34/2016. (XII. 23.) KKM utasítás

az ideiglenes külföldi kiküldetés egyes kérdéseiről szóló 7/2015. (III. 26.) KKM utasítás módosításáról

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában foglalt jogkörömben eljárva a következő utasítást adom ki:

1. § Az ideiglenes külföldi kiküldetés egyes kérdéseiről szóló 7/2015. (III. 26.) KKM utasítás (a továbbiakban: utasítás) 1. pont e) alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

(Az utasítás hatálya kiterjed)

"e) közfeladat teljesítésével összefüggésben elsősorban a protokoll feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység, a diplomáciai és konzuli futárszolgálattal kapcsolatos feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység, a kultúráért és tudománydiplomáciáért felelős szervezeti egységek, valamint az európai uniós projekteket, egyéb pályázatokat kezelő szervezeti egységek által kezdeményezett, a Minisztérium állományába nem tartozó személyek (így különösen, de nem kizárólagosan a felkért szakértők, tolmácsok, előadók, művészek), valamint más költségvetési szervnél foglalkoztatott, de a Minisztériumba munkavégzés céljából kirendelt személyek

[a továbbiakban az a)-e) pont együtt: kiküldött] 3 hónapot meg nem haladó külföldi kiküldetésével összefüggésben felmerült költségek megtérítésére."

2. § Az utasítás 2. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"2. A Minisztériumban a napidíj nettó összege, valamint a kiküldetéssel kapcsolatos egyéb költségek fedezete előlegként kerül kifizetésre készpénzben a kiküldetést megelőzően, mely előleggel az utazást követően el kell számolni."

3. § Az utasítás 5. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"5. Minden év december 31. napjáig a szervezeti egységek - az 1. melléklet szerinti táblázatos formában - összeállítják a következő naptári évre vonatkozó nemzetközi kiutazási tervüket, melyet a szervezeti egységet irányító állami vezető jóváhagyását követően pénzügyi ellenjegyzésre megküldenek a közigazgatási államtitkár részére. A szakmai utazási tervek alapján - a következő évi költségvetés ismeretében - a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár felterjesztésére a közigazgatási államtitkár a szervezeti egységek részére pénzügyi kereteket állapít meg. Az utazási kereten felüli vagy rendkívüli - a szervezeti egység utazási keretéből nem finanszírozható - kiküldetések indításához a közigazgatási államtitkár, akadályoztatása esetén a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár jóváhagyását előzetesen meg kell kérni."

4. § Az utasítás 6. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"6. Kiküldetés kizárólag a 2. melléklet szerinti kiküldetési rendelvény kitöltésével kezdeményezhető. A kiküldött vagy a kiküldetést elrendelő szervezeti egység titkársága gondoskodik a kiküldetési rendelvény kitöltéséről, valamint a kiküldetést elrendelő állami vezetővel történő jóváhagyásról. A jóváhagyott kiküldetési rendelvényhez csatolni kell a kiküldetést elrendelő szervezeti egységet irányító állami vezető által jóváhagyott indító feljegyzést is. A fenti dokumentumokat további ügyintézés céljából lehetőség szerint a kiküldetés időpontját 10 nappal megelőző határnappal továbbítani kell a gazdálkodásért felelős szervezeti egység utaztatási feladatokat ellátó részlegére (a továbbiakban: Utaztatás). Amennyiben a kiküldetés a jóváhagyott utazási kereten felüli vagy rendkívüli kiküldetés, a kiküldetést elrendelő szervezeti egység titkársága a kiküldetési rendelvényt köteles megküldeni pénzügyi ellenjegyzés végett a gazdálkodásért felelős szervezeti egység részére. Amennyiben a kiküldetés a jóváhagyott utazási kereten felüli vagy rendkívüli kiküldetés, a kiküldetést elrendelő szervezeti egység titkársága a kiküldetési rendelvényt köteles megküldeni pénzügyi ellenjegyzés végett a gazdálkodásért felelős szervezeti egység, majd jóváhagyásra a közigazgatási államtitkár, akadályoztatása esetén a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár részére."

5. § Az utasítás 9. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"9. Az 1. pont e) alpontjában felsorolt szervezeti egységek által kezdeményezett, a Minisztérium állományába nem tartozó személyek kiküldetésekor - napidíj igénylése esetén - a kiküldetési rendelvényhez mellékelni kell az adólevonás végrehajtásához szükséges, 3. melléklet szerinti személyi adatlapot, valamint megbízási szerződést.

Miniszterelnöki delegációs kiküldetés esetén, illetve informatikai, biztonsági tevékenység ellátásával összefüggésben, valamint Kormány döntése alapján, amennyiben a Minisztériumnak a kiküldetés költségtérítési díjának finanszírozása szükséges, (kivéve a más költségvetési szervnél foglalkoztatott, de a Minisztériumba munkavégzés céljából kirendelt személyeket), hivatalos feljegyzést kell a kiküldetési rendelvényhez csatolni."

6. § Az utasítás 13. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"13. A kiküldöttet az Utaztatás útielőleggel, baleset-, betegség- és poggyászbiztosítási kártyával, továbbá repülő-, vonat- vagy hajójeggyel látja el. A külképviseleten készpénzfelvételre vagy a felmerülő költségek megtéríttetésére csak rendkívül indokolt esetben (így különösen, de nem kizárólagosan poggyász, iratok, pénz elvesztése, ellopása) kerülhet sor. A készpénzfelvétel tekintetében a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár dönt a kiküldetést elrendelő kezdeményezését, valamint a Pénzügyi és Számviteli Főosztály, illetőleg a Költségvetési Főosztály ellenjegyzését követően."

7. § Az utasítás 18. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"18. Repülőgéppel történő utazás esetén a repülőjegyre vonatkozó igényt az Utaztatás felé a kiküldetési rendelvényen a kiküldöttnek kell jeleznie. Az Utaztatás gondoskodik a legelőnyösebb díjtételeket és feltételeket nyújtó légitársaságok (beleértve a "fapados" légitársaságokat is) ajánlatainak összegyűjtéséről, az előzetes foglalás intézéséről, továbbá adott napon belül történő indulási idő kiválasztásáról, figyelembe véve a költséghatékonyságot. A szabályzatban előírt összes szükséges aláírást tartalmazó eredeti rendelvény kézhezvételekor az Utaztatás gondoskodik a jegyek megvásárlásáról."

8. § Az utasítás 19. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"19. Repülőgéppel történő hivatalos utazás esetén

a) a miniszter és egy kísérője részére,

b) az államtitkár és a helyettes államtitkár részére négy óra repülési időt meghaladóan,

c) diplomáciai futárszolgálatot teljesítő kiküldöttek esetében [a diplomáciai és konzuli futárszolgálati feladatok ellátásának rendjéről szóló 14/2016. (VIII. 5.) KKM utasítás 12.53. pontjában foglaltak esetén],

d) a közigazgatási államtitkár, akadályoztatása esetén a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár egyedi elbírálása alapján, ha a protokolláris előírások és az ellátandó diplomáciai feladatok azt különösen indokolják vagy egyéb indokolt esetben (pl. egészségügyi) az utasítás hatálya alá tartozó személy részére

business osztályú repülőjegy vásárolható."

9. § Az utasítás 20. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"20. A 19. pontban nem említett esetekben csak turista osztálynak megfelelő repülőjegy vásárolható, de elsősorban a fapados járatoknál kiegészítő szolgáltatások (különösen csomagfeladás, nagyobb lábtér, ülőhelyfoglalás), továbbá a 4 órát meghaladó utazásoknál az emelt szolgáltatású turista jegyek foglalása engedélyezett."

10. § Az utasítás a következő 23/A. ponttal egészül ki:

"23/A. A hivatalos program, a külpolitikai helyzet változása vagy egyéb rendkívüli ok miatt az utazás meghiúsulása, változása esetén a kiküldetést elrendelő szervezeti egység köteles feljegyzésben tájékoztatni a kötelezettségvállalót, valamint az Utaztatást a repülőjegy és az előzetes kötelezettségvállalás törlése érdekében. A miniszteri delegációs utazásoknál az utazási adatok módosítását a Miniszteri Kabinet kijelölt munkatársa elektronikus levélben kezdeményezi az Utaztatáson."

11. § Az utasítás 27. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"27. Hivatali gépkocsival történő utazás esetén a kiküldöttnek gondoskodnia kell arról, hogy a gépjárművekkel kapcsolatos szolgáltatásokért felelős szervezeti egység felé jelezze gépkocsiigényét a hivatali gépjárművek igénybevételének és használatának rendjét szabályozó hatályos KKM utasítás szerint."

12. § Az utasítás 28. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"28. Saját gépkocsival történő utazás a hivatali gépjárművek igénybevételének és használatának rendjét szabályozó hatályos KKM utasítás alapján engedélyezhető, különösen ha az többletköltséggel nem jár, továbbá ha a gépkocsi kifogástalan műszaki állapotban van, és rendelkezik CASCO biztosítással. Amennyiben a kiküldött magántulajdonú személygépkocsijára kötött CASCO biztosítással nem rendelkezik, a magántulajdonú személygépkocsi külföldi kiküldetés céljára történő igénybevétele csak kivételesen és akkor engedélyezhető, ha a kiküldött írásban nyilatkozik annak tudomásulvételéről, hogy a hivatalos kiküldetése során a magántulajdonú személygépkocsiban keletkező bármely kárért a KKM-et semmilyen felelősség nem terheli. A kiküldött a tervezett kiküldetés útvonalát, a forgalmi engedély másolatát, valamint a gépjárművekkel kapcsolatos szolgáltatásokért felelős szervezeti egység által igazolt költségkalkulációt - amely az adóhatóság által havonta közzétett, a gépkocsi típusára előírt aktuális norma, a teljesítendő kilométer és az értékcsökkenés figyelembevételével kerül megállapításra - köteles a kiküldetési rendelvényhez mellékelni és az Utaztatás részére megküldeni. Magántulajdonú gépkocsival történő utazás esetén utazási költségre előleg az Utaztatás által jóváhagyott összegig igényelhető."

13. § Az utasítás a következő 29/A. ponttal egészül ki:

"29/A. A Külföldi Magyar Intézetekért és Nemzetközi Oktatási Kapcsolatokért Felelős Helyettes Államtitkárság által kezdeményezett, az 1. pont e) alpont hatálya alá tartozó személyek szállásfoglalását az Utaztatás végzi."

14. § Az utasítás 31. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"31. Amennyiben a külképviselet tájékoztatása alapján vendégszoba nem áll rendelkezésre, a szállásköltség - az állami vezető kivételével - legfeljebb 135 EUR/fő/éj lehet.

Brüsszel, Luxembourg, London és Tokió esetében külön indokolás nélkül 30 EUR/fő/éj összeggel túlléphető a keret. A szálláshely kiválasztásában a célszerűségi, takarékossági szempontokat érvényesíteni kell. Amennyiben szállás csak a fenti keretösszegen felül foglalható, a kiküldetési rendelvényhez jóváhagyás céljából csatolni szükséges a magasabb összegű szállás igénybevételének indoklását."

15. § Az utasítás 35. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"35. A szállásköltséget - külképviselet igénybevételével foglalt szállás esetén is - a felvett útielőlegből vagy a kincstári VIP kártya kiadásáról és használati rendjéről szóló hatályos KKM utasítás alapján VIP kártyával kell a kiküldöttnek megfizetnie."

16. § Az utasítás 39. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"39. A kiküldetés befejezését követően a kiküldött köteles az 5. melléklet szerinti "Hivatalos külföldi kiküldetés elszámolása" nyomtatványt kitölteni és beszerezni a szakmai teljesítést igazoló vezető aláírását, valamint nyilatkozni az alábbiakról:

a) ha a kiküldetéssel összefüggésben harmadik személytől térítésben, díjazásban, természetbeni vagy egyéb juttatásban részesült,

b) ha a pénzváltás esetén nem rendelkezik váltási bizonylattal,

c) ha a kiküldetés időtartama változott, és ezért többletnapidíjra jogosult,

d) amennyiben a napidíjról teljesen vagy részlegesen lemond."

17. § Az utasítás 41. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"41. A kiküldött köteles az 5. melléklet szerinti "Hivatalos külföldi kiküldetés elszámolása" nyomtatványt és az abban szereplő adatokat alátámasztó számlákat, bizonylatokat összefűzve, a 71. pontban meghatározottak szerint, rendezett formában, valamint a betegség-, baleset- és poggyászbiztosítási kártyát az Utaztatáson leadni. Amennyiben a kiküldött baleset-, betegség- és poggyászbiztosítási kártyája elveszett, megsemmisült vagy ellopták, erről a tényről nyilatkoznia kell."

18. § Az utasítás 42/A. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"42/A. Amennyiben a kiküldöttnek az elszámolásából nem keletkezik pénzforgalmilag visszafizetendő kötelezettsége vagy költségtérítés címén követelése, abban az esetben az Utaztatás az utalványozott bizonylatok alapján technikai zárással, a pénztárbizonylatok utazó általi aláírása nélkül a felvett előlegeket végleges kiadásként elszámolja a házipénztárban."

19. § Az utasítás 45. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"45. A kiküldöttek a tartós külszolgálatról és az ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendelet 43. §-ában meghatározott összegű napidíjra jogosultak, az ott rögzített feltételek szerint."

20. § Az utasítás 46. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"46. A napdíj összegét személyi jövedelemadó- és járulékfizetési kötelezettség terheli, amely összeget az Utaztatás a kiküldött illetményéből levon; amennyiben a levonásra nincs lehetőség, a kiküldöttnek a személyi jövedelemadó- és járulékfizetési kötelezettséget készpénzátutalási megbízáson keresztül kell a Minisztérium részére befizetni. A napidíj előlege az adóval, járulékkal csökkentett összegben kerül valutában folyósításra. A valutában kifizetett nettó napidíj számfejtés szerinti MNB árfolyamon átszámított forint összege, valamint az illetményszámfejtéskor számított nettó forint napidíjösszeg közötti 500 Ft-ot meghaladó különbözetet a kiküldött részére forintban meg kell téríteni."

21. § Az utasítás 47/A. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"47/A. A Minisztériumból a külképviseletekre munkavégzés céljából ideiglenesen kirendelt - az utasítás 1. pontjának a)-e) alpontja szerinti - természetes személyek pótlékra jogosultak, amennyiben műszaki (biztonságtechnikai, informatikai felmérés, munkavégzés), technikai (szállítási, anyagmozgatási, kézbesítési feladatellátás), adminisztratív (leltározási, gazdasági, titkársági, konzuli vagy konzuli adminisztrátori helyettesítési, ellenőrzési), biztonsági vagy protokolláris előkészítő feladatokat látnak el."

22. § Az utasítás 47/B. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"47/B. A pótlék napi bruttó mértéke a napi négy órát meghaladó, de nyolc órát el nem érő kiküldetés esetén 44 euró, nyolc órát meghaladó kiküldetés esetén 88 euró. A 47/A. pontban foglalt cél szerinti 1 napos kiküldetés esetén napidíjpótlék nem jár."

23. § Az utasítás 47/C. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"47/C. A pótlék forintra átszámított havi összege kormánytisztviselők, ügykezelők számára nem haladhatja meg a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény szerinti illetményalap négyszeresét. A pótlék havi összege munkavállalók és egyéb módon foglalkoztatott kiküldöttek esetében azonos a kormánytisztviselők, ügykezelők részére meghatározott keretösszeggel. A pótlék felső határát elérő munkatársak esetén a pótlék folyósítását az adott naptári hónapban meg kell szüntetni."

24. § Az utasítás 47/D. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"47/D. A pótlék a napidíj összegével egy időben, előre is kifizethető nettó valutaösszegben."

25. § Az utasítás 47/F. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"47/F. A jogosultak részére kifizetett pótlék összegét havonta, a napidíjfeladással együtt az illetményszámfejtés számfejti, és ekkor kerül elszámolásra az adó- és járulékelőleg."

26. § Az utasítás 49. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"49. Hivatali gépkocsival történő utazás esetén az alábbi, az utazás időtartama alatt keletkező utazási költségeket lehet elszámolni:

a) útadó (autópálya, alagút, hídpénz stb.),

b) üzemanyag- és kenőanyagköltség,

c) parkolási kiadások,

d) egyéb, a hivatali gépjármű biztonságos működéséhez az utazás időtartama alatt elengedhetetlenül fontos anyagok beszerzése (ablaktörlő lapát, szélvédőmosó folyadék stb.).

Az utazáshoz kapcsolódó belföldi számlák (pl. autópálya-használati díj) elszámolására csak abban az esetben van lehetőség, ha azok a Minisztérium nevére és címére kerülnek kiállításra. A hivatali gépkocsival kapcsolatban felmerült költségek esetében minden esetben kötelező a gépkocsi forgalmi rendszámát feltüntetni a költséget igazoló bizonylaton, számlán és a gépkocsi leadásakor a bizonylatok másolatát leadni a garázsmesternek. A garázsmester a menetlevélben meghatározott, teljesített kilométer és a gépkocsi üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztási normája szerint számított üzemanyag (elszámolható) mennyiségét megállapítja, és ez alapján a kiküldetés elszámolásához csatolt üzemanyagszámlák elszámolhatóságát (a felhasznált üzemanyag mennyiségét), továbbá a bizonylattal igazolt egyéb kiadások szükségességét igazolja. A kiküldött a fentiek szerinti, igazolt számlákat nyújthatja be elszámolásra az Utaztatás részére."

27. § Az utasítás 51. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"51. A külföldi helyi közlekedés során felmerülő költségek a leadott menetjegyek, bizonylatok ellenértéke alapján kerülnek elszámolásra. Külföldön történt kifizetés esetén alapbizonylatként elfogadható a blokk, a jegy, amennyiben azon feltüntetésre kerül a dátum és az ár.

Repülőgéppel történő utazáskor Magyarországon a reptéri minibusz vagy indokolt esetben taxiszolgáltatás is igénybe vehető.

Külföldön taxi csak indokolt esetben (elsősorban biztonsági, szervezettségi és kapacitási indokok miatt), a kötelezettségvállaló engedélyével vehető igénybe. Amennyiben a taxi igénybevételére előre nem látható okból került sor, annak utólagos megtérítését - indokoltsága esetén - a kötelezettségvállaló hagyja jóvá. A kiküldetés szerinti országban igénybe vett taxiszolgáltatás esetén a 44. pont szerinti elszámolásban kell részletesen leírni az igénybevétel indokát, vagy a számlához csatolni kell a kötelezettségvállaló által jóváhagyott feljegyzést, melyben rögzítésre kerül az igénybevétel oka."

28. § Az utasítás 53. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"53. Amennyiben a szállás költsége meghaladja az erre a célrajóváhagyott előleget vagy az utasítás által meghatározott maximum összeget, a kiküldöttnek a 44. pont szerinti elszámolásban kell részletesen megindokolnia a többletköltség okát, vagy külön feljegyzést kell készítenie a keletkezett többletköltségekről, és gondoskodnia kell annak a kötelezettségvállaló általi jóváhagyatásáról."

29. § Az utasítás 67. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"67. Az egyéb indokolt költségek (pl. vízumdíj, egyéni elbírálás alapján vízumfotó költsége, diplomáciai ajándéktárgy szállítása esetén bőröndcsomagoltatási költség stb.) bizonylat ellenében, a kötelezettségvállaló jóváhagyásával számolhatóak el."

30. § Az utasítás 71. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"71. A szálloda- vagy az egyéb dologi költséget tartalmazó számlák benyújtása esetén - amennyiben azokat nem angol, francia vagy német nyelven állították ki - a kiküldöttnek írásban nyilatkoznia kell a számlák tartalmáról és azok elszámolhatóságáról. Idegen nyelvű elszámolandó bizonylatoknál projektfinanszírozás esetén a kedvezményezett köteles csatolni az elszámolandó bizonylat vagy számla főbb megnevezéseinek magyar nyelvű fordítását, melyet cégszerű aláírásával lát el."

31. § Az utasítás

a) 2. melléklete helyébe az 1. melléklet,

b) 4. melléklete helyébe a 2. melléklet,

c) 5. melléklete helyébe a 3. melléklet lép.

32. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

Szijjártó Péter s. k.,

külgazdasági és külügyminiszter

1. melléklet a 34/2016. (XII. 23.) KKM utasításhoz

"2. melléklet a 7/2015. (III. 26.) KKM utasításhoz

"

2. melléklet a 34/2016. (XII. 23.) KKM utasításhoz

"4. melléklet a 7/2015. (III. 26.) KKM utasításhoz

"

3. melléklet a 34/2016. (XII. 23.) KKM utasításhoz

"5. melléklet a 7/2015. (III. 26.) KKM utasításhoz

"