7/2015. (III. 26.) KKM utasítás

az ideiglenes külföldi kiküldetés egyes kérdéseiről

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdésének c) pontja alapján az ideiglenes külföldi kiküldetés rendjéről az alábbiak szerint rendelkezem:

1. Az utasítás hatálya

1. Az utasítás hatálya kiterjed

a) a Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvény hatálya alá tartozó állami vezetői,

b) a Minisztérium Központi Igazgatás állományába tartozó kormánytisztviselők és kormányzati ügykezelők, munkavállalók,

c) a Minisztériummal megbízási jogviszonyban állók,

d) a Minisztériummal a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény 47. §-ának a hatálya alá tartozó ösztöndíjas jogviszonyban álló személyre,

e) közfeladat teljesítésével összefüggésben elsősorban a protokoll feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység, a diplomáciai és konzuli futárszolgálattal kapcsolatos feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység, a kultúráért és tudománydiplomáciáért felelős szervezeti egységek, valamint az európai uniós projekteket, egyéb pályázatokat kezelő szervezeti egységek által kezdeményezett, a Minisztérium állományába nem tartozó személyek (így különösen, de nem kizárólagosan a felkért szakértők, tolmácsok, előadók, művészek), valamint más költségvetési szervnél foglalkoztatott, de a Minisztériumba munkavégzés céljából kirendelt személyek[1]

[a továbbiakban a)-e) pont együtt: kiküldött] 3 hónapot meg nem haladó külföldi kiküldetésével összefüggésben felmerült költségek megtérítésére.

2. A Minisztériumban a napidíj nettó összege, valamint a kiküldetéssel kapcsolatos egyéb költségek fedezete előlegként kerül kifizetésre készpénzben a kiküldetést megelőzően, mely előleggel az utazást követően el kell számolni.[2]

3. Jelen utasítás alkalmazásában ideiglenes külföldi kiküldetésnek minősül a kiküldött 3 hónapot meg nem haladó külföldi munkavégzése vagy képzése.

3/A. Jelen utasítás alkalmazásában repülési időnek minősül a hivatalos utazás céljából a repülőgép fedélzetén töltött idő.[3]

2. A kiküldetés engedélyezése, bizonylatolási rendje, előlegfelvétel

4. A Minisztérium költségvetési előirányzatai terhére - az állami feladat teljesítésével összefüggésben az 1. pont c) alpontjába tartozók és az e) alpontban felsorolt szervezeti egységek által kezdeményezett kiküldetés kivételével -csak a Központi Igazgatás állományába tartozók kiküldetése engedélyezhető. Ettől eltérni csak kivételesen indokolt esetben, a közigazgatási államtitkár vagy a gazdasági és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár előzetes engedélye alapján lehet.

5. Minden év december 31. napjáig a szervezeti egységek - az 1. melléklet szerinti táblázatos formában - összeállítják a következő naptári évre vonatkozó nemzetközi kiutazási tervüket, melyet a szervezeti egységet irányító állami vezető jóváhagyását követően pénzügyi ellenjegyzésre megküldenek a közigazgatási államtitkár részére. A szakmai utazási tervek alapján - a következő évi költségvetés ismeretében - a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár felterjesztésére a közigazgatási államtitkár a szervezeti egységek részére pénzügyi kereteket állapít meg. Az utazási kereten felüli vagy rendkívüli - a szervezeti egység utazási keretéből nem finanszírozható - kiküldetések indításához a közigazgatási államtitkár, akadályoztatása esetén a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár jóváhagyását előzetesen meg kell kérni.[4]

6. Kiküldetés kizárólag a 2. melléklet szerinti kiküldetési rendelvény kitöltésével kezdeményezhető. A kiküldött vagy a kiküldetést elrendelő szervezeti egység titkársága gondoskodik a kiküldetési rendelvény kitöltéséről, valamint a kiküldetést elrendelő állami vezetővel történő jóváhagyásról. A jóváhagyott kiküldetési rendelvényhez csatolni kell a kiküldetést elrendelő szervezeti egységet irányító állami vezető által jóváhagyott indító feljegyzést is. A fenti dokumentumokat további ügyintézés céljából lehetőség szerint a kiküldetés időpontját 10 nappal megelőző határnappal továbbítani kell a gazdálkodásért felelős szervezeti egység utaztatási feladatokat ellátó részlegére (a továbbiakban: Utaztatás). Amennyiben a kiküldetés a jóváhagyott utazási kereten felüli vagy rendkívüli kiküldetés, a kiküldetést elrendelő szervezeti egység titkársága a kiküldetési rendelvényt köteles megküldeni pénzügyi ellenjegyzés végett a gazdálkodásért felelős szervezeti egység részére. Amennyiben a kiküldetés a jóváhagyott utazási kereten felüli vagy rendkívüli kiküldetés, a kiküldetést elrendelő szervezeti egység titkársága a kiküldetési rendelvényt köteles megküldeni pénzügyi ellenjegyzés végett a gazdálkodásért felelős szervezeti egység, majd jóváhagyásra a közigazgatási államtitkár, akadályoztatása esetén a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár részére.[5]

7. A kiküldetési rendelvény formanyomtatványt (a továbbiakban: rendelvény) az utasítás 2. melléklete tartalmazza, amely a Minisztérium belső honlapja Nyomtatványok menüpontból is letölthető.

8. Ideiglenes külföldi kiküldetésen való részvételt a kiküldött feladatait közvetlenül irányító vezető rendelhet el, kötelezettségvállaló azonban a szervezeti egységet irányító állami vezető vagy az elfogadott utazási tervben kerettel rendelkező vezető lehet.

9. Az 1. pont e) alpontjában felsorolt szervezeti egységek által kezdeményezett, a Minisztérium állományába nem tartozó személyek kiküldetésekor - napidíj igénylése esetén - a kiküldetési rendelvényhez mellékelni kell az adólevonás végrehajtásához szükséges, 3. melléklet szerinti személyi adatlapot, valamint megbízási szerződést.[6]

Miniszterelnöki delegációs kiküldetés esetén, illetve informatikai, biztonsági tevékenység ellátásával összefüggésben, valamint Kormány döntése alapján, amennyiben a Minisztériumnak a kiküldetés költségtérítési díjának finanszírozása szükséges, (kivéve a más költségvetési szervnél foglalkoztatott, de a Minisztériumba munkavégzés céljából kirendelt személyeket), hivatalos feljegyzést kell a kiküldetési rendelvényhez csatolni.

10. A kiküldetést elrendelő vezető útijelentés-készítésre kötelezheti a kiküldöttet, ennek tényét a rendelvényen jelezni kell.

11. A kiküldetéssel kapcsolatban az alábbi feladatokat látja el az Utaztatás:

a) jóváhagyott kiküldetést elrendelő feljegyzés alapján repülőjegy, vonatjegy vagy hajójegy foglalása,

b) jóváhagyott kiküldetési rendelvény és kísérő feljegyzés alapján útielőleg számfejtése,

c) jóváhagyott kiküldetési rendelvény alapján utazási jegy kiállítása,

d) a kiküldött ellátása baleset-, betegség- és poggyászbiztosítási kártyával,

e) megvalósult utazást követően az útielőleg elszámoltatása, végleges kiadások elszámolása.

12. Az állami vezetők kiküldetésével kapcsolatos szervezési, lebonyolítási és nyilvántartási feladatokat az Utaztatás a protokoll feladatokat ellátó szervezeti egységgel együttműködésben látja el.

13. A kiküldöttet az Utaztatás útielőleggel, baleset-, betegség- és poggyászbiztosítási kártyával, továbbá repülő-, vonat- vagy hajójeggyel látja el. A külképviseleten készpénzfelvételre vagy a felmerülő költségek megtéríttetésére csak rendkívül indokolt esetben (így különösen, de nem kizárólagosan poggyász, iratok, pénz elvesztése, ellopása) kerülhet sor. A készpénzfelvétel tekintetében a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár dönt a kiküldetést elrendelő kezdeményezését, valamint a Pénzügyi és Számviteli Főosztály, illetőleg a Költségvetési Főosztály ellenjegyzését követően.[7]

14. A kiküldött útielőleget jóváhagyott külföldi kiküldetési engedély esetén igényelhet abban az esetben, ha eleget tett a korábbi kiküldetése elszámolási kötelezettségének.

15. Dologi kiadásokra (a kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségre) útielőleg euróban és USA dollárban, esetenként forintban igényelhető.

16. A kiküldetéshez kötődő bármilyen szállás- vagy részvételi díj előzetes átutalása kizárólag számla - vagy annak hiányában, kivételesen indokolt esetben a kötelezettségvállaló engedélyével ellátott díjbekérő - ellenében kezdeményezhető az Utaztatáson.

17. A kiküldetés meghiúsulása esetén a kiküldöttnek e tény tudomására jutásakor az Utaztatást tájékoztatnia kell, és a felvett előleg összegét haladéktalanul vissza kell fizetnie.

3. Az utazás módjára vonatkozó szabályok

18. Repülőgéppel történő utazás esetén a repülőjegyre vonatkozó igényt az Utaztatás felé a kiküldetési rendelvényen a kiküldöttnek kell jeleznie. Az Utaztatás gondoskodik a legelőnyösebb díjtételeket és feltételeket nyújtó légitársaságok (beleértve a "fapados" légitársaságokat is) ajánlatainak összegyűjtéséről, az előzetes foglalás intézéséről, továbbá adott napon belül történő indulási idő kiválasztásáról, figyelembe véve a költséghatékonyságot. A szabályzatban előírt összes szükséges aláírást tartalmazó eredeti rendelvény kézhezvételekor az Utaztatás gondoskodik a jegyek megvásárlásáról.[8]

19. Repülőgéppel történő hivatalos utazás esetén[9]

a) a miniszter és egy kísérője részére,

b) az államtitkár és a helyettes államtitkár részére négy óra repülési időt meghaladóan,

c) diplomáciai futárszolgálatot teljesítő kiküldöttek esetében [a diplomáciai és konzuli futárszolgálati feladatok ellátásának rendjéről szóló 14/2016. (VIII. 5.) KKM utasítás 12.53. pontjában foglaltak esetén],

d) a közigazgatási államtitkár, akadályoztatása esetén a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár egyedi elbírálása alapján, ha a protokolláris előírások és az ellátandó diplomáciai feladatok azt különösen indokolják vagy egyéb indokolt esetben (pl. egészségügyi) az utasítás hatálya alá tartozó személy részére

business osztályú repülőjegy vásárolható.

20. A 19. pontban nem említett esetekben csak turista osztálynak megfelelő repülőjegy vásárolható, de elsősorban a fapados járatoknál kiegészítő szolgáltatások (különösen csomagfeladás, nagyobb lábtér, ülőhelyfoglalás), továbbá a 4 órát meghaladó utazásoknál az emelt szolgáltatású turista jegyek foglalása engedélyezett.[10]

21. Miniszteri delegációs utazások repülőjegy foglalásakor a turista osztályú repülőjegy helyett - a Miniszteri Kabinet elektronikus levélben történő jóváhagyásával - a Pénzügyi és Számviteli Főosztály főosztályvezetője engedélyezheti magasabb osztályú jegy foglalását.[11]

22. Válsághelyzet, háborús fenyegetettség, illetve súlyos, azonnali egészségügyi beavatkozás szükségessége esetén a lehető leggyorsabban beszerezhető utazási jegy illeti meg a kiküldöttet és kísérőjét, függetlenül az utazási jegy jogosultsági kategóriájától.[12]

23. Ha az utazással kapcsolatban többletsúlyigény merül fel, azt a kötelezettségvállaló engedélyezi. A többletsúlyt az utazást indító feljegyzésben, valamint a kiküldetési rendelvényen jelezni kell. A hivatali célú túlsúlytól függetlenül az egy hónapot meghaladó kiküldetés esetén a kiküldött személyes poggyászára 10 kg túlsúly igénybevételére jogosult.

23/A. A hivatalos program, a külpolitikai helyzet változása vagy egyéb rendkívüli ok miatt az utazás meghiúsulása, változása esetén a kiküldetést elrendelő szervezeti egység köteles feljegyzésben tájékoztatni a kötelezettségvállalót, valamint az Utaztatást a repülőjegy és az előzetes kötelezettségvállalás törlése érdekében. A miniszteri delegációs utazásoknál az utazási adatok módosítását a Miniszteri Kabinet kijelölt munkatársa elektronikus levélben kezdeményezi az Utaztatáson.[13]

24. A miniszter és az őt kísérő egy fő, az államtitkár és az őket kísérő egy fő, a helyettes államtitkár és a miniszteri biztos külföldre történő hivatalos utazása és külföldről történő hivatalos hazautazása esetén jogosult a kormányváróhelyiség használatára.[14]

24/A. A 24. pontban fel nem sorolt személyek részére a kormányváró használatát egyedi elbírálás alapján a közigazgatási államtitkár vagy a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár engedélyezheti.[15]

24/B. A budapesti kormányváró megrendelését a protokoll feladatokat ellátó szervezeti egység végzi. A kormányváró használatával járó költségeket, valamint a protokolláris/diplomáciai szokásoknak megfelelően történő fogyasztást csak a 24. pontban meghatározott személyek hivatalos utazása vonatkozásában fizeti a Minisztérium. Magáncélú utazás esetén a kormányváró használatára a miniszter jogosult.[16]

24/C. Külföldi VIP váró megrendelését a protokoll feladatokat ellátó szervezeti egység - szükség esetén a külképviselet bevonásával - végzi. Tekintettel a magas költségvonzatra ez csak a közigazgatási államtitkár vagy a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár engedélyével történhet, ez alól csak a miniszteri delegáció képez kivételt.[17]

25. Vasúton, hajón, kompon történő utazás esetén

a) a miniszter, a közigazgatási államtitkár, az államtitkár, a helyettes államtitkár, a kormánybiztos, a miniszteri biztos és a miniszteri kabinetet vezető kabinetfőnök I. osztályú,

b) minden más kiküldött II. osztályú menetjegyre jogosult.

26. Hálókocsi, hálókabin igénybevételére - amennyiben az utazás időtartama és az indulás időpontja együttesen indokolja - valamennyi kiküldött jogosult.

27. Hivatali gépkocsival történő utazás esetén a kiküldöttnek gondoskodnia kell arról, hogy a gépjárművekkel kapcsolatos szolgáltatásokért felelős szervezeti egység felé jelezze gépkocsiigényét a hivatali gépjárművek igénybevételének és használatának rendjét szabályozó hatályos KKM utasítás szerint.[18]

28. Saját gépkocsival történő utazás a hivatali gépjárművek igénybevételének és használatának rendjét szabályozó hatályos KKM utasítás alapján engedélyezhető, különösen ha az többletköltséggel nem jár, továbbá ha a gépkocsi kifogástalan műszaki állapotban van, és rendelkezik CASCO biztosítással. Amennyiben a kiküldött magántulajdonú személygépkocsijára kötött CASCO biztosítással nem rendelkezik, a magántulajdonú személygépkocsi külföldi kiküldetés céljára történő igénybevétele csak kivételesen és akkor engedélyezhető, ha a kiküldött írásban nyilatkozik annak tudomásulvételéről, hogy a hivatalos kiküldetése során a magántulajdonú személygépkocsiban keletkező bármely kárért a KKM-et semmilyen felelősség nem terheli. A kiküldött a tervezett kiküldetés útvonalát, a forgalmi engedély másolatát, valamint a gépjárművekkel kapcsolatos szolgáltatásokért felelős szervezeti egység által igazolt költségkalkulációt - amely az adóhatóság által havonta közzétett, a gépkocsi típusára előírt aktuális norma, a teljesítendő kilométer és az értékcsökkenés figyelembevételével kerül megállapításra - köteles a kiküldetési rendelvényhez mellékelni és az Utaztatás részére megküldeni. Magántulajdonú gépkocsival történő utazás esetén utazási költségre előleg az Utaztatás által jóváhagyott összegig igényelhető.[19]

4. A szállásra vonatkozó szabályok

29. A szállásfoglalás elsődlegesen a kiküldött feladata, együttműködve a kiküldetés helye szerinti külképviselettel.

29/A. A Kulturális Diplomáciáért Felelős Helyettes Államtitkári Titkárság által kezdeményezett, az 1. pont e) alpont hatálya alá tartozó személyek szállásfoglalását az Utaztatás végzi.[20]

30. A kiküldöttet lehetőség szerint a külképviselet vendégszobájában kell elhelyezni. A vendéglakással vagy vendégszobával rendelkező külképviseletek listáját az utasítás 4. melléklete tartalmazza.

31. Amennyiben a külképviselet tájékoztatása alapján vendégszoba nem áll rendelkezésre, a szállásköltség - az állami vezető kivételével - legfeljebb 135 EUR/fő/éj lehet.[21]

Brüsszel, Luxembourg, London és Tokió esetében külön indokolás nélkül 30 EUR/fő/éj összeggel túlléphető a keret. A szálláshely kiválasztásában a célszerűségi, takarékossági szempontokat érvényesíteni kell. Amennyiben szállás csak a fenti keretösszegen felül foglalható, a kiküldetési rendelvényhez jóváhagyás céljából csatolni szükséges a magasabb összegű szállás igénybevételének indoklását.

32. Abban az esetben, ha a kiküldetés időtartama a 14 napot meghaladja, és valamennyi felmerülő költséget figyelembe véve az egy napra jutó bérleti díj nem haladja meg a napi szállodai költséget, a kiküldött számára - a külképviselet közreműködésével - lakás is bérelhető.

33. Amennyiben a kiküldetés protokolláris jellege vagy célja indokolja, a 30-31. ponttól miniszter, államtitkár vagy a gazdasági és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár jóváhagyása mellett el lehet térni.

34. Delegáció utazása esetén a 30-31. pontban foglaltak irányadóak azzal, hogy az indító feljegyzésben vagy a protokoll feladatokat ellátó szervezeti egység által kezdeményezett utazások esetén a kiküldetési rendelvényt kísérő feljegyzésen jelezni kell, amennyiben valamely delegációtag esetén a 33. pontban foglaltakat kell alkalmazni.

35. A szállásköltséget - külképviselet igénybevételével foglalt szállás esetén is - a felvett útielőlegből vagy a kincstári VIP kártya kiadásáról és használati rendjéről szóló hatályos KKM utasítás alapján VIP kártyával kell a kiküldöttnek megfizetnie.[22]

5. Az elszámolás rendje

36. A kiküldött az előleg felhasználásáról - a protokoll feladatokat ellátó szervezeti egység kezelésében levő utazások kivételével - a visszaérkezését követő öt napon belül köteles elszámolni. Több, egymást követő kiküldetés esetén a határidő számításánál az utolsó kiküldetést kell figyelembe venni. Amennyiben elszámolási kötelezettségének a kiküldött menthető okból határidőben nem tud eleget tenni, tájékoztatnia kell az Utaztatást, és az akadály elhárulását követően haladéktalanul teljesítenie kell elszámolási kötelezettségét. A protokoll feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység kezelésében lévő utazások elszámolására a visszaérkezést követő tíz napon belül kötelező sort keríteni.[23]

37. Az ellátmányelszámolás az ellátmány időszaka alatt teljesített utazások kötelezettségvállaló által aláírt pénzügyi elszámolásai alapján történik. Az elszámolási kötelezettség elmulasztása esetén a kiküldött a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 72. § (1) bekezdésében számított kamatkedvezmény összege után az ott meghatározott mértékű személyi jövedelemadót köteles fizetni.

38. Az elszámolási kötelezettség elmulasztása esetén a következő kiküldetéseknél útielőleg nem adható.

39. A kiküldetés befejezését követően a kiküldött köteles az 5. melléklet szerinti "Hivatalos külföldi kiküldetés elszámolása" nyomtatványt kitölteni és beszerezni a szakmai teljesítést igazoló vezető aláírását, valamint nyilatkozni az alábbiakról:[24]

a) ha a kiküldetéssel összefüggésben harmadik személytől térítésben, díjazásban, természetbeni vagy egyéb juttatásban részesült,

b) ha a pénzváltás esetén nem rendelkezik váltási bizonylattal,

c) ha a kiküldetés időtartama változott, és ezért többletnapidíjra jogosult,

d) amennyiben a napidíjról teljesen vagy részlegesen lemond.

40. A szakmai teljesítést a kötelezettségvállaló jogosult igazolni.

41. A kiküldött köteles az 5. melléklet szerinti "Hivatalos külföldi kiküldetés elszámolása" nyomtatványt és az abban szereplő adatokat alátámasztó számlákat, bizonylatokat összefűzve, a 71. pontban meghatározottak szerint, rendezett formában, valamint a betegség-, baleset- és poggyászbiztosítási kártyát az Utaztatáson leadni. Amennyiben a kiküldött baleset-, betegség- és poggyászbiztosítási kártyája elveszett, megsemmisült vagy ellopták, erről a tényről nyilatkoznia kell.[25]

42. Ha a kiküldetés elrendelője a kiküldetést módosítja, és az többletköltséggel jár, a kiküldött az elszámoláshoz köteles csatolni az erről szóló jóváhagyást.

42/A. Amennyiben a kiküldöttnek az elszámolásából nem keletkezik pénzforgalmilag visszafizetendő kötelezettsége vagy költségtérítés címén követelése, abban az esetben az Utaztatás az utalványozott bizonylatok alapján technikai zárással, a pénztárbizonylatok utazó általi aláírása nélkül a felvett előlegeket végleges kiadásként elszámolja a házipénztárban.[26]

6. Elszámolható költségek

43. A kiküldött a külföldi tartózkodással kapcsolatban felmerülő, indokolt mértékű és igazolt költségeit a kiküldetés befejeztével elszámolhatja.

44. Az elszámolás során az alábbi tételek vehetők figyelembe:

a) a külföldi napidíj,

b) a kiküldetés helyére történő kiutazás és hazautazás költsége,

c) a szállásköltség,

d) a kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségek.

7. Napidíj

45. A kiküldöttek a tartós külszolgálatról és az ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendelet 43. §-ában meghatározott összegű napidíjra jogosultak, az ott rögzített feltételek szerint.[27]

46. A napdíj összegét személyi jövedelemadó- és járulékfizetési kötelezettség terheli, amely összeget az Utaztatás a kiküldött illetményéből levon; amennyiben a levonásra nincs lehetőség, a kiküldöttnek a személyi jövedelemadó- és járulékfizetési kötelezettséget készpénzátutalási megbízáson keresztül kell a Minisztérium részére befizetni. A napidíj előlege az adóval, járulékkal csökkentett összegben kerül valutában folyósításra. A valutában kifizetett nettó napidíj számfejtés szerinti MNB árfolyamon átszámított forint összege, valamint az illetményszámfejtéskor számított nettó forint napidíjösszeg közötti 500 Ft-ot meghaladó különbözetet a kiküldött részére forintban meg kell téríteni.[28]

47. Napidíj igényléséről a kiküldött lemondhat. Ezt a rendelvényen előzetesen, valamint az elszámolási nyomtatványon utólag szükséges jelezni.

47/A. A Minisztériumból a külképviseletekre munkavégzés céljából ideiglenesen kirendelt - az utasítás 1. pontjának a)-e) alpontja szerinti - természetes személyek pótlékra jogosultak, amennyiben műszaki (biztonságtechnikai, informatikai felmérés, munkavégzés), technikai (szállítási, anyagmozgatási, kézbesítési feladatellátás), adminisztratív (leltározási, gazdasági, titkársági, konzuli vagy konzuli adminisztrátori helyettesítési, ellenőrzési), biztonsági vagy protokolláris előkészítő feladatokat látnak el.[29]

47/B. A pótlék napi bruttó mértéke a napi négy órát meghaladó, de nyolc órát el nem érő kiküldetés esetén 44 euró, nyolc órát meghaladó kiküldetés esetén 88 euró. A 47/A. pontban foglalt cél szerinti 1 napos kiküldetés esetén napidíjpótlék nem jár.[30]

47/C. A pótlék forintra átszámított havi összege kormánytisztviselők, ügykezelők számára nem haladhatja meg a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény szerinti illetményalap négyszeresét. A pótlék havi összege munkavállalók és egyéb módon foglalkoztatott kiküldöttek esetében azonos a kormánytisztviselők, ügykezelők részére meghatározott keretösszeggel. A pótlék felső határát elérő munkatársak esetén a pótlék folyósítását az adott naptári hónapban meg kell szüntetni.[31]

47/D. A pótlék a napidíj összegével egy időben, előre is kifizethető nettó valutaösszegben.[32]

47/E. A pótlékra való jogosultságot a kiküldetési rendelvényen fel kell tüntetni. Pótlék igénylése esetén a kiküldetési rendelvényt a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár részére is meg kell küldeni jóváhagyás céljából.[33]

47/F. A jogosultak részére kifizetett pótlék összegét havonta, a napidíjfeladással együtt az illetményszámfejtés számfejti, és ekkor kerül elszámolásra az adó- és járulékelőleg.[34]

8. Utazási költségek

48. Repülőgéppel, vonattal vagy hajóval történő utazás esetén a költségeket közvetlenül az Utaztatás egyenlíti ki számla ellenében az illetékes utazási irodának. A "Hivatalos külföldi kiküldetés elszámolása" nyomtatványon kizárólag olyan költségeket lehet feltüntetni, amikor a kiküldött saját maga kellett, hogy kiegyenlítse a számlát (pl. váratlan útmódosítás, járattörlés esetében).

49. Hivatali gépkocsival történő utazás esetén az alábbi, az utazás időtartama alatt keletkező utazási költségeket lehet elszámolni:[35]

a) útadó (autópálya, alagút, hídpénz stb.),

b) üzemanyag- és kenőanyagköltség,

c) parkolási kiadások,

d) egyéb, a hivatali gépjármű biztonságos működéséhez az utazás időtartama alatt elengedhetetlenül fontos anyagok beszerzése (ablaktörlő lapát, szélvédőmosó folyadék stb.).

Az utazáshoz kapcsolódó belföldi számlák (pl. autópálya-használati díj) elszámolására csak abban az esetben van lehetőség, ha azok a Minisztérium nevére és címére kerülnek kiállításra. A hivatali gépkocsival kapcsolatban felmerült költségek esetében minden esetben kötelező a gépkocsi forgalmi rendszámát feltüntetni a költséget igazoló bizonylaton, számlán és a gépkocsi leadásakor a bizonylatok másolatát leadni a garázsmesternek. A garázsmester a menetlevélben meghatározott, teljesített kilométer és a gépkocsi üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztási normája szerint számított üzemanyag (elszámolható) mennyiségét megállapítja, és ez alapján a kiküldetés elszámolásához csatolt üzemanyagszámlák elszámolhatóságát (a felhasznált üzemanyag mennyiségét), továbbá a bizonylattal igazolt egyéb kiadások szükségességét igazolja. A kiküldött a fentiek szerinti, igazolt számlákat nyújthatja be elszámolásra az Utaztatás részére.

50. Saját gépkocsival történő utazás esetén - az előlegfelvétel során már megállapított - költségtérítési normát kell az elszámoláson feltüntetni. Saját gépkocsi használata esetén utazási költségként - a költségtérítési normán kívül -útadóköltség számolható el. Nem számolhatók el azok a költségek, amelyek a gépkocsi nem megfelelő műszaki állapotából erednek (kenőanyag, alkatrész- és gumicsere stb.), valamint nem téríthető meg mindazon büntetések költsége, amelyet a hatóság azért szabott ki, mert a gépkocsi vagy a kiküldött nem rendelkezett a kötelezően előírt felszereléssel, tartozékkal vagy dokumentummal.

51. A külföldi helyi közlekedés során felmerülő költségek a leadott menetjegyek, bizonylatok ellenértéke alapján kerülnek elszámolásra. Külföldön történt kifizetés esetén alapbizonylatként elfogadható a blokk, a jegy, amennyiben azon feltüntetésre kerül a dátum és az ár.[36]

Repülőgéppel történő utazáskor Magyarországon a reptéri minibusz vagy indokolt esetben taxiszolgáltatás is igénybe vehető.

Külföldön taxi csak indokolt esetben (elsősorban biztonsági, szervezettségi és kapacitási indokok miatt), a kötelezettségvállaló engedélyével vehető igénybe. Amennyiben a taxi igénybevételére előre nem látható okból került sor, annak utólagos megtérítését - indokoltsága esetén - a kötelezettségvállaló hagyja jóvá. A kiküldetés szerinti országban igénybe vett taxiszolgáltatás esetén a 44. pont szerinti elszámolásban kell részletesen leírni az igénybevétel indokát, vagy a számlához csatolni kell a kötelezettségvállaló által jóváhagyott feljegyzést, melyben rögzítésre kerül az igénybevétel oka.

9. Szállásköltség

52. Külföldi szállásköltség számla vagy bizonylat alapján számolható el, az erre a célra felvett előleg erejéig. A számlának tartalmaznia kell az igénybe vett szolgáltatások megnevezését. A keletkező költségekből csak a szállás, valamint - amennyiben a szállodai szolgáltatás csak reggelivel együtt vehető igénybe, és azt a számlán külön tüntetik fel - a reggeliköltségek, valamint a különböző adók számolhatók el.

53. Amennyiben a szállás költsége meghaladja az erre a célrajóváhagyott előleget vagy az utasítás által meghatározott maximum összeget, a kiküldöttnek a 44. pont szerinti elszámolásban kell részletesen megindokolnia a többletköltség okát, vagy külön feljegyzést kell készítenie a keletkezett többletköltségekről, és gondoskodnia kell annak a kötelezettségvállaló általi jóváhagyatásáról.[37]

10. A kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségek

54. Hordárköltség csak hivatalos küldemények (futárposta, szerelési anyagok stb.) szállítása esetén számolható el a protokoll feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység vagy a diplomáciai és konzuli futárszolgálattal kapcsolatos feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység vezetőjének engedélyével és önbizonylat ellenében.

55. Pénzváltás költsége az igénybe vett hivatalos szolgáltatás számlákkal igazolt költségeinek összegével arányos mértékben számolható el.

56. Hivatali gépkocsival történő utazás esetén - amennyiben felmerül - gépkocsijavítás költsége számla ellenében elszámolható.

57. A gépkocsimosatás költsége csak hivatali tehergépkocsi (kamion, emelt belmagasságú kistehergépkocsik), valamint a protokoll feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység vagy a diplomáciai és konzuli futárszolgálattal kapcsolatos feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység diplomáciai szakfeladatainak ellátására használt gépkocsik esetében számolható el.

58. Gépkocsi-biztosítás csak a kiküldetés időtartamára, hivatali gépkocsival történő utazás esetén számolható el.

59. Parkolási díj az alábbi esetekben számolható el:

a) belföldön keletkezett parkolási költség esetén: amennyiben a kiküldött a repülőtéri transzferhez saját gépkocsiját használja, abban az esetben jogosult a hosszú távú parkoló használatáért költségtérítésre, amennyiben annak költsége nem haladja meg a lakóhelye és a repülőtér közötti oda-vissza útvonal taxiköltségét,

b) külföldön keletkezett parkolási költség esetén: ha a parkolás a külképviseleten nem volt lehetséges, vagy a szálloda külön térítés ellenében biztosított parkolási lehetőséget (mind hivatali, mind magángépkocsi esetében),

c) az áruk/ingóságok ki-/berakodásának idejére kifizetett, belföldön vagy külföldön keletkezett parkolási költségek.

60. Egyes célállomások esetében felmerülhet reptéri illeték költsége, mely a megfelelő bizonylat ellenében elszámolható.

61. Amennyiben az utazással kapcsolatban utólag többletsúly merül fel, azt elszámolni csak a kötelezettségvállaló által jóváhagyott erre vonatkozó feljegyzés kíséretében lehetséges.

62. Amennyiben a kiküldetés során hajó-, kompmenetjegy vagy helyközi közlekedési eszközre jegy vásárlása válik szükségessé, azok költsége a kötelezettségvállaló jóváhagyásával számolható el.

63. Abban az esetben, ha a külképviselet vagy a fogadó fél nem tud segítséget nyújtani a hivatalos programok helyszínére történő utazásban, a kiküldött elsősorban a tömegközlekedést köteles igénybe venni.

64. A kiküldetés során hivatali célból felmerülő telefonbeszélgetés, fax- és internethasználat költségének elszámolására a kötelezettségvállaló jóváhagyását követően kerülhet sor.

65. A mosatási és vasalási költség kizárólag a hét napot meghaladó kiküldetés esetén számolható el, a külföldön tartózkodás 8. napjától kezdődően. Többhetes kiküldetés esetén hetente egy mosatási és vasalási költség számolható el. A mosatási és vasalási költség alkalmanként nem haladhatja meg a szállodai tartózkodás nap/fő költségének 10%-át.

66. Konferencia díja kizárólag akkor számolható el, ha az már az előleg felvételekor, a kísérő feljegyzésben is szerepel, és a kötelezettségvállaló azt jóváhagyta.

67. Az egyéb indokolt költségek (pl. vízumdíj, egyéni elbírálás alapján vízumfotó költsége, diplomáciai ajándéktárgy szállítása esetén bőröndcsomagoltatási költség stb.) bizonylat ellenében, a kötelezettségvállaló jóváhagyásával számolhatóak el.[38]

11. Közös szabályok

68. A kiküldött indokolatlan, pótdíjfizetési kötelezettséggel járó szolgáltatás igénybevétele esetén a költségek megtérítésére nem jogosult.

69. Szolgálati jellegű költségek (üzemanyag, kenőanyag, javítás, parkolás, útadó, hídpénz, alagút- és komphasználati költség stb.) az útielőleg pénznemében vagy - Magyarországon felmerült költségek esetén - forintban számolhatóak

el. Amennyiben a felvett devizaelőleg (EUR, USD) a kiküldetési országban nem használható fizetőeszközként, úgy a hivatalos költségek kiegyenlítéséhez szükséges valutaváltásról kapott bizonylatot kötelező az elszámoláshoz csatolni, mivel a más pénznemben keletkezett költségek csak a váltási bizonylaton szereplő árfolyam alapján számolhatóak el. A hitelintézetekről és a pénzügyi vállalkozásokról szóló 2013. évi CCXXXVII. törvény 3. §-ában, 8. § (2) bekezdés b) pontjában és 74. §-ában, valamint a pénzváltási tevékenységről szóló 297/2001. (XII. 27.) Korm. rendelet 1. §-ában és 2. §-ában foglaltak alapján a Minisztérium pénzváltási tevékenységet nem végezhet, ezért szükséges a valutaváltásról kapott bizonylatot csatolni az elszámoláshoz.

70. Amennyiben a kiküldött a pénzváltásról nem nyújt be bizonylatot, a valuták egymás közötti átszámítása a Magyar Nemzeti Banknak (a továbbiakban: MNB) az előlegkiadás napján érvényes hivatalos devizaárfolyamán történik. Utólagos költségelszámolásnál az átváltás árfolyama az elszámolás napján érvényes MNB hivatalos devizaárfolyam.

71. A szálloda- vagy az egyéb dologi költséget tartalmazó számlák benyújtása esetén - amennyiben azokat nem angol, francia vagy német nyelven állították ki - a kiküldöttnek írásban nyilatkoznia kell a számlák tartalmáról és azok elszámolhatóságáról. Idegen nyelvű elszámolandó bizonylatoknál projektfinanszírozás esetén a kedvezményezett köteles csatolni az elszámolandó bizonylat vagy számla főbb megnevezéseinek magyar nyelvű fordítását, melyet cégszerű aláírásával lát el.[39]

72. Az elszámolás során a valutának az MNB hivatalos árfolyamjegyzékében szereplő címleténél kisebb egysége nem fogadható el. A kiküldetés költségelszámolásának lezárásakor keletkező differenciát a kiküldöttnek az előlegként felvett valutában kell rendeznie.

73. Más szerv által utólagosan megtérített utazásoknál az elszámoláshoz csatolni kell a szükséges nyomtatványokat (jelenléti ív, nyilatkozat).

74. A Minisztérium költségvetése terhére kiadásként nem számolható el a kiküldött hibájából eredő bármilyen anyagi kár ellenértéke, a közlekedésrendészeti kihágás és egyéb hatósági büntetés költségei, valamint a kiküldetés teljesítéséhez közvetlenül nem kapcsolódó szolgáltatások (pl. minibár). Amennyiben a lefoglalt repülőjáraton, a szállodában a szolgáltatás étkezést nem tartalmaz, emiatt a Minisztérium (a napidíjon felül) a kiküldöttnek egyéb költségtérítést nem fizet.

75. A kiküldetési rendelvény hiteles másolatát a kiküldött a költségtérítés kifizetése után megkapja, melyet az adó megállapításához való jog elévüléséig meg kell őriznie.

76. Amennyiben előlegfelvételre nem kerül sor, vagy a kiküldöttnek nem áll módjában a keletkezett hivatalos költségeket a felvett előleg pénznemében kiegyenlíteni, és a valutaváltás rajta kívül álló okok miatt nem kivitelezhető, a kiküldött saját bankkártyájával is rendezheti költségeit. Ebben az esetben az elszámolásnál köteles a kiküldött csatolni a banki kivonatának kiküldetésével kapcsolatban keletkező terhelésekre vonatkozó oldalak másolatát. Amennyiben a terhelések euróban, USA dollárban vagy forintban keletkeztek, a költségek térítése a folyószámla pénznemében történik.

77. A kiküldetés alatt felmerülő reprezentációs költség a kötelezettségvállaló jóváhagyása alapján számolható el.

77/A. Az ideiglenes külföldi kiküldetés során, a külföldön igénybe vett vendéglátási költségek (reprezentáció, kormányváró stb.) fedezetét az érintett külképviselet költségvetéséből kell biztosítani, kivéve az államfői és kormányfői protokoll terhére történő utazásokat. A külképviselettől igényelt szolgáltatásokról, annak költségeiről az ideiglenes külföldi kiküldetést elrendelő szervezeti egység előzetesen egyeztetni köteles a külképviselettel.[40]

77/B. Külképviselet részére záradékolást vagy előirányzat-átadást a Külképviseletek Igazgatása költségvetéséből, csak rendkívül indokolt esetben, a Központ külön utasítása alapján az államfői és kormányfői protokoll esetén, továbbá a miniszteri delegáció utazásaival kapcsolatos egyéb felmerült költségek vonatkozásában lehet kezdeményezni.[41]

77/C. A Minisztérium központi szervezeti egységeinek felkérésére a Külképviselet munkatársának hazarendelésével vagy harmadik országba történő utazásával kapcsolatos költségek fedezetét elsősorban az érintett külképviselet költségvetéséből kell biztosítani. Kivételes jelleggel a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár előzetes engedélyével az utazások költségeinek fedezete a Külképviselet részére Központból történő záradékolás/előirányzatátadás útján kerül biztosításra.[42]

12. Egyes európai uniós intézmények üléseinek költségtérítése

78. Az Európai Unió Tanácsának (a továbbiakban: Tanács) Főtitkársága a tagállamok részére megtéríti a Tanács munkacsoportjainak ülésein - kizárólag a költségtérítéses tanácsi munkacsoportülések és az Európai Unió Bizottságának egyes üléseihez kapcsolódóan - való részvétellel összefüggésben felmerült, a vonatkozó EU tanácsi határozatban rögzített utazási költségeket, valamint meghatározott feltételek teljesülése mellett a szállásköltségeket. Az útindító feljegyzésen a kiküldöttnek vagy a kötelezettségvállalónak tájékoztatást kell adnia az Utaztatás részére a költségtérítésről.

79. A Tanács üléseire kiküldött tagállami szakértők az üléseken való részvételt az ülések kezdetén kiosztott "Participants" fejléccel ellátott, ún. sárga dokumentum megfelelő kitöltésével igazolják. A részvétel hazai igazolására a Tanács Főtitkárságától kapott meghívó/napirend, valamint az ülésen közreadott, megfelelően kitöltött delegációs jelenléti lista szolgál, amelyről a résztvevők fénymásolatot kapnak.

80. Ha a Tanács ülésén delegációs jelenléti lista nem kerül kiosztására, a kiküldött részéről a Tanács térítéses ülésein való részvételről tett utólagos nyilatkozat szükséges az úti elszámoláshoz.

81. A megtéríthető költségek elszámolásához a 79-80. pontban leírt bizonylatok, valamint az utazásra jogosító jegy másolata és valamennyi beszállókártya eredeti vagy másolati példánya vagy - amennyiben azok nem állnak rendelkezésre - nyilatkozat csatolása szükséges az utazó részéről a kiküldetést elszámoló bizonylathoz, melyet az Utaztatás részére az utazást követően kell megküldenie.

82. A Tanács a tagállamokban kijelölt központi kapcsolattartó szerven keresztül biztosítja a finanszírozást.

83. A pénzügyi elszámolás utólag, havonta, egy összegben történik. A havi elszámolásokat a tárgyhót követő hó 20-ig kell az Utaztatásnak a kapcsolattartó szerv részére benyújtania. A kapcsolattartó szerv negyedévente utólag - a negyedév utolsó elszámolásának beérkezése után 40 munkanapon belül - az ellenőrzést követően egy összegben teljesíti a visszafizetést. A dokumentumok másolatát (számla, bizonylat, aláírt jelenléti ív, meghívó, beszállókártya, kifizetési bizonylat) a kapcsolattartó szerv részére az elszámolással együtt kell megküldeni.

84. Az Európai Unió (a továbbiakban: EU) által nyújtott támogatás felhasználásával összefüggő ügyviteli és adatszolgáltatási feladatok ellátása a kapcsolattartó szerv által biztosított elektronikus táblázatban történik, melynek kitöltését az Utaztatás végzi. A költségtérítéses utazások és az EU intézmények által nyújtott visszatérítés nyilvántartása elkülönítetten történik.

85. Az EU egyéb intézményei megtérítését az utazó nyilatkozata alapján veszi nyilvántartásba az Utaztatás. A költségtérítések teljesülését az Utaztatás figyelemmel kíséri, a megtérülés elmaradása esetén pedig felkéri az ilyen típusú ülésen részt vevőt a szükséges intézkedés megtételére.

13. Záró rendelkezések

86. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

87. Hatályát veszti

a) az ideiglenes külföldi kiküldetés egyes kérdéseiről szóló 5/2012. (III. 1.) KüM utasítás,

b) az ideiglenes külföldi kiküldetés napidíjának összegéről és kifizetéséről szóló 204/2009. (IX. 18.) Korm. rendelet végrehajtásáról szóló 5/2010. (II. 5.) KüM utasítás, valamint

c) a belföldi és az ideiglenes külföldi kiküldetéssel, a hivatalos utazással kapcsolatos kiadások elszámolásának eljárásrendjéről szóló 6/2014. (XII. 29.) KKM KÁT utasítás.

Szijjártó Péter s. k.,

külgazdasági és külügyminiszter

1. melléklet a 7/2015. (III. 26.) KKM utasításhoz

2. melléklet a 7/2015. (III. 26.) KKM utasításhoz[43]

3. melléklet a 7/2015. (III. 26.) KKM utasításhoz

4. melléklet a 7/2015. (III. 26.) KKM utasításhoz[44]

5. melléklet a 7/2015. (III. 26.) KKM utasításhoz[45]