239/2007. (IX. 12.) Korm. rendelet

a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet módosításáról

A Kormány az Alkotmány 35. §-a (1) bekezdésének b) pontjában megállapított feladatkörében eljárva, valamint a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 10. §-ának (10) bekezdésében és 35/A. §-ának (1) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján a következőket rendeli el:

1. §

(1) A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 1. §-ának (1) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(1) E rendelet hatálya a közfeladatot ellátó szervekre és - a (2) bekezdésben foglalt korlátozással - azok irattári anyagára terjed ki. E rendelet határozza meg a közfeladatot ellátó szervekhez beérkező és az ott keletkezett papír alapú és elektronikus köziratok (a továbbiakban: irat) kezelésének egységes követelményeit, továbbá a központi államigazgatási szervek, az önkormányzati hivatalok és az önkormányzati társulások iratkezelési szabályzatai végrehajtásának ellenőrzési rendjét."

(2) A Korm. rendelet 1. §-ának (3) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(3) A köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) e feladatkörét a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet (a továbbiakban: KIF) útján látja el."

2. §

(1) A Korm. rendelet 2. §-ának 10. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

[E rendelet alkalmazásában]

"10. érkeztetés: minimálisan az érkezett küldemény sorszámának, küldőjének, az érkeztetés dátumának és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítójának (különösen kód, ragszám) nyilvántartásba vétele;"

(2) A Korm. rendelet 2. §-ának 22. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

[E rendelet alkalmazásában]

"22. küldemény: az irat vagy tárgy - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el;"

(3) A Korm. rendelet 2. §-a a következő 38. és 39. ponttal egészül ki:

[E rendelet alkalmazásában]

"38. kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata;

39. savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz."

3. §

A Korm. rendelet 28. §-ának (1) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(1) Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket,

a) amelyek "s.k." felbontásra szólnak,

b) amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte, valamint

c) amelyek névre szólóak és megállapíthatóan magán-jellegűek."

4. §

A Korm. rendelet 34. §-a helyébe a következő rendelkezés lép:

"34. § (1) Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell.

(2) A küldeménynek a fogadó félhez történő beérkezése időpontjában nyilvántartásban kell rögzíteni minimálisan a küldemény sorszámát, küldőjét, az érkeztetés dátumát és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítóját. Az érkeztetés dátumát és az érkeztető azonosítót a küldemény elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni. A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény szerinti elektronikus ügyintézés során az érkeztető azonosító szám képzése a külön jogszabályban foglaltak szerint történik.

(3) A kizárólag érkeztetendő iratok körét, amelyeket nem kell iktatni, az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni."

5. §

A Korm. rendelet 40. §-a helyébe a következő rendelkezés lép:

"40. § Az iktatószám felépítése a központi ügyiratkezelés esetén: főszám - alszám/év/; az iktatószám felépítése az osztott vagy vegyes ügyiratkezelés esetén: iktatóhely azonosítója/főszám - alszám/év/egyedi azonosítás. A főszám-alszám/év/ egy egységként tekintendő azonosító. A főszám és alszám folyamatos sorszám, amelyet a szoftverben beállított számláló automatikusan képez. Az évszám az aktuális év négy számjegye. Az iktatóhely azonosítóját (szám és betű kombinációja) az adott szervezet - igényeinek megfelelően - alakítja ki (nem osztott iktatás esetén ez az adat lehet az iktatókönyv betű és számkombinációs azonosítója) . Egyedi azonosítási jelölés alkalmazása nem kötelező. Az iktatóhely azonosítókat az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó felelős vezető adja ki és tartja nyilván."

6. §

A Korm. rendelet 41. §-a a következő (6) bekezdéssel egészül ki:

"(6) Az (1) bekezdésben foglaltaktól eltérően a rendvédelmi szerveknél, bíróságoknál és ügyészi szerveknél a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat is egy főszámon lehet nyilvántartani. A különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett, egy főszámon nyilvántartható ügyek körét a Magyar Országos Levéltárral, illetve az illetékes szaklevéltár és a miniszter egyetértésével az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni."

7. §

A Korm. rendelet 43. §-a helyébe a következő rendelkezés lép:

"43. § (1) Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után - a 41. § (6) bekezdésben foglaltak kivételével - le kell zárni.

(2) A kézi iktatókönyv esetében az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással, továbbá a körbélyegző lenyomatával hitelesíteni kell. A 41. § (6) bekezdésben foglaltak alkalmazása során kézi iktatókönyv esetén a lezárt iktatókönyvben ezt követően új irat főszámra történő iktatása tilos, az érkezett újabb iratot az ugyanazon ügy soron következő alszámára iktatják.

(3) Iratkezelési szoftver alkalmazása esetén - a 41. § (6) bekezdésben foglaltak kivételével - biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni. A 41. § (6) bekezdésben foglaltak alkalmazása esetén az év utolsó munkanapján el kell készíteni az iktatókönyv időbélyegzővel ellátott, hiteles elektronikus változatát. Ezt követően az előző évi iktatókönyvben új irat főszámra történő iktatása tilos, az érkezett újabb iratot az ugyanazon ügy soron következő alszámára iktatják. Az iktatókönyvek végleges zárásának részeként el kell készíteni - külön jogszabályban meghatározott formátumban - az iktatókönyv időbélyegzővel ellátott, hiteles elektronikus változatát."

8. §

A Korm. rendelet 65. §-ának (1) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(1) A levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket - a levéltárral egyeztetett módon - elektronikus formában is át kell adni."

9. §

A Korm. rendelet a következő 67/A-68/C. §-sal és az azt megelőző címmel egészül ki:

"A központi államigazgatási szervek, az önkormányzati hivatalok és az önkormányzati társulások iratkezelési szabályzataiban foglaltak végrehajtásának ellenőrzési rendje

Általános rendelkezések

67/A. § (1) A miniszter a köziratok kezelésének szakmai irányításával összefüggő ellenőrzési feladatait a KIF útján, az éves munkatervben meghatározott ütemezéssel, a központi államigazgatási szerveknél végzi.

(2) A területileg illetékes közigazgatási hivatal a közigazgatási hivatalokról szóló 297/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet 22. §-a (1) bekezdésének e) pontjában biztosított ellenőrzési jogkörében ellenőrzi az önkormányzati hivatalok iratkezelési szabályzataiban foglaltak végrehajtását, a helyi önkormányzatok társulásáról és együttműködéséről szóló 1997. évi CXXXV. törvény 20. §-ának (2) bekezdésében, valamint a települési önkormányzatok többcélú kistérségi társulásáról szóló 2004. évi CVII. törvény 12. §-ának (2) bekezdésében biztosított törvényességi ellenőrzési jogkörében ellenőrzi az önkormányzati társulások iratkezelési szabályzataiban foglaltak végrehajtását.

(3) A KIF és a közigazgatási hivatalok (1) és (2) bekezdésben rögzített ellenőrzési tevékenysége nem érinti a közlevéltárak ellenőrzési jogosultságait szabályozó jogszabályi előírásokat.

(4) Az ellenőrzés célja az iratkezelés helyzetének feltárása, továbbá annak vizsgálata, hogy az iratkezelés gyakorlati végrehajtása megfelel-e a vonatkozó jogszabályokban, szabályzatokban foglaltaknak.

(5) A központi államigazgatási szervek esetében az ellenőrzések éves ütemtervét a KIF a Magyar Országos Levéltárral egyeztetve határozza meg. Az önkormányzati hivatalok és az önkormányzati társulások esetében az ellenőrzések éves ütemtervét a területileg illetékes közigazgatási hivatal az illetékes közlevéltárral egyeztetve határozza meg.

(6) Az ellenőrzésben nem vehet részt az ellenőrzött szerv dolgozójának a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 685. §-ának b) pontjában meghatározott hozzátartozója (közeli hozzátartozója) .

(7) Az ellenőrzést végző a kizárási okot közvetlen vezetőjének haladéktalanul köteles bejelenteni, de azt az ellenőrzött szerv is bejelentheti.

(8) Az ellenőrzést végző köteles a titokvédelemre, valamint a személyes adatok védelmére vonatkozó előírásokat betartani.

Az ellenőrzés rendje

67/B. § (1) Az ellenőrzésről az ellenőrizendő szervet (a továbbiakban: szerv) az ellenőrzés megkezdése előtt legalább tizenöt nappal írásban - az iratkezelés felügyeletét ellátó szerv vezetőjén keresztül - értesíteni kell az ellenőrzési terv egyidejű megküldésével, amennyiben annak megküldése az ellenőrzés célját nem hiúsítja meg.

(2) Ellenőrzésre a KIF, valamint a közigazgatási hivatal megbízott köztisztviselője jogosult. Az ellenőrzésre jogosult személy az ellenőrzési jogosultságát az ellenőrzés megkezdése előtt köteles igazolni. Az ellenőrzésre jogosult személyt ellenőrzési megbízólevéllel kell ellátni, amely a munkáltatói (szolgálati) igazolvánnyal együtt érvényes. Az ellenőrzési megbízólevélnek tartalmaznia kell:

a) a "megbízólevél" elnevezést;

b) az ellenőr nevét, beosztását, munkáltatói (szolgálati) igazolványának a számát;

c) az ellenőrzés helyére, az ellenőrzési tervre történő utalást;

d) az ellenőrzés végrehajtására, eljárási szabályára vonatkozó jogszabály megnevezését;

e) a megbízólevél érvényességi idejét;

f) a kiállítás keltét;

g) a kiállításra jogosult aláírását, a bélyegzőlenyomatot.

(3) Az ellenőrzést úgy kell végezni, hogy az ellenőrzött szerv rendeltetésszerű tevékenységét lehetőleg ne akadályozza. Az ellenőrzést az ellenőrizni kívánt tevékenység folytatása idején (munkanap) a szerv hivatalos munkaidejének megfelelő időpontban kell végezni.

Az ellenőrzés eszközei, módszere, szempontjai, eredménye, az ellenőrzési jegyzőkönyv

67/C. § (1) Az ellenőrzést végző személy az ellenőrzés eredményes lefolytatása érdekében jogosult:

a) az ellenőrzés lefolytatásához szükséges területre belépni (a szerv székhelye, telephelye, irattára, raktári helyisége stb.), illetve a személyes adatnak nem minősülő elektronikusan tárolt adatokhoz hozzáférni;

b) az iratkezeléssel kapcsolatos iratokba, iratkezelési nyilvántartásokba betekinteni, amelynek körében az ellenőrzés tárgyával összefüggő iratot - az államtitkot és a szolgálati titkot tartalmazó iratok és a személyes adatok kivételével - megvizsgálhat;

c) az iratkezeléssel kapcsolatos munkafolyamatokat megvizsgálni;

d) az iratkezeléssel összefüggésben felvilágosítást kérni, amelynek keretében a vizsgált szervtől személyes adatnak nem minősülő adatokat, tájékoztatást kérhet.

(2) Az iratkezelés helyzetének feltárása érdekében az ellenőrzést végző ellenőrzése során az alábbi körülményeket vizsgálja különösen:

a) az ellenőrzött szerv rendelkezik-e az Ltv., valamint a Korm. rendeletnek megfelelő egyedi/egységes iratkezelési szabályzattal;

b) milyen az iratkezelés szervezete (központi, osztott, vegyes);

c) az iratkezeléssel kapcsolatos felelősséget;

d) az ellenőrzött szerv iratkezelési informatikai infrastruktúráját (iratkezelési szoftver adatok, a jogosultsági rendszer kidolgozottsága, az iratkezelési szoftver működési tapasztalatai stb.);

e) hogyan támogatja az iratkezelési gyakorlat a szerv rendeltetésszerű működését;

f) az iratkezelés folyamatát;

g) az iktatási/nyilvántartási fegyelmet, az iktatókönyvek hitelességét, a küldemények útjának pontos nyomon követhetőségét, a hivatali bélyegzők nyilvántartásának és használatának rendjét, az irategység elvének érvényesülését;

h) a lejárt megőrzési idejű iratok iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerinti rendszeres selejtezését és a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok illetékes levéltárnak történő átadását;

i) a feladatkörök megváltozása, megszűnő szervek, szervezeti egységek esetén az iratok sorsának rendezését.

(3) Az ellenőrzés során az ellenőrzés tárgyával kapcsolatban a szervnél tett megállapításokról jegyzőkönyvet készít az ellenőrzést lefolytató személy. Az ellenőrzési jegyzőkönyvnek tartalmazni kell:

a) az eljáró szerv megnevezését;

b) azellenőrzött szerv megnevezését;

c) az ellenőrzés célját;

d) a helyszín és az időpont megjelölését;

e) az ellenőrzést végző személyek megnevezését;

f) az ellenőrzés során tapasztalt, a vizsgálat szempontjából lényeges körülményeket és megállapításokat;

g) a vizsgált szervet képviselő személy által a vizsgálattal kapcsolatban tett nyilatkozatokat;

h) a vizsgált szervet képviselő személy és az ellenőrzést végző személy aláírását.

(4) Az ellenőrzési jegyzőkönyv egy példányát az ellenőrzést végző a helyszínen átadja vagy amennyiben ez valamilyen okból nem lehetséges, az ellenőrzés befejezését követő öt napon belül megküldi a vizsgált szervnek. Az ellenőrzést végző az ellenőrzési jegyzőkönyv egy példányát tájékoztatásul az illetékes közlevéltárnak is megküldi.

(5) Amennyiben az ellenőrzés során megállapították, hogy az ellenőrzött szerv a jogszabályban foglalt előírásokat megsértette, az ellenőrző

a) felhívja a szerv figyelmét a jogszabálysértésre és határidő megállapításával, valamint a jogkövetkezményekre történő figyelmeztetéssel felszólítja annak megszüntetésére,

b) megkeresi az intézkedésre hatáskörrel rendelkező szervet, illetve fegyelmi vagy egyéb eljárást kezdeményez."

10. §

A Korm. rendelet 69. §-ának (3) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(3) Az érvényes tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelési szoftvereket e rendelet 40. §-ában meghatározott követelményeknek a tanúsítvány érvényességi idejének lejártáig, legkésőbb a tanúsítvány megújításakor kell megfeleltetni."

11. §

(1) Ez a rendelet a kihirdetését követő 8. napon lép hatályba, ezzel egyidejűleg hatályát veszti a Korm. rendelet 3. §-ának (1) bekezdése, 4. §-a, 9. §-a, 11. §-ának (2) bekezdése, valamint 69. §-ának (4) bekezdése.

(2) A Korm. rendelet 2. §-ának 24. pontjában a "helyben" szövegrész helyébe az "irattári" szövegrész lép.

12. §

Ez a rendelet a hatálybalépését követő hónap első napján hatályát veszti.

A miniszterelnök helyett:

Kiss Péter s. k.,

a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter

Rendezés: -
Rendezés: -
Kapcsolódó dokumentumok IKONJAI látszódjanak:

Visszaugrás

Ugrás az oldal tetejére