32004R1653[1]

A Bizottság 1653/2004/EK rendelete (2004. szeptember 21.) a közösségi programok igazgatásában bizonyos feladatokkal megbízott végrehajtó hivatalokra vonatkozó alapszabály megállapításáról szóló 58/2003/EK tanácsi rendelet alkalmazásában a végrehajtó hivatalok pénzügyi szabályzásáról

A BIZOTTSÁG 1653/2004/EK RENDELETE

(2004. szeptember 21.)

a közösségi programok igazgatásában bizonyos feladatokkal megbízott végrehajtó hivatalokra vonatkozó alapszabály megállapításáról szóló 58/2003/EK tanácsi rendelet alkalmazásában a végrehajtó hivatalok pénzügyi szabályzásáról

AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA,

tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre,

tekintettel a közösségi programok igazgatásában bizonyos feladatokkal megbízott végrehajtó hivatalokra vonatkozó alapszabály megállapításáról szóló, 2002. december 19-i 58/2003/EK tanácsi rendeletre ( 1 ) és különösen annak 15. cikkére,

tekintettel az Európai Parlament véleményére,

tekintettel a Tanács véleményére,

tekintettel a Számvevőszék véleményére,

(1)

Az 58/2003/EK rendelet megállapította a közösségi programok igazgatásában bizonyos feladatokkal megbízott végrehajtó hivatalokra vonatkozó alapszabályt, amelyek felállítására a Bizottság kapott megbízást.

(2)

Ezeknek a végrehajtó hivataloknak (a továbbiakban: hivatalok) jogi személyiséggel, illetve saját működési költségvetéssel, amely végrehajtását az 58/2003/EK rendelet 15. cikkével összhangban e pénzügyi rendelet szabályoz, kell rendelkezniük. Ezzel szemben, amikor a Bizottság a hivatalokat a közösségi programok működtetési előirányzatainak költségvetési végrehajtásával bízza meg, ezeket az előirányzatokat továbbra is az általános költségvetésben kell szerepeltetni, és azokat az Európai Közösségek általános költségvetése esetében alkalmazandó pénzügyi szabályokról szóló, 2002. június 25-i 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelet ( 2 ) (a továbbiakban: általános pénzügyi rendelet) szabályozza.

(3)

Összhangban az 58/2003/EK tanácsi rendelet 15. cikkével, a végrehajtó hivatalok működési költségvetése a végrehajtó hivatal pénzügyi évre vonatkozó működési kiadásait fedezi.

(4)

Összhangban az 58/2003/EK rendelettel, helyénvaló egy olyan pénzügyi rendelet megállapítása, amelyet a hivataloknak a működési előirányzataik végrehajtása során alkalmazniuk kell, és amelynek tartalmában a lehető legkevésbé szabad csak eltérnie az általános pénzügyi rendelettől. Amennyiben a szóban forgó pénzügyi rendelet adott szabályokról konkrétan nem rendelkezik, úgy az általános pénzügyi rendelet, illetve az Európai Közösségek általános költségvetése esetében alkalmazandó pénzügyi szabályokról szóló 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelet részletes végrehajtásáról szóló 2342/2002/EK bizottsági rendelet ( 3 ) rendelkezései az irányadók.

(5)

Helyénvaló megerősíteni azt, hogy a költségvetési alapelveket (egységesség elve, teljesség elve, egyediség elve és évenkéntiség elve), valamint a teljesség, az egyensúly, az elszámolási egység, a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás és az átláthatóság elvét be kell tartani.

(6)

A személyi állományt tekintve a hivataloknak a költségvetési hatóság által jóváhagyott létszámtervben szereplő időszakos álláshelyeket elkülönítve kell kezelniük azoktól az előirányzatoktól, amelyek más osztályba sorolt, alkalmazottak vagy megújítható szerződéses alkalmazottak bérének kifizetését teszik lehetővé.

(7)

A pénzügyi szereplőket illetően, szükséges meghatározni a hivatal számvitelért felelős tisztviselőjének és engedélyezésre jogosult tisztviselőjének hatáskörét és felelősségét, akik az Európai Közösségek személyzeti szabályzata alá rendelt köztisztviselők, valamint azokat a feltételeket, amelyeket követve az engedélyezésre jogosult tisztviselő a költségvetési végrehajtással kapcsolatos hatáskörét átruházhatja.

(8)

Helyénvaló a hivatal engedélyezésre jogosult tisztviselőjének nagy önállóságot biztosítani. Az átcsoportosítások tekintetében teljes önállóságot kell kapnia, fenntartva tájékoztatási kötelezettségét az operatív bizottság felé, amely egy hónapon belül vétójoggal élhet.

(9)

Az 58/2003/EK rendelet 20. cikke (2) bekezdésével összhangban, a végrehajtó hivatalokban a belső ellenőr feladatát a Bizottság belső ellenőre látja el. Ennélfogva, a Bizottság belső ellenőrének ugyanazon feladatokat kell ellátnia a végrehajtó hivatalok tekintetében, mint amelyeket számára az általános pénzügyi rendelet a Bizottság hivatalai tekintetében meghatároz. Ugyanakkor, mint ahogy a Bizottság engedélyezésre jogosult tisztviselőjének is, a hivatal engedélyezésre jogosult tisztviselőjének is lehetősége van arra, hogy a kockázatkezeléssel kapcsolatos tanácsadásra vonatkozóan saját belső ellenőri posztot létesítsen.

(10)

Minden egyes végrehajtó hivatalnak kötelessége betartani az 58/2003/EK rendeletnek és az általános pénzügyi rendeletnek a működési költségvetés megállapítása menetrendjére, a beszámolók bemutatására és a mentesítésre vonatkozó rendelkezéseit. A végrehajtó hivatalok működési költségvetését illetően a mentesítési hatóságnak ugyanannak a hatóságnak kell lennie, mint az általános költségvetés esetében.

(11)

A hivatalok által alkalmazott számviteli szabályoknak lehetővé kell tenniük a Bizottság elszámolásaival történő összevonást. Ezeket a szabályokat a Bizottság Könyvelőjének kell meghatároznia az általános pénzügyi rendelet 133. cikkének megfelelően. A hivatal elszámolásainak ellenőrzését a Számvevőszék végzi.

(12)

Helyénvaló, hogy az általános pénzügyi rendelet 66. cikke (4) bekezdésében említett és a szabálytalanságok vizsgálatára a Bizottság által felállított testület legyen az, amelyhez minden egyes hivatal folyamodhat, annak érdekében, hogy azonos esetekben egyforma döntés szülessen.

(13)

A működési költségvetés tekintetében a hivataloknak azonos követelményeknek kell megfelelniük, mint a Bizottságnak a saját számlájára alkalmazott közbeszerzések esetében. E tekintettben elegendő utalni az általános pénzügyi rendeletre.

(14)

A pénzügyi támogatási engedélyezéssel kapcsolatban nem kell külön rendelkezéseket megállapítani, mivel a hivatalok működési költségvetésük terhére, amely kizárólag az adminisztrációs működési kiadások fedezésére használható fel, nem engedélyezhetnek támogatásokat,

ELFOGADTA EZT A RENDELETET:

I. CÍM

TÁRGY

1. cikk

E rendelet meghatározza az 58/2003/EK rendeletben említett hivatalok (a továbbiakban: hivatalok, vagy hivatal) működési költségvetésének megállapítása és végrehajtása során alkalmazandó alapvető szabályokat.

2. cikk

Minden olyan, a végrehajtó hivatalok működését illető szempont esetében, amelyek e rendeletben nem kerültek konkrét meghatározásra, az 1605/2002/EK, Euratom (a továbbiakban: általános pénzügyi rendelet) és a 2342/2002/EK, Euratom rendelet rendelkezései értelemszerűen alkalmazandók.

II. CÍM

KÖLTSÉGVETÉSI ALAPELVEK

3. cikk

A költségvetést az egységesség, a teljesség, az évenkéntiség, az egyensúly, az elszámolási egység, a globális fedezet, az egyediség, a hatékony és eredményes belső ellenőrzést szükségessé tévő hatékony és eredményes pénzgazdálkodás és az átláthatóság e rendeletben megállapított elvével összhangban kell elkészíteni és végrehajtani.

1. FEJEZET

Az egységesség és teljesség elve

4. cikk

A költségvetés az a jogszabály, amely minden pénzügyi évre előrejelzi és engedélyezi a hivatal számára szükségesnek ítélt összes bevételt és kiadást.

5. cikk

A hivatal bevételei a Bizottság támogatásából és más lehetséges bevételekből, - beleértve a 15. cikk értemében a célhoz kötött bevételeket - állnak.

A kiadások a hivatal működési kiadásaiból, valamint, adott esetben, az első bekezdéssel összhangban a célhoz kötött bevételekből fedezett kiadásokból állnak.

6. cikk

Egyetlen bevétel és kiadás sem teljesíthető másként, csakis a költségvetés egy tételére való lekönyveléssel.

Egyetlen olyan előirányzat sem szerepelhet a költségvetésben, amely nem tartozik egy szükségesnek ítélt kiadási tételhez.

Egyetlen olyan kiadás sem teljesíthető és engedélyezhető, amely a költségvetésben engedélyezett előirányzatokat meghaladja.

2. FEJEZET

Évenkéntiség elve

7. cikk

A költségvetésben szereplő előirányzatokat egy pénzügyi évre engedélyezik, amely január 1-jétől december 31-ig tart.

A költségvetésben szereplő előirányzatok nem differenciált előirányzatok.

Az olyan ingatlanhasználatról vagy berendezések beszerzéséről szóló szerződések esetében, amelyek a pénzügyi évet meghaladó működési kiadásokat eredményeznek, a működési kiadások abban a pénzügyi évben kerülnek elszámolásra, amely pénzügyi évben teljesítésükre sor kerül.

8. cikk

A hivatal adott pénzügyi évre vonatkozó bevételeit a pénzügyi évben beszedett összegek alapján kell elszámolni a pénzügyi évre. A hivatal bevételei a következő pénzügyi év nyitásának előirányzata.

Az egy adott pénzügyi évre engedélyezett előirányzatok kizárólag arra használhatók fel, hogy az adott pénzügyi évre vállalt és kifizetett kiadásokat és az előző pénzügyi évek kötelezettségvállalásaival szemben esedékes összegeket fedezzék.

9. cikk

Azokat az előirányzatokat, amelyeket nem használtak fel azon pénzügyi év végéig, amelyben szerepeltették, meg kell szüntetni.

A pénzügyi év zárásakor szabályszerűen vállalt kötelezettségek előirányzatait kizárólag a következő pénzügyi évre lehet átvinni. Az ily módon áthozott és az N + 1. pénzügyi év március 31-ig fel nem használt előirányzatokat automatikusan meg kell szüntetni. A könyvvezetés lehetővé teszi az áthozott előirányzatok elkülönítését.

A személyzeti kiadások előirányzatait nem lehet átvinni.

A december 31-én rendelkezésre álló, a 15. cikkben említett célhoz kötött bevételek címen feltüntetett előirányzatok átvihetők. Az átvitt, rendelkezésre álló célhoz kötött bevételeket kell először felhasználni. A közösségi szerv legkésőbb az N+1. év június 1-jéig tájékoztatja a Bizottságot az átvitt célhoz kötött bevételek végrehajtásáról.

10. cikk

A költségvetésben szereplő előirányzatok január 1-jével kezdődő hatállyal használhatók fel, amennyiben a költségvetést véglegesen elfogadták.

A rendszeres igazgatási kiadásokra azonban minden év november 15-től előzetes kötelezettségvállalást lehet tenni a következő pénzügyi évre meghatározott előirányzatok terhére. E kötelezettségvállalások nem haladhatják meg a szóban forgó költségvetési sor operatív bizottság által folyó pénzügyi évre meghatározott előirányzatainak egynegyedét. Ezek a kötelezettségek nem kapcsolódhatnak olyan új kiadásokhoz, amelyeket a legutolsó szabályszerűen elfogadott költségvetés alapján még nem hagytak jóvá.

Azonkívül, az olyan kiadások, mint bérleti díj, amelyeket előre teljesíteni kell, december 1-jétől kifizethetők a következő költségvetési évre meghatározott előirányzatok terhére.

Amennyiben a költségvetést a pénzügyi év kezdetén még nem fogadták el, úgy az általános pénzügyi rendeletben meghatározott ideiglenes tizenkettedek rendszerét kell értelemszerűen alkalmazni.

3. FEJEZET

Az egyensúly elve

11. cikk

A költségvetési bevételeknek és kiadásoknak egyensúlyban kell lenniük. A hivatal nem vehet fel kölcsönöket.

Az előirányzatok nem haladhatják meg a célhoz kötött bevételekkel, valamint egyéb, az 5. cikkben meghatározott eseti bevételekkel megemelt, az 5. cikkben meghatározott pénzügyi támogatás összegét.

12. cikk

Amennyiben az 56. cikk értelmében az eredménykimutatás egyenlege pozitív, azt vissza kell fizetni a Bizottságnak a pénzügyi év folyamán átruházott pénzügyi támogatás erejéig.

Az 5. cikkben meghatározott pénzügyi támogatás és a hivatal részére ténylegesen folyósított támogatás közti különbséget meg kell szüntetni.

4. FEJEZET

Az elszámolási egység elve

13. cikk

A költségvetést euróban kell kidolgozni, végrehajtani és az elszámolás is euróban történik.

Ugyanakkor, pénzforgalmi célokból, a végrehajtó hivatal számvitelért felelős tisztviselője kellőképpen indokolt esetben a tranzakciókat nemzeti valutában vagy, adott esetben, harmadik ország pénznemében is elvégezheti.

5. FEJEZET

Globális fedezet elve

14. cikk

Az összes bevételnek fedeznie kell az összes kifizetést, kivéve a meghatározott kiadások finanszírozására szánt célhoz kötött bevételeket. A 16. cikkre figyelemmel minden bevétel és kiadás egymással szembeni kiigazítás nélkül szerepel.

15. cikk

A meghatározott rendeltetésű bevételek, úgymint az alapítványoktól, támogatásokból, ajándékokból és hagyatékokból, valamint tagországokból, harmadik országból, illetve egyéb szervek hozzájárulásaiból származó jövedelem olyan programok végrehajtásához, amelyek finanszírozása más forrásokból, mint az Európai Közösségek általános költségvetése (a továbbiakban: általános költségvetés) történik, alkotják a meghatározott kiadások finanszírozására szánt célhoz kötött bevételeket.

Minden egyes célhoz kötött bevételnek meghatározott tranzakció vagy rendeltetés közvetlen vagy közvetett kiadásait kell fedeznie. A költségvetés meghatározza a célhoz kötött bevételek osztályozási rendszerét, valamint a lehetőségekhez mérten azok összegét.

A Bizottság jóváhagyásával az operatív bizottság dönt mindennemű ajándék, hagyaték és máshonnan, mint a Bizottsági forrásokból, érkező támogatások fogadásáról.

16. cikk

A hivatal számára nyújtott termékek vagy szolgáltatások ára a költségvetést az adó nélküli összeggel terheli meg, amennyiben az Európai Közösségek kiváltságairól és mentességeiről szóló jegyzőkönyv értelmében a tagállamok által vagy a vonatkozó megállapodások alapján harmadik országok által visszatérített adókat foglal magában.

A nemzeti adóterheket, amelyeket az első bekezdésben foglaltakat alkalmazva a hivatal időszakosan visel, addig amíg az érintett állam vissza nem téríti, az időbeli elhatárolások között kell nyilvántartani. Egy esetleges negatív eredményt a költségvetésben mint kiadást kell elszámolni.

6. FEJEZET

Az egyediség elve

17. cikk

Az előirányzatok egészét cím és fejezet szerint kell meghatározni; a fejezeteket tételcsoportokra és tételekre kell továbbontani.

18. cikk

A működési költségvetésben az előirányzatok átcsoportosításáról az igazgató dönt. Előzetesen tájékoztatja az operatív bizottságot, amely elutasíthatja az átcsoportosítást. Az operatív bizottság jóváhagyását követően, vagy amennyiben az információnyújtást követő három héten belül nem érkezik válasz, az igazgató végrehajthatja a tervezett átcsoportosításokat.

A célhoz kötött bevételeknek megfelelő előirányzatokat csak akkor lehet átcsoportosítani, ha e bevételek megőrzik célhoz kötöttségüket.

7. FEJEZET FEJEZET

A hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elve

19. cikk

(1) A költségvetési előirányzatokat a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban kell felhasználni, nevezetesen a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség elveivel összhangban.

(2) A gazdaságosság elve megköveteli, hogy a hivatal által tevékenységei folytatására felhasznált források megfelelő időben, a megfelelő mennyiségben és minőségben, illetve a legjobb áron álljanak rendelkezésre.

A hatékonyság elve az igénybe vett források és az elért eredmények közötti legjobb kapcsolatra vonatkozik.

Az eredményesség elve kimondja, hogy a kitűzött célokat és a tervezett eredményeket el kell érni. Az elért eredményeket értékelni kell.

(3) Az operatív bizottság által jóváhagyott, a végrehajtási hivatalra vonatkozó éves munkaprogramnak tartalmaznia kell a részletesen kidolgozott célkitűzéseket és a teljesítménymutatókat.

19a. cikk

(1) A költségvetést a hatékony és eredményes belső ellenőrzéssel összhangban hajtják végre.

(2) A költségvetés végrehajtásának alkalmazásában a belső ellenőrzés a végrehajtási lánc minden szintjén alkalmazandó folyamat, amelynek célja ésszerű mértékű bizonyossággal szolgálni a következő célkitűzések eléréséről:

a) a műveletek hatékonysága, eredményessége és gazdaságossága;

b) a jelentések megbízhatósága;

c) az eszközök és információk megőrzése;

d) a csalás és szabálytalanságok megelőzése és felderítése;

e) az alapul szolgáló műveletek jog- és szabályszerűségéhez kapcsolódó kockázatok megfelelő kezelése, figyelembe véve a programok többéves jellegét, valamint az érintett kifizetések jellegét.

8. FEJEZET

Az átláthatóság elve

20. cikk

A költségvetés megállapítása, végrehajtása, valamint az elszámolások benyújtása az átláthatóság elvének megfelelően történik.

A költségvetést és a költségvetés-módosításokat véglegesen elfogadott formájukban tájékoztatásképpen megküldik a költségvetési hatóságnak, a Számvevőszéknek és a Bizottságnak, valamint közzéteszik az érintett hivatal internetes honlapján. A költségvetés és a költségvetés-módosítások összefoglalóját a jóváhagyástól számított három hónapon belül közzéteszik az Európai Unió Hivatalos Lapjában.

Az összefoglaló tartalmazza az öt fő bevételi és az öt fő kiadási tételt, valamint azon szerződéses alkalmazottak létszámtervét és teljes munkaidős egyenértékben kifejezett számának becslését, amelyekre előirányzatokat állítottak be a költségvetésbe, továbbá a kirendelt nemzeti szakértők létszámtervét és számának becslését. Ugyancsak tartalmazza az előző évre vonatkozó számadatokat.

A hivatal internetes honlapján hozzáférhetővé teszi a költségvetéséből származó forrásokból részesülő kedvezményezettekre - így többek között az 50b. cikk alapján szerződtetett szakértőkre - vonatkozó információkat. A közzétett információnak könnyen elérhetőnek, átláthatónak és átfogónak kell lennie. Ezen információkat a bizalmas kezelés követelményeinek, különösen a személyes adatoknak a személyes adatok közösségi intézmények és szervek által történő feldolgozása tekintetében az egyének védelméről, valamint az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, 2001. december 18-i 45/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendeletben ( 4 ) rögzített védelme, valamint a biztonsági követelmények kellő figyelembevétele mellett teszik hozzáférhetővé.

III. CÍM

A KÖLTSÉGVETÉS MEGÁLLAPÍTÁSA ÉS FELÉPÍTÉSE

21. cikk

A hivatalok legkésőbb minden év március 5-ig megküldik a Bizottságnak a hivatal igazgatója által készített és az operatív bizottság által elfogadott, az N+1. évi bevételekre és kiadásokra vonatkozó előzetes összefoglaló kimutatást, és az azt megalapozó általános irányvonalakat, valamint munkaprogram-tervezetüket.

A hivatal előzetes összefoglaló kimutatása tartalmazza a következőket:

a) létszámterv, amely meghatározza a költségvetési előirányzatok határain belül engedélyezett ideiglenes álláshelyek számát besorolási fokozat és osztály szerint;

b) a személyi állomány változásakor egy nyilatkozat, amely indokolja az új álláshelyekre vonatkozó igényeket;

c) a készpénzkifizetések és -bevételek negyedéves becslése;

d) a hivatalban dolgozó szerződéses alkalmazottak és kirendelt nemzeti szakértők létszáma és az N+1. évre vonatkozó becsült létszáma;

e) a célhoz kötött bevételek becslése;

f) a különböző tevékenységek tekintetében az előzetesen kitűzött összes cél eléréséről, valamint a mutatókkal mért új célokról szóló információk;

Az értékelés eredményeit meg kell vizsgálni és a közösségi szerv javasolt költségvetésének N. évi költségvetési évével összehasonlított növekedése vagy csökkenése valószínű előnyeinek bemutatására kell felhasználni.

22. cikk

Az általános költségvetés elfogadási eljárásának részeként a Bizottság elküldi a hivatal előzetes kimutatását a költségvetési hatóságnak, és javaslatot tesz a hivatalnak nyújtandó támogatás összegére, valamint a hivatal személyzetének a Bizottság által szükségesnek ítélt létszámára. A Bizottság rendelkezésre bocsátja a hivatal létszámterv tervezetét és azon szerződéses alkalmazottak teljes munkaidős egyenértékben kifejezett létszámának becslését, amelyekre előirányzatokat javasoltak.

Az 58/2003/EK rendelet 13. cikkében meghatározott eljárásrenddel összhangban a hivatal működési költségvetése véglegesen nem fogadható el mindaddig, amíg az Európai Unió általános költségvetése véglegesen elfogadásra nem kerül.

A 24. cikk rendelkezéseit betartva, a költségvetési hatóságnak kell megállapítania egyrészt a hivatalok létszámtervét, másrészt az azzal kapcsolatos utólagos módosításokat. A létszámtervet az általános költségvetés III. szakaszának - Bizottság - mellékletében kell közzétenni.

A költségvetés minden módosítását, beleértve a létszámtervet is, az általános költségvetési eljárással összhangban, költségvetés-módosítás keretében kell elfogadni, figyelemmel a 18. és a 24. cikkekre.

23. cikk

A költségvetés egy bevételi és egy kiadási kimutatásból áll. A költségvetésben az alábbiak szerepelnek:

1. a bevételi kimutatásban:

a) a hivatal, adott pénzügyi évre vonatkozó bevételi előirányzatai;

b) az előző pénzügyi év bevételei és az N-2. évi bevételek, a célhoz kötött bevételeket is beleértve;

c) megfelelő megjegyzések minden bevételi alfejezet tekintetében;

2. a kiadási összefoglaló kimutatásban:

a) az adott pénzügyi évre vonatkozó kifizetési előirányzatok;

b) a előző pénzügyi év, valamint az n-2 pénzügyi év kifizetett kiadások;

c) megfelelő megjegyzések minden kiadási alfejezet tekintetében.

24. cikk

(1) A 21. cikkben meghatározott létszámtervnek tartalmaznia kell az adott pénzügyi évre engedélyezett álláshelyek száma mellett az előző pénzügyi évre engedélyezett álláshelyek számát, valamint a valójában betöltött álláshelyek számát. Ez a létszámterv a hivatal számára egy abszolút határt szab; a megállapított határon felül nem történhet kinevezés.

Ugyanakkor, az operatív bizottság módosíthatja a létszámtervet az AD13 besorolási osztály alatt jóváhagyott álláshelyek 10 %-áig, úgy, hogy az ne befolyásolja az egy teljes pénzügyi évre vonatkozó személyzeti előirányzatok mértékét, és ne haladja meg a létszámterv által jóváhagyott álláshelyek teljes számára vonatkozó határt.

(2) Az (1) bekezdés derogációja alapján, a kinevező hatóság által a személyzeti szabályzat és az Európai Közösségek egyéb tisztviselőivel szemben alkalmazandó szabályozás (a továbbiakban: személyzeti szabályzat) rendelkezéseivel összhangban engedélyezett részmunkaidős foglalkozás hatásait más kinevezésekkel ellensúlyozni lehet.

IV. CÍM

A KÖLTSÉGVETÉS VÉGREHAJTÁSA

1. FEJEZET

Általános rendelkezések

25. cikk

Az igazgató tölti be az engedélyezésre jogosult tisztviselő szerepét. Köztisztviselő, akinek jogállását a személyzeti szabályzat állapítja meg. Az igazgató a költségvetés bevételeit és kiadásait e rendelettel összhangban, saját felelősségére és az engedélyezett előirányzatok határain belül hajtja végre.

Az engedélyezésre jogosult tisztviselő által a csalás és szabálytalanságok megelőzése és felderítése tekintetében viselt kötelezettségeinek sérelme nélkül, a hivatalok részt vesznek az Európai Csaláselleni Hivatal csalásmegelőzési tevékenységeiben.

26. cikk

Az igazgató átruházhatja a költségvetés végrehajtási hatásköreit olyan tisztviselőkre, akik jogállásáról a hivatal személyzeti szabályzata rendelkezik. Ezek a tisztviselők kizárólag a kifejezetten rájuk ruházott hatáskörök határain belül járhatnak el.

27. cikk

Az e cím 2. fejezetében meghatározott minden pénzügyi szereplőnek és a költségvetés végrehajtásában, pénzgazdálkodásban, könyvvizsgálatban vagy ellenőrzésben érintett minden személynek tilos bármilyen olyan intézkedést hoznia, amely révén saját érdekei szembekerülhetnek a hivatal vagy a Közösségek érdekeivel. Ha ilyen eset áll elő, a szóban forgó szereplőnek tartózkodnia kell az intézkedéstől, és az ügyről jelentést kell tennie felettesének. Az igazgató jelentést tesz az operatív bizottságnak.

Összeférhetetlenség áll fönn, ha egy, a költségvetés végrehajtásában részt vevő pénzügyi szereplő vagy egy belső ellenőr funkcióinak pártatlan és tárgyilagos gyakorlása családi, érzelmi okok, politikai vagy nemzeti hovatartozással kapcsolatos, illetve gazdasági érdek vagy bármely más, a kedvezményezettel közös érdek miatt veszélyeztetve van.

2. FEJEZET

Pénzügyi szereplők

28. cikk

Az engedélyezésre jogosult tisztviselő és a számvitelért felelős tisztviselő feladatai elkülönülnek és egymással kölcsönösen összeegyeztethetetlenek.

29. cikk

(1) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő felel a bevételek és a kiadások - a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvének megfelelő - végrehajtásáért, továbbá a jogszerűség és a szabályszerűség követelményeinek való megfelelés biztosításáért. A költségvetés végrehajtására vonatkozó mentesítő határozat dátumától számított öt évig megőrzi a végrehajtott műveletekkel kapcsolatos bizonylatokat. Lehetőség szerint törölni kell a bizonylatokban található olyan személyes adatokat, amelyek a költségvetési mentesítés, ellenőrzés és könyvvizsgálat szempontjából nem szükségesek. A forgalmi adatok megőrzésével összefüggésben minden esetben a 45/2001/EK rendelet 37. cikkének (2) bekezdése alkalmazandó.

(2) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő a Bizottság által saját szervezeti egységei számára elfogadott minimumszabályokkal összhangban - figyelembe véve az igazgatási környezettel összefüggő különös kockázatokat és a finanszírozott tevékenységek jellegét - létrehozza a feladatainak teljesítéséhez megfelelő szervezeti struktúrát, valamint a belső igazgatási és ellenőrzési rendszereket és eljárásokat, beleértve adott esetben az utólagos ellenőrzéseket is.

Az engedélyezésre jogosult tisztviselő feladatai természetének és körének függvényében hivatalán belül létrehozhat a tevékenységeihez kapcsolódó kockázatok kezelésében segédkező szakértői és tanácsadói posztot.

A tranzakció engedélyezése előtt a tranzakciót kezdeményező tisztviselőtől független tisztviselőknek ellenőrizniük kell a tranzakció műveleti és pénzügyi aspektusait.

Az előzetes ellenőrzés céljából a fizetésekkel, nyugdíjakkal és a kiküldetési és egészségügyi költségtérítésekkel kapcsolatos rendszeres kiadások egymáshoz hasonló külön műveleteinek sorozatát az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő egyetlen műveletnek tekintheti. Ilyen esetben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő - kockázatértékelésétől függően - megfelelő utólagos vizsgálatot hajt végre.

Az előzetes és utólagos ellenőrzések, valamint a tranzakciók kezdeményezése elhatárolt funkciók.

(3) Az 58/2003/EK rendelet 9. cikkének (7) bekezdésével összhangban az engedélyezésre jogosult tisztviselő minden év március 15-ig éves tevékenységi jelentés formájában számol be az operatív bizottságnak feladatai teljesítéséről; a jelentés pénzügyi és igazgatási információkat tartalmaz annak alátámasztásául, hogy a jelentésben szereplő adatok megbízható és valós képet alkotnak a helyzetről, hacsak a bevételek és kiadások meghatározott területeihez kapcsolódó fenntartásokban másként nem szerepel.

30. cikk

(1) Az operatív bizottság kinevez egy számvitelért felelős tisztviselőt, aki kirendelt tisztviselő vagy a hivatal által közvetlenül felvett ideiglenes személyzet tagja, és aki a következőkért felel:

a) a kifizetések megfelelő végrehajtása, a bevételek beszedése és a megállapított követelések behajtása;

b) a hivatal beszámolóinak elkészítése a VI. címmel összhangban;

c) könyvvezetés a VI. címmel összhangban;

d) a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője által meghatározott rendelkezésekkel összhangban a számviteli szabályok és módszerek megállapítása és számlatükör elkészítése;

e) a számviteli rendszer megállapítása és érvényesítése, és - adott esetben - az engedélyezésre jogosult tisztviselő által a számviteli információ biztosítása vagy igazolása érdekében lefektetett rendszerek érvényesítése; a számvitelért felelős tisztviselő jogosult ellenőrizni az érvényesítési kritériumok betartását;

f) pénztárkezelés.

(2) Mielőtt az operatív bizottság elfogadja a beszámolót, a számvitelért felelős tisztviselő záradékkal látja el azt, tanúsítva, hogy megfelelő bizonyossággal rendelkezik arról, hogy a beszámoló megbízható és valós képet ad a hivatal pénzügyi helyzetéről.

Ennek érdekében a számvitelért felelős tisztviselő megbizonyosodik róla, hogy a beszámolót az érvényes számviteli szabályokkal, módszerekkel és számviteli rendszerekkel összhangban állították össze, valamint hogy a beszámolóban minden bevétel és kiadás szerepel.

Az engedélyezésre jogosult tisztviselő továbbít minden olyan információt, amelyre a számvitelért felelős tisztviselőnek feladatai elvégzéséhez szüksége van.

Az engedélyezésre jogosult tisztviselő továbbra is teljes mértékben felel az általa kezelt pénzeszközök megfelelő felhasználásáért, valamint az ellenőrzése alatt álló kiadások jogszerűségéért és szabályszerűségéért.

A számvitelért felelős tisztviselő jogosult ellenőrizni a kapott információt, valamint további, a beszámoló aláírásával való ellátása céljából szükségesnek ítélt ellenőrzéseket végezni.

Amennyiben szükséges, a számvitelért felelős tisztviselő fenntartásokkal él, pontosan megmagyarázva azok jellegét és hatályát.

A számvitelért felelős tisztviselő az engedélyezésre jogosult tisztviselőtől megkapja az elszámolások elkészítéséhez szükséges mindazon információkat - amelyek megbízhatóságát az engedélyezésre jogosult tisztviselő garantálja -, amelyek hiteles képet adnak a hivatal vagyonáról és a költségvetés végrehajtásáról.

(3) Ha e rendelet másképp nem rendelkezik, kizárólag a számvitelért felelős tisztviselő jogosult a pénzeszközök és azzal egyenértékű eszközök kezelésére. Megóvásukért ő felel.

30a. cikk

A számvitelért felelős tisztviselő feladatainak teljesítésekor bizonyos feladatokat átruházhat azon beosztottaira, akik az ideiglenes személyzet tagjai.

3. FEJEZET

A pénzügyi szereplők felelőssége

31. cikk

A személyzet bármely, a tranzakciók pénzügyi lebonyolításában és ellenőrzésében részt vevő tagja, aki úgy véli, hogy egy határozat, amelynek alkalmazását vagy az ahhoz való beleegyezését felettese kérte tőle, szabálytalan vagy ellentétes a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveivel, illetve az általa betartandó szakmai szabályokkal, írásban tájékoztatja az igazgatót, és amennyiben ez utóbbi nem jár el egy ésszerű határidőn belül, a 35. cikkben említett operatív bizottságot is írásban tájékoztatja. Olyan jogellenes tevékenység, csalás vagy korrupció esetén, amely sértheti a Közösség érdekeit, az ügyet az alkalmazandó jogszabályok által kijelölt hatóságok és szervek elé kell terjeszteni.

32. cikk

Az esetleges fegyelmi eljárások sérelme nélkül, az engedélyezésre jogosult tisztviselőket az őket kinevező hatóság indoklással ellátott határozattal és a tisztviselők meghallgatása után ideiglenesen vagy véglegesen bármikor felmentheti feladatai ellátása alól. Az igazgató bármikor visszavonhatja átruházott felhatalmazását.

Az esetleges fegyelmi eljárások sérelme nélkül, a számvitelért felelős tisztviselőt az operatív bizottság indoklással ellátott határozattal és a tisztviselő meghallgatása után ideiglenesen vagy véglegesen bármikor felfüggesztheti. Az operatív bizottságnak ideiglenes számvitelért felelős tisztviselőt kell kineveznie.

33. cikk

E fejezet rendelkezései nem érintik az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek, valamint felhatalmazottjainak az alkalmazandó nemzeti jog és a Közösségek pénzügyi érdekeinek védelméről és a Közösségek tisztviselőit és a tagállamok tisztviselőit érintő korrupció elleni harcról szóló hatályos rendelkezésekben előírtak szerinti esetleges büntetőjogi felelősségét.

Minden engedélyezésre jogosult tisztviselő és számvitelért felelős tisztviselő fegyelmi eljárásra és kártérítés megfizetésére kötelezhető, a személyzeti szabályzatban megállapítottak szerint. Olyan jogellenes tevékenység, csalás vagy korrupció esetén, amely sértheti a Közösség érdekeit, az ügyet az alkalmazandó jogszabályok által kijelölt hatóságok és szervek elé kell terjeszteni.

34. cikk

(1) Az engedélyezésre jogosult tisztviselőt a személyzeti szabályzatban megállapított kártérítési kötelezettség terheli.

(1a) A kártérítés-fizetési kötelezettség különösen akkor alkalmazandó, amikor:

a) az engedélyezésre jogosult tisztviselő - szándékosan vagy súlyos gondatlanságból - behajtandó követelések megállapításáról dönt vagy beszedési utalványokat bocsát ki, kiadásokra kötelezettséget vállal vagy kifizetési utalványt ír alá anélkül, hogy e rendeletnek megfelelne;

b) az engedélyezésre jogosult tisztviselő - szándékosan vagy súlyos gondatlanságból - elmulasztja egy követelést megalapozó dokumentum kiállítását, későn állítja ki a beszedési utalványokat vagy elmulasztja azok kiállítását, illetve késlelteti olyan kifizetési utalvány kiállítását, amelynek következtében az adott intézménynek polgári jogi felelőssége keletkezik harmadik felekkel szemben.

(2) Amennyiben felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselő megállapítja, hogy a felelősségi körébe tartozó határozat szabálytalan vagy ellentétes a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveivel, úgy írásban tájékoztatja a felhatalmazó hatóságot. Ha a felhatalmazó hatóság azt az írásos, indoklással ellátott utasítást adja a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselőnek, hogy hajtsa végre a szóban forgó határozatot, úgy az engedélyezésre jogosult tisztviselő nem vonható felelősségre.

35. cikk

(1) A Bizottság által, az általános pénzügyi rendelet 66. cikke (4) bekezdésével összhangban létrehozott testület, amely feladata, hogy megállapítsa, történt-e pénzügyi szabálytalanság, illetve hogy meghatározza annak esetleges következményeit, ugyanazon kompetenciákkal rendelkezik a hatóságot illetően, mint amilyen kompetenciákat a Bizottság hivatalai esetében részére megállapítottak.

E testület véleménye alapján az igazgató dönti el, hogy kezdeményezzen-e eljárást a fegyelmi vagy az anyagi felelősség megállapítására. Ha a testület rendszerbeli problémákat észlel, úgy ajánlásokat tartalmazó jelentést küld az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek, illetve a Bizottság belső ellenőrének. Amennyiben véleménye az igazgatót is érinti, úgy a testület az ügyet továbbadja az operatív bizottságnak és a Bizottság belső ellenőrének.

Az igazgató éves tevékenységi jelentésében név nélkül hivatkozik a testület véleményére és ismerteti a meghozott nyomon követő intézkedéseket.

(2) Minden alkalmazottól a feladatai teljesítése folyamán vagy azzal kapcsolatban részéről elkövetett súlyos kötelezettségszegés eredményeképpen a hivatal által elszenvedett károk teljes vagy részleges jóvátétele követelhető. Az indoklással ellátott határozatot a kinevezésekért felelős hatóság adja ki a személyzeti szabályzatban lévő fegyelmi eljárással kapcsolatban megállapítottak szerint.

36. cikk

A számvitelért felelős tisztviselő fegyelmi eljárásra és kártérítés megfizetésére kötelezhető, a személyzeti eljárásban megállapítottak szerint, az alábbi kötelezettségszegésekért:

a) a rábízott készpénz, vagyontárgyak és dokumentumok elvesztése vagy megrongálása vagy az ezeket eredményező gondatlansága;

b) bankszámlák vagy postai elszámolási számlák módosítása az engedélyezésre jogosult tisztviselő előzetes értesítése nélkül;

c) olyan összegek beszedése vagy kifizetése, amelyek nincsenek összhangban a megfelelő beszedési és kifizetési utalványokkal;

d) esedékes bevételek beszedésének elmulasztása.

4. FEJEZET

Bevételi műveletek

37. cikk

Minden olyan intézkedés vagy helyzet esetében, amely előidézhet vagy módosíthat egy, a hivatalnak járó követelést, az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő először elkészíti a követelésre vonatkozó becslést.

38. cikk

A követelés megállapítása olyan eljárás, amellyel az engedélyezésre jogosult tisztviselő:

a) ellenőrzi azt, hogy az adós tartozása valóban fennáll-e;

b) meghatározza vagy ellenőrzi a tartozás tényét és összegét;

c) ellenőrzi a tartozás esedékességének feltételeit.

Bármely nem vitatott, meghatározott összegű és esedékes követelést a számvitelért felelős tisztviselőnek szóló beszedési utalvány állapítja meg, az adósnak megküldött terhelési értesítéssel együtt. Mindkét okmányt az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő készíti el és küldi meg.

A hivatal által gazdasági szereplőkkel megkötött szerződések rendelkeznek arról, hogy a terhelési értesítésben megállapított esedékességkor vissza nem fizetett bármely követelés a 2342/2002/EK ( 5 ), Euratom bizottsági rendelettel összhangban kamatozik. A szerződésekben kifejezetten utalni kell a hivatalt megillető késedelmi kamat feltételeire, a késedelmi kamat mértékét is beleértve.

39. cikk

A behajtás engedélyezése olyan eljárás, amellyel az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő beszedési utalvány kiállításával utasítja a számvitelért felelős tisztviselőt, hogy szedje be a megállapított követelést.

A számvitelért felelős tisztviselő az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő által szabályszerűen kiállított beszedési utalványok szerint jár el. Kellő körültekintéssel kell eljárnia annak biztosítása érdekében, hogy a hivatal megkapja bevételeit, ugyanakkor gondoskodnia kell a hivatal jogainak védelméről.

A jogalap nélkül kifizetett összegeket be kell hajtani.

40. cikk

Amennyiben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő egy megállapított, esedékessé váló követelés egészének vagy egy részének behajtásáról való lemondást tervezi, biztosítja, hogy a lemondás szabályosan és a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás, valamint az arányosság elvének megfelelően történjen. Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő jelentést tesz az operatív bizottságnak arról, hogy szándékában áll lemondani egy esedékessé váló követelés behajtásáról. Minderről az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek indoklással ellátott határozatban kell nyilatkoznia. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő ezt a döntést csak abban az esetben ruházhatja át, amennyiben a követelések összege nem haladja meg az 5 000 eurót. A lemondó határozat megállapítja, milyen lépések történtek a beszedés biztosítására, és megadja az alapjául szolgáló jogi és ténybeli indokokat.

Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő akkor törli az esedékes követelést, amikor bizonyítást nyer, hogy a követelés jogszerűtlenül vagy ténybeli tévedéssel került megállapításra. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő ezt a döntést csak abban az esetben ruházhatja át, amennyiben a követelések összege nem haladja meg az 5 000 eurót. A törlésről az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek megfelelő indoklással ellátott határozatban kell nyilatkoznia.

Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek ki kell igazítania az esedékes követelés összegének változását, abban az esetben, amikor egy megállapított valós hiba a követelés összegének módosítását eredményezi, amennyiben ez a javítás nem eredményezi a hivatal követelési jogáról való lemondást. Erről a kiigazításról az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek megfelelő indoklással ellátott határozatban kell nyilatkoznia.

41. cikk

A beszedéseket a számvitelért felelős tisztviselő úgy hajtja végre, hogy azokat rögzíti az elszámolásokban és tájékoztatja az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőt. Minden a számvitelért felelős tisztviselő pénztárában történő készpénzes kifizetés esetén bizonylatot kell kiállítani.

Amennyiben a terhelési értesítésben meghatározott lejáratig a valós beszedésre nem kerül sor, úgy arról a számvitelért felelős tisztviselő tájékoztatja az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőt, és késedelem nélkül, valamennyi jogi formában, adott esetben a kártérítést is beleértve - amennyiben ez nem lehetséges, akkor kényszerítéssel - elindítja a behajtási eljárást.

A számvitelért felelős tisztviselő indítja el a kártérítésen keresztül történő beszedést és a hivatal valamennyi adósával szemben fennálló - akik maguk is a hivatallal szemben fennálló nem vitatott, meghatározott összegű és esedékes követelés címzettjei - szabályszerű követeléseket.

42. cikk

A fizetési határidő meghosszabbítását csak abban az esetben engedélyezheti a számvitelért felelős tisztviselő az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselővel együtt, ha ezt az adós indoklással kellő módon ellátott írásban kérelmezi, és vállalja azt, hogy a terhelési értesítésben rögzített határidőtől számított halasztás teljes időszakára kamatot fizet, valamint pénzügyi garanciát vállal a hivatal jogainak védelme érdekében az adósság, úgy az alapösszeg, mint a kamatok fedezetére.

42a. cikk

A számvitelért felelős tisztviselő jegyzéket vezet az esedékes behajtandó összegekről. E jegyzékben a hivatal követeléseit a beszedési utalvány kiállítási időpontja szerint kell csoportosítani. Jelzi továbbá a megállapított követelések behajtásáról való teljes vagy részleges lemondásra vonatkozó határozatokat. A jegyzéket csatolják a hivatal költségvetési és pénzgazdálkodásáról szóló jelentéséhez. A hivatal összeállítja a működési költségvetéséhez kapcsolódó azon követelések - az adósok nevét és a kötelezettség összegét tartalmazó - jegyzékét, amelyek esetében az adóst jogerős bírósági határozat kötelezi fizetésre, és amelyek esetében a határozat kihirdetését követő egy éven belül egyáltalán nem történt kifizetés, vagy nem történt jelentősebb kifizetés. E jegyzéket a vonatkozó adatvédelmi jogszabályok figyelembevételével kell közzétenni.

42b. cikk

A hivatal harmadik felekkel szembeni, valamint harmadik felek hivatallal szembeni követeléseire ötéves elévülési időszak vonatkozik. Az elévülési időszakot rögzíteni kell a hivatal által megkötött szerződésekben.

5. FEJEZET

Kiadási műveletek

43. cikk

Minden kiadás lekötés, érvényesítés, engedélyezés és kifizetés tárgyát képezi.

44. cikk

Bármely olyan intézkedés tekintetében, amely költségvetést terhelő kiadást idézhet elő, az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek először költségvetési kötelezettséget kell vállalnia, mielőtt jogi kötelezettségbe lép harmadik felekkel.

Az egyedi vagy ideiglenes költségvetési kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódó egyedi jogi kötelezettségvállalásokat N. év december 31-ig meg kell kötni. E költségvetési kötelezettségvállalások jogi kötelezettségvállalással nem fedezett egyenlegét az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő a kötelezettség alól felmenti.

45. cikk

Egy költségvetési kötelezettségvállalás jóváhagyásakor az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő biztosítja azt, hogy a kiadást a költségvetés vonatkozó tételére könyvelik, hogy az előirányzatok rendelkezésre állnak, és hogy a kiadás megfelel minden alkalmazandó rendelkezésnek, valamint hogy a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elve teljesül.

46. cikk

A kiadások érvényesítése az az eljárás, amellyel az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő ellenőrzi a hitelező jogosultságának meglétét, a követelés esedékességének feltételeit, valamint meghatározza vagy ellenőrzi az igény valódiságát és összegét. Minden egyes kiadási érvényesítést a hitelező jogosultságát igazoló bizonylattal kell alátámasztani.

Az érvényesítési határozatot az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő "fizethető" rájegyzéssel látja el. Informatikai rendszer hiányában a "fizethető" rájegyzés nem más, mint az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő aláírásának pecsétje. Informatikai rendszer megléte esetén, a "fizethető" kitétel az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő személyes belépési kódja alatt történő érvényesítés.

47. cikk

A kiadások engedélyezése az az eljárás, amellyel az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő egy kifizetési utalvány kiállításával utasítja a számvitelért felelős tisztviselőt, hogy fizesse ki az általa érvényesített kiadásokat. A kifizetési utalványt az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő dátumozza és írja alá, amelyhez adott esetben csatolnak egy igazolást, amely a vagyontárgyak a 64. cikkben meghatározott leltárbavételét bizonyítja.

Amennyiben az igénybevett szolgáltatások vagy az áruszállítások kifizetése időszakos fizetéssel történik, az engedélyezésre jogosult tisztviselő kockázatértékelést követően elrendelheti közvetlen követelés-elszámolási rendszer alkalmazását.

A kiadásokat a számvitelért felelős tisztviselő teljesíti a rendelkezésre álló pénzeszközök keretein belül.

48. cikk

A kiadások érvényesítését, engedélyezését és kifizetését az általános pénzügyi rendeletben és a végrehajtási szabályokban megállapított határidőkön belül kell végrehajtani.

6. FEJEZET

Belső ellenőrzés

49. cikk

A végrehajtó hivatalokban a belső ellenőr feladatát a Bizottság belső ellenőre látja el.

A Bizottság belső ellenőre összhangban az általános pénzügyi rendelet 85. és 86. cikkeivel a végrehajtó hivatalok tekintetében, ugyanazon hatáskörökkel rendelkezik, mint a Bizottság hivatalai tekintetében. A belső ellenőr megállapításairól és ajánlásairól jelentést tesz az Operatív Bizottságnak és az igazgatónak. Ez utóbbiak biztosítják, hogy az ellenőrzésekből származó ajánlásokra reagálnak, és arról tájékoztatják a Bizottságot. A belső ellenőr a Bizottságnak a költségvetési rendelet 86. cikkének (3) bekezdése értelmében benyújtott éves jelentésében feltünteti a hivatalokkal kapcsolatban végrehajtott ellenőrzések számát és típusát, a tett ajánlásokat és az ajánlások alapján tett lépéseket. Ezen információkat az érintett hivatalnak is megküldik.

A belső ellenőr feladatai teljesítésével kapcsolatos felelősségét az általános pénzügyi rendelet 87. cikkével összhangban kell megállapítani.

A hivatal igazgatója évente összeállítja a belső ellenőr által végrehajtott belső ellenőrzések számáról és típusáról, a tett ajánlásokról és az ajánlások alapján tett lépésekről szóló összefoglaló jelentését. Az operatív bizottság előzetes tájékoztatása után továbbítja a jelentést a Bizottságnak. A Bizottság e jelentést belefoglalja az általános költségvetési rendelet 86 cikkének (4) bekezdése értelmében vett jelentésébe.

V. CÍM

KÖZBESZERZÉSI SZERZŐDÉSEK ODAÍTÉLÉSE

50. cikk

(1) A hivatal működésével kapcsolatos közbeszerzések tekintetében az általános költségvetési rendelet, illetve a 2342/2002/EK Euratom rendelet vonatkozó rendelkezéseit kell alkalmazni e cikk (3)-(5) bekezdésére figyelemmel.

(2) Kérésükre a hivatalok ajánlatkérőként bevonhatók a bizottsági vagy intézményközi szerződések odaítélési eljárásába.

(3) Az olyan árubeszerzés, szolgáltatásnyújtás vagy munkavégzés esetén, amelyeket a Bizottság, intézményközi hivatalok vagy a Fordítóközpont nyújtani képesek, a hivatalok először ezen intézményekhez fordulnak. Ugyanez vonatkozik azokra az esetekre, amikor e szervek gazdasági szereplőkkel kötött szerződések révén képesek ellátni e feladatokat, és jelentős, az egyszerű közvetítői vagy tanácsadói szerepen túlmutató pótlólagos szolgáltatásokat nyújtanak. A hivatal megállapodást köt e szervekkel.

(4) Az általános költségvetési rendelet 101. cikkének értelmében az ajánlati felhívás rögzíti, hogy a hivatal a szerződés aláírása előtt elállhat a beszerzéstől vagy törölheti az odaítélési eljárást anélkül, hogy a pályázók vagy ajánlattevők bármifajta ellentételezésre jogot formálhatnának.

(5) Az általános költségvetési rendelet 103. cikkének értelmében a hivatal által indított ajánlati felhívás rögzíti, hogy az említett cikkben meghatározott feltételek mellett a hivatal felfüggesztheti az eljárást és bármilyen szükséges intézkedést meghozhat, az eljárás megszüntetését is beleértve.

Az általános költségvetési rendelet 103. cikkének értelmében a hivatal által megkötött szerződések kiköti, hogy a hivatal az említett cikkben foglalt feltételek mellett meghozhatja az ugyanezen cikkben meghatározott intézkedéseket.

VA. CÍM

A KÖZÖSSÉGI SZERVEK KÖLTSÉGVETÉSÉRE JELENTŐS KIHATÁSSAL LÉVŐ PROJEKTEK

50a. cikk

Az operatív bizottság a lehető leghamarabb értesíti a költségvetési hatóságot bármely olyan projekt végrehajtására vonatkozó szándékáról, amelyek jelentős pénzügyi kihatással járnak működési költségvetésének finanszírozására, különös tekintettel az ingatlannal kapcsolatos projektekre, például épületek bérlésére vagy megvételére. Erről tájékoztatja a Bizottságot.

Ha a költségvetési hatóság bármely ága véleményt kíván kibocsátani, a projektről szóló tájékoztatás átvételétől számított két héten belül értesíti az érintett hivatalt erről a szándékáról. Válasz hiányában a hivatal lebonyolíthatja a tervezett ügyletet.

E véleményt a második bekezdés értelmében vett értesítéstől számított két héten belül továbbítani kell az érintett hivatalnak és a Bizottságnak.

VB. CÍM

SZAKÉRTŐK

50b. cikk

A 2342/2002/EK, Euratom rendelet 256a. cikke értelemszerűen alkalmazandó a fix összeg alapján fizetett, az intézmények munkáját különösen a következőkben segítő szakértők kiválasztási eljárására: az ajánlatok és támogatási kérelmek vagy közbeszerzési pályázatok értékelése, valamint a költségvetésből finanszírozott projektek nyomonkövetéséhez és végső értékeléséhez történő technikai segítségnyújtás. A hivatalok a szakértők Bizottság által összeállított jegyzékét is használhatják.

VI. CÍM

BESZÁMOLÓ BEMUTATÁSA ÉS KÖNYVVEZETÉS

1. FEJEZET

A beszámolók bemutatása

51. cikk

A hivatal beszámolói tartalmazzák a pénzügyi kimutatásokat és a költségvetés végrehajtásáról szóló kimutatásokat. E beszámolókhoz csatolják az adott év költségvetési és pénzgazdálkodásáról szóló jelentést, amely többek közt tájékoztatást nyújt az előirányzatok felhasználásának mértékéről, valamint összefoglaló információkat tartalmaz a különböző költségvetési jogcímek közötti előirányzat-átcsoportosításról.

52. cikk

A beszámolóknak szabályszerűeknek, pontosaknak, átfogóaknak kell lenniük, valamint megbízható és valós képet kell mutatniuk:

a) a pénzügyi kimutatások tekintetében az eszközökről és a forrásokról, a költségekről és bevételekről, az eszközként és forrásként fel nem tüntetett jogokról és kötelezettségekről, valamint a pénzforgalomról;

b) a költségvetési végrehajtásra vonatkozó jelentések tekintetében a bevételi és kiadási műveletekről.

53. cikk

A pénzügyi kimutatásokat az általánosan elfogadott számviteli alapelvekkel összhangban kell elkészíteni, amint a 2342/2002/EK, Euratom rendelet ezt pontosítja, nevezetesen a tevékenység folyamatossága, az óvatosság, a számviteli módszerek stabilitása, az információk összehasonlíthatósága, a részletesség, a bruttó elszámolás, a valódiság, az eredményelszámolás elvei szerint.

54. cikk

Az eredményelszámolás elvével összhangban a pénzügyi kimutatások az adott évi kiadásokat és bevételeket mutatják, a kifizetés vagy beszedés idejétől függetlenül.

Az eszközök és források értékét az 59. cikkben előírt értékelési szabályokkal összhangban kell meghatározni.

55. cikk

A pénzügyi kimutatások euróban készülnek, és a következőkből állnak:

a) a mérleget és a gazdasági eredménykimutatást, amelyek a vagyoni és pénzügyi helyzetet, valamint az előző év december 31-i gazdasági eredményt; a meghatározott jogi formájú gazdasági társaságok éves beszámolójáról szóló tanácsi irányelv által megállapított struktúrával összhangban, ugyanakkor a hivatal tevékenységeinek sajátos természetére is tekintettel kell bemutatni;

b) a pénzügyi év folyamán beszedett és kifizetett összegeket, valamint a végleges pénzügyi helyzetet feltüntető pénzforgalmi jelentés;

c) a tőkeváltozásokat feltüntető kimutatás, amely részletesen bemutatja a tőkeszámlák egyes tételeinek az év folyamán bekövetkezett növekedését és csökkenését.

A pénzügyi kimutatások melléklete kiegészíti és magyarázattal látja el az említett kimutatásokban feltüntetett információkat, és tartalmazza a nemzetközileg elfogadott számviteli gyakorlat által előírt kiegészítő információkat, amennyiben ezek a hivatal tevékenységét illetően relevánsak.

56. cikk

A költségvetés végrehajtásáról szóló kimutatások euróban készülnek. A következőkből állnak:

a) az eredményelszámolásból, amely felsorolja az adott pénzügyi év költségvetésének bevételi és kiadási tranzakcióit; a költségvetéssel azonos szerkezetben készül;

b) az eredményelszámolás mellékletéből, amely kiegészíti, és magyarázattal látja el az elszámolásban megadott információkat.

57. cikk

A hivatal elszámolásait össze kell vonni a Bizottság beszámolóival, az 58/2003/EK rendelet 14. cikkében meghatározott eljárás szerint, és a következő rendelkezésekkel összhangban:

a) az operatív bizottság a pénzügyi év végét követően március 1-jéig értesíti a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjét és a Számvevőszéket az év folyamán a költségvetési és pénzgazdálkodásról szóló jelentéssel kiegészített előzetes beszámolóról, valamint ugyanezen időpontig megküldi az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak a költségvetési és pénzgazdálkodásról szóló jelentést;

b) a hivatal végső elszámolásait az igazgató által készített tervezet alapján az operatív bizottság jóváhagyja és legkésőbb a lezárt pénzügyi évet követő július 1-jéig megküldi a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjének, a Számvevőszéknek, valamint az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak;

c) a hivatal a Bizottság elszámolásaival összevont végső elszámolásait a lezárt pénzügyi évet követő november 15-ig ki kell hirdetni az Európai Unió Hivatalos Lapjában;

d) legkésőbb szeptember 30-ig az igazgató a Számvevőszék által megfogalmazott esetleges észrevételekkel kapcsolatban az 58/2003/EK rendelet 14. cikke (3) bekezdésben említett jelentést küld a Számvevőszéknek.

2. FEJEZET

Könyvvezetés

58. cikk

(1) A hivatal számviteli rendszere egy olyan, a költségvetési és pénzügyi információk szervezését szolgáló rendszer, amely lehetővé teszi a számadatok bevitelét, osztályozását és iktatását.

A számviteli rendszer általános számviteli rendszerből és költségvetési számviteli rendszerből áll. E számviteli rendszereket euróban kell vezetni, naptári éves alapon.

Az általános számviteli rendszerben és a költségvetési számviteli rendszerben szereplő adatokat a pénzügyi év zárásakor kell jóváhagyni annak érdekében, hogy az 1. fejezetben említett beszámolókat el lehessen készíteni.

(2) Az (1) bekezdés nem mond ellent annak, hogy az engedélyezésre jogosult tisztviselő analitikus számviteli rendszert vezessen.

59. cikk

A Bizottság számvitelért felelős tisztviselője az általános pénzügyi rendelet 133. cikkével megegyezően elfogadja a hivatal számviteli szabályait és módszereit, valamint harmonizált számlatükrét.

60. cikk

Az általános számviteli rendszer kronológiai sorrendben, a kettős könyvvitel módszere szerint tart nyilván minden olyan eseményt és tranzakciót, amely kihatással van a hivatal gazdasági, pénzügyi és vagyoni helyzetére.

61. cikk

A számlákon történő mozgások és az egyenlegek a számviteli könyvben jelennek meg.

Minden könyvelési tétel, a számlák kiigazítását is beleértve, bizonylatokon alapul, amelyekre hivatkozás történik. A számviteli rendszernek olyannak kell lennie, hogy minden könyvelési tételnek nyoma maradjon.

62. cikk

A pénzügyi év zárása után és a végső beszámolók bemutatásának időpontjáig a hivatal számvitelért felelős tisztviselője bármely olyan, az adott pénzügyi évre vonatkozó kifizetéseket vagy beszedéseket nem érintő kiigazításokat elvégezhet, amelyek szükségesek az elszámolások szabályszerűségéhez, hitelességéhez és ténylegességéhez.

63. cikk

A költségvetési számviteli rendszer részletesen nyilvántartja a költségvetés végrehajtását. A költségvetési számviteli rendszer rögzít minden, a IV. címben előírt költségvetési bevételi és kiadási tranzakciót.

64. cikk

A hivatal számvitelért felelős tisztviselője a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője által elkészített mintával összhangban, a hivatal vagyonáról leltárt vezet, amely bemutatja minden tárgyi eszköz, immateriális javak és befektetett pénzügyi eszköz mennyiségét és értékét. A hivatal számvitelért felelős tisztviselője ellenőrzi, hogy a leltárban szereplő bejegyzések megfelelnek-e a tényleges helyzetnek.

Az ingó vagyon értékesítését megfelelő módon ki kell hirdetni.

VII. CÍM

KÜLSŐ ELLENŐRZÉS ÉS MENTESÍTÉS

65. cikk

Az EK Szerződés 248. cikkével összhangban a hivatal elszámolásainak ellenőrzését a Számvevőszék végzi.

A Számvevőszék ellenőrzéseit az általános pénzügyi rendelet a 139-től a 144-ig terjedő cikkei szabályozzák.

Az operatív bizottság a Számvevőszék részére megküldi a jóváhagyott végső költségvetést. Az operatív bizottság a legrövidebb időn belül tájékoztatja a Számvevőszéket minden olyan döntéséről és tranzakciójáról, amelyek végrehajtásáról a 15., a 18., a 26., és a 31. cikkek rendelkeznek.

66. cikk

Az Európai Parlament a Tanács javaslata alapján minősített többséggel eljárva az N+2. év május 15-e előtt mentesíti az igazgatót az N. évi működési költségvetés végrehajtása alól. Az igazgató tájékoztatja az operatív bizottságot az Európai Parlament mentesítő határozathoz kapcsolódó állásfoglalásban foglalt észrevételeiről.

A mentesítő határozat kiterjed a hivatal bevételi és kiadási számláinak egészére, valamint az ebből következő egyenlegre és a hivatalnak a mérlegben feltüntetett eszközeire és forrásaira. Ezt a mentesítő határozatot össze kell egyeztetni az Európai Unió költségvetésének végrehajtásáról szóló határozattal.

A mentesítés megadásának céljából az Európai Parlament a Tanács után megvizsgálja a hivatal számláit, pénzügyi kimutatásait és a költségvetési végrehajtásról készített kimutatásait. Az Európai Parlament ugyancsak megvizsgálja a Számvevőszék az 58/2003/EK rendelet 14. cikke (3) bekezdésében említett jelentését az igazgató válaszaival együtt.

Az igazgató az Európai Parlament számára, annak kérésére, benyújt az általános pénzügyi rendelet 146. cikke (3) bekezdésében előírt módon, minden, a mentesítési eljárás adott pénzügyi évre történő szabályszerű alkalmazásához szükséges információt.

67. cikk

Az igazgató és a Bizottság megteszi a lépéseket az Európai Parlament mentesítő határozatához kapcsolódó észrevételek és a Tanács által elfogadott, a mentesítésre vonatkozó javaslathoz kapcsolódó megjegyzések követésére.

Az Európai Parlament vagy a Tanács kérésére az igazgató beszámol az ezen észrevételek és megjegyzések alapján hozott intézkedésekről. Miután az igazgató előzetesen megküldi jelentését a Bizottságnak, annak másolatát a Számvevőszéknek is el kell küldenie.

VIII. CÍM

ÁTMENETI ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

69. cikk

Az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság felhatalmazással bír a hatáskörükbe tartozó költségvetési ügyekkel kapcsolatos minden szükségesnek ítélt információ és igazolás megszerzésére.

70. cikk

Ez a rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetést követő huszadik napon lép hatályba.

E rendelet teljes egészében és közvetlenül alkalmazandó minden tagállamban.

( 1 ) HL L 11., 2003.1.16., 1. o.

( 2 ) HL L 248., 2002.9.16., 1. o.

( 3 ) HL L 357., 2002.12.31., 1. o.

( 4 ) HL L 8., 2001.1.12., 1. o.

( 5 ) HL L 357., 2002.12.31., 1. o.