233/2001. (XII. 10.) Korm. rendelet

a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatkezelésre és a közszolgálati nyilvántartásra vonatkozó szabályokról

A Kormány a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (a továbbiakban: Ktv.) 80. § (1) bekezdésének b) és c) pontjában foglalt felhatalmazás alapján a következőket rendeli el:

I. Fejezet

Általános rendelkezések

1. §

(1)[1] E rendelet hatálya a Ktv. 1. § (1) és (2) bekezdésében meghatározott szervekre (a továbbiakban: közigazgatási szerv) és az e szervekkel közszolgálati jogviszonyban álló köztisztviselőkre és ügykezelőkre (a továbbiakban együtt: köztisztviselő) terjed ki. A törvény eltérő rendelkezése hiányában e rendelet szabályait kell alkalmazni a Ktv. 2. §-ának b) pontjában meghatározott szervnél alkalmazott köztisztviselőkre és ügykezelőkre is.

(2) E rendelet szerint kell ellátni a közszolgálati alapnyilvántartás és a központi közszolgálati nyilvántartás (a továbbiakban: KÖZIGTAD) vezetését (a továbbiakban együtt: közszolgálati nyilvántartás), továbbá a köztisztviselő személyi iratainak és adatainak kezelését (a továbbiakban együtt: közszolgálati adatkezelés).

(3)[2] A KÖZIGTAD elkülönített alrendszereként [Ktv. 63. § (4) bek.] működik a kiemelt főtisztviselői kar név szerinti nyilvántartása (a továbbiakban: FŐTISZTAD). A főtisztviselő kinevezéséről, a főtisztviselői kinevezés megszűnéséről a Miniszterelnöki Hivatal, illetőleg a Miniszterelnöki Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában kijelölt szervezeti egysége 8 napon belül írásban tájékoztatja az alkalmazó közigazgatási szervet, valamint a FŐTISZTAD-ot. A tájékoztatás a főtisztviselő nevét, születési idejét és a közigazgatási szerv megnevezését tartalmazza.

(4)[3] E rendeletet a közszolgálati jogviszony megszűnése után, illetve az e jogviszony létesítésére irányuló előzetes eljárásokra is megfelelően alkalmazni kell.

2. §

(1) A közszolgálati adatkezelés jogszerűségéért, a személyes adatok védelméért, valamint a Ktv. 62. §-ának (1) bekezdésében, 62/A. §-ban és 63. §-ának (4) bekezdésében előírt adatszolgáltatásokért felelős

a)[4] a köztisztviselővel közszolgálati jogviszonyban álló közigazgatási, illetve alkalmazó szerv hivatali szervezetének vezetője; helyi önkormányzat képviselő-testületének polgármesteri hivatala esetén a jegyző (főjegyző), a megyei jogú város kerületi hivatala vezetője, a körjegyző;

b)[5] a KÖZIGTAD kezelése, az abból történő adatszolgáltatás, valamint az ehhez kapcsolódó iratok kezelése tekintetében a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter.

(2) Az (1) bekezdéstől eltérően a központi közigazgatási szerv, illetve területi szerve (a továbbiakban: irányító közigazgatási szerv) hivatali szervezetének vezetője látja el az irányítása, felügyelete, ellenőrzése alatt álló közigazgatási szerv (a továbbiakban: irányított közigazgatási szerv) köztisztviselője személyi anyagával, közszolgálati alapnyilvántartásával és - kivéve, ha jogszabály másként nem rendelkezik - egyéb személyi iratainak adatkezelésével, valamint a Ktv. 62. § (1) és a 63. § (4) bekezdéseiben meghatározott adatszolgáltatással kapcsolatos adatfeldolgozást, ha[6]

a) az adatfeldolgozásra megállapodásban megbízást ad (a továbbiakban: megállapodás) az irányított közigazgatási szerv vezetője, és

b) mindkét közigazgatási szerv adatvédelmi szabályzata a megállapodásban foglaltak figyelembevételével rendelkezik az eltérő adatkezeléssel összefüggő adatvédelemről.

(3) Az adatfeldolgozást megalapozó intézkedéseket - kivéve, ha törvény másként nem rendelkezik - kizárólag az irányított szerv vezetője hozhatja meg.

(4)[7] A megállapodást - megkötésétől számított 15 napon belül - az irányító szerv megküldi a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszternek, aki megvizsgálja tartalmának törvényességét, s jogszabálysértés esetén felhívja az érintett közigazgatási szervek hivatali szervezetének vezetőit a jogszabálysértő rendelkezések kijavítására. Ha a megállapodás megfelel a jogszabályi rendelkezéseknek, a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter azt tudomásul veszi, amelyről tájékoztatja az érintett közigazgatási szervek hivatali szervezetének vezetőit, s megteszi a további szükséges intézkedéseket.

3. §

(1) A közszolgálati nyilvántartás vezetésével kapcsolatos feladatokat csak a 2. § (1) bekezdésének a) pontja szerinti vezető által e feladattal megbízott szervezeti egység vagy köztisztviselő (a továbbiakban: személyzeti szerv) láthatja el.

(2) A személyzeti szerv a közszolgálati adatkezelés során a nem nyilvános személyes adatokat csak törvényben meghatározott esetekben és célokra, illetve az érintett köztisztviselő erre irányuló írásbeli kérelmére használhatja fel, illetve adhatja át harmadik személynek.

(3) Az illetményszámfejtést végző szervnek csak azok az adatok továbbíthatók, amelyeket az illetményszámfejtő hely feladatait meghatározó jogszabályok a vonatkozó törvények alapján előírnak. Egyéb adatok továbbítását az illetményszámfejtést végző szerv nem kezdeményezheti. Az átadott adatok védelméért, kezelésük jogszerűségéért az illetményszámfejtést végző szerv vezetője a felelős.

4. §

(1)[8] A közigazgatási, illetve az alkalmazó szerv, valamint a személyzeti szerv a köztisztviselő - írásbeli kérelmére - olyan adatait is kezelheti, amelyek átadására törvény a köztisztviselőt nem kötelezi, azonban ezen adatok csak a köztisztviselő által megjelölt célra használhatók fel, illetve csak írásbeli hozzájárulásával továbbíthatók más szerv részére.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott adatokat elkülönítetten kell kezelni, és az ezekben szereplő személyazonosító adatokat a köztisztviselő kérésére haladéktalanul törölni kell.

(3) Az (1) bekezdés alapján kezelt adatok személyazonosításra alkalmatlan módon statisztikai célra felhasználhatók, illetve ezekből adatszolgáltatás végezhető.

5. §

(1) A személyzeti szerv köteles biztosítani, hogy a köztisztviselő a róla nyilvántartott adatokba és iratokba korlátozás nélkül betekinthessen, azokról másolatot vagy kivonatot kaphasson.

(2) A köztisztviselő kérheti adatai helyesbítését, illetve kijavítását, melyet a személyzeti szerv köteles teljesíteni. A közokirat, illetve a munkáltató döntése alapján bejegyzett adatok helyesbítését vagy törlését csak közokirat, illetve a munkáltató erre irányuló nyilatkozata vagy döntésének az illetékes szerv által történt megváltoztatása alapján lehet kérni.

(3) A köztisztviselő jogosult megismerni, hogy a közszolgálati adatkezelés során adatait kinek, milyen célból és milyen terjedelemben továbbították. Ennek biztosítása érdekében a személyzeti szerv adattovábbítási nyilvántartást vezet, melyet az adat kiadásától számított 5 évig meg kell őrizni.

II. Fejezet

A személyi irat kezelése

6. §

(1) Személyi irat minden - bármilyen anyagon, alakban és bármilyen eszköz felhasználásával keletkezett - adathordozó, amely a közszolgálati jogviszony létesítésekor, fennállása alatt, megszűnésekor, illetve azt követően keletkezik és a köztisztviselő személyével összefüggésben adatot, megállapítást tartalmaz.

(2) A személyi iratok köre:

a) a személyi anyag [Ktv. 64. § (1) bek.] iratai (a továbbiakban: személyzeti irat);

b) a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő egyéb iratok;

c) a köztisztviselőnek a közszolgálati jogviszonyával összefüggő más jogviszonyaival kapcsolatos iratok (adóbevallás, fizetési letiltás stb.);

d) a köztisztviselő saját kérelmére kiállított vagy önként átadott adatokat tartalmazó iratok.

(3)[9] Ha az illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokat nem a köztisztviselőt alkalmazó szerv végzi, az illetményszámfejtéshez nélkülözhetetlen adatokat tartalmazó iratokat, valamint a (2) bekezdés c) és d) pontja szerinti iratokat az illetményszámfejtést végző szerv is - e rendeletben foglaltak figyelembevételével - kezelheti.

(4) A közszolgálati jogviszony létrehozásának elmaradása esetén az ezzel kapcsolatos döntést követő 8 napon belül vissza kell adni a közszolgálati jogviszony létrehozását kezdeményező iratokat az érintettnek, illetve a személyi anyagot annak a szervnek, amely azt megküldte.

7. §

(1) A személyi iratokba - kivéve a köztisztviselői vagyonnyilatkozatot (a továbbiakban: vagyonnyilatkozat), illetve a (2) bekezdésben meghatározott személyi iratokat - az alábbi szervek és személyek jogosultak betekinteni:

a) a Ktv. 63. § (1) bekezdésében meghatározott személyek;

b) más jogviszony alapján keletkezett iratokba az arra vonatkozó törvény szerint jogosultak (adóellenőr, társadalombiztosítási ellenőr stb.).

(2) A vagyonnyilatkozatba és a vagyonnyilatkozatban közölt adatokat, illetve az azokra vonatkozó adatokat tartalmazó személyi iratokba (a továbbiakban: vagyonnyilatkozati iratok) a Ktv. 22/A. § (13) bekezdésében meghatározott személyek célhoz kötötten jogosultak betekinteni.

(3) A vagyonnyilatkozati iratokba történő betekintést a vagyonnyilatkozathoz csatolt kísérő lapon kell dokumentálni a vagyonnyilatkozat tételéről, átadásáról, kezeléséről, az abban foglalt adatok védelméről, valamint a Közszolgálati Ellenőrzési Hivatal szervezetéről, működéséről és az ellenőrzési eljárás lefolytatásáról szóló 114/2001. (VI. 29.) Korm. rendelet 8. §-a szerint.

8. §

(1)[10] A közigazgatási, illetve alkalmazó szervnél keletkezett személyi iratok kezelésének technikai szabályairól a közszolgálati adatvédelmi és az iratkezelési szabályzatban kell rendelkezni.

(2)[11] A személyi iratokat - ha jogszabály másként nem rendelkezik - külön számtartományon belül gyűjtőszámon vagy ezzel egyenértékű módon kell iktatni.

(3) A személyi iratra csak olyan adat és megállapítás vezethető, amelynek alapja

a) közokirat vagy a köztisztviselő írásbeli nyilatkozata;

b) a munkáltatói jogkör gyakorlójának írásbeli rendelkezése;

c) bíróság vagy más hatóság döntése;

d) jogszabályi rendelkezés;

e) a Ktv. 31/C. § (4) bekezdés szerinti miniszterelnöki intézkedés.

(4)[12] A köztisztviselőhöz tartozó-a vagyonnyilatkozattételével összefüggő - személyi iratokat az egyéb személyi iratoktól fizikailag elkülönítetten, önálló iktatás szerint a közigazgatási, illetve alkalmazó szerven belül egy szervezeti egységnél, illetve az azzal megbízott ügyintézőnél egységesen kell kezelni.

(5) A közszolgálati jogviszony megszűnése után a köztisztviselő személyi iratait - kivéve a köztisztviselőhöz tartozó, a vagyonnyilatkozat-tételével összefüggő személyi iratokat - az irattárban (központi) kell elhelyezni. A vagyonnyilatkozat tételével összefüggő személyi iratok a vagyonnyilatkozatra kötelezett köztisztviselő jogviszonyának, illetve vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettsége fennállásáig kezelhetőek, azt követően azokat haladéktalanul meg kell semmisíteni. A vagyonnyilatkozat kezelése szempontjából a Ktv. 22/A. § (16) bekezdése szerint kell eljárni, ha megszűnik a köztisztviselő vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettsége.

(6)[13] A közszolgálati jogviszony létesítésekor a közigazgatási, illetve alkalmazó szerv összeállítja a köztisztviselő személyi anyagát, s azt e rendeletben meghatározottak szerint kezeli. Törvény eltérő rendelkezésének hiányában a személyi anyagban a Ktv. 64. § (1) bekezdésében felsorolt személyzeti iratokon kívül más irat nem tárolható. A személyzeti iratokat tartalmuknak megfelelően csoportosítva, keletkezésük sorrendjében, az e célra személyenként kialakított gyűjtőben kell őrizni (személyi anyag) . Az elhelyezett személyzeti iratokról tartalomjegyzéket (a továbbiakban: tartalomjegyzék) kell készíteni, amelyen a közigazgatási, illetve alkalmazó szerv dokumentálja az irat megnevezését, iktatószámát és keltezését. A tartalomjegyzékre azonnal rávezeti a változást.

(7)[14] Határozott időre történő áthelyezés, illetve a kirendelés esetén - kivéve a Ktv. 31/C. § (4) bekezdésében említett határozott idejű áthelyezést (a továbbiakban: határozott idejű kötelező áthelyezés) - a kinevező közigazgatási, illetve alkalmazó szerv kezeli a köztisztviselő személyi anyagát. Az áthelyezést, illetve a kirendelést követően keletkező és a személyi anyag részét képező személyzeti iratot a személyi anyagban kell elhelyezni. Közigazgatási szervhez történő végleges áthelyezés esetén a köztisztviselő személyi anyagát a személyzeti iratokról készített átadási jegyzékkel együtt az áthelyezés időpontjában - legkésőbb az áthelyezés időpontját követő munkanapon - meg kell küldeni az áthelyezés helye szerinti közigazgatási szervnek, amely nyolc napon belül visszaigazolja azok átvételét. Határozott idejű kötelező áthelyezés esetén a köztisztviselő személyi anyagának kezelése szempontjából úgy kell eljárni, mintha az áthelyezés végleges lenne.

(8) A személyi anyagot "Betekintési lap" (a továbbiakban: betekintési lap) kimutatással kell ellátni, amelyen dokumentálni kell a személyi anyagba történő betekintés tényét, jogosultjának személyét, jogszabályi alapját és időpontját.

(9)[15] A közszolgálati jogviszony megszűnése esetén a tartalomjegyzéket és a betekintési lapot a közigazgatási, illetve alkalmazó szerv lezárja és a személyi anyagot irattározza. A személyi anyagot - kivéve, amelyet a Ktv. 64. § (3) bekezdése alapján átadtak - a közszolgálati jogviszony megszűnésétől számított ötven évig meg kell őrizni. Tárolásáról és levéltárba helyezéséről a közigazgatási, illetve alkalmazó szerv iratkezelési szabályzatában és irattározási tervében kell rendelkezni.

(10) A közszolgálati jogviszony megszűnése után a köztisztviselő egyéb személyi iratait - kivéve a vagyonnyilatkozat-tételével összefüggő személyi iratokat - az irattárban (központi) kell elhelyezni az irattározási terv szerint.

III. Fejezet

A közszolgálati alapnyilvántartás

9. §

(1) A közszolgálati alapnyilvántartás célja, hogy a köztisztviselő közszolgálati jogviszonnyal összefüggésben keletkezett és azzal kapcsolatban álló adatait rendezetten tárolva és feldolgozva elősegítse a közszolgálati jogviszonyból eredő jogok gyakorlását és kötelezettségek teljesítését.

(2)[16] A közszolgálati alapnyilvántartást a köztisztviselőt alkalmazó közigazgatási szervnél rendszeresített adatlapon a Ktv. 3. számú mellékletében meghatározott adattartalommal folyamatosan köteles a személyzeti szerv vezetni. A közszolgálati alapnyilvántartás vezetésének törvényességét a központi közigazgatási szervek esetében a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter, az egyéb közigazgatási szervek esetében - a belügyminiszter koordinálásával - a Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szervének a vezetője ellenőrzi.

(3) Az adatlap személyzeti irat, amely a személyi anyag része és az erre vonatkozó szabályok szerint kell kezelni.

10. §

(1) A köztisztviselő az adataiban bekövetkező változásokról 8 napon belül köteles tájékoztatni a munkáltatói jogkör gyakorlóját, aki 8 napon belül köteles intézkedni az adatok aktualizálásáról.

(2) A személyzeti szerv haladéktalanul köteles az adatlapra rávezetni a munkáltatói jogkör gyakorlójának intézkedése alapján a 8. § (3) bekezdésében foglaltak szerint igazolt adatváltozásokat.

(3) A személyzeti szerv köteles gondoskodni a munkáltatói jogkör gyakorlójának intézkedése alapján a hatályát vesztett fegyelmi büntetés teljes és végleges törléséről mind a számítógépes adatállományból, mind az alapnyilvántartás adatlapjáról.

11. §

(1)[17] Az adatlap, illetve az alapnyilvántartás hagyományosan vagy számítógépes módszerrel is vezethető. A Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter a számítógépes módszert kötelezően is elrendelheti, s meghatározhatja annak feltételeit.

(2) Ha a személyzeti szerv az alapnyilvántartást számítógépes módszerrel vezeti, a közszolgálati adatvédelmi szabályzatban meghatározott módon köteles gondoskodni a felvett adatok kimentéséről és tárolásáról.

(3) Számítógépes módszerrel vezetett alapnyilvántartás esetén papír alapú adatlapot a 12. § (1) bekezdésében meghatározott esetek kivételével nem kell vezetni.

12. §

(1) Számítógéppel vezetett adatokat ki kell nyomtatni a köztisztviselő

a) adatainak első alkalommal történő felvételekor;

b)[18] végleges áthelyezésekor, továbbá a főtisztviselő határozott idejű kötelező áthelyezésekor;

c) közszolgálati jogviszonyának megszűnése esetén.

(2) A betekintési jog gyakorlójának erre irányuló külön kérelmére is ki kell nyomtatni azokat az adatokat, amelyekre betekintési joga kiterjed.

(3) Az (1) és (2) bekezdés alapján készített iratokat személyzeti iratként kell kezelni.

13. §

(1)[19] Számítógépes módszerrel vezetett alapnyilvántartásból a közszolgálati jogviszony megszűnése és végleges áthelyezés esetén - ideértve a főtisztviselő határozott idejű kötelező áthelyezését is - azonnal és véglegesen törölni kell a köztisztviselő személyazonosító adatait.

(2) Statisztikai adatfeldolgozás vagy adatszolgáltatás céljából a személyazonosításra alkalmatlan adatok továbbra is felhasználhatók.

14. §[20]

Számítógépes módszerrel történő adatkezelés esetén - jogszabály eltérő rendelkezése hiányában - a közigazgatási, illetve alkalmazó szerv szabadon határozza meg a gépi adatfeldolgozás technológiáját. Az adatfeldolgozás módszerétől függetlenül az adott technológiával csak a Ktv.-ben, törvény felhatalmazása alapján jogszabályban és e rendeletben meghatározott adatok kezelhetők, és attól eltérő célra nem használhatók fel, de a közigazgatási, illetve alkalmazó szerv saját céljaira a személyazonosításra alkalmatlan adatokat feldolgozhatja.

15. §

A Ktv. 61. § (2) bekezdésében meghatározott nyilvános adatokat a közigazgatási szerv hivatalában az ügyfelek eligazítása, illetve a köztisztviselők azonosítása céljából erre alkalmas módon köteles közzétenni. Biztosítania kell továbbá, hogy a köztisztviselőkkel való hivatali kapcsolatfelvételhez szükséges egyéb adatok (hivatali telefonszámok) is hozzáférhetők legyenek. Ezen túlmenően a közigazgatási szerv a nyilvános adatokat a helyben szokásos módon is közzéteheti.

16. §

(1)[21] A közigazgatási, illetve alkalmazó szerv a köztisztviselő kinevezésének, végleges áthelyezésének - ideértve a főtisztviselő határozott idejű kötelező áthelyezését is -, illetve határozott időre történő áthelyezésének, kirendelésének időpontjában köteles a köztisztviselő számára közszolgálati alapnyilvántartási technikai azonosító kódot (a továbbiakban: technikai azonosító) megállapítani. A technikai azonosító a köztisztviselő azonosítását biztosító tizenegy számjegyből álló számsor. Az első hat számjegye a szervazonosító kód (a továbbiakban: szervazonosító), az utolsó öt számjegye a köztisztviselő egyéni azonosítására szolgáló, folyamatos és egyszer használható számsor (a továbbiakban: egyéni azonosító) .

(2)[22] A szervazonosítót a Miniszterelnöki Hivatal állapítja meg a közigazgatási, illetve alkalmazó szerv központi közszolgálati nyilvántartásba első alkalommal történő 18. § (2) bekezdés szerinti bejelentkezésekor. A Miniszterelnöki Hivatal e rendelet hatálybalépésével egyidejűleg szervazonosítót állapít meg a FŐTISZTAD-on belül a rendelkezési állomány számára és azt a Miniszterelnöki Hivatal rendelkezésére bocsátja. A szervazonosítót a Miniszterelnöki Hivatal három munkanapon belül a bejelentkező közigazgatási, illetve alkalmazó szervnek küldi meg. A 2. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott megállapodás esetén az irányított szerv nyolc napon belül tájékoztatja az irányító szervet a szervazonosítójáról, illetve annak változásáról.

(3)[23] Az egyéni azonosítót - kivéve az (5) bekezdést - a közigazgatási, illetve alkalmazó szerv állapítja meg, amelyet nem változtathat meg a közszolgálati jogviszony fennállása alatt. A Ktv. 11. § (2) bekezdésében meghatározott esetben az egyéni azonosító érvényessége a közigazgatási, illetve alkalmazó szervnél az utolsó meghosszabbítás végéig tart.

(4)[24] Végleges áthelyezés, illetve a főtisztviselő határozott idejű kötelező áthelyezése esetén a technikai azonosító kezelése szempontjából úgy kell eljárni, mintha a közszolgálati jogviszony megszűnt volna.

(5)[25] A 2. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott megállapodás esetén - az egyéni azonosítókhoz kapcsolódóan - a megállapodásban kell meghatározni az egyéni azonosítók

a) megállapításának és nyilvántartásának módját,

b) védelmét,

c) kezelésével összefüggő felelősség szabályait.

(6)[26] A szervazonosítóról tájékoztatást adhat a) a közigazgatási, illetve alkalmazó szerv

- jogutód szervének,

- a 2. § (2) bekezdésben meghatározott megállapodás esetén az irányító szervnek,

- a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel összefüggő eljárás keretében a Miniszterelnöki Hivatal részére,

- a Ktv. 63. § (1) bekezdés d), f) -i) pontjaiban felsoroltaknak;

b) a Miniszterelnöki Hivatal

- az érintett közigazgatási, illetve alkalmazó szervnek,

- a Ktv. 63. § (1) bekezdés d), f-i) pontjaiban felsoroltaknak.

A közigazgatási, illetve alkalmazó szerv szervazonosítóját megismerni jogosultak a szervazonosítóról másnak tájékoztatást nem adhatnak.

(7)[27] A technikai azonosítóról a közigazgatási, illetve alkalmazó szerv tájékoztatást adhat

- köztisztviselőjének saját technikai azonosító kódjáról,

- a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel összefüggő eljáráshoz a Miniszterelnöki Hivatal részére,

- a Ktv. 63. § (1) bekezdés d),f) -i) pontjaiban felsoroltaknak.

A köztisztviselő technikai azonosítóját megismerni jogosultak a technikai azonosítóról másnak tájékoztatást nem adhatnak.

(8) A köztisztviselő a KÖZIGTAD-ban kezelt adatait a technikai azonosító segítségével ismerheti meg.

(9) A KÖZIGTAD-ban kezelt adatokba való betekintési jog gyakorlását a köztisztviselő az őt alkalmazó adatszolgáltatónál írásban kezdeményezheti.

(10)[28] A betekintési jog gyakorlását igénylő köztisztviselő számára a 19. § (1) -(2) bekezdésekben meghatározott közigazgatási szerv köteles átadni a technikai azonosítót tartalmazó igazolást, amelynek alapján a Miniszterelnöki Hivatal köteles lehetővé tenni a köztisztviselőről a KÖZIGTAD-ban nyilvántartott teljes adatkör személyes megtekintését. Főtisztviselő esetében - a FŐTISZTAD-ba történő betekintési jog gyakorlásához - az igazolásnak tartalmazni kell a technikai azonosítón kívül a főtisztviselői azonosító kódot is.

IV. Fejezet

Központi közszolgálati nyilvántartás

17. §

(1)[29] A Miniszterelnöki Hivatal a KÖZIGTAD-dal kapcsolatos adatkezelői feladatait a Miniszterelnöki Hivatal útján látja el. A FŐTISZTAD-dal kapcsolatos adatfeldolgozást a Miniszterelnöki Hivatal végzi.

(2)[30] A Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter gondoskodik a KÖZIGTAD felállításáról; az adatok időszakos és folyamatos gyűjtéséről, feldolgozásáról, elemzéséről és a 23. §-ban szereplő adatszolgáltatások teljesítéséről, az adatvédelemről, valamint mindezek ellenőrzéséről és a számítógépes rendszer kifejlesztéséről, folyamatos működtetéséről, karbantartásáról, továbbfejlesztéséről.

18. §

(1)[31] A közigazgatási szerv, valamint a Ktv. 2. §-ának b) pontjában meghatározott szerv - a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter által meghatározott módon - évente a mellékletben meghatározott adattartalommal szeptember 1-jei állapotnak megfelelően szeptember 15-éig köteles bejelentkezni a KÖZIGTAD-ba.

(2) Közigazgatási szerv létrehozása esetén az (1) bekezdésben meghatározott bejelentési kötelezettséget az alapító okirat aláírásával vagy a létrehozásról szóló jogszabály kihirdetésével, illetve a képviselő-testületnek a létrehozásról rendelkező döntésével egy időben kell teljesíteni.

19. §[32]

(1) A Ktv. 62. § (1) bekezdésében és a 63. § (4) bekezdésében előírt adatszolgáltatásokat az alábbiak szerint kell teljesíteni:

a) A KÖZIGTAD (ideértve a FŐTISZTAD-ot is) adatállományának kialakításához, karbantartásához és működéséhez szükséges adatszolgáltatásokat a közigazgatási szerv (a továbbiakban: adatszolgáltató) teljesíti az e rendeletben meghatározott módon. Adatszolgáltatónak minősül még a Ktv. 2. §-ának b) pontjában meghatározott szerv a köztisztviselők tekintetében.

b)[33] A szeptember 1-jei állapotra vonatkozó évente egyszeri adatszolgáltatás a főtisztviselők adataira nem terjed ki, a főtisztviselők adatairól és azok változásáról az adatszolgáltató folyamatos adatszolgáltatást végez a Miniszterelnöki Hivatalhoz, mint a FŐTISZTAD adatfeldolgozójához.

(2) A FŐTISZTAD a 19. § (1) bekezdés b) pontja alapján fogadott és feldolgozott adatokat - személyazonosításra alkalmatlan módon - a szeptember 1-jei állapotnak megfelelően minden év szeptember 15-éig átadja a KÖZIGTAD adatállományának.

(3)[34] Az adatszolgáltatások részletes technikai szabályait és teljesítésük határidejét a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter rendelete határozza meg.

(4)[35] Az adatszolgáltatás papír alapú vagy mágneses adathordozón, illetve - a technikai feltételektől függően - távadat-átviteli eszközön történhet. A mágneses adathordozót és annak technikai hátterét, valamint a távadatátviteli eszközt a Miniszterelnöki Hivatallal előzetesen egyeztetni kell.

20. §

(1)[36] A 19. § (1) bekezdés a) pontjában foglalt adatszolgáltatást a helyi önkormányzatok igazgatási szervei, valamint a centrális alárendeltségű területi és helyi államigazgatási szerv a Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szerve útján, az egyéb közigazgatási szervek pedig közvetlenül teljesítik a Miniszterelnöki Hivatalhoz (a továbbiakban együtt: adatgyűjtő) . Közigazgatási szerv létrehozása esetén a Miniszterelnöki Hivatal a 16. § (2) bekezdésben meghatározott határidőn belül a szervazonosítóról szóló tájékoztatás keretében tájékoztatja az adatszolgáltatót, hogy az adatszolgáltatást melyik adatgyűjtőhöz kell teljesítenie.

(2)[37] A 2. § (2) bekezdésben meghatározott megállapodás esetén a Miniszterelnöki Hivatal dönt arról, hogy az adatszolgáltatást melyik adatgyűjtőhöz kell teljesíteni. Erről a Miniszterelnöki Hivatal a 2. § (4) bekezdésben meghatározott tudomásulvételhez kapcsolódóan tájékoztatja az adatszolgáltatót.

(3)[38] A Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szerve feladata:

a) a közszolgálati alapnyilvántartás folyamatos vezetésének ellenőrzése;

b) az adatszolgáltatás fogadása, ellenőrzése és továbbítása;

c) az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésének ellenőrzése;

d) a KÖZIGTAD működésével kapcsolatos régión belüli koordinációs feladatok ellátása.

(4)[39] A Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szerve a (3) bekezdésben meghatározott feladatai során

a) ellenőrzi az alapnyilvántartás vezetésének folyamatosságát és törvényességét, valamint az adatszolgáltatás határidőre történő teljesítését;

b) ellenőrzi a közölt adatok teljességét és feldolgozhatóságát;

c) felhívja az adatszolgáltatót a feladat határidőben történő teljesítésére, illetve az általa vagy a Miniszterelnöki Hivatal által észlelt hibák kijavítására.

21. §

(1)[40] A KÖZIGTAD számítógépes rendszerében a feldolgozott adatokat tartalmazó adatállományokat személyi azonosításra alkalmatlan módon 30 évig meg kell őrizni, majd ezt követően meg kell semmisíteni.

(2)[41] A FŐTISZTAD a főtisztviselői kinevezés megszűnése esetén a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszteri rendeletben meghatározott adatszolgáltatást követően a főtisztviselő személyazonosításra alkalmas adatait haladéktalanul törli a számítógépes nyilvántartásból, egyidejűleg intézkedik a főtisztviselőre vonatkozó adatszolgáltatást tartalmazó adatlapok megsemmisítésére.

22. §[42]

(1) A Ktv. 62. § (2) bekezdése alapján a Magyar Államkincstár átadja a KÖZIGTAD számára

a)[43] az országos, valamint a közigazgatási szervtípusok [nem kormányzati szervek; központi közigazgatási szervek és területi, helyi szerveik; Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szerve; köztestületi önkormányzat igazgatási szerve; helyi önkormányzat képviselő-testületének hivatala, hatósági igazgatási társulása, közterület-felügyelete, körjegyzőség; Ktv. 2. § b) pontja szerinti szervek], illetve szervek szerinti létszám-és illetményadatokat, valamint kereseti adatokat (besorolási osztályok, fokozatok és fizetési fokozatok, illetve vezetői megbízások szerinti bontásban),

b) az a) pontban meghatározott bontásban a jutalmazási adatokat.

(2)[44] Az (1) bekezdésben meghatározott adatok átadásával kapcsolatos feldolgozási és technikai szempontokról a Miniszterelnöki Hivatal közvetlenül tájékoztatja a Kincstárt.

23. §

(1) A KÖZIGTAD számítógépes információs rendszeréből - külön jogszabályban meghatározott időponttól kezdődően - a (2)-(7) bekezdésben meghatározottak szerint adatszolgáltatást kell teljesíteni.

(2) Az országgyűlési döntést előkészítő illetékes kormányzati szervek, illetve országgyűlési bizottságok kérésére biztosítani kell a következő évi illetményalapnak és képzési költségeknek az állami költségvetésről szóló törvényben történő megállapításához, a kormányzati személyzetpolitikái döntések előkészítéséhez, nemzetközi szervezetek összehasonlító elemzéseihez, valamint a létszám- és bérgazdálkodással összefüggő döntések megalapozásához

a) az országos, valamint a közigazgatási szervtípusok, illetve államigazgatási szervek szintje szerinti létszám- és illetményadatokat (besorolási osztályok, fokozatok és fizetési fokozatok, illetve vezetői megbízások szerinti bontásban);

b)[45]

c) a köztisztviselői állomány nemek, kor és képzettség szerinti összetételére vonatkozó adatokat;

d) a Miniszterelnöki Hivatal részére hivatalból és havonta a főtisztviselők közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatairól szóló tájékoztatást a Ktv. 4. számú mellékletében meghatározott adatkörök tekintetében.

(3)[46] Az adatszolgáltatót az általa szolgáltatott adatokról - azok feldolgozása után - besorolási osztály, fizetési fokozat és vezetői megbízás szerinti bontásban tájékoztatni kell.

(4)[47] A központi érdekegyeztetési fórumok alanyait minden év május 31-éig tájékoztatni kell az előző évi országos összesítésű létszám- és illetményadatokról, besorolási osztályok és fizetési fokozatok, vezetői megbízások szerinti bontásban az illetményalap kialakításához szükséges egyeztetések céljából. A központi érdekegyeztetésben részt vevők külön kérésére részletesebb összesítésű adatfeldolgozás is készíthető, azzal a feltétellel, hogy egyedi közigazgatási szervre vonatkozóan tájékoztatás nem adható.

(5) A köztisztviselői életpályával összefüggő adat a Ktv. 62. § (5) bekezdésének f) pontja szempontjából a (2) bekezdés a)-c) pontjaiban meghatározott adat.

(6) A feladata ellátása érdekében a közigazgatási szerv saját működési területére vonatkozóan tájékoztatást kérhet a köztisztviselők létszám- és illetményadatairól, feltéve, ha az a KÖZIGTAD más tájékoztatási kötelezettségének teljesítését nem hátráltatja.

(7)[48] A nyilvánosság tájékoztatása céljából évente egy alkalommal a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter által megállapított időpontban a Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szerve rendelkezésére kell bocsátani illetékességi körükre vonatkozóan a (2) bekezdés a)-c) pontjaiban meghatározott adatokat.

V. Fejezet

Vegyes rendelkezések

24. §[49]

25. §

(1) A közigazgatási szerv a közszolgálati nyilvántartásról szóló 68/1993. (V. 5.) Korm. rendelet módosításáról szóló 105/2001. (VI. 21.) Korm. rendelet 5. § (1) bekezdés alapján a közszolgálati jogviszonyban elhalasztott adatregisztrációt a (2)-(4) bekezdések szerint köteles pótolni.

(2) A 2001. július 1-je és e rendelet hatálybalépése között megszűnt közszolgálati jogviszony esetében

a) a köztisztviselő adatainak alapnyilvántartásba történő bevezetést nem kell pótolni,

b) a személyi anyagot és alapnyilvántartást a megszűnés időpontjának megfelelően le kell zárni,

c) a közszolgálati jogviszony megszűnéséről, illetve megszüntetéséről a KÖZIGTAD-ot értesíteni kell a külön útmutatás szerint.

(3) A 2001. július 1-jén és azt követően létesített közszolgálati jogviszony esetén a köztisztviselőről a közszolgálati alapnyilvántartást fel kell fektetni, és az elhalasztott adatregisztrációt e rendelet hatálybalépésétől számított három hónapon belül pótolni kell.

(4)[50]

26. §[51]

27. §[52]

28. §

(1) A rendelet - a (2) és a (3) bekezdések kivételével - 2002. március 1-jén lép hatályba. A (2) és a (3) bekezdésekben foglalt rendelkezések 2002. január 1-jén lépnek hatályba.

(2) A közigazgatási szerv közszolgálati alapnyilvántartásában a 2002. január 1. és március 1. között szükségessé váló adatregisztrációt 2002. március 1-jét követően kell elvégezni a 25. § (2)-(4) bekezdések szerint.

(3) A Ktv., valamint egyéb törvények módosításáról szóló 2001. évi XXXVI. törvény 107. §-a (1) bekezdésének hatálya alá tartozók személyi anyagát az irattárban kell elhelyezni. Az irattárban történő elhelyezésre vonatkozó rendelkezést 2002. január 1-jétől kell alkalmazni.

(4)[53]

Orbán Viktor s. k.,

miniszterelnök

Melléklet a 233/2001. (XII. 10.) Korm. rendelethez[54]