3/2009. (II. 6.) KüM utasítás

a Külügyminisztérium gazdálkodásának egyes kérdéseiről

A Külügyminisztérium gazdálkodásának egyes kérdéseiről a jogalkotásról szóló 1987. évi XI. törvény 49. § (1) bekezdésében kapott felhatalmazásra tekintettel, az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (továbbiakban: Áht.), valamint az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ámr.) alapján az alábbiak szerint rendelkezem:

I. Fejezet

Általános rendelkezések

1.1.

Az utasítás hatálya

1.1.1. Jelen utasítás hatálya kiterjed a Külügyminisztérium költségvetési fejezetre, kivéve a külképviseletek gazdálkodási rendjéről szóló szabályzat hatálya alá tartozó gazdálkodási eseményeket.

1.1.2. A "Külképviseletek igazgatása" költségvetési alcímről történő kifizetések esetében elsődlegesen a külképviseletek gazdálkodásának rendjéről szóló miniszteri utasítás szerint kell eljárni. Jelen utasítást a "Külképviseletek igazgatása" költségvetési alcímről történő kifizetések esetében csak a "Külképviseletek igazgatása" alcím által finanszírozott, de belföldi lebonyolítású beszerzések esetén lehet alkalmazni.

1.1.3. Jelen utasítás hatálya kizárólag azokra az előirányzat-átcsoportosításokra terjed ki, melyeket a költségvetési szerv vezetője, illetve maga a költségvetési szerv saját hatáskörben jogosult végrehajtani.

1.1.4. Jelen utasítás kötelezettségvállalás ellenjegyzésre vonatkozó rendelkezéseit alkalmazni kell azon nemzetközi szerződésből, vagy egyoldalú nyilatkozatból eredő kötelezettségvállalásokra is, melyek kapcsán a Külügyminisztériumnak fizetési, vagy más teljesítési kötelezettsége keletkezik.

1.1.5. Jelen utasítás jogi szempontú véleményezésre és jogi ellenjegyzésre, valamint a Koordinációs és Jogi Főosztály nyilvántartására vonatkozó rendelkezéseit (III. fejezet 3. pont, IV. fejezet 3. pont) nem kell alkalmazni a kinevezésről, kirendelésről szóló okiratra, a kiküldetési rendelvényre, a visszaigazolt megrendelésre, a nem magyar jog szerint kötendő szerződésekre, a külképviseleti mikroprojektekre, valamint a külképviseletek egyéb kötelezettségvállalásaira.

1.2.

Értelmező rendelkezések

Jelen utasítás alkalmazásában:

1.2.1. Kötelezettségvállalás: a Külügyminisztérium nevében, a Külügyminisztérium feladatainak ellátása során fizetési, vagy más teljesítési kötelezettség vállalása.

1.2.2. Előzetes kötelezettségvállalás: a Külügyminisztérium nevében, a Külügyminisztérium feladatainak ellátása során közbeszerzési, más beszerzési, vagy pályázati eljárás megindítása (a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény feladása, részvételi, ajánlati, vagy ajánlattételi felhívás megküldése, pályázati kiírás - ide nem értve az állami vagyonnal való gazdálkodásról szóló 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet szerinti pályázati felhívást - közzététele, megküldése).

1.2.3. Kötelezettségvállalás dokumentuma: kinevezési okirat (valamint annak módosítása), szerződés (valamint annak módosítása), megállapodás (valamint annak módosítása), írásban visszaigazolt írásbeli megrendelés, az ajánlattételi határidőn belül történő, az írásos ajánlattal azonos tartalmú egyoldalú elfogadó írásbeli nyilatkozat.

1.2.4. Előzetes kötelezettségvállalás dokumentuma: közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény, részvételi, ajánlati, vagy ajánlattételi felhívás, pályázati kiírás [ide nem értve az állami vagyonnal való gazdálkodásról szóló 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet szerinti pályázati felhívást].

1.2.5. Szakmai ellenjegyzés: a szakmai teljesítést igazoló főosztály vezetője, általános helyettese, vagy az általuk kijelölt ügyintéző - jogi és pénzügyi ellenjegyzést megelőzően gyakorolt - jóváhagyása a kötelezettségvállalás vagy előzetes kötelezettségvállalás szakmai megalapozottságáról.

1.2.6. Kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése: az igazgatási szakállamtitkár, vagy az általa írásban megbízott személy - kötelezettségvállalást megelőzően gyakorolt - jóváhagyása arra vonatkozóan, hogy

a) a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzat rendelkezésre áll, illetve a befolyt vagy várhatóan befolyó bevétel biztosítja a fedezetet,

b) előirányzat-felhasználási terv szerint a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll,

c) a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat.

Az Ámr. 134. § (10) bekezdése értelmében az ellenjegyző a (9) bekezdésben foglalt feladata ellátásához szükség szerint szakértőt vehet igénybe.

1.2.7. Jogi ellenjegyzés: a jogi ellenjegyzéssel a jogosult bizonyítja a szerződés jogszabályoknak való általános jogi megfelelését, jóváhagyja azt, hogy szerződés az alapjául szolgáló jogviszonyra vonatkozó jogszabályoknak megfelel.

1.2.8. Szakmai teljesítésigazolás: a szerződés, megállapodás, megrendelés összegszerűségének, jogosultságának ellenőrzését követően a teljesítés igazolására jogosult - a kiadás teljesítésének, vagy a bevétel beszedésének elrendelését megelőző - írásbeli nyilatkozata arra vonatkozóan, hogy a kötelezettségvállalás szerződésszerű teljesítése megtörtént.

1.2.9. Érvényesítés: a szakmai teljesítésigazolást követően a kötelezettségvállalás összegszerűségének, fedezetének, az előírt alaki követelmények betartásának ellenőrzése, és az előírásoknak való megfelelés igazolása az érvényesítésre jogosult részéről.

1.2.10. Utalványozás: a kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelése az érvényesített okmány alapján.

1.2.11. Utalvány pénzügyi ellenjegyzése: az igazgatási szakállamtitkár, vagy az általa írásban megbízott személy egyetértése abból a szempontból, hogy az utalványozás fedezete rendelkezésre áll, valamint az utalványozás a gazdálkodásra vonatkozó jogszabályoknak megfelel, a szakmai teljesítés igazolása és az érvényesítés megtörtént. Az Ámr. 134. § (10) bekezdése értelmében az ellenjegyző a (9) bekezdésben foglalt feladata ellátásához szükség szerint szakértőt vehet igénybe.

1.2.12. Előirányzat-módosítás: az előirányzattal rendelkező szervezeti egység részére megállapított kiadási, bevételi, kiemelt és részelőirányzat, illetve költségvetési létszámkeret növelése vagy csökkentése.

1.2.13. Előirányzat-átcsoportosítás: a költségvetés bevételi, illetve kiadási főösszegének változatlansága mellett, egyidejű előirányzat-csökkentéssel és - növeléssel végrehajtható előirányzat-módosítás.

1.2.14. Gazdálkodóegység: előirányzattal, részelőirányzattal önállóan gazdálkodó szervezeti egység. A PÖO közreműködésével kezelt előirányzatok esetében, az előirányzat felhasználására vonatkozó döntési javaslatot előterjesztő szakmai szervezeti egység.

1.3.

A gazdálkodás alapelvei, a gazdasági szervezet

1.3.1. A gazdálkodás célja a költségvetési törvényben meghatározott költségvetési támogatás, valamint a betervezett és realizált intézményi bevétel, továbbá a be nem tervezett, eseti bevétel optimális felhasználásával biztosítani a külügyi ágazati feladatok ellátását, a feladatok ellátása színvonalának fejlesztését.

1.3.2. A gazdálkodás során biztosítani kell azt, hogy

a) az egyes szervezeti egységek feladataikat optimális ráfordítással lássák el;

b) az egyes szervezeti egységek a rendelkezésre álló erőforrásokat a lehető legnagyobb mértékig tervszerűen használják fel;

c) a személyi állomány megfelelő munkakörülményekkel, megfelelő képzettséggel a feladatok ellátására rendelkezésre álljon.

1.3.3. A Külügyminisztérium gazdasági szervezete az Ámr. 17. § (1) bekezdésében meghatározott feladatok közül az alábbiakat látja el közvetlenül:

a) költségvetés-tervezet és előirányzat-felhasználás, hatáskörébe tartozó előirányzat-módosítás;

b) belföldi vagyon használatával kapcsolatos feladatok, Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt. feladatkörébe nem tartozó vagyonhasznosítással kapcsolatos feladatok;

c) Központi Szolgáltatási Igazgatóság által el nem látott, üzemeltetési, működtetési, ellátási, beruházási feladatok, fenntartással kapcsolatos feladatok;

d) készpénzkezeléssel, könyvvezetéssel, beszámolási kötelezettséggel, adatszolgáltatással kapcsolatos feladatok;

e) munkaerő-gazdálkodással kapcsolatos feladatok.

1.3.4. Az 1.3.3. pontban meghatározott feladatok ellátásában részt vevő minden szervezeti egység a gazdasági szervezet része. A gazdasági szervezetnek ügyrendet kell készítenie. A gazdasági szervezet részét képezik az igazgatási szakállamtitkár titkársága, a Gazdálkodási Főosztály, a 2011-es EU-elnökségi Felkészülés Önálló Osztálya, a Szolgáltatási Iroda, a Konzuli Főosztály, a Pályáztatási Önálló Osztály és minden előirányzattal önállóan gazdálkodó szervezeti egység.

1.3.5. A gazdasági szervezetet az igazgatási szakállamtitkár felügyeli és irányítja; a gazdasági vezetői feladatokat az igazgatási szakállamtitkár látja el.

1.3.6. Az Ámr. 17. § (3) bekezdésével összhangban az igazgatási szakállamtitkár a működéssel összefüggő gazdasági és pénzügyi feladatok tekintetében a költségvetési szerv vezetőjének a helyettese [Ámr. 18. § (3) bekezdés].

1.3.7. A humánerőforrás-gazdálkodást - az 1.3.5. és az 1.3.6. pontban foglaltaktól eltérően - közvetlenül a hivatalvezető (államtitkár) irányítja és felügyeli.

1.3.8. Az igazgatási szakállamtitkár felelőssége nem érinti a miniszter, az államtitkár és az egyes ügyekért felelős dolgozók felelősségét [Ámr. 18. § (6) bekezdés].

1.3.9.Az igazgatási szakállamtitkár vagy az általa írásban kijelölt személy ellenjegyzése nélkül a költségvetési szervezetet terhelő gazdasági kihatású kötelezettség nem vállalható, követelés nem írható elő, és ilyen intézkedés nem tehető.

1.3.10. Az igazgatási szakállamtitkár:

a) közvetlenül irányítja és ellenőrzi a gazdasági szervezetet (kivéve a humánerőforrás-gazdálkodást);

b) a szakmai szervezeti egységek esetleges gazdasági munkájához iránymutatást ad, ellenőrzi azt;

c) gazdasági intézkedéseket hoz;

d) felelős az 1.3.3. pontban megjelölt feladatok ellátásáért [kivéve az 1.3.3. e) pontot].

1.3.11. Az 1.3.10. c) pontban meghatározott gazdasági intézkedések különösen:

a) azon kötelezettségvállalás-típus, amely tekintetében, illetve azon értékhatár meghatározása, amely felett minden kötelezettségvállalás kizárólag az igazgatási államtitkár előzetes jóváhagyásával tehető meg (a kötelezettségvállalás-típusokat, illetve az értékhatárt az igazgatási szakállamtitkár ügyviteli rendelkezésben határozza meg);

b) takarékossági intézkedések;

c) döntés pótelőirányzat-igény teljesítéséről;

d) évi végi, jelentős előirányzat-maradványok lekötésének előzetes jóváhagyása;

e) döntés előirányzat-átcsoportosítás jóváhagyásáról amennyiben valamely gazdálkodóegység olyan kiadásra kíván kötelezettséget vállalni, amelyre kiemelt előirányzattal nem rendelkezik;

f) 2.2.1. pont szerinti előirányzat-átcsoportosítás;

g) szervezeti egységek közötti éves előirányzat-felosztás előzetes jóváhagyása;

h) szervezeti egységek előirányzatai közötti év közbeni előirányzat-átcsoportosítás,

i) a pénzügyminiszter által jóváhagyott, kötelezettségvállalással terhelt előirányzatok szervezeti egységek közötti felosztásának jóváhagyása;

j) többletbevételre vonatkozó előirányzat-módosítás jóváhagyása;

k) belső ellenőrzés kezdeményezése.

1.3.12. A hatékony, tervszerű, illetve szabályos előirányzat-gazdálkodás érdekében az igazgatási szakállamtitkár ügyviteli rendelkezésben határozza meg azokat a kötelezettségvállalás-típusokat, amelyek tekintetében, illetve azt az értékhatárt, amely felett a kötelezettségvállalás az igazgatási szakállamtitkár előzetes jóváhagyásához kötött.

II. Fejezet

2.1.

Az előirányzat-gazdálkodás szabályai

2.1.1. Az előirányzat-gazdálkodás során az előirányzatok tervszerű, időarányos - egyes engedélyezett esetekben feladatarányos - felhasználásának alapelvét kell követni.

2.1.2 A felelős gazdálkodóegység vezetőjének kötelességei, feladatai az általa kezelt előirányzatok vonatkozásában kiterjednek a takarékossági intézkedések megtételére, azok következetes végrehajtására, a gazdálkodás megszervezésére, az előirányzatok szabályszerű felhasználására és az előírt beszámolók időbeni elkészítésére. A PÖO közreműködésével kezelt előirányzatok esetében a gazdálkodóegység vezetőjének kötelessége a takarékossági intézkedések megtétele, azok következetes végrehajtása, az előirányzatok szabályszerű felhasználásának érdekében együttműködés a PÖO-val.

2.1.3. Pótelőirányzat igénylésére csak rendkívül indokolt esetben kerülhet sor. Az igénylőnek igazolnia kell, hogy a keret kimerülését az általa megtett takarékossági intézkedések ellenére előre nem látott ok idézte elő. A pótelőirányzat igényt részletes indokolással ellátva első helyen az igazgatási szakállamtitkárnak kell benyújtani. Az igényeket második helyen a Gazdálkodási Főosztály (GF) Költségvetési és Pénzügyi Osztályának kell benyújtani. Az igényeket tudomásszerzéskor azonnal, de legkésőbb tárgyév november 15-ig kell jelezni. A pótelőirányzatra irányuló igényekről az igazgatási szakállamtitkár dönt.

2.1.4. A pótigényeket elsősorban gazdálkodóegységen belül, másodsorban pedig azok közötti előirányzat-átcsoportosítások útján lehet biztosítani. Ennek érdekében az év végéig célszerűen és gazdaságosan fel nem használható előirányzatokról a GF Költségvetési és Pénzügyi Osztályának kell tájékoztatást adni tárgyév november 15-ig. A GF Költségvetési és Pénzügyi Osztálya a gazdaságosan fel nem használható előirányzatokról az igazgatási szakállamtitkárt haladéktalanul tájékoztatja.

2.1.5. Az év végi, jelentős összegű előirányzat-maradványok nem kellően megalapozott, rövid időn belül történő kötelezettségvállalással való lekötése nem megengedett. A feladatok ellátását szolgáló előirányzatokkal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás érdekében a felhasználás megfelelő ütemezését követni kell, a szabályszerű kötelezettségvállalással éven belül már le nem köthető források évente, december 6-ig kerülnek felülvizsgálatra, szükség esetén elvonásra kerülnek. A GF Költségvetési és Pénzügyi Osztálya november 30-ig tájékoztatja az igazgatási szakállamtitkárt az egyes gazdálkodóegységeknél jelentkező, szerződéssel vagy bírósági, hatósági határozaton alapuló kötelezettségvállalással le nem kötött előirányzat-maradványokról. Az így keletkezett előirányzat-maradványok átcsoportosítása az igazgatási szakállamtitkár előzetes jóváhagyásához kötött.

2.1.6. Tárgyévi fizetési kötelezettség a jóváhagyott kiadási előirányzatok mértékéig - a saját bevételek teljesülési ütemére figyelemmel - vállalható, és kifizetések - kivéve a jogszabályon, bírósági, illetve államigazgatási jogerős határozaton alapuló kötelezettségeket és járandóságokat - is ezen összeghatárig rendelhetők el (utalványozás). Tárgyévi előirányzat terhére akkor vállalható kötelezettség, amennyiben a pénzügyi teljesítés a következő év június 30-áig megtörténik.

2.1.7. Éven túli fizetési kötelezettség teljesítése a tárgyévet követő évek előirányzata terhére az Áht. 12/A-12/B. §, valamint a 22-23/A. §-ban foglaltaknak megfelelően történhet. Tárgyéven túli fizetési kötelezettség - ide nem értve a jogszabályon, jogerős bírósági, illetve közigazgatási döntésen alapuló kötelezettségeket -csak olyan mértékben vállalható, amely a kötelezettségvállalás időpontjában ismert feltételek mellett az esedékesség időpontjában, a rendeltetésszerű működés veszélyeztetése nélkül finanszírozható.

2.1.8. A pénzügyminiszter a beruházások, a több éven keresztül megvalósuló felújítások és beruházást helyettesítő szolgáltatásvásárlások, a többéves megvalósítással kiírt pályázatok, valamint a Nemzetközi Fejlesztési Együttműködés, a nemzetközi támogatások, az európai uniós forrásokkal megvalósuló programok, illetve a vis maior helyzetek miatti előirányzat-maradványról, valamint azon előbbiekben nem említett összegekről, amelyekre kötelezettség vállalás megtörtént, de annak pénzügyi teljesítésére nem került sor, a tárgyévet követő év június 30-áig előterjesztést készít a Kormánynak, amely rendelkezik ezen maradványok elvonásáról, illetve a feladat további finanszírozásáról.

2.1.9. A gazdálkodás tekintetében szorosan összetartozó előirányzatok, illetve ennek megfelelő főkönyvi számlák esetében az összevontan megadott fő keretösszeg (kiemelt előirányzat) betartása kötelező. A gazdálkodóegység saját hatáskörben az elemi (főkönyvi számlák) részelőirányzatai között indokolt esetben átcsoportosítást hajthat végre. Az előirányzatokat, azok módosításait, valamint felhasználását főkönyvi számlánként kell nyilvántartani.

2.1.10. Amennyiben a gazdálkodóegység a feladatkörébe tartozó olyan típusú kiadásra kíván kötelezettséget vállalni, melyre a megfelelő kiemelt előirányzattal nem rendelkezik, a módosítást a GF Költségvetési és Pénzügyi Osztályánál kezdeményezheti. A GF Költségvetési és Pénzügyi Osztálya tájékoztatja az igazgatási szakállamtitkárt, aki dönt az előirányzat-módosítás jóváhagyásáról. A főkönyvi számlák tartalmára vonatkozóan a Számviteli Osztály egységes értelmezést ad ki. Azon gazdálkodóegységek, amelyek saját bevételi előirányzattal is rendelkeznek, a kiadási előirányzatukat csak a bevételi előirányzatuk teljesítésének arányában használhatják fel.

2.1.11. A támogatási célt szolgáló előirányzatok felhasználásának tekintetében az Ámr. előírásai alapján, a PÖO köteles a Kincstár részére a szükséges adatszolgáltatási kötelezettségnek eleget tenni, mivel a támogatást nyújtó szerv az esedékes támogatás folyósítását csak akkor kezdeményezheti a Kincstárnál, ha az OTMR (Országos Támogatási Monitoring Rendszer) részére a döntéshozók, előirányzat-kezelők a Kincstár által meghatározott formában eljuttatták a meghatározott adatokat.

2.2.

Az előirányzat-módosítás rendje

2.2.1. Az igazgatási szakállamtitkár - a Kincstár egyidejű tájékoztatása mellett - átcsoportosítást hajthat végre:

a) a fejezeti kezelésű előirányzatok egyes jogcímcsoportjain, vagy annak jogcímein belül az előirányzat-csoportok, illetve a kiemelt előirányzatok között;

b) fejezeti kezelésű előirányzatok a fejezeti egyensúlyi tartalék kivételével a fejezeten belül más címhez (illetőleg más fejezethez tartozó címhez, alcímhez);

c) működési költségvetés megtakarításából a fejezeti kezelésű előirányzatok javára;

d) a Külügyminisztérium átszervezésével, költségvetési feladatok átadásával-átvételével kapcsolatos költségvetési előirányzati szerkezeti változás esetén;

e) a fejezeti (címzetlen) tartalék növelésével - az évközi átszervezés, feladatcsökkenés, bevételnövekedés útján elérhető megtakarítás összegével;

f) a fejezeti (címzetlen) tartalék felhasználásával;

g) a fejezeti kezelésű előirányzatok azonos jogcímen, fejezeten belüli felhasználásával.

2.2.2. A személyi juttatások és a munkaadókat terhelő járulékok előirányzata a pénzügyminiszter egyetértésével növelhető, ha

a) az átcsoportosítás az Országgyűlés által megállapított, illetve módosított személyi juttatások összesített előirányzatán belül nem hajtható végre,

b) az eredeti személyi juttatási előirányzat hiányában annak jóváhagyására irányul.

2.2.3. A személyi juttatások előirányzatának növelése a munkaadókat terhelő járulékok előirányzatának megfelelő mértékű növelésével együttesen hajtható végre, kivéve ha a Külügyminisztérium nyilatkozik arról, hogy a munkaadókat terhelő járulékok növelése nélkül éves fizetési kötelezettségének eleget tud tenni, vagy az adott személyi juttatásnak nincs járulékvonzata.

2.2.4 Az Áht., valamint az Ámr.-ben foglaltak szerinti fejezeti hatáskörben végrehajtható előirányzat-átcsoportosítást a GF vezetője által jegyzett javaslat alapján az alábbi előirányzatok között:

a) a működési költségvetés kiemelt előirányzatai között;

b) a felhalmozási költségvetés kiemelt előirányzatai között;

c) a működési és a felhalmozási költségvetés kiemelt előirányzatai között;

d) a kölcsönök előirányzat-csoport terhére, illetve javára

a miniszter, az államtitkár és az igazgatási szakállamtitkár értékhatár nélkül engedélyezhet.

2.2.5. A 2.2.4. alpontban foglaltak nem vonatkoznak az önálló előirányzattal gazdálkodó szervezeti egységek részére jóváhagyott kiemelt előirányzatokon belül a részelőirányzatoktól való eltérésre. A jóváhagyott kiemelt előirányzatokon belül a részelőirányzatok között történő előirányzat-módosítást a gazdálkodóegység saját hatáskörben végzi, kivéve a személyi juttatások és a munkaadókat terhelő járulékok kiemelt előirányzatokon belül, ahol a GF Bérgazdálkodási Osztály vezetőjének engedélye szükséges.

2.2.6. A fejezeti kezelésű előirányzatok címen belül - a fejezeti tartalék kivételével - az alcímek közötti átcsoportosításra csak a mindenkori költségvetési törvény felhatalmazása alapján kerülhet sor.

2.2.7. A fejezeti kezelésű előirányzat tartós jellegű módosításáról a pénzügyminisztert tájékoztatni kell.

2.2.8. Fejezetek intézményei közötti, az intézménytől más fejezeti kezelésű előirányzatára és a fejezeti kezelésű előirányzatnak az előirányzat céljának, rendeltetésének megfelelő, megállapodáson alapuló fejezetek között átcsoportosítás tekintetében az előirányzat módosítási hatáskört - ha a költségvetési törvény eltérően nem rendelkezik - az igazgatási szakállamtitkár gyakorolja.

2.2.9. A kötelezettségvállalással terhelt fejezeti kezelésű előirányzat-maradvány jóváhagyása előtti kifizetéskor, illetve a kötelezettségvállalás bejelentése előtt előirányzat-módosítást kell végrehajtani. Előirányzat-maradványt terhelő kifizetés tárgyévi előirányzat terhére nem teljesíthető.

2.2.10. Az igazgatási szakállamtitkár előzetes jóváhagyását követően a miniszter hagyja jóvá az önálló előirányzattal gazdálkodó szervezeti egységek részére történő előirányzat-felosztást. Év közben a szervezeti egységek közötti előirányzat-módosítási jogkört az igazgatási szakállamtitkár gyakorolja.

2.2.11. Amennyiben a fejezet felügyeletét ellátó szerv év közben a fejezeti kezelésű előirányzatokhoz kapcsolódóan nem tervezett, eseti bevételhez jut (pl. adomány, segély, közérdekű kötelezettségvállalás), a költségvetési törvényben jóváhagyott fejezeti kezelésű előirányzatait saját hatáskörben növelheti, de az eseti bevétel rendeltetésének megfelelően új előirányzatot is megállapíthat.

2.2.12 Az igazgatási szakállamtitkár hagyja jóvá, illetve engedélyezi:

a) a pénzügyminiszter által jóváhagyott, kötelezettségvállalással terhelt előirányzatok szervezeti egységek közötti felosztását;

b) a jóváhagyott bevételi előirányzaton belül a többletbevételre vonatkozó előirányzat-módosítást.

III. Fejezet

A kötelezettségvállalás rendje

3.1.

A kötelezettségvállalásra jogosultak

3.1.1. A Külügyminisztérium nevében (előzetes) kötelezettségvállalásra jogosult:

a) a miniszter, az államtitkár, valamint az igazgatási szakállamtitkár átfogó jogkörrel, értékhatár nélkül;

b) a szakállamtitkár (ide nem értve az igazgatási szakállamtitkárt) ügyrendileg feladatkörébe tartozóan, 50 millió (ötvenmillió) forintig;

c) a miniszter által jóváhagyott önálló költségvetési (rész) előirányzattal rendelkező szervezeti egységek vezetője, vagy azok helyettese ügyrendileg a szervezeti egység feladatkörébe tartozóan, valamint a Szolgáltatási Iroda vezetője (minisztériumi szolgáltatásvezető) az ügyrendileg a Szolgáltatási Iroda feladatkörébe tartozóan 10 millió forint értékhatárig.[1]

d) külképviseleti mikroprojekt támogatására elkülönített előirányzatból a szakmai szervezeti egység vezetője, vagy a külképviselet részére átadott előirányzatokból a külképviselet vezetője értékhatár nélkül.

3.1.2. A 3.1.1. pontban meghatározottak nem vonatkoznak azokra a kötelezettségvállalásokra, melyek esetében jogszabály, vagy miniszteri utasítás az adott költségvetési előirányzatra vonatkozóan a kötelezettségvállalási jogosultságot nem az ügyrendileg felelős szervezeti egység vezetőjéhez telepíti (pl. kiküldetés, bérgazdálkodás).

3.1.3. A 3.1.1. b) és c) pontban meghatározott személyeket az államtitkár, vagy - közvetlen irányítása tartozó személyeket - a külügyminiszter írásban bízza meg a jelen utasítás 1. számú mellékletét képező "Megbízás kötelezettségvállalásra" című dokumentum alkalmazásával.

3.1.4. A kötelezettségvállalás dokumentumának módosítása esetén a kötelezettségvállaló személye nem lehet alacsonyabb beosztású, mint az eredeti kötelezettségvállaló.

3.2.

Az értékhatár megállapításakor irányadó becsült érték

3.2.1. Az előzetes kötelezettségvállalás, valamint a kötelezettségvállalás becsült értékénél - eltérően a közbeszerzés, egyéb beszerzés értékének megállapításától - az általános forgalmi adóval, vagy más adóval, adójellegű fizetési kötelezettséggel terhelt, bruttó értéket kell figyelembe venni.

3.2.2. A becsült érték a havi ellenszolgáltatás negyvennyolcszorosa olyan határozatlan időre, négy évnél hosszabb időre kötött szerződés, megállapodás esetében, melynek tárgya

a) dolog használatára, illetőleg hasznosítására vonatkozó jognak a megszerzése (pl. bérleti szerződés), vagy

b) szolgáltatás.

3.2.3. A négy évnél nem hosszabb határozott időtartamra kötött szerződések esetében a becsült érték a szerződés időtartama alatti ellenszolgáltatás értéke.

3.2.4. Keretmegállapodás, vagy keretszerződés becsült értéke az annak alapján az adott időszakban kötendő egyedi szerződések, leadandó megrendelések becsült legmagasabb összértéke.

3.2.5. A becsült érték megállapításakor minden lehetséges ellenszolgáltatást (például tartalékkeret, biztosítási díj, járulékos költségek) figyelembe kell venni.

3.2.6. A kötelezettségvállalás dokumentumának módosítása esetén a becsült érték megállapítása, a teljes, azaz a módosított kötelezettségvállalás alapján történik.

3.3.

A kötelezettségvállalás dokumentuma tervezetének véleményezése, nyilvántartása

3.3.1. Az előzetes kötelezettségvállalás, valamint a kötelezettségvállalás dokumentumának tervezetét az előzetes kötelezettségvállalás, továbbá a kötelezettségvállalás tervezett időpontja előtt valamennyi kapcsolódó dokumentum rendelkezésre bocsátása mellett véleményezésre meg kell küldeni:

a) a kötelezettségvállalónak;

b) a pénzügyi ellenjegyzőnek;

c)[2]

d) az 1.3.11. esetben az igazgatási szakállamtitkár részére.

3.3.2. Az előzetes kötelezettségvállalás, valamint a kötelezettségvállalás dokumentuma tervezetének véleményezésére legalább 8 munkanapot - sürgős esetben 3 munkanapot - kell biztosítani a véleményezésre jogosultnak.

3.3.3. Sürgős esetben az előzetes kötelezettségvállalás, valamint a kötelezettségvállalás dokumentumának tervezetét egyidejűleg kell megküldeni a véleményezésre jogosultaknak.

3.3.4. A tartós, folyamatos kifizetést igénylő előzetes kötelezettségvállalás, valamint a kötelezettségvállalás dokumentumának egy-egy példányát nyilvántartás végett, aláírást követően meg kell küldeni a GF, valamint a magyar jog szerint létrejött kötelezettségvállalásokat - a visszaigazolt megrendelés dokumentuma, a kinevezésről, kirendelésről szóló okirat, a kiküldetési rendelvény, a külképviseleti mikroprojektekre és a külképviseletek egyéb kötelezettségvállalásaira vonatkozó dokumentumok kivételével - a Koordinációs és Jogi Főosztály részére.[3]

3.3.5.[4]

3.4.

A kötelezettségvállalás eljárási szabályai

3.4.1. A kötelezettségvállalásnak minden esetben írásban kell történnie. Nem szükséges írásbeli kötelezettségvállalás a gazdasági eseményenként 50 000 (ötvenezer) forintot el nem érő kifizetések esetén. Az ilyen kötelezettségvállalás rendjét és nyilvántartási formáját a keretgazda szervezeti egység belső szabályzatban köteles rögzíteni.

3.4.2. A szerződésnek, megállapodásnak, megrendelésnek az általános adatokon, feltételeken túlmenően tartalmaznia kell:

a) a szakmai, műszaki teljesítés időpontját, melyet tárgyévi előirányzat terhére történő kötelezettségvállalás esetében úgy kell megállapítani, hogy a pénzügyi teljesítés határideje - ha jogszabály másként nem rendelkezik, valamint kivéve a 2.1.7. pontot - nem haladhatja meg a tárgyévet követő év június 30-át,

b) a kifizetendő összeget,

c) az összeg kifizetésének időpontját, a következő év(ek) előirányzata terhére vállalt kötelezettségek esetében évenkénti ütemezésben.

3.4.3. Az előzetes kötelezettségvállalás, illetve a kötelezettségvállalás tárgya nem lehet a Külügyminisztérium által történő:

a) pénzkölcsön (hitel) felvétele;

b) kezességvállalás;

c) értékpapír-vásárlás;

d) váltókibocsátás, váltóelfogadás;

e) kötvénykibocsátás;

f) pénzügyi lízing;

g) faktoring.

3.4.4. A kötelezettségvállalás dokumentumát - idegen nyelvű szöveg esetén magyar fordításban is - öt eredeti példányban kell elkészíteni. A rendelkezés nem vonatkozik arra az esetre, ha a kötelezettségvállalás dokumentuma írásban visszaigazolt írásbeli megrendelés.

3.5.

Különleges eljárások

3.5.1. A nemzetközi tagdíjak kifizetéséről miniszteri utasítás rendelkezik.

3.5.2. A szervezeti egységek által kezdeményezett beszerzések lebonyolítása során a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.), a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (IV. 25.) Korm. rendelet és az államtitkot vagy szolgálati titkot, illetőleg alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdeket érintő vagy különleges biztonsági intézkedést igénylő beszerzések szabályairól szóló 143/2004. (IV. 29.) Korm. rendelet az irányadó.

Ezen ügyekben hozott valamennyi döntésért, a lebonyolítás szakszerűségéért és szabályszerűségéért a Külügyminisztérium Közbeszerzési Szabályzatáról szóló 25/2006. KüM utasítás értelmében az érintett gazdálkodó szervezeti egység vezetője a felelős. A közbeszerzési eljárás alá tartozó "azonos tárgyú beszerzésekről" az államtitkár évente kiadott ügyviteli rendelkezését kell irányadónak tekinteni.

3.5.3. A Kbt. hatálya alá tartozó beszerzések és szolgáltatások esetében a gazdálkodóegységek részéről bejelentési kötelezettség áll fenn. A közbeszerzési eljárás lefolytatását követően - 3 munkanapon belül - a kötelezettségvállalásokat egyedileg kell a GF részére jelenteni. A véglegesített adatszolgáltatást a Magyar Államkincstár felé a GF teljesíti.

3.5.4. A kiküldetés elrendelése (kötelezettségvállalás) csak a kiküldetési rendelvény szabályos kitöltésével, kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyeztetésével, majd ezt követően az arra jogosult állami vezető aláírásával történhet. E nélkül a GF Költségvetési és Pénzügyi Osztálya utazási jegyeket nem rendelhet, útielőleget nem folyósíthat. Az ideiglenes kiküldetésekről - a jelen KüM utasításban nem rendezettek tekintetében - külön KüM utasítás rendelkezik.

3.6.

Kötelezettségvállalások nyilvántartása

3.6.1. A gazdálkodási és pénzügyi folyamatok nyomon követhetősége érdekében a gazdálkodóegységnek a kiadási és bevételi előirányzatairól, azok változásáról és felhasználásáról, a kötelezettségvállalásokról naprakész nyilvántartást kell vezetnie alcímenként és kiemelt előirányzatonként, elemi bontásban. A gazdálkodóegységek kötelezettségvállalásaikat és azok teljesítését a kijelölt pénzügyi munkatársak részére biztosított hálózati számítógépes alkalmazásban (pénzügyi és költségvetési nyilvántartó rendszer - Manna) kötelesek nyilvántartani, illetve azok aktuális állapotát rögzíteni, módosítani.

3.6.2. Az eredeti előirányzatok rendszerbe (Manna) történő felvitele, módosítása, a kiemelt előirányzatok közötti esetleges átcsoportosítása - kivéve a kiemelt előirányzaton belülit - a GF Költségvetési és Pénzügyi Osztályának feladata.

3.6.3. A keretgazdáknak kötelezettségvállalásaikat a rendszerbe (Manna) minden esetben haladéktalanul fel kell vinniük. A kötelezettségvállalás dokumentumának aláírása csak a Manna-rendszerből kinyomtatott előirányzat egyeztető megléte esetén történhet meg.

3.6.4. Az egyes szervezeti egységeknek kiadási előirányzataik terhére vállalt, 25 millió forint feletti kötelezettségvállalásaikról és az azokban bekövetkező változásokról a GF Költségvetési és Pénzügyi Osztályát minden esetben, soron kívül tájékoztatniuk kell. Fejezeti kezelésű előirányzatoknál összeghatár nélkül kell eleget tenni a tájékoztatási kötelezettségnek, amely a Manna-rendszerbe történő rögzítéssel automatikusan megtörténik.

3.6.5. Ennek alapján - jogszabályi kötelezettségére tekintettel - a kötelezettségvállalást a GF jelenti be a Magyar Államkincstár részére. Ennek hiányában a későbbi kifizetést a Magyar Államkincstár nem teljesíti. A bejelentésnek tartalmaznia kell a kötelezettségvállalás tárgyát és összegét, a vonatkozó ügyirat (szerződés, megrendelő stb.) számát és keltét, az érintett kiemelt előirányzat megnevezését és a teljesítés (részteljesítések) legkorábbi várható időpontját. A kötelezettségvállalás módosításáról szóló bejelentésnek tartalmaznia kell a kötelezettségvállalás eredeti és módosított összegét, valamint a kifizetés(ek) várható legkorábbi időpontjának eredeti és módosított meghatározását.

3.6.6. Azon - jellemzően kis költségvetésű és önálló pénzügyi munkatárssal nem rendelkező - gazdálkodószervezeti egységek részére, amelyeknek a rendszerhez nincs hozzáférése, a GF Költségvetési és Pénzügyi Osztály végzi el az adatok felvitelét, a megküldött dokumentumok alapján. Ezen esetekben a szervezeti egységnek egyúttal olyan saját nyilvántartást kell vezetnie, amely alapján a kötelezettségvállalások és az előirányzatok felhasználása megfelelően nyomon követhető.

IV. Fejezet

A kötelezettségvállalás ellenjegyzése

4.1.

Szakmai ellenjegyzés

4.1.1. Szakmai ellenjegyzésre a kötelezettségvállalásért ügyrendileg felelős szervezeti egység vezetője, valamint helyettese, vagy az általuk kijelölt ügyintéző jogosult.

4.1.2. A szakmai ellenjegyzés az előzetes kötelezettségvállalás, valamint a kötelezettségvállalás minden oldalának aláírásával történik.

4.2.

Pénzügyi ellenjegyzés

4.2.1. A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére jogosult:

a) az igazgatási szakállamtitkár értékhatár nélkül;

b) a kötelezettségvállalásért ügyrendileg felelős szervezeti egység kijelölt munkatársa 50 millió (ötvenmillió) forintig;

c) a GF vezetője a b) pontban megjelölt munkatárs hiányában, illetve akadályoztatása esetén, valamint 100 millió (százmillió) forintig. A mindenkor hatályos közbeszerzési törvény és a közbeszerzési törvénnyel összefüggő jogszabályok hatálya alá tartozó beszerzések esetén 500 millió (ötszázmillió) forintig; a központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó beszerzésre vonatkozóan értékhatártól függetlenül;

d) a GF vezetőjének és helyettesének kötelezettségvállalása esetén a GF Számviteli Osztály vezetője, akadályoztatása esetén a GF Bérgazdálkodási Osztályának vezetője;

e) a kiküldetési rendelvények ellenjegyzésére elkülönített, önállóan kezelt utazási célú előirányzat esetén a kötelezettségvállalásért ügyrendileg felelős szervezeti egység kijelölt munkatársa, egyéb esetekben a GF vezetője, általános helyettese, a GF Számviteli Osztály vezetője, vagy a GF Költségvetési és Pénzügyi Osztály vezetője (betartva az összeférhetetlenségi szabályokat);

f) a GF Bérgazdálkodási Osztály által kezelt személyi juttatások előirányzat terhére történő valamennyi kötelezettségvállalás esetén a GF Bérgazdálkodási Osztály vezetője, amennyiben a kötelezettségvállaló a munkáltatói jogkör gyakorlója;

g) Állami protokoll előirányzat terhére történő kötelezettségvállalásnál a Protokoll Főosztály vezetője, amennyiben a kötelezettségvállalásra a Köztársasági Elnök Hivatala, vagy a Miniszterelnöki Kabinet felkérése alapján kerül sor, az igazgatási szakállamtitkár jogosult;

h) a külképviseleti mikroprojektre jóváhagyott előirányzatnál belföldön történtkötelezettségvállalás esetén a Pályáztatási Önálló Osztály (továbbiakban: PÖO) pénzügyi referense, külképviseleti kötelezettségvállalásnál a külképviselet gazdálkodási vezetője/gazdasági felelőse;

i) a PÖO pénzügyi referense az önálló osztály közreműködésével kezelt előirányzatok tekintetében.

4.2.2. Az értékhatár kiszámításánál a jelen utasítás III. fejezet 3.2. pontjában foglaltakat kell figyelembe venni.

4.2.3. A pénzügyi ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy

a) a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzat rendelkezésre áll-e, illetve a befolyt vagy várhatóan befolyó bevétel biztosítja-e a fedezetet,

b) előirányzat-felhasználási terv szerint a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll-e,

c) a kötelezettségvállalás nem sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat.

4.2.4. Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a 4.2.3. pontban foglaltaknak, az ellenjegyzésre jogosultnak erről írásban tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót, illetve az államtitkárt, vagy a minisztert. Ha az államtitkár, vagy a miniszter a tájékoztatás ellenére írásban ellenjegyzésre utasítja az ellenjegyzőt, az köteles az utasításnak eleget tenni.

4.2.5. Az igazgatási szakállamtitkár által a pénzügyi ellenjegyzésre feljogosított valamennyi személynek legalább középfokú és emellett pénzügyi-számviteli képesítésű dolgozónak kell lennie. A 4.2.1. pont b)-i) alpontja szerinti pénzügyi ellenjegyzésre jogosultat az igazgatási szakállamtitkár írásban jelöli ki a jelen utasítás 2. számú mellékletét képező "Megbízás kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére" dokumentum alkalmazásával.

4.2.6. A pénzügyi ellenjegyzést az aláíróoldal aláírásával, valamint - az aláíróoldal kivételével - a kötelezettségvállalás dokumentuma valamennyi oldalának szignálásával rögzíti az ellenjegyző.

4.3.

Jogi ellenjegyzés

4.3.1. A kötelezettségvállalás dokumentumának jogi ellenjegyzése az SzMSz-ben foglaltaknak megfelelően történik.[5]

4.3.2. A jogi ellenjegyzés a kötelezettségvállalás dokumentuma minden oldalának aláírásával történik, a mellékletek kivételével.

4.4.

Az ellenjegyzésre nyitva álló határidő

Az ellenjegyzést 8 munkanap - sürgős esetben 5 munkanap - alatt kell elvégezni, illetőleg írásbeli indokolással elutasítani.

V. Fejezet

A kiadások teljesítése

5.1.

A szakmai teljesítés igazolása

5.1.1. A kiadás teljesítésének (és a bevétel beszedésének) elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell azok:

a) jogosultságát;

b) összegszerűségét;

c) a szerződés, megállapodás, megrendelés teljesítését.

5.1.2. A szakmai teljesítés igazolásának mindig írásban, a bizonylaton, záradék formájában kell történnie.

5.1.3. A szakmai teljesítés igazolására jogosult a záradékban foglaltakért fegyelmi és kártérítési felelősséggel tartozik.

5.1.4. A szakmai teljesítés igazolására jogosult személyek körét kötelezettségvállalásért ügyrendileg felelős szervezeti egység vezetője belső szabályzatban köteles rögzíteni, és azt a GF Költségvetési és Pénzügyi Osztályára eljuttatni.

5.1.5. Külképviseleti mikroprojekt szakmai teljesítésének igazolására a külképviselet vezetője jogosult.

5.1.6. Amennyiben a szakmai teljesítés igazolására a másik fél szerződésszegése (különösen késedelem, hibás teljesítés) miatt nem kerül sor, a szakmai teljesítés igazolására jogosult haladéktalanul köteles értesíteni a Koordinációs és Jogi Főosztályt és a GF-et.

5.2.

Az érvényesítés

5.2.1. A kiadás teljesítésének (és a bevétel beszedésének) elrendelése előtt a szakmai teljesítésigazolás alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell:

a) az összegszerűséget;

b) a fedezet meglétét; és azt, hogy

c) az előírt alaki követelményeket betartották-e.

5.2.2. Az érvényesítésnek - az "érvényesítve" megjelölésen kívül - tartalmaznia kell a megállapított összeget és a könyvviteli elszámolásra utaló főkönyvi számlaszámot is.

5.2.3. Érvényesítésre az igazgatási szakállamtitkár által írásban kijelölt, legalább középfokú iskolai végzettségű és emellett pénzügyi-számviteli képesítésű dolgozó jogosult. A kijelölésnek a jelen utasítás 3. számú mellékletét képező "Megbízás érvényesítésre" című dokumentum alkalmazásával kell történnie.

5.2.4. Külképviseleti mikroprojekt elszámolásának, számláinak érvényesítésére a külképviselet gazdálkodási vezetője/gazdasági felelőse jogosult.

5.3.

Utalványozás

5.3.1. A kiadás teljesítésének (a bevétel beszedésének vagy elszámolásának) elrendelésére csak a szabályszerűen záradékolt és érvényesített okmány alapján kerülhet sor.

5.3.2. Utalványozásra a hivatalvezető, a külügyminiszter által írásban, a jelen utasítás 4. számú mellékletét képező "Megbízás utalványozásra" dokumentum alkalmazásával írásban kijelölt következő személyek jogosultak: a GF vezetője, általános helyettese, a GF Számviteli Osztályvezetője, a GF Költségvetési és Pénzügyi Osztály vezetője és a Bérgazdálkodási Osztály vezetője (az összeférhetetlenségi szabályok betartásával).

5.3.3. Utalványozni csak az érvényesített okmányra rávezetett, illetve az e célra rendszeresített kincstári és házipénztári nyomtatványokon, külön írásbeli rendelkezéssel

lehet.

5.3.4.Külképviseleti mikroprojekttel összefüggő utalványozásra a külképviselet vezetője jogosult.

5.4.

Az utalvány pénzügyi ellenjegyzése

5.4.1. Az utalvány ellenjegyzésére a IV. Fejezet 2. pontban foglaltakat kell alkalmazni, azzal, hogy az ellenjegyzésre jogosultnak meg kell győződnie arról, hogy a szakmai teljesítés igazolása és az érvényesítés megtörtént-e.

5.4.2. Az utalvány ellenjegyzésére az igazgatási szakállamtitkár által írásban, a jelen utasítás 5. számú mellékletét képező "Megbízás utalvány ellenjegyzésére" dokumentum alkalmazásával kijelölt személy jogosult.

5.4.3. Külképviseleti mikroprojekttel összefüggő utalványozás ellenjegyzésére a külképviselet gazdálkodási vezetője/felelőse jogosult.

5.5.

A teljesítés igazolásánál és számlakifizetésnél követendő eljárás

5.5.1. A számla kifizetésének előfeltétele a szabályos, előzetes, sorszámmal ellátott kötelezettségvállalás dokumentumának kiállítása. A számlához csatolni kell a kifizetés alapjául szolgáló kötelezettségvállaló dokumentum másolatát (kivéve az 50 ezer Ft alattiakat). A GF csak a "felszerelt" és záradékolt okmányok alapján teljesít kifizetést.

5.5.2. A pénzügyi teljesítéshez - az egységes eljárás érdekében - utalványrendeletet kell kiállítani, amely szintén a Manna pénzügyi nyilvántartó rendszer segítségével állítható elő.

5.5.3. A kifizetés kezdeményezése csak szabályosan kiállított, a Külügyminisztérium nevére és címére szóló eredeti számla, vagy ezzel egyenértékű, számlát helyettesítő okmány alapján történhet. A számla kötelező adattartalmát az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 169. § -a, az adóigazgatási azonosításra alkalmasság feltételeit pedig a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet határozza meg.

5.5.4. Ha a számla több számlázott tevékenységet tartalmaz, és ezek más-más áfakulcshoz tartoznak, a számlát a kibocsátónak meg kell bontatni. A számlának egyértelműen tartalmaznia kell, hogy melyik áfakulcshoz milyen összegű számlázott tevékenység tartozik.

5.5.5. A számla helyességét, szabályosságát, tartalmi és számszaki vizsgálatát, valamint igazolását a gazdálkodóegység, illetve - a közreműködésével kezelt előirányzatok tekintetében - a PÖO köteles elvégezni. Az eredeti számla csak ezután adható át kiegyenlítés céljából.

5.5.6. Raktárkészletek (irodaszer, gépkocsialkatrészek, ajándéktárgyak, számítás-, sokszorosítás-, telefon-, biztonságtechnikai alkatrészek stb.) beszerzése esetén a számlához az anyagbevételezési jegy egy példányát is csatolni kell.

5.5.7. Szabálytalanul kitöltött számlát, vagy helyettesítő okmányt a felelős gazdálkodóegység, illetve a PÖO nem fogadhat el. Ilyen esetben azt kísérőlevéllel vissza kell juttatni a kibocsátóhoz, kérve annak korrekcióját. Javított, hiányosan kitöltött, vagy olvashatatlan adatokat tartalmazó, valamint készpénzfizetésre kiállított, de utólag átutalásra kijavított számla nem fogadható el. A felsorolt tartalmi és alaki követelmények hiánya esetén a kifizetést a GF nem teljesíti. A teljesítésre benyújtott iratot hiánypótlás végett visszajuttatja az illetékes gazdálkodóegységhez, illetve a PÖO-hoz.

5.5.8. Annak érdekében, hogy a számlakiegyenlítése fizetési határidőre megtörténjen, az igazolt alapbizonylatot a legrövidebb időn belül - az átutalási időszükséglet miatt legalább a lejárata előtt 5 munkanappal - kell a GF Költségvetési és Pénzügyi Osztályra eljuttatni. Késedelmes fizetés esetén az esetleg felmerülő késedelmi kamat a gazdálkodóegység költségvetését terheli.

A késedelmi kamat felmerülésekor minden esetben ki kell vizsgálni a késedelem okát és felelősét.

5.5.9. Fizetési határidő lejárta után a kifizetésre benyújtott számla esetén a késedelem okát indokolni kell.

VI. Fejezet

Összeférhetetlenségi szabályok

6.1. A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, az utalványozó és az ellenjegyző - ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan - azonos személy nem lehet.

6.2. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a szakmai teljesítés igazolására jogosulttal, illetve a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult személlyel.

6.3. Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységet közeli hozzátartozója [Ptk. 685. § b) pontja], vagy maga javára látná el.

VII. Fejezet

Szellemi tevékenység szerződéssel, számla ellenében történő igénybevétele

7.1. A Külügyminisztérium csak abban az esetben köthet külső személlyel, szervezettel szellemi tevékenység elvégzésére szerződést, ha arra az alapító okiratban, a külügyminiszter feladat- és hatásköréről szóló 166/2006. (VII. 28.) Korm. rendeletben, valamint a Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározott szakmai feladata ellátásához feltétlenül szükség van, és a feladat elvégzése a Külügyminisztériumban megfelelő képzettségű, illetve különleges szakismerettel rendelkező saját dolgozó hiányában nem biztosítható.

7.2. A szerződéskötést megelőzően meg kell vizsgálni, hogy a tervezett szerződéskötés nem tartozik-e a Kbt. vagy az államtitkot vagy szolgálati titkot, illetőleg alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdeket érintő vagy különleges biztonsági intézkedést igénylő beszerzések sajátos szabályairól szóló 143/2004. (IV. 29.) Korm. rendelet hatálya alá.

7.3. Ha a szerződés tárgyát képező feladat szakképesítéshez, cégalapításhoz, vállalkozói igazolványhoz, hatósági engedélyhez kötött, a szerződéskötést megelőzően meg kell vizsgálni - cégkivonat, képesítési okirat, hatósági engedély alapján -, hogy a szerződő fél jogosult-e a szerződés tárgyát képező tevékenység folytatására. Tudományos fokozattal rendelkező személy esetében a szakképzettség külön vizsgálata nem szükséges.

7.4. Szellemi tevékenység szerződéssel, számla ellenében történő igénybevételére a dologi kiadások között elkülönítetten megtervezett összeg csak a személyi juttatások egyidejű átcsoportosításával növelhető.

VIII. Fejezet

Záró rendelkezések

8.1. Jelen utasítás a közzétételt követő 5. munkanapon lép hatályba, egyidejűleg hatályát veszti a Külügyminisztérium gazdálkodásának egyes kérdéseiről szóló 3/2007. KüM utasítás.

8.2. A gazdasági szervezet részét képező szervezeti egységek ügyrendet készítenek 2009. március 1-jéig, ezt követően az előirányzatok jóváhagyását követően felülvizsgálják ügyrendjüket minden év március 31-ig. A gazdasági szervezet ügyrendje a részét képező gazdálkodószervezetek ügyrendjeinek összessége.

8.3. A gazdasági szervezet részét képező szervezeti egységek 2009. február 15-ig kötelesek ügyrendjüket jóváhagyásra bemutatni az igazgatási szakállamtitkárnak. Az érintett szervezeti egységek kötelesek a gazdálkodási feladatot ellátó, vagy ilyen jogosultságot gyakorló személyek aláírásmintáját haladéktalanul leadni a GF Költségvetési és Pénzügyi Osztályán, mely felelős azok nyilvántartásáért.

Dr. Göncz Kinga s. k.,

külügyminiszter

1. számú melléklet a 3/2009. (II. 6.) KüM utasításhoz

2. számú melléklet a 3/2009. (II. 6.) KüM utasításhoz

3. számú melléklet a 3/2009. (II. 6.) KüM utasításhoz

4. számú melléklet a 3/2009. (II. 6.) KüM utasításhoz

5. számú melléklet a 3/2009. (II. 6.) KüM utasításhoz