1/2016. (I. 7.) ORFK utasítás

a belföldi reprezentációról

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában, a Rendőrségről szóló 1994. évi XXXIV. törvény 6. § (1) bekezdés b) pontjában kapott felhatalmazás alapján a belföldi reprezentáció egységes szabályozása, a várható kiadások tervezhetősége, valamint a normaösszegek meghatározása és a pénzügyi fegyelem szigorú betartása érdekében kiadom az alábbi utasítást:

I. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. Ezen utasítás szervi hatálya kiterjed:[1]

a) az Országos Rendőr-főkapitányságra (a továbbiakban: ORFK);

b) a Készenléti Rendőrségre (a továbbiakban: KR);

c) a Repülőtéri Rendőr Igazgatóságra (a továbbiakban: RRI);

d)[2]

e)[3]

f) a Rendőrségi Oktatási és Kiképző Központra (a továbbiakban: ROKK);

g) a Nemzetközi Oktatási Központra (a továbbiakban: NOK);

h) a vármegyei (fővárosi) rendőr-főkapitányságokra;[4]

i) a rendőrkapitányságokra és a határrendészeti kirendeltségekre

[a továbbiakban az a)-i) alpontok együtt: költségvetési szerv].

2. Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed:

a) a költségvetési szerv 1. mellékletben felsorolt vezetőit megillető költségtérítésre (a továbbiakban: vezetői reprezentáció);

b) a költségvetési szerv éves rendezvénytervében felsorolt ünnepségekre, rendezvényekre, valamint az éves feladattervében szereplő vezetői értekezletekre (a továbbiakban: rendezvény);

c) a költségvetési szerv egyéb, a b) alpontba nem tartozó rendezvényeire (a továbbiakban: egyéb rendezvény);

d) a b) alpontba nem tartozó, rendszeres vezetői értekezletekre [a továbbiakban az a)-d) alpontok együtt: belföldi reprezentáció].

II. FEJEZET

A BELFÖLDI REPREZENTÁCIÓRA VALÓ JOGOSULTSÁG

3. A vezetői reprezentáció felhasználására az 1. mellékletben felsorolt vezetők az ott meghatározott keretösszeg erejéig jogosultak.

4. A vezetői reprezentáció terhére csak a vezetői tevékenységgel összefüggő, reprezentációs célokat szolgáló alábbi kiadások számolhatók el:

a) ásványvíz, üdítő;

b) kávé, tea, kapucsínó- és forró csokoládé (kakaó) por;

c) kávétejszín, tej, tejpor, tejszínhab;

d) citrom, citrompótló;

e) méz, cukor, édesítőszer;

f) édes- és sós teasütemény;

g) mogyoró, ropi;

h) édesség (pl. csokoládé, bonbon, keksz, cukorka);

i) szendvics, hidegtál, meleg étel;

j) virág;

k) alkoholos, alkoholmentes italok;

l) éttermi, szállodai vendéglátás;

m) zöldség, gyümölcs.

5. A költségvetési szerv vezetője a gazdálkodás körülményeire, valamint a helyi sajátosságokra tekintettel az 1. mellékletben meghatározottaktól eltérhet, feltéve hogy

a) a személyenként megállapított összeg nagysága éves szinten nem haladja meg az 1. melléklet szerinti havi keretösszeg és a jogosultsági hónapok számának szorzatát, és

b) a kiadások éves összege nem haladja meg az 1. melléklet alapján számított vezetői reprezentáció keretösszegét.

5/A. Az 1. melléklet szerinti vezetői reprezentációs keretösszeggel az 1/A. melléklet szerinti nyomtatványon kell elszámolni.[5]

6. A vezetői reprezentáció a vezetőnek a vezetői beosztásában töltött idejére jár azzal, hogy amennyiben

a) a vezetői beosztása az elszámolási időszakban változik meg, és az új beosztásában is jogosult vezetői reprezentációra, úgy azt az elszámolási időszakon belül arányosan kell elszámolni;

b) a vezetői beosztása vagy a hivatásos szolgálati, rendvédelmi igazgatási szolgálati jogviszonya megszűnik, úgy a vezetői reprezentáció keretösszegével időarányosan köteles elszámolni.[6]

7. Az 1. és 2. mellékletben meghatározott keretösszegek és költségnormák felhasználására a megbízott vezető is jogosult. Amennyiben a kinevezett vezető más vezetői feladat ellátására is megbízást kap, úgy az ellátott vezetői beosztásokra vonatkozó keretösszegek és költségnormák közül - az elszámolási időszakon belül arányosan -a magasabb összegű illeti meg.

8. A vezetői reprezentáció keretösszege nem fizethető ki annak a vezetőnek, akinek távolléte - az éves rendes szabadság kivételével - megszakítás nélkül a 30 napot meghaladja. Erről a távollétről az érintett vezető haladéktalanul - legkésőbb a távollét 30. napját követő 2 munkanapon belül - köteles tájékoztatást adni a rendőri szerv pénzügyi feladatait ellátó szervezeti eleme felé. A keretösszeg felhasználhatóságára való jogosultság abban a hónapban szűnik meg, amikor a munkában töltött napok száma 10 napnál kevesebb, és abban a hónapban nyílik meg újra, amikor a munkában töltött napok száma meghaladja a 10 napot.

9. A rendezvény, egyéb rendezvény és a rendszeres vezetői értekezlet lebonyolítására a 2. melléklet szerinti mértékű költségnorma jár.[7]

10. Egyéb rendezvény lebonyolítása a költségvetési szerv vezetőjének engedélyével a gazdasági vezető által igazolt pénzügyi fedezet mellett történik.

11. A 2. melléklet szerinti költségnorma - a mindenkori költségvetés lehetőségeinek függvényében - túlléphető, amely a 3. melléklet szerinti, a túllépés indokait részleteiben tartalmazó igénybejelentő lapon kérelmezhető:[8]

a) az ORFK esetében a gazdasági országos rendőrfőkapitány-helyettesnél;

b) a KR és a NOK esetében a KR - gazdasági feladatokért felelős - igazgatójánál;[9]

c) a ROKK és az RRI esetében - a gazdasági feladatokért felelős - igazgatóhelyettesnél;[10]

d) a vármegyei (fővárosi) rendőr-főkapitányságok, valamint a rendőrkapitányságok és a határrendészeti kirendeltségek esetében a gazdasági rendőrfőkapitány-helyettesnél,[11]

aki az engedélyt az igénybejelentő lapon adja meg.

12. A 2. mellékletben nem nevesített rendezvény és vezetői értekezlet csak az azt kezdeményező vagy lebonyolító szervezeti egység vagy elem (a továbbiakban: lebonyolító) vezetőjének a vezetői reprezentációja terhére számolható el.

13. Rendezvény, egyéb rendezvény és rendszeres vezetői értekezlet belföldi és külföldi vendégek részére egyaránt szervezhető.

III. FEJEZET

A BELFÖLDI REPREZENTÁCIÓ ELSZÁMOLÁSÁNAK SZABÁLYAI

1. A vezetői reprezentáció keretösszegének elszámolási szabályai

14. Az országos rendőrfőkapitány és helyettesei a vezetői reprezentáció havi összegét előre, a tárgyhónap 10. napjáig kapják meg.

15. A keretösszeg felhasználását az érintett vezető a tárgyhó utolsó munkanapjáig, de legkésőbb a tárgynegyedév utolsó munkanapjáig a rendőri szerv pénzügyi feladatait ellátó szervezeti eleme felé - a számviteli és az általános forgalmi adóról szóló törvények előírásai alapján, a költségvetési szerv nevére kiállított - számla, bizonylat megküldésével köteles igazolni.

15/A. A 15. pont szerinti számla, bizonylat kizárólag a 4. pont alapján elfogadható tételeket tartalmazhatja.[12]

16. A költségvetési szerv pénzügyi feladatait ellátó szervezeti elem a számlák, bizonylatok befogadását - ennek során a jogosultság fennállásának és a számlán, bizonylaton szereplő tételek megfelelőségének dokumentált ellenőrzését -követően intézkedik a reprezentációs költségek megtérítéséről.

17. A vezetői reprezentáció összegének kifizetése - a számviteli szabályok alapján - csak az arra jogosult vezető vagy az általa meghatalmazott személy részére történhet.

2. A rendezvény, az egyéb rendezvény és a rendszeres vezetői értekezlet keretösszegének elszámolási szabályai

18. A kezdeményező - ha a rendezvényt, az egyéb rendezvényt és a rendszeres vezetői értekezletet nem maga bonyolítja le - a 4. melléklet szerinti nyomtatványon kijelöli a lebonyolítót.

19. A lebonyolító kitölti a 3. melléklet szerinti igénybejelentő lapot, és azt a kijelölésről szóló nyomtatvánnyal együtt, pénzügyi ellenjegyzés céljából, legkésőbb a rendezvény, az egyéb rendezvény és rendszeres vezetői értekezlet tervezett időpontja előtt öt munkanappal megküldi a kifizetést teljesítő szervezeti egység vagy szervezeti elem (a továbbiakban: kifizető) részére.

20. A lebonyolító a kifizetés teljesítése érdekében a kifizető részére benyújtja az 5. melléklet szerinti elszámoló lapot, valamint az elszámolás alapjául szolgáló számlákat, bizonylatokat, továbbá a rendezvényen, az egyéb rendezvényen vagy rendszeres vezetői értekezleten ténylegesen részt vevők névsoráról készült jelenléti ívet vagy regisztrációt.

21. Az iratok hiányos benyújtása esetén a kifizető a lebonyolítót legfeljebb 15 napos határidő tűzésével hiánypótlásra hívja fel.

22. A teljesítés igazolására - az elszámoló lap záradékának kitöltésével - a lebonyolító szervezeti egység vagy elem vezetője jogosult azzal, hogy amennyiben az elszámolás bármilyen okból nem megfelelő, úgy a rendezvény, az egyéb rendezvény vagy rendszeres vezetői értekezlet költségei a kezdeményező vezetői reprezentációs keretösszegét terhelik.

23. Amennyiben a kezdeményező bonyolítja le a rendezvényt, az egyéb rendezvényt és a rendszeres vezetői értekezletet, úgy a 3. és 5. mellékletekben szereplő igénybejelentő és elszámoló lapot a kezdeményező tölti ki. Ebben az esetben az igénybejelentő lapnak a kijelölésről szóló mellékletét mellőzni kell.

24. A rendezvényhez, az egyéb rendezvényhez és a rendszeres vezetői értekezlethez kapcsolódó fogadási és vendéglátási költségnorma felhasználásának elszámolása, valamint a költségnormának a vezetői reprezentáció terhére történő túllépése miatt keletkezett költségek elszámolása - a számviteli és az általános forgalmi adóról szóló törvények előírásai alapján kiállított - számla ellenében történik.

25. Amennyiben a rendezvény, az egyéb rendezvény és a rendszeres vezetői értekezlet elismerések átadásával egybekötött, úgy a 2. melléklet szerinti normaösszeg az összes elismerésben részesült személy száma 120%-ának megfelelő létszámú meghívott vendégre számítható fel.

IV. FEJEZET

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

26. Ez az utasítás a közzétételt követő hónap első napján lép hatályba.

27. Hatályát veszti a belföldi reprezentációról szóló 4/2007. (OT 2.) ORFK utasítás.

Papp Károly r. altábornagy s. k.,

országos rendőrfőkapitány

1. melléklet az 1/2016. (I. 7.) ORFK utasításhoz[13]

1/A. melléklet az 1/2016. (I. 7.) ORFK utasításhoz[15]

2. melléklet az 1/2016. (I. 7.) ORFK utasításhoz[16]

A rendezvényhez, egyéb rendezvényhez és a rendszeres vezetői értekezlethez kapcsolódó fogadási és vendéglátási normák

1. Rendezvény (a költségvetési szerv éves rendezvénytervében felsorolt ünnepségek, rendezvények, valamint az éves feladattervében szereplő vezetői értekezletek)

2. Egyéb rendezvény

3. Rendszeres vezetői értekezlet

3. melléklet az 1/2016. (I. 7.) ORFK utasításhoz[19]

4. melléklet az 1/2016. (I. 7.) ORFK utasításhoz

5. melléklet az 1/2016. (I. 7.) ORFK utasításhoz