32006D0401[1]

2006/401/EK: A Bizottság határozata ( 2006. január 20. ) a tagállamok irányítási és ellenőrzési rendszerei tekintetében, valamint az Európai Menekültügyi Alap által társfinanszírozott projektek igazgatási és pénzügyi irányításának szabályai tekintetében a 2004/904/EK tanácsi határozat részletes végrehajtási szabályainak megállapításáról (az értesítés a C(2006) 51/3. számú dokumentummal történt)

A BIZOTTSÁG HATÁROZATA

(2006. január 20.)

a tagállamok irányítási és ellenőrzési rendszerei tekintetében, valamint az Európai Menekültügyi Alap által társfinanszírozott projektek igazgatási és pénzügyi irányításának szabályai tekintetében a 2004/904/EK tanácsi határozat részletes végrehajtási szabályainak megállapításáról

(az értesítés a C(2006) 51/3. számú dokumentummal történt)

(csak a cseh, holland, angol, észt, finn, francia, német, görög, magyar, olasz, svéd, lett, litván, lengyel, portugál, szlovák, szlovén és spanyol nyelvű szöveg hiteles)

(2006/401/EK)

AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA,

tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre,

tekintettel közötti időszakra az Európai Menekültügyi Alap létrehozásáról szóló (1), 2004. december 2-i 2004/904/EK tanácsi határozatra és különösen annak 13. cikke (5) bekezdésére,

mivel:

(1) Az Európai Menekültügyi Alapból (a továbbiakban: az alap) történő támogatásnál a pénzgazdálkodás hatékonyságának és eredményességének biztosítására közös iránymutatásokat kell elfogadni a társfinanszírozott fellépések végrehajtásáért felelős hatóságok feladatainak megszervezésével kapcsolatban.

(2) Annak biztosítására, hogy a közösségi pénzalapokat a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveivel összhangban használják fel, megfelelő ellenőrzési nyomvonalat biztosító irányítási és ellenőrzési rendszereket kell bevezetni, amelyek segítik a Bizottságot az ellenőrzések, különösen a szúrópróbaszerű ellenőrzések végrehajtásában.

(3) Annak biztosítására, hogy a közösségi pénzalapokat hatékonyan és megfelelő módon használják, egységes ismérveket kell kialakítani a tagállamok által a 2004/904/EK határozat 25. cikke szerint végzett ellenőrzésekhez.

(4) A kiadásigazoló nyilatkozatok - amelyek alapján a kiadásokra a 2004/904/EK határozat 24. cikke szerint kérik az alapból történő támogatást - egységes kezelésének biztosítására kiadásigazoló nyilatkozatmintát kell kialakítani.

(5) Az Európai Unióról szóló szerződéshez, valamint az Európai Közösséget létrehozó szerződéshez csatolt, az Egyesült Királyság és Írország helyzetéről szóló jegyzőkönyv 3. cikkének megfelelően az Egyesült Királyság részt vesz a 2004/904/EK határozatban, és következésképpen ezen határozatban is.

(6) Az Európai Unióról szóló szerződéshez, valamint az Európai Közösséget létrehozó szerződéshez csatolt, az Egyesült Királyság és Írország helyzetéről szóló jegyzőkönyv 3. cikkének megfelelően Írország részt vesz a 2004/904/EK határozatban, és következésképpen ezen határozatban is.

(7) Az Európai Unióról szóló szerződéshez, valamint az Európai Közösséget létrehozó szerződéshez csatolt, Dánia helyzetéről szóló jegyzőkönyv 1. és 2. cikkével összhangban Dánia nem vesz részt a 2004/904/EK határozatban, így sem az, sem a jelen határozat nem kötelezi Dániát.

(8) Az e határozatban előírt intézkedések összhangban vannak a 2004/904/EK határozat 11. cikke alapján létrehozott bizottság véleményével,

ELFOGADTA EZT A HATÁROZATOT:

I. FEJEZET

HATÁLY ÉS FOGALOM-MEGHATÁROZÁSOK

1. cikk

Ez a határozat megállapítja a 2004/904/EK tanácsi határozat végrehajtásának részletes szabályait az irányítási és ellenőrzési rendszerek tekintetében, valamint az Európai Menekültügyi Alapból ("az alap") történő, a tagállamok által kezelt finanszírozás igazgatási és pénzügyi irányításának szabályai tekintetében.

2. cikk

E határozat alkalmazásában a következő fogalom-meghatározásokat kell alkalmazni:

(1) "Felelős hatóság": a tagállam által a 2004/904/EK határozat 13. cikkének (1) bekezdésével összhangban kijelölt tagállami funkcionális szerv vagy nemzeti közjogi szerv.

(2) "Megbízott hatóság": a tagállam jogának hatálya alá tartozó, közszolgálati feladatokkal rendelkező közigazgatási vagy magánjog hatálya alá tartozó szerv, amelyet a felelős hatóság a végrehajtási feladatok egészével vagy részével bíz meg a 2004/904/EK határozat 13. cikkének (1) bekezdése szerint.

(3) "Hitelesítő hatóság": olyan személy vagy osztály, amely működése szempontjából független a felelős hatóság bármely engedélyező osztályától és bármely, a tagállam által kijelölt megbízott hatóságtól, feladata a kiadásigazoló nyilatkozatoknak a 2004/904/EK határozat 24. cikkének (2) bekezdése szerinti hitelesítése.

(4) "Ellenőrző hatóság": olyan személy vagy osztály, amely működése szempontjából független a felelős hatóság bármely engedélyező osztályától és bármely, a tagállam által kijelölt megbízott hatóságtól, feladata a fellépéseknek a 2004/904/EK határozat 25. cikke (1) bekezdésének a) pontja szerinti ellenőrzése.

II. FEJEZET

IRÁNYÍTÁSI ÉS ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK

3. cikk

Általános elvek

A tagállamok által felállított irányítási és ellenőrzési rendszerek biztosítják a következőket:

(1) az irányításban és ellenőrzésben érintett szervek és/vagy egyének feladatainak világos meghatározása, valamint a feladatok egyértelmű felosztása az egyes szerveken belül;

(2) a kiadások irányításában, ellenőrzésében és hitelesítésében érintett szervek, osztályok és/vagy egyének feladatainak egyértelmű elkülönítése;

(3) megfelelő erőforrások mindegyik szervnek vagy osztálynak a hozzájuk rendelt feladatok elvégzésére az alap által finanszírozott fellépések végrehajtási időszakában;

(4) hatékony belső ellenőrzési szabályok a felelős hatóságnál és bármely megbízott hatóságnál;

(5) megbízható számviteli, nyomon követési és pénzügyi jelentési számítógépesített rendszerek;

(6) hatékony jelentési és nyomon követési rendszer, amennyiben a feladatok elvégzését másra bízták;

(7) az elvégzendő feladatokkal kapcsolatos eljárások részletes útmutatóinak megléte;

(8) a rendszer működése ellenőrzésének hatékony szabályai;

(9) rendszerek és eljárások a megfelelő ellenőrzési nyomvonal biztosítására;

(10) jelentési és nyomon követési eljárások a szabálytalanságok és az indokolatlanul kifizetett összegek visszanyerésének vonatkozásában.

4. cikk

A hatóságok kijelölése

(1) A tagállam kijelöli:

- a felelős hatóságot;

- a hitelesítő hatóságot;

- az ellenőrző hatóságot.

(2) E határozat rendelkezéseinek sérelme nélkül a tagállam meghatározza az említett hatóságok egymással való viszonyának valamennyi szabályát, a hatóságok tevékenységük során teljes mértékben megfelelnek az érintett tagállam intézményi, jogi és pénzügyi rendszerének.

(3) A 3. cikk 2. pontjának sérelme nélkül ugyanazon a szerven belül lehet végrehajtani az irányítási, hitelesítési és ellenőrzési feladatok egy részét vagy mindegyikét.

5. cikk

A felelős hatóság

(1) A felelős hatóság az alap által támogatott többéves és éves programok eredményes, hatékony és pontos irányításáért és végrehajtásáért, valamint különösen a következőkért felelős:

a) a többéves program előterjesztése a Bizottságnak az 1. mellékletben meghatározott mintának megfelelően;

b) az éves program előterjesztése a Bizottságnak a 2. mellékletben meghatározott mintának megfelelően;

c) annak biztosítása, hogy a projekteket a 2004/904/EK határozat 14. és 20. cikkében megállapított feltételekkel és kritériumokkal összhangban, valamint az e határozat 10. cikkében ismertetett egységes eljárásoknak megfelelően, az alkalmazandó közösségi és nemzeti szabályokban meghatározott további kritériumok sérelme nélkül választják ki finanszírozásra;

d) a fellépések hatékony igazgatási, szerződési és pénzügyi irányításának biztosítása az e határozat 11. cikkében ismertetett egységes eljárásoknak megfelelően;

e) a tranzakciók jogszerűségének és szabályszerűségének biztosítása.

(2) A felelős hatóság eljárásokat vezet be annak biztosítására, hogy a 9. cikk követelményeivel összhangban az érintettek rendelkeznek a kiadásokra és a megfelelő ellenőrzési nyomvonalhoz szükséges ellenőrzésekre vonatkozó valamennyi dokumentummal.

(3) A felelős hatóság biztosítja, hogy az ellenőrző hatóság - a 2004/904/EK határozat 25. cikke (1) bekezdésének a) pontjában meghatározott ellenőrzések végrehajtásának céljából - minden szükséges információt megkap az alap által működtetett irányítási eljárásokról, valamint az alap által társfinanszírozott projektekről.

(4) A felelős hatóság biztosítja, hogy a hitelesítő hatóság a feladatai elvégzése céljából minden szükséges információt megkap az alap által működtetett irányítási eljárásokról, az alap által társfinanszírozott projektekről, valamint az ellenőrző hatóság által végzett ellenőrzések eredményeiről.

(5) A Bizottság által eszközölt kifizetéseket a felelős hatóság kapja, amely felel a kedvezményezetteknek való kifizetésekért. A felelős hatóság a Bizottság elé terjeszti az 5. melléklettel összhangban összeállított fizetési kérelmeket, csatolva ezekhez szükség esetén az előmeneteli vagy végső jelentést - amelyekre mintát a 3. és 4. melléklet szolgáltat -, valamint a 6. melléklettel összhangban összeállított, és a hitelesítő hatóság által megfelelőképpen hitelesített kiadásigazoló nyilatkozatot.

(6) A felelős hatóság biztosítja, hogy az alap által társfinanszírozott fellépések végrehajtási és értékelési jelentését a 2004/904/EK határozat 28. cikkében meghatározott ütemezés szerint készítik el.

6. cikk

Feladatok átruházása a felelős hatóság által

Amennyiben a felelős hatóság feladatainak egy részét vagy mindegyikét megbízott hatóságra ruházzák át, a felelős hatóság pontosan meghatározza az átruházott feladatok terjedelmét, és megállapítja az átruházott feladatok végrehajtásának részletes - a 3. cikkben meghatározott feltételeket teljesítő - eljárásait.

Ezen eljárásokhoz hozzátartozik az, hogy a felelős hatóságnak rendszeres információkat biztosítanak az átruházott feladatok eredményes végrehajtásáról, és rendelkezésére bocsátják az alkalmazott eszközök leírását.

A felelős hatóság által átruházott feladatokat jelenteni kell a megbízott hatóságnak, aki azokat visszaigazolja.

7. cikk

Az ellenőrző hatóság

(1) Az ellenőrző hatóság a 2004/904/EK határozat 25. cikke (1) bekezdésének a) pontjában meghatározott ellenőrzések megszervezésének biztosításáért felelős a nemzetközi sztenderdekkel összhangban.

(2) Az (1) bekezdésben említett ellenőrzések a társfinanszírozott projektek kockázatelemzés alapján kiválasztott jelentős mintáját ölelik fel, amely mindegyik éves programnál az összes támogatható kiadás legalább 10 %-át képviseli. A mintavételezés során figyelembe kell venni a következő követelményeket:

a) a mintában ki kell alakítani a projekttípusok és -méretek megfelelő elegyét;

b) figyelembe kell venni a nemzeti vagy közösségi ellenőrzések során azonosított esetleges kockázati tényezőket, valamint a költség-haszon szempontokat a korábban végzett ellenőrzések tekintetbe vételével;

c) biztosítani kell azt, hogy a 25. cikkben meghatározott ellenőrzéseknél alkalmazott mintavételezési módszer olyan projekteket válasszon ki, amelyek mindegyik éves program esetén reprezentatívak az alapsokaság tekintetében.

(3) Az ellenőrzések végzésekor az ellenőrző hatóságnak a következőkre kell tekintettel lennie:

a) az irányítási és ellenőrző rendszerek eredményes alkalmazása, a lehetséges hiányosságok és azok súlyossága;

b) a megfelelő ellenőrzési nyomvonal megléte;

c) a számviteli nyilvántartások egy megfelelő számára nézve a nyilvántartások megfelelése a - felelős hatóság vagy bármely megbízott szerv, a támogatások kedvezményezettjei és adott esetben a projekt végrehajtásában résztvevő egyéb szervezetek vagy vállalatok által megőrzött - bizonylatoknak;

d) a kiadási tételek megfelelése B(2006)51 végleges/1 bizottsági határozatban ismertetett támogathatósági követelményeknek, a nemzeti kiválasztási eljárás során meghatározott követelményeknek, a támogatási megállapodás vagy a támogatást odaítélő egyéb jogi okmány feltételeinek, és a ténylegesen elvégzett tevékenységeknek;

e) a projekt alkalmazása, vagy szándékolt alkalmazása összhangban van a 2004/904/EK határozat 4-7. cikkében ismertetett célkitűzésekkel, és a 2004/904/EK határozat 3. cikkében meghatározott lakossági célcsoport javát szolgálja;

f) a közösségi pénzügyi hozzájárulásokkal kapcsolatban teljesülnek a 2004/904/EK határozat 20. cikkében, vagy bármely más alkalmazandó közösségi rendelkezésben előírt feltételek, és a hozzájárulásokat mindenféle csökkentés és késedelem nélkül fizetik ki a kedvezményezetteknek;

g) a megfelelő társfinanszírozást ténylegesen rendelkezésre bocsátották.

(4) Az éves programnak a 2004/904/EK határozat 28. cikkének (2) bekezdésében meghatározott végső végrehajtási jelentése tartalmazza az ellenőrző hatóság által lefolytatott valamennyi ellenőrzés eredményét, valamint a felelős hatóság által az észlelt rendellenességek és szabálytalanságok tekintetében végzett intézkedések lírását.

8. cikk

A hitelesítő hatóság

A hitelesítő hatóság a felelős hatóság által a 2004/904/EK határozat 24. cikkével összhangban összeállított, a 6. mellékletben megadott mintát követő kiadásigazoló nyilatkozatok hitelesítésért felel.

A hitelesítés biztosítékot szolgáltat a következőkre nézve:

(1) a kiadásigazoló nyilatkozat helytálló, megbízható számviteli rendszerekből következik és ellenőrizhető bizonylatokon alapul;

(2) a nyilatkozatban szereplő kiadások teljesítik az alkalmazandó közösségi és nemzeti szabályokat és olyan projektek kapcsán merültek fel, amelyeket az éves programra alkalmazandó kritériumokkal összhangban, valamint az alkalmazandó közösségi és nemzeti szabályoknak megfelelve választottak ki finanszírozásra;

(3) a hitelesítő hatóság a hitelesítés céljából kielégítő információt kapott a felelős hatóságtól az alap által működtetett irányítási eljárásokról, az alap által társfinanszírozott projektekről, valamint a kiadásigazoló nyilatkozatokban szereplő kiadásokkal kapcsolatban lefolytatott ellenőrzésekről;

(4) az ellenőrző hatóság által elvégzett valamennyi ellenőrzés eredményét megfelelőképpen figyelembe vették;

(5) a feltárt szabálytalanságok eredményeképpen indokolatlanul kifizetett közösségi pénzalapok visszanyert összegeit az esetlegesen felmerült kamatokkal együtt megfelelőképpen levonták a kiadásigazoló nyilatkozatból.

9. cikk

Az ellenőrzési nyomvonal

(1) A tagállamok irányítási és ellenőrzési rendszerei megfelelő ellenőrzési nyomvonalat biztosítanak.

(2) Megfelelő az ellenőrzési nyomvonal akkor, ha lehetővé teszi a következőket:

a) a Bizottság elé terjesztett hitelesített kiadásigazoló nyilatkozatok egyeztetése az egyedi kiadási nyilvántartásokkal és bizonylatokkal, amelyekkel a felelős hatóság és bármely megbízott hatóság különböző igazgatási szintjein, illetve a végső kedvezményezetteknél rendelkeznek;

valamint

b) az alap keretében nyújtott közösségi finanszírozás, valamint a projekt társfinanszírozása forrásainak felosztására és átcsoportosítására irányuló ellenőrzés.

(3) A felelős hatóság eljárásokat vezet be annak biztosítására, hogy az Európai Menekültügyi Alap keretében tett egyedi kifizetésekre vonatkozó valamennyi dokumentum helyéről nyilvántartást vezetnek és a dokumentumokat ellenőrzés céljából be tudják mutatni, amennyiben az alábbiak valamelyike kéri:

a) az ellenőrző hatóság,

b) a hitelesítő hatóság,

c) a Bizottság tisztviselői és meghatalmazott képviselői, ideértve az Európai Csaláselleni Hivatalt (OLAF) és az Európai Számvevőszéket is.

(4) Azt követően, hogy a Bizottság minden egyes éves program tekintetében kifizette a záró egyenleget, a felelős hatóság általánosan elfogadott adathordozókon öt éven át megőrzi a Bizottság, az Európai Csaláselleni Hivatal (OLAF) és az Európai Számvevőszék számára a - kiadásokra és az érintett projekt ellenőrzéseire vonatkozó - összes bizonylatot, azaz az eredeti példányokat, vagy az azoknak megfelelő hitelesített változatokat. Ez az időtartam bírósági eljárás esetében, vagy a Bizottság megfelelően indokolt kérelmére megszakad.

III. FEJEZET

A PROJEKTEK FELELŐS HATÓSÁG ÁLTALI IGAZGATÁSI ÉS PÉNZÜGYI IRÁNYÍTÁSÁNAK SZABÁLYAI

10. cikk

Kiválasztási és odaítélési eljárások

Az alap általi társfinanszírozásban részesítendő fellépések kiválasztására a felelős hatóság részletes eljárásokat határoz meg, amelyek többek között kiterjednek a következőkre:

a) a kiválasztási és odaítélési eljárások megszervezése az átláthatóság és az egyenlő elbánás elveivel, illetve amennyiben szükséges, az alkalmazandó közbeszerzési szabályokkal összhangban, megtéve minden szükséges intézkedést az érdekellentétek elkerülésére;

b) a pályázati és ajánlati felhívások meghirdetése nemzeti és regionális szinten a megfelelő csatornákon keresztül;

c) a társfinanszírozási pályázatok átvétele, kézhezvételi igazolása, nyilvántartásba vétele és iktatása;

d) a pályázatok alaki, kvalitatív és költségvetési elemzése és értékelése a pályázati, illetve ajánlati felhívásokban meghatározott kritériumok alkalmazásával;

e) kapcsolattartás és ülések szervezése a kiválasztó vagy értékelő csoporttal;

f) konzultációk az érintett szervekkel arról, hogy a javasolt fellépések és az egyéb regionális, nemzeti és közösségi pénzügyi eszközök milyen módon egészítik ki egymást;

g) a projektek kiválasztásáról szóló döntésnek a felelős hatóság megfelelő szintjén történő meghozatala;

h) a kiválasztási és odaítélési eljárás eredményeinek közzététele;

i) írott információk minden egyes kérelmezőnek a kiválasztási eljárás eredményeiről, a kiválasztási döntésekkel kapcsolatos magyarázattal együtt.

11. cikk

A fellépések igazgatási, szerződési és pénzügyi irányításának eljárásai

(1) A felelős hatóság meghatározza a fellépések irányításának részletes eljárásait, amelyek kiterjednek többek között a következőkre:

a) a kiválasztott kedvezményezettekkel való szerződések, támogatási megállapodások vagy bármely ezzel egyenértékű formájú jogi okmány aláírása;

b) a projektek igazgatási nyomon követési rendszerének kialakításán keresztül a megállapodások, illetve azok módosításainak utókövetése (levelezés, módosítások és emlékeztető levelek kiadása és nyomon követése, jelentések átvétele és azok feldolgozása, stb.);

c) a projektekről szóló tevékenységi és pénzügyi jelentések elemzése, a társfinanszírozott termékek és szolgáltatások leszállításának ellenőrzése, ideértve szükség esetén a helyszíni ellenőrzéseket;

d) a projektek nyilatkozatokban feltüntetett kiadásai tényleges felmerülésének, illetve az ilyen kiadások támogathatóságának ellenőrzése a B(2006)51 végleges/1 bizottsági határozatban és a nemzeti szabályokban megállapított feltételekkel összhangban;

e) a kifizetési kérelmek kézhezvételének, ellenőrzésének és jóváhagyásának feltételei, a kiadások engedélyezése, kifizetése és könyvelése;

f) a fel nem használt, illetve a kedvezményezettek által nem támogatható kiadásokra használt pénzalapok visszanyerése;

(2) Az (1) bekezdés a) pontjában említett szerződések vagy támogatási megállapodások többek között a következőket határozzák meg:

a) a támogatás összege, a projekt támogatható költségei és az összes projektköltség százalékos arányának maximuma;

b) a támogatott projekt részletes leírása és ütemezése;

c) a projekt megállapodás szerinti előzetes költségvetési terve és finanszírozási terve;

d) ütemterv és a megállapodás végrehajtásának rendelkezései (jelentési kötelezettségek, módosítások, megszűnés, ...);

e) a támogatható költségek meghatározása;

f) a támogatás kifizetésével kapcsolatos feltételek és számviteli követelmények.

(3) A felelős hatóság kialakítja az éves programok keretében zajló projektek részletes számviteli nyilvántartásai rögzítésének és karbantartásának számítógépes rendszerét, és gondoskodik a projektek végrehajtására vonatkozó megfelelő adatok gyűjtéséről a pénzügyi irányítás, a nyomon követés, az ellenőrzés és az értékelés céljából.

IV. FEJEZET

ELLENŐRZÉS

12. cikk

A tagállamok felelőssége

(1) A tagállamok az alap által finanszírozott fellépéseknél a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás biztosításáért, valamint az ügyletek jogszerűségéért és szabályszerűségéért felelnek. Gondoskodnak arról, hogy a felelős hatóságok - ideértve a megbízott, hitelesítő, ellenőrző hatóságokat és bármely egyéb érintett szervet - megfelelő iránymutatást kapjanak az irányítási és ellenőrzési rendszerek működtetését illetően, amelyek biztosítják a közösségi pénzalapok eredményes és pontos felhasználását.

(2) A tagállamok biztosítják, hogy az irányítási és ellenőrzési rendszereket a 3-11. cikk követelményeivel összhangban alakítsák ki. Felelősek annak biztosításáért, hogy a rendszerek hatékonyan működjenek az alap által finanszírozott fellépések végrehajtási időszakának egésze során.

(3) A 2005. évi programra irányuló javaslat előterjesztésekor a tagállamok benyújtják a Bizottságnak a rendszerek leírását, amely kiterjed a felelős hatóság, a megbízott hatóságok, valamint a hitelesítő és ellenőrző hatóságok szervezeti felépítésére és eljárásaira, a 3-11. cikkben megállapított követelményekkel összhangban.

(4) A tagállamok biztosítják az irányítási és ellenőrzési rendszerek leírásának naprakésszé tételét, amennyiben a rendszereken és eljárásokon lényeges változtatásokat eszközölnek.

13. cikk

A Bizottság felelőssége

(1) A 12. cikk (3) bekezdésében előírt leírás átvételét követő 12 hónapon belül a Bizottság elvégzi a tagállam által felállított irányítási és ellenőrzési rendszerek dokumentumelemzését, valamint a végrehajtási eljárások, az ellenőrzési rendszerek, a számviteli eljárások, és a felelős hatóság és bármely megbízott hatóság által követett beszerzési és támogatásfelosztási eljárások helyszíni ellenőrzését. A Bizottság tájékoztatja a tagállamot a rendszerekben talált hibákról és hiányosságokról, valamint a szükséges helyesbítő intézkedésekről.

(2) A 2004/904/EK tanácsi határozat 26. cikke rendelkezéseinek sérelme nélkül a Bizottság felülvizsgálja a tagállamok által felállított eljárásokat és rendszereket, amennyiben jelentős változtatásokat eszközölnek.

14. cikk

Együttműködés a tagállamok ellenőrző hatóságaival

(1) A Bizottság együttműködik a tagállamok által kijelölt ellenőrző hatóságokkal azok megfelelő ellenőrzési terveinek és módszereinek összehangolása során, és azonnal továbbítja az irányítási és ellenőrzési rendszerek ellenőrzéseinek eredményeit, hogy az ellenőrzési erőforrásokat a lehető legjobban használják fel, és elkerüljék a munka indokolatlan megkettőzését.

(2) A Bizottság és az ellenőrző hatóságok rendszeresen, évente legalább egyszer találkoznak, hogy a 2004/904/EK határozat 28. cikkének (2) bekezdése szerint bemutatott éves jelentések részét képező ellenőrzések eredményeit együtt vizsgálják meg, és megosszák nézeteiket az irányítási és ellenőrzési rendszerek javításával kapcsolatos egyéb kérdésekről.

V. FEJEZET

AZ EURO HASZNÁLATÁVAL KAPCSOLATOS SZABÁLYOK

15. cikk

Többéves és éves programok

(1) A 2004/904/EK határozat 16. cikkében említett többéves és éves programtervezeteket euróban kell a Bizottság elé terjeszteni.

(2) Azok a tagállamok, amelyekben a többéves és éves programtervezeteik benyújtásának napján nem az euro a pénznem, az e határozat 1. és 2. mellékletében található pénzügyi információkat euróban és nemzeti pénznemben egyaránt benyújtják. A nemzeti pénznem euróra történő átváltására használt árfolyam az Európai Unió Hivatalos Lapjának C sorozatában közzétett napi árfolyam azon hónap utolsó munkanapján, amelyik a többéves vagy éves programtervezet Bizottságnak való benyújtásának hónapját előzi meg.

16. cikk

Jelentések, kiadásigazoló nyilatkozatok, kifizetési kérelmek

(1) A 2004/904/EK határozatban említett előmeneteli jelentéseket, végső végrehajtási jelentéseket, kiadásigazoló nyilatkozatokat és kifizetési kérelmeket euróban kell a Bizottságnak benyújtani.

(2) Azok a tagállamok, amelyekben nem az euro a pénznem a jelentések benyújtásának napján, a 3., 4. és 6. mellékletében található pénzügyi információkat euróban és nemzeti pénznemben egyaránt benyújthatják a Bizottságnak. Ebben az esetben a nemzeti pénznemben felmerült kiadások tekintetében a nemzeti pénznem euróra történő átváltására használt árfolyam az Európai Unió Hivatalos Lapjában közzétett napi árfolyam azon hónap utolsó munkanapján, amelyik a kiadás felelős hatóság számláin való könyvelésének hónapját előzi meg.

(3) Amikor az euro az előző bekezdésben ismertetett átváltási eljárást alkalmazó tagállam pénznemévé válik, ezt az átváltási eljárást továbbra is alkalmazni kell a felelős hatóság által könyvelt valamennyi kiadásra a nemzeti pénznem és az euro közötti rögzített árfolyam hatályba lépéséig.

VI. FEJEZET

SZÁMLAELSZÁMOLÁS

17. cikk

Számlaelszámolás

(1) Az alap általi társfinanszírozásról szóló éves határozatban meghatározott költségek támogathatóságának záró napját követő kilenc hónapon belül a felelős hatóság a következő dokumentumokat nyújtja be a Bizottságnak:

a) a 4. mellékletben meghatározott mintával összhangban összeállított végső jelentés az éves program végrehajtásáról;

b) a 6. mellékletben meghatározott mintával összhangban összeállított, a hitelesítő hatóság által hitelesített végső kiadásigazoló nyilatkozat;

c) az ellenőrző hatóság által az elvégzett ellenőrzésekről összeállított jelentés;

d) az 5. mellékletben meghatározott mintával összhangban összeállított kifizetési kérelem vagy esedékes visszatérítési nyilatkozat.

(2) Az (1) bekezdésben említett kilenc hónapos időszak megszakad, amennyiben a Bizottság határozatot fogad el az érintett éves program társfinanszírozási kifizetéseinek felfüggesztéséről, a 2004/904/EK határozat 26. cikke (2) bekezdésének rendelkezéseivel összhangban. Az időszak tovább folytatódik attól a naptól kezdve, amikor a 2004/904/EK határozat 26. cikkének (3) bekezdésében említett bizottsági határozatról értesítették a tagállamot.

(3) A 2004/904/EK határozat 26. cikke rendelkezéseinek sérelme nélkül az (1) bekezdésben említett dokumentumok kézhezvételét követő hat hónapon belül a Bizottság tájékoztatja a tagállamot az alap terhére elszámolható kiadások összegéről, valamint az esetleges pénzügyi korrekciókról, amely a nyilatkozatban feltüntetett kiadások és az alap terhére elszámolható kiadások közötti különbözetből adódik. A tagállamnak három hónap áll rendelkezésre megjegyzések megtételére.

(4) A tagállamok megjegyzéseinek beérkezését követő három hónapon belül a Bizottság dönt az alap terhére elszámolható kiadások összegéről, és visszanyeri a véglegesen elismert kiadások és a tagállamoknak már kifizetett összegek közötti különbözetet.

(5) Amennyiben a felelős hatóság az (1) bekezdésben előírt dokumentumokat az esedékes határidőig a megfelelő formában elmulasztja rendelkezésre bocsátani, a Bizottság automatikusan törli az alap általi társfinanszírozást a társfinanszírozásról szóló határozat által felölelt időszakra nézve, és beszedési megbízást ad ki a társfinanszírozásról szóló határozat szerint előfinanszírozásként már kifizetett valamennyi összegre, valamint visszavon minden, még ki nem fizetett összeget.

(6) Az (5) bekezdésben meghatározott automatikus törlési eljárás az érintett projektek összegére nézve felfüggesztésre kerül, amennyiben az (1) bekezdésben meghatározott dokumentumok benyújtásakor tagállami szinten bírósági eljárás, vagy halasztó hatályú közigazgatási fellebbviteli eljárás folyik. A benyújtott részleges végső jelentésben a tagállam részletes információkkal szolgál az ilyen projektekről, és hathavonta előremeneteli jelentéseket is küld róluk. A bírósági eljárás vagy a közigazgatási fellebbviteli eljárás lezárását követő 3 hónapon belül a tagállam benyújtja az (1) bekezdésben előírt dokumentumokat az érintett projektekre nézve.

VII. FEJEZET

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

18. cikk

Záró rendelkezések

A tagállamok az e határozatban előírtaknál szigorúbb nemzeti ellenőrzési szabályokat is alkalmazhatnak.

19. cikk

E szerződés címzettjei a Belga Királyság, a Cseh Köztársaság, a Németországi Szövetségi Köztársaság, az Észt Köztársaság, a Görög Köztársaság, a Spanyol Királyság, a Francia Köztársaság, Írország, az Olasz Köztársaság, a Ciprusi Köztársaság, a Lett Köztársaság, a Litván Köztársaság, a Luxemburgi Nagyhercegség, a Magyar Köztársaság, a Máltai Köztársaság, a Holland Királyság, az Osztrák Köztársaság, a Lengyel Köztársaság, a Portugál Köztársaság, a Szlovén Köztársaság, a Szlovák Köztársaság, a Finn Köztársaság, a Svéd Királyság, valamint Nagy-Britannia és Észak-Írország Egyesült Királysága.

Kelt Brüsszelben, 2006. január 20-án.

a Bizottság részéről

Franco FRATTINI

a Bizottság alelnöke

(1) HL L 381., 2004.12.28., 52. o.

1. MELLÉKLET

EURÓPAI MENEKÜLTÜGYI ALAP

TÖBBÉVES PROGRAMTERVEZET (2005-2007)

1. TAGÁLLAM

...

2. FELELŐS HATÓSÁG AZ EURÓPAI MENEKÜLTÜGYI ALAP (EMA) LÉTREHOZÁSÁRÓL SZÓLÓ HATÁROZAT 13. CIKKE SZERINT (TAGÁLLAMI FUNKCIONÁLIS SZERV, VAGY NEMZETI KÖZJOGI SZERV)

A 2004/904/EK határozat 13. cikke szerinti felelős hatóság

Név: ...

Cím: ...

A felelős személy neve: ...

Kapcsolattartó személy: ...

A kapcsolattartó személy beosztása: ...

Tel.: ...

Fax: ...

E-mail cím: ...

A 2004/904/EK határozat 13. cikkének (1) bekezdése szerinti megbízott hatóság (amennyiben van ilyen)

(kérjük csatolni azt a hivatalos dokumentumot, amelyben a felelős hatóság a megbízott szervet az EMA-fellépések végrehajtásával bízta meg)

Név: ...

Cím: ...

A felelős személy neve: ...

Kapcsolattartó személy: ...

A kapcsolattartó személy beosztása: ...

Tel.: ...

Fax: ...

E-mail cím: ...

3. A TAGÁLLAMI HELYZET

Ismertesse a jelenlegi helyzetet az ön országában a 2004/904/EK határozat 3. cikkében meghatározott célcsoportok befogadására, menekültügyi eljárásaira, beilleszkedésére és önkéntes visszatérésére vonatkozó szabályokat illetően. Az ismertetőnek érintenie kell a következőket:

1. a 3. cikkben említett célcsoportokkal kapcsolatos tendenciák áttekintése 2003-tól, ideértve a menedékkérők, a menekültek és a lakóhelyüket elhagyni kényszerült személyek társadalmi körülményeinek rövid leírását is (adott esetben ki kell térni a letelepedésre is);

2. a befogadásra, menekültügyi eljárásokra, beilleszkedésre és önkéntes visszatérésre ténylegesen elköltött állami források feltüntetése 2003-tól kezdődően;

3. a nemzetileg finanszírozott fellépések/projektek (kivéve az EMÁ-t) főbb eredményei 2003-tól kezdődően a befogadásra, a menekültügyi eljárásokra, a beilleszkedésre és az önkéntes visszatérésre tekintettel. Ismertesse e fellépések/projektek hatásának átfogó értékelését;

4. az Európai Menekültügyi Alap által az ön országában a megelőző években társfinanszírozott fellépések/projektek főbb eredményei a befogadás, a menekültügyi eljárások, a beilleszkedés és az önkéntes visszatérés tekintetében. Ismertesse e projektek hatásának átfogó értékelését;

5. a hiányosságok elemzése az ön országában a befogadás, a menekültügyi eljárások, a beilleszkedés és az önkéntes visszatérés tekintetében.

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

4. A TAGÁLLAMI KÖVETELMÉNYEK ELEMZÉSE

Ismertesse az ön országában élő követelmények elemzését a befogadás, a menekültügyi eljárások, a beilleszkedés és az önkéntes visszatérés tekintetében, tüntesse fel az e követelmények programidőszakban (2005-2007) történő teljesítésére kialakított működési célkitűzéseket, figyelembe véve a Bizottság prioritásokra vonatkozó alább részletezett többéves tervezési iránymutatásait:

1. prioritás

A következő jogi aktusokban ismertetett fő fellépések - ideértve a beilleszkedéssel kapcsolatos fellépéseket is - végrehajtása:

a) a valamely harmadik ország állampolgára által a tagállamok egyikében benyújtott menedékjog iránti kérelem elbírálásáért felelős tagállam meghatározására vonatkozó feltételek és eljárási szabályok megállapításáról szóló, 2003. február 18-i 343/2003/EK (1) tanácsi rendelet,

b) a Dublini Egyezmény hatékony alkalmazása érdekében az ujjlenyomatok összehasonlítására irányuló "Eurodac" létrehozásáról szóló, 2000. december 11-i 2725/2000/EK (2) tanácsi rendelet,

c) a Dublini Egyezmény hatékony alkalmazása érdekében az ujjlenyomatok összehasonlítására irányuló "Eurodac" létrehozásáról szóló 2725/2000/EK rendelet végrehajtására vonatkozó egyes szabályok megállapításáról szóló, 2002. február 28-i 407/2002/EK (3) tanácsi rendelet,

d) a lakóhelyüket elhagyni kényszerült személyek tömeges beáramlása esetén nyújtandó átmeneti védelem minimum követelményeiről, valamint a tagállamok e személyek befogadása és a befogadás következményeinek viselése tekintetében tett erőfeszítései közötti egyensúly előmozdítására irányuló intézkedésekről szóló, 2001. július 20-i 2001/55/EK (4) tanácsi irányelv,

e) a menedékkérők befogadása minimumszabályainak megállapításáról szóló, 2003. január 27-i 2003/9/EK (5) tanácsi irányelv,

f) a családegyesítési jogról szóló, 2003. szeptember 22-i 2003/86/EK (6) tanácsi irányelv; a menekültekre vonatkozó rendelkezések,

g) a harmadik országok állampolgárainak, illetve a hontalan személyeknek menekültként vagy a más okból nemzetközi védelemre jogosultként való elismerésének feltételeiről és az e státusok tartalmára vonatkozó minimumszabályokról szóló, 2004. április 29-i 2004/83/EK (7) tanácsi irányelv

...

...

...

2. prioritás

a tagállamokban a menekültstátusz megadása és visszavonása tagállami eljárásainak minimumszabályairól szóló, 2005-ben elfogadásra kerülő tanácsi irányelvben tervezett elvek és intézkedések végrehajtásának előkészítése.

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

3. prioritás

a nemzetközi védelemre irányuló kérelmek vizsgálati eljárásai minőségének javítására irányuló tagállami fellépések végrehajtása, például a következőkön keresztül:

- egységes eljárás kialakítása a nemzetközi védelemre irányuló kérelmek értékelésére;

- a származási országokra vagy régiókra vonatkozó információk gyűjtésének, értékelésének és hatékony használatának erősítése;

- a tagállamok menekültügyi rendszereire és befogadási képességeire nehezedő - többek között a földrajzi helyzetükből eredő - egyedi nyomások kezelésének stratégiái;

- a tagállamok menekültügyi rendszereinek a menekültügyi hatóságokkal együttműködésben végzett független, minőségi szempontú felülvizsgálatai;

- az első fokú döntéshozatal minőségének javítása az eljárás gördülékenységének előmozdítására és a megalapozott végső döntések biztosítására;

- a tagállamok menekültügyi rendszerei integritásának megerősítésére irányuló, különösen a támogatásra jogosult személyek önkéntes visszatérésén keresztül történő fellépések;

- stratégiák azon folyamatban lévő ügyek azonosítására és kezelésére, amelyeknél a befogadás tekintetében egyszerűsített vagy gyorsított eljárás, vagy egyedi szabályozás lehet helyénvaló.

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

4. prioritás

a menedékkérőkkel, a menekültekkel, az átmeneti vagy helyettesítő védelemben részesülőkkel és a kiskorúakkal kapcsolatos intézkedések végrehajtása, a gyermek mindenek felett álló érdeke elvének tiszteletben tartása mellett.

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

5. prioritás (opcionális)

a letelepedési programokat bevezetett vagy bevezetni szándékozó tagállamok vonatkozásában olyan fellépések, amelyek különösen az e tagállamokba az ilyen letelepedési programok keretében beengedett személyek befogadására és orientációjára, valamint az ilyen programok irányítására vonatkoznak.

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

5. E CÉLKITŰ0ZÉSEK ELÉRÉSÉNEK STRATÉGIÁJA

a) Ismertesse a fent (4.) említett célkitűzések elérésének megfelelő stratégiáját és azt, hogy elérésük milyen prioritást jelent. Írja le röviden, milyen fellépéseket terveznek e prioritások megvalósítására. E követelmények hogyan kezelik a fentebb azonosított prioritásokat?

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

b) Ismertesse a megfelelő partnerekkel történő, a 2004/904/EK határozat 13. cikke (3) bekezdésének a) pontjában előírt konzultációs eljárást.

...

...

...

...

...

...

6. ÖSSZEEGYEZTETHETŐSÉG MÁS ESZKÖZÖKKEL

Ismertesse, hogy ez a stratégia összeegyeztethető-e egyéb regionális, nemzeti és közösségi eszközökkel, és ha igen, akkor milyen módon.

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

7. INDIKATÍV FINANSZÍROZÁSI TERV

Készítse el az indikatív finanszírozási tervet, amely mindegyik évre és fellépésre nézve ismerteti az alap javasolt pénzügyi hozzájárulását, valamint a köz- és/vagy magán társfinanszírozás teljes összegét.

Indikatív finanszírozási terv (3 évet felölelő többéves tervezési időszak)

Lásd e határozat 15. cikkét.

8. AZ EMA-TÁRSFINANSZÍROZÁSSAL KAPCSOLATOS FIGYELEMFELHÍVÁS

A programban finanszírozott fellépésekhez kapcsolódó bármely tevékenységre nézve jól láthatóan fel kell tüntetni az EMA által történő finanszírozást. A láthatóságot a következőkkel lehet biztosítani:

- Az EU-logó, valamint az EMA által történő társfinanszírozás feltüntetése a felelős nemzeti hatóság által a nemzeti program végrehajtására készített valamennyi dokumentumban (projekt-pályázati felhívások, iránymutatások, igénylőlapok, kérelmezőkhöz intézett levelek, stb.).

- A projekt valamennyi kedvezményezettjének tájékoztatása az EMA általi társfinanszírozásról.

- Az EU-logó feltüntetése a projektre vásárolt összes eszközön.

- Az EU-logó, valamint az EMA által történő társfinanszírozás feltüntetése valamennyi releváns tájékoztató kiadványban, szórólapon, fejléceken, egyéb információhordozókon, stb.

- Az EU-logó, valamint az EMA által történő társfinanszírozás feltüntetése a támogatások kedvezményezettjeinek épületében (pl. az irodák falán, bejáratoknál, stb.).

- A projektek szemináriumokon vagy konferenciákon való megemlítésekor a hallgatóság tájékoztatása az EMA általi társfinanszírozásról.

Az EMA általi társfinanszírozás kapcsán a következő fordulatot kell használni: "az Európai Menekültügyi Alap által társfinanszírozott projekt".

Az EU-logót a következő címről lehet letölteni: http://europa.eu.int/abc/symbols/emblem/index_en.htm

Az EMA általi társfinanszírozást méltányoló minden kiadványban ki kell kötni, hogy a kiadvány a szerző véleményét tükrözi, és a Bizottság nem felel a benne foglalt információk további felhasználásáért.

(1) HL L 50, 2003.2.25., 1. o.

(2) HL L 316., 2000.12.15., 1. o.

(3) HL L 62., 2002.3.5., 1. o.

(4) HL L 212., 2001.8.7., 12. o.

(5) HL L 31., 2003.2.6., 18. o.

(6) HL L 251., 2003.10.3., 12. o.

(7) HL L 304., 2004.9.30., 12. o.

I. melléklet

a 2005. évi programtervezethez

A tagállam által az EMA II végrehajtására bevezetett irányítási és ellenőrzési rendszer ismertetése

Tekintettel a tagállam azon felelősségére, hogy az EMA által támogatott projekteket a 2004/904/EK határozat 12. cikke (2) bekezdésének c) pontjával összhangban irányítsa, ismertesse a) a fellépések összehangolásának és következetességének biztosítására, b) a projektek kiválasztására és a kiválasztási eljárás átláthatóságának biztosítására, valamint c) a projektek irányítására, nyomon követésére, ellenőrzésére, értékelésére és átfogó ellenőrzésére bevezetett végrehajtási rendszert.

A végrehajtási rendszernek tiszteletben kell tartania a Bizottság által a 2004/904/EK határozat 13. cikkének (5) bekezdésével összhangban elfogadott végrehajtási szabályokat.

A végrehajtási rendszer ismertetéséhez használja az I. mellékletben található kérdőívet. Ezt a kérdőívet a 2005. évre vonatkozó éves programtervezettel együtt kell benyújtani.

Kérjük juttassa el a Bizottságnak az irányítási és ellenőrzési rendszerek naprakésszé tett ismertetését, amennyiben a rendszereken és eljárásokon lényeges változtatásokat eszközölnek.

Dátum:

1. A FELLÉPÉS KERETE

1.1. Jogi keret

(Tüntesse fel az EMA fellépések irányítási és ellenőrzési eljárásaira alkalmazandó jogszabályokat és nemzeti szabályokat)

Az EMA irányítására alkalmazandó nemzeti jogszabályok

...

...

...

...

...

...

Az EMA irányítására elfogadott egyedi nemzeti szabályok

...

...

...

...

...

1.2. Felelős hatóság és megbízott szerv

A 2004/904/EK határozat 13. cikke szerinti felelős hatóság

(kérjük csatolni azt a hivatalos dokumentumot, amely a szóban forgó közjogi szervet mint az EMA irányításáért "felelős hatóságot" jelöli ki)

Név: ...

Cím: ...

A felelős személy neve: ...

Kapcsolattartó személy: ...

A kapcsolattartó személy beosztása: ...

Tel.: ...

Fax: ...

E-mail cím: ...

A 2004/904/EK határozat 13. cikke szerinti megbízott szerv (amennyiben van ilyen)

(kérjük csatolni azt a hivatalos dokumentumot, amelyben a felelős hatóság a közvetítő szervezetet az EMA-fellépések végrehajtásával bízta meg)

Név: ...

Cím: ...

A felelős személy neve: ...

Kapcsolattartó személy: ...

A kapcsolattartó személy beosztása: ...

Tel.: ...

Fax: ...

E-mail cím: ...

2. A FELELŐS HATÓSÁG/MEGBÍZOTT SZERV FELÉPÍTÉSE ÉS ERŐFORRÁSAI

Csatolja a részletes szervezeti ábrát a hatáskörök rövid leírásával együtt. Amennyiben az EMA végrehajtása megbízás tárgyát képezi, csatolja a megbízott szerv részletes szervezeti ábráját és a hatáskörök rövid leírását.

2.1. A felelős hatóság/megbízott szerv jogállása

Mi a felelős hatóság jogi formája?

Mi a megbízott szerv jogi formája?

2.2. Az alkalmazottak jegyzéke

Felelős hatóság (az EMA alapok irányításában részt vevő személyzet kulcsfontosságú tagjai)

Megbízott szerv (amennyiben van ilyen)

2.3. Kívülálló szervek igénybevétele

(ismertesse, hogy a felelős hatóság/közvetítő szervezet igénybe vesz-e külső szerveket a rábízott feladatok végrehajtása során, és adott esetben részletezze az e célból elfogadott rendelkezéseket)

...

...

...

...

3. AZ IRÁNYÍTÁSI ÉS ELLENŐRZÉSI RENDSZEREKHEZ TARTOZÓ FELADATOK ISMERTETÉSE

3.1. A feladatok felosztása

3.2. A feladatok elkülönítése

(amennyiben az irányítási, kifizetési és ellenőrzési feladatokat ugyanazon az egységen (osztályon) belül végzik, ismertesse, hogyan választják el egymástól egyértelműen ezeket a tevékenységeket)

...

...

...

...

...

...

...

Az EMA-bevételek és -kiadások számlákra való könyvelése

3.2.1. Számviteli rendelkezések

Milyen módon történik az EMA előirányzatok számviteli nyilvántartása?

3.2.2. Azon útvonal leírása, amely mentén a pénzalapokat rendelkezésre bocsátják és átutalják a tagállam (ahová a pénzalapokat kifizették) számlájáról a végső kedvezményezett egyedi számlájára

Az EMA-kifizetések engedélyezési útvonala hasonló-e a nemzeti költségvetés keretében teljesített kifizetések engedélyezési útvonalához?

Ha nem, ismertesse a különbségeket, megnevezve azok okait is:

...

...

...

...

...

...

3.2.3. Ismertesse az EMA-előirányzatok és - amennyiben közpénzeket is bevontak - a nemzeti társfinanszírozási előirányzatok átvitelének (esetlegesen alkalmazott) szabályait

...

...

...

...

...

...

...

...

4. AZ IRÁNYÍTÁSI FOLYAMAT VIZSGÁLATA - AZ ÚTVONALAK ÉS ELJÁRÁSOK ISMERTETÉSE

4.1. A többéves és éves program elkészítése

Ki készíti el a Bizottságnak benyújtásra kerülő többéves és éves programot?

...

...

...

...

Közelebbről tekintve: hogyan veszik figyelembe a pénzügyi terveket ezekben a programokban?

...

...

...

...

...

...

A programok elkészítésekor sor kerül-e a megfelelő partnerekkel kapcsolattartásra a többéves munkaprogram összeállításához, vagy a lehetséges kedvezményezettekkel az éves program összeállítását megelőzően (szándéknyilatkozat benyújtására való felhívás, pályázati ás ajánlati felhívási eljárások)?

...

...

...

...

4.2. A pályázati felhívások és a pályázatok/ajánlatok kiválasztásának eljárásai

A felelős hatóság/megbízott szerv fogadott-e el olyan dokumentumokat (kézikönyvek, tájékoztatók, eljárási útmutatók), amelyek megállapítják az alább ismertetett eljárásokat?

4.2.1. Pályázati felhívások/ajánlati felhívások előállítása

- A pályázati felhívások/ajánlati felhívások elkészítése és jóváhagyása

- Kivel folytatnak konzultációt a pályázati felhívások/ajánlati felhívások véglegesítése előtt?

4.2.2. A pályázati felhívások/ajánlati felhívások közzététele

4.2.3. A pályázók segítése a pályázatok/ajánlatok elkészítésében (dokumentumok vagy szolgáltatások a pályázati felhívásokkal/ajánlati felhívásokkal kapcsolatos felvilágosításra, pl. pályázati útmutatók, stb.)

4.2.4. A pályázatok és ajánlati dokumentumok átvétele és nyilvántartásba vétele

- A pályázat/ajánlat átvételének igazolása a következő úton történik:

- Az elküldési/kézhez vételi határidő betartásának ellenőrzése, valamint annak ellenőrzése, hogy a beérkezett pályázati/ajánlati dokumentumok hiánytalanok:

4.2.5. A pályázati/ajánlati dokumentumok vizsgálata

a) Alaki szempontú vizsgálat (a pályázókkal kapcsolatos információk, a támogathatósági kritériumok ellenőrzése, stb.)

b) Szakmai szempontú vizsgálat (vizsgálat a pályázati felhívásban/dokumentációban meghatározott kiválasztási és odaítélési kritériumok fényében) Kerültek-e meghatározásra pontos kiválasztási és odaítélési kritériumok? Amennyiben igen, ismerteti-e azokat valamely dokumentum (analitikus ellenőrző lista, stb.)?

c) Pénzügyi szempontú vizsgálat Kerültek-e meghatározásra pontos kritériumok (kiadástípusonkénti referenciaértékek/felső korlátok)? Amennyiben igen, ismerteti-e azokat valamely dokumentum (ellenőrző lista, stb.)?

4.2.6. Összefüggés egyéb közösségi kezdeményezésekkel vagy programokkal

Végeznek-e ellenőrzéseket azon fellépésekkel/projektekkel való lehetséges átfedésekre tekintettel, amelyeket az ön tagállamában az egyéb közösségi kezdeményezések vagy programok, mint pl. az EQUAL keretében finanszíroznak?

4.2.7. A pályázatok értékelése és kiválasztása/odaítélési eljárások

(Ismertesse a benyújtott pályázatok/ajánlatok értékelésében résztvevő feleket (belső értékelés, külső értékelők, értékelő bizottságok))

...

...

...

...

...

4.2.8. Döntés a pályázatok/ajánlatok kiválasztásáról/elutasításáról

Ki a hivatalos felelős a pályázatok kiválasztásáról/elutasításáról szóló döntésért?

4.2.9. Értesítés a pályázatok/ajánlatok kiválasztásáról/elutasításáról szóló döntésről

A pályázó/ajánlattevő kap-e levelet az elutasítás okairól?

A levél ismerteti-e az elutasítás okait?

4.2.10. A projekt elfogadása/döntés a finanszírozásról/az ajánlat odaítélése

A kiválasztott projektekre vonatkozó számviteli rendelkezések

Ki írja alá a finanszírozási megállapodást/az ajánlat odaítéléséről szóló döntést a felelős hatóság/megbízott szerv nevében?

(csatolja a mintamegállapodás másolatát és a kedvezményezetteknek küldött jelentések mintapéldányát)

4.3. A támogatás kezelése és kifizetése

4.3.1. A kedvezményezettel kötött finanszírozási megállapodás(ok)ban meghatározott kifizetési rendelkezések

Készítettek-e a kedvezményezettek használatára szánt előmeneteli jelentés és végső értékelési jelentés mintákat? (csatolja az előmeneteli jelentés és az értékelési jelentés mintáit)

Készítettek-e a kedvezményezettek használatára szánt pénzügyi jelentés/kifizetési kérelem mintákat?(csatolja a pénzügyi jelentések és a kifizetési kérelmek mintáit)

4.3.2. A projekt végrehajtásának nyomon követése

E nyomon követésnek részét képezik-e a projektek helyszíni ellenőrző látogatásai?

Amennyiben igen, melyek az idevágó rendelkezések (gyakoriság, a projekttevékenységek/pénzügyi szempontok ellenőrzései, stb.)?

...

...

...

...

4.3.3. A projektektől beérkezett kifizetési kérelmek átvétele és vizsgálata

A kifizetési kérelmek vizsgálata magában foglalja-e a következő ellenőrzéseket?

4.3.4. A kifizetés kezdeményezése/beszedés a kedvezményezettektől

4.3.5. Kifizetési beszedési megbízás

4.3.6. A kifizetés/beszedés végrehajtása

A kifizetés/beszedés végrehajtása magában foglalja-e a következő ellenőrzéseket:

4.3.7. A kifizetési módja

Hogyan fizetnek a kedvezményezetteknek?

4.3.8. A beszedés nyomon követése

Milyen rendelkezések szolgálják az e projektek tekintetében kiadott beszedési megbízások nyomon követését, illetve mely rendelkezések biztosítják, hogy a visszafizetésre sor kerüljön?

...

...

...

...

...

...

...

...

4.3.9. Az EMA keretében visszafizetett pénzalapok újrafelosztási eljárásai (amennyiben van ilyen)

...

...

...

...

...

...

...

...

4.4. A tagállamtól beérkező kiadásigazoló nyilatkozatok és kifizetési kérelmek

4.4.1. Kiadásigazoló nyilatkozat

Melyik osztály/egység készíti el az Európai Bizottságnak küldött kiadásigazoló nyilatkozatokat?

Melyik hatóság hitelesíti az Európai Bizottságnak küldött kiadásigazoló nyilatkozatokat?

4.4.2. Kifizetési kérelem

Melyik osztály készíti el az Európai Bizottságnak küldött kifizetési kérelmet (... cikk)?

5. ELLENŐRZÉS

5.1. A projektek ellenőrzésért felelős osztályok (a 25. cikk a) pontjában meghatározottak szerint)

5.2. A projektellenőrzések jellegzetességei

Az ellenőrzési tevékenységek magukban foglalják-e a következőket:

5.3. Az ellenőrzések utókövetése

a) Kinek küldik a jelentéseket?

 az ellenőrzött projektek kedvezményezetteinek

 a felelős hatóság igazgatóságának

 a felelős hatóság belső ellenőrzési osztályának

 a nemzeti ellenőrzési hatóságoknak

 Egyéb (határozza meg) ...

b) E jelentések nyomán milyen intézkedésekre kerül sor:

- az érintett projektek vonatkozásában (pénzügyi korrekciók, az ugyanazon kedvezményezettek által indított egyéb projektek ellenőrzései, stb.)

...

...

...

- a felelős hatóság/közvetítő szervezet vonatkozásában (pl. az eljárások, az eljárások útmutatóinak és az ellenőrző listáknak a módosításai és helyesbítései)

...

...

...

...

...

5.4. A felelős hatóság/közvetítő szervezet ellenőrzése (audit)

A felelős hatóság/közvetítő szervezet képezi-e ellenőrzés tárgyát?

Mely osztályok vagy hatóságok képesek ezen ellenőrzés elvégzése?

 A felelős hatóság/közvetítő szervezet belső ellenőrzési osztálya

 Egy másik szerv ellenőrzési osztálya

 Nemzeti ellenőrzési szerv (Számvevőszék)

A 2004/904/EK tanácsi határozat hatályba lépése óta végeztek-e ilyen típusú ellenőrzést?

Amennyiben igen:

Mikor? ...

Melyik hatóság végezte azt? ...

Megvan-e a jelentés vagy a jelentések? ...

E jelentés nyomán milyen intézkedésre került sor?

...

...

...

...

...

...

...

6. ELLENŐRZÉSI NYOMVONAL

Hol őrzik a következő dokumentumokat?

7. ÉRTÉKELÉS

7.1. Az értékelésért felelős osztályok

7.2. Az értékelés ütemezése

Az EMA-fellépéseket milyen gyakran kell értékelni?

7.3. Mutatók

Alakítottak-e ki mutatókat a projektek és nemzeti programok nyomon követésére és értékelésére, és az irányítási szakaszban begyűjtik-e ezeket a mutatókat?

Alakítottak-e ki részletes mutatókat a 2004/904/EK határozat 4., 5., 6. és 7. cikkében előírt mindegyik fellépéstípusra vonatkozóan?

(1) Tüntesse fel adott esetben a külső tanácsadókat.

(2) Megj.: A felelős hatóság által vagy annak felügyelete mellett (külső auditálók, közjogi szervek) ellenőrzés céljából (25. cikk a) pont, azaz a mindennapos projektirányítás nyomon követéséhez közvetlenül nem kapcsolódóan) elvégzendő felülvizsgálatok (vizsgálat és döntéshozatal, kifizetési kérelmek, stb.).

(3) Ismertesse azokat az eseteket is, amikor külső szerveket vesznek igénybe az ellenőrzések végrehajtására.

(4) Tüntesse fel adott esetben a külső tanácsadókat.

II. MELLÉKLET

EURÓPAI MENEKÜLTÜGYI ALAP

2005. ÉVI PROGRAMTERVEZET

1. TAGÁLLAM

...

2. AZ ÉVES PROGRAM KERETÉBEN FINANSZÍROZANDÓ PROJEKTEK KIVÁLASZTÁSÁNAK ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI

Az éves program keretében finanszírozandó projektek kiválasztásának általános szabályai összhangban vannak a többéves programban megállapítottakkal? Amennyiben nem, ismertesse az esetleges változtatások részleteit.

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

3. FELLÉPÉSEK

3.1. A) fellépés: befogadási feltételek és menekültügyi eljárások

i. A fellépés végrehajtását indokoló követelmények

...

...

ii. A fellépés célja

...

...

iii. Pénzügyi terv (1)

iv. Menetrend (A projektek kezdő időpontjainak a programév január 1. és december 31. közötti időszakába kell esniük. A 2005. évi programhoz tartozó projektek esetében a kezdő időpontoknak kivételesen 2005.1.1. és 2006.6.30. közé kell esniük. A 2005. évi program vonatkozásában a projektkiadások 2005. január 1-jétől támogathatók)

Kezdő időpont: ...

Záró időpont: ...

v. Végrehajtandó intézkedések (működési áttekintés)

Lásd a 2004/904/EK határozat 6. cikkében részletezett fellépéseket

vi. Célcsoportok

Az EMÁ-ról szóló, 2004/904/EK határozat 3. cikkében meghatározott személyek (a jogállásuk szerint)

vii. A támogatások kedvezményezettjei

(nem kormányzati szervezetek, szövetségi, nemzeti, regionális vagy helyi hatóságok, egyéb közhasznú szervezetek...)

viii. A résztvevő nemzeti hatóságok

Amennyiben az EMÁ-ról szóló határozat 13. cikke szerinti felelős hatóságtól eltérő egyéb hatóság is részt vesz a fellépésben, úgy nevezze azt meg.

ix. Várt, számszerűsített eredmények A példák alább részletezett listája szemléltető jellegű, nem teljes körű

- Az elszállásolással kapcsolatos infrastruktúra és szolgáltatások javulása (számszerűsítse)

- Anyagi támogatás, valamint orvosi és pszichológiai ellátás biztosítása

- Szociális segítségnyújtás, tájékoztatás vagy támogatás a közigazgatási eljárások során

- Támogató szolgáltatások - úgymint a befogadási feltételeket, valamint a menekültügyi eljárás hatékonyságát és minőségét javító fordítás és képzés - biztosítása

- A fogadó országban a befogadottakkal kapcsolatban álló helyi közösségek tájékoztatásának javítása

- A rászoruló csoportoknak biztosított speciális segítségnyújtás típusa és mennyisége

- A célcsoportokhoz tartozó kedvezményezettekkel (a jogi vagy egyéb tanácsadók által) töltött idő

- A projektek során előállított termékek (információforrások, dokumentumok fordítása, stb.) felhasználóinak száma

- Konkrét példák a menedékjog iránti kérelmek feldolgozásának javulására

- A menedékkérők képviseletének javulása (pl. jogi segítségnyújtás)

- Egyéb (adja meg)

x. Az EMA-társfinanszírozással kapcsolatos figyelemfelhívás

Ismertesse azokat a mechanizmusokat, amelyek biztosítják az EMA általi finanszírozás láthatóságát az ezen intézkedés szerint finanszírozott projektekhez kapcsolódó bármely tevékenységre nézve.

...

...

xi. A javasolt fellépések hogyan egészítik ki az egyéb eszközökön keresztül finanszírozott hasonló fellépéseket, és mennyiben haladják meg a nemzeti intézkedéseket

Mutassa be, hogy a javasolt fellépések az egyéb nemzeti vagy közösségi eszközökkel finanszírozott hasonló fellépéseknek szerves részét képezik és összehangoltak azokkal, valamint hogy a nemzeti fellépéseket kiegészítik, és nem helyettesítik.

...

...

3.2. B) fellépés: a 2004/904/EK határozat 3. cikkében említett azon személyek beilleszkedése, akik az adott tagállamban tartós és állandó jelleggel tartózkodnak

i. A fellépés végrehajtását indokoló követelmények

...

...

ii. A fellépés célja

...

...

iii. Pénzügyi terv (2)

iv. Menetrend (A projektek kezdő időpontjainak a programév január 1. és december 31. közötti időszakába kell esniük. A 2005. évi programhoz tartozó projektek esetében a kezdő időpontoknak kivételesen 2005.1.1. és 2006.6.30. közé kell esniük. A 2005. évi program vonatkozásában a projektkiadások 2005. január 1-jétől támogathatók)

Kezdő időpont: ...

Záró időpont: ...

v. Végrehajtandó intézkedések (működési áttekintés)

Hivatkozzon a 2004/904/EK határozat 6. cikkében részletezett fellépésekre.

...

...

...

...

...

vi. Célcsoportok

Az EMÁ-ról szóló határozat 3. cikkében említett azon személyek, akik az adott tagállamban tartós és/vagy állandó jelleggel tartózkodnak (figyelem: a célcsoport nem terjedhet ki a menedékkérőkre vagy az (illegális) bevándorlókra).

vii. A támogatások kedvezményezettjei

(nem kormányzati szervezetek, szövetségi, nemzeti, regionális vagy helyi hatóságok, egyéb közhasznú szervezetek...)

viii. A résztvevő nemzeti hatóságok

Amennyiben az EMÁ-ról szóló, 2004/904/EK határozat 13. cikke szerinti felelős hatóságtól eltérő egyéb hatóság is részt vesz, úgy nevezze azt meg.

ix. Várt, számszerűsített eredmények A példák alább részletezett listája szemléltető jellegű, nem teljes körű

- Tanácsadás és támogatás olyan területeken, mint a lakhatás, a létfeltételek biztosítása, a munkaerő-piaci beilleszkedés, az orvosi, pszichológiai és szociális ellátás; felszerelések és szolgáltatások;

- Azon fellépések száma, amelyek lehetővé teszik a jogosultak számára a szocio-kulturális értelemben történő alkalmazkodást a tagállamok társadalmához, valamint az Európai Unió alapjogi chartájában foglalt értékekben való osztozást;

- A civil és kulturális életben való tartós és fenntartható részvételt elősegítő fellépések biztosítása;

- A közvetlen támogatás (élelmiszer, ruházat, elszállásolás, stb.) pénzben kifejezett értéke;

- A nyújtott egészségügyi szolgáltatások száma;

- A biztosított oktatás vagy képzés óráinak száma (pl. nyelvi vagy szakmai képzés);

- Az az idő, amit a szociális munkások a célcsoporthoz tartozó kedvezményezettekkel töltenek;

- A projektek során előállított termékek (információforrások, dokumentumok fordítása, stb.) felhasználóinak száma.

- Konkrét példák a menekültek beilleszkedésének javulására.

- Az e személyek és a közintézmények közötti kapcsolatokban az egyenlő hozzáférés és az egyenlő bánásmód előmozdítását célzó fellépések biztosítása;

- Egyéb (adja meg).

x. Az EMA-társfinanszírozással kapcsolatos figyelemfelhívás

Ismertesse azokat a mechanizmusokat, amelyek biztosítják az EMA általi finanszírozás láthatóságát az ezen intézkedés szerint finanszírozott projektekhez kapcsolódó bármely tevékenységre nézve.

...

...

...

...

...

xi. A javasolt fellépések hogyan egészítik ki az egyéb eszközökön keresztül finanszírozott hasonló intézkedéseket, és mennyiben haladják meg a nemzeti intézkedéseket

A tagállamnak be kell mutatnia, hogy a javasolt intézkedések az egyéb nemzeti vagy közösségi eszközökkel finanszírozott hasonló fellépéseknek szerves részét képezik és összehangoltak azokkal, valamint hogy a nemzeti fellépéseket kiegészítik, és nem helyettesítik.

...

...

...

...

...

3.3. C) fellépés: a 2004/904/EK határozat 3. cikkében említett személyek önkéntes visszatérése, feltéve, hogy azok nem szereztek új állampolgárságot, és nem hagyták el a tagállam felségterületét

i. A fellépés végrehajtását indokoló követelmények

...

...

ii. A fellépés célja

...

...

iii. Pénzügyi terv (3)

iv. Menetrend (A projektek kezdő időpontjainak a programév január 1. és december 31. közötti időszakába kell esniük. A 2005. évi programhoz tartozó projektek esetében a kezdő időpontoknak kivételesen 2005.1.1. és 2006.6.30. közé kell esniük. A 2005. évi program vonatkozásában a projektkiadások 2005. január 1-jétől támogathatók)

Kezdő időpont: ...

Záró időpont: ...

v. Végrehajtandó intézkedések (működési áttekintés)

Hivatkozzon a 2004/904/EK határozat 7. cikkében részletezett fellépésekre.

...

...

...

...

...

vi. Utókövetés a visszatérés után

Ismertesse az önkéntes visszatérés utáni nyomon- és utókövetésre kialakított rendszert.

vii. Célcsoportok

Az EMÁ-ról szóló határozat 3. cikkében említett személyek, feltéve, hogy nem szereztek új állampolgárságot (honosított személyek) és nem hagyták el a tagállam felségterületét (ismertesse).

viii. Grant recipients

(nem kormányzati szervezetek, szövetségi, nemzeti, regionális vagy helyi hatóságok, egyéb közhasznú szervezetek...)

ix. A résztvevő nemzeti hatóságok

Amennyiben az EMÁ-ról szóló, 2004/904/EK határozat 13. cikke szerinti felelős hatóságtól eltérő egyéb hatóság is részt vesz a fellépésben, úgy nevezze azt meg.

x. Várt, számszerűsített eredmények A példák alább részletezett listája szemléltető jellegű, nem teljes körű.

- az önkéntes visszatéréssel kapcsolatos kezdeményezésekre vagy programokra vonatkozó tájékoztatást és tanácsadást igénybe vevők száma;

- a hazájukba visszatért egyének (szakemberek, családfők, családtagok) száma;

- azoknak a személyeknek a száma, akik maradtak, de visszatéréssel kapcsolatos támogatást kaptak;

- a származási ország számára keletkező pótlólagos gazdasági haszon (pl. az újonnan teremtett munkahelyek, az alapított vállalkozások száma, stb.);

- információ nyújtása a visszatérés lényeges szempontjairól, ideértve a gazdasági, közigazgatási és politikai helyzetet a származási országban, a munkalehetőségeket, a tulajdonjogokat és az egyéb jogi kérdéseket;

- a visszatérőknek nyújtott pénzügyi segítségnyújtás értéke;

- együttműködés más tagállamokbeli hasonló projektekkel;

- azon idő, amit a tanácsadók a célcsoporthoz tartozó kedvezményezettekkel töltenek;

- a projektek során előállított termékek felhasználóinak száma (információk a származás vagy a korábbi szokásos tartózkodási hely szerinti országban vagy régióban fennálló helyzetről);

- az Európai Unióban lakóhellyel rendelkező származási közösségeknek a 2004/904/EK tanácsi határozatban említett személyek önkéntes visszatérését megkönnyítő fellépéseinek számszerűsített hatása;

- az önkéntes visszatéréshez kapcsolódó nemzeti kezdeményezések vagy programok megszervezését és végrehajtását elősegítő fellépések biztosítása;

- egyéb (adja meg).

xi. Az EMA-társfinanszírozással kapcsolatos figyelemfelhívás

Ismertesse azokat a mechanizmusokat, amelyek biztosítják az EMA általi finanszírozás láthatóságát az ezen intézkedés szerint finanszírozott projektekhez kapcsolódó bármely tevékenységre nézve.

...

...

...

...

...

xii. A javasolt fellépések hogyan egészítik ki az egyéb eszközökön keresztül finanszírozott hasonló fellépéseket, és mennyiben haladják meg a nemzeti fellépéseket

A tagállamnak be kell mutatnia, hogy a javasolt fellépések az egyéb nemzeti (regionális és helyi) vagy közösségi eszközökkel finanszírozott hasonló fellépéseknek szerves részét képezik és összehangoltak azokkal, valamint hogy a nemzeti fellépéseket kiegészítik, és nem helyettesítik.

4. TECHNIKAI SEGÍTSÉGNYÚJTÁS

i. A technikai segítségnyújtás alkalmazását indokoló követelmények

A rendelkezésre álló erőforrások, valamint az EMA-program végrehajtásához szükséges pótlólagos források részletes ismertetése.

...

...

ii. A technikai segítségnyújtás célja (a 2004/904/EK határozat 18. cikke)

...

...

iii. Pénzügyi terv (4)

iv. Menetrend (A technikai segítségnyújtási intézkedések kezdő időpontjainak a programév január 1. és december 31. közötti időszakába kell esniük. A 2005. évi programhoz tartozó projektek esetében a kezdő időpontoknak kivételesen 2005.1.1. és 2006.6.30. közé kell esniük. A 2005. évi program vonatkozásában a projektkiadások 2005. január 1-jétől támogathatók)

Kezdő időpont: ...

Záró időpont: ...

v. Végrehajtandó intézkedések (működési áttekintés) Fellépések a programfellépések előkészítéséhez, figyelemmel kíséréséhez és értékeléséhez kapcsolódó technikai és igazgatási segítségnyújtás fedezésére, például:

a) Az EMA által társfinanszírozott műveletek előkészítéséhez, kiválasztásához, értékeléséhez és utókövetéséhez kapcsolódó költségek. Ez magában foglalhatja olyan elektronikus rendszerek beszerzését és lízingelését, amelyek szükségességét a felelős hatóság megfelelőképpen megindokolja, és amelyek arányban vannak a program nagyságrendjével. A lízingelt vagy vásárolt berendezést csak a program végrehajtására lehet használni. A lízingre vonatkozó támogathatósági szabályokat alkalmazni kell.

b) Az EMA általi társfinanszírozásra való figyelemfelhívás költségei, illetve az ezzel kapcsolatos tájékoztatási tevékenységek.

c) A projektek könyvvizsgálatával és helyszíni ellenőrzésével kapcsolatos költségek.

d) A díjazásokkal kapcsolatos kiadások - beleértve a társadalombiztosítási hozzájárulásokat is - csak a következő esetekben támogathatók:

e) A felelős hatóság formális határozatával a fenti 2-4. pontban felsorolt feladatok teljesítésére átmenetileg kirendelt főállású tisztviselők.

f) Ideiglenes alkalmazottak vagy magánszektorbeli foglalkoztatottak, akiket csak a fenti 2-4. pontban felsorolt feladatok elvégzésére alkalmaznak.

vi. Közbeszerzési eljárás

Az EMA-programot végrehajtó hatóság (és adott esetben a végrehajtásban résztvevő egyéb végrehajtó szervek). Határozza meg közelebbről, hogy a technikai segítségnyújtás kiadásai melyik közbeszerzési eljárások alá fognak tartozni.

vii. A résztvevő nemzeti hatóságok

Amennyiben az EMÁ-ról szóló határozat 13. cikke szerinti felelős hatóságtól eltérő egyéb hatóság is részt vesz a fellépésben, úgy nevezze azt meg.

viii. Várt, számszerűsített eredmények pl.:

- Az EMA végrehajtásának számszerűsített javulása:

- A pályázati felhívások elkészítésének és a program elkészítésének a javulása (nevezze meg a személyeket/a napokat):

- A projektajánlatok értékelése (adja meg számszerűen):

- A projektek kiválasztása (várható szám):

- A projektek utókövetése és a program irányítása (adja meg a személyek/a napok számát):

- Audit és helyszíni ellenőrzés (adja meg az auditok/látogatások számát):

- Értékelő jelentések (adja meg a személyek/a napok számát):

- Meghirdetéssel kapcsolatos kezdeményezések (részletezze):

- Lízingelt vagy vásárolt berendezések (részletezze):

- Más (adja meg):

ix. Az EMA-társfinanszírozással kapcsolatos figyelemfelhívás

Az intézkedés keretében finanszírozott projektekhez kapcsolódó bármely tevékenységre nézve jól láthatóan fel kell tüntetni az EMA által történő finanszírozást.

x. A javasolt fellépések hogyan egészítik ki az egyéb eszközökön keresztül finanszírozott hasonló intézkedéseket, és hogyan haladják meg a nemzeti intézkedéseket

A tagállamnak be kell mutatnia, hogy a javasolt intézkedések az egyéb nemzeti, közösségi vagy nemzetközi eszközökkel finanszírozott hasonló intézkedéseknek teljes mértékben szerves részét képezik és összehangoltak azokkal, valamint hogy a nemzeti intézkedéseket kiegészítik, és nem helyettesítik.

5. AZ INDIKATÍV ÖSSZESÍTETT ÉVES FINANSZÍROZÁSI TERV (5)

(1) Lásd e határozat 15. cikkét.

(2) Lásd e határozat 15. cikkét.

(3) Lásd e határozat 15. cikkét.

(4) Az éves tagállami juttatás legfeljebb 7 %-a, plusz 30 000 EUR. Nincs társfinanszírozási kötelezettség. Lásd e határozat 15. cikkét.

(5) Lásd e határozat 15. cikkét.

III. MELLÉKLET

ELŐMENETELI JELENTÉS - MINTA

(a 2004/904/EK határozat 23. cikkének (3) bekezdése)

A következő címre kell küldeni:

European Commission (Európai Bizottság)

Directorate-General for Justice, Freedom and Security (Az Igazságügyek, Szabadság és Biztonság Főigazgatósága)

Unit B/4 European Refugee Fund (B/4 Egység Európai Menekültügyi Alap)

B-1049 Brussels (Brüsszel)

Tagállam: ...Programév (éves programnál): ...Felelős hatóság: ...(a kapcsolattartó személy, részleg vagy szervezet neve, cím, faxszám, telefonszám, e-mail cím)Esedékes határidő: amikor az első részletkifizetés összegének 70 %-a a végső kedvezményezetthez megérkezik

A. PROGRAMIGAZGATÁS ÉS -IRÁNYÍTÁS

(1) Az éves programirányítási struktúrák, a pénzügyi útvonalak, a projektkiválasztás módszerének és kritériumainak, a figyelemmel kísérés rendszerének ismertetése (amennyiben ez megegyezik a társfinanszírozási kérelemben megadott információkkal, elég utalni a társfinanszírozási kérelemre).

(2) Projektkiválasztás: a megtett lépések és az elért eredmények (pl. a pályázati felhívások közzétételének napja, a kérelmezők száma, a kiválasztott projektek száma, a kiválasztott projektek átlagos költsége). A program végrehajtása során elvégzett technikai segítségnyújtási tevékenységek ismertetése.

(3) Információnyújtás és nyilvánosság: az elvégzett tevékenységek. Annak részletes ismertetése, hogyan hívták fel a figyelmet a közösségi társfinanszírozásra. Valamennyi projektdokumentációnak és kiadványnak említést kell tennie az EU-társfinanszírozásról: "Ez a projekt az Európai Menekültügyi Alap általi társfinanszírozásban részesül".

(4) Információk a 2004/904/EK határozat 25. cikkének (1) bekezdésével összhangban elvégzett ellenőrzésekről.

(5) Információk a tevékenységekkel kapcsolatos kockázatokról (a kockázat olyan esemény bekövetkeztének a lehetősége, amely befolyásolja a célkitűzések elérését).

B. PROGRAMVÉGREHAJTÁS

(1) Menetrend

- Az éves nemzeti program végrehajtásának kezdő napja:

- Az éves nemzeti program záró időpontja (a kiadások végrehajtásának a társfinanszírozási határozatban ismertetett utolsó időpontja):

(2) Pénzügyi szempontok

Pénzügyi jelentési táblázat (adja meg az időpontot - ez nem lehet az összefoglaló jelentés benyújtását megelőző egy hónapnál korábbi időpont):

PÉNZÜGYI JELENTÉS

(Előmeneteli jelentés, 23. cikk (3) bekezdés)

KIADÁSIGAZOLÓ NYILATKOZAT EMA ÉVES PROGRAMA

(tanácsi határozat 23. cikkének (3) bekezdése és 24. cikke)

Bizottsági hivatkozási szám:

Ország:

Dátum:

b) A Bizottságtól kapott fizetések a megfelelő dátumokkal:

(3) A program szerinti fellépések végrehajtása

a) A kiválasztott projektek fő célkitűzései tevékenységek szerint megbontva (használja a társfinanszírozási kérelemben ismertetett megfelelő mutatókat: adjon példákat a kiválasztott projektekre):

b) A várt eredmények számszerűsítése (tegye naprakésszé a társfinanszírozási kérelem mutatóit minden egyes intézkedésre nézve):

c) Az éves nemzeti program végrehajtása során tapasztalt problémák:

d) A végrehajtással kapcsolatos egyéb megjegyzések:

IV. MELLÉKLET

VÉGSŐ JELENTÉS - MINTA

(a 2004/904/EK határozat 23. cikkének (4) bekezdése)

A következő címre kell küldeni:

European Commission (Európai Bizottság)

Directorate-General for Justice, Freedom and Security (Az Igazságügyek, Szabadság és Biztonság Főigazgatósága)

Unit B/4 European Refugee Fund (B/4 Egység Európai Menekültügyi Alap)

B-1049 Brussels

Tagállam: ...Programév: ...Felelős hatóság: ...(a kapcsolattartó személy, részleg vagy szervezet neve, cím, faxszám, telefonszám, e-mail cím)Benyújtási határidő: az éves program támogathatósági határidejét követő kilenc hónapon belül

A. MŰKÖDÉSI HÁTTÉR

(1) A tagállami viszonyok jelentős változásainak ismertetése az éves programban ismertetett viszonyokhoz képest.

(2) A fenti fejleményeknek a program végrehajtására gyakorolt hatásai.

(3) Intézkedések, amelyeket annak érdekében hoztak, hogy a program az egyéb kapcsolódó, nemzeti vagy európai szintű politikákat (ideértve a verseny-, a közbeszerzési, az esélyegyenlőségi és a környezetvédelmi politikát) kiegészítse, és azokkal koherens legyen.

B. PROGRAMIGAZGATÁS ÉS -IRÁNYÍTÁS

(1) A programirányítási struktúrák, a pénzügyi útvonalak, a projektkiválasztás módszerének és kritériumainak, a figyelemmel kísérés és ellenőrzés rendszerének ismertetése (amennyiben ez megegyezik a társfinanszírozási kérelemben megadott információkkal, elég utalni a társfinanszírozási kérelemre).

(2) A programigazgatás és a nyomon követési rendszerek módosításainak részletei.

(3) A program végrehajtása során elvégzett technikai segítségnyújtási tevékenységek ismertetése, az elért eredmények.

(4) Információnyújtás és nyilvánosság: az elvégzett tevékenységek. Annak részletes ismertetése, hogyan biztosították a közösségi társfinanszírozás láthatóságát. Valamennyi projektdokumentációnak és kiadványnak említést kell tennie az EU-társfinanszírozásról. "Az Európai Menekültügyi Alap által társfinanszírozott projekt"(Csatolja a projekttel kapcsolatos kiadványok, sajtóban megjelent cikkek stb. egy-egy példányát).

(5) Információ a 2004/904/EK határozat 24. cikkének (1) bekezdésével összhangban folytatott ellenőrzésekről, ideértve a mintavételi módszer költség-haszon szempontjainak magyarázatát is, a határozat 7. cikkének (2) bekezdésével összhangban.

(6) Információk a tevékenységekkel kapcsolatos kockázatokról (a kockázat olyan esemény bekövetkeztének a lehetősége, amely befolyásolja a célkitűzések elérését).

C. PROGRAMVÉGREHAJTÁS

(1) Menetrend

- Az éves nemzeti program végrehajtásának kezdő napja

- Az éves nemzeti program záró időpontja (a kiadások végrehajtásának a társfinanszírozási határozatban ismertetett utolsó időpontja)

(2) Pénzügyi szempontok

Pénzügyi jelentési táblázat (adja meg az időpontot - ez nem lehet az összefoglaló jelentés benyújtását megelőző egy hónapnál korábbi időpont):

PÉNZÜGYI JELENTÉS

(Végső jelentés, 23. cikk (4) bekezdés, 24. cikk (3) bekezdés és 28. cikk (2) bekezdés)

VÉGLEGES KIADÁSIGAZOLÓ NYILATKOZAT EMA ÉVES PROGRAMA

(tanácsi határozat 23. cikkének (3) bekezdése és 24. cikkének (3) bekezdése)

Bizottsági hivatkozási szám:

Ország:

Dátum:

Melléklet a kiadásigazoló nyilatkozathoz

Az e kiadásigazoló nyilatkozatban feltüntetett visszanyert összegek

b) A Bizottságtól kapott fizetések a megfelelő dátumokkal:

(3) Végrehajtási és programintézkedések

a) Az éves nemzeti programban tervezett fellépések végrehajtására alkalmazott eszközök elméleti és gyakorlati szempontú leírása:

Példa:

b) Az elért eredmények és hatások (minőségi és mennyiségi értékelés a társfinanszírozási kérelemben ismertetett megfelelő mutatók használatával), a hatékonyság (előrejelzésekhez képest történő) értékelése és az ár/érték arány:

c) A végrehajtással kapcsolatos egyéb megjegyzések:

(4) Adott esetben a nemzetközi tevékenységek és/vagy a program hatásának ismertetése:

(5) Az éves nemzeti program végrehajtásakor felmerült problémák részletes ismertetése:

E. AZ ELLENŐRZŐ HATÓSÁG JELENTÉSE

(1) Az ellenőrző rendszer változtatásainak részletei:

(2) E tevékenységek eredményei, a feltárt és jelentett szabálytalanságok, a felelős hatóság által hozott intézkedések:

(3) A felelős hatóság megfelelő intézkedései az Európai Unió (Számvevőszék, Európai Bizottság) által végzett ellenőrző látogatások észrevételei nyomán:

(4) Részletes információk a feltárt szabálytalanságokról, amennyiben fennáll a csalás gyanúja és ezért megfelelő intézkedésre lehet szükség:

MELLÉKLETEK A VÉGSŐ JELENTÉSHEZ

A. A jóváhagyott projektek jegyzéke tevékenységenként megbontva

B. Az egyes projektek összefoglaló ismertetése fél oldalon, összesítés a pénzügyi mutatókról, az egyes projektekre lekötött költségvetés táblázatos formában, végleges kiadások projektenként

C. Független értékelés

V. MELLÉKLET

EURÓPAI BIZOTTSÁG

EURÓPAI MENEKÜLTÜGYI ALAP

KIFIZETÉSI KÉRELEM

(ezt hivatalos úton a következő címre kell küldeni: Unit B4 of DG Justice, Freedom and Security, LX 46, B-1049 Brussels (Az Igazságügyek, Szabadság és Biztonság Főigazgatósága, B4. egység, LX 46, B-1049 Brüsszel))

A program megnevezése: ...

... -i bizottsági határozat

Alulírott (az illetékes alkalmazott nyomtatott nagybetűvel írott neve, bélyegzője, beosztása és aláírása) az Európai Menekültügyi Alap végrehajtásáért felelős hatóság képviseletében kérelmezem ... EUR második előfinanszírozási kifizetésként/végső kifizetésként való kifizetését a 2004/904/EK határozat 13. cikke szerint. Ez a kifizetési kérelem teljesíti az elfogadhatósági követelményeket, mivel:

A kifizetés címzettje:

VI. MELLÉKLET

EURÓPAI BIZOTTSÁG

EURÓPAI MENEKÜLTÜGYI ALAP

MINTA A KIADÁSIGAZOLÓ NYILATKOZATRA (25. cikk)

Az Európai Bizottság, az Igazságügyek, Szabadság és Biztonság Főigazgatósága részére

A FELELŐS HATÓSÁG NYILATKOZATA

(ezt hivatalos úton a következő címre kell küldeni: Unit B4 of DG Justice, Freedom and Security, LX 46, B-1049 Brussels (Az Igazságügyek, Szabadság és Biztonság Főigazgatósága, B4. egység, LX 46, B-1049 Brüsszel))

(1) Alulírott ... (név nagybetűvel, beosztás és részleg) ezennel benyújtom az Európai Menekültügyi Alap ... évi éves programjának végső kiadásigazoló nyilatkozatát, valamint kérem a Bizottságtól a közösségi társfinanszírozás egyenlegének kifizetését.

(2) A ... évi éves nemzeti programra vonatkozóan biztosítom, hogy:

a) a kiadásigazoló nyilatkozat helytálló, megbízható számviteli rendszerekből következik és ellenőrizhető bizonylatokon alapul;

b) a nyilatkozatban szereplő kiadások teljesítik az alkalmazandó közösségi és nemzeti szabályokat és olyan projektek kapcsán merültek fel, amelyeket az éves programra alkalmazandó kritériumokkal összhangban, valamint az alkalmazandó közösségi és nemzeti szabályoknak megfelelve választottak ki finanszírozásra;

c) a hitelesítő hatóság a hitelesítés céljából kielégítő információt kapott a felelős hatóságtól az alap által működtetett irányítási eljárásokról, az alap által társfinanszírozott projektekről, valamint a kiadásigazoló nyilatkozatokban szereplő kiadásokkal kapcsolatban lefolytatott ellenőrzésekről;

d) az ellenőrző hatóság által elvégzett valamennyi ellenőrzés eredményét megfelelőképpen figyelembe vették;

e) a feltárt szabálytalanságok eredményeképpen indokolatlanul kifizetett közösségi pénzalapok behajtott összegeit az esetlegesen felmerült kamatokkal együtt megfelelőképpen levonták a kiadásigazoló nyilatkozatból.

KIADÁSOK TEVÉKENYSÉGENKÉNT

Bizottsági hivatkozási szám

Név:

Dátum:

Függelék a kiadásigazoló nyilatkozathoz

Az ezen kiadásigazoló nyilatkozatban szereplő, a legutóbbi kiadásigazoló nyilatkozatot követően visszanyert összegek (intézkedések szerint csoportosítva)

IGAZOLÁS

Alulírott ... (név nagybetűvel, beosztás és részleg) megvizsgáltam az Európai Menekültügyi Alap ... időszakra vonatkozó végső kiadásigazoló nyilatkozatát, valamint az egyenleg kifizetésére irányuló, a Bizottságnak benyújtott kérelmet.

A VIZSGÁLAT TERJEDELME

A hitelesítés biztosítékot kíván szolgáltatni a következőkre nézve:

a) a kiadásigazoló nyilatkozat helytálló, megbízható számviteli rendszerekből következik, és ellenőrizhető bizonylatokon alapul;

b) a nyilatkozatban szereplő kiadások teljesítik az alkalmazandó közösségi és nemzeti szabályokat, és olyan projektek kapcsán merültek fel, amelyeket az éves programra alkalmazandó kritériumokkal összhangban, valamint az alkalmazandó közösségi és nemzeti szabályoknak megfelelve választottak ki finanszírozásra;

c) a hitelesítő hatóság a hitelesítés céljából kielégítő információt kapott a felelős hatóságtól az alap által működtetett irányítási eljárásokról, az alap által társfinanszírozott projektekről, valamint a kiadásigazoló nyilatkozatokban szereplő kiadásokkal kapcsolatban lefolytatott ellenőrzésekről;

d) az ellenőrző hatóság által elvégzett valamennyi ellenőrzés eredményét megfelelőképpen figyelembe vették;

e) a feltárt szabálytalanságok eredményeképpen indokolatlanul kifizetett közösségi pénzalapok behajtott összegeit az esetlegesen felmerült kamatokkal együtt megfelelőképpen levonták a kiadásigazoló nyilatkozatból.

ÉSZREVÉTELEK

(1) A vizsgálat terjedelmét korlátozták a következők: (Nevezze meg a vizsgálat során felmerült akadályokat, ilyenek például a visszatérő problémák, az irányítás gyenge pontjai, az ellenőrzési nyomvonal hiánya, a bizonylatok hiánya, bírósági eljárás tárgyát képező ügyek, stb.; tegyen becslést az ezen akadályok által érintett kiadások és a megfelelő közösségi társfinanszírozás összegére.)

a) ...

b) ...

c) stb.

(2) A vizsgálat a számomra hozzáférhető egyéb nemzeti vagy közösségi ellenőrzések következtetéseivel együtt a hibák/szabálytalanságok kis/nagy (a kívánt rész kiemelendő, nagy gyakoriság esetén magyarázat is szükséges) gyakoriságát mutatja. A jelentett hibákat/szabálytalanságokat a felelős hatóságok megfelelőképpen kezelték, így nem érintik hátrányosan a közösségi társfinanszírozás kifizetendő összegét, ez alól a következők képeznek kivételt: (Tüntesse fel a nem megfelelőképpen kezelt hibákat/szabálytalanságokat, majd ezek mindegyikére nézve a probléma terjedelmét és esetleges szisztematikus jellegét, valamint a közösségi társfinanszírozás azon összegeit, amelyeket a probléma érinteni látszik.)

a) ...

b) ...

c) stb.

KÖVETKEZTETÉS

Amennyiben a vizsgálat során nem merültek fel akadályok, a felfedett hibák gyakorisága kicsi, és valamennyi problémát megfelelőképpen kezeltek:

a) A vizsgálat és a számomra hozzáférhető egyéb nemzeti vagy közösségi ellenőrzések következtetéseinek a fényében az a véleményem, hogy a végső kiadásigazoló nyilatkozat valamennyi lényeges szempontból a valóságnak megfelelően tükrözi a 2004/904/EK határozattal összhangban felmerült kiadásokat, és a Bizottsághoz a közösségi társfinanszírozás egyenlegének kifizetésére benyújtott kérelem megalapozottnak látszik.

Vagy:

Amennyiben a vizsgálat során felmerültek bizonyos akadályok, de a hibák gyakorisága nem nagy, vagy egyes problémákat nem kezeltek megfelelően:

b) A vizsgálat és a számomra hozzáférhető egyéb nemzeti vagy közösségi ellenőrzések következtetéseinek alapján az a véleményem - az 1. pontban említett kérdések és/vagy a 2. pontban említett hibák/szabálytalanságok kivételével, amelyeket, úgy tűnik, nem kezeltek megfelelően -, hogy a végső kiadásigazoló nyilatkozat valamennyi lényeges szempontból a valóságnak megfelelően tükrözi a 2004/904/EK határozattal és annak végrehajtási szabályaival összhangban felmerült kiadásokat, és a Bizottsághoz a közösségi társfinanszírozás egyenlegének kifizetésére benyújtott kérelem megalapozottnak látszik.

Vagy:

Amennyiben a vizsgálat során jelentős akadályok merültek fel, vagy a feltárt hibák gyakorisága nagy, jóllehet a jelentett hibákat/szabálytalanságokat megfelelőképpen kezelték:

c) Tekintettel a 1. pontban említett kérdésekre és/vagy a 2. pontban jelentett hibák nagy gyakoriságára, amelyeket, úgy tűnik, nem kezeltek megfelelően, nem vagyok abban a helyzetben, hogy véleményt fogalmazzak meg a végső kiadásigazoló nyilatkozatról és a közösségi társfinanszírozás egyenlegének kifizetésére a Bizottságnak benyújtott kérelemről.

(1) Lásd e határozat 16. cikkét.