26/2009. (IV. 15.) KHEM utasítás

a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium iratkezelési rendjéről és irattári tervéről[1]

A közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. §-a (1) bekezdésének b) pontjára és a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletre figyelemmel a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium iratkezelésének rendjét - illetve azon belül irattári tervét - a következők szerint határozom meg:

Az utasítás alkalmazási köre

1. §

(1) A Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) szervezeti egységei, a minisztérium állami vezetői, a kabinetfőnök, illetve a minisztérium állományába tartozó köztisztviselők a minisztérium működésével összefüggő, a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: tv.) 3. §-ának c) pontja alatt meghatározott iratok tv. 3. §-ának h) pontja szerinti kezelése során a jelen utasítás rendelkezései szerint kötelesek eljárni.

(2) A minisztériumban vagy a minisztérium részére az (1) bekezdésben meghatározottakon kívül bármely más, munkavégzésre irányuló jogviszony alapján munkát végző személy esetében a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője felel azért, hogy a minisztériummal szerződő fél a jelen utasításban foglaltakat megismerje és magára nézve kötelezőnek ismerje el.

(3) Az elektronikusan tárolt adatokkal kapcsolatos biztonsági előírásokról és a hozzáférési jogosultságokról a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium Információbiztonsági Szabályzatáról szóló 8/2009. (II. 20.) KHEM utasítás (a továbbiakban: Információbiztonsági Szabályzat) rendelkezik.

(4) Az utasítás rendelkezéseit a minősített iratokra és azok kezelésének rendjére a minősített adatok kezelésének rendjéről szóló utasításban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

Értelmező rendelkezések

2. §

Jelen utasítás alkalmazása során:

1. átmeneti (operatív) irattár: olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik:

2. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása;

3. csatolás: ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása;

4. digitalizálás: papíralapú (nyomtatott) dokumentum egyszeri szkennelési műveletsorral elektronikus információvá történő átalakítása;

5. elektronikusan aláírt irat: az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott, elektronikus dokumentumba foglalt irat;

6. előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező vagy azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz;

7. expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása;

8. érkeztetés: minimálisan a küldemény sorszámának, küldőjének, az érkeztetés dátumának és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítójának (különösen kód, ragszám) nyilvántartásba vétele;

9. gépi adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz;

10. iktatás: az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történő ellátása az érkeztetést vagy a belső keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven;

11. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik;

12. iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a minisztérium látja el az iktatandó iratot;

13. irat: a minisztérium működése során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja;

14. iratkezelő: a minisztérium valamely szervezeti egységénél dolgozó iratkezeléssel megbízott és az iratkezelési szoftver (KIR3 iktatóprogram) felhasználására jogosult (hozzáférési jogosultsággal rendelkező) személy;

15. iratpéldány: az irattal azonos tartalmú, önállóan kezelhető és továbbítható dokumentum;

16. irattári anyag: rendeltetésszerűen a minisztériumnál maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége;

17. irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai és elektronikus tárolóhely;

18. irattári tétel: a minisztérium ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak;

19. irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selej-tezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód;

20. irattárba helyezés: az ügyirat irattári tételszámmal történő ellátása és irattárban történő dokumentált elhelyezése, és kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti időre;

21. iratkölcsönzés: az irat-visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból;

22. kezelési feljegyzés: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, iratkezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítás;

23. kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez;

24. kiadmány: a minisztérium (a képviseletében eljáró személy) írásban foglalt határozatának/válaszának (eredetiben vagy másolatban) kiadott példánya, a kiadványra előírt alakiságnak és a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában előírt kiadmányozási rendnek megfelelően hivatalos aláírással és pecséttel ellátva;

25. központi iktatás: az irat központi iktatóban történő - vagy közvetlen kézbesítés (futár, e-mail, fax) esetén szervezeti egység általi - nyilvántartásba vétele (iratkezelési szoftver útján) a minisztérium központi iktatókönyvében és az irat, illetőleg az előadói ív iktatószámmal történő ellátása;

26. központi irattár: a minisztérium több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár;

27. közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott;

28. küldemény: olyan irat vagy tárgy - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából a burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el;

29. küldemény bontása: valamely szervtől vagy személytől a minisztériumhoz érkezett - a minisztériumhoz, a minisztérium valamely szervezeti egységéhez vagy a jelen utasítás hatálya alá tartozó természetes személyhez címzett - küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele;

30. levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak (a minisztérium esetében a Magyar Országos Levéltárnak);

31. másolat: az eredeti iratról szövegazonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat;

32. megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges - a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő - hozzáférhetetlenné tétele, törlése;

33. mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, amely az irattól - mint kísérő irattól - elválasztható;

34. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan az irattól;

35. naplózás: az elektronikus iratkezelési rendszerben, a kezelt adatállományokban bekövetkezett események teljes körének regisztrálása;

36. selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése;

37. szerelés: ugyanahhoz az ügyhöz tartozó, de különböző iktatószámon nyilvántartásba vett iratok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell;

38. szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása;

39. szkennelés: azon technika, amellyel a papír alapú (nyomtatott) dokumentum - egyszeri optikai műveletsorral - elektronikus információvá alakítható át;

40. továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is;

41. ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti;

42. ügyirat: egy ügyben keletkezett, azonos iktatószámon nyilvántartott valamennyi irat összessége;

43. ügykör: a minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja.

Az iratkezelés szervezete

3. §

(1) A minisztérium az iratkezelést központi szinten, illetőleg az iratkezelés egyes fázisait megosztott rendben - az egyes szervezeti egységek hatáskörében, az iratkezelők útján - látja el.

(2) Az iratok nyilvántartása számítógépes központi iratkezelő rendszer (a továbbiakban: KIR3) útján történik.

(3) A minisztérium központi küldeménykezelési, irat-nyilvántartási feladatait a Parlamenti és Koordinációs Főosztály Koordinációs Osztálya hatáskörében a központi iktató1 és a központi irattár (a továbbiakban együtt: központi iratkezelés) látja el.

A központi iratkezelés feladatai

4. §

(1) A központi iratkezelés ellátja a küldeményátvételét, bontását, iktatását a KIR3-ban, az azonosításra szolgáló adatok és a vonalkód előadói ívre2 történő nyomtatását, előadói ívben vagy ügyiratborítóban3 történő elhelyezését, az előirat szerelését és az első címzetthez elektronikus úton (a KIR3-ban), illetve a KIR3-ból nyert, kinyomtatott kézbesítőívvel való továbbítását.

(2) Iktatást követően a központi iratkezelés elvégzi a papír alapú dokumentum szkennelését a központi iktatóban elhelyezett szkennerrel és egyidejűleg - a KIR3 használatára rendszeresített számítógéppel és OCR-program segítségével - ellenőrzi az elektronikus adattartalom minőségét, intézkedik a hibák (a gyűrött, szakadt, összetapadt lapok és a nem olvasható részek) javítása, illetőleg azok újbóli szkennelése iránt. Az iktatott irat és a melléklet érkezéséről a címzett (az illetékes szervezeti egység) iratkezelője a minisztérium levelezőrendszere útján értesítést kap.

(3) A nagy terjedelmű, átlagban 50 oldal/lap fölötti iratok és a kötött, fűzött, hitelesített vagy könyvszerű dokumentumok nem kerülnek digitalizálásra. Azok címzetthez történő továbbítása papír alapon történik. A központi iratkezelés nem szkenneli azokat a küldeményeket sem, amelyek jelen utasítás 25. §-a szerint nem iktatandók.

(4) A minisztérium szakállamtitkárságai rendelkeznek szkennerrel, így a közvetlenül hozzájuk érkező vagy a helyben bontható küldemények iktatását és digitalizálását a titkárságok végzik.

(5) A központi iratkezelés feladata a miniszteri titkárság, a miniszteri kabinet és az államtitkárság részére érkező bontható és nem bontható küldemények digitalizálása, amennyiben a címzett a nem bontható küldeményt kezelhetőnek minősítette és az ügyintézőt kijelölte.

(6) A központi iratkezelés ellátja a nem bontható és a felbontás nélkül továbbítandó küldemények számítógépes érkeztetését [a zárt csomagoláson (borítékon)], illetve azokat átvételre - a KIR3-ból nyert, kinyomtatott kézbesítőívvel - a címzetthez továbbítja.

(7) A központi iratkezelés ellátja a szervezeti egységektől átvett kiadmányok továbbítását (a továbbítást egyidejűleg a KIR3-ban rögzíti), valamint az aláírás nélküli (s. k. jelölésű) kiadmányok továbbítás előtti hitelesítését.

(8) A központi iratkezelés végzi - az utasítás 1. mellékletét képező irattári terv alapján - az iratok irattárba helye-zését4, valamint az iratkölcsönzéssel kapcsolatos feladatokat.

(9) A központi iratkezelés közreműködik az irattárban őrzött iratok selejtezésében, továbbá a levéltári átadás előkészítésében.

Az egyes szervezeti egységek iratkezelőinek feladatai

5. §

(1) Az egyes szervezeti egységek iratkezelői:

a) gondoskodnak a papír alapon továbbított irat és a KIR3-ban egyidejűleg átadott vonatkozó adatok megfelelőségéről, továbbá a melléklet meglétéről;

b) átveszik a megfelelőn átadott iratot, ellenkező esetben azt a küldő szervezeti egységhez visszaküldik;

c) a vezetői utasítások meghatározásáig az iratot a címzett megjelölésével, de a szervezeti egységre iktatják és - a KIR3-ban is - a címzetthez továbbítják:

d) a központi iratkezeléstől a KIR3-ban átvett vagy más szervezeti egységtől átirányított iratot szignálásra bemutatják a szervezeti egység vezetőjének, majd a KIR3-ban rögzítik a kijelölt ügyintéző nevét és az elintézési határidőt, valamint az esetleges vezetői rájegyzéseknek megfelelő adatokat, végül az iratot átadják az illetékes ügyintéző részére;

e) abban az esetben, ha az ügyintéző a feladata elvégzését követően nem tudja - pl. távolléte esetén - az elkészített kiadmányt a KIR3-ban továbbítani, a következők szerint járnak el:

ea) az ügyintéző kérésére elkészítik a szükséges iratpéldányokat,

eb) az iratpéldányokat véleményezésre, válaszadásra vagy tájékoztatás céljából továbbítják a kijelölt közreműködőknek (szervezeti egységeknek),

ec) az egyes iratpéldányok címzettjeit a KIR3-ban átvezetik annak érdekében, hogy a közreműködő szervezeti egységek a választ az eredeti iktatószámon válasz alszámmal elkészíthessék, egyidejűleg a közreműködőknek az iratpéldányokat a KIR3-ban elektronikusan csatolják és továbbítják;

f) áthelyezik a szervezeti egységek vagy a munkatársak személyes postafiókjára érkező elektronikus küldemények közül az ügyintézésre kijelölt tételeket a KIR3 "Beérkező üzenetek" mappájába;5

g) gondoskodnak a belső keletkezésű irat iktatásáról és intézkednek az iktatott irat, iratpéldány, kiadmány más szervezeti egység(ek)hez vagy központi iratkezeléshez - kézbesítő útján - történő továbbítása iránt.

(2) Belső keletkezésű iratot - ha azt jogszabály vagy belső előírás nem tiltja - elektronikus formában, elektronikus aláírással ellátva kell továbbítani. A továbbítás történhet iktatott e-mail formájában vagy a KIR3-ban küldött mellékletként.

(3) Ha papír alapú kiadmány előállítására és továbbítására van szükség, a KIR3-ban elvégzendő műveletek a következők:

a) szerelni kell az irat - aláírt kiadmánnyal megegyező - elektronikus példányát;

b) az irat kiküldésének tényét - a továbbítás módjától függetlenül - vissza kell vezetni az alszámon (állapotát postázottra kell módosítani);

c) az iratot a postázó részére kell továbbítani.

A szervezeti egységek vezetőinek feladata a KIR3-ban történő aktív közreműködés esetén6

6. §

(1) Ha vezető megbízatású köztisztviselő aktívan részt vesz az iratkezelés elektronikus folyamatában (a KIR-3-ban végzi a szignálási feladatokat):

a) a KIR3-ban átveszi a központi iratkezelés által átadott vagy más szervezeti egységtől átirányított iratot (beleértve az elektronikus küldeményeket, digitalizált dokumentumokat is);

b) kijelöli az iktatott irat ügyintézőjét (szignálás), a feladat teljesítésének határidejét, valamint a közreműködők (bevonandó szervezeti egységek) körét, ezt követően az iratot továbbítja ("továbbítás"-sal átadja) az ügyintézőnek;

c) a KIR3-ban átveszi az ügyintéző által elkészített és jóváhagyásra részére továbbított iratot, megfelelőség esetén elektronikus aláírással látja el, és azt a címzett szervezeti egység részére vagy a kiadmányozóhoz továbbítja.

(2) A szignálási utasításra a KIR3-ban - a vezető meghatalmazottja funkcióban - a vezető által kijelölt munkatárs is jogosult.

Ügyintézők feladatai a KIR3-ban történő aktív közreműködés esetén

7. §

Ha az ügyintéző aktívan részt vesz az iratkezelés elektronikus folyamatában (átveszi az iratot, választ készít, alszámra iktat, iratot továbbít), gondoskodik:

a) az (ügy)irat ügyintézésre történő átvételéről, a saját iratpéldányai lekérdezéséről,

b) a "Feladataim" címszó alatti lekérdezésről,

c) a közreműködők (bevonandó szervezeti egységek) köréhez szükséges iratpéldány(ok) elkészítéséről és továbbításáról, annak érdekében, hogy a közreműködő szervezeti egység vezetője az ügyintézőt kijelölhesse és az ügyintéző a hozzá címzett iratpéldányra az alszámos választ elkészíthesse,

d) a c) pontra figyelemmel beérkezett válaszok alapján a válaszirat tervezetének összeállításáról, amelyet a főszám következő alszámára iktat, és az iratot - papír alapon és elektronikus mellékletként is - jóváhagyásra a szervezeti egység vezetőjének továbbítja,

e) bármilyen időpontban, bármilyen időszakról a "Mit végeztem?" vezetői kérdésre adandó tájékoztatásról,

f) az irattári tételszám előadói íven és KIR3-ban történő rögzítéséről [amely legkésőbb az ügyirat lezárásakor, annak központi irattárba leadását megelőzően esedékes],

g) a szignáló által vagy az iratban egyébként meghatározott határidőben - ennek hiányában a jogszabályban vagy egyéb vonatkozó szabályozásban meghatározott (irányadó) konkrét határidő híján harmincnapos ügyintézési határidőt szem előtt tartva - a részére átadott irat szerinti feladat végrehajtása menetének figyelemmel kiséréséről (pl. iratpéldányok szétküldése, vélemények, információk begyűjtése, kiadmány előkészítése, továbbítása vezetői jóváhagyásra),

h) a kapcsolódó papír alapú példányok ügyiratborítóban történő elhelyezéséről és ügyirattal együtt történő megőrzéséről (2. § 1. pont).

Az iratkezelés felügyelete

8. §

A Koordinációs Osztály vezetője évente ellenőrzi a jelen utasításban foglaltak végrehajtását. Az ellenőrzés eredményéről jelentést készít a miniszter részére, illetve haladéktalanul megteszi a szükséges intézkedéseket a szabálytalanságok felszámolása érdekében, szükség esetén javaslatot tesz az utasítás módosítására.

Küldemény átvétele, felbontása, érkeztetése

Küldemény átvétele

9. §

(1) A minisztériumnak, a minisztérium címén valamely szervezeti egységnek vagy a minisztérium valamely munkatársának címzett küldemény postán, futárral, kézbesítővel, továbbá faxon és elektronikus úton érkezhet.

(2) Küldemény átvételére jogosult:

a) postai küldemény esetében a központi iratkezelés postai meghatalmazással rendelkező iratkezelője,

b) futárral vagy kézbesítővel érkező küldemény esetében a központi iratkezelés iratkezelője,

c) e-mailen vagy faxon érkező küldemény esetében a címzett vagy az általa írásban meghatalmazott személy,

d) munkaidő után érkező küldemény esetében a minisztériumi rendészet dolgozói,

e) bármely küldemény esetében a címzett vagy az általa írásban meghatalmazott személy.

(3) A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

a) a (2) bekezdésben foglaltakra figyelemmel a küldemény átvételére való jogosultságát,

b) ha értelmezhető, a kézbesítő okmány (kézbesítő könyv, levélmásolat) és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét,

c) a küldemény csomagolásának sértetlenségét.

10. §

(1) A küldemény átvevője a kézbesítő okmányon, ha van ilyen, olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével, az átvételt elismeri. Az "azonnal", a "sürgős", a "soron kívül" jelzésű küldemény átvételi idejét az átvevő a kézbesítő okmányon óra/perc pontossággal köteles megjelölni.

(2) Tértivevényes küldemény átvételét követően az átvevő gondoskodik a tértivevény feladóhoz történő visszajuttatásáról.

(3) Az e-mailen vagy faxon érkező küldemény átvételét a számítógép, illetve a fax naplózza.

(4) Amennyiben nem a központi iratkezelés iratkezelője veszi át a küldeményt, az átvevő köteles az átvételt a küldeményen aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével igazolni, illetve az e-mailt vagy a fax másolati példányát az ügyintézésre kijelölt szervezeti egységhez továbbítani. Az ügyben illetékes szervezeti egység a küldemény átvételét követően - annak sürgősségétől függően - soron kívül, de legkésőbb az átvételt követő munkanapon köteles a küldemény iktatásáról gondoskodni.

11. §

(1) Sérült küldemény átvételekor az átvevőnek a küldemény csomagolásán jelölnie kell, hogy a küldemény sérülten - ide értve a felbontást, azaz hogy felbontva - érkezett.

(2) Sérült küldemény átvételekor az átvevő haladéktalanul ellenőrizni köteles a küldemény tartalmát. A hiányosságról az átvevő jegyzőkönyvet készít, illetve arról a küldemény küldőjét haladéktalanul értesíti.

12. §

A gyors elintézést igénylő ("azonnali", "sürgős", "soron kívüli" jelzésű) küldeményt az átvevő köteles a címzettnek - vagy az illetékes szervezeti egység iratkezelőjének - haladéktalanul átadni.

13. §

(1) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt soron kívül továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a küldő részére.

(2) A tévesen érkezett küldeményekről - amely esetben a címzés alapján nem állapítható meg, hogy a küldemény a minisztériumnak, a minisztérium valamely szervezeti egységének vagy a jelen utasítás hatálya alá tartozó természetes személynek szól - a központi iratkezelés külön jegyzéket vezet.

14. §

(1) E-mailen érkezett küldemény esetén a minisztériumi biztonsági rendszerek a tűzfalon történő átlépéskor automatikusan gondoskodnak a vírusvédelemről.

(2) Ha a küldemény mágneses adathordozón (CD-n) érkezik az átvevőhöz, akkor az elektronikus iratot gépi adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papír alapú kísérőlappal lehet, továbbá a számítógépes vírusok elleni védekezés érdekében az Információbiztonsági Szabályzatban előírtak szerint kell eljárni.

Küldemény felbontása

15. §

(1) Felbontás nélkül kell továbbítani:

a) a miniszter vagy az államtitkár nevére szóló,

b) a Humánigazgatási Főosztálynak címzett,

c) a névre szóló, vélhetően magánjellegű,

d) a "saját kezű felbontásra" szóló és

e) a minősítési jelölést tartalmazó küldeményt, kivéve, ha a tárgyban a fent felsorolt személyek írásban másképpen nyilatkoztak.

(2) Az (1) bekezdésben megjelölt küldeményeket a központi iratkezelés a címzés adatai alapján (a feladó neve, címe, a küldemény nyilvántartási száma, számla esetében a kötelezettségvállalás azonosítója, a küldés módja stb.) a KIR3-ban bontatlanul érkezteti, és - a KIR3-ból nyert, kinyomtatott kézbesítőívvel - a címzetthez továbbítja.

16. §

(1) Küldemény téves felbontása esetén a csomagolást újból le kell zárni, arra rá kell vezetni a felbontó nevét és a felbontás idejét, valamint az alábbi megjelölést: "tévesen felbontva".

(2) A tévesen felbontott küldeményt sürgősen - a KIR3-ból nyert, kinyomtatott kézbesítőívvel - át kell adni a címzettnek.

(3) Ha a tévesen felbontott küldeményben minősített irat van, a felbontásról három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyv egy példányát a címzett, egy példányát a feladó, egy példányát a titkos ügykezeléssel megbízott iratkezelő őrzi.

(4) A küldeményt tévesen felbontó a felbontás tényét a -KIR3-ból nyert, kinyomtatott - kézbesítőíven is köteles rögzíteni, amelyet aláírásával és az átvétel dátumának megjelölésével igazol.

17. §

A felbontás nélkül átvett hivatalos küldeményt a címzett - vagy meghatalmazottja - a bontást követően iktatás céljából a szervezeti egység iratkezelőjének köteles átadni.

18. §

(1) A küldeményt felbontást követően ellenőrizni kell. Ha a küldemény hiányos, akkor azt az iraton jelölni kell.

(2) Mellékletek hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményeznie.

19. §

A küldemény csomagolását meg kell őrizni és - lehetőség szerint - az irathoz szerelni kell, amennyiben:

a) a küldemény feladásához vagy átvételéhez jogkövetkezmények fűződ(het)nek, vagy

b) a küldemény feladójának adatait csak a csomagolásról lehet megállapítani, vagy

c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett, vagy

d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel.

Irat nyilvántartásba vétele (iktatás)

20. §

(1) A minisztériumban az iktatás központi "ÉRK" és "KHEMSZLA" jelölésű érkeztető és "KHEM", "KHEMHUM", "KHEMSZERZ" jelölésű iktatókönyvekben - a Kormányzati Irat-nyilvántartási Rendszerben (a KIR3-ban) - elektronikus úton történik. Az iratokat egyrészt a központi iratkezelést végző munkatársak, másrészt - a nem bontható, címzetthez továbbított és ügyintézésre kijelölt küldeményeket, az e-mailen, faxon érkezett küldeményeket7, a belső keletkezésű iratokat, a már főszámmal rendelkező ügyirat következő alszámos iratfordulatait - az egyes szervezeti egységek iratkezelői iktatják.

(2) Minden küldemény, illetve belső keletkezésű irat a tartalmától függetlenül a beérkezéskor automatikusan érkeztető számot, illetőleg - a 25. §-ban foglaltak kivételével - a beérkezés/keletkezés sorrendjében iktatószámot kap.

(3) A nem iktatandó és a nem bontható küldemények - hasonlóan a többi postai úton vagy kézbesítő útján érkezett küldeményhez - a központi iktatóban érkeztető számon kerülnek nyilvántartásra, majd az első címzetthez továbbításra, annak érdekében, hogy visszakeresés esetén a küldemény helye a nyilvántartásból megállapítható legyen.

(4) A központilag nem iktatott, de később indokoltan iratnak minősülő küldemény a KIR3 "Bejövő irat iktatása" almenüjében az "érkeztetett küldemény" kiválasztásával és az iktatási képernyő kitöltésével kerül iktatásra.

21. §

(1) A minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában foglaltaknak megfelelően a miniszteri értekezlet, a közigazgatási kollégium, a kormányülést megelőző értekezlet, az államtitkári értekezletre felkészítő értekezlet részére készített előterjesztések, jelentések, napirendek nyilvántartása, valamint az ülések emlékeztetőjének elkészítése a Miniszteri Kabinet feladata.

(2) Az (1) bekezdés szerinti iratokat (előterjesztések, napirendek és az értekezletek emlékeztetői) értekezletenként, évente, a "KHEM" jelölésű iktatókönyv soron következő egy-egy főszámára kell iktatni az értekezletet érintő első irat (előterjesztés, napirend, emlékeztető) felmerülésekor.

(3) Az év során az egyes (1) bekezdés szerinti értekezletek iratanyagát egy-egy főszámon belül, újabb és újabb al-számon kell iktatni valamennyi, az értekezletet érintő iratot (előterjesztés, napirend és emlékeztető).

22. §

(1) Az iktatás alszámokra tagolódó főszámos (sorszámos) nyilvántartásba vételt jelent. Egy főszámhoz korlátlan számú alszám tartozhat. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Az ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási főszám alatt folyamatosan kiadott alszámokon kell nyilvántartani.8

(2) A küldeményeket és a belső keletkezésű iratokat úgy kell iktatni, hogy abból az irat beérkezésének, iktatásának pontos ideje, az intézkedésre jogosult szervezeti egység vagy személy, az irat tárgya, az elintézés módja ("kezelési feljegyzés", úgy mint intézkedésre, véleményezésre, tájékoztatásra, megbeszélésre, jóváhagyásra, aláírásra, megjegyzés), iratpéldány esetében az elvárás (tájékoztatásra, visszavárólag, válaszadási kötelezettség stb.), valamint az irat őrzésének helye megállapítható legyen.

(3) Az iratokat évenként új sorszámmal kezdődően érkezési és keletkezési sorrendben, emelkedő számsorrendben kell iktatni. Az iktatószámot a KIR3 automatikusan generálja.

(4) Az (5) és (6) bekezdésben, illetve a 25. §-ban foglalt kivételekkel a "KHEM" jelölésű nyilvános iktatókönyvben (központi iktatókönyv) történik valamennyi nem minősített küldemény és belső keletkezésű irat iktatása. A "KHEM" jelölésű iktatókönyvhöz a központi iratkezelés iratkezelőin túl az egyes szervezeti egységek iratkezelői - illetve igény és a hozzáférés engedélyezése esetén meghatározott vezetők és ügyintézők - is hozzáférnek.

(5) A "KHEMHUM" jelölésű nem nyilvános iktatókönyvben az iktatókönyvhöz hozzáférési jogosultsággal rendelkező iratkezelők a humánigazgatási tárgyú iratokat iktatják. A tárgyban a Humánigazgatási Főosztályt kivéve az egyes szervezeti egységek számára csak azok az ügyiratok, illetve iratpéldányok láthatók és kezelhetők, amelyeket a Humánigazgatási Főosztály iratkezelője részükre továbbított.

(6) A "KHEMSZERZ" jelölésű iktatókönyvet a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések megkötésében érintett szervezeti egységek kezelik. Az iktatókönyvben a "KHEM" jelölésű iktatókönyvtől elkülönített módon kerülnek iktatásra az egyes pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződésekkel kapcsolatos munkafolyamatok (fedezetigazolás, pályázat kiírása, kiválasztás, szerződéstervezet, jogi/közbeszerzési/költségvetési vélemény, költségvetési ellenjegyzés, aláírt szerződés, szakmai teljesítésigazolás, elszámolás, szerződést érintő jognyilatkozatok - pl. módosítás, elállás - stb.) során keletkezett iratok. Az iktatás során gondoskodni kell az egyes iratok, dokumentumok (e-mailek, faxok) csatolásáról.

(7) A "KHEMSZERZ" jelölésű iktatókönyvben történő iktatás során az általános adatok mellett

a) a szerződés tárgyát - a minisztérium szerződései megkötésének és nyilvántartásának általános szabályairól szóló utasítás szerinti szerződéses adatlap tartalmával egyezően - kell megjelölni;

b) a szerződésekhez kapcsolódó státust (pl. kötelezettségvállalás kezdeményezése, fedezetigazolás kérése, véleményezés, költségvetési ellenjegyzés, vezetői hozzájárulás, aláírt szerződés, szakmai teljesítésigazolás, számla, lezárás, meghiúsulás, módosítás stb.) alszámonként - a feljegyzés típusánál - meg kell jelölni;

c) a kötelezettségvállalás azonosítóját a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály rögzíti a hivatkozás mezőben ("Kötezettségvállalás azonosító: xxxxxxxx");

d) a szerződés típusát (egyedi támogatás, megbízás, vállalkozás, adásvétel, bérleti szerződés, koncessziós szerződés, közhasznú szerződés, pénzügyi kötelezettségvállalást nem tartalmazó megállapodás, nemzetközi magánjogi szerződés, egyéb szerződés) - a feljegyzés típusánál - ki kell választani;

e) az aláírt szerződés teljesítéséhez kapcsolódó dokumentumokat (lezárás, meghiúsulás, módosítás stb.) alszá-monként kell megjelölni (a feljegyzés típusánál kiválasztani).

(8) Annak érdekében, hogy a beérkezett számlák ne keveredjenek el, de bizonyíthatóan eljussanak az illetékeshez, a központi iratkezelés zárt borítékban érkezteti és átadó-átvételi kézbesítőívvel közvetlenül a címzetthez továbbítja azokat. A címzett szervezeti egység iratkezelőjének feladata a számla szkennelése, "KHEMSZLA" jelölésű érkeztető könyvben történő nyilvántartásba vétele, egyidejűleg a digitális kép csatolása.

(9) A "KHEMSZLA" jelölésű érkeztető könyv alkalmazása során a következő szabályokat kell betartani:

a) számlát csak az érkeztető könyvben kell nyilvántartásba venni (a számla nem iktatandó);

b) számlával kapcsolatos pénzügyi adatot a KIR3-ban nem szabad rögzíteni (pl. a kifizetendő összeg nem kerülhet feltüntetésre az érkeztető könyvben);

c) a számla kiállítóját a KIR3 partnertörzsből kell kiválasztani;

d) rögzíteni kell a számla sorszámát a vonatkozó hivatkozási számmezőben és a kötelezettségvállalás azonosítóját a tárgy mezőben;

e) a számla tárgyának meg kell egyeznie a vonatkozó szerződés "KHEMSZERZ" jelölésű iktatókönyvben rögzített tárgyával;

f) a teljesítésigazolás (teljesítési összesítő, teljesítésigazolás és kifizetés engedélyezése nyomtatvány stb.) a számla mellékletét képezi, amelyet a "KHEMSZLA" jelölésű érkeztető könyvben a mellékletet külön rögzíteni kell.

23. §

(1) Érkezett küldemény (bejövő irat) iktatása esetén minden esetben érkeztető szám is keletkezik. Az iktatás történhet:

a) új főszámra előzmény nélkül (a központi iktatóban),

b) előzményezéssel, a kiválasztott főszám következő alszámára (a központi iktatóban),

c) új főszámra, nem bontható érkeztetett küldemény kiválasztásával (a szervezeti egységnél),

d) előzményezéssel alszámra, nem bontható, érkeztetett küldemény kiválasztásával (a szervezeti egységnél).

(2) Belső keletkezésű (kimenő vagy belső) irat iktatása esetén érkeztető szám nem képződik. Az iktatás történhet:

a) új főszámra, előzmény nélkül vagy

b) alszámra előzményezéssel (a szervezeti egységnél).

24. §

Téves iktatás esetén:

a) amennyiben az iktatás küldeményt érint, a küldeményt fel kell szabadítani (automatikusan törlődik az iktatott tétel), majd az újraiktatás a megfelelő helyen (főszámra vagy alszámra) elvégezhető;

b) sztornírozás után a tévesen iktatott irat iktatószáma a KIR3-ban megőrződik, soha nem tűnik el és nem is módosítható, újra nem használható fel;

c) amennyiben az iktatás belső keletkezésű iratot érint, a tételt sztornírozni kell, majd az iktatás a megfelelő helyen (főszámra vagy alszámra) elvégezhető;

d) ügyelni kell arra, hogy a szervezeti egységhez címzett iratpéldányra adott "válasz" funkcióval végrehajtott alszámos iktatás nem módosítható;

e) belső keletkezésű iktatott ügyiratban vagy iratpéldányban a módosítás a karbantartási funkcióval végezhető el.

25. §

Nem kell iktatni:

a) a tananyagot,

b) a könyvet,

c) a reklámanyagot,

d) a tájékozatót,

e) a meghívót,

f) a pénzügyi bizonylatot, számlát (amelyet érkeztetni kell),

g) a munkaügyi nyilvántartást,

h) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartást,

i) a közlönyt, sajtóanyagot és

j) a visszaérkezett tértivevényt.

26. §

Küldemény iktatása az iratra nyomott iktatóbélyegző lenyomatának és a központi iktatáskor használatos képernyő mezőinek kitöltéséből áll. Belső keletkezésű irat esetében az iktatóbélyegző lenyomatát nem szabad használni.

27. §

Az iratokat a beérkezés/keletkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatni kell. Soron kívül kell iktatni a határidős iratot, a táviratot, az elsőbbségi küldeményt, a belső keletkezésű "sürgős" jelzésű iratot.

28. §

(1) A nem papír alapú, elektronikus adathordozón (pl. CD stb.) érkezett küldemény mellé kísérőlapot kell csatolni, és az adathordozót mint iratot, a kísérőlapot mint mellékletet együtt kell kezelni. A kísérőlap tartalmazza az adathordozó iktatószámát, az adathordozó tartalmi paramétereit, tárgyát, a küldő és a központi iktató aláírását.

(2) Egy elektronikus adathordozón az egy ügyhöz tartozó iratok adhatók át. Ha e feltétel nem teljesíthető, a küldeményt vissza kell utasítani.

29. §

Az iratról készített másolatot iratpéldányként kell iktatni (a kapják még funkcióval) a címzett kiválasztásával vagy megjelölésével és a másolaton fel kell tüntetni: "X. sz példány, másolat".

30. §

(1) A küldeményt iktató személy a KIR3-ben rögzíti:

a) a küldemény beküldőjének nevét,

b) a küldemény hivatkozási számát (a feladó szerinti nyilvántartási számot, ennek hiányában a küldemény - az irat - keltezését),

c) a küldemény tárgyát,

d) az előirat számát (hivatkozási szám),

e) a küldemény mellékleteinek számát,

f) a címzett nevét vagy az ügyintézésre kijelölt - illetékes - szervezeti egység vagy személy nevét,

amely adatok rögzítésével az iktatás megtörténik, és a KIR3 az automatikusan generált iktatószámot megjeleníti.

(2) Amennyiben a küldeményt a központi iratkezelés veszi át és bontja, az iraton elhelyezett bélyegzőlenyomat rovataiba beírja az iktatószámot, az iktatás dátumát és az iratot előadói ívbe (iratborítóba) helyezi. A központi iratkezelés a nyilvántartásba vett adatokat a KIR3 útján, az iratot a KIR3-ból nyert, kinyomtatott kézbesítőívvel az illetékes szervezeti egységhez továbbítja. A szervezeti egység iratkezelője - a kézbesítőíven szereplő nyilvántartási szám alapján, aláírásával - átveszi az iratot, ezzel egyidejűleg a KIR3-ban rögzíti az átvételt.

(3) A központi iratkezelés által nem bontott, de központilag érkeztetett küldemény címzetthez juttatása és átvétele ugyancsak a KIR3-ból nyert, kinyomtatott kézbesítőívvel történik. A szervezeti egység vezetőjének utasítása alapján a küldemény iktatását a szervezeti egység iratkezelője végzi.

(4) A belső keletkezésű iratot a szervezeti egység iratkezelője iktatja.

31. §

(1) Az iratra készített véleményt, válaszlevelet, kiadmányt a szervezeti egység iratkezelője az adott főszámon belül a következő alszámra iktatja.

(2) Nem kell új főszámra iktatni:

a) a belső keletkezésű és a minisztérium által kezdeményezett kiadmányra érkező olyan adatszolgáltatást, tájékoztatást, választ, amely az irat végleges elintézéséhez szükséges és az ügyintéző az előadói ív kiadási, másolási, valamint a KIR3 "megjegyzés" rovatában azt jelzi (közbenső intézkedés),

b) a minisztérium által készített előterjesztés- és miniszteri rendelettervezetekre - egyeztetés keretében - érkező válaszokat, észrevételeket, mert azok az adott irat iratfordulatai.

(3) A már lezárt és irattárba helyezett (a/a) ügyiratok szükség esetén aktiválhatók a lezárást követően felmerült iratfordulat esetében, amennyiben egyértelműen megállapítható az ügyirat eredeti főszáma; ez esetben előzménye-zéssel elvégezhető a következő alszámra történő iktatás.

(4) A (2) és (3) bekezdés szerinti iratokat az érkezés, keletkezés sorrendjében a vonatkozó ügyirat főszámára, új alszámra kell iktatni.

(5) Egy főszámra kell iktatni azokat a belső keletkezésű kiadmányokat, amelyeket egy adott ügykörben rendszeresen készítenek. E főszámon az iratnyilvántartás megjegyzés rovatába be kell írni a "gyűjtő" szót. A beírást az ügyintézőnek a központi iratkezelésnél vagy a szervezeti egység iratkezelőjénél kell kezdeményeznie. Az így nyilvántartott kiadmányokat időrendi sorrendben kell a főszám alszámaira iktatni.

32. §

Ha műszaki hiba vagy áramszünet stb. okán az irat iktatása a KIR3 útján nem lehetséges, akkor a 30. § (1) bekezdés szerinti adatokat a központi iratkezelés vagy a szervezeti egység iratkezelője által felfektetett papír alapú ún. "ÜZ" jelölésű iktatókönyvben kell iktatni, az iratot a címzetthez továbbítani és az irat intézését iktatószám nélkül kell előkészíteni azzal, hogy az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot, iratfordulatot a KIR3-ban át kell vezetni. A KIR3-ban történő utólagos iktatásról az iratkezelőnek kell gondoskodnia.

33. §

A központi iratkezelés által iktatott irat adatainak módosítása az ügyiratkezelés funkció (ügyiratok karbantartása, lekérdezése) útján lehetséges. Az egyes hozzáférési jogosultságokat felhasználónként a KR3-at működtető al-kalmazás-/rendszergazda állítja be.

34. §

(1) A KIR3 iktatókönyveit év végén le kell zárni, oly módon, hogy abból új főszámra és alszámra történő iktatás a tárgyévet követő évben ne történhessen. Az előző évi ügyiratok esetében - a lezárt ügyiratok bekapcsolásával -az új alszámos iktatás már automatikusan a következő év iktatókönyvének új főszámára történik, az előző évi főszám egyidejű hozzárendelésével, ahol a KIR3 szereléssel biztosítja az elő- és utóirat végleges összekapcsolását.

(2) Évente január 1-jén új iktatókönyvet kell nyitni.

Az iktatószám

35. §

(1) Az iktatószám az irat azonosítására szolgáló jel.

(2) Az iktatószám felépítése a KIR3-ban: az iktatókönyv megkülönböztető jelölése/főszám/alszám/év (példányszám).9

(3) Az iktatókönyvön belül a főszámok és az ügyirat alszámai folyamatosan, ismétlődés és kihagyás nélkül következnek egymás után.

(4) Az iratpéldány azonosítása (példányszám) az alszá-mon belül folyamatos, ismétlés nélküli sorszámmal történik.

(5) Az iktatószámon belül a főszám egy hat karakterből álló szám, amely év elején 1-gyel indul és év végére 999999-ig növekedhet. A főszámot követően - két tört vonal ("per" jel) között - helyezkedik el az intézkedés folyamatát jelölő alszám, amely főszámon belül 1-gyel indul, és korlátlan számig növekedhet.

Az alszámot az aktuális évszám követi.

Az iktatóbélyegző

36. §

Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:

a) a minisztérium nevét,

b) az irat iktatószámát,

c) az iktatás dátumát (év, hó, nap) és

d) az irat mellékleteinek számát.

Iktatási adatok

37. §

(1) Az irat iktatásakor - az ügyintézés különböző fázisaiban - az iktatási képernyőn és az előadói íven fel kell tüntetni a következő adatokat:10

(2) Az iratot el kell látni iktatószámmal és az irat egyéb - (1) bekezdés szerinti - azonosítóival.

(3) A KIR3-ban rögzített adatok mentéséről az adatbázis szerver(eke)t üzemeltető és a technikát felügyelő informatikai terület gondoskodik. Év végén a központi iktatókönyv adatait a KIR3 működtetésért felelős szervezeti egység munkatársa elektronikus adathordozóra (CD) kiírja, valamint a levéltári átadásra szánt adatokat ugyancsak elektronikus adathordozóra (CD) - a Magyar Országos Levéltár igénye szerint, a kért formátumban - kimenti.

Iratok szerelése és csatolása

38. §

(1) Az irat iktatása előtt meg kell vizsgálni, hogy az ügy-iratnak van-e előirata. Iktatáskor a központi iratkezelés iratkezelőjének szerelnie kell az irathoz az ugyanabban a tárgyban korábban már nyilvántartásba vett (iktatott) elő-iratot. Ha az előirat nincs a központi irattárban, akkor az iratra rá kell jegyezni az előirat hollétét. Az iraton, az iktatási képernyőn, valamint az előadói íven egyaránt fel kell tüntetni az előirat iktatószámát. Az irat végleges elintézésekor az ügyintézőnek az előadói ívhez szerelnie kell az összes előiratot.

(2) Az összetartozó iratok csatolását vagy szerelését az ügyirat karbantartására szolgáló képernyő formátum megfelelő iktatási mezőinek kitöltésével lehet elvégezni, ahol az összekapcsolás - módosítással - később bármikor feloldható. A művelet végrehajtásakor az utóbb iktatott irathoz kell hozzárendelni a korábban keletkezett iratot, függetlenül a keletkezés évétől.

Mutatózás

39. §

(1) AKIR3 lehetővé teszi, hogyiratot-a tárgy, a beküldő neve vagy iktatószáma (hivatkozási szám) és számos egyéb szűrőfeltétel alapján - vissza lehessen keresni. Szűkítő feltétel lehet az "Iratkategória", az "Állapot", a "Feljegyzés", a "Sürgősség" és a "Minősítés", amelynek értékei a legördülő listából választhatók ki. A "Beküldő neve és címe", a "Hivatkozási szám", a "Címzett", az "Őrző", a "Felelős", a "Szervezetnél már járt" a "Tárgyszavak" a partner- és címtörzsből vagy az értéklistából válaszható ki. Az irat tárgyszavak szerinti keresésénél a tárgyszó listában mind a központi, mind a szervezeti egység hatáskörében kezelt tárgyszavak közül lehet választani.

(2) A tárgyszókészlet - amely az ügyiratok tartalomszerinti csoportosítására szolgál - kialakításánál célszerű az irattári tervben (1. melléklet) szereplő ügykörök rövid, jellemző és tömörített megnevezését használni.

(3) A tárgyév végén az adatbázisban rögzített adatok alapján név- és tárgymutatót kell a KIR3 rendszergazdának készítenie és azt - excel vagy a levéltár igénye szerinti formátumban kimentve - a 37. § (3) bekezdése szerinti CD-n tárolt iktatókönyvhöz csatolnia.

Iratkezelési feladatok az ügyintézés folyamatában

Ügyintéző kijelölése (szignálás)

40. §

(1) A központi iratkezelés a küldemény bontását követően az iktatási képernyő kitöltésekor a belső partnerállományból kiválasztja a címzettet vagy a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzata szerint illetékes személyt/szervezeti egységet, majd a 30. § (1) bekezdés szerinti iktatási adatok rögzítését követően elkészíti az előadói ívet vagy az ügyiratborítót.

(2) A szervezeti egység iratkezelője a központi iratkezeléstől átvett iratokat köteles a szervezeti egység vezetőjének - vagy a vezető által meghatalmazott személynek -szignálás (az ügyintéző és határidő kijelölése) céljából bemutatni.

(3) Ha az irat elintézésére nem az (1) bekezdés szerint kijelölt személy vagy szervezeti egység az illetékes, akkor az iratot - a KIR3-ban a következő felelősre történő átállítással egyidejűleg - az ügyintézésre illetékes személyhez, szervezeti egységhez kell haladéktalanul továbbítani.

(4) A (3) bekezdés szerinti műveletet a KIR3-ban az iratkezelő az ügyiratok karbantartása, lekérdezése menüben szereplő képernyő formátumban, a találati listából kiválasztott személy vagy szervezeti egység részére történő továbbítással végzi el. Az iratkezelőnek a megjegyzés rovatba be kell írnia: "illetékességből átirányítva". Egyidejűleg az iratkezelő az iratra rávezeti az illetékes személy vagy szervezeti egység nevét, illetve az átirányítást aláírással és dátummal igazolja.

(5) A szervezeti egységnél bontott küldemény esetében - iktatási kötelezettség esetén - az iratot az iratkezelőnek helyben kell az érkeztető szám (küldeményazonosító) behívásával iktatnia, és az előadói ívet a KIR3-ban elkészítenie. A hiányzó - 37. § (1) bekezdés szerinti adatokat - az előadói ívre kézzel kell rávezetni.

(6) A szignálásra jogosult az iraton - a 6. §-ban foglaltak esetén a KIR3-ban11 -

a) kijelöli a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzata szerint illetékes szervezeti egységet vagy az illetékes ügyintézőt,

b) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (határidő stb.), amelyeket a szignálás idejének megjelölésével és aláírásával hitelesít.

Iratok nyilvántartása a szervezeti egységnél

41. §

(1) Az iratkezelői munkahely kézbesítési funkciójának megnyitásával az "átveendők" mappában jelennek meg annak az iratnak a nyilvántartási adatai és a tárgya, amelyet a központi iratkezelés ügyintézésre a szervezeti egységnek átadott. A szervezeti egység iratkezelője az irat szignálását követően az iktatott irat megfelelő rovatába ("feljegyzések") beírja az illetékes ügyintéző nevét és a szignáló esetleges utasításait, amennyiben ez - a 6. §-ban foglaltakat szem előtt tartva - szükséges. A szignálást követően a szervezeti egység iratkezelője az iratot átirányítja a kijelölt szervezeti egységhez vagy az ügyintézőhöz. A papír alapú iratot az iktatószám alapján elkészített és a KIR3-ból nyert, kinyomtatott kézbesítőívvel - aláírás ellenében - átadja a szervezeti egység iratkezelőjének vagy az ügyintézőnek.

(2) Amennyiben az ügyintézés során közreműködő bevonása is szükséges, akkor a szervezeti egység iratkezelőjének, illetve az ügyintézőnek iratpéldányt kell készítenie, és a KIR3 útján azt az érdekeltnek megküldenie, annak érdekében, hogy a közreműködő szervezeti egység a vélemény elkészítésekor a hozzá érkezett irat esetében a "válasz" aktiválásával az ügyiratra az alszámos iktatású választ elkészíthesse.

(3) Az elektronikus formában megküldött előterjesztés tervezetek és egyéb szakmai anyagok minisztériumon belüli véleményezésekor az elkészített válaszokat a főszám alszámára iktatva, a mellékletben elhelyezett elektronikus dokumentumban korrektúrázva kell megadni.

(4) A (2) és (3) bekezdésben foglalt esetben az ügy felelőse a közreműködő(k) véleménye alapján állítja össze és készíti elő kiadmányozásra a válasziratot, amelyet az ügyirat következő alszámára kell iktatni. Az ügyintéző a beérkezett észrevételeket a kiadmánytervezethez előzményként minden esetben a kiadmányozónak beszereli.

(5) Az ügy elintézését követően vagy az ügyirat irattárba helyezésekor a szervezeti egység iratkezelője a KIR3-ban és az iratborítón kitölti a "továbbítás" mezőt. Az ügyirathoz mellékelni kell a KIR3-ban átvezetett iratot, és ezt követően az adatokat a KIR3-ban, valamint az ügyiratot papír alapon át kell irányítani a központi iktatónak.

Az irat elintézése

42. §

(1) Az ügyintéző az iratkezelőtől átvett iratot az ügyintézésre irányadó határidőben [7. § g) pont] köteles elintézni.

(2) Ha az irat elintézése nem tartozik a minisztérium hatáskörébe vagy illetékességébe, akkor azt az ügyben illetékes hatáskörrel rendelkező szervezethez vagy személyhez kell továbbítani. Ez esetben az iratot a központi iktatónak kell továbbítás céljából átadni.

(3) Téves belső címzés esetén a szervezeti egység iratkezelője az iratot még aznap, de legkésőbb a következő munkanapon - a szervezeti egység vezetője vagy az ügyintéző előadói íven/ügyiratborítón feltüntetett írásos rájegyzése alapján - továbbítja az illetékes szervezeti egységhez vagy személyhez.

(4) Az iratok intézése során iratborítót (előadói ív/ügyiratborító) kell használni, amely az irat és mellékleteinek egyben tartására szolgál, de egyúttal a kezelési feljegyzéseket és a vezetői utasításokat, egyéb rájegyzéseket is tartalmazza, így a szignálások adatait is őrzi. Az előadóíven/ügyiratborítón szereplő rovatokat - az előállítás időpontjához képest történt változások átvezetése miatt - ki kell tölteni.

(5) Az előadói ív a következő rovatokat tartalmazza:

a) iktatószám és az érkezés, nyilvántartásba vétel időpontja,

b) beküldő adatai, az irat hivatkozási száma (beküldő nyilvántartási száma, ennek hiányában az irat keltezése),

c) egyúttal intézett iratok iktatószáma,

d) előirat iktatószáma,

e) irat irattári tételszáma,

f) irat tárgya,

g) elintézési határidő,

h) ügyintézésre kijelölt szervezeti egység/személy neve,

i) az irat kiadása vagy elküldés előtti, valamint elküldés utáni intézkedéseinek jelzései,

j) másolási, kiadási utasítás,

k) megjegyzések,

l) leírta, egyeztette, továbbította, irattározta.

Kiadmány

43. §

(1) Az irat elintézéséhez készített kiadmány mindaddig tervezet, amíg a kiadmányozó aláírásával nem hagyta jóvá.

(2) Kiadmány egy vagy több címzett részére azonos vagy különböző szövegezéssel készülhet. A kiadmányt eggyel több példányban kell elkészíteni, mint a címzettek száma. A kiadmány egy példánya az irattárat illeti. A kiadmány első példányát a minisztérium kiadmányozó szerinti hivatalos levélpapírjára (2. melléklet) kell kinyomtatni és a címzett részére elektronikusan is továbbítani kell.

(3) A kiadmánynak tartalmaznia kell:

a) az iktatószámot,

b) a kiadmány tárgyát (kivéve az állami vezető vagy a kabinetfőnök által aláírt kiadmány esetében),

c) a hivatkozási számot (az előzmény beküldője szerinti nyilvántartási számot, ennek hiányában az előzmény - a beérkezett - irat keltezését),

d) az ügyintéző nevét, telefonszámát (kivéve az állami vezető vagy a kabinetfőnök által aláírt kiadmány esetében),

e) a címzett nevét, beosztását, címét,

f) a megszólítást és az üdvözlést (ha a kiadmányozó saját kezűleg írja alá a kiadmányt),

g) a kiadmány szövegét,

h) a kiadmányozás idejét (dátumát),

i) a kiadmányozó nevét és aláírását vagy a kiadmányozó nevét és mellette az "s. k." jelölést,

j) a mellékletek számát.

(4) A kiadmány mellékletén fel kell tüntetni a kiadmány iktatószámát ["melléklet a(z) X számú irathoz"] és a melléklet sorszámát.

(5) Ha a kiadmány több címzett részére azonos szövegezéssel készül, akkor a címzetteket fel kell sorolni, azt a szövegezés követi, majd a kiadmányozó neve és a kiadmányozás dátuma. A KIR3-ban a címzetteket egyenként (értéklistából), vagy az "egy létező elosztó lista" kiválasztásával lehet rögzíteni. A partnertörzsben nem szereplő címzetteket a "feljegyzések" vagy a "megjegyzés" mezőbe lehet beírni vagy új külső partnerként felvenni.

(6) Ha a kiadmány több címzett részére, különböző szövegezéssel készül, akkor a címzettek és a vonatkozó szövegezés külön-külön, egymást követően szerepel az iraton, azzal, hogy a kiadmányozó neve és a kiadmányozás dátuma az utolsó kiadmány után szerepel. Az (5) bekezdésben hivatkozott KIR3 funkciók használata ez esetben is irányadó.

(7) Az idegen nyelven készült küldemény vagy belső keletkezésű irat magyar nyelvű fordításának egy példányát az illetékes szervezeti egység iratkezelője vagy az ügyintéző az előadói ívhez csatolni köteles.

(8) A Kormány és a kabinetjei részére készített előterjesztések, jelentések (mint döntést megalapozó adatok) a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény 19/A. §-ának (1) bekezdése értelmében a keletkezésüktől számított 10 évig nem nyilvánosak. Ennek tényét az előterjesztés-, jelentéstervezet fedőlapján, a jobb felső sarokban fel kell tüntetni. Ugyancsak fel kell tüntetni az előterjesztés, illetve jelentés minden oldalán "a Kormány álláspontját nem tükrözi" szöveget az előkészítési folyamat minden fázisában.

(9) Minisztériumi vezetői fórum részére készített előterjesztést a 2. melléklet szerinti vonatkozó iratminta szerint kell elkészíteni.

Az irat elintézésének folyamata

44. §

(1) Ha az ügy elintézéséhez közreműködő szervezeti egység bevonása nem szükséges, akkor a válasziratot (kiadmányt) az irat főszámának következő alszámára kell iktatni, mert a beérkezett irat és a kimenő irat adattartalma más, és az elektronikus dokumentumok megkülönböztetése csak külön alszámon lehetséges.

(2) Közreműködők bevonása esetén a 41. § (2) bekezdésében pontban leírtaknak megfelelően kell eljárni. A példánykészítéssel és -továbbítással biztosított, hogy a közreműködők a véleményüket az ügyirat következő alszámára tudják iktatni, majd azt a főfelelősnek (ügyben illetékes szervezeti egység) továbbítják. Amennyiben további közreműködők bevonása szükséges, akkor az eljárás ismétlődik. Az ügyben illetékes szervezeti egység - az ügy koordinátora - a válaszirat elkészítését ugyancsak új alszámra iktatja.

(4) Ha egy ügy (irat) elintézését követően, vagy a minisztérium által kezdeményezett kiadmányra külső szervezettől vagy személytől érkezik ugyanabban az ügyben válasz, akkor azt, mint iratfordulatot - a hivatkozási szám alapján - a központi iktatónak az ügy főszámának következő alszámára kell iktatnia, ha ez lehetséges. Az ilyen iratnak az elintézése az (1) és (2) bekezdésben leírtak szerint történik.

(5) A főszámra/alszámra történő iktatás gyakorlatát kell alkalmazni:

a) közbenső intézkedéseknél, ha külső szervezettől, személytől kér a minisztérium véleményt egy irat elkészítéséhez,

b) a minisztérium által készített előterjesztés-, jogszabálytervezetek egyeztetése során.

(6) Az (5) bekezdés b) pontja szerinti esetben a tervezetre érkező észrevételeket a központi iktató érkezési sorrendben a főszám következő alszámára iktatja. A beérkezett észrevételek alapján átdolgozott előterjesztés-, illetve jogszabálytervezetet a főszám soron következő alszámára kell iktatni. A tárgyban a további egyeztetésre kiküldött levele(ke)t és az arra érkező észrevételeket ugyancsak az adott főszám alszámaira kell iktatni.

Feljegyzés

45. §

(1) Az iratot feljegyzésként kell elkészíteni, ha címzettje a minisztérium valamely szervezeti egysége, illetőleg annak vezetője, a miniszter, az államtitkár, a kabinetfőnök vagy szakállamtitkár.

(2) A feljegyzésben a feljegyzést készítő szervezeti egység nevét és az irat iktatószámát (alatta az ügyintéző nevét és hivatali telefonszámát) fel kell tüntetni.

(3) Ha a feljegyzés olyan irathoz - ügyben - készül, amelynek már van főszáma, akkor a feljegyzést e főszám szerint alszámra kell iktatni.

Kiadmányozás

46. §

(1) Külső szervezet vagy személy részére iratot (kiadmányt) csak a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy aláírásával lehet továbbítani, elküldeni.

(2) A kiadmány akkor hiteles, ha

a) azt az arra jogosult személy (a kiadmányozó) saját kezűleg aláírja, vagy azon a kiadmányozó neve mellett az "s. k." jelzés szerepel és a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá,

b) azon a kiadmányozó - vagy a hitelesítésre felhatalmazott személy - aláírása mellett a minisztérium hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel.

(3) A kiadmány nyomdai sokszorosítása esetén a kiadmány hiteles, ha azon szerepel:

a) a kiadmányozó neve mellett az "s.k." jelzés vagy a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és

b) a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata.

(4) Kiadmányozáshoz az állami címerrel és sorszámmal ellátott minisztériumi körbélyegzőt kell használni.

(5) A minisztérium bélyegzőiről a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság illetékes szervezeti egysége (anyagraktár) nyilvántartást vezet. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból mindenkor megállapítható legyen a bélyegző (pecsétnyomó) használója, kezelője.

(6) A bélyegző (pecsétnyomó) használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.

Az iratok továbbítása (expediálása), postázása

47. §

(1) A külső szervezet vagy személy részére szóló kiadmányt a központi iratkezelés továbbítja.

(2) Amennyiben a kiadmányt kézbesítővel, faxon vagy e-mailben kell továbbítani, akkor a kiadmányt előkészítő szervezeti egység iratkezelője gondoskodik a küldemény továbbításáról. Kiadmányt faxon, valamint e-mailben csak központi iktatószámon és a minisztérium hivatalos levélpapír-formátuma szerint lehet elküldeni. A továbbítás módját és időpontját az előadói ív "elküldve" rovatában a szervezeti egység iratkezelője az aláírásával köteles igazolni. A fax igazolószelvényét és az e-mail visszaigazolását az előadói ívhez csatolni kell.

(3) A szervezeti egység iratkezelője ellenőrizni köteles az ügyintézőtől továbbításra átvett iratot. Az iratkezelő egyezteti, ellenőrzi az előadói íven feltüntetett adatok helyességét, az összetartozó iratok meglétét, az ügyintéző által összeállított kiadmányhoz elkészíti a borítékot, amelyet a továbbítás módjának megfelelően [postán, ajánlva, elsőbbséggel, tértivevénnyel (ez utóbbihoz helyben kell kitölteni a tértivevény feladószelvényét), futárral vagy kézbesítővel] kell megcímezni. Igény esetén kitöltetlen tértivevényes bizonylatot a központi iktató - a Pesti Levélcentrumtól átvett nyomtatványtömbből - biztosít a szervezeti egységek iratkezelői részére. A továbbításra előkészített-vagy az elküldött kiadmány iktatószámánál a szervezeti egység iratkezelője KIR3-ban a "továbbítás" mezőit kitölti és kiválasztja a feladás módját, valamint a kiadmányhoz tartozó előadói ívet, a kiadmány másolatát, az előiratot stb. az ügyiratban elhelyezi, majd az így összeállított kiadmányt postázásra átadja a központi iratkezelésnek.

(4) A postai küldemények feladását és átvételét a központi iratkezelés munkatársai helyben, a központi iktatóban végzik. A postai úton továbbított küldeményekről naponta postai összesítő készül.

(5) A minisztérium és a Pesti Levélcentrum között létrejött, hatályos szerződés szerint a Pesti Levélcentrum naponta lezárt zsákban a központi iratkezelés részére beszállítja a minisztériumnak szóló küldeményeket, és onnan egyidejűleg lezárt postazsákban kiszállítja a minisztérium feladásra szánt és azonosítókkal ellátott küldeményeit.

(6) A központi iratkezelés fogadja és veszi át a minisztérium címére kézbesített vagy a székhelyén személyesen beadott küldeményeket, illetőleg adja át a minisztérium irányítása alatt álló költségvetési szerveknek címzett belső keletkezésű iratokat.

(7) A minisztériumon belül az iratok átadás-átvétele kézbesítéssel történik. A kézbesítők (a központi iratkezelés) és az egyes szervezeti egységek között az átadás-átvétel igazolása a KIR3-ból nyomtatott kézbesítőívvel történik. Az irat átadás-átvételét a KIR3-ban elektronikusan is végre kell hajtani. Amennyiben az irat továbbítása papíralapon - is - történik, átadása előadói ívben/ügyiratborítóban történik. Elektronikus továbbítás esetén az irat a KIR3-ban mellékletként (elektronikus csatolmányként) jelenik meg, így a papíralapú átvétel nem szükséges.

Az irattári tételszám meghatározása

48. §

(1) A minisztérium irattári terve (1. melléklet) alapján az ügyirat tételszámát az ügyintéző határozza meg és beírja az előadói ív megfelelő rovatába. Az irattári tételszámot a szervezeti egység iratkezelője - legkésőbb - az ügyirat központi iktatónak való átadását megelőzően a KIR3-ban is rögzíti.

(2) A kiadmány továbbítását követően a központi iratkezelés (a központi irattár) az ügyiratot a szervezeti egységtől irattárazásra átveszi, és az ügyiraton szereplő irattári tételszám alapján azt a központi irattárban elhelyezi.

(3) A papíralapú ún. forrásdokumentumokat az irattári elhelyezésig az ügyintéző szervezeti egységnél kell tárolni annak érdekében, hogy a tárgyév során keletkezett iratfordulatokat (alszámok) az ügyirat mellett (az ügyiratban) helyezzék el. A tárgyévet követően az irattári tételszámmal ellátott és a KIR3-ban lezárt ügyiratokat a központi irattárba kell leadni.

Irattárazás és az iratok levéltári átadása

Irattári terv

49. §

(1) A jelen utasítás 1. mellékletét képező irattári terv a levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért és kezeléséért felelős miniszter egyetértésével készült.

(2) Az irattári terv tartalmazza az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratok ügyköreit (tárgyköreit), azok megőrzési idejét (selejtezési idő), valamint a nem selejtezhető iratok levéltári átadásának idejét. Az irattári tételszámok a minisztérium feladatköre szerint csoportosítottak. Az irattári terv különös részének egyes ügyköreibe tartozó tételek több szervezeti egység feladat- és hatáskörét is érinthetik.

(3) Az irattári tervet a Koordinációs Osztály koordinációjában évente felül kell vizsgálni. Az irattári terv szükséges módosítását - a szervezeti egységek észrevételei alapján - a Koordinációs Osztály vezetője tárgyévet követően március 31-ig kezdeményezi.

Irattárazás

50. §

(1) Az ügyirat irattárba helyezését megelőzően az ügyintéző:

a) megvizsgálja, hogy az iratra jegyzett kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e,

b) az ügyirathoz hozzárendeli az irattári tételszámot, amelyet az előadói ívre rávezet,

c) a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból kiemeli és - selejtezési eljárás mellőzésével - megsemmisíti.

(2) A központi irattár az iratok irattárba helyezése keretében:

a) előkészíti a szervezeti egységektől a központi irattá-razásra kijelölt iratok előadói ívben (iratborítóban), konténer dobozokban történő átvételét,

b) ellenőrzi, hogy a KIR3-ban átvezetésre került-e az irattárazásra kijelölt iratok irattári tételszáma, illetve ellenőrzi a tételszámok helytállóságát,

c) tételesen megvizsgálja, hogy az irattárazásra kijelölt iratok időrendben vannak-e a forrásdokumentumokhoz csatolva, majd megfelelés esetén az iratokat a központi tárolásra alkalmas irattári dobozokban elhelyezi,

d) gondoskodik az iratok raktári elhelyezésének KIR3-ban történő átvezetéséről.

(3) Valamennyi iktatószámmal rendelkező iratot irattárba kell helyezni, ha az ügyintézés megtörtént, vagy ha az iratot csak tájékoztatásul küldték, és külön intézkedés nem indokolt. Az ügyintéző felel az irat irattárba helyezéséért.

(4) A kiadás után visszakért vagy iratkiadó bizonylattal az irattárból átvett iratot az ügyintéző csak addig tarthatja magánál, ameddig az ügy végleg le nem zárul.

51. §

(1) Az iratokat évenként, tételszám és azon belül az iktatószám növekvő sorrendjében kell irattárazni. Az irattárba helyezett irattal együtt kell irattárazni az egyúttal elintézett iratokat, valamint az előiratokat, függetlenül az iktatás évétől. Az összetartozó iratokat az utóbb iktatott irat évében kell irattárazni.

(2) Az előadói ívben/iratcsomagban elhelyezett számítógépes "ügyiratkísérő"-ben12 valamennyi ügyiratrész és ügyirattörténet részletes leírása szerepel.

52. §

(1) A tárgyévet megelőzően irattárba helyezett (a/a) irat iktatószámán további intézkedést nem lehet kezdeményezni. Újabb iratfordulat esetén a tárgyban keletkezett újabb küldeményt, iratot új főszámra kell iktatni (legyen az külső vagy belső keletkezésű irat), amelyhez szerelni kell az ügyben korábban keletkezett előiratot. A csatoláshoz/szereléshez eligazodást nyújt az iratkezelő számára a küldeményen szereplő hivatkozási szám vagy az ügyintéző indoklása. Ebben az esetben az ügyiratot az irattárból ki kell emelni.

(2) A tárgyévben adott ügyben keletkezett, de már irattárba helyezett (a/a) ügyirat csak akkor aktiválható, ha annak újabb iratfordulatát a hivatkozási szám és az iratfordulat tárgya kifejezetten alátámasztja. Ennek hiányában az ügyirat aktiválása nem megengedett, mert az esetleges módosítással, sztornírozással a lezárt ügyirat hitelessége nem biztosítható.

53. §

Elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat közös adatszerveren kell tárolni. Az adatszerver(ek)en tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, elérését - az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is - biztosítani kell. Az adatvédelem érdekében az üzemeltetésért felelős szervezeti egység rendszeres időközönként, az adatvédelmi utasításban meghatározottak szerint biztonsági mentést végez nagy kapacitású elektronikus adattárolóra.

Irat kiadása az irattárból13

54. §

A minisztérium munkatársai - hivatalos használatra - a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában rögzített jogosultságok alapján kérhetnek ki iratokat az irattárból, ún. iratkikérő (iratpótló) lappal (a továbbiakban: iratkikérő). Illetékesség hiányában az igénylő részére iratot az irattárból csak a tárgyban illetékes szervezeti egység kiadmányozási jogosultsággal rendelkező vezetőjének az engedélyével lehet kiadni. Az iratkikérőt minden esetben az igénylő köteles aláírni. Az irat kiadását és visszavételét a KIR3-ban rögzíteni kell.

Selejtezés

55. §

(1) Irattárba helyezett iratok selejtezését a központi iratkezelés vezetőjének irányítása mellett - a KIR3 útján - az iratoknál bejegyzett irattári tételszám és őrzési idő alapján összeállított selejtezési jegyzőkönyvek alapján selejtezési bizottság végzi.

(2) Iratselejtezést a központi iratkezelés vezetője által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni.

(3) A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza: a jegyzőkönyv elkészítésének időpontját, helyét, a selejtezési bizottság tagjainak nevét, a selejtezésre kerülő iratok évkörét, azon belül emelkedő irattári tételszám sorrendben az ügykör megnevezését és a selejtezésre kijelölt iratanyag mennyiségét (ifm-ben).

(4) A selejtezési bizottság tagjai által aláírt iratselejtezésről elkészített selejtezési jegyzőkönyvet - 3 példányban - jóváhagyásra a Magyar Országos Levéltárnak kell megküldeni. A levéltár az ellenőrzést követően a selejtezési jegyzőkönyvet záradékolva visszaküldi.

(5) A selejtezés időpontját a KIR3-ban rögzíteni kell.

(6) Az irat selejtezését a keletkezésekor hatályos irattári tervben rögzített őrzési idő szerint kell végrehajtani.

Megsemmisítés

56. §

(1) A Magyar Országos Levéltár az iratok megsemmisítését - a szükséges ellenőrzést követően - a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányaira írt (pecsételt) záradékkal engedélyezi.

(2) Az iratok megsemmisítéséről a Koordinációs Osztály vezetőjének kezdeményezésére a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság Szolgáltatási Főosztálya gondoskodik.

(3) A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen. A selejtpapírt csak zúzott állapotban vagy zsineggel átkötött zsákokban szabad átadni a megsemmisítéssel megbízott személy vagy képviselője részére.

Levéltári átadás

57. §

(1) A Magyar Országos Levéltár számára átadandó iratokat az ügyviteli segédletekkel együtt a minisztérium költségére az irattári terv (1. melléklet) szerint, két példányban elkészített átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, az annak mellékletét képező átadási egység (doboz, csomag stb.) szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamonként kell átadni.

(2) A visszatartott iratokról külön jegyzéket kell készíteni.

(3) Az átadás időpontját és az átadásra kerülő iratok jegyzékét a Magyar Országos Levéltárral előzetesen egyeztetni kell.

(4) Az átadás-átvételi jegyzék tartalmazza: az átadás alá vont iratok megnevezését, az átadott iratok évkörét és mennyiségét (ifm-ben), az átadó és az átvevő aláírását. Az átadott iratokat dobozolni kell, a dobozokat címkével vagy felirattal kell ellátni az alábbi adatok feltüntetésével: év-kör, irattári tételszám, azon belül iktatószámtól iktatószámig.

(5) Elektronikusan tárolt iratok átadását a külön jogszabályban meghatározott formátum szerint kell elvégezni.

Intézkedések szervezeti egység feladatkörének megváltozása, személyi állományt érintő változás esetén

58. §

(1) Valamely szervezeti egység feladatkörének megváltozása esetén a feladatot átvevő szervnek a Magyar Országos Levéltár értesítése mellett kell intézkednie az érintett irattári anyag elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.

(2) Jogutód nélkül megszűnt szervezeti egység iratanyagát rendezett állapotban a központi irattár veszi át.

(3) Hivatalátadás esetén az erről felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.

(4) Az iratkezelési folyamat szereplői (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, iratkezelő) a minisztérium megszűnése, átszervezése vagy személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kötelesek számolni, amelyről jegyzőkönyvet kell felvenni.

(5) Az iratkezelési folyamat szereplője a kezelésében lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a felmentési idő tartamára a munkavégzés alól nem mentesíthető.

(6) A hivatalból távozó ügyintéző vagy iratkezelő - ide értve a minisztériumon belüli áthelyezés esetét is - vagy az, aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen köteles elszámolni, amelynek módját a munkakör átadás-átvétel rendjéről szóló 1/2009. (HÉ 4.) KHEM utasítás alapján a vezető határozza meg.

(7) Iratkezelői munkakör átadása esetén az átadásról jegyzőkönyvet kell felvenni.

(8) A kilépő köztisztviselő okmányát (ún. sétálópapír) a központi irattár csak a vezető által aláírt, az iratok tételes átadás-átvételéről készített jegyzőkönyv egy példányának birtokában írhatja alá.

Záró rendelkezések

59. §

(1) Jelen utasítás a (2) bekezdésben foglaltak kivételével a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Jelen utasítás 4. §-ának (2)-(5) bekezdése 2010. január 1-jén lép hatályba. A minisztériumban a papíralapú dokumentumok mellett az elektronikus dokumentumok továbbítása először próbaüzemben, majd a szervezeti egységekre történő fokozatos kiterjesztéssel kerül bevezetésre.

(3) Jelen utasítás hatálybalépését követően a minisztérium tekintetében a Gazdasági és Közlekedési Minisztérium és a Gazdasági Igazgatóság Iratkezelési Szabályzatáról és Irattári Tervéről szóló 37/2003. GKM Szabályzat és az ezt módosító 38/2006. (XII. 22.) GKM utasítás nem alkalmazandó.

Dr. Molnár Csaba s. k.,

közlekedési, hírközlési és energiaügyi miniszter

1 1054 Budapest, Akadémia u. 3. fszt. 40-41. szoba.

2 Az előadói ív afőszámos irat borítója, a teljes ügyiratot magában foglaló borító megnevezése (az ügyirat első irata iktatásakor az egyes alszámot kapja, és az ügyintézés során azok iratfordulatai lesznek a további alszámok).

3 Ügyiratborítónak nevezzük a főszám részét képező, alszámhoz tartozó irat borítóját.

4 A tárgyévet követően az irattári tételszámmal ellátott és lezárt ügyiratokat további megőrzésre a központi irattár szervezeti egységenként veszi át. A papír alapú dokumentumok átadására a kézbesítőív, míg az elektronikus dokumentumok átvételére az e-mailben küldött értesítés megnyitása szolgál.

5 A küldő e-mail címének megmaradása érdekében az áthelyezés végrehajtása két módon történhet: a megnyitott levélből "File"/"Áthelyezés másik mappába" funkcióval vagy "fogd és vidd" (drag and drop) művelettel. A KIR3 e-mailkezelő modulból érkeztetett/iktatott tételekhez 1-1 melléklet (elektronikus csatolmány) keletkezik az e-mail küldőjének eredeti e-mailje minden egyes csatolt dokumentumáról.

6 Aktív vezetői közreműködés hiányában az 5. § (1) bekezdés d) pontja szerint működik a szignálás.

7 Az iratkezelő felelőssége, hogy a papír alapon, e-mailen vagy faxon érkezett küldemények iktatása előtt fordítson figyelmet az előzményekre, hogy a már egyszer iktatott iratra ne iktasson újabb, ugyanazon tartalmú küldeményt.

8 Az egyazon tárgyban keletkezett ügyiratok/iratfordulatok iktatásakor ügyelni kell arra, hogy egy főszámhoz csak n*1 alszám kerüljön hozzárendelésre (pl. ügyféleség/személyek vagy személy/eseménysor), mert a gyűjtőszámos iktatás nem megengedett.

9 Az iktatószám pl. a következő lehet: 523/6/2007, illetve 523/6/2007(1).

10 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 39. § (1) bekezdése.

11 Egyébiránt a műveletet az 5. § szerint a szervezeti egység iratkezelője végzi.

12 A KIR3 program lehetőséget biztosít a korábban használatos, nagy adminisztrációval járó iratjegyzék összeállítása helyett az ügyiratkísérő elkészítésére.

13 A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 63. §-a szerint az iratkikérő lapot három példányban kell elkészíteni, amelyeket mint elismervényt az átvevő aláír. Az első példánysorszámú iratkikérő lap a kikért irat helyére kerül a kölcsönzés idejére; a második példány sorszámú iratkikérő lap a kölcsönzési határidő szerinti sorrendben lefűzve a kölcsönzés határidő-nyilvántartásában szerepel; a harmadik példány sorszámú iratkikérő lap (mint megőrzendő példány) kölcsönzési naplóként funkcionál, amit a segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

1. melléklet a 26/2009. (IV. 15.) KHEM utasításhoz[2]

A Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium irattári terve 2009.

I. Általános rész

100 Általános ügyek

150 Kommunikációs ügyek

170 Jogi, közigazgatási ügyek

200 Humánigazgatási ügyek

240 (volt) Oktatási ügyek

270 (volt) Belső fejlesztési ügyek

300 Társasági és intézményfelügyeleti ügyek

350 Költségvetési és gazdálkodási ügyek

400 PPP-ügyek

420 Ellenőrzési ügyek

431 Informatikai ügyek

II. Különös rész

450 Tervezés-koordinációs, kontrollingügyek

500 Közlekedési szolgáltatásokkal kapcsolatos ügyek

520 Közlekedési infrastruktúrával kapcsolatos ügyek

550 Közlekedés szabályozásával kapcsolatos ügyek

580 Védelmi ügyek

600 Hírközlési és postaügyek

650 Energiagazdálkodási és szabályozási ügyek

680 Környezetvédelmi és energiatakarékossági ügyek

700 EU- és nemzetközi kapcsolatok

Rövidítések jegyzéke

IRATTÁRI TERV 2009

2. melléklet a 26/2009. (IV. 15.) KHEM utasításhoz

A Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztériumban használatos iratminták

A. Levélminta minisztériumi céges papíron

B. Levélminta felső vezetői céges papíron

C. Előterjesztés/jelentés a Kormány részére - fedőlap

D. Előterjesztés a Gazdasági Kabinet részére - fedőlap

E. Előterjesztés/tájékoztató a Kormánykabinet részére - fedőlap

F. Munkaanyag szakmapolitikai egyeztetésre - fedőlap

G. Előterjesztés miniszteri értekezletre/közigazgatási kollégiumra/kormányülést megelőző értekezletre/államtitkári értekezletre felkészítő értekezletre - fedőlap

H. Tájékoztató a miniszteri értekezlet/közigazgatási kollégium/kormányülést megelőző értekezlet/államtitkári értekezletre felkészítő értekezlet részére - fedőlap

I. Belső feljegyzés alaki kellékei

J. Céges borítékcímzési minta

K. 1. Előadói ív/2. ügyiratborító (iratpéldány-borító)

L. Iratkiadó bizonylat tartalma

M. Felkészítő

K./1.

előadói ív (iratborító)

K./2.

(iratpéldány-borító)