7/2023. (V. 19.) ÉKM utasítás

a Kincstári VIP-kártya kiadásáról és használati rendjéről

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdésére figyelemmel, továbbá az Építési és Közlekedési Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 2/2022. (XII. 28.) ÉKM utasítás 1. melléklet 4. § (2) bekezdés a) pontja alapján meghatározott feladatkörömben eljárva a következő utasítást adom ki:

1. § Az Építési és Közlekedési Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) Kincstári VIP-kártya kiadásáról és használati rendjéről szóló szabályzatát az 1. mellékletben foglaltak szerint határozom meg.

2. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

3. § Ezen utasítás szabályait a hatálybalépésekor folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.

Lázár János s. k.,

építési és közlekedési miniszter

1. melléklet a 7/2023. (V. 19.) ÉKM utasításhoz[1]

Az Építési és Közlekedési Minisztérium Kincstári VIP-kártya kiadásáról és használati rendjéről szóló szabályzata

1. Az utasítás célja, hatálya

1. § (1) Az utasítás célja, hogy szabályozza az állami vezetők és az állami delegációk szakmai feladatellátásával kapcsolatban felmerült bármilyen hivatalos, működési jellegű költség készpénzkímélő fizetési eszközzel történő gyors, költséghatékony kiegyenlítését.

(2) Az utasítás hatálya a Minisztériumnál alkalmazott Mastercard VIP Arany és Mastercard VIP Ezüst kincstári kártya (a továbbiakban együtt: VIP-kártya) kiadására, használatára, tárolására, kezelésére, valamint a kártyahasználatra jogosult személyek (a továbbiakban: kártyabirtokosok) jogaira és kötelezettségeire terjed ki.

2. Általános rendelkezések

2. § A VIP-kártya készpénz-helyettesítő fizetési eszköz, a kártyarendszert üzemeltető hitelintézet (a továbbiakban: OTP Bank Nyrt.) és a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) logójával ellátott, a Minisztérium mint a kártyafedezeti számla tulajdonosa és a kártyabirtokos adataival (nevével) megszemélyesített betéti kártya, amelyhez egy négyjegyű, titkos PIN-kód tartozik.

3. Kártyabirtokosok

3. § (1) A Minisztériumnál VIP-kártya használatára jogosult

a) a miniszter,

b) a miniszterhelyettes,

c) a közigazgatási államtitkár,

d) az államtitkárok,

e) a közigazgatási államtitkár által írásban kijelölt kormánytisztviselő, meghatározva a felhasználási területet és a napi limitösszegeket,

f) a közigazgatási államtitkár egyetértésével, a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár által a Gazdálkodási Főosztály írásban kijelölt kormánytisztviselői.

(2) Az (1) bekezdés a)-d) pontja szerinti kártyabirtokosok VIP Arany Kincstári Kártyára, az (1) bekezdés e) és f) pontja szerinti foglalkoztatottak a közigazgatási államtitkár döntése szerinti VIP Arany Kincstári Kártyára vagy VIP Ezüst Kincstári Kártyára jogosultak.

(3) A VIP-kártyával való rendelkezés jogát a kártya típusa és a használatához kapcsolódó limitösszegek keretén belül kizárólag a kártyabirtokos gyakorolhatja. A VIP-kártyát harmadik személy nem használhatja, azzal magáncélú kiadás nem teljesíthető.

4. A VIP-kártya igénylése és kiadása

4. § (1) A VIP-kártya igénylése a Minisztérium belső honlapján közzétett, "Adatlap Kincstári bankkártyához" (a továbbiakban: Adatlap) elnevezésű formanyomtatvány kitöltésével történik, melyet a Gazdálkodási Főosztály részére kell megküldeni. A kitöltött adatlap alapján a Gazdálkodási Főosztály a Kincstár Számlavezető Rendszerén keresztül indítja el a kártya igénylését, az Adatlap beérkezését követő 3 munkanapon belül. Az elkészült kártya átvehetőségéről - a Kincstár tájékoztatása alapján - a Gazdálkodási Főosztály a kártyabirtokost elektronikus levélben tájékoztatja. Az Adatlap belső honlapon történő közzétételéről a Gazdálkodási Főosztály gondoskodik.

(2) A VIP-kártyához kapcsolódik kár- és összegbiztosítás, amelyet a Groupama Biztosító Zrt. (a továbbiakban: Biztosító) nyújt. A VIP-kártyához kapcsolódó biztosítási jogviszony a Minisztérium és a Biztosító között a kincstári bankkártya szerződés megkötésével jön létre, a biztosított a kártyabirtokos személy. A kockázatviselést a Biztosító a Minisztérium belső honlapján közzétett, "Utasbiztosításhoz kapcsolódó nyilatkozat" Kincstárhoz történő eljuttatását követően biztosítja. Az utasbiztosításhoz kapcsolódó nyilatkozatot a kártyaigényléshez szükséges adatlappal egyidejűleg kell megküldeni a Gazdálkodási Főosztály részére.

(3) Az igényelt kártyákat és az azokhoz tartozó PIN-kódokat - a Kincstárral fennálló megállapodás alapján - az OTP Bank Nyrt. készíti el. A VIP-kártyát és - lezárt, sértetlen borítékban (a továbbiakban: PIN-boríték) - a hozzá tartozó PIN-kódot a Kincstár Budapesti és Pest Vármegyei Igazgatóság Állampénztári Irodában (1139 Budapest, Váci út 71.) veheti át a kártyabirtokos személyesen, vagy a Minisztérium belső honlapján közzétett, szabályszerűen kiállított meghatalmazással, meghatalmazott útján. A meghatalmazást a Gazdálkodási Főosztály részéről a Kincstárnál bejelentett aláírással kell ellátni. Az átvételt igazoló aláírást követően az átvevő felel a VIP-kártyáért és a hozzá tartozó PIN-kódért. A kártyát és a PIN-borítékot az OTP Bank Nyrt.-től sértetlen állapotban kell átvenni. A PIN-borítékot csak a kártyabirtokos bonthatja fel, annak tartalmát csak ő ismerheti meg. A meghatalmazásminta közzététele iránt az Gazdálkodási Főosztály gondoskodik.

(4) A kártyabirtokos köteles írásban haladéktalanul bejelenteni a Gazdálkodási Főosztály vezetőjének, ha a VIP-kártya átvételekor a PIN-boríték az átadáskor nem lezárt vagy nem sértetlen.

(5) A VIP-kártya átvételekor a kártyabirtokosnak a kártya hátoldalán lévő aláíráspanelt az Adatlapon szereplő aláírásával egyező módon kell aláírnia. A VIP-kártya az első használat alkalmával aktiválható.

(6) A kártyabirtokos a 9. § (3) bekezdésében foglaltak megtörténtét követően az 1. függelék szerinti Nyilatkozat aláírásával köteles nyilatkozni arról, hogy a VIP-kártya birtoklásával, valamint a kártyahasználattal, -őrzéssel, -letiltással, -elszámolással kapcsolatos kötelezettségeit megismerte és betartja, illetve ezek megszegése esetén a követendő eljárást tudomásul vette.

(7) Az átvételt követően a VIP-kártyát a Minisztérium házipénztárában 5 munkanapon belül be kell mutatni, vagy annak szkennelt példányát elektronikus úton meg kell küldeni a Gazdálkodási Főosztályon működő házipénztár pénztáros kollégái részére, nyilvántartásba vétel céljából.

(8) A Gazdálkodási Főosztály a kártyákról a 2. függelék szerinti analitikus nyilvántartást vezeti, amely az alábbiakat tartalmazza:

a) a kártyabirtokos neve, beosztása,

b) a kártya száma,

c) a kártya lejárati ideje,

d) a kártya és a PIN-kód kártyabirtokos által történt átadás-átvételének dátuma,

e) a kártya visszavételének ideje,

f) az átadó és az átvevő aláírása,

g) megjegyzés rovat, amelybe az esetleges letiltást, bevonást, kártyacserét, a kártya őrzésének helyére vonatkozó változásokat kell bevezetni.

5. A VIP-kártya használatának feltételei

5. § (1) A VIP-kártya a hivatali célú, az 1. § (1) bekezdésében foglaltakkal összefüggésben felmerülő kiadások kiegyenlítésére használható - a (2) bekezdésben foglalt kivétellel, valamint a (3) bekezdésben megjelölt napi limitösszeg figyelembevétele mellett -, különösen

a) indokolt, egyedi esetekben a szállásköltség (pl. idő hiányában az előzetes foglalás már nem lehetséges),

b) internethasználat és telefon díja,

c) külföldi transzfer (helyszínen megrendelt vonat- vagy repülőjegy, minibusz- és taxiköltség),

d) eseti jelleggel külföldön adott hivatali célú vendéglátás költségei (kísérőlevélben megjelölve a tárgyalás, vendéglátás résztvevőit, célját),

e) részvételi díj,

f) poggyászmegőrzés költsége,

g) helyszínen felmerülő közlekedési költség,

h) egyéb, a szakmai feladatellátással összefüggésben felmerülő, hivatali célú működési jellegű, azonnali költség.

(2) A VIP-kártya napidíj és úti előleg fedezetére nem használható fel, mivel annak az utazást kezdeményező dokumentációban megállapított összegét a Minisztérium házipénztára készpénzben biztosítja.

(3) Az engedélyezett összesített napi limit összege - a (4) és (5) bekezdésben foglalt kivételekkel -

a) VIP Arany kártya használata során 1 000 000 Ft,

b) VIP Ezüst kártya használata során pedig 500 000 Ft.

(4) A 3. § (1) bekezdés a)-c) pontja szerinti kártyabirtokosok esetében limitösszeg nem kerül meghatározásra.

(5) Az (1) bekezdésben foglalt felhasználási körtől, valamint a (3) bekezdésben meghatározott napi vásárlási limitektől eltérni azonnali intézkedést igénylő, egyedi esetekben a közigazgatási államtitkár egyedi engedélyével, illetve a 3. § (1) bekezdés e) és f) pontja szerinti kártyabirtokos kijelölését tartalmazó dokumentumban történő eltérő feltételek rögzítésével lehetséges.

6. A VIP-kártya használata készpénzfelvételre

6. § (1) A kártyabirtokos különösen indokolt esetben - azonnali intézkedést igénylő katasztrófa- vagy rendkívüli helyzet, illetve tömegszerencsétlenség fennállása esetén - vehet fel készpénzt. A kártyabirtokos a készpénzfelvételt követő 1 munkanapon belül - külföldi kiküldetés esetén, a hazaérkezést követő munkanapon - az elektronikus elfogadó terminál által nyomtatott bizonylattal és a felvett összeggel köteles elszámolni a Gazdálkodási Főosztályon.

(2) Amennyiben készpénzfelvételkor az elektronikus elfogadó terminál nem ad ki bizonylatot, erről a Gazdálkodási Főosztály vezetőjét e-mailen vagy telefonon azonnal értesíteni kell, és a kártyabirtokosnak írásban kell nyilatkoznia a készpénzfelvétel dátumáról és összegéről, amely az elszámolás alapját képezi.

(3) A készpénzfelvételi limit összege - a (4) és (5) bekezdésben foglalt kivételekkel -

a) VIP Arany kártya esetében napi 200 000 Ft,

b) VIP Ezüst kártya esetében napi 100 000 Ft.

(4) A 3. § (1) bekezdés a)-c) pontja szerinti kártyabirtokosok esetében limitösszeg nem kerül meghatározásra.

(5) A (3) bekezdésben meghatározott napi készpénzfelvételi limitektől eltérni azonnali intézkedést igénylő, egyedi esetekben a közigazgatási államtitkár egyedi engedélyével, illetve a 3. § (1) bekezdés e) és f) pontja szerinti kártyabirtokos kijelölését tartalmazó dokumentumban történő eltérő feltételek rögzítésével lehetséges.

7. VIP-kártya tranzakciók elszámolása

7. § (1) A VIP-kártyával történő fizetéskor a kártyabirtokosnak számlát szükséges kérnie, amelyet a Minisztérium nevére, székhelyére és adószámára (1054 Budapest, Alkotmány utca 5., adószám: 15847397-2-41) kell kiállíttatni.

(2) Amennyiben a számla hibásan kerül kiállításra, és azt a Gazdálkodási Főosztály nem fogadja be, úgy azt a kártyabirtokosnak szükséges javíttatnia, ellenkező esetben a számla összege a kártyabirtokost terheli.

(3) Amennyiben a kiküldetési ország jogszabályai alapján nincs lehetőség a magyar jogszabályoknak megfelelő, szabályos számla kiállítására, úgy a termék vagy szolgáltatás vásárlásának tényét igazoló bizonylat, ennek hiányában a kártyabirtokos és a kötelezettségvállaló által aláírt, esemény leírását tartalmazó belső feljegyzés fogadható el.

(4) A kártyabirtokos a kártyás fizetés megtörténtét követően - kiküldetés esetén az ideiglenes külföldi kiküldetési szabályzatban foglaltakkal összhangban a kiküldetés lejárta után - haladéktalanul, de legkésőbb 5 munkanapon belül elszámol a VIP-kártyával végzett tranzakciókkal a Gazdálkodási Főosztály felé.

(5) A készpénzfelvételről kártyabizonylattal, a vásárlás, illetve szolgáltatás igénybevételéről számlával számol el a Gazdálkodási Főosztály felé. Az elszámolás során a kártyabirtokos az általa elvégzett tranzakciókról összesítést készít a 3. függelék szerinti Elszámolólap kitöltésével, amelyen tételesen felsorolja a vásárlások és szolgáltatások igénybevételét, valamint a készpénzfelvételek adatait, mellékelve a kapott számlákat/bizonylatokat. Ezzel az összesítéssel a kártyabirtokos igazolja azt is, hogy az elszámoláskor minden bizonylatot leadott. Az összesítés másolati példánya a kártyabirtokosnál marad, amelyen a Gazdálkodási Főosztály munkatársa aláírásával igazolja a bizonylatok átvételét. A miniszter és a miniszterhelyettes esetében az Elszámolólap aláírására a titkárságvezető, a kabinetfőnök, illetve a közigazgatási államtitkár is jogosult.

(6) Az utazási kiadások kiegyenlítése során az ideiglenes külföldi kiküldetésekről szóló szabályzatban foglaltak szerint köteles a kártyabirtokos eljárni.

(7) Ha az utólagos elszámolás során megállapításra kerül, hogy a kártyabirtokos olyan kiadásokat is kiegyenlített a VIP-kártyával, amelyek nem számolhatóak el, vagy nem hivatalos célt szolgáltak, úgy ezt a különbözetet a kártyabirtokos köteles a Minisztérium részére visszafizetni.

8. VIP-kártya használatára vonatkozó közös szabályok

8. § (1) A kártyahasználathoz szükséges fedezetet a Minisztérium költségvetése biztosítja, az ÉKM igazgatása előirányzat-felhasználási keretszámlájáról a Kincstár által megnyitott és visszaigazolt kártyafedezeti számlá(k)ra történő átvezetéssel.

(2) A VIP-kártya a rajta feltüntetett hónap utolsó napján 24 óráig érvényes. A kártyacsere a lejárat hónapjának közepétől biztosított, igénylőlap, illetve kérelem kitöltése nélkül. A kártyabirtokos személyesen vagy meghatalmazottja által a 4. § (2) bekezdésében meghatározott Kincstári fiókban köteles a lejárt VIP-kártyáját leadni, és ezzel egyidejűleg jogosult az új kártyát felvenni. A VIP-kártya számának módosulására tekintettel a kártyacserét követő 5 munkanapon belül a kártyabirtokos a 4. § (4)-(7) bekezdésében foglaltak szerint köteles eljárni.

(3) A kártyabirtokos köteles írásban haladéktalanul a Gazdálkodási Főosztály vezetőjének bejelenteni, ha észlelte, hogy a VIP-kártya vagy a használatához szükséges adat jogosulatlan harmadik személy tudomására jutott, és azokkal jogosulatlan harmadik személy visszaélhet.

(4) Amennyiben a kártyabirtokos kártyáját elveszíti, azt ellopják vagy az bármely más módon kikerül ellenőrzési köréből, a kártyabirtokos köteles haladéktalanul gondoskodni a VIP-kártya letiltásáról a +36-1-3-666-666 vagy a +36-20/30/70-3-666-666 számon hívható OTP direkt rendszeren keresztül, és minderről a Gazdálkodási Főosztály vezetőjét is haladéktalanul tájékoztatnia kell.

(5) A kártyabirtokos a VIP-kártya használatára vonatkozó jogosultságának megszűnése előtti utolsó munkanapon köteles a kártyát a Gazdálkodási Főosztály házipénztárában leadni és a kártyaszámlán lévő terhelésekkel elszámolni.

(6) A kártyabirtokos a jelen utasítás előírásainak be nem tartása esetén fegyelmi és kártérítési felelősséggel tartozik. A Gazdálkodási Főosztály a VIP-kártyát azonnali hatállyal letiltatja, amennyiben a kártyabirtokos nem tesz eleget a jelen utasításban részletezett bármely kötelezettségének.

(7) A kártyabirtokosok részére a Gazdálkodási Főosztály biztosítja a kártyarendszerrel kapcsolatban kiadott tájékoztató anyagok megismerését és az Általános Szerződési Feltételek dokumentumba való betekintés lehetőségét.

9. VIP-kártyák tárolása, nyilvántartása, kezelése

9. § (1) A VIP-kártya esetében gondoskodni kell - a pénz- és értékkezelésre vonatkozó szabályok betartásával - a szigorú számadású bizonylatként történő kezeléséről, nyilvántartásáról, valamint a biztonságos elhelyezéséről és őrzéséről.

(2) A kincstári kártya kezelésével és használatával kapcsolatos teljes ügymenetet a Gazdálkodási Főosztály felügyeli, és gondoskodik a következő feladatok elvégzéséről:

a) a kártyafedezeti számla megnyitása,

b) a fedezetek biztosítása,

c) a Kincstári Bankkártya Szerződés megkötése, szükség szerinti módosítása,

d) a kártyaigénylések és kártyacserék a lejárati idő figyelembevételével,

e) a kártyák nyilvántartása, azok időszakos őrzése,

f) a kártyatranzakciók bizonylatainak begyűjtése, a kártyabirtokosok elszámoltatása,

g) az esetleges reklamációk kezelése,

h) a kártyabirtokosok rendszeres tájékoztatása a kártyahasználattal kapcsolatban,

i) a kártyatranzakciók mielőbbi jogcím szerinti rendezése,

j) a VIP-kártya azonnali bevonása, amennyiben a kártyabirtokos VIP-kártya használatára vonatkozó jogosultsága megszűnik,

k) a jogosulatlan művelettel történő kincstári kártyaterhelés esetén eljárás a kincstári kártyarendszert üzemeltető hitelintézetnél.

(3) A Gazdálkodási Főosztály írásbeli ismertető átadásával - jelen utasítás és tájékoztató anyag elektronikus úton történő megküldésével - gondoskodik arról, hogy a leendő kártyabirtokos megismerje jelen utasítást, illetve a 8. § (7) bekezdése szerinti dokumentumokat.

(4) A kincstári kártyát kibocsátó hitelintézet által a kincstári kártyával végzett műveletekről és a kártyafedezeti számlához kapcsolódó megfelelő kincstári számlára történő visszavezetésekről rendelkezésre bocsátott tételes tükörszámlát a Gazdálkodási Főosztály kezeli, nyilvántartja. A tükörszámla egyeztetési és analitikus nyilvántartási célokat szolgál, valamint a reklamációs ügyek alapját képezi.

(5) A VIP-kártyához tartozó VIP kártyafedezeti számlán végrehajtott tranzakciók és a számla egyenlegének figyelemmel kísérése, esetenkénti vagy rendszeres feltöltése a Gazdálkodási Főosztály feladata.

1. függelék

2. függelék[2]

Kincstári VIP-kártya nyilvántartás

* Nem releváns, amennyiben átadás-átvételi jegyzőkönyv/nyilatkozat készül a kártya átadás-átvételekor.

3. függelék[3]