15/2016. (VII. 15.) KKM utasítás

a belföldi hivatalos kiküldetés rendjéről

Az államháztartás rendjéről szóló 2011. évi CXCV. törvény 10. § (5) bekezdése és az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés c) pontja, valamint a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján - a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő munkavállaló költségtérítéséről szóló 437/2015. (XII. 28.) Korm. rendelet, valamint a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény rendelkezéseire figyelemmel - a Külgazdasági és Külügyminisztérium belföldi kiküldetéseivel összefüggő eljárás rendjét és költségtérítését a következők szerint szabályozom:

1. Az utasítás hatálya

1.1. Az utasítás személyi hatálya kiterjed

a) a központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvény alapján a Külgazdasági és Külügyminisztériumban (a továbbiakban: KKM) kinevezett, illetve megbízott személyre,

b) a kormányzati szolgálati jogviszonyban, munkaviszonyban foglalkoztatott személyre,

c) a KKM-ben kirendelés, a rendvédelmi feladatokat ellátó szervek hivatásos állományának szolgálati jogviszonyáról szóló 2015. évi XLII. törvény 52. § (2) bekezdés e) pontjában meghatározott, a KKM-be vezényelt hivatásos szolgálati jogviszonyban álló személyre, illetve munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony keretében munkát végző személyre,

d) a KKM-mel ösztöndíjas foglalkoztatási jogviszonyban álló személyre (a továbbiakban együtt: kiküldött).

1.2. Az utasítás rendelkezéseit alkalmazni kell a KKM tevékenységével összefüggésben és érdekében a KKM-mel az 1.1. pontban meghatározott jogviszonyban nem álló külsős személyek azon belföldi kiküldetéseire, melyek anyagi fedezetét részben vagy egészben a KKM költségvetése biztosítja.

1.3. Az utasítás hatálya kiterjed a hivatalos belföldi kiküldetések tervezésével, elrendelésével, a napidíjjal és költségtérítéssel, a kiküldetések szervezésével és elszámolásával kapcsolatos eljárásokra.

2. Értelmező rendelkezések

2.1. Az utasítás alkalmazásában:

a) belföldi kiküldetés: a kinevezési okiratban vagy a munkaszerződésben rögzített, a szokásos munkavégzési hely szerinti telephelyen kívüli helyen történő belföldi munkavégzés - ide nem értve a kormányzati igazgatásról szóló 2018. évi CXXV. törvény 101. § (3) bekezdése szerinti munkavégzést -, továbbá az 1.2. pont szerinti személynek a KKM által elrendelt, a KKM tevékenységével összefüggő feladatellátása érdekében Magyarország területén történő munkavégzése;[1]

b) külsős személy: a KKM feladatellátásához igénybe vett, a KKM-mel munkavégzésre irányuló jogviszonyban nem álló, egyéb személyi juttatásban nem részesülő személy, különösen felkért szakértő, tolmács, ügyvéd, akinek a jelen utasításban meghatározott költségét a KKM az érdekében végzett tevékenységre tekintettel átvállalhatja.

3. Általános rendelkezések

3.1. A belföldi kiküldetést a kiküldött közvetlen vezetője kezdeményezheti. Önálló szervezeti egység vezetőjének beosztásánál alacsonyabb beosztású munkatársak kiküldetését az önálló szervezeti egység vezetője rendeli el. Önálló szervezeti egység vezetőjének, valamint feletteseinek belföldi kiküldetését a KKM Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló hatályos utasítás szerinti közvetlen felettese rendelheti el. A külsős személy belföldi kiküldetését a feladatvégzést kezdeményező szakmai területet felügyelő helyettes államtitkár, államtitkár, közigazgatási államtitkár, miniszteri biztos, miniszteri kabinet vagy a protokoll feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység vezetője rendeli el.[2]

3.2. A kezdeményezést pénzügyi ellenjegyzésre a KKM központi igazgatása pénzügyi és számviteli feladatok ellátásáért felelős szervezeti egysége, valamint a kötelezettségvállaló (közigazgatási államtitkár, gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár, projekt esetén a projektgazda) részére kell megküldeni.[3]

3.3. A belföldi kiküldetés elrendelésére és a kiadások elszámolására a "Belföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás" című nyomtatvány teljes körű kitöltésével kerül sor, amely a KKM belső honlapján kerül közzétételre. A nyomtatványt kiküldöttenként külön-külön szükséges kitölteni.[4]

3.4. A kiküldöttet a belföldi kiküldetéssel kapcsolatban a következő költségtérítés illeti meg:

a) belföldi napidíj,

b) szállásköltség,

c) utazási költség,

d) egyéb, a kiküldetéssel kapcsolatban közvetlenül felmerült szükséges és igazolt költség (különösen: részvételi díj).

4. Belföldi napidíj

4.1. A kiküldött élelmezésével kapcsolatos többletköltségeinek fedezetére a kiküldetés időtartamára élelmezési költségtérítés (a továbbiakban: napidíj) jár.

4.2. A kormánytisztviselő esetében a napidíj mértéke

a) a mindenkori központi költségvetési törvényben meghatározott illetményalap egy munkanapra eső összegének 25%-a, amennyiben a kiküldetésben eltöltött idő naptári naponként legalább 8 óra;

b) az a) pontban meghatározott mértékű napidíj fele, ha a belföldi kiküldetésben töltött idő a 8 órát nem éri el.

4.3. A munkavállaló esetében a napidíj mértéke 500 forint, amennyiben a belföldi kiküldetésben töltött idő naptári naponként legalább 6 óra.

4.4. Napidíj az alábbi esetekben nem számolható el:

a) kormánytisztviselő tekintetében, ha a belföldi kiküldetésben töltött idő a 4 órát nem éri el;

b) munkavállaló tekintetében, ha a belföldi kiküldetés időtartama a 6 órát nem éri el;

c) kormánytisztviselő vagy munkavállaló kiküldött tekintetében, amennyiben az élelmezését a KKM a belföldi kiküldetés helyén biztosítja;

d) külsős személy kiküldött esetében;

e) konferenciára, továbbképzésre történő kiküldetés esetén, amikor a részvételi díj tartalmazza a reggeli és ebéd vagy vacsora költségeit.

4.5. A kiküldetés időtartamának meghatározásánál az indulás és érkezés tényleges időpontját kell számításba venni.

4.6. A napidíj átalányként is elszámolható, ha a kiküldött havonta, rendszeresen kiküldetésben végez munkát. Az átalányt a napidíj és a havi átlagban kiküldetésben töltött naptári napok figyelembevételével kell meghatározni. A napidíj kiszámításánál huszonegy munkanapot kell figyelembe venni, és azt 10 forintra felkerekítve kell megállapítani.

4.7. A kiküldött napidíját, amennyiben a kiküldetés időtartama alatt díjmentes élelmezésben részesül, az ellátás mértékétől függően az alábbiak szerint kell csökkenteni:

4.8. A napidíj teljes összege a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja. tv.) szerint adóköteles bevételnek számít.

4.9. A napidíj igényléséről a kiküldött lemondhat, melyet a 3.3. pont szerinti nyomtatványon szükséges jelezni.[5]

5. Belföldi szállásköltség

5.1. Többnapos belföldi kiküldetés esetén a KKM nevére és címére (Külgazdasági és Külügyminisztérium, 1027 Budapest, Bem rakpart 47.) szabályosan kiállított számla ellenében a tényleges szállásköltséget készpénzfizetési számla esetén a kiküldött részére a KKM központi igazgatása pénzügyi és számviteli feladatok ellátásáért felelős szervezeti egysége kifizeti, nem készpénzfizetési számla esetén a kiállító részére átutalja.[6]

5.2. A kiküldött és a külső szakértő a hivatalos eseménytől függően, de legfeljebb 4 csillagos szállodát vehet igénybe. Állami vezető tekintetében a kiküldetés protokolláris jellege vagy célja alapján magasabb kategóriájú szállodai elhelyezés is biztosítható.

5.3. Amennyiben a kiküldött egy küldöttség tagjaként teljesít kiküldetést, indokolt esetben számára a küldöttség vezetőjét megillető szállodában történő elhelyezés biztosítható, azonban ennek indokoltságáról az elrendelőnek nyilatkoznia kell a 3.3. pont szerinti nyomtatvány "Egyéb nyilatkozat" rovatban.[7]

6. Belföldi utazási költség

6.1. A belföldi hivatalos kiküldetés során a célállomás elérése a kiküldetést elrendelő döntése alapján történhet:

a) vasút,

b) távolsági autóbusz,

c) helyi közösségi közlekedés,

c) hivatali személygépkocsi,

d) a kiküldött vagy házastársa tulajdonában levő - ideértve a magánszemély által zárt végű lízingbe vett járművet is - személygépkocsi (a továbbiakban: saját tulajdonú személygépkocsi),

e) menetrend szerint közlekedő belföldi hajójárat

igénybevételével.

6.2. Az állami vezető, a miniszteri biztos és az őket kísérő 1 fő vasúton történő utazása esetén I. osztályú menetjegyet, hely- és pótjegyet igényelhet. A KKM többi kiküldöttje II. osztályú menetjegy-, hely- és pótjegytérítésre jogosult.

6.3. A vasúti, autóbusz- és vízi úti közlekedési költségek és a helyi közlekedési költségek elszámolása a KKM nevére és címére kiállított számla vagy a leadott utazási jegyek ellenében történhet.

6.4. Hivatali célú gépjárművek igénybevételére a hivatali gépkocsik igénybevételének és használatának rendjéről szóló hatályos KKM utasításban foglaltak szerint kerülhet sor.

6.5. A kiküldött vagy házastársa tulajdonában lévő személygépkocsi hivatalos célú használatára költségtérítés ellenében akkor kerülhet sor, ha az adott belföldi kiküldetés időtartamára - a KKM gépjárművek üzemeltetését felügyelő szakmai szervezeti egység igazolása alapján - hivatali gépjármű kiadására nincs mód, továbbá a gépkocsi megfelel a forgalomban tartásra vonatkozó jogszabályi követelményeknek (érvényes műszaki vizsga, kötelező felelősségbiztosítás, megfelelő műszaki állapot), és a kiküldött érvényes jogosítvánnyal, valamint CASCO biztosítással rendelkezik. A kiküldöttnek a fentiek meglétéről a kiküldetési rendelvényen büntetőjogi felelőssége tudatában kell nyilatkoznia, továbbá az okmányok másolatát a kiküldetési rendelvényhez másolatban csatolni szükséges.

6.6. Amennyiben a kiküldött saját tulajdonú személygépkocsijára kötött CASCO biztosítással nem rendelkezik, a saját tulajdonú személygépkocsi belföldi kiküldetés céljára történő igénybevétele csak kivételesen és akkor engedélyezhető, ha a kiküldött írásban nyilatkozik annak tudomásulvételéről, hogy a hivatalos kiküldetése során a saját tulajdonú személygépkocsiban keletkező bármely kárért a KKM-et semmilyen felelősség nem terheli.

6.7. A 6.4., valamint a 6.5. pontokban foglaltak a külsős személyekre nem alkalmazandók, esetükben saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célú használatra költségtérítés ellenében vehető igénybe.

6.8. A KKM központi igazgatása pénzügyi és számviteli feladatok ellátásáért felelős szervezeti egysége a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendelet által meghatározott alapnorma átalány mértéke, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal által közzétett - adott hónapra érvényes - üzemanyagár és az általános normaköltség figyelembevételével, a megtett km alapján állapítja meg a saját tulajdonú személygépkocsival történő költségtérítés összegét.[8]

6.9. A normaköltségként a megtett távolság alapján fizetendő költségtérítés összegét a mindenkor hatályos Szja. tv. tartalmazza.

6.10. A KKM központi igazgatása pénzügyi és számviteli feladatok ellátásáért felelős szervezeti egysége részére leadott elszámoláshoz a pontos címadatok feltüntetésével csatolni kell digitális formában valamely internetes honlapról közút tekintetében kimásolt (képernyőfotóval készült) útvonaltervet.[9]

6.11. Saját tulajdonú személygépkocsi használata esetén az autópálya-használati díj a KKM nevére és címére - a kiküldetés időtartamához képest a leggazdaságosabb díjnak megfelelően - kiállított számla ellenében téríthető meg.

6.12. Parkolás és kompátkelés díja, a KKM nevére és címére kiállított számla vagy a parkolószelvény, illetőleg átkelést igazoló jegy ellenében téríthető meg.

6.13. A közlekedési szabályok megsértéséből eredő minden költség és kiszabott bírság kizárólag a személygépkocsi vezetőjét terhelik, az így felmerült költségek és bírságok nem számolhatóak el.

6.14. A baleset, káresemény bekövetkezésekor, amennyiben az a kiküldött hibájából következett be, a káreseményhez kapcsolódó valamennyi költség a kiküldöttet terheli.

7. A belföldi hivatalos kiküldetés elrendelésének és elszámolásának módja

7.1. A kiküldetés elrendelése az elvégzendő feladat meghatározásával és a 3.3. pont szerinti belföldi kiküldetési rendelvény egyidejű kitöltésével történik. A belföldi kiküldetési rendelvényt az elrendelő állítja ki.[10]

7.2. A kiküldetés során felmerülő kiadások finanszírozására a kiküldött - amennyiben igényli - utólagos elszámolásra előleget kaphat. Az előleg folyósításához a kötelezettségvállalásra jogosult vezető feljegyzését kell eljuttatni a KKM központi igazgatása pénzügyi és számviteli feladatok ellátásáért felelős szervezeti egységének.[11]

7.3. A kiküldetés befejezését követően a kiküldöttnek 5 munkanapon - akadályoztatása esetén 15 napon - belül kell a kiküldetési rendelvényt és mellékleteit szabályszerűen kitöltve és a kiküldetést elrendelő teljesítésigazolásával ellátva a KKM központi igazgatása pénzügyi és számviteli feladatok ellátásáért felelős szervezeti egysége részére eljuttatnia, valamint úti jelentését a kiküldetés elrendelőjéhez eljuttatni.[12]

7.4. A kiküldetési rendelvény kiküldött részére megküldött elektronikus példányát az adó megállapításához való jog elévüléséig meg kell őriznie.[13]

8. Záró rendelkezések

8.1. Ez az utasítás a közzétételét követő 15. napon lép hatályba.

8.2. Az utasítás rendelkezéseit a hatálybalépését követően elrendelt kiküldetésekre kell alkalmazni.

Szijjártó Péter s. k.,

külgazdasági és külügyminiszter

1. melléklet a 15/2016. (VII. 15.) KKM utasításhoz[14]