3/2017. (I. 24.) BM utasítás

a papíralapú küldemények elektronikus irattá történő átalakításáról

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján meghatározott feladatkörömben eljárva a következő utasítást adom ki:

1. §[1] Az utasítás hatálya a Belügyminisztérium hivatali szervezeteire, a minisztériumi szervekre és az önálló belügyi szervekre (a továbbiakban együtt: belügyi szervek) terjed ki.

2. § (1) A belügyi szervek a hozzájuk papír alapon érkezett küldeményt a (2) bekezdésben foglalt kivétellel legkésőbb az érkezést követő munkanapon hiteles elektronikus másolattá alakítják át (a továbbiakban: digitalizálás).

(2) Nem digitalizálhatók

a) a minősített iratok,

b) azok a küldemények, melyek elektronikus irattá történő átalakítása technikai okból nem lehetséges,

c)[2] a büntetés-végrehajtási intézetben fogvatartottak, továbbá az idegenrendészeti őrzött szálláson, közösségi szálláson, valamint a menekültügyi őrzött befogadó központban elhelyezettek küldeményei, ide nem értve a büntetés-végrehajtási tárgyú és a fogvatartással kapcsolatos ügyben érkező kérelmeket, panaszokat;

d) azon iratok, melyek a címzett döntése alapján nem digitalizálhatók.

(3) Azoknak a küldeményeknek a digitalizálásáról, melyek a küldemény felnyitására vonatkozó kezelési jelzéssel ellátott [pl. "Saját kezű (sk.) felbontásra!", "Kizárólag saját kezű felbontásra!" stb.] borítékban érkeznek, a címzett hoz döntést figyelemmel a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános szabályairól szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 28. § és 67. §-ában foglaltakra. A címzett a döntését az iraton írásban rögzíti.

2/A. §[3] (1) Az elektronikus másolat készítője összeveti a papíralapú iratot az elektronikus másolattal, majd a másolatot ellátja"Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező" hitelesítési záradékkal, és csatolja a belügyi szerv által használt iratkezelő rendszerbe.

(2) A csatolt hiteles másolati állomány megváltoztathatatlanságát a belügyi szerv által használt iratkezelő rendszer biztosítja.

2/B. §[4] (1) A hiteles elektronikus másolat iratkezelő rendszerbe csatolását követően a papíralapú irat azonosítására szolgáló jelölés az iratkezelő rendszer által kezelt jegyzőkönyvbe kerül.

(2) Ha a papíralapú irat jegyzőkönyvből való törlésére az iratkezelő rendszerben a felvételt követő 90 napon belül nem kerül sor, a belügyi szerv megteszi a megsemmisítéshez szükséges külön jogszabály szerinti intézkedéseket.

(3) A döntésre jogosult kezdeményezheti a jegyzőkönyvből törölt papíralapú irat újbóli felvételét a jegyzőkönyvre.

(4) A belügyi szervek iratkezelési szabályzatukban meghatározzák azt a döntésre jogosult személyi kört, amely jogosult a papíralapú irat jegyzőkönyvből való törlésére a felvételt követő 90 napon belül.

(5) A jegyzőkönyvek összesítését a belügyi szervek az iratkezelési szabályzatukban meghatározott eljárási rendben végzik a 90 napnál régebbi iratok tekintetében.

(6) A belügyi szervek irattári tervükben meghatározzák a hiteles elektronikus másolattá alakítandó, de emellett papír alapon is megőrzendő ügyköröket.

(7) A belügyi szervek évente felülvizsgálják a (6) bekezdés szerinti ügyköröket.

2/C. §[5] (1) A belügyi szervek az ügyfél által küldött eredeti hatósági határozatokat, bizonyítványokat, igazolványokat, közokiratokat, magánokiratokat, valamint az egészségügyi és pszichés állapotra vonatkozó dokumentumokat a hiteles elektronikus másolat készítését követően visszaküldik az ügyfélnek, ha jogszabály másként nem rendelkezik.

(2) Az ügyfélnek nem adható vissza az általa küldött hatósági határozat, bizonyítvány, igazolvány, közokirat, magánokirat, valamint az egészségügyi és pszichés állapotra vonatkozó dokumentum, amennyiben megállapításra került, hogy az hamis, vagy meghamisították.

2/D. §[6] A belügyi szervek - a 6. §-ban meghatározott kivétellel - az általuk használt iratkezelő rendszert 2017. június 30-ig alkalmassá teszik a hiteles elektronikus másolatkészítés és az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendeletben előírt digitális levéltári átadás támogatására.

3. §[7] A belügyi szervek az elektronikusan hitelesített iratok papíralapú példányainak jegyzőkönyveit első alkalommal 2017. október 1-jén összesítik és intézkednek a papíralapú példányok megsemmisítése iránt.

4. §[8] (1) A belügyi szervek 2017. április 30-ig iratkezelési szabályzatukat felülvizsgálják és - jelen utasítással összhangban - a szükséges módosításokat elvégzik.

(2) A belügyi szervek iratkezelési szabályzata vagy egyéb belső szabályzata rendelkezik

a) a hiteles elektronikus másolat készítésére feljogosított személy kijelöléséről,

b) az a) pont szerinti személy

ba) személyazonosítására alkalmas hatósági igazolványban foglalt neve,

bb) munkaköre,

bc) számára kiadott elektronikus aláírás kiadási és visszavonási dátumának

nyilvántartásáról,

c) a hiteles másolatkészítés jogszabályban foglalt követelményei műszaki megvalósításának módjairól,

d) a c) pont szerinti műszaki megvalósítási módok jogszabályszerű működéséért való személyi felelősség rendjéről.

(3) A belügyi szervek iratkezelési szabályzatának vagy egyéb belső szabályzatának mellékletét képezi a hiteles másolatkészítés jogszabályban foglalt követelményei műszaki megvalósításának módjáról az iratkezelő rendszer fejlesztője által készített műszaki dokumentáció.

5. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

6. §[9] A 2/D. §-ban foglalt rendelkezést az Alkotmányvédelmi Hivatal tekintetében 2018. január 1-jéig kell végrehajtani.

Dr. Pintér Sándor s. k.,

belügyminiszter