jogosultsággal rendelkező
természetes személy.
Automatikus szignálás esetén
az iratkezelési szabályzatban
meghatározott személy vagy
szervezeti egység.
22Szignálás időpontjaDátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.
23Szignáló utasításaSzövegmezőMaximum 100 karakter
24Irat ügyintézési
határideje
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Iratonként rögzítendő adat.
Az irat határideje nem lehet
hosszabb, mint az ügyirat
határideje.
25ÜgyintézőSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
az irat intézésére és a döntés
előkészítésére kijelölt,
megfelelő jogosultsággal
rendelkező természetes
személy(ek).
26FelelősSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
az irat elintézéséért felelős,
megfelelő jogosultsággal
rendelkező természetes
személy(ek) vagy szervezeti
egység.
27Kezelési utasításokBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 30 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei a közfeladatot
ellátó szervek iratkezelésének
általános követelményeiről
szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm.
rendelet 67. § (1) bekezdése
alapján: "Saját kezű
felbontásra!", "Más szervnek
nem adható át!'; "Nem
másolható!", "Kivonat nem
készíthető!",
"Elolvasás után
visszaküldendő!", "Zárt
borítékban tárolandó!".
28Kezelési
feljegyzések
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 300 karakter
29Irat elintézési
időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Az irat elintézési időpontja
nem lehet hosszabb, mint
az ügyirat elintézési időpontja.
30Egyéb aláíróSzövegmezőMaximum 150 karakterA szerv által karbantartott
és bővíthető listából
választható, egyéb aláírási
feladatokat ellátó, megfelelő
jogosultsággal rendelkező
természetes személy(ek).
31Egyéb aláírás
dátuma
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.
32KiadmányozóSzövegmezőMaximum 150 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
az irat kiadmányozási
feladatait ellátó, megfelelő
jogosultsággal rendelkező
természetes személy(ek).
33Kiadmányozás
dátuma
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.
34Expediált
iratpéldányok
száma
Számmező (pozitív
egész szám)
Maximum 3 karakter
35Expediálás
időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.
36Expediálás módjaSzövegmezőMaximum 25 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
A szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei: posta, futár,
személyes kézbesítés,
e-mail/fax, e-ügyintézés,
SZEÜSZ szolgáltatás.
37ExpediálóSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott
és bővíthető listából
választható, az expediálási
feladatokat ellátó, megfelelő
jogosultsággal rendelkező
természetes személy(ek).

2. IRATPÉLDÁNY METAADATOK

ABCD
MegnevezésMező típusaMező felépítése, korlátozásokMegjegyzés
1IktatószámBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterA szerv iratkezelési szabályzata
alapján képzett, meghatározott
formátumú strukturált adat,
az irat egyedi azonosítója.
2Iratpéldány
sorszáma
Számmező (pozitív
egész szám)
Maximum 3 karakterIratpéldány egyedi azonosítója.
3Iratpéldányt
létrehozó
SzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott
címtárból választható
természetes személy.
4Iratpéldány
létrehozásának
dátuma
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.
5Iratpéldány fajtájaSzövegmezőMaximum 30 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei: papír vagy
elektronikus (CD, DVD,
pendrive).
6Iratpéldány jellegeSzövegmezőMaximum 20 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei: eredeti, másolat,
hiteles másolat, másodlat.
7Kezelési feljegyzésBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 300 karakter
8Iratpéldány
ügyintézési
határidő
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.
9Szervezeti egységSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható
szervezeti egységre vonatkozó
adat, az iratpéldányt birtokló
szervezeti egység.
10Iratpéldány
címzettjének neve
SzövegmezőMaximum 150 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
Természetes vagy jogi személy.
A szerv által karbantartott
címtárból választható adat,
vagy egyedi adatbevitel vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
11Iratpéldány
címzettjének címe
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Felépítése a polgárok
személyi adatainak és
lakcímének nyilvántartásáról
szóló 1992. évi LXVI.
törvény végrehajtásáról
szóló 146/1993. (X. 26.)
Korm. rendelet 15. §
(5)-(6) bekezdése, vagy
a cégbejegyzési eljárás és
a cégnyilvántartás egyes
kérdéseiről szóló 21/2006.
(V. 18.) IM rendelet 1. számú
mellékletében meghatározott
formanyomtatvány
adattartalma szerinti, vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
A szerv által karbantartott
címtárból választható adat,
vagy egyedi adatbevitel vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
12Iratpéldány irányaSzövegmezőMaximum 20 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei: Kimenő külső,
Kimenő belső, Bejövő külső,
Bejövő belső, Helyben.
Ez az érték az irat irányától
eltérő is lehet.
13Expediálás
időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.
14Expediálás módjaSzövegmezőMaximum 25 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
A szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei: posta, futár,
személyes kézbesítés,
e-mail/fax, e-ügyintézés,
SZEÜSZ szolgáltatás.
15ExpediálóSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott
és bővíthető listából
választható, az expediálási
feladatokat ellátó, megfelelő
jogosultsággal rendelkező
természetes személy(ek).
16Küldés módjaSzövegmezőMaximum 25 karakter vagy
a SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
A szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei: elsőbbségi,
ajánlott, tértivevény,
értékküldemény, csomag vagy
SZEÜSZ szolgáltatás.
17Küldés időpontjaDátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Elektronikus ügyintézés
esetén.
18Postára adás
dátuma
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Papír alapú iratkezelés esetén.
19Postai azonosítóBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 20 karakterA könyvelt postai küldemény
ragszáma.
20Sikertelen
kézbesítés
SzövegmezőMaximum 20 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei: "nem kereste",
"címzett ismeretlen".
21Tértivevény
visszaérkezett
Logikai mezőVálasztható értéke: Igen / Nem
22Tértivevény
visszaérkezés
dátuma
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.
23Kézbesítési vélelem
beállta
Logikai mezőVálasztható értéke: Igen / Nem
24Kézbesítési vélelem
beálltának dátuma
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.

3. ÜGYIRAT METAADATOK

ABCD
MegnevezésMező típusaMező felépítése, korlátozásokMegjegyzés
1Iktatás időpontjaDátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Iktatott irat esetén kötelező,
nem irható felül.
2IktatószámBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterA szerv iratkezelési szabályzata
alapján képzett, meghatározott
formátumú strukturált adat,
az ügyirat egyedi azonosítója.
Az ügyindító irat iktatószáma.
3IktatóSzövegmezőMaximum 50 karakter vagy
SZEÜSZ szolgáltatás által
biztosított adat.
A szerv által karbantartott
címtárból választható
természetes személyre
vagy szervezeti egységre
vonatkozó adat vagy a SZEÜSZ
szolgáltatás által rögzített adat.
Az ügyindító irat iktatója.
4Ügyirat tárgyaBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 500 karakter
5Ügyirat típusaSzövegmezőMaximum 25 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei: papír alapú,
elektronikus formátumú,
vegyes ügyirat.
6Határidőbe tétel
időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.
7Határidőbe tétel
lejárata
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.
8Határidőzés
időtartama
Számmező (pozitív
egész szám)
Maximum 3 karakterA határidőbe tétel időpontja
és a lejárat időpontja közötti
időtartam naptári napban
megadva.
9Határidőből kivétel
időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.
10Ügyirat állapotaSzövegmezőMaximum 30 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei: iktatva, szignálva,
törölve, határidőben,
elintézett, átmeneti irattárban,
központi irattárban, selejtezve,
levéltárban.
11Ügy típusaSzövegmezőMaximum 25 karakterA szerv által használt ügytípus
azonosítója.
12TárgyszavakBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterAz alkalmazható tárgyszavak
értékeit a szerv határozza
meg feladatainak, működési
sajátosságainak megfelelően.
13Csatolt ügyiratBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterA közfeladatot ellátó szervek
iratkezelésének általános
követelményeiről szóló
335/2005. (XII. 29.) Korm.
rendelet 2. § (5) bekezdésében
meghatározott eljárás szerint
keletkezett ügyirat.
14Elő- és utóiratok
iktatószáma
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 50 karakterA szerv iratkezelési szabályzata
alapján képzett, meghatározott
formátumú strukturált adat,
az ügyirat egyedi azonosítója,
amely alapján megállapítható
egy adott ügyirattal szerelési
kapcsolatban lévő további
ügyirat.
15SzignálóSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
az ügyirat szignálási
feladatait ellátó, megfelelő
jogosultsággal rendelkező
természetes személy.
Automatikus szignálás esetén
az iratkezelési szabályzatban
meghatározott személy vagy
szervezeti egység.
16Szignálás időpontjaDátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.
17Szignáló utasításaSzövegmezőMaximum 100 karakter
18Ügyirat ügyintézési
határideje
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Ügyiratonként rögzítendő
adat.
19ÜgyintézőSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
az ügyirat intézésére és
a döntés előkészítésére kijelölt,
megfelelő jogosultsággal
rendelkező természetes
személy(ek).
20FelelősSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
az ügy elintézéséért felelős,
megfelelő jogosultsággal
rendelkező természetes
személy(ek) vagy szervezeti
egység.
21Szervezeti egységSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
szervezeti egységre vonatkozó
adat, az ügyiratot birtokló
szervezeti egység.
22Kezelési utasításokBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 30 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei a közfeladatot
ellátó szervek iratkezelésének
általános követelményeiről
szóló 335/2005. (XII. 29.)
Korm. rendelet 67. §
(1) bekezdése alapján: "Saját
kezű felbontásra!", "Más
szervnek nem adható át!",
"Nem másolható!", "Kivonat
nem készíthető!", "Elolvasás
után visszaküldendő!", "Zárt
borítékban tárolandó!".
23Kezelési
feljegyzések
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 300 karakter
24Ügyirat elintézési
időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.
25Ügyirat lezárási
időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.A közfeladatot ellátó szervek
iratkezelésének általános
követelményeiről szóló
335/2005. (XII. 29.) Korm.
rendelet 64. § (5) bekezdése
alapján ezen időponttól kell
számolni az őrzési időt.
26Irattári tételszámBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 30 karakterA szerv iratkezelési szabályzata
alapján képzett, meghatározott
formátumú azonosító.
27Irattárba helyezés
dátuma
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Az átmeneti vagy a központi
irattárba helyezés dátuma.

4. melléklet a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelethez

A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő, az irattári kezelésre, levéltárba adásra, selejtezésre vonatkozó metaadatok

1. IRATTÁRI TERVRE ÉS IRATTÁRRA VONATKOZÓ METAADATOK

ABCD
MegnevezésMező típusaMező felépítése, korlátozásokMegjegyzés
1Irattári tervBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
értékkészlet
Maximum 100 karakterA szerv elsődleges besorolási
sémája.
2Irattári tételszámBetűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 30 karakterA szerv elsődleges besorolási
sémája szerinti azonosítók.
3Irattári tételszám
megnevezése
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 300 karakter
4Megőrzési módSzövegmezőMaximum 30 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
alapértékei: selejtezés,
levéltárba átadás, helyben
őrzendő.
5Őrzési időSzámmező ( pozitív
egész szám)
Maximum 3 karakterÉvekben megadandó egész
szám.
6Átmeneti irattár
megnevezése
SzövegmezőMaximum 100 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
a feladat ellátásában illetékes
szervezeti egység.
7Átmeneti irattári
átvevő
SzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
az átmeneti irattár kezelésére
jogosult természetes személy.
8Átmeneti irattárba
adás dátuma
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Papír alapú ügyirat és
elektronikus ügyirat esetén.
9Átmeneti irattári
átvétel időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Papír alapú ügyirat és
elektronikus ügyirat esetén.
10Átmeneti irattár
munkaállomás /
szerver azonosítója
Betűt és/vagy
számot tartalmazó,
illetve speciális
karakter
Maximum 30 karakterHálózati név / IP cím / gép név /
szerver azonosító
11Központi irattár
megnevezése
SzövegmezőMaximum 100 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
a feladat ellátásában illetékes
szervezeti egység.
12Központi irattári
átvevő
SzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
a központi irattár kezelésére
jogosult természetes személy.
13Központi irattárba
küldés dátuma
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Papír alapú ügyirat és
elektronikus ügyirat esetén.
14Központi irattári
átvétel időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.Papír alapú ügyirat és
elektronikus ügyirat esetén.
15Központi irattár
munkaállomás /
szerver azonosítója
Betűt és/vagy
számot tartalmazó,
illetve speciális
karakter
Maximum 30 karakterHálózati név / IP cím / gép név /
szerver azonosító
16Kölcsönzés
időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.
17KölcsönzőSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
kölcsönzésre jogosult
természetes személy.
18Kölcsönzést
engedélyező
SzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
kölcsönzést engedélyező
természetes személy.
19Kölcsönzési
határidő
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.A kikölcsönzött irat/ügyirat
visszaadásának határideje.
20Visszavétel
időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.A kikölcsönzött irat/ügyirat
visszavételének ideje.
21VisszavevőSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
visszavételre jogosult
természetes személy.

2. AZ ÜGYIRAT SELEJTEZÉSÉRE, LEVÉLTÁRBA ADÁSÁRA VONATKOZÓ METAADATOK

ABCD
MegnevezésMező típusaMező felépítése, korlátozásokMegjegyzés
1Selejtezhetőség
dátuma
Dátummező (év)éééé
2Levéltárba
adhatóság dátuma
Dátummező (év)éééé
3Új őrzési időSzámmező (pozitív
egész szám)
Maximum 3 karakterA selejtezésre előkészítéskor
megállapított további (újabb)
őrzési évek száma (egész
számban megadva).
4Selejtezés időpontjaDátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.
5SelejtezőSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
selejtezésre jogosult
természetes személy.
6Levéltárba adás
dátuma
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.
7Levéltárnak átadóSzövegmezőMaximum 50 karakterA szerv által karbantartott és
bővíthető listából választható,
levéltárba adásra jogosult
természetes személy.

5. melléklet a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelethez

A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő naplózásra vonatkozó metaadatok

1. NAPLÓZÁSRA VONATKOZÓ METAADATOK

ABCD
MegnevezésMező típusaMező felépítése, korlátozásokMegjegyzés
1Műveletet
végrehajtó
felhasználó neve,
szervezeti egysége
SzövegmezőMaximum 100 karakter
2Műveletet
végrehajtó
felhasználó
azonosítója
SzövegmezőMaximum 30 karakter
3Műveletet
végrehajtó
munkaállomásának
azonosítója
Betűt és/vagy
számot tartalmazó,
illetve speciális
karakter
Maximum 50 karakterHálózati név / IP cím / gép név.
Az esemény keletkezési helye,
a belépési pontok azonosítói.
4Műveleti mezőSzövegmezőMaximum 30 karakterA változtatott adatbázis mező
felületen megjelenő címkéje.
5Művelet
végrehajtásának
időpontja
Dátummező (év,
hónap, nap, óra,
perc)
éééé.hh.nn.óó.pp.
6Művelet
megnevezése
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 35 karakterAz ISZ-szel végrehajtott
művelet, alapértékei:
módosítás, törlés, hozzáférés.
7Művelet kimeneteleSzövegmezőVálasztható érték: sikeres /
hibás
8Változtatás előtti
állapot
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 500 karakterAz adat változtatás előtti
értéke.
9Megváltozott
állapot
Betűt és számot
egyaránt tartalmazó
mező
Maximum 500 karakterAz adat változtatását követő
értéke.

Lábjegyzetek:

[1] Hatályon kívül helyezve a 2010. évi CXXX. törvény 12. § -a alapján.

Rendezés: -
Rendezés: -
Kapcsolódó dokumentumok IKONJAI látszódjanak:

Visszaugrás

Ugrás az oldal tetejére