58/1999. (XII. 30.) BM rendelet

az okmányirodák működésének személyi és technikai feltételeiről

A polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló 1992. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Nytv.) 47. §-a (2) bekezdésének e) pontjában kapott felhatalmazás alapján az okmányirodák működésének személyi és technikai feltételeiről a következőket rendelem el:

Személyi feltételek

1. §[1] (1)[2] A fővárosi és megyei kormányhivatal járási (fővárosi kerületi) hivatalának (a továbbiakban: járási hivatal) szervezeti egységeként működő okmányirodában (a továbbiakban: okmányiroda) a jogszabályok által meghatározott feladatok ellátásához igazodó létszámú, de legalább három fő - külön jogszabályban meghatározott képesítéssel rendelkező - kormánytisztviselőt (a továbbiakban: okmányirodai ügyintéző) kell foglalkoztatni.

(2)[3] Az okmányiroda ügyfélfogadási és nyitvatartási rendjét a Miniszterelnöki Kabinetiroda szakmai iránymutatása alapján, a folyamatos és zökkenőmentes feladatellátás követelményének figyelembevételével kell kialakítani.

2. § (1) Az okmányirodai ügyintéző számára az okmányirodából elérhető nyilvántartási rendszerekhez történő hozzáférési jogosultságot az e rendelet 1. számú mellékletében meghatározott szabályok szerint kell biztosítani.

(2)[4] Az okmányirodai ügyintéző természetes személyazonosító adatainak jogosultsági nyilvántartásba vétele érdekében a járási hivatal vezetője az ügyintézői munkakör betöltésekor - a jogosultsági szint megjelölésével - értesíti a Miniszterelnöki Kabinetirodát.

(3)[5] Az ügyintézői állományban, illetőleg a jogosultsági szintben bekövetkezett változásokról a járási hivatal vezetője haladéktalanul értesíti a Miniszterelnöki Kabinetirodát.

Technikai feltételek

3. § (1)[6] A közigazgatási informatika infrastrukturális megvalósíthatóságának biztosításáért felelős miniszter az okmányirodákban készített arcképmás felvételeknek más állami szervek eljárásában való felhasználhatóságának biztosítása céljából az arcképmás-felvételezés követelményeit, valamint az okmányiroda feladatai ellátása során alkalmazható technikai eszközöket módszertani útmutatóban jeleníti meg.

(2)[7] A technikai eszközökön kizárólag a Miniszterelnöki Kabinetiroda által meghatározott alkalmazások működtethetők.

4. §[8] Az eszközök és alkalmazások üzemeltetését a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. (a továbbiakban: NISZ Zrt.) szakmai iránymutatása alapján kell biztosítani.

[9]

5. §[10] (1) Az okmányiroda az általa lefolytatott arcképmás-felvételezés során - a (2) bekezdésben foglalt kivétellel - köteles a 3. § (1) bekezdése szerint kiadott módszertani útmutatóban foglalt követelmények szerint eljárni.

(2) Az okmányiroda az általa lefolytatott arcképmás-felvételezés során mentesül a 3. § (1) bekezdése szerint kiadott módszertani útmutatóban foglalt követelmények alól, ha az arcképmás-felvételezési feladatait nem az ügyintézésnek egyébként helyt adó hivatali helyiségben, hanem kihelyezett ügyintézés keretében, hordozható arcképmás-felvételezési eszközökkel látja el.

6. §[11] (1)[12] A járási hivatal vezetője köteles

a) biztosítani a NISZ Zrt. által rendelkezésére bocsátott biankó okmányok, a személyazonosító igazolvány kiadása és az egységes arcképmás- és aláírás-felvételezés szabályairól szóló kormányrendelet szerinti regisztrációs kódot, visszavonási jelszót, valamint a PIN és PUK-kódokat tartalmazó borítékok (a továbbiakban együtt: PIN boríték) és a rendszámok biztonságos tárolását, szükség szerinti igénylését, szigorú elszámolási rend szerinti nyilvántartását, és

b) gondoskodni a biankó okmányok, a PIN boríték és a rendszámok átvételére jogosult személyek kijelöléséről.

(2)[13] A NISZ Zrt. által rendelkezésre bocsátott biankó okmány és PIN borítékellátás rendjét és az elszámolás szabályait e rendelet 4. számú melléklete tartalmazza.

Záró rendelkezés

6/A. §[14] Az országgyűlési képviselők általános választása, a helyi önkormányzati képviselők és polgármesterek általános választása, valamint az országos népszavazás során a szavazás napján és az azt követő napon a választási adatrögzítést végző okmányirodákban a választási adatrögzítési feladatok elsőbbséget élveznek.

7. § Ez a rendelet a kihirdetését követő 8. napon lép hatályba.

8. §[15] E rendeletnek az egyes rendeleteknek az arcképmás felvétel készítése során egységes informatikai és irodatechnikai eszközök alkalmazásával összefüggő módosításáról szóló 1/2019. (I. 15.) MvM rendelet 1. §-ával megállapított 3. § (1) bekezdése szerinti módszertani útmutatóban a fotoboxokra vonatkozóan meghatározott követelményeket, valamint technikai eszközöket kizárólag az újonnan kialakításra kerülő, illetve meglévő fotobox indokolt cseréje és átalakítása esetében kell alkalmazni.

Dr. Pintér Sándor s. k.,

belügyminiszter

1. számú melléklet az 58/1999. (XII. 30.) BM rendelethez[16]

Az okmányirodákból elérhető nyilvántartási rendszerekhez kapcsolódó hozzáférési jogosultság szabályai

Az okmányirodákban hozzáférhető országos nyilvántartási rendszerekhez (személyazonosító igazolvány nyilvántartás, személyiadat- és lakcímnyilvántartás, lakcímigazolvány nyilvántartás, az egyéni vállalkozói nyilvántartási rendszer, vezetői engedély nyilvántartási rendszer, gépjármű-nyilvántartási és -karbantartási rendszer, úti okmány nyilvántartás, rendszám- és címkegazdálkodási rendszer, díjszámlázási rendszer, okmánylogisztikai rendszer) történő hozzáférési jogosultság szabályai a következők:[17]

1. A hozzáférési jogosultság a nyilvántartási rendszerekben tárolt adatok közvetlen lekérdezésére és/vagy a nyilvántartási rendszerekbe történő közvetlen adattovábbításra terjedhet ki.

2. Hozzáférési jogosultság a rendelet 1-2. §-ában meghatározott személyi feltételeknek megfelelő kormánytisztviselő (okmányirodai ügyintéző) számára biztosítható.[18]

3. A járási hivatal vezetője a hozzáférési jogosultság biztosítását, módosítását, illetve visszavonását írásban, az erre kialakított jogosultság igénylőlap - útmutató szerinti - kitöltésével kéri meg a Miniszterelnöki Kabinetirodától.[19]

3.1. A járási hivatal vezetője a jogosultságigénylésben feltünteti[20]

a) az igénylő szerv nevét és címét;

b) az ügyintéző természetes személyazonosító adatait (belső azonosítóként a személyi azonosítóját is);

c) az ügyintéző felhasználói azonosítóját (jogosultság módosítása és visszavonása esetén);

d) az ügyintéző SMART kártya számát (jogosultság módosítása és visszavonás esetén);

e) az ügyintéző igényelt hozzáférési jogosultságát (nyilvántartási rendszerenként).

Az igényelt hozzáférési jogosultság beállításának tényéről a Miniszterelnöki Kabinetiroda futárral vagy elektronikus formában visszajelzést küld. Az igényelt jogosultság annak visszavonásáig érvényes.[21]

3.2. A Miniszterelnöki Kabinetiroda a hozzáférési jogosultságot - a felhasználói kártya és a felhasználói azonosító megküldésével - 5 munkanapon belül biztosítja.[22]

3.3. A hozzáférési jogosultság visszavonása esetén, a járási hivatal vezetője a jogosultság igénylő lapot - a kitöltési útmutató szerint kitöltve - visszaküldi a Miniszterelnöki Kabinetirodának, mellékelve az ügyintézőtől bevont SMART kártyát is.[23]

3.4. A járási hivatal vezetője nyilvántartást vezet azokról az ügyintézőkről, akik az eljárás során jogosultak az egyes nyilvántartási rendszerek adataihoz hozzáférni.[24]

A jogosultsági nyilvántartás tartalmazza:

a) a jogosult természetes személyazonosító adatait és felhasználói azonosítóját, valamint a felhasználói kártya átvételét igazoló aláírását;

b) a hozzáférési jogosultsággal érintett nyilvántartási rendszer megnevezését, a hozzáférési jogosultságot, a hozzáférési jogosultság kezdő időpontját és időtartamát, valamint a hozzáférési jogosultság módosításának, visszavonásának tényét és időpontját.

A nyilvántartás adatait a hozzáférési jogosultság megszűnésétől számított 5 évig kell megőrizni.

4. A nyilvántartási rendszerekhez való jogosultságok beállításával egyidejűleg - a biztonsági rendszer elemeként - a Miniszterelnöki Kabinetiroda SMART kártyát biztosít.[25]

4.1. A jogosult a kártyát - a kirendelés és az átirányítás eseteit kivéve - nem viheti ki a járási hivatalból, illetve az okmányirodából, azt a munkaidőn kívül biztonságos, jól elzárható és illetéktelen személyek számára hozzáférhetetlen helyen kell tárolnia. A kirendelés és átirányítás érdekében történő kártyamozgásokat megfelelően dokumentálni szükséges, illetve ezen esetekben a biztonságos tárolásról ugyancsak gondoskodni szükséges.[26]

4.2. A jogosult a kártya használatát más személynek nem engedheti át, a kártya és a nyilvántartási rendszerek használatát biztosító egyéb - felhasználói kézikönyv (alkalmazói utasítás) szerinti - azonosítót (jelszó, PIN-kód, felhasználói azonosító) más személynek nem hozhatja tudomására. Ez alól kivételt képeznek az okmányiroda technikai eszközein és az általa használt hálózaton keresztül a választásokkal összefüggésben végzett adatkezelési feladatok. Ezek ellátása érdekében az erre - a járási hivatal vezetője által - kijelölt személyek jogosultak a fenti azonosítók megismerésére. Utóbbi esetben a kártyahasználat ideiglenes átadását jegyzőkönyvben kell rögzíteni, és a választási feladatok befejeztével a korábbi azonosítókat lehetőség szerint rögtön meg kell változtatni.[27]

4.3. A jogosult a kártya elvesztését, megrongálódását, megsemmisülését, a 4.2. pont szerinti egyéb azonosító elfelejtését, illetéktelen birtokába kerülését haladéktalanul köteles bejelenteni a járási hivatal vezetőjének.[28]

Az előbbi tényekről, körülményekről a járási hivatal vezetője haladéktalanul (pl. telefonon, faxon, elektronikus formában), de legkésőbb a bekövetkezés/felismerés napját követő munkanapon jegyzőkönyv formájában - írásban - köteles tájékoztatni a Miniszterelnöki Kabinetirodát a szükséges intézkedések végrehajtása érdekében.[29]

A Miniszterelnöki Kabinetiroda a felhasználói kártya pótlását 5 munkanapon belül biztosítja.[30]

4.4. A jogosult a kártyát az 1. pont szerinti hozzáférési jogosultság megszűnésekor, illetve új kártya kibocsátása esetén köteles leadni a járási hivatal vezetőjének, aki az átvételt írásban igazolja, és a 3.3. pontban foglaltak szerint jár el.[31]

2. számú melléklet az 58/1999. (XII. 30.) BM rendelethez[32]

3. számú melléklet az 58/1999. (XII. 30.) BM rendelethez[33]

POS-terminál használatának általános szabályai

1. E melléklet alkalmazásában:

a) Elfogadóhely: a járási hivatal részeként működtetett okmányirodák, illetve azok kirendeltségei, valamint a Miniszterelnöki Kabinetiroda személyes ügyfélszolgálata, amelyek POS-terminállal felszereltek,[34]

b) Szolgáltató: azon - közbeszerzési eljárás keretében központilag kiválasztott - hitelintézet, amely az elfogadóhelyeken fizetőkártya-elfogadó szolgáltatást nyújt,

c) Fizetőkártya: az a 86x54mm nagyságú, műanyaglap formátumú, nemzetközi és belföldi kibocsátású készpénz-helyettesítő fizetőeszköz, amely az elfogadóhelyen felmerülő fizetési kötelezettségek teljesítésére szolgál,

d) Logo: olyan jogszerűen használt embléma, amely - a kártyán feltüntetett, az egyes nemzetközi kártyaszervezetek vagy a szolgáltató által kifejlesztett és kínált szolgáltatások egyedi jeleként - egyértelműen utal a fizetőkártya elfogadásának helyére,

e) POS-terminál (point of sale): a pénztárba épített vagy különálló elektronikus berendezés, amely a kártyatranzakció helyén a készpénz nélküli forgalom lebonyolításának eszköze.

f) POS Végfelhasználói Nyilatkozat: az az adatlap, amely az elfogadónak a szerződéskötés és elszámolás szempontjából legfontosabb adatait tartalmazza.

g) POS Kézikönyv: a szolgáltató által papíralapon, illetve elektronikus formában előállított és az elfogadóhelyek rendelkezésére bocsátott tájékoztató anyag, amely a fizetőkártya-elfogadás technikai és üzleti folyamatait szabályozza,

h) Elfogadó: az okmányirodát működtető járási hivatal vezetője, valamint a Miniszterelnöki Kabinetiroda személyes ügyfélszolgálata vezetője, amely a szolgáltató részére POS Végfelhasználói Nyilatkozatot tesz igazgatási szolgáltatási díjak és illetékek ellenértékének a szolgáltató elfogadási körébe tartozó fizetőkártyákkal történő kiegyenlítése céljából.[35]

2. Az elfogadóhelyeken fizetőkártya-elfogadó szolgáltatás nyújtására - a Miniszterelnöki Kabinetiroda által jóváhagyott dokumentációban foglaltak betartása mellett - kizárólag a központilag közbeszerzési eljárás keretében kiválasztott hitelintézet jogosult. A szolgáltató személyét a NISZ Zrt. köteles az internetes honlapján és a kormányzati portálon, valamint az EFER rendszert működtető szervezetnél közzétenni.[36]

3. A POS-terminálok használatára vonatkozó - a Miniszterelnöki Kabinetiroda által előzetesen véleményezett és jóváhagyott - POS Végfelhasználói Nyilatkozatot a szolgáltató részére az elfogadóhelyek egyedileg teszik meg. A nyilatkozattételt megelőzően a szolgáltató az elfogadóhelyeken kihelyezett POS-terminál működtetésére nem jogosult, fizetőkártya-elfogadó szolgáltatás a POS Végfelhasználói Nyilatkozat megkötéséig nem nyújtható.[37]

4. A POS-terminálok használatával kapcsolatos részletes technikai előírásokat a NISZ Zrt. bocsátja ki, illetve hagyja jóvá. Ezen dokumentumokban foglaltak betartása az elfogadó, valamint az elfogadóhelyi fizetőkártya-elfogadó szolgáltatás során a szolgáltatás nyújtásában részt vevő személyek, szervezetek számára kötelező.[38]

A POS-terminálok használatával, fizetőkártya-elfogadó szolgáltatás nyújtásával kapcsolatos előírásokat tartalmaznak:

a) a NISZ Zrt. által kiadott dokumentumok, különösen a POS-terminál kezelésével kapcsolatos technikai szabályokat tartalmazó, valamint az egyes díjak, illetékek bankkártyával történő megfizetésére vonatkozó, a NISZ Zrt. által kibocsátott felhasználói segédletek és módszertani útmutatók,[39]

b) a Szolgáltató által a NISZ Zrt. rendelkezésére bocsátott, a NISZ Zrt. által jóváhagyott POS Kézikönyv.[40]

5. A POS-terminálok használatával kapcsolatos előírások be nem tartása által okozott kárért az elfogadó anyagi felelősséggel tartozik.

6. Az elfogadóhelyeken minden olyan típusú fizetőkártyát el kell fogadni, melyek körét a NISZ Zrt. a szolgáltatóval együttesen meghatározta. Az elfogadható kártyák körét a NISZ Zrt. az internetes honlapján és a kormányzati portálon, valamint az EFER rendszerben teszi közzé.[41]

A szolgáltató által az elfogadóhelyek rendelkezésére bocsátott, a fizetőkártya-elfogadói szolgáltatás logóit, matricáit az elfogadóhelynek feltűnő, a kártyabirtokosok által jól látható módon kell elhelyezni, különös tekintettel arra az esetre, ha a kártyával történő fizetés nem minden munkaállomásnál biztosított.

4. számú melléklet az 58/1999. (XII. 30.) BM rendelethez[42]

Biankó okmány-, PIN boríték- és rendszámellátás rendje és az elszámolás szabályai

1. Biankó okmányok, PIN borítékok és rendszámok kezelése

1.1. Megrendelés

A járási hivatal vezetője a NISZ Zrt. által biztosított biankó okmányok, PIN borítékok, tartozékok, kellékek és rendszámok (a továbbiakban együtt: termékek) kezelésére kijelölt ügyintéző, távolléte esetén a helyettesítésére kijelölt személy köteles figyelemmel kísérni a termékek okmányirodai készletét, és köteles elkészíteni a szükséges megrendeléseket.[43]

A NISZ Zrt. az okmányirodai ügyforgalom alapján biztosítja a biankó okmányokat, tartozékokat, valamint a PIN borítékokat.[44]

1.1.1.[45]

1.1.2. Rendszám érvényesítő címkék megrendelésének időszaka:

I. negyedévre: megelőző év október 28-november 1.

II. negyedévre: január 28-február 1.

III. negyedévre: április 29-május 3.

IV. negyedévre: július 29-augusztus 2.

1.2. Bevételezés

A NISZ Zrt.-től szállítólevéllel érkező biankó okmányt, PIN boríték küldeményt, rendszámtáblát az iktatókönyvben történő (gyűjtőszámon) érkeztetés után a küldeményhez mellékelt szállítólevél, valamint a központi okmánynyilvántartás alapján ellenőrizni kell:[46]

a) típus,

b) tartomány (első és utolsó nyomtatvány/rendszámtábla azonosítójának ellenőrzése),

c) darabszám (a csomag/szállítóegység leszámlálása és legalább szúrópróba szerinti ellenőrzése)

alapján.

1.2.2. Az ellenőrzés alapján feltárt eltérésekről (hiány vagy többlet) jegyzőkönyvet kell készíteni két példányban, aminek első példányát haladéktalanul meg kell küldeni a NISZ Zrt.-nek, második példányát irattározni kell. Az eltérések rendezésére a NISZ Zrt. intézkedik.[47]

1.2.3. A járási hivatal vezetője a biankó okmányok, PIN boríték és rendszámok átadása érdekében az átvételre jogosult személy és helyettesének kijelölését követően a biankó okmányokat, PIN borítékot és rendszámokat szállító szervnek köteles megadni az átvételre jogosult személyek nevét, telefonszámát, elektronikus elérhetőségét, személyazonosításra alkalmas okmánya típusát és számát.[48]

1.3. Biankó okmányok és PIN borítékok felhasználása

1.3.1. Ügyintézői vételezés

Az okmányirodai ügyintéző munkakezdéskor a napi feladatokhoz szükséges mennyiségben biankó okmányt és PIN borítékot vételez. A vételezett biankó okmányokról és PIN borítékokról jegyzőkönyv készül, mely tartalmazza

a) az okmányiroda székhelyét,

b) az ügyintéző nevét,

c) az okmány

ca) típusát,

cb) kezdő azonosítóját,

cc) utolsó azonosítóját,

cd) darabszámát,

d) kiadásának dátumát,

e) ügyintézőjének aláírását,

f) kiadójának aláírását.

Ha egy típusból nem zárt intervallum kerül kiadásra, a bejegyzést rész-intervallumonként kell megtenni. A vételezést aláhúzással kell lezárni, és mind az ügyintézőnek, mind pedig a termékek kezelésre, vagy távolléte esetén a helyettesítésére kijelölt személynek alá kell írnia.

Abban az esetben, ha a vételezett okmány, vagy PIN boríték kontingens a nap folyamán kevésnek bizonyul, pótvételezést kell eszközölni a fentiekkel azonos módon.

1.3.2. Ügyintézői napi elszámolás

Az okmányirodai ügyintéző a munka befejezésekor elszámol a biankó okmányokkal és a PIN borítékokkal. Az elszámolásról jegyzőkönyv készül, mely tartalmazza

a) az okmányiroda székhelyét,

b) az ügyintéző nevét,

c) az okmány és a PIN boríték típusát,

d) a rendeltetésszerűen felhasznált biankó okmányok és PIN borítékok

da) kezdő azonosítóját,

db) utolsó azonosítóját,

dc) darabszámát,

e) a nyomdai hibás, illetve gyártáshibás biankó okmányok és PIN borítékok azonosítóját

f) a fel nem használt biankó okmányok, illetve PIN borítékok

fa) kezdő azonosítóját,

fb) utolsó azonosítóját,

fc) darabszámát,

g) az elszámolás dátumát,

h) az ügyintéző aláírását,

i) a visszavételező aláírását.

1.4. Hibás, selejtes okmányok és PIN borítékok kezelése

1.4.1. Okmányok és PIN borítékok érvénytelenítése

A hibás, selejtes okmányokat és PIN borítékokat áthúzással, pecsételéssel vagy a biankó okmányok esetében átlyukasztással érvényteleníteni kell.

1.4.2. A NISZ Zrt.-hez felterjesztendő okmányok és PIN borítékok kezelése[49]

Abban az esetben, ha a nyomtatvány a megszemélyesítés során teljesen vagy beazonosíthatatlanságig sérült, az esetleges okmánymaradványokat is tartalmazó borítékot kell feliratozni, feltüntetve az

a) okmányiroda székhelyét,

b) az ügyintéző nevét,

c) a pontos időpontot,

d) az okmány típusát és azonosítóját.

A nyomdai hibás/gyártáshibás biankó okmányokról és PIN borítékokról jegyzőkönyvet kell kiállítani, amelyhez mellékelni kell az okmányokat (illetve az azt helyettesítő borítékot) és PIN borítékokat, továbbá azokat fajtánként és nyomdai hibás/gyártáshibás bontásban a NISZ Zrt.-hez történő visszaküldésig tárolni kell.[50]

A jegyzőkönyvnek a borítékon is feltüntetett adatokat kell tartalmaznia.

A NISZ Zrt.-hez felterjesztendő okmányokat érvénytelenítés után, típusonként elkülönítve, tételes kísérőjegyzékkel, a számítógépes rendszeren történő átvezetést követően, az Állami Futárszolgálat útján kell továbbítani.[51]

1.4.3. Az okmányirodánál selejtezendő okmányok kezelése

Az okmányok selejtezését az okmányiroda vezetőjének engedélyével lehet megkezdeni. A selejtezés végrehajtásához bizottságot kell felállítani. A megsemmisítés megtörténtéről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet az irattárba kell elhelyezni.

1.5. Okmányok és PIN borítékok tárolása

Az okmányokat és PIN borítékokat biztonságos körülmények között, típusonként elkülönítve, tűzvédelmi szempontokból is megfelelő helyen kell tárolni.