34/2009. (V. 29.) KHEM utasítás

a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium szerződései megkötésének és nyilvántartásának szabályairól

A Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium (a továbbiakban: KHEM) szerződéskötési rendjének szabályozása, a szerződések előkészítésének, megkötésének, nyilvántartásának és lezárásának szabályozott keretek között történő végrehajtása - a vezetői információs rendszer (a továbbiakban: VIR) megfelelő működéséhez szükséges törzsadatok rendelkezésre állása - érdekében az alábbiak szerint rendelkezem.

Az utasítás hatálya

1. §

(1) Jelen utasítást a KHEM természetes vagy jogi személlyel, jogi személyiség nélküli szervezettel kötendő valamennyi megállapodására és a KHEM képviseletében teendő valamennyi kötelmi jellegű jognyilatkozatra alkalmazni kell, ide nem értve:

a) a KHEM valamely előirányzata terhére, közreműködő szervezet által kötendő szerződéseket,

b) a közszolgálati jogviszonyt rendező, a Humánigazgatási Főosztály által kezelt megállapodásokat,

c) a pályázati konstrukció keretében kötendő támogatási szerződéseket,

d) a PPP-projekteket létrehozó szerződéseket, ahol a jogi és közbeszerzési szempontú megfelelőséget külső szakértő/tanácsadó nyilatkozata biztosítja.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott megállapodást vagy jognyilatkozatot (a továbbiakban: szerződés) kezdeményező, véleményező, ellenjegyző és aláíró, továbbá a kapcsolódó pénzügyi-számviteli tevékenységeket végző köztisztviselők a szerződések megkötése és nyilvántartása során a jelen utasítás rendelkezéseinek megfelelően kötelesek eljárni, figyelembe véve a közbeszerzésre vonatkozó, jogszabályokban és belső szabályokban foglaltakat.

Értelmező rendelkezések

2. §

(1) Jelen utasítás alkalmazása során:

a) ügyletkód: a Forrás SQL-rendszerben alkalmazott kód, amely a fejezeti kezelésű előirányzaton belüli részfeladat azonosítására szolgál. A részfeladat egy fejezeti kezelésű előirányzat szakmai feladataiból álló, olyan összetartozó tevékenységhalmaz, amelynek elkülönített megfigyelése indokolt. Egy fejezeti kezelésű előirányzat részfeladatainak összessége alkotja a költségvetési törvényben meghatározott egyösszegű kiadási előirányzatot. A KHEM Igazgatás költségvetési rendszerében az ügyletkód az előirányzat felhasználására jogosult szakmai kezelőt (keretgazda szervezeti egységet) jelöli,

b) metaadat: olyan adat, amely egy adatkészlet (pl. szerződés) jellemzőit, így különösen annak tartalmát és minőségét írja le, és részleteket biztosít a kapcsolatfelvételre vagy az adatszolgáltatásra.

(2) A szerződéstár kezelője a Költségvetési, Tervezéskoordinációs és Kontrolling Főosztály.

A szerződéskötés kezdeményezése

3. §

(1) A szerződéskötési folyamat megindításakor - pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén -előzetes fedezetvizsgálatot kell végrehajtani a KHEM által vállalni tervezett kifizetés szerinti pénzösszeg rendelkezésre állásának megállapítása érdekében. Az előzetes fedezetvizsgálatért a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője - a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály szükség szerinti megkeresése útján - felelős.

(2) A szerződés előkészítésének folyamatában - pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén-a lehetséges szerződéses partner(ek) felkutatása a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata:

a) amennyiben az adott szerződés értéke nem éri el a mindenkori közbeszerzési értékhatárt, ugyanakkor nem kizárólagosan egy szervezet/személy képes teljesíteni, úgy kívánatos, hogy a szakmailag és gazdaságilag legmegfelelőbb partner(ek) kiválasztása lehetőség szerint legalább 3 ajánlat bekérése és kiértékelése alapján történjen. A kiértékelés szempontjai lehetnek többek között a termék, szolgáltatás minősége, ára, referenciák, fizetési feltételek, rendelkezésre állás, korábbi tapasztalatok stb.,

b) amennyiben az adott szerződés értéke eléri vagy meghaladja a mindenkori közbeszerzési értékhatárt, úgy a szerződéses partner(ek) kiválasztása tekintetében a KHEM közbeszerzéseinek szabályozásáról szóló utasításban foglaltak szerint, a közbeszerzésre irányadó jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően kell eljárni.

(3) A szerződéstervezet előkészítése a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata. A szerződés célszerűségéért a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője felelős.

(4) A (3) bekezdéstől eltérően a természetes személlyel, a KHEM személyi juttatásának terhére kötendő megbízási szerződés tervezetének előkészítése a Humánigazgatási Főosztály feladata. Ebben az esetben a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a szerződés megkötését a jelen utasítás 1. számú melléklete szerinti nyomtatvány alapján kezdeményezi a Humánigazgatási Főosztályon.

(5) Amennyiben rendelkezésre áll az adott szerződéstípusra vonatkozó minta, a szerződéstervezetet az intraneten közzétett standard szerződésminta alapján kell előkészíteni.

(6) Amennyiben a tervezett szerződésre nem áll rendelkezésre standard szerződésminta, úgy a szerződéstervezet előkészítése során alkalmazható a partner által előkészített szerződéstervezet is, illetve a szerződéstervezet előkészítésében a Jogi Főosztály - a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység megkeresése alapján, szükség szerint - közreműködik. A szerződéstervezet előkészítése során figyelembe kell venni a KHEM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljárásokról szóló KHEM utasításban, valamint a KHEM fejezet egyes fejezeti kezelésű előirányzatainak felhasználására vonatkozó jogszabályokban és belső szabályozásokban foglaltakat.

(7) A standard szerződésminták, szerződéstervezetek előkészítése során a szerződés tárgyát - amennyiben a feladat jellege ezt lehetővé teszi -részfeladatokra bontva kell meghatározni [2. § (1) bekezdés a) pont], ezzel segítve a kontrollingriportok előállítását és a feladatok nyomon követését, ütemezését.

A szerződések véleményezése

4. §

(1) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység az előkészített szerződéstervezet alapján a szerződéssel kapcsolatos alapadatokat szerződéses adatlapon rögzíti.

A szerződéses adatlap a szerződés szerződéstárba való felvételének alapvető információforrása, mintáját a 2. számú melléklet tartalmazza.

(2) A szerződéses adatlap adatainak kitöltése - amelyekhez a szerződéstervezet és a hozzá kapcsolódó előkészítő feladatok részletes ismerete elengedhetetlen - a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata.

(3) A szerződéstervezetet és a szerződéses adatlapot a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység elektronikusan (is) továbbítja:

a) a mindenkori közbeszerzési értékhatárt el nem érő értékű vállalkozási vagy megbízási szerződés esetében a szerződés jogi szempontból történő véleményezése céljából a Közbeszerzési és PPP Főosztály és - a KHEM Szervezeti és Működési Szabályzatában foglaltakon túlmenően - a Jogi Főosztály részére is,

b) minden egyéb, az a) pont alá nem tartozó szerződés esetében jogi szempontból történő véleményezés céljából a Jogi Főosztály,

c) az a) és b) pontok alá tartozó szerződés esetében közbeszerzési szempontból történő véleményezés céljából a Közbeszerzési és PPP Főosztály,

d) az a) és b) pontok alá tartozó szerződés esetében költségvetési szempontból történő véleményezés céljából a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály

(a továbbiakban a Jogi Főosztály, a Közbeszerzési és PPP Főosztály és a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály együtt: véleményezők) részére.

(4) A véleményezők feladata a szerződéstervezet jogi, közbeszerzési és költségvetési szempontú felülvizsgálatán túl a szerződéses adatlapon - metaadatonként - a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység által meghatározott és a véleményező illetőségébe tartozó adattartalom véleményezése, illetőleg egyes metaadatok tekintetében a szerződéses adatlap kitöltése is. A jogi és a közbeszerzési szempontú véleményezés gazdasági-célszerűségi megfontolásokra nem terjed ki.

(5) A véleményezők véleményüket változáskövetéssel - korrektúra alkalmazásával - a szerződéstervezet és a szerződéses adatlap elektronikus példányaiban rögzítik, majd azokat a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység részére 8 munkanapon belül elektronikus úton (is) visszaküldik. Ettől rövidebb véleményezési határidőt a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a véleményezés kezdeményezésével egyidejűleg kérhet, megjelölve a sürgősebb véleményezési határidő indokát. Az elvárt véleményezési határidő 2 munkanapnál rövidebb nem lehet. Ha a véleményezőnek nincs észrevétele, arról a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységet a véleményezési határidőben kifejezetten tájékoztatni köteles.

(6) A vélemények visszaérkezését követően a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata az észrevételek átvezetése a szerződéstervezeten és a szerződéses adatlapon, továbbá a véleményezők nevének, a véleményezés dátumának és a vélemény iktatószámának rögzítése a szerződéses adatlapon.

(7) Abban az esetben, ha a véleményezők vagy a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység különböző álláspontot képviselnek a szerződéstervezettel kapcsolatosan, úgy a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység egyeztetést kezdeményez, amelyet mindaddig folytatni köteles, ameddig a véleményezők és a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység azonos álláspontra nem jutnak. Amennyiben a szerződés megkötésének a véleményezők valamelyike jogszabályi akadályát látja, úgy a szerződés nem köthető meg.

(8) A vélemények átvezetését követően - és amennyiben a szerződéstervezet megfelel a (7) bekezdésben foglaltaknak - a szerződéstervezetet és a szerződéses adatlapot nem szükséges ismételten megküldeni (visszamutatni) a véleményezők részére.

(9) A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések esetén a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység kötelezettségvállalási adatlapot tölt ki a véleményezett szerződéstervezet alapján. A kötelezettségvállalási adatlap mintáját a 3. számú melléklet tartalmazza. A VIR részfeladatszintű kontrollingadat-szolgáltatásának biztosítása érdekében a kötelezettségvállalási adatlapon - a szerződéstervezetben szereplő részteljesítésekkel összhangban - rögzíteni kell a kapcsolódó ügyletkódokat. Az ügyletkódokról a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály tájékoztatja a szervezeti egységeket.

Pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés költségvetési ellenjegyzése

5. §

(1) Pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén a kötelezettségvállalási adatlap, a szerződéstervezet és a véleményezők 4. § (5) bekezdése szerinti álláspontja alapján a Költségvetési Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály feladata a költségvetési ellenjegyzés.

(2) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a kötelezettségvállalásra jogosult vezető által jóváhagyott kötelezettségvállalási adatlapot, továbbá költségvetési ellenjegyzés céljából a szerződéstervezetet - mellékelve ahhoz a véleményezők 4. § (5) bekezdése szerinti álláspontját és a szerződéses adatlapot, - megküldi a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály részére, figyelembe véve az iratkezelésre vonatkozó belső szabályozásban foglaltakat.

(3) Az ellenjegyzés során a Költségvetési, Tervezéskoordinációs és Kontrolling Főosztály meggyőződik a kötelezettségvállalási adatlapon szereplő adatok és a szerződéstervezet adatainak egyezőségéről. Eltérés esetén egyeztet a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységgel, amely gondoskodik az adatok egyezősége érdekében szükséges intézkedések végrehajtásáról.

(4) Az adatok egyezősége esetén a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály a szükséges adatokat rögzíti a Forrás SQL-rendszerben, majd a rendszerből kiadási kötelezettségvállalási bizonylatot nyomtat és azt - ellenőrzést követően - jóváhagyólag aláírja.

(5) Fejezeti kezelésű előirányzatok esetén a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály a szerződés szerinti fizetési kötelezettség és az előirányzatfelhasználási terv összhangját is ellenőrzi.

(6) A szükséges forrás rendelkezésre állását a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály a kötelezettségvállalás ellenjegyzése útján a szerződéstervezet rendelkezésére bocsátott - szerződő felek száma szerinti plusz legfeljebb egy1 - példányán igazolja. Az ellenjegyző az ellenjegyzést vagy az ellenjegyzés megtagadásának tényét a kötelezettségvállalási adatlapon is rögzíti. Az ellenjegyzés megtagadását a kötelezettségvállalási adatlapon indokolni szükséges.

(7) Igazgatási előirányzat terhére történő kötelezettségvállaláshoz, a nettó - általános forgalmi adót nem tartalmazó - 5 millió Ft-ot elérő, vagy azt meghaladó szerződések esetén a gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkár előzetes egyetértése szükséges. Az egyetértés beszerzéséről a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály gondoskodik a kötelezettségvállalás ellenjegyzésének keretében. A gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkár egyetértését a kötelezettségvállalási adatlapon aláírásával igazolja.

(8) Az ellenjegyzést követően a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály a szerződéstervezetet - a rendelkezésére bocsátott példányszámban - a kötelezettségvállalási adatlappal és a (2) bekezdés szerinti egyéb dokumentumokkal együtt 8 munkanapon belül visszaküldi a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység részére.

(9) Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a vonatkozó szabályozásban foglaltaknak vagy nem áll rendelkezésre a teljesítéshez szükséges összeg, az ellenjegyzésre jogosultnak erről a kötelezettségvállalási adatlap megküldésével tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőt, valamint a gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkárt.

A szerződés aláírása

6. §

(1) A költségvetési ellenjegyzést követően a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője aláírásával jóváhagyja a szerződéses adatlapban foglaltakat, és gondoskodik a szerződés felek által történő aláírásáról.

(2) Amennyiben a szerződés pénzügyi kötelezettségvállalást nem tartalmaz, a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője a véleményezési eljárást követően aláírásával jóváhagyja a szerződéses adatlapban foglaltakat, és gondoskodik a szerződés ellenjegyzett [5. § (6) bekezdés] példányainak felek által történő aláírásáról.

(3) A KHEM-mel szerződő fél(ek) részére a szerződés egy(-egy) aláírt példányának rendelkezésre állását kell biztosítani.

(4) A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződést a szerződés értéke szerint kötelezettségvállalásra jogosult vezető, míg a pénzügyi kötelezettségvállalást nem tartalmazó szerződést a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője vagy a megállapodás tárgya szerint illetékes felsővezető írja alá. Az aláírásra előterjesztett szerződéstervezet mellett a KHEM képviseletében a szerződést aláíró személy részére be kell mutatni a véleményezők 4. § (5) bekezdés szerinti álláspontját.

(5) A kötelezettségvállalásra jogosultak meghatározását - értékhatárok szerint - a KHEM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljárásokról szóló utasítás, valamint a KHEM fejezet egyes fejezeti kezelésű előirányzatainak felhasználására vonatkozó jog-, illetve belső szabályok tartalmazzák.

(6) A felek által aláírt szerződés egy - KHEM-et illető -eredeti példányát, a jóváhagyott szerződéses adatlapot és pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén a kötelezettségvállalási adatlapot a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője a szerződés létrejöttét követően haladéktalanul továbbítja a szerződéstár kezelője részére.

(7) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó, a szerződő felek által aláírt szerződés egy darab - lehetőség szerint elektronikus - másolati példányát a szerződés létrejöttét követően haladéktalanul továbbítja a Közbeszerzési és PPP Főosztály részére.

(8) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvényben, az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 15/A-B. §-aiban és az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 157/D. §-ában foglalt közzétételi kötelezettség teljesítéséről szóló utasításban meghatározottakon túlmenően valamennyi létrejött szerződés esetében köteles a 2. számú melléklet szerinti szerződéses adatlapot a szerződés létrejöttét követő 5 munkanapon belül a Kommunikációs Osztály részére megküldeni. A Kommunikációs Osztály a megküldött szerződéses adatlap alapján, annak kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül gondoskodik a szerződés típusának, tárgyának, a szerződő felek megnevezésének, időtartamának, továbbá pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén a szerződés értékének a KHEM honlapján történő közzétételéről.

(9) Abban az esetben, ha a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződéstervezetet a szerződő felek nem írják alá (a szerződés nem jön létre), a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység köteles erről a kötelezettségvállalási adatlap visszaküldésével egyidejűleg tájékoztatni a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztályt és a Közbeszerzési és PPP Főosztályt. A kötelezettségvállalási adatlapon a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek írásban kell rögzítenie a szerződéskötés meghiúsulásának tényét, röviden indokát, és ezt aláírásával kell igazolnia.

A szerződések nyilvántartásba vétele, megőrzése

7. §

(1) A szerződéstár kezelője a felek által aláírt szerződés, a szerződéses adatlap és pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések esetén a kötelezettségvállalási adatlap alapján felelős:

a) a szerződéses adatlap, a kötelezettségvállalási adatlap és a szerződés egy eredeti példányának - egy file-ban történő - digitalizálásáért;

b) a szerződés egy eredeti példányának a szerződéstár - erre a célra fenntartott - irattárába helyezéséért és a művelet iratkezelési rendszerben - az iratkezelésre vonatkozó belső szabályozásban előírtak szerint - történő rögzítéséért;

c) a file (digitalizált szerződés, a szerződéses adatlap és a kötelezettségvállalási adatlap) szerződéstárban történő archiválásáért, a kapcsolódó metaadatok rögzítéséért és a szerződéses adatlapon szereplő adatoknak megfelelő jogosultságok beállításáért a 8. §-ban meghatározottak szerint.

(2) A vélemények dokumentálása az irattárban történik. Az ügyiratba helyezendő továbbá minden, a teljesítéshez kapcsolódó dokumentum (teljesítési igazolás) és - amennyiben van ilyen - a szakértő által elvégzett munka kézzelfogható eredménye is.

(3) A szerződés a szerződéstárban csak akkor vehető nyilvántartásba, ha a 6. § (8) bekezdése szerinti adatok közzététele a KHEM honlapján megtörtént.

Szerződéstár kezelése, jogosultsági rendszer

8. §

(1) A szerződéstár az aláírt szerződés és a kapcsolódó adatlapok (szerződéses adatlap, kötelezettségvállalási adatlap) digitális képének gyors visszakereshetőségét biztosítja. A szerződéstár üzemeltetéséért a szerződéstár kezelője, annak az igények szerinti fejlesztéséről a KHEM informatikai feladatai ellátásáért felelős szervezeti egység, szervezet vagy más személy gondoskodik, azzal, hogy a teljesítésért a gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkár titkársága felelős.

(2) A szerződéshez olvasási jogot kell biztosítani:

a) a szerződést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének/a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek,

b) az a) pontban meghatározottak vezetőjének (felsővezető),

c) a szakmai teljesítés igazolására jogosult munkatársnak,

d) a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály írásban kijelölt munkatársainak,

e) a Jogi Főosztály írásban kijelölt munkatársainak és

f) a Közbeszerzési és PPP Főosztály írásban kijelölt munkatársainak.

(3) A (2) bekezdés d)-f) pontja szerinti kijelölés az ott meghatározott szervezeti egység vezetőjének feladata, azzal, hogy a kijelölt munkatárs - a (4) és (5) bekezdésben foglalt kivétellel - a szerződéstár teljes vagy a kijelölésben kifejezetten meghatározott adattartalmának megismerésére jogosult. A (2) bekezdésben meghatározott személyeken túl a szerződéstárhoz olvasási jogot, a szerződéstárhoz való hozzáférést a szerződéstár kezelője a szerződést kezdeményező szervezeti egység vezetője/a kötelezettségvállalásra jogosult vezető (kötelezettségvállaló) vagy az előzőek vezetőjének (felsővezető) írásbeli feljegyzése alapján adhat.

(4) A szerződéses adatlapon szolgálati vagy államtitokként minősített szerződések esetében olvasási jog az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény alapján kizárólag a minősítőt, a titokbirtokost és a titokvédelmi felügyelőt illeti meg. A minősített adatok kezelési rendjével kapcsolatos részletes szabályokat a minősített adatok kezelésének rendjéről szóló utasítás (titokvédelmi szabályzat) tartalmazza.

(5) A minősített szerződések esetében a (4) bekezdésben meghatározott személyeken túl olvasási jog csak a minősítő engedélyével biztosítható.

(6) A digitalizált szerződéseket megfelelően azonosítható fájlnévvel kell ellátni.

(7) A fájl digitalizálásával párhuzamosan az adott szerződéshez kapcsolódóan a szerződéstár kezelőjének a szerződéstárban rögzítenie kell a következő metaadatokat:

a) azonosító (a szerződéstár által felkínált és nyilvántartott egyedi azonosító; a módosítás egyedi sorszámhoz rendelése és a módosítás verziójának jelölése a szerződéstár kezelőjének a feladata);

b) kötelezettségvállalás azonosítója;

c) iktatószám;

d) szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység megnevezése;

e) kötelezettségvállaló neve;

f) szakmai teljesítésigazoló neve;

g) a KHEM szerződő (külső) partnere(i);

h) szerződés típusa;

i) szerződés tárgya;

j) szerződéskategória (témakör);

k) szerződés összege (bruttó) [kötelezettségvállalás teljes összege, nettó összeg + áfa];

l) szerződés összege (nettó) [áfa nélküli összeg];

m) szerződés felek általi aláírásának napja;

n) szakmai teljesítés véghatárideje;

o) egyedi támogatási szerződés esetén a támogatási program megvalósításának helye;

p) minősítés;

q) közbeszerzés ténye;

r) közbeszerzésre vonatkozó megjegyzés.

A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések teljesítésigazolása

9. §

(1) Költségvetési előirányzatot érintő pénzforgalmat csak a teljesítés igazolása alapján lehet érvényesíteni. A teljesítés igazolására jogosult személyt - a szerződésben való feltüntetés útján - a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője jelöli ki.

(2) A teljesítés igazolása során meg kell győződni arról, hogy a feladat elvégzése előírásszerűen, a szerződésben foglaltak szerint megtörtént-e, illetőleg az ellenérték kifizetése megalapozott-e, amelyet a szerződésben meghatározottak szerint kell igazolni.

(3) Amennyiben a szerződésszerű teljesítéssel kapcsolatosan kifogás nem merül fel, a teljesítés igazolására jogosult személy a teljesítést a jelen utasítás 4. számú mellékletében található "Teljesítésigazolás" elnevezésű nyomtatvány rovatainak kitöltése és aláírása útján igazolja - ha értelmezhető a szerződés szerinti teljesítési összesítő alapján - és a nyomtatvány egy példányát a KHEM-mel szerződő fél részére továbbítja. A számla kiállítására a nyomtatvány birtokában és alapján kerülhet sor, azzal, hogy a számla kiállításának a szerződésben meghatározott részteljesítésekhez (részfeladatokhoz) kell igazodnia.

(4) A szerződő fél által kiállított számlát a teljesítés igazolására jogosult személy ellenőrzi.

(5) A kifizetést a kötelezettségvállalásra jogosult vezető engedélyezi a jelen utasítás 4. számú mellékletében található, a "Teljesítésigazolás" rovatok tekintetében már kitöltött és aláírt nyomtatvány KHEM-et illető példánya "Kifizetés engedélyezése" rovatainak kitöltése és aláírása útján. Amennyiben - az összeghatárra tekintettel - a miniszter a kötelezettségvállaló, úgy a kifizetés engedélyezője a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység szakmai felügyeletét gyakorló felsővezető. A nyomtatványon minden esetben fel kell tüntetni a részteljesítésekhez (részfeladatokhoz) kapcsolódó ügyletkódot és (rész)összeget.

(6) Ha valamely okból a kifizetés nem engedélyezhető, akkor a teljesítés igazolására jogosult személy gondoskodik a számla kiállítójának tájékoztatásáról, és szükség esetén intézkedik a hiánypótlás iránt.

(7) A kötelezettségvállalásra jogosult vezető a megfelelően kiállított számlát és az általa az (5) bekezdés szerint jóváhagyott nyomtatványt - az iratkezelésre vonatkozó belső szabályozásban előírtak betartásával - továbbítja a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály részére.

(8) Amennyiben támogatási szerződés - jog- vagy belső szabály alapján - előlegfizetésről vagy a támogatási összeg kifizetése tekintetében előfinanszírozásról rendelkezik, a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek a 4. számú melléklet szerinti nyomtatvány "Kifizetés engedélyezése" rovatainak értelemszerű kitöltése és aláírása útján kell gondoskodnia a pénzügyi teljesítés engedélyezéséről, továbbá a nyomtatvány Költségvetési, Tervezéskoordinációs és Kontrolling Főosztály részére történő továbbításáról.

Érvényesítés, utalványlap ellenjegyzése, utalványozás

10. §

A teljesítésigazolást követően, a kifizetendő számlát a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály is ellenőrzi és a Forrás SQL-rendszerből nyert kiadási utalványrendelet használatával az érvényesítésre, ellenjegyzésre és utalványozásra vonatkozó belső szabályozásokban rögzített eljárásrend szerint jár el.

A szerződés módosítása, teljesítés nélkül történő megszűnése

11. §

(1) A szerződés módosításának folyamatára a szerződéskötésre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni, azzal a különbséggel, hogy a szerződéses adatlap módosítás rovatában meg kell jelölni azon szerződés azonosítóját, amelyre a szerződésmódosítás vonatkozik.

(2) Amennyiben a szerződés nem teljesítéssel szűnik meg, a szerződésben rögzített feltételek szerint kell eljárnia a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységnek, azzal, hogy a véleményezőket - a 4. § (3) bekezdésében meghatározott véleményezési rendnek megfelelően -a szerződés megszüntetésébe a kapcsolódó dokumentumok véleményeztetése útján be kell vonni.

(3) A (2) bekezdésben foglaltak esetén a szerződés megszüntetését követően a szerződés lezárására vonatkozó rendelkezéseket megfelelően alkalmazni kell.

A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés lezárása

12. §

(1) A szerződés teljes körű szakmai és pénzügyi teljesítését követően a szerződést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének gondoskodnia kell a szerződés lezárásáról.

(2) A szerződés lezárásáta - 5. számú mellékletben szereplő - kötelezettségvállalás lezárása nyomtatványkitöltése útján kell igazolni, és azt a Költségvetési, Tervezéskoordinációs és Kontrolling Főosztály részére kell továbbítani.

(3) A szerződés lezárásakor a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének intézkednie kell a szerződésben rögzített, de fel nem használt összeg (maradvány) rögzítése és a maradvány felszabadításának engedélyeztetése iránt.

(4) A KHEM közbeszerzéseinek szabályozásáról szóló utasításban foglaltak alapján a közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződések teljesüléséről a teljesítésigazolás kiállítását követően haladéktalanul, legfeljebb két napon belül a beszerző szervezeti egység a teljesítésigazolás másolatának megküldésével köteles a Közbeszerzési és PPP Főosztályt tájékoztatni.

(5) Tanulmány megrendelésére irányuló szerződés esetében a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője a szerződés eredményeként létrejött tanulmány átvételét követően annak egy - akár másolati - példányát dokumentációs célból, az abban foglaltak célratörő és minél szélesebb körű hasznosítása érdekében köteles a KHEM könyvtárának megküldeni.

Záró rendelkezések

13. §

(1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, rendelkezéseit az ezt követően indított szerződéskötési eljárásokra kell alkalmazni.

(2) A 8. § (2) bekezdés d)-f) pontjában megjelölt munkatársak kijelöléséről az ott megjelölt szervezeti egységek vezetői a szerződéstár 8. §-ában meghatározottak szerinti működéséhez szükséges informatikai rendszerbevezetését követő 30 napon belül gondoskodnak.

(3) A szerződéstár 8. §-ában meghatározottak szerinti működéséhez szükséges informatikai rendszer bevezetéséig a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály - a 6. § (6) bekezdése alapján kézhez vett szerződésekről - a szerződéses adatlap tartalmának megfelelő analitikát vezet.

(4) Jelen utasítás hatálybalépésével egyidejűleg a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatairól és a döntési eljárásokról szóló 13/2008. (HÉ 52.) KHEM utasítás 4. §-ának 1.4.2. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

[A KHEM-ben kötelezettségvállalásra jogosult:]

"1.4.2. ügyrendileg hozzátartozóan

- az államtitkár, a kabinetfőnök, a felügyeletet gyakorló szakállamtitkár - a gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkár egyetértésével - nettó 40 millió forint értékhatárig,

- a főosztályvezető, a főosztályvezetői juttatásra jogosult vezető - a kabinetfőnök, illetve a felügyeletet gyakorló szakállamtitkár és a gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkár egyetértésével - nettó 25 millió forint értékhatárig,

- a főosztályvezető, a főosztályvezetői juttatásra jogosult vezető - a kabinetfőnök, illetve a felügyeletet gyakorló szakállamtitkár egyetértésével - nettó 5 millió forint értékhatárig."

(5) A jelen utasításban nem szabályozott kérdésekben az államháztartásról szóló törvény, a számvitelről szóló törvény, a közérdekű adatok közzétételére vonatkozó kötelezettség a közpénzek felhasználásával, a köztulajdon használatának nyilvánosságával, átláthatóbbá tételével és ellenőrzésének bővítésével összefüggő egyes törvények módosításáról szóló törvény (üvegzsebtörvény), a közbeszerzésekről szóló törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló kormányrendelet, az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeinek sajátosságairól szóló kormányrendelet, a KHEM közbeszerzéseinek szabályozásáról szóló utasítás, a KHEM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljárásokról szóló utasítás, a KHEM Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló utasítás, az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvényben az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 15/A-B. §-aiban és az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 157/D. §-ában foglalt közzétételi kötelezettség teljesítésének szabályairól szóló utasítás, továbbá az iratkezelésre vonatkozó belső szabályozás előírásait kell alkalmazni.

Hónig Péter s. k.,

közlekedési, hírközlési és energiaügyi miniszter

1 A KHEM-et ebben az esetben az aláírt szerződésekből 2 példány illeti meg: 1 példány a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységet (ügy-irati példány), 1 példány a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztályt (szerződéstár).

1. számú melléklet a 34/2009. (V. 29.) KHEM utasításhoz

Természetes személlyel történő megbízási szerződés kezdeményezése

Iktatószám: KHEMSZERZ/ /200..

2. számú melléklet a 34/2009. (V. 29.) KHEM utasításhoz

Szerződéses adatlap

Az adatlap és szerződéstervezet KIR3 iktatórendszerből szárma iktatószáma:

3. számú melléklet a 34/2009. (V. 29.) KHEM utasításhoz

Kötelezettségvállalási adatlap

Az adatlap és szerződéstervezet KIR3 iktatórendszerből származó iktatószáma:

4. számú melléklet a 34/2009. (V. 29.) KHEM utasításhoz

5. számú melléklet a 34/2009. (V. 29.) KHEM utasításhoz