26/2018. (XII. 28.) LÜ utasítás

az ügyészi szervezet iratkezelési szabályzatáról

Az ügyészségről szóló 2011. évi CLXIII. törvény 8. § (3) bekezdésében és a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (2) bekezdés b) pontjában kapott felhatalmazás alapján - a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet, az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény, az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet, valamint az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet rendelkezéseire is figyelemmel - a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértésével - az ügyészi szervek iratkezelésének szabályaira vonatkozóan a következő utasítást adom ki:

I. fejezet

Általános rendelkezések

1. §[1] Az ügyészi szervek iratkezelése során a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: ISZ Rendelet) rendelkezései szerint kell eljárni, az utasításban meghatározott módon. Az iratkezelési szabályzatot évente felül kell vizsgálni, és szükség esetén módosítani kell.

1. Az utasítás hatálya

2. § Az utasítás hatálya kiterjed:

a) a Legfőbb Ügyészségre,

b) a fellebbviteli főügyészségekre,

c) a főügyészségekre,

d) a járási és járási szintű (a továbbiakban együtt: járási) ügyészségekre.

3. § (1) A minősített adatot tartalmazó iratok tárolása, selejtezése, minősítésének megszüntetése és az illetékes levéltár részére történő átadása a minősített adat védelméről szóló legfőbb ügyészi utasítás alapján történik.

(2) Az egyes szakmai és funkcionális tevékenységek ügyvitelére különös ügyviteli szabályokat kell alkalmazni, ha a jelen utasítás vagy a felhatalmazása alapján kiadott ügyviteli előírások másként nem rendelkeznek.

2. Értelmező rendelkezések

4. § (1) Az utasítás alkalmazásában az "irat, iratkezelés, irattár, irattári anyag, irattári terv, közirat, közlevéltár, levéltár, szerv" fogalmak értelmezése során a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 3. §-ában meghatározott rendelkezéseket kell alkalmazni.

(2) Az utasítás alkalmazásában

1. beadvány: az ügyészséghez érkező irat, függetlenül annak formátumától (papíralapú, elektronikus stb.);

2. betétlap: olyan egy vagy több lapból álló ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai (alaki) információkat, adatokat tartalmaz, s amely a hozzászerelt iratokkal ügyiratdarabot vagy ügyiratot képez;

3. egyesítés: tárgyi, illetve személyi összefüggés esetén két vagy több ügy végleges összeolvadását, egy üggyé válását és együttes elintézését jelenti;

4. elektronikus hitelesítés: jogszabályban meghatározott módon elvégzett, számítástechnikai eszközökkel támogatott eljárás, amely azonosítja a hitelesítő személyt vagy szervezetet, és egyértelműen bizonyítja az elektronikusan kezelt irat hitelességét és sértetlenségét;

5. elintézés: az ügyészségre érkezett kezdeményezés vagy hivatalból hozott döntés alapján történt érdemi intézkedés;

6. elkülönítés: egy ügy két vagy több üggyé való végleges szétválasztása és külön-külön szám alatti elintézése;

7. előzménykutatás (priorálás): annak megállapítása, hogy az ügyészségre érkezett iratnak van-e már előzménye, és erre tekintettel kezdő- vagy utóiratnak kell-e tekinteni;

8. eredmény: az érdemi intézkedésen alapuló más ügyészség vagy más hatóság, szerv vagy szervezet által hozott, az ügyészségi ügyforgalmi nyilvántartás szempontjából releváns döntés;

9. érkezés: az ügyészségre érkezett kezdeményezés vagy hivatalból hozott ügyészségi döntés;

10. évkör: az irattári anyag vagy egy raktári egységet kitevő irat együttes nyitó és záró évszáma által határolt időtartomány;

11. feladatkör: azoknak a feladatoknak összessége, amelyet az ügyészi szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során;

12. gyűjtő: egy iktatási rendszeren belül egy iktatószám alatt sorszámozott iratok, amelyeket együtt kezelnek;

13. hatáskör: az ügyintézés feladatkörének szintenkénti pontos körülhatárolása, azoknak az ügyeknek összessége, amelyekben az ügyészi szerv jogosult és köteles intézkedni, illetve eljárni;

14. házi irat: egy adott ügyben az ügy kezelése és az ügyintézés során az ügyészségen keletkezett valamennyi olyan irat, amely nem kiadmány és nem nyomozási irat; Házi iratnak kell tekinteni a más ügyészi szakterületről, továbbá a nem ügyészi szervtől érkezett, de az ügyészi ügyfeldolgozáshoz nélkülözhetetlen és véglegesen átadott iratot is, ha az nem nyomozási irat;

15. iktatókönyv: az ügyészi szervezeti egység rendeltetésszerű működése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és megőrzött) iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) iktatási adatainak nyilvántartására szolgáló, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként megnyitott és lezárt ügykönyv, amelyben az iktatás során minden érkező irat új számot kap. Az ISZ Rendeletnek megfelelően lehet elektronikus iktatókönyv vagy papíralapú iktatókönyv;

16. iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel az ügyészség látja el az iktatandó iratot;

17.[2] informatikai alkalmazás: legfőbb ügyészi utasítással bevezetett, jogszabályban meghatározott módon tanúsított iratkezelő szoftver, illetve legfőbb ügyészi utasítással bevezetett, az ügyészség által kifejlesztett ügyvitelt támogató alkalmazás, rendszer, valamint az ezekhez tartozó szolgáltatások összessége;

18.[3]

19. iratborító: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező vagy azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz (az ISZ Rendelet megfogalmazásában előadói ív);

20.[4]

21. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során az ügyészi szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi;

22. jegyzet rovat: ahol elektronikus és papíralapú ügyintézés esetén is az ügyhöz jegyzetként szabadszöveges megjegyzést lehet feltüntetni;

23. kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről aláírással ellátott és lepecsételt, elektronikus kézbesítés esetén pedig a jogszabályok által meghatározott elektronikus hitelesítő adatokkal ellátott irat;

24. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmánytervezet (elintézéstervezet) jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről (papíron "K" betűjellel, elektronikusan tárolt irat esetén az informatikai alkalmazás megfelelő utasításának kiadásával);

25. kiadmányozó: az a személy, akinek az ügyészség szervezetéről és működéséről szóló 12/2012. (VI. 8.) LÜ utasítás (a továbbiakban: SZMSZ), az adott szervezeti egység ügyrendjére vonatkozó szabályozás, vagy más ügyészségi szervezetszabályozó eszköz alapján joga van a kiadmányt aláírásával ellátni, illetve elektronikusan hitelesíteni;

26. kisirattár: az ISZ Rendelet szerinti átmeneti irattár;

27. kísérő lap: a nem papíralapú adathordozón érkezett vagy keletkezett iratok mellé csatolt papíralapú betétlap, amely tartalmazza az adathordozó iktatószámát, az adathordozó tartalmi ismérveit, a hordozott irat(ok) tárgyát, a készítő és a nyilvántartásba vevő aláírását;

28. lajstrom: az ügyészi szervezeti egység rendeltetésszerű működése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és megőrzött) iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként megnyitott és lezárt ügykönyv, amelyben csak a kezdőiratok kapnak új számot, az utóiratok pedig sorszámot; készülhet informatikai alkalmazás segítségével is;

29. láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt biztosító számítástechnikai művelet;

30. leválasztás: csatolással átmeneti jelleggel összekapcsolt iratok, ügyiratok egymástól való eltávolítása;

31. mutató: az iratokban szereplő fontosabb adatokat (név, tárgy, hely, idegenszám) rögzítő nyilvántartás;

32. nagyirattár: az ISZ Rendelet szerinti központi irattár;

33. raktári egység: az irattári anyagnak a rendezés során kialakított, fizikailag együtt kezelt része (doboz, csomó, kötet stb.);

34. segédkönyv: az ügyészségi ügykönyvek mellett kiegészítő adatok nyilvántartására és az iratkezelés megkönnyítésére szolgál;

35. utóirat: az ügyészségen már létező, vagy korábban létezett ügyirathoz tartozó és egyéb szabályozás folytán kezdőiratnak nem tekinthető irat;

36. ügyintézés: az egyes ügyészi szervezeti egységek tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki), kezelési, szóbeli, illetve írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége;

37. ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely fázisában keletkezett iratokat tartalmazza;

38. ügykönyv: az iktatókönyv és a lajstrom általános megnevezése;

39. ügyvitel: az ügyészi szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában.

II. Fejezet

Az irattári terv

5. § (1) Az iratok irattári kezelése az irattári terv alapján történik. Az irattári tervet az 1. melléklet tartalmazza.

(2) Az irattári tervet az ügykörökben és a szervezetben bekövetkező változás esetén felül kell vizsgálni, és szükség szerint - különös tekintettel az irattári tételek meghatározására - az utasítás éves felülvizsgálata kapcsán módosítani kell.

III. Fejezet

Az iratok kezelésének általános követelményei

3. Az iratkezelési szabályok fogalma, célja, alkalmazásának biztosítása

6. § Az utasítás rendelkezései biztosítják, hogy az irat útja pontosan követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen, szolgálja az egész ügyészi szervezet feladatainak eredményes és gyors megoldását, rendeltetésszerű működését, az ügyészi intézkedések ellenőrizhetőségét, az iratok épségben és használható állapotban való őrzését.

4. Kiegészítő ügyviteli szabályok meghatározása

7. § (1) Az általános érvényű iratkezelési szabályok keretein belül kiegészítő jellegű, helyi érvényű ügyviteli szabályozást a Legfőbb Ügyészségen a főosztályvezető ügyész, önálló osztályvezető ügyész, főigazgató, önálló osztályvezető (a továbbiakban együtt: főosztályvezető), a fellebbviteli főügyészségen a fellebbviteli főügyész, a főügyészségen a főügyész, a járási ügyészségen a vezető ügyész is kiadhat a vezetése, illetve felügyelete alá tartozó ügyészi szervezeti egységre kiterjedő hatállyal. Az irattári tervet is érintő kiegészítő jellegű, helyi érvényű ügyviteli szabályzatot a területileg illetékes levéltár jóváhagyásával lehet alkalmazni.

(2) A kiegészítő jellegű iratkezelési szabályozást tartalmazó rendelkezéseket (a továbbiakban: iratkezelési rendelkezések) a felettes ügyészi szervhez és a Legfőbb Ügyészség Informatikai Főosztályához fel kell terjeszteni.

5. Az ügyviteli munka szervezése, irányítása és ellenőrzése

8. § (1) Az ügyészségi ügyviteli munka központi szervezése, irányítása és ellenőrzése a Legfőbb Ügyészség Informatikai Főosztályának a feladata.

(2) Egységes központi állásfoglalást igénylő ügyviteli kérdésekben az érintett főosztályok, illetve osztályok véleményének kikérése alapján a Legfőbb Ügyészség Informatikai Főosztálya jogosult dönteni.

(3) A Legfőbb Ügyészségen az ügyvitelt a vezetése alatt álló szervezeti egységnél - indokolt esetben a Legfőbb Ügyészség más főosztályának, osztályának bevonásával - a főosztályvezető évente egy alkalommal ellenőrzi.

(4) A vezetése, illetve irányítása alatt álló ügyészi szerv ügyvitelét

a) a fellebbviteli főügyész, a főügyész vagy az általa kijelölt fellebbviteli főügyészhelyettes, illetve főügyészhelyettes vagy osztályvezető ügyész, illetve csoportvezető ügyész egyetértésével, illetve

b) a járási vezető ügyész

irányítja, és évenként egyszer ellenőrzi.

(5) Az ellenőrzést minden évben az előző, lezárt évre vonatkozóan kell elvégezni. Az ellenőrzés megállapításairól és a hibák megszüntetése tárgyában tett intézkedésekről, valamint a létrehozni javasolt irattári tételekről írásbeli feljegyzést kell készíteni, melyet a Legfőbb Ügyészség Informatikai Főosztályának az adott év április 30-áig kell megküldeni. Az ellenőrzés időpontját ennek megfelelően kell meghatározni.

(6) Az ellenőrzés szempontjait a helyi sajátosságoknak megfelelően kell összeállítani oly módon, hogy azok kiterjedjenek

a) az utasításnak az iratok átvételével, kezelésével, nyilvántartásával, továbbításával, irattározásával stb. kapcsolatos rendelkezései vizsgálatára, különös tekintettel arra, hogy

aa) a különböző átadókönyvekben feltüntetett és az ügyészségre érkezett kezdő-, illetve utóiratok iktatása megtörtént-e, és azok bekerültek-e az iratokba,

ab) az ügyészek által adott, a kivezetésekre vonatkozó irodai utasítások megfelelnek-e az iratok tartalmának,

ac) a különböző nyilvántartásokban található kivezetések megfelelnek-e az ügyészi utasításoknak, illetve az iratok tartalmának,

ad) az iratokat a nyilvántartásokban megjelölt helyeken tárolják-e,

b) az "Egyéb..."-jellegű irattári tételek alá sorolt ügyek, ügytípusok vizsgálatára,

c) a Legfőbb Ügyészség Informatikai Főosztálya által biztosított programok futtatásával kigyűjtött ügyeknek az a) pontban meghatározottak szerinti tételes vizsgálatára,

d) szükség szerint az adott szervezeti egységben ügyviteli feladatot ellátók létszámhelyzetének alakulására.

(7) A (6) bekezdés c) pontjában meghatározott tételes iratvizsgálattól akkor lehet eltekinteni, ha a megvizsgálandó ügyek nagy száma ezt indokolja, de az iratvizsgálatot ekkor is olyan számú irat esetében kell elvégezni, hogy annak alapján megalapozott állásfoglalást lehessen kialakítani az adott szervezeti egység iratkezelési gyakorlatáról.

(8) Amennyiben az ellenőrzés anyagi jogi vagy eljárásjogi hiányosságot, illetve hibás gyakorlatot is feltár, erről - a feljegyzés egy példányának megküldésével - tájékoztatni kell a Legfőbb Ügyészség valamennyi érintett főosztályát, illetve osztályát.

6. Ügykezelő irodák szervezete

9. § (1) Az ügykezelési teendőket az egyes ügyészi szervezeti egységeknél az ügykezelést végző ügyészségi alkalmazottak ügykezelő irodákba szervezve és az egyes szervezeti egységekbe beosztva végzik.

(2) Az ügyészségi ügykezelő irodák szervezése és zavartalan működésének biztosítása a Legfőbb Ügyészségen a főosztályvezetőnek, a fellebbviteli főügyészségen a fellebbviteli főügyésznek, a főügyészségen a főügyésznek, a járási ügyészségen a vezető ügyésznek a feladata. Ügykezelő iroda létesítésének, megszüntetésének kezdeményezése előtt be kell szerezni a Legfőbb Ügyészség Informatikai Főosztályának a véleményét.

10. § (1) Az ügyészségi ügykezelő iroda élén az irodavezető áll, aki a vezetése alatt álló irodában biztosítja az ügyviteli szabályok pontos betartását, és az egységes központi állásfoglalást igénylő ügyviteli kérdésekben előterjesztést tesz - a Legfőbb Ügyészségen a főosztályvezető, a fellebbviteli főügyészségen a fellebbviteli főügyész, a főügyészségen és járási ügyészségen a főügyész útján - a Legfőbb Ügyészség Informatikai Főosztályához.

(2) Az ügykezelési feladatokat az utasítás rendelkezéseinek betartásával, az irodavezető vezetésével ügykezelők látják el.

IV. Fejezet

Az iratkezelés folyamata

7. A küldemények átvétele

11. § (1) Az ügyészséghez érkezett küldemény személyes átvételére jogosult

a) a címzett vagy az általa megbízott személy,

b) az iratkezelést felügyelő vezető, illetve az általa megbízott személy,

c) a postai meghatalmazással rendelkező személy,

d) az ügyészi szervezeti egység irodai alkalmazottja,

e) az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy.

(2) Az ügyészségi iroda a felek papíralapú beadványait a hivatali munkaidő alatt köteles átvenni.

(3) Amennyiben az ügyészségnél személyesen eljáró fél olyan beadványt kíván benyújtani, amelynek elbírálása más ügyészség feladata, vagy más hatóságnak, szervnek hatáskörébe tartozik, az ügyfelet tájékoztatni kell, hogy beadványát hol célszerű beadni. Ha a fél ennek ellenére kéri beadványának átvételét, azt tőle át kell venni.

(4) Az ügyészségi iroda a személyesen benyújtott beadvány átvételéről elismervényt ad, vagy a beadvány másolati példányán - illetve amennyiben a fél a beadványból két eredeti példánnyal rendelkezik, a fél példányán - annak átvételét igazolja.

(5) Tértivevényes küldemény átvétele esetén gondoskodni kell a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz.

(6) Amennyiben iktatásra nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb az átvételt követő első munkanap kezdetén az illetékes iktatóegységnek iktatásra átadni.

(7) A küldemények átvételénél az ügyészségnél érvényben lévő biztonsági előírásokat is alkalmazni kell (pl. papíralapú küldemény esetén röntgen készülékkel való átvilágítás, számítógépes érkezés esetén vírusvizsgálat).

8. A papíralapú küldemények felbontása (postabontás)

12. § (1) A postabontás során ellenőrizni kell, hogy a borítékon jelzett iratok, valamint az iraton feltüntetett mellékletek megérkeztek-e. Amennyiben az irat vagy küldemény hiányosan érkezett, azt az iratra rá kell vezetni. Az átvevőnek a küldő szerv irodavezetőjét az iratborítékon jelzett, de meg nem érkezett ügyszámú irat megküldésére fel kell kérnie, illetve ennek érdekében intézkedni kell. A hiányos mellékletekkel érkezett küldemény az ügy folyamatos intézését nem szakíthatja félbe.

(2) Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt - jegyzőkönyv felvételével - értesíteni kell. Az olyan küldeményekre, amelyeknek burkolata sérült vagy azon illetéktelen felbontás jelei állapíthatók meg, rá kell vezetni, hogy "sérülten", illetve "felbontva" érkezett. Ezt a feljegyzést az átvevőnek alá kell írnia.

(3) A gyors elintézést igénylő, az ügyészségre érkező ("Azonnal", "Sürgős" jelzésű) küldeményt az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni vagy átadni, illetve ennek érdekében intézkedni.

(4) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Az iktatást végző szervezeti egység feladata az átirányított iratokról jegyzéket vezetni.

(5) Ha a küldemény pénzt, fel nem ragasztott illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, azt az iraton az összeg, illetve az érték pontos megjelölésével fel kell jegyezni, és a feljegyzést készítő dolgozónak aláírással és keltezéssel kell ellátni. A küldeményben talált és tévesen beküldött értéket elismervény ellenében a beküldőhöz kell visszajuttatni. Ennek akadálya esetén a Gazdasági Főigazgatóságnak kell az érték őrzéséről gondoskodnia, és ezt az iraton feltüntetnie.

(6) Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani a névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű, s. k. felbontásra szóló, valamint azokat a küldeményeket, melyeknél ezt elrendelték.

(7) A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje, az általa felbontott hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az ügyészi szerv, illetve ügyészi szervezeti egység iktatást végző iratkezelőjéhez.

13. § (1) A küldemény téves bontása esetén, valamint ha a bontás után derül ki, hogy a küldeményben a minősített adatok kezelésének szabályai alá tartozó ügyirat van, a borítékot ismét le kell ragasztani, rávezetve a felbontó ügyészségi alkalmazott nevét, szolgálati helyét.

(2) A küldeményt a címzetthez, annak elérhetetlensége esetén az őt helyettesítő ügyészségi alkalmazotthoz kell eljuttatni.

(3) A minősített adatot tartalmazó küldeményt a címzetthez, annak elérhetetlensége esetén a Legfőbb Ügyészségen, a fellebbviteli főügyészségen, a főügyészségen a titkos ügykezelési iroda vezetőjéhez, a járási ügyészségen a vezető ügyészhez kell eljuttatni.

14. § (1) A postabontás során keletkezett üres borítékot az iroda köteles összegyűjteni, és három hónapig megőrizni.

(2) A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,

b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg,

d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel.

9. Érkeztetés

15. § (1) Az ügyészséghez érkezett minden papíralapú iratot az érkezés napján érkeztetőbélyegzővel kell ellátni. Ha az ügyben bűnjel van, illetve letartóztatás történt, azt az iratborítón feltűnő módon kell jelezni.

(2) A hivatalos munkaidő végén átvett és az érkezés napján nem iktatott iratokon az érkezés évét, hónapját, napját keletbélyegző elhelyezésével még az átvétel napján fel kell tüntetni, egyébként az ügykezelési feladatokat a következő munkanapon is el lehet végezni.

16. § (1) Az ügyészséghez (a telefax kivételével) elektronikus úton érkezett és az ügyészségi ügykezeléssel kapcsolatos feladatokat ellátó informatikai alkalmazás által automatikusan - emberi beavatkozás vagy jóváhagyás nélkül - fogadott iratok átvétele és érkeztetése az informatikai alkalmazás érkeztetési funkciójával történik.

(2) Ügykezeléssel kapcsolatos feladatokat ellátó informatikai alkalmazás használata esetén a 13-15. §-ban foglalt rendelkezéseket az (1) bekezdésben írtak szerinti, valamint az informatikai alkalmazás használatából fakadó értelemszerű eltérésekkel kell alkalmazni, az ISZ Rendelet erre vonatkozó rendelkezéseinek figyelembevételével.

10. Előzménykutatás

17. § (1) Az ügyészségre érkező minden iratra vonatkozóan meg kell állapítani, hogy az iratnak van-e már előzménye. Ezután kell eldönteni, hogy az iratot kezdő vagy utóiratként kell-e kezelni (lajstromos iktatás esetén) vagy iktatókönyvbe iktatás esetén mely iratokat kell az érkezett irathoz csatolni.

(2) Az érkezett iratra vonatkozó előzménykutatást - amennyiben a beadványban nincs hivatkozás ügyészi számra - a segédkönyvek vagy az informatikai alkalmazások által kezelt nyilvántartások (névmutató, tárgymutató és idegen számok mutatója) alapján kell elvégezni.

11. Szignálás

18. § (1) Érkeztetés és előzménykutatás után a küldeményeket a Legfőbb Ügyészségen az SZMSZ alapján az ügy tárgya szerinti ügyintézési hatáskörrel rendelkező vezetőnek, a fellebbviteli főügyészségen a fellebbviteli főügyésznek, a főügyészségen a főügyésznek, a járási ügyészségen a járási vezető ügyésznek vagy az általuk kijelölt személynek vagy szervezeti egység vezetőjének kell az iktatásra szolgáló számítástechnikai ügyviteli rendszer vagy ügykönyv, valamint az ügyintéző kijelölése céljából bemutatni.

(2) Amennyiben az (1) bekezdésben említett vezető kizárólag a szervezeti egységet jelölte ki, az ügyintézőt a szervezeti egység vezetője jelöli ki.

(3) Az iroda az utóiratokat az előzménnyel együtt az erre vonatkozó vezetői rendelkezés esetén közvetlenül az előadónak is bemutathatja.

(4) Amennyiben az ügyintézői munkakörök területi vagy más ügybeosztás alapján elhatároltak, az (1) bekezdésben megjelölt vezetőnek az ott írtaktól eltérő intézkedése alapján az ügyet közvetlenül az előre kijelölt ügyintézőnek kell bemutatni.

(5) A szignálás során a soron kívüli intézkedést igénylő ügyiratokat a sürgősség fokának megfelelően "Azonnal" vagy "Sürgős" jelzéssel kell ellátni. Ezeket az ügyeket soron kívül, egyébként pedig az érkezés sorrendjében kell elintézni.

19. § (1) Szignálás után az iratokat az iktatás és az ügyintéző részére való kiosztás végett lehetőleg még aznap, legkésőbb a következő munkanapon az irodába vissza kell juttatni.

(2) A szignáló, ha az elintézés módjára vonatkozóan szóbeli megbeszélést tart szükségesnek, a vezetői jelzőlapra vagy az iratra "Ref" jelzést vezet rá. Ezen túlmenően a vezető a vezetői jelzőlapon vagy az iraton az elintézés módjára is adhat utasítást.

(3) A szignáló a büntetőügyekben a jellemző bűncselekmény megnevezését, számítógépes iktatás esetén a jellemző bűncselekmény azonosító kódját is köteles feltüntetni. Közérdekvédelmi szakterületi ügyekben az ügy tárgyát is meg kell jelölni.

12. Iktatás

20. § (1) Az ISZ Rendelet 47. §-ában megjelölteken kívül valamennyi ügyészségre érkezett vagy ott keletkezett iratot iktatni kell.

(2) Az iktatás történhet hagyományos, kézi módszerrel és elektronikusan, informatikai alkalmazás segítségével.

(3)[5] Az ügyészi szervhez érkező, illetve ott keletkező iratokat iktatással kell nyilvántartani. Az iktatás során az ISZ Rendelet 39. § (2) bekezdésében meghatározott adatokat, valamint az irat hollétére vonatkozó adatokat - azok rendelkezésre állása esetén - rögzíteni szükséges.

(4) Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell beiktatni. Soron kívül kell iktatni az "Azonnal" és a "Sürgős" jelzésű iratokat.

(5) Az iktatást minden évben 1-gyel kell kezdeni. A különböző szakmai és funkcionális tevékenységek során alkalmazott iktatószámokat betűjelek - szükség esetén számtartományok - különböztetik meg egymástól.

13. Iktatószám-Ügyszám-Sorszám

21. § (1) Az iktatószám az irat azonosítására szolgál. Az iktatószám a (3) bekezdés szerinti azonosítóból, az ügyszámból (főszám) és alszámból áll.

(2) Az ügyszám az ügy tárgyának és az ügykönyvbe való bejegyzésének azonosítására szolgál. Az ügyszám jelölése: az ügy sorszáma, törve az érkezés évének számával.

(3) Az ügyszám előtt fel kell tüntetni annak az informatikai alkalmazásnak vagy az ügykönyvnek az azonosítóját, amelybe az ügy bejegyzése történt. Az egy iktatókönyvön belül elkülönítendő szervezeti egységek, illetve tevékenységi körök (ügyszakok) azonosítóját szintén az ügyszám előtt, az ügykönyv azonosítót követően kell feltüntetni.

(4) Az ügyszámon belül minden érkezést és intézkedést a főszámhoz tartozó alszámmal kell megkülönböztetni. Az ügyszámot, az alszámot és az évet arab számjeggyel kell megjelölni. Az alszám kiadása egy ügyszámon belül úgy történik, hogy az 1. alszámot mindig a kezdőirat kapja és minden következő utóirat egyedi alszámot kap.

(5) A mellékletek annak az iratnak az iktatószámát kapják, amelyhez tartoznak.

(6) Az ügyszámokat és az alszámokat folyamatos, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni.

(6a)[6] Amennyiben azt a szakterületi ügyintézés módja, illetve a társszervekkel történő kapcsolattartás indokolja, - a Legfőbb Ügyészség Informatikai Főosztálya vezetőjének jóváhagyásával - az iktatószám képzése során az alszám további - római - számokra bontható. Amennyiben a keletkezett irat egy korábbi alszámmal ellátott irat (érkezés) elintézése, úgy az iktatószámot az érkezés alszámának további - római számokkal történő - bontásával kell képezni. A (6) bekezdésben foglaltakat a római számok kiosztása során is alkalmazni kell.

(7)[7] Az igazgatási ügyek kivételével az ügyészségi iratok kezelése során - az ISZ Rendelet 41. § (4) bekezdése szerinti - éven túli iktatás is alkalmazható.

(8)[8] A személyügyi és továbbképzési nyilvántartás iratainak kezelése során a személyügyi és továbbképzési nyilvántartás személyhez kötöttségének megfelelő iktatószám alkalmazható. Ezen eltérő iktatószámképzés esetén is érvényesülnie kell annak, hogy minden irat egyedi és megkülönböztethető iktatószámot kapjon.

14. A papíralapon végzett iktatási sajátosságok

22. § (1) A beérkező iratok iktatásakor az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton el kell helyezni, és a lenyomat rovatait ki kell tölteni.

(2) Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:

a) az ügyészi szerv nevét, székhelyét,

b) az iktatás évét, hónapját, napját,

c) az ügykönyv sorszámát,

d) a mellékelt iratok számát.

23. § (1) Minden év első napján új ügykönyvet és segédkönyvet kell nyitni.

(2) Téves iktatás esetén az ISZ Rendeletben foglaltak betartása mellett azt is meg kell jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra iktatták át.

(3) Az iktatott iratokról név- és szükség szerint idegenszám-mutatót kell vezetni.

24. § (1) A nem papíralapú adathordozón keletkezett iratok mellé az ügyintézőnek kísérőlapot kell csatolni. Az iktatószámot magára az adathordozóra (tokjára) maradandó módon ugyancsak rá kell vezetni. Egy adathordozón - az utasításban szabályozott kivételekkel - egy ügyhöz tartozó iratok tárolhatók.

(2) A nem papíralapú adathordozón érkezett iratok mellé - amennyiben nem azzal érkezik - az érkeztetéskor, az érkeztetést végrehajtónak kell kísérőlapot csatolni, és azon az érkezési azonosítót feltüntetni. A kísérőlapot ilyen esetekben is az ügyintézőnek kell kitölteni.

15. Elektronikus iktatási sajátosságok

25. § (1) Elektronikus iktatás esetén informatikai alkalmazással kell az irathoz kapcsolni mindazon kezelési adatokat, amelyek a hagyományos iratkezelésben szükségesek. Az elektronikus nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket (postakönyvek, kézbesítőkönyvek), amelyekben az átadás-átvétel tényét a saját kezű aláírás bizonyítja.

(2) A felvitt iktatási adatbázist - a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával - hozzáférhetővé kell tenni mindaddig, amíg az ügyintézéshez szükséges.

(3) A felhasználói jogosultságok szabályozása, valamint ennek informatikai megvalósítása során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartások illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

(4) Informatikai alkalmazás használata esetén az érkezési és iktatási adatok rögzítését, módosítását vagy törlését az azt elvégző ügyintéző azonosítójával, az időponttal, valamint törlés és javítás esetén az eredeti adattal naplózni kell. A naplózást az informatikai alkalmazás biztosítja.

16. Az informatikai alkalmazások üzemzavara

26. § (1) Amennyiben az iratkezelés informatikai alkalmazás igénybevételével történik, az informatikai alkalmazás üzemszünete vagy korlátozott működése (a továbbiakban együtt: üzemzavar) esetén, vagy ha az ügyelet ellátása során az informatikai alkalmazás nem elérhető, az ügykönyveket papíralapon kell vezetni.

(2) Az üzemzavar megszűnését követően az ügyirathoz kapcsolódó adatokat rögzíteni kell az informatikai alkalmazás igénybevételével is.

(3) Az üzemzavar esetén használt ügykönyveket az adott év iratai között kell kezelni, azt év végén az 54. § (2) és (3) bekezdésének megfelelően le kell zárni.

17. Segédkönyvek

27. § (1) Az iratok kezelése kapcsán segédkönyveket kell vezetni.

(2) Az ügyészségi tevékenységi napló az ügyintéző átadókönyve, amely az iratok átadásának és átvételének igazolására, illetve az iratok mozgásának követésére szolgál.

(3) Az előadói könyv gazdasági ügyekben igazolja a gazdasági ügyeknek az előadó részére történő átadását, az ügyek elintézését és az iratoknak az iroda részére való visszajuttatását.

(4) A névmutató az ügyiratok keresését segíti az iktatott ügyeknek a terhelt, valamint szükség esetén a sértett, az alperes, a panaszos, a kérelmező stb. nevének betűrendben történő feljegyzésével.

(5) Az idegen számok mutatója az ügyiratoknak idegen szerv ügyszáma szerinti keresését teszi lehetővé.

(6) A tájékoztató (helymutató) az iratok hollétének megállapítására szolgál. Az iratok hollétére vonatkozó adatokat a kelet és az irat helyének egyidejű feltüntetésével, naprakész állapotban kell vezetni.

(7) A határidő-nyilvántartó könyv meghatározott határnapra történő bemutatás időpontjának nyilvántartására szolgál.

(8) Az irattári sorkönyv a kisirattárban elhelyezett iratok kiemelése, visszahelyezése időpontjának és az iratot kikérő nevének nyilvántartására szolgál.

(9) Informatikai alkalmazás használata esetén a segédkönyveket az informatikai alkalmazás szolgáltatja.

18. Az ügyek elintézésének sorrendje

28. § (1) Az ügyintéző az "Azonnal" jelzésű ügyekben a kézhezvétel napján haladéktalanul köteles a szükséges intézkedéseket megtenni. A "Sürgős" jelzésű ügyeket vagy amelyeknek eldöntésétől más ügy megindulása, további elbírálása függ, és azokat, amelyeket a hiányzó iratokkal való felszerelés céljából vissza kell küldeni, soron kívül el kell intézni.

(2) Ha az ügyintéző az ügyet az (1) bekezdésben, illetve valamely jogszabályban vagy legfőbb ügyészi utasításban megállapított időben előreláthatóan elintézni nem tudja - mihelyt az elintézés akadálya előtte ismertté vált - közvetlen vezetőjének köteles jelentést tenni, és az ügyirat elintézési határidejének módosítását, vagy az ügyirat más ügyintézőre való átszignálását kell kérnie.

(3) Minden intézkedésen fel kell tüntetni az elintézés évét, hónapját, napját, és az elintézést az ügyintézőnek és a kiadmányozónak alá kell írnia.

19. Az iratok átadása-átvétele az ügyintézés során

29. § (1) Az ügyészségi iratoknak az ügyintézőnek történő átadását és azoknak visszavételét ügyészi tevékenységi naplóban kell rögzíteni. Informatikai alkalmazás használata esetén a naplót az informatikai alkalmazás szolgáltatja.

(2) A Legfőbb Ügyészségen a Gazdasági Főigazgatóság irodája minden iratot az előadói könyvvel továbbítja, és kapja vissza az ügyintézőtől.

30. § (1) Az ügyintéző köteles minden intézkedése után az irodának pontos, teljes és félre nem érthető utasítást adni.

(2) A kiadmányozónak az ügyek felülvizsgálásakor az iroda számára adott ügykezelési utasítások helyességét is ellenőriznie kell.

(3) Ha az ügykezelési utasítás hiányzik, pontatlan vagy nem világos, az iroda vezetője az iratokat köteles az ügyintézőnek visszaadni.

20. Ügyészi ügykezelési utasítások

31. § (1) Az ügyintéző által adott utasítások leírói, kiadói, kivezetési, határidő-nyilvántartási, valamint egyéb ügyintézői utasításokból állnak.

(2) A leírói utasításban azokat az utasításokat kell megadni, amelyekre a leírónak a tisztázat elkészítése során figyelemmel kell lennie.

(3) A kiadói utasításban meg kell határozni, hogy a leírt kiadmányokat kinek, hány példányban kell megküldeni, az egyes kiadmányokhoz hány darab és milyen mellékletet kell csatolni.

(4) A kiadói utasításban a kézbesítés módját (pl. elektronikus, posta) és - amennyiben ez értelmezhető - a kézbesítés csatornáját is meg kell jelölni.

(5) Az ügyintéző a kézbesítés módját a 37. § (6) bekezdésében írtak figyelembevételével jelöli meg, amennyiben szükségesnek látja, kezdeményezi az ügyészi szerv vezetőjének döntését a közvetlen kézbesítés iránt.

(6) Postai úton történő kézbesítés esetén a kiadói utasításnak szükség esetén meg kell határoznia azt is, hogy az egyes büntetőeljárási cselekményekre és a büntetőeljárásban részt vevő személyekre vonatkozó szabályokról szóló 12/2018. (VI. 12.) IM rendelet 30. § (3) és (4) bekezdése alapján a tértivevényen milyen jelzésű értesítést szükséges feltüntetni.

(7) A kivezetési utasításban a rovatok kitöltésére, valamint a statisztikai lapok kiemelésére kell utasítást adni, megjelölve azok betűjelét, darabszámát és a kiemelés időpontját, amelyeket az egyes szakterületeket szabályozó különleges rendelkezések szerint az irodai alkalmazott ügyészi utasításra vezethet ki.

(8) A határidő-nyilvántartási utasításnál az ügyintézőnek pontosan meg kell jelölni, hogy a nyilvántartás sürgetésre vagy bemutatásra vonatkozik-e. Sürgetési határidő-nyilvántartási utasítás bemutatási határidő nélkül nem adható.

(9) Az egyéb ügyintézői utasítások határozzák meg az irattal kapcsolatos további teendőket (pl. irattárba helyezés, előadónak visszaadás, más előadónak beadás).

32. § (1) Az ügyészi szervre vonatkozó érvényes irattári terv alapján az irattári tételszámot az ügy tárgyának ismeretében az érdemi ügyintéző határozza meg, és rögzíti. Az irattári tételszámot az iratkezelő feljegyzi az iratborítóra, egyidejűleg feltünteti a lajstrom vagy iktatókönyv erre szolgáló rovatában, és rögzíti az informatikai alkalmazásban, majd az iratot az arra jogosult személy - rendelkezés alapján - a megfelelő helyen tárolja.

(2) A számítógépes büntető ügyviteli nyilvántartásban jellemző bűncselekményként azt kell megjelölni, amely - amennyiben az ügyben előfordul - az irattári tervben tételszámot kapott.

(3)[9] Az ügyészi szerv vezetője a nyilvánosság számára adható tájékoztatás rendjéről szóló 14/2023. (X. 5.) LÜ utasítás 7. § (1) bekezdés a)-f) pontjában felsorolt közérdeklődést kiváltó, illetve egyéb - például kriminalisztikai háttere vagy az ügyben alkalmazott jogi megoldás miatt - kiemelkedő jelentőségű, de az irattári tervben külön tételszám alatt nem szereplő ügyekben - az illetékes levéltár egyetértésével - jogosult ügyiratot "levéltárba adandó" minősítéssel ellátni. Az illetékes levéltár hasonlóképpen kezdeményezheti a maradandónak ítélt, kiemelkedő jelentőségű ügyiratok "levéltárba adandó" minősítéssel való ellátását.

21. Eljárás iratok elvesztése, megsemmisülése esetén

33. § (1)[10] Az irat elvesztéséről, megsemmisüléséről azonnal jelentést kell tenni az ügyészi szerv vezetőjének.

(2) Az elveszett, megsemmisült iratok pótlására az ügyészi szerv vezetője haladéktalanul intézkedik; ennek keretében megteszi valamennyi, az iratok reprodukálásához szükséges intézkedést, így különösen[11]

a) elrendeli az iratok teljes vagy részleges pótlását,

b) meghallgatja az eljárásban részt vett személyeket,

c) kiadmányokat, iratmásolatokat szerez be.

(3) A reprodukált iratok példányait a beszerzés helyéről hitelesítve pótborítóban kell elhelyezni. A pótborítón ki kell tölteni mindazokat az adatokat, amelyek ismertek, továbbá fel kell tüntetni a rekonstruálás tényét is.

(4) A (2) bekezdésben foglaltakat megfelelően alkalmazni kell az eljárási cselekmény anyagának hangfelvétel formájában történő őrzése esetében is.

(5)[12] Ha az iratkezelés során rendkívüli esemény következtében iratkárosodás történt, az ügyészi szerv vezetője az illetékes levéltár felé az ISZ Rendelet 64. § (7) bekezdése szerint jár el.

22. Ügyek egyesítése és elkülönítése

34. § (1) Az ügyek egyesítését és elkülönítését külön íven, két (kettőnél több ügy érintettsége esetén az érintett ügyek számával azonos számú) példányban fogalmazott ügyészi intézkedéssel (nem kiadói utasítással) lehet elrendelni.

(2) Egyesíteni csak azonos eljárási szakaszban lévő, azonos szakmai és funkcionális tevékenység során iktatott ügyeket lehet.

(3) Egyesítés esetén az iratokat annál az ügyszámnál kell kezelni, amely a legkorábban keletkezett. Ha valamelyik egyesített ügyben a terhelt letartóztatásba kerül, az egyesített ügyeket ennek ügyszáma alatt kell kezelni.

(4) Azt az ügyszámot, amely alatt az egyesített ügyet kezelik, a korábban önálló ügyek ügyszámainál a jegyzet rovatban az egyesítésre utalással fel kell tüntetni. Az egyesített ügy iratborítóján fel kell jegyezni az egyesítéssel érintett ügyek ügyszámait.

(5) Elkülönítés esetében az elkülönítéssel létrejött új ügy számát annál az ügynél, amelyben az elkülönítést elrendelték, a jegyzet rovatban, továbbá a névmutatóban és a tájékoztatóban fel kell tüntetni.

23. Ügyek csatolása és leválasztása

35. § (1) Folyamatban lévő ügy iratainak más iratokhoz való csatolását csak kivételesen lehet elrendelni. Iratok csatolására az ügyintéző irodai utasításban rendelkezhet.

(2) A csatolást az időpont és az ügyszám megjelölésével a jegyzet rovatban, a tájékoztatóban, valamint az ügyiratok borítóján fel kell tüntetni.

(3) Az iroda az ügyésznek a csatolás megszüntetésére adott utasítására a csatolt ügy iratait leválasztja és helyére visszateszi, ugyanakkor az érintett ügyek jegyzet rovataiban, a tájékoztatóban és az iratborítón a csatolásra vonatkozó feljegyzéseket áthúzza. Csatolt ügyiratok leválasztásuk előtt irattárba nem helyezhetők.

24. Kiadmányozás

36. § (1) A kiadmányozó az intézkedési tervezet kiadmányozásakor az iratot a kézjegye előtt "K" (kiadható) jelzéssel és keltezéssel látja el. A kiadmányra csak a kiadmány keltét és a kiadmányozó nevét kell ráírni "s. k." utójelzéssel, kivéve, ha a kiadmány eredeti aláírást tartalmaz. A kiadmányon fel kell tüntetni az ügyészség megnevezését és az ügyszámot. A kiadmányt - az eredeti aláírás esetét kivéve - az irodavezető vagy az erre kijelölt ügyészségi alkalmazott "kiadmány hiteléül" záradékkal látja el, lepecsételi és aláírja. Az elektronikusan kezelt irat esetén a kiadmányozás az informatikai alkalmazás megfelelő funkciójával történik.

(2) A kiadmányokat a leírók abban a sorrendben kötelesek elkészíteni, ahogyan azok hozzájuk érkeztek. Az "Azonnal", vagy "Sürgős" jelzésű kiadmányokat soron kívül, az érkezés napján, egyéb kiadmányokat pedig - a terjedelmes kiadmányok kivételével - legkésőbb az irodába érkezést követő munkanapon kell elkészíteni.

(3) A kiadmányt egyeztetni kell a kiadmányozott intézkedési tervezettel, és ennek megtörténtét az intézkedési tervezetre fel kell jegyezni. A feljegyzést az egyeztetők aláírják és keltezik.

(4) Az elektronikusan kezelt iratot az ISZ Rendelet rendelkezéseinek megfelelő elektronikus hitelesítést követően lehet kiadmányként kezelni. Az elektronikus hitelesítést a kiadmányozó vagy a vezető által erre felhatalmazott ügyészségi alkalmazott végezheti el.

(5) A papíralapú kiadmányozáshoz az állami címerrel és sorszámmal ellátott bélyegzőt kell használni.

25. Expediálás, az iratok továbbítása

37. § (1) A kiadmány továbbítása előtt ellenőrizni kell, hogy a kiadmány száma és címzése a fogalmazvánnyal, a kelte pedig a kiadmányozás keltével egyezik-e. A küldeményeket a továbbítás módja (elektronikus, posta, egyéb kézbesítés) szerint kell csoportosítani.

(2) Az ügyészi intézkedés kiadmányát az ügyintéző által adott utasításnak megfelelő módon kell továbbítani. Az ugyanazon címzettnek szóló küldeményeket közös borítékban kell elhelyezni. A postai küldemények csak postakönyvvel adhatók fel.

(3) Azon kiadmány esetében, amelynek kézhezvétele a címzett vagy más érdekelt részére jogkövetkezménnyel jár, és általában, amikor az ügyésznek tudnia kell, hogy a kézbesítés szabályszerűen megtörtént-e, a kézbesítés megtörténtének bizonyítása céljából tértivevényt kell kiállítani. A tértivevényt a kézbesítendő ügyirathoz úgy kell hozzákapcsolni, hogy szétválasztáskor se az irat, se a tértivevény ne sérüljön meg.

(4) A postázó a küldeményeket 24 órán belül, de szükség esetén aznap, illetve - külön utasításra - soron kívül köteles továbbítani.

(5) A közönséges és az ajánlott küldemények továbbítása céljára postakönyvet kell használni, amelyet a felvevő postahivatallal hitelesíttetni kell.

(6) Az ügyészséggel azonos épületben elhelyezett hatóságokhoz, más ügyészi szervhez a nem elektronikus úton továbbítandó iratokat közvetlen kézbesítés útján kell eljuttatni. Más esetekben az ügyészi szerv vezetőjének általános vagy egyedi döntése alapján kell közvetlen kézbesítés útján az iratokat kézbesíteni. A kézbesítőkönyvben az átvételt minden esetben igazoltatni kell.

38. § Az irodavezetőnek ellenőriznie kell, hogy a kiadmányozással kapcsolatban végrehajtottak-e minden kiadói, vagy más, ehhez kapcsolódó ügyintézői utasítást, illetve a mellékleteket csatolták-e. E feladat elvégzése után az ellenőrzés tényét az irathoz kapcsolhatóan rögzíteni kell.

26. Visszaérkezett küldemények kezelése

39. § (1) A kézbesítés nélkül visszaérkezett küldeményt az ügyiratban feltűnően meg kell jelölni.

(2) A visszaérkezett küldeményről meg kell állapítani a kézbesítés akadályát. Amennyiben a címzés eltérő a fogalmazványtól és határidő nincs, a küldeményt másodszori postázás útján továbbítani kell az újabb postázás időpontjának az ügyiraton történő feltüntetése mellett. Ha az ügyintéző a fogalmazványon határidőt adott, a visszaérkezett küldeményt haladéktalanul be kell mutatni az ügyintézőnek. Ha a fogalmazvány és a küldemény címzése azonos, a visszaérkezett küldeményt borítékkal együtt az ügyintézőnek kell bemutatni.

(3) A kézbesítés után visszaérkezett tértivevényt ahhoz az ügyirathoz kell szerelni, amelyikhez tartozik. A tértivevények pontos kezelésének biztosítása érdekében minden tértivevényre az ügyszám feljegyzésekor fel kell jegyezni az alszámot is.

(4) Elektronikus kézbesítés esetén az elektronikus visszaigazolásokat informatikai alkalmazással kell az ügy irataihoz hozzákapcsolni.

(5) Ha az elektronikus kézbesítés bármilyen okból meghiúsul, az eljárásra irányadó jogszabályok szerint kell a kézbesítési fikció megállapításáról, illetve erre irányuló jogszabályi kötelezettség esetén a hiteles papíralapú kiadmány címzett részére történő, a papíralapú iratok postázására, kézbesítésére vonatkozó rendelkezésekben foglaltak szerinti kézbesítése iránt intézkedni.

27. Az iratok elküldése és felterjesztése

40. § (1) Az iratok elküldését a jegyzet rovatban az időpont és a cím bejegyzésével kell jelölni. Amennyiben az ügy összes iratait elküldték az ügyészségről, ezt a körülményt is fel kell tüntetni a jegyzet rovatban.

(2) A papíralapú iratokat iratborítóval együtt kell elküldeni. Ilyen esetben pótborítót is kell készíteni a visszamaradó iratok számától függetlenül, és a pótborítóra fel kell jegyezni, hogy az ügyészség az iratokat mikor és hová küldte el. Az iratok megküldésének alapjául szolgáló megkeresést és az iratok elküldését elrendelő eredeti ügyészi intézkedést a pótborítóban kell elhelyezni.

(3) Papíralapú iratok csak ajánlott küldeményként, illetve biztosított csomagként adhatók postára.

(4) Iratnak nem minősülő, valamint az olyan küldeményt, amelyhez nem fűződik jogkövetkezmény, közönséges postai küldeményként is továbbítani lehet.

(5) Az érdemi döntés alapjául szolgáló papíralapú idegen iratok visszaküldése esetén az iratok tartalmából házi feljegyzést kell készíteni azokról az adatokról, amelyeken az érdemi ügyészi döntés alapszik, ha az érdemi döntés alapjául szolgáló adatokat a házi iratok nem tartalmazzák.

(6) Büntetőügyben a házi iratok között kell visszatartani az ügyben készült valamennyi ügyészségi kiadmány egy példányát. Amennyiben a nyomozást az ügyészség folytatja, vagy egyes nyomozási cselekményeket foganatosít, az iratokat kettő példányban kell készíteni. A másolati példányok az ügyészség házi iratait képezik.

(7) Az ügyészségi házi iratoknak a felettes ügyészséghez történő felterjesztése után az ügyészséghez érkezett olyan utóiratokat, amelyekre az elbíráláshoz szükség van, haladéktalanul fel kell terjeszteni a felettes ügyészséghez.

(8) Az elektronikusan küldendő iratokat informatikai alkalmazás útján kell megküldeni.

28. A határidő-nyilvántartások megszervezése

41. § (1) Ha egy ügyben várt válasz a megszabott határidő előtt beérkezik, vagy a határidő lejárt anélkül, hogy az ügyre vonatkozó válasz beérkezett volna, az érintett üggyel kapcsolatos határidőre vonatkozó feljegyzést a nyilvántartó könyvben át kell húzni, és az ügyiratot az ügyintézőnek be kell mutatni.

(2) A határidők informatikai alkalmazás által történő nyilvántartása esetében az informatikai alkalmazás kezelésére vonatkozó szabályok az irányadók.

29. Irattározás

42. § (1) Az iratok irattárba csak a szervezeti egység vezetőjének engedélyével helyezhetők. Irattárba helyezés előtt az irodavezető az irattározásra vonatkozó vezetői engedély meglétét ellenőrzi. Az engedély megadása előtt minden esetben ellenőrizni kell, hogy a kiadási és kezelési utasításokat végrehajtották-e, a feleslegessé vált munkapéldányokat selejtezési eljárás nélkül megsemmisítették-e. Ezt követően az iktatókönyv megfelelő rovatába az irattárba helyezés tényét és időpontját is be kell vezetni.

(2) Az irattárban az iratokat rendezetten, az irattári tételek szerint csoportosítva, azon belül az iktatószámok sorrendjében, nem selejtezhető és selejtezhető csoportosításban kell elhelyezni.

43. § (1) Az ügyirat borítóján (az iratcsomó első lapján) a befejezést követően ügyészi utasítás alapján az irodai ügyintéző feltünteti a selejtezés évét vagy azt, hogy az irat nem selejtezhető, levéltárnak átadandó, illetve megőrizendő.

(2) Az irattáros az iratok irattárba helyezését megelőzően köteles ellenőrizni az (1) bekezdésben említett adatoknak az iratborítóra (az iratcsomó első lapjára) való feljegyzését.

(3) Az irattári tervnek megfelelő tételszámot a lajstromba (iktatókönyvbe) is be kell jegyezni. Amennyiben a lajstromba (iktatókönyvbe) iktatott ügyek egy irattári tételszám alá tartoznak, elegendő azt a lajstrom (iktatókönyv) nyitó - évszámot feltüntető - lapjára egy alkalommal bevezetni.

(4) Számítástechnikai alkalmazással elektronikus adathordozón rögzített adatok irattározása esetén gondoskodni kell arról, hogy az összetartozó (ugyanazon ügyirathoz, ugyanazon nyilvántartáshoz stb. tartozó) adatok lehetőleg ugyanazon elektronikus adathordozón kerüljenek irattározásra.

44. § (1) Az irattárból ügyirat csak hivatalos használatra adható ki, illetve vehető ki. Befejezett ügy iratainak az irattárból való kivételére csak ügyintéző vagy szolgálati felettese adhat utasítást. Az átvevőnek elismervényt kell adni az irat átvételéről, és azt kell az ügyirat helyébe tenni (iratkölcsönzés). Az elismervényen fel kell tüntetni annak az ügynek a számát, és az ügy tárgyának megjelölését, amelyben a befejezett ügy irataira szükség van, az átvételi nap teljes keltét, az átvevő olvasható aláírását és beosztását.

(2) Az elismervényadási kötelezettség nem vonatkozik arra az esetre, ha a befejezett ügyben utóirat érkezik. Ebben az esetben hivatalból kell az irodának az ügy iratait az irattárból kiemelni. Úgyszintén nem kell elismervény arra az esetre sem, ha egy befejezett ügy irattári anyagát másik ügyhöz kell csatolni. A csatolást az irattári sorkönyvbe kell bejegyezni.

(3) Az irattárból kiadott ügyiratot az irattári sorkönyvbe a megfelelő számnál kelet és az azokat elvivő nevének feltüntetésével kell bejegyezni. Hivatalból való érkezés (utóirat) esetén - amennyiben külön irattár van - az irodának való átadást kell bejegyezni. Iratkölcsönzés esetén az elismervény átvételének tényét be kell jelölni a megfelelő ügyszámnál.

(4) Az iratkölcsönzéssel kiadott ügyiratnak az irattárba történő visszajuttatását az irattár kezelésével megbízott ügyészségi alkalmazottnak figyelemmel kell kísérnie. Amennyiben az ügyirat a határidőre, de legkésőbb 30 napon belül nem érkezik vissza, sürgetni kell. Ha az ügyintéző háromszori sürgetés ellenére az ügyiratot nem juttatja vissza, az irattár kezelője köteles az iroda felett felügyeletet gyakorló vezetőnek jelentést tenni. Az iratkölcsönzéssel kiadott ügyeket az irattár kezelője határidőre jegyzi, sürgetés végett.

(5) Az ügyirat visszajuttatásakor az irattári sorkönyvben a bejegyzést át kell húzni, a visszavétel dátumát be kell jegyezni, és az elismervényt meg kell semmisíteni.

(6) Azon az ügyészségen, ahol külön nagyirattár létezik, a nagyirattárba kerülő ügydarabokat minden év január 15. napjától folyamatosan kell az irattár kezelésével megbízottnak átadókönyvvel átadni.

(7) Az iratokat gondosan kell őrizni, azok eltűnéséről az ügyészi szerv vezetőjét haladéktalanul írásban értesíteni kell.

45. § (1) Az iratok - nagy- és kisirattárban - elhelyezése végett az irattár számára olyan, a levéltári, állományvédelmi, valamint tűzrendészeti szabályoknak megfelelő helyiséget kell biztosítani, amelyben az iratokat nedvesség vagy más veszély (állati, növényi kártevő stb.) nem fenyegeti.

(2) A nem papíralapú adathordozók tárolására a gyártó, forgalmazó által meghatározott feltételek mellett az üzemeltetési szabályok az irányadók.

(3)[13] Az ügyészi szerv vezetője - a Legfőbb Ügyészségen az Igazgatási Önálló Osztály és a Gazdasági Főigazgatóság vezetője együttesen, az informatikai vagy számítástechnikai adathordozók esetén az Informatikai Főosztály vezetőjével egyeztetve - gondoskodik az (1) és (2) bekezdésben foglalt feltételek meglétéről, és arról, hogy az irattári kezeléshez szükséges író- és tárolási eszközök rendelkezésre álljanak.

46. § (1) Az irattár kezelésével megbízott személy (a továbbiakban: irattáros) az irattárban őrzött iratokról raktári jegyzéket vezet, amelyben a tárolási egységet (doboz, csomó, kötet stb.), valamint az irattári terv szerinti tagolást is feltünteti.

(2) A kisirattár iratait raktári jegyzék alapján kell a nagyirattárnak átadni.

47. § (1) A felettes ügyészség az alárendelt ügyészségek irattározási rendjét köteles időszakonként ellenőrizni, és a súlyosabb szabálytalanságokról az illetékes levéltárat is tájékoztatnia kell.

(2) Az illetékes levéltár - előzetes bejelentés alapján - az ügyészi szerv irattárát jogosult ellenőrizni.

30. Selejtezés

48. § (1) Az irattárból megsemmisítés vagy nyersanyagként való felhasználás céljából az iratokat csak a selejtezésre vonatkozó előírások szerint lehet kiemelni.

(2)[14] Az iratokat évente - ügyészi szervenként legalább egyszer, legfeljebb négyszer - selejtezni kell. Ennek során kell dönteni azoknak az iratoknak a selejtezéséről, amelyek az irattári terv szerint kiselejtezhetők, és őrzésük ideje lejárt. A megőrzési határidő lejártának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényben lévő irattári tervben szereplő megőrzési időt az ügyirat lezárását követő naptól kell számítani.

(3) A (2) bekezdésben megjelölt idő lejárta előtt is ki lehet selejtezni az iratok között található érdemi, illetve ügyviteli szempontból felesleges - géppel vagy kézzel írt - másolati és piszkozati példányokat.

(4) A papíralapú iratok eredeti példányát hiteles elektronikus másolat készítése esetén sem lehet a (2) bekezdésben megjelölt idő lejárta előtt selejtezni.

(5) A selejtezést legalább háromtagú bizottság folytatja le, amelyben részt vesz legalább egy ügyész és az irattáros.

(6)[15] A selejtezésről a 2. melléklet szerinti jegyzőkönyvet kell készíteni. Amennyiben a selejtezés papíralapon történt, a jegyzőkönyvet három példányban kell elkészíteni.

(7)[16] A selejtezési jegyzőkönyvet a résztvevők aláírják, és - papíralapú jegyzőkönyv esetén - az ügyészi szerv bélyegzőjével látják el.

49. § (1) A selejtezés megtörténtét a lajstromban (iktatókönyvben) és a raktári jegyzékben a megfelelő tételszámnál a "kiselejtezve" szónak és a selejtezés évének bejegyzésével kell feltüntetni.

(2)[17] A selejtezés helyéről és idejéről - a selejtezés megkezdése előtt legalább 30 nappal - az illetékes levéltárat írásban értesíteni kell, és részére a selejtezést követően az ügyészi szerv vezetője a selejtezési jegyzőkönyvet - amennyiben papíralapon készült, a jegyzőkönyv két példányát - megküldi.

(3) A selejtezett iratok megsemmisítésére, felhasználására, illetve értékesítésére csak az illetékes levéltárnak a visszaküldött selejtezési jegyzőkönyvre vezetett hozzájárulása után kerülhet sor.

(4) A selejtezésre kerülő iratnál lévő olyan tárgyat, amely iratnak nem minősül, ki kell adni a jogosultnak, ennek akadálya esetén meg kell semmisíteni.

50. § (1) A megsemmisítésre váró papíralapú iratokat zsákokban kell elhelyezni, melyben más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy nem helyezhető el. A zsákokra a megsemmisítendő iratokat elhelyező szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, a csomagolást úgy kell elvégezni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen.

(2) A selejtezett iratanyag megsemmisítéséről az ügyészi szervezeti egység vezetője, az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik, rendelkezik a megsemmisítendő iratok elszállításig történő elhelyezésről és biztonságos őrzésről.

(3) A selejtezett iratokat legalább egy ügyészségi alkalmazott jelenlétében, megfelelő - az adathordozó anyagától függő - módszer alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy utólag ne lehessen a tartalmukat megállapítani vagy helyreállítani.

(4) A megsemmisítés tényét dokumentálhatóan igazolni kell.

(5) Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus iratok megsemmisítése a (2)-(4) bekezdésben foglaltak szerint, az adathordozó megsemmisítésével történik.

(6) Az informatikai alkalmazásban tárolt elektronikus iratok megsemmisítését az ISZ Rendeletben foglaltak szerint kell elvégezni.

31. Levéltárba adás

51. § (1) Különös figyelemmel kell lenni a maradandó értékű, nem selejtezhető iratok megőrzésére.

(2) A maradandó értékű, nem selejtezhető iratokat teljes, lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, annak mellékletét képező iratjegyzékkel, az átadó költségére az irattári tervnek megfelelően, a 3. melléklet szerinti átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében kell átadni az illetékes levéltárnak. A visszatartott iratokról külön jegyzék készül.

(3) Az irattári terv alapján mintavételezéssel levéltárba adandó iratokat a levéltárba adás irattári tervben megjelölt idejéig meg kell őrizni, ezt követően az illetékes levéltár saját mintavételezési eljárásrendje szerint kiválasztott iratokat a nem selejtezhető iratokra vonatkozó rendelkezéseknek megfelelően át kell adni a levéltárnak. A mintavételezés során levéltári átadásra ki nem választott iratok ezt követően selejtezhetőek.

(4) A selejtezett, illetve a levéltárnak átadott iratokkal kapcsolatban számítástechnikai adathordozón is tárolt adatok irattári tervben meghatározott körét, továbbá a számítógépes adatállományból ügyészségenként a hagyományos lajstromnak és mutatóknak (név-, illetve tárgymutató) megfelelő adatállománnyal rendelkező listákat az illetékes levéltár részére számítástechnikai adathordozón, a levéltárnak megfelelő formátumban kell átadni.

(5) Az átadás-átvételi jegyzőkönyv tartalmazza az átadó szerv nevét, a fogadó levéltár nevét, az átadandó iratok évkörét, mennyiségét és ezt követően raktári egységenként az iratok iktatószámát (jegyzékét), valamint az átadásért-átvételért felelősök nevét és aláírását.

(6) Az őrzési időt az ügyben tett utolsó érdemi intézkedést, lajstromok, iktatókönyvek, ügyviteli segédkönyvek és egyéb nyilvántartások esetében az utolsó bejegyzést, archivált számítógépes adatállományok esetében az archiválás időpontját, személyzeti ügyekben a szolgálati viszony megszűnését követő év január 1-jétől kell számítani.

V. Fejezet

Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme

32. Iratvédelmi intézkedések, hozzáférési jogosultságok

52. § (1) Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott elektronikus adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind az elektronikus adathordozó esetében.

(2) Az ügyészségi alkalmazott csak ahhoz az - akár papíralapú, akár elektronikus adathordozón tárolt - irathoz, illetve adathoz férhet hozzá, amelyre munkaköre ellátásához szüksége van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell tartani.

33. Hiteles másolatok készítése, másolatok és mellékelt iratok kiadása, iratok megtekintése

53. § (1) Iratokról hiteles másolat készítésére az ügy előadója, az irodavezető vagy a főosztályvezető, a fellebbviteli főügyész, a főügyész, illetve a vezető ügyész által általános jelleggel vagy egyedileg erre kijelölt, a másolat elkészítéséhez és hitelesítéséhez szükséges eszközökkel rendelkező ügyészségi alkalmazott jogosult.

(2) Hiteles másolat csak az utasítás, az ISZ Rendelet, illetve az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény hiteles másolatok kiállítására vonatkozó rendelkezéseinek megfelelően, az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet III. fejezetében, valamint 121. és 122. §-ában foglalt szabályok szerint készíthető.

(3) Ügyiratok lemásolás céljából ügyfélnek nem adhatók ki.

(4) Az iratokhoz csatolt okiratok és egyéb mellékelt iratok kiadásáról az ügyintéző dönt. Ilyen esetben rögzíteni kell, hogy milyen mellékelt iratot adtak ki. A mellékelt iratok átvételét keltezéssel és aláírással kell igazoltatni.

(5) Az ügyészségen - ha ennek feltételei adottak - az ügyfelek elektronikusan gyakorolhatják iratmegtekintési jogukat.

(6) Ügyészségi házi iratokról - az ügyészség teljes tevékenységi körét illetően - tájékoztatás nem adható, kivéve, ha a nyilvánosságra hozatalt a legfőbb ügyész közérdekből engedélyezi.

VI. Fejezet

Egyéb rendelkezések

54. § (1) A statisztikai adatszolgáltatás alapjául szolgáló összesítéseket, a statisztikára vonatkozó előírások szerinti időközönként kell elvégezni. Ha valamely statisztikai adatszolgáltatás alapadatai számítógépes adathordozón rendelkezésre állnak, és a statisztikai adatszolgáltatáshoz szükséges feldolgozást informatikai alkalmazás végzi, úgy gondoskodni kell helyi feldolgozás esetén az érintett feldolgozó informatikai alkalmazás futtatásáról, területi vagy központi feldolgozás esetén az alapadatoknak a feldolgozást végző ügyészi szervezeti egységhez történő eljuttatásáról.

(2) Év végi záráskor az ügykönyvekben az évi utolsó bejegyzést vízszintes kettős vörös vonallal kell aláhúzni és beírni a lezárás időpontját. A lezárási bejegyzést a lajstromvezető (ügykönyvvezető), valamint a Legfőbb Ügyészségen a főosztályvezető, a fellebbviteli főügyészségen a fellebbviteli főügyész, a főügyészségen a főügyész, a járási ügyészségen a vezető ügyész is aláírja.

(3) Az ügykönyvekben az ügy befejezésekor a tárgyrovatot átlós irányban kitörölhetetlen vörös vonallal át kell húzni, és a jegyzetrovatba ugyancsak kitörölhetetlen vörössel "Bef." szót kell írni. Azokban az ügyekben, amelyekben eredményességre is várni kell, a "Bef." szó csak akkor jegyezhető be, ha az eredményességre vonatkozó értesítés beérkezett.

(4) Az év végi zárás után folyamatban maradt ügyeket az új iktatókönyv elejére az eredeti számokkal át kell másolni, és az átmásolás tényét a régi ügykönyv jegyzetrovatában kitörölhetetlen vörös "Átm." jelzéssel kell feltüntetni. Az ügy- és iratkezelés minden évben csak egy ügykönyvben történhet.

(5) Amennyiben az iktatási adatokat informatikai alkalmazás segítségével rögzítik és kezelik, a teljes adatbázist félévente és évente elkülönített módon archiválni kell. Az archiválást az informatikai alkalmazás jellegétől függően lokálisan, regionálisan, vagy központilag kell elvégezni.

34. Félfogadás

55. § (1) Az ügyfél meghallgatása során egyszerűbb esetekben hivatalos feljegyzést, egyébként jegyzőkönyvet kell felvenni minden olyan bejelentésről, panaszról, amely ügyészi intézkedést igényel. A jegyzőkönyvet úgy kell felvenni, hogy az tartalmazza mindazokat az adatokat, amelyek az ügy gyors elintézését biztosítják. Ha a panaszos kérelme szóbeli jogi tanácsadással vagy felvilágosítással végleg elintézhető, az írásba foglalást mellőzni lehet.

(2) A felvett jegyzőkönyvet és az ügyféltől írásban átvett beadványt a félfogadást ellátó ügyész (alügyész, ügyészségi fogalmazó, ügyészségi megbízott) még aznap köteles az illetékes irodának átadni.

(3) Az ügyfél kérelmére a jegyzőkönyvbe foglalásról elismervényt kell adni, amelyen fel kell tüntetni a jegyzőkönyvezés napját. Amennyiben a jegyzőkönyv kizárólag az ügyfél által előadottakat tartalmazza, elismervény helyett a jegyzőkönyv egy példányát kell átadni.

(4) A félfogadás főbb adatairól naplót kell vezetni, amelynek tartalmaznia kell a félfogadás napját, az ügyfél nevét, lakóhelyét, panaszának tárgyát és az ügyészi intézkedést, valamint a félfogadást ellátó ügyészségi alkalmazott nevét.

35. Ügyészségi épületből elvitt iratok kezelése

56. § (1) Az ügyészségi alkalmazott felelősséggel tartozik a birtokában lévő ügyészségi iratokért, különös tekintettel azok kezeléséért, őrzéséért, szállításáért, illetve illetéktelen kezekbe kerüléséért.

(2) Az ügyészi szervek (a Legfőbb Ügyészségen az önálló szervezeti egységek) vezetői helyi érvényű ügyviteli szabályozás keretében rendelkeznek az iratok ügyészségi épületből történő elviteléről. Ennek keretében úgy kell megállapítani az irat elvitele engedélyezésének módját és az elvitt iratokról vezetett nyilvántartás adattartalmát, hogy - irat eltűnése vagy illetéktelen kezekbe kerülése esetén - egyértelműen megállapítható legyen az érintett ügyészségi alkalmazott felelőssége.

(3) Elektronikus iratok esetében az (1) és (2) bekezdésben foglaltakon túl - az elektronikus iratokra vonatkozó sajátosságok figyelembevétele mellett - akként kell eljárni, hogy azok csak ügyészségi hordozható munkaállomáson tárolhatók, melyeket az ügyészségi hálózattól eltérő hálózathoz csatlakoztatni tilos.

36. Gyűjtőszekrény

57. § (1) Valamennyi ügyészi szervnél a beadványok részére gyűjtőszekrényt kell elhelyezni.

(2) A gyűjtőszekrényen fel kell tüntetni a naponta történő kiürítés időpontját. Nagy forgalmú ügyészségeken naponta két ízben, reggel és kora délutáni órákban, más ügyészségeken naponta egyszer, reggel közvetlenül munkakezdés után kell az irodavezetőnek vagy az erre kijelölt ügyészségi alkalmazottnak a gyűjtőszekrényt kiürítenie.

37. E-mail, távbeszélő és telefax igénybevételének szabályai

58. § (1) Az ügyintézés meggyorsítása érdekében az ügyészség sürgetésekre, intézkedésekre, felhívások közlésére, szakértő, tolmács, terhelt, tanú stb. behívására, hatóságok tájékoztatására, tudakozódásra e-mailt, távbeszélőt, telefaxot is igénybe vehet, ha jogszabály másként nem rendelkezik.

(2) E-mail, távbeszélő, telefax csak akkor használható, ha a másik fél személye nem kétséges, vagy a közlés tudomásul vételére bárki jogosult, és ennek jogszabályban írt feltételei egyébként fennállnak.

(3) A folyamatban lévő ügyekről - kivéve, ha azt jogszabály kifejezetten lehetővé teszi - tilos a feleknek e-mailen, távbeszélőn vagy telefaxon érdemben felvilágosítást adni.

(4) Távbeszélőn tett intézkedésekről, valamint a távbeszélőn vett utasításról, értesítésről, jelentésről a vonatkozó ügyiraton vagy külön lapon hivatalos feljegyzést kell készíteni.

(5) Ügyészségi hivatalos küldeményként e-mailben vagy telefaxon csak kiadmányozott ügyészségi irat továbbítható. Az elküldött e-mailt kinyomtatva el kell helyezni az ügyiratban.

(6) Iratok telefaxon történő továbbítása esetén ki kell tölteni, és az iratokkal együtt továbbítani kell a telefax előlapot, mely tartalmazza a feladó és a címzett megnevezését, a telefax számát, az ügyészségi ügyszámot, valamint az irat megnevezését, oldalainak számát, a továbbítás időpontját. Az előlapot a későbbiekben az ügyészségi házi iratok között kell kezelni. A telefax forgalomról külön nyilvántartást lehet vezetni. Az ügyészségen maradó kiadmány mellé csatolni kell a telefax elküldésének igazoló lapját.

(7) Az (1) bekezdésben írtak szerinti e-mail (5) bekezdés szerint kinyomtatott változatát, a telefaxot, valamint a (4) bekezdésben írtak szerint készült feljegyzést egyebekben az iratkezelés általános szabályai szerint kell kezelni.

38. Ügyészi szerv megszűnése

59. § (1) Ügyészi szerv megszüntetése esetén iratait a feladatait átvevő ügyészi szerv irattárában kell elhelyezni.

(2) A megszűnő ügyészi szerv vezetője az irattári anyag új elhelyezéséről az átadás előtt legalább nyolc nappal értesíti az illetékes levéltárat.

(3) A megszűnő ügyészi szerv záró elektronikus adatállományát elkülönített módon archiválni kell. Az archiválást a jogutód ügyészségi szervezeti egységnek az adatállomány átvételekor kell elvégezni.

VII. Fejezet

Záró rendelkezések

60. § (1) Felhatalmazást kap a Legfőbb Ügyészség Informatikai Főosztályának vezetője, hogy az egyes szakmai és funkcionális tevékenységek ügyvitelére vonatkozó különös szabályokat

a) a főosztályvezetői körlevél kiadására jogosult főosztályvezető ügyésszel együtt kiadott főosztályvezetői körlevélben, vagy

b) a főosztályvezetői körlevél kiadására nem jogosult szakmai, illetve funkcionális tevékenységet végző önálló szervezeti egység vezetőjének egyetértésével főosztályvezetői körlevélben

állapítsa meg.

(2) A Legfőbb Ügyészség Informatikai Főosztályának vezetője az ügykezelés különös szabályait a szakmai és funkcionális tevékenységet végző önálló szervezeti egységek vezetőivel egyetértésben szükség szerint megváltoztathatja. E változtatás az utasítást nem érintheti.

(3) Felhatalmazást kap

a) a Legfőbb Ügyészség Gazdasági Főigazgatóságának vezetője a selejtezésre kerülő iratok további irodai hasznosítására, illetve értékesítésére,

b) az Országos Kriminológiai Intézet igazgatója az intézet iratkezelésére

vonatkozó szabályok meghatározására.

61. § (1) Ez az utasítás - a (2) bekezdésben foglalt kivétellel - 2019. január 1-jén lép hatályba.

(2) A 8. § (3)-(8) bekezdése 2020. január 1-jén lép hatályba.

62. § (1) Az 1959. január 1-je és az 1971. december 31-e között érkezett (keletkezett) iratok őrzésére és selejtezésére a 24/1958. Legf. Ü. utasítást, az 1972. január 1-je és 1983. december 31-e között érkezett (keletkezett) iratok őrzésére és selejtezésére az 1/1972. Legf. Ü. utasítás mellékleteként kiadott "Ügyészi szervek irattári tervét", az 1984. január 1-je és az 1998. december 31-e között érkezett (keletkezett) iratok őrzésére és selejtezésére az 1/1984. Legf. Ü. utasítással és a 10/1991. Legf. Ü. utasítással módosított 1/1972. Legf. Ü. utasítás mellékleteként kiadott "Ügyészi szervek irattári tervét" kell alkalmazni. Az 1999. január hó 1-je és a 2008. január 31-e között érkezett (keletkezett) iratok őrzésére és selejtezésére a 6/1998. (ÜK. 1999/1.) LÜ utasítás mellékleteként kiadott "Ügyészi szervek irattári tervét", a 2008. február 1-je és a 2018. december 31-e között érkezett (keletkezett) iratok őrzésére és selejtezésére a 2/2008. Legf. Ü. utasítással módosított 6/1998. (ÜK. 1999/1.) LÜ utasítás mellékleteként kiadott"Ügyészi szervek irattári tervét" kell alkalmazni. Az 1. mellékletként kiadott irattári terv a 2019. január hó 1-je után érkezett (keletkezett) iratokra vonatkozik.

(2) A megszüntetett katonai ügyészi szervezet esetében az 1959. január 1-je és 1995. december 31-e között érkezett (keletkezett) iratok őrzésére és selejtezésére a 3/1990. katonai főügyészi utasítással és a 2/1991. katonai főosztályvezetői utasítással módosított, a katonai ügyészségek ügyviteli szabályzatáról szóló 1/1981. katonai főosztályvezetői utasítás 1. számú mellékleteként kiadott "katonai ügyészi szervek irattári tervét" kell alkalmazni. Az 1996. január hó 1-je és a 2008. január 31-e között érkezett (keletkezett) iratok őrzésére és selejtezésére a 6/1998. (ÜK. 1999/1.) LÜ utasítás mellékleteként kiadott "Ügyészi szervek irattári tervét", a 2008. február 1-je és a 2011. december 31-e között érkezett (keletkezett) iratok őrzésére és selejtezésére a 2/2008. Legf. Ü. utasítással módosított 6/1998. (ÜK. 1999/1.) LÜ utasítás mellékleteként kiadott "Ügyészi szervek irattári tervét" kell alkalmazni.

63. § Hatályát veszti az ügyészi szervezet iratkezelési szabályzatának bevezetéséről szóló 6/1998. (ÜK. 1999/1.) LÜ utasítás.

Dr. Polt Péter s. k.,

legfőbb ügyész

1. melléklet a 26/2018. (XII. 28.) LÜ utasításhoz

Az ügyészi szervek 2019. január 1-je után érkezett (keletkezett) iratokra vonatkozó irattári terve

Az irattári tervben előforduló rövidítések:

a) NS - nem selejtezhető, levéltárba átadandó

b) HN - nem selejtezhető, az ügyészségen határidő nélkül őrizendő

c) MV - nem selejtezhető, mintavételezést kővetően levéltárba átadandó, az átadás után a mintavételezéssel ki nem választott irat selejtezhető

2. melléklet a 26/2018. (XII. 28.)LÜ utasításhoz

3. melléklet a 26/2018. (XII. 28.) LÜ utasításhoz