14/2010. (III. 26.) KHEM utasítás

az illetményszámfejtés eljárási rendjéről

A központosított illetményszámfejtésről szóló 172/2000. (X. 18.) Korm. rendelet és a központosított illetmény-számfejtési feladatokról, valamint a bér- és munkaügyi adatszolgáltatás rendjéről szóló 37/2001. (X. 25.) PM rendelet alapján a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium munkáltatónál az illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokról a következők szerint rendelkezem:

1. § Az utasítás hatálya

A Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium (a továbbiakban: KHEM), mint illetményszámfejtő helyet működtető költségvetési szerv, a nála foglalkoztatottak illetményének és egyéb járandóságainak számfejtése során a jelen utasítás rendelkezései szerint jár el.

2. § Értelmező rendelkezések

Jelen utasítás alkalmazása során

a) központosított illetményszámfejtés: a Magyar Államkincstár (továbbiakban: MÁK) által biztosított egységes illetményszámfejtési, eljárási és információs rendszer, amely a KHEM foglalkoztatottak illetményének számfejtésére és a kapcsolódó adatszolgáltatásra terjed ki.

b) KHEM illetményszámfejtő hely: a KHEM Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály Szolgáltatás-koordinációs és Illetményszámfejtési Osztálya;

c) jelentőfelelős: a MÁK központosított illetményszámfejtés valamint az illetményszámfejtő hely közötti kapcsolattartásra kijelölt személy;

d) alkalmazásgazda: az illetményszámfejtő hely által használt központosított illetmény-számfejtési rendszer (KIR) valamint központosított lekérdező rendszer (KLR) helyi üzemeltetéséért felelős személy.

3. § Az illetményszámfejtés működése

(1) A központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokat részben a MÁK részben a KHEM illetményszámfejtő hely látja el.

(2) A MÁK illetmény-számfejtési feladatait a MÁK és a KHEM között létrejött Együttműködési Megállapodás tartalmazza.

(3) A KHEM Illetményszámfejtő hely feladatai magukban foglalják az illetményszámfejtés előkészítését, az adatszolgáltatást, az illetményszámfejtés ellenőrzését, valamint a nem rendszeres és külső személyi juttatások intézményi ágon történő számfejtését.

4. § A KHEM illetményszámfejtő hely rendszeres illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatai

(1) Az illetményszámfejtés előkészítése során a KHEM illetményszámfejtő hely végzi a KHEM-nél közszolgálati jogviszonyban, munkajogviszonyban, vagy egyéb foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban állókkal (ösztöndíjas foglalkoztatottak, prémium évek programba, vagy különleges foglalkoztatási állományba helyezett, valamint az állami vezetői jogviszonyban lévőkkel) (a továbbiakban együtt: foglalkoztatott) kapcsolatos dokumentumok (jogviszony létesítése, módosítása, megszűnése, megszüntetése), a járandóságokat terhelő levonásokkal, az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásaival összefüggő iratok, bizonylatok felülvizsgálatát, összeállítását és a MÁK felé történő továbbítását a (2)-(15) bekezdésekben foglaltak szerint.

(2) A KHEM illetményszámfejtő hely a Humánigazgatási Főosztály által megküldött, az (1) bekezdés szerinti jogviszonyok létesítésével kapcsolatos alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére:

a) kinevezés;

b) adatfelvételi lap a foglalkoztatott törzsadatairól;

c) előző munkáltatótól kapott igazolások: adó adatlap, levonásokkal kapcsolatos nyilatkozatok, munkaviszony igazolás, igazolás az egészségbiztosítási ellátásokhoz (az előző jogviszonyból származó igazolások hiányában, a foglalkoztatott nyilatkozata a köztartozás mentességről);

d) TB kiskönyv (ennek hiányában nyilatkozat arról, hogy azt kiadni, pótolni a foglalkoztatott nem tudja);

e) letiltások (köztartozások, gyermektartási díj esetén);

f) levonásokkal kapcsolatos nyilatkozatok (szakszervezeti tagság, önkéntes nyugdíj- és egészségpénztári saját rész, meghatalmazás folyószámlára való fix összegű utalásról);

g) magán-nyugdíjpénztári belépési nyilatkozat;

h) önkéntes nyugdíjpénztári belépési nyilatkozat;

i) egészségpénztári belépési nyilatkozat;

j) cafeterianyilatkozat,

k) ösztöndíjas foglalkoztatott esetén a vonatkozó szerződés, adatfelvételi lap, startkártya;

l) prémiuméves foglalkoztatott, valamint különleges foglalkoztatási állományba helyezett esetén a foglalkoztatásról szóló megállapodás.

(3) A KHEM illetményszámfejtő hely a Humánigazgatási Főosztály által megküldött, az (1) bekezdés szerint jogviszonyok megszüntetésével kapcsolatos alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére:

a) jogviszonyt megszüntető dokumentum;

b) cafeteriaelszámolás;

c) elszámoló lap.

(4) A KHEM illetményszámfejtő hely a (2)-(3) bekezdésben foglaltakon túlmenően az alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére:

a) jogviszony módosítások, átsorolások, kinevezés módosítások dokumentumai;

b) a szervezeti egységek által megküldött távolmaradási jelentések alapján, az igazolt és igazolatlan távollétek, betegség miatti távollétek, gyermek gondozása, ápolása miatti távollétek rögzített állománya;

c) egészségbiztosítási ellátásokkal (táppénz, üzemi baleseti táppénz, terhességi gyermekágyi segély, gyermekgondozási díj) kapcsolatos igazolások, igénybejelentések;

d) a bírósági végrehajtás letiltás (egyidejűleg az érintett munkatárs valamint a letiltás érvényesítését kérő személy értesítése a letiltás foganatosításáról);

e) egyéb, az illetményszámfejtést érintő minden változás dokumentumai (magán-nyugdíjpénztári, önkéntes kölcsönös nyugdíj-vagy egészségpénztári belépés, átlépés);

f) jogalap nélküli kifizetések esetén (pl. munkabér túlfizetés) visszafizetési határozathozatal eredeti példánya;

g) szervezeti átalakulás esetén az egyes szervezeti egységek részére biztosított azonosító kódok.

(5) A KHEM illetményszámfejtő hely ellenőrzi a MÁK által végzett havi illetményszámfejtést a próbaszámfejtés során és a javításokat, módosításokat megküldi a MÁK részére.

(6) A MÁK által végzett havi főszámfejtést követően a KHEM illetményszámfejtő hely az e-adattárból letöltött alább felsorolt utalási állományokat, valamint a nyomtatott fizetési jegyzékeket átadja a KHEM Igazgatási Osztály részére utalás céljából:

a) MÁK által elszámolt nettó járandóságok;

b) pénzbeli egészségbiztosítási ellátások;

c) letiltások, levonások;

d) önkéntes kölcsönös nyugdíj- és egészségpénztári egyéni tagdíjak és munkáltatói kiegészítések;

e) nem rendszeres ágon számfejtett kifizetések.

(7) A KHEM illetményszámfejtő hely feladata az (1)-(6) bekezdésben foglaltakon túlmenően:

a) a munkáltatói szerződések megkötésének előkészítése az önkéntes kölcsönös nyugdíj-, valamint egészségpénztárakkal,

b) az önkéntes nyugdíj- és egészségpénztári bevallással kapcsolatban a MÁK által megküldött összesített, pénztárankénti lista ellenőrzése és továbbítása a pénztárak felé,

c) a jövedelemre, jogviszonyra vonatkozó igazolások, valamint az EU kártya igénylésére szolgáló igazolások kiadása,

d) a személyi jövedelemadó bevallással kapcsolatos munkáltatói igazolások, nyilatkozatok, aláíró ívek kiadása a szervezeti egységek részére (az év közben megszűnt jogviszony esetén a munkáltatói igazolás megküldése a munkatárs lakcímére);

e) adóbevallással kapcsolatos nyilatkozatok, kedvezményre jogosító igazolások megküldése a MÁK részére;

f) éves adóelszámolások, aláíró listák megküldése a szervezeti egységek részére, a visszaérkező listák továbbítása a MÁK felé;

g) a Regionális Nyugdíjbiztosítási Igazgatóság megkereséseire való adatszolgáltatás;

h) a munkáltató részére szükséges éves, havi, napi szintű kimutatások előállítása a KLR lekérdezőprogram segítségével.

5. § A KHEM illetményszámfejtő hely nem rendszeres illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatai

(1) A KHEM illetményszámfejtő hely feladata a következő nem rendszeres kifizetések rögzítése a KIR rendszerben:

a) deviza napi díj, az Igazgatási Osztály elszámolása alapján;

b) kitüntetések, a Humánigazgatási Főosztály feljegyzése alapján;

c) célfeladathoz kötődő céljuttatás; a miniszter által jóváhagyott teljesítésigazolások alapján, amelyeket a Humánigazgatási Főosztály továbbít a KHEM illetményszámfejtő hely részére;

d) teljesítményértékelő rendszerhez kapcsolódó jutalom; a miniszter által jóváhagyott lista alapján, amelyeket a Humánigazgatási Főosztály továbbít a részére;

e) utazási költségtérítés, az Igazgatási Osztály által megküldött elszámolás alapján;

f) rendszeres ágon nem számfejthető természetbeni juttatások, a Humánigazgatási Főosztály által megküldött egyéni cafeterianyilatkozatok alapján;

g) személyhez nem köthető egyéb kifizetések (pl. szakmai képzések költsége) az Igazgatási Osztály által megküldött összesítő alapján;

h) számlával elszámoló személyek juttatásai, a KHEM Igazgatási Osztály elszámolási bizonylata alapján.

(2) A KHEM illetményszámfejtő hely végzi a megbízási díjak számfejtését a részére megküldött teljesítésigazolások, valamint a változó bérek számfejtését (pl. szabadidő megváltás, helyettesítési díj) a Humánigazgatási Főosztálya feljegyzése alapján.

6. § Az illetmények kifizetése

(1) Az illetmény kifizetésének napja legkésőbb a tárgyhónapot követő hónap 5. napja; amennyiben ez a nap szabad- vagy munkaszüneti nap, akkor az azt megelőző munkanap.

(2) A rendszeres juttatások számfejtésének időszaka a tárgyhónap, amely hónap közben létesített jogviszony esetén az első munkanaptól a tárgyhó utolsó napjáig terjed.

(3) A változó bérek és az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásainak elszámolási időszaka - a távolmaradási jelentés alapján - a tárgyhónapot megelőző hónap 1. napjától a hónap utolsó napjáig tart.

7. § Záró rendelkezés

Jelen utasítás 2010. március 22-én lép hatályba, egyidejűleg hatályát veszti a központosított illetményszámfejtésről szóló 22/2009. (IV. 3.) KHEM utasítás.

Budapest, 2010. március 19.

Hónig Péter s. k.,

közlekedési, hírközlési és energiaügyi miniszter