4/1998. (II. 4.) BM rendelet

a közszolgálati nyilvántartás egyes kérdéseiről szóló 16/1993. (XII. 14.) BM rendelet módosításáról

A közszolgálati nyilvántartásról szóló 68/1993. (V. 5.) Korm. rendelet 28. §-ában foglalt felhatalmazás alapján a következőket rendelem el:

1. § A közszolgálati nyilvántartás egyes kérdéseiről szóló - többször módosított - 16/1993. (XII. 14.) BM rendelet (a továbbiakban: R.) 1. §-ának (1) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(1) E rendelet hatálya a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (a továbbiakban: Ktv.) 1. § (1)-(2) bekezdésében meghatározott szerveknél, valamint - törvényi rendelkezés alapján - az egyéb költségvetési szerveknél (a továbbiakban együtt: közigazgatási szerv) foglalkoztatott köztisztviselőre, ügykezelőre, fizikai alkalmazottra (a továbbiakban együtt: köztisztviselő) - ide nem értve a Ktv. 3. § (2) bekezdése szerint az Igazságügyi Minisztériumba beosztott bírót - terjed ki."

2. § Az R. 4. §-ának (2) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(2) Egyidejűleg további közszolgálati jogviszony - Ktv. 21. §-a (2) és (4) bekezdésének figyelembevételével történő - létesítése, valamint áthelyezés és kirendelés esetén a másik, illetőleg az új közigazgatási szerv is köteles Adatlapot kitölteni."

3. § (1) Az R. 5. §-ának (4) bekezdése a következő szöveggel egészül ki:

"A közigazgatási szerv minden év február 15-éig köteles a (3) bekezdés a)-i) pontjaiban meghatározott adatait a Belügyminisztérium központi közszolgálati nyilvántartásának közvetlenül megküldeni."

(2) Az R. 5. §-ának (6) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(6) A közigazgatási szerv megszűnése esetén a jogutód közigazgatási szerv hivatali szervezetének vezetője, jogutód nélküli megszűnés esetén - ha jogszabály eltérően nem rendelkezik - a megszűnő közigazgatási szerv felügyeleti szervének vezetője a megszűnést követő 30 napon belül köteles a megszűnés tényét a Belügyminisztériumnak bejelenteni (kijelentkezés)."

4. § Az R. 6. §-a (4) bekezdésének c) pontjában az "a)-c) pontjában" szövegrész helyébe az "a)-h) pontjában" szövegrész lép.

5. § (1) Az R. 1. számú mellékletének a "Közszolgálati alap- és központi nyilvántartás adatlapja IL, D" jelölésű adatlapjai és "Tárgymutató" című része helyébe e rendelet 1. számú melléklete lép.

(2) Az R. 1. számú melléklete az e rendelet 2. számú melléklete szerinti, a "Közszolgálati alapnyilvántartás adatlapja Ö", és a "Közszolgálati alap- és központi nyilvántartás adatlapja TK" jelölésű adatlapokkal egészül ki.

6. § (1) Az R. 2. számú melléklete 2. pontjában az adatlapok felsorolása a "TK" betűjelű adatlappal egészül ki.

(2) Az R. 2. számú melléklete 6. pontjának a helyébe a következő rendelkezés lép:

"6. A Ktv. 63. § (4) bekezdésének értelmében valamennyi adatszolgáltató közigazgatási szerv az ÜSZ 3., 4. és 5. számú függelékében szereplő Jelentőlapokon teljesíti a név szerinti változásjelentést. A jelentőlapokat a közigazgatási szerv a havonkénti adatszolgáltatási határidőre küldi meg az adatgyűjtő számára."

(3) Az R. 2. számú mellékletének 9. a) pontja a következő francia bekezdéssel egészül ki:

"- összegyűjti az adatszolgáltató közigazgatási szervektől havonta érkező név szerinti változásjelentéseket tartalmazó jelentőlapokat és az adatgyűjtő program segítségével dokumentálja a sorszámukat, majd minden hónap utolsó munkanapján a futárszolgálattal továbbítja a Jelentőlapokat a BM Közszolgálati Főosztályára."

(4) Az R. 2. számú melléklete 11. pontja a következő francia bekezdéssel egészül ki:

"- gondoskodik - a BM Közszolgálati Főosztálya előzetes engedélyével - az adatok rögzítése és feldolgozása után a papír alapú adatlapok selejtezéséről úgy, hogy minden esetben csak a két karbantartási időszakot megelőzően keletkezett adatlapok kerülhetnek selejtezésre."

(5) Az R. 2. számú mellékletének 1. számú függeléke helyébe e rendelet 3. számú melléklete lép.

(6) Az R. 2. számú mellékletének 2. számú függeléke helyébe e rendelet 4. számú melléklete lép.

(7) Az R. 2. számú mellékletének 3. és 4. számú függelékei helyébe e rendelet 5. számú mellékletével megállapított 3., 4. és 5. számú függelékek lépnek.

7. § Az R. 3. számú melléklete "ad. II/1. e) ponthoz:" alcímének 2. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

"2. A fizikai biztonság szabályozásakor különösen fontosak az alábbi szempontok:

- az adathordozó eszközök elhelyezésére szolgáló helyiségeket úgy kell kialakítani, hogy elegendő biztonságot nyújtsanak illetéktelen vagy erőszakos behatolás, tűz vagy természeti csapás ellen;

- azokba a helyiségekbe, ahol adatkezelés folyik, a személyek belépését a hivatalos feladataikkal összhangban megállapított felhatalmazás alapján kell szabályozni, ellenőrizni;

- számítástechnikai eszközzel olvasható és manuális adathordozók tárolását, felhasználását és a hozzáférést ellenőrizni kell;

- az adathordozókról, azok mozgásáról, tartalmáról és felhasználásukról nyilvántartást kell vezetni;

- meg kell határozni azoknak a személyeknek a körét, akik az adathordozó eszközöket üzemeltethetik;

- gondoskodni kell arról, hogy a számítástechnikai eszközök biztonsági megoldásainak dokumentációjához csak az arra felhatalmazott személyek férjenek hozzá."

8. § (1) Ez a rendelet a kihirdetését követő 8. napon lép hatályba. Ezzel egyidejűleg az R. 5. § (3) bekezdése e) pontjának második fordulata hatályát veszti.

(2) Ahol az R. BM Közigazgatásfejlesztési Főosztályt említ, azon BM Közszolgálati Főosztályt kell érteni.

Kuncze Gábor s. k.,

belügyminiszter

1. számú melléklet a 4/1998. (II. 4.) BM rendelethez

TÁRGYMUTATÓ

I. Személyre vonatkozó adatok

SZ Személyre vonatkozó adatok

L Lakcímadatok

II. Képzettség adatai

I Legmagasabb iskolai végzettség, továbbá szakirányú továbbképzésben szerzett végzettség adatai

S Iskolarendszeren kívüli oktatás keretében szerzett szakképesítés, meghatározott munkakör betöltésére, jogosító okirat adatai

T Tudományos fokozat adatai

N Idegennyelv-ismeret adatai

III. A közszolgálati jogviszonyban töltött idő számítása

KIM A besoroláshoz figyelembe vehető közszolgálati jogviszonyban töltött idő számítása

KIMK Munkaviszonyban, munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban töltött időtartamból figyelmen kívül hagyandó időtartamok

KIH A közszolgálati jogviszonyban töltött idő számításánál figyelembe veendő, munkaviszonyban töltött időnek minősülő, de munkavégzési kötelezettséggel nem járó időtartamok

IV. A közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatok

JK Közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatok

V-VL Közigazgatási vizsga adatai

V. A közszolgálati jogviszony tartalmára vonatkozó adatok

J Közszolgálati jogviszony tartalmára vonatkozó adatok

B Besorolás adatai

TK Továbbképzés adatai

VEZ Vezetőre vonatkozó adatok

VEZM A vezetői kinevezés, illetve a vezetői megbízás megszűnésének adatai

JU Jutalmazás, kitüntetés adatai

F Hatályos fegyelmi büntetés adatai

VI. Illetmény és havi illetményen kívüli díjazás; egyes kereseti elemek, valamint a képzési, továbbképzési támogatás adatai

IL Illetményadatok

D Havi illetményen kívüli díjazás, egyes kereseti elemek adatai

VII. A munkából való távollét adatai

TÁV A munkából való távollét adatai

TAR Tartós távollét adatai

TARM Tartós távollét megszűnésének adatai

VIII. Az áthelyezés, illetve a közszolgálati jogviszony megszűnésének adatai

JV Az áthelyezés, illetve a közszolgálati jogviszony megszűnésének adatai

IX. Az összeférhetetlenséggel kapcsolatos adatok

Ö Összeférhetetlenséggel kapcsolatos adatok

2. számú melléklet a 4/1998. (II. 4.) BM rendelethez

3. számú melléklet a 4/1998. (II. 4.) BM rendelethez

4. számú melléklet a 4/1998. (II. 4.) BM rendelethez

2. számú függelék

Állományformátum a központi közszolgálati nyilvántartás részére történő adat és adatváltozás jelentésére

1. Az állományformátum célja

Az állományformátum meghatározása azt a célt szolgálja, hogy a számítástechnikai eszközökkel vezetett közszolgálati alapnyilvántartásokból távadatátvitellel vagy mágneslemezen közvetlenül, adatlap közbeiktatása nélkül lehessen adatokat szolgáltatni a központi közszolgálati nyilvántartás részére.

2. Az állomány általános leírása

Az állomány adattartalmára, valamint a kódszótárakra vonatkozóan az Adatlap kitöltési útmutatója az irányadó.

Az állomány szöveges állomány, feltöltésére az MSZ 7795-3 szabvány szerinti ASCII, illetve ASCII/PC vagy pedig a CWI karakterkódok használhatók.

Az állomány rekordokból tevődik össze, az egyes rekordok hézag, elválasztó jel nélkül követik egymást.

Az első rekord az állományra vonatkozó kísérő információkat tartalmazza, további rekordjai az adatlap egyes lapjainak felelnek meg, s a KÖZIGTAD-ba jelentett adatokat tartalmazzák.

Ha egy adatváltozás-jelentési ciklusban nincs jelentendő adatváltozás, az állományt akkor is el kell küldeni. Ekkor az állomány csak az értelemszerűen kitöltött első, ún. azonosító rekordból áll.

Az első rekordban kötelezően fel kell tölteni az 1., 2., 6., 7., 8. és 9. adatcsoportokat, a többi adatcsoportot az adatszolgáltató szerv igény szerint használhatja fel, vagy szóközökkel tölti ki.

Az adatváltozásokat hordozó rekordok tartalmuktól függetlenül, tetszőleges sorrendben követhetik egymást.

A rekordokat rekordsorszám előzi meg, mely az állomány első, kísérő információkat tartalmazó rekordja esetén 0, majd pedig egyesével folyamatosan nő. A 999 sorszám után újból 0 következik. Ezek a sorszámok a rekordoknak csak az állományon belüli sorrendjét határozzák meg.

A rekordok adatcsoportokból, az adatcsoportok pedig mezőkből épülnek fel. Egy adatcsoportba a logikailag összetartozó mezők kerülnek. A későbbiekben az egy adatcsoportba tartozó mezőket egy sorban, vesszővel elválasztva soroljuk fel.

A rekordok definiálásakor az egyes adatcsoportok szélességét (hosszát) adjuk meg. A mezők szélessége közvetlenül az elnevezésükből derül ki. Az adatcsoport szélessége a hozzá tartozó mezők szélességének összege, a rekord szélessége pedig adatcsoportjai szélességének az összegénél kettővel nagyobb.

A mezők, s így a rekordok mérete az aktuális kitöltöttségtől függetlenül állandó. Az üres mezőket a "szóköz" karakter kódjával (hex20) kell feltölteni. A későbbiekben a könnyebb olvashatóság kedvéért a szóközt a ‹J243›~ karakter jelöli.

A rekordokat a "kocsivissza" (hex0D) és a soremelés (hex0A), az állományt pedig a "file" vége (hex1A) kódok zárják le.

Az adatváltozásokat tartalmazó rekordok első öt adatcsoportja azonos szerkezetű és a rekordot egyértelműen azonosító információkat tartalmazza.

Az első adatcsoport egyetlen mezőből áll, mely a már említett állományon belüli sorszámot tartalmazza.

A második adatcsoport egyetlen, ún. rekord állapot jelző számból áll, mely 0, vagy 1, vagy 8 lehet. A 0 azt jelzi, hogy a rekordban található adatokat az első alkalommal jelentik a központi közszolgálati nyilvántartás számára, azaz az adott technikai azonosítót és lapsorszámot tartalmazó rekordot eddig még nem küldtek.

Ha a jelző értéke 1, az arra utal, hogy a rekordban található adatokat egy előzőleg küldött adatváltozás-jelentő rekord javításaként küldik a központi közszolgálati nyilvántartás részére. Ebben az esetben a technikai azonosító és a lapsorszám kötelezően megegyezik a javítandó rekord technikai azonosítójával és lapsorszámával.

Ha egy korábban elküldött rekord törlése válik szükségessé, a jelző értékét 8-ra kell állítani. Ebben az esetben a technikai azonosítón, a kitöltés időpontján és a lap sorszámán kívül egyéb adatot nem tartalmazhat a rekord.

A harmadik adatcsoportot szintén egy mező alkotja, mely annak a személynek a technikai azonosítóját tartalmazza, akinek az adatai a rekordban találhatók.

A negyedik adatcsoport azt az időpontot tartalmazza, amikor a rekordban található adatokat a közszolgálati alapnyilvántartásba felvették. Ez az időpont az adatlapon vezetett közszolgálati nyilvántartás "a kitöltés időpontja" adatának megfelelője. Az adatcsoport az év, hónap és nap mezőkből áll.

Az ötödik adatcsoportba két mező tartozik. Az első mező a rekordban közölt információk jellegére utal, a második mező pedig egy sorszámot tartalmaz, mely megmondja, hogy az adott személyről ilyen jellegű adatváltozást hányadik alkalommal vettek fel a közszolgálati alapnyilvántartásba. Ez az adatcsoport az adatlapon a lap sorszámának felel meg.

3. Jelölések, elnevezések

SZÁM (n) n jegyből álló, előnullázott karaktersorozat, mely egy decimális számot ábrázol (a 2. pontban leírtaknak megfelelően, ha nincs kitöltve, akkor kizárólag szóközöket tartalmaz).

SZÖVEG (n) n alfanumerikus karakterből álló, balra igazított sorozat, mely szöveges információt tartalmaz, és jobbról szóközzel van feltöltve.

ALFNUM (n) n karakterből álló alfanumerikus kód.

ÉV 1 SZÁM (4), mely évszámot tartalmaz.

ÉV 2 SZÁM (2), mely időtartamot tartalmaz években.

HÓ SZÁM (2), mely hónapot vagy pedig hónapokban mért időtartamot tartalmaz.

NAP SZÁM (2), mely napot vagy pedig napokban mért időtartamot tartalmaz.

Az idézőjelek ("") közé tett karaktersorozatot az adott mezőnek az adott részére be kell írni.

Szabad formátumú szövegen olyan alfanumerikus karakterekből álló sorozatot kell érteni, melyet nem kötelező egyik irányba sem igazítani.

4. Az állomány neve

Az állomány azonosító neve nyolc, a név kiterjesztése pedig három karakterből áll.

A név első hat karaktere az adatokat küldő szerv azonosító száma, mely megegyezik az adatlapon a technikai azonosító első hat jegyével.

Az utolsó két karakter annak az évszámnak az utolsó két jegyével egyezik meg, amely évben az állományt létrehozták.

A kiterjesztés az adott évben az adott szerv által elkészített adatjelentő állományok sorszámát tartalmazza. Az első állomány sorszáma 001, a következőké pedig folyamatosan egyesével növekszik.

5. A kísérő információk rekordjának szerkezete

5. számú melléklet a 4/1998. (II. 4.) BM rendelethez

3. számú függelék

4. számú függelék

5. számú függelék