17/2012. (IV. 21.) BM utasítás

a Belügyminisztérium hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről szóló szabályzat kiadásáról

Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 10. § (5) bekezdésében foglaltaknak megfelelően, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott feladatkörömben eljárva - tekintettel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára - kiadom a következő utasítást:

1. § A Belügyminisztérium hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről szóló szabályzatot a jelen utasítás mellékletében foglaltak szerint határozom meg.

2. § Az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, rendelkezéseit a folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.

3. § Hatályát veszti a Belügyminisztérium hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről szóló szabályzat kiadásáról szóló 12/2010. (X. 29.) BM utasítás.

Dr. Pintér Sándor s. k.,

belügyminiszter

Melléklet a 17/2012. (IV. 21.) BM utasításhoz

I.Az utasítás hatálya

1. Az utasítás hatálya a Belügyminisztérium hivatali szervezeteire (a továbbiakban: BM Igazgatás) terjed ki.

2. Az utasítás hatálya a BM Igazgatás előirányzatának, valamint az európai uniós források BM Igazgatáson keresztül történő felhasználására terjed ki.

II.Általános szabályok

3. A BM Igazgatás kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről szóló jelen szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.), az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) vonatkozó rendelkezéseinek betartásával kell alkalmazni.

III.Értelmező rendelkezések

4. Jelen utasítás alkalmazásában:

a) Érvényesítés: az Ávr. 58. § (1) bekezdésében foglaltak szerinti eljárás.

b) Jogi ellenjegyzés: annak írásban történő előzetes igazolása, hogy a kötelezettségvállalás dokumentuma az alaki, tartalmi követelményeknek, jogszabályoknak, a közjogi szervezetszabályozó eszközöknek megfelel a bruttó 10 millió forint értékhatárú, vagy azt meghaladó kötelezettségvállalások körében, és a jogszabály által jogtanácsosi, ügyvédi, jogi ellenjegyzéshez kötött szerződések körében, valamint a megbízási szerződésekre vonatkozóan értékhatártól függetlenül.

c) Jogi ellenjegyző: a Peres Képviseleti és Szerződés-előkészítő Főosztály (a továbbiakban: PKSzF) vezetője, jogtanácsosa vagy a PKSzF hatáskörében eljáró ügyvéd.

d) Jogi vizsgálat: a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: PEF) munkatársa által végzett, a kötelezettségvállalás dokumentumának jogi szempontú vizsgálata a bruttó 10 millió forint értékhatárt el nem érő kötelezettségvállalások körében, kivéve a jogszabály által jogtanácsosi, ügyvédi vizsgálathoz, jogi ellenjegyzéshez kötött szerződések, valamint a megbízási szerződések értékhatártól függetlenül.

e) Jogi vizsgáló: a PEF jogi vizsgálatra felhatalmazott munkatársa.

f) Keretgazda: A 7. pontban meghatározottak szerint felhatalmazott személyek.

g) Költségvetési keret: olyan keretösszeg, amely felett a 6. pontban meghatározott kötelezettségvállalásra jogosult rendelkezik, jelen Szabályzat szerint.

h) Kötelezettségvállalás: az Áht. 2. § (1) bekezdés o) pontjában, valamint az Ávr. 45. § (1) bekezdésében foglaltak szerint.

i) Pénzügyi ellenjegyzés: az Ávr. 54. § (1) bekezdésében foglaltak szerint.

j) Pénzügyi ellenjegyző: a PEF főosztályvezetője vagy az általa írásban felhatalmazott vezető személy.

k) Szakmai teljesítésigazolás: Ávr. 57. § (1) bekezdésében foglaltak szerint.

l) Utalvány-ellenjegyző: a PEF főosztályvezetője vagy az általa írásban kijelölt személy, aki a pénzügyi ellenjegyzésre vonatkozó szabályok megfelelő alkalmazásával az utalvány ellenjegyzése során meggyőződik arról, hogy a teljesítés igazolása és az érvényesítés megtörtént-e.

m) Utalványozás: a kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának írásbeli elrendelése.

IV. Kötelezettségvállalás

5. Kötelezettséget vállalni a BM Szervezeti és Működési Szabályzatában (a továbbiakban: SZMSZ) meghatározott feladatok célszerű és hatékony ellátására, pénzügyi ellenjegyzés és jogi ellenjegyzés vagy vizsgálat után írásban lehet. Nem szükséges írásbeli kötelezettségvállalás az előzetesen készpénzben kiadott beszerzési előleg terhére történő, gazdasági eseményenként egyszázezer forintot el nem érő beszerzés esetében.

6. A BM Igazgatás költségvetése terhére kötelezettségvállalásra jogosultak az SZMSZ-ben meghatározott feladataik alapján:

a) korlátlan összegű:

- belügyminiszter (a továbbiakban: miniszter);

- közigazgatási államtitkár;

- gazdasági és informatikai helyettes államtitkár;

- miniszteri kabinetfőnök;

b) gazdasági eseményenként ötvenmillió forint értékhatárig:

- európai uniós és nemzetközi helyettes államtitkár;

c) gazdasági eseményenként ötmillió forint értékhatárig:

- keretgazdák;

d) európai uniós projektek esetén a kötelezettségvállalásra jogosultakat egyedi miniszteri felhatalmazás határozza meg.

7. A kötelezettségvállalási, keretgazdai, a kötelezettségvállalás ellenjegyzési, az érvényesítési, az utalványozási, az utalvány-ellenjegyzési, a szakmai teljesítés igazolási, valamint a jogi ellenjegyzési és jogi vizsgálati jogkörök gyakorlását - az erre feljogosított személyek, valamint a távollétükben ezen jogosultságot gyakorló személyek névjegyzékének és aláírásmintájának jóváhagyásával, a PEF vezetőjének javaslatára, a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár egyetértésével - a közigazgatási államtitkár engedélyezi.

8. A kötelezettségvállalásra jogosultak a BM Igazgatás feladatainak végrehajtása érdekében fizetési, vagy más teljesítési kötelezettséget a jelen utasítás 6. pontjában meghatározott értékhatárig vállalhatnak.

9. Kötelezettséget a költségvetési év kiadási előirányzata terhére akkor lehet vállalni, ha a pénzügyi teljesítés a tárgyévet követő június 30-ig megtörténik.

10. Több év előirányzatait tartalmazó kötelezettségvállalás az Ávr. 46. § (2) bekezdésében és a 47-49. §-ban foglaltak szerint köthető. Szükség esetén az államháztartásért felelős miniszter engedélyének beszerzéséről a kötelezettségvállalásra jogosult kezdeményezésére a PEF gondoskodik az Ávr. 48. § (1) bekezdés a) és b) pontjában és az Ávr. 48. § (2) bekezdés a) és b) pontjában foglaltak szerint.

11. A PEF a kötelezettségvállalások nyilvántartását a KGR Forrás SQL integrált pénzügyi számviteli ügyviteli rendszerben vezeti az Ávr. 56. § (1) és (2) bekezdésében foglaltak szerint.

12. A PEF gondoskodik a kötelezettségvállalás Kincstár felé történő bejelentéséről az Ávr. 7. melléklet 16. pontja szerint.

13. A bejelentést a PEF elektronikusan teszi meg.

14. A felhalmozási előirányzatok felhasználása teljesítésarányos előirányzat-finanszírozási terv alapján történik. Az előirányzat-finanszírozási tervet a PEF Intézmény-gazdálkodási Osztálya készíti és vezeti az Ávr. 129. § (1) bekezdésében meghatározott rend szerint, és a PEF Fejezeti Költségvetési és Kontrolling Osztályánál kezdeményezi a teljesítésarányos támogatási keretnyitás kincstári ügyintézését.

15. A PEF Intézmény-gazdálkodási Osztálya az Ávr. 122. § (1) bekezdése szerinti likviditási tervet készít, melyet havonta felülvizsgál.

16. A kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódóan a PEF olyan naprakész analitikus nyilvántartást köteles vezetni, amelyből megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege.

17. A kötelezettségvállalás módosításának eljárási rendje megegyezik a kötelezettségvállalás eljárási rendjével.

18. A gazdasági eseményenként egyszázezer forintot meg nem haladó kötelezettségvállalások eljárási rendje megegyezik az egyszázezer forintot meghaladó kötelezettségvállalások eljárási rendjével az 5. pontban meghatározottak figyelembevételével.

V.Kötelezettségvállalás és utalványozás ellenjegyzése

19. A pénzügyi ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie az Ávr. 54. § (1) bekezdésében foglaltakról. A pénzügyi ellenjegyző feladata ellátásához szükség szerint szakértőt vehet igénybe jelen Szabályzatban foglaltak szerint.

20. Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a 19. pontban előírtaknak, a pénzügyi ellenjegyzésre jogosult erről írásban tájékoztatja a kötelezettségvállalót, a közigazgatási államtitkárt és a gazdasági és informatikai helyettes államtitkárt. Az ellenjegyzőnek a kötelezettségvállalást vagy utalványozást egyet nem értése esetén akkor kell ellenjegyeznie, ha erre a közigazgatási államtitkár írásban utasítja. Ebben az esetben a kötelezettségvállalás dokumentumát "A kötelezettségvállalás/utalványozás ellenjegyzése utasításra történt" záradékkal kell ellátnia. Az ellenjegyző ebben az esetben haladéktalanul írásban értesíti a minisztert, aki a tájékoztatás kézhez vételétől számított nyolc munkanapon belül köteles kivizsgálni és kezdeményezni az esetleges felelősségre vonást.

21. A pénzügyi ellenjegyzés az ellenjegyzésre jogosult aláírásával, szervezeti egységének feltüntetésével, dátummal és az alábbi szöveggel történik: "Pénzügyi ellenjegyzés".

VI.A teljesítés igazolása

22. A teljesítés igazolásra jogosultnak a kiadás teljesítésének elrendelése előtt, és az Áht. 36. § (2) bekezdésében foglaltakon kívüli fizetési kötelezettségekre vonatkozóan az okmányok alapján ellenőrizni és igazolni kell az Ávr. 57. § (1) bekezdésében foglaltakat.

23. A szakmai teljesítésigazolás az erre a célra rendszeresített "Teljesítésigazolás" elnevezésű, az utasítás 1. számú függeléke szerinti nyomtatványon történik, amelyen a szakmai teljesítést az arra jogosult személynek az igazolás dátumának rávezetésével és aláírásával kell igazolnia.

24. Az Európai Unió által finanszírozott projektekhez kapcsolódó kifizetések esetén a kifizetés kezdeményezése az 1. számú függelék mellett az erre a célra rendszeresített 2. számú függelék szerinti "Kifizetés kezdeményezése" nyomtatványon történik a jelen Szabályzatban foglaltak szerint.

VII.Érvényesítés

25. A teljesítésigazolás alapján az érvényesítőnek az Ávr. 58. § (1) és (3) bekezdésében foglaltak szerint kell eljárnia.

26. Ha az érvényesítő az Ávr. 58. § (1) bekezdésben foglaltak megsértését tapasztalja, köteles ezt jelezni az utalványozónak. Az érvényesítés nem tagadható meg, ha ezt követően az utalványozó erre írásban utasítja az érvényesítőt. A további eljárásra a 20. pontban foglalt szabályokat kell alkalmazni.

VIII.Utalványozás

27. Az utalványozásra jogosultnak az utalványozást az Ávr. 59. § (1), (2) és (6) bekezdésében foglaltak szerint kell elvégeznie.

28. Az utalványrendeletben fel kell tüntetni az Ávr. 59. § (3) bekezdésében foglaltakat, figyelemmel az Ávr. 59. § (4) bekezdésében foglaltakra.

29. Nem kell utalványozni az Ávr. 59. § (5) bekezdésében foglaltakat.

IX.Összeférhetetlenségi szabályok

30. Az összeférhetetlenségi szabályokra az Ávr. 60. § (1) és (2) bekezdésében foglaltakat kell alkalmazni.

X.A keretgazdálkodás

31. Amennyiben a tárgyévi költségvetés lehetővé teszi, a PEF által elkészített elemi költségvetés jóváhagyását követő 30 napon belül, a PEF vezetője által készített felterjesztés alapján - a gazdasági és informatikai helyettes államtitkár egyetértésével -, a közigazgatási államtitkár dönt a keretgazdák által felhasználható éves keretösszegről. A döntésről a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőt a PEF vezetője visszaigazolással értesíti.

32. A tárgyév november 30. napjáig kötelezettségvállalással nem terhelt keretösszeg felhasználható a BM Igazgatás működésére jelen Szabályzatban foglaltak szerint.

XI.Eljárási rend

1. Az igény felmerülése

33. Az igény felmerülését követően a lehetséges szerződéses partner felkutatása és a kötelezettségvállalás kezdeményezése az adott szakmai feladattal érintett szervezeti egység (a továbbiakban: Kezdeményező) feladata.

2.Értékhatár vizsgálata, a kötelezettségvállalás dokumentumának előkészítése

34. Az értékhatár vizsgálata során a Kezdeményező megállapítja, hogy a szerződéshez szükség van-e a BM Beszerzési Szabályzata szerinti valamely eljárásra (a továbbiakban: beszerzési eljárás).

35. Az értékhatár vizsgálata során a Kezdeményező figyelembe veszi a tárgy évi közbeszerzési tervet, a belső honlapon (Intranet) közzétett közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések tervét és adatszolgáltatást kér a kötelezettségvállalás tárgyára vonatkozóan a PEF által vezetett kötelezettségvállalási nyilvántartásból.

36. Amennyiben nincs szükség beszerzési eljárásra, és a kötelezettségvállalás tárgya egyszerű, teljesítése rövid határidőn belül történik, szerződés helyett írásbeli megrendelés is alkalmazható. A megrendelés szövegének elkészítése a Kezdeményező feladata. A megrendelésnek tartalmaznia kell különösen a megrendelő és a partner azonosítására alkalmas adatokat (név, székhely, adószám), a megrendelés tárgyát a mennyiségi és minőségi jellemzők meghatározásával, a teljesítés határidejét, az ellenértéket. A megrendelést kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek kell aláírnia, pénzügyi ellenjegyzést követően.

37. A büntetés-végrehajtási szervezet részéről a büntetés-végrehajtásért felelős miniszter vezetése, irányítása vagy felügyelete alá tartozó szervek irányában fennálló ellátási kötelezettségről, a fogvatartottak kötelező foglalkoztatása keretében előállított termékekről és szolgáltatásokról, azok átadás-átvételéről és az ellentételezés rendjéről szóló BM rendeletben meghatározott ellátási kötelezettség esetén, az ott meghatározott termékek és szolgáltatások vonatkozásában a szerződés vagy ellátási megállapodás megkötését a Kezdeményező e Szabályzat szerint kezdeményezi.

38. Amennyiben a kötelezettségvállaláshoz nem kell beszerzési eljárást lefolytatni, a szakmailag és gazdaságilag legmegfelelőbb partner kiválasztására a Kezdeményező három ajánlatot kérhet.

39. Amennyiben a kötelezettségvállaláshoz szükség van beszerzési eljárásra, együttesen kell alkalmazni jelen Szabályzatot, valamint a BM Beszerzési Szabályzatát.

40. A Kezdeményező elkészíti a kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés tervezetét (a továbbiakban: szerződés tervezete). A szerződéstervezet elkészítésénél figyelemmel kell lenni az Ávr. 50. § (1) és (2) bekezdésében, az 51. § (2) bekezdésében, valamint a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény 8 § (1)-(3) bekezdésében foglaltakra is.

3. Véleményezési eljárás

41. Az igény felmerülését és az értékhatár vizsgálatát követően a Kezdeményező a PEF részére, és jogi ellenjegyzés szükségessége esetében a PKSzF részére átiratban megküldi a szerződéstervezetet.

42. A szerződés tervezetéhez kötelezően csatolandó mellékletek:

a) a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) szerinti közbeszerzési értékhatárt elérő vagy az azt meghaladó szerződéses összeg esetében a BM Beszerzési Szabályzat mellékletét képező közbeszerzési tervlap,

b) amennyiben a szerződés nem tartalmazza, a kötelezettségvállaló által tett nyilatkozat arra vonatkozóan, hogy mely jogszabályhelyre való hivatkozással, milyen indokkal mellőzte a közbeszerzési eljárást,

c) valamennyi olyan előzményirat, amely a szerződés tartalmát, előkészítésének módját alátámasztja.

43. A PEF jelen Szabályzat 4. pont b) és f) pontja, a PKSzF a 4. a) pontja szerint véleményezi a szerződéstervezetet, majd - a 41. pontban megjelölt valamennyi, a szerződés tervezetéhez kötelezően csatolandó mellékletnek a hatáskörrel rendelkező PKSzF-hez vagy PEF-hez történő beérkezésétől számított - 10 munkanapon belül véleményét megküldi a Kezdeményezőnek.

44. A Kezdeményező a jogi vélemény alapján átdolgozott tervezetet küldi meg ismételten a PKSZF vagy a PEF részére.

45. Az egyes miniszterek, valamint a Miniszterelnökséget vezető államtitkár feladat- és hatásköréről szóló 212/2010. (VII. 1.) Korm. rendelet 92. § (1) bekezdés i) pontja esetében a Kezdeményező beszerzi a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium Informatikai Felügyeleti és Ellenőrzési Főosztályának egyetértését, és a véglegezett szerződés mellékleteként a 41. pont szerint továbbítja.

46. A közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló Korm. rendeletben meghatározott Nemzeti Fejlesztési Minisztérium Közbeszerzési Koordinációs, Felügyeleti és Nyilvántartási Főosztály hozzájárulását, jóváhagyását a Kezdeményező a PEF Gazdálkodás-szabályozási és Tulajdonosi Felügyeleti Osztályán keresztül szerzi be.

4.Pénzügyi ellenjegyzés, jogi ellenjegyzés vagy vizsgálat

47. A véleményezési eljárást követően a Kezdeményező a PEF és a PKSzF által jóváhagyott véglegesített szerződést a szerződő felek számánál kettővel több eredeti példányban megküldi a PEF részére pénzügyi ellenjegyzés vagy jogi vizsgálat céljából.

48. A PEF - amennyiben a pénzügyi fedezet biztosított - a szerződést nyilvántartásba veszi, elkülöníti a feladat pénzügyi forrását, és pénzügyi ellenjegyzéssel a jelen Szabályzat 4. f) pontja esetében jogi vizsgálattal látja el a dokumentumot. A jogi vizsgálat megtörténtét a "jogi vizsgálat" szöveg szerződésre történő feljegyzésével igazolja. A pénzügyi ellenjegyzéssel és jogi vizsgálattal ellátott szerződést visszaküldi a Kezdeményező részére.

49. A pénzügyi ellenjegyző és a jogi ellenjegyző, vagy a jogi vizsgálatot végző személy ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan azonos személy nem lehet.

50. Forráshiány esetén a PEF a teljes dokumentációt visszaküldi a Kezdeményezőnek "pénzügyi fedezet nem áll rendelkezésre" megjegyzéssel.

51. Jelen Szabályzat 4. c) pontja esetében a PEF a pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott szerződést jogi ellenjegyzés végett megküldi a PKSzF részére. A PKSzF a jogi és pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott szerződést megküldi a Kezdeményező részre.

52. A Kezdeményező gondoskodik a szerződés szerződő felek által történő aláírásáról. Amennyiben a kötelezettségvállaló és a Kezdeményező nem azonos személy, a Kezdeményező szakmai indokolással alátámasztott átiratban kezdeményezi kötelezettségvállalónál a szerződés aláírását.

53. Abban az esetben, ha a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó, nyilvántartásba vett, pénzügyileg ellenjegyzett szerződést a szerződő felek nem írják alá, a szerződés nem jön létre, Kezdeményező erről indokolást tartalmazó átiratban tájékoztatja a PEF-et.

54. A Kezdeményező egy-egy eredeti, aláírt, jogilag ellenjegyzett vagy jogilag megvizsgált és pénzügyileg ellenjegyzett példányt irattárba helyez, megküld a szerződő félnek és a PEF vezetőjének. Jogi ellenjegyzés esetén egy eredeti, aláírt, jogi és pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott példányt a PKSzF vezetője részére küld meg.

55. Amennyiben a szerződés úgy szűnik meg, hogy a pénzügyi ellenjegyzés során kötelezettségvállalási nyilvántartásba vett összeg nem került teljes egészében felhasználásra, a Kezdeményező írásbeli indokolással ellátott átiratban intézkedik a PEF felé a fel nem használt összeg felszabadításáról.

XII. Felelősség

56. A kötelezettségvállaló - amennyiben a kötelezettségvállaló és Kezdeményező nem azonos személy, akkor e két személy együttesen - aláírásával felelősséget vállal azért, hogy a kötelezettségvállalás

a) szakmailag indokolt,

b) előzetes írásbeli pénzügyi fedezetigazoláson, és jogi ellenjegyzésen vagy jogi vizsgálaton alapul,

c) során betartották a BM Beszerzési Szabályzat előírásait.

57. Az 55. pontban meghatározott személyeket e tevékenységükért a jogszabályokban meghatározott fegyelmi felelősség terheli és kár okozása esetén a jogszabályok szerinti kártérítési felelősséggel tartoznak.

1. függelék

2. függelék