30/1969. (IX. 2.) Korm. rendelet

a levéltári anyag védelméről és a levéltárakról szóló 1969. évi 27. törvényerejű rendelet végrehajtásáról

A Magyar Forradalmi Munkás-Paraszt Kormány az 1969. évi 27. tvr. 19. §-a alapján az alábbiakat rendeli:

A Tvr. 1. §-ához:

1. §

(1) A levéltári anyag védelméről és a levéltárakról szóló 1969. évi 27. törvényerejű rendelet (a továbbiakban: Tvr.) alkalmazásában irat

a) minden olyan írott szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és hangjegy, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban és bármely eszköz felhasználásával keletkezett, kivéve a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kéziratokat;

b) a gépi adatfeldolgozás útján rögzített adatok.

(2) Kétség esetén a művelődésügyi miniszter dönt abban a kérdésben, hogy valamely iratot, képfelvételt, vagy hangfelvételt a Tvr által védett tárgynak kell-e tekinteni.

A Tvr. 3. §-ához:

2. §

(1) A védelem a levéltári anyagra annak keletkezési idejétől, őrzési helyétől és tulajdonosától függetlenül kiterjed.

(2) A hazai levéltári anyag nyilvántartásáról és a magyar vonatkozású külföldi levéltári anyag számbavételéről a művelődésügyi miniszter gondoskodik.

(3) A magyar vonatkozású külföldi levéltári anyagról készített másolatok számbavétele érdekében a művelődésügyi miniszter bejelentési kötelezettséget állapíthat meg.

A Tvr. 4. §-ához:

3. §

(1) Állami szerv iratkezelését a felügyeletet gyakorló miniszter (országos hatáskörű szerv vezetője, továbbiakban: miniszter) a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben a mellékletben közzétett irányelvek alapján szabályozza.

(2) A tanácsszervek iratainalt kezelését a Minisztertanács elnöke a művelődésügyi miniszter meghallgatásával az irányelvek alapján szabályozza.

(3) A társadalmi szervezetek iratkezelési szabályzatait országos szerveik az irányelvek alapján - a művelődésügyi miniszter által javasolt mintaszabályzat szerint - adják ki.

(4) A szövetkezetek iratkezelési mintaszabályzatát az országos érdekképviseleti szervekkel egyetértésben a művelődésügyi miniszter adja ki.

(5) Az előző bekezdésekben nem említett jogi személyek iratkezelési szabályzatait országos szerveik az irányelvek alapján és a művelődésügyi miniszter jóváhagyásával állapítják meg.

(6) Az iratkezelési szabályzatokat 1971. január 1-ig kell kiadni, új szerv létesítése esetén pedig azt a szerv működésének megkezdésétől számított hat hónapon belül kell elkészíteni.

4. §

(1) A művelődésügyi miniszter a levéltári anyag fennmaradásának biztosítása érdekében a szervek iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét levéltár útján ellenőrzi. E rendelkezés hatálya alól kivételt a Minisztertanács állapíthat meg.

(2) A szerv iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét az iratkezelési szabályzat alapján az a levéltár ellenőrzi, amely a szerv iratainak átvételére rendeltetésszerűen jogosult (a továbbiakban: illetékes levéltár).

(3) Az illetékes levéltár az ellenőrzés során észlelt hiányosságokról a szerv vezetőjét értesíti. Ha a szerv vezetője a hiányosságok megszüntetéséről nem gondoskodik, a levéltár a művelődésügyi miniszternek tesz jelentést.

(4) A Belügyminisztérium, a Külügyminisztérium, a Honvédelmi Minisztérium, az Igazságügyminisztérium, a Legfőbb Ügyészség, valamint a Minisztertanács által kijelölt más szervezetek, úgyszintén a fentiek felügyelete alá tartozó szervek esetében az iratok védelmének és az iratkezelés rendjének ellenőrzéséről a miniszter (társadalmi szervezet vezetősége) a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben gondoskodik.

A Tvr. 5. §-ához:

5. §

(1) Irattári anyagnak kell tekinteni a szerv működése során keletkezett, rendeltetésszerűen annak irattárába tartozó iratokat.

(2) Az irattári selejtezés részletes szabályait az iratkezelési szabályzatban kell megállapítani.

6. §

(1) Valamely szerv megszűnése esetén irattári anyagának további elhelyezéséről és kezeléséről gondoskodni kell.

(2) Ha a megszűnő szerv más szervbe olvad be, vagy helyette új szervet létesítenek, iratait a feladatait átvevő szerv irattárában kell elhelyezni.

(3) A feladatok több szerv közötti megoszlása esetén az összes iratokat annak a szervnek az irattárában kell elhelyezni, amely a megszűnő szerv feladatainak legnagyobb részét veszi át. Ilyen esetben a többi szerv a számára szükséges irattári tételek vagy egyes ügyiratok kölcsönzését kérheti.

(4) Ha a megszűnő szerv feladatait más szerv nem veszi át, iratainak további elhelyezéséről a felügyeletet gyakorló miniszter gondoskodik, megszűnő tanácsi szerv iratait a megyei (megyei jogú városi, fővárosi) tanács végrehajtó bizottsága elnökének eltérő rendelkezése hiányában a tanácsi levéltárban kell elhelyezni. Az elhelyezésről az illetékes levéltárat tájékoztatni kell.

7. §

(1) A ki nem selejtezhető iratokat az illetékes levéltár - a művelődésügyi miniszter eltérő rendelkezése hiányában - legalább tizenöt évi irattári őrizet után veszi át.

(2) A levéltárba tartozó irattári anyag átvétele ötévenként egy alkalommal történik. Az átvétel időpontját az átadó szerv és az átvevő levéltár egyetértésben állapítja meg. A levéltár megtagadhatja az olyan irattári anyag átvételét, amely indokolt véleménye szerint nem felel meg a Tvr rendelkezéseinek [Tvr. 5. § (2) és (3) bek.]. Vita esetén az átadó felügyeleti szervének [6. § (4) bek.] meghallgatásával a művelődésügyi miniszter dönt.

(3) A levéltár az átvett iratokból az ügyvitelhez szükséges iratokat köteles az átadó szervnek vagy felügyeleti szervének meghatározott időre rendelkezésére bocsátani.

(4) Az állami szervek levéltári őrizetbe adott iratanyagában a kutatást a felügyeletet gyakorló miniszter a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben, egyéb szervek levéltári őrizetbe adott iratanyagában pedig a művelődésügyi miniszter - az illetékes országos szerv meghallgatása után saját hatáskörében korlátozhatja.

(5) A Minisztertanács működése során keletkezett iratok levéltári őrizetbe való átadásáról és a levéltárba nem helyezett iratanyag tudományos kutatás céljára történő felhasználásáról a Minisztertanács elnöke határoz.

8. §

(1) A szerv iratkezelésének és irattárának irányításával és ellenőrzésével vezető állású személyt, az irattári feladatok ellátásával pedig irattárost (irattárosokat) kell megbízni.

(2) Irattárosi munkakört csak középiskolai végzettséggel és irattárosi képesítéssel rendelkező személy tölthet be:

a) országos és megyei jellegű szervnél;

b) az országos, illetőleg a megyei jellegű szerv közvetlen felügyelete alatt álló szervnél.

(3) Az irattárosi képesítés megszerzésének módját és határidejét a művelődésügyi miniszter a felügyeletet gyakorló miniszterrel és a Szakszervezetek Országos Tanácsával egyetértésben állapítja meg.

9. §

A szerv vezetője, valamint a felügyeleti szerv - ellenőrzései során - az iratkezelést és irattározást is köteles ellenőrizni és a súlyosabb iratkezelési szabálytalanságokról az illetékes levéltárat tájékoztatni.

10. §

(1) A 3-9. §-okban foglalt rendelkezéseket értelemszerűen alkalmazni kell a különlegesen kezelt (bizalmas, titkos, stb.) iratokra is.

(2) A titkosan kezelt iratok selejtezésének levéltári ellenőrzése csak a kiselejtezett és megsemmisítésre szánt iratok átvizsgálására terjed ki.

(3) A Tvr. és e rendelet nem érinti az államtitok védelmére vonatkozó rendelkezéseket.

A Tvr. 6. §-ához:

11. §

A levéltár köteles:

a) a levéltári anyagot zárt, tűzbiztos, száraz, megfelelő hőmérsékletű és páratartalmú, a levéltári anyag őrzésén kívül egyidejűleg más célra fel nem használható, a szakszerű tárolás követelményeinek megfelelő tárolóeszközökkel felszerelt raktárban őrizni;

b) a megrongált vagy a pusztulás veszélyének kitett levéltári anyag megóvásáról és helyreállításáról gondoskodni;

c) a különösen jelentős levéltári anyagot filmrevétetni s a film egy példányát - a művelődésügyi miniszternek a felügyeletet gyakorló miniszterrel egyetértésben kiadott eltérő rendelkezése hiányában - a Magyar Országos Levéltár filmtárában elhelyezni;

d) a levéltári anyagot a kutatás számára hozzáférhetővé tenni és erre a célra megfelelő helyiséget biztosítani.

12. §

(1) A levéltár közreműködik kiállítások rendezésében.

(2) A tanácsi levéltár a helytörténetírást rendeltetésszerűen műveli.

A Tvr. 7. §-ához:

13. §

(1) Levéltárat (fióklevéltárat, a továbbiakban együtt: levéltárat) csak a Tvr. 6. §-ában foglalt feladatok ellátásához szükséges személyi és dologi feltételek (11. §) biztosításával szabad létesíteni.

(2) A levéltár működésének, feladatai ellátásának és a levéltári kutatásnak részletes szabályait a művelődésügyi miniszter a levéltárak ügyviteli szabályzatában állapítja meg.

(3) A levéltár gyűjtőkörét a művelődésügyi miniszter - szaklevéltár esetében a fenntartó meghallgatása után - határozza meg.

(4) Megszűnő levéltár anyagának további elhelyezéséről a fenntartó szerv egyetértésével a művelődésügyi miniszter intézkedik.

14. §

(1) A levéltár tudományos dolgozójának egyetemi végzettséggel kell rendelkeznie. Ez alól a művelődésügyi miniszter felmentést adhat.

(2) A levéltári dolgozók szakképzését és szakképesítését a művelődésügyi miniszter szabályozza.

A Tvr. 8. §-ához:

15. §

(1) A Magyar Országos Leváltár és az Új Magyar Központi Levéltár a művelődésügyi miniszter közvetlen felügyelete és irányítása alatt működik.

(2) A Magyar Országos Levéltár és az Új Magyar Központi Levéltár főigazgatóját a Magyar Tudományos Akadémia elnökének meghallgatásával a művelődésügyi miniszter nevezi ki.

(3) A művelődésügyi miniszter engedélyt adhat országos jellegű levéltári anyagnak szaklevéltárban való őrzésére.

A Tvr. 9. §-ához:

16. §

(1) A tanácsi levéltár ágazati felügyeletét a művelődésügyi miniszter látja el.

(2) A tanácsi levéltár közvetlen felügyeletét és irányítását a fenntartó tanács végrehajtó bizottsága gyakorolja, a levéltár igazgatóját a művelődésügyi miniszter előzetes meghallgatásával a végrehajtó bizottság, dolgozóit a levéltár igazgatója nevezi ki.

(3) A művelődésügyi miniszter engedélyt adhat helyi jellegű levéltári anyagnak szaklevéltárban való őrzésére.

(4) Tanácsi levéltár létesítéséhez, székhelyének és gyűjtőterületének megállapításához, valamint a levéltár megszüntetéséhez a művelődésügyi miniszter hozzájárulása szükséges.

A Tvr. 10. §-ához:

17. §

(1) A szaklevéltár felett a művelődésügyi miniszter ágazati felügyeletet gyakorol. Szaklevéltár létesítéséhez (fenntartásához), székhelyének és szervezetének megállapításához, valamint szaklevéltár megszüntetéséhez a művelődésügyi miniszter hozzájárulása szükséges.

(2) A szaklevéltár vezetőjének kinevezéséhez a művelődésügyi miniszter hozzájárulása szükséges.

(3) Az állami szerveknek, társadalmi szervezeteknek, valamint más jogi személyeknek a Tvr. hatálybalépése időpontjában már működő levéltárait az általános levéltárak kivételével - ideértve az 1950. évi 29. tvr. alapján nemzeti érdekűnek minősített magánlevéltárakat is - a művelődésügyi miniszter szaklevéltárakká nyilváníthatja.

A Tvr. 11. §-ához:

18. §

(1) Tudományos intézmény az általa eddig gyűjtött nem irattári eredetű levéltári anyagot a művelődésügyi miniszterhez történt bejelentés mellett továbbra is őrizheti. Ilyen levéltári anyag gyűjtésével a jövőben - levéltáron kívül - csak a művelődésügyi miniszter által kijelölt tudományos intézmény foglalkozhat. E levéltári anyag felett a művelődésügyi miniszter ágazati felügyeletet gyakorol.

(2) A tudományos intézmény az őrizetében levő irattári eredetű anyagot - tekintet nélkül az anyag keletkezésének időpontjára - 1971. július 1. napjáig köteles az illetékes levéltárnak átadni.

(3) A nem irattári eredetű levéltári anyag gyűjtésére kijelölt tudományos intézmény köteles az őrizetében levő nem irattári eredetű levéltári anyagot 1971. július 1. napjáig, illetőleg az anyag megszerzését követő hatvan napon belül a művelődésügyi miniszternek bejelenteni.

(4) Egyéb szerv nem irattári eredetű levéltári anyagot csak a művelődésügyi miniszter engedélyével szerezhet meg, illetőleg őrizhet; köteles azt nyilvántartásba vétel céljából az engedély keltétől számított három hónapon belül, illetőleg az anyag megszerzését követő hatvan napon belül az illetékes levéltárnak bejelenteni; a birtokában levő bármely egyéb levéltári anyagot pedig - saját irattári anyagán kívül - köteles 1971. július 1. napjáig az illetékes levéltárnak átadni.

(5) Az előző bekezdések hatálya alá tartozó levéltári anyag őrzésének, kezelésének és további gyarapításának módját a művelődésügyi miniszter az érdekelt miniszterekkel (országos hatáskörű szervek vezetőivel) egyetértésben szabályozza.

A Tvr. 13. §-ához:

19. §

(1) A személyi tulajdonban levő levéltári anyag [Tvr. 13. § (1) bek.] védetté nyilvánítása felől a művelődésügyi miniszter határoz.

(2) Akinek tulajdonában vagy birtokában levéltári anyag van, köteles azt a művelődésügyi miniszternek 1970. július 1. napjáig, illetőleg a megszerzéstől számított harminc napon belül bejelenteni.

(3) Az a személy, aki levéltárba tartozó irattári anyagot tart birtokában, köteles azt a Tvr. hatálybalépésétől számított egy éven belül levéltárnak átadni.

(4) A bejelentési, illetőleg az átadási kötelezettség nem terjed ki a Tvr. 13. §-ának (2) bekezdésében meghatározott levéltári anyagra.

A Tvr. 14. §-ához:

20. §

(1) A Tvr. 14. §-ának (1) bekezdésében meghatározott intézkedések megtétele a művelődésügyi miniszter hatáskörébe tartozik.

(2) A védett levéltári anyag vagy a róla készített filmmásolatok kutatásának feltételeit a művelődésügyi miniszter által kijelölt levéltár és a tulajdonos (birtokos) egyetértésben állapítják meg.

(3) A tudományos kutatás engedélyezése kérdésében felmerült vitában a művelődésügyi miniszter dönt.

A Tvr. 15. §-ához:

21. §

(1) A levéltári anyaggal kapcsolatos büntetőjogi, polgári jogi vagy államigazgatási eljárásban az anyag kezelése, eszmei és pénzbeli értéke tekintetében a művelődésügyi miniszter által kijelölt levéltár szakvéleményét kell beszerezni.

(2) Bírósági határozattal vagy hatósági intézkedéssel állami tulajdonba jutott levéltári anyag kezelőszervét a művelődésügyi miniszter jelöli ki.

A Tvr. 16. §-ához:

22. §

(1) A Tvr. 16. §-ának (1) bekezdése alapján a levéltári kezelésbe vételt a művelődésügyi miniszter rendeli el.

(2) A levéltári kezelésbe vétel a levéltári anyag eredeti őrzési helyén hagyásával is történhet.

A Tvr. 17. §-ához:

23. §

(1) A csereszerződés és a személyi tulajdonban levő védett levéltári anyagra vonatkozó ajándékozási szerződés létrejöttéhez a művelődésügyi miniszter jóváhagyása szükséges.

(2) Az elővásárlási jog gyakorlásáról - az ajánlat kézhezvételétől számított harminc napon belül - a művelődésügyi miniszter nyilatkozik. Ha nem kíván elővásárlási jogot gyakorolni, illetőleg a határidő alatt elfogadó nyilatkozatot nem tesz, a személyi tulajdonban levő védett levéltári anyagot a tulajdonos elidegenítheti, köteles azonban az új tulajdonos nevét, az új tulajdonos pedig az anyag őrzési helyét a művelődésügyi miniszternek harminc napon belül bejelenteni.

(3) A védett levéltári anyagról elidegenítés esetén a művelődésügyi miniszter filmmásolatot készíttethet. A filmmásolat készítésének költségei az államot terhelik.

(4) Levéltár vagy levéltári anyagot őrző más tudományos intézmény őrizetében levő levéltári anyagnak más hazai levéltár vagy intézmény számára történő végleges átadását az átadó levéltár (intézmény) fenntartójának meghallgatásával a művelődésügyi miniszter engedélyezi.

A Tvr. 18. §-ához:

24. §

(1) A Tvr. 18. §-ának (2) bekezdésében említett engedélyt a művelődésügyi miniszter adja meg.

(2) Minden olyan levéltári anyagról, amelynek az ország területéről való kiviteléhez a művelődésügyi miniszter engedélye szükséges, előzetesen filmfelvételt kell készíteni.

A Tvr. 19. §-ához:

25. §

(1) E rendelet kihirdetése napján lép hatályba, egyidejűleg az 1060/1957. (VI. 22.) Korm. és az 1026/1958. (VII. 30.) Korm. határozat, továbbá az 1610-26/1950. (VIII. 8.) VKM és az 1610-44/1950. (IX. 24.) VKM rendelet hatályát veszti.

(2) Az 1950. évi 29. tvr. 12. §-a (1) bekezdésének b) pontjával az állami kerületi levéltárak őrzésébe utalt káptalani és konventi hiteleshelyi levéltárak anyagát az illetékes tanácsi levéltár veszi át megőrzésre.

(3) Az e rendelet hatálybalépése előtt keletkezett iratok őrzésének és selejtezése módjának tekintetében továbbra is a 45/1958. (VII. 30.) Korm. rendeletet, annak végrehajtási utasításait, valamint a 130/1957. (IK 20.) IM utasítást kell alkalmazni.

(4) E rendelet végrehajtásáról a művelődésügyi miniszter, valamint a miniszterek és az országos hatáskörű szervek vezetői a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben gondoskodnak. A művelődésügyi miniszter hatáskörébe tartozó egyes igazgatási feladatokat levéltárakra ruházhat át.

Fock Jenő s. k.,

a Magyar Forradalmi Munkás-Paraszt Kormány elnöke

Melléklet a 30/1969. (IX. 2.) Korm. rendelethez

Irányelvek az iratkezelés szabályozásához

1. §

Az állami szerv, szövetkezet, társadalmi szervezet és más jogi személy (a továbbiakban együttesen: szerv) az alábbiak szerint iratkezelési szabályzatot készít és annak megfelelően szervezi meg az iratkezelést.

2. §

(1) A miniszter (országos hatáskörű szerv vezetője) a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben adja ki:

a) a minisztérium (országos hatáskörű szerv) iratkezelési szabályzatát;

b) a felügyelete alá tartozó azonos jellegű, illetőleg szintű szervek egységes iratkezelési szabályzatait;

c) a felügyelete alá tartozó egyéb szervek iratkezelési mintaszabályzatát.

(2) A mintaszabályzat alapján az állami szerv iratkezelési szabályzatot készít, és e szabályzatot a közvetlen felügyeleti szerv vezetője hagyja jóvá.

(3) A szövetkezet, társadalmi szerv és más jogi személy iratkezelési szabályzatának elkészítésére az (1) és (2) bekezdésben foglalt elvek irányadók.

(4) Az iratkezelési szabályzat egy példányát a szerv az illetékes levéltárnak megküldi.

3. §

(1) A szerv az iratkezelést a korszerű ügyvitel igényeinek és a modern technika által nyújtott lehetőségeknek figyelembevételével úgy szervezi meg, hogy az a rendeltetésszerű működését, feladatainak eredményes és gyors megoldását, valamint tevékenységének hatékony ellenőrzését szolgálja.

(2) Az iratkezelési szabályzat az iratok, a bármely technikai eljárással készült kép- és hangfelvételek, valamint a gépi adatfeldolgozás során keletkezett adathordozók biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történő átadását szabályozza.

(3) Az irat anyagát és az íróeszközök minőségét a szerv az irat jelentőségére tekintettel választja meg.

4. §

(1) Az iratok rendszerezése irattári terv alapján történik. A szerv sajátos igényeinek megfelelően az irattári terv tovább tagolható.

(2) Az irattári terv rendszerbe foglalja azokat az irattári tételeket (tárgyi csoportokat), amelyek szerint a szerv az iratait tagolja (csoportosítja). A szerv ügykörének és szervezetének figyelembevételével úgy alakítja az irattári tételeket, hogy az ügyvitel gyakorlati érdekeit szolgálják és az iratselejtezést is megkönnyítsék. Az egyes irattári tételeken belül az iratokat az ügyviteli igényeknek megfelelően további csoportokra lehet bontani.

(3) Az irattári tételeket rendszerbeli helyüknek megfelelő számmal kell ellátni.

(4) Az irattári terv határozza meg, hogy mely irattári tételek (tárgyi csoportok) iratai nem selejtezhetők, illetőleg, hogy a selejtezhető irattári tételek iratait ügyviteli érdekből meddig kell megőrizni. Az irattári terv meghatározza a nem selejtezhető irattári tételek (iratok) levéltárba adásának határidejét is. Az irattári tervben a számviteli bizonylati rendre vonatkozó rendelkezéseket figyelembe kell venni.

(5) A szerv az irattári tervet ügyköreiben és szervezetében bekövetkező változásoknak megfelelően az illetékes levéltár meghallgatásával módosítja.

5. §

(1) A szerv iratait keletkezésük, illetve beérkezésük időpontjában nyilvántartásba veszi.

(2) A nyilvántartás az iratok azonosításához feltétlenül szükséges legfontosabb adatokat tartalmazza.

(3) Az iratok nyilvántartása - központilag, szervezeti egységenként vagy ügykörük szerint - iktatással, vagy a szerv, illetve az irat jellegének megfelelő más célszerű módon (pl. iratgyűjtőben elhelyezés) történik.

6. §

Annak érdekében, hogy az iratok mind ügyintézés közben, mind az irattárban gyorsan megtalálhatók legyenek, a szerv gyakorlati igényeinek megfelelő segédleteket (név-, tárgymutató, iratrendező stb.) készít.

7. §

(1) A szerv az elintézett ügyek iratait irattárban helyezi el és az irattári rendszerben elfoglalt helyüket meghatározó irattári jelzettel (tételszám, iktatószám, stb.) ellátott iratokat az irattári tervnek megfelelően, nyilvántartásaikkal és segédleteikkel együtt szakszerűen kezeli.

(2) A szerv az irattárakban őrzött iratokról olyan raktári jegyzéket vezet, amely a raktári (tárolási) egységek (doboz, csomó, kötet stb.), valamint az irattári terv szerinti csoportosítást is feltünteti.

(3) Az a szerv, amely osztály- vagy egyéb részirattárakat tart fenn, központi irattárat is szervez. A részirattárak iratait meghatározott idő elteltével a központi irattár raktári jegyzékkel veszi át.

(4) A szerv vezetője az iratkezeléshez szükséges megfelelő mennyiségű és minőségű íróanyagról, íróeszközről és irattárolási eszközről (doboz, téka, iratborító stb.), valamint az irattár elhelyezése végett olyan, a tűzrendészeti szabályoknak megfelelő helyiségről gondoskodik, amelyben az iratokat nedvesség vagy más veszély (állati vagy növényi kártevők stb.) nem fenyegeti.

8. §

(1) Az irattárból iratokat megsemmisítés vagy nyersanyagként való felhasználás céljából kiemelni csak meghatározott iratselejtezés során szabad. Irattári anyagot más módon elidegeníteni, megsemmisíteni vagy használhatatlanná tenni tilos.

(2) A szerv az irattárában őrzött iratanyagát legalább ötévenként selejtezi; ennek során kiselejtezi azokat az irattári tételeket, amelyek az irattári terv szerint kiselejtezhetők és őrzési idejük is lejárt. Ha a kiselejtezhető irattári tételben egyes olyan ügyiratok vannak, amelyeknek őrzési ideje még nem járt le, illetve amelyek az irattári terv szerint nem selejtezhetők ki, azokat az irattárban visszatartja.

(3) Az iratkezelési szabályzat rendelkezik a selejtezés alá vont irattári tételekben levő idegen anyagról (magánszemély iratai, egyéb tárgyak visszaadása a tulajdonos részére, átadása más szerv részére stb.).

(4) Az iratselejtezésről a kiselejtezett irattári tételeket, azok évkörét és mennyiségét feltüntető jegyzőkönyv készül.

(5) A szerv vezetője a tervezett iratselejtezést harminc nappal előbb az illetékes levéltárnak írásban bejelenti és részére a selejtezésről készült jegyzőkönyvet két példányban megküldi. A kiselejtezett iratok megsemmisítése, nyersanyagként való felhasználása vagy egyéb értékesítése csak a levéltárnak a visszaküldött selejtezési jegyzőkönyvre vezetett hozzájárulása után és alapján történhet.

9. §

A szerv az irattári tételeket nyilvántartásaikkal együtt, rendezetten, raktári jegyzék kíséretében és a biztonságos őrzéshez szükséges tárolási eszközökkel ellátottan, saját költségén adja át a levéltárnak. A levéltár csak teljes és lezárt évfolyamokat vesz át.

10. §

(1) A megszűnő szerv vezetője az iratok további elhelyezéséről az illetékes levéltárat az iratátadás előtt nyolc nappal megelőzően értesíti.

(2) A megszűnő szerv iratainak átadása, illetőleg átvétele nyilvántartásaikkal, segédleteikkel és tároló eszközeikkel együtt, jegyzőkönyv készítése mellett, a raktári jegyzék kíséretében, a megszűnő szerv költségére történik. Az átvett iratok további szabályszerű kezeléséről, irattári rendjéről és selejtezéséről az átvevő szerv gondoskodik.

11. §

(1) A kép- és hangfelvételek kezelésére az 1-10. §-okban foglaltak értelemszerűen irányadók.

(2) A szerv a kép- és hangfelvételek használható állapotban tartását megfelelő felújítással (átmásolás, átjátszás stb.) rendszeresen biztosítja.