38/2003. (VIII. 14.) BM rendelet

az okmányirodák működésének személyi és technikai feltételeiről szóló 58/1999. (XII. 30.) BM rendelet módosításáról

A polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló 1992. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Nytv.) 47. §-a (2) bekezdésének e) pontjában kapott felhatalmazás alapján az okmányirodák működésének személyi és technikai feltételeiről a következőket rendelem el:

1. §

Az okmányirodák működésének személyi és technikai feltételeiről szóló 58/1999. (XII. 30.) BM rendelet (a továbbiakban: R.) 1. §-a helyébe a következő rendelkezés lép:

"1. § A körzetközponti jegyző által működtetett okmányirodában (a továbbiakban: okmányiroda) a jogszabályok által meghatározott feladatok zökkenőmentes ellátásához, illetve az okmányiroda illetékességi területén ellátandó lakosságszámhoz igazodó létszámú, de legalább három fő-külön jogszabályban meghatározott képesítéssel rendelkező - köztisztviselőt (a továbbiakban: okmányirodai ügyintéző) kell foglalkoztatni."

2. §

Az R. 3. §-ának (1) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(1) Az okmányiroda feladatai ellátásához a Hivatal által rendelkezésére bocsátott, az e rendelet 2. számú mellékletében meghatározott technikai eszközöket alkalmazza."

3. §

Az R. 1. számú melléklete helyébe e rendelet 1. számú melléklete, 2. számú melléklete helyébe e rendelet 2 számú melléklete, 4. számú melléklete helyébe e rendelet 3. számú melléklete lép.

4. §

Ez a rendelet a kihirdetését követő 8. napon lép hatályba, ezzel egyidejűleg az R. 5. §-a és az azt megelőző alcím, valamint a 3. számú melléklete hatályát veszti.

Dr. Lamperth Mónika s. k.,

belügyminiszter

1. számú melléklet a 38/2003. (VIII. 14.) BM rendelethez

[1. számú melléklet az 58/1999. (XII. 30.) BM rendelethez]

Az okmányirodákból elérhető nyilvántartási rendszerekhez kapcsolódó hozzáférési jogosultság szabályai

Az okmányirodákban hozzáférhető - a BM Központi Adatfeldolgozó, Nyilvántartó és Választási Hivatal (a továbbiakban: Hivatal) által működtetett - országos nyilvántartási rendszerekhez (személyazonosító igazolvány nyilvántartás, személyiadat- és lakcímnyilvántartás, lakcímigazolvány nyilvántartás, az egyéni vállalkozói igazolvány nyilvántartási rendszer, vezetői engedély nyilvántartási rendszer, gépjármű-nyilvántartási és -karbantartási rendszer, úti okmány nyilvántartás, rendszám- és címkegazdálkodási rendszer, díjszámlázási rendszer, okmánylogisztikai rendszer) történő hozzáférési jogosultság szabályai a következők:

1. A hozzáférési jogosultság a nyilvántartási rendszerekben tárolt adatok közvetlen lekérdezésére és/vagy a nyilvántartási rendszerekbe történő közvetlen adattovábbításra terjedhet ki.

2. Hozzáférési jogosultság a rendélet 1-2. §-ában meghatározott személyi feltételeknek megfelelő köztisztviselő (okmányirodai ügyintéző) számára biztosítható.

3. A jegyző a hozzáférési jogosultság biztosítását, módosítását, illetve visszavonását írásban, az erre kialakított jogosultság igénylőlap - útmutató szerinti - kitöltésével kéri meg a Hivataltól.

3.1. A jegyző a jogosultságigénylésben feltünteti

a) az igénylő szerv nevét és címét;

b) az ügyintéző természetes személyazonosító adatait (belső azonosítóként a személyi azonosítóját is);

c) az ügyintéző felhasználói azonosítóját (jogosultság módosítása és visszavonása esetén);

d) az ügyintéző SMART kártya számát (jogosultság módosítása és visszavonás esetén);

e) az ügyintéző igényelt hozzáférési jogosultságát (nyilvántartási rendszerenként).

Az igényelt hozzáférési jogosultság beállításának tényéről a Hivatal futárral vagy elektronikus formában visszajelzést küld. Az igényelt jogosultság annak visszavonásáig érvényes.

3.2. A Hivatal a hozzáférési jogosultságot - a felhasználói kártya és a felhasználói azonosító megküldésével - 5 munkanapon belül biztosítja.

3.3. A hozzáférési jogosultság visszavonása esetén, a jegyző a jogosultság igénylő lapot - a kitöltési útmutató szerint kitöltve - visszaküldi a Hivatalnak, mellékelve az ügyintézőtől bevont SMART kártyát is.

3.4. A jegyző nyilvántartást vezet azokról az ügyintézőkről, akik az eljárás során jogosultak az egyes nyilvántartási rendszerek adataihoz hozzáférni.

A jogosultsági nyilvántartás tartalmazza:

a) a jogosult természetes személyazonosító adatait és felhasználói azonosítóját, valamint a felhasználói kártya átvételét igazoló aláírását;

b) a hozzáférési jogosultsággal érintett nyilvántartási rendszer megnevezését, a hozzáférési jogosultságot, a hozzáférési jogosultság kezdő időpontját és időtartamát, valamint a hozzáférési jogosultság módosításának, visszavonásának tényét és időpontját.

A nyilvántartás adatait a hozzáférési jogosultság megszűnésétől számított 5 évig kell megőrizni.

4. A nyilvántartási rendszerekhez való jogosultságok beállításával egyidejűleg - a biztonsági rendszer elemeként - a Hivatal SMART kártyát biztosít.

4.1. A jogosult a kártyát nem viheti ki a polgármesteri hivatalból, illetve az okmányirodából, azt a munkaidőn kívül biztonságos, jól elzárható és illetéktelen személyek számára hozzáférhetetlen helyen kell tárolni.

4.2. A jogosult a kártya használatát más személynek nem engedheti ái, a kártya és a nyilvántartási rendszerek használatát biztosító egyéb - felhasználói kézikönyv (alkalmazói utasítás) szerinti - azonosítót (jelszó, PIN-kód, felhasználói azonosító) más személynek nem hozhatja tudomására. Ez alól kivételt képeznek az okmányiroda technikai eszközein és az általa használt hálózaton keresztül a választásokkal összefüggésben végzett adatkezelési feladatok. Ezek ellátása érdekében az erre - a jegyző által - kijelölt személyek jogosultak a fenti azonosítók megismerésére. Utóbbi esetben a kártyahasználat ideiglenes átadását jegyzőkönyvben kell rögzíteni, és a választási feladatok befejeztével a korábbi azonosítókat lehetőség szerint rögtön meg kell változtatni.

4.3. A jogosult a kártya elvesztését, megrongálódását, megsemmisülését, a 4.2. pont szerinti egyéb azonosító elfelejtését, illetéktelen birtokába kerülését haladéktalanul köteles bejelenteni a jegyzőnek.

Az előbbi tényekről, körülményekről a jegyző haladéktalanul (pl. telefonon, faxon, elektronikus formában), de legkésőbb a bekövetkezés/felismerés napját követő munkanapon jegyzőkönyv formájában - írásban - köteles tájékoztatni a Hivatalt a szükséges intézkedések végrehajtása érdekében.

A Hivatal a felhasználói kártya pótlását 5 munkanapon belül biztosítja.

4.4. A jogosult a kártyát az 1. pont szerinti hozzáférési jogosultság megszűnésekor, illetve új kártya kibocsátása esetén köteles leadni a jegyzőnek, aki az átvételt írásban igazolja, és a 3.3. pontban foglaltak szerint jár el.

2. számú melléklet a 38/2003. (VIII. 14.) BM rendelethez

[2. számú melléklet az 58/1999. (XII. 30.) BM rendelethez]

Az okmányirodák üzemeltetéséhez biztosított eszközök

Hálózati eszközök

Min. 64 kb/sec adatátviteli összeköttetés

Cisco IP/SEC titkosítással

(Matáv MLLN bérelt vonalon Közigazgatási Hivatal, illetve BM KH Balázs B. utca irányban)

CISCO 16XX, illetve 17XX router

[helyi LAN hálózat (UTP/FTP ETHERNET) CAT5 biztonsági fokozat]

CISCO 10/100 SWITCH

(okmányirodai - önkormányzati rendszer leválasztására)

Zárt célú telefon

/. Konfiguráció (Photoshop)

ALBACOMP Actíva pentium 3PC+17" színes monitor

1. HP ScanJet 6300C/7450C lapszkenner

JAI CV-M 70 színes CCD kamera

//. Konfiguráció (Munkaállomás)

IBM 300 GL pentium 3PC vagy ALBACOMP + 17" színes monitor

Biztonsági rendszer elem

GCR 410 SMART kártyaolvasó

PHOTOART-17 LSI laminálógép

KB WEDGE/RS-232 bárkódolvasó

Asztali UV lámpa (MD-1782)

Irodai f elszerelés

Biztonsági nyomtatókhoz szükséges speciális festéket tartalmazó toner

DAHLE 502 papírvágó (asztali)

Biztonsági nyomtatók

PANASONIC LP KX-P6500 okmánynyomtató

EPSON Stylus Color 760, 860, 880 okmánynyomtató

Irodai nyomtatók

MINOLTA PagePro 8L Laser Printer, illetve HP 1100, HP1200 vagy HP2200 Laser Printer

3. számú melléklet a 38/2003. (VIII. 14.) BM rendelethez

[4. számú melléklet az 58/1999. (XII. 30.) BM rendelethez]

A központi bianco okmány ellátás rendje és az elszámolás szabályai

I. Bianco okmányok kezelése

1.1. Megrendelés

A jegyző által az okmányok kezelésére kijelölt ügyintéző köteles figyelemmel kísérni a bianco okmányok, tartozékok és kellékek okmányirodai készletét, és köteles elkészíteni a szükséges megrendeléseket.

A Hivatal negyedévenként a megrendelések alapján biztosítja az igényelt bianco okmányokat.

1.1.1. Okmányok, tartozékok és kellékek megrendelésének időszaka:

I. negyedévre: megelőző év október 28.-november 5.

II. negyedévre: január 28.-február 5.

III. negyedévre: április 29.-május 7.

IV. negyedévre: július 29.-augusztus 5.

1.1.2. Rendszám érvényesítő címkék megrendelésének időszaka:

I. negyedévre: megelőző év október 28.-november 1.

II. negyedévre: január 28.-február 1.

III. negyedévre: április 29.-május 3.

IV. negyedévre: július 29.-augusztus 2.

1.2. Bevételezés

1.2.1. A Hivataltól kiadási jegyzőkönyvvel érkező bianco okmány küldeményt, iktatókönyvben történő (gyűjtőszámon) érkeztetés után a küldeményhez mellékelt kísérőjegyzék, valamint a központi okmánynyilvántartás alapján ellenőrizni kell:

a) típus,

b) tartomány (első és utolsó nyomtatvány azonosítójának ellenőrzése),

c) darabszám (a csomag leszámlálása és legalább szúró-próba szerinti ellenőrzése)

alapján.

1.2.2. Az ellenőrzés alapján feltárt eltérésekről (hiány vagy többlet) jegyzőkönyvet kell készíteni két példányban, aminek első példányát haladéktalanul meg kell küldeni a Hivatalnak, második példányát irattározni kell. Az eltérések rendezésére a Hivatal intézkedik.

1.3. Felhasználás

1.3.1. Ügyintézői vételezés

Az okmányirodai ügyintéző munkakezdéskor a napi feladatokhoz szükséges mennyiségben bianco okmányt vételez. A vételezett bianco okmányokról jegyzőkönyv készül, mely tartalmazza

a) az okmányiroda székhelyét,

b) az ügyintéző nevét,

c) az okmány

ca) típusát,

cb) kezdő azonosítóját,

cc) utolsó azonosítóját,

cd) darabszámát,

d) a kiadás dátumát,

e) az ügyintéző aláírását,

f) a kiadó aláírását.

Ha egy típusból nem zárt intervallum kerül kiadásra, a bejegyzést rész-intervallumonként kell megtenni. A vételezést aláhúzással kell lezárni, és mind az ügyintézőnek, mind pedig a bianco okmányok kezelésre kijelölt személynek alá kell írnia.

Abban az esetben, ha a vételezett okmánykontingens a nap folyamán kevésnek bizonyul, pótvételezést kell eszközölni a fentiekkel azonos módon.

1.3.2. Ügyintézői napi elszámolás

Az okmányirodai ügyintéző a munka befejezésekor elszámol a bianco okmányokkal. Az elszámolásról jegyzőkönyv készül, mely tartalmazza

a) az okmányiroda székhelyét,

b) az ügyintéző nevét,

c) az okmány típusát,

d) a rendeltetésszerűen felhasznált bianco okmányok

da) kezdő azonosítóját,

db) utolsó azonosítóját,

dc) darabszámát,

e) a nyomdai hibás/gyártáshibás bianco okmányok azonosítóját,

f) a fel nem használt bianco okmányok

fa) kezdő azonosítóját,

fb) utolsó azonosítóját,

fc) darabszámát,

g) az elszámolás dátumát,

h) az ügyintéző aláírását,

i) a visszavételező aláírását.

1.4. Hibás, selejtes okmányok kezelése

1.4.1. Okmányok érvénytelenítése

A hibás, selejtes okmányokat áthúzással, pecsételéssel vagy átlyukasztással érvényteleníteni kell.

1.4.2. A Hivatalhoz felterjesztendő okmányok kezelése Abban az esetben, ha a nyomtatvány a gyártás során teljesen vagy beazonosíthatatlanságig sérült, az esetleges okmánymaradványokat is tartalmazó borítékot kell feliratozni, feltüntetve az

a) okmányiroda székhelyét,

b) az ügyintéző nevét,

c) a pontos időpontot,

d) az okmány típusát és azonosítóját.

A nyomdai hibás/gyártáshibás bianco okmányokról jegyzőkönyvet kell kiállítani, amelyhez mellékelni kell az okmányokat (illetve az azt helyettesítő borítékot) és azokat fajtánként és nyomdai hibás/gyártási hibás bontásban a Hivatalhoz történő visszaküldésig tárolni kell.

A jegyzőkönyvnek a borítékon is feltüntetett adatokat kell tartalmaznia.

A Hivatalhoz felterjesztendő okmányokat érvénytelenítés után, típusonként elkülönítve, tételes kísérőjegyzékkel, a számítógépes rendszeren történő átvezetést követően, az Állami Futárszolgálat útján kell továbbítani.

1.4.3. Az okmányirodánál selejtezendő okmányok kezelése

Az okmányok selejtezését az Okmányiroda vezetőjének engedélyével lehet megkezdeni. A selejtezés végrehajtásához bizottságot kell felállítani. A megsemmisítés megtörténtéről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet az irattárba kell elhelyezni.

1.5. Okmányok tárolása

Az okmányokat biztonságos körülmények között, típusonként elkülönítve, tűzvédelmi szempontokból is megfelelő helyen kell tárolni.