16/2016. (VII. 21.) KKM utasítás

a Külgazdasági és Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontja, továbbá a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet figyelembevételével a Külgazdasági és Külügyminisztérium iratkezelési rendjére vonatkozóan - a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével - az alábbi utasítást adom ki:

1. § Az utasítás hatálya kiterjed a Külgazdasági és Külügyminisztérium központi hivatali szervezeti egységeire, valamint Magyarország diplomáciai, konzuli és nemzetközi szervezetek mellé rendelt állandó képviseleteire.

2. § A Külgazdasági és Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát az utasítás Melléklete tartalmazza.

3. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Az utasítás rendelkezéseit 2016. január 1. napjától kell alkalmazni.

(3) Hatályát veszti a Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló 5/2011. (III. 18.) KüM utasítás.

Szijjártó Péter s. k.,

külgazdasági és külügyminiszter

Melléklet a 16/2016. (VII. 21.) KKM utasításhoz

A Külgazdasági és Külügyminisztérium egyedi iratkezelési szabályzata

I. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya

1.1. Az Egyedi Iratkezelési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) hatálya kiterjed a Külgazdasági és Külügyminisztériumnál (a továbbiakban: minisztérium vagy KKM) keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra és a minisztérium összes szervezeti egységére és ügyvitelben érintett dolgozójára.

1.2. A Szabályzattal nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokban foglaltakat kell alkalmazni.

1.3. A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény és a Külügyminisztérium Biztonsági Szabályzatának kiadásáról szóló 2/2013. (II. 12.) KüM utasítás vonatkozik.

2. Értelmező rendelkezések

2.1. Az utasítás alkalmazásában:

2.1.1. aláíró: az a természetes személy, aki (elektronikus aláíró esetén az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja, és) a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult,

2.1.2. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása,

2.1.3. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,

2.1.4. átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,

2.1.5. átmeneti (kézi) irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés, illetve Központi Irattárba adás előtti őrzése történik,

2.1.6. besorolási séma: az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, egymástól függetlenül kialakítható kategória struktúra,

2.1.7. bordereau: a futár által szállított diplomáciai küldemény nemzetközi előírások szerinti kísérő okmánya, mely alkalmas a diplomáciai küldemény lezárt csomagjainak szállítás közbeni azonosítására, illetve szükség szerinti többszörös átadásának, átvételének ellenőrizhető igazolására,

2.1.8. diplomáciai jegyzék: az államok közötti nemzetközi kapcsolatok ápolásában a hivatalos diplomáciai érintkezés leggyakoribb írásbeli formája,

2.1.9. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ,

2.1.10. elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat,

2.1.11. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is,

2.1.12. elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával - elektronikus formában rögzített - elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak,

2.1.13. elektronikus levél (e-mail üzenet): a központi rendszeren kívüli számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes,

2.1.14. elektronikus másolat: valamely papíralapú dokumentumról, képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes,

2.1.15. elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át,

2.1.16. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, mely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét,

2.1.17. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy kezdőiratként új főszámra kell iktatni,

2.1.18. érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele,

2.1.19. faxüzenet: az üzenet telefonvonalon történő továbbítása, papíralapú kommunikációs forma,

2.1.20. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyeket a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,

2.1.21. futárindító: a futárokat úti, szállítmányozási és egyéb szükséges okmányokkal ellátó személy, a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály (a továbbiakban: BITÁF) munkatársa,

2.1.22. hivatali kapu: a hatóságok számára a benyújtott űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel, amelyen keresztül a minisztérium hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz,

2.1.23. hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személy: a minisztérium szervezeti egységének kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és a minisztérium hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,

2.1.24. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az azonosítója, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,

2.1.25. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel,

2.1.26. időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett,

2.1.27. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,

2.1.28. irattá nyilvánítás: az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papíralapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el,

2.1.29. irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása,

2.1.30. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi,

2.1.31. kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez,

2.1.32. kézbesítőív: az iratok átadását-átvételét igazoló ív. A kézbesítőívet évenként időrendi sorrendben kell tárolni és megőrizni,

2.1.33. kiadmány:a kiadmányozásra jogosult részéről sajátkezű aláírással és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával vagy - elektronikus irat esetében - elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat,

2.1.34. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről,

2.1.35. kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása,

2.1.36. konszignáció: futárposta-összesítő jegyzék, a küldő, a címzett és a diplomáciai küldemény tartalmának azonosítására, a küldemény tételes átadására, átvételére alkalmas lista,

2.1.37. központ: a KKM belföldi szervezeti egységei,

2.1.38. Központi Irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár,

2.1.39. láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet,

2.1.40. megőrzési határidő: az Irattári Tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,

2.1.41. mutatózás:a gyorsabb visszakeresés érdekében név és tárgy szerinti nyilvántartás vezetése,

2.1.42. nyílt irat: a KKM elektronikus ügyirat- és dokumentumkezelő és nyilvántartó rendszerén (a továbbiakban: Scriptament), meghatározott formában továbbított nem minősített irat,

2.1.43. nyílt P-irat, azaz politikai irat: a KKM-ben vagy a külképviseleteken keletkezett, a külképviseletek diplomáciai jelentőmunkája során a fogadó ország, vagy a nemzetközi szervezet politikai, gazdasági, kulturális és társadalmi viszonyairól szóló, Magyarország két- és többoldalú külpolitikai érdekeit érintő, valamint a KKM külpolitikai döntés-előkészítő munkája és külpolitikai döntési folyamatai keretében keletkezett, a Scriptamenten továbbított és tárolt, nem minősített diplomáciai információ. A nyílt P-iratok nyilvántartásba vétele és elektronikus csatolása kizárólag a Scriptament rendszerben történik. Abban az esetben, ha a címzett nem rendelkezik Scriptament végponttal, úgy a Scriptament rendszerben rögzített nyílt P-irat más formában is továbbítható (e-mail, fax). Ebben az esetben az iratot az illetékes KKM szervezeti egységnek egyidejűleg meg kell küldeni a Scriptamenten,

2.1.44. önálló iktatás: a KKM központi iktatási rendszerén kívüli önálló iktatási rendszer, elektronikus vagy papíralapú módon vezetett iratnyilvántartás,

2.1.45. őrjegy:az irattárból kiadott iratok nyilvántartására szolgáló formanyomtatvány,

2.1.46. papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett,

2.1.47. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és Központi Irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),

2.1.48. rejtett iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatási adatbázis,

2.1.49. Scriptament:a KKM elektronikus ügyirat- és dokumentumkezelő és nyilvántartó rendszere. A KKM szabályzatán alapuló elektronikus nyilvántartó rendszer, amely a nem minősített iratok azonosító adatait, illetve magukat az elektronikus formában létező iratokat (elektronikus irat) is tárolja,

2.1.50. sorszámos iktatás: az iratok nyilvántartásba vétele érkezési sorrend alapján, évenként újra kezdődő sorszámmal,

2.1.51. személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható jellemzők és az ezekből levonható következtetések összessége. A fogalmak értelmezésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezései az irányadóak,

2.1.52. szerv: a jogi személy és jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet,

2.1.53. szervezeti és működési szabályzat: a KKM tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül az egyes szervezeti egységek feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket,

2.1.54. szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely,

2.1.55. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek végrehajtása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,

2.1.56. ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza,

2.1.57. ügyvitel: a KKM folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,

2.1.58. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

2.2. Az Értelmező rendelkezések között nem szereplő fogalmak értelmezése során

2.2.1. a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),

2.2.2. a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény,

2.2.3. az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény,

2.2.4. az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény,

2.2.5. a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,

2.2.6. az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 85/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,

2.2.7. egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,

2.2.8. a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29. ) Korm. rendelet [a továbbiakban: 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet], valamint

2.2.9. a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet

rendelkezései az irányadóak.

3. Az iratkezelés szervezete, felügyelete

3.1. A külgazdasági és külügyminiszter (a továbbiakban: miniszter) a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában (a továbbiakban: SZMSZ) a szervezeti sajátosságok figyelembevételével meghatározza az iratkezelés szervezetét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.

3.2. A szervezeti egységek az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látják el, centralizált számítógépes iktatórendszer támogatásával. A szervezeti egységek az iratkezelés egyes fázisait önállóan végzik, a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok őrzése és levéltárba adása központilag a Dokumentumvédelmi és Iratkezelési Főosztály (a továbbiakban: DOK) Központi Irattárában történik.

3.3. A minisztérium iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy a minisztériumhoz érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat

a) azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető,

b) tartalma megismerhető csak az arra jogosult számára,

c) kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható,

d) szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, valamint védelmében megfelelő feltétel(ek) biztosítva,

e) megváltoztathatatlansága biztosítva,

f) rendszeres selejtezésének elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított

legyen.

3.4. Az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét a külképviseleteken a külképviselet vezetője, a központban minősített adat esetében a biztonsági vezető, nyílt iratok esetében a DOK vezetője látja el. E feladatkörükben felelősek:

a) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért,

b) a Szabályzat elkészítéséért, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, évente történő felülvizsgálatáért, a Szabályzat szükség szerinti módosításáért,

c) a szabálytalanságok megszüntetéséért,

d) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséért, továbbképzéséért,

e) az iratkezelési segédeszközök biztosításáért (nyilvántartó könyvek, iratminták és formanyomtatványok, ezek elektronikus változatai, valamint számítástechnikai programok, adathordozók stb.),

f) a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iktatási, iratkezelési rendszer alkalmazásáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáéért, felügyeletéért,

g) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért, a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséért,

h) az iratanyag évenkénti szabályos selejtezéséért,

i) a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért,

j) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok ellátásáért, k) az Irattári Tervben meghatározott idő után az iratanyag levéltárba adásáért.

3.5. Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető az informatikáért felelős vezetővel együttműködve - a szervnél üzemeltetett informatikai rendszer és eszközök vonatkozásában - meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket. Kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt, valamint azt a szervezeti egységet, amely gondoskodik a követelmények teljesítéséről és a felügyeletről.

3.6. Az államtitkárok, helyettes államtitkárok személyes felelősséggel tartoznak az alárendeltségükbe tartozó szervezeti egységek iratkezelésének szabályszerűségéért.

3.7. A szervezeti egységek iratkezelését a szervezeti egységek vezetői - az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit figyelembe véve - szervezik meg.

3.8. Valamennyi ügyintéző felelős az általa intézett ügyek tekintetében az iratok szakszerű kezeléséért.

3.9. A Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály, az Ellenőrzési Főosztály, a Protokoll Főosztály, a Személyügyi és Képzési Főosztály, a Költségvetési Főosztály, a Pénzügyi és Számviteli Főosztály, a Nemzetközi Jogi Főosztály, a Konzuli és Állampolgársági Főosztály önálló iktatási joggal és/vagy önálló irattárral rendelkezik. A felsorolt szervezeti egységek elkészítik saját iratkezelési eljárási rendjüket, amelyet a DOK vezetője hagy jóvá.

3.10. A konzuli és vízumügyintézést megvalósító, a központ, a külképviseletek és az ezen ügyek intézésével foglalkozó magyar szervek együttes ügyintézését biztosító egységes elektronikus iratkezelő rendszer (KIR, angol rövidítésében CIS) működését a Konzuli és Állampolgársági Főosztály felügyelete mellett, a Konzuli Kézikönyv és a Vízumrendészeti Kézikönyv előírásai határozzák meg.

3.11. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai:

a) döntés az előzményiratok végleges szereléséről,

b) a minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre előkészítése,

c) az irattári tételszám meghatározása (irattáros),

d) egyéb ügykezelői utasítások megadása,

e) a rábízott iratok szakszerű kezelése, megfelelő tárolása,

f) az iratokkal való elszámolás,

g) hatósági statisztikai adatok megadása.

3.12. Az ügykezelő iratkezeléssel összefüggő feladatai:

a) a szervezeti egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemény(ek) átvétele,

aa) szükség esetén bontása,

ab) Scriptamenten történő nyilvántartása (érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás),

ac) továbbítása,

ad) postázása,

ae) őrzése, irattározása és önálló iktatási joggal rendelkező szervezeti egységek esetében selejtezése,

b) az iratok Központi Irattárba adása,

c) az iratnak az ügyintéző részére történő dokumentált kiadása és visszavétele,

d) a bélyegzők, pecsétnyomók (segédeszközök) nyilvántartása, selejtezése.

4. Az irattári terv szerkezete és rendszere

4.1. Az Irattári Terv (a Szabályzat 1. függeléke) általános és különös részből áll. Az általános részbe a minisztérium működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet érintő irattári tételeket, a különös részbe pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételeket kell besorolni, valamint azonosítóval (irattári tételszám) ellátni.

4.2. Az Irattári terv módosításához - az irattári tételek kialakítása, illetve a selejtezési idejük meghatározása szempontjából -a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértését be kell szerezni.

5. Az irattári tételek kialakítása

5.1. Az ügyiratokat - a minisztérium ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével - tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy

a) egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be,

b) az irattári tételszámokat a KKM Központi Adminisztratív Irattára adja.

5.2. Külön irattári tételek kerültek kialakításra az iratfajta alapján

a) a jogszabályban vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból,

b) a nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni,

c) a választott testületek, bizottságok, valamint a minisztérium működése szempontjából meghatározó jelentőségű, rendszeresen megtartott értekezletek irataiból (ideértve az előterjesztéseket, a jegyzőkönyveket vagy emlékeztetőket és a határozatokat is), továbbá a belső utasításokból.

5.3. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározásra kerültek, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre kerültek azok, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azok, amelyek megőrzéséről a minisztérium - határidő megjelölése nélkül - helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre került az irattári őrzés időtartama.

II. FEJEZET

AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI

6. Az iratok rendszerezése és nyilvántartása

6.1. A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre - egy adott tárgyra - vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A nem minősített papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése a keret nélküli előadói ívben történik. Szürke keretes előadói ívbe kerülnek a személyügyi iratok.

6.2. A minisztérium irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat, valamint a minisztérium irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat a Központi Irattár ügykezelői az Irattári Terv alapján irattári tételekbe sorolják, és irattári tételszámmal látják el.

6.3. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.

6.4. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat a szervezeti egységeknek évente felül kell vizsgálniuk, és az irattárban (átmeneti, központi) kell elhelyezniük.

6.5. A minisztériumba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot - a meghatározottak kivételével -, ha jogszabály másként nem rendelkezik, az ügykezelőnek az irat azonosításához szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak az e célra rendszeresített, tanúsított iratkezelési szoftverrel (Scriptament) vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

7. Elektronikus iratkezelés Külgazdasági és Külügyminisztériumban alkalmazott rendszerei

7.1. Scriptament (SCR) - akkreditált elektronikus ügyirat- és dokumentumkezelő rendszer. A Scriptament elektronikus adatkezelő rendszer a nem minősített - de védendő nyílt és nem nyilvános - ügyiratokat a hatályos jogszabályoknak megfelelően kezeli verzió- és változáskövetéssel, példány-nyomonkövetéssel. A Scriptament a szabályozott, hierarchikus zártpályás ügymenetet támogatja, hiteles végpontjait a hivatalos kiadmányozási végpontok (kibocsátó és fogadó szervezeti egységek, személyek) jelentik.

a) Minden szervezeti egységen (központ/külképviselet) készült és oda beérkező, adminisztratív (nyílt) adatot a Scriptament elektronikus dokumentumkezelő rendszerben kötelező érkeztetni és/vagy iktatni, továbbá minden megtett iratkezelési műveletet a rendszerben rögzíteni (pl. kiszignálás, ügyintéző neve, továbbítás, teljesítve).

b) Az érkeztetéssel/iktatással egyidejűleg, a főiratot és annak mellékleteit kötelező elektronikusan csatolni a rendszerbe ("szerveren tárolni").

7.2. Védett Külügyi Hálózat (VKH). A Védett Külügyi Hálózat a minősített és védett elektronikus dokumentumok kezelésére, feldolgozására, forgalmazására és iktatására alkalmas információ-kommunikációs rendszer. A VKH információs és iratkezelő-rendszer komplex biztonsági intézkedésekkel védett, benne a feldolgozható információ legmagasabb minősítési szintje a "Bizalmas". A VKH-rendszer koordinációja a KKM Biztonsági Szabályzatának kiadásáról szóló 2/2013. (II. 12.) KüM utasítás alapján a biztonsági vezető feladatkörébe tartozik.

8. A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben

8.1. A Biztonsági vezető felelős az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok naprakészen tartásáért. A jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére.

8.2. Az iratkezelési szoftver használatához legalább kétféle jogosultsági rendszer kapcsolódik:

a) funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel (érkeztető, iktató, irattározó, lekérdező stb.) rendelkezhet;

b) hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, a meghatározott funkciókat mely szervezeti egység(ek) tekintetében gyakorolhatja.

(A harmadik jogosultság az objektum jogosultság, amely dokumentum szintű, azaz az adott iktatókönyvön belül egy vagy több dokumentumhoz a létrehozó ad hozzáférést.)

8.3. Az iratkezelési szoftver üzemeltetése, a technikai infrastruktúra biztosítása és a program hibás működésének elhárítása a BITÁF feladata.

8.4. Az iratkezelési szoftverhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. Az új jogosultságok regisztrálása, illetve a meglévő jogosultság módosításának átvezetése - beleértve a jogosultság megvonását is -az iktatóhely szerinti vezetői engedélyezést követően a rendszergazda feladata.

8.5. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni.

8.6. A rendszergazda feladatai:

a) elektronikus érkeztető könyv, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,

b) irattári tételszámok karbantartása,

c) az elektronikus iratkezelési szoftverhez kapcsolódó

ca) hozzáférési jogosultságoknak,

cb) egyedi azonosítóknak,

cc) helyettesítési jogoknak,

cd) külső és a belső név- és címtáraknak a naprakészen tartása,

d) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények betartása,

e) az iratkezelési szoftverben tárolt adatok archiválása.

8.7. A rendszergazda a biztonsági vezetőt tájékoztatja a jogosultság kiadásának akadályáról, ha a rendelkezésre álló licenckeret betelt, vagy a kért jogosultságok az iratkezelési szoftver működését veszélyeztetnék. A biztonsági vezető dönt a felmerülő igény teljesítéséről.

9. Hozzáférés az iratokhoz

9.1. A minisztérium munkatársai csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot az iratkezelési szoftver működtetője folyamatosan nyilvántartja. A minisztérium munkatársai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

9.2. Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.

9.3. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést - a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok figyelembevételével - úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek.

9.4. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell.

9.5. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv.-ben meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a minisztérium őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.

9.6. Az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét ellátó vezető koordinálja és intézi a minisztériumi iratok kutatásának engedélyezésével kapcsolatos ügyeket. Az engedély megadása vagy elutasítása előtt kikéri a területileg illetékes főosztály véleményét.

9.7. Belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő "Nem Nyilvános" kezelési jelzésű iratok megismerésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 27. § (5) bekezdésében foglaltak, míg iktatására vonatkozóan a Szabályzat IV. fejezetének rendelkezései az irányadók.

9.8. A "Nem Nyilvános" adatokat tartalmazó irat példányszámát a készítő, illetve felettesei határozzák meg, a példánysorszámot az iraton fel kell tüntetni.

9.9. A döntés-előkészítő,"Nem Nyilvános"adatokat tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala, közzététele nem megengedett, kivéve ha ezt a miniszter vagy általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A minisztériumon kívüli szerv által "Nem Nyilvános"-ként feltüntetett irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.

9.10. A "Nem Nyilvános" jelzéssel ellátott iratokat is a többi nyílt irathoz hasonlóan a Scriptament rendszerben kell iktatni. Kinyomtatásuk esetén elkülönítetten kell tárolni és kezelni.

10. Az iratkezelés szervezeti, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása, elhelyezése

10.1. Az ügykezelés feladatait a feladatkör, az iratforgalom nagysága alapján a szervezeti egységek iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői végzik.

10.2. Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.

10.3. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

10.4. Az iratkezelési szoftverbe rögzített érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is.

10.5. Az iratkezelésnek, iktatásnak lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, vagy a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel és iratkezeléssel nem összefüggő feladatok stb.) elkülönítetten történjen.

10.6. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az iktatóhely szerinti vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról - amennyiben az ügykezelő nincs jelen - jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.

III. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

11. A küldemények átvétele

11.1. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai, telekommunikációs eszköz, egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer vagy magánszemély személyes benyújtása útján kerül a minisztériumba.

11.2. A minisztériumba érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők a küldemény érkezésének módja szerint:

a) a minisztérium postafiókcímére érkező küldemények átvételére a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet alapján a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala (a továbbiakban: KEKKH) jogosult,

b) külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja,

c) személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult,

d) munkaidőn túl érkezett küldemények átvételére az erre kijelölt személynek megbízást kell adni. Az átvevő köteles a küldeményt az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek átadókönyvben dokumentáltan átadni,

e) faxon érkezett iratot, a jogszabály eltérő rendelkezése hiányában, postai úton megküldött iratként kell kezelni és gondoskodni az információkat tartósan megőrző másolat készítéséről, amennyiben a faxgép hőpapírral működik,

f) elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni,

g) az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerből érkező küldeményeket a KKM Központi Érkeztető Csoport munkatársai továbbítják Scriptamentben a címzett szervezeti egységek részére, ahol az erre feljogosított személy veszi át.

11.3. A küldemény átvételére jogosult (a továbbiakban: átvevő):

a) postai úton vagy telefaxon érkezett küldemények esetén:

aa) a címzett vagy az általa megbízott személy,

ab) a vezető vagy az általa megbízott személy,

ac) a szervezeti egység ügykezelője,

b) külön kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy,

c) elektronikus úton érkezett küldemények esetén az azok kezelésével megbízott személy,

d) hivatali munkaidőn túl az erre kijelölt személy.

11.4. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,

b) a kézbesítőokmányon és a küldeményen lévő iktatószám vagy más azonosítási jel megegyezőségét,

c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,

d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.

11.5. Az átvevő a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az "azonnal" és "sürgős" jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell.

11.6. Az átvevő tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.

11.7. Amennyiben olyan személy veszi át a küldeményt, aki a küldemény érkeztetésére nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel aláírásának dátumát is fel kell tüntetnie.

11.8. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.

11.9. A gyors elintézést igénylő ("azonnal", "sürgős" jelzésű) küldeményt az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

11.10. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az Irattári Tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

11.11. Az átvevő az érkező küldeményeket kézbesítőíven, illetve az elektronikus iratkezelési rendszerben továbbítja az illetékes szervezeti egység(ek)hez. A postaátvevő a küldeményeket szükség szerint, a gyorspostával érkező és elsőbbségi küldeményeket azonnal, a"sürgős" vagy más hasonló jelzésű küldeményeket pedig soron kívül továbbítja.

11.12. A küldemények átvételénél a minisztériumban érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, számítógépes érkezés esetén vírusellenőrzés).

11.13. Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni.

11.14. Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, azt, hogy rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Mind az adathordozón, mind a kísérőlapon maradandó módon fel kell tüntetni az iktatószámot. Amennyiben érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes érkeztető egységnek/személynek érkeztetésre (további intézésre) átadni.

11.15. A minisztérium szervezeti egységei részére a papíralapú küldemények elosztását DOK Postázó és Kézbesítő Csoportja végzi, amely az érkezett küldeményeket szervezeti egységek szerint csoportosítja, és - az arra kijelölt helyiségben -kézbesítőívben adja át az ügykezelők részére.

12. A küldemények felbontása

12.1. A minisztérium postafiókcímére érkezett küldemények esetén - a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben meghatározott küldemények kivételével - a KEKKH jogosult felbontás és érkeztetés végrehajtására.

12.2. A minisztériumba érkezett küldeményeket

a) a címzett,

b) az illetékes szervezeti egység ügykezelője vagy

c) a vezető által feljogosított személy bonthatja fel.

12.3. A DOK hivatalból bontja, és a hatáskörrel rendelkező szervezeti egységnek továbbítja az elégtelen címzéssel érkezett küldeményeket.

12.4. Felbontás nélkül, dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket, amelyek "s. k." felbontásra szólnak. Ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese vagy felettese bonthatja fel.

12.5. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés és/vagy iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatóhelyhez vagy gondoskodni a Szabályzat szerinti további kezeléséről.

12.6. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl. melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel - soron kívül - tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.

12.7. A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.

12.8. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatni a címzetthez.

12.9. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, az alkalmazott elektronikus iratkezelő rendszerben az átvétel és a felbontás tényét - az átvétel dátumának megjelölésével - köteles rögzíteni.

12.10. Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a minisztérium Biztonsági Szabályzatában meghatározottak szerint kell eljárni.

12.11. A papír alapon kiküldött levelek visszaérkezett tértivevényeit a KEKKH elektronikus iratként továbbítja a minisztériumnak.

12.12. Amennyiben a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezelésre kijelölt szervezeti egység megbízott dolgozójának átadni. Az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.

12.13. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket - iktatás nélkül - az ügyirathoz kell csatolni.

13. A küldemények érkeztetése

13.1. Minden beérkezett (papíralapú vagy elektronikus) küldeményt az érkezés időpontjában, a hivatali időn túl érkező küldemény esetében az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztető nyilvántartásban (SCR) hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell. Az érkeztetés dokumentálása során a rendelkezésre álló érkeztetési adatokat az érkeztetési nyilvántartásban kötelezően ki kell tölteni.

13.2. A minisztérium postafiókcímére érkező küldemények érkeztetését és a papíralapú küldeményekből hitelesített elektronikus dokumentum előállítását a KEKKH végzi a KÉR rendszeren keresztül. Az itt rögzített érkeztetési adatok és az elektronikus dokumentumok automatikusan a minisztérium elektronikus ügyirat- és dokumentumkezelő és nyilvántartó rendszerébe kerülnek.

13.3. Papíralapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérőlapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni.

13.4. Az érkeztetés nyilvántartása - függetlenül az irat adathordozójától - az iratkezelési szoftver érkeztető adatbázisában történik. Az érkeztetőszám (zsírószám) az iratkezelési szoftver által automatikusan kiosztott, minden év első napján 1-től induló és egyesével növekvő zárt sorszám.

13.5. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az iktatás az érkeztetéssel egyidejűleg megtörténik.

13.6. Nem kell érkeztetni abban az esetben, ha az arra jogosult szervezeti egység vagy külképviselet papíralapú iktatást vezet, és valamennyi beérkező küldeményt az érkezés időpontjában a papíralapú iktatókönyvbe iktat.

13.7. Az érkeztetés papíralapú küldemények esetében az érkeztető bélyegző lenyomatának az iraton vagy borítékon való elhelyezésével, rovatainak (dátum, érkeztetési sorszám) kitöltésével történik.

13.8. A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végzőnek - ha a borítékot nem kell véglegesen az ügyirathoz csatolni - az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie.

13.9. Ha a küldemény feladója olvashatatlan, vagy névtelen küldeményről van szó, a beküldő neve adatmezőben a "Feladó ismeretlen" szövegrészt kell feltüntetni.

13.10. Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.

13.11. A szervezeti egységekhez rendelt e-mail postafiókokba érkező elektronikus küldeményeket a Scriptamentben kell érkeztetni, vezetői döntés szerint iktatni.

13.12. Az érkeztetési nyilvántartás minimálisan tartalmazza az alábbi adatokat:

a) a küldő neve,

b) a beérkezés időpontja,

c) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám),

d) elektronikus küldemény esetén a kézbesítési szolgáltatás vagy a központi érkeztetési ügynök által a küldeményhez rendelt azonosítószám,

e) a közfeladatot ellátó szerv által képzett folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító.

13.13. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, és az időpont megállapítása más úton nem biztosítható,

b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,

d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,

e) az "ajánlott" vagy "ajánlott-tértivevény" postai jelzéssel ellátott.

13.14. Az elektronikusan érkezett küldeményt - kivéve a központi rendszeren érkezett küldeményeket - érkeztetés előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

13.15. Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a megfelelő módon érkeztetett boríték csatolásával is biztosítható a benyújtás időpontjának megállapítása. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.

13.16. Azt a beadványt, amelyet a minisztérium foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az irat tartalma a minisztérium hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul.

14. Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)

14.1. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e az iratnak előzménye.

14.2. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.

14.3. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papíralapú irat esetében az iraton is jelölni kell.

14.4. Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni.

14.5. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban vagy a kezelési feljegyzésekben.

14.6. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iratkezelési szoftverben jelölni kell.

14.7. Ha az iktatott irathoz korábbi években keletkezett iratot kell szerelni, akkor az előzményiratnál a jelölés az iktatókönyv megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik.

14.8. Az iratot minden esetben az utoljára iktatott irathoz kell szerelni. Az előzményiratok szerelését az újabb papíralapú iraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt "Szerelve a/az......-.../...... ikt. sz. irat" szöveggel kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét és iktatószámát az előadói íven fel kell tüntetni.

15. Az ügyintéző kijelölése (szignálás)

15.1. Az ügykezelő az érkezett iratot köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott munkatársnak bemutatni az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése érdekében. A vezető engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.

15.2. Amennyiben a szignálásra jogosult másként nem rendelkezik, nem kell bemutatni azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes ügyintéző már korábban ki volt jelölve.

15.3. Az irat szignálására jogosult

a) kijelöli, hogy mely szervezeti egység vagy ügyintéző rendelkezik hatáskörrel az ügyben,

b) kijelöli, hogy ki legyen az ügyintéző, ha az illetékes személy távol van,

c) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (pl. feladatok, határidő, sürgősségi fok), melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra), és azt aláírja.

15.4. Az előadóív kézjeggyel történő ellátásán túl az irat szignálására jogosult vezetőnek, illetve az ügyintéző munkatársnak minden, az aktában elhelyezett dokumentumot (pl. feljegyzés, levél) is szignóval kell ellátnia.

15.5. Ha több, a 15.4. pont szerinti dokumentum fordul elő az aktában, akkor minden dokumentumot szignózni kell, többoldalas dokumentumok esetében csak az első oldalt kell kézjeggyel ellátni.

15.6. Ha az aktában foglalt valamely dokumentumot a miniszternek kell aláírnia, ellenjegyeznie, az általa aláírandó, ellenjegyzendő dokumentumból egy másodlatot kell elhelyezni az aktában, amelyet ugyancsak szignóznia kell az arra jogosult vezetőknek, illetve ügyintéző munkatársaknak.

15.7. Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármiféle releváns feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például post-it öntapadós lap vagy grafitceruzával írt feljegyzés) nem megengedett.

15.8. Az iratért a kijelölt - továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt - szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős.

IV. FEJEZET

AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA

16. Az irat nyilvántartása és kiadása, az irat nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt ügykezelési nyilvántartások

16.1. Az iratok nyilvántartására - papíralapú és elektronikus - iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek felfektetésének és vezetésének célja, hogy a szerv feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása - iktatókönyvbe történő iktatással vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel - megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.

16.2. Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt iratkezelési segédletek:

a) papíralapú vagy elektronikus érkeztetőkönyv (a küldemények beérkezésének dokumentálására),

b) papíralapú vagy elektronikus iktatókönyv az iratok nyilvántartására,

c) a név- és tárgymutató (ezt az elektronikus iktatókönyv tartalmazza), kézbesítőív (adminisztratív iratok átadása),

d) kézbesítőkönyv (minisztériumon kívüli szervezetek részére, az Állami Futárszolgálaton kívüli kézbesítés esetén),

e) főnyilvántartó könyv - KKM,

f) szervezeti egységek iratkezelési segédleteinek nyilvántartó könyvei,

g) diplomáciai jegyzékek nyilvántartókönyve,

h) bélyegző-nyilvántartó könyv (a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására),

i) irattári (topográfiai) térkép, j) kölcsönzési napló.

16.3. Főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni a szervezeti egységek iratkezelési segédleteinek nyilvántartó könyveit. A minisztérium főnyilvántartó könyvét a DOK vezeti.

16.4. A főnyilvántartó könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül - folyamatos számképzéssel - kell folytatni.

16.5. A szervezeti egység vezetője a nyilvántartásba vett iratkezelési segédleteket hitelesíti. Amennyiben nincs lapszámozva, lapjait sorszámmal látja el, és a borítólap belső oldalán feltünteti:"Ez a könyv.......számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20.....év...........hó.....nap. Lezárva: 20.....év...........hó.....nap.", aláírja, a körbélyegzőjének lenyomatával ellátja, továbbá a főnyilvántartó számot és a használó szervezeti egység megnevezését rávezeti.

17. Az iktatás, az iktatókönyv, az iktatószám

17.1. Az iratokat egyedi azonosítószámmal, iktatószámmal kell nyilvántartásba venni, iktatni. Az iraton és az előadói íven fel kell tüntetni az irat egyértelmű azonosítását lehetővé tevő egyedi azonosító adatát.

17.2. A minisztériumba érkező vagy ott keletkező iratokat - a jogszabályokban meghatározott kivételekkel - iktatással kell nyilvántartani. A saját használatra készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre az illetékes vezető utasítást ad.

17.3. A pénzügyi-számviteli, személyügyi, valamint az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartások kezelését a vonatkozó jogszabályok, valamint a Szabályzat előírásainak figyelembevételével kell végezni.

17.4. Az iktatás során az iktatókönyvben és az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban kötelezően fel kell tüntetni

a) az iktatószámot,

b) az iktatás időpontját,

c) a beérkezés időpontját, módját, az érkeztetési azonosítót,

d) az adathordozó típusát (papíralapú, elektronikus), az adathordozó fajtáját,

e) a küldés időpontját, módját,

f) a küldő adatait (név, cím),

g) a címzett adatait (név, cím),

h) a hivatkozási számot (idegen szám),

i) a mellékletek számát, típusát (papíralapú, elektronikus),

j) az ügyintéző nevét és a szervezeti egység megnevezését,

k) az irat tárgyát,

l) az elő- és utóiratok iktatószámát,

m) a kezelési feljegyzéseket (csatolás, szerelés, határidő, visszaérkezés stb.),

n) az intézés határidejét, módját és az elintézés időpontját,

o) az irattári tételszámot,

p) az irattárba helyezést.

17.5. Az iratok iktatását és mutatózását együtt az iratkezelési szoftver foglalja össze. Az iktatásra szolgáló nyilvántartás egyúttal mutató is.

17.6. Soron kívül kell iktatni a rövid határidős iratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó "sürgős", "soron kívül", "azonnal"jelzésű iratokat.

17.7. Az iktatási adatbázis időszaki biztonsági mentéséről az iratkezelési szoftvert működtető cég gondoskodik. A biztonsági másolatot a BITÁF tárolja.

17.8. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. Az iktatás a kijelölt iktatóhelyeken történik. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

17.9. Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni.

17.10. A felvitt iktatási adatbázist - a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával - a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.

17.11. Év végén az iktatókönyveket le kell zárni, és minden évben új iktatókönyvet kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni sem főszámra, sem alszámra.

17.12. Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi vagy - amennyiben az iktatókönyv zárása év közben történik - a zárás időpontja szerinti iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben meghatározottak szerint archivált változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni. E feladatok elvégzése a rendszergazda feladata.

17.13. Az elektronikus iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat - csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon - a rendszergazda archiválja. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát a rendszergazda nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel átadja a Központi Irattárnak. A rendszergazda az adathordozó felületén végleges módon rögzíti az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és a rendszergazda nevét.

17.14. Az iktatásra kerülő papíralapú iraton - kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot - az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az iratot kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.

17.15. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza a minisztérium és a szervezeti egység nevét, továbbá

a) az iktatás évének, hónapjának, napjának,

b) az iktatókönyv sorszámának-alszámának,

c) az ügyintéző nevének és

d) a mellékletek számának feltüntetésére szolgáló rovatokat.

17.16. Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, amelyet a mellékletre -"Melléklet a ... iktatószámú irathoz"szövegezéssel -is fel kell jegyezni. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet, a már egyszer - bármelyik szervezeti egység által - beiktatott iratot kizárólag akkor lehet újra iktatni, ha a megküldött irat a címzett szervezeti egység feladatkörébe tartozó új, más ügykörbe tartozó ügyet keletkeztet, és eltérő megőrzési időt biztosító irattári tételbe kell besorolni.

17.17. Amennyiben egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket és a határidőt.

17.18. Az iktatószám kötelezően tartalmazza a főszám-alszám/évszám - egy adategyüttesként kezelendő - adatokat, amelyben az évszám az aktuális év négy számjegye. Az iratkezelési szoftver által generált központi iktatószámstruktúra felépítése: iktatókönyv azonosítója/főszám-alszám/évszám: pl. KKM/1/2015/Adm; KKM/1-1/2015/Adm.

17.19. Az azonos ügyre vonatkozó iratok iktatása a főszám alszámaira történik. Az iktatást az év elejétől az év végéig folyamatos sorrendben kell végezni. Az iktatás minden évben az első iktatáskor 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik. Egy sorszámon csak egy ügyet lehet iktatni.

17.20. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.

17.21. A szervezeti egységek közötti belső levelezéssel összefüggő iktatás során a kezdő iratot a feladatkörileg illetékes szervezeti egység ügykezelője iktatja főszámra, a választ adó szervezeti egységek a választ a főszám alszámára iktatva küldik meg.

18. Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása

18.1. Nem kell iktatni, de a Scriptament rendszerben kell érkeztetni és kezelni:

a) a nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat,

b) a munkaügyi nyilvántartásokat,

c) a bérszámfejtési iratokat,

d) a nem szigorú számadású bizonylatokat,

e) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,

f) a visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat.

18.2. Nem kell érkeztetni, iktatni, és más módon sem kell nyilvántartásba venni:

a) a reklámanyagokat, tájékoztatókat,

b) az üdvözlőlapokat,

c) az előfizetési felhívásokat, az árjegyzékeket,

d) a közlönyöket, sajtótermékeket,

e) a meghívókat,

f) a könyveket, tananyagokat.

19. Külképviseletekre beérkező és onnan elküldött diplomáciai jegyzékek (szóbeli jegyzékek) papíralapú nyilvántartása

19.1. Mind a beérkező, mind pedig a kiküldésre kerülő diplomáciai jegyzékeket nyilvántartási számmal kell ellátni az erre a célra rendszeresített "Kimenő/Bejövő Diplomáciai Jegyzékek Nyilvántartási könyvé"-ből.

19.2. A nyilvántartó könyvet a külképviseletek önállóan készítik el az intraneten közzétett minta alapján: az új nyilvántartást fel kell venni az iratkezelési segédletek közé a Segédletek Nyilvántartó Könyvében, melyet év elején és végén hitelesen meg kell nyitni, illetve le kell zárni.

A nyilvántartási szám struktúrája:

a) kimenő jegyzékeknél: sorszám/év/HUEMB (vagy ennek a fogadó ország hivatalos diplomáciai nyelve szerinti megfelelője)/állomáskód,

b) beérkező jegyzékeknél: sorszám/év/fogadó ország külügyminisztériumának rövidítése, illetve más külképviseletről érkező jegyzéknél az országnév rövidítése.

19.3. Az ügyviteli szempontból maradandó értéket képező, érdemi információkat tartalmazó diplomáciai jegyzékeket (pl. agrément, nemzetközi szerződések, ratifikációs eljárások, magas szintű látogatások, szakattasék működési engedélyei) a jegyzékek nyilvántartási könyvében történő rögzítésen túl kötelező a Scriptament rendszerben is iktatni (ugyanazon témában érkezett ügyeket alszámra) és egyidejűleg beszkennelt formában főiratként vagy mellékletként csatolni a Scriptamenten.

19.4. A központi intézkedést igénylő, felterjesztett eredeti diplomáciai jegyzékek selejtezéséről/megőrzéséről (15 év) a Központi Irattár intézkedik. A külképviseleten maradt másodpéldányok selejtezését saját hatáskörben, jegyzőkönyv felvétele mellett 5 évenként kell elvégezni.

19.5. A külképviseletek működésével kapcsolatos technikai információkat és további intézkedést nem igénylő jegyzékeket papír alapon (nem Scriptamenten) tárolják, és 5 évenként selejtezik.

20. Elektronikus dokumentumoknak az iktatószámokhoz történő rendelése

20.1. A papíralapú, közvetlenül a minisztériumhoz benyújtott iratokat és a saját keletkeztetésű iratokat dokumentumszkenner segítségével digitalizálni kell.

20.2. Az iratok digitalizáltan kerülnek tárolásra, amelyeket az iratkezelő rendszer vagy automatikusan rendel össze az iktatott irattal, vagy az iktatást végző munkatársnak kell manuálisan az iktatott irathoz rendelnie.

21. Az iratok továbbítása ügyintézésre, az irat kiadása, átadása

21.1. Az ügykezelőnek kell átadni az irat kezelése céljából

a) az iktatott iratok közül a szervezeti egységen belül más részlegnek átadásra,

b) másik szervezeti egységnek átadásra,

c) más külső szervnek továbbításra, valamint

d) irattárba helyezésre kerülő iratokat.

21.2. A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az iratkezelési szoftverbe való átadás-átvétel igazolása mellett az ügyintézőhöz kell továbbítani.

21.3. Az iratok kiadását, átadás-átvételét - az elektronikus átadás-átvétel mellett - papír alapon kézbesítőív aláírásával, valamint elektronikus iktatóprogramban előállítható átadási jegyzékkel is lehet igazolni, az irat nyilvántartási számának és/vagy egyéb azonosító adatának, az átvétel időpontjának feljegyzésével az átvevő aláírásának és neve olvasható feltüntetésének ellenében.

21.4. Elektronikus úton történő átadás-átvétel során az ügyintézői jogosultság megnyitásával az iratkezelési szoftver automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét.

21.5. Az iratkezelési szoftverben a továbbszignálást a megfelelő rovatban kell rögzíteni, az átvétel időpontját és tényét az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti.

21.6. Az iratanyagért a kijelölt - továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt - szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős. Az iktatókönyvben folyamatosan rögzíteni kell az ügyirat hollétét, hogy ezek az adatok olvashatóak legyenek az iktatókönyv megfelelő rovatában.

22. Kiadmányozás

22.1. A minisztérium kiadmányozási rendjét a hatályos Szervezeti és Működési Szabályzat, valamint a szervezeti egység ügyrendje együttesen határozza meg.

22.2. Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett szám alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.

22.3. Az ügyintéző az általa készített kiadmánytervezet irattári példányát szignójával köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a hiteles kiadmányt sajátkezű aláírásával és a szerv hivatalos bélyegző lenyomatával, valamint keltezéssel látja el. Az "s. k." jelzés esetén hitelesítésre felhatalmazott személy az iratra "a kiadmány hiteléül" záradékot rávezeti, továbbá saját kezű aláírásával, keltezéssel és a hivatalos bélyegző lenyomatával látja el.

22.4. A kiadmányozott irat egyik - külső szervnek továbbított irat esetén hiteles vagy hitelesített - példányának minden esetben az ügyiratban kell maradnia.

22.5. Amennyiben papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:

a) "Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező!" szöveget,

b) a hitelesítés keltét,

c) nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását,

d) a hitelesítő személy saját kezű aláírását,

e) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.

22.6. Amennyiben az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a "Hiteles másolat!" szöveget kell feltüntetni.

22.7. Másolat vagy hiteles másolat kiadása esetén az iktatókönyvben dokumentálni kell, hogy kinek, mikor adtak ki hiteles másolatot.

22.8. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján - a jogszabályokban meghatározott kezelési utasításokon kívül - egyéb (pl. "sima", "ajánlott", "tértivevényes", "elsőbbségi" küldemény) kezelési utasítás is alkalmazható. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

23. A papíralapú irat továbbítása, expediálása

23.1. Az irattovábbítás céljára a minisztériumon belül kézbesítőíveket, külső szervekhez kézbesítőkönyvet kell alkalmazni.

23.2. Az ügyintéző köteles az irattovábbításhoz a kiadmányt és az esetleges mellékleteit szerelten az ügykezelő részére előkészíteni. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással és amennyiben van, melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.

23.3. Az iratokat a szervezeti egységek ügykezelői továbbítják. Az ügykezelő az elküldésre előkészített küldeményeket lezárt, megcímzett borítékban vagy csomagban, a küldemény egyedi azonosítását, útjának nyomonkövethetőségét biztosító, külső kézbesítőkönyvvel és a kezelési utasításoknak megfelelően adja át naponta legalább egyszer - a "sürgős", "azonnal", "soron kívül" jelölésűeket haladéktalanul - a Postázó és Kézbesítő Csoport részére.

23.4. Az ügykezelő köteles:

a) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,

b) az irat irattárban maradó példányán, valamint az előadói íven az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni.

23.5. A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.

23.6. Amennyiben a kiadmánynak több, nem közfeladatot ellátó személy címzettje van, a záró részt követően a "Kapják:" cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.

23.7. Az átadás-átvételt dokumentáló folyamatosan vezetett külső kézbesítőkönyveket az utolsó bejegyzéstől számított 15 évig kell őrizni.

23.8. Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell szerelni.

23.9. A boríték címoldalán fel kell tüntetni

a) a küldő (szervezeti egység) megnevezését és címét,

b) az irat iktatószámát,

c) a címzett megnevezését és címét,

d) a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (pl. "s. k. felbontásra", "sürgős", "ajánlva").

23.10. Ha a továbbításra átadott küldemények valamilyen okból - különösen a téves címzés miatt - visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

24. Diplomáciai és konzuli postaszolgálat

24.1. A KKM és a külképviseletek közötti papíralapú iratküldés diplomáciai és konzuli postaszolgálat útján történik. A postaszolgálat feladata a diplomáciai és konzuli hivatalos küldemények biztonságos továbbítása a KKM, más állami szervek, diplomáciai, konzuli képviseletek és nemzetközi szervezetekhez akkreditált állandó vagy ideiglenes képviseletek között. A diplomáciai és konzuli postáról és annak szintjeiről részletesen miniszteri utasítás rendelkezik.

24.2. A diplomáciai és konzuli posta fajtái: Minősített I., Minősített II. és Adminisztratív. Gyorspostai küldeményként kizárólag nem minősített iratokat lehet továbbítani.

24.3. A diplomáciai és konzuli posta készítésénél, továbbításánál, fogadásánál, bontásánál, nyilvántartásba vételénél e Szabályzat érkeztetésre, postabontásra, valamint iktatásra, nyilvántartásra vonatkozó fejezetei az irányadóak.

24.4. A politikai iratokat a Központ és a külképviseletek között az illetékes területi főosztály közreműködésével kell továbbítani. A nem minősített (adminisztratív, illetve "Nem nyilvános!") iratokról diplomáciai és konzuli posta tájékoztató készül 2 példányban, melynek első példánya marad a küldőnél, a második példányt pedig a küldendő politikai iratokkal együtt kapja a címzett. A borítékra a tájékoztató iktatószámát kell rávezetni.

24.5. A területi főosztály közreműködése nélkül a funkcionális főosztályok küldenek és fogadnak diplomáciai és konzuli postát (a BITÁF, az Ellenőrzési Főosztály, a Költségvetési Főosztály, a Pénzügyi és Számviteli Főosztály, a Protokoll Főosztály, a Konzuli és Állampolgári Főosztály, illetve a Személyügyi és Képzési Főosztály). A konzuli futárpostát a konzuli részleg munkatársai készítik el és adják át lezárt borítékban a futárzárással megbízottnak.

24.6. Diplomáciai és konzuli postaszolgálat útján kizárólag a hatályos futárszabályzatban rögzített minősítési jelöléssel (Min I., Min II., Admin.) ellátott, a feladó és a címzett adatait tartalmazó, lezárt küldemények és csomagok továbbíthatóak. A küldeményeket olyan módon kell lezárni, hogy az esetleges felbontás egyértelműen megállapítható legyen.

24.7. Futárzárás során 3 példányos konszignáció készül, melynek 2 példányát az iratokkal együtt a címzettnek kell továbbítani. A konszignációra a küldeményeket iktatószámuk, illetve a címzettek alapján kell felvenni, megjelölve a küldemény darabszámát és jellegét is (boríték, csomag stb.).

24.8. Valamennyi diplomáciai és konzuli posta küldeményről 2 példányos csomagkísérő jegyzék, ún. bordereau készül. A bordereau eredeti példányát a futárküldeménnyel együtt kell továbbítani a címzettnek. A csomagok továbbításra történő átvételét a futár a bordereau másodpéldányán keltezett aláírással igazolja. A címzett az átvételkor a bordereau alapján ellenőrzi a küldemény sérülésmentes, hiánytalan meglétét. A futárposta átvételét követően a küldeményeket a központban a BITÁF illetékes részlege, a külképviseleteken a futárbontással megbízott munkatárs a címzetteknek bontatlanul továbbítja.

24.9. A papíralapú minősített adatok futárpostával történő továbbítását a KKM Biztonsági Szabályzata rögzíti.

V. FEJEZET

AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, AZ IRAT IRATTÁRBA HELYEZÉSE, A LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS

25. Az irat határidő-nyilvántartásba és irattárba helyezése

25.1. Az irat határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezését a kiadmányozásra jogosult vagy az általa felhatalmazott ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi. A határidőt év, hó, nap megjelöléssel vagy az irattárba helyezést az ügyben eljáró ügyintézőnek kell az előadói íven - "Irattárba, dátum:" - feltüntetni.

25.2. Az ügykezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése után válik lehetővé.

25.3. A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

25.4. Az ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot

a) az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében helyezi el és tartja nyilván,

b) a határidő napján - ha időközben másként nem intézkedtek - az iktatókönyvből kivezeti és az ügyintézőnek átadókönyvvel kiadja.

25.5. Ha a határidő eredménytelenül telik el, az ügyintéző megsürgeti a választ, majd - a vezetői döntés szerint - tovább kezeli az ügyiratot.

25.6. A határidőből történő kivételt, a sürgetést és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven - aláírásával és keltezéssel ellátva -, továbbá az ügykezelő az iktatókönyv "Megjegyzés" rovatába feljegyzi.

26. Irattár

26.1. Az iktatóhelyekkel rendelkező szervezeti egységek átmeneti irattárat működtethetnek.

26.2. A nem selejtezhető, határidő nélkül őrzendő, valamint a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltárának (a továbbiakban: MNL OL) az Ltv. alapján átadásra kerülő iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése az iratkezelés felügyeletét ellátó DOK által működtetett Központi Irattár feladata.

26.3. Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget vagy - ahol az irattározandó iratanyag mennyisége nem indokolja a külön irattári helyiség kialakítását -megfelelően zárható irattároló szekrényeket kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.

26.4. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett.

26.5. Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített - felületi festékkel ellátott, fémből készített - állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni.

26.6. Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tárolóeszközöket kell használni. Az irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat (pl. gemkapocs) el kell távolítani.

26.7. A nem papíralapú iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. A tárolásból adódható adatvesztés előtt gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

27. Irattározás és az irat átmeneti irattárba helyezése

27.1. Átmeneti (kézi) irattárban (az a hely, ahol az ügyiratot a Központi Irattárba adás előtt, átmenetileg őrzik) kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő ügyiratokat. Az átmeneti irattár a központi irattárba még le nem adott, az ügyintézők rendelkezésére álló iratok tároló helye.

27.2. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

27.3. Az irattárba helyezést a szervezeti egység vezetője vagy az általa felhatalmazott munkatárs aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi.

27.4. Az irattározás mindig az ügyben eljáró, feladatkörileg illetékes szervezeti egység kötelezettsége.

27.5. Az átmeneti irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek - ha eddig nem történt meg - meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.

27.6. Irattározási utasítással ellátni és irattárba helyezni csak teljes ügyiratot - az ügyben keletkezett összes iratot - lehet.

27.7. Amennyiben az ügyirat egy vagy több alszámra iktatott irata nincs az irattározásra kötelezettnél, a hiányzó iratokat be kell gyűjteni, azaz át kell adni (és venni) az ügyben eljáró szervezeti egység részére. Az alszámos iratok csak a főszámos irattal együtt irattározhatóak, egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nem maradhatnak különböző szervezeti egységnél.

27.8. Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az ügyiratdarabokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az alapirat előadói ívében kell szerelnie.

27.9. Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével - a vonatkozó előírások betartásával - meg kell semmisíteni.

27.10. A selejtezést követően visszamaradó, nem selejtezhető, maradandó értékű iratokat a szervezeti egység átmeneti irattárában kell őrizni a központi irattár részére történő átadásig.

27.11. Az irattárból kiadott papíralapú iratokról külön nyilvántartást kell vezetni. Az irat kiadását és visszavételét az iktatókönyvben is jelezni kell. Az ügykezelő az irattárból iratot véglegesen csak a vezető írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve ha az iratot más iktatott irathoz szerelik. Az ügykezelő iratot véglegesen - a rögzített kivételekkel -csak a központi irattárnak adhat át.

27.12. Az átmeneti (kézi) irattár az iratokat kronológiai sorrendben őrzi, és folyamatosan adja át a minisztérium Központi Irattárának. A Központi Irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról.

27.13. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

27.14. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a jogszabályban meghatározott adattartalommal rendelkező papíralapú kísérőlappal együtt lehet irattározni. Az adathordozó felületén, végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.

28. Az iratok átadása a központi irattár részére

28.1. A központi irattárba

a) a lezárt évfolyamú, papíralapú ügyiratokat és azok papíralapú segédkönyveit,

b) a lezárt és archivált érkeztető nyilvántartás és iktatókönyv adatállományait, valamint az elektronikus dokumentumok elektronikus adathordozóra elmentett változatát tartalmazó adathordozókat

előre egyeztetett időpontban kell leadni. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni.

28.2. Az átmeneti irattárat működtető szervezeti egységek az irattározott iratok közül a nem selejtezhetőeket keletkezésük után 2 év elteltével kötelesek folyamatosan a központi irattárnak átadni. A selejtezhető iratanyag a selejtezés elvégzéséig az átmeneti irattárakban őrzendő.

28.3. A személyi és fegyelmi anyagok, a személyzeti panaszügyek iratanyagát a Személyügyi és Képzési Főosztály, a gazdasági, pénzügyi ügyekkel kapcsolatos iratanyagot a Költségvetési Főosztály és a Pénzügyi és Számviteli Főosztály, a konzuli anyagokat a Konzuli és Állampolgársági Főosztály kezeli és őrzi.

28.4. Az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzési időt a központi irattár ügykezelőjének rá kell vezetnie az előadói ívre. A különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.

28.5. A központi irattárba az ügyiratokat a Szabályzatban meghatározott rendben és határidőig kell leadni. Az átadást dokumentáltan kell végrehajtani.

28.6. A központi irattár az ügyiratokat

a) eredeti alakjukban,

b) előadói ívben elhelyezve,

c) szervezeti egységenként,

d) a keletkezés, azon belül a selejtezés vagy a levéltári átadás évszámának megfelelően,

e) az irattári tervben meghatározott tételszámok emelkedő sorrendjében csoportosítva és az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve,

f) a nem selejtezhetőeket savmentes irattároló dobozokban,

g) nyilvántartásaikkal együtt,

h) kézbesítőív kíséretében veszi át.

28.7. Az ügyiratokat az ügykezelő az iratkezelési szoftverben az "irat lezárása" gomb megnyomásával átmeneti irattárba helyezi. A központi irattárba leadásra kerülő ügyiratokat - az elektronikus dokumentumok esetében is - az iratkezelési szoftverben dokumentálni kell, a Scriptament automatikusan rögzíti az irattárba helyezést időpontját.

28.8. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg, ennek megfelelően a papíralapú iratokat a központi irattári helyiségben kell rendszerezetten elhelyezni.

29. A központi irattár működése

29.1. A központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül, mely tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.

29.2. Az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani a tárolást.

29.3. A szervezeti egységek kötelesek az általuk kiadott időszaki kiadványok és rendszeres tájékoztatók egy-egy példányát, valamint az általuk kiadott belső normák egy-egy hiteles vagy hitelesített példányát - a megjelenést követő 5 munkanapon belül - a központi irattárnak megküldeni.

29.4. A központi irattár

a) tárolja és nyilvántartja a minisztérium iratképző szervezeti egységei által leadott iratokat,

b) az irattárban őrzött iratanyagokról kölcsönzési naplót vezet,

c) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat selejtezi,

d) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak az MNL OL vagy egyéb illetékes levéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról.

30. Az irat átmeneti kiadása

30.1. A központi irattár papíralapú iratot csak a készítő szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység ügyintézőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, vagy engedélyezi a betekintést, másolat készítését, valamint szerelés céljából való végleges kikérését. Ha más szervezeti egység iratát kérik ki a központi irattárból, vagy más szervezeti egység iratába kérnek betekintést, vagy iratából kérnek másolatot, valamint szerelés céljából való végleges kikérést, akkor a kérés teljesítéséhez a leadó szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Megszűnt szervezeti egység esetén az engedélyt a központi irattárat működtető DOK vezetője adja meg. Az irat kiadását és visszaérkezését, a másolat készítését, valamint az irat szerelés céljából való végleges kikérését az iktatókönyvben dokumentálni kell.

30.2. Papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról őrjegyet kell készíteni, amelyet a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. Az átvevő a kölcsönzési naplót vagy a kézbesítőívet írja alá. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni.

30.3. Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a jogosult felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek vagy az elektronikus ügyiratkezelő rendszerért felelős munkatársnak (EUROTEL 21) kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

30.4. A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni. A kölcsönzési napló rovatai:

a) sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos),

b) iktatószám,

c) átvevő szervezeti egység/név,

d) átvétel dátuma (év, hó nap),

e) átvevő aláírása,

f) a visszavétel dátuma (év, hó, nap),

g) a visszavevő aláírása.

30.5. A központi irattár a levéltárak vagy törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki.

31. Az iratok selejtezése

31.1. A szervezeti egységek (belföldön és külföldön egyaránt) a Scriptamenten csak érkeztetett zsírószámmal ellátott adminisztratív iratokat saját hatáskörben selejtezik elektronikusan (Scriptament) és papír alapon, selejtezési jegyzőkönyv felvétele nélkül.

31.2. Külképviseleteken a papíralapú iktatott aláírt eredeti (másodpéldány) irat az ügy lezárta után selejtezhető, amennyiben annak első példánya már felterjesztésre került a Központnak. A selejtezési jegyzőkönyvet aláírva, szkennelt formában Scriptamenten kell csatolni, a papíralapú példányt pedig a DOK-nak felterjeszteni.

31.3. A központi irattárba helyezett lejárt megőrzési idejű iratokat az irattári tételszámok figyelembevételével, szabályszerű eljárás keretében, évente selejtezni kell. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. Adott év iratanyagát az irattárba kerülés naptári évétől számított megőrzési idő letelte után szabad csak kiselejtezni. (Pl. a 2016-ban keletkezett 1 éves megőrzési idejű irattári tételeket csak 2017. december 31. után, vagyis 2018-ban szabad kiselejtezni.)

31.4. A központi irattárban lévő iratok selejtezését az ügy befejezésével egyidejű lezárásakor hatályos Irattári Terv szerint kell végrehajtani.

31.5. A központi irattár az iratselejtezés elvégzésére legalább háromtagú selejtezési bizottságot kell létrehozni. Ennek egyik tagja az ügykezelő, másik tagja az ellenőrzést végző vezető, további tagját vagy tagjait a szervezeti egység vezetője jelöli ki. A selejtezést az adott szervezeti egység vezetőjének ellenőriznie kell, és az ellenőrzést a jegyzőkönyvön is fel kell tüntetni.

31.6. A selejtezési bizottság feladata a selejtezés szakszerű megszervezése és lebonyolítása.

31.7. A nyilvántartásba vett iratok ügyintézést már nem igénylő többes példányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni (pl. nem eredeti aláírt, fénymásolt, Scriptamentből kinyomtatott példányok).

31.8. A központi irattárban a selejtezés során ellenőrizni kell:

a) az iratok irattári tételszám és megőrzési idő szerinti csoportosítását,

b) a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.

31.9. A központi irattárban a selejtezésről 3 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet iktatni és pecsételni kell. A jegyzőkönyv tartalmazza:

a) a jegyzőkönyv felvételének helyét, idejét,

b) a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését,

c) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,

d) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes keletkeztetőjét,

e) az iratok évkörét,

f) a selejtezésre kerülő irategyüttes terjedelmét,

g) a szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,

h) a szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatát,

i) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.

31.10. A központi irattárban a selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok irattári tételszámát, a tétel megnevezését, a tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat, az iratok évét, terjedelmét (ifm-ben), az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását. A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési bizottság tagjai és a selejtezést ellenőrző vezető aláírják és a selejtezést végző szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával látják el.

31.11. A központi irattárban az iratselejtezési jegyzőkönyveket iktatás után 3 példányban, az iratjegyzékkel együtt az MNL OL-nak kell megküldeni a selejtezés engedélyeztetése végett. Az MNL OL az iratok megsemmisítését - a szükséges ellenőrzés után - a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.

31.12. A központi irattárban a selejtezés tényét és időpontját - az MNL selejtezési engedélyének birtokában - az iktatókönyv megfelelő rovatába be kell vezetni.

31.13. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.

31.14. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése fizikai megsemmisítéssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) "selejtezett" megjelöléssel tárolandók.

32. Megsemmisítés

32.1. Az MNL selejtezési engedélyének birtokában - melyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít - a Központi Irattárnak az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodni kell a megsemmisítendő iratoknak az elszállításig történő elhelyezéséről és biztonságos megőrzéséről.

32.2. A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat utólag ne lehessen megállapítani.

32.3. A kiselejtezett papíralapú iratokat papírzsákban kell elhelyezni a megsemmisítésre történő elszállításig. Az elszállítást a Központi Irattár hajtja végre az üzemeltetésért felelős főosztállyal együtt.

32.4. A papírzsákokba kizárólag a megsemmisítésre váró papíralapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése nem megengedett. A papírzsákokra a selejtezett papíralapú adathordozót elhelyező felelős szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok ne szóródjanak ki.

32.5. Megsemmisítés esetén az elektronikus dokumentumokat az adatbázisból visszaállíthatatlanul törölni kell.

32.6. Az ügyirat metaadataiban rögzíteni kell a megsemmisítés tényét.

33. Az iratok levéltárba adása

33.1. A levéltárnak átadandó iratok körét az irattári tervben kell meghatározni az illetékes MNL egyetértésével.

33.2. A nem selejtezhető iratokat - a határidő nélkül (HN) őrzendők kivételével - a Központi Irattár az Ltv. alapján 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel adja át az MNL OL-nek.

33.3. Az MNL OL számára átadandó ügyiratokat az Irattári Terv szerint, az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, a minisztérium költségére, az átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egységek szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.

33.4. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket - a MNL OL-lel egyeztetett módon - elektronikus formában is át kell adni.

33.5. Az átadásra kerülő iratokról 4 példányban átadás-átvételi jegyzőkönyvet és átadás-átvételi jegyzéket kell készíteni, melyből 3 példányt a levéltárnak kell átadni, egy példányt az irattárban kell elhelyezni.

33.6. A levéltár az átadás-átvételi jegyzéket előzetesen véleményezi.

33.7. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.

33.8. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell, és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.

VI. FEJEZET

INTÉZKEDÉSEK A MINISZTÉRIUM MEGSZŰNÉSE, FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA, HIVATAL ÉS MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN

34. A minisztériumot érintő intézkedések

34.1. Az Ltv.-ben foglaltaknak megfelelően kell intézkedni a minisztérium megszűnése, feladatkörének megváltozása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról. A megszüntetést elrendelő szerv köteles gondoskodni az irattári anyagról. Beolvadásnál a jogutód szervhez kerülnek az iratok. Több jogutód esetén csak az illetékes közlevéltár engedélyével és csak irattári tételenként lehet megbontani az irattári anyagot. Ha jogutód nélkül szűnik meg a szerv, a maradandó értékű iratokat közlevéltárba kell adni.

34.2. Hivatalátadás esetén, az erről készült és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat), és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.

34.3. Az iratkezelési folyamat résztvevőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról átadás-átvételi jegyzőkönyvet és iratjegyzéket kell felvenni, melynek másolati példányát az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek meg kell küldeni, egyben gondoskodni kell az iratok további kezeléséről.

34.4. Az iratkezelési folyamat résztvevői a kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.

34.5. A szervezeti egységtől távozót (vezető, ügyintéző, illetve ügykezelő) vagy aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen el kell számoltatni. Ennek rendjét és módját a szervezeti egység iratanyagáért felelős vezető határozza meg. A szervezeti egységek a személyi változásokról a rendszergazdát értesítik, kezdeményezik az iratkezelési szoftverben a jogosultságok érvénytelenítését.

34.6. A külképviseleten az iratkezelőnek szabadságra utazásakor, visszaérkezésekor, illetve váltásakor évekre bontott átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni.

35. A megszűnt szervezeti egységek iratainak kezelése

35.1. Szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi iratanyagot, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).

35.2. Amennyiben a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni, és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe - az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével -be kell iktatni.

35.3. Amennyiben a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet mint felelőst rögzíteni kell.

35.4. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani, vagy ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a Központi Irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait a vonatkozó előírásokban foglaltak szerint kell kezelni.

35.5. A megszűnő szervezeti egység papíralapú lezárt iktatókönyvét a Központi Irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni. Elektronikus iktatókönyv esetében az átvevő szervezeti egység számára a hozzáférést biztosítani kell.

35.6. Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a Központi Irattárban kell elhelyezni.

35.7. A megszűnt szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.

VII. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK

36. Bélyegzőkkel kapcsolatos rendelkezések

36.1. A bélyegzőkkel kapcsolatos eljárást, a bélyegzők és pecsétnyomók megrendeléséről, nyilvántartásáról, használatáról és selejtezéséről szóló 3/2012. (II. 24.) KüM utasítás szabályozza.

37. Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai

37.1. Nem minősített kiadvány, nyomdai termék bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket (pl. a kézirat, a korrektúra visszaadása, a selejtanyagok megsemmisítése).

37.2. A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

38. Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése

38.1. A szervezeti egység vezetője a szervezeti egységénél köteles:

a) szükség szerint, de legalább évente ellenőrizni az iratkezelés rendjét és a Szabályzatban foglaltak végrehajtását, kiemelt figyelemmel az ügyiratok irattárba helyezésére,

b) gondoskodni - az iratanyag felesleges felhalmozódásának elkerülése érdekében - az iratanyag évenkénti selejtezéséről,

c) szakszerűen működtetni a szakterülete átmeneti irattárát,

d) az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,

e) gondoskodni évente az iratanyag Központi Irattárba adásáról,

f) közvetíteni a Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek.

38.2. A szervezeti egység vezetőjének az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait jegyzőkönyvbe kell foglalnia, és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálnia, a jegyzőkönyv egy példányát az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek meg kell küldenie. A DOK rendszeresen ellenőrzi a Szabályzatban foglaltak betartását.

38.3. Az MNL képviselője az ellenőrzési jogosultságából adódó feladatának ellátása során

a) az ügykezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba - minősített adatot tartalmazó iratok kivételével -és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja,

b) a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre határidőt állapít meg.

38.4. A köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter által vezetett minisztérium képviselője a köziratok kezelésének szakmai irányításával összefüggésben ellenőrzi a minisztérium irattári anyagát.

39. Ügyiratok iratkezelési szabályai az elektronikus iratkezelési rendszer üzemzavara esetén

39.1. A rendszergazda az iratkezelési rendszer üzemzavara esetén soron kívül értesíti az iktatóhelyeket az iratkezelési rendszer leállásáról.

39.2. A "sürgős", "azonnal", "soron kívül" jelöléssel ellátott küldeményeket haladéktalanul, az adott évben 1-től kezdődő sorszámmal, a hitelesítés szabályai szerint erre a célra megnyitott, papíralapú iktatókönyvbe kell nyilvántartásba venni, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli küldeményeket is, ha az érkeztetés akadályoztatása meghaladja a 24 órát. Az ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyvet az első adat keletkezésekor kell megnyitni és az iratkezelési segédletek nyilvántartó könyvében nyilvántartásba venni.

39.3. Az előző pont szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószám feltüntetésénél "ÜZ" egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni (pl. KKM/233-1/2015/ÜZ). Az "ÜZ" egyedi azonosító jelöléssel ellátott papíralapú iktatókönyvek rendelkezésre állásáról a szervezeti egységek gondoskodnak.

39.4. Szervezeti egységenként papíralapú iktatókönyvet kell felfektetni arra az esetre, ha bármely oknál fogva az ügykezelők számára az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés 24 órán keresztül nem biztosított.

39.5. Az iktatás során, amennyiben ismert az iratkezelési szoftverben használt iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv "Megjegyzés" rovatában.

39.6. Az üzemzavar megszüntetését követően a rendszergazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és az iratkezelő rendszerben történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről.

39.7. A helyreállt iratkezelési rendszerben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, adatvesztés esetén azokat pótolni kell.

39.8. Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelési szoftverbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban - a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal - jelezni kell.

39.9. Az üzemzavar esetén használt papíralapú iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően a szervezeti egység vezetőjének, ügykezelőjének aláírásával és a hivatalos körbélyegző lenyomatával kell hitelesíteni.

39.10. Az iktatókönyvet a lap alján vízszintes vonallal le kell zárni, ha a lapon fennmaradtak számok, a lezárás átlós vonallal történik. A lapra rá kell vezetni azt, hogy mely iktatószámmal zárul az iktatókönyv és a keltezést.

39.11. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.

39.12. A papíralapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

VIII. FEJEZET

AZ ELEKTRONIKUS KÜLDEMÉNYEK KEZELÉSÉNEK RENDJE

40. Kezelési rend

40.1. Az elektronikus úton érkezett küldeményt - iktatás előtt - megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

40.2. A KÉR rendszerből elektronikus úton érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát az érkeztető rendszer működtetőjének telefonon vagy e-mailen jelezni kell.

40.3. Az elektronikus irat hitelességének ellenőrzését az iratkezelési szoftver alkalmazásával kell végrehajtani.

40.4. Amennyiben a KÉR rendszerből tévesen a KKM-hez érkezett küldemény, akkor a téves küldésről értesíteni kell a KÉR rendszert, és a küldeményt le kell zárni.

40.5. A hivatali kapun keresztül, a KÉR-be bevont szervezetektől tévesen vagy hibásan érkezett küldemények esetében a feladónak értesítést kell küldeni.

40.6. Elektronikus úton, a levelezőrendszeren (e-mail, fax), valamint a hivatali kapun érkezett és a minisztérium feladatkörébe tartozó érdemi ügyintézést igénylő küldeményeket át kell helyezni a Scriptament iratkezelési rendszerbe, és nyilvántartásba kell venni.

40.7. A továbbiakban a Scriptamentben kell az elektronikus iratokat kezelni és az iratokkal, valamint az ügy intézésével kapcsolatos folyamatokat dokumentálni.

40.8. A KÉR-en beérkezett küldemények a KKM Központi Érkeztető Csoport közreműködésével bekerülnek a Scriptament rendszerbe, ahol automatikusan érkeztetőszámot (zsírószámot) kapnak.

40.9. A KÉR-hez csatlakozott szervezetek részére elektronikusan, a Scriptament rendszeren keresztül a postázási felületen, a "KÉR címzett" listából kiválasztott címzett szervezetnek (szervezeti egységnek) a "Postázás" funkció végrehajtásával kell küldeni a dokumentumokat.

40.10. Vezetői kiadmányozás után a rendszer automatikusan elektronikus aláírással látja el az iratot. Az elektronikus aláíráshoz a rendszer szervezeti kulcsot használ, de ettől függetlenül az aláíró személye beazonosítható.

40.11. A KÉR rendszeren keresztül elektronikus küldeményt csak akkor lehet kiküldeni, ha a Scriptament rendszerben iktatószámmal rendelkezik, a kiadmányozás megtörtént, és az irat formátuma .pdf.

40.12. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltatón (Magyar Posta Zrt.) keresztül kell megküldeni a címzettnek.

40.13. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikus levélben küldte be, vagy azt - az elektronikus levélcíme megadása mellett - kifejezetten kéri.

40.14. A hivatali kapu rendszerén kívüli ügyfelek részére küldendő leveleket a Scriptament postázási felületen, a "Postai feladás"-i mód kiválasztásával kell megküldeni.

40.15. A hivatali kapu rendszerén kívüli ügyfelek részére továbbítandó elektronikus dokumentum hiteles papíralapú irattá alakítását és kiküldését a Magyar Posta Zrt. végzi. Az elektronikus dokumentum átvételéről, a hiteles papíralapú irat kézbesítéséről elektronikus visszajelzést küld a minisztériumnak.

40.16. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben nem érkeztethető és nem kézbesíthető küldemények kezelése hagyományos módon, papír alapon az iratkezelési szabályzatnak megfelelően történik.

40.17. A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben meghatározott időn belül a tárolt papíralapú iratok átvételéről, beszállításáról és a címzett szervezeti egység részére történő dokumentált átadásáról a Dokumentumvédelmi és Iratkezelési Főosztály gondoskodik.

40.18. A szervezeti egységek feladata az átvett iratok ügyiratba történő elhelyezése és a továbbiakban a Szabályzat szerinti kezelése.

41. Záró rendelkezések

41.1. Az Irattári terv a Szabályzat 1. függelékét képezi.

41.2. Az Iratmintatár a Szabályzat 2. függelékét képezi.

41.3. A Szabályzat rendelkezéseinek végrehajtásáról az iratkezelés szakmai irányításáért felelős vezető gondoskodik.

1. függelék

A Külgazdasági és Külügyminisztérium Irattári Terve

Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a Külgazdasági és Külügyminisztérium feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, és meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.

Az irattári terv általános és különös részre tagozódik.

Az ügy típusát, ágazati hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti csoportosítását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári tételszám mutatja, amely egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is.

Az irattári jel összetevői:

1) Irattári tételszám: meghatározza az irat rendszerbeli elhelyezkedését,

"A" betűjel: Általános rész

"KKM" betűjel: Különös rész (a minisztérium betűjele)

A különös részben a minisztérium rövidített betűjeléhez - a minisztériumra utaló és feladatköréhez igazodó rendszerezésben - sorszámok kapcsolódnak, amelyek meghatározzák az ügy típusát. Ezt a típuson belül három-, négy- vagy ötjegyű sorszám követi, amely meghatározza az adott típuson belüli ügyiratkört.

2) Selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években vagy "NS" jel, amely meghatározza a nem selejtezhető tételeket,

3) Levéltárba adás: a levéltári átadás határideje években (a tényleges átadás időpontjáról a minisztérium és az illetékes levéltár közösen állapodik meg).

Azoknál a tételeknél, amelyek esetében egy jövőbeni esemény bekövetkezését követő megőrzési idő került meghatározásra (pl. "lejárat után 5 év", "a végrehajtást követően 5 év", "szerződés teljesítését követően 5 év"), az ügyiratok megőrzési ideje a jövőbeni esemény bekövetkezésével egyidejűleg, a selejtezése az ügyiratok érvényességének lejártakor kezdődik.

Jelmagyarázat: "NS" - nem selejtezhető

"HN" - határidő nélkül őrzendő, az ügyviteli érték megszűnéséig. A jel meghatározza a határidő nélkül, ügyviteli érdekből a minisztérium irattárában maradó iratok körét, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után a minisztérium és az illetékes levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról.

ÁLTALÁNOS RÉSZ

KÜLÖNÖS RÉSZ

ÁLTALÁNOS RÉSZ

KÜLÖNÖS RÉSZ