31983R0354[1]

A Tanács 354/83/EGK, EURATOM rendelete 1983. február 1-jei az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról

A TANÁCS 354/83/EGK, EURATOM RENDELETE

(1983. február 1.)

az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról

AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK TANÁCSA,

tekintettel az Európai Gazdasági Közösséget létrehozó szerződésre, és különösen annak 235. cikkére,

tekintettel az Európai Atomenergia-közösséget létrehozó szerződésre és különösen annak 203. cikkére,

tekintettel a Bizottság javaslatára, ( 1 )

tekintettel az Európai Parlament véleményére, ( 2 )

mivel feladataik ellátása során az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség intézményeinél jelentős mennyiségű dokumentum keletkezett, és mivel ezek a dokumentumok a külön jogi személyiséggel rendelkező közösségek tulajdonát képezik;

mivel a tagállamokban és a nemzetközi szervezeteknél egyaránt általános gyakorlat, hogy meghatározott év elteltével az irat- és levéltárakat a nyilvánosság számára hozzáférhetővé teszik; mivel közös szabályokat kell megállapítani az Európai Közösségek levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásával kapcsolatosan;

mivel az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség intézményeitől származó egyes iratok és egyéb irattári anyagok a tagállamok irat- és levéltáraiban találhatóak; mivel a tagállamok eltérő szabályokat alkalmaznak annak meghatározására, hogy mikor és milyen feltételek mellett bocsáthatják irat- és levéltáraikat a nyilvánosság rendelkezésére; mivel a közösségi intézményektől származó titkosított iratokat és egyéb irattári anyagokat meg kell védeni attól, hogy az e rendeletben előírtaknál kevésbé szigorú feltételekkel bocsássák azokat a nyilvánosság rendelkezésére a nemzeti irat- és levéltárakon keresztül;

mivel a közösségi irat- és levéltárak feldolgozása és kritikai elemzése, azok általános, történeti kutatásokkal kapcsolatos értékén túl, megkönnyíti a közösségi ügyekbe bevont testületek tevékenységét, és ezáltal hozzájárul a Közösség céljainak hatékonyabb megvalósításához;

mivel a szerződések nem jelölnek meg különös intézkedési jogkört az ilyen tárgyú közös szabályok megállapítása tekintetében;

mivel kizárólag bizonyos alapvető elveket szükséges megállapítani, az egyes közösségi intézmények feladata az ezen elvek belső végrehajtásához szükséges szabályok megalkotása,

ELFOGADTA EZT A RENDELETET:

1. cikk

(1) E rendelet célja, hogy amennyiben ez lehetséges, biztosítsa a történelmi vagy közigazgatási értékkel bíró dokumentumok megőrzését, és a nyilvánosság számára az ezekhez történő hozzáférést.

E célból az Európai Közösség és az Európai Atomenergia-közösség valamennyi intézménye, valamint az Európai Gazdasági és Szociális Bizottság, a Régiók Bizottsága, illetve a jogalkotó által létrehozott ügynökségek és hasonló szervek (a továbbiakban: intézmények) létrehozzák saját levéltárukat, és az e rendeletben előírt feltételek szerint a dokumentumok keletkezésének időpontjától számított 30 éves időszak lejártával megnyitják azokat a nyilvánosság számára.

(2) E rendelet alkalmazásában:

a) "az Európai Közösségek intézményeinek irattára": típusától és adathordozójától függetlenül az összes olyan dokumentum, amelyet az intézmények valamelyike vagy annak bármely képviselője vagy alkalmazottja hozott létre vagy kapott a feladatai teljesítése során, és amely az Európai Közösség és/vagy az Európai Atomenergia-közösség (a továbbiakban: az Európai Közösségek) tevékenységével kapcsolatos;

b) "az Európai Közösségek intézményeinek levéltára": az Európai Közösségek intézményei irattárának az a része, amelyet a 7. cikkben megállapított feltételek szerint állandó megőrzésre kiválasztottak.

(3) Minden olyan dokumentum, amely az (1) bekezdésben előírt időszak lejárta előtt a nyilvánosság számára hozzáférhető, korlátozás nélkül hozzáférhető marad.

(4) Az (1) bekezdésben előírt 30 éves időtartam elteltét követően a levéltárakhoz való hozzáférést mindenki számára biztosítani kell, aki azt kéri, és aki magára nézve kötelezőnek fogadja el az egyes intézmények által e célra megállapított belső szabályzatot.

(5) A levéltár irataihoz másolati formában lehet hozzáférni. Az intézmények azonban az iratok és egyéb irattári anyagok eredeti példányait is rendelkezésre bocsájthatják, amennyiben a felhasználó különös, megfelelően indokolt érdekeltségét igazolja.

2. cikk

(1) A nyilvánosságnak az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz történő hozzáféréséről szóló, 2001. május 30-i 1049/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet ( 3 ) 4. cikke (1) bekezdésének b) pontjában meghatározott magántitokkal és magánszemélyek integritásával kapcsolatos kivételek alá tartozó dokumentumok esetében, valamint a természetes és jogi személyeknek az 1049/2001/EK rendelet 4. cikkének (2) bekezdésében meghatározott kereskedelmi érdekeivel - ideértve a szellemi tulajdont - kapcsolatos kivételek alá tartozó dokumentumok esetében a kivételek a 30 éves időszak után is alkalmazhatók a dokumentum egészére vagy részére, ha teljesülnek az alkalmazásukra vonatkozó feltételek.

(2) Az 1049/2001/EK rendelet 4. cikke (1) bekezdésének b) pontjában meghatározott magántitokkal és magánszemélyek integritásával kapcsolatos kivételek alá tartozó dokumentumok, köztük az Európai Közösségek személyzeti anyagai a személyes adatok közösségi intézmények és szervek által történő feldolgozása tekintetében az egyének védelméről, valamint az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, 2000. december 18-i 45/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelettel ( 4 ), és különösen annak 4. és 5. cikkével összhangban tehetők közzé.

(3) Mielőtt döntés születne olyan dokumentumoknak a nyilvánosság számára történő hozzáférhetővé tételéről, amelyek közzététele a természetes vagy jogi személyek kereskedelmi érdekeit, ideértve a szellemi tulajdont, az 1049/2001/EK rendelet 4. cikke (2) bekezdése első franciabekezdésének meghatározása szerint hátrányosan befolyásolhatja, az intézmény az egyes intézmények által megállapítandó szabályokkal összhangban tájékoztatja az érintett személyt arról a szándékáról, hogy a szóban forgó dokumentumokat a nyilvánosság számára hozzáférhetővé teszi. A dokumentumokat nem lehet kiadni, ha - figyelembe véve az érintett személyek észrevételeit - az intézmény úgy ítéli meg, hogy azok közzététele hátrányosan befolyásolná az ilyen kereskedelmi érdekeket kivéve, ha a közzétételt az ezt felülbíráló közérdek teszi szükségessé.

(4) Az 1049/2001/EK rendelet 9. cikke szerinti minősített dokumentumokhoz az említett rendeletben megállapított korlátok között lehet hozzáférni.

3. cikk

A nyilvánosság nem kaphat betekintést azokba a dokumentumokba, amelyeket az Európai Atomenergia-közösséget létrehozó szerződés 24. cikkének végrehajtásáról szóló, 1958. július 31-i 3. tanácsi rendelet ( 5 ) 10. cikkével összhangban titkosítottak, és ezt a titkosítást nem oldották fel.

5. cikk

Az 1. cikk (1) bekezdésében meghatározott 30 éves időtartamra vonatkozó előírás betartása érdekében minden intézmény a megfelelő időben, de legkésőbb a dokumentumok keletkezési időpontját követő 25. évben megvizsgálja az érintett intézmény szabályaival összhangban titkosított valamennyi dokumentumot annak eldöntése érdekében, hogy azok titkosítását fel kell-e oldani. Az olyan dokumentumokat, amelyeket az első ilyen vizsgálat során nem oldanak fel a titkosítás alól, időszakonként, de legalább ötévenként ismét felül kell vizsgálni.

6. cikk

Amennyiben az 1. cikk (1) bekezdésében meghatározott 30 éves időtartam lejárta után valamely tagállam közzé kívánja tenni az intézményektől származó és a 2. vagy 3. cikk hatálya alá tartozó nyilvános dokumentumokat, konzultál az érintett intézménnyel olyan döntés meghozatala érdekében, amely nem veszélyezteti az e rendeletben megfogalmazott célok elérését.

7. cikk

Valamennyi intézmény a saját jelenlegi irattárában őrzött minden dokumentumot legkésőbb a keletkezése időpontja utáni 15 évvel átszállít a levéltárába. Az egyes intézmények által a 9. cikk alapján megállapított szempontok szerint az intézmények egy előzetes válogatást végeznek azzal a céllal, hogy a megőrzésre kerülő dokumentumokat elkülönítsék a közigazgatási vagy történeti értékkel nem rendelkező dokumentumoktól.

8. cikk

(1) Az Európai Unió Bírósága (Bíróság) és az Európai Központi Bank (EKB) kivételével valamennyi intézmény a firenzei Európai Egyetemi Intézetben (EUI) helyezi el a levéltári anyagaik részét képező, és az általuk a nyilvánosság számára e rendeletnek megfelelően hozzáférhetővé tett dokumentumokat. Az elhelyezésre a mellékletnek megfelelően kerül sor.

Az első albekezdés ellenére a levéltári anyagaikat elhelyező intézmények jogi vagy igazgatási okokból egyes eredeti dokumentumokat kivonhatnak az EUI-nál elhelyezendő dokumentumok köréből. Ez esetben ezen dokumentumok mikrofilmmásolatát vagy digitális másolatát helyezik el.

(2) Kérésre az egyes intézmények átadják a tagállamok és a többi intézmény számára - ha az illető tagállam nem az intézmény helye szerinti állam, vagy az intézmények nem ugyanabban a tagállamban találhatóak - levéltáruk teljes mikrofilmmásolatát, amennyiben az ezekhez való nyilvános hozzáférés e rendelet alapján biztosítható.

(3) Az EB és az EKB önkéntes alapon elhelyezheti levéltári anyagait az EUI-nál.

(4) A levéltári anyagaikat elhelyező intézmények megőrzik azok tulajdonjogát, és az EUI-nál elhelyezett vagy egyébként az EUI rendelkezésére bocsátott dokumentumok és akták összeállításáért fennálló kizárólagos felelősségük is fennmarad.

(5) Az intézmények levéltári anyagainak az EUI-nál történő elhelyezése nem érinti a levéltári anyagoknak az Európai Unióról szóló szerződéshez, illetve az Európai Unió működéséről szóló szerződéshez mellékelt, az Európai Unió kiváltságairól és mentességeiről szóló 7. jegyzőkönyv 2. cikke szerinti védelmét.

(6) Az EUI gondoskodik az elhelyezett levéltári anyagok megőrzéséről és megóvásáról. E megőrzés és megóvás során tiszteletben kell tartani a levéltári anyagok fizikai védelmére vonatkozó elismert nemzetközi standardokat, és legalább azokat a műszaki és biztonsági szabályokat, amelyek megfelelnek az állami levéltári anyagok megőrzésére és kezelésére Olaszországban alkalmazott szabályoknak. Ennek érdekében az elhelyezett dokumentumokat kifejezetten erre a célra épített irattárban őrzik meg.

(7) Az EUI-nál elhelyezett uniós levéltári anyagok kezelésével megbízott személyi állományért kizárólag az EUI felel. Az EUI biztosítja, hogy a levéltári anyagok kezelésével megbízott személyi állomány tagjai rendelkeznek az ehhez a munkakörhöz szükséges szakmai képesítésekkel.

(8) A levéltári anyagait elhelyező minden egyes intézmény jogosult tájékoztatást kapni azoknak az EUI általi kezeléséről, és megvizsgálni az ott elhelyezett levéltári anyagait.

(9) Az (1) és a (3) bekezdés alapján kapott levéltári anyagokat az EUI hozzáférhetővé teszi a nyilvánosság számára. Ugyanazon levéltári anyagnak egy másolatát az intézmények is hozzáférhetővé tehetik a nyilvánosság számára.

(10) Az uniós levéltári anyagok kezelésének költségeit a levéltári anyagaikat elhelyező intézményeknek a vonatkozó költségvetési tételhez való hozzájárulásai fedezik, az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról szóló, 2012. október 25-i 966/2012/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendeletnek ( 6 ) megfelelően a költségvetési hatóság által rendelkezésre bocsátott éves előirányzatok keretein belül. E pénzügyi hozzájárulások nem fedezhetik az épületeknek és az adattáraknak a levéltári anyagok és a személyi állomány befogadására való rendelkezésre bocsátását, illetve átalakítását.

Az első albekezdésben említett hozzájárulások mértéke a levéltári anyagaikat elhelyező intézmények létszámtervével arányos. Valahányszor újabb intézmények kezdik meg levéltári anyagaiknak az EUI-ban való elhelyezését, illetve legalább ötévente, a hozzájárulásokat újra kell számolni.

(11) Az EUI a 45/2001/EK rendelet 2. cikke szerinti feldolgozóként jár el, a levéltári anyagaikat elhelyező intézmények utasításai alapján. Az EUI az említett rendeletben meghatározott biztosítékoknak megfelelően dolgozza fel az intézmények levéltári anyagaiban foglalt személyes adatokat.

(12) Az EUI-nál elhelyezett levéltári anyagokban foglalt személyes adatok feldolgozása tekintetében továbbra is az európai adatvédelmi biztos rendelkezik az intézmények feletti felügyeleti jogkörökkel.

9. cikk

(1) Valamennyi intézmény az e rendelet alkalmazására vonatkozó belső szabályokat fogad el. Ezek közé tartoznak a levéltári anyagok megőrzésére és a nyilvánosság számára történő megnyitására, valamint az azokban foglalt személyes adatok védelmére vonatkozó szabályok. Az intézmények levéltári anyagaikat lehetőség szerint elektronikus úton is hozzáférhetővé teszik a nyilvánosság számára - ideértve a digitalizált és a már digitális formátumban létrehozott levéltári anyagokat is -, valamint előmozdítják az azokba való internetes betekintést. Emellett megőrzik azokat a dokumentumokat is, amelyek különleges igényeket kielégítő formában (úgymint Braille-írással, nagy betűkkel szedve vagy hangfelvételen) is hozzáférhetők

(2) Valamennyi intézmény évente tájékoztatást tesz közzé levéltári tevékenységeiről.

(3) A levéltári anyagaikat elhelyező intézmények nevében a Bizottság partnerségi keretmegállapodást köt az EUI-val. A partnerségi keretmegállapodás részletes rendelkezéseket tartalmaz az uniós intézményeknek és az EUI-nak az elhelyezett levéltári anyagok kezelésére vonatkozó kölcsönös szerepéről és feladatköréről, ideértve az anyagok elhelyezését, megőrzését, az azokhoz való hozzáférést és a nyilvánosság általi betekintést.

Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.

MELLÉKLET

RENDELKEZÉSEK AZ INTÉZMÉNYEK LEVÉLTÁRI ANYAGAINAK A FIRENZEI EURÓPAI EGYETEMI INTÉZETBEN TÖRTÉNŐ ELHELYEZÉSÉRŐL

1. Nem digitális levéltári anyagok esetében az eredeti dokumentumokat azok mikrofilmmásolatával és/vagy digitális másolatával együtt kell elhelyezni az EUI-nál állandó megőrzés céljára.

Digitális levéltári anyagok esetében az EUI olyan állandó hozzáféréssel rendelkezik a dokumentumokhoz, amely lehetővé teszi számára azon kötelezettségének teljesítését, hogy egyetlen helyszínen hozzáférhetővé tegye a levéltári anyagokat a nyilvánosság számára, és előmozdítsa az azokba való betekintést. A létrehozó intézmények továbbra is felelősek a digitális levéltári anyagaik állandó megőrzéséért.

2. Az elhelyezésre évente kerül sor, lehetőség szerint az intézmények általános archiválási eljárásai keretében.

3. Az EUI nem módosítja a levéltári anyagaikat elhelyező intézmények által meghatározott levéltári osztályozást, továbbá egyetlen dokumentumot vagy aktát sem töröl vagy módosít.

4. Az EUI a levéltári anyagait elhelyező intézmény kérésére bármely elhelyezett dokumentum vagy akta eredeti példányát visszaadja az adott intézménynek. A levéltári anyagait elhelyező intézmény, ha már nincs szüksége az eredeti példányokra, visszaadja azokat az EUI-nak.

5. Az EUI haladéktalanul tájékoztatja a levéltári anyagaikat elhelyező intézményeket minden olyan körülményről, amely veszélyeztetheti az általuk elhelyezett levéltári anyagok sérthetetlenségét.

( 1 ) HL C 132., 1981.6.2, 6. o.

( 2 ) HL C 327., 1981.12.14., 45. o.

( 3 ) HL L 145., 2001.5.31., 43. o.

( 4 ) HL L 8., 2002.1.12., 1. o.

( 5 ) HL 17., 1958.10.6., 406/58. o.

( 6 ) HL L 298., 2012.10.26., 1. o.