11/2014. (III. 31.) NFM utasítás

az illetményszámfejtés eljárási rendjéről

A központosított illetményszámfejtés szabályairól szóló 422/2012. (XII. 29.) Korm. rendelet előírásai alapján - figyelemmel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára - a Nemzeti Fejlesztési Minisztériumnál a központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokat és eljárási rendet az alábbiak szerint szabályozom:

1. Az utasítás hatálya

1. § Az utasítás hatálya a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: NFM) mint illetményszámfejtő helyet működtető költségvetési szerv állami vezetői, miniszteri biztosai, az NFM-mel kormányzati szolgálati jogviszonyban álló kormánytisztviselők és kormányzati ügykezelők, munkaviszonyban álló munkavállalók, valamint munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban állók (ösztöndíjas foglalkoztatottak, prémium évek programba helyezettek) (a továbbiakban együtt: foglalkoztatott) illetményének és egyéb járandóságainak számfejtésével összefüggő feladatokra terjed ki.

2. Értelmező rendelkezések

2. § Az utasítás alkalmazásában

1. központosított illetményszámfejtés: a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: MÁK) által biztosított egységes illetményszámfejtési, eljárási és információs rendszer, amely az NFM-ben foglalkoztatottak illetményének számfejtésére és a kapcsolódó adatszolgáltatásra terjed ki;

2. NFM illetményszámfejtő hely: az NFM Gazdálkodási Főosztálya (a továbbiakban: GF).

3. Az illetményszámfejtés működése

3. § (1) A központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokat a MÁK és az NFM illetményszámfejtő hely közösen látja el.

(2) A MÁK illetményszámfejtési feladatait a MÁK és az NFM között létrejött Együttműködési Megállapodás tartalmazza.

(3) Az NFM illetményszámfejtő hely feladatai magukban foglalják az illetményszámfejtés előkészítését, az adatszolgáltatást, az illetményszámfejtés ellenőrzését, valamint a nem rendszeres és külső személyi juttatások intézményi ágon történő számfejtését.

4. Az NFM illetményszámfejtő hely rendszeres illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatai

4. § (1) Az illetményszámfejtés előkészítése során az NFM illetményszámfejtő hely végzi a foglalkoztatottakkal kapcsolatos dokumentumok (jogviszony létesítése, módosítása, megszűnése, megszüntetése), a járandóságokat terhelő levonásokkal, az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásaival összefüggő iratok, bizonylatok felülvizsgálatát, összeállítását és a MÁK felé történő továbbítását a (2)-(8) bekezdésben foglaltak szerint.

(2) Az NFM illetményszámfejtő hely a Személyügyi Főosztály (a továbbiakban: SZF) által megküldött, az (1) bekezdés szerinti jogviszonyok létesítésével kapcsolatos alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére:[1]

a) kinevezés;

b) adatfelvételi lap a foglalkoztatott törzsadatairól;

c) előző munkáltatótól kapott igazolások: adó adatlap, levonásokkal kapcsolatos nyilatkozatok, munkaviszony igazolás, igazolás az egészségbiztosítási ellátásokhoz (az előző jogviszonyból származó igazolások hiányában a foglalkoztatott nyilatkozata a köztartozás-mentességről);

d) TB kiskönyv (ennek hiányában a foglalkoztatott nyilatkozata arról, hogy azt kiadni, pótolni nem tudja);

e) letiltások (köztartozások, gyermektartási díj esetén);

f) levonásokkal kapcsolatos nyilatkozatok (szakszervezeti tagság, önkéntes nyugdíj- és egészségpénztári saját rész, meghatalmazás folyószámlára való fix összegű utalásról);

g) önkéntes nyugdíjpénztári belépési nyilatkozat;

h) egészségpénztári belépési nyilatkozat;

i) cafetéria-nyilatkozat;

j) ösztöndíjas foglalkoztatott esetén a vonatkozó szerződés, adatfelvételi lap;

k) prémiuméves foglalkoztatott, valamint különleges foglalkoztatási állományba helyezett esetén a foglalkoztatásról szóló megállapodás meghosszabbítása.

(3) Az NFM illetményszámfejtő hely az SZF által megküldött, az (1) bekezdés szerinti jogviszonyok megszüntetésével kapcsolatos alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére:[2]

a) jogviszonyt megszüntető dokumentum;

b) cafetéria-elszámolás;

c) elszámoló lap.

(4) Az NFM illetményszámfejtő hely a (2) és (3) bekezdésben foglaltakon túlmenően az alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére:

a) jogviszony-módosítások, átsorolások, kinevezés-módosítások dokumentumai;

b) az önálló szervezeti egységek által megküldött távolmaradási jelentések alapján az igazolt és igazolatlan távollétek, betegség miatti távollétek, gyermek gondozása, ápolása miatti távollétek rögzített állománya;

c)[3] egészségbiztosítási ellátásokkal (táppénz, üzemi baleseti táppénz, csecsemőgondozási díj, gyermekgondozási díj) kapcsolatos igazolások, igénybejelentések;

d) a bírósági letiltás alapján történő végrehajtás (egyidejűleg az érintett munkatárs, valamint a letiltás érvényesítését kérő személy értesítése a letiltás foganatosításáról);

e) egyéb, az illetményszámfejtést érintő változás dokumentumai (önkéntes kölcsönös nyugdíj- vagy egészségpénztári belépés, átlépés);

f) jogalap nélküli kifizetések esetén (pl. munkabér túlfizetés) a visszafizetésről szóló határozat eredeti példánya;

g) szervezeti átalakulás esetén az egyes önálló szervezeti egységek részére biztosított azonosító kódok.

(5) A MÁK illetményszámfejtés zárását követően megküldött havi számfejtési ütemterv alapján a SZIF a főszámfejtés zárását megelőzően legkésőbb két nappal az NFM illetményszámfejtő hely rendelkezésére bocsátja a tárgyhónapban jogviszonyt létesítők jogviszonyt létesítő okiratait.

(6) Az NFM illetményszámfejtő hely ellenőrzi a MÁK által végzett havi illetményszámfejtést, majd a javításokat, módosításokat megküldi a MÁK részére.

(7) A MÁK által végzett havi főszámfejtést követően az NFM illetményszámfejtő hely az E-adattárból letöltött alábbi utalási állományok alapján gondoskodik az utalásról:

a) MÁK által elszámolt nettó járandóságok;

b) pénzbeli egészségbiztosítási ellátások;

c) letiltások, levonások;

d) önkéntes kölcsönös nyugdíj- és egészségpénztári egyéni tagdíjak és munkáltatói kiegészítések;

e) nem rendszeres ágon számfejtett kifizetések.

(8) Az NFM illetményszámfejtő hely feladata az (1)-(7) bekezdésben foglaltakon túlmenően:

a) a munkáltatói szerződések megkötésének előkészítése az önkéntes kölcsönös nyugdíj-, valamint egészségpénztárakkal;

b) az önkéntes nyugdíj- és egészségpénztári bevallással kapcsolatban a MÁK által megküldött összesített, pénztárankénti lista ellenőrzése és továbbítása a pénztárak felé;

c) a jövedelemre vonatkozó igazolások, valamint az Európai Egészségbiztosítási Kártya igénylésére szolgáló igazolások kiadása;

d) a személyi jövedelemadó bevallással kapcsolatos munkáltatói igazolások, nyilatkozatok, aláíróívek kiadása az önálló szervezeti egységek részére (az év közben megszűnt jogviszony esetén a munkáltatói igazolás megküldése a foglalkoztatott lakcímére);

e) az adóbevallással kapcsolatos nyilatkozatok, kedvezményre jogosító igazolások megküldése a MÁK részére;

f) az éves adóelszámolások, aláírólisták megküldése az önálló szervezeti egységek részére, a visszaérkező listák továbbítása a MÁK felé;

g) a fővárosi és megyei kormányhivatalok megkereséseire vonatkozó adatszolgáltatás;

h) a munkáltató részére szükséges éves, havi, napi szintű kimutatások előállítása a központosított lekérdező rendszer segítségével.

5. Az NFM illetményszámfejtő hely nem rendszeres illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatai

5. § (1) Az NFM illetményszámfejtő hely az alábbi, nem rendszeres kifizetéseket rögzíti a központosított illetményszámfejtési rendszerben:

a) deviza napidíj a GF elszámolása alapján;

b)[4] kitüntetésekkel járó pénzjutalom az SZF feljegyzése alapján;

c)[5] célfeladathoz kötődő céljuttatás a nemzeti fejlesztési miniszter (a továbbiakban: miniszter) által jóváhagyott teljesítésigazolások alapján, amelyeket az SZF továbbít az NFM illetményszámfejtő hely részére;

d)[6] teljesítményértékelő rendszerhez kapcsolódó jutalom a miniszter által jóváhagyott lista alapján, amelyet az SZF továbbít az NFM illetményszámfejtő hely részére;

e) utazási költségtérítés a GF elszámolása alapján;

f) rendszeres ágon nem számfejthető természetbeni juttatások az egyéni cafetéria-nyilatkozatok alapján;

g) személyhez nem köthető egyéb kifizetések (pl. szakmai képzések költsége) a GF összesítője alapján;

h) számlával elszámoló személyek juttatásai a GF elszámolási bizonylata alapján.

(2) Az NFM illetményszámfejtő hely végzi a megbízási díjak számfejtését a részére megküldött teljesítésigazolások alapján, valamint a változóbérek számfejtését (pl. szabadidő-megváltás, helyettesítési díj) a SZIF feljegyzése alapján.

6. Az illetmények kifizetése

6. § (1) Az illetmény kifizetésének napja legkésőbb a tárgyhónapot követő hónap 5. napja, amennyiben ez a nap szabadvagy munkaszüneti nap, akkor az azt megelőző munkanap. A fizetési jegyzékek kiadásának napja legkésőbb a tárgyhónapot követő hónap 10. napja.

(2) A rendszeres juttatások számfejtésének időszaka a tárgyhónap, amely hónap közben létesített jogviszony esetén az első munkanaptól a tárgyhó utolsó napjáig terjed.

(3) A változó bérek és az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásainak elszámolási időszaka - a távolmaradási jelentés alapján - a tárgyhónapot megelőző hónap 1. napjától a hónap utolsó napjáig tart.

7. Záró rendelkezések

7. § (1) Ez az utasítás 2014. április 1-jén lép hatályba.

(2) Hatályát veszti az illetményszámfejtés eljárási rendjéről szóló 19/2013. (V. 17.) NFM utasítás, valamint a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium lakáscélú támogatási rendszeréről szóló 20/2009. (III. 20.) KHEM utasítás.

8. §[7] Az illetményszámfejtés eljárási rendjéről szóló 11/2014. (III. 31.) NFM utasítás módosításáról szóló 4/2015. (II. 20.) NFM utasítás 2. §-ával módosított 4. § (4) bekezdés c) pontjának a csecsemőgondozási díj elnevezésére vonatkozó rendelkezését a 2015. január 1. napját követően született gyermekek esetében kell alkalmazni.

Németh Lászlóné s. k.,

nemzeti fejlesztési miniszter