12/2015. (IV. 10.) HM utasítás

a védelem terén alapvető biztonsági érdeket érintő, kifejezetten katonai, rendvédelmi, rendészeti célokra szánt áruk beszerzésére, illetőleg szolgáltatások megrendelésére vonatkozó sajátos szabályokról szóló 228/2004. (VII. 30.) Korm. rendelet 2. § (3) bekezdés d) pontja szerinti beszerzési eljárás rendjéről

A honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 290/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet 2. § (5) bekezdése alapján a következő utasítást adom ki:

1. § Ezen utasítás hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM), a honvédelemért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezetekre, a miniszter közvetlen irányítása alá tartozó központi hivatalokra, a Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálatra, valamint a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire (a továbbiakban együtt: honvédelmi szervezetek) terjed ki.

2. § Ezen utasítás alkalmazásában:

1. ajánlatkérő:a HM Beszerzési Hivatal;

2. ajánlattevő: az a természetes személy, jogi személy, jogi személyiség nélküli gazdasági társaság vagy személyes joga szerint jogképes szervezet, aki, illetve amely a beszerzési eljárásban ajánlatot tesz; ajánlattevőnek minősül a külföldi székhelyű vállalkozás magyarországi fióktelepe is;

3. alvállalkozó:az a szervezet vagy személy, amellyel vagy akivel az ajánlattevő a beszerzési eljárás alapján megkötött szerződés teljesítése céljából, e szerződésre tekintettel fog szerződést kötni vagy módosítani, kivéve ha a szervezet vagy személy tevékenységét kizárólagos jog alapján végzi;

4. kezdeményező:az a honvédelmi szervezet, amely költségvetési előirányzattal rendelkezik, vagy az előirányzat felett rendelkezési jogosultsággal bír, és a beszerzést kezdeményezi;

5. költségviselő: az a honvédelmi szervezet, amely a beszerzésre vonatkozó szerződés teljesítését követően a számla kiegyenlítésére szolgáló fedezettel rendelkezik.

3. § (1) A védelem terén alapvető biztonsági érdeket érintő, kifejezetten katonai, rendvédelmi, rendészeti célokra szánt áruk beszerzésére, illetőleg szolgáltatások megrendelésére vonatkozó sajátos szabályokról szóló 228/2004. (VII. 30.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 2. § (3) bekezdés d) pontja szerinti beszerzési eljárás lefolytatási rendjére a honvédelmi szervezetek beszerzéseinek eljárási rendjéről szóló 18/2014. (III. 7.) HM utasítás (a továbbiakban: HM utasítás) 20. § (1), (3) és (4) bekezdését, 21. § (2), (4) és (5) bekezdését, valamint 25. § (1) és (10) bekezdését kell alkalmazni az e §-ban foglalt eltérésekkel.

(2) A megbízás beszerzés kezdeményezésre okmányon fel kell tüntetni a Korm. rendelet 2. § (3) bekezdés d) pontja alkalmazásának alapjául szolgáló kormánydöntésre való utalást. A megbízás beszerzés kezdeményezésre okmányhoz csatolni kell a beszerzési eljárás kezdeményezéséhez és lebonyolításához szükséges, a kezdeményező által megfogalmazott követelményeket, a műszaki leírást, a minőségbiztosítási, átvételi és termékazonosítási követelményeket, továbbá minden szükséges információt és nyilatkozatot, valamint a becsült érték meghatározását alátámasztó iratot, amely tartalmazza a becsült érték kiszámításának részletes bemutatását.

(3) A becsült érték részletes bemutatása történhet az előző, ugyanabban a tárgyban - hasonló mennyiségben, feltételekkel - megkötött szerződés alapulvételével, építési beruházás esetén az előző időszakban kialakult fajlagos egységárak figyelembevételével, ennek hiányában olyan dokumentummal, amelyből kiderül, hogy a becsült érték meghatározására valós adatok - így különösen a kezdeményező által e célból lefolytatott piackutatás eredménye -figyelembevételével került sor.

(4) A (2) bekezdés szerint csatolt műszaki leírást minden oldalon a készítő kézjegyével kell ellátni. A műszaki leírásban és a minőségbiztosítási, átvételi és termékazonosítási követelményekben foglaltak összhangjáért a kezdeményező felelős.

(5) A megbízás ügyviteli megérkezését követő munkanapon az ajánlatkérő a megbízást ellenőrzi, felülvizsgálja. Amennyiben a megbízásban hiányosságot észlel, haladéktalanul előzetes szakmai konzultációt kezdeményez a kezdeményező és a véleményezésbe bevont honvédelmi szervezetek részvételével.

(6) A szakmai konzultációt az annak kezdeményezését követő legfeljebb három munkanapon meg kell tartani. A konzultációt követő munkanapra a kezdeményező megküldi az egyeztetett, véglegesített megbízást az ajánlatkérő részére. Ezt követően az ajánlatkérő az egyeztetett, véglegesített megbízást befogadja.

(7) Az ajánlatkérő a megbízás befogadását követően haladéktalanul megkezdi az ajánlattételi felhívás és a dokumentáció kidolgozását. Az ajánlatkérő köteles a kezdeményező által megküldött megbízásban és műszaki leírásban leírtakat az ajánlattételi felhívásba, dokumentációba bedolgozni.

(8) Az ajánlatkérő az ajánlattételi felhívás és dokumentáció tervezeteit az 1. melléklet szerinti formanyomtatvány kitöltésével, a csatolandó dokumentumokkal, a tárgyévi költségvetési előirányzatok vonatkozásában a HM utasítás 6. melléklete szerinti, a HM Védelemgazdasági Hivatal (a továbbiakban: HM VGH) által kiállított "Fedezetigazolás" elnevezésű nyomtatvánnyal és a HM utasítás 3. melléklete szerinti okmánnyal a HM Gazdasági Tervezési és Szabályozási Főosztály (a továbbiakban: HM GTSZF) és a HM védelemgazdaságért felelős helyettes államtitkár (a továbbiakban: HM VGHÁT) útján a HM közigazgatási államtitkár (a továbbiakban: HM KÁT) részére jóváhagyásra felterjeszti , melyről a HM KÁT a kézhezvételt követően haladéktalanul döntést hoz. A felterjesztési kötelezettség a beszerzés értékétől függetlenül fennáll.

(9) Az ajánlatkérőnek a (8) bekezdés szerinti okmányokat e-mailben kell megküldenie a HM GTSZF bto@hm.gov.hu címére. A megküldés tényét a felterjesztő ügyiratban jelezni kell.

(10) A HM GTSZF a (8) bekezdés szerinti felterjesztést a beérkezéstől számított két munkanapon belül megvizsgálja, majd ezt követően javaslatot tesz a HM VGHÁT útján a HM KÁT felé a felterjesztés jóváhagyására, módosítására vagy elutasítására. A HM GTSZF a (8) bekezdés szerinti döntésről haladéktalanul tájékoztatja az ajánlatkérőt. A beszerzési eljárás csak a (8) bekezdés szerinti döntésről szóló tájékoztatás ajánlatkérőhöz történő érkezése után indítható meg.

(11) Ha a költségkihatás a beérkezett ajánlatok elbírálásakor meghaladja az engedélyezett összeget, az ajánlatkérő a kezdeményező által benyújtott, költségviselői záradékot tartalmazó, a HM VGH által ellenjegyzett, a HM utasítás 8. melléklete szerinti,"Fedezetbiztosítási kérelem" elnevezésű nyomtatvány HM GTSZF és a HM VGHÁT útján a HM KÁT részére történő megküldésével kezdeményezi az eredeti, jóváhagyott kezdeményezés szükséges összegű kiegészítésére vonatkozó előterjesztés jóváhagyását. A HM GTSZF útján az előterjesztést haladéktalanul továbbítja a HM VGHÁT a HM KÁT részére, melyről a HM KÁT a kézhezvételt követően haladéktalanul döntést hoz.

(12) Az ajánlatok elbírálásáról szóló tájékoztatást követően az ajánlatkérő a kötelezettségvállalások pénzügyi ellenjegyzéséről és bejelentésének rendjéről szóló 83/2012. (XI. 16.) HM utasítás 3. mellékletében meghatározott szerződéskivonatot elkészíti, és ellenjegyzésre megküldi a költségviselő részére. A költségviselő az ellenjegyzett szerződéskivonatot kettő munkanapon belül visszaküldi az ajánlatkérő részére. Az ajánlatkérő az ellenjegyzett szerződéskivonat visszaérkezését követően megköti a szerződést a beszerzési eljárás nyertesével.

(13) Az ajánlatkérő a HM utasítás 9. melléklete szerint elektronikus úton tájékoztató jelentést terjeszt fel a HM GTSZF és a HM VGHÁT útján a HM KÁT részére a - megbízás beszerzés kezdeményezésre okmányon a (2) bekezdés szerint feltüntetett - kormánydöntés alapján lefolytatott eljárásokról az utolsó szerződés megkötését követő öt munkanapon belül.

4. § (1) A beszerzési eljárás során írásban lehetőség szerint három ajánlatot kell bekérni. Amennyiben ajánlatkérő kevesebb ajánlatot kér be, annak okát az eljárás - 3. § (8) bekezdése szerinti - felterjesztésekor indokolni köteles.

(1a)[1] Nem kell alkalmazni az (1) bekezdés szerinti indokolási kötelezettséget, ha a szerződés az annak teljesítésére önállóan, alvállalkozó igénybevétele nélkül képes, a Magyar Állam 100%-os tulajdonában lévő gazdasági társasággal is megköthető, valamint a tömeges bevándorlás okozta válsághelyzet fennállta esetén, az azzal összefüggő beszerzések során.

(2) Az ajánlattételi felhívásnak legalább a következőket kell tartalmaznia:

a) az ajánlatkérő nevét, címét, telefon- és telefaxszámát, e-mail címét,

b) a beszerzés tárgyát, mennyiségét, a mennyiségtől való eltérés lehetséges mértékét, a beszerzés műszaki leírását vagy a minőségi és teljesítménykövetelményeket,

c) a szerződés típusának meghatározását,

d) a szerződés időtartamát vagy a teljesítés határidejét,

e) a teljesítés helyét,

f) a pénzügyi ellenszolgáltatás teljesítésének feltételeit,

g) az ajánlatok bírálati szempontjait,

h) előírást az ajánlatkérő által meghatározott kizáró okokra és azok fenn nem állása igazolásának módjára vonatkozóan,

i) előírást arra vonatkozóan, hogy az ajánlattevőnek a haditechnikai termékek gyártásának és a haditechnikai szolgáltatások nyújtásának engedélyezéséről szóló 2005. évi CIX. törvény szerinti hadiipari tevékenység végzéséhez szükséges engedély meglétét annak eredeti példányával vagy közjegyző által hitelesített másolatával kell igazolnia,

j) a hiánypótlás lehetőségét, módját,

k) az ajánlatok beérkezésének határidejét,

l) a tárgyalás lehetőségét, időpontját, lefolytatásának menetét és

m) az ajánlatok elbírálásáról szóló tájékoztatás határidejét, módját.

(3) Tárgyalás tartása esetén arról jegyzőkönyvet kell készíteni. Az ajánlatkérő és egy vagy több ajánlattevő közötti tárgyalások arra irányulnak, hogy az ajánlatkérő a legkedvezőbb érvényes ajánlatot tevővel és a legkedvezőbb feltételekkel köthessen szerződést.

(4) Az ajánlatok értékeléséről jegyzőkönyvet kell készíteni.

(5) Az ajánlatkérő köteles az ajánlatokat elbírálni, kivéve ha a beszerzési eljárás megkezdését követően - általa előre nem látható és elháríthatatlan ok következtében - beállott lényeges körülmény miatt a szerződés megkötésére vagy a szerződés megkötése esetén a teljesítésre nem lenne képes. Ebben az esetben az ajánlatkérőnek az eljárást eredménytelenné kell nyilvánítania.

(6) Érvénytelenné kell nyilvánítani az ajánlatot, ha

a) azt az ajánlattételi határidő lejárta után nyújtották be,

b) az ajánlattevővel szemben kizáró ok áll fenn, vagy

c) az ajánlat egyéb módon nem felel meg az ajánlattételi felhívásban, dokumentációban és a jogszabályokban meghatározott feltételeknek.

(7) Eredménytelenné kell nyilvánítani az eljárást, ha

a) nem nyújtottak be ajánlatot,

b) kizárólag érvénytelen ajánlatot nyújtottak be,

c) egyik ajánlattevő sem vagy az összességében legelőnyösebb ajánlatot benyújtó sem nyújtott be - az ajánlatkérő rendelkezésére álló anyagi fedezet mértékére tekintettel - megfelelő ajánlatot, vagy

d) az ajánlatkérő az eljárást a szerződés megkötésére vagy teljesítésére képtelenné válása miatt eredménytelenné nyilvánítja.

5. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

Dr. Hende Csaba s. k.,

honvédelmi miniszter

1. melléklet a 12/2075. (IV. 10.) HM utasításhoz