19/2024. (VI. 11.) KIM rendelet
a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet módosításáról
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 36. §-ában kapott felhatalmazás alapján, a Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 182/2022. (V. 24.) Korm. rendelet 128. § 7. pontjában meghatározott feladatkörömben eljárva a következőket rendelem el:
1. § A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet (a továbbiakban: R.) 2. §-a a következő 18a. ponttal egészül ki:
(E rendelet alkalmazásában)
"18a. stratégiai terv: a közlevéltár stratégiai feladatait megalapozó dokumentum, amely a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben (a továbbiakban: Ltv.) és az e rendeletben meghatározott feladatok teljesítése érdekében elemzi a közlevéltár társadalmi és gazdasági környezetét, legalább három-, legfeljebb ötéves időtávban;"
2. § Az R. 3. § (1) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:
"(1) Az Ltv. alapján a Magyar Nemzeti Levéltár (a továbbiakban: MNL) által a közlevéltárakról és a magánlevéltárakról vezetett nyilvántartás - levéltártípusonkénti bontásban - tartalmazza
a) a levéltár - több telephelyen működő levéltár esetében a kutatóteremmel rendelkező telephelyeket is ideértve -nevét, címét, postacímét, telefonszámát, e-mail-címét és honlapjának webcímét;
b) a levéltár kutatóteremmel nem rendelkező telephelyeinek címét és funkcióját;
c) a közlevéltár létrehozásáról rendelkező jogszabály megjelölését vagy az alapító okirat számát, illetve a nyilvános magánlevéltárként történt bejegyzés alapjául szolgáló jogszabály megjelölését vagy a nyilvános magánlevéltárként történő bejegyzés engedélyezéséről szóló, a kultúráért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) által hozott határozat számát;
d) a levéltár vezetőjének nevét;
e) a kutatóterem nyitvatartási idejét; valamint
f) nyilvános magánlevéltár esetében a levéltári anyag használatának, kutathatóságának szabályaira történő hivatkozást."
3. § Az R. 4. alcíme a következő 4/A. §-sal egészül ki:
"4/A. § (1) A közlevéltár legalább három-, legfeljebb ötéves időtartamra intézményi stratégiai tervet dolgoz ki, amelyet a fenntartó hagy jóvá. A stratégiai tervben szükséges meghatározni a gyűjtőterületi, rendezési és segédletezési munkálatok, állományvédelmi feladatok, valamint az őrzött iratanyag feldolgozása, hozzáférése, közzététele és tudományos, oktatási, levéltár-pedagógiai célú felhasználása terén elérni kívánt stratégiai célokat, rögzíteni a stratégiai célokhoz kapcsolódó intézkedéseket, valamint a megvalósítás személyi, tárgyi és költségvetési feltételrendszerét.
(2) A közlevéltár a stratégiai tervét a honlapján a fenntartói jóváhagyást követően haladéktalanul közzéteszi."
4. § (1) Az R. 6. § (6) bekezdés b) pontja helyébe a következő rendelkezés lép:
(A szervnyilvántartás tartalmazza:)
"b) a szerv nevét, címét és postacímét, telefonszámát, e-mail-címét és honlapjának webcímét;"
(2) Az R. 6. §-a a következő (11) bekezdéssel egészül ki:
"(11) Ha a vallási közösség levéltára - az Ltv. 31. § (1) bekezdése szerinti feladatok átvállalásával - gyűjti a közlevéltár illetékességébe tartozó, vallási közösség által fenntartott szerv iratait, a közlevéltár a vallási közösség levéltára részére átadja a kapcsolódó szervdosszié egy hiteles másolatát."
5. § Az R. 9. §-a helyébe a következő rendelkezés lép:
"9. § (1) A közlevéltár a 8. § szerinti ellenőrzés tapasztalatainak figyelembevételével ellenőrzi az illetékességi körébe tartozó iratokat keletkeztető szerv iratainak selejtezését, és a maradandó értéket nem képviselő, selejtezésre kiválogatott iratok megsemmisítését a hozzá megküldött selejtezési jegyzőkönyv záradékolásával engedélyezi. A jegyzőkönyv részét képező iratjegyzékben a selejtezésre javasolt iratokat, legalább irattári tételek szintjén elkülönítve, egyedileg beazonosítható módon sorszám alkalmazásával fel kell tüntetni.
(2) Ha a szerv a selejtezési jegyzőkönyvet papír alapon készíti el, azt legalább két példányban kell a levéltár részére megküldeni.
(3) Elektronikus iratként elkészített selejtezési jegyzőkönyv befogadására a közlevéltár az általa meghatározott, az elektronikus tájékoztatás szabályai szerint elektronikus úton közzétett befogadható formátumok esetében köteles, amelyekről tájékoztatja a közfeladatot ellátó szervet.
(4) A közlevéltár az irattári anyag selejtezésének ellenőrzése során
a) a szerv irattári tervének figyelembevételével megvizsgálja, hogy a selejtezésre javasolt irattári tételek között szerepel-e olyan tétel, amely maradandó értékű iratokat tartalmaz;
b) ha a szervnél végzett ellenőrzései során az irattári terv használatával kapcsolatban hibákat, hiányosságokat tárt fel, vagy a selejtezési jegyzőkönyv alapján kétsége merül fel a selejtezés szabályszerűségét illetően, a helyszínen végzett vizsgálat alapján győződik meg arról, hogy a selejtezésre javasolt iratok között valóban nincs maradandó értékű irat;
c) a szerv által selejtezésre kijelölt iratok közül a tartalmuk alapján maradandó értékűnek ítélt ügyiratokat vagy tételeket visszatarthat abból a célból, hogy azokat - az Ltv.-ben foglaltak szerint - levéltári megőrzésre átvegye.
(5) Az ellenőrzést követően a közlevéltár - a (9) bekezdésben foglalt eltéréssel - a jegyzőkönyv minden példányát az e §-ban foglaltak szerint záradékolja. A záradékolt jegyzőkönyv egy példányának a szervdosszié részeként történő megőrzéséről a levéltár gondoskodik, legalább egy példányát pedig visszaküldi a szerv részére.
(6) Ha a közlevéltár
a) a selejtezést szabályszerűnek találta, a záradék szövege a következő: "A jegyzőkönyv szerint selejtezésre javasolt iratok nem minősülnek maradandó értékűnek, levéltári szempontból megsemmisíthetők.";
b) a selejtezés ellenőrzése során egyes iratokat maradandó értékűként vissza kíván tartani, vagy a selejtezésben hibákat talál, és megállapítja, hogy
ba) az észlelt hiányosságok az egyes iratcsoportok (irattári tételek) egyszerű visszatartásával kiküszöbölhetők, vagy a levéltár egyes ügyiratokat, illetve tételeket maradandó értékűnek ítél, a jegyzőkönyvben *-gal jelöli meg azokat a tételeket, amelyek visszatartását szükségesnek tartja, és a jegyzőkönyvet a következő záradékkal látja el: "A jegyzőkönyv szerint selejtezésre javasolt iratok a *-gal jelölt tételek kivételével nem minősülnek maradandó értékűnek, levéltári szempontból megsemmisíthetők.",
bb) az észlelt hiányosságok miatt az iratanyag egy részében a selejtezési eljárást meg kell ismételni, akkor a jegyzőkönyvben **-gal jelöli meg azokat a tételeket, amelyek visszatartását szükségesnek tartja, és a jegyzőkönyvet a következő záradékkal látja el: "A jegyzőkönyv szerint selejtezésre javasolt iratok a **-gal jelölt tételek kivételével nem minősülnek maradandó értékűnek, levéltári szempontból megsemmisíthetők. A **-gal jelölt tételeket újból selejtezés alá kell vonni az iratkezelési szabályzat mellékletét képező irattári terv alkalmazásával."
(7) Ha a selejtezést az iratokban rendkívüli esemény következtében bekövetkezett helyrehozhatatlan károsodás miatt engedélyezte a közlevéltár, a selejtezési jegykönyvben fel kell tüntetni a kényszerselejtezés pontos okát, a károsodást előidéző esemény leírását. Ha a levéltár meggyőződött az iratok kényszerselejtezésének indokoltságáról, a jegyzőkönyvet a következő záradékkal látja el: "A jegyzőkönyv szerinti iratok károsodás miatti kényszerselejtezését megalapozottnak értékelem, azok megsemmisíthetők."
(8) A selejtezési jegyzőkönyv záradékolását a közlevéltár külön hiteles kiadványba foglaltan is megvalósíthatja. Ebben az esetben, ha a selejtezés ellenőrzése során egyes iratokat maradandó értékűként vissza kíván tartani, vagy a selejtezésben hibákat talál, a selejtezés engedélyezését
a) azon, a selejtezési jegyzőkönyv részét képező iratjegyzékben meghatározott irategységek felsorolásával valósítja meg, amelyeknek a selejtezését nem engedélyezi,
b) azon, a selejtezési jegyzőkönyv részét képező iratjegyzékben meghatározott irategységek felsorolásával valósítja meg, amelyeknek az ismételt selejtezési eljárás alá vonását tartja szükségesnek.
(9) Ha a közlevéltár a selejtezés ellenőrzése során olyan hiányosságokat tapasztal, amelyek az e §-ban foglalt záradékolás alkalmazásával nem kiküszöbölhetőek, a selejtezési jegyzőkönyvet nem záradékolja, és a selejtezési jegyzőkönyv kézhezvételétől számított tizenöt napon belül a szerv vezetőjét legalább tizenöt napos határidő tűzésével hiánypótlásra vagy a selejtezési eljárás megismétlésére szólítja fel. A szervnek küldött levélben pontosan meg kell határozni a selejtezésben észlelt hiányosságokat. A közlevéltár a hiányosságok kiküszöbölésére javaslatot tehet."
6. § Az R. 13. §-a a következő (6) bekezdéssel egészül ki:
"(6) Az Ltv. 31. § (3) bekezdése szerinti jegyzék tartalmazza a vallási közösség levéltára által átvállalt közlevéltári illetékességbe tartozó szerv nevét, címét és postacímét, a közlevéltári illetékesség átvállalásának kezdő- és végnapját, az illetékességi feladatokat gyakorló vallási közösség által fenntartott levéltár megnevezését. A jegyzéket a közlevéltár irattári anyagának maradandó értékű részeként megőrzi, és a honlapján nyilvánosságra hozza."
7. § Az R. 20. §-a helyébe a következő rendelkezés lép:
"20. § (1) A közlevéltárak, illetve a köziratot őrző nyilvános magánlevéltárak raktárhelyiségeinek állapotát az állományvédelmi követelményrendszerben meghatározott szempontok alapján ötévenként minősíteni kell. A minősítést a szakfelügyelet a levéltár közreműködésével végzi.
(2) Ha az (1) bekezdésben foglaltak szerint elvégzett minősítés alapján szükségessé válik, a közlevéltár vagy a köziratot őrző nyilvános magánlevéltár a raktározási kapacitás bővítésére, a tárolásra alkalmatlannak minősített raktárhelyiségek kiváltására, illetve a tárolási körülmények javítására vonatkozóan 6 hónapon belül intézkedési tervet készít, és azt jóváhagyásra megküldi a fenntartó részére."
8. § Az R. 41. §-a a következő (6) bekezdéssel egészül ki:
"(6) Az Ltv. 24. § (3) bekezdése szerinti támogatói állásfoglalást a levéltárnak a miniszter által a kormányzati honlapon közzétett formanyomtatvány alkalmazásával kell benyújtani. Az állásfoglalást a levéltár hitelesített másolatként őrzi meg, eredeti példányát a másolat elkészítését követően a benyújtó részére visszaszolgáltatja."
9. § Az R. 42. §-a a következő (6) és (7) bekezdéssel egészül ki:
"(6) Köziratokat őrző levéltár az azokból történő egyedi adatról tájékoztatás biztosítása érdekében az ügyfélforgalom igényeihez igazodóan, de legalább heti 6 órában személyesen felkereshető ügyfélszolgálatot működtet, valamint az írásbeli megkeresések fogadására postai levelezőcímet és elektronikus levelezési címet vagy hivatalos elektronikus kapcsolattartási módot biztosít, valamint összesen legalább heti 20 órában meghatározott hivatali időben telefonos tájékoztatást nyújt. Az ügyfélszolgálat nyitvatartását és elérhetőségeit a levéltár a honlapján közzéteszi.
(7) A levéltár az e § szerinti nyitvatartási kötelezettségét működésével összefüggő okokból évente legfeljebb összesen hat hét időtartamban szüneteltetheti, amelyről honlapján tájékoztatást nyújt."
10. § Az R. 22. alcíme a következő 43/A. §-sal egészül ki:
"43/A. § (1) A levéltár a tudományos célú kutatást a miniszter által a Levéltári Kollégium javaslata alapján elfogadott formátumú, az állásfoglalást kiadó szerv által kitöltött és hitelesített támogató állásfoglalásra szolgáló formanyomtatvány alapján engedélyezi. A formanyomtatványon szereplő adatok:
a) a kutató neve, születési helye és ideje, anyja neve és személyazonosító okmányának száma,
b) a kutató állampolgársága,
c) a kutató lakcíme,
d) a kutató elérhetősége,
e) a kutatás tárgyának megnevezése,
f) a kutatási téma rövid leírása,
g) a támogató nyilatkozata arról, hogy a kutató által az Ltv. 24. § (3) bekezdése szerinti benyújtott részletes kutatási tervet megvizsgálta, és az abban foglaltak szerinti tudományos tevékenység megvalósítását támogatja,
h) a támogató szerv neve,
i) a támogató szerv székhelye, elérhetősége,
j) annak megjelölése, hogy a tudományos tevékenység közfeladatként történő ellátásának alapja jogszabályon, alapító okiraton, közfeladat-ellátásra vonatkozó szerződésen vagy közhasznú tevékenységen alapul,
k) a tudományos tevékenység közfeladatként történő ellátásának pontos jogcíme (jogszabályi hivatkozás, a közfeladat-ellátásra irányuló szerződés, alapító okirat vagy létesítő okirat vonatkozó rendelkezésének megjelölése),
l) az adatkezelés helye,
m) ha a támogató állásfoglalás kiállítójának székhelye vagy az adatkezelés helye nem EGT-tagállamban van, a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló, 2016. április 27-i (EU) 2016/679 európai parlamenti és tanácsi rendelet (a továbbiakban: általános adatvédelmi rendelet) előírásainak megfelelő adatkezelés alapja,
n) a kiállítás dátuma,
o) az állásfoglalás kiadására jogosult neve, beosztása.
(2) A levéltár a támogató állásfoglalást akkor fogadja el, ha annak kiadója az állásfoglalás kiadására vonatkozó jogosultságát igazolja, olyan módon, hogy ha a tudományos feladatát
a) jogszabályon alapuló állami vagy önkormányzati feladatként látja el, akkor az erre vonatkozó pontos jogszabályhelyet feltünteti, vagy ha jogszabály nem nevesíti egyértelműen a támogató állásfoglalást kiadó szervet, akkor az a feladat ellátását rögzítő alapító okirat másolatát a támogató állásfoglaláshoz szereli,
b) jogszabályon alapuló tudományos feladatellátásra vonatkozó közfeladat-ellátási szerződés alapján látja el, akkor a szerződés másolatát - az üzleti titkot tartalmazó részek olvashatatlanná tételével - az állásfoglaláshoz szereli,
c) közhasznú tevékenységként látja el, akkor az ezt igazoló létesítő okirat másolatát a támogató állásfoglaláshoz szereli,
d) külföldi szervezetként az a)-c) pontnak megfeleltethető jogalappal látja el, és az ezt hitelt érdemlően alátámasztó okiratokat a támogató állásfoglaláshoz szereli.
(3) Ha a támogató állásfoglalást az Európai Gazdasági Térségen kívüli székhellyel rendelkező szervezet állította ki, az állásfoglalás akkor fogadható el, ha megfelel a (2) bekezdésben foglaltaknak, és a támogató szervezet hitelt érdemlően igazolja az általános adatvédelmi rendelet előírásainak megfelelő adatkezelés követelményeinek való megfelelését.
(4) A támogató állásfoglalás akkor érvényes, ha azt a támogató szerv képviselője vagy erre jogosult munkatársa kiadmányozta. Ha a kiadmányozó nem a szerv képviselője, akkor a jogosultságot igazoló belső szabályzat vonatkozó szakaszának másolatban történő benyújtása is szükséges az érvényességhez.
(5) A nem magyar nyelven kiállított támogató állásfoglalást és azok mellékleteit a kutató - a (6) bekezdés szerinti kivétellel - azok hiteles magyar nyelvű fordításával együtt nyújtja be a levéltárnak.
(6) A levéltár a kutatási szabályzatában rögzíti, hogy mely idegen nyelveken fogadja be a támogató állásfoglalásokat, illetve azok mellékleteit.
(7) A támogató állásfoglalást a kutató a hiteles elektronikus formában küldheti meg, vagy papír alapon személyesen mutathatja be a levéltárban. Utóbbi esetben a levéltár arról másolatot készít, amelyet a másolat készítője hitelesít, az eredeti példányt pedig a kutató részére visszaadja. A levéltár a tudományos kutatás iránti kérelmet a kérelem beérkezésétől számított tizenöt napon belül bírálja el.
(8) Ha a támogató állásfoglalás nem felel meg az e §-ban rögzített formai és tartalmi követelményeknek, a levéltár azt elutasítja. Elutasításról szóló döntésében a levéltár megjelöli annak pontos okát, és tájékoztatja a kutatót az Ltv. szerinti jogorvoslati lehetőségekről.
(9) A tudományos kutatás tényleges megkezdése előtt a levéltár tájékoztatja a kutatót, hogy a levéltári anyag kutatása során megismert személyes adatot köteles a személyes adatok védelmére vonatkozó jogszabályok rendelkezései szerint kezelni, aki ennek tudomásulvételéről írásban nyilatkozik.
(10) A levéltár a támogató állásfoglalás hiteles másolatát és a kutató (9) bekezdés szerinti nyilatkozatát a kutatói adatlappal együtt őrzi meg.
(11) A levéltár a tudományos támogató állásfoglalásokat a kiállításuktól számított harmadik naptári év végéig fogadja el. Ennek letelte után új állásfoglalás kiállítása szükséges."
11. § Az R. 44. §-a a következő (8) bekezdéssel egészül ki:
"(8) A levéltár a kutatói kérőlap leadását papír alapon és elektronikus formában is biztosítja. Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló törvény szerinti elektronikus ügyintézést biztosító szervnek minősülő levéltár kivételével, ha az elektronikus formátumú kutatói kérőlap esetén nem biztosítható annak hitelesítése, akkor a hitelesítést papír alapon, a kérés teljesítésekor kell elvégezni."
12. § Az R. 54. § (1)-(3) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:
"(1) Eredeti levéltári anyag kiállítási célból, csak annak kifogástalan állapota esetében, meghatározott időtartamra, annak megóvásához és biztonságos őrzéséhez szükséges körülmények biztosítása esetén kölcsönözhető. Ennek hiányában a kölcsönzési igény csak a megrendelő költségére előállított másolattal teljesíthető.
(2) A kölcsönvevő biztosítja a kölcsönadó levéltár részére az (1) bekezdésben foglalt körülmények ellenőrzésének lehetőségét a kiállítást megelőzően, valamint a kölcsönzés időtartama alatt.
(3) A kölcsönzési igény elbírálása a levéltár vezetőjének hatásköre."
13. § Az R. 31. alcíme helyébe a következő rendelkezés lép:
"31. Állományvédelmi célú kölcsönzés
56. § (1) A levéltár az őrzésében lévő levéltári anyagot állományvédelmi célból kizárólag meghatározott időtartamra, az annak megóvásához és biztonságos őrzéséhez szükséges körülmények biztosítása esetén adhatja át, ha a kölcsönzés célja az iratanyag
a) reprodukálása,
b) konzerválása, restaurálása vagy
c) köttetése.
(2) Az állományvédelmi célú kölcsönzési eljárás során a kölcsönadó a levéltári anyagot
a) reprodukálás esetén a levéltári anyag reprodukálásának szabályai szerint készített,
b) konzerválás, restaurálás és könyvkötés esetén a célnak megfelelő részletességű jegyzék kíséretében adja át."
14. § Az R. VI. Fejezete a következő 32. alcímmel egészül ki:
"32. Közlevéltárakra vonatkozó általános követelmények
56/A. § A közlevéltár saját iratkezelése során köteles iratkezelési szoftvert alkalmazni."
15. § Az R.
a) 2. § 9. pontjában az "egy raktári egységet" szövegrész helyébe az "általában egy raktári egységet" szöveg,
b) 17. § (1) bekezdésében a "múzeum" szövegrész helyébe a "muzeális intézmény" szöveg,
c) 24. §-ában a "biztonsága" szövegrész helyébe a "biztonságos megőrzése" szöveg,
d) 40. § (1) bekezdésében az "ajánlás" szövegrész helyébe az "ajánlásban" szöveg,
e) 49. § (1) bekezdés d) pontjában az "a működési célú" szövegrész helyébe az "az állományvédelmi célú" szöveg
lép.
16. § Hatályát veszti az R. 47. § (11) bekezdése.
17. § (1) Ez a rendelet - a (2) bekezdésben foglalt kivétellel - 2024. július 1-jén lép hatályba.
(2) A 14. § 2025. január 1-jén lép hatályba.
Csák János s. k.,
kultúráért és innovációért felelős miniszter