189/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet

a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatkezelésre és a közszolgálati nyilvántartásra vonatkozó szabályokról szóló 233/2001. (XII. 10.) Korm. rendelet módosításáról

A köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény 80. §-a (1) bekezdésének b) és c) pontjában foglalt felhatalmazás alapján a Kormány a következőket rendeli el:

1. §

A közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatkezelésre és a közszolgálati nyilvántartásra vonatkozó szabályokról szóló 233/2001. (XII. 10.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.) 1. §-ának (1) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép, és új (3) bekezdéssel egészül ki, a jelenlegi (3) bekezdés jelölése (4) bekezdésre változik:

"(1) E rendelet hatálya a Ktv. 1. § (1) és (2) bekezdésében meghatározott szervekre (a továbbiakban: közigazgatási szerv) és az e szervekkel közszolgálati jogviszonyban álló köztisztviselőkre és ügykezelőkre (a továbbiakban együtt: köztisztviselő) terjed ki. A törvény eltérő rendelkezése hiányában e rendelet szabályait kell alkalmazni a Ktv. 2. §-ának b) pontjában meghatározott szervnél alkalmazott köztisztviselőkre és ügykezelőkre is."

"(3) A KÖZIGTAD elkülönített alrendszereként [Ktv. 63. § (4) bek.] működik a kiemelt főtisztviselői kar név szerinti nyilvántartása (a továbbiakban: FŐTISZTAD). A főtisztviselő kinevezéséről, a főtisztviselői kinevezés megszűnéséről a Miniszterelnöki Hivatal, illetőleg a Miniszterelnöki Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában kijelölt szervezeti egysége 8 napon belül írásban tájékoztatja az alkalmazó közigazgatási szervet, valamint a FŐTISZTAD-ot. A tájékoztatás a főtisztviselő nevét, születési idejét és a közigazgatási szerv megnevezését tartalmazza."

2. §

Az R. 2. §-a (1) bekezdésének a) pontja és (2) bekezdésének bevezető mondata helyébe a következő rendelkezés lép:

[(1) A közszolgálati adatkezelés jogszerűségéért, a személyes adatok védelméért, valamint a Ktv. 62. §-ának (1) bekezdésében, 62/A. §-ában és 63. §-ának (4) bekezdésében előírt adatszolgáltatásokért felelős]

"a) a köztisztviselővel közszolgálati jogviszonyban álló közigazgatási, illetve alkalmazó szerv hivatali szervezetének vezetője; helyi önkormányzat képviselő-testületének polgármesteri hivatala esetén a jegyző (főjegyző), a megyei jogú város kerületi hivatala vezetője, a körjegyző;"

"(2) Az (1) bekezdéstől eltérően a központi közigazgatási szerv, illetve területi szerve (a továbbiakban: irányító közigazgatási szerv) hivatali szervezetének vezetője látja el az irányítása, felügyelete, ellenőrzése alatt álló közigazgatási szerv (a továbbiakban: irányított közigazgatási szerv) köztisztviselője személyi anyagával, közszolgálati alapnyilvántartásával és - kivéve, ha jogszabály másként nem rendelkezik - egyéb személyi iratainak adatkezelésével, valamint a Ktv. 62. § (1) és a 63. § (4) bekezdéseiben meghatározott adatszolgáltatással kapcsolatos adatfeldolgozást, ha"

3. §

Az R. 4. §-ának (1) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(1) A közigazgatási, illetve az alkalmazó szerv, valamint a személyzeti szerv a köztisztviselő - írásbeli kérelmére - olyan adatait is kezelheti, amelyek átadására törvény a köztisztviselőt nem kötelezi, azonban ezen adatok csak a köztisztviselő által megjelölt célra használhatók fel, illetve csak írásbeli hozzájárulásával továbbíthatók más szerv részére."

4. §

Az R. 6. §-ának (3) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(3) Ha az illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokat nem a köztisztviselőt alkalmazó szerv végzi, az illetményszámfejtéshez nélkülözhetetlen adatokat tartalmazó iratokat, valamint a (2) bekezdés c) és d) pontja szerinti iratokat az illetményszámfejtést végző szerv is - e rendeletben foglaltak figyelembevételével - kezelheti."

5. §

(1) Az R. 8. §-ának (1) -(2) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(1) A közigazgatási, illetve alkalmazó szervnél keletkezett személyi iratok kezelésének technikai szabályairól a közszolgálati adatvédelmi és az iratkezelési szabályzatban kell rendelkezni.

(2) A személyi iratokat - ha jogszabály másként nem rendelkezik - külön számtartományon belül gyűjtőszámon vagy ezzel egyenértékű módon kell iktatni."

(2) Az R. 8. §-ának (4) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(4) A köztisztviselőhöz tartozó-a vagyonnyilatkozattételével összefüggő - személyi iratokat az egyéb személyi iratoktól fizikailag elkülönítetten, önálló iktatás szerint a közigazgatási, illetve alkalmazó szerven belül egy szervezeti egységnél, illetve az azzal megbízott ügyintézőnél egységesen kell kezelni."

(3) Az R. 8. §-ának (6) -(7) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(6) A közszolgálati jogviszony létesítésekor a közigazgatási, illetve alkalmazó szerv összeállítja a köztisztviselő személyi anyagát, s azt e rendeletben meghatározottak szerint kezeli. Törvény eltérő rendelkezésének hiányában a személyi anyagban a Ktv. 64. § (1) bekezdésében felsorolt személyzeti iratokon kívül más irat nem tárolható. A személyzeti iratokat tartalmuknak megfelelően csoportosítva, keletkezésük sorrendjében, az e célra személyenként kialakított gyűjtőben kell őrizni (személyi anyag) . Az elhelyezett személyzeti iratokról tartalomjegyzéket (a továbbiakban: tartalomjegyzék) kell készíteni, amelyen a közigazgatási, illetve alkalmazó szerv dokumentálja az irat megnevezését, iktatószámát és keltezését. A tartalomjegyzékre azonnal rávezeti a változást.

(7) Határozott időre történő áthelyezés, illetve a kirendelés esetén - kivéve a Ktv. 31/C. § (4) bekezdésében említett határozott idejű áthelyezést (a továbbiakban: határozott idejű kötelező áthelyezés) - a kinevező közigazgatási, illetve alkalmazó szerv kezeli a köztisztviselő személyi anyagát. Az áthelyezést, illetve a kirendelést követően keletkező és a személyi anyag részét képező személyzeti iratot a személyi anyagban kell elhelyezni. Közigazgatási szervhez történő végleges áthelyezés esetén a köztisztviselő személyi anyagát a személyzeti iratokról készített átadási jegyzékkel együtt az áthelyezés időpontjában - legkésőbb az áthelyezés időpontját követő munkanapon - meg kell küldeni az áthelyezés helye szerinti közigazgatási szervnek, amely nyolc napon belül visszaigazolja azok átvételét. Határozott idejű kötelező áthelyezés esetén a köztisztviselő személyi anyagának kezelése szempontjából úgy kell eljárni, mintha az áthelyezés végleges lenne."

(4) Az R. 8. §-ának (9) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(9) A közszolgálati jogviszony megszűnése esetén a tartalomjegyzéket és a betekintési lapot a közigazgatási, illetve alkalmazó szerv lezárja és a személyi anyagot irattározza. A személyi anyagot - kivéve, amelyet a Ktv. 64. § (3) bekezdése alapján átadtak - a közszolgálati jogviszony megszűnésétől számított ötven évig meg kell őrizni. Tárolásáról és levéltárba helyezéséről a közigazgatási, illetve alkalmazó szerv iratkezelési szabályzatában és irattározási tervében kell rendelkezni."

6. §

Az R. 12. §-a (1) bekezdésének b) pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

[(1) Számítógéppel vezetett adatokat ki kell nyomtatni a köztisztviselő]

"b) végleges áthelyezésekor, továbbá a főtisztviselő határozott idejű kötelező áthelyezésekor;"

7. §

Az R. 13. §-ának (1) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(1) Számítógépes módszerrel vezetett alapnyilvántartásból a közszolgálati jogviszony megszűnése és végleges áthelyezés esetén - ideértve a főtisztviselő határozott idejű kötelező áthelyezését is - azonnal és véglegesen törölni kell a köztisztviselő személyazonosító adatait."

8. §

Az R. 14. §-a helyébe a következő rendelkezés lép:

"14. § Számítógépes módszerrel történő adatkezelés esetén - jogszabály eltérő rendelkezése hiányában - a közigazgatási, illetve alkalmazó szerv szabadon határozza meg a gépi adatfeldolgozás technológiáját. Az adatfeldolgozás módszerétől függetlenül az adott technológiával csak a Ktv.-ben, törvény felhatalmazása alapján jogszabályban és e rendeletben meghatározott adatok kezelhetők, és attól eltérő célra nem használhatók fel, de a közigazgatási, illetve alkalmazó szerv saját céljaira a személyazonosításra alkalmatlan adatokat feldolgozhatja."

9. §

(1) Az R. 16. §-ának (1) -(7) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(1) A közigazgatási, illetve alkalmazó szerv a köztisztviselő kinevezésének, végleges áthelyezésének - ideértve a főtisztviselő határozott idejű kötelező áthelyezését is -, illetve határozott időre történő áthelyezésének, kirendelésének időpontjában köteles a köztisztviselő számára közszolgálati alapnyilvántartási technikai azonosító kódot (a továbbiakban: technikai azonosító) megállapítani. A technikai azonosító a köztisztviselő azonosítását biztosító tizenegy számjegyből álló számsor. Az első hat számjegye a szervazonosító kód (a továbbiakban: szervazonosító), az utolsó öt számjegye a köztisztviselő egyéni azonosítására szolgáló, folyamatos és egyszer használható számsor (a továbbiakban: egyéni azonosító) .

(2) A szervazonosítót a Belügyminisztérium Közigazgatásszervezési és Közszolgálati Hivatal (a továbbiakban: BM KKH) állapítja meg a közigazgatási, illetve alkalmazó szerv központi közszolgálati nyilvántartásba első alkalommal történő 18. § (2) bekezdés szerinti bejelentkezésekor. A BM KKH e rendelet hatálybalépésével egyidejűleg szervazonosítót állapít meg a FŐTISZTAD-on belül a rendelkezési állomány számára és azt a Miniszterelnöki Hivatal rendelkezésére bocsátja. A szervazonosítót a BM KKH három munkanapon belül a bejelentkező közigazgatási, illetve alkalmazó szervnek küldi meg. A 2. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott megállapodás esetén az irányított szerv nyolc napon belül tájékoztatja az irányító szervet a szervazonosítójáról, illetve annak változásáról.

(3) Az egyéni azonosítót - kivéve az (5) bekezdést - a közigazgatási, illetve alkalmazó szerv állapítja meg, amelyet nem változtathat meg a közszolgálati jogviszony fennállása alatt. A Ktv. 11. § (2) bekezdésében meghatározott esetben az egyéni azonosító érvényessége a közigazgatási, illetve alkalmazó szervnél az utolsó meghosszabbítás végéig tart.

(4) Végleges áthelyezés, illetve a főtisztviselő határozott idejű kötelező áthelyezése esetén a technikai azonosító kezelése szempontjából úgy kell eljárni, mintha a közszolgálati jogviszony megszűnt volna.

(5) A 2. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott megállapodás esetén - az egyéni azonosítókhoz kapcsolódóan - a megállapodásban kell meghatározni az egyéni azonosítók

a) megállapításának és nyilvántartásának módját,

b) védelmét,

c) kezelésével összefüggő felelősség szabályait.

(6) A szervazonosítóról tájékoztatást adhat a) a közigazgatási, illetve alkalmazó szerv

- jogutód szervének,

- a 2. § (2) bekezdésben meghatározott megállapodás esetén az irányító szervnek,

- a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel összefüggő eljárás keretében a BM KKH részére,

- a Ktv. 63. § (1) bekezdés d), f) -i) pontjaiban felsoroltaknak;

b) a BM KKH

- az érintett közigazgatási, illetve alkalmazó szervnek,

- a Ktv. 63. § (1) bekezdés d), f-i) pontjaiban felsoroltaknak.

A közigazgatási, illetve alkalmazó szerv szervazonosítóját megismerni jogosultak a szervazonosítóról másnak tájékoztatást nem adhatnak.

(7) A technikai azonosítóról a közigazgatási, illetve alkalmazó szerv tájékoztatást adhat

- köztisztviselőjének saját technikai azonosító kódjáról,

- a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel összefüggő eljáráshoz a BM KKH részére,

- a Ktv. 63. § (1) bekezdés d),f) -i) pontjaiban felsoroltaknak.

A köztisztviselő technikai azonosítóját megismerni jogosultak a technikai azonosítóról másnak tájékoztatást nem adhatnak."

(2) Az R. 16. §-ának (10) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(10) A betekintési jog gyakorlását igénylő köztisztviselő számára a 19. § (1) -(2) bekezdésekben meghatározott közigazgatási szerv köteles átadni a technikai azonosítót tartalmazó igazolást, amelynek alapján a BM KKH köteles lehetővé tenni a köztisztviselőről a KÖZIGTAD-ban nyilvántartott teljes adatkör személyes megtekintését. Főtisztviselő esetében - a FŐTISZTAD-ba történő betekintési jog gyakorlásához - az igazolásnak tartalmazni kell a technikai azonosítón kívül a főtisztviselői azonosító kódot is."

10. §

Az R. 17. §-ának (1) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(1) A Belügyminisztérium a KÖZIGTAD-dal kapcsolatos adatkezelői feladatait a BM KKH útján látja el. A FŐTISZTAD-dal kapcsolatos adatfeldolgozást a BM KKH végzi."

11. §

Az R. 19. §-a helyébe a következő rendelkezés lép:

"19. § (1) A Ktv. 62. § (1) bekezdésében és a 63. § (4) bekezdésében előírt adatszolgáltatásokat az alábbiak szerint kell teljesíteni:

a) A KÖZIGTAD (ideértve a FŐTISZTAD-ot is) adatállományának kialakításához, karbantartásához és működéséhez szükséges adatszolgáltatásokat a közigazgatási szerv (a továbbiakban: adatszolgáltató) teljesíti az e rendeletben meghatározott módon. Adatszolgáltatónak minősül még a Ktv. 2. §-ának b) pontjában meghatározott szerv a köztisztviselők tekintetében.

b) A szeptember 1-jei állapotra vonatkozó évente egyszeri adatszolgáltatás a főtisztviselők adataira nem terjed ki, a főtisztviselők adatairól és azok változásáról az adatszolgáltató folyamatos adatszolgáltatást végez a BM KKH-hoz, mint a FŐTISZTAD adatfeldolgozójához.

(2) A FŐTISZTAD a 19. § (1) bekezdés b) pontja alapján fogadott és feldolgozott adatokat - személyazonosításra alkalmatlan módon - a szeptember 1-jei állapotnak megfelelően minden év szeptember 15-éig átadja a KÖZIGTAD adatállományának.

(3) Az adatszolgáltatások részletes technikai szabályait és teljesítésük határidejét a belügyminiszter rendelete határozza meg.

(4) Az adatszolgáltatás papír alapú vagy mágneses adathordozón, illetve - a technikai feltételektől függően - távadat-átviteli eszközön történhet. A mágneses adathordozót és annak technikai hátterét, valamint a távadatátviteli eszközt a BM KKH-val előzetesen egyeztetni kell."

12. §

Az R. 20. §-ának (1) -(2) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(1) A 19. § (1) bekezdés a) pontjában foglalt adatszolgáltatást a helyi önkormányzatok igazgatási szervei, valamint a centrális alárendeltségű területi és helyi államigazgatási szerv a székhelye szerint illetékes megyei, fővárosi közigazgatási hivatal vezetője útján, az egyéb közigazgatási szervek pedig közvetlenül teljesítik a BM KKH-hoz (a továbbiakban együtt: adatgyűjtő) . Közigazgatási szerv létrehozása esetén a BM KKH a 16. § (2) bekezdésben meghatározott határidőn belül a szervazonosítóról szóló tájékoztatás keretében tájékoztatja az adatszolgáltatót, hogy az adatszolgáltatást melyik adatgyűjtőhöz kell teljesítenie.

(2) A 2. § (2) bekezdésben meghatározott megállapodás esetén a Belügyminisztérium dönt arról, hogy az adatszolgáltatást melyik adatgyűjtőhöz kell teljesíteni. Erről a Belügyminisztérium a 2. § (4) bekezdésben meghatározott tudomásulvételhez kapcsolódóan tájékoztatja az adatszolgáltatót."

13. §

Az R. 20. §-a (4) bekezdésének c) pontja helyébe az alábbi rendelkezés lép:

[(4) A megyei, fővárosi közigazgatási hivatal vezetője a (3) bekezdésben meghatározott feladatai során]

"c) felhívja az adatszolgáltatót a feladat határidőben történő teljesítésére, illetve az általa vagy a BM KKH által észlelt hibák kijavítására."

14. §

Az R. 21. §-a a következő (2) bekezdéssel egészül ki, és ezzel egyidejűleg a jelenlegi rendelkezés számozása (1) bekezdésre változik:

"(2) A FŐTISZTAD a főtisztviselői kinevezés megszűnése esetén a belügyminiszteri rendeletben meghatározott adatszolgáltatást követően a főtisztviselő személyazonosításra alkalmas adatait haladéktalanul törli a számítógépes nyilvántartásból, egyidejűleg intézkedik a főtisztviselőre vonatkozó adatszolgáltatást tartalmazó adatlapok megsemmisítésére."

15. §

Az R. 22. §-a helyébe a következő rendelkezés lép:

"22. § (1) A Ktv. 62. § (2) bekezdése alapján a Magyar Államkincstár átadja a KÖZIGTAD számára

a) az országos, valamint a közigazgatási szervtípusok [nem kormányzati szervek; központi közigazgatási szervek és területi, helyi szerveik; közigazgatási hivatalok; köztestületi önkormányzat igazgatási szerve; helyi önkormányzat képviselő-testületének hivatala, hatósági igazgatási társulása, közterület-felügyelete, körjegyzőség; Ktv. 2. § b) pontja szerinti szervek], illetve szervek szerinti létszám-és illetményadatokat, valamint kereseti adatokat (besorolási osztályok, fokozatok és fizetési fokozatok, illetve vezetői megbízások szerinti bontásban),

b) az a) pontban meghatározott bontásban a jutalmazási adatokat.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott adatok átadásával kapcsolatos feldolgozási és technikai szempontokról a BM KKH közvetlenül tájékoztatja a Kincstárt."

16. §

Az R. 23. §-ának (3) -(4) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(3) Az adatszolgáltatót az általa szolgáltatott adatokról - azok feldolgozása után - besorolási osztály, fizetési fokozat és vezetői megbízás szerinti bontásban tájékoztatni kell.

(4) A központi érdekegyeztetési fórumok alanyait minden év május 31-éig tájékoztatni kell az előző évi országos összesítésű létszám- és illetményadatokról, besorolási osztályok és fizetési fokozatok, vezetői megbízások szerinti bontásban az illetményalap kialakításához szükséges egyeztetések céljából. A központi érdekegyeztetésben részt vevők külön kérésére részletesebb összesítésű adatfeldolgozás is készíthető, azzal a feltétellel, hogy egyedi közigazgatási szervre vonatkozóan tájékoztatás nem adható."

17. §

Az R. 27. §-ának b) pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

(A belügyminiszter felhatalmazást kap arra, hogy rendeletben meghatározza)

"b) a KŐZIGTAD és a FŐTISZTAD részére történő adatszolgáltatás technikai szabályait és teljesítésük határidejét, a feladat ellátásának ellenőrzését és a kötelező kódrendszert (Üzemeltetési Szabályzat) ."

18. §

(1) Ez a rendelet a kihirdetését követő 8. napon lép hatályba.

(2) Az R. melléklete helyébe e rendelet melléklete lép.

(3) A rendelet hatálybalépésével egyidejűleg

a) az R. 23. §-a (2) bekezdésének b) pontja,

b) a 2003. évre szóló Országos Statisztikai Adatgyűjtési Programról szóló és a 154/1999. (X. 22.) Korm. rendelet módosításáról szóló 227/2002. (XI. 7.) Korm. rendelet 1. számú mellékletében a 2004/03-as nyilvántartási számú adatgyűjtésre vonatkozó rendelkezés

hatályát veszti.

Dr. Medgyessy Péter s. k.,

miniszterelnök

Melléklet a 189/2003. (XI. 26.) Korm. rendelethez