16/2016. (VII. 21.) KKM utasítás
a Külgazdasági és Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontja, továbbá a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet figyelembevételével a Külgazdasági és Külügyminisztérium iratkezelési rendjére vonatkozóan - a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével - az alábbi utasítást adom ki:
1. § Az utasítás hatálya kiterjed a Külgazdasági és Külügyminisztérium központi hivatali szervezeti egységeire, valamint Magyarország diplomáciai, konzuli és nemzetközi szervezetek mellé rendelt állandó képviseleteire.
2. § A Külgazdasági és Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát az utasítás Melléklete tartalmazza.
3. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
(2) Az utasítás rendelkezéseit 2016. január 1. napjától kell alkalmazni.
(3) Hatályát veszti a Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló 5/2011. (III. 18.) KüM utasítás.
Szijjártó Péter s. k.,
külgazdasági és külügyminiszter
Melléklet a 16/2016. (VII. 21.) KKM utasításhoz
A Külgazdasági és Külügyminisztérium egyedi iratkezelési szabályzata
I. FEJEZET
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya
1.1. Az Egyedi Iratkezelési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) hatálya kiterjed a Külgazdasági és Külügyminisztériumnál (a továbbiakban: minisztérium vagy KKM) keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra és a minisztérium összes szervezeti egységére és ügyvitelben érintett dolgozójára.
1.2. A Szabályzattal nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokban foglaltakat kell alkalmazni.
1.3. A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény és a Külügyminisztérium Biztonsági Szabályzatának kiadásáról szóló 2/2013. (II. 12.) KüM utasítás vonatkozik.
2. Értelmező rendelkezések
2.1. Az utasítás alkalmazásában:
2.1.1. aláíró: az a természetes személy, aki (elektronikus aláíró esetén az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja, és) a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult,
2.1.2. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása,
2.1.3. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,
2.1.4. átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,
2.1.5. átmeneti (kézi) irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés, illetve Központi Irattárba adás előtti őrzése történik,
2.1.6. besorolási séma: az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, egymástól függetlenül kialakítható kategória struktúra,
2.1.7. bordereau: a futár által szállított diplomáciai küldemény nemzetközi előírások szerinti kísérő okmánya, mely alkalmas a diplomáciai küldemény lezárt csomagjainak szállítás közbeni azonosítására, illetve szükség szerinti többszörös átadásának, átvételének ellenőrizhető igazolására,
2.1.8. diplomáciai jegyzék: az államok közötti nemzetközi kapcsolatok ápolásában a hivatalos diplomáciai érintkezés leggyakoribb írásbeli formája,
2.1.9. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ,
2.1.10. elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat,
2.1.11. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is,
2.1.12. elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával - elektronikus formában rögzített - elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak,
2.1.13. elektronikus levél (e-mail üzenet): a központi rendszeren kívüli számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes,
2.1.14. elektronikus másolat: valamely papíralapú dokumentumról, képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes,
2.1.15. elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át,
2.1.16. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, mely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét,
2.1.17. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy kezdőiratként új főszámra kell iktatni,
2.1.18. érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele,
2.1.19. faxüzenet: az üzenet telefonvonalon történő továbbítása, papíralapú kommunikációs forma,
2.1.20. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyeket a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,
2.1.21. futárindító: a futárokat úti, szállítmányozási és egyéb szükséges okmányokkal ellátó személy, a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály (a továbbiakban: BITÁF) munkatársa,
2.1.22. hivatali kapu: a hatóságok számára a benyújtott űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel, amelyen keresztül a minisztérium hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz,
2.1.23. hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személy: a minisztérium szervezeti egységének kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és a minisztérium hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,
2.1.24. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az azonosítója, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,
2.1.25. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel,
2.1.26. időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett,
2.1.27. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,
2.1.28. irattá nyilvánítás: az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papíralapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el,
2.1.29. irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása,
2.1.30. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi,
2.1.31. kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez,
2.1.32. kézbesítőív: az iratok átadását-átvételét igazoló ív. A kézbesítőívet évenként időrendi sorrendben kell tárolni és megőrizni,
2.1.33. kiadmány:a kiadmányozásra jogosult részéről sajátkezű aláírással és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával vagy - elektronikus irat esetében - elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat,
2.1.34. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről,
2.1.35. kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása,
2.1.36. konszignáció: futárposta-összesítő jegyzék, a küldő, a címzett és a diplomáciai küldemény tartalmának azonosítására, a küldemény tételes átadására, átvételére alkalmas lista,
2.1.37. központ: a KKM belföldi szervezeti egységei,
2.1.38. Központi Irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár,
2.1.39. láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet,
2.1.40. megőrzési határidő: az Irattári Tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,
2.1.41. mutatózás:a gyorsabb visszakeresés érdekében név és tárgy szerinti nyilvántartás vezetése,
2.1.42. nyílt irat: a KKM elektronikus ügyirat- és dokumentumkezelő és nyilvántartó rendszerén (a továbbiakban: Scriptament), meghatározott formában továbbított nem minősített irat,
2.1.43. nyílt P-irat, azaz politikai irat: a KKM-ben vagy a külképviseleteken keletkezett, a külképviseletek diplomáciai jelentőmunkája során a fogadó ország, vagy a nemzetközi szervezet politikai, gazdasági, kulturális és társadalmi viszonyairól szóló, Magyarország két- és többoldalú külpolitikai érdekeit érintő, valamint a KKM külpolitikai döntés-előkészítő munkája és külpolitikai döntési folyamatai keretében keletkezett, a Scriptamenten továbbított és tárolt, nem minősített diplomáciai információ. A nyílt P-iratok nyilvántartásba vétele és elektronikus csatolása kizárólag a Scriptament rendszerben történik. Abban az esetben, ha a címzett nem rendelkezik Scriptament végponttal, úgy a Scriptament rendszerben rögzített nyílt P-irat más formában is továbbítható (e-mail, fax). Ebben az esetben az iratot az illetékes KKM szervezeti egységnek egyidejűleg meg kell küldeni a Scriptamenten,
2.1.44. önálló iktatás: a KKM központi iktatási rendszerén kívüli önálló iktatási rendszer, elektronikus vagy papíralapú módon vezetett iratnyilvántartás,
2.1.45. őrjegy:az irattárból kiadott iratok nyilvántartására szolgáló formanyomtatvány,
2.1.46. papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett,
2.1.47. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és Központi Irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),
2.1.48. rejtett iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatási adatbázis,
2.1.49. Scriptament:a KKM elektronikus ügyirat- és dokumentumkezelő és nyilvántartó rendszere. A KKM szabályzatán alapuló elektronikus nyilvántartó rendszer, amely a nem minősített iratok azonosító adatait, illetve magukat az elektronikus formában létező iratokat (elektronikus irat) is tárolja,
2.1.50. sorszámos iktatás: az iratok nyilvántartásba vétele érkezési sorrend alapján, évenként újra kezdődő sorszámmal,
2.1.51. személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható jellemzők és az ezekből levonható következtetések összessége. A fogalmak értelmezésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezései az irányadóak,
2.1.52. szerv: a jogi személy és jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet,
2.1.53. szervezeti és működési szabályzat: a KKM tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül az egyes szervezeti egységek feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket,
2.1.54. szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely,
2.1.55. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek végrehajtása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,
2.1.56. ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza,
2.1.57. ügyvitel: a KKM folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,
2.1.58. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.
2.2. Az Értelmező rendelkezések között nem szereplő fogalmak értelmezése során
2.2.1. a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),
2.2.2. a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény,
2.2.3. az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény,
2.2.4. az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény,
2.2.5. a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,
2.2.6. az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 85/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,
2.2.7. egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,
2.2.8. a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29. ) Korm. rendelet [a továbbiakban: 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet], valamint
2.2.9. a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet
rendelkezései az irányadóak.
3. Az iratkezelés szervezete, felügyelete
3.1. A külgazdasági és külügyminiszter (a továbbiakban: miniszter) a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában (a továbbiakban: SZMSZ) a szervezeti sajátosságok figyelembevételével meghatározza az iratkezelés szervezetét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.
3.2. A szervezeti egységek az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látják el, centralizált számítógépes iktatórendszer támogatásával. A szervezeti egységek az iratkezelés egyes fázisait önállóan végzik, a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok őrzése és levéltárba adása központilag a Dokumentumvédelmi és Iratkezelési Főosztály (a továbbiakban: DOK) Központi Irattárában történik.
3.3. A minisztérium iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy a minisztériumhoz érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat
a) azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető,
b) tartalma megismerhető csak az arra jogosult számára,
c) kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható,
d) szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, valamint védelmében megfelelő feltétel(ek) biztosítva,
e) megváltoztathatatlansága biztosítva,
f) rendszeres selejtezésének elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított
legyen.
3.4. Az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét a külképviseleteken a külképviselet vezetője, a központban minősített adat esetében a biztonsági vezető, nyílt iratok esetében a DOK vezetője látja el. E feladatkörükben felelősek:
a) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért,
b) a Szabályzat elkészítéséért, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, évente történő felülvizsgálatáért, a Szabályzat szükség szerinti módosításáért,
c) a szabálytalanságok megszüntetéséért,
d) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséért, továbbképzéséért,
e) az iratkezelési segédeszközök biztosításáért (nyilvántartó könyvek, iratminták és formanyomtatványok, ezek elektronikus változatai, valamint számítástechnikai programok, adathordozók stb.),
f) a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iktatási, iratkezelési rendszer alkalmazásáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáéért, felügyeletéért,
g) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért, a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséért,
h) az iratanyag évenkénti szabályos selejtezéséért,
i) a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért,
j) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok ellátásáért, k) az Irattári Tervben meghatározott idő után az iratanyag levéltárba adásáért.
3.5. Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető az informatikáért felelős vezetővel együttműködve - a szervnél üzemeltetett informatikai rendszer és eszközök vonatkozásában - meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket. Kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt, valamint azt a szervezeti egységet, amely gondoskodik a követelmények teljesítéséről és a felügyeletről.
3.6. Az államtitkárok, helyettes államtitkárok személyes felelősséggel tartoznak az alárendeltségükbe tartozó szervezeti egységek iratkezelésének szabályszerűségéért.
3.7. A szervezeti egységek iratkezelését a szervezeti egységek vezetői - az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit figyelembe véve - szervezik meg.
3.8. Valamennyi ügyintéző felelős az általa intézett ügyek tekintetében az iratok szakszerű kezeléséért.
3.9. A Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály, az Ellenőrzési Főosztály, a Protokoll Főosztály, a Személyügyi és Képzési Főosztály, a Költségvetési Főosztály, a Pénzügyi és Számviteli Főosztály, a Nemzetközi Jogi Főosztály, a Konzuli és Állampolgársági Főosztály önálló iktatási joggal és/vagy önálló irattárral rendelkezik. A felsorolt szervezeti egységek elkészítik saját iratkezelési eljárási rendjüket, amelyet a DOK vezetője hagy jóvá.
3.10. A konzuli és vízumügyintézést megvalósító, a központ, a külképviseletek és az ezen ügyek intézésével foglalkozó magyar szervek együttes ügyintézését biztosító egységes elektronikus iratkezelő rendszer (KIR, angol rövidítésében CIS) működését a Konzuli és Állampolgársági Főosztály felügyelete mellett, a Konzuli Kézikönyv és a Vízumrendészeti Kézikönyv előírásai határozzák meg.
3.11. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai:
a) döntés az előzményiratok végleges szereléséről,
b) a minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre előkészítése,
c) az irattári tételszám meghatározása (irattáros),
d) egyéb ügykezelői utasítások megadása,
e) a rábízott iratok szakszerű kezelése, megfelelő tárolása,
f) az iratokkal való elszámolás,
g) hatósági statisztikai adatok megadása.
3.12. Az ügykezelő iratkezeléssel összefüggő feladatai:
a) a szervezeti egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemény(ek) átvétele,
aa) szükség esetén bontása,
ab) Scriptamenten történő nyilvántartása (érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás),
ac) továbbítása,
ad) postázása,
ae) őrzése, irattározása és önálló iktatási joggal rendelkező szervezeti egységek esetében selejtezése,
b) az iratok Központi Irattárba adása,
c) az iratnak az ügyintéző részére történő dokumentált kiadása és visszavétele,
d) a bélyegzők, pecsétnyomók (segédeszközök) nyilvántartása, selejtezése.
4. Az irattári terv szerkezete és rendszere
4.1. Az Irattári Terv (a Szabályzat 1. függeléke) általános és különös részből áll. Az általános részbe a minisztérium működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet érintő irattári tételeket, a különös részbe pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételeket kell besorolni, valamint azonosítóval (irattári tételszám) ellátni.
4.2. Az Irattári terv módosításához - az irattári tételek kialakítása, illetve a selejtezési idejük meghatározása szempontjából -a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértését be kell szerezni.
5. Az irattári tételek kialakítása
5.1. Az ügyiratokat - a minisztérium ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével - tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy
a) egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be,
b) az irattári tételszámokat a KKM Központi Adminisztratív Irattára adja.
5.2. Külön irattári tételek kerültek kialakításra az iratfajta alapján
a) a jogszabályban vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból,
b) a nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni,
c) a választott testületek, bizottságok, valamint a minisztérium működése szempontjából meghatározó jelentőségű, rendszeresen megtartott értekezletek irataiból (ideértve az előterjesztéseket, a jegyzőkönyveket vagy emlékeztetőket és a határozatokat is), továbbá a belső utasításokból.
5.3. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározásra kerültek, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre kerültek azok, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azok, amelyek megőrzéséről a minisztérium - határidő megjelölése nélkül - helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre került az irattári őrzés időtartama.
II. FEJEZET
AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI
6. Az iratok rendszerezése és nyilvántartása
6.1. A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre - egy adott tárgyra - vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A nem minősített papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése a keret nélküli előadói ívben történik. Szürke keretes előadói ívbe kerülnek a személyügyi iratok.
6.2. A minisztérium irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat, valamint a minisztérium irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat a Központi Irattár ügykezelői az Irattári Terv alapján irattári tételekbe sorolják, és irattári tételszámmal látják el.
6.3. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.
6.4. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat a szervezeti egységeknek évente felül kell vizsgálniuk, és az irattárban (átmeneti, központi) kell elhelyezniük.
6.5. A minisztériumba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot - a meghatározottak kivételével -, ha jogszabály másként nem rendelkezik, az ügykezelőnek az irat azonosításához szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak az e célra rendszeresített, tanúsított iratkezelési szoftverrel (Scriptament) vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.
7. Elektronikus iratkezelés Külgazdasági és Külügyminisztériumban alkalmazott rendszerei
7.1. Scriptament (SCR) - akkreditált elektronikus ügyirat- és dokumentumkezelő rendszer. A Scriptament elektronikus adatkezelő rendszer a nem minősített - de védendő nyílt és nem nyilvános - ügyiratokat a hatályos jogszabályoknak megfelelően kezeli verzió- és változáskövetéssel, példány-nyomonkövetéssel. A Scriptament a szabályozott, hierarchikus zártpályás ügymenetet támogatja, hiteles végpontjait a hivatalos kiadmányozási végpontok (kibocsátó és fogadó szervezeti egységek, személyek) jelentik.
a) Minden szervezeti egységen (központ/külképviselet) készült és oda beérkező, adminisztratív (nyílt) adatot a Scriptament elektronikus dokumentumkezelő rendszerben kötelező érkeztetni és/vagy iktatni, továbbá minden megtett iratkezelési műveletet a rendszerben rögzíteni (pl. kiszignálás, ügyintéző neve, továbbítás, teljesítve).
b) Az érkeztetéssel/iktatással egyidejűleg, a főiratot és annak mellékleteit kötelező elektronikusan csatolni a rendszerbe ("szerveren tárolni").
7.2. Védett Külügyi Hálózat (VKH). A Védett Külügyi Hálózat a minősített és védett elektronikus dokumentumok kezelésére, feldolgozására, forgalmazására és iktatására alkalmas információ-kommunikációs rendszer. A VKH információs és iratkezelő-rendszer komplex biztonsági intézkedésekkel védett, benne a feldolgozható információ legmagasabb minősítési szintje a "Bizalmas". A VKH-rendszer koordinációja a KKM Biztonsági Szabályzatának kiadásáról szóló 2/2013. (II. 12.) KüM utasítás alapján a biztonsági vezető feladatkörébe tartozik.
8. A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben
8.1. A Biztonsági vezető felelős az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok naprakészen tartásáért. A jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére.
8.2. Az iratkezelési szoftver használatához legalább kétféle jogosultsági rendszer kapcsolódik:
a) funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel (érkeztető, iktató, irattározó, lekérdező stb.) rendelkezhet;
b) hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, a meghatározott funkciókat mely szervezeti egység(ek) tekintetében gyakorolhatja.
(A harmadik jogosultság az objektum jogosultság, amely dokumentum szintű, azaz az adott iktatókönyvön belül egy vagy több dokumentumhoz a létrehozó ad hozzáférést.)
8.3. Az iratkezelési szoftver üzemeltetése, a technikai infrastruktúra biztosítása és a program hibás működésének elhárítása a BITÁF feladata.
8.4. Az iratkezelési szoftverhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. Az új jogosultságok regisztrálása, illetve a meglévő jogosultság módosításának átvezetése - beleértve a jogosultság megvonását is -az iktatóhely szerinti vezetői engedélyezést követően a rendszergazda feladata.
8.5. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni.
8.6. A rendszergazda feladatai:
a) elektronikus érkeztető könyv, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,
b) irattári tételszámok karbantartása,
c) az elektronikus iratkezelési szoftverhez kapcsolódó
ca) hozzáférési jogosultságoknak,
cb) egyedi azonosítóknak,
cc) helyettesítési jogoknak,
cd) külső és a belső név- és címtáraknak a naprakészen tartása,
d) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények betartása,
e) az iratkezelési szoftverben tárolt adatok archiválása.
8.7. A rendszergazda a biztonsági vezetőt tájékoztatja a jogosultság kiadásának akadályáról, ha a rendelkezésre álló licenckeret betelt, vagy a kért jogosultságok az iratkezelési szoftver működését veszélyeztetnék. A biztonsági vezető dönt a felmerülő igény teljesítéséről.
9. Hozzáférés az iratokhoz
9.1. A minisztérium munkatársai csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot az iratkezelési szoftver működtetője folyamatosan nyilvántartja. A minisztérium munkatársai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.
9.2. Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.
9.3. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést - a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok figyelembevételével - úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek.
9.4. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell.
9.5. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv.-ben meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a minisztérium őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.
9.6. Az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét ellátó vezető koordinálja és intézi a minisztériumi iratok kutatásának engedélyezésével kapcsolatos ügyeket. Az engedély megadása vagy elutasítása előtt kikéri a területileg illetékes főosztály véleményét.
9.7. Belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő "Nem Nyilvános" kezelési jelzésű iratok megismerésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 27. § (5) bekezdésében foglaltak, míg iktatására vonatkozóan a Szabályzat IV. fejezetének rendelkezései az irányadók.
9.8. A "Nem Nyilvános" adatokat tartalmazó irat példányszámát a készítő, illetve felettesei határozzák meg, a példánysorszámot az iraton fel kell tüntetni.
9.9. A döntés-előkészítő,"Nem Nyilvános"adatokat tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala, közzététele nem megengedett, kivéve ha ezt a miniszter vagy általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A minisztériumon kívüli szerv által "Nem Nyilvános"-ként feltüntetett irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.
9.10. A "Nem Nyilvános" jelzéssel ellátott iratokat is a többi nyílt irathoz hasonlóan a Scriptament rendszerben kell iktatni. Kinyomtatásuk esetén elkülönítetten kell tárolni és kezelni.
10. Az iratkezelés szervezeti, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása, elhelyezése
10.1. Az ügykezelés feladatait a feladatkör, az iratforgalom nagysága alapján a szervezeti egységek iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői végzik.
10.2. Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.
10.3. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.
10.4. Az iratkezelési szoftverbe rögzített érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is.
10.5. Az iratkezelésnek, iktatásnak lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, vagy a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel és iratkezeléssel nem összefüggő feladatok stb.) elkülönítetten történjen.
10.6. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az iktatóhely szerinti vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról - amennyiben az ügykezelő nincs jelen - jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.
III. FEJEZET
AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA
11. A küldemények átvétele
11.1. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai, telekommunikációs eszköz, egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer vagy magánszemély személyes benyújtása útján kerül a minisztériumba.
11.2. A minisztériumba érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők a küldemény érkezésének módja szerint:
a) a minisztérium postafiókcímére érkező küldemények átvételére a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet alapján a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala (a továbbiakban: KEKKH) jogosult,
b) külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja,
c) személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult,
d) munkaidőn túl érkezett küldemények átvételére az erre kijelölt személynek megbízást kell adni. Az átvevő köteles a küldeményt az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek átadókönyvben dokumentáltan átadni,
e) faxon érkezett iratot, a jogszabály eltérő rendelkezése hiányában, postai úton megküldött iratként kell kezelni és gondoskodni az információkat tartósan megőrző másolat készítéséről, amennyiben a faxgép hőpapírral működik,
f) elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni,
g) az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerből érkező küldeményeket a KKM Központi Érkeztető Csoport munkatársai továbbítják Scriptamentben a címzett szervezeti egységek részére, ahol az erre feljogosított személy veszi át.
11.3. A küldemény átvételére jogosult (a továbbiakban: átvevő):
a) postai úton vagy telefaxon érkezett küldemények esetén:
aa) a címzett vagy az általa megbízott személy,
ab) a vezető vagy az általa megbízott személy,
ac) a szervezeti egység ügykezelője,
b) külön kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy,
c) elektronikus úton érkezett küldemények esetén az azok kezelésével megbízott személy,
d) hivatali munkaidőn túl az erre kijelölt személy.
11.4. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:
a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,
b) a kézbesítőokmányon és a küldeményen lévő iktatószám vagy más azonosítási jel megegyezőségét,
c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,
d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.
11.5. Az átvevő a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az "azonnal" és "sürgős" jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell.
11.6. Az átvevő tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.
11.7. Amennyiben olyan személy veszi át a küldeményt, aki a küldemény érkeztetésére nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel aláírásának dátumát is fel kell tüntetnie.
11.8. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.
11.9. A gyors elintézést igénylő ("azonnal", "sürgős" jelzésű) küldeményt az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.
11.10. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az Irattári Tervben meghatározott idő után selejtezni kell.
11.11. Az átvevő az érkező küldeményeket kézbesítőíven, illetve az elektronikus iratkezelési rendszerben továbbítja az illetékes szervezeti egység(ek)hez. A postaátvevő a küldeményeket szükség szerint, a gyorspostával érkező és elsőbbségi küldeményeket azonnal, a"sürgős" vagy más hasonló jelzésű küldeményeket pedig soron kívül továbbítja.
11.12. A küldemények átvételénél a minisztériumban érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, számítógépes érkezés esetén vírusellenőrzés).
11.13. Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni.
11.14. Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, azt, hogy rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Mind az adathordozón, mind a kísérőlapon maradandó módon fel kell tüntetni az iktatószámot. Amennyiben érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes érkeztető egységnek/személynek érkeztetésre (további intézésre) átadni.
11.15. A minisztérium szervezeti egységei részére a papíralapú küldemények elosztását DOK Postázó és Kézbesítő Csoportja végzi, amely az érkezett küldeményeket szervezeti egységek szerint csoportosítja, és - az arra kijelölt helyiségben -kézbesítőívben adja át az ügykezelők részére.
12. A küldemények felbontása
12.1. A minisztérium postafiókcímére érkezett küldemények esetén - a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben meghatározott küldemények kivételével - a KEKKH jogosult felbontás és érkeztetés végrehajtására.
12.2. A minisztériumba érkezett küldeményeket
a) a címzett,
b) az illetékes szervezeti egység ügykezelője vagy
c) a vezető által feljogosított személy bonthatja fel.
12.3. A DOK hivatalból bontja, és a hatáskörrel rendelkező szervezeti egységnek továbbítja az elégtelen címzéssel érkezett küldeményeket.
12.4. Felbontás nélkül, dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket, amelyek "s. k." felbontásra szólnak. Ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese vagy felettese bonthatja fel.
12.5. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés és/vagy iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatóhelyhez vagy gondoskodni a Szabályzat szerinti további kezeléséről.
12.6. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl. melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel - soron kívül - tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.
12.7. A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.
12.8. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatni a címzetthez.
12.9. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, az alkalmazott elektronikus iratkezelő rendszerben az átvétel és a felbontás tényét - az átvétel dátumának megjelölésével - köteles rögzíteni.
12.10. Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a minisztérium Biztonsági Szabályzatában meghatározottak szerint kell eljárni.
12.11. A papír alapon kiküldött levelek visszaérkezett tértivevényeit a KEKKH elektronikus iratként továbbítja a minisztériumnak.
12.12. Amennyiben a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezelésre kijelölt szervezeti egység megbízott dolgozójának átadni. Az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.
12.13. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket - iktatás nélkül - az ügyirathoz kell csatolni.
13. A küldemények érkeztetése
13.1. Minden beérkezett (papíralapú vagy elektronikus) küldeményt az érkezés időpontjában, a hivatali időn túl érkező küldemény esetében az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztető nyilvántartásban (SCR) hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell. Az érkeztetés dokumentálása során a rendelkezésre álló érkeztetési adatokat az érkeztetési nyilvántartásban kötelezően ki kell tölteni.
13.2. A minisztérium postafiókcímére érkező küldemények érkeztetését és a papíralapú küldeményekből hitelesített elektronikus dokumentum előállítását a KEKKH végzi a KÉR rendszeren keresztül. Az itt rögzített érkeztetési adatok és az elektronikus dokumentumok automatikusan a minisztérium elektronikus ügyirat- és dokumentumkezelő és nyilvántartó rendszerébe kerülnek.
13.3. Papíralapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérőlapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni.
13.4. Az érkeztetés nyilvántartása - függetlenül az irat adathordozójától - az iratkezelési szoftver érkeztető adatbázisában történik. Az érkeztetőszám (zsírószám) az iratkezelési szoftver által automatikusan kiosztott, minden év első napján 1-től induló és egyesével növekvő zárt sorszám.
13.5. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az iktatás az érkeztetéssel egyidejűleg megtörténik.
13.6. Nem kell érkeztetni abban az esetben, ha az arra jogosult szervezeti egység vagy külképviselet papíralapú iktatást vezet, és valamennyi beérkező küldeményt az érkezés időpontjában a papíralapú iktatókönyvbe iktat.
13.7. Az érkeztetés papíralapú küldemények esetében az érkeztető bélyegző lenyomatának az iraton vagy borítékon való elhelyezésével, rovatainak (dátum, érkeztetési sorszám) kitöltésével történik.
13.8. A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végzőnek - ha a borítékot nem kell véglegesen az ügyirathoz csatolni - az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie.
13.9. Ha a küldemény feladója olvashatatlan, vagy névtelen küldeményről van szó, a beküldő neve adatmezőben a "Feladó ismeretlen" szövegrészt kell feltüntetni.
13.10. Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.
13.11. A szervezeti egységekhez rendelt e-mail postafiókokba érkező elektronikus küldeményeket a Scriptamentben kell érkeztetni, vezetői döntés szerint iktatni.
13.12. Az érkeztetési nyilvántartás minimálisan tartalmazza az alábbi adatokat:
a) a küldő neve,
b) a beérkezés időpontja,
c) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám),
d) elektronikus küldemény esetén a kézbesítési szolgáltatás vagy a központi érkeztetési ügynök által a küldeményhez rendelt azonosítószám,
e) a közfeladatot ellátó szerv által képzett folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító.
13.13. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha
a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, és az időpont megállapítása más úton nem biztosítható,
b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,
c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,
d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,
e) az "ajánlott" vagy "ajánlott-tértivevény" postai jelzéssel ellátott.
13.14. Az elektronikusan érkezett küldeményt - kivéve a központi rendszeren érkezett küldeményeket - érkeztetés előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.
13.15. Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a megfelelő módon érkeztetett boríték csatolásával is biztosítható a benyújtás időpontjának megállapítása. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.
13.16. Azt a beadványt, amelyet a minisztérium foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az irat tartalma a minisztérium hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul.
14. Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)
14.1. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e az iratnak előzménye.
14.2. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.
14.3. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papíralapú irat esetében az iraton is jelölni kell.
14.4. Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni.
14.5. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban vagy a kezelési feljegyzésekben.
14.6. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iratkezelési szoftverben jelölni kell.
14.7. Ha az iktatott irathoz korábbi években keletkezett iratot kell szerelni, akkor az előzményiratnál a jelölés az iktatókönyv megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik.
14.8. Az iratot minden esetben az utoljára iktatott irathoz kell szerelni. Az előzményiratok szerelését az újabb papíralapú iraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt "Szerelve a/az......-.../...... ikt. sz. irat" szöveggel kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét és iktatószámát az előadói íven fel kell tüntetni.
15. Az ügyintéző kijelölése (szignálás)
15.1. Az ügykezelő az érkezett iratot köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott munkatársnak bemutatni az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése érdekében. A vezető engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.
15.2. Amennyiben a szignálásra jogosult másként nem rendelkezik, nem kell bemutatni azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes ügyintéző már korábban ki volt jelölve.
15.3. Az irat szignálására jogosult
a) kijelöli, hogy mely szervezeti egység vagy ügyintéző rendelkezik hatáskörrel az ügyben,
b) kijelöli, hogy ki legyen az ügyintéző, ha az illetékes személy távol van,
c) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (pl. feladatok, határidő, sürgősségi fok), melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra), és azt aláírja.
15.4. Az előadóív kézjeggyel történő ellátásán túl az irat szignálására jogosult vezetőnek, illetve az ügyintéző munkatársnak minden, az aktában elhelyezett dokumentumot (pl. feljegyzés, levél) is szignóval kell ellátnia.
15.5. Ha több, a 15.4. pont szerinti dokumentum fordul elő az aktában, akkor minden dokumentumot szignózni kell, többoldalas dokumentumok esetében csak az első oldalt kell kézjeggyel ellátni.
15.6. Ha az aktában foglalt valamely dokumentumot a miniszternek kell aláírnia, ellenjegyeznie, az általa aláírandó, ellenjegyzendő dokumentumból egy másodlatot kell elhelyezni az aktában, amelyet ugyancsak szignóznia kell az arra jogosult vezetőknek, illetve ügyintéző munkatársaknak.
15.7. Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármiféle releváns feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például post-it öntapadós lap vagy grafitceruzával írt feljegyzés) nem megengedett.
15.8. Az iratért a kijelölt - továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt - szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős.
IV. FEJEZET
AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA
16. Az irat nyilvántartása és kiadása, az irat nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt ügykezelési nyilvántartások
16.1. Az iratok nyilvántartására - papíralapú és elektronikus - iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek felfektetésének és vezetésének célja, hogy a szerv feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása - iktatókönyvbe történő iktatással vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel - megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.
16.2. Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt iratkezelési segédletek:
a) papíralapú vagy elektronikus érkeztetőkönyv (a küldemények beérkezésének dokumentálására),
b) papíralapú vagy elektronikus iktatókönyv az iratok nyilvántartására,
c) a név- és tárgymutató (ezt az elektronikus iktatókönyv tartalmazza), kézbesítőív (adminisztratív iratok átadása),
d) kézbesítőkönyv (minisztériumon kívüli szervezetek részére, az Állami Futárszolgálaton kívüli kézbesítés esetén),
e) főnyilvántartó könyv - KKM,
f) szervezeti egységek iratkezelési segédleteinek nyilvántartó könyvei,
g) diplomáciai jegyzékek nyilvántartókönyve,
h) bélyegző-nyilvántartó könyv (a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására),
i) irattári (topográfiai) térkép, j) kölcsönzési napló.
16.3. Főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni a szervezeti egységek iratkezelési segédleteinek nyilvántartó könyveit. A minisztérium főnyilvántartó könyvét a DOK vezeti.
16.4. A főnyilvántartó könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül - folyamatos számképzéssel - kell folytatni.
16.5. A szervezeti egység vezetője a nyilvántartásba vett iratkezelési segédleteket hitelesíti. Amennyiben nincs lapszámozva, lapjait sorszámmal látja el, és a borítólap belső oldalán feltünteti:"Ez a könyv.......számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20.....év...........hó.....nap. Lezárva: 20.....év...........hó.....nap.", aláírja, a körbélyegzőjének lenyomatával ellátja, továbbá a főnyilvántartó számot és a használó szervezeti egység megnevezését rávezeti.
17. Az iktatás, az iktatókönyv, az iktatószám
17.1. Az iratokat egyedi azonosítószámmal, iktatószámmal kell nyilvántartásba venni, iktatni. Az iraton és az előadói íven fel kell tüntetni az irat egyértelmű azonosítását lehetővé tevő egyedi azonosító adatát.
17.2. A minisztériumba érkező vagy ott keletkező iratokat - a jogszabályokban meghatározott kivételekkel - iktatással kell nyilvántartani. A saját használatra készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre az illetékes vezető utasítást ad.
17.3. A pénzügyi-számviteli, személyügyi, valamint az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartások kezelését a vonatkozó jogszabályok, valamint a Szabályzat előírásainak figyelembevételével kell végezni.
17.4. Az iktatás során az iktatókönyvben és az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban kötelezően fel kell tüntetni
a) az iktatószámot,
b) az iktatás időpontját,
c) a beérkezés időpontját, módját, az érkeztetési azonosítót,
d) az adathordozó típusát (papíralapú, elektronikus), az adathordozó fajtáját,
e) a küldés időpontját, módját,
f) a küldő adatait (név, cím),
g) a címzett adatait (név, cím),
h) a hivatkozási számot (idegen szám),
i) a mellékletek számát, típusát (papíralapú, elektronikus),
j) az ügyintéző nevét és a szervezeti egység megnevezését,
k) az irat tárgyát,
l) az elő- és utóiratok iktatószámát,
m) a kezelési feljegyzéseket (csatolás, szerelés, határidő, visszaérkezés stb.),
n) az intézés határidejét, módját és az elintézés időpontját,
o) az irattári tételszámot,
p) az irattárba helyezést.
17.5. Az iratok iktatását és mutatózását együtt az iratkezelési szoftver foglalja össze. Az iktatásra szolgáló nyilvántartás egyúttal mutató is.
17.6. Soron kívül kell iktatni a rövid határidős iratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó "sürgős", "soron kívül", "azonnal"jelzésű iratokat.
17.7. Az iktatási adatbázis időszaki biztonsági mentéséről az iratkezelési szoftvert működtető cég gondoskodik. A biztonsági másolatot a BITÁF tárolja.
17.8. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. Az iktatás a kijelölt iktatóhelyeken történik. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.
17.9. Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni.
17.10. A felvitt iktatási adatbázist - a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával - a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.
17.11. Év végén az iktatókönyveket le kell zárni, és minden évben új iktatókönyvet kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni sem főszámra, sem alszámra.
17.12. Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi vagy - amennyiben az iktatókönyv zárása év közben történik - a zárás időpontja szerinti iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben meghatározottak szerint archivált változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni. E feladatok elvégzése a rendszergazda feladata.
17.13. Az elektronikus iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat - csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon - a rendszergazda archiválja. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát a rendszergazda nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel átadja a Központi Irattárnak. A rendszergazda az adathordozó felületén végleges módon rögzíti az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és a rendszergazda nevét.
17.14. Az iktatásra kerülő papíralapú iraton - kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot - az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az iratot kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.
17.15. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza a minisztérium és a szervezeti egység nevét, továbbá
a) az iktatás évének, hónapjának, napjának,
b) az iktatókönyv sorszámának-alszámának,
c) az ügyintéző nevének és
d) a mellékletek számának feltüntetésére szolgáló rovatokat.
17.16. Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, amelyet a mellékletre -"Melléklet a ... iktatószámú irathoz"szövegezéssel -is fel kell jegyezni. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet, a már egyszer - bármelyik szervezeti egység által - beiktatott iratot kizárólag akkor lehet újra iktatni, ha a megküldött irat a címzett szervezeti egység feladatkörébe tartozó új, más ügykörbe tartozó ügyet keletkeztet, és eltérő megőrzési időt biztosító irattári tételbe kell besorolni.
17.17. Amennyiben egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket és a határidőt.
17.18. Az iktatószám kötelezően tartalmazza a főszám-alszám/évszám - egy adategyüttesként kezelendő - adatokat, amelyben az évszám az aktuális év négy számjegye. Az iratkezelési szoftver által generált központi iktatószámstruktúra felépítése: iktatókönyv azonosítója/főszám-alszám/évszám: pl. KKM/1/2015/Adm; KKM/1-1/2015/Adm.
17.19. Az azonos ügyre vonatkozó iratok iktatása a főszám alszámaira történik. Az iktatást az év elejétől az év végéig folyamatos sorrendben kell végezni. Az iktatás minden évben az első iktatáskor 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik. Egy sorszámon csak egy ügyet lehet iktatni.
17.20. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.
17.21. A szervezeti egységek közötti belső levelezéssel összefüggő iktatás során a kezdő iratot a feladatkörileg illetékes szervezeti egység ügykezelője iktatja főszámra, a választ adó szervezeti egységek a választ a főszám alszámára iktatva küldik meg.
18. Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása
18.1. Nem kell iktatni, de a Scriptament rendszerben kell érkeztetni és kezelni:
a) a nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat,
b) a munkaügyi nyilvántartásokat,
c) a bérszámfejtési iratokat,
d) a nem szigorú számadású bizonylatokat,
e) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,
f) a visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat.
18.2. Nem kell érkeztetni, iktatni, és más módon sem kell nyilvántartásba venni:
a) a reklámanyagokat, tájékoztatókat,
b) az üdvözlőlapokat,
c) az előfizetési felhívásokat, az árjegyzékeket,
d) a közlönyöket, sajtótermékeket,
e) a meghívókat,
f) a könyveket, tananyagokat.
19. Külképviseletekre beérkező és onnan elküldött diplomáciai jegyzékek (szóbeli jegyzékek) papíralapú nyilvántartása
19.1. Mind a beérkező, mind pedig a kiküldésre kerülő diplomáciai jegyzékeket nyilvántartási számmal kell ellátni az erre a célra rendszeresített "Kimenő/Bejövő Diplomáciai Jegyzékek Nyilvántartási könyvé"-ből.
19.2. A nyilvántartó könyvet a külképviseletek önállóan készítik el az intraneten közzétett minta alapján: az új nyilvántartást fel kell venni az iratkezelési segédletek közé a Segédletek Nyilvántartó Könyvében, melyet év elején és végén hitelesen meg kell nyitni, illetve le kell zárni.
A nyilvántartási szám struktúrája:
a) kimenő jegyzékeknél: sorszám/év/HUEMB (vagy ennek a fogadó ország hivatalos diplomáciai nyelve szerinti megfelelője)/állomáskód,
b) beérkező jegyzékeknél: sorszám/év/fogadó ország külügyminisztériumának rövidítése, illetve más külképviseletről érkező jegyzéknél az országnév rövidítése.
19.3. Az ügyviteli szempontból maradandó értéket képező, érdemi információkat tartalmazó diplomáciai jegyzékeket (pl. agrément, nemzetközi szerződések, ratifikációs eljárások, magas szintű látogatások, szakattasék működési engedélyei) a jegyzékek nyilvántartási könyvében történő rögzítésen túl kötelező a Scriptament rendszerben is iktatni (ugyanazon témában érkezett ügyeket alszámra) és egyidejűleg beszkennelt formában főiratként vagy mellékletként csatolni a Scriptamenten.
19.4. A központi intézkedést igénylő, felterjesztett eredeti diplomáciai jegyzékek selejtezéséről/megőrzéséről (15 év) a Központi Irattár intézkedik. A külképviseleten maradt másodpéldányok selejtezését saját hatáskörben, jegyzőkönyv felvétele mellett 5 évenként kell elvégezni.
19.5. A külképviseletek működésével kapcsolatos technikai információkat és további intézkedést nem igénylő jegyzékeket papír alapon (nem Scriptamenten) tárolják, és 5 évenként selejtezik.
20. Elektronikus dokumentumoknak az iktatószámokhoz történő rendelése
20.1. A papíralapú, közvetlenül a minisztériumhoz benyújtott iratokat és a saját keletkeztetésű iratokat dokumentumszkenner segítségével digitalizálni kell.
20.2. Az iratok digitalizáltan kerülnek tárolásra, amelyeket az iratkezelő rendszer vagy automatikusan rendel össze az iktatott irattal, vagy az iktatást végző munkatársnak kell manuálisan az iktatott irathoz rendelnie.
21. Az iratok továbbítása ügyintézésre, az irat kiadása, átadása
21.1. Az ügykezelőnek kell átadni az irat kezelése céljából
a) az iktatott iratok közül a szervezeti egységen belül más részlegnek átadásra,
b) másik szervezeti egységnek átadásra,
c) más külső szervnek továbbításra, valamint
d) irattárba helyezésre kerülő iratokat.
21.2. A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az iratkezelési szoftverbe való átadás-átvétel igazolása mellett az ügyintézőhöz kell továbbítani.
21.3. Az iratok kiadását, átadás-átvételét - az elektronikus átadás-átvétel mellett - papír alapon kézbesítőív aláírásával, valamint elektronikus iktatóprogramban előállítható átadási jegyzékkel is lehet igazolni, az irat nyilvántartási számának és/vagy egyéb azonosító adatának, az átvétel időpontjának feljegyzésével az átvevő aláírásának és neve olvasható feltüntetésének ellenében.
21.4. Elektronikus úton történő átadás-átvétel során az ügyintézői jogosultság megnyitásával az iratkezelési szoftver automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét.
21.5. Az iratkezelési szoftverben a továbbszignálást a megfelelő rovatban kell rögzíteni, az átvétel időpontját és tényét az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti.
21.6. Az iratanyagért a kijelölt - továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt - szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős. Az iktatókönyvben folyamatosan rögzíteni kell az ügyirat hollétét, hogy ezek az adatok olvashatóak legyenek az iktatókönyv megfelelő rovatában.
22. Kiadmányozás
22.1. A minisztérium kiadmányozási rendjét a hatályos Szervezeti és Működési Szabályzat, valamint a szervezeti egység ügyrendje együttesen határozza meg.
22.2. Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett szám alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.
22.3. Az ügyintéző az általa készített kiadmánytervezet irattári példányát szignójával köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a hiteles kiadmányt sajátkezű aláírásával és a szerv hivatalos bélyegző lenyomatával, valamint keltezéssel látja el. Az "s. k." jelzés esetén hitelesítésre felhatalmazott személy az iratra "a kiadmány hiteléül" záradékot rávezeti, továbbá saját kezű aláírásával, keltezéssel és a hivatalos bélyegző lenyomatával látja el.
22.4. A kiadmányozott irat egyik - külső szervnek továbbított irat esetén hiteles vagy hitelesített - példányának minden esetben az ügyiratban kell maradnia.
22.5. Amennyiben papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:
a) "Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező!" szöveget,
b) a hitelesítés keltét,
c) nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását,
d) a hitelesítő személy saját kezű aláírását,
e) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.
22.6. Amennyiben az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a "Hiteles másolat!" szöveget kell feltüntetni.
22.7. Másolat vagy hiteles másolat kiadása esetén az iktatókönyvben dokumentálni kell, hogy kinek, mikor adtak ki hiteles másolatot.
22.8. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján - a jogszabályokban meghatározott kezelési utasításokon kívül - egyéb (pl. "sima", "ajánlott", "tértivevényes", "elsőbbségi" küldemény) kezelési utasítás is alkalmazható. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.
23. A papíralapú irat továbbítása, expediálása
23.1. Az irattovábbítás céljára a minisztériumon belül kézbesítőíveket, külső szervekhez kézbesítőkönyvet kell alkalmazni.
23.2. Az ügyintéző köteles az irattovábbításhoz a kiadmányt és az esetleges mellékleteit szerelten az ügykezelő részére előkészíteni. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással és amennyiben van, melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.
23.3. Az iratokat a szervezeti egységek ügykezelői továbbítják. Az ügykezelő az elküldésre előkészített küldeményeket lezárt, megcímzett borítékban vagy csomagban, a küldemény egyedi azonosítását, útjának nyomonkövethetőségét biztosító, külső kézbesítőkönyvvel és a kezelési utasításoknak megfelelően adja át naponta legalább egyszer - a "sürgős", "azonnal", "soron kívül" jelölésűeket haladéktalanul - a Postázó és Kézbesítő Csoport részére.
23.4. Az ügykezelő köteles:
a) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,
b) az irat irattárban maradó példányán, valamint az előadói íven az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni.
23.5. A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.
23.6. Amennyiben a kiadmánynak több, nem közfeladatot ellátó személy címzettje van, a záró részt követően a "Kapják:" cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.
23.7. Az átadás-átvételt dokumentáló folyamatosan vezetett külső kézbesítőkönyveket az utolsó bejegyzéstől számított 15 évig kell őrizni.
23.8. Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell szerelni.
23.9. A boríték címoldalán fel kell tüntetni
a) a küldő (szervezeti egység) megnevezését és címét,
b) az irat iktatószámát,
c) a címzett megnevezését és címét,
d) a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (pl. "s. k. felbontásra", "sürgős", "ajánlva").
23.10. Ha a továbbításra átadott küldemények valamilyen okból - különösen a téves címzés miatt - visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.
24. Diplomáciai és konzuli postaszolgálat
24.1. A KKM és a külképviseletek közötti papíralapú iratküldés diplomáciai és konzuli postaszolgálat útján történik. A postaszolgálat feladata a diplomáciai és konzuli hivatalos küldemények biztonságos továbbítása a KKM, más állami szervek, diplomáciai, konzuli képviseletek és nemzetközi szervezetekhez akkreditált állandó vagy ideiglenes képviseletek között. A diplomáciai és konzuli postáról és annak szintjeiről részletesen miniszteri utasítás rendelkezik.
24.2. A diplomáciai és konzuli posta fajtái: Minősített I., Minősített II. és Adminisztratív. Gyorspostai küldeményként kizárólag nem minősített iratokat lehet továbbítani.
24.3. A diplomáciai és konzuli posta készítésénél, továbbításánál, fogadásánál, bontásánál, nyilvántartásba vételénél e Szabályzat érkeztetésre, postabontásra, valamint iktatásra, nyilvántartásra vonatkozó fejezetei az irányadóak.
24.4. A politikai iratokat a Központ és a külképviseletek között az illetékes területi főosztály közreműködésével kell továbbítani. A nem minősített (adminisztratív, illetve "Nem nyilvános!") iratokról diplomáciai és konzuli posta tájékoztató készül 2 példányban, melynek első példánya marad a küldőnél, a második példányt pedig a küldendő politikai iratokkal együtt kapja a címzett. A borítékra a tájékoztató iktatószámát kell rávezetni.
24.5. A területi főosztály közreműködése nélkül a funkcionális főosztályok küldenek és fogadnak diplomáciai és konzuli postát (a BITÁF, az Ellenőrzési Főosztály, a Költségvetési Főosztály, a Pénzügyi és Számviteli Főosztály, a Protokoll Főosztály, a Konzuli és Állampolgári Főosztály, illetve a Személyügyi és Képzési Főosztály). A konzuli futárpostát a konzuli részleg munkatársai készítik el és adják át lezárt borítékban a futárzárással megbízottnak.
24.6. Diplomáciai és konzuli postaszolgálat útján kizárólag a hatályos futárszabályzatban rögzített minősítési jelöléssel (Min I., Min II., Admin.) ellátott, a feladó és a címzett adatait tartalmazó, lezárt küldemények és csomagok továbbíthatóak. A küldeményeket olyan módon kell lezárni, hogy az esetleges felbontás egyértelműen megállapítható legyen.
24.7. Futárzárás során 3 példányos konszignáció készül, melynek 2 példányát az iratokkal együtt a címzettnek kell továbbítani. A konszignációra a küldeményeket iktatószámuk, illetve a címzettek alapján kell felvenni, megjelölve a küldemény darabszámát és jellegét is (boríték, csomag stb.).
24.8. Valamennyi diplomáciai és konzuli posta küldeményről 2 példányos csomagkísérő jegyzék, ún. bordereau készül. A bordereau eredeti példányát a futárküldeménnyel együtt kell továbbítani a címzettnek. A csomagok továbbításra történő átvételét a futár a bordereau másodpéldányán keltezett aláírással igazolja. A címzett az átvételkor a bordereau alapján ellenőrzi a küldemény sérülésmentes, hiánytalan meglétét. A futárposta átvételét követően a küldeményeket a központban a BITÁF illetékes részlege, a külképviseleteken a futárbontással megbízott munkatárs a címzetteknek bontatlanul továbbítja.
24.9. A papíralapú minősített adatok futárpostával történő továbbítását a KKM Biztonsági Szabályzata rögzíti.
V. FEJEZET
AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, AZ IRAT IRATTÁRBA HELYEZÉSE, A LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS
25. Az irat határidő-nyilvántartásba és irattárba helyezése
25.1. Az irat határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezését a kiadmányozásra jogosult vagy az általa felhatalmazott ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi. A határidőt év, hó, nap megjelöléssel vagy az irattárba helyezést az ügyben eljáró ügyintézőnek kell az előadói íven - "Irattárba, dátum:" - feltüntetni.
25.2. Az ügykezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése után válik lehetővé.
25.3. A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.
25.4. Az ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot
a) az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében helyezi el és tartja nyilván,
b) a határidő napján - ha időközben másként nem intézkedtek - az iktatókönyvből kivezeti és az ügyintézőnek átadókönyvvel kiadja.
25.5. Ha a határidő eredménytelenül telik el, az ügyintéző megsürgeti a választ, majd - a vezetői döntés szerint - tovább kezeli az ügyiratot.
25.6. A határidőből történő kivételt, a sürgetést és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven - aláírásával és keltezéssel ellátva -, továbbá az ügykezelő az iktatókönyv "Megjegyzés" rovatába feljegyzi.
26. Irattár
26.1. Az iktatóhelyekkel rendelkező szervezeti egységek átmeneti irattárat működtethetnek.
26.2. A nem selejtezhető, határidő nélkül őrzendő, valamint a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltárának (a továbbiakban: MNL OL) az Ltv. alapján átadásra kerülő iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése az iratkezelés felügyeletét ellátó DOK által működtetett Központi Irattár feladata.
26.3. Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget vagy - ahol az irattározandó iratanyag mennyisége nem indokolja a külön irattári helyiség kialakítását -megfelelően zárható irattároló szekrényeket kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.
26.4. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett.
26.5. Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített - felületi festékkel ellátott, fémből készített - állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni.
26.6. Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tárolóeszközöket kell használni. Az irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat (pl. gemkapocs) el kell távolítani.
26.7. A nem papíralapú iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. A tárolásból adódható adatvesztés előtt gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.
27. Irattározás és az irat átmeneti irattárba helyezése
27.1. Átmeneti (kézi) irattárban (az a hely, ahol az ügyiratot a Központi Irattárba adás előtt, átmenetileg őrzik) kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő ügyiratokat. Az átmeneti irattár a központi irattárba még le nem adott, az ügyintézők rendelkezésére álló iratok tároló helye.
27.2. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.
27.3. Az irattárba helyezést a szervezeti egység vezetője vagy az általa felhatalmazott munkatárs aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi.
27.4. Az irattározás mindig az ügyben eljáró, feladatkörileg illetékes szervezeti egység kötelezettsége.
27.5. Az átmeneti irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek - ha eddig nem történt meg - meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.
27.6. Irattározási utasítással ellátni és irattárba helyezni csak teljes ügyiratot - az ügyben keletkezett összes iratot - lehet.
27.7. Amennyiben az ügyirat egy vagy több alszámra iktatott irata nincs az irattározásra kötelezettnél, a hiányzó iratokat be kell gyűjteni, azaz át kell adni (és venni) az ügyben eljáró szervezeti egység részére. Az alszámos iratok csak a főszámos irattal együtt irattározhatóak, egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nem maradhatnak különböző szervezeti egységnél.
27.8. Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az ügyiratdarabokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az alapirat előadói ívében kell szerelnie.
27.9. Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével - a vonatkozó előírások betartásával - meg kell semmisíteni.
27.10. A selejtezést követően visszamaradó, nem selejtezhető, maradandó értékű iratokat a szervezeti egység átmeneti irattárában kell őrizni a központi irattár részére történő átadásig.
27.11. Az irattárból kiadott papíralapú iratokról külön nyilvántartást kell vezetni. Az irat kiadását és visszavételét az iktatókönyvben is jelezni kell. Az ügykezelő az irattárból iratot véglegesen csak a vezető írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve ha az iratot más iktatott irathoz szerelik. Az ügykezelő iratot véglegesen - a rögzített kivételekkel -csak a központi irattárnak adhat át.
27.12. Az átmeneti (kézi) irattár az iratokat kronológiai sorrendben őrzi, és folyamatosan adja át a minisztérium Központi Irattárának. A Központi Irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról.
27.13. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.
27.14. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a jogszabályban meghatározott adattartalommal rendelkező papíralapú kísérőlappal együtt lehet irattározni. Az adathordozó felületén, végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.
28. Az iratok átadása a központi irattár részére
28.1. A központi irattárba
a) a lezárt évfolyamú, papíralapú ügyiratokat és azok papíralapú segédkönyveit,
b) a lezárt és archivált érkeztető nyilvántartás és iktatókönyv adatállományait, valamint az elektronikus dokumentumok elektronikus adathordozóra elmentett változatát tartalmazó adathordozókat
előre egyeztetett időpontban kell leadni. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni.
28.2. Az átmeneti irattárat működtető szervezeti egységek az irattározott iratok közül a nem selejtezhetőeket keletkezésük után 2 év elteltével kötelesek folyamatosan a központi irattárnak átadni. A selejtezhető iratanyag a selejtezés elvégzéséig az átmeneti irattárakban őrzendő.
28.3. A személyi és fegyelmi anyagok, a személyzeti panaszügyek iratanyagát a Személyügyi és Képzési Főosztály, a gazdasági, pénzügyi ügyekkel kapcsolatos iratanyagot a Költségvetési Főosztály és a Pénzügyi és Számviteli Főosztály, a konzuli anyagokat a Konzuli és Állampolgársági Főosztály kezeli és őrzi.
28.4. Az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzési időt a központi irattár ügykezelőjének rá kell vezetnie az előadói ívre. A különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.
28.5. A központi irattárba az ügyiratokat a Szabályzatban meghatározott rendben és határidőig kell leadni. Az átadást dokumentáltan kell végrehajtani.
28.6. A központi irattár az ügyiratokat
a) eredeti alakjukban,
b) előadói ívben elhelyezve,
c) szervezeti egységenként,
d) a keletkezés, azon belül a selejtezés vagy a levéltári átadás évszámának megfelelően,
e) az irattári tervben meghatározott tételszámok emelkedő sorrendjében csoportosítva és az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve,
f) a nem selejtezhetőeket savmentes irattároló dobozokban,
g) nyilvántartásaikkal együtt,
h) kézbesítőív kíséretében veszi át.
28.7. Az ügyiratokat az ügykezelő az iratkezelési szoftverben az "irat lezárása" gomb megnyomásával átmeneti irattárba helyezi. A központi irattárba leadásra kerülő ügyiratokat - az elektronikus dokumentumok esetében is - az iratkezelési szoftverben dokumentálni kell, a Scriptament automatikusan rögzíti az irattárba helyezést időpontját.
28.8. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg, ennek megfelelően a papíralapú iratokat a központi irattári helyiségben kell rendszerezetten elhelyezni.
29. A központi irattár működése
29.1. A központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül, mely tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.
29.2. Az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani a tárolást.
29.3. A szervezeti egységek kötelesek az általuk kiadott időszaki kiadványok és rendszeres tájékoztatók egy-egy példányát, valamint az általuk kiadott belső normák egy-egy hiteles vagy hitelesített példányát - a megjelenést követő 5 munkanapon belül - a központi irattárnak megküldeni.
29.4. A központi irattár
a) tárolja és nyilvántartja a minisztérium iratképző szervezeti egységei által leadott iratokat,
b) az irattárban őrzött iratanyagokról kölcsönzési naplót vezet,
c) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat selejtezi,
d) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak az MNL OL vagy egyéb illetékes levéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról.
30. Az irat átmeneti kiadása
30.1. A központi irattár papíralapú iratot csak a készítő szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység ügyintézőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, vagy engedélyezi a betekintést, másolat készítését, valamint szerelés céljából való végleges kikérését. Ha más szervezeti egység iratát kérik ki a központi irattárból, vagy más szervezeti egység iratába kérnek betekintést, vagy iratából kérnek másolatot, valamint szerelés céljából való végleges kikérést, akkor a kérés teljesítéséhez a leadó szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Megszűnt szervezeti egység esetén az engedélyt a központi irattárat működtető DOK vezetője adja meg. Az irat kiadását és visszaérkezését, a másolat készítését, valamint az irat szerelés céljából való végleges kikérését az iktatókönyvben dokumentálni kell.
30.2. Papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról őrjegyet kell készíteni, amelyet a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. Az átvevő a kölcsönzési naplót vagy a kézbesítőívet írja alá. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni.
30.3. Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a jogosult felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek vagy az elektronikus ügyiratkezelő rendszerért felelős munkatársnak (EUROTEL 21) kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.
30.4. A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni. A kölcsönzési napló rovatai:
a) sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos),
b) iktatószám,
c) átvevő szervezeti egység/név,
d) átvétel dátuma (év, hó nap),
e) átvevő aláírása,
f) a visszavétel dátuma (év, hó, nap),
g) a visszavevő aláírása.
30.5. A központi irattár a levéltárak vagy törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki.
31. Az iratok selejtezése
31.1. A szervezeti egységek (belföldön és külföldön egyaránt) a Scriptamenten csak érkeztetett zsírószámmal ellátott adminisztratív iratokat saját hatáskörben selejtezik elektronikusan (Scriptament) és papír alapon, selejtezési jegyzőkönyv felvétele nélkül.
31.2. Külképviseleteken a papíralapú iktatott aláírt eredeti (másodpéldány) irat az ügy lezárta után selejtezhető, amennyiben annak első példánya már felterjesztésre került a Központnak. A selejtezési jegyzőkönyvet aláírva, szkennelt formában Scriptamenten kell csatolni, a papíralapú példányt pedig a DOK-nak felterjeszteni.
31.3. A központi irattárba helyezett lejárt megőrzési idejű iratokat az irattári tételszámok figyelembevételével, szabályszerű eljárás keretében, évente selejtezni kell. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. Adott év iratanyagát az irattárba kerülés naptári évétől számított megőrzési idő letelte után szabad csak kiselejtezni. (Pl. a 2016-ban keletkezett 1 éves megőrzési idejű irattári tételeket csak 2017. december 31. után, vagyis 2018-ban szabad kiselejtezni.)
31.4. A központi irattárban lévő iratok selejtezését az ügy befejezésével egyidejű lezárásakor hatályos Irattári Terv szerint kell végrehajtani.
31.5. A központi irattár az iratselejtezés elvégzésére legalább háromtagú selejtezési bizottságot kell létrehozni. Ennek egyik tagja az ügykezelő, másik tagja az ellenőrzést végző vezető, további tagját vagy tagjait a szervezeti egység vezetője jelöli ki. A selejtezést az adott szervezeti egység vezetőjének ellenőriznie kell, és az ellenőrzést a jegyzőkönyvön is fel kell tüntetni.
31.6. A selejtezési bizottság feladata a selejtezés szakszerű megszervezése és lebonyolítása.
31.7. A nyilvántartásba vett iratok ügyintézést már nem igénylő többes példányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni (pl. nem eredeti aláírt, fénymásolt, Scriptamentből kinyomtatott példányok).
31.8. A központi irattárban a selejtezés során ellenőrizni kell:
a) az iratok irattári tételszám és megőrzési idő szerinti csoportosítását,
b) a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.
31.9. A központi irattárban a selejtezésről 3 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet iktatni és pecsételni kell. A jegyzőkönyv tartalmazza:
a) a jegyzőkönyv felvételének helyét, idejét,
b) a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését,
c) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,
d) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes keletkeztetőjét,
e) az iratok évkörét,
f) a selejtezésre kerülő irategyüttes terjedelmét,
g) a szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,
h) a szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatát,
i) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.
31.10. A központi irattárban a selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok irattári tételszámát, a tétel megnevezését, a tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat, az iratok évét, terjedelmét (ifm-ben), az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását. A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési bizottság tagjai és a selejtezést ellenőrző vezető aláírják és a selejtezést végző szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával látják el.
31.11. A központi irattárban az iratselejtezési jegyzőkönyveket iktatás után 3 példányban, az iratjegyzékkel együtt az MNL OL-nak kell megküldeni a selejtezés engedélyeztetése végett. Az MNL OL az iratok megsemmisítését - a szükséges ellenőrzés után - a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.
31.12. A központi irattárban a selejtezés tényét és időpontját - az MNL selejtezési engedélyének birtokában - az iktatókönyv megfelelő rovatába be kell vezetni.
31.13. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.
31.14. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése fizikai megsemmisítéssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) "selejtezett" megjelöléssel tárolandók.
32. Megsemmisítés
32.1. Az MNL selejtezési engedélyének birtokában - melyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít - a Központi Irattárnak az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodni kell a megsemmisítendő iratoknak az elszállításig történő elhelyezéséről és biztonságos megőrzéséről.
32.2. A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat utólag ne lehessen megállapítani.
32.3. A kiselejtezett papíralapú iratokat papírzsákban kell elhelyezni a megsemmisítésre történő elszállításig. Az elszállítást a Központi Irattár hajtja végre az üzemeltetésért felelős főosztállyal együtt.
32.4. A papírzsákokba kizárólag a megsemmisítésre váró papíralapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése nem megengedett. A papírzsákokra a selejtezett papíralapú adathordozót elhelyező felelős szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok ne szóródjanak ki.
32.5. Megsemmisítés esetén az elektronikus dokumentumokat az adatbázisból visszaállíthatatlanul törölni kell.
32.6. Az ügyirat metaadataiban rögzíteni kell a megsemmisítés tényét.
33. Az iratok levéltárba adása
33.1. A levéltárnak átadandó iratok körét az irattári tervben kell meghatározni az illetékes MNL egyetértésével.
33.2. A nem selejtezhető iratokat - a határidő nélkül (HN) őrzendők kivételével - a Központi Irattár az Ltv. alapján 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel adja át az MNL OL-nek.
33.3. Az MNL OL számára átadandó ügyiratokat az Irattári Terv szerint, az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, a minisztérium költségére, az átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egységek szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.
33.4. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket - a MNL OL-lel egyeztetett módon - elektronikus formában is át kell adni.
33.5. Az átadásra kerülő iratokról 4 példányban átadás-átvételi jegyzőkönyvet és átadás-átvételi jegyzéket kell készíteni, melyből 3 példányt a levéltárnak kell átadni, egy példányt az irattárban kell elhelyezni.
33.6. A levéltár az átadás-átvételi jegyzéket előzetesen véleményezi.
33.7. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.
33.8. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell, és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.
VI. FEJEZET
INTÉZKEDÉSEK A MINISZTÉRIUM MEGSZŰNÉSE, FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA, HIVATAL ÉS MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN
34. A minisztériumot érintő intézkedések
34.1. Az Ltv.-ben foglaltaknak megfelelően kell intézkedni a minisztérium megszűnése, feladatkörének megváltozása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról. A megszüntetést elrendelő szerv köteles gondoskodni az irattári anyagról. Beolvadásnál a jogutód szervhez kerülnek az iratok. Több jogutód esetén csak az illetékes közlevéltár engedélyével és csak irattári tételenként lehet megbontani az irattári anyagot. Ha jogutód nélkül szűnik meg a szerv, a maradandó értékű iratokat közlevéltárba kell adni.
34.2. Hivatalátadás esetén, az erről készült és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat), és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.
34.3. Az iratkezelési folyamat résztvevőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról átadás-átvételi jegyzőkönyvet és iratjegyzéket kell felvenni, melynek másolati példányát az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek meg kell küldeni, egyben gondoskodni kell az iratok további kezeléséről.
34.4. Az iratkezelési folyamat résztvevői a kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.
34.5. A szervezeti egységtől távozót (vezető, ügyintéző, illetve ügykezelő) vagy aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen el kell számoltatni. Ennek rendjét és módját a szervezeti egység iratanyagáért felelős vezető határozza meg. A szervezeti egységek a személyi változásokról a rendszergazdát értesítik, kezdeményezik az iratkezelési szoftverben a jogosultságok érvénytelenítését.
34.6. A külképviseleten az iratkezelőnek szabadságra utazásakor, visszaérkezésekor, illetve váltásakor évekre bontott átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni.
35. A megszűnt szervezeti egységek iratainak kezelése
35.1. Szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi iratanyagot, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).
35.2. Amennyiben a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni, és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe - az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével -be kell iktatni.
35.3. Amennyiben a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet mint felelőst rögzíteni kell.
35.4. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani, vagy ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a Központi Irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait a vonatkozó előírásokban foglaltak szerint kell kezelni.
35.5. A megszűnő szervezeti egység papíralapú lezárt iktatókönyvét a Központi Irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni. Elektronikus iktatókönyv esetében az átvevő szervezeti egység számára a hozzáférést biztosítani kell.
35.6. Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a Központi Irattárban kell elhelyezni.
35.7. A megszűnt szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.
VII. FEJEZET
AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK
36. Bélyegzőkkel kapcsolatos rendelkezések
36.1. A bélyegzőkkel kapcsolatos eljárást, a bélyegzők és pecsétnyomók megrendeléséről, nyilvántartásáról, használatáról és selejtezéséről szóló 3/2012. (II. 24.) KüM utasítás szabályozza.
37. Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai
37.1. Nem minősített kiadvány, nyomdai termék bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket (pl. a kézirat, a korrektúra visszaadása, a selejtanyagok megsemmisítése).
37.2. A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.
38. Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése
38.1. A szervezeti egység vezetője a szervezeti egységénél köteles:
a) szükség szerint, de legalább évente ellenőrizni az iratkezelés rendjét és a Szabályzatban foglaltak végrehajtását, kiemelt figyelemmel az ügyiratok irattárba helyezésére,
b) gondoskodni - az iratanyag felesleges felhalmozódásának elkerülése érdekében - az iratanyag évenkénti selejtezéséről,
c) szakszerűen működtetni a szakterülete átmeneti irattárát,
d) az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,
e) gondoskodni évente az iratanyag Központi Irattárba adásáról,
f) közvetíteni a Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek.
38.2. A szervezeti egység vezetőjének az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait jegyzőkönyvbe kell foglalnia, és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálnia, a jegyzőkönyv egy példányát az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek meg kell küldenie. A DOK rendszeresen ellenőrzi a Szabályzatban foglaltak betartását.
38.3. Az MNL képviselője az ellenőrzési jogosultságából adódó feladatának ellátása során
a) az ügykezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba - minősített adatot tartalmazó iratok kivételével -és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja,
b) a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre határidőt állapít meg.
38.4. A köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter által vezetett minisztérium képviselője a köziratok kezelésének szakmai irányításával összefüggésben ellenőrzi a minisztérium irattári anyagát.
39. Ügyiratok iratkezelési szabályai az elektronikus iratkezelési rendszer üzemzavara esetén
39.1. A rendszergazda az iratkezelési rendszer üzemzavara esetén soron kívül értesíti az iktatóhelyeket az iratkezelési rendszer leállásáról.
39.2. A "sürgős", "azonnal", "soron kívül" jelöléssel ellátott küldeményeket haladéktalanul, az adott évben 1-től kezdődő sorszámmal, a hitelesítés szabályai szerint erre a célra megnyitott, papíralapú iktatókönyvbe kell nyilvántartásba venni, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli küldeményeket is, ha az érkeztetés akadályoztatása meghaladja a 24 órát. Az ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyvet az első adat keletkezésekor kell megnyitni és az iratkezelési segédletek nyilvántartó könyvében nyilvántartásba venni.
39.3. Az előző pont szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószám feltüntetésénél "ÜZ" egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni (pl. KKM/233-1/2015/ÜZ). Az "ÜZ" egyedi azonosító jelöléssel ellátott papíralapú iktatókönyvek rendelkezésre állásáról a szervezeti egységek gondoskodnak.
39.4. Szervezeti egységenként papíralapú iktatókönyvet kell felfektetni arra az esetre, ha bármely oknál fogva az ügykezelők számára az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés 24 órán keresztül nem biztosított.
39.5. Az iktatás során, amennyiben ismert az iratkezelési szoftverben használt iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv "Megjegyzés" rovatában.
39.6. Az üzemzavar megszüntetését követően a rendszergazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és az iratkezelő rendszerben történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről.
39.7. A helyreállt iratkezelési rendszerben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, adatvesztés esetén azokat pótolni kell.
39.8. Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelési szoftverbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban - a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal - jelezni kell.
39.9. Az üzemzavar esetén használt papíralapú iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően a szervezeti egység vezetőjének, ügykezelőjének aláírásával és a hivatalos körbélyegző lenyomatával kell hitelesíteni.
39.10. Az iktatókönyvet a lap alján vízszintes vonallal le kell zárni, ha a lapon fennmaradtak számok, a lezárás átlós vonallal történik. A lapra rá kell vezetni azt, hogy mely iktatószámmal zárul az iktatókönyv és a keltezést.
39.11. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.
39.12. A papíralapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.
VIII. FEJEZET
AZ ELEKTRONIKUS KÜLDEMÉNYEK KEZELÉSÉNEK RENDJE
40. Kezelési rend
40.1. Az elektronikus úton érkezett küldeményt - iktatás előtt - megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.
40.2. A KÉR rendszerből elektronikus úton érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát az érkeztető rendszer működtetőjének telefonon vagy e-mailen jelezni kell.
40.3. Az elektronikus irat hitelességének ellenőrzését az iratkezelési szoftver alkalmazásával kell végrehajtani.
40.4. Amennyiben a KÉR rendszerből tévesen a KKM-hez érkezett küldemény, akkor a téves küldésről értesíteni kell a KÉR rendszert, és a küldeményt le kell zárni.
40.5. A hivatali kapun keresztül, a KÉR-be bevont szervezetektől tévesen vagy hibásan érkezett küldemények esetében a feladónak értesítést kell küldeni.
40.6. Elektronikus úton, a levelezőrendszeren (e-mail, fax), valamint a hivatali kapun érkezett és a minisztérium feladatkörébe tartozó érdemi ügyintézést igénylő küldeményeket át kell helyezni a Scriptament iratkezelési rendszerbe, és nyilvántartásba kell venni.
40.7. A továbbiakban a Scriptamentben kell az elektronikus iratokat kezelni és az iratokkal, valamint az ügy intézésével kapcsolatos folyamatokat dokumentálni.
40.8. A KÉR-en beérkezett küldemények a KKM Központi Érkeztető Csoport közreműködésével bekerülnek a Scriptament rendszerbe, ahol automatikusan érkeztetőszámot (zsírószámot) kapnak.
40.9. A KÉR-hez csatlakozott szervezetek részére elektronikusan, a Scriptament rendszeren keresztül a postázási felületen, a "KÉR címzett" listából kiválasztott címzett szervezetnek (szervezeti egységnek) a "Postázás" funkció végrehajtásával kell küldeni a dokumentumokat.
40.10. Vezetői kiadmányozás után a rendszer automatikusan elektronikus aláírással látja el az iratot. Az elektronikus aláíráshoz a rendszer szervezeti kulcsot használ, de ettől függetlenül az aláíró személye beazonosítható.
40.11. A KÉR rendszeren keresztül elektronikus küldeményt csak akkor lehet kiküldeni, ha a Scriptament rendszerben iktatószámmal rendelkezik, a kiadmányozás megtörtént, és az irat formátuma .pdf.
40.12. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltatón (Magyar Posta Zrt.) keresztül kell megküldeni a címzettnek.
40.13. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikus levélben küldte be, vagy azt - az elektronikus levélcíme megadása mellett - kifejezetten kéri.
40.14. A hivatali kapu rendszerén kívüli ügyfelek részére küldendő leveleket a Scriptament postázási felületen, a "Postai feladás"-i mód kiválasztásával kell megküldeni.
40.15. A hivatali kapu rendszerén kívüli ügyfelek részére továbbítandó elektronikus dokumentum hiteles papíralapú irattá alakítását és kiküldését a Magyar Posta Zrt. végzi. Az elektronikus dokumentum átvételéről, a hiteles papíralapú irat kézbesítéséről elektronikus visszajelzést küld a minisztériumnak.
40.16. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben nem érkeztethető és nem kézbesíthető küldemények kezelése hagyományos módon, papír alapon az iratkezelési szabályzatnak megfelelően történik.
40.17. A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben meghatározott időn belül a tárolt papíralapú iratok átvételéről, beszállításáról és a címzett szervezeti egység részére történő dokumentált átadásáról a Dokumentumvédelmi és Iratkezelési Főosztály gondoskodik.
40.18. A szervezeti egységek feladata az átvett iratok ügyiratba történő elhelyezése és a továbbiakban a Szabályzat szerinti kezelése.
41. Záró rendelkezések
41.1. Az Irattári terv a Szabályzat 1. függelékét képezi.
41.2. Az Iratmintatár a Szabályzat 2. függelékét képezi.
41.3. A Szabályzat rendelkezéseinek végrehajtásáról az iratkezelés szakmai irányításáért felelős vezető gondoskodik.
1. függelék
A Külgazdasági és Külügyminisztérium Irattári Terve
Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a Külgazdasági és Külügyminisztérium feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, és meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.
Az irattári terv általános és különös részre tagozódik.
Az ügy típusát, ágazati hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti csoportosítását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári tételszám mutatja, amely egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is.
Az irattári jel összetevői:
1) Irattári tételszám: meghatározza az irat rendszerbeli elhelyezkedését,
"A" betűjel: Általános rész
"KKM" betűjel: Különös rész (a minisztérium betűjele)
A különös részben a minisztérium rövidített betűjeléhez - a minisztériumra utaló és feladatköréhez igazodó rendszerezésben - sorszámok kapcsolódnak, amelyek meghatározzák az ügy típusát. Ezt a típuson belül három-, négy- vagy ötjegyű sorszám követi, amely meghatározza az adott típuson belüli ügyiratkört.
2) Selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években vagy "NS" jel, amely meghatározza a nem selejtezhető tételeket,
3) Levéltárba adás: a levéltári átadás határideje években (a tényleges átadás időpontjáról a minisztérium és az illetékes levéltár közösen állapodik meg).
Azoknál a tételeknél, amelyek esetében egy jövőbeni esemény bekövetkezését követő megőrzési idő került meghatározásra (pl. "lejárat után 5 év", "a végrehajtást követően 5 év", "szerződés teljesítését követően 5 év"), az ügyiratok megőrzési ideje a jövőbeni esemény bekövetkezésével egyidejűleg, a selejtezése az ügyiratok érvényességének lejártakor kezdődik.
Jelmagyarázat: "NS" - nem selejtezhető
"HN" - határidő nélkül őrzendő, az ügyviteli érték megszűnéséig. A jel meghatározza a határidő nélkül, ügyviteli érdekből a minisztérium irattárában maradó iratok körét, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után a minisztérium és az illetékes levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról.
ÁLTALÁNOS RÉSZ
Tételszám | Megnevezés |
A101 | A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai |
A201 | Szervezet és működés |
A301 | Ügyvitel |
A401 | Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek) |
A501 | Gazdasági ügyek |
A701 | Ellenőrzés |
A801 | Informatika |
A901 | Biztonság |
A1001 | Kommunikáció, sajtó, média |
KÜLÖNÖS RÉSZ
Tételszám | Megnevezés |
KKM101 | Futárszolgálattal kapcsolatos iratok |
KKM201 | Protokolliratok |
KKM301 | Útlevéllel és konzuli ügyekkel kapcsolatos iratok |
KKM401 | Nemzetpolitikai ügyek iratai |
KKM501 | Külpolitika, diplomácia |
KKM601 | Belpolitika |
KKM701 | Rendészet, igazságszolgáltatás, nemzetbiztonság |
KKM801 | Biztonságpolitika, katonapolitika, polgári védelem |
KKM901 | Gazdasági, pénzügyi, ipari, mezőgazdasági, közlekedési, kereskedelmi, műszaki-tudományos és környezetvédelmi ügyek iratai |
KKM1001 | Munkaügy, egészségügy, népjóléti és szociális ügyek, statisztika |
KKM1101 | Kultúra, tudomány, oktatás, sport |
KKM1201 | Sajtópolitika és propaganda, írott és elektronikus sajtó |
KKM1301 | Nemzetközi Fejlesztési Együttműködési Program (FEP) |
KKM1401 | Általános és biztonságpolitikai, nemzetközi szerződésekre vonatkozó iratok, szerződések és a hozzájuk kapcsolódó nemzetközi szervezetek |
KKM1501 | Észak-atlanti Szerződés Szervezete (NATO) |
KKM1601 | Európai Biztonsági és Együttműködési Szervezet (EBESZ, OSCE) |
KKM17000 | Magyarország és a külállamok kapcsolata. A külállamok társadalmi, gazdasági, politikai, katonai helyzete |
KKM1800 | Az ENSZ és szervei, Magyarország és az ENSZ |
KKM1900 | ENSZ-en kívüli államközi szervezetek |
KKM2000 | Magyarország és az Európai Unió. Az EU főbb szervei és egyéb intézményei |
KKM2200 | Külgazdaság |
Tételszám | Megnevezés |
KKM2300 | A Külügyminisztérium belső mechanizmusával kapcsolatos egyéb iratok |
KKM2500 | Politikai, gazdasági és kulturális kapcsolatok tartományokkal, szövetségi államokkal |
KKM2600 | Rejtjelzés |
KKM9100 | A miniszter irányítása alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok |
KKM9200 | A miniszter szakmai felügyelete alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok |
KKM9300 | A miniszter által működtetett szervezetekkel (testületekkel) kapcsolatos iratok |
ÁLTALÁNOS RÉSZ
Tételszám | Megnevezés | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) |
A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai | |||
A101 | A minisztérium jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok, közjogi szervezetszabályzó eszközök és ezek tervezetei, koordinációs iratai | NS | 15 |
A102 | Más minisztérium, szerv jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök tervezetei, koordinációs iratai | 5 | - |
A103 | Az Alkotmánybíróság megkereséseivel kapcsolatos iratok | 5 | - |
A104 | Az alapvető jogok biztosa megkereséseivel kapcsolatos iratok | 5 | - |
A105 | Állami Számvevőszék megkereséseivel kapcsolatos iratok | 5 | - |
A106 | Országgyűlési képviselői, bizottsági önálló indítványokkal, képviselői megkeresésekkel, kérdésekkel, interpellációkkal kapcsolatos iratok | 5 | - |
A107 | A minisztérium vezetésével működő tárcaközi bizottságok iratai | NS | 15 |
A108 | Nem minisztériumi vezetéssel működő tárcaközi bizottságok iratai | 5 | - |
A109 | Egyéb tárcaközi bizottságok iratai | 5 | - |
A110 | Más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai | 5 | - |
A111 | Tárcaközlöny kiadásának iratai | 10 | - |
A112 | Jogszabály-értelmezéssel kapcsolatos iratok | 5 | - |
Szervezet és működés | |||
A201 | Minisztérium alapításával kapcsolatos iratok | NS | 15 |
A202 | A szervezet működésével kapcsolatos alapszabályozás (SZMSZ és módosításai) | NS | 15 |
A203 | A szervezet működésével kapcsolatos egyéb szabályozás, egyéb szabályzatok, ügyrendek stb. | NS | 15 |
A204 | Belső utasítások, körlevelek | NS | 15 |
A205 | A kormányváltáskor készített összefoglaló jelentések | NS | 15 |
A206 | A miniszter országgyűlési képviseletének elősegítésével, helyettesítésével, a parlamenti munkával kapcsolatos iratok | 5 | - |
A207 | Politikai pártokkal, parlamenti frakciókkal kapcsolatos iratok | NS | 15 |
A208 | Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos emlékeztetők a kabinet működtetéséért felelős tárcánál | NS | 15 |
Tételszám | Megnevezés | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) |
A209 | Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos egyéb iratok a kabinet munkájában részt vevő más tárcáknál | 5 | - |
A210 | Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál | NS | 15 |
A211 | Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezleten részt vevő tárcánál | 5 | - |
A212 | Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál | NS | 15 |
A213 | Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a részt vevő tárcánál | 5 | - |
A214 | Kormánydöntések, rendeletek, határozatok, egyéb dokumentumok | 5 | - |
A215 | A minisztériumi szaktanácsadó testület, miniszteri értekezlet, államtitkári, vezetői stb. értekezlet működése során keletkezett jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb iratok és ezek mellékletei (előterjesztések stb.) | NS | 15 |
A216 | Egyéb vezetői értekezletekről (apparátusi értekezlet, főosztályvezetői stb. értekezlet) készült jegyzőkönyvek, feljegyzések, emlékeztetők és ezek mellékletei (előterjesztések stb.) | NS | 15 |
A217 | Nemzeti Gazdasági és Társadalmi Tanáccsal kapcsolatos ügyek | 3 | - |
A218 | Hosszabb időtartamra vonatkozó (távlati, többéves, éves intézkedési, végrehajtási tervek stb.) tervek, munkatervek, munkaprogramok | NS | 15 |
A219 | Időszaki és eseti tervek, munkatervek, munkaprogramok az előterjesztő szervezeti egységeknél a végrehajtást követően | 5 | - |
A220 | A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező hosszú távú tervek, munkatervek, munkaprogramok javaslatok, tervek | NS | HN |
A221 | Időszaki (1 évnél rövidebb) jelentések, beszámolók (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) az előterjesztő szervezeti egységeknél | 5 | - |
A222 | A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező jelentések, beszámolók statisztikai jelentések, kimutatások (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.), javaslatok | 5 | - |
A223 | Hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, összefoglaló) statisztikai jelentések, kimutatások | NS | 15 |
A224 | Időszaki (1 évnél rövidebb) statisztikai jelentések, kimutatások a készítő, előterjesztő szervezeti egységeknél | 5 | - |
A225 | Szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések, javaslatok, fejlesztéstervek, kimutatások | NS | 15 |
A226 | A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai | NS | 15 |
A227 | A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való hosszabb távú együttműködés iratai | NS | 15 |
A228 | A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos egy-egy alkalomra vonatkozó, kevésbé jelentős együttműködés iratai | 5 | - |
Tételszám | Megnevezés | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) |
A229 | A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos intézkedési tervek | NS | 15 |
A230 | Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári szerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb. kapcsolatos elvi, koncepcionális jelentőségű ügyek | NS | 15 |
A231 | Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári szerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb. kapcsolatos együttműködési megállapodások, értekezletek, emlékeztetők | NS | 15 |
A232 | Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári szerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb. kapcsolatos egyedi, kisebb jelentőségű ügyek iratai | 5 | - |
A233 | Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, elvi jelentőségű ügyek iratai | NS | 15 |
A234 | Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, kisebb jelentőségű ügyek iratai | 5 | - |
A235 | A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó kérelmek, megkeresések, javaslatok, bejelentések, panaszügyek | 5 | - |
A236 | A minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek iratai, illetőleg ügyintézés céljából végleg eredetben továbbított iratok kísérő iratai | 2 | - |
A237 | Központi közigazgatási szervek által tájékoztatás céljából megküldött jelentősebb tartalmú iratok | 5 | - |
A238 | Központi közigazgatási szervek által egyéb tájékoztatás céljából megküldött iratok stb. | 2 | - |
A239 | Vezetői utasítás alapján iktatásra kerülő egyéb iratok, (értekezletekkel, előadásokkal, bemutatókkal, szolgáltatásokkal stb. kapcsolatos) tájékoztatók, beszámolók, meghívók, ismertetők, ajánlatok, köszönőlevelek stb. | 1 | - |
A240 | Kutatásokkal, tanulmányokkal kapcsolatos iratok | NS | 15 |
A241 | A minisztériumi testületi szervek tagjainak, valamint a minisztérium tárcaközi és nemzetközi szervezetekben való képviseletét ellátó megbízása és nyilvántartása | 15 | - |
A242 | Gazdasági társaságokban, Felügyelő Bizottságokban, Vállalati Tanácsban betöltendő funkciók | NS | HN |
A243 | Rendezvények, konferenciák szervezésével kapcsolatos iratok | 5 | - |
A244 | Bizottságokkal és tanácsadó testületekkel kapcsolatos anyagok | 10 | - |
A245 | Fordítási, tolmácsolási, protokollügyek iratai | 5 | - |
A246 | Felsővezetők közvetlen hatáskörébe tartozó egyéb levelezés | 5 | - |
Tételszám | Megnevezés | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) |
Ügyvitel | |||
A301 | Miniszter - munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok | NS | 15 |
A302 | Államtitkár - munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok | NS | 15 |
A303 | Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok vezetők és munkatársak esetén | 5 | - |
A304 | Kutatási engedély ügyek iratai | 5 | - |
A305 | Főnyilvántartó könyv | NS | HN |
A306 | Iktatókönyv, név- és tárgymutató (papíralapú) | NS | 15 |
A307 | A nyílt iratok továbbítását igazoló futárjegyzék, lezárás után | 3 | - |
A308 | Az irat átadására, továbbítására vonatkozó nyilvántartás (lezárt kézbesítőkönyv, átadókönyv, átmenő napló, kölcsönzési napló stb.) | 3 | - |
A309 | Minősített adat továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (belső, külső kézbesítőkönyv, futárjegyzék stb.) | 15 | - |
A310 | Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek és az ezzel kapcsolatos levelezés | NS | HN |
A311 | Iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek, megsemmisítési jegyzőkönyvek és az ezzel kapcsolatos levelezés | NS | - |
A312 | Iratok minősítésének felülvizsgálatával kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok (javaslatok, határozatok stb.) | 10 | - |
A313 | A kiadmányozáshoz használt, a szigorú számadású bélyegzők, negatív pecsétnyomók, az érvényes aláírásbélyegzők és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása, selejtezésükről, visszavonásukról készült jegyzőkönyvek | NS | - |
A314 | Egyéb bélyegzők nyilvántartása és a bélyegzők selejtezéséről készült jegyzőkönyv | 3 | - |
A315 | A Központi Irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló, iratbefogadási jegyzőkönyv stb.) | NS | - |
A316 | A 335/2005. Korm. rendelet 26. §-ában meghatározott iratok (téves címzés, helytelen kézbesítés esete, amennyiben a feladó nem állapítható meg) | 2 | - |
A317 | Ügyiratból adatszolgáltatás | 5 | - |
A318 | Iratmegismerési engedélyek iratai minősített iratok esetén | NS | HN |
A319 | Az ügyvitelt érintő külső szervezetekkel folytatott levelezés | 5 | - |
A320 | Iratkezeléssel kapcsolatos egyéb levelezések | 5 | - |
A321 | Irattárolás megvalósításával kapcsolatos iratok, szerződések (lejáratát követően), egyéb levelezés | 5 | - |
Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek) | |||
A401 | Foglalkoztatási jogviszonnyal szorosan összefüggő (szabadság, betegállomány, gyed, gyermekápolási díj stb.) iratok | 5 | - |
A402 | Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb (pl. illetmény, munkaköri leírás, elismerés stb.) iratok a szervezeti egységeknél | 2 | - |
A403 | Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő beszámolók, jelentések stb. | 2 | - |
A404 | Hazai és nemzetközi álláspályázatok, felhívások | 2 | - |
Tételszám | Megnevezés | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) |
A405 | A minisztérium által kiírt pályázatokkal kapcsolatos iratok | 5 | - |
A406 | Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülök alkalmazásával kapcsolatos felvételi kérelem, önéletrajz, javaslat iratai | 5 | - |
A407 | Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvétel meghiúsulása esetén a szervnél keletkezett iratok | 2 | - |
A408 | Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos pályázatok elbírálásáról készült jegyzőkönyv és azzal kapcsolatos iratok | 5 | - |
A409 | Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos kinevezésre, megbízásra, munkakörváltozásra vonatkozó javaslatok, kikérők | 10 | - |
A410 | Különböző foglalkoztatási jogviszony megszüntetésére vonatkozó kérelem, javaslat, kikérők | 10 | - |
A411 | Különböző foglalkoztatási jogviszonyú állomány tagja részéről előterjesztett kérelem, panasz | 10 | - |
A412 | Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos megkeresések, iránymutatások, körlevelek | 10 | - |
A413 | Különböző foglalkoztatási jogviszonyú dolgozók igazgatási ügyeinek ügyintézésével kapcsolatos iratok (szolgálati idő, nyugdíj-megállapítás, béradat, iskolai végzettség stb.) | 5 | - |
A414 | A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos iratok (személyi anyag), a jogviszony megszüntetését követően | 50 | - |
A415 | A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos kutatás, betekintés, tájékoztatás | 5 | - |
A416 | Vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatban keletkezett iratok | * | - |
A417 | A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos szolgálati, munkáltatói és nyugdíjas igazolványokkal kapcsolatos megkeresések, megrendelések, adatszolgáltatások | 5 | - |
A418 | A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos hatósági igazolványok kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos iratok | 3 | - |
A419 | A fegyelmi és kártérítési eljárások iratai | 10 | - |
A420 | Elismerésre, különböző szintű kitüntetésre, jutalmazásra vonatkozó javaslatok | 5 | - |
A421 | Védnökségek, díjak | 8 | - |
A422 | Más szervezet vagy személy elismerési jogkörébe tartozó jutalmazási javaslatok | 5 | - |
A423 | Kitüntetésekkel, elismerésekkel kapcsolatos egyéb levelezések, átiratok | 5 | - |
A424 | Elismerés adását tartalmazó egyedi (név szerint) határozatok | 10 | - |
A425 | A felügyelt szakképzések, továbbképzések vizsgajelentései, a szakmai vizsgák jóváhagyásával kapcsolatos iratok | 3 | - |
A426 | Képzés, továbbképzés tanulmányi szerződéseinek irattári példányai, a képzés befejezését követő vállalt idő után | 1 | - |
A427 | Oktatásigazgatási, képzési ügyek egyéb iratai | 5 | - |
A428 | Szociális bizottsággal, esélyteremtéssel, esélyegyenlőséggel és egyenlő bánásmóddal kapcsolatos iratok | 3 | - |
Tételszám | Megnevezés | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) |
A429 | Bérgazdálkodással, bérnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok | 10 | - |
A430 | Létszámgazdálkodással, létszámnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok | 10 | - |
A431 | Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos gyógyító-megelőző, közegészségügyi iratok | 3 | - |
A432 | Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos munkabaleseti jegyzőkönyv | 5 | - |
A433 | Érdekegyeztetéssel kapcsolatos jegyzőkönyvek és ezek mellékletei | NS | 15 |
A434 | Ágazati érdekképviseleti szervekkel történő levelezések iratai | 3 | - |
A435 | Közszolgálati nyilvántartással kapcsolatos adatszolgáltatás és levelezés | 3 | - |
A436 | Köztisztviselői Érdekegyeztető Tanács (KÉT) működtetésével kapcsolatos iratok | NS | 15 |
A437 | Közérdekű és közérdekből nyilvános adatok kezelésével, megismerésével és közzétételével kapcsolatos iratok | 5 | - |
A438 | A minisztérium és a felügyelete alá tartozó szervezetek részére rendezett képzések, továbbképzések kezdeményezése | 5 | - |
A439 | intézmények és gazdasági társaságok miniszteri kinevezésű vezetőinek kinevezése, jogviszony megszüntetése | 10 | - |
A440 | Munkahelyi balesettel kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél | 5 | - |
A441 | Külszolgálat, gyakornokprogram | NS | HN |
A442 | Egyéb státuszon állók ügyei (TS kereten foglalkoztatottak, EU elnökségi Státusz, Roma Program keretében foglalkoztatottak, FAO alkalmazottak, PÉP programban részt vevők) stb. | 60 | |
* A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett általi új vagyonnyilatkozat tételét követően vissza kell adni a kötelezettnek. | |||
Gazdasági ügyek | |||
A501 | Beszerzésre, anyagjavítás igénylésre, selejtezésre vonatkozó (nagyobb értékű) iratok | 5 | - |
A502 | Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésre vonatkozó (kisebb értékű) iratok | 2 | - |
A503 | Leltározással kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél | 5 | - |
A504 | Pénzügyi levelezés (megbízási szerződésekhez kapcsolódó teljesítésigazolás, illetményelőleg kérelmek, reprezentációs kerettel kapcsolatos levelezések stb.) | 5 | |
A505 | Ingatlan tulajdonjogára, vagyonkezelői jogára, használati jogára, ingatlant terhelő szolgalmi és egyéb teherként nyilvántartott jogra vonatkozó iratok | NS | HN |
A506 | Szerződések nyilvántartásával kapcsolatos iratok | NS | HN |
A507 | Szerződések iratai (lejárat után) | 5 | - |
A508 | Peres, illetve nem peres eljárással kapcsolatos iratok | 10 | - |
A509 | Egyéb jogi ügyekkel, jogi tanácsadással, tájékoztatással kapcsolatos iratok | 1 | - |
Tételszám | Megnevezés | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) |
A510 | Egy évet meghaladó pénzügyi kötelezettségvállalás engedélyezésével kapcsolatos iratok | 8 | - |
A511 | Közbeszerzéshez, valamint központi közbeszerzéshez kapcsolódó iratok (szerződés teljesítését követően) | 5 | - |
A512 | A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos folyó évi tervezés, fejezeti költségvetés | NS | 15 |
A513 | A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos következő évi terv | 3 | - |
A514 | A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos évközi módosítás | 3 | - |
A515 | A fejezet (címek, alcímek) előirányzat-módosítás | 10 | - |
A516 | Államkincstári pénzellátás | 8 | - |
A517 | Kormányzati pénzügyi döntések minisztériumi végrehajtása kormányhatározat alapján (pl. Rendkívüli Kormányzati Intézkedések, zárolás stb.) | 8 | - |
A518 | Nem állami normatív finanszírozással kapcsolatos iratok | 8 | - |
A519 | A fejezet és költségvetési szervei általános és operatív gazdálkodásszabályozás iratai | 8 | - |
A520 | Központi beruházás iratai | 8 | - |
A521 | Gazdasági társaságok és költségvetési szervek alapítása, átalakítása, megszüntetése | NS | 15 |
A522 | A minisztériumhoz tartozó gazdasági társaságok működésével összefüggő iratok | 10 | - |
A523 | A fejezet zárszámadásával kapcsolatos iratok | 8 | - |
A524 | Személyi juttatás | 8 | - |
A525 | Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos egyéni panaszügyek | 5 | - |
A526 | Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos adatszolgáltatás bekérés, összesítés | 2 | - |
A527 | Munkaügyi adatszolgáltatás külső szervek felé (KSH stb.) | 5 | - |
A528 | Bérpolitikai intézkedések végrehajtása | 8 | - |
A529 | Illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok | 10 | - |
A530 | Társadalombiztosítással összefüggő iratok | 10 | - |
A531 | Számviteli éves költségvetési beszámoló (Igazgatás) | NS | 15 |
A532 | Számviteli éves költségvetési beszámolót alátámasztó leltár, leltárkiértékelés, főkönyvi kivonat | 10 | - |
A533 | Könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok | 8 | - |
A534 | Szigorú számadású bizonylatok | 8 | - |
A535 | Számvitellel kapcsolatos szabályozási anyagok, állásfoglalások, körlevelek | 8 | - |
A536 | Évközi mérlegjelentés és anyagai | 10 | - |
A537 | Leltárhiány megtérítésére vonatkozó iratok | 8 | - |
A538 | Bírságok pénzügyi lebonyolításával összefüggő iratok | 8 | - |
A539 | Gazdálkodás monitoringjával összefüggő gazdasági elemzések iratai | 3 | - |
Tételszám | Megnevezés | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) |
A540 | Gazdálkodás monitoringjával összefüggő bérpolitikai intézkedések előkészítésével kapcsolatos iratok | 3 | - |
A541 | Gazdálkodás monitoringjával összefüggő elektronikus adattárak működtetéséhez kapcsolódó iratok | 3 | - |
A542 | Építési és bontási engedély, közbeszerzést lezáró határozat, kivitelezési dokumentáció egy példánya, műszaki átadás-átvételi üzembe helyezési, valamint garanciális bejárásról készült jegyzőkönyvek, épületátadási dokumentációk | 15 | - |
A543 | Beruházással és felújítással kapcsolatos iratok | 5 | - |
A544 | Beruházási tervvel, igénybejelentéssel kapcsolatos pénzügyi iratok, építési, tervezési megbízási és vállalkozási szerződések, valamint fontosabb beruházási iratok | 10 | - |
A545 | Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: kincstári vagyoni körbe be- és kikerülés, kijelölés | NS | HN |
A546 | Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: elidegenítés, csere, értékesítés, tulajdonjog átadás-átvétel | NS | HN |
A547 | Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk | NS | HN |
A548 | Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk hosszú távú (10 év feletti) bérleti szerződések | 15 | - |
A549 | Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos levelezések | 5 | - |
A550 | Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos rövid távú (10 év alatti) bérleti szerződések és bérleti jogviszony lejárta után | 3 | - |
A551 | Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó építési, megosztási határozatok | NS | HN |
A552 | Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó földhivatali nyilvántartással kapcsolatos iratok | NS | HN |
A553 | Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó vagyonkezelési szerződések és módosításai | NS | HN |
A554 | Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó egyéb dokumentációk | 15 | - |
A555 | Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos adatszolgáltatások, változásjelentések | 5 | - |
A556 | Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos egyéb anyagok | 5 | - |
A557 | Lakásügyekkel kapcsolatos nyilatkozatok, engedélyek | 15 | - |
A558 | Lakásügyekkel kapcsolatos bérlőkijelölési jogok | 15 | - |
A559 | Lakásügyekkel kapcsolatos adásvételi szerződések | 15 | - |
A560 | Lakásügyekkel kapcsolatos egyéb megállapodások | 15 | - |
A561 | Lakásügyekkel kapcsolatos lakásügyi panaszok | 1 | - |
A562 | Lakásépítés, -vásárlás munkáltatói kölcsönnel kapcsolatos iratok (lejárat után) | 8 | - |
A563 | Tárgyévet követő évi költségvetés és kapcsolódó iratok | NS | 15 |
A564 | Tárgyévet követő évi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok | 10 | - |
A565 | Elemi költségvetés (Igazgatás) | NS | 15 |
Tételszám | Megnevezés | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) |
A566 | Elemi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok | 10 | - |
A567 | Éves gazdasági program | NS | 15 |
A568 | Egy évet meghaladó időszakra vonatkozó - középtávú - tervezések iratanyaga | 10 | - |
A569 | Középtávú gazdasági program | NS | 15 |
A570 | Költségvetési gazdálkodás értékelését bemutató szöveges beszámoló | NS | 15 |
A571 | Alkalomszerűen elrendelt - költségvetési gazdálkodáshoz kapcsolódó - időszaki beszámolók, adatszolgáltatások más szervek részére | 5 | |
A572 | Előirányzatok nyilvántartása, módosítása | 8 | - |
A573 | Átutalásokkal kapcsolatos iratok (számlák kiegyenlítése) | 8 | - |
A574 | Kötelezettségvállalások nyilvántartása | 10 | - |
A575 | Működéshez kapcsolódó ügyek a Magyar Államkincstárral | 2 | - |
A576 | Működéshez kapcsolódó ügyek a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatósággal | 2 | - |
A577 | Működéshez kapcsolódó ügyek egyéb szervekkel, szervezetekkel | 2 | - |
A578 | Egyéb engedélyeztetési ügyek (jármű használatának, szolgáltatás igénybevételének eseti engedélyeztetése stb.) | 2 | - |
A579 | Képzési, továbbképzési, szakképzési költségelszámolások, egyéb igazolások | 5 | - |
A580 | A minisztériumnak a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt.-vel kapcsolatos ügyei | NS | 15 |
A581 | A minisztériumnak a Magyar Fejlesztési Bank Zrt.-vel kapcsolatos ügyei | NS | 15 |
A582 | A minisztérium felügyelete alá tartozó szervezetek tevékenységével összefüggő pénz-, hitel- és készletgazdálkodás, jövedelemszabályozás | 10 | - |
A583 | Bérdosszié anyagai személyenként: járulék-nyilvántartás, magán-nyugdíjpénztári járulék-nyilvántartás, bérkarton, béremelési és jutalmazási előterjesztések, segélyezési egyéni lapok | 50 | - |
A584 | Ellátások kifizetésének bizonylatai | 8 | - |
A585 | Családtámogatással kapcsolatos iratok: családi pótlék, gyes, anyasági támogatás (a folyósítás megszűntét követően) | 8 | - |
A586 | Baleseti rokkantsági ügyek | 50 | - |
A587 | Halálos munkahelyi balesetek ügyei | NS | HN |
A588 | Munkabalesetek és foglalkozási betegségek | 8 | - |
A589 | Összesítő elszámolás, járulékbevallás-statisztika | 8 | - |
A590 | Adóelszámolás évenként intézeti szinten | 8 | - |
A591 | Béren kívüli juttatások (ruházati költségtérítés, üdülési hozzájárulás stb.) | 8 | - |
A592 | Különjuttatás iratai | 8 | - |
A593 | Illetményelőleg-nyilvántartás (lejáratot követően) | 8 | - |
A594 | Helyettesítések | 8 | - |
A595 | Kereseti igazolások | 5 | - |
Tételszám | Megnevezés | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) |
A596 | Munkába járás költségeinek térítése | 8 | - |
A597 | KSH és egyéb munkaügyi statisztikák | NS | 15 |
A598 | Munkáltatói kölcsönben részesültek ügyei (lejáratot követően) | 5 | - |
A599 | Jelenléti ívek | 8 | - |
A600 | A költségvetési fejezetek (címek, alcímek és költségvetési szervek) éves költségvetései, beszámolói, mellékletei, számviteli nyilvántartásai | NS | 15 |
A601 | Fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásához kapcsolódó iratok | 12 | - |
A602 | Állami feladatok ellátására szolgáló pénzeszközökkel és vagyonnal való gazdálkodás ellenőrzésének iratai | 12 | - |
A603 | Gazdasági ügyekkel (mobiltelefon, személygépkocsi, informatikai eszközök, elhelyezés stb.) kapcsolatos iratok | 5 | - |
A604 | Pénzkezeléssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai | 10 | - |
A605 | Központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok | 10 | - |
A606 | Gazdálkodással és költségvetéssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai | 5 | - |
A607 | Miniszteri emléktárgyraktárral kapcsolatos iratok, (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás) | 5 | - |
A608 | Nemzetközi protokollraktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás) | 5 | - |
A609 | Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, pénzügyi elszámolások, átiratok) | 5 | |
A610 | Miniszteri elismerési keret tervezésével, felhasználásával, elszámolásával kapcsolatos iratok | 5 | - |
A611 | Miniszteri emléktárgyak beszerzésével kapcsolatos iratok (pályázatok, jegyzőkönyvek, keretszerződések) | 5 | - |
A 612 | Ingóvagyon-értékesítés, vagyonkezelői jog átadás-átvételi iratai | 5 | - |
A 613 | Fejezet irányítása alá tartozó költségvetési szervek gazdálkodásával kapcsolatos ügyek iratai | 10 | - |
Ellenőrzés | |||
A701 | A minisztériumban végzett ellenőrzések (tervezett, téma- és célvizsgálatok) iratai | NS | 15 |
A702 | Ellenőrzési szervezet működésével kapcsolatos ügyek iratai | 10 | - |
A703 | Ágazati programokra irányuló vizsgálatok | 15 | - |
A704 | A szakigazgatási és egyéb intézményeknél, gazdálkodó szervezeteknél végzett szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer-, teljesítmény-, megbízhatósági és informatikai ellenőrzések | 15 | |
A705 | Éves tervezési, ellenőrzési, beszámolási feladatok | 15 | - |
A706 | A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervek közötti ellenőrzési együttműködéssel kapcsolatos ügyek iratai | 10 | - |
A707 | Egyéb európai uniós forrással kapcsolatos ellenőrzés | 15 | - |
A708 | A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal vizsgálatai és az ehhez kapcsolódó iratok | NS | 15 |
A709 | Az Állami Számvevőszék vizsgálatai és az ehhez kapcsolódó iratok | NS | 15 |
Tételszám | Megnevezés | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) |
A710 | Külső szerv által a minisztériumnál végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével) | 10 | - |
A711 | Külső szerv által a minisztérium irányítása (felügyelete stb.) alá tartozó szervezeteknél végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével) | 10 | |
A712 | A minisztérium felügyelete alá tartozó költségvetési szervek és társaságok belső ellenőrzésével kapcsolatos iratok | 5 | - |
A713 | Ellenőrzések szabályozásával, módszertanával kapcsolatos iratok | 5 | - |
A714 | Minősített adatvédelemmel kapcsolatos ellenőrzés iratai | 5 | - |
A715 | A minisztérium felügyelete és irányítása alá tartozó szervek szakmai ellenőrzésével kapcsolatos iratok | NS | 15 |
Informatika | |||
A801 | Kormányzati informatika fejlesztésének elvi, stratégiai, szabályozási ügyei | NS | 15 |
A802 | Informatikával, e-közigazgatással foglalkozó kormányzati bizottságok iratai | NS | 15 |
A803 | Informatikai közbeszerzési normatívák (kialakítás, gépbeszerzés), e-közbeszerzés iratai | 10 | - |
A804 | Ágazati informatikai stratégiák, felmérések iratai, tervek ellenőrzése, egyeztetése | NS | 15 |
A805 | Informatikai együttműködés normatív alapjainak (szabványosítás, ajánlások) iratai | NS | 15 |
A806 | Informatikai biztonság iratai | NS | 15 |
A807 | Azonosítással, adatvédelemmel, hitelesítéssel kapcsolatos iratok | NS | 15 |
A808 | Egyéb, központi közigazgatási informatikai fejlesztések iratai | 15 | - |
A809 | Egyéb, központi közigazgatási elektronikus szolgáltatások üzemeltetésének iratai | 5 | - |
A810 | Közigazgatásban alkalmazott szoftverekkel kapcsolatos iratok | 10 | - |
A811 | Informatikai fejlesztések gazdasági, gazdaságossági kérdéseivel kapcsolatos iratok | NS | 15 |
A812 | Informatikai szakcégekkel való kapcsolattartás iratai | 5 | - |
A813 | Informatikai rendszerek bevezetésével, üzemeltetésével és továbbfejlesztésével összefüggő feladatok | 5 | - |
Biztonság | |||
A901 | A minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok | NS | HN |
A902 | Rendkívüli állapottal összefüggő védelmi tervek | 10 | - |
A903 | Nyilvántartó és kezelő pont működtetésével kapcsolatos alapdokumentumok | NS | HN |
A904 | Nyilvántartó és kezelő pont működésével kapcsolatos iratok | 5 | - |
A905 | Biztonsági ellenőrzések kezdeményezése, Alkotmányvédelmi Hivatal szakvélemény | 5 | - |
A906 | Nemzeti és külföldi minősített adatra érvényes személyi biztonsági tanúsítvány - a visszavonását követően | haladéktalanul | - |
A907 | Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel kapcsolatos ügyek | 10 | - |
Tételszám | Megnevezés | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) |
A908 | Felhasználói engedély és titoktartási nyilatkozat (visszavonását követően) | 15 | - |
A909 | Biztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek | 2 | - |
A910 | Engedélyezési ügyek (a minisztérium épületébe történő ki- és belépés, csomagkivitel stb.) iratai | 2 | - |
A911 | Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos szervezési ügyek iratai | 5 | - |
A912 | Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai | NS | 15 |
A913 | Tűzvédelmi, tűzmegelőzési eszközökkel, felszerelésekkel kapcsolatos nyilvántartások, felülvizsgálatok, jegyzőkönyvek, tűz- és villámvédelmi szabványossági felülvizsgálatok lejárat után | 5 | - |
A914 | Tűzvédelmi oktatással, továbbképzéssel, szakvizsgákkal kapcsolatos nyilvántartások | 5 | - |
A915 | Tűzvédelemmel kapcsolatos szakhatósági állásfoglalások, felterjesztések, jelentések, engedélyezések, értékelések, ellenőrzési jegyzőkönyvek, belső szabályozók | 5 | - |
A916 | A minisztérium tűzvédelmi terve. Rendkívüli eseményekről készített jelentések | 5 | - |
A917 | A minisztérium épületeinek őrzés-védelme | NS | HN |
A918 | A minisztérium ügyeleti rendszere. Az ügyelettel kapcsolatos ügyek | 5 | - |
Kommunikáció, sajtó, média | |||
A1001 | Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok (sajtónak adott tájékoztatók, közlemények) | 2 | - |
A1002 | A minisztérium által készített, készíttetett, illetve támogatott kiadványokkal, műsorokkal, filmekkel kapcsolatos iratok | 10 | - |
A1003 | PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos elvi ügyek, a tevékenység hosszú távú tervezésével kapcsolatos iratok | NS | 15 |
A1004 | PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (a tárca arculatának tervezése, kiállítások szervezése, filmkészítés stb.) | 5 | - |
A1005 | Közvélemény-kutatásokkal kapcsolatos iratok | 5 | - |
A1006 | Rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos íratok | 5 | - |
A1007 | Kormányzati Portál tartalmával kapcsolatos iratok | 5 | - |
KÜLÖNÖS RÉSZ
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM101 | Diplomáciai és konzuli futárszolgálat. Kapcsolódó jogszabályok. Külügyi utasítások | NS | 15 |
KKM102 | Futárigazolványok nyilvántartó könyve. Konszignáció. Bordereau | 5 | - |
KKM103 | Futárútvonalak meghatározása Futárindítási táblázatok Futárposta hiányosságairól felvett jegyzőkönyvek | 5 | - |
KKM104 | Futárposta zárása és bontása | 5 | - |
KKM105 | A Külgazdasági és Külügyminisztériumon (KKM) kívüli szerveknek a diplomáciai futárposta igénybevételére vonatkozó kérelmei véleményezése | 5 | - |
KKM106 | Futártájékoztató | 5 | - |
KKM107 | Futárposta összefoglaló | 15 | - |
KKM108 | A minisztérium szervezeti egységeinek javaslatai futárutak szervezésére, a futár személyére | 5 | - |
KKM109 | Diplomáciai futárok vízumkérelme | 5 | - |
KKM110 | Diplomáciai futárok elleni provokációk | NS | HN |
KKM111 | CD Diplomat Szállítmányozási és Kereskedelmi Kft. igénybevételével kapcsolatos ügyintézés | 5 | - |
Protokolliratok | |||
KKM201 | A magyar állami és külügyi protokollt meghatározó utasítások Magyar diplomácia szertartásrend és eljárási szabályok Diplomáciai testület (DT) névjegyzék | NS | 15 |
KKM202 | Összefoglalók a nemzetközi diplomáciai szertartásrend szabályairól | NS | 15 |
KKM203 | A budapesti Diplomácia Testület számára készített tájékoztatás a KKM és a Kormány nevében | 5 | - |
KKM204 | A budapesti diplomáciai rendezvényekről a KKM részére készített napi tájékoztató és heti előrejelzés | 3 hónap | - |
KKM205 | Hölgyprogramokkal kapcsolatos ügyek | 3 | - |
KKM206 | A magyar köztársasági elnök és a miniszterelnök, külügyminiszter védnöksége alatt megrendezett nemzetközi tanácskozások államfői és kormányfői fogadásainak szervezése a KKM vezetői által adott fogadások, rendezvények | 5 | - |
KKM207 | Külgazdasági és Külügyminisztérium ajándékraktára, megrendelések | 1 | - |
KKM208 | Diplomáciai látogatások, delegációk a központban | 5 | - |
KKM209 | A DT Lista alapanyaga | 1 | - |
KKM210 | Diplomáciai jegyzék - érdemi (pl. agrément, nemzetközi szerződések, ratifikációs eljárások, magas szintű látogatások, szakattasék működési engedélye) | NS | HN |
KKM211 | Diplomáciai jegyzék - technikai (pl. ünnepi munkarend, misszióvezető távolléte) | 5 | - |
Útlevéllel és konzuli ügyekkel kapcsolatos iratok | |||
KKM301 | A konzuli szolgálat munkájára vonatkozó elvi, politikai vonatkozású ügyek | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM302 | A KONZ a konzuli szolgálat munkáját irányító és ellenőrző tevékenysége, rendeletei | NS | 15 |
KKM303 | KONZ munkájával kapcsolatos részanyagok | 10 | - |
KKM304 | Külügyi igazolványokkal, tartózkodási engedélyekkel kapcsolatos ügyek | 3 | - |
KKM305 | Konzuli munkához szükséges eszközök kiküldése a külképviseleteknek | 3 | - |
KKM306 | Diplomata és külügyi szolgálati útlevelek kiállításának elvi iratai | NS | 15 |
KKM307 | Diplomata és külügyi szolgálati útlevelek nyilvántartó kartonjai | 50 | - |
KKM308 | Diplomata és szolgálati útlevelek [Megjegyzés: a 101/1998. (V. 22.) Korm. rendelet 20. § (2) és a 13. § (3) bek. értelmében a lejárt útleveleket érvénytelenítve vissza kell adni a kérelmezőnek] | visszaadandó | - |
KKM309 | Vízumügyek | NS | HN |
KKM310 | Külföldi képviseletek munkatársainak mentességi ügyei | 10 | - |
Nemzetpolitikai ügyek iratai | |||
KKM401 | Nemzetpolitikai ügyek koordinációs iratai a Külgazdasági és Külügyminisztérium álláspontja kialakításában | NS | 15 |
KKM402 | Összefoglaló elemzések a határon túli magyarság helyzetéről, a velük kapcsolatos politikáról | NS | 15 |
KKM403 | Együttműködés a nemzetközi szervezetekkel a kisebbségi kérdésekben | NS | 15 |
KKM404 | Pénzügyi és támogatási alapok | NS | 15 |
Külpolitika, diplomácia | |||
KKM501 | A külpolitikát meghatározó irányelvek | NS | 15 |
KKM502 | A magyar Országgyűlés külpolitikai tárgyú vitái. Plenáris ülések, törvényjavaslatok, interpellációk, azonnali kérdések és kérdések órái, erre adott válaszok | NS | 15 |
KKM503 | Állami vezetők és pártok vezetőinek beszédei, nyilatkozatai Magyarország külpolitikájáról | NS | 15 |
KKM504 | Magyarország diplomáciai tevékenysége | NS | 15 |
KKM505 | A Külgazdasági és Külügyminisztérium külpolitikával kapcsolatos kezdeményezései, javaslatai, külpolitikai projektek előkészítése, szakmai támogatása | NS | 15 |
KKM506 | Konzuli és egyéb külügyi feladatokkal is megbízott külgazdasági iroda felállítása, tevékenységi köre, jogai, létszámhelyzete, megszüntetése | NS | 15 |
KKM507 | A Külgazdasági és Külügyminisztérium és a Köztársasági Elnöki Hivatal kapcsolata | NS | 15 |
KKM508 | A Külgazdasági és Külügyminisztérium és a Köztársasági Elnöki Hivatal kapcsolata, operatív ügyek | 5 | - |
KKM509 | Magas szintű meghívások, látogatások, találkozók | NS | 15 |
KKM510 | Magas szintű meghívási, ki- és beutazási tervek KKM előterjesztései | 5 | - |
KKM511 | Magyar állami felsőszintű vezetők és családtagjaik üdülése, magánjellegű látogatásai | 5 | - |
KKM512 | Tolmácsok, fordítók kikérése | 3 | - |
KKM513 | Köszönőlevelek | 3 | - |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM514 | Külkapcsolatok fejlesztésére létrehozott tárcaközi bizottságok iratai | NS | 15 |
KKM515 | A Külgazdasági és Külügyminisztérium és a társszervek együttműködése külpolitikai kérdésekben | NS | 15 |
KKM516 | Eseménynaplók, külkapcsolatok fejlesztésére létrehozott tárcaközi bizottságok, társszervek operatív iratai | 10 | - |
KKM517 | A magyar kormánynak, az állami és társadalmi szerveknek a külföldön élő magyarokkal való foglalkozására vonatkozó elvi jellegű határozatai. Munkavállalás | NS | 15 |
KKM518 | Külföldön élő magyarokkal foglalkozó egyéb szervekkel kapcsolatos részanyagok, operatív feljegyzések | NS | 15 |
KKM519 | Magyar Állandó Értekezlet (MÁÉRT) | NS | 15 |
KKM520 | Magyarok Világszövetségével (MV) való együttműködés | NS | 15 |
KKM521 | Magyarok Világkongresszusa | NS | 15 |
KKM522 | Anyanyelvi konferenciák, nyári egyetemek | NS | 15 |
KKM523 | MÁÉRT, MV operatív iratai | 10 | - |
KKM524 | Együttműködés más magyar szervekkel a külföldön élő magyarok ügyében | NS | 15 |
KKM525 | Együttműködés más magyar szervekkel a külföldön élő magyarok ügyében, kisebb jelentőségű iratok | 6 | - |
Belpolitika | |||
KKM601 | Magyarország belpolitikája általában. Összefoglaló jelentések, feljegyzések a magyar belpolitikáról, KKM értékeléssel | NS | 15 |
KKM602 | Összefoglaló jelentések, feljegyzések a magyar belpolitikáról érdemi megjegyzés nélkül | 15 | - |
KKM603 | Beszédek és nyilatkozatok a magyar belpolitikáról | NS | 15 |
KKM604 | Magyar állampolgárok kitüntetése, kitüntetések alapítása | 20 | - |
KKM605 | Magyarország államhatalmi szervei | NS | 15 |
KKM606 | Magyarország Alaptörvénye. Az Alkotmánybíróság határozatai. Magyar felségjelek, címer, zászló | NS | HN |
KKM607 | Az Országgyűlés szervezete, működésének határozatai stb. Az Országgyűlés állandó és különbizottságainak tevékenysége, kapcsolatuk a KKM-mel | 5 | - |
KKM608 | A KKM és a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (KEHI) kapcsolata operatív ügyekben | 6 | - |
KKM609 | Helyi és területi önkormányzati szervek tevékenysége, politikai összetétele | 6 | - |
KKM610 | Köztársasági elnök, a Köztársasági elnök és a KKM kapcsolata | NS | 15 |
KKM611 | A KKM és a KEHI kapcsolata (Külpolitika) | NS | 15 |
KKM612 | Önkormányzatok kapcsolata a KKM-mel | 5 | - |
KKM613 | Államhatalmi szervekkel kapcsolatos operatív iratok | 5 | - |
KKM614 | Ombudsman jogállása, tevékenysége, kapcsolata a KKM-mel | 5 | - |
KKM615 | Államigazgatási szervek | NS | 15 |
KKM616 | A kormány megalakulása, koalíciós tárgyalások, a kormány programja, munkaterve | 6 | - |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM617 | A kormány üléseinek munkaterve, feladatai A Külgazdasági és Külügyminisztérium javaslatai Átfogó kormányzati tervek | NS | 15 |
KKM618 | A központi államigazgatási szervek szervezete, tevékenysége. Közigazgatási reform, közigazgatás helyzete, fejlesztése | 5 | - |
KKM619 | Közigazgatási államtitkári értekezletek (KÁÉ) és kormányülések, Törvényalkotási program | NS | 15 |
KKM620 | Kormányhatározatok (a határozatok számának sorrendjében lerakva) | hatályukig | - |
KKM621 | A Külgazdasági és Külügyminisztérium képviselete a tárcaközi és egyéb szakbizottságokban | NS | 15 |
KKM622 | A Miniszterelnökség és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata. Kormányülésre nem kerülő, Miniszterelnökségen készített emlékeztetők, összefoglalók | NS | 15 |
KKM623 | Államtitkári értekezletről a Miniszterelnökségen készített emlékeztetők. KÁÉ napirendje és egyéb kapcsolódó operatív iratok | 5 | - |
KKM624 | A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (KEHI) és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata | NS | 15 |
KKM625 | Választások, népszavazás Választási rendszer: választási törvény és eljárási szabályok, Köztársasági elnök választása, Országgyűlési választások, Önkormányzati, helyhatósági, kisebbségi választások, Népszavazás, Külföldi megfigyelők | 5 | - |
KKM626 | A Külgazdasági és Külügyminisztérium elemzései, jelentései az Országgyűlés részére | NS | 15 |
KKM627 | A Külgazdasági és Külügyminisztérium részvétele az Országgyűlés plenáris üléseinek munkájában | NS | 15 |
KKM628 | A Külgazdasági és Külügyminisztérium és az Országgyűlés Külügyi Hivatalának kapcsolata | NS | 15 |
KKM629 | A Külgazdasági és Külügyminisztérium részvétele az Országgyűlés szakbizottságainak munkájában | NS | 15 |
KKM630 | Nagykövetjelöltek meghallgatása az Országgyűlés illetékes szakbizottságaiban | NS | 15 |
KKM631 | A Külgazdasági és Külügyminisztérium részvétele egyéb országgyűlési bizottságok munkájában | NS | 15 |
KKM632 | A Külgazdasági és Külügyminisztérium, valamint a magyar pártok és parlamenti képviselők kapcsolata külpolitikai kérdésekben | NS | 15 |
KKM633 | Az Interparlamentáris Unió és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata | 6 | - |
KKM634 | A Miniszterelnöki Kabinetiroda és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata | NS | 15 |
KKM635 | Parlamenti pártok tevékenysége, sajtó és tájékoztató jellegű iratai | NS | 15 |
KKM636 | Parlamenten kívüli pártok tevékenysége, sajtó és tájékoztató jellegű iratai | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM637 | Magyarország társadalmi szervezetei. Jogszabályok a társadalmi szervezetekről, gazdasági tevékenységéről, az alapítványok gazdasági rendjéről | hatályukig | - |
KKM638 | Szakszervezetek kapcsolata a KKM-mel. Nemzetközi tevékenységük segítése | NS | 15 |
KKM639 | Szakmai szervezetek, gazdasági szervezetek, kamarák kapcsolata a KKM-mel. Nemzetközi tevékenységük segítése | NS | 15 |
KKM640 | Ifjúsági és gyermekszervezetek, nőszervezetek kapcsolata a KKM-mel. Nemzetközi tevékenységük segítése | NS | 15 |
KKM641 | Civil szerveződések, alapítványok, egyesületek, Non Governmental Organisation (NGO), magánszemélyek és a KKM kapcsolata. Nemzetközi tevékenységük segítése | NS | 10 |
KKM642 | Baráti társaságok és a KKM kapcsolata. Dunamenti Népek Baráti Társasága. Nemzetközi tevékenységük segítése Baráti társaságokkal kapcsolatos egyéb anyagok | NS | 15 |
KKM643 | Karitatív szervezetek kapcsolata a KKM-mel. Nemzetközi tevékenységük segítése a Külgazdasági és Külügyminisztériumban | NS | 15 |
KKM644 | Nemzeti Gazdasági és Társadalmi Tanács (NGTT) | NS | 15 |
KKM645 | Emberjogi és kisebbségi kérdések. Magyarország nemzetiségi politikája Magyar emberjogi és kisebbségi, nemzetiségpolitikai ügyek általában | NS | 15 |
KKM646 | A Társadalmi felzárkózási és cigányügyi tárcaközi bizottság és KKM kapcsolata | NS | 15 |
KKM647 | Magyarországi kisebbségek helyzete, szervezeteik | NS | 15 |
KKM648 | Nemzetiségi oktatás | NS | 15 |
KKM649 | Elvi, összefoglaló anyagok, INTERITIM | NS | 15 |
KKM650 | Határon túli magyarok szervezeteinek támogatása (ha a relációs anyagban nem helyezhető el) | NS | 15 |
KKM651 | A szomszédos államokban élő magyarok kedvezményeiről és támogatásáról szóló jogszabályok (2001. évi LXII. tv., Kedvezménytörvény, kormányrendeletek és miniszteri utasítások), kétoldalú megállapodások és ezek végrehajtásával kapcsolatos iratok | NS | 15 |
KKM652 | Magyarországi egyházak. Egyházpolitika | NS | 15 |
KKM653 | A Külgazdasági és Külügyminisztérium és az Emberi Erőforrások Minisztériuma kapcsolata egyházügyi kérdésekben | NS | 15 |
KKM654 | Magyar egyházak és egyházi szervezetek helyzete, tevékenysége Magyarországon, nemzetközi tevékenysége, kapcsolatuk a Külgazdasági és Külügyminisztériummal | NS | 15 |
KKM655 | Egyházakkal kapcsolatos operatív iratok | 5 | - |
Rendészet, igazságszolgáltatás, nemzetbiztonság | |||
KKM701 | Elvi jelentőségű ügyek, BM-KKM kapcsolata, együttműködése, jogszabálytervezetek véleményezése | NS | 15 |
KKM702 | A Minősített Adatok védelmével kapcsolatos együttműködés más szervekkel (Minősített Adatok Védelméről szóló törvény - MAVTV) | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM703 | Országos Katasztrófavédelmi Főigazgatóság és a KKM kapcsolata és együttműködése | 10 | - |
KKM704 | Tűzoltóság, tűzvédelem | 10 | - |
KKM705 | Belügyminisztérium tájékoztatói rendészeti, és nemzetbiztonsági ügyekben. Igazságügyi Minisztérium (IM) tájékoztatói igazságszolgáltatási ügyekben | 3 | - |
KKM706 | Rendvédelmi és rendészeti ügyek, bűnügyek, konferenciák | NS | 15 |
KKM707 | Belügyminisztérium tájékoztatói Magyarország bűnügyi helyzetéről | 5 | - |
KKM708 | Magyar rendőri szervezet, ORFK és a BRFK kapcsolata a Külgazdasági és Külügyminisztériummal | NS | 15 |
KKM709 | Bűnügyek, bűnmegelőzés, büntetés-végrehajtás. Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága és a KKM kapcsolata, konferenciák | NS | 15 |
KKM710 | Interpol ügyek (amennyiben a relációs anyagban nem helyezhető el). Nemzetközi bűnözés elleni harcban való részvétel | NS | 15 |
KKM711 | Terrorizmus | NS | 15 |
KKM712 | Részvétel nemzetközi rendőri missziókban (ha a relációs anyagban nem helyezhető el) | NS | 15 |
KKM713 | A Külügyminisztérium alkalmazottainak szabálysértési és büntető ügyei | 25 | - |
KKM714 | Alkotmányvédelmi Hivatal és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata, Nemzeti Biztonsági Felügyelet, Nemzetbiztonsági Kabinet | NS | HN |
KKM715 | Információs Hivatal és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata | NS | HN |
KKM716 | Országhatár kijelölése. Határmegállapítás, határrendészet | NS | 15 |
KKM717 | A Belügyminisztérium és a Külgazdasági és Külügyminisztérium együttműködése határrendészeti ügyekben | NS | 15 |
KKM718 | A Határeseményeket Kivizsgáló Bizottság jegyzőkönyvei. A Külügyminisztérium részvételével kapcsolatos összefoglalók | NS | 15 |
KKM719 | Határátkelőhelyek megnyitásával kapcsolatos ügyek | NS | 15 |
KKM720 | Kishatárforgalommal kapcsolatos ügyek | NS | 15 |
KKM721 | Vámvizsgálati helyek felállítása | NS | 15 |
KKM722 | Határsértések, határprovokációk | NS | 15 |
KKM723 | Idegen repülőgépek átrepülésének engedélyezése | 5 | - |
KKM724 | Magyar kormánygépek be- és átrepülési engedélyének intézése | 5 | - |
KKM725 | Egyéb magyar gépek be- és átrepülési engedélyének intézése | 5 | - |
KKM726 | Idegenrendészet, menekültügy | NS | 15 |
KKM727 | A menekültügyért felelős országos szervezetek és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata | NS | 15 |
KKM728 | Menekültügyi és migrációs jogszabályok | hatályukig | - |
KKM729 | Kitoloncolás | 15 | - |
KKM730 | Menekülttáborok Magyarországon | NS | 15 |
KKM731 | Vízumügyek, útlevélügyek általános, elvi kérdései | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM732 | A BM és a KKM együttműködése úti okmányokkal kapcsolatban (pl. útlevél, határátlépési igazolvány) | NS | HN |
KKM733 | Vízum- és útlevélegyezmények, megállapodások | NS | 15 |
KKM734 | Vízum- és útlevél-kiállítási szabályok | NS | 15 |
KKM735 | Vízum- és útlevélügyek elvi kérdései | NS | 15 |
KKM736 | Állampolgársági egyezmények. Egyezmények és előkészítésük | NS | 15 |
KKM737 | Igazságszolgáltatás, jogsegély | NS | 15 |
KKM738 | Az Igazságügyi Minisztérium és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata, jogszabálytervezetek véleményezése igazságszolgáltatási kérdésekben | NS | 15 |
KKM739 | Jogszabályok, Polgári Törvénykönyv, Büntető Törvénykönyv és módosítások | hatályukig | - |
KKM740 | Magyarország bírósági szervezetének tevékenysége. A Kúria és a Külügyminisztérium kapcsolata | NS | 15 |
KKM741 | Munkaügyi bíróságok | 10 | - |
KKM742 | Az ügyészi szervezet tevékenysége. A Legfőbb Ügyészség és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata | NS | HN |
KKM743 | Az Igazságügyi Hivatal és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata | NS | 15 |
KKM744 | Rehabilitáció | 15 | - |
KKM745 | Jogsegély és jogsegély egyezmények | NS | 15 |
KKM746 | Jogsegély nyújtásával kapcsolatos elvi, összefoglaló iratok, ha a relációs anyagoknál nem helyezhetők el | NS | 15 |
KKM747 | Egyedi igazságszolgáltatási ügyek, jogviták | 15 | - |
KKM748 | Polgári jogi jogviták | 15 | - |
KKM749 | Munkaügyi jogviták | 15 | - |
KKM750 | Egyéb jogviták | 15 | - |
KKM751 | Bírósági megkeresések | 10 | - |
KKM752 | Közérdekű bejelentések és panaszok intézése | 5 | - |
Biztonságpolitika, katonapolitika, polgári védelem | |||
KKM801 | Magyarország biztonságpolitikája, védelmi politikája | NS | 15 |
KKM802 | Biztonságpolitikai koncepció. Védelmi felkészítés, országmozgósítás. A Külgazdasági és Külügyminisztérium észrevételei az ország biztonságpolitikai koncepciójához | NS | 15 |
KKM803 | Országgyűlési vita a biztonságpolitikáról | NS | 15 |
KKM804 | Tárcaközi Koordinációs Bizottság ülései. KKM részvétele | NS | 15 |
KKM805 | Minisztériumok honvédelmi felkészítése | NS | 15 |
KKM806 | A Honvédelmi Minisztérium és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata, együttműködése, jogszabálytervezetek véleményezése, HM tájékoztatók, útijelentések | NS | 15 |
KKM807 | A Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat és a Külügyminisztérium kapcsolata | NS | HN |
KKM808 | Katonai attaséi hivatalok. Nagykövet és katonai attasé együttműködése | NS | 15 |
KKM809 | Katonai attaséi hivatal működtetése pénzügyi-gazdasági feltételei. MNB átutalások | 10 | - |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM810 | Többoldalú katonai szerződések, megállapodások | NS | 15 |
KKM811 | Idegen katonai erők átvonulása, csapatmozgások, egyéb engedélyköteles tevékenységek | NS | 15 |
KKM812 | Hadgyakorlatok előrejelzése | Honvédelmi Minisztérium rendelkezése szerint | - |
KKM813 | Katonai segélyszállítmányok (amennyiben a relációs anyagban nem helyezhető el) | Honvédelmi Minisztérium rendelkezése szerint | - |
KKM814 | Magyar Honvédség, katonai ösztöndíjak | NS | 15 |
KKM815 | Magyar békefenntartó erők, Magyarország részvétele nemzetközi katonai erőkben, logisztika, utánpótlási ügyek. Biztonságpolitikai-békeműveleti konferenciák | NS | 15 |
KKM816 | Hadiipar és haditechnika | NS | HN |
KKM817 | Külügyi álláspont hadiipari és haditechnikai kérdésekben | NS | 15 |
KKM818 | Hadiipari és Haditechnikai Fejlesztési Bizottsággal való KKM együttműködés | Honvédelmi Minisztérium rendelkezése szerint | - |
KKM819 | Nemzetgazdasági Minisztérium és a KKM együttműködése hadiipari kérdésekben | Honvédelmi Minisztérium rendelkezése szerint | - |
KKM820 | Hadfelszerelések vásárlása és eladása | Honvédelmi Minisztérium rendelkezése szerint | - |
KKM821 | Hadiipari kutatás-fejlesztés | Honvédelmi Minisztérium rendelkezése szerint | - |
KKM822 | Rendkívüli állapotra, szükségállapotra és vészhelyzetre hozott jogszabályok | hatályukig | - |
KKM823 | A Külgazdasági és Külügyminisztérium feladatai a polgári védelemben | NS | 15 |
Gazdasági, pénzügyi, ipari, mezőgazdasági, közlekedési, kereskedelmi, műszaki-tudományos és környezetvédelmi ügyek iratai | |||
KKM901 | Magyarország gazdasági helyzete, gazdaságpolitikája, gazdaságpolitikai feladatok | NS | 15 |
KKM902 | Magyarország gazdasági helyzetének és gazdaságpolitikájának ismertetése a fogadó országban | NS | 15 |
KKM903 | Magyarországról a háború során elhurcolt javak visszaszerzése | NS | 15 |
KKM904 | Nemzetközi szervezetekben képviselendő magyar álláspont. Határozatok és előkészítő anyagok | NS | 15 |
KKM905 | Magyar gazdaság bekapcsolódása a nemzetközi piacgazdaságba. A felzárkózás gazdasági problémái | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM906 | Állami segítségnyújtás az Európai Unió együttműködési megállapodási szerződései alapján | NS | 15 |
KKM907 | A Külgazdasági és Külügyminisztérium Nemzetközi Fejlesztési és Humanitárius Főosztály (NEFEFO) iratai | NS | 15 |
KKM908 | Magyarország pénzügyei | NS | 15 |
KKM909 | Államháztartás. Az Állami Számvevőszék és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata | NS | 15 |
KKM910 | A Nemzetgazdasági Minisztérium és a Külügyminisztérium kapcsolata, jogszabálytervezetek véleményezése, KKM vélemény a rendelettervezetekről. Gazdasági Kabinet | NS | 15 |
KKM911 | Bankok és biztosító intézetek. Bankalapítás, bankkonszolidáció, bankhálózat. Befektetési alapok. Magyar Nemzeti Bank | NS | 15 |
KKM912 | Állami hitelek. Hitelkonszolidáció. Államadósság, államkölcsönök | NS | 15 |
KKM913 | Adóügyek. Adóigazgatás korszerűsítése. Vagyonpolitikai irányelvek. Helyi adók. ÁFA visszatérítés külföldieknek | NS | 15 |
KKM914 | Vámügyek. Nemzeti Adó- és Vámhivatal és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata | NS | 15 |
KKM915 | Nemzetgazdasági Minisztérium és a KKM kapcsolata | NS | 15 |
KKM916 | Energiagazdálkodás, energiahordozók | NS | 15 |
KKM917 | Ipari kiállítás | 3 | - |
KKM918 | A Földművelésügyi Minisztérium és a Külgazdasági és Külügyminisztérium együttműködése, kapcsolata | NS | 15 |
KKM919 | A nemzetközi műszaki-tudományos és környezetvédelmi együttműködés keretében hozott határozatok és ezek végrehajtása | NS | 15 |
KKM920 | Környezetvédelem | NS | 15 |
KKM921 | Területfejlesztés | NS | 15 |
KKM922 | Nemzeti Innovációs Hivatal és a KKM kapcsolata | NS | 15 |
KKM923 | Magyarország mezőgazdasága, agrár reorganizációs program, a mezőgazdaság állami támogatása | NS | 15 |
KKM924 | Állategészségügy, állattenyésztés. Állatok járványos megbetegedése, élelmiszer-higiénia | NS | 15 |
KKM925 | Közlekedés, vízgazdálkodás, hírközlés | 15 | - |
KKM926 | A Nemzeti Fejlesztési Minisztérium és a KKM együttműködése közlekedési kérdésekben, Magyarország közlekedési politikája, a közlekedés általános helyzete | NS | 15 |
KKM927 | Állami gazdaságok | 5 | - |
KKM928 | Szállítás. Közúti tranzitdíjak. Vasúti tranzitszállítás, vízi és légi szállítás | 3 | - |
KKM929 | Vízgazdálkodás, árvizek | NS | 15 |
KKM930 | Hírközlés. Távközlés, űrtávközlés. Informatika. Nemzeti Fejlesztési Minisztérium és a KKM együttműködése | NS | 15 |
KKM931 | Magyarország általános hírközlési színvonala A Magyar Posta helyzete | 5 | - |
KKM932 | Magyarország belkereskedelme, turizmus, idegenforgalom | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM933 | Általános, illetve operatív, tájékoztató anyagok a kereskedelem és belkereskedelem területén | 5 | - |
KKM934 | A szövetkezeti mozgalom Magyarországon | NS | 15 |
Munkaügy, egészségügy, népjóléti és szociális ügyek, statisztika iratai | |||
KKM1001 | Az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a Külgazdasági és Külügyminisztérium együttműködése munkaügyi kérdésekben | NS | 15 |
KKM1002 | Általános foglalkoztatáspolitikai, munkaügyi és bérügyi kérdések | NS | 15 |
KKM1003 | Foglalkoztatáspolitika, munkanélküliség. Munkanélküliek átképzése, ellátása. Szolidaritási Alap | 10 | |
KKM1004 | Nemzetközi munkaügyi egyezmények. Külföldiek magyarországi munkavállalása | NS | 15 |
KKM1005 | Közszolgálati jogviszonyban állókra, köztisztviselőkre vonatkozó foglalkoztatáspolitikai, képesítési és egyéb jogszabályok | hatályukig | - |
KKM1006 | Egészségügyi politika Egészségügyi kormányprogram, válságkezelési program, az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a KKM kapcsolata egészségügyi kérdésekben | NS | 15 |
KKM1007 | Vöröskereszt és egyéb jótékonysági szervezetek nemzetközi kapcsolatai | 10 | - |
KKM1008 | Társadalombiztosítási nyugdíjrendszer. Külföldön élők társadalombiztosítása általában | 10 | - |
KKM1009 | Népjóléti és szociálpolitika egyéb ügyek, család- és gyermekvédelem. Népesedéspolitikai irányelvek | 6 | - |
KKM1010 | Az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a KKM kapcsolata szociális, családügyi és gyermekvédelmi kérdésekben | NS | 15 |
KKM1011 | Népszámlálási adatok, KSH éves jelentései, tájékoztatói Közvélemény-kutatási adatok | 3 | - |
KKM1012 | Magyarország statisztikai adatai, közvélemény-kutatás A KSH és a KKM kapcsolata | NS | 15 |
Kultúra, tudomány, oktatás, sport | |||
KKM1101 | Magyarország kultúrpolitikája A Külgazdasági és Külügyminisztérium részvétele az Országgyűlés és a bizottságai kultúrpolitikai, oktatási vitáiban | NS | 15 |
KKM1102 | Az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a KKM együttműködése kultúrpolitikai kérdésekben. A magyarországi kisebbségeket és a külföldön élő magyarokat érintő kultúrpolitikai kérdések | NS | 15 |
KKM1103 | Magyarország kulturális kapcsolatai általában A Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata a magyar kulturális és oktatási szervekkel | NS | 15 |
KKM1104 | Közoktatás. Magyarország oktatáspolitikája, közoktatási rendszere Az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a KKM kapcsolata, jogszabálytervezetek véleményezése oktatási kérdésekben Közoktatási intézmények, egyetemek és főiskolák nemzetközi kapcsolatainak külügyminisztériumi segítése | NS | 15 |
KKM1105 | Közoktatási intézmények működtetése, egyházi iskolák, magániskolák, alapítványok Magyarországon | 15 | - |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM1106 | Ösztöndíjak elvi ügyei, összesítő | NS | 15 |
KKM1107 | Tudomány- és technológiapolitika, tudományos élet. Nemzeti kutatásfejlesztési programok. A kormány kutatási és tudománypolitikai tanácsadó testülete. Tudományos és Technikai (TéT) ügyek, attaséi rendszer | 10 | - |
KKM1108 | Az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a KKM együttműködése tudománypolitikai kérdésekben | NS | 15 |
KKM1109 | A Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata a Magyar Tudományos Akadémiával, felsőoktatási és tudományos intézményekkel, tudományos szakértőkkel, azok nemzetközi tevékenységének segítése | NS | 15 |
KKM1110 | Tudományos kitüntetések, címek adományozása Díszdoktorrá avatás | 5 | - |
KKM1111 | EU Kutatási és Fejlesztési (K+F) ügyek | NS | 15 |
KKM1112 | Magyarország népművelési politikája | NS | 15 |
KKM1113 | Világörökség Közgyűjtemények nemzetközi kapcsolatai | NS | 15 |
KKM1114 | Irodalmi élet Magyarországon, kapcsolatok általános kérdései, összefoglalók Írószövetségek és nemzetközi kapcsolataik | NS | HN |
KKM1115 | Magyarország művészeti élete. Színházak, színészek. Filmművészet | NS | HN |
KKM1116 | Zeneművészet, zeneszerzők, hanglemezkiadás | NS | HN |
KKM1117 | Képzőművészet, iparművészet, kiállítások, fotóművészet | 5 | - |
KKM1118 | Fesztiválok (pl. Tavaszi Fesztivál stb.) | 5 | - |
KKM1119 | Sport A magyar sport helyzete általában. A Magyar Olimpiai Bizottság. Sporttámogatási alapok. Sportegyesületek támogatása stb. | NS | 15 |
KKM1120 | Együttműködés a Balassi Intézettel a kulturális diplomácia területén, Magyarország kulturális intézményei külföldön | NS | 15 |
KKM1121 | Kulturális vegyes iratok Megemlékezések, rendezvények, ünnepségek (történelmi események, évfordulók stb. kapcsán) | 5 | - |
Sajtópolitika és propaganda, írott és elektronikus sajtó | |||
KKM1201 | Magyarország sajtópolitikája. Kommunikációs stratégiai iratok. Országgyűlési viták plenáris üléseken és bizottságokban. Sajtótörvény vitája | NS | 15 |
KKM1202 | A KKM álláspontja sajtópolitikai kérdésekben, részvétele a Parlament és bizottságai sajtópolitikával összefüggő munkájában | NS | 15 |
KKM1203 | Nemzeti propagandát koordináló szervezetek és bizottságok kapcsolata a Külgazdasági és Külügyminisztériummal | NS | 15 |
KKM1204 | Magyarország-kép megjelenítése a magyar és külföldi írott és elektronikus sajtóban általában | NS | 15 |
KKM1205 | Az írott sajtó helyzete Magyarországon. Lapkiadás, nemzetiségi sajtó stb. | NS | 15 |
KKM1206 | Magyar sajtóirodák és sajtótudósítók külföldön | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM1207 | Külföldi sajtótudósítók, rádiók és televíziók magyar adásai | 10 | - |
KKM1208 | Külföldi lapok magyarországi értékesítése | 10 | - |
KKM1209 | Elektronikus sajtó általános ügyei. Frekvenciagazdálkodás | hatályukig | - |
KKM1210 | Magyar rádiók és TV-k nemzetközi kapcsolatai és külföldre szóló adásai | NS | 15 |
KKM1211 | Magyar televíziók | NS | 15 |
Nemzetközi Fejlesztési Együttműködési Program (FEP) | |||
KKM1301 | Multilaterális szektor | NS | 15 |
KKM1302 | Bilaterális szektor, segélyek stb. | NS | 15 |
KKM1303 | Kapacitásépítés | 10 | - |
Általános és biztonságpolitikai, nemzetközi szerződésekre vonatkozó iratok, szerződések és a hozzájuk kapcsolódó nemzetközi szervezetek | |||
KKM1401 | Általános és biztonságpolitikai nemzetközi kérdésekre vonatkozó iratok | NS | 15 |
KKM1402 | Nagyhatalmak csúcstalálkozói | NS | 15 |
KKM1403 | Kelet-nyugati politikai kapcsolatok | NS | 15 |
KKM1404 | Észak-Dél politikai kapcsolatok | NS | 15 |
KKM1405 | A világgazdaság problémái (pl. energiaválság, olajválság, gazdasági válság) | NS | 15 |
KKM1406 | Nem hagyományos (tömegpusztító fegyverek) leszerelése és korlátozása | NS | 15 |
KKM1407 | A non-proliferáció általános kérdései | NS | 15 |
KKM1408 | Az Atomsorompó Szerződés (NPT) | NS | 15 |
KKM1409 | A Vegyifegyver Tilalmi Szerződés (CWC) és szervezete (OPCW) | NS | 15 |
KKM1410 | A Biológiai és Toxin Fegyvertilalmi Szerződés (BTWC) | NS | 15 |
KKM1411 | Az Átfogó Atomcsend Szerződés (CTBT) és szervezete (CTBTO) Atomfegyvermentes övezetek | NS | 15 |
KKM1412 | Űrfegyverkezés (SPI, PAROS) | NS | 15 |
KKM1413 | A ballisztikus rakéták elterjedése elleni Hágai Magatartási Kódex (HCOC) | NS | 15 |
KKM1414 | Az ENSZ BT 1540. sz. határozata | NS | 15 |
KKM1415 | A nukleáris terrorizmus elleni ENSZ egyezmény | NS | 15 |
KKM1416 | A hagyományos fegyverzetek leszerelése és korlátozása, katonai biztonság- és bizalomerősítő megállapodások | NS | 15 |
KKM1417 | Az európai hagyományos fegyverzetek korlátozásáról szóló megállapodás (CFE) | NS | 15 |
KKM1418 | A biztonság- és bizalomerősítő intézkedésekről szóló Bécsi Dokumentum (VD) | NS | 15 |
KKM1419 | Bizonyos hagyományos fegyverek tilalmáról és korlátozásáról szóló egyezmény (CCW) és ennek egyezményei | NS | 15 |
KKM1420 | A könnyű és kézifegyverekkel (SALW) kapcsolatos ENSZ, EBESZ és EU dokumentumok | NS | 15 |
KKM1421 | A vállról indítható légvédelmi rakétákkal (MANPADS) kapcsolatos dokumentumok | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM1422 | A Daytoni Keret Megállapodáshoz kapcsolódó délkelet-európai egyezmények (+ RACIVIAC) | NS | 15 |
KKM1423 | Magyarország kétoldalú katonai bizalomerősítő megállapodásai | NS | 15 |
KKM1424 | Nemzetközi eVIIport ellenőrzési rezsimek | NS | 15 |
KKM1425 | Rakétatechnológiai ellenőrzési rendszer (MTCR) | NS | 15 |
KKM1426 | Wassenari Megállapodás (WA-hagyományos fegyverek és kettős rendeltetésű termékek) | NS | 15 |
KKM1427 | Ausztrália Csoport (AG-vegyi és biológiai fegyverek) | NS | 15 |
KKM1428 | Nukleáris Szállítók Csoportja (NG) | NS | 15 |
KKM1429 | Zangger Bizottság (ZG) | NS | 15 |
KKM1430 | Csendes-óceáni Biztonsági Szerződés Ausztrália - Új-Zéland - USA Paktum: ANZUS | NS | 15 |
KKM1431 | Biztonságpolitikával kapcsolatos operatív iratok, tájékoztatók | 10 | 15 |
KKM1432 | Kazettás Lőszer Egyezmény (CCM) | NS | 15 |
KKM1433 | Fegyverkereskedelmi Szerződés (ATT) | NS | 15 |
KKM1434 | Az új típusú biztonsági kihívások, fenyegetések (cybertámadások, terrorizmus, migráció, környezeti katasztrófák) | NS | 15 |
KKM1435 | Daytoni Megállapodás | NS | 15 |
Észak-atlanti Szerződés Szervezete (NATO) | |||
KKM1501 | NATO Nemzetközi Titkárság, Főtitkári Kabinet | NS | 15 |
KKM1502 | NATO Egyesített Katonai Szervezet, Katonai Bizottság (Military Committee) | NS | 15 |
KKM1503 | NATO Védelempolitikai és Védelmi Tervezési Bizottság (Defence Policy and Planning Committee) | NS | 15 |
KKM1504 | NATO Nukleáris Tervező Csoport (Nuclear Planning Group) | NS | 15 |
KKM1505 | NATO Parlamenti Közgyűlés (korábbi nevén: Észak-Atlanti Közgyűlés) | NS | 15 |
KKM1506 | Partnerség a Békéért Program (PfP) | NS | 15 |
KKM1507 | NATO-Oroszország Tanács - NRC (korábbi nevén Állandó Közös Tanács - PJC) | NS | 15 |
KKM1508 | Magyarország és a NATO. Állandó Képviselet helyzete. Személyi és egyéb ügyek. Magyarország NATO tagsága. Magyar Atlanti Tanács (NGO) | NS | 15 |
KKM1509 | Magyarország részvétele a NATO katonai programjaiban. Delegációk, konferenciák, értekezletek, tanácskozások. Átrepülés Magyarország felett. IFOR, KFOR, ISAF | NS | 15 |
KKM1510 | Magyar diplomaták, tisztviselők, szakemberek tevékenysége, NATO ösztöndíjak | NS | 15 |
KKM1511 | NATO-val kapcsolatos operatív iratok, részanyagok NATO-reform | 5 | - |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM1512 | Észak-atlanti Partnerségi Tanács (EAPC) Miniszteri tanácsülés, csúcstalálkozók Együttműködési éves munkaterv. Partnerségi és együttműködési programok; a NATO "nyitott ajtók" politikája; a NATO kapcsolatai globális és nemzetközi szervezetekkel [ENSZ, EU, AU, EBESZ, EAPC, MeD, ICI, NATO-Georgia Bizottság (NGC), NATO-Ukrajna Bizottság (NUC)] Tanácskozások a NATO vezetőivel. Új Atlanti Kezdeményezés | NS | 15 |
KKM1513 | Rakétavédelem | NS | 15 |
KKM1514 | Kibervédelem | NS | 15 |
KKM1515 | NATO Reagáló Erők (NATO Response Force) | NS | 15 |
Európai Biztonsági és Együttműködési Szervezet (EBESZ, OSCE) | |||
KKM1601 | EBESZ: Általános kérdések Konfliktusmegelőzés, válságkezelés, békefenntartás. EBESZ státusza. EBESZ költségvetése. EBESZ-reform. Korfui folyamat, Helsinki +40 | NS | 15 |
KKM1602 | Az EBESZ döntéshozó szerveinek munkája Állandó Tanács, Biztonsági Együttműködési Fórum, Gazdasági és Környezetvédelmi Fórum, Csúcstalálkozók. Miniszteri Tanács | NS | 15 |
KKM1603 | Az EBESZ intézményeinek, választott tisztviselőinek munkája. Soros elnök. Titkárság. EBESZ Főtitkár. Parlamenti Közgyűlés (OSCE PA). Demokratikus Intézmények és Emberi Jogok Irodája (ODIHR). Nemzeti Kisebbségi Főbiztos (HCNM) Médiaszabadság Képviselő (RFoM) | NS | 15 |
KKM1604 | EBESZ rendezvények, konferenciák, szemináriumok, tárgyalások. Csúcstalálkozók és miniszteri szintű tanácskozások | NS | 15 |
KKM1605 | EBESZ-hírhálózat, híradós munkacsoport - Communications Group | NS | 15 |
KKM1606 | EBESZ szakértők, alkalmazottak. Magyar tisztviselők megválasztása, tevékenységük, szakértők munkája | NS | 15 |
KKM1607 | A Magyar EBESZ Képviselet helyzete, személyi és egyéb ügyek. Felterjesztések, továbbítások | NS | 15 |
KKM1608 | EBESZ-szel kapcsolatos operatív jellegű iratok | 10 | - |
KKM1609 | EBESZ-hez kapcsolódó fegyverzet-ellenőrzési, bizalom- és biztonságerősítő fórumok. Európai Hagyományos Fegyveres Erőkről szóló Szerződés Katonai bizalom- és biztonságerősítő intézmények. Egyesített Konzultatív Csoport (JCG) | NS | 15 |
KKM1610 | A magyarországi helyzetet érintő kérdésekkel foglalkozó EBESZ dokumentumok | NS | 15 |
Magyarország és a külállamok kapcsolata. A külállamok társadalmi, gazdasági, politikai, katonai helyzete | |||
KKM17001 | Magyarország és a fogadó állam kapcsolata általában. A fogadó ország külpolitikájának általános iránya, stratégiája, e stratégia megvalósításának eszközei, módjai | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM17002 | A fogadó ország függetlenné válása. Országegyesítés | NS | 15 |
KKM17003 | A fogadó ország parlamentjének, felsőházának külpolitikai vitája | NS | 15 |
KKM17004 | A fogadó ország és külállamok állami vezetőinek, pártjai vezetőinek beszédei, nyilatkozatai a fogadó ország külpolitikájáról | NS | 15 |
KKM17005 | Az ország nemzetközi helyzete, álláspontja nemzetközi ügyekben, nemzetközi kapcsolatai | NS | 15 |
KKM17006 | A fogadó ország külügyminisztériumának és külügyi apparátusának szervezeti struktúrája. Értesülések a fogadó ország diplomatáiról és vezető állami tisztségviselőiről stb. | NS | 15 |
KKM17007 | Magyar misszió vezetőjének, diplomatájának látogatása a fogadó ország külügyminisztériumában, ill. más állami szerveknél és állami vezetőknél | NS | 15 |
KKM17008 | Budapesti külképviseletek vezetőinek, diplomatáinak látogatása a KKM-ben, illetve más állami szerveknél és állami vezetőknél | NS | 15 |
KKM17009 | A fogadó ország külpolitikájával kapcsolatos tájékoztatók, operatív anyagok | 10 | - |
KKM17010 | A fogadó ország és Magyarország diplomáciai kapcsolatainak szintje és formái | NS | 15 |
KKM17011 | Állam és kormány elismerése | NS | 15 |
KKM17012 | Emigrációs, illetve az ország területén kívül tevékenykedő kormány | NS | 15 |
KKM17013 | A diplomáciai kapcsolat felvétele, megszakítása, nagykövetség létesítése. Szintemelés | NS | 15 |
KKM17014 | Konzulátus, főkonzulátus, tiszteletbeli konzulok | NS | 15 |
KKM17015 | Kereskedelmi képviseletek | NS | 15 |
KKM17016 | Nagykövet, követ agrément ügye, megbízólevél átadása stb. Nagykövet bemutatkozó és búcsúlátogatásai | NS | 5 |
KKM17017 | Konzuli pátens. Főkonzul bemutatkozó és búcsúlátogatásai | NS | 15 |
KKM17018 | Tiszteletbeli konzulok kinevezésével, megbízásával és működésével kapcsolatos iratok | NS | HN |
KKM17019 | Általános Vegyes Bizottság, Kormányközi Vegyes Bizottság | NS | 15 |
KKM17020 | Két- vagy többoldalú politikai szerződések elkészítésével, aláírásával, hatálybalépésével, megszűnésével előterjesztések, értesítések, tervezetek | NS | 15 |
KKM17021 | Közös politikai nyilatkozat | NS | 15 |
KKM17022 | Nemzetközi szerződésekkel kapcsolatos jogviták, nemzetközi bírósági eljárások | NS | 15 |
KKM17023 | Magas szintű tárgyalás, találkozók | NS | 15 |
KKM17024 | Államfői találkozók | NS | 15 |
KKM17025 | Kormányküldöttség | NS | 15 |
KKM17026 | Kormányfői találkozók | NS | 15 |
KKM17027 | Az Országgyűlés elnökének, alelnökeinek találkozói | NS | 15 |
KKM17028 | Parlamenti kapcsolatok: parlamenti bizottságok, frakciók, képviselők kapcsolatai | NS | 15 |
KKM17029 | Külügyminiszterek és a külügyminisztériumok magas szintű vezetőinek találkozói | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM17030 | Magas szintű meghívási, ki- és beutazási tervek | NS | 15 |
KKM17031 | Állami és politikai vezetők és családtagjainak üdülése és magánjellegű látogatásai | 10 | - |
KKM17032 | Magas szintű egyházi vezetők találkozói | NS | 15 |
KKM17033 | A fogadó ország és Magyarország kapcsolata általában. Külpolitikai kapcsolatok | NS | 15 |
KKM17034 | Felsőszintű határozatok, irányelvek a fogadó ország irányában folytatandó külpolitikai tevékenységről | NS | 15 |
KKM17035 | Misszióvezető éves beszámoló jelentése | NS | 15 |
KKM17036 | Állami vezetők és a pártok vezetőinek nyilatkozatai, beszédei a fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és 3. ország kapcsolatairól | NS | 15 |
KKM17037 | A fogadó ország és Magyarország külügyminisztériumainak konzultációi | NS | 15 |
KKM17038 | A külképviselet időszakos jelentései a fogadó ország és Magyarország, ill. harmadik ország kapcsolatairól általában | NS | 15 |
KKM17039 | A fogadó ország budapesti missziója és a magyar KKM, valamint magyar külképviselet és a fogadó ország külügyminisztériumának kölcsönös tájékoztatói nemzetközi és kétoldalú kérdésekről. A külképviselet kapcsolatai a fogadó ország diplomáciai testületének tagjaival, állami szervekkel, pártokkal és társadalmi szervezetekkel, közéleti személyiségekkel | NS | 15 |
KKM17040 | A külképviseletek beosztottainak vidéki látogatásairól készített jelentések | NS | 5 |
KKM17041 | A fogadó ország és Magyarország kapcsolatának operatív és tájékoztató anyagai | 10 | - |
KKM17042 | Diplomáciai mentesség, előjogok, viszonosság | NS | 15 |
KKM17043 | A nagykövetség épületei elleni támadás. Tüntetések | NS | 15 |
KKM17044 | A diplomatákkal szembeni provokáció | NS | 15 |
KKM17045 | Diplomaták vízumkényszere, vízumkényszer megszüntetése, mozgásának korlátozása a fogadó országban. Vidéki utazásuk engedélyhez kötése stb. | NS | 15 |
KKM17046 | Diplomáciai mentességgel kapcsolatos operatív iratok | 10 | - |
KKM17047 | Diplomaták letartóztatása, diplomaták kiutasítása | NS | 15 |
KKM17048 | Vámügyek, vámmentességek, vámkedvezmények | NS | 15 |
KKM17049 | A Diplomáciai Testület vezetőinek, tagjainak összejövetelei. Javaslataik stb. Diplomata lista | NS | 15 |
KKM17050 | Doyeni tisztség | NS | 15 |
KKM17051 | Diplomáciai szertartások, rendezvények, fogadások, ezek általános szabályai | NS | 5 |
KKM17052 | A fogadó ország szertartásrendje | NS | 15 |
KKM17053 | Javaslatok, diplomáciai rendezvényen való részvételre | 5 | - |
KKM17054 | Nemzeti ünnepek, évfordulók programja | 10 | - |
KKM17055 | Diplomáciai fogadások összetételéről, lefolyásáról szóló, nem politikai tartalmú feljegyzések, jelentések | 10 | - |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM17056 | Jegyrendelés, szobafoglalás diplomaták és külföldi vendégek részére kulturális, sport, egyéb rendezvényekre, rendőri biztosítás Belépők biztosítása diplomaták részére Ajándékok küldése, átvétele | 2 | - |
KKM17057 | A DT részére szervezett fogadások, rendezvények, programok | 10 | - |
KKM17058 | Utcák, parkok elnevezése neves személyiségekről. Szoboravatás, koszorúzás, megemlékezés. A fogadó ország területén található magyar történelmi emlékhelyek és temetők gondozása és viszont | NS | 15 |
KKM17059 | Magyar állami kitüntetések külföldi állampolgároknak. Magyar állampolgárok külföldi állami kitüntetései | NS | 15 |
KKM17060 | Üdvözlő, gratuláló, köszönő, részvétnyilvánító táviratok, üzenetek | 5 | - |
KKM17061 | A budapesti külképviseletek személyi, ingatlan, bérleti, közlekedési ügyei | NS | HN |
KKM17062 | A budapesti missziók és beosztottaik, külföldi alkalmazottaik személyi ügyei Személyi kartonok | NS | HN |
KKM17063 | A budapesti misszió külföldi alkalmazottai orvosi ellátásának ügyei | NS | HN |
KKM17064 | A budapesti missziók külföldi alkalmazottainak bűnügyei, bűnjelek lefoglalása | NS | HN |
KKM17065 | DT címjegyzékének alapanyaga | NS | 15 |
KKM17066 | A budapesti külképviseletek magyar alkalmazottainak munkaviszonyával kapcsolatos ügyek (felvétel, elbocsátás, munkabér, munkaviszony igazolás stb.) | 15 | - |
KKM17067 | A külképviseletek beosztottainak egyéni kérelmei, panaszai. Velük szemben elkövetett bűncselekmények, jogsérelmek | 25 | - |
KKM17068 | A budapesti külképviseletek ingatlan, telekkönyvi, adóügyei, Bérleti szerződés, lakásügyek | NS | HN |
KKM17069 | Balesettel kapcsolatos iratok. Kórházi igazolványok | NS | HN |
KKM17070 | Nagykövet és ügyvivő ideiglenes távozását és visszatérését bejelentő jegyzék (szabadság stb.) Személyi igazolványokkal kapcsolatos iratok, kérdőívek (Questionner), utazási igazolványok | 2 | - |
KKM17071 | Eseménynaplók, országismertetők. Külpolitikai eseménynapló | NS | 15 |
KKM17072 | Emigráció. A magyar emigráció, kapcsolat a külképviseletekkel | NS | 15 |
KKM17073 | A külföldön élő magyarok körében végzett külképviseleti munka | NS | 15 |
KKM17074 | Magyar származású kiemelkedő személyiségekkel (tudósok, művészek, közéleti személyiségek stb.) való kapcsolat. Magyarországi látogatásaik | NS | 15 |
KKM17075 | Külföldi magyarok kulturális, üzleti, sajtó- és propaganda tevékenysége | NS | 15 |
KKM17076 | Külföldi magyarok ajándékai, felajánlásai Magyarországnak. Alapítványaik | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM17077 | Magyarországon élő emigránsok és szervezeteik | NS | 15 |
KKM17078 | A fogadó országban élő nem magyar emigráció | NS | 15 |
KKM17079 | Az ország belpolitikájának általános kérdései. Összefoglaló jelentés a fogadó ország belpolitikájáról | NS | 15 |
KKM17080 | Magyar állami vezetők és vezető politikusok nyilatkozatai a fogadó ország belpolitikájáról | NS | 15 |
KKM17081 | Az ország legfelső államhatalmi szervei, törvényhozása | NS | 15 |
KKM17082 | Alkotmány, alkotmánymódosítás | NS | 15 |
KKM17083 | A törvényhozó testületek tevékenysége, politikai összetételük | NS | 15 |
KKM17084 | Az ország nevének, területének megváltozása, országhatár | NS | 15 |
KKM17085 | Államigazgatás, közigazgatás | NS | 15 |
KKM17086 | A közigazgatás szervezete. A kormány megalakulása, működése, politikai összetétele. Kormányválság. Kormánylisták. Országos hatáskörű szakigazgatási szervek és centrális irányítású helyi közigazgatási szervek hatásköre, ügyrendje | NS | 15 |
KKM17087 | Önkormányzatok, polgármesteri találkozók, városok, régiók, községek | NS | 5 |
KKM17088 | Városok, régiók, községek kapcsolata | NS | 5 |
KKM17089 | Rendszerváltozás. Forradalom | NS | 15 |
KKM17090 | Államcsíny, puccs, polgárháború, merényletek. Béketárgyalás, békemegállapodás | NS | 15 |
KKM17091 | Belpolitikával kapcsolatos operatív anyagok | 10 | - |
KKM17092 | Választások. Választási megfigyelés | NS | 15 |
KKM17093 | Államfő választása | NS | 15 |
KKM17094 | Országgyűlési választás | NS | 15 |
KKM17095 | Önkormányzati, helyhatósági választás, népszavazások | NS | 15 |
KKM17096 | Választásokkal kapcsolatos beszámolók, operatív anyagok | 10 | - |
KKM17097 | Az ország politikai mozgalmai. Politikai tüntetés. Ellenállási mozgalom stb. | NS | 15 |
KKM17098 | Pártok, politikai szervezetek. Az ország pártjainak, politikai szervezeteinek helyzete, egymáshoz való viszonya | NS | 15 |
KKM17099 | Társadalmi szervezetek, civil szervezetek, NGO-k a fogadó országban | NS | 15 |
KKM17100 | Szakszervezetek helyzete, kapcsolataik | NS | 15 |
KKM17101 | Testvérvárosi kapcsolatok | NS | 5 |
KKM17102 | A kisebbségek jogi helyzete. Önrendelkezési jog | NS | 15 |
KKM17103 | Autonómia (területi, kulturális, személyi elvű) | NS | 15 |
KKM17104 | Faji megkülönböztetés. Rasszizmus. Emberi jogok | NS | 15 |
KKM17105 | Lakosságcsere. Kitelepítés, betelepítés nemzetiségi alapon | NS | 15 |
KKM17106 | A fogadó ország határon túli kisebbségei és az anyaország kapcsolata | NS | 15 |
KKM17107 | Magyar szervezetek és a KKM kapcsolata, helyzete a fogadó országban | NS | 15 |
KKM17108 | A Magyarországon élő kisebbségek és szervezeteik. Kapcsolatuk a fogadó országgal | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM17109 | Az ország kisebbségi, nemzetiségi politikájának kisebb jelentőségű, operatív jellegű iratai | 10 | - |
KKM17110 | Egyházak. Az ország egyházpolitikája. Az állam és az egyház kapcsolata. Az egyházak külpolitikai tevékenysége. Az egyházak belső ügyei | NS | 15 |
KKM17111 | Magyarország és a fogadó ország egyházi vezető személyiségeinek, egyházi szervezeteinek kapcsolatai | NS | 15 |
KKM17112 | A fogadó ország belpolitikájához kapcsolódó, kisebb jelentőségű, operatív iratok | 10 | - |
KKM17113 | Az ország belső rendészeti szerveinek tevékenysége, általános értékelés | NS | 15 |
KKM17114 | Rendőrség, csendőrség, tűzoltóság szervezete, létszáma, technikai felszereltsége | 10 | - |
KKM17115 | Az ország közbiztonságának helyzete. Bűnüldözés | NS | 15 |
KKM17116 | INTERPOL ügyek | NS | 15 |
KKM17117 | Politikai bűncselekmények. Koncepciós perek. Terrorizmus. Háborús és népellenes bűncselekmények | NS | 15 |
KKM17118 | Közlekedésrendészet | 10 | - |
KKM17119 | Embercsempészet, kábítószer-csempészet, fegyvercsempészet, együttműködés | NS | 15 |
KKM17120 | Egyéb bűnügyek, élet elleni bűncselekmények, fiatalkorúak bűnelkövetése és bűnüldözés | NS | 15 |
KKM17121 | A fogadó ország Belügyminisztériuma és Magyarország kapcsolata | NS | 15 |
KKM17122 | Magyar rendőri szervek és a fogadó ország rendőri szervei közötti megállapodások, együttműködési okmányok | NS | 15 |
KKM17123 | Határrendészet | NS | 15 |
KKM17124 | A határőrizeti szervek együttműködése, határrendészeti egyezmény. Küldöttségeik, tárgyalások, konzultációk | NS | 15 |
KKM17125 | A Határeseményeket Kivizsgáló Bizottság. Határsértés, határprovokáció. Tiltott határátlépés | NS | 15 |
KKM17126 | Határátkelőhelyekről szóló egyezmények, azok kijelölése és építése, fenntartása | NS | 15 |
KKM17127 | Kishatárforgalom | NS | 15 |
KKM17128 | Közös útlevél- és vámvizsgálat | NS | 15 |
KKM17129 | Rendészet és határrendészettel kapcsolatos operatív és kisebb jelentőségű iratok | 10 | - |
KKM17130 | A fogadó ország idegenrendészete | NS | 15 |
KKM17131 | Az idegenrendészeti szervek kapcsolatai | NS | 15 |
KKM17132 | Túszügyek | NS | 15 |
KKM17133 | Tartózkodási engedély a fogadó ország állampolgárai részére Magyarországon | NS | 15 |
KKM17134 | Kiutasítás, kiadatás. Migráció, menekültügy. Politikai menedékjog | NS | 15 |
KKM17135 | Az ország igazságszolgáltatása. Ügyészi, bírói szervezet, általános helyzetértékelés | NS | 15 |
KKM17136 | A fogadó ország jogszabályai | változásig | - |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM17137 | Toloncegyezmény, visszafogadási egyezmény | NS | 15 |
KKM17138 | A fogadó ország és a Magyarország igazságügyi szerveinek kapcsolatai. Jogászszervezetek kapcsolatai | NS | 15 |
KKM17139 | Kárpótlási ügyek | NS | 15 |
KKM17140 | Jogvita a fogadó ország és Magyarország között | NS | 15 |
KKM17141 | Politikai perek, amnesztia, rehabilitáció | NS | 15 |
KKM17142 | Jogsegély egyezmények. Polgári, családjogi, bűnügyi jogsegély | NS | 15 |
KKM17143 | Levéltovábbítás a BM, IM és más igazságszolgáltatási szervek felé | 2 | - |
KKM17144 | Igazságszolgáltatás operatív iratok | 10 | - |
KKM17145 | Általános katonai, védelempolitikai kérdések. A fogadó ország katonai stratégiája | NS | 15 |
KKM17146 | A fogadó ország hadserege, közös hadgyakorlatok | NS | 15 |
KKM17147 | Katonai hírszerzés | NS | 15 |
KKM17148 | A katonai attaséi hivatalok ügyei. Attasé agrément. Attaséi jelentések | NS | 15 |
KKM17149 | Két- vagy többoldalú katonai szerződések, megállapodások. Katonai, biztonságpolitikai együttműködés | NS | 15 |
KKM17150 | Külállamok katonai szakértői | NS | 15 |
KKM17151 | Külállamok katonai támaszpontjai | NS | 15 |
KKM17152 | Honvédelmi minisztérium delegációi, katonai delegációk, tárgyalások, konzultációk | NS | 15 |
KKM17153 | Katonai segélyszállítmányok | NS | 15 |
KKM17154 | Hadfelszerelések vásárlása, eladása, átadása. Haditechnikai együttműködés, kiállítás | NS | 15 |
KKM17155 | Békefenntartó alakulatok, missziók | NS | 15 |
KKM17156 | Államok közötti háború. Mozgósítás, hadüzenet. Külállam(ok) katonai beavatkozása. Annektálás, megszállás stb. | NS | 15 |
KKM17157 | Katonasírok megjelölése és gondozása. Hősi emlékművek, megemlékezések. Hagyományőrző egyesületek | NS | 15 |
KKM17158 | Hadifogoly ügyek. Hadifogoly egyezmény, hadifogoly cserék | NS | 15 |
KKM17159 | Polgári védelem. Katasztrófavédelmi, polgári védelmi egyezmény | NS | 15 |
KKM17160 | Intézkedések vészhelyzet, rendkívüli állapot esetén | NS | 15 |
KKM17161 | Katonai ösztöndíjasok | NS | 15 |
KKM17162 | A fogadó ország gazdaságpolitikája, általános gazdasági helyzete | NS | 15 |
KKM17163 | A fogadó országban az állam szerepe a gazdasági életben, gazdasági irányítási rendszer | NS | 15 |
KKM17164 | A fogadó ország külgazdasági kapcsolatait meghatározó általános elveket, prioritásokat ismertető összefoglaló anyagok | NS | 15 |
KKM17165 | Nemzetközi gazdasági bojkott az ország ellen. Az ebből fakadó gazdasági kár más országok részére és ennek kompenzációja | NS | 15 |
KKM17166 | A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és harmadik ország általános gazdasági kapcsolatai. Kormányközi gazdasági bizottságok | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM17167 | Több szakterületet érintő gazdasági szakdelegációk éves, féléves kiküldetési és fogadási terve. Látogatások, meghívások | 10 | - |
KKM17168 | A fogadó ország véleménye Magyarország gazdasági helyzetéről, gazdaságirányítási rendszeréről | NS | 15 |
KKM17169 | Gazdasági segítségnyújtás | NS | 15 |
KKM17170 | Közös vállalatok létesítése, működési szabályaik, felszámolásuk. Magyar vállalatok tevékenysége a fogadó országban | NS | 15 |
KKM17171 | Közös projektek harmadik országban | NS | 15 |
KKM17172 | Az ország pénzügyi politikája, pénzügyi helyzete | NS | 15 |
KKM17173 | A fogadó ország állami költségvetése, a fizetési mérleg alakulása, pénzügyi likviditása, beruházási politikája | NS | 15 |
KKM17174 | A fogadó ország és Magyarország, ill. harmadik ország pénzügyi kapcsolatai: Bankkapcsolatok külföldön, külföldi tőkebefektetés. Valutaügyek, árfolyam | NS | 15 |
KKM17175 | Adópolitika, kettős adóztatás | NS | 15 |
KKM17176 | Vámügyek. Vám együttműködési megállapodás | NS | 15 |
KKM17177 | A pénzügyi és gazdaságpolitikával kapcsolatos operatív iratok | 10 | - |
KKM17178 | Az ország általános iparpolitikája, ipara | NS | 15 |
KKM17179 | Egyes iparágak helyzete, egyes iparágakban együttműködés Magyarországgal. Kiállítások, vásárok, árubemutatók | NS | 15 |
KKM17180 | Műszaki-tudományos és környezetvédelmi együttműködés A fogadó ország műszaki-tudományos fejlettsége, kutatásai | NS | 15 |
KKM17181 | A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és harmadik ország műszaki-tudományos együttműködése TéT VB. TéT attasék tevékenysége, jelentései. Megállapodások alapján dolgozó szakértők ügyei | NS | 15 |
KKM17182 | EURÉKA program | NS | 15 |
KKM17183 | METESZ és más műszaki és természettudományos egyesületek és szövetségek kapcsolatai | NS | 5 |
KKM17184 | Műszaki és tudományos együttműködések operatív iratai | 5 | - |
KKM17185 | Az ország mezőgazdaságának helyzete, állami politika, földbirtokreform | NS | 15 |
KKM17186 | A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és harmadik ország mezőgazdasági kapcsolatai. Mezőgazdasági attasék jelentései | NS | 15 |
KKM17187 | Állatok járványos megbetegedése. Járványok megelőzésére vonatkozó nemzetközi kötelezettségek | NS | 15 |
KKM17188 | A mezőgazdaság egyes ágazatainak helyzete | NS | 15 |
KKM17189 | Mezőgazdasági szövetkezetek és ezek nemzetközi kapcsolatai | NS | 15 |
KKM17190 | Közlekedés, hírközlés, posta általános helyzete, állami intézkedések | NS | 15 |
KKM17191 | A fogadó ország és Magyarország, ill. 3. ország közlekedési, hírközlési kapcsolatai | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM17192 | Ágazatok helyzete: Útépítés, közúti közlekedés. Fuvarozási egyezmények. Vasút, vasúti egyezmények. Közúti és vasúti hídépítés. Hajózás, hajózási egyezmények. Hajóipar, kikötők. Légi közlekedés, légi közlekedési egyezmények. Városi közlekedés. Vállalatok, irodanyitás | NS | 15 |
KKM17193 | Posta és hírközlés | NS | 15 |
KKM17194 | EXPO, nemzetközi kiállítások, gazdasági napok | NS | 15 |
KKM17195 | Belkereskedelem, idegenforgalom | NS | 15 |
KKM17196 | A fogadó ország belkereskedelmének összefoglaló értékelése, kereskedelmi hálózat, közellátás | NS | 15 |
KKM17197 | A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország általános belkereskedelmi kapcsolatai | NS | 15 |
KKM17198 | Idegenforgalmi egyezmények, együttműködés, idegenforgalom konkrét ügyei | NS | 15 |
KKM17199 | A fogadó ország szövetkezeti mozgalma és szövetkezeteinek nemzetközi kapcsolatai | NS | 15 |
KKM17200 | A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország szociálpolitikai kapcsolatai. Szociálpolitikai egyezmények, társadalombiztosítási és kölcsönös betegellátási egyezmények | NS | 15 |
KKM17201 | A fogadó ország egészségügyi politikája | NS | 15 |
KKM17202 | A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország egészségügyi kapcsolatai | NS | 15 |
KKM17203 | A népesedési politika elvi kérdései | NS | 15 |
KKM17204 | Környezetvédelem, környezetvédelmi együttműködési egyezmények | NS | 15 |
KKM17205 | A fogadó ország statisztikája, népszámlálás, közvélemény-kutatás | NS | 15 |
KKM17206 | Munkaügy, egészségügy, szociális ügyek, környezetvédelem, statisztika operatív iratai | 10 | - |
KKM17207 | A fogadó ország kultúrpolitikája, kultúrájának helyzete | NS | 15 |
KKM17208 | A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország kulturális kapcsolatai | NS | 15 |
KKM17209 | A fogadó ország oktatási politikája, oktatási rendszere és nemzetközi oktatási kapcsolatai | NS | 15 |
KKM17210 | A fogadó ország és Magyarország oktatási kapcsolatai. Oktatók tanulmányútjai | NS | 15 |
KKM17211 | A fogadó ország területén működő magyar nyelvű iskolák, magyar lektorátusok (nem nemzetiségi oktatás), ill. a Magyarországon működő idegen nyelvű iskolák, lektorátusok | NS | 15 |
KKM17211 | Nemzetiségi oktatás | NS | 15 |
KKM17212 | Ösztöndíjas egyezmények. Ösztöndíjas ügyek, pályázatok. Oklevelek, képesítések elismerése (ekvivalencia) | NS | 15 |
KKM17213 | A fogadó ország tudomány- és technológiapolitikája. A fogadó ország és Magyarország tudományos kapcsolatai. A fogadó ország tudományos akadémiája és a Magyar Tudományos Akadémia kapcsolata. Szakbizottságok stb. | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM17214 | A fogadó ország népművelési politikája. Könyvkiadás. Közgyűjtemények, múzeumok. A fogadó ország és a Magyarország, ill. harmadik ország népművelési és közművelődési kapcsolatai | NS | 15 |
KKM17215 | Könyvkiadás. Könyvkiadói és levéltári együttműködés. Szerzői jogi egyezmények. A fogadó ország területén található magyar történelmi emlékhelyek, emléktáblák és temetők gondozása és viszont | NS | 15 |
KKM17216 | Művészeti, irodalmi élet a fogadó országban és nemzetközi művészeti kapcsolatai. Összefoglaló a fogadó ország művészeti életéről. A fogadó ország véleménye a magyar művészeti életről | NS | 15 |
KKM17217 | Irodalmi élet. Írószövetségek kapcsolatai. Irodalmi hagyatékok | NS | 15 |
KKM17218 | Képzőművészet általános helyzete | NS | 15 |
KKM17219 | Fotó és film helyzete és nemzetközi kapcsolatai | NS | 15 |
KKM17220 | Fesztivál, ünnepi játék, kiállítás, kulturális napok, filmhét. Egyéb művészeti rendezvények, ünnepségek | NS | 15 |
KKM17221 | Kiemelkedő kulturális személyiségekkel való foglalkozás, díjátadás | NS | 15 |
KKM17222 | A sport helyzete a fogadó országban, sportkapcsolatok | NS | 5 |
KKM17223 | Kulturális intézetek | NS | 15 |
KKM17224 | A fogadó ország kulturális intézete Magyarországon | NS | 15 |
KKM17225 | Magyarország kulturális intézetei külföldön, Kulturális Intézet személyi ügyei, tájékoztató jellegű iratok | NS | 15 |
KKM17226 | Kulturális vegyes iratok. (Kulturális intézmények tájékoztatói, kiemelkedő történelmi személyiségek megünneplése, kulturális értékek ajándékozása stb.) | NS | 15 |
KKM17227 | A fogadó ország sajtópolitikája, propagandájának elvi kérdései. Sajtószabadság | NS | 15 |
KKM17228 | A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország kapcsolata, együttműködése a sajtó és a propaganda területén, ezzel kapcsolatos látogatások a KKM-ben. Direktívák a fogadó országgal kapcsolatos magyar sajtópolitikáról és propaganda tevékenységről | NS | 15 |
KKM17229 | A fogadó ország véleménye a magyar sajtóról, a magyar sajtópolitikáról és propagandáról | NS | 15 |
KKM17230 | A fogadó ország sajtótermékeinek magyarországi terjesztése | 5 | - |
KKM17231 | A fogadó országban megjelenő magyar lapok helyzete | 5 | - |
KKM17232 | A fogadó ország sajtója Magyarországról, magyar személyiségekről | NS | 15 |
KKM17233 | A külképviselet sajtó- és propaganda munkája. Jelentések a külképviselet sajtómunkájáról. A külképviselet sajtómunkájának értékelése. Sajtóértekezlet a külképviseleten | NS | 15 |
KKM17234 | Sajtóügyek operatív iratai | 5 | - |
KKM17235 | Sajtóirodák (működés, nyitás stb.), akkreditált állandó sajtótudósítók. Magyar állandó tudósítók személyi ügyei | 5 | - |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM17236 | A sajtóiroda kapcsolata a fogadó ország külügyminisztériumának sajtóosztályával | NS | 15 |
KKM17237 | A magyar sajtóirodák kiadványai | 2 | - |
KKM17238 | A fogadó ország Budapestre akkreditált állandó sajtótudósítói | 10 | - |
KKM17239 | A fogadó ország és Magyarország sajtószerveinek és lapjainak kapcsolata. Magas szintű delegációkat kísérő újságírók programja | NS | 15 |
KKM17240 | A fogadó ország elektronikus sajtója (rádió, televízió) | NS | 15 |
KKM17241 | Nemzetközi rádió és televízió egyezmények, megállapodások és azok értékelése | NS | 15 |
KKM17242 | Magyar Televízió Zrt., Magyar Rádió Zrt. tájékoztatók a nemzetközi kapcsolatokról. Műsoranyag továbbítása, filmforgatási engedélyek. Rádió- és televízió-műsorok értékelése | 10 | - |
KKM17243 | A fogadó ország és Magyarország hivatalos fellépése, kifogása a másik fél műsora ellen | NS | 15 |
KKM17244 | Magyar külképviselet filmbemutatói, budapesti külképviseletek filmbemutatói. A magyar KKM sajtó részlegének filmrendelései | 5 | - |
KKM17245 | Magyar televízió- és rádióadások a fogadó országban | NS | 15 |
KKM17246 | Cikkek, interjúk operatív ügyintézése, delegációk és hivatalos személyek látogatásáról megjelent közlemények. Segítségnyújtás magyar forgatócsoportnak külföldi forgatáshoz | 2 | - |
Konzuli tevékenység során létrejött iratok A fogadó ország konzuli munkáját szabályozó jogszabályok, rendelkezések | |||
KKM17247 | A konzulátusok kapcsolata a fogadó ország külügyminisztériuma konzuli osztályával | 5 | - |
KKM17248 | Vízum- és útlevél megállapodások, egyezmények. Vízumkényszer | NS | 15 |
KKM17249 | Vízum és útlevél kiállítási szabályok | NS | HN |
KKM17250 | Állampolgársági egyezmények, megállapodások és előkészítésük | NS | 15 |
KKM17251 | Konzuli egyezmények, előzetes tárgyalási anyagok, európai uniós konzuli együttműködések elvi iratai (pl. COCON, SITCEN, válságkezelés) | NS | 15 |
KKM17252 | Konzuli konzultációk | 5 | - |
KKM17253 | A főkonzulok és konzulok évi és időszakos jelentései (Központ) | NS | 15 |
KKM17254 | A főkonzulok és konzulok évi és időszakos jelentései (Külképviselet), tiszteletbeli konzuli ügyek (jelentés, utasítás, iránymutatás) | 5 | |
Egyéni vízumügyek | |||
KKM17255 | Felhasznált vízumbélyegek sorszámait tartalmazó igazoló szelvények nyilvántartása | 5 | - |
KKM17256 | Rontott, megrongálódott vízumbélyegek | 3 hónap | - |
KKM17257 | Vízumkérelmek és dokumentáció | 2 | - |
KKM17258 | Elutasított vízumkérelmek | 5 | - |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
Konzuli cselekmények és egyedi konzuli ügyek Hazai hatóságok felé, átruházott hatáskörben végzett ügyek | |||
KKM17259 | Állampolgársági eskü jegyzőkönyve | NS | HN |
KKM17260 | Állampolgársági ügyek | 5 | - |
KKM17261 | Okiratbeszerzés (pl. anyakönyvi kivonat, Apostille) | 5 | - |
KKM17262 | Hazai anyakönyvezési ügyek | 5 | - |
KKM17263 | Névváltoztatás és névviselés kérelem felterjesztése, házassági névmódosítási kérelem | NS | HN |
KKM17264 | Útlevél ügyek (útlevéligénylés iratai, hamis útlevéllel kapcsolatos levelezés, szülői hozzájáruló nyilatkozat) | 5 | - |
KKM17265 | Úti okmány elvesztése, ellopása stb. (okmányesemény) | 2 | - |
KKM17266 | Lakcímbejelentéssel kapcsolatos ügyek | 5 | - |
KKM17267 | Ügyfélkapu-regisztráció iránti kérelem | 2 | - |
KKM17268 | Örökbefogadási kérelem továbbítása | 5 | - |
KKM17269 | Kiskorúak gyermekvédelmi gondoskodásával (védelembe vétel, ideiglenes hatályú elhelyezés) kapcsolatos, illetve egyéb gyámsági, gondnoksági ügyek | 25 | |
Közjegyzői cselekmények | |||
KKM17270 | Végintézkedés, szóbeli végintézkedés tanújának nyilatkozata, konzuli okiratok | NS | HN |
KKM17271 | Konzuli tanúsítványok | 5 | - |
Konzuli közigazgatási ügyek | |||
KKM17272 | Hatósági igazolványok kiállítása (pl. ideiglenes magánútlevél, egyszeri utazásra jogosító úti okmány, ETD), ETD kiállításához engedély | 5 | |
KKM17273 | Hatósági bizonyítványok kiállítása (pl. halottszállítási engedély) | 5 | - |
KKM17274 | Hazatérési kölcsön | 5 | - |
KKM17275 | Apai elismerő nyilatkozat, házasságkötési tanúsítvány | NS | - |
Érdekvédelmi ügyek | |||
KKM17276 | Letartóztatott látogatása, őrizetbe vétel és letartóztatás, büntetőügyek: szabadságvesztés büntetés esetén annak letöltésétől számítva, határon visszafordítás, hagyatéki ügyek, baleseti ügyek, emberkereskedelmi ügyek, segítségnyújtás, tanácsadás, tájékoztatás érdekvédelmi ügyben, érdekvédelmi tevékenység az Európai Unió polgára részére, haláleset, felkutatás hozzátartozó/lakcím stb. | 5 | - |
KKM17277 | Jogsegélyforgalom | 5 | - |
KKM17278 | Irattovábbítás, kézbesítés | 2 | - |
Egyéb ügyek | |||
KKM17279 | Panaszok (konzuli tevékenység ellen, fogadó állam hatóságai ellen, magyar hatóság ellen) | 5 | - |
KKM17280 | Jogi és más tájékoztatás, információ a fogadó ország gyakorlatáról, honlappal kapcsolatos tájékoztató anyagok, utazási tanácsok, országbesorolás | 5 | - |
KKM17281 | Okiratbeszerzés külföldről | 5 | - |
KKM17282 | Talált tárgyak, iratok stb. | 5 | - |
KKM17283 | Hagyatéki eljárásban adatszolgáltatás, hagyatéki ügyek | 5 | - |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM17284 | Letét kezelése (a letétkezelés megszűnésétől) | 15 | - |
KKM17285 | Diplomáciai felülhitelesítés | NS | HN |
KKM17286 | Relációs ügyek | 15 | - |
KKM17287 | Államfők, kormányfők, miniszterek levelezése | NS | 15 |
KKM17288 | Központban és a külképviseleten őrzött aláírás- és bélyegzőminták | NS | HN |
KKM17289 | Miniszteri felülhitelesítés | NS | HN |
KKM17290 | Hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyek nyilvántartása (jogosultság megszűnésétől) | 5 | - |
Az ENSZ általános ügyei és szervei, Magyarország és az ENSZ | |||
KKM1801 | Az ENSZ-szel kapcsolatos általános kérdések | NS | 15 |
KKM1802 | ENSZ főtitkár, Főtitkárság (Secretary-General) | NS | 15 |
KKM1803 | ENSZ Titkárság (Secretariat) | NS | 15 |
KKM1804 | ENSZ ösztöndíjasok és tisztviselők ügyei. Magyar ENSZ tisztviselők ügyei | NS | 15 |
KKM1805 | ENSZ szemináriumok és konferenciák | NS | 15 |
KKM1806 | ENSZ Tájékoztatási Hivatal anyagai (OPI) | NS | 15 |
KKM1807 | Magyarország ENSZ képviselete | NS | 15 |
KKM1808 | Magyarország részvétele az ENSZ szerveiben, szervezetében | NS | 15 |
KKM1809 | ENSZ általános ügyek operatív iratai | 10 | - |
KKM1810 | Az ENSZ Biztonsági Tanácsa (BT) | NS | 15 |
KKM1811 | BT határozatok, ülések | NS | 15 |
KKM1812 | A BT állandó és nem állandó tagjai. BT Véleményezési Bizottság az új tagokra | NS | 15 |
KKM1813 | A BT bizottságai és különbizottságai | NS | 15 |
KKM1814 | BT szankciók. BT Szankció Bizottság tevékenysége | NS | 15 |
KKM1815 | A BT átalakítása, reformja | NS | 15 |
KKM1816 | ENSZ békefenntartó erők és szervezetek | NS | 15 |
KKM1817 | Magyarország és a Biztonsági Tanács | NS | 15 |
KKM1818 | Biztonsági Tanáccsal kapcsolatos operatív iratok | 10 | - |
ENSZ Közgyűlés Magyarország és az ENSZ Közgyűlés | |||
KKM1819 | Magyarország felkészülése a Közgyűlésre. Javaslatok, a kormány álláspontjáról szóló feljegyzések, kormányhatározatok | NS | 15 |
KKM1820 | A magyar delegáció és a magyar állandó ENSZ képviselet (New York, Genf, Bécs) ügyei. Delegációk, tárgyalások | NS | 15 |
KKM1821 | Az ENSZ közgyűlések folyamatos értékelése a magyar ENSZ képviseleten | NS | 15 |
KKM1822 | ENSZ közgyűlések értékelése: más ország véleménye | NS | 15 |
KKM1823 | ENSZ egyezmények, közgyűlési határozatok, jegyzőkönyvek | NS | 15 |
KKM1824 | Jelölések az ENSZ Közgyűlés tisztségviselőire | NS | 15 |
KKM1825 | Országok ENSZ-tagsága: felvétel, kilépés | NS | 15 |
KKM1826 | Magyarország ENSZ-tagsága | NS | 15 |
KKM1827 | ENSZ Közgyűléssel kapcsolatos részanyagok, tájékoztatók, operatív iratok | 10 | - |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
Az ENSZ Közgyűlés főbizottságai, állandó és ad hoc bizottságai | |||
KKM1828 | 1-es Leszerelési és Biztonsági Főbizottság | NS | 15 |
KKM1829 | 2-es Gazdasági és Pénzügyi Főbizottság | NS | 15 |
KKM1830 | 3-as Szociális, Humanitárius és Kulturális Főbizottság | NS | 15 |
KKM1831 | 4-es Speciális Politikai és Dekolonizációs Főbizottság | NS | 15 |
KKM1832 | 5-ös Adminisztratív és Költségvetési Főbizottság (UNIFU) | NS | 15 |
KKM1833 | 6-os Jogi Főbizottság | NS | 15 |
KKM1834 | Tagdíj Bizottság | NS | 15 |
KKM1835 | Egyéb állandó, különleges és ad hoc bizottságok | NS | 15 |
KKM1836 | Nemzetközi Kereskedelmi Jogi Bizottság (UNCITRAL) UN Commission on International Trade Law, Bécs | NS | 15 |
KKM1837 | Faji Megkülönböztetés Kiküszöbölésével Foglalkozó Bizottság (CERD) | NS | 15 |
Az ENSZ Gazdasági és Szociális Tanácsa (ECOSOC) és szervei | |||
KKM1838 | Az ECOSOC általános ügyei. Elnöki és alelnöki tisztség, reformok funkcionális és szakbizottságai. Jelölés a szakbizottságok elnöki tisztségére | NS | 15 |
KKM1839 | Funkcionális bizottságok. Statisztikai Bizottság. Népesedési és Fejlesztési Bizottság (UNFPA) | NS | 15 |
KKM1840 | Gyermekek jogaival foglalkozó bizottság (CRC) | NS | 15 |
KKM1841 | Szociális Fejlesztési Bizottság (CSD, Bécs) | NS | 15 |
KKM1842 | Emberi Jogok Bizottsága (CHR, Genf) | NS | 15 |
KKM1843 | Nők helyzetével foglalkozó Bizottság (CSW, CEDAW) | NS | 15 |
KKM1844 | Kábítószer Bizottság (CND, ODC) | NS | 15 |
KKM1845 | Kínzás Elleni Bizottság (IRCT, CAT) | NS | 15 |
KKM1846 | Emberi Települések Bizottsága (HABITAT, Nairobi) | NS | 15 |
KKM1847 | ECOSOC egyéb szakbizottságai | NS | 15 |
KKM1848 | ENSZ Európai Gazdasági Bizottság (EGB, UN/ECE) Economic Commission of Europe | NS | 15 |
KKM1849 | ENSZ Ázsiai és Csendes-óceáni Gazdasági és Szociális Bizottsága (ESCAP, ECAFE) (Economic and Social Commission for Asia the Pacific Bangkok) | NS | 15 |
KKM1850 | ENSZ Afrikai Gazdasági Bizottsága (ECA) (Economic Commission for Afrika, Addis Abeba) | NS | 15 |
KKM1851 | ENSZ Latin-Amerikai Gazdasági Bizottsága (ECLAC) (Economic Commission for Latin America and the Caribbean, Santiago) | NS | 15 |
KKM1852 | ENSZ Nyugat-ázsiai Bizottsága (ECWA) (Economic and Social Commission for Western Asia, Amman) | NS | 15 |
KKM1853 | Környezetvédelmi Program (UNEP) Globális problémák. A legkevésbé fejlett országok problémái (Föld Konferencia) Éghajlatváltozási Keretegyezmény (Kioto) Montreáli Jegyzőkönyv | NS | 15 |
KKM1854 | ENSZ Bizottságok tájékoztató és operatív iratai | 10 | - |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM1855 | Gyámsági Tanács | NS | 15 |
KKM1856 | Nemzetközi Bíróság (ICJ) | NS | 15 |
Kulturális, műszaki, egészségügyi, élelmezési, pénzügyi és munkaügyi, egyéb szakosított szervek | |||
KKM1857 | Az ENSZ Nevelésügyi, Tudományos és Kulturális Szervezete (UNESCO) Az UNESCO alkotmánya, programja, költségvetése, segélyalapja. Tagsági és tagdíj ügyek. Szakértők, ösztöndíjasok | NS | 15 |
KKM1858 | Magyar álláspont az UNESCO-ban. Magyar delegáció összeállítása. Közgyűlés értékelése | NS | 15 |
KKM1859 | Világörökség Bizottság | NS | 15 |
KKM1860 | A magyar állandó UNESCO képviselet tevékenysége | NS | 15 |
KKM1861 | UNESCO Magyar Nemzeti Bizottsága | NS | 15 |
KKM1862 | ENSZ Élelmezési és Mezőgazdasági Szervezete (FAO) Food and Agricultural Organization, Róma | NS | 15 |
KKM1863 | Nemzetközi Atomenergia Ügynökség (NAÜ, IAEA), Bécs | NS | 15 |
KKM1864 | Nemzetközi Munkaügyi Szervezet (NMSZ, ILO), Genf | NS | 15 |
KKM1865 | Egészségügyi Világszervezet (WHO), Genf | NS | 15 |
KKM1866 | Meteorológiai Világszervezet (WMO) World Meteorological Organization, Genf | NS | 15 |
Pénzügyi, gazdasági-kereskedelmi szervezetek | |||
KKM1867 | Nemzetközi Valuta Alap (IMF, IMFUND) International Monetary Fund, Washington. A KKM által képviselt magyar álláspont | NS | 15 |
KKM1868 | Nemzetközi Újjáépítési és Fejlesztési Bank (IBRD) International Bank for Reconstruction and Development, Washington | NS | 15 |
KKM1869 | Nemzetközi Pénzügyi Társulás (IFC) International Finance Corporation, Washington | NS | 15 |
KKM1870 | Nemzetközi Fejlesztési Egyesülés (IDA) InternationalDevelopment Association, Washington | NS | 15 |
KKM1871 | ENSZ Iparfejlesztési Szervezete (UNIDO) UN Industrial Development Organization, Bécs. Konferenciák. UNIDO Tanácsa és Állandó Bizottsága | NS | 15 |
KKM1872 | Az UNIDO és Magyarország. UNIDO Magyar Nemzeti Bizottság. Magyar tisztviselők és szakértők részvétele | NS | 15 |
KKM1873 | Szellemi Tulajdon Világszervezete (WIPO) World Intellectual Property Organization WIPO közgyűlések és konferenciák. Tagállamok, Párizsi Unió és Berni Unió tagállamai. Jelölés tisztségviselőkre, WIPO tisztviselők | NS | 15 |
Postai, közlekedési és szállítási szakosított szervek | |||
KKM1874 | Egyetemes Postai Unió (UPU) Universal Postal Union, Bern UPU közgyűlések. UPU Végrehajtó Tanácsa. Magyarország és az UPU | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM1875 | Nemzetközi Távközlési Unió (ITU) International Telecommunication Union, Genf Magyarország és az ITU | NS | 15 |
KKM1876 | Nemzetközi Tengerészeti Szervezet (IMO) International Maritime Organization, London Magyarország és az IMO kapcsolata | NS | 15 |
KKM1877 | Nemzetközi Polgári Repülési Szervezet (ICAO) International Civil Aviation Organization, Montreal Magyarország és az ICAO | NS | 15 |
Az ENSZ egyéb szervei | |||
KKM1878 | Kisebbségek nemzetközi szervezete | NS | 15 |
KKM1879 | Kereskedelmi és Fejlesztési Konferencia (UNCTAD) UN Conference on Trade and Development, Genf UNCTAD konferenciák, tanácsülések, bizottságok ülései. Jelölések tisztségekre | NS | 15 |
KKM1880 | ENSZ Fejlesztési Programja (UNDP) UN Development Programme, New York Kormányzótanács ülései. ENSZ Népesedési Alap (UNDFPA). Speciális Alap projektek. Világélelmezési Tanács. Szakértők és ösztöndíjasok. UNDP zsűri. Magyar országprogram, magyar hozzájárulás | NS | 15 |
KKM1881 | ENSZ Gyermek Alap (UNICEF) UN Children's Fund, New York | NS | 15 |
KKM1882 | Menekültügyi Főbiztosság (UNHCR), Genf Az UNHCR magyar vonatkozású ügyei | NS | 15 |
KKM1883 | Egyéb oktatási testületek: ENSZ Továbbképző és Kutatási Intézet (UNITAR), Genf ENSZ Egyetem (UNU) (UN University), Tokió | NS | 15 |
KKM1884 | Genfi Leszerelési Értekezlet. Multilaterális szerződések | NS | 15 |
KKM1885 | Újonnan alakult vagy ideiglenes bizottságok | NS | 15 |
KKM1886 | ENSZ biztosságok és szervezetek operatív és tájékoztató anyagai | 10 | - |
KKM1887 | UNIDROIT | NS | 15 |
ENSZ-en kívüli államközi szervezetek | |||
Államközi politikai szervezetek | |||
KKM1901 | Délkelet-Ázsiai Szerződés Szervezete (SEAT), Ázsiai és Csendes-óceáni Tanács (ASPAC), Ázsiai Együttműködési és Bizalomerősítési Értekezlet (CICA), East Asia Forum (EAS), Treaty of Amity an Cooperation (TAC) | NS | 15 |
KKM1902 | Egyéb Távol-keleti, Ázsiai és Csendes-óceáni államközi politikai szervezetek pl. Dél-Ázsiai Regionális Együttműködési Szervezet (ASEAN ) Ázsiai-Európai Országok Vezetőinek Találkozója ASEM ARF ASEAN Regional Forum, Pacific Islands Forum (PIF) | NS | 15 |
KKM1903 | Északi Tanács, Afrikai Egységszervezet: AESZ, OAU Kairói Afrikai Társaság, Afrikai Entente, Közös Afrikai és Malgas Szervezet: OCAM | NS | 15 |
KKM1904 | Egyéb afrikai államközi politikai szervezetek | NS | 15 |
KKM1905 | Arab Maghreb Unió | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM1906 | Arab Liga, Iszlám Paktum, Iszlám Konferencia Szervezete: ICO, OIC | NS | 15 |
KKM1907 | Egyéb közel-keleti és arab országok államközi politikai szervezetei | NS | 15 |
KKM1908 | Latin-amerikai és karibi államközi és parlamenti szervezetek | NS | 15 |
KKM1909 | Amerikai Államok Szervezete (OAS, OE) és egyéb regionális politikai szervezetek | NS | 15 |
Európa Tanács (ET) Council of Europe | |||
KKM1910 | Tagfelvétel, megfigyelői státusz, költségvetés, egyezmények, határozatok, konvenciók, csúcstalálkozók, konferenciák, projektek, ösztöndíjak, tanfolyamok, tanulmányok. Szomszédságpolitika | NS | 15 |
KKM1911 | Miniszteri Bizottság, csúcstalálkozók, külügyminiszterek találkozói, Velencei Bizottság, főtitkári kezdeményezések | NS | 15 |
KKM1912 | ET Parlamenti Közgyűlés | NS | 15 |
KKM1913 | Emberi Jogok Európai Bírósága Emberi Jogok Európai Egyezménye | NS | 15 |
KKM1914 | Európai Helyi és Regionális Önkormányzatok Kongresszusa (CLRAE) | NS | 15 |
KKM1915 | Monitoring, Magyarország monitorálása | NS | 15 |
KKM1916 | Keretegyezmény a nemzeti kisebbségek védelméről. Regionális vagy kisebbségi nyelvek Európai Chartája. Európa Tanács emberi jogi biztos | NS | 15 |
KKM1917 | Európai Szociális Charta | NS | 15 |
KKM1918 | Európa Tanáccsal kapcsolatos operatív iratok | 10 | - |
KKM1919 | Velencei Bizottság | NS | 15 |
Európai és regionális szervezetek | |||
KKM1920 | Interparlamentáris Unió: IPU, UIP Konferenciák, jelölések. IPU és Magyarország. Delegációk, tárgyalások | NS | 15 |
KKM1921 | Alpok-Adria Munkaközösség. Vezető testületei. Regionális Iroda kapcsolata Magyarországgal, kapcsolat a magyar kormányszervekkel | NS | 15 |
KKM1922 | Duna Bizottság (Duna-menti Együttműködési Folyamat) Ülésszakok, munkatervek, szakértői értekezletek Tisztviselők és alkalmazottak ügyei, Költségvetés, székház | NS | 15 |
KKM1923 | Közép-Európai Kezdeményezés, CEI (korábban Quadragonale, Pentagonale, Hexagonale) Közép-Európa Év, Regionális Elnökségi Fórum tárcaközi munkacsoport | NS | 15 |
KKM1924 | Visegrádi Együttműködés, Visegrad Group, V-4, (V-3) Visegrádi Csoport. Nemzetközi Visegrádi Alap (International Visegrad Fund) Együttműködési elvei. Tagországok közötti együttműködés. Jogi Konzultációs Bizottság. Társulási megállapodás az Európai Unióval, együttműködés más szervezetekkel, országokkal | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM1925 | Nyugat-Balkán Alap (Western Balkans Fund - WBF, Regionális Együttműködési Tanács (Regional Cooperation Council - RCC), Délkelet-európai Stabilitási Paktum (SP) (SEECP) | NS | 15 |
KKM1926 | Délkelet-európai Együttműködés (SECI), (Schiffer-terv) | NS | 15 |
KKM1927 | Balti Tengeri Tanács (CBSS) | NS | 15 |
KKM1928 | Európai és regionális államközi politikai szervezetek operatív iratai | 10 | - |
KKM1929 | Nyíregyházi Kezdeményezés | NS | 15 |
KKM1930 | INTERPOL | NS | 15 |
Gazdasági, kereskedelmi, tudományos és kulturális államközi szervezetek | |||
KKM1931 | Európai Szabadkereskedelmi Társulás (EFTA) Tagországok csatlakozása, kilépése EFTA Tanácsa Megállapodások, államközi tárgyalások, kollokviumok Magyarország és az EFTA | NS | 15 |
KKM1932 | Európai Gazdasági Közösség (Európai Közösség, Közös Piac, CEE, EGW) | NS | 15 |
KKM1933 | Kereskedelmi Világszervezet (WTO) World Trade Organization | NS | 15 |
KKM1934 | Gazdasági Együttműködési és Fejlesztési Szervezet (OECD) OECD Tanácsa, a Tanács végrehajtó titkársága és bizottságai. Tagországok képviselete. Tanulmányok, előrejelzések | NS | 15 |
KKM1935 | Magyarország és az OECD | NS | 15 |
KKM1936 | Közép-Európai Szabadkereskedelmi Megállapodás (CEFTA) | NS | 15 |
KKM1937 | Európai Újjáépítési és Fejlesztési Bank (EBRD) | NS | 15 |
KKM1938 | Egyéb európai gazdasági államközi szervezetek és bankok | NS | 15 |
KKM1939 | Európai gazdasági szervezetekhez és bankokhoz kapcsolódó operatív iratok | 10 | - |
KKM1940 | Kölcsönös Gazdasági Segítség Tanácsa (KGST) feloszlatása. Egyezmények felmondása. Kedvezmények felmondása. A közös vagyon felosztása | NS | 15 |
KKM1941 | Olajexportáló Országok Szervezete (OPEC) | NS | 15 |
KKM1942 | Nemzetközi Fizetések Bankja | NS | 15 |
KKM1943 | Észak-amerikai Szabadkereskedelmi Megállapodás (NAFTA) | NS | 15 |
KKM1944 | Amerika-közi Fejlesztési Bank (IDB, BID) Development Bank of Latin America (CAF) | NS | 15 |
KKM1945 | Amerikai Szabadkereskedelmi Övezet (FTAA ALCA) Sistema económico Latinoamericano y del Caribe (SELA) Asociación Latinoamericana de Integración (ALADI) | NS | 15 |
KKM1946 | Dél-amerikai integrációs szervezetek (CAN, MERCOSUR, UNASUR, CELAC) | NS | 15 |
KKM1947 | Közép-amerikai Integrációs Rendszer(SICA) Karibi Közösség (CARICOM) | NS | 15 |
KKM1948 | Egyéb észak- és dél-amerikai, valamint iberoamerikai együttműködési szervezetek | NS | 15 |
KKM1949 | Észak- és dél-amerikai gazdasági államközi szervezetekhez kapcsolódó operatív iratok | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM1950 | Dél-Csendes-óceáni Bizottság (SPC) | NS | 15 |
KKM1951 | Ázsia-Csendes-óceáni Gazdasági Együttműködés (APEC) | NS | 15 |
KKM1952 | Egyéb Távol-keleti és Csendes-óceáni gazdasági államközi szervezetek | NS | 15 |
KKM1953 | Távol-keleti és Csendes-óceáni gazdasági államközi szervezetekhez kapcsolódó operatív iratok | 10 | - |
KKM1954 | Arab Országok Közös Piaca | NS | 15 |
KKM1955 | Egyéb arab és közel-keleti gazdasági szervezetek | NS | 15 |
KKM1956 | Kelet-afrikai Közös Szolgáltatások Szervezete | NS | 15 |
KKM1957 | Közép-afrikai Gazdasági és Vámunió (UDGAC) és Nyugat-afrikai Valuta és Vámunió, Kelet- és Dél-afrikai Közös Piac (COMESA) | NS | 15 |
KKM1958 | Egyéb afrikai gazdasági államközi szervezetek | NS | 15 |
KKM1959 | Arab és afrikai gazdasági államközi szervezetek operatív iratai | 10 | - |
KKM1960 | Szakmai államközi szervezetek pl. Nemzetközi Légiforgalmi Társulás | NS | 15 |
KKM1961 | Tudományos nemzetközi államközi szervezetek, kutatóintézetek pl. Európai Űrkutatási Szervezet | NS | 15 |
KKM1962 | Kulturális és jogvédő államközi szervezetek pl. szerzői jogi szervezetek | NS | 15 |
KKM1963 | EUREKA program | NS | 15 |
KKM1964 | Világparlament | NS | 15 |
KKM1965 | Szakmai, tudományos, kulturális és jogvédő szervezetek operatív iratai | 10 | - |
Magyarország és az Európai Unió. Az EU főbb szervei és egyéb intézményei | |||
KKM2001 | Európai Bizottság (EuropeanCommission) | NS | 15 |
KKM2002 | Európai Tanács (European Council) | NS | 15 |
KKM2003 | Európai Unió Tanácsa (Council of the European Union) Az Európai Unió Tanácsának Főtitkársága (Secretariat General) | NS | 15 |
KKM2004 | EU elnökségek | NS | 15 |
KKM2005 | Európai Parlament (European Parliament) | NS | 15 |
KKM2006 | Európai Unió Bírósága (Court of Justice of the European Union) | NS | 15 |
KKM2007 | Az EU Bíróság Törvényszéke (General Court) | NS | 15 |
KKM2008 | Európai Unió Katonai Törzse (EUMS) | NS | 15 |
KKM2009 | Külügyi és biztonságpolitikai főképviselő | NS | 15 |
KKM2010 | EU trió elnökség | NS | 15 |
KKM2011 | Európai Számvevőszék (European Court of Auditors) | NS | 15 |
KKM2012 | EUROPOL | NS | 15 |
KKM2013 | Régiók Bizottsága (Committee of Regions) | NS | 15 |
KKM2014 | Európai Ombudsman | NS | 15 |
KKM2015 | TAIEX (Technical Assistance and Information Exchange) | NS | 15 |
KKM2016 | Állandó képviselők bizottsága (COREPER) | NS | 15 |
KKM2017 | Politikai és Biztonsági Bizottság (PSC) | NS | 15 |
KKM2018 | Európai Unió Katonai Bizottsága (EUMC) | NS | 15 |
KKM2019 | 36-os Bizottság Megjegyzés: volt K-4-es Bizottság | NS | 15 |
KKM2020 | Európai Gazdasági és Szociális Bizottság (EESC) | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM2021 | Általános Ügyek Tanácsa | NS | 15 |
KKM2022 | Külügyek Tanácsa | NS | 15 |
KKM2023 | POLARM | NS | 15 |
KKM2024 | Közös kül- és biztonságpolitika | NS | 15 |
KKM2025 | Országgyűlés Konzultációs Bizottsága (EiT előtti többpárti egyeztető) | NS | 15 |
KKM2026 | Áruk szabad áramlása | NS | 15 |
KKM2027 | Személyek szabad áramlása | NS | 15 |
KKM2028 | Szolgáltatások szabad áramlása | NS | 15 |
KKM2029 | Tőke szabad áramlása | NS | 15 |
KKM2030 | Vállalati jog | NS | 15 |
KKM2031 | Kereskedelempolitika | NS | 15 |
KKM2032 | Versenyjog, állami támogatások | NS | 15 |
KKM2033 | Mezőgazdaság | NS | 15 |
KKM2034 | Halászat | NS | 15 |
KKM2035 | Közlekedéspolitika | NS | 15 |
KKM2036 | Adózás | NS | 15 |
KKM2037 | Gazdasági és Monetáris Unió | NS | 15 |
KKM2038 | Statisztika | NS | 15 |
KKM2039 | Szociálpolitika, foglalkoztatás | NS | 15 |
KKM2040 | Energia | NS | 15 |
KKM2041 | Iparpolitika | NS | 15 |
KKM2042 | Kis- és középvállalatok | NS | 15 |
KKM2043 | Tudomány és kutatás | NS | 15 |
KKM2044 | Oktatás és képzés, kultúra | NS | 15 |
KKM2045 | Távközlés és információs technológiák | NS | 15 |
KKM2046 | Kultúra és audiovizuális politika | NS | 15 |
KKM2047 | Regionális politika, strukturális eszközök koordinációja | NS | 15 |
KKM2048 | Környezetvédelem | NS | 15 |
KKM2049 | Fogyasztóvédelem | NS | 15 |
KKM2050 | Bel- és igazságügyi együttműködés (JHA) | NS | 15 |
KKM2051 | Vámunió, vámjog és vámeljárás, vámpolitikai ügyek | NS | 15 |
KKM2052 | Külgazdasági kapcsolatok Magyarország külgazdasági orientációja, külgazdasági koncepciók és ezek számításai Magyarország külgazdasága Magyarország külgazdasági politikája, a külkereskedelmi érdekek védelme; Magyarország külkereskedelme; Szabadkereskedelmi zónák létrehozása Magyarországon; Nemzetközi tárgyalások; A fogadó ország külgazdasági politikája. Embargós ügyek. Kereskedelmi mérlegének alakulása; A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és harmadik ország külkereskedelmi kapcsolatai; (A fogadó ország) Szabadkereskedelmi megállapodása(i), szabadkereskedelmi övezete(i) | NS | 15 |
KKM2053 | Közös biztonság- és védelempolitika (CSDP) | NS | 15 |
KKM2054 | Pénzügyi ellenőrzés | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM2055 | Költségvetés | NS | 15 |
KKM2056 | Egyéb felmerülő egyeztetést kívánó kérdések | NS | 15 |
KKM2057 | Bizottság éves jelentése (Regular Report, Monitoring Report) | NS | 15 |
KKM2058 | Más országok EU csatlakozásával kapcsolatos iratok. EU bővítése | NS | 15 |
KKM2059 | College of Europe | NS | 15 |
KKM2060 | Oktatás, tanulmányi központok programjai (CEPS, ETK, EIPA) | NS | 15 |
KKM2061 | EU Integrációs és diplomáciai képzések | NS | 15 |
KKM2062 | Kutatási Projektek (COST) | NS | 15 |
KKM2063 | Továbbképzések, tanulmányok, ösztöndíjak | NS | 15 |
KKM2064 | Egyéb projektek | NS | 15 |
KKM2065 | Euro-mediterrán együttműködés | NS | 15 |
KKM2066 | A soros elnökségekkel kapcsolatos folyamatokban való részvétel (pl. Barcelonai Folyamat) | NS | 15 |
KKM2067 | EU gazdaságpolitikai koordináció | NS | 15 |
KKM2068 | EU segélykoordinációs ügyek | NS | 15 |
KKM2069 | EU harmonizációs ügyek | NS | 15 |
KKM2070 | Kormány-előterjesztések EU koordinációs ügyekben | NS | 15 |
KKM2071 | Magyarországi PHARE programok (még futó programok) | NS | 15 |
KKM2072 | Nemzeti Fejlesztési Ügynökség | NS | 15 |
KKM2073 | Mezőgazdasági fejlesztési segély (ISPA) | NS | 15 |
KKM2074 | Szerkezet átalakítási segély (SAPARD) Támogatott feltételű hitelkonstrukciók | NS | 15 |
KKM2075 | Kiadványokkal kapcsolatos ügyek | NS | 15 |
KKM2076 | Kisebbségpolitikai támogatások | NS | 15 |
KKM2077 | CSDP (Common Security and Defence Policy) Gyorsreagálású Európai Haderő Európai Békefenntartó Erők | NS | 15 |
KKM2078 | Egyéb projektek és támogatások | NS | 15 |
KKM2079 | Operatív iratok | 10 | - |
KKM2080 | Kommunikációs stratégia általános dokumentumai | NS | 15 |
KKM2081 | Közvélemény-felkészítő stratégia iratai | NS | 15 |
KKM2082 | Külső Kommunikációs Stratégia iratai | NS | 15 |
KKM2083 | Kommunikációs Programcsomag | NS | 15 |
KKM2084 | EU rendezvények | NS | 15 |
KKM2085 | Egyéb programok a közvélemény felkészítésére | NS | 15 |
KKM2086 | Egyedi támogatási szerződések, számlák | 10 | - |
KKM2087 | Konferenciák, tárgyalások | NS | 15 |
KKM2088 | Csúcstalálkozók, magas szintű tárgyalások | NS | 15 |
KKM2089 | Szakbizottságok, munkacsoportok tevékenysége | NS | 15 |
KKM2090 | Szemináriumok, rendezvények | NS | 15 |
KKM2091 | Kormányközi Konferenciák (IGC) | NS | 15 |
KKM2092 | EU éves költségvetése és az EU többéves pénzügyi kerete | NS | 15 |
KKM2093 | Pénzügyi intézmények | NS | 15 |
KKM2094 | Európai Beruházási Bank (EIB) | NS | 15 |
KKM2095 | Európai Központi Bank (ECB) | NS | 15 |
KKM2096 | Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottsága | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM2097 | Az EKTB-vel kapcsolatos ügyek iratai | NS | 15 |
KKM2098 | Javaslatok a Kormány külgazdasági stratégiájának külpolitikai megvalósítására | NS | 15 |
KKM2099 | Gazdasági tárgyú előterjesztések véleményezése. A Külgazdasági és Külügyminisztérium szervezeti egységei külgazdasági tevékenységgel összefüggő külpolitikai tevékenységének koordinálása | NS | 15 |
KKM2100 | A Külgazdasági és Külügyminisztérium szervezeti egységei külgazdasági tevékenységgel összefüggő külpolitikai tevékenységének operatív iratai | 10 | - |
KKM2101 | KKM Európai Igazgató | NS | 15 |
KKM2102 | Jogszabályok, rendeletek | NS | 15 |
KKM2103 | A KKM Európai igazgató alá tartozó egységek és a társtárcák kapcsolata | NS | 15 |
KKM2104 | Az Európai Igazgatóság tájékoztató anyagai a Külgazdasági és Külügyminisztérium vezetői és szervezeti egységei részére | NS | 15 |
KKM2105 | Levelek, kiadványok, iratok továbbítása, felterjesztése | 5 | - |
KKM2106 | EU témájú médiaanyagok | 10 | - |
KKM2107 | Országvélemények | NS | 15 |
KKM2108 | Magyarország - EU kétoldalú együttműködés iratai Magyarország részvétele a szervekben Magyar diplomaták, tisztviselők, szakértők tevékenysége Tisztviselők jelölése, megválasztása | NS | 15 |
KKM2109 | Az Állandó Képviselet helyzete, tevékenysége | NS | 15 |
KKM2110 | Tagállamként való működés szervezeti-személyi feltételei | NS | 15 |
KKM2111 | Az EU kapcsolata, együttműködése más nemzetközi szervezetekkel, az Európai Unión kívüli országokkal | NS | 15 |
KKM2112 | Magyarország felkészülése az EU elnökségre | NS | 15 |
KKM2113 | Szolgáltatási Notifikációs Központ | NS | 15 |
KKM2114 | SOLVIT | NS | 15 |
KKM2115 | Szerencsejátékokkal kapcsolatos szabályozás | NS | 15 |
KKM2116 | Diplomák és szakképesítések kölcsönös elismerése | NS | 15 |
KKM2117 | Társadalombiztosítási rendszerek koordinációja | NS | 15 |
KKM2118 | Társasági jog | NS | 15 |
KKM2119 | Közbeszerzés | NS | 15 |
KKM2120 | Jobb jogalkotás | NS | 15 |
KKM2121 | Szellemi alkotások, iparjogvédelem | NS | 15 |
KKM2122 | Kutatás-fejlesztés és innovációs politika | NS | 15 |
KKM2123 | Turizmus | NS | 15 |
KKM2124 | Népegészségügy | NS | 15 |
KKM2125 | Sport | NS | 15 |
KKM2126 | Válságkezelési és Tervezési Igazgatóság (CMPD) | NS | 15 |
KKM2127 | Polgári Tervezési és Végrehajtási Szolgálat (CPCC) | NS | 15 |
KKM2128 | EU Helyzetelemző Központ (INTCEN, SIAC) | NS | 15 |
KKM2129 | Politikai Katonai Munkacsoport (PMG) | NS | 15 |
KKM2130 | Polgári Válságkezelési Bizottság (CIVCOM) | NS | 15 |
KKM2131 | Európai Védelmi Ügynökség (EDA) | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM2132 | Európai Unió Műholdközpontja (EUSC) | NS | 15 |
KKM2133 | Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) | NS | 15 |
KKM2134 | Eurostat | NS | 15 |
KKM2135 | Gazdasági és Pénzügyi Bizottság (EFC) | NS | 15 |
KKM2136 | Gazdaságpolitikai Bizottság (EPC) | NS | 15 |
KKM2137 | Európai Rendszerkockázati Testület (ESRB) | NS | 15 |
KKM2138 | Európai Bankfelügyeleti Hatóság (EBA) | NS | 15 |
KKM2139 | Európai Értékpapír-piaci Felügyeleti Hatóság (ESMA) | NS | 15 |
KKM2140 | Európai Biztosítás- és Foglalkoztatói nyugdíj-felügyeleti Hatóság | NS | 15 |
Külgazdaság | |||
KKM2201 | Befektetői kapcsolatok szempontjából fontos külföldi beruházások (multinacionális cégek) iratai | NS | 15 |
KKM2203 | Beruházások támogatásának iratai | 10 | - |
KKM2204 | A kormány egyedi döntésein alapuló szerződések | NS | 15 |
KKM2205 | Egyedi kormánydöntés körébe tartozó ügyek iratai | 10 | - |
KKM2206 | Egyéb vállalatokkal kapcsolatos ügyek iratai | 5 | - |
KKM2207 | Külgazdasági stratégia - elvi jelentőségű ügyek | NS | 15 |
KKM2208 | Külgazdasági stratégia - egyeztetési anyagok, levelezés | 5 | - |
KKM2209 | Rendszeres és eseti külgazdasági elemzések, összefoglalók, tanulmányok | 3 | - |
KKM2210 | Külgazdasági statisztikák | 3 | - |
KKM2211 | A külgazdasági stratégiával összefüggésben más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai | 15 | - |
KKM2212 | Külgazdasági stratégiai feladatok végrehajtása - elvi jelentőségű ügyek | NS | 15 |
KKM2213 | Nemzeti Befektetési Ügynökséggel kapcsolatos iratok | 10 | - |
KKM2214 | Magyar Nemzeti Kereskedőház Zrt.-vel kapcsolatos iratok | 10 | - |
KKM2215 | Exim Bank Zrt.-vel kapcsolatos iratok | 10 | - |
KKM2216 | Határmenti gazdaságfejlesztéssel kapcsolatos iratok | 10 | - |
Külgazdasággal, Kárpát-medencei Gazdasági Övezet - gazdaságfejlesztéssel kapcsolatos iratok | |||
KKM2217 | Külgazdasági stratégiai elképzelések és azok megvalósításával kapcsolatos iratok | 10 | - |
KKM2218 | Kétoldalú gazdasági kapcsolatok intézményesített kereteivel (GVB munkacsoport) kapcsolatos iratok | NS | 15 |
KKM2219 | Gazdasági Vegyes Bizottságok üléseinek jegyzőkönyvei | NS | 15 |
KKM2220 | Intézkedési tervek | NS | 15 |
KKM2221 | Társelnöki felkészítő anyagok | 5 | - |
KKM2222 | Társelnöki levelek | 10 | - |
KKM2223 | Regionális együttműködési fórumok iratai | NS | 15 |
KKM2224 | Kétoldalú külgazdasági együttműködéssel kapcsolatos ügyek iratai | 10 | - |
KKM2225 | Befektetői kapcsolatok szempontjából fontos külföldi beruházások iratai | 10 | - |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM2226 | Állami vezetők és társminisztériumok felső vezetőinek tárgyalásaihoz készített tájékoztató anyagok, valamint tárcaálláspont kialakításával kapcsolatos iratok | 10 | - |
KKM2227 | Kötött segélyhitelezéssel kapcsolatos ügyek iratai | NS | 15 |
KKM2228 | Kereskedelemfejlesztéssel kapcsolatos ügyek iratai | 10 | - |
KKM2229 | Hazai és külföldi szakmai szervezetekkel (kamarák, vegyes kamarák, üzleti tanácsok) kapcsolatos ügyek iratai | 10 | - |
KKM2230 | Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatallal kapcsolatos iratok | 10 | - |
KKM2231 | Notifikációval kapcsolatos iratok | NS | 20 |
KKM2232 | EU Pilot, kötelezettségszegési és előzetes döntéshozatali eljárásokhoz kapcsolódó iratok | NS | 20 |
KKM2233 | A Nemzeti Ikerintézményi Program (Twinning) koordinációjával összefüggő iratok | 10 | - |
KKM2234 | Az Euro-mediterrán térséggel kapcsolatos iratok | 10 | - |
KKM2235 | Nemzeti Befektetési Ügynökség kereskedelemfejlesztési tevékenységével kapcsolatos iratok | 10 | - |
KKM2236 | Magyar Nemzeti Kereskedőház Zrt. kereskedelemfejlesztési tevékenységével kapcsolatos iratok | 10 | - |
A Külgazdasági és Külügyminisztérium belső mechanizmusával kapcsolatos egyéb iratok | |||
KKM2301 | Külgazdasági és külügyminiszteri utasítások, rendeletek, körlevelek | N | HN |
KKM2302 | Külképviselet-vezetői értekezletek és regionális, külképviselet- vezetői értekezletek | NS | 15 |
KKM2303 | Külképviselet munkaértekezlete | NS | 15 |
KKM2304 | A külképviseletek munkaterve | 5 | - |
KKM2305 | Külképviseletek ügyrendi beosztása, tagolódása. A külképviseletek közötti együttműködés | 5 | - |
KKM2306 | A magyar diplomáciai apparátus információgyűjtő tevékenységét meghatározó utasítások, javaslatok | NS | 15 |
KKM2307 | Diplomáciai kapcsolatrendszerünk hatékonyságának értékelése | NS | 15 |
KKM2308 | A külképviseletek diplomata beosztottainak éves beszámolójelentései | NS | 15 |
KKM2309 | Betanulási tervek, felkészülés | 5 | - |
KKM2310 | Munkaátadás rendje a külképviseleten | 4 | - |
KKM2311 | Külképviselet általános helyzete. Evakuálás | NS | 15 |
KKM2312 | A külképviselet tevékenységével kapcsolatos egyéb operatív ügyek | 10 | - |
KKM2313 | Egyes személyekkel, delegációkkal kapcsolatos dokumentumok a külképviseleteken | NS | HN |
KKM2314 | A szervezeti egységek, a külképviseletek, a háttérintézmények és a felügyelt és irányított intézmények ellenőrzése, a vizsgálati programok | NS | HN |
KKM2315 | A Külgazdasági és Külügyminisztériumnak a kormányváltáskor készített összefoglaló jelentései | NS | 15 |
KKM2316 | Külpolitikai stratégiák, koncepció | NS | 15 |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM2317 | A Személyügyi Főosztály körlevelei, utasításai | NS | 15 |
KKM2318 | A minisztérium humánpolitikai mozgatási terve, javaslatok, elképzelések A Pályázati Bizottság iratai, pályaművek elbírálása | NS | HN |
KKM2319 | A külképviseletek személyügyi kérdései, problémái | 50 | - |
KKM2320 | Előterjesztések nagyköveti, főkonzuli kinevezésre | NS | HN |
KKM2321 | A külképviseletek magyar állampolgárságú szerződéses alkalmazottainak és hozzátartozóiknak anyagai | 50 | - |
KKM2322 | A külképviseletek nem magyar állampolgárságú szerződéses alkalmazottainak anyagai | 50 | - |
KKM2323 | Külképviseletek munkatársainak egyéb személyi ügyei | 50 | - |
KKM2324 | Külszolgálatosok orvosi ellenőrzése, egészségügyi ellátása | NS | HN |
KKM2325 | Tartós külszolgálatra utazó szülők gyermekeinek iskoláztatásával kapcsolatos ügyek Magyarországon és a fogadó országban | 5 | - |
KKM2326 | A minisztérium képviselete munkaügyi, munkajogi és társadalombiztosítási jogi tárcaközi megbeszéléseken | NS | 15 |
KKM2327 | A minisztérium szabadságolási terve | 3 | - |
KKM2328 | A kihelyezettek hozzátartozóinak munkaügyi kérdései, nyugdíj és társadalombiztosítási ügyek | NS | HN |
KKM2329 | A minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok | NS | HN |
KKM2330 | Külképviseletek biztonsági helyzete. Rendelkezések a külképviseletek biztonsági zónájáról Éves beszámolójelentés | NS | HN |
KKM2331 | Biztonsági zónával nem rendelkező külképviseletek speciális biztonsági ügyei | NS | HN |
KKM2332 | Külképviseleti biztonsági és biztonságtechnikai felelősök felkészítése. Éves beszámoló jelentéseik | 15 | - |
KKM2333 | Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel és a minisztérium tulajdonában lévő épületek biztonságával kapcsolatos ügyek. Széf- és páncélszekrénykulcs nyilvántartás | NS | HN |
KKM2334 | A külképviseletek ellen irányuló titkosszolgálati tevékenységgel szembeni védelem | NS | HN |
KKM2335 | A minisztérium épületeinek őrzés-védelme. Személyi védelem. Kapcsolat a biztonságért felelős illetékes országos szervezetekkel | NS | HN |
KKM2336 | A minisztérium ügyeleti rendszere. Az ügyelettel kapcsolatos ügyek | 5 | - |
KKM2337 | A Válságkezelő Központ iratai | NS | 15 |
KKM2338 | Válságkezelő Központtal kapcsolatos egyéb operatív iratok | 15 | - |
KKM2339 | A KKM-be belépésre jogosító állandó, ideiglenes és egyéb célú belépők | 10 | - |
KKM2340 | A minisztérium polgári védelmi terve | NS | 15 |
KKM2341 | A minisztérium tűzvédelmi terve. Tűzvédelem. Rendkívüli eseményekről készített jelentések | lejárat után 5 év | - |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM2342 | A külképviseletek költségvetése, pénzgazdálkodása, pénzügyi tevékenységének ellenőrzése | NS | HN |
KKM2343 | A központ és a külképviseletek reprezentációs keretének elvi meghatározása | NS | HN |
KKM2344 | A külképviseletek Magyar Állam tulajdonában lévő ingatlanainak ügyei: adás-vételi szerződés, adóügyi iratok, tulajdonjogot igazoló iratok. Ingatlanok átépítéséhez kapcsolódó szerződések | NS | HN |
KKM2344/1 | A követségek felállításával kapcsolatos költségek, költségfelmérések, kivéve a vegyes operatív levelezést | felállítás után 10 év | - |
KKM2345 | A külképviseleteken dolgozók illetményügyei | NS | HN |
KKM2346 | A külképviseletek árdokumentációi | NS | 15 |
KKM2347 | Gépkocsi igénybevételének elvi meghatározása. A gépkocsivezetők ügyei. Jelentések a központ és a külképviseletek gépkocsi ellátásáról | NS | HN |
KKM2348 | Napidíj táblázat. Napidíjak megállapítása. A napidíjakkal kapcsolatos észrevételek | NS | HN |
KKM2349 | A Külgazdasági és Külügyminisztérium szervezeti egységeinek elhelyezése | NS | HN |
KKM2350 | Letéti ügyek a külképviseleteken | NS | HN |
KKM2351 | Magyarország tagdíja a nemzetközi szervezetekben | NS | 15 |
KKM2352 | KKM Segélyezési Alap | NS | HN |
KKM2353 | Külképviseleteknél épületek, irodák, lakóépületek, lakások bérleti szerződése, valamint az átépítéshez kapcsolódó szerződések | felmondás után 10 év | - |
KKM2354 | A központ és a külképviseletek ingó vagyonának nyilvántartása | 15 | - |
KKM2355 | Gépjármű igénylés bel- és külföldi utazáshoz | 3 | - |
KKM2356 | Napidíjak elszámolása. Reklamációk | 10 | - |
KKM2357 | Házipénztári főkönyv, naplók, kartonok | 10 | - |
KKM2358 | Lakbér, fűtési és világítási térítmény | 10 | - |
KKM2359 | Pénzátutalás külföldi banktól | 10 | - |
KKM2360 | Pénztárnapló és mellékletei | 10 | - |
KKM2361 | Béralap nyilvántartás. Havi összesítő kimutatások | 10 | - |
KKM2362 | A külképviseleteken állóeszközök, berendezési tárgyak, felszerelések igénylése (számlák nélkül) | 10 | - |
KKM2363 | A Külgazdasági és Külügyminisztérium ingó vagyonának leltárai | 10 | - |
KKM2364 | Fogyóeszközök leltárlapjai | 10 | - |
KKM2365 | A Központ és a külképviseletek gépkocsijainak karambol ügyei. Kárfelvételi és baleseti jegyzőkönyvek | 10 | - |
KKM2366 | A külképviseletek által felterjesztett valuták ügyei | 5 | - |
KKM2367 | Ellátmány átutalások kiküldése a követségeknek. Visszaigazolások. Ellátmány igénylése | 5 | - |
KKM2368 | Külképviseletek bevételeinek negyedéves elszámolása | 5 | - |
KKM2369 | Bankszámla és csekk ügyek | 5 | - |
KKM2370 | Pénztári elszámolás felülbírálata | 5 | - |
KKM2371 | Szállítási ügyek. Ingóságok hazaszállítási költsége. Vámkezelés | 5 | - |
KKM2372 | Futárszállítási költségek behajtása | 5 | - |
KKM2373 | Reprezentációs anyagok igénylése és költségei | 5 | - |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM2374 | Számlakivonatok és mellékleteik | 5 | - |
KKM2375 | A külképviseletek pénztári bizonylatainak felterjesztése | 5 | - |
KKM2376 | Rovatfelhasználási jelentések | 5 | - |
KKM2377 | Kölcsönök, előlegek és segélyek kifizetése a külképviseleteken | 5 | - |
KKM2378 | Illetményfizetési jegyzékek, összesítők | 5 | - |
KKM2379 | Illetményszámfejtő lapok és mellékleteik | 5 | - |
KKM2380 | Jogszabály által előírt létszámmozgások dokumentációja Létszámváltozásról szóló időszakos jelentés | 5 | - |
KKM2381 | Gépjármű ügyek: Külképviseletek gépjárművei Gépjárművezetők túlóra átalánya | 5 | - |
KKM2382 | A Külgazdasági és Külügyminisztérium részére a külképviseleteken keresztül történt anyagbeszerzések kiegyenlítése | 5 | - |
KKM2383 | Külképviseleti gazdasági felelősök munkaköri leírása, munkakörök átadás-átvételi jegyzőkönyve | 5 | - |
KKM2384 | Külképviseleti szolgálati lakások átadás-átvételi jegyzőkönyve | 5 | - |
KKM2385 | Vegyes operatív jellegű pénzügyi és gazdasági levelezés | 5 | - |
KKM2386 | Úti elszámolások iratai | 5 | - |
KKM2387 | Fogyóeszközök, irodaszerek, nyomtatványok, takarítóeszközök, reprezentációs cikkek igénylése, kiküldése a külképviseletekre | 2 | - |
KKM2388 | Turista kölcsönök | 8 | - |
KKM2389 | Szakértői díjak, megbízási díjak, megbízási szerződések | NS | HN |
KKM2390 | Iratkezelési Szabályzat, az iratkezelés helyzete, irattározás, elektronikus iktatás és ügyiratkezelés (Scriptament, VKH, KIR dokumentáció stb.) | NS | HN |
KKM2391 | A KKM iratkezelésének, minősített adatai kezelésének ellenőrzéséről felvett jegyzőkönyvek. A külképviseletek iratkezelésének ellenőrzése, titokvédelmi ellenőrzés, minősítési és betekintési jog | NS | HN |
KKM2392 | Külképviseleti titkos ügyiratkezelők betanítása. Éves beszámoltatásuk. TÜK kezelők ellenőrzése, éves jelentése | 15 | - |
KKM2393 | A minisztérium kézbesítési rendszere és rendje | 15 | - |
KKM2394 | A külképviseleteken végzett iratselejtezés jegyzőkönyve | NS | HN |
KKM2395 | Iktatókönyv, iratkezelési segédletek nyilvántartó könyve | NS | HN |
KKM2396 | Egyéb iratkezelési segédletek | 15 | - |
KKM2397 | Munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvek. Központi és átmeneti irattár átadása, TÜK irattár átadása a külképviseleten, munkakör átadásakor felvett jegyzőkönyv | 5 | - |
KKM2398 | Az irattár ügyei, átmeneti irattárak. A minisztérium iratainak rendezése. A központi irattár és az átmeneti irattárak helyzete, irattári nyilvántartások | NS | HN |
KKM2399 | Levéltárral kapcsolatos ügyek. Átadás-átvételi jegyzőkönyvek | NS | HN |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM2400 | A személyes adatok védelmére és a közérdekű adatok nyilvánosságára vonatkozó adatszolgáltatás, titokszakértői vélemények, titoksértési ügyek | 15 | - |
KKM2401 | Külügyi iratok más intézményekben végzett selejtezési jegyzőkönyvének a KKM-nek megküldött példánya | 5 | - |
KKM2402 | Háttér- és gyors aktuális tájékoztatók Napi jelentések (1. számú példány), heti eseménynaptár a magyar vonatkozású nemzetközi eseményekről (1. számú példány) Napi és heti tájékoztatók | NS | 15 |
KKM2403 | A külképviseletekről beérkezett sajtó- és tájékoztató anyagról készített összefoglaló a szervezeti egységeknél (többes példány) | 3 hónap | - |
KKM2404 | A külképviseletekről beérkezett sajtó- és tájékoztató anyagról készített összefoglaló (1. számú példány) | NS | 15 |
KKM2405 | A szakkönyvtárral és sajtó archívummal összefüggő ügyek Belföldi és külföldi sajtótermékek rendelése, fordításrendelés, médiafigyelés | 5 | - |
KKM2406 | A minisztérium távközlési infrastruktúrája (kiépítése, fejlesztése és fenntartása) | 10 | - |
KKM2407 | A Központ és külképviseletek számítógépes infrastruktúrája fejlesztésével kapcsolatos iratok | 10 | - |
KKM2408 | Távközléssel kapcsolatos egyéb iratok | 10 | - |
KKM2409 | Internetalapú távközlés | 10 | - |
KKM2410 | Külképviseletek sajtótáviratai, sajtóközleményei | NS | 15 |
KKM2411 | A Külgazdasági és Külügyminisztérium honlapja | 5 | 15 |
KKM2412 | Miniszternek, minisztérium felsőbb vezetőinek küldött levelek intézése | NS | 15 |
KKM2413 | Külképviseletek más tételekbe be nem sorolható iratai | 10 | - |
Politikai, gazdasági és kulturális kapcsolatok tartományokkal, szövetségi államokkal | |||
KKM2500 | Politikai, gazdasági és kulturális kapcsolatok tartományokkal, szövetségi államokkal | NS | 15 |
Rejtjelzés | |||
KKM2601 | Rejtjelző eszközök javításával, beszerzésével kapcsolatos iratok | 1 | - |
KKM2602 | Rejtjel kulcsigényléssel kapcsolatos iratok | 1 | - |
KKM2603 | Rejtjeleszközök törzskönyve, gépkönyve, rendszeresítésével kapcsolatos iratok (pl. kezelési utasítás) | eszköz selejtezését követően | - |
KKM2604 | Rejtjel hozzáférési és kezelési engedélyek, a rejtjelző megbízatásának megszűnését követően | 15 | - |
KKM2605 | Külgazdasági és Külügyminisztérium Központi Rejtjelszolgálat iktató könyvei, rejtjeleszköz nyilvántartása | NS | HN |
KKM2606 | Visszavont gammák, kulcsok | visszavonásig | - |
KKM2607 | Külképviseleti rejtjeleszközök és iratok nyilvántartó könyvei (RJ eszközök nyilvántartó könyve, AR-KIT RF napló, távirati napló, eseménynapló), a hazaküldést (lezárást) követően | 5 | - |
KKM2608 | Eszközküldő/visszaküldő lapok | 15 | - |
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok | Megőrzési idő (év) | Levéltárba adás időpontja (év) | |
KKM2609 | Rejtjelhelyiségek, -eszközök engedélyei, a visszavonásukat vagy megszűnésüket követően | 1 | - |
KKM2610 | Rejtjeleszközök megsemmisítési jegyzőkönyve | NS | HN |
KKM2611 | Rejtjelző képzés vizsga jegyzőkönyvek | 5 | - |
KKM2612 | Rejtjelző személyüggyel kapcsolatos iratok | 1 | - |
KKM2613 | Rejtjelző képzés egyéb iratai (külső képzés) | 1 | - |
KKM2614 | Rejtjelző eszközfejlesztéssel kapcsolatos iratok | 5 | - |
KKM2615 | Rejtjelhelyiségbe történő belépést engedélyező táviratok | 1 | - |
KKM2616 | Rejtjeleszközök kölcsönadásával kapcsolatos iratok, az eszköz visszaérkezését követően | 5 | - |
KKM2617 | Minősített szakiratok felülvizsgálati jegyzéke, értesítés a módosításokról | 15 | - |
KKM2618 | Ellenőrzési jegyzőkönyvek | NS | HN |
KKM2619 | Rejtjelzési terület jelentésköteles eseményei műszaki okból és kivizsgálásuk iratai | 5 | - |
KKM2620 | Rejtjelzési terület jelentésköteles eseményei nem műszaki okból és kivizsgálásuk iratai | NS | HN |
KKM2621 | KKM Rejtjelszabályok | NS | HN |
Miniszter irányítása alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok | |||
KKM9101 | A Miniszter által irányított Külgazdasági és Külügyi Intézettel, a Balassi Intézettel és a Nemzeti Befektetési Ügynökséggel kapcsolatos iratok | NS | 15 |
KKM9201 | Miniszter szakmai felügyelete alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok (MEHIB, EXIMBANK) | NS | 15 |
KKM9301 | Miniszter által működtetett szervezetekkel (testületekkel) kapcsolatos iratok | NS | 15 |
Relációs lista
1. | Afganisztán | 45. | Délkelet-Ázsia | 89. | Kambodzsa | |
2. | Afrika | 46. | Dominika | 90. | Kamerun | |
3. | Albánia | 47. | Dzsibuti | 91. | Kanada | |
4. | Algéria | 48. | Egyesült Arab Emirátusok | 92. | Katar | |
5. | Amerikai Egyesült Államok | 49. | Egyesült Arab Köztársaság | 93. | Kazahsztán | |
6. | Andorra | 50. | Ecuador | 94. | Kelet-Ázsia | |
7. | Angola | 51. | Egyenlítői Guinea | 95. | Kelet-Timor | |
8. | Antarktisz | 52. | Elefántcsontpart | 96. | Kenya | |
9. | Arab országok | 53. | Eritrea | 97. | Kína | |
10. | Argentína | 54. | Észak-Amerika | 98. | Kirgizisztán | |
11. | Ausztrália | 55. | Észtország | 99. | Kolumbia | |
12. | Ausztria | 56. | Etiópia | 100. | Kongó | |
13. | Azerbajdzsán | 57. | Európa | 101. | Koreai Köztársaság | |
14. | Ázsia | 58. | Független Államok Közössége | 102. | Koreai NDK | |
15. | Bahama | 59. | Fekete-Afrika | 103. | Koszovó | |
16. | Bahrein | 60. | Fidzsi-szigetek | 104. | Közel-Kelet | |
17. | Balkán-félsziget | 61. | Finnország | 105. | Közép-afrikai Köztársaság | |
18. | Balti államok | 62. | Franciaország | 106. | Közép-Ázsia | |
19. | Banglades | 63. | Frankofón országok | 107. | Kuba | |
20. | Barbados | 64. | Fülöp-szigetek | 108. | Kurdisztán | |
21. | Belarusz | 65. | Gabon | 109. | Kuvait | |
22. | Belgium | 66. | Gambia | 110. | Laosz | |
23. | Beliz | 67. | Ghána | 111. | Latin-Amerika | |
24. | Benelux államok | 68. | Görögország | 112. | Lengyelország | |
25. | Benin | 69. | Grúzia | 113. | Lesotho | |
26. | Bhután | 70. | Guatemala | 114. | Lettország | |
27. | Bolívia | 71. | Guinea | 115. | Libanon | |
28. | Bosznia-Hercegovina | 72. | Guyana | 116. | Libéria | |
29. | Botswana | 73. | Haiti | 117. | Líbia | |
30. | Brazília | 74. | Hollandia | 118. | Liechtenstein | |
31. | Brit Nemzetközösség | 75. | Honduras | 119. | Litvánia | |
32. | Brunei | 76. | Hongkong | 120. | Luxemburg | |
33. | Bulgária | 77. | Horvátország | 121. | Macao | |
34. | Burkina Faso | 78. | India | 122. | Macedónia | |
35. | Burundi | 79. | Indonézia | 123. | Madagaszkár | |
36. | Chile | 80. | Irak | 124. | Maghreb országok | |
37. | Ciprus | 81. | Irán | 125. | Malawi | |
38. | Comore-szigetek | 82. | Írország | 126. | Malajsia | |
39. | Costa Rica | 83. | Izland | 127. | Maldív-szigetek | |
40. | Csád | 84. | Izrael | 128. | Mali | |
41. | Csehország | 85. | Jamaica | 129. | Málta | |
42. | Dánia | 86. | Japán | 130. | Marokkó | |
43. | Dél-afrikai Köztársaság | 87. | Jemen | 131. | Mauritánia | |
44. | Dél-Csendes-óceán | 88. | Jordánia | 132. | Mauritius | |
133. | Mexikó | 160. | Portugália | 187. | Szomália |
134. | Mianmar | 161. | Puerto Rico | 188. | Szudán |
135. | Moldova | 162. | Románia | 189. | Tádzsikisztán |
136. | Monaco | 163. | Ruanda | 190. | Tajvan |
137. | Mongólia | 164. | Saint Lucia | 191. | Tanzánia |
138. | Montenegró | 165. | Saint Vincent és Grenada | 192. | Thaiföld |
139. | Mozambik | 166. | Salamon-szigetek | 193. | Togo |
140. | Nagy-Britannia | 167. | Salvador | 194. | Tonga |
141. | Namíbia | 168. | San Marino | 195. | Törökország |
142. | Nauru | 169. | Sáo Tomé és Principe | 196. | Trinidad és Tobago |
143. | Németország | 170. | Seychelle-szigetek | 197. | Tunézia |
144. | Nepál | 171. | Sierra Leone | 198. | Tuvalu-szigetek |
145. | Nicaragua | 172. | Spanyolország | 199. | Türkmenisztán |
146. | Niger | 173. | Srí Lanka | 200. | Uganda |
147. | Nigéria | 174. | Suriname | 201. | Új-Zéland |
148. | Norvégia | 175. | Svájc | 202. | Ukrajna |
149. | Olaszország | 176. | Sváziföld | 203. | Uruguay |
150. | Omán | 177. | Svédország | 204. | Üzbegisztán |
151. | Oroszország | 178. | Szaharai Arab Köztársaság | 205. | Vanuatu |
152. | Örményország | 179. | Szamoa | 206. | Vatikán |
153. | Pakisztán | 180. | Szaúd Arábia | 207. | Venezuela |
154. | Palesztina | 181. | Szenegál | 208. | Vietnam |
155. | Panama | 182. | Szerbia | 209. | Világ |
156. | Pápua Új-Guinea | 183. | Szingapúr | 210. | Zaire |
157. | Paraguay | 184. | Szíria | 211. | Zambia |
158. | Peru | 185. | Szlovákia | 212. | Zimbabwe |
159. | Perzsa-öböl | 186. | Szlovénia | 213. | Zöldfoki-szigetek |
2. függelék
Iratmintatár
Az Iratmintatár az alábbi formanyomtatványokat tartalmazza:
1) Levélpapír
2) Házon kívülre készített átirat formája
3) Csatolt irat továbbítása - adminisztratív
4) Fax fedőlap
5) Scriptament nyílt irat
6) Feljegyzés minta
7) "nem nyilvános" jelölés alkalmazása
8) Tárgyalási dosszié tartalomjegyzéke
9) Tárgyalási dosszié átadólistája
10) Felhasználói engedéllyel rendelkezők nyilvántartása
11) Futártájékoztató adminisztratív iratok továbbítására - külképviselet
12) Futártájékoztató adminisztratív iratok továbbítására - központ
13) Átadás-átvételi jegyzőkönyv - külképviselet
14) Átadás-átvételi jegyzőkönyv - munkakör - központ
15) Adminisztratív iratok selejtezési jegyzőkönyve - külképviselet
16) Kézbesítőív - csak adminisztratív iratok továbbításához
17) Kézbesítőív nyilvántartása
18) Kézbesítőívek listája 20....
19) Nyilvántartás a kézbesítőívekről
20) Jegyzőkönyv számítástechnikai adathordozó megsemmisítéséhez
21) Hitelesítő körbélyegző igénylő űrlap
22) Bélyegző/negatív pecsétnyomó igényléséhez űrlap
23) Átadás-átvételi jegyzőkönyv - admin. iratok - központ
24) Kimenő elektronikus levél minta
25) Emlékeztető minta
26) Jegyzőkönyv minta
27) Őrjegy minta
28) Ügyiratpótló lap minta
29) Jogosultság igénylése és változtatása az iratkezelési szoftverhez minta
30) Adatlap hivatali kapu hozzáférés igényléséhez/lemondásához minta
31) Kísérőlap gépi adathordozó nyilvántartásba vételéhez minta
32) Iratselejtezési jegyzőkönyv - központi irattár minta
33) Selejtezési iratjegyzék - központi irattár minta
34) Iratátadás-átvételi jegyzőkönyv - központi irattár minta
35) Iratátadás-átvételi jegyzék - központi irattár minta
36) Kölcsönzési napló
Levélpapír
Házon kívülre készített átirat formája
Csatolt irat továbbítása - adminisztratív
Fax fedőlap
Scriptament nyílt irat
Feljegyzés minta
"Nem nyilvános" jelölés alkalmazása
Tárgyalási dosszié tartalomjegyzéke
Tárgyalási dosszié átadólistája
Felhasználói engedéllyel rendelkezők nyilvántartása
Futártájékoztató adminisztratív iratok továbbítására - Külképviselet
Futártájékoztató adminisztratív iratok továbbítására - Központ
Átadás-átvételi jegyzőkönyv - Külképviselet
Átadás-átvételi jegyzőkönyv - munkakör - Központ
Adminisztratív iratok selejtezési jegyzőkönyve - Külképviselet
Kézbesítőív - csak adminisztratív iratok továbbításához (évente le kell fűzni)
Kézbesítőív nyilvántartása
Jegyzőkönyv számítástechnikai adathordozó megsemmisítéséhez
Hitelesítő körbélyegző igénylő űrlap
Bélyegző/negatív pecsétnyomó igényléséhez űrlap
Átadás-átvételi jegyzőkönyv - admin. iratok - Központ
Kimenő elektronikus levél minta
Emlékeztető minta
Jegyzőkönyv minta
Őrjegy minta
Ügyiratpótló lap minta
Jogosultság igénylése és változtatása az iratkezelési szoftverhez minta
Adatlap hivatali kapu hozzáférés igényléséhez/lemondásához minta
Kísérőlap gépi adathordozó nyilvántartásba vételéhez minta
Iratselejtezési jegyzőkönyv - Központi Irattár minta
Selejtezési iratjegyzék - Központi Irattár minta
Iratátadás-átvételi jegyzőkönyv - Központi Irattár minta
Iratátadás-átvételi jegyzék Központi Irattár minta
Kölcsönzési napló
A könyvet vezették: