45/2012. (XI. 23.) BM utasítás

az európai uniós és nemzetközi forrásból megvalósított projektek monitoringjáról és egyes kapcsolódó feladatokról

A Nemzeti Stratégiai Referencia Keret fejlesztési forrásai kifizetésének gyorsításához szükséges feladatokról szóló 1423/2011. (XII. 6.) Korm. határozat és a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet végrehajtása érdekében a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján a következő utasítást adom ki:

1. Hatály

1. § (1) Az utasítás hatálya

a) a Belügyminisztérium hivatali szervezeteire (a továbbiakban: BM),

b) a belügyminiszter irányítása alá tartozó költségvetési szervekre (a továbbiakban együtt: projektet megvalósító szervek) terjed ki.

(2) Az utasítás hatálya

a) a Nemzeti Stratégiai Referencia Keret (a továbbiakban: NSRK) operatív programjaiból, továbbá egyéb európai uniós és nemzetközi forrásból finanszírozott és az Európai Unió Bizottságától közvetlenül igényelt projektekre (a továbbiakban: projekt) az Európai Unió Szolidaritás és Migrációs Áramlások Igazgatása általános programjából származó projektek kivételével, valamint

b) a BM által a támogatási szerződés, a támogatói döntés, a konzorciumi megállapodás előírása, vagy a konzorciumi partner külön meghatalmazása alapján, a konzorciumi partnerrel közös ajánlatkérőként, vagy a konzorciumi partner mint harmadik fél javára, a projektek végrehajtása érdekében lefolytatott közbeszerzési eljárásokra

terjed ki.

2. Feladatmegosztás

2. § (1) A helyettes államtitkár feladatai a szakterületét érintő projektek megvalósításával kapcsolatban:

a) közreműködik az operatív programok és akciótervek szakmai tartalmának meghatározásában,

b) szakmai szempontból véleményezi a kiemelt projekteket és projektjavaslatokat,

c) meghatározza a támogatási konstrukciók, pályázati felhívások szakmai tartalmát,

d) tagot delegál a döntés-előkészítő bizottságokba, bírálóbizottságba,

e) közreműködik a 8. § és a 9. § szerinti monitoring feladatok ellátásában,

f) közreműködik a 3. alcím szerinti miniszteri támogató nyilatkozat kiadásában.

(2) Az európai uniós és nemzetközi helyettes államtitkár (a továbbiakban: EUNHÁT) általános feladatai a projektek megvalósításával kapcsolatban:[1]

a) vizsgálja a kiemelt projektekés projektjavaslatok illeszkedését (operatív program, akcióterv és uniós támogatások szabályainak való megfelelés),

b)[2] a 8. § és 9. § szerinti monitoringjelentések alapján feltárja és jelzi a kockázatos projekteket a szakmailag érintett helyettes államtitkár felé,

c)[3] ellátja a 8. § és 9. § szerinti monitoringfeladatokat a szakterületileg érintett helyettes államtitkárral együttműködve,

d)[4] tagot delegál az (1) bekezdés a) pont szerinti operatív programok és források végrehajtását és felhasználását szabályozó jogszabályokban létrehozott Monitoring Bizottságba,

e) koordinál és kapcsolatot tart a projektet megvalósító szervekkel és a megvalósításban résztvevő egyéb szervezetekkel.

(3) A projektet megvalósító szervek felelősek

a) a projektek teljes körű szakmai és pénzügyi megvalósításáért,

b) a projekt megfelelő operatív működéséért, megfelelő végrehajtásáért, az eljárásrendek betartásáért (folyamatmenedzsment, humánerőforrás-gazdálkodás, szerződéskezelés, ügyviteli folyamatok, belső minőségbiztosítás működtetése, információmenedzsment stb.).

(4) A projektet megvalósító szervek

a) előkészítik önálló pályázás esetén a pályázati anyagokat, projektjavaslatokat,

b) ellátják a projektek előkészítésével, tervezésével, a végrehajtás nyomon követésével összefüggő adminisztratív és szervezési feladatokat,

c) elkészítik az egyes projektek keretében megvalósított tevékenységekkel kapcsolatos ajánlatkéréseket és szerződéseket,

d)[5] előkészítik és lebonyolítják az 1. § (2) bekezdés b) pontjában foglaltak kivételével a közbeszerzési eljárásokat.

(5) A (3) bekezdés b) pontjában foglaltak megvalósítása érdekében a projektet megvalósító szervek meghatározzák legkésőbb a projekt megkezdéséig a Projekt Működési Rendjét vagy Projekt Alapító Dokumentumot készítenek, amelyben minimálisan a szervezeten belüli feladatmegosztást, felelősségi rendet kell rögzíteni.

3. Projekt előkészítés

3. §[6] Amennyiben a pályázat benyújtásához külön jogszabály alapján a belügyminiszter írásos támogatása szükséges, a projektet megvalósító szerv a miniszteri támogató nyilatkozatot legalább 8 munkanappal a pályázat beadását megelőzőn a szakmailag érintett helyettes államtitkárnál kérelmezi, aki szakmai véleményéről 5 munkanapon belül tájékoztatja az EUNHÁT-ot.

4. §[7] A 3. § szerinti kérelemhez csatolni kell a projekt rövid leírását, ütemezését, továbbá a projektet megvalósító szerv nyilatkozatát a fenntartási kötelezettségről az 1. melléklet szerinti tartalommal.

5. §[8] A miniszteri támogató nyilatkozatnak tartalmaznia kell a projekt címét, a projektgazda nevét, a javasolt támogatási összeget, a projekt operatív programhoz illeszkedésének indokolását, továbbá a támogató szervezet által előírt tartalmi elemeket.

6. §[9] A miniszteri támogató nyilatkozat kiadását az EUNHÁT készíti elő és terjeszti fel aláírásra a szakterületért felelős helyettes államtitkár jóváhagyásával a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztállyal egyeztetve a belügyminiszter részére.

4. Projektek megvalósítása

7. §[10] Amennyiben a projektet a BM önállóan vagy a projektet megvalósító szervvel konzorciumban (a továbbiakban: konzorciumi partner) valósítja meg, a pályázat előkészítését és a nyertes pályázat megvalósítását a Támogatás-koordinációs Főosztály (a továbbiakban: TKFO), a szakterületért felelős főosztály, és amennyiben a projektet konzorciumban valósítják meg, a konzorciumi partner szoros együttműködésben végzi. A pályázat szakmai tartalmát a szakterületért felelős főosztály, és amennyiben a projektet konzorciumban valósítják meg, a konzorciumi partner készíti el, a pályázati dokumentáció egyéb részeit pedig a TKFO.

5. Monitoring

8. §[11] (1) A projektek szabályos és ütemterv szerinti megvalósítása érdekében a projektet megvalósító szerv köteles a BM által meghatározott tartalommal adatszolgáltatást nyújtani a BM által üzemeltetetett elektronikus információs nyilvántartó rendszerben (SOLID Monitoring Információs Rendszer) a megvalósítás alatt álló projektek előrehaladásáról minden hónap 5. napjáig.

(2) Az (1) bekezdés szerinti adatszolgáltatás tartalmazza legalább

a) a projekt sorszámát,

b) a projekt címét,

c) a finanszírozás forrásának összegét forintban úgy, hogy az egy összegben tartalmazza az uniós támogatás és önrész összegét (amennyiben az adatszolgáltató szerv a projektet önállóan megvalósító szervezet vagy konzorciumvezető, akkor a támogatás összegének egészét, valamint konzorciumvezető esetén annak partnerenkénti megbontását; amennyiben az adatszolgáltató szerv konzorciumi partner, akkor kizárólag a rá eső részt),

d) a támogatás forrásának - így különösen az alap, az előirányzat, a nemzetközi megállapodás, az operatív program - megjelölését,

e) a megvalósító szervezet vagy konzorciumvezető megnevezését,

f) a partner, illetve együttműködő szervezetek megnevezését,

g) a projektmegvalósítás időtartamának kezdő és záró időpontját,

h) a tervezett forrásfelhasználást éves bontásban,

i) a jelentéstételi időszakban kifizetési kérelemben benyújtott összeget,

j) fenntartási kötelezettség esetén a záró időpont meghatározása mellett a fenntartási költség évekre lebontott összegét,

k) a projekt pénzügyi kapcsolattartójának adatait,

l) a javasolt intézkedéseket, amennyiben szükséges, továbbá

m) egyéb, a megvalósítás helyzetét érintő információt.

9. §[12] (1) Amennyiben az adatszolgáltatás alapján szükséges, az EUNHÁT a 8. § (1) bekezdésében meghatározottól eltérő gyakorisággal és eseti jelleggel is megállapíthat adatszolgáltatási kötelezettséget.

(2) A benyújtott, de nem nyert pályázatokról a döntést követően, továbbá a már befejezett projektek vonatkozásában intézkedést igénylő esetben haladéktalanul szükséges adatszolgáltatás nyújtani. Az EUNHÁT továbbá egyedi adatszolgáltatási kötelezettséget is megállapíthat.

10. § A TKFO a beküldött jelentések összesítését követően beszámolót küld az EUNHÁT-nak és a szakterületileg érintett helyettes államtitkároknak.

11. § Ha az adatszolgáltatás alapján a projekt megvalósítása, fenntartása nem a meghatározott ütemben halad, a szakterületileg érintett helyettes államtitkár felszólítása alapján a projektet megvalósító szerv köteles intézkedési tervet készíteni a projekt szabályos és határidőben történő végrehajtása érdekében és beküldeni az EUNHÁT részére és a szakterületileg érintett helyettes államtitkár részére. Az intézkedési tervben foglaltakat a projektet megvalósító szerv köteles végrehajtani és arról beszámolni az EUNHÁT részére és a szakterületileg érintett helyettes államtitkár részére a következő jelentésben. Az intézkedések megfelelőségét és megvalósítását a szakterületileg érintett helyettes államtitkár ellenőrzi.

12. §[13] A BM a 8. § és 9. § szerinti feladatok megvalósításához informatikai támogatást nyújt és hozzáférést biztosít a projektet megvalósító szerv részére. A hozzáférés biztosításáig a projektet megvalósító szerv köteles elektronikus úton jelentést beküldeni a tkfo@bm.gov.hu e-mail címre.

6. Egyéb rendelkezések

13. § A projektet végrehajtó szervezetek kötelesek a támogatási szerződésben előírt dokumentálási és iratmegőrzési kötelezettségnek az előírásoknak megfelelően eleget tenni. A projekt teljes életciklusa alatt kötelesek a vonatkozó európai uniós és nemzeti jogszabályok, valamint a támogatási szerződés által előírt ellenőrzési nyomvonal elemeit elkülönített projektdossziéban őrizni.

7. Záró rendelkezések

14. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

15. § Hatályát veszti a Belügyminisztérium két- és többoldalú nemzetközi kapcsolatainak rendjéről szóló 26/2011. (IX. 9.) BM utasítás 27. pontja, és 1. melléklete.

Dr. Pintér Sándor s. k.,

belügyminiszter

1. melléklet a 45/2012. (XI. 23.) BM utasításhoz[14]

2. melléklet a 45/2012. (XI. 23.) BM utasításhoz[15]