28/2017. (XII. 22.) LÜ utasítás

az elektronikus dokumentumoknak az ügyészségi feladatok ellátása során történő kezeléséről

Az elektronikus dokumentumok egységes kezelése érdekében az ügyészségről szóló 2011. évi CLXIII. törvény 8. § (3) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján a következő utasítást adom ki:

1. Általános rendelkezések

1. § Az utasítás rendelkezéseit kell alkalmazni az ügyészségről szóló 2011. évi CLXIII. törvény (a továbbiakban: Ütv.) 2. § (1) bekezdésében meghatározott vagy azon kívüli ügyészségi feladatok ellátása során, ha

a) jogszabály,

b)[1] ügyészségi szabályozás, így különösen az ügyészi szervezet iratkezelési szabályzatáról szóló 26/2018. (XII. 28.) LÜ utasítás (a továbbiakban: ISZ), vagy

c) ügyészségi vezetőnek az irányítása alatt álló szervezeti egységekre vonatkozó rendelkezése

elektronikus dokumentum kezelését (tárolását, megőrzését vagy elektronikus formában történő küldését) írja elő.

2. § Az elektronikus dokumentumok kezelésével összefüggésben felmerülő iratkezelési feladatok végrehajtására az ISZ szabályait megfelelően kell alkalmazni.

3. § (1) Az utasítás alkalmazása során

1. eIR: az informatikailag támogatott igazgatási ügyvitel szabályairól szóló 3/2015. (III. 31.) főov. körlevélben szabályozott ügyészségi elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer,

2.[2]

3. EMi: az ügyészség, illetve az ügyész büntetőjogi vagy a közjogi szakági tevékenységét támogató Elektronikus Ügyintézési Modul,

4. elektronikus ügyintézési alkalmazás: az eIR és az EMi,

5. iratkezelési feladat: az eIR-ben - ügyiratra (ügy) vagy annak konkrét elemére (irat) - kiadott iratkezelési rendelkezés,

6. elektronikus dokumentum: az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben kezelt fájl és a hozzá kapcsolódó leíró adatok, így különösen a fájl létrehozatalára vagy ügyészséghez érkezésére, illetve dokumentumtárban történő elhelyezésére és küldésére vonatkozó adatok összessége,

7. iroda: az elektronikus dokumentumkezelésre szolgáló rendszerben a dokumentumok kezeléséhez kapcsolódó irodai tevékenységet ellátó személyek összessége,

8. szakrendszer: szakági tevékenységet támogató ügyviteli rendszer (a büntetőjogi szakág számítástechnikai bázisú ügyviteli rendszere, a magánjogi és közigazgatási jogi szakág számítástechnikai bázisú ügyviteli rendszere és a büntetés-végrehajtási törvényességi felügyeleti tevékenység számítástechnikai bázisú ügyviteli rendszere),

9. szakterület: az ügyészség szervezetéről és működéséről szóló 12/2012. (VI. 8.) LÜ utasítás szerint egy ügyészségi szervezeti egységre osztott feladatok meghatározott csoportja, illetve az ezen feladatok végrehajtására szolgáló tevékenység,

10. szakág: az ügyészségen kialakított azon szakterületek összessége, amelyek egy vagy több, az Ütv. 2. § (1) bekezdésében meghatározott feladat teljesítésére szolgálnak, függetlenül a szervezeti egységek közötti megosztástól (büntetőjogi szakág, közjogi szakág),

11. funkcionális terület: az ügyészség szakági tevékenységébe nem sorolható, az ügyészség működésének, feladatai ellátásának biztosításához szükséges szakterületi tevékenységek összessége (így különösen igazgatási szakterület, informatikai szakterület, gazdasági szakterület),

12.[3]

(2)[4] Az utasításban nem szabályozott fogalmak alatt a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben és az ISZ-ben meghatározott fogalmakat kell érteni.

2. Az elektronikus ügyintézési alkalmazás

4. § (1) Az ügyészség feladatainak ellátása során az elektronikus dokumentumokat elektronikus ügyintézési alkalmazás használatával kell kezelni (fogadni, megőrizni és továbbítani).

(2) Az elektronikus ügyintézési alkalmazás üzemeltetéséért a Legfőbb Ügyészség Informatikai Főosztályának (a továbbiakban: Főosztály) vezetője felelős.

3. Elektronikus dokumentumok kezelésének rendje

5. § (1)[5] Az ügyészség feladatainak ellátása során az elektronikus dokumentumot

a) az EMi használatával kell kezelni, és az EMi dokumentumtárába kell feltölteni abban az esetben, ha az elektronikus dokumentum kezelése az Ütv. 2. § (1) bekezdésében meghatározott büntetőjogi szakági vagy közjogi szakági tevékenységhez, valamint a jogi képviseleti vagy gazdasági szakterületi tevékenységhez szükséges,

b) az eIR használatával kell kezelni, és az eIR dokumentumtárába kell feltölteni abban az esetben, ha az a) pontba nem tartozó feladat végrehajtása kapcsán szükséges (egyéb funkcionális területhez kapcsolódó feladat ellátása).

(1a)[6] Az elektronikus dokumentumot az EMi használatával kell kezelni és az EMi dokumentumtárába kell feltölteni abban az esetben is, ha az elektronikus dokumentumot az Országos Kriminológiai Intézet részére tudományos, illetve kutatási célból kell megküldeni vagy továbbítani.

(2) Kerülni kell az elektronikus dokumentum teljes, illetve többszöri kinyomtatását.

4. Az EMi használatának rendje

6. § (1) Az EMi-ben a különböző műveletek végzésére az alábbi szerepkörök ellátásával megbízott személyek jogosultak:

a) adminisztrátor, illetve területi adminisztrátor: az EMi-ben jogosultságok beállítására, valamint az EMi konfigurálására, működtetésével kapcsolatos műveletek elvégzésére országos vagy szervezeti egység szinten jogosult személy;

b)[7] felhasználó: az EMi-ben kijelölés alapján meghatározott ügy tekintetében elektronikus dokumentumok megtekintésére, feltöltésére és egyes ehhez kapcsolódó EMi naplók megtekintésére feljogosított személy, így különösen az ügyintéző;

c) kiemelt felhasználó: aki a felhasználónál meghatározott műveleteken túl az EMi-ben az adott iktatókönyvhöz tartozó valamennyi ügy irataiba betekintési joggal rendelkezik, valamint az adott szervezeti egység tagjai közül az egyes ügyekhez hozzáféréssel rendelkező jogosultat (felhasználót) állíthat be;

d) iroda: a 3. § 7. pontjában meghatározott elektronikus dokumentumkezelést végző azon ügyészségi alkalmazott, aki a felhasználó és a kiemelt felhasználó által végezhető műveleteken túl az EMi-ben érkeztethet, iktatási adatokat rögzíthet és expediálást is végezhet;

e)[8] előírányító: a szervezethez érkezett, az EMi által automatikusan meg nem határozható iktatókönyvhöz irányítandó elektronikus küldemények megfelelő szervezethez és iktatókönyvhöz irányítására jogosult személy, aki a kijelölésétől függően országos, területi (vármegyei) vagy szervezeti egység szinten járhat el.

(2) Az EMi-ben és egy adott iktatókönyvben egy személy több szerepkör ellátásával is megbízható.

(3) Az EMi-ben jogosultságok beállítására, valamint az EMi konfigurálásával, működtetésével kapcsolatos műveletek elvégzésére országos szinten jogosult adminisztrátorokat és az országos jogosultsággal rendelkező előirányítókat a Főosztály vezetője jelöli ki, és gondoskodik az ehhez kapcsolódó EMi jogosultságaik beállításáról.

(4) Az EMi-ben a jogosultságok beállítására, az EMi működtetésével kapcsolatos műveletek elvégzésére jogosult területi adminisztrátorokat a Főosztály vezetője jelöli ki

a) a Legfőbb Ügyészség és a Fővárosi Fellebbviteli Főügyészség esetében,

b)[9] az a) pontban nem említett fellebbviteli főügyészség esetében a székhelye szerinti vármegyei főügyész javaslata alapján,

c) a főügyészségeken a főügyész javaslata alapján.

(5) A területi adminisztrátorok jogosultságainak az EMi-ben történő beállításáról a Főosztály vezetője az adminisztrátorok útján gondoskodik.

(6)[10] A területi (vármegyei) előírányítók személyét a (4) bekezdés a)-c) pontjában meghatározott szervezeti egységek, Legfőbb Ügyészség esetében az egyes önálló szervezeti egységek vezetői jelölik ki.

(7) A vezetők jelölik ki az adott szervezeti egységen belül a felhasználói, kiemelt felhasználói, irodai és előirányítói jogosultságokkal rendelkező személyeket.

(8) A vezetői döntés alapján a kiemelt felhasználói, irodai és előirányítói jogosultság beállítását a kijelölt területi adminisztrátor végzi el az EMi-ben. Az egyes ügyekben felhasználóként eljáró személy jogosultságának beállítását az egyes ügyekben egyedileg hozott vezetői döntés alapján a kiemelt felhasználók és az irodai jogosultsággal rendelkező személyek végezhetik el az EMi-ben.

(9) A szerepkörök és az ahhoz kapcsolódó jogosultságok módosítására, valamint a jogosultságok visszavonására a (3)-(8) bekezdésben foglalt rendelkezéseket megfelelően kell alkalmazni.

5. Az eIR használatának rendje

7. § Az elektronikus dokumentumot az azzal kapcsolatban intézkedési kötelezettséggel rendelkező szervezeti egység kezeli, az érintett feladat támogatására a Főosztály által meghatározott módon létrehozott iktatókönyvben.

8. § (1) A vezetők jelölik ki az egyes iktatókönyvekhez rendelt szerepkörökben eljáró személyeket.

(2) Iratkezelési szempontból indokolt esetben a vezető a funkcionális területhez kapcsolódó feladatok ellátása érdekében a Főosztály vezetőjénél - indokolással ellátva - kezdeményezheti az eIR adott feladathoz igazítását, kiegészítését (például új iktatókönyv kialakítását, új irattípus bevezetését).

9. § A funkcionális területhez kapcsolódó feladatok ellátása során az elektronikus iratkezelés hitelessége és teljessége érdekében az elektronikus dokumentumok kezelése valamennyi eIR iratkezelési funkció és szerepkör használatával történik.

6. Záró rendelkezések

10. § Felhatalmazom a Főosztály vezetőjét, hogy az elektronikus ügyintézési alkalmazás használatának részletes szabályait körlevélben határozza meg.

11. § Ez az utasítás 2018. január 1-jén lép hatályba.

12. § Visszavonom az elektronikus dokumentumoknak az ügyészségi szakterületi feladatok ellátása során történő kezeléséről szóló 2/2017. (V. 31.) LÜ körlevelet.

Dr. Polt Péter s. k.,

legfőbb ügyész