8/2017. (IV. 20.) BM utasítás

a papíralapú küldemények elektronikus irattá történő átalakításáról szóló 3/2017. (I. 24.) BM utasítás módosításáról

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján az alábbi utasítást adom ki:

1. § A papíralapú küldemények elektronikus irattá történő átalakításáról szóló 3/2017. (I. 24.) BM utasítás (a továbbiakban: BM utasítás) a következő 2/A-2/D. §-sal egészül ki:

"2/A. § (1) Az elektronikus másolat készítője összeveti a papíralapú iratot az elektronikus másolattal, majd a másolatot ellátja"Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező" hitelesítési záradékkal, és csatolja a belügyi szerv által használt iratkezelő rendszerbe.

(2) A csatolt hiteles másolati állomány megváltoztathatatlanságát a belügyi szerv által használt iratkezelő rendszer biztosítja.

2/B. § (1) A hiteles elektronikus másolat iratkezelő rendszerbe csatolását követően a papíralapú irat azonosítására szolgáló jelölés az iratkezelő rendszer által kezelt jegyzőkönyvbe kerül.

(2) Ha a papíralapú irat jegyzőkönyvből való törlésére az iratkezelő rendszerben a felvételt követő 90 napon belül nem kerül sor, a belügyi szerv megteszi a megsemmisítéshez szükséges külön jogszabály szerinti intézkedéseket.

(3) A döntésre jogosult kezdeményezheti a jegyzőkönyvből törölt papíralapú irat újbóli felvételét a jegyzőkönyvre.

(4) A belügyi szervek iratkezelési szabályzatukban meghatározzák azt a döntésre jogosult személyi kört, amely jogosult a papíralapú irat jegyzőkönyvből való törlésére a felvételt követő 90 napon belül.

(5) A jegyzőkönyvek összesítését a belügyi szervek az iratkezelési szabályzatukban meghatározott eljárási rendben végzik a 90 napnál régebbi iratok tekintetében.

(6) A belügyi szervek irattári tervükben meghatározzák a hiteles elektronikus másolattá alakítandó, de emellett papír alapon is megőrzendő ügyköröket.

(7) A belügyi szervek évente felülvizsgálják a (6) bekezdés szerinti ügyköröket.

2/C. § A belügyi szervek az ügyfél által küldött eredeti hatósági határozatokat, bizonyítványokat, igazolványokat, közokiratokat, magánokiratokat, valamint az egészségügyi és pszichés állapotra vonatkozó dokumentumokat a hiteles elektronikus másolat készítését követően visszaküldik az ügyfélnek, ha jogszabály másként nem rendelkezik.

2/D. § A belügyi szervek - a 6. §-ban meghatározott kivétellel - az általuk használt iratkezelő rendszert 2017. június 30-ig alkalmassá teszik a hiteles elektronikus másolatkészítés és az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendeletben előírt digitális levéltári átadás támogatására."

2. § A BM utasítás 3. §-a helyébe a következő rendelkezés lép:

"3. § A belügyi szervek az elektronikusan hitelesített iratok papíralapú példányainak jegyzőkönyveit első alkalommal 2017. október 1-jén összesítik és intézkednek a papíralapú példányok megsemmisítése iránt."

3. § A BM utasítás 4. §-a helyébe a következő rendelkezés lép:

"4. § (1) A belügyi szervek 2017. április 30-ig iratkezelési szabályzatukat felülvizsgálják és - jelen utasítással összhangban - a szükséges módosításokat elvégzik.

(2) A belügyi szervek iratkezelési szabályzata vagy egyéb belső szabályzata rendelkezik

a) a hiteles elektronikus másolat készítésére feljogosított személy kijelöléséről,

b) az a) pont szerinti személy

ba) személyazonosítására alkalmas hatósági igazolványban foglalt neve,

bb) munkaköre,

bc) számára kiadott elektronikus aláírás kiadási és visszavonási dátumának

nyilvántartásáról,

c) a hiteles másolatkészítés jogszabályban foglalt követelményei műszaki megvalósításának módjairól,

d) a c) pont szerinti műszaki megvalósítási módok jogszabályszerű működéséért való személyi felelősség rendjéről.

(3) A belügyi szervek iratkezelési szabályzatának vagy egyéb belső szabályzatának mellékletét képezi a hiteles másolatkészítés jogszabályban foglalt követelményei műszaki megvalósításának módjáról az iratkezelő rendszer fejlesztője által készített műszaki dokumentáció."

4. § A BM utasítás a következő 6. §-sal egészül ki:

"6. § A 2/D. §-ban foglalt rendelkezést az Alkotmányvédelmi Hivatal tekintetében 2018. január 1-jéig kell végrehajtani."

5. § A BM utasítás 1. §-ában

a) a "Belügyminisztériumra" szövegrész helyébe a "Belügyminisztérium hivatali szervezeteire",

b) a "(továbbiakban: belügyi szervek)" szövegrész helyébe az "(a továbbiakban együtt: belügyi szervek)"

szöveg lép.

6. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

Dr. Pintér Sándor s. k.,

belügyminiszter