16/2016. (VII. 21.) KKM utasítás

a Külgazdasági és Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontja, továbbá a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet figyelembevételével a Külgazdasági és Külügyminisztérium iratkezelési rendjére vonatkozóan - a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével - az alábbi utasítást adom ki:

1. § Az utasítás hatálya kiterjed a Külgazdasági és Külügyminisztérium központi hivatali szervezeti egységeire, valamint Magyarország diplomáciai, konzuli és nemzetközi szervezetek mellé rendelt állandó képviseleteire.

2. § A Külgazdasági és Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát az utasítás Melléklete tartalmazza.

3. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Az utasítás rendelkezéseit 2016. január 1. napjától kell alkalmazni.

(3) Hatályát veszti a Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló 5/2011. (III. 18.) KüM utasítás.

Szijjártó Péter s. k.,

külgazdasági és külügyminiszter

Melléklet a 16/2016. (VII. 21.) KKM utasításhoz

A Külgazdasági és Külügyminisztérium egyedi iratkezelési szabályzata

I. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya

1.1. Az Egyedi Iratkezelési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) hatálya kiterjed a Külgazdasági és Külügyminisztériumnál (a továbbiakban: minisztérium vagy KKM) keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra és a minisztérium összes szervezeti egységére és ügyvitelben érintett dolgozójára.

1.2. A Szabályzattal nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokban foglaltakat kell alkalmazni.

1.3. A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény és a Külügyminisztérium Biztonsági Szabályzatának kiadásáról szóló 2/2013. (II. 12.) KüM utasítás vonatkozik.

2. Értelmező rendelkezések

2.1. Az utasítás alkalmazásában:

2.1.1. aláíró: az a természetes személy, aki (elektronikus aláíró esetén az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja, és) a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult,

2.1.2. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása,

2.1.3. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,

2.1.4. átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,

2.1.5. átmeneti (kézi) irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés, illetve Központi Irattárba adás előtti őrzése történik,

2.1.6. besorolási séma: az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, egymástól függetlenül kialakítható kategória struktúra,

2.1.7. bordereau: a futár által szállított diplomáciai küldemény nemzetközi előírások szerinti kísérő okmánya, mely alkalmas a diplomáciai küldemény lezárt csomagjainak szállítás közbeni azonosítására, illetve szükség szerinti többszörös átadásának, átvételének ellenőrizhető igazolására,

2.1.8. diplomáciai jegyzék: az államok közötti nemzetközi kapcsolatok ápolásában a hivatalos diplomáciai érintkezés leggyakoribb írásbeli formája,

2.1.9. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ,

2.1.10. elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat,

2.1.11. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is,

2.1.12. elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával - elektronikus formában rögzített - elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak,

2.1.13. elektronikus levél (e-mail üzenet): a központi rendszeren kívüli számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes,

2.1.14. elektronikus másolat: valamely papíralapú dokumentumról, képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes,

2.1.15. elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át,

2.1.16. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, mely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét,

2.1.17. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy kezdőiratként új főszámra kell iktatni,

2.1.18. érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele,

2.1.19. faxüzenet: az üzenet telefonvonalon történő továbbítása, papíralapú kommunikációs forma,

2.1.20. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyeket a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,

2.1.21. futárindító: a futárokat úti, szállítmányozási és egyéb szükséges okmányokkal ellátó személy, a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály (a továbbiakban: BITÁF) munkatársa,

2.1.22. hivatali kapu: a hatóságok számára a benyújtott űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel, amelyen keresztül a minisztérium hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz,

2.1.23. hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személy: a minisztérium szervezeti egységének kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és a minisztérium hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,

2.1.24. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az azonosítója, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,

2.1.25. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel,

2.1.26. időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett,

2.1.27. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,

2.1.28. irattá nyilvánítás: az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papíralapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el,

2.1.29. irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása,

2.1.30. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi,

2.1.31. kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez,

2.1.32. kézbesítőív: az iratok átadását-átvételét igazoló ív. A kézbesítőívet évenként időrendi sorrendben kell tárolni és megőrizni,

2.1.33. kiadmány:a kiadmányozásra jogosult részéről sajátkezű aláírással és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával vagy - elektronikus irat esetében - elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat,

2.1.34. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről,

2.1.35. kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása,

2.1.36. konszignáció: futárposta-összesítő jegyzék, a küldő, a címzett és a diplomáciai küldemény tartalmának azonosítására, a küldemény tételes átadására, átvételére alkalmas lista,

2.1.37. központ: a KKM belföldi szervezeti egységei,

2.1.38. Központi Irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár,

2.1.39. láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet,

2.1.40. megőrzési határidő: az Irattári Tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,

2.1.41. mutatózás:a gyorsabb visszakeresés érdekében név és tárgy szerinti nyilvántartás vezetése,

2.1.42. nyílt irat: a KKM elektronikus ügyirat- és dokumentumkezelő és nyilvántartó rendszerén (a továbbiakban: Scriptament), meghatározott formában továbbított nem minősített irat,

2.1.43. nyílt P-irat, azaz politikai irat: a KKM-ben vagy a külképviseleteken keletkezett, a külképviseletek diplomáciai jelentőmunkája során a fogadó ország, vagy a nemzetközi szervezet politikai, gazdasági, kulturális és társadalmi viszonyairól szóló, Magyarország két- és többoldalú külpolitikai érdekeit érintő, valamint a KKM külpolitikai döntés-előkészítő munkája és külpolitikai döntési folyamatai keretében keletkezett, a Scriptamenten továbbított és tárolt, nem minősített diplomáciai információ. A nyílt P-iratok nyilvántartásba vétele és elektronikus csatolása kizárólag a Scriptament rendszerben történik. Abban az esetben, ha a címzett nem rendelkezik Scriptament végponttal, úgy a Scriptament rendszerben rögzített nyílt P-irat más formában is továbbítható (e-mail, fax). Ebben az esetben az iratot az illetékes KKM szervezeti egységnek egyidejűleg meg kell küldeni a Scriptamenten,

2.1.44. önálló iktatás: a KKM központi iktatási rendszerén kívüli önálló iktatási rendszer, elektronikus vagy papíralapú módon vezetett iratnyilvántartás,

2.1.45. őrjegy:az irattárból kiadott iratok nyilvántartására szolgáló formanyomtatvány,

2.1.46. papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett,

2.1.47. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és Központi Irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),

2.1.48. rejtett iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatási adatbázis,

2.1.49. Scriptament:a KKM elektronikus ügyirat- és dokumentumkezelő és nyilvántartó rendszere. A KKM szabályzatán alapuló elektronikus nyilvántartó rendszer, amely a nem minősített iratok azonosító adatait, illetve magukat az elektronikus formában létező iratokat (elektronikus irat) is tárolja,

2.1.50. sorszámos iktatás: az iratok nyilvántartásba vétele érkezési sorrend alapján, évenként újra kezdődő sorszámmal,

2.1.51. személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható jellemzők és az ezekből levonható következtetések összessége. A fogalmak értelmezésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezései az irányadóak,

2.1.52. szerv: a jogi személy és jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet,

2.1.53. szervezeti és működési szabályzat: a KKM tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül az egyes szervezeti egységek feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket,

2.1.54. szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely,

2.1.55. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek végrehajtása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,

2.1.56. ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza,

2.1.57. ügyvitel: a KKM folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,

2.1.58. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

2.2. Az Értelmező rendelkezések között nem szereplő fogalmak értelmezése során

2.2.1. a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),

2.2.2. a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény,

2.2.3. az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény,

2.2.4. az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény,

2.2.5. a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,

2.2.6. az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 85/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,

2.2.7. egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,

2.2.8. a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29. ) Korm. rendelet [a továbbiakban: 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet], valamint

2.2.9. a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet

rendelkezései az irányadóak.

3. Az iratkezelés szervezete, felügyelete

3.1. A külgazdasági és külügyminiszter (a továbbiakban: miniszter) a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában (a továbbiakban: SZMSZ) a szervezeti sajátosságok figyelembevételével meghatározza az iratkezelés szervezetét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.

3.2. A szervezeti egységek az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látják el, centralizált számítógépes iktatórendszer támogatásával. A szervezeti egységek az iratkezelés egyes fázisait önállóan végzik, a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok őrzése és levéltárba adása központilag a Dokumentumvédelmi és Iratkezelési Főosztály (a továbbiakban: DOK) Központi Irattárában történik.

3.3. A minisztérium iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy a minisztériumhoz érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat

a) azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető,

b) tartalma megismerhető csak az arra jogosult számára,

c) kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható,

d) szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, valamint védelmében megfelelő feltétel(ek) biztosítva,

e) megváltoztathatatlansága biztosítva,

f) rendszeres selejtezésének elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított

legyen.

3.4. Az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét a külképviseleteken a külképviselet vezetője, a központban minősített adat esetében a biztonsági vezető, nyílt iratok esetében a DOK vezetője látja el. E feladatkörükben felelősek:

a) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért,

b) a Szabályzat elkészítéséért, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, évente történő felülvizsgálatáért, a Szabályzat szükség szerinti módosításáért,

c) a szabálytalanságok megszüntetéséért,

d) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséért, továbbképzéséért,

e) az iratkezelési segédeszközök biztosításáért (nyilvántartó könyvek, iratminták és formanyomtatványok, ezek elektronikus változatai, valamint számítástechnikai programok, adathordozók stb.),

f) a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iktatási, iratkezelési rendszer alkalmazásáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáéért, felügyeletéért,

g) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért, a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséért,

h) az iratanyag évenkénti szabályos selejtezéséért,

i) a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért,

j) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok ellátásáért, k) az Irattári Tervben meghatározott idő után az iratanyag levéltárba adásáért.

3.5. Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető az informatikáért felelős vezetővel együttműködve - a szervnél üzemeltetett informatikai rendszer és eszközök vonatkozásában - meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket. Kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt, valamint azt a szervezeti egységet, amely gondoskodik a követelmények teljesítéséről és a felügyeletről.

3.6. Az államtitkárok, helyettes államtitkárok személyes felelősséggel tartoznak az alárendeltségükbe tartozó szervezeti egységek iratkezelésének szabályszerűségéért.

3.7. A szervezeti egységek iratkezelését a szervezeti egységek vezetői - az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit figyelembe véve - szervezik meg.

3.8. Valamennyi ügyintéző felelős az általa intézett ügyek tekintetében az iratok szakszerű kezeléséért.

3.9. A Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály, az Ellenőrzési Főosztály, a Protokoll Főosztály, a Személyügyi és Képzési Főosztály, a Költségvetési Főosztály, a Pénzügyi és Számviteli Főosztály, a Nemzetközi Jogi Főosztály, a Konzuli és Állampolgársági Főosztály önálló iktatási joggal és/vagy önálló irattárral rendelkezik. A felsorolt szervezeti egységek elkészítik saját iratkezelési eljárási rendjüket, amelyet a DOK vezetője hagy jóvá.

3.10. A konzuli és vízumügyintézést megvalósító, a központ, a külképviseletek és az ezen ügyek intézésével foglalkozó magyar szervek együttes ügyintézését biztosító egységes elektronikus iratkezelő rendszer (KIR, angol rövidítésében CIS) működését a Konzuli és Állampolgársági Főosztály felügyelete mellett, a Konzuli Kézikönyv és a Vízumrendészeti Kézikönyv előírásai határozzák meg.

3.11. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai:

a) döntés az előzményiratok végleges szereléséről,

b) a minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre előkészítése,

c) az irattári tételszám meghatározása (irattáros),

d) egyéb ügykezelői utasítások megadása,

e) a rábízott iratok szakszerű kezelése, megfelelő tárolása,

f) az iratokkal való elszámolás,

g) hatósági statisztikai adatok megadása.

3.12. Az ügykezelő iratkezeléssel összefüggő feladatai:

a) a szervezeti egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemény(ek) átvétele,

aa) szükség esetén bontása,

ab) Scriptamenten történő nyilvántartása (érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás),

ac) továbbítása,

ad) postázása,

ae) őrzése, irattározása és önálló iktatási joggal rendelkező szervezeti egységek esetében selejtezése,

b) az iratok Központi Irattárba adása,

c) az iratnak az ügyintéző részére történő dokumentált kiadása és visszavétele,

d) a bélyegzők, pecsétnyomók (segédeszközök) nyilvántartása, selejtezése.

4. Az irattári terv szerkezete és rendszere

4.1. Az Irattári Terv (a Szabályzat 1. függeléke) általános és különös részből áll. Az általános részbe a minisztérium működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet érintő irattári tételeket, a különös részbe pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételeket kell besorolni, valamint azonosítóval (irattári tételszám) ellátni.

4.2. Az Irattári terv módosításához - az irattári tételek kialakítása, illetve a selejtezési idejük meghatározása szempontjából -a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértését be kell szerezni.

5. Az irattári tételek kialakítása

5.1. Az ügyiratokat - a minisztérium ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével - tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy

a) egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be,

b) az irattári tételszámokat a KKM Központi Adminisztratív Irattára adja.

5.2. Külön irattári tételek kerültek kialakításra az iratfajta alapján

a) a jogszabályban vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból,

b) a nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni,

c) a választott testületek, bizottságok, valamint a minisztérium működése szempontjából meghatározó jelentőségű, rendszeresen megtartott értekezletek irataiból (ideértve az előterjesztéseket, a jegyzőkönyveket vagy emlékeztetőket és a határozatokat is), továbbá a belső utasításokból.

5.3. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározásra kerültek, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre kerültek azok, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azok, amelyek megőrzéséről a minisztérium - határidő megjelölése nélkül - helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre került az irattári őrzés időtartama.

II. FEJEZET

AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI

6. Az iratok rendszerezése és nyilvántartása

6.1. A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre - egy adott tárgyra - vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A nem minősített papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése a keret nélküli előadói ívben történik. Szürke keretes előadói ívbe kerülnek a személyügyi iratok.

6.2. A minisztérium irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat, valamint a minisztérium irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat a Központi Irattár ügykezelői az Irattári Terv alapján irattári tételekbe sorolják, és irattári tételszámmal látják el.

6.3. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.

6.4. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat a szervezeti egységeknek évente felül kell vizsgálniuk, és az irattárban (átmeneti, központi) kell elhelyezniük.

6.5. A minisztériumba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot - a meghatározottak kivételével -, ha jogszabály másként nem rendelkezik, az ügykezelőnek az irat azonosításához szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak az e célra rendszeresített, tanúsított iratkezelési szoftverrel (Scriptament) vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

7. Elektronikus iratkezelés Külgazdasági és Külügyminisztériumban alkalmazott rendszerei

7.1. Scriptament (SCR) - akkreditált elektronikus ügyirat- és dokumentumkezelő rendszer. A Scriptament elektronikus adatkezelő rendszer a nem minősített - de védendő nyílt és nem nyilvános - ügyiratokat a hatályos jogszabályoknak megfelelően kezeli verzió- és változáskövetéssel, példány-nyomonkövetéssel. A Scriptament a szabályozott, hierarchikus zártpályás ügymenetet támogatja, hiteles végpontjait a hivatalos kiadmányozási végpontok (kibocsátó és fogadó szervezeti egységek, személyek) jelentik.

a) Minden szervezeti egységen (központ/külképviselet) készült és oda beérkező, adminisztratív (nyílt) adatot a Scriptament elektronikus dokumentumkezelő rendszerben kötelező érkeztetni és/vagy iktatni, továbbá minden megtett iratkezelési műveletet a rendszerben rögzíteni (pl. kiszignálás, ügyintéző neve, továbbítás, teljesítve).

b) Az érkeztetéssel/iktatással egyidejűleg, a főiratot és annak mellékleteit kötelező elektronikusan csatolni a rendszerbe ("szerveren tárolni").

7.2. Védett Külügyi Hálózat (VKH). A Védett Külügyi Hálózat a minősített és védett elektronikus dokumentumok kezelésére, feldolgozására, forgalmazására és iktatására alkalmas információ-kommunikációs rendszer. A VKH információs és iratkezelő-rendszer komplex biztonsági intézkedésekkel védett, benne a feldolgozható információ legmagasabb minősítési szintje a "Bizalmas". A VKH-rendszer koordinációja a KKM Biztonsági Szabályzatának kiadásáról szóló 2/2013. (II. 12.) KüM utasítás alapján a biztonsági vezető feladatkörébe tartozik.

8. A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben

8.1. A Biztonsági vezető felelős az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok naprakészen tartásáért. A jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére.

8.2. Az iratkezelési szoftver használatához legalább kétféle jogosultsági rendszer kapcsolódik:

a) funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel (érkeztető, iktató, irattározó, lekérdező stb.) rendelkezhet;

b) hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, a meghatározott funkciókat mely szervezeti egység(ek) tekintetében gyakorolhatja.

(A harmadik jogosultság az objektum jogosultság, amely dokumentum szintű, azaz az adott iktatókönyvön belül egy vagy több dokumentumhoz a létrehozó ad hozzáférést.)

8.3. Az iratkezelési szoftver üzemeltetése, a technikai infrastruktúra biztosítása és a program hibás működésének elhárítása a BITÁF feladata.

8.4. Az iratkezelési szoftverhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. Az új jogosultságok regisztrálása, illetve a meglévő jogosultság módosításának átvezetése - beleértve a jogosultság megvonását is -az iktatóhely szerinti vezetői engedélyezést követően a rendszergazda feladata.

8.5. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni.

8.6. A rendszergazda feladatai:

a) elektronikus érkeztető könyv, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,

b) irattári tételszámok karbantartása,

c) az elektronikus iratkezelési szoftverhez kapcsolódó

ca) hozzáférési jogosultságoknak,

cb) egyedi azonosítóknak,

cc) helyettesítési jogoknak,

cd) külső és a belső név- és címtáraknak a naprakészen tartása,

d) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények betartása,

e) az iratkezelési szoftverben tárolt adatok archiválása.

8.7. A rendszergazda a biztonsági vezetőt tájékoztatja a jogosultság kiadásának akadályáról, ha a rendelkezésre álló licenckeret betelt, vagy a kért jogosultságok az iratkezelési szoftver működését veszélyeztetnék. A biztonsági vezető dönt a felmerülő igény teljesítéséről.

9. Hozzáférés az iratokhoz

9.1. A minisztérium munkatársai csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot az iratkezelési szoftver működtetője folyamatosan nyilvántartja. A minisztérium munkatársai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

9.2. Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.

9.3. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést - a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok figyelembevételével - úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek.

9.4. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell.

9.5. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv.-ben meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a minisztérium őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.

9.6. Az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét ellátó vezető koordinálja és intézi a minisztériumi iratok kutatásának engedélyezésével kapcsolatos ügyeket. Az engedély megadása vagy elutasítása előtt kikéri a területileg illetékes főosztály véleményét.

9.7. Belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő "Nem Nyilvános" kezelési jelzésű iratok megismerésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 27. § (5) bekezdésében foglaltak, míg iktatására vonatkozóan a Szabályzat IV. fejezetének rendelkezései az irányadók.

9.8. A "Nem Nyilvános" adatokat tartalmazó irat példányszámát a készítő, illetve felettesei határozzák meg, a példánysorszámot az iraton fel kell tüntetni.

9.9. A döntés-előkészítő,"Nem Nyilvános"adatokat tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala, közzététele nem megengedett, kivéve ha ezt a miniszter vagy általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A minisztériumon kívüli szerv által "Nem Nyilvános"-ként feltüntetett irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.

9.10. A "Nem Nyilvános" jelzéssel ellátott iratokat is a többi nyílt irathoz hasonlóan a Scriptament rendszerben kell iktatni. Kinyomtatásuk esetén elkülönítetten kell tárolni és kezelni.

10. Az iratkezelés szervezeti, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása, elhelyezése

10.1. Az ügykezelés feladatait a feladatkör, az iratforgalom nagysága alapján a szervezeti egységek iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői végzik.

10.2. Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.

10.3. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

10.4. Az iratkezelési szoftverbe rögzített érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is.

10.5. Az iratkezelésnek, iktatásnak lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, vagy a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel és iratkezeléssel nem összefüggő feladatok stb.) elkülönítetten történjen.

10.6. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az iktatóhely szerinti vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról - amennyiben az ügykezelő nincs jelen - jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.

III. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

11. A küldemények átvétele

11.1. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai, telekommunikációs eszköz, egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer vagy magánszemély személyes benyújtása útján kerül a minisztériumba.

11.2. A minisztériumba érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők a küldemény érkezésének módja szerint:

a) a minisztérium postafiókcímére érkező küldemények átvételére a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet alapján a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala (a továbbiakban: KEKKH) jogosult,

b) külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja,

c) személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult,

d) munkaidőn túl érkezett küldemények átvételére az erre kijelölt személynek megbízást kell adni. Az átvevő köteles a küldeményt az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek átadókönyvben dokumentáltan átadni,

e) faxon érkezett iratot, a jogszabály eltérő rendelkezése hiányában, postai úton megküldött iratként kell kezelni és gondoskodni az információkat tartósan megőrző másolat készítéséről, amennyiben a faxgép hőpapírral működik,

f) elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni,

g) az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerből érkező küldeményeket a KKM Központi Érkeztető Csoport munkatársai továbbítják Scriptamentben a címzett szervezeti egységek részére, ahol az erre feljogosított személy veszi át.

11.3. A küldemény átvételére jogosult (a továbbiakban: átvevő):

a) postai úton vagy telefaxon érkezett küldemények esetén:

aa) a címzett vagy az általa megbízott személy,

ab) a vezető vagy az általa megbízott személy,

ac) a szervezeti egység ügykezelője,

b) külön kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy,

c) elektronikus úton érkezett küldemények esetén az azok kezelésével megbízott személy,

d) hivatali munkaidőn túl az erre kijelölt személy.

11.4. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,

b) a kézbesítőokmányon és a küldeményen lévő iktatószám vagy más azonosítási jel megegyezőségét,

c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,

d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.

11.5. Az átvevő a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az "azonnal" és "sürgős" jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell.

11.6. Az átvevő tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.

11.7. Amennyiben olyan személy veszi át a küldeményt, aki a küldemény érkeztetésére nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel aláírásának dátumát is fel kell tüntetnie.

11.8. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.

11.9. A gyors elintézést igénylő ("azonnal", "sürgős" jelzésű) küldeményt az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

11.10. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az Irattári Tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

11.11. Az átvevő az érkező küldeményeket kézbesítőíven, illetve az elektronikus iratkezelési rendszerben továbbítja az illetékes szervezeti egység(ek)hez. A postaátvevő a küldeményeket szükség szerint, a gyorspostával érkező és elsőbbségi küldeményeket azonnal, a"sürgős" vagy más hasonló jelzésű küldeményeket pedig soron kívül továbbítja.

11.12. A küldemények átvételénél a minisztériumban érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, számítógépes érkezés esetén vírusellenőrzés).

11.13. Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni.

11.14. Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, azt, hogy rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Mind az adathordozón, mind a kísérőlapon maradandó módon fel kell tüntetni az iktatószámot. Amennyiben érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes érkeztető egységnek/személynek érkeztetésre (további intézésre) átadni.

11.15. A minisztérium szervezeti egységei részére a papíralapú küldemények elosztását DOK Postázó és Kézbesítő Csoportja végzi, amely az érkezett küldeményeket szervezeti egységek szerint csoportosítja, és - az arra kijelölt helyiségben -kézbesítőívben adja át az ügykezelők részére.

12. A küldemények felbontása

12.1. A minisztérium postafiókcímére érkezett küldemények esetén - a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben meghatározott küldemények kivételével - a KEKKH jogosult felbontás és érkeztetés végrehajtására.

12.2. A minisztériumba érkezett küldeményeket

a) a címzett,

b) az illetékes szervezeti egység ügykezelője vagy

c) a vezető által feljogosított személy bonthatja fel.

12.3. A DOK hivatalból bontja, és a hatáskörrel rendelkező szervezeti egységnek továbbítja az elégtelen címzéssel érkezett küldeményeket.

12.4. Felbontás nélkül, dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket, amelyek "s. k." felbontásra szólnak. Ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese vagy felettese bonthatja fel.

12.5. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés és/vagy iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatóhelyhez vagy gondoskodni a Szabályzat szerinti további kezeléséről.

12.6. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl. melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel - soron kívül - tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.

12.7. A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.

12.8. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatni a címzetthez.

12.9. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, az alkalmazott elektronikus iratkezelő rendszerben az átvétel és a felbontás tényét - az átvétel dátumának megjelölésével - köteles rögzíteni.

12.10. Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a minisztérium Biztonsági Szabályzatában meghatározottak szerint kell eljárni.

12.11. A papír alapon kiküldött levelek visszaérkezett tértivevényeit a KEKKH elektronikus iratként továbbítja a minisztériumnak.

12.12. Amennyiben a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezelésre kijelölt szervezeti egység megbízott dolgozójának átadni. Az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.

12.13. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket - iktatás nélkül - az ügyirathoz kell csatolni.

13. A küldemények érkeztetése

13.1. Minden beérkezett (papíralapú vagy elektronikus) küldeményt az érkezés időpontjában, a hivatali időn túl érkező küldemény esetében az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztető nyilvántartásban (SCR) hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell. Az érkeztetés dokumentálása során a rendelkezésre álló érkeztetési adatokat az érkeztetési nyilvántartásban kötelezően ki kell tölteni.

13.2. A minisztérium postafiókcímére érkező küldemények érkeztetését és a papíralapú küldeményekből hitelesített elektronikus dokumentum előállítását a KEKKH végzi a KÉR rendszeren keresztül. Az itt rögzített érkeztetési adatok és az elektronikus dokumentumok automatikusan a minisztérium elektronikus ügyirat- és dokumentumkezelő és nyilvántartó rendszerébe kerülnek.

13.3. Papíralapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérőlapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni.

13.4. Az érkeztetés nyilvántartása - függetlenül az irat adathordozójától - az iratkezelési szoftver érkeztető adatbázisában történik. Az érkeztetőszám (zsírószám) az iratkezelési szoftver által automatikusan kiosztott, minden év első napján 1-től induló és egyesével növekvő zárt sorszám.

13.5. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az iktatás az érkeztetéssel egyidejűleg megtörténik.

13.6. Nem kell érkeztetni abban az esetben, ha az arra jogosult szervezeti egység vagy külképviselet papíralapú iktatást vezet, és valamennyi beérkező küldeményt az érkezés időpontjában a papíralapú iktatókönyvbe iktat.

13.7. Az érkeztetés papíralapú küldemények esetében az érkeztető bélyegző lenyomatának az iraton vagy borítékon való elhelyezésével, rovatainak (dátum, érkeztetési sorszám) kitöltésével történik.

13.8. A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végzőnek - ha a borítékot nem kell véglegesen az ügyirathoz csatolni - az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie.

13.9. Ha a küldemény feladója olvashatatlan, vagy névtelen küldeményről van szó, a beküldő neve adatmezőben a "Feladó ismeretlen" szövegrészt kell feltüntetni.

13.10. Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.

13.11. A szervezeti egységekhez rendelt e-mail postafiókokba érkező elektronikus küldeményeket a Scriptamentben kell érkeztetni, vezetői döntés szerint iktatni.

13.12. Az érkeztetési nyilvántartás minimálisan tartalmazza az alábbi adatokat:

a) a küldő neve,

b) a beérkezés időpontja,

c) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám),

d) elektronikus küldemény esetén a kézbesítési szolgáltatás vagy a központi érkeztetési ügynök által a küldeményhez rendelt azonosítószám,

e) a közfeladatot ellátó szerv által képzett folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító.

13.13. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, és az időpont megállapítása más úton nem biztosítható,

b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,

d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,

e) az "ajánlott" vagy "ajánlott-tértivevény" postai jelzéssel ellátott.

13.14. Az elektronikusan érkezett küldeményt - kivéve a központi rendszeren érkezett küldeményeket - érkeztetés előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

13.15. Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a megfelelő módon érkeztetett boríték csatolásával is biztosítható a benyújtás időpontjának megállapítása. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.

13.16. Azt a beadványt, amelyet a minisztérium foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az irat tartalma a minisztérium hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul.

14. Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)

14.1. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e az iratnak előzménye.

14.2. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.

14.3. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papíralapú irat esetében az iraton is jelölni kell.

14.4. Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni.

14.5. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban vagy a kezelési feljegyzésekben.

14.6. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iratkezelési szoftverben jelölni kell.

14.7. Ha az iktatott irathoz korábbi években keletkezett iratot kell szerelni, akkor az előzményiratnál a jelölés az iktatókönyv megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik.

14.8. Az iratot minden esetben az utoljára iktatott irathoz kell szerelni. Az előzményiratok szerelését az újabb papíralapú iraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt "Szerelve a/az......-.../...... ikt. sz. irat" szöveggel kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét és iktatószámát az előadói íven fel kell tüntetni.

15. Az ügyintéző kijelölése (szignálás)

15.1. Az ügykezelő az érkezett iratot köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott munkatársnak bemutatni az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése érdekében. A vezető engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.

15.2. Amennyiben a szignálásra jogosult másként nem rendelkezik, nem kell bemutatni azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes ügyintéző már korábban ki volt jelölve.

15.3. Az irat szignálására jogosult

a) kijelöli, hogy mely szervezeti egység vagy ügyintéző rendelkezik hatáskörrel az ügyben,

b) kijelöli, hogy ki legyen az ügyintéző, ha az illetékes személy távol van,

c) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (pl. feladatok, határidő, sürgősségi fok), melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra), és azt aláírja.

15.4. Az előadóív kézjeggyel történő ellátásán túl az irat szignálására jogosult vezetőnek, illetve az ügyintéző munkatársnak minden, az aktában elhelyezett dokumentumot (pl. feljegyzés, levél) is szignóval kell ellátnia.

15.5. Ha több, a 15.4. pont szerinti dokumentum fordul elő az aktában, akkor minden dokumentumot szignózni kell, többoldalas dokumentumok esetében csak az első oldalt kell kézjeggyel ellátni.

15.6. Ha az aktában foglalt valamely dokumentumot a miniszternek kell aláírnia, ellenjegyeznie, az általa aláírandó, ellenjegyzendő dokumentumból egy másodlatot kell elhelyezni az aktában, amelyet ugyancsak szignóznia kell az arra jogosult vezetőknek, illetve ügyintéző munkatársaknak.

15.7. Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármiféle releváns feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például post-it öntapadós lap vagy grafitceruzával írt feljegyzés) nem megengedett.

15.8. Az iratért a kijelölt - továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt - szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős.

IV. FEJEZET

AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA

16. Az irat nyilvántartása és kiadása, az irat nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt ügykezelési nyilvántartások

16.1. Az iratok nyilvántartására - papíralapú és elektronikus - iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek felfektetésének és vezetésének célja, hogy a szerv feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása - iktatókönyvbe történő iktatással vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel - megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.

16.2. Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt iratkezelési segédletek:

a) papíralapú vagy elektronikus érkeztetőkönyv (a küldemények beérkezésének dokumentálására),

b) papíralapú vagy elektronikus iktatókönyv az iratok nyilvántartására,

c) a név- és tárgymutató (ezt az elektronikus iktatókönyv tartalmazza), kézbesítőív (adminisztratív iratok átadása),

d) kézbesítőkönyv (minisztériumon kívüli szervezetek részére, az Állami Futárszolgálaton kívüli kézbesítés esetén),

e) főnyilvántartó könyv - KKM,

f) szervezeti egységek iratkezelési segédleteinek nyilvántartó könyvei,

g) diplomáciai jegyzékek nyilvántartókönyve,

h) bélyegző-nyilvántartó könyv (a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására),

i) irattári (topográfiai) térkép, j) kölcsönzési napló.

16.3. Főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni a szervezeti egységek iratkezelési segédleteinek nyilvántartó könyveit. A minisztérium főnyilvántartó könyvét a DOK vezeti.

16.4. A főnyilvántartó könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül - folyamatos számképzéssel - kell folytatni.

16.5. A szervezeti egység vezetője a nyilvántartásba vett iratkezelési segédleteket hitelesíti. Amennyiben nincs lapszámozva, lapjait sorszámmal látja el, és a borítólap belső oldalán feltünteti:"Ez a könyv.......számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20.....év...........hó.....nap. Lezárva: 20.....év...........hó.....nap.", aláírja, a körbélyegzőjének lenyomatával ellátja, továbbá a főnyilvántartó számot és a használó szervezeti egység megnevezését rávezeti.

17. Az iktatás, az iktatókönyv, az iktatószám

17.1. Az iratokat egyedi azonosítószámmal, iktatószámmal kell nyilvántartásba venni, iktatni. Az iraton és az előadói íven fel kell tüntetni az irat egyértelmű azonosítását lehetővé tevő egyedi azonosító adatát.

17.2. A minisztériumba érkező vagy ott keletkező iratokat - a jogszabályokban meghatározott kivételekkel - iktatással kell nyilvántartani. A saját használatra készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre az illetékes vezető utasítást ad.

17.3. A pénzügyi-számviteli, személyügyi, valamint az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartások kezelését a vonatkozó jogszabályok, valamint a Szabályzat előírásainak figyelembevételével kell végezni.

17.4. Az iktatás során az iktatókönyvben és az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban kötelezően fel kell tüntetni

a) az iktatószámot,

b) az iktatás időpontját,

c) a beérkezés időpontját, módját, az érkeztetési azonosítót,

d) az adathordozó típusát (papíralapú, elektronikus), az adathordozó fajtáját,

e) a küldés időpontját, módját,

f) a küldő adatait (név, cím),

g) a címzett adatait (név, cím),

h) a hivatkozási számot (idegen szám),

i) a mellékletek számát, típusát (papíralapú, elektronikus),

j) az ügyintéző nevét és a szervezeti egység megnevezését,

k) az irat tárgyát,

l) az elő- és utóiratok iktatószámát,

m) a kezelési feljegyzéseket (csatolás, szerelés, határidő, visszaérkezés stb.),

n) az intézés határidejét, módját és az elintézés időpontját,

o) az irattári tételszámot,

p) az irattárba helyezést.

17.5. Az iratok iktatását és mutatózását együtt az iratkezelési szoftver foglalja össze. Az iktatásra szolgáló nyilvántartás egyúttal mutató is.

17.6. Soron kívül kell iktatni a rövid határidős iratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó "sürgős", "soron kívül", "azonnal"jelzésű iratokat.

17.7. Az iktatási adatbázis időszaki biztonsági mentéséről az iratkezelési szoftvert működtető cég gondoskodik. A biztonsági másolatot a BITÁF tárolja.

17.8. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. Az iktatás a kijelölt iktatóhelyeken történik. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

17.9. Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni.

17.10. A felvitt iktatási adatbázist - a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával - a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.

17.11. Év végén az iktatókönyveket le kell zárni, és minden évben új iktatókönyvet kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni sem főszámra, sem alszámra.

17.12. Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi vagy - amennyiben az iktatókönyv zárása év közben történik - a zárás időpontja szerinti iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben meghatározottak szerint archivált változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni. E feladatok elvégzése a rendszergazda feladata.

17.13. Az elektronikus iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat - csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon - a rendszergazda archiválja. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát a rendszergazda nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel átadja a Központi Irattárnak. A rendszergazda az adathordozó felületén végleges módon rögzíti az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és a rendszergazda nevét.

17.14. Az iktatásra kerülő papíralapú iraton - kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot - az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az iratot kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.

17.15. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza a minisztérium és a szervezeti egység nevét, továbbá

a) az iktatás évének, hónapjának, napjának,

b) az iktatókönyv sorszámának-alszámának,

c) az ügyintéző nevének és

d) a mellékletek számának feltüntetésére szolgáló rovatokat.

17.16. Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, amelyet a mellékletre -"Melléklet a ... iktatószámú irathoz"szövegezéssel -is fel kell jegyezni. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet, a már egyszer - bármelyik szervezeti egység által - beiktatott iratot kizárólag akkor lehet újra iktatni, ha a megküldött irat a címzett szervezeti egység feladatkörébe tartozó új, más ügykörbe tartozó ügyet keletkeztet, és eltérő megőrzési időt biztosító irattári tételbe kell besorolni.

17.17. Amennyiben egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket és a határidőt.

17.18. Az iktatószám kötelezően tartalmazza a főszám-alszám/évszám - egy adategyüttesként kezelendő - adatokat, amelyben az évszám az aktuális év négy számjegye. Az iratkezelési szoftver által generált központi iktatószámstruktúra felépítése: iktatókönyv azonosítója/főszám-alszám/évszám: pl. KKM/1/2015/Adm; KKM/1-1/2015/Adm.

17.19. Az azonos ügyre vonatkozó iratok iktatása a főszám alszámaira történik. Az iktatást az év elejétől az év végéig folyamatos sorrendben kell végezni. Az iktatás minden évben az első iktatáskor 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik. Egy sorszámon csak egy ügyet lehet iktatni.

17.20. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.

17.21. A szervezeti egységek közötti belső levelezéssel összefüggő iktatás során a kezdő iratot a feladatkörileg illetékes szervezeti egység ügykezelője iktatja főszámra, a választ adó szervezeti egységek a választ a főszám alszámára iktatva küldik meg.

18. Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása

18.1. Nem kell iktatni, de a Scriptament rendszerben kell érkeztetni és kezelni:

a) a nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat,

b) a munkaügyi nyilvántartásokat,

c) a bérszámfejtési iratokat,

d) a nem szigorú számadású bizonylatokat,

e) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,

f) a visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat.

18.2. Nem kell érkeztetni, iktatni, és más módon sem kell nyilvántartásba venni:

a) a reklámanyagokat, tájékoztatókat,

b) az üdvözlőlapokat,

c) az előfizetési felhívásokat, az árjegyzékeket,

d) a közlönyöket, sajtótermékeket,

e) a meghívókat,

f) a könyveket, tananyagokat.

19. Külképviseletekre beérkező és onnan elküldött diplomáciai jegyzékek (szóbeli jegyzékek) papíralapú nyilvántartása

19.1. Mind a beérkező, mind pedig a kiküldésre kerülő diplomáciai jegyzékeket nyilvántartási számmal kell ellátni az erre a célra rendszeresített "Kimenő/Bejövő Diplomáciai Jegyzékek Nyilvántartási könyvé"-ből.

19.2. A nyilvántartó könyvet a külképviseletek önállóan készítik el az intraneten közzétett minta alapján: az új nyilvántartást fel kell venni az iratkezelési segédletek közé a Segédletek Nyilvántartó Könyvében, melyet év elején és végén hitelesen meg kell nyitni, illetve le kell zárni.

A nyilvántartási szám struktúrája:

a) kimenő jegyzékeknél: sorszám/év/HUEMB (vagy ennek a fogadó ország hivatalos diplomáciai nyelve szerinti megfelelője)/állomáskód,

b) beérkező jegyzékeknél: sorszám/év/fogadó ország külügyminisztériumának rövidítése, illetve más külképviseletről érkező jegyzéknél az országnév rövidítése.

19.3. Az ügyviteli szempontból maradandó értéket képező, érdemi információkat tartalmazó diplomáciai jegyzékeket (pl. agrément, nemzetközi szerződések, ratifikációs eljárások, magas szintű látogatások, szakattasék működési engedélyei) a jegyzékek nyilvántartási könyvében történő rögzítésen túl kötelező a Scriptament rendszerben is iktatni (ugyanazon témában érkezett ügyeket alszámra) és egyidejűleg beszkennelt formában főiratként vagy mellékletként csatolni a Scriptamenten.

19.4. A központi intézkedést igénylő, felterjesztett eredeti diplomáciai jegyzékek selejtezéséről/megőrzéséről (15 év) a Központi Irattár intézkedik. A külképviseleten maradt másodpéldányok selejtezését saját hatáskörben, jegyzőkönyv felvétele mellett 5 évenként kell elvégezni.

19.5. A külképviseletek működésével kapcsolatos technikai információkat és további intézkedést nem igénylő jegyzékeket papír alapon (nem Scriptamenten) tárolják, és 5 évenként selejtezik.

20. Elektronikus dokumentumoknak az iktatószámokhoz történő rendelése

20.1. A papíralapú, közvetlenül a minisztériumhoz benyújtott iratokat és a saját keletkeztetésű iratokat dokumentumszkenner segítségével digitalizálni kell.

20.2. Az iratok digitalizáltan kerülnek tárolásra, amelyeket az iratkezelő rendszer vagy automatikusan rendel össze az iktatott irattal, vagy az iktatást végző munkatársnak kell manuálisan az iktatott irathoz rendelnie.

21. Az iratok továbbítása ügyintézésre, az irat kiadása, átadása

21.1. Az ügykezelőnek kell átadni az irat kezelése céljából

a) az iktatott iratok közül a szervezeti egységen belül más részlegnek átadásra,

b) másik szervezeti egységnek átadásra,

c) más külső szervnek továbbításra, valamint

d) irattárba helyezésre kerülő iratokat.

21.2. A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az iratkezelési szoftverbe való átadás-átvétel igazolása mellett az ügyintézőhöz kell továbbítani.

21.3. Az iratok kiadását, átadás-átvételét - az elektronikus átadás-átvétel mellett - papír alapon kézbesítőív aláírásával, valamint elektronikus iktatóprogramban előállítható átadási jegyzékkel is lehet igazolni, az irat nyilvántartási számának és/vagy egyéb azonosító adatának, az átvétel időpontjának feljegyzésével az átvevő aláírásának és neve olvasható feltüntetésének ellenében.

21.4. Elektronikus úton történő átadás-átvétel során az ügyintézői jogosultság megnyitásával az iratkezelési szoftver automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét.

21.5. Az iratkezelési szoftverben a továbbszignálást a megfelelő rovatban kell rögzíteni, az átvétel időpontját és tényét az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti.

21.6. Az iratanyagért a kijelölt - továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt - szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős. Az iktatókönyvben folyamatosan rögzíteni kell az ügyirat hollétét, hogy ezek az adatok olvashatóak legyenek az iktatókönyv megfelelő rovatában.

22. Kiadmányozás

22.1. A minisztérium kiadmányozási rendjét a hatályos Szervezeti és Működési Szabályzat, valamint a szervezeti egység ügyrendje együttesen határozza meg.

22.2. Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett szám alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.

22.3. Az ügyintéző az általa készített kiadmánytervezet irattári példányát szignójával köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a hiteles kiadmányt sajátkezű aláírásával és a szerv hivatalos bélyegző lenyomatával, valamint keltezéssel látja el. Az "s. k." jelzés esetén hitelesítésre felhatalmazott személy az iratra "a kiadmány hiteléül" záradékot rávezeti, továbbá saját kezű aláírásával, keltezéssel és a hivatalos bélyegző lenyomatával látja el.

22.4. A kiadmányozott irat egyik - külső szervnek továbbított irat esetén hiteles vagy hitelesített - példányának minden esetben az ügyiratban kell maradnia.

22.5. Amennyiben papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:

a) "Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező!" szöveget,

b) a hitelesítés keltét,

c) nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását,

d) a hitelesítő személy saját kezű aláírását,

e) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.

22.6. Amennyiben az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a "Hiteles másolat!" szöveget kell feltüntetni.

22.7. Másolat vagy hiteles másolat kiadása esetén az iktatókönyvben dokumentálni kell, hogy kinek, mikor adtak ki hiteles másolatot.

22.8. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján - a jogszabályokban meghatározott kezelési utasításokon kívül - egyéb (pl. "sima", "ajánlott", "tértivevényes", "elsőbbségi" küldemény) kezelési utasítás is alkalmazható. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

23. A papíralapú irat továbbítása, expediálása

23.1. Az irattovábbítás céljára a minisztériumon belül kézbesítőíveket, külső szervekhez kézbesítőkönyvet kell alkalmazni.

23.2. Az ügyintéző köteles az irattovábbításhoz a kiadmányt és az esetleges mellékleteit szerelten az ügykezelő részére előkészíteni. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással és amennyiben van, melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.

23.3. Az iratokat a szervezeti egységek ügykezelői továbbítják. Az ügykezelő az elküldésre előkészített küldeményeket lezárt, megcímzett borítékban vagy csomagban, a küldemény egyedi azonosítását, útjának nyomonkövethetőségét biztosító, külső kézbesítőkönyvvel és a kezelési utasításoknak megfelelően adja át naponta legalább egyszer - a "sürgős", "azonnal", "soron kívül" jelölésűeket haladéktalanul - a Postázó és Kézbesítő Csoport részére.

23.4. Az ügykezelő köteles:

a) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,

b) az irat irattárban maradó példányán, valamint az előadói íven az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni.

23.5. A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.

23.6. Amennyiben a kiadmánynak több, nem közfeladatot ellátó személy címzettje van, a záró részt követően a "Kapják:" cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.

23.7. Az átadás-átvételt dokumentáló folyamatosan vezetett külső kézbesítőkönyveket az utolsó bejegyzéstől számított 15 évig kell őrizni.

23.8. Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell szerelni.

23.9. A boríték címoldalán fel kell tüntetni

a) a küldő (szervezeti egység) megnevezését és címét,

b) az irat iktatószámát,

c) a címzett megnevezését és címét,

d) a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (pl. "s. k. felbontásra", "sürgős", "ajánlva").

23.10. Ha a továbbításra átadott küldemények valamilyen okból - különösen a téves címzés miatt - visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

24. Diplomáciai és konzuli postaszolgálat

24.1. A KKM és a külképviseletek közötti papíralapú iratküldés diplomáciai és konzuli postaszolgálat útján történik. A postaszolgálat feladata a diplomáciai és konzuli hivatalos küldemények biztonságos továbbítása a KKM, más állami szervek, diplomáciai, konzuli képviseletek és nemzetközi szervezetekhez akkreditált állandó vagy ideiglenes képviseletek között. A diplomáciai és konzuli postáról és annak szintjeiről részletesen miniszteri utasítás rendelkezik.

24.2. A diplomáciai és konzuli posta fajtái: Minősített I., Minősített II. és Adminisztratív. Gyorspostai küldeményként kizárólag nem minősített iratokat lehet továbbítani.

24.3. A diplomáciai és konzuli posta készítésénél, továbbításánál, fogadásánál, bontásánál, nyilvántartásba vételénél e Szabályzat érkeztetésre, postabontásra, valamint iktatásra, nyilvántartásra vonatkozó fejezetei az irányadóak.

24.4. A politikai iratokat a Központ és a külképviseletek között az illetékes területi főosztály közreműködésével kell továbbítani. A nem minősített (adminisztratív, illetve "Nem nyilvános!") iratokról diplomáciai és konzuli posta tájékoztató készül 2 példányban, melynek első példánya marad a küldőnél, a második példányt pedig a küldendő politikai iratokkal együtt kapja a címzett. A borítékra a tájékoztató iktatószámát kell rávezetni.

24.5. A területi főosztály közreműködése nélkül a funkcionális főosztályok küldenek és fogadnak diplomáciai és konzuli postát (a BITÁF, az Ellenőrzési Főosztály, a Költségvetési Főosztály, a Pénzügyi és Számviteli Főosztály, a Protokoll Főosztály, a Konzuli és Állampolgári Főosztály, illetve a Személyügyi és Képzési Főosztály). A konzuli futárpostát a konzuli részleg munkatársai készítik el és adják át lezárt borítékban a futárzárással megbízottnak.

24.6. Diplomáciai és konzuli postaszolgálat útján kizárólag a hatályos futárszabályzatban rögzített minősítési jelöléssel (Min I., Min II., Admin.) ellátott, a feladó és a címzett adatait tartalmazó, lezárt küldemények és csomagok továbbíthatóak. A küldeményeket olyan módon kell lezárni, hogy az esetleges felbontás egyértelműen megállapítható legyen.

24.7. Futárzárás során 3 példányos konszignáció készül, melynek 2 példányát az iratokkal együtt a címzettnek kell továbbítani. A konszignációra a küldeményeket iktatószámuk, illetve a címzettek alapján kell felvenni, megjelölve a küldemény darabszámát és jellegét is (boríték, csomag stb.).

24.8. Valamennyi diplomáciai és konzuli posta küldeményről 2 példányos csomagkísérő jegyzék, ún. bordereau készül. A bordereau eredeti példányát a futárküldeménnyel együtt kell továbbítani a címzettnek. A csomagok továbbításra történő átvételét a futár a bordereau másodpéldányán keltezett aláírással igazolja. A címzett az átvételkor a bordereau alapján ellenőrzi a küldemény sérülésmentes, hiánytalan meglétét. A futárposta átvételét követően a küldeményeket a központban a BITÁF illetékes részlege, a külképviseleteken a futárbontással megbízott munkatárs a címzetteknek bontatlanul továbbítja.

24.9. A papíralapú minősített adatok futárpostával történő továbbítását a KKM Biztonsági Szabályzata rögzíti.

V. FEJEZET

AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, AZ IRAT IRATTÁRBA HELYEZÉSE, A LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS

25. Az irat határidő-nyilvántartásba és irattárba helyezése

25.1. Az irat határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezését a kiadmányozásra jogosult vagy az általa felhatalmazott ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi. A határidőt év, hó, nap megjelöléssel vagy az irattárba helyezést az ügyben eljáró ügyintézőnek kell az előadói íven - "Irattárba, dátum:" - feltüntetni.

25.2. Az ügykezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése után válik lehetővé.

25.3. A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

25.4. Az ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot

a) az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében helyezi el és tartja nyilván,

b) a határidő napján - ha időközben másként nem intézkedtek - az iktatókönyvből kivezeti és az ügyintézőnek átadókönyvvel kiadja.

25.5. Ha a határidő eredménytelenül telik el, az ügyintéző megsürgeti a választ, majd - a vezetői döntés szerint - tovább kezeli az ügyiratot.

25.6. A határidőből történő kivételt, a sürgetést és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven - aláírásával és keltezéssel ellátva -, továbbá az ügykezelő az iktatókönyv "Megjegyzés" rovatába feljegyzi.

26. Irattár

26.1. Az iktatóhelyekkel rendelkező szervezeti egységek átmeneti irattárat működtethetnek.

26.2. A nem selejtezhető, határidő nélkül őrzendő, valamint a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltárának (a továbbiakban: MNL OL) az Ltv. alapján átadásra kerülő iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése az iratkezelés felügyeletét ellátó DOK által működtetett Központi Irattár feladata.

26.3. Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget vagy - ahol az irattározandó iratanyag mennyisége nem indokolja a külön irattári helyiség kialakítását -megfelelően zárható irattároló szekrényeket kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.

26.4. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett.

26.5. Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített - felületi festékkel ellátott, fémből készített - állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni.

26.6. Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tárolóeszközöket kell használni. Az irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat (pl. gemkapocs) el kell távolítani.

26.7. A nem papíralapú iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. A tárolásból adódható adatvesztés előtt gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

27. Irattározás és az irat átmeneti irattárba helyezése

27.1. Átmeneti (kézi) irattárban (az a hely, ahol az ügyiratot a Központi Irattárba adás előtt, átmenetileg őrzik) kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő ügyiratokat. Az átmeneti irattár a központi irattárba még le nem adott, az ügyintézők rendelkezésére álló iratok tároló helye.

27.2. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

27.3. Az irattárba helyezést a szervezeti egység vezetője vagy az általa felhatalmazott munkatárs aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi.

27.4. Az irattározás mindig az ügyben eljáró, feladatkörileg illetékes szervezeti egység kötelezettsége.

27.5. Az átmeneti irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek - ha eddig nem történt meg - meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.

27.6. Irattározási utasítással ellátni és irattárba helyezni csak teljes ügyiratot - az ügyben keletkezett összes iratot - lehet.

27.7. Amennyiben az ügyirat egy vagy több alszámra iktatott irata nincs az irattározásra kötelezettnél, a hiányzó iratokat be kell gyűjteni, azaz át kell adni (és venni) az ügyben eljáró szervezeti egység részére. Az alszámos iratok csak a főszámos irattal együtt irattározhatóak, egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nem maradhatnak különböző szervezeti egységnél.

27.8. Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az ügyiratdarabokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az alapirat előadói ívében kell szerelnie.

27.9. Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével - a vonatkozó előírások betartásával - meg kell semmisíteni.

27.10. A selejtezést követően visszamaradó, nem selejtezhető, maradandó értékű iratokat a szervezeti egység átmeneti irattárában kell őrizni a központi irattár részére történő átadásig.

27.11. Az irattárból kiadott papíralapú iratokról külön nyilvántartást kell vezetni. Az irat kiadását és visszavételét az iktatókönyvben is jelezni kell. Az ügykezelő az irattárból iratot véglegesen csak a vezető írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve ha az iratot más iktatott irathoz szerelik. Az ügykezelő iratot véglegesen - a rögzített kivételekkel -csak a központi irattárnak adhat át.

27.12. Az átmeneti (kézi) irattár az iratokat kronológiai sorrendben őrzi, és folyamatosan adja át a minisztérium Központi Irattárának. A Központi Irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról.

27.13. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

27.14. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a jogszabályban meghatározott adattartalommal rendelkező papíralapú kísérőlappal együtt lehet irattározni. Az adathordozó felületén, végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.

28. Az iratok átadása a központi irattár részére

28.1. A központi irattárba

a) a lezárt évfolyamú, papíralapú ügyiratokat és azok papíralapú segédkönyveit,

b) a lezárt és archivált érkeztető nyilvántartás és iktatókönyv adatállományait, valamint az elektronikus dokumentumok elektronikus adathordozóra elmentett változatát tartalmazó adathordozókat

előre egyeztetett időpontban kell leadni. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni.

28.2. Az átmeneti irattárat működtető szervezeti egységek az irattározott iratok közül a nem selejtezhetőeket keletkezésük után 2 év elteltével kötelesek folyamatosan a központi irattárnak átadni. A selejtezhető iratanyag a selejtezés elvégzéséig az átmeneti irattárakban őrzendő.

28.3. A személyi és fegyelmi anyagok, a személyzeti panaszügyek iratanyagát a Személyügyi és Képzési Főosztály, a gazdasági, pénzügyi ügyekkel kapcsolatos iratanyagot a Költségvetési Főosztály és a Pénzügyi és Számviteli Főosztály, a konzuli anyagokat a Konzuli és Állampolgársági Főosztály kezeli és őrzi.

28.4. Az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzési időt a központi irattár ügykezelőjének rá kell vezetnie az előadói ívre. A különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.

28.5. A központi irattárba az ügyiratokat a Szabályzatban meghatározott rendben és határidőig kell leadni. Az átadást dokumentáltan kell végrehajtani.

28.6. A központi irattár az ügyiratokat

a) eredeti alakjukban,

b) előadói ívben elhelyezve,

c) szervezeti egységenként,

d) a keletkezés, azon belül a selejtezés vagy a levéltári átadás évszámának megfelelően,

e) az irattári tervben meghatározott tételszámok emelkedő sorrendjében csoportosítva és az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve,

f) a nem selejtezhetőeket savmentes irattároló dobozokban,

g) nyilvántartásaikkal együtt,

h) kézbesítőív kíséretében veszi át.

28.7. Az ügyiratokat az ügykezelő az iratkezelési szoftverben az "irat lezárása" gomb megnyomásával átmeneti irattárba helyezi. A központi irattárba leadásra kerülő ügyiratokat - az elektronikus dokumentumok esetében is - az iratkezelési szoftverben dokumentálni kell, a Scriptament automatikusan rögzíti az irattárba helyezést időpontját.

28.8. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg, ennek megfelelően a papíralapú iratokat a központi irattári helyiségben kell rendszerezetten elhelyezni.

29. A központi irattár működése

29.1. A központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül, mely tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.

29.2. Az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani a tárolást.

29.3. A szervezeti egységek kötelesek az általuk kiadott időszaki kiadványok és rendszeres tájékoztatók egy-egy példányát, valamint az általuk kiadott belső normák egy-egy hiteles vagy hitelesített példányát - a megjelenést követő 5 munkanapon belül - a központi irattárnak megküldeni.

29.4. A központi irattár

a) tárolja és nyilvántartja a minisztérium iratképző szervezeti egységei által leadott iratokat,

b) az irattárban őrzött iratanyagokról kölcsönzési naplót vezet,

c) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat selejtezi,

d) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak az MNL OL vagy egyéb illetékes levéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról.

30. Az irat átmeneti kiadása

30.1. A központi irattár papíralapú iratot csak a készítő szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység ügyintézőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, vagy engedélyezi a betekintést, másolat készítését, valamint szerelés céljából való végleges kikérését. Ha más szervezeti egység iratát kérik ki a központi irattárból, vagy más szervezeti egység iratába kérnek betekintést, vagy iratából kérnek másolatot, valamint szerelés céljából való végleges kikérést, akkor a kérés teljesítéséhez a leadó szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Megszűnt szervezeti egység esetén az engedélyt a központi irattárat működtető DOK vezetője adja meg. Az irat kiadását és visszaérkezését, a másolat készítését, valamint az irat szerelés céljából való végleges kikérését az iktatókönyvben dokumentálni kell.

30.2. Papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról őrjegyet kell készíteni, amelyet a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. Az átvevő a kölcsönzési naplót vagy a kézbesítőívet írja alá. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni.

30.3. Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a jogosult felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek vagy az elektronikus ügyiratkezelő rendszerért felelős munkatársnak (EUROTEL 21) kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

30.4. A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni. A kölcsönzési napló rovatai:

a) sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos),

b) iktatószám,

c) átvevő szervezeti egység/név,

d) átvétel dátuma (év, hó nap),

e) átvevő aláírása,

f) a visszavétel dátuma (év, hó, nap),

g) a visszavevő aláírása.

30.5. A központi irattár a levéltárak vagy törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki.

31. Az iratok selejtezése

31.1. A szervezeti egységek (belföldön és külföldön egyaránt) a Scriptamenten csak érkeztetett zsírószámmal ellátott adminisztratív iratokat saját hatáskörben selejtezik elektronikusan (Scriptament) és papír alapon, selejtezési jegyzőkönyv felvétele nélkül.

31.2. Külképviseleteken a papíralapú iktatott aláírt eredeti (másodpéldány) irat az ügy lezárta után selejtezhető, amennyiben annak első példánya már felterjesztésre került a Központnak. A selejtezési jegyzőkönyvet aláírva, szkennelt formában Scriptamenten kell csatolni, a papíralapú példányt pedig a DOK-nak felterjeszteni.

31.3. A központi irattárba helyezett lejárt megőrzési idejű iratokat az irattári tételszámok figyelembevételével, szabályszerű eljárás keretében, évente selejtezni kell. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. Adott év iratanyagát az irattárba kerülés naptári évétől számított megőrzési idő letelte után szabad csak kiselejtezni. (Pl. a 2016-ban keletkezett 1 éves megőrzési idejű irattári tételeket csak 2017. december 31. után, vagyis 2018-ban szabad kiselejtezni.)

31.4. A központi irattárban lévő iratok selejtezését az ügy befejezésével egyidejű lezárásakor hatályos Irattári Terv szerint kell végrehajtani.

31.5. A központi irattár az iratselejtezés elvégzésére legalább háromtagú selejtezési bizottságot kell létrehozni. Ennek egyik tagja az ügykezelő, másik tagja az ellenőrzést végző vezető, további tagját vagy tagjait a szervezeti egység vezetője jelöli ki. A selejtezést az adott szervezeti egység vezetőjének ellenőriznie kell, és az ellenőrzést a jegyzőkönyvön is fel kell tüntetni.

31.6. A selejtezési bizottság feladata a selejtezés szakszerű megszervezése és lebonyolítása.

31.7. A nyilvántartásba vett iratok ügyintézést már nem igénylő többes példányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni (pl. nem eredeti aláírt, fénymásolt, Scriptamentből kinyomtatott példányok).

31.8. A központi irattárban a selejtezés során ellenőrizni kell:

a) az iratok irattári tételszám és megőrzési idő szerinti csoportosítását,

b) a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.

31.9. A központi irattárban a selejtezésről 3 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet iktatni és pecsételni kell. A jegyzőkönyv tartalmazza:

a) a jegyzőkönyv felvételének helyét, idejét,

b) a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését,

c) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,

d) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes keletkeztetőjét,

e) az iratok évkörét,

f) a selejtezésre kerülő irategyüttes terjedelmét,

g) a szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,

h) a szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatát,

i) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.

31.10. A központi irattárban a selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok irattári tételszámát, a tétel megnevezését, a tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat, az iratok évét, terjedelmét (ifm-ben), az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását. A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési bizottság tagjai és a selejtezést ellenőrző vezető aláírják és a selejtezést végző szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával látják el.

31.11. A központi irattárban az iratselejtezési jegyzőkönyveket iktatás után 3 példányban, az iratjegyzékkel együtt az MNL OL-nak kell megküldeni a selejtezés engedélyeztetése végett. Az MNL OL az iratok megsemmisítését - a szükséges ellenőrzés után - a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.

31.12. A központi irattárban a selejtezés tényét és időpontját - az MNL selejtezési engedélyének birtokában - az iktatókönyv megfelelő rovatába be kell vezetni.

31.13. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.

31.14. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése fizikai megsemmisítéssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) "selejtezett" megjelöléssel tárolandók.

32. Megsemmisítés

32.1. Az MNL selejtezési engedélyének birtokában - melyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít - a Központi Irattárnak az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodni kell a megsemmisítendő iratoknak az elszállításig történő elhelyezéséről és biztonságos megőrzéséről.

32.2. A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat utólag ne lehessen megállapítani.

32.3. A kiselejtezett papíralapú iratokat papírzsákban kell elhelyezni a megsemmisítésre történő elszállításig. Az elszállítást a Központi Irattár hajtja végre az üzemeltetésért felelős főosztállyal együtt.

32.4. A papírzsákokba kizárólag a megsemmisítésre váró papíralapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése nem megengedett. A papírzsákokra a selejtezett papíralapú adathordozót elhelyező felelős szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok ne szóródjanak ki.

32.5. Megsemmisítés esetén az elektronikus dokumentumokat az adatbázisból visszaállíthatatlanul törölni kell.

32.6. Az ügyirat metaadataiban rögzíteni kell a megsemmisítés tényét.

33. Az iratok levéltárba adása

33.1. A levéltárnak átadandó iratok körét az irattári tervben kell meghatározni az illetékes MNL egyetértésével.

33.2. A nem selejtezhető iratokat - a határidő nélkül (HN) őrzendők kivételével - a Központi Irattár az Ltv. alapján 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel adja át az MNL OL-nek.

33.3. Az MNL OL számára átadandó ügyiratokat az Irattári Terv szerint, az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, a minisztérium költségére, az átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egységek szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.

33.4. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket - a MNL OL-lel egyeztetett módon - elektronikus formában is át kell adni.

33.5. Az átadásra kerülő iratokról 4 példányban átadás-átvételi jegyzőkönyvet és átadás-átvételi jegyzéket kell készíteni, melyből 3 példányt a levéltárnak kell átadni, egy példányt az irattárban kell elhelyezni.

33.6. A levéltár az átadás-átvételi jegyzéket előzetesen véleményezi.

33.7. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.

33.8. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell, és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.

VI. FEJEZET

INTÉZKEDÉSEK A MINISZTÉRIUM MEGSZŰNÉSE, FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA, HIVATAL ÉS MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN

34. A minisztériumot érintő intézkedések

34.1. Az Ltv.-ben foglaltaknak megfelelően kell intézkedni a minisztérium megszűnése, feladatkörének megváltozása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról. A megszüntetést elrendelő szerv köteles gondoskodni az irattári anyagról. Beolvadásnál a jogutód szervhez kerülnek az iratok. Több jogutód esetén csak az illetékes közlevéltár engedélyével és csak irattári tételenként lehet megbontani az irattári anyagot. Ha jogutód nélkül szűnik meg a szerv, a maradandó értékű iratokat közlevéltárba kell adni.

34.2. Hivatalátadás esetén, az erről készült és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat), és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.

34.3. Az iratkezelési folyamat résztvevőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról átadás-átvételi jegyzőkönyvet és iratjegyzéket kell felvenni, melynek másolati példányát az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek meg kell küldeni, egyben gondoskodni kell az iratok további kezeléséről.

34.4. Az iratkezelési folyamat résztvevői a kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.

34.5. A szervezeti egységtől távozót (vezető, ügyintéző, illetve ügykezelő) vagy aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen el kell számoltatni. Ennek rendjét és módját a szervezeti egység iratanyagáért felelős vezető határozza meg. A szervezeti egységek a személyi változásokról a rendszergazdát értesítik, kezdeményezik az iratkezelési szoftverben a jogosultságok érvénytelenítését.

34.6. A külképviseleten az iratkezelőnek szabadságra utazásakor, visszaérkezésekor, illetve váltásakor évekre bontott átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni.

35. A megszűnt szervezeti egységek iratainak kezelése

35.1. Szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi iratanyagot, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).

35.2. Amennyiben a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni, és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe - az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével -be kell iktatni.

35.3. Amennyiben a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet mint felelőst rögzíteni kell.

35.4. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani, vagy ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a Központi Irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait a vonatkozó előírásokban foglaltak szerint kell kezelni.

35.5. A megszűnő szervezeti egység papíralapú lezárt iktatókönyvét a Központi Irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni. Elektronikus iktatókönyv esetében az átvevő szervezeti egység számára a hozzáférést biztosítani kell.

35.6. Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a Központi Irattárban kell elhelyezni.

35.7. A megszűnt szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.

VII. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK

36. Bélyegzőkkel kapcsolatos rendelkezések

36.1. A bélyegzőkkel kapcsolatos eljárást, a bélyegzők és pecsétnyomók megrendeléséről, nyilvántartásáról, használatáról és selejtezéséről szóló 3/2012. (II. 24.) KüM utasítás szabályozza.

37. Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai

37.1. Nem minősített kiadvány, nyomdai termék bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket (pl. a kézirat, a korrektúra visszaadása, a selejtanyagok megsemmisítése).

37.2. A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

38. Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése

38.1. A szervezeti egység vezetője a szervezeti egységénél köteles:

a) szükség szerint, de legalább évente ellenőrizni az iratkezelés rendjét és a Szabályzatban foglaltak végrehajtását, kiemelt figyelemmel az ügyiratok irattárba helyezésére,

b) gondoskodni - az iratanyag felesleges felhalmozódásának elkerülése érdekében - az iratanyag évenkénti selejtezéséről,

c) szakszerűen működtetni a szakterülete átmeneti irattárát,

d) az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,

e) gondoskodni évente az iratanyag Központi Irattárba adásáról,

f) közvetíteni a Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek.

38.2. A szervezeti egység vezetőjének az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait jegyzőkönyvbe kell foglalnia, és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálnia, a jegyzőkönyv egy példányát az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek meg kell küldenie. A DOK rendszeresen ellenőrzi a Szabályzatban foglaltak betartását.

38.3. Az MNL képviselője az ellenőrzési jogosultságából adódó feladatának ellátása során

a) az ügykezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba - minősített adatot tartalmazó iratok kivételével -és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja,

b) a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre határidőt állapít meg.

38.4. A köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter által vezetett minisztérium képviselője a köziratok kezelésének szakmai irányításával összefüggésben ellenőrzi a minisztérium irattári anyagát.

39. Ügyiratok iratkezelési szabályai az elektronikus iratkezelési rendszer üzemzavara esetén

39.1. A rendszergazda az iratkezelési rendszer üzemzavara esetén soron kívül értesíti az iktatóhelyeket az iratkezelési rendszer leállásáról.

39.2. A "sürgős", "azonnal", "soron kívül" jelöléssel ellátott küldeményeket haladéktalanul, az adott évben 1-től kezdődő sorszámmal, a hitelesítés szabályai szerint erre a célra megnyitott, papíralapú iktatókönyvbe kell nyilvántartásba venni, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli küldeményeket is, ha az érkeztetés akadályoztatása meghaladja a 24 órát. Az ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyvet az első adat keletkezésekor kell megnyitni és az iratkezelési segédletek nyilvántartó könyvében nyilvántartásba venni.

39.3. Az előző pont szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószám feltüntetésénél "ÜZ" egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni (pl. KKM/233-1/2015/ÜZ). Az "ÜZ" egyedi azonosító jelöléssel ellátott papíralapú iktatókönyvek rendelkezésre állásáról a szervezeti egységek gondoskodnak.

39.4. Szervezeti egységenként papíralapú iktatókönyvet kell felfektetni arra az esetre, ha bármely oknál fogva az ügykezelők számára az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés 24 órán keresztül nem biztosított.

39.5. Az iktatás során, amennyiben ismert az iratkezelési szoftverben használt iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv "Megjegyzés" rovatában.

39.6. Az üzemzavar megszüntetését követően a rendszergazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és az iratkezelő rendszerben történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről.

39.7. A helyreállt iratkezelési rendszerben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, adatvesztés esetén azokat pótolni kell.

39.8. Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelési szoftverbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban - a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal - jelezni kell.

39.9. Az üzemzavar esetén használt papíralapú iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően a szervezeti egység vezetőjének, ügykezelőjének aláírásával és a hivatalos körbélyegző lenyomatával kell hitelesíteni.

39.10. Az iktatókönyvet a lap alján vízszintes vonallal le kell zárni, ha a lapon fennmaradtak számok, a lezárás átlós vonallal történik. A lapra rá kell vezetni azt, hogy mely iktatószámmal zárul az iktatókönyv és a keltezést.

39.11. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.

39.12. A papíralapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

VIII. FEJEZET

AZ ELEKTRONIKUS KÜLDEMÉNYEK KEZELÉSÉNEK RENDJE

40. Kezelési rend

40.1. Az elektronikus úton érkezett küldeményt - iktatás előtt - megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

40.2. A KÉR rendszerből elektronikus úton érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát az érkeztető rendszer működtetőjének telefonon vagy e-mailen jelezni kell.

40.3. Az elektronikus irat hitelességének ellenőrzését az iratkezelési szoftver alkalmazásával kell végrehajtani.

40.4. Amennyiben a KÉR rendszerből tévesen a KKM-hez érkezett küldemény, akkor a téves küldésről értesíteni kell a KÉR rendszert, és a küldeményt le kell zárni.

40.5. A hivatali kapun keresztül, a KÉR-be bevont szervezetektől tévesen vagy hibásan érkezett küldemények esetében a feladónak értesítést kell küldeni.

40.6. Elektronikus úton, a levelezőrendszeren (e-mail, fax), valamint a hivatali kapun érkezett és a minisztérium feladatkörébe tartozó érdemi ügyintézést igénylő küldeményeket át kell helyezni a Scriptament iratkezelési rendszerbe, és nyilvántartásba kell venni.

40.7. A továbbiakban a Scriptamentben kell az elektronikus iratokat kezelni és az iratokkal, valamint az ügy intézésével kapcsolatos folyamatokat dokumentálni.

40.8. A KÉR-en beérkezett küldemények a KKM Központi Érkeztető Csoport közreműködésével bekerülnek a Scriptament rendszerbe, ahol automatikusan érkeztetőszámot (zsírószámot) kapnak.

40.9. A KÉR-hez csatlakozott szervezetek részére elektronikusan, a Scriptament rendszeren keresztül a postázási felületen, a "KÉR címzett" listából kiválasztott címzett szervezetnek (szervezeti egységnek) a "Postázás" funkció végrehajtásával kell küldeni a dokumentumokat.

40.10. Vezetői kiadmányozás után a rendszer automatikusan elektronikus aláírással látja el az iratot. Az elektronikus aláíráshoz a rendszer szervezeti kulcsot használ, de ettől függetlenül az aláíró személye beazonosítható.

40.11. A KÉR rendszeren keresztül elektronikus küldeményt csak akkor lehet kiküldeni, ha a Scriptament rendszerben iktatószámmal rendelkezik, a kiadmányozás megtörtént, és az irat formátuma .pdf.

40.12. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltatón (Magyar Posta Zrt.) keresztül kell megküldeni a címzettnek.

40.13. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikus levélben küldte be, vagy azt - az elektronikus levélcíme megadása mellett - kifejezetten kéri.

40.14. A hivatali kapu rendszerén kívüli ügyfelek részére küldendő leveleket a Scriptament postázási felületen, a "Postai feladás"-i mód kiválasztásával kell megküldeni.

40.15. A hivatali kapu rendszerén kívüli ügyfelek részére továbbítandó elektronikus dokumentum hiteles papíralapú irattá alakítását és kiküldését a Magyar Posta Zrt. végzi. Az elektronikus dokumentum átvételéről, a hiteles papíralapú irat kézbesítéséről elektronikus visszajelzést küld a minisztériumnak.

40.16. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben nem érkeztethető és nem kézbesíthető küldemények kezelése hagyományos módon, papír alapon az iratkezelési szabályzatnak megfelelően történik.

40.17. A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben meghatározott időn belül a tárolt papíralapú iratok átvételéről, beszállításáról és a címzett szervezeti egység részére történő dokumentált átadásáról a Dokumentumvédelmi és Iratkezelési Főosztály gondoskodik.

40.18. A szervezeti egységek feladata az átvett iratok ügyiratba történő elhelyezése és a továbbiakban a Szabályzat szerinti kezelése.

41. Záró rendelkezések

41.1. Az Irattári terv a Szabályzat 1. függelékét képezi.

41.2. Az Iratmintatár a Szabályzat 2. függelékét képezi.

41.3. A Szabályzat rendelkezéseinek végrehajtásáról az iratkezelés szakmai irányításáért felelős vezető gondoskodik.

1. függelék

A Külgazdasági és Külügyminisztérium Irattári Terve

Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a Külgazdasági és Külügyminisztérium feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, és meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.

Az irattári terv általános és különös részre tagozódik.

Az ügy típusát, ágazati hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti csoportosítását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári tételszám mutatja, amely egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is.

Az irattári jel összetevői:

1) Irattári tételszám: meghatározza az irat rendszerbeli elhelyezkedését,

"A" betűjel: Általános rész

"KKM" betűjel: Különös rész (a minisztérium betűjele)

A különös részben a minisztérium rövidített betűjeléhez - a minisztériumra utaló és feladatköréhez igazodó rendszerezésben - sorszámok kapcsolódnak, amelyek meghatározzák az ügy típusát. Ezt a típuson belül három-, négy- vagy ötjegyű sorszám követi, amely meghatározza az adott típuson belüli ügyiratkört.

2) Selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években vagy "NS" jel, amely meghatározza a nem selejtezhető tételeket,

3) Levéltárba adás: a levéltári átadás határideje években (a tényleges átadás időpontjáról a minisztérium és az illetékes levéltár közösen állapodik meg).

Azoknál a tételeknél, amelyek esetében egy jövőbeni esemény bekövetkezését követő megőrzési idő került meghatározásra (pl. "lejárat után 5 év", "a végrehajtást követően 5 év", "szerződés teljesítését követően 5 év"), az ügyiratok megőrzési ideje a jövőbeni esemény bekövetkezésével egyidejűleg, a selejtezése az ügyiratok érvényességének lejártakor kezdődik.

Jelmagyarázat: "NS" - nem selejtezhető

"HN" - határidő nélkül őrzendő, az ügyviteli érték megszűnéséig. A jel meghatározza a határidő nélkül, ügyviteli érdekből a minisztérium irattárában maradó iratok körét, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után a minisztérium és az illetékes levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról.

ÁLTALÁNOS RÉSZ

TételszámMegnevezés
A101A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai
A201Szervezet és működés
A301Ügyvitel
A401Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek)
A501Gazdasági ügyek
A701Ellenőrzés
A801Informatika
A901Biztonság
A1001Kommunikáció, sajtó, média

KÜLÖNÖS RÉSZ

TételszámMegnevezés
KKM101Futárszolgálattal kapcsolatos iratok
KKM201Protokolliratok
KKM301Útlevéllel és konzuli ügyekkel kapcsolatos iratok
KKM401Nemzetpolitikai ügyek iratai
KKM501Külpolitika, diplomácia
KKM601Belpolitika
KKM701Rendészet, igazságszolgáltatás, nemzetbiztonság
KKM801Biztonságpolitika, katonapolitika, polgári védelem
KKM901Gazdasági, pénzügyi, ipari, mezőgazdasági, közlekedési, kereskedelmi, műszaki-tudományos
és környezetvédelmi ügyek iratai
KKM1001Munkaügy, egészségügy, népjóléti és szociális ügyek, statisztika
KKM1101Kultúra, tudomány, oktatás, sport
KKM1201Sajtópolitika és propaganda, írott és elektronikus sajtó
KKM1301Nemzetközi Fejlesztési Együttműködési Program (FEP)
KKM1401Általános és biztonságpolitikai, nemzetközi szerződésekre vonatkozó iratok, szerződések
és a hozzájuk kapcsolódó nemzetközi szervezetek
KKM1501Észak-atlanti Szerződés Szervezete (NATO)
KKM1601Európai Biztonsági és Együttműködési Szervezet (EBESZ, OSCE)
KKM17000Magyarország és a külállamok kapcsolata. A külállamok társadalmi, gazdasági, politikai, katonai
helyzete
KKM1800Az ENSZ és szervei, Magyarország és az ENSZ
KKM1900ENSZ-en kívüli államközi szervezetek
KKM2000Magyarország és az Európai Unió. Az EU főbb szervei és egyéb intézményei
KKM2200Külgazdaság
TételszámMegnevezés
KKM2300A Külügyminisztérium belső mechanizmusával kapcsolatos egyéb iratok
KKM2500Politikai, gazdasági és kulturális kapcsolatok tartományokkal, szövetségi államokkal
KKM2600Rejtjelzés
KKM9100A miniszter irányítása alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok
KKM9200A miniszter szakmai felügyelete alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok
KKM9300A miniszter által működtetett szervezetekkel (testületekkel) kapcsolatos iratok

ÁLTALÁNOS RÉSZ

TételszámMegnevezésMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai
A101A minisztérium jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok,
közjogi szervezetszabályzó eszközök és ezek tervezetei,
koordinációs iratai
NS15
A102Más minisztérium, szerv jogalkotási felelősségébe tartozó
jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök tervezetei,
koordinációs iratai
5-
A103Az Alkotmánybíróság megkereséseivel kapcsolatos iratok5-
A104Az alapvető jogok biztosa megkereséseivel kapcsolatos iratok5-
A105Állami Számvevőszék megkereséseivel kapcsolatos iratok5-
A106Országgyűlési képviselői, bizottsági önálló indítványokkal,
képviselői megkeresésekkel, kérdésekkel, interpellációkkal
kapcsolatos iratok
5-
A107A minisztérium vezetésével működő tárcaközi bizottságok irataiNS15
A108Nem minisztériumi vezetéssel működő tárcaközi bizottságok
iratai
5-
A109Egyéb tárcaközi bizottságok iratai5-
A110Más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel
kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek,
koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai
5-
A111Tárcaközlöny kiadásának iratai10-
A112Jogszabály-értelmezéssel kapcsolatos iratok5-
Szervezet és működés
A201Minisztérium alapításával kapcsolatos iratokNS15
A202A szervezet működésével kapcsolatos alapszabályozás
(SZMSZ és módosításai)
NS15
A203A szervezet működésével kapcsolatos egyéb szabályozás, egyéb
szabályzatok, ügyrendek stb.
NS15
A204Belső utasítások, körlevelekNS15
A205A kormányváltáskor készített összefoglaló jelentésekNS15
A206A miniszter országgyűlési képviseletének elősegítésével,
helyettesítésével, a parlamenti munkával kapcsolatos iratok
5-
A207Politikai pártokkal, parlamenti frakciókkal kapcsolatos iratokNS15
A208Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos
emlékeztetők a kabinet működtetéséért felelős tárcánál
NS15
TételszámMegnevezésMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
A209Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos egyéb
iratok a kabinet munkájában részt vevő más tárcáknál
5-
A210Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések,
egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál
NS15
A211Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések,
emlékeztetők, egyéb iratok az értekezleten részt vevő tárcánál
5-
A212Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend,
egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál
NS15
A213Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend,
egyéb iratok a részt vevő tárcánál
5-
A214Kormánydöntések, rendeletek, határozatok, egyéb
dokumentumok
5-
A215A minisztériumi szaktanácsadó testület, miniszteri értekezlet,
államtitkári, vezetői stb. értekezlet működése során keletkezett
jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb iratok és ezek mellékletei
(előterjesztések stb.)
NS15
A216Egyéb vezetői értekezletekről (apparátusi értekezlet,
főosztályvezetői stb. értekezlet) készült jegyzőkönyvek,
feljegyzések, emlékeztetők és ezek mellékletei (előterjesztések
stb.)
NS15
A217Nemzeti Gazdasági és Társadalmi Tanáccsal kapcsolatos ügyek3-
A218Hosszabb időtartamra vonatkozó (távlati, többéves, éves
intézkedési, végrehajtási tervek stb.) tervek, munkatervek,
munkaprogramok
NS15
A219Időszaki és eseti tervek, munkatervek, munkaprogramok az
előterjesztő szervezeti egységeknél a végrehajtást követően
5-
A220A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező hosszú
távú tervek, munkatervek, munkaprogramok javaslatok, tervek
NSHN
A221Időszaki (1 évnél rövidebb) jelentések, beszámolók (tervek,
munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) az
előterjesztő szervezeti egységeknél
5-
A222A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező
jelentések, beszámolók statisztikai jelentések, kimutatások
(tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.),
javaslatok
5-
A223Hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, összefoglaló)
statisztikai jelentések, kimutatások
NS15
A224Időszaki (1 évnél rövidebb) statisztikai jelentések, kimutatások
a készítő, előterjesztő szervezeti egységeknél
5-
A225Szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések, javaslatok,
fejlesztéstervek, kimutatások
NS15
A226A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való
együttműködéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai
NS15
A227A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való
hosszabb távú együttműködés iratai
NS15
A228A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való
együttműködéssel kapcsolatos egy-egy alkalomra vonatkozó,
kevésbé jelentős együttműködés iratai
5-
TételszámMegnevezésMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
A229A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való
együttműködéssel kapcsolatos intézkedési tervek
NS15
A230Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel,
jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári
szerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb.
kapcsolatos elvi, koncepcionális jelentőségű ügyek
NS15
A231Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel,
jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári
szerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb.
kapcsolatos együttműködési megállapodások, értekezletek,
emlékeztetők
NS15
A232Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel,
jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári
szerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb.
kapcsolatos egyedi, kisebb jelentőségű ügyek iratai
5-
A233Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt,
elvi jelentőségű ügyek iratai
NS15
A234Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt,
kisebb jelentőségű ügyek iratai
5-
A235A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó kérelmek,
megkeresések, javaslatok, bejelentések, panaszügyek
5-
A236A minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozó bejelentések,
kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek iratai, illetőleg
ügyintézés céljából végleg eredetben továbbított iratok kísérő
iratai
2-
A237Központi közigazgatási szervek által tájékoztatás céljából
megküldött jelentősebb tartalmú iratok
5-
A238Központi közigazgatási szervek által egyéb tájékoztatás céljából
megküldött iratok stb.
2-
A239Vezetői utasítás alapján iktatásra kerülő egyéb iratok,
(értekezletekkel, előadásokkal, bemutatókkal, szolgáltatásokkal
stb. kapcsolatos) tájékoztatók, beszámolók, meghívók,
ismertetők, ajánlatok, köszönőlevelek stb.
1-
A240Kutatásokkal, tanulmányokkal kapcsolatos iratokNS15
A241A minisztériumi testületi szervek tagjainak, valamint
a minisztérium tárcaközi és nemzetközi szervezetekben való
képviseletét ellátó megbízása és nyilvántartása
15-
A242Gazdasági társaságokban, Felügyelő Bizottságokban, Vállalati
Tanácsban betöltendő funkciók
NSHN
A243Rendezvények, konferenciák szervezésével kapcsolatos iratok5-
A244Bizottságokkal és tanácsadó testületekkel kapcsolatos anyagok10-
A245Fordítási, tolmácsolási, protokollügyek iratai5-
A246Felsővezetők közvetlen hatáskörébe tartozó egyéb levelezés5-
TételszámMegnevezésMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
Ügyvitel
A301Miniszter - munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratokNS15
A302Államtitkár - munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratokNS15
A303Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok vezetők
és munkatársak esetén
5-
A304Kutatási engedély ügyek iratai5-
A305Főnyilvántartó könyvNSHN
A306Iktatókönyv, név- és tárgymutató (papíralapú)NS15
A307A nyílt iratok továbbítását igazoló futárjegyzék, lezárás után3-
A308Az irat átadására, továbbítására vonatkozó nyilvántartás
(lezárt kézbesítőkönyv, átadókönyv, átmenő napló, kölcsönzési
napló stb.)
3-
A309Minősített adat továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás
(belső, külső kézbesítőkönyv, futárjegyzék stb.)
15-
A310Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek
és az ezzel kapcsolatos levelezés
NSHN
A311Iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek,
megsemmisítési jegyzőkönyvek és az ezzel kapcsolatos
levelezés
NS-
A312Iratok minősítésének felülvizsgálatával kapcsolatos érdemi
jelentőségű iratok (javaslatok, határozatok stb.)
10-
A313A kiadmányozáshoz használt, a szigorú számadású bélyegzők,
negatív pecsétnyomók, az érvényes aláírásbélyegzők
és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások
nyilvántartása, selejtezésükről, visszavonásukról készült
jegyzőkönyvek
NS-
A314Egyéb bélyegzők nyilvántartása és a bélyegzők selejtezéséről
készült jegyzőkönyv
3-
A315A Központi Irattárban őrzött iratanyagról készült
nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló,
iratbefogadási jegyzőkönyv stb.)
NS-
A316A 335/2005. Korm. rendelet 26. §-ában meghatározott iratok
(téves címzés, helytelen kézbesítés esete, amennyiben a feladó
nem állapítható meg)
2-
A317Ügyiratból adatszolgáltatás5-
A318Iratmegismerési engedélyek iratai minősített iratok eseténNSHN
A319Az ügyvitelt érintő külső szervezetekkel folytatott levelezés5-
A320Iratkezeléssel kapcsolatos egyéb levelezések5-
A321Irattárolás megvalósításával kapcsolatos iratok, szerződések
(lejáratát követően), egyéb levelezés
5-
Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek)
A401Foglalkoztatási jogviszonnyal szorosan összefüggő (szabadság,
betegállomány, gyed, gyermekápolási díj stb.) iratok
5-
A402Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb (pl. illetmény,
munkaköri leírás, elismerés stb.) iratok a szervezeti egységeknél
2-
A403Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő beszámolók,
jelentések stb.
2-
A404Hazai és nemzetközi álláspályázatok, felhívások2-
TételszámMegnevezésMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
A405A minisztérium által kiírt pályázatokkal kapcsolatos iratok5-
A406Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülök alkalmazásával
kapcsolatos felvételi kérelem, önéletrajz, javaslat iratai
5-
A407Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával
kapcsolatos felvétel meghiúsulása esetén a szervnél keletkezett
iratok
2-
A408Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával
kapcsolatos pályázatok elbírálásáról készült jegyzőkönyv
és azzal kapcsolatos iratok
5-
A409Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával
kapcsolatos kinevezésre, megbízásra, munkakörváltozásra
vonatkozó javaslatok, kikérők
10-
A410Különböző foglalkoztatási jogviszony megszüntetésére
vonatkozó kérelem, javaslat, kikérők
10-
A411Különböző foglalkoztatási jogviszonyú állomány tagja részéről
előterjesztett kérelem, panasz
10-
A412Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával
kapcsolatos megkeresések, iránymutatások, körlevelek
10-
A413Különböző foglalkoztatási jogviszonyú dolgozók igazgatási
ügyeinek ügyintézésével kapcsolatos iratok (szolgálati idő,
nyugdíj-megállapítás, béradat, iskolai végzettség stb.)
5-
A414A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos iratok (személyi
anyag), a jogviszony megszüntetését követően
50-
A415A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos kutatás, betekintés,
tájékoztatás
5-
A416Vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatban keletkezett iratok*-
A417A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos szolgálati,
munkáltatói és nyugdíjas igazolványokkal kapcsolatos
megkeresések, megrendelések, adatszolgáltatások
5-
A418A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos hatósági
igazolványok kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos iratok
3-
A419A fegyelmi és kártérítési eljárások iratai10-
A420Elismerésre, különböző szintű kitüntetésre, jutalmazásra
vonatkozó javaslatok
5-
A421Védnökségek, díjak8-
A422Más szervezet vagy személy elismerési jogkörébe tartozó
jutalmazási javaslatok
5-
A423Kitüntetésekkel, elismerésekkel kapcsolatos egyéb levelezések,
átiratok
5-
A424Elismerés adását tartalmazó egyedi (név szerint) határozatok10-
A425A felügyelt szakképzések, továbbképzések vizsgajelentései,
a szakmai vizsgák jóváhagyásával kapcsolatos iratok
3-
A426Képzés, továbbképzés tanulmányi szerződéseinek irattári
példányai, a képzés befejezését követő vállalt idő után
1-
A427Oktatásigazgatási, képzési ügyek egyéb iratai5-
A428Szociális bizottsággal, esélyteremtéssel, esélyegyenlőséggel
és egyenlő bánásmóddal kapcsolatos iratok
3-
TételszámMegnevezésMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
A429Bérgazdálkodással, bérnyilvántartással és adatszolgáltatással
kapcsolatos iratok
10-
A430Létszámgazdálkodással, létszámnyilvántartással
és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok
10-
A431Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos
gyógyító-megelőző, közegészségügyi iratok
3-
A432Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos
munkabaleseti jegyzőkönyv
5-
A433Érdekegyeztetéssel kapcsolatos jegyzőkönyvek és ezek
mellékletei
NS15
A434Ágazati érdekképviseleti szervekkel történő levelezések iratai3-
A435Közszolgálati nyilvántartással kapcsolatos adatszolgáltatás
és levelezés
3-
A436Köztisztviselői Érdekegyeztető Tanács (KÉT) működtetésével
kapcsolatos iratok
NS15
A437Közérdekű és közérdekből nyilvános adatok kezelésével,
megismerésével és közzétételével kapcsolatos iratok
5-
A438A minisztérium és a felügyelete alá tartozó szervezetek részére
rendezett képzések, továbbképzések kezdeményezése
5-
A439intézmények és gazdasági társaságok miniszteri kinevezésű
vezetőinek kinevezése, jogviszony megszüntetése
10-
A440Munkahelyi balesettel kapcsolatos iratok a szervezeti
egységeknél
5-
A441Külszolgálat, gyakornokprogramNSHN
A442Egyéb státuszon állók ügyei (TS kereten foglalkoztatottak,
EU elnökségi Státusz, Roma Program keretében
foglalkoztatottak, FAO alkalmazottak, PÉP programban részt
vevők) stb.
60
* A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett általi új vagyonnyilatkozat tételét követően vissza kell adni a kötelezettnek.
Gazdasági ügyek
A501Beszerzésre, anyagjavítás igénylésre, selejtezésre vonatkozó
(nagyobb értékű) iratok
5-
A502Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésre vonatkozó
(kisebb értékű) iratok
2-
A503Leltározással kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél5-
A504Pénzügyi levelezés (megbízási szerződésekhez kapcsolódó
teljesítésigazolás, illetményelőleg kérelmek, reprezentációs
kerettel kapcsolatos levelezések stb.)
5
A505Ingatlan tulajdonjogára, vagyonkezelői jogára, használati
jogára, ingatlant terhelő szolgalmi és egyéb teherként
nyilvántartott jogra vonatkozó iratok
NSHN
A506Szerződések nyilvántartásával kapcsolatos iratokNSHN
A507Szerződések iratai (lejárat után)5-
A508Peres, illetve nem peres eljárással kapcsolatos iratok10-
A509Egyéb jogi ügyekkel, jogi tanácsadással, tájékoztatással
kapcsolatos iratok
1-
TételszámMegnevezésMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
A510Egy évet meghaladó pénzügyi kötelezettségvállalás
engedélyezésével kapcsolatos iratok
8-
A511Közbeszerzéshez, valamint központi közbeszerzéshez
kapcsolódó iratok (szerződés teljesítését követően)
5-
A512A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos folyó évi
tervezés, fejezeti költségvetés
NS15
A513A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos következő évi
terv
3-
A514A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos évközi
módosítás
3-
A515A fejezet (címek, alcímek) előirányzat-módosítás10-
A516Államkincstári pénzellátás8-
A517Kormányzati pénzügyi döntések minisztériumi végrehajtása
kormányhatározat alapján (pl. Rendkívüli Kormányzati
Intézkedések, zárolás stb.)
8-
A518Nem állami normatív finanszírozással kapcsolatos iratok8-
A519A fejezet és költségvetési szervei általános és operatív
gazdálkodásszabályozás iratai
8-
A520Központi beruházás iratai8-
A521Gazdasági társaságok és költségvetési szervek alapítása,
átalakítása, megszüntetése
NS15
A522A minisztériumhoz tartozó gazdasági társaságok működésével
összefüggő iratok
10-
A523A fejezet zárszámadásával kapcsolatos iratok8-
A524Személyi juttatás8-
A525Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással
kapcsolatos egyéni panaszügyek
5-
A526Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással
kapcsolatos adatszolgáltatás bekérés, összesítés
2-
A527Munkaügyi adatszolgáltatás külső szervek felé (KSH stb.)5-
A528Bérpolitikai intézkedések végrehajtása8-
A529Illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok10-
A530Társadalombiztosítással összefüggő iratok10-
A531Számviteli éves költségvetési beszámoló (Igazgatás)NS15
A532Számviteli éves költségvetési beszámolót alátámasztó leltár,
leltárkiértékelés, főkönyvi kivonat
10-
A533Könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó
számviteli bizonylatok
8-
A534Szigorú számadású bizonylatok8-
A535Számvitellel kapcsolatos szabályozási anyagok, állásfoglalások,
körlevelek
8-
A536Évközi mérlegjelentés és anyagai10-
A537Leltárhiány megtérítésére vonatkozó iratok8-
A538Bírságok pénzügyi lebonyolításával összefüggő iratok8-
A539Gazdálkodás monitoringjával összefüggő gazdasági elemzések
iratai
3-
TételszámMegnevezésMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
A540Gazdálkodás monitoringjával összefüggő bérpolitikai
intézkedések előkészítésével kapcsolatos iratok
3-
A541Gazdálkodás monitoringjával összefüggő elektronikus
adattárak működtetéséhez kapcsolódó iratok
3-
A542Építési és bontási engedély, közbeszerzést lezáró határozat,
kivitelezési dokumentáció egy példánya, műszaki
átadás-átvételi üzembe helyezési, valamint garanciális
bejárásról készült jegyzőkönyvek, épületátadási
dokumentációk
15-
A543Beruházással és felújítással kapcsolatos iratok5-
A544Beruházási tervvel, igénybejelentéssel kapcsolatos pénzügyi
iratok, építési, tervezési megbízási és vállalkozási szerződések,
valamint fontosabb beruházási iratok
10-
A545Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések,
dokumentációk: kincstári vagyoni körbe be- és kikerülés,
kijelölés
NSHN
A546Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések,
dokumentációk: elidegenítés, csere, értékesítés, tulajdonjog
átadás-átvétel
NSHN
A547Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések,
dokumentációk
NSHN
A548Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések,
dokumentációk hosszú távú (10 év feletti) bérleti szerződések
15-
A549Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos levelezések5-
A550Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos rövid távú (10 év
alatti) bérleti szerződések és bérleti jogviszony lejárta után
3-
A551Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó építési, megosztási
határozatok
NSHN
A552Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó földhivatali
nyilvántartással kapcsolatos iratok
NSHN
A553Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó vagyonkezelési
szerződések és módosításai
NSHN
A554Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó egyéb dokumentációk15-
A555Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos
adatszolgáltatások, változásjelentések
5-
A556Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos egyéb
anyagok
5-
A557Lakásügyekkel kapcsolatos nyilatkozatok, engedélyek15-
A558Lakásügyekkel kapcsolatos bérlőkijelölési jogok15-
A559Lakásügyekkel kapcsolatos adásvételi szerződések15-
A560Lakásügyekkel kapcsolatos egyéb megállapodások15-
A561Lakásügyekkel kapcsolatos lakásügyi panaszok1-
A562Lakásépítés, -vásárlás munkáltatói kölcsönnel kapcsolatos
iratok (lejárat után)
8-
A563Tárgyévet követő évi költségvetés és kapcsolódó iratokNS15
A564Tárgyévet követő évi költségvetés összeállítása során
keletkezett iratok
10-
A565Elemi költségvetés (Igazgatás)NS15
TételszámMegnevezésMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
A566Elemi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok10-
A567Éves gazdasági programNS15
A568Egy évet meghaladó időszakra vonatkozó - középtávú -
tervezések iratanyaga
10-
A569Középtávú gazdasági programNS15
A570Költségvetési gazdálkodás értékelését bemutató szöveges
beszámoló
NS15
A571Alkalomszerűen elrendelt - költségvetési gazdálkodáshoz
kapcsolódó - időszaki beszámolók, adatszolgáltatások más
szervek részére
5
A572Előirányzatok nyilvántartása, módosítása8-
A573Átutalásokkal kapcsolatos iratok (számlák kiegyenlítése)8-
A574Kötelezettségvállalások nyilvántartása10-
A575Működéshez kapcsolódó ügyek a Magyar Államkincstárral2-
A576Működéshez kapcsolódó ügyek a Közbeszerzési és Ellátási
Főigazgatósággal
2-
A577Működéshez kapcsolódó ügyek egyéb szervekkel,
szervezetekkel
2-
A578Egyéb engedélyeztetési ügyek (jármű használatának,
szolgáltatás igénybevételének eseti engedélyeztetése stb.)
2-
A579Képzési, továbbképzési, szakképzési költségelszámolások,
egyéb igazolások
5-
A580A minisztériumnak a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt.-vel
kapcsolatos ügyei
NS15
A581A minisztériumnak a Magyar Fejlesztési Bank Zrt.-vel
kapcsolatos ügyei
NS15
A582A minisztérium felügyelete alá tartozó szervezetek
tevékenységével összefüggő pénz-, hitel-
és készletgazdálkodás, jövedelemszabályozás
10-
A583Bérdosszié anyagai személyenként: járulék-nyilvántartás,
magán-nyugdíjpénztári járulék-nyilvántartás, bérkarton,
béremelési és jutalmazási előterjesztések, segélyezési egyéni
lapok
50-
A584Ellátások kifizetésének bizonylatai8-
A585Családtámogatással kapcsolatos iratok: családi pótlék, gyes,
anyasági támogatás (a folyósítás megszűntét követően)
8-
A586Baleseti rokkantsági ügyek50-
A587Halálos munkahelyi balesetek ügyeiNSHN
A588Munkabalesetek és foglalkozási betegségek8-
A589Összesítő elszámolás, járulékbevallás-statisztika8-
A590Adóelszámolás évenként intézeti szinten8-
A591Béren kívüli juttatások (ruházati költségtérítés, üdülési
hozzájárulás stb.)
8-
A592Különjuttatás iratai8-
A593Illetményelőleg-nyilvántartás (lejáratot követően)8-
A594Helyettesítések8-
A595Kereseti igazolások5-
TételszámMegnevezésMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
A596Munkába járás költségeinek térítése8-
A597KSH és egyéb munkaügyi statisztikákNS15
A598Munkáltatói kölcsönben részesültek ügyei (lejáratot követően)5-
A599Jelenléti ívek8-
A600A költségvetési fejezetek (címek, alcímek és költségvetési
szervek) éves költségvetései, beszámolói, mellékletei,
számviteli nyilvántartásai
NS15
A601Fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásához kapcsolódó
iratok
12-
A602Állami feladatok ellátására szolgáló pénzeszközökkel
és vagyonnal való gazdálkodás ellenőrzésének iratai
12-
A603Gazdasági ügyekkel (mobiltelefon, személygépkocsi,
informatikai eszközök, elhelyezés stb.) kapcsolatos iratok
5-
A604Pénzkezeléssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai10-
A605Központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok10-
A606Gazdálkodással és költségvetéssel kapcsolatos adminisztratív
ügyek iratai
5-
A607Miniszteri emléktárgyraktárral kapcsolatos iratok,
(jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)
5-
A608Nemzetközi protokollraktárral kapcsolatos iratok
(jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)
5-
A609Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével
és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések,
pénzügyi elszámolások, átiratok)
5
A610Miniszteri elismerési keret tervezésével, felhasználásával,
elszámolásával kapcsolatos iratok
5-
A611Miniszteri emléktárgyak beszerzésével kapcsolatos iratok
(pályázatok, jegyzőkönyvek, keretszerződések)
5-
A 612Ingóvagyon-értékesítés, vagyonkezelői jog átadás-átvételi
iratai
5-
A 613Fejezet irányítása alá tartozó költségvetési szervek
gazdálkodásával kapcsolatos ügyek iratai
10-
Ellenőrzés
A701A minisztériumban végzett ellenőrzések (tervezett, téma-
és célvizsgálatok) iratai
NS15
A702Ellenőrzési szervezet működésével kapcsolatos ügyek iratai10-
A703Ágazati programokra irányuló vizsgálatok15-
A704A szakigazgatási és egyéb intézményeknél, gazdálkodó
szervezeteknél végzett szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer-,
teljesítmény-, megbízhatósági és informatikai ellenőrzések
15
A705Éves tervezési, ellenőrzési, beszámolási feladatok15-
A706A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervek
közötti ellenőrzési együttműködéssel kapcsolatos ügyek iratai
10-
A707Egyéb európai uniós forrással kapcsolatos ellenőrzés15-
A708A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal vizsgálatai és az ehhez
kapcsolódó iratok
NS15
A709Az Állami Számvevőszék vizsgálatai és az ehhez kapcsolódó
iratok
NS15
TételszámMegnevezésMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
A710Külső szerv által a minisztériumnál végzett ellenőrzésről,
vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével)
10-
A711Külső szerv által a minisztérium irányítása (felügyelete stb.) alá
tartozó szervezeteknél végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról
készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével)
10
A712A minisztérium felügyelete alá tartozó költségvetési szervek
és társaságok belső ellenőrzésével kapcsolatos iratok
5-
A713Ellenőrzések szabályozásával, módszertanával kapcsolatos
iratok
5-
A714Minősített adatvédelemmel kapcsolatos ellenőrzés iratai5-
A715A minisztérium felügyelete és irányítása alá tartozó szervek
szakmai ellenőrzésével kapcsolatos iratok
NS15
Informatika
A801Kormányzati informatika fejlesztésének elvi, stratégiai,
szabályozási ügyei
NS15
A802Informatikával, e-közigazgatással foglalkozó kormányzati
bizottságok iratai
NS15
A803Informatikai közbeszerzési normatívák (kialakítás,
gépbeszerzés), e-közbeszerzés iratai
10-
A804Ágazati informatikai stratégiák, felmérések iratai, tervek
ellenőrzése, egyeztetése
NS15
A805Informatikai együttműködés normatív alapjainak
(szabványosítás, ajánlások) iratai
NS15
A806Informatikai biztonság irataiNS15
A807Azonosítással, adatvédelemmel, hitelesítéssel kapcsolatos
iratok
NS15
A808Egyéb, központi közigazgatási informatikai fejlesztések iratai15-
A809Egyéb, központi közigazgatási elektronikus szolgáltatások
üzemeltetésének iratai
5-
A810Közigazgatásban alkalmazott szoftverekkel kapcsolatos iratok10-
A811Informatikai fejlesztések gazdasági, gazdaságossági kérdéseivel
kapcsolatos iratok
NS15
A812Informatikai szakcégekkel való kapcsolattartás iratai5-
A813Informatikai rendszerek bevezetésével, üzemeltetésével
és továbbfejlesztésével összefüggő feladatok
5-
Biztonság
A901A minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó
rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok
NSHN
A902Rendkívüli állapottal összefüggő védelmi tervek10-
A903Nyilvántartó és kezelő pont működtetésével kapcsolatos
alapdokumentumok
NSHN
A904Nyilvántartó és kezelő pont működésével kapcsolatos iratok5-
A905Biztonsági ellenőrzések kezdeményezése, Alkotmányvédelmi
Hivatal szakvélemény
5-
A906Nemzeti és külföldi minősített adatra érvényes személyi
biztonsági tanúsítvány - a visszavonását követően
haladéktalanul-
A907Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai
berendezésekkel kapcsolatos ügyek
10-
TételszámMegnevezésMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
A908Felhasználói engedély és titoktartási nyilatkozat (visszavonását
követően)
15-
A909Biztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek2-
A910Engedélyezési ügyek (a minisztérium épületébe történő ki-
és belépés, csomagkivitel stb.) iratai
2-
A911Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni
védekezéssel kapcsolatos szervezési ügyek iratai
5-
A912Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni
védekezéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai
NS15
A913Tűzvédelmi, tűzmegelőzési eszközökkel, felszerelésekkel
kapcsolatos nyilvántartások, felülvizsgálatok, jegyzőkönyvek,
tűz- és villámvédelmi szabványossági felülvizsgálatok lejárat
után
5-
A914Tűzvédelmi oktatással, továbbképzéssel, szakvizsgákkal
kapcsolatos nyilvántartások
5-
A915Tűzvédelemmel kapcsolatos szakhatósági állásfoglalások,
felterjesztések, jelentések, engedélyezések, értékelések,
ellenőrzési jegyzőkönyvek, belső szabályozók
5-
A916A minisztérium tűzvédelmi terve. Rendkívüli eseményekről
készített jelentések
5-
A917A minisztérium épületeinek őrzés-védelmeNSHN
A918A minisztérium ügyeleti rendszere. Az ügyelettel kapcsolatos
ügyek
5-
Kommunikáció, sajtó, média
A1001Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok (sajtónak
adott tájékoztatók, közlemények)
2-
A1002A minisztérium által készített, készíttetett, illetve támogatott
kiadványokkal, műsorokkal, filmekkel kapcsolatos iratok
10-
A1003PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos elvi ügyek,
a tevékenység hosszú távú tervezésével kapcsolatos iratok
NS15
A1004PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok
előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (a tárca
arculatának tervezése, kiállítások szervezése, filmkészítés stb.)
5-
A1005Közvélemény-kutatásokkal kapcsolatos iratok5-
A1006Rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos
íratok
5-
A1007Kormányzati Portál tartalmával kapcsolatos iratok5-

KÜLÖNÖS RÉSZ

Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM101Diplomáciai és konzuli futárszolgálat.
Kapcsolódó jogszabályok. Külügyi utasítások
NS15
KKM102Futárigazolványok nyilvántartó könyve.
Konszignáció. Bordereau
5-
KKM103Futárútvonalak meghatározása
Futárindítási táblázatok
Futárposta hiányosságairól felvett jegyzőkönyvek
5-
KKM104Futárposta zárása és bontása5-
KKM105A Külgazdasági és Külügyminisztériumon (KKM) kívüli
szerveknek a diplomáciai futárposta igénybevételére vonatkozó
kérelmei véleményezése
5-
KKM106Futártájékoztató5-
KKM107Futárposta összefoglaló15-
KKM108A minisztérium szervezeti egységeinek javaslatai futárutak
szervezésére, a futár személyére
5-
KKM109Diplomáciai futárok vízumkérelme5-
KKM110Diplomáciai futárok elleni provokációkNSHN
KKM111CD Diplomat Szállítmányozási és Kereskedelmi Kft.
igénybevételével kapcsolatos ügyintézés
5-
Protokolliratok
KKM201A magyar állami és külügyi protokollt meghatározó utasítások
Magyar diplomácia szertartásrend és eljárási szabályok
Diplomáciai testület (DT) névjegyzék
NS15
KKM202Összefoglalók a nemzetközi diplomáciai szertartásrend
szabályairól
NS15
KKM203A budapesti Diplomácia Testület számára készített tájékoztatás
a KKM és a Kormány nevében
5-
KKM204A budapesti diplomáciai rendezvényekről a KKM részére
készített napi tájékoztató és heti előrejelzés
3 hónap-
KKM205Hölgyprogramokkal kapcsolatos ügyek3-
KKM206A magyar köztársasági elnök és a miniszterelnök,
külügyminiszter védnöksége alatt megrendezett nemzetközi
tanácskozások államfői és kormányfői fogadásainak szervezése
a KKM vezetői által adott fogadások, rendezvények
5-
KKM207Külgazdasági és Külügyminisztérium ajándékraktára,
megrendelések
1-
KKM208Diplomáciai látogatások, delegációk a központban5-
KKM209A DT Lista alapanyaga1-
KKM210Diplomáciai jegyzék - érdemi (pl. agrément, nemzetközi
szerződések, ratifikációs eljárások, magas szintű látogatások,
szakattasék működési engedélye)
NSHN
KKM211Diplomáciai jegyzék - technikai (pl. ünnepi munkarend,
misszióvezető távolléte)
5-
Útlevéllel és konzuli ügyekkel kapcsolatos iratok
KKM301A konzuli szolgálat munkájára vonatkozó elvi, politikai
vonatkozású ügyek
NS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM302A KONZ a konzuli szolgálat munkáját irányító és ellenőrző
tevékenysége, rendeletei
NS15
KKM303KONZ munkájával kapcsolatos részanyagok10-
KKM304Külügyi igazolványokkal, tartózkodási engedélyekkel
kapcsolatos ügyek
3-
KKM305Konzuli munkához szükséges eszközök kiküldése
a külképviseleteknek
3-
KKM306Diplomata és külügyi szolgálati útlevelek kiállításának elvi irataiNS15
KKM307Diplomata és külügyi szolgálati útlevelek nyilvántartó kartonjai50-
KKM308Diplomata és szolgálati útlevelek
[Megjegyzés: a 101/1998. (V. 22.) Korm. rendelet 20. § (2)
és a 13. § (3) bek. értelmében a lejárt útleveleket érvénytelenítve
vissza kell adni a kérelmezőnek]
visszaadandó-
KKM309VízumügyekNSHN
KKM310Külföldi képviseletek munkatársainak mentességi ügyei10-
Nemzetpolitikai ügyek iratai
KKM401Nemzetpolitikai ügyek koordinációs iratai a Külgazdasági
és Külügyminisztérium álláspontja kialakításában
NS15
KKM402Összefoglaló elemzések a határon túli magyarság helyzetéről,
a velük kapcsolatos politikáról
NS15
KKM403Együttműködés a nemzetközi szervezetekkel a kisebbségi
kérdésekben
NS15
KKM404Pénzügyi és támogatási alapokNS15
Külpolitika, diplomácia
KKM501A külpolitikát meghatározó irányelvekNS15
KKM502A magyar Országgyűlés külpolitikai tárgyú vitái. Plenáris ülések,
törvényjavaslatok, interpellációk, azonnali kérdések és kérdések
órái, erre adott válaszok
NS15
KKM503Állami vezetők és pártok vezetőinek beszédei, nyilatkozatai
Magyarország külpolitikájáról
NS15
KKM504Magyarország diplomáciai tevékenységeNS15
KKM505A Külgazdasági és Külügyminisztérium külpolitikával
kapcsolatos kezdeményezései, javaslatai, külpolitikai projektek
előkészítése, szakmai támogatása
NS15
KKM506Konzuli és egyéb külügyi feladatokkal is megbízott külgazdasági
iroda felállítása, tevékenységi köre, jogai, létszámhelyzete,
megszüntetése
NS15
KKM507A Külgazdasági és Külügyminisztérium és a Köztársasági Elnöki
Hivatal kapcsolata
NS15
KKM508A Külgazdasági és Külügyminisztérium és a Köztársasági Elnöki
Hivatal kapcsolata, operatív ügyek
5-
KKM509Magas szintű meghívások, látogatások, találkozókNS15
KKM510Magas szintű meghívási, ki- és beutazási tervek KKM
előterjesztései
5-
KKM511Magyar állami felsőszintű vezetők és családtagjaik üdülése,
magánjellegű látogatásai
5-
KKM512Tolmácsok, fordítók kikérése3-
KKM513Köszönőlevelek3-
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM514Külkapcsolatok fejlesztésére létrehozott tárcaközi bizottságok
iratai
NS15
KKM515A Külgazdasági és Külügyminisztérium és a társszervek
együttműködése külpolitikai kérdésekben
NS15
KKM516Eseménynaplók, külkapcsolatok fejlesztésére létrehozott
tárcaközi bizottságok, társszervek operatív iratai
10-
KKM517A magyar kormánynak, az állami és társadalmi szerveknek
a külföldön élő magyarokkal való foglalkozására vonatkozó elvi
jellegű határozatai. Munkavállalás
NS15
KKM518Külföldön élő magyarokkal foglalkozó egyéb szervekkel
kapcsolatos részanyagok, operatív feljegyzések
NS15
KKM519Magyar Állandó Értekezlet (MÁÉRT)NS15
KKM520Magyarok Világszövetségével (MV) való együttműködésNS15
KKM521Magyarok VilágkongresszusaNS15
KKM522Anyanyelvi konferenciák, nyári egyetemekNS15
KKM523MÁÉRT, MV operatív iratai10-
KKM524Együttműködés más magyar szervekkel a külföldön élő
magyarok ügyében
NS15
KKM525Együttműködés más magyar szervekkel a külföldön élő
magyarok ügyében, kisebb jelentőségű iratok
6-
Belpolitika
KKM601Magyarország belpolitikája általában. Összefoglaló jelentések,
feljegyzések a magyar belpolitikáról, KKM értékeléssel
NS15
KKM602Összefoglaló jelentések, feljegyzések a magyar belpolitikáról
érdemi megjegyzés nélkül
15-
KKM603Beszédek és nyilatkozatok a magyar belpolitikárólNS15
KKM604Magyar állampolgárok kitüntetése, kitüntetések alapítása20-
KKM605Magyarország államhatalmi szerveiNS15
KKM606Magyarország Alaptörvénye. Az Alkotmánybíróság határozatai.
Magyar felségjelek, címer, zászló
NSHN
KKM607Az Országgyűlés szervezete, működésének határozatai stb.
Az Országgyűlés állandó és különbizottságainak tevékenysége,
kapcsolatuk a KKM-mel
5-
KKM608A KKM és a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (KEHI) kapcsolata
operatív ügyekben
6-
KKM609Helyi és területi önkormányzati szervek tevékenysége, politikai
összetétele
6-
KKM610Köztársasági elnök, a Köztársasági elnök és a KKM kapcsolataNS15
KKM611A KKM és a KEHI kapcsolata (Külpolitika)NS15
KKM612Önkormányzatok kapcsolata a KKM-mel5-
KKM613Államhatalmi szervekkel kapcsolatos operatív iratok5-
KKM614Ombudsman jogállása, tevékenysége, kapcsolata a KKM-mel5-
KKM615Államigazgatási szervekNS15
KKM616A kormány megalakulása, koalíciós tárgyalások, a kormány
programja, munkaterve
6-
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM617A kormány üléseinek munkaterve, feladatai
A Külgazdasági és Külügyminisztérium javaslatai
Átfogó kormányzati tervek
NS15
KKM618A központi államigazgatási szervek szervezete, tevékenysége.
Közigazgatási reform, közigazgatás helyzete, fejlesztése
5-
KKM619Közigazgatási államtitkári értekezletek (KÁÉ) és kormányülések,
Törvényalkotási program
NS15
KKM620Kormányhatározatok (a határozatok számának sorrendjében
lerakva)
hatályukig-
KKM621A Külgazdasági és Külügyminisztérium képviselete a tárcaközi
és egyéb szakbizottságokban
NS15
KKM622A Miniszterelnökség és a Külgazdasági és Külügyminisztérium
kapcsolata.
Kormányülésre nem kerülő, Miniszterelnökségen készített
emlékeztetők, összefoglalók
NS15
KKM623Államtitkári értekezletről a Miniszterelnökségen készített
emlékeztetők. KÁÉ napirendje és egyéb kapcsolódó operatív
iratok
5-
KKM624A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (KEHI) és a Külgazdasági
és Külügyminisztérium kapcsolata
NS15
KKM625Választások, népszavazás
Választási rendszer: választási törvény és eljárási szabályok,
Köztársasági elnök választása, Országgyűlési választások,
Önkormányzati, helyhatósági, kisebbségi választások,
Népszavazás, Külföldi megfigyelők
5-
KKM626A Külgazdasági és Külügyminisztérium elemzései, jelentései az
Országgyűlés részére
NS15
KKM627A Külgazdasági és Külügyminisztérium részvétele az
Országgyűlés plenáris üléseinek munkájában
NS15
KKM628A Külgazdasági és Külügyminisztérium és az Országgyűlés
Külügyi Hivatalának kapcsolata
NS15
KKM629A Külgazdasági és Külügyminisztérium részvétele az
Országgyűlés szakbizottságainak munkájában
NS15
KKM630Nagykövetjelöltek meghallgatása az Országgyűlés illetékes
szakbizottságaiban
NS15
KKM631A Külgazdasági és Külügyminisztérium részvétele egyéb
országgyűlési bizottságok munkájában
NS15
KKM632A Külgazdasági és Külügyminisztérium, valamint a magyar
pártok és parlamenti képviselők kapcsolata külpolitikai
kérdésekben
NS15
KKM633Az Interparlamentáris Unió és a Külgazdasági
és Külügyminisztérium kapcsolata
6-
KKM634A Miniszterelnöki Kabinetiroda és a Külgazdasági
és Külügyminisztérium kapcsolata
NS15
KKM635Parlamenti pártok tevékenysége, sajtó és tájékoztató jellegű
iratai
NS15
KKM636Parlamenten kívüli pártok tevékenysége, sajtó és tájékoztató
jellegű iratai
NS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM637Magyarország társadalmi szervezetei.
Jogszabályok a társadalmi szervezetekről, gazdasági
tevékenységéről, az alapítványok gazdasági rendjéről
hatályukig-
KKM638Szakszervezetek kapcsolata a KKM-mel.
Nemzetközi tevékenységük segítése
NS15
KKM639Szakmai szervezetek, gazdasági szervezetek, kamarák kapcsolata
a KKM-mel. Nemzetközi tevékenységük segítése
NS15
KKM640Ifjúsági és gyermekszervezetek, nőszervezetek kapcsolata
a KKM-mel. Nemzetközi tevékenységük segítése
NS15
KKM641Civil szerveződések, alapítványok, egyesületek, Non
Governmental Organisation (NGO), magánszemélyek és a KKM
kapcsolata. Nemzetközi tevékenységük segítése
NS10
KKM642Baráti társaságok és a KKM kapcsolata. Dunamenti Népek Baráti
Társasága. Nemzetközi tevékenységük segítése Baráti
társaságokkal kapcsolatos egyéb anyagok
NS15
KKM643Karitatív szervezetek kapcsolata a KKM-mel. Nemzetközi
tevékenységük segítése a Külgazdasági
és Külügyminisztériumban
NS15
KKM644Nemzeti Gazdasági és Társadalmi Tanács (NGTT)NS15
KKM645Emberjogi és kisebbségi kérdések. Magyarország nemzetiségi
politikája Magyar emberjogi és kisebbségi, nemzetiségpolitikai
ügyek általában
NS15
KKM646A Társadalmi felzárkózási és cigányügyi tárcaközi bizottság
és KKM kapcsolata
NS15
KKM647Magyarországi kisebbségek helyzete, szervezeteikNS15
KKM648Nemzetiségi oktatásNS15
KKM649Elvi, összefoglaló anyagok, INTERITIMNS15
KKM650Határon túli magyarok szervezeteinek támogatása (ha a relációs
anyagban nem helyezhető el)
NS15
KKM651A szomszédos államokban élő magyarok kedvezményeiről
és támogatásáról szóló jogszabályok (2001. évi LXII. tv.,
Kedvezménytörvény, kormányrendeletek és miniszteri
utasítások), kétoldalú megállapodások és ezek végrehajtásával
kapcsolatos iratok
NS15
KKM652Magyarországi egyházak. EgyházpolitikaNS15
KKM653A Külgazdasági és Külügyminisztérium és az Emberi Erőforrások
Minisztériuma kapcsolata egyházügyi kérdésekben
NS15
KKM654Magyar egyházak és egyházi szervezetek helyzete, tevékenysége
Magyarországon, nemzetközi tevékenysége,
kapcsolatuk a Külgazdasági és Külügyminisztériummal
NS15
KKM655Egyházakkal kapcsolatos operatív iratok5-
Rendészet, igazságszolgáltatás, nemzetbiztonság
KKM701Elvi jelentőségű ügyek, BM-KKM kapcsolata, együttműködése,
jogszabálytervezetek véleményezése
NS15
KKM702A Minősített Adatok védelmével kapcsolatos
együttműködés más szervekkel (Minősített Adatok Védelméről
szóló törvény - MAVTV)
NS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM703Országos Katasztrófavédelmi Főigazgatóság és a KKM kapcsolata
és együttműködése
10-
KKM704Tűzoltóság, tűzvédelem10-
KKM705Belügyminisztérium tájékoztatói rendészeti,
és nemzetbiztonsági ügyekben. Igazságügyi Minisztérium (IM)
tájékoztatói igazságszolgáltatási ügyekben
3-
KKM706Rendvédelmi és rendészeti ügyek, bűnügyek, konferenciákNS15
KKM707Belügyminisztérium tájékoztatói Magyarország bűnügyi
helyzetéről
5-
KKM708Magyar rendőri szervezet, ORFK és a BRFK kapcsolata
a Külgazdasági és Külügyminisztériummal
NS15
KKM709Bűnügyek, bűnmegelőzés, büntetés-végrehajtás.
Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága és a KKM
kapcsolata, konferenciák
NS15
KKM710Interpol ügyek (amennyiben a relációs anyagban nem
helyezhető el). Nemzetközi bűnözés elleni harcban való
részvétel
NS15
KKM711TerrorizmusNS15
KKM712Részvétel nemzetközi rendőri missziókban (ha a relációs
anyagban nem helyezhető el)
NS15
KKM713A Külügyminisztérium alkalmazottainak szabálysértési
és büntető ügyei
25-
KKM714Alkotmányvédelmi Hivatal és a Külgazdasági
és Külügyminisztérium kapcsolata, Nemzeti Biztonsági
Felügyelet, Nemzetbiztonsági Kabinet
NSHN
KKM715Információs Hivatal és a Külgazdasági és Külügyminisztérium
kapcsolata
NSHN
KKM716Országhatár kijelölése. Határmegállapítás, határrendészetNS15
KKM717A Belügyminisztérium és a Külgazdasági és Külügyminisztérium
együttműködése határrendészeti ügyekben
NS15
KKM718A Határeseményeket Kivizsgáló Bizottság jegyzőkönyvei.
A Külügyminisztérium részvételével kapcsolatos összefoglalók
NS15
KKM719Határátkelőhelyek megnyitásával kapcsolatos ügyekNS15
KKM720Kishatárforgalommal kapcsolatos ügyekNS15
KKM721Vámvizsgálati helyek felállításaNS15
KKM722Határsértések, határprovokációkNS15
KKM723Idegen repülőgépek átrepülésének engedélyezése5-
KKM724Magyar kormánygépek be- és átrepülési engedélyének intézése5-
KKM725Egyéb magyar gépek be- és átrepülési engedélyének intézése5-
KKM726Idegenrendészet, menekültügyNS15
KKM727A menekültügyért felelős országos szervezetek
és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata
NS15
KKM728Menekültügyi és migrációs jogszabályokhatályukig-
KKM729Kitoloncolás15-
KKM730Menekülttáborok MagyarországonNS15
KKM731Vízumügyek, útlevélügyek általános, elvi kérdéseiNS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM732A BM és a KKM együttműködése úti okmányokkal kapcsolatban
(pl. útlevél, határátlépési igazolvány)
NSHN
KKM733Vízum- és útlevélegyezmények, megállapodásokNS15
KKM734Vízum- és útlevél-kiállítási szabályokNS15
KKM735Vízum- és útlevélügyek elvi kérdéseiNS15
KKM736Állampolgársági egyezmények. Egyezmények és előkészítésükNS15
KKM737Igazságszolgáltatás, jogsegélyNS15
KKM738Az Igazságügyi Minisztérium és a Külgazdasági
és Külügyminisztérium kapcsolata, jogszabálytervezetek
véleményezése igazságszolgáltatási kérdésekben
NS15
KKM739Jogszabályok, Polgári Törvénykönyv, Büntető Törvénykönyv
és módosítások
hatályukig-
KKM740Magyarország bírósági szervezetének tevékenysége. A Kúria
és a Külügyminisztérium kapcsolata
NS15
KKM741Munkaügyi bíróságok10-
KKM742Az ügyészi szervezet tevékenysége. A Legfőbb Ügyészség
és a Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata
NSHN
KKM743Az Igazságügyi Hivatal és a Külgazdasági és Külügyminisztérium
kapcsolata
NS15
KKM744Rehabilitáció15-
KKM745Jogsegély és jogsegély egyezményekNS15
KKM746Jogsegély nyújtásával kapcsolatos elvi, összefoglaló iratok,
ha a relációs anyagoknál nem helyezhetők el
NS15
KKM747Egyedi igazságszolgáltatási ügyek, jogviták15-
KKM748Polgári jogi jogviták15-
KKM749Munkaügyi jogviták15-
KKM750Egyéb jogviták15-
KKM751Bírósági megkeresések10-
KKM752Közérdekű bejelentések és panaszok intézése5-
Biztonságpolitika, katonapolitika, polgári védelem
KKM801Magyarország biztonságpolitikája, védelmi politikájaNS15
KKM802Biztonságpolitikai koncepció. Védelmi felkészítés,
országmozgósítás. A Külgazdasági és Külügyminisztérium
észrevételei az ország biztonságpolitikai koncepciójához
NS15
KKM803Országgyűlési vita a biztonságpolitikárólNS15
KKM804Tárcaközi Koordinációs Bizottság ülései. KKM részvételeNS15
KKM805Minisztériumok honvédelmi felkészítéseNS15
KKM806A Honvédelmi Minisztérium és a Külgazdasági
és Külügyminisztérium kapcsolata, együttműködése,
jogszabálytervezetek véleményezése, HM tájékoztatók,
útijelentések
NS15
KKM807A Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat és a Külügyminisztérium
kapcsolata
NSHN
KKM808Katonai attaséi hivatalok. Nagykövet és katonai attasé
együttműködése
NS15
KKM809Katonai attaséi hivatal működtetése pénzügyi-gazdasági
feltételei. MNB átutalások
10-
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM810Többoldalú katonai szerződések, megállapodásokNS15
KKM811Idegen katonai erők átvonulása, csapatmozgások, egyéb
engedélyköteles tevékenységek
NS15
KKM812Hadgyakorlatok előrejelzéseHonvédelmi
Minisztérium
rendelkezése
szerint
-
KKM813Katonai segélyszállítmányok (amennyiben a relációs anyagban
nem helyezhető el)
Honvédelmi
Minisztérium
rendelkezése
szerint
-
KKM814Magyar Honvédség, katonai ösztöndíjakNS15
KKM815Magyar békefenntartó erők, Magyarország részvétele
nemzetközi katonai erőkben, logisztika, utánpótlási ügyek.
Biztonságpolitikai-békeműveleti konferenciák
NS15
KKM816Hadiipar és haditechnikaNSHN
KKM817Külügyi álláspont hadiipari és haditechnikai kérdésekbenNS15
KKM818Hadiipari és Haditechnikai Fejlesztési Bizottsággal való KKM
együttműködés
Honvédelmi
Minisztérium
rendelkezése
szerint
-
KKM819Nemzetgazdasági Minisztérium és a KKM együttműködése
hadiipari kérdésekben
Honvédelmi
Minisztérium
rendelkezése
szerint
-
KKM820Hadfelszerelések vásárlása és eladásaHonvédelmi
Minisztérium
rendelkezése
szerint
-
KKM821Hadiipari kutatás-fejlesztésHonvédelmi
Minisztérium
rendelkezése
szerint
-
KKM822Rendkívüli állapotra, szükségállapotra és vészhelyzetre hozott
jogszabályok
hatályukig-
KKM823A Külgazdasági és Külügyminisztérium feladatai a polgári
védelemben
NS15
Gazdasági, pénzügyi, ipari, mezőgazdasági, közlekedési,
kereskedelmi, műszaki-tudományos és környezetvédelmi ügyek iratai
KKM901Magyarország gazdasági helyzete, gazdaságpolitikája,
gazdaságpolitikai feladatok
NS15
KKM902Magyarország gazdasági helyzetének és gazdaságpolitikájának
ismertetése a fogadó országban
NS15
KKM903Magyarországról a háború során elhurcolt javak visszaszerzéseNS15
KKM904Nemzetközi szervezetekben képviselendő magyar álláspont.
Határozatok és előkészítő anyagok
NS15
KKM905Magyar gazdaság bekapcsolódása a nemzetközi
piacgazdaságba. A felzárkózás gazdasági problémái
NS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM906Állami segítségnyújtás az Európai Unió együttműködési
megállapodási szerződései alapján
NS15
KKM907A Külgazdasági és Külügyminisztérium Nemzetközi Fejlesztési
és Humanitárius Főosztály (NEFEFO) iratai
NS15
KKM908Magyarország pénzügyeiNS15
KKM909Államháztartás.
Az Állami Számvevőszék és a Külgazdasági
és Külügyminisztérium kapcsolata
NS15
KKM910A Nemzetgazdasági Minisztérium és a Külügyminisztérium
kapcsolata, jogszabálytervezetek véleményezése, KKM vélemény
a rendelettervezetekről. Gazdasági Kabinet
NS15
KKM911Bankok és biztosító intézetek. Bankalapítás, bankkonszolidáció,
bankhálózat. Befektetési alapok. Magyar Nemzeti Bank
NS15
KKM912Állami hitelek. Hitelkonszolidáció. Államadósság,
államkölcsönök
NS15
KKM913Adóügyek. Adóigazgatás korszerűsítése. Vagyonpolitikai
irányelvek. Helyi adók. ÁFA visszatérítés külföldieknek
NS15
KKM914Vámügyek. Nemzeti Adó- és Vámhivatal és a Külgazdasági
és Külügyminisztérium kapcsolata
NS15
KKM915Nemzetgazdasági Minisztérium és a KKM kapcsolataNS15
KKM916Energiagazdálkodás, energiahordozókNS15
KKM917Ipari kiállítás3-
KKM918A Földművelésügyi Minisztérium és a Külgazdasági
és Külügyminisztérium együttműködése, kapcsolata
NS15
KKM919A nemzetközi műszaki-tudományos és környezetvédelmi
együttműködés keretében hozott határozatok és ezek
végrehajtása
NS15
KKM920KörnyezetvédelemNS15
KKM921TerületfejlesztésNS15
KKM922Nemzeti Innovációs Hivatal és a KKM kapcsolataNS15
KKM923Magyarország mezőgazdasága, agrár reorganizációs program,
a mezőgazdaság állami támogatása
NS15
KKM924Állategészségügy, állattenyésztés. Állatok járványos
megbetegedése, élelmiszer-higiénia
NS15
KKM925Közlekedés, vízgazdálkodás, hírközlés15-
KKM926A Nemzeti Fejlesztési Minisztérium és a KKM együttműködése
közlekedési kérdésekben, Magyarország közlekedési politikája,
a közlekedés általános helyzete
NS15
KKM927Állami gazdaságok5-
KKM928Szállítás. Közúti tranzitdíjak. Vasúti tranzitszállítás, vízi és légi
szállítás
3-
KKM929Vízgazdálkodás, árvizekNS15
KKM930Hírközlés. Távközlés, űrtávközlés. Informatika. Nemzeti Fejlesztési
Minisztérium és a KKM együttműködése
NS15
KKM931Magyarország általános hírközlési színvonala
A Magyar Posta helyzete
5-
KKM932Magyarország belkereskedelme, turizmus, idegenforgalomNS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM933Általános, illetve operatív, tájékoztató anyagok a kereskedelem
és belkereskedelem területén
5-
KKM934A szövetkezeti mozgalom MagyarországonNS15
Munkaügy, egészségügy, népjóléti és szociális ügyek, statisztika iratai
KKM1001Az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a Külgazdasági
és Külügyminisztérium együttműködése munkaügyi
kérdésekben
NS15
KKM1002Általános foglalkoztatáspolitikai, munkaügyi és bérügyi kérdésekNS15
KKM1003Foglalkoztatáspolitika, munkanélküliség. Munkanélküliek
átképzése, ellátása.
Szolidaritási Alap
10
KKM1004Nemzetközi munkaügyi egyezmények.
Külföldiek magyarországi munkavállalása
NS15
KKM1005Közszolgálati jogviszonyban állókra, köztisztviselőkre vonatkozó
foglalkoztatáspolitikai, képesítési és egyéb jogszabályok
hatályukig-
KKM1006Egészségügyi politika Egészségügyi kormányprogram,
válságkezelési program, az Emberi Erőforrások Minisztériuma
és a KKM kapcsolata egészségügyi kérdésekben
NS15
KKM1007Vöröskereszt és egyéb jótékonysági szervezetek nemzetközi
kapcsolatai
10-
KKM1008Társadalombiztosítási nyugdíjrendszer. Külföldön élők
társadalombiztosítása általában
10-
KKM1009Népjóléti és szociálpolitika egyéb ügyek, család-
és gyermekvédelem. Népesedéspolitikai irányelvek
6-
KKM1010Az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a KKM kapcsolata
szociális, családügyi és gyermekvédelmi kérdésekben
NS15
KKM1011Népszámlálási adatok, KSH éves jelentései, tájékoztatói
Közvélemény-kutatási adatok
3-
KKM1012Magyarország statisztikai adatai, közvélemény-kutatás
A KSH és a KKM kapcsolata
NS15
Kultúra, tudomány, oktatás, sport
KKM1101Magyarország kultúrpolitikája
A Külgazdasági és Külügyminisztérium részvétele az
Országgyűlés és a bizottságai kultúrpolitikai, oktatási vitáiban
NS15
KKM1102Az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a KKM együttműködése
kultúrpolitikai kérdésekben.
A magyarországi kisebbségeket és a külföldön élő magyarokat
érintő kultúrpolitikai kérdések
NS15
KKM1103Magyarország kulturális kapcsolatai általában
A Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata a magyar
kulturális és oktatási szervekkel
NS15
KKM1104Közoktatás. Magyarország oktatáspolitikája, közoktatási
rendszere
Az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a KKM kapcsolata,
jogszabálytervezetek véleményezése oktatási kérdésekben
Közoktatási intézmények, egyetemek és főiskolák nemzetközi
kapcsolatainak külügyminisztériumi segítése
NS15
KKM1105Közoktatási intézmények működtetése, egyházi iskolák,
magániskolák, alapítványok Magyarországon
15-
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM1106Ösztöndíjak elvi ügyei, összesítőNS15
KKM1107Tudomány- és technológiapolitika, tudományos élet.
Nemzeti kutatásfejlesztési programok. A kormány kutatási
és tudománypolitikai tanácsadó testülete.
Tudományos és Technikai (TéT) ügyek, attaséi rendszer
10-
KKM1108Az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a KKM együttműködése
tudománypolitikai kérdésekben
NS15
KKM1109A Külgazdasági és Külügyminisztérium kapcsolata a Magyar
Tudományos Akadémiával, felsőoktatási és tudományos
intézményekkel, tudományos szakértőkkel, azok nemzetközi
tevékenységének segítése
NS15
KKM1110Tudományos kitüntetések, címek adományozása
Díszdoktorrá avatás
5-
KKM1111EU Kutatási és Fejlesztési (K+F) ügyekNS15
KKM1112Magyarország népművelési politikájaNS15
KKM1113Világörökség
Közgyűjtemények nemzetközi kapcsolatai
NS15
KKM1114Irodalmi élet Magyarországon, kapcsolatok általános kérdései,
összefoglalók
Írószövetségek és nemzetközi kapcsolataik
NSHN
KKM1115Magyarország művészeti élete.
Színházak, színészek. Filmművészet
NSHN
KKM1116Zeneművészet, zeneszerzők, hanglemezkiadásNSHN
KKM1117Képzőművészet, iparművészet, kiállítások, fotóművészet5-
KKM1118Fesztiválok (pl. Tavaszi Fesztivál stb.)5-
KKM1119Sport
A magyar sport helyzete általában. A Magyar Olimpiai Bizottság.
Sporttámogatási alapok. Sportegyesületek támogatása stb.
NS15
KKM1120Együttműködés a Balassi Intézettel a kulturális diplomácia
területén, Magyarország kulturális intézményei külföldön
NS15
KKM1121Kulturális vegyes iratok
Megemlékezések, rendezvények, ünnepségek (történelmi
események, évfordulók stb. kapcsán)
5-
Sajtópolitika és propaganda, írott és elektronikus sajtó
KKM1201Magyarország sajtópolitikája.
Kommunikációs stratégiai iratok.
Országgyűlési viták plenáris üléseken és bizottságokban.
Sajtótörvény vitája
NS15
KKM1202A KKM álláspontja sajtópolitikai kérdésekben, részvétele
a Parlament és bizottságai sajtópolitikával összefüggő
munkájában
NS15
KKM1203Nemzeti propagandát koordináló szervezetek és bizottságok
kapcsolata a Külgazdasági és Külügyminisztériummal
NS15
KKM1204Magyarország-kép megjelenítése a magyar és külföldi írott
és elektronikus sajtóban általában
NS15
KKM1205Az írott sajtó helyzete Magyarországon.
Lapkiadás, nemzetiségi sajtó stb.
NS15
KKM1206Magyar sajtóirodák és sajtótudósítók külföldönNS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM1207Külföldi sajtótudósítók, rádiók és televíziók magyar adásai10-
KKM1208Külföldi lapok magyarországi értékesítése10-
KKM1209Elektronikus sajtó általános ügyei.
Frekvenciagazdálkodás
hatályukig-
KKM1210Magyar rádiók és TV-k nemzetközi kapcsolatai és külföldre szóló
adásai
NS15
KKM1211Magyar televíziókNS15
Nemzetközi Fejlesztési Együttműködési Program (FEP)
KKM1301Multilaterális szektorNS15
KKM1302Bilaterális szektor, segélyek stb.NS15
KKM1303Kapacitásépítés10-
Általános és biztonságpolitikai, nemzetközi szerződésekre
vonatkozó iratok, szerződések és a hozzájuk kapcsolódó
nemzetközi szervezetek
KKM1401Általános és biztonságpolitikai nemzetközi kérdésekre
vonatkozó iratok
NS15
KKM1402Nagyhatalmak csúcstalálkozóiNS15
KKM1403Kelet-nyugati politikai kapcsolatokNS15
KKM1404Észak-Dél politikai kapcsolatokNS15
KKM1405A világgazdaság problémái (pl. energiaválság, olajválság,
gazdasági válság)
NS15
KKM1406Nem hagyományos (tömegpusztító fegyverek) leszerelése
és korlátozása
NS15
KKM1407A non-proliferáció általános kérdéseiNS15
KKM1408Az Atomsorompó Szerződés (NPT)NS15
KKM1409A Vegyifegyver Tilalmi Szerződés (CWC) és szervezete (OPCW)NS15
KKM1410A Biológiai és Toxin Fegyvertilalmi Szerződés (BTWC)NS15
KKM1411Az Átfogó Atomcsend Szerződés (CTBT) és szervezete (CTBTO)
Atomfegyvermentes övezetek
NS15
KKM1412Űrfegyverkezés (SPI, PAROS)NS15
KKM1413A ballisztikus rakéták elterjedése elleni Hágai Magatartási Kódex
(HCOC)
NS15
KKM1414Az ENSZ BT 1540. sz. határozataNS15
KKM1415A nukleáris terrorizmus elleni ENSZ egyezményNS15
KKM1416A hagyományos fegyverzetek leszerelése és korlátozása, katonai
biztonság- és bizalomerősítő megállapodások
NS15
KKM1417Az európai hagyományos fegyverzetek korlátozásáról szóló
megállapodás (CFE)
NS15
KKM1418A biztonság- és bizalomerősítő intézkedésekről szóló Bécsi
Dokumentum (VD)
NS15
KKM1419Bizonyos hagyományos fegyverek tilalmáról és korlátozásáról
szóló egyezmény (CCW) és ennek egyezményei
NS15
KKM1420A könnyű és kézifegyverekkel (SALW) kapcsolatos ENSZ, EBESZ
és EU dokumentumok
NS15
KKM1421A vállról indítható légvédelmi rakétákkal (MANPADS)
kapcsolatos dokumentumok
NS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM1422A Daytoni Keret Megállapodáshoz kapcsolódó délkelet-európai
egyezmények (+ RACIVIAC)
NS15
KKM1423Magyarország kétoldalú katonai bizalomerősítő megállapodásaiNS15
KKM1424Nemzetközi eVIIport ellenőrzési rezsimekNS15
KKM1425Rakétatechnológiai ellenőrzési rendszer (MTCR)NS15
KKM1426Wassenari Megállapodás (WA-hagyományos fegyverek és kettős
rendeltetésű termékek)
NS15
KKM1427Ausztrália Csoport (AG-vegyi és biológiai fegyverek)NS15
KKM1428Nukleáris Szállítók Csoportja (NG)NS15
KKM1429Zangger Bizottság (ZG)NS15
KKM1430Csendes-óceáni Biztonsági Szerződés
Ausztrália - Új-Zéland - USA Paktum: ANZUS
NS15
KKM1431Biztonságpolitikával kapcsolatos operatív iratok, tájékoztatók1015
KKM1432Kazettás Lőszer Egyezmény (CCM)NS15
KKM1433Fegyverkereskedelmi Szerződés (ATT)NS15
KKM1434Az új típusú biztonsági kihívások, fenyegetések
(cybertámadások, terrorizmus, migráció, környezeti katasztrófák)
NS15
KKM1435Daytoni MegállapodásNS15
Észak-atlanti Szerződés Szervezete (NATO)
KKM1501NATO Nemzetközi Titkárság, Főtitkári KabinetNS15
KKM1502NATO Egyesített Katonai Szervezet, Katonai Bizottság (Military
Committee)
NS15
KKM1503NATO Védelempolitikai és Védelmi Tervezési Bizottság (Defence
Policy and Planning Committee)
NS15
KKM1504NATO Nukleáris Tervező Csoport (Nuclear Planning Group)NS15
KKM1505NATO Parlamenti Közgyűlés
(korábbi nevén: Észak-Atlanti Közgyűlés)
NS15
KKM1506Partnerség a Békéért Program (PfP)NS15
KKM1507NATO-Oroszország Tanács - NRC (korábbi nevén Állandó Közös
Tanács - PJC)
NS15
KKM1508Magyarország és a NATO.
Állandó Képviselet helyzete. Személyi és egyéb ügyek.
Magyarország NATO tagsága.
Magyar Atlanti Tanács (NGO)
NS15
KKM1509Magyarország részvétele a NATO katonai programjaiban.
Delegációk, konferenciák, értekezletek, tanácskozások.
Átrepülés Magyarország felett.
IFOR, KFOR, ISAF
NS15
KKM1510Magyar diplomaták, tisztviselők, szakemberek tevékenysége,
NATO ösztöndíjak
NS15
KKM1511NATO-val kapcsolatos operatív iratok, részanyagok
NATO-reform
5-
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM1512Észak-atlanti Partnerségi Tanács (EAPC)
Miniszteri tanácsülés, csúcstalálkozók
Együttműködési éves munkaterv. Partnerségi
és együttműködési programok; a NATO "nyitott ajtók" politikája;
a NATO kapcsolatai globális és nemzetközi szervezetekkel [ENSZ,
EU, AU, EBESZ, EAPC, MeD, ICI, NATO-Georgia Bizottság (NGC),
NATO-Ukrajna Bizottság (NUC)]
Tanácskozások a NATO vezetőivel.
Új Atlanti Kezdeményezés
NS15
KKM1513RakétavédelemNS15
KKM1514KibervédelemNS15
KKM1515NATO Reagáló Erők (NATO Response Force)NS15
Európai Biztonsági és Együttműködési Szervezet (EBESZ, OSCE)
KKM1601EBESZ: Általános kérdések
Konfliktusmegelőzés, válságkezelés, békefenntartás.
EBESZ státusza. EBESZ költségvetése. EBESZ-reform.
Korfui folyamat, Helsinki +40
NS15
KKM1602Az EBESZ döntéshozó szerveinek munkája
Állandó Tanács,
Biztonsági Együttműködési Fórum, Gazdasági
és Környezetvédelmi Fórum, Csúcstalálkozók. Miniszteri Tanács
NS15
KKM1603Az EBESZ intézményeinek, választott tisztviselőinek munkája.
Soros elnök. Titkárság. EBESZ Főtitkár. Parlamenti Közgyűlés
(OSCE PA).
Demokratikus Intézmények és Emberi Jogok Irodája (ODIHR).
Nemzeti Kisebbségi Főbiztos (HCNM)
Médiaszabadság Képviselő (RFoM)
NS15
KKM1604EBESZ rendezvények, konferenciák, szemináriumok, tárgyalások.
Csúcstalálkozók és miniszteri szintű tanácskozások
NS15
KKM1605EBESZ-hírhálózat, híradós munkacsoport - Communications
Group
NS15
KKM1606EBESZ szakértők, alkalmazottak.
Magyar tisztviselők megválasztása, tevékenységük, szakértők
munkája
NS15
KKM1607A Magyar EBESZ Képviselet helyzete, személyi és egyéb ügyek.
Felterjesztések, továbbítások
NS15
KKM1608EBESZ-szel kapcsolatos operatív jellegű iratok10-
KKM1609EBESZ-hez kapcsolódó fegyverzet-ellenőrzési, bizalom-
és biztonságerősítő fórumok.
Európai Hagyományos Fegyveres Erőkről szóló Szerződés
Katonai bizalom- és biztonságerősítő intézmények.
Egyesített Konzultatív Csoport (JCG)
NS15
KKM1610A magyarországi helyzetet érintő kérdésekkel foglalkozó EBESZ
dokumentumok
NS15
Magyarország és a külállamok kapcsolata. A külállamok
társadalmi, gazdasági, politikai, katonai helyzete
KKM17001Magyarország és a fogadó állam kapcsolata általában. A fogadó
ország külpolitikájának általános iránya, stratégiája, e stratégia
megvalósításának eszközei, módjai
NS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM17002A fogadó ország függetlenné válása. OrszágegyesítésNS15
KKM17003A fogadó ország parlamentjének, felsőházának külpolitikai vitájaNS15
KKM17004A fogadó ország és külállamok állami vezetőinek, pártjai
vezetőinek beszédei, nyilatkozatai a fogadó ország
külpolitikájáról
NS15
KKM17005Az ország nemzetközi helyzete, álláspontja nemzetközi
ügyekben, nemzetközi kapcsolatai
NS15
KKM17006A fogadó ország külügyminisztériumának és külügyi
apparátusának szervezeti struktúrája. Értesülések a fogadó
ország diplomatáiról és vezető állami tisztségviselőiről stb.
NS15
KKM17007Magyar misszió vezetőjének, diplomatájának látogatása
a fogadó ország külügyminisztériumában, ill. más állami
szerveknél és állami vezetőknél
NS15
KKM17008Budapesti külképviseletek vezetőinek, diplomatáinak látogatása
a KKM-ben, illetve más állami szerveknél és állami vezetőknél
NS15
KKM17009A fogadó ország külpolitikájával kapcsolatos tájékoztatók,
operatív anyagok
10-
KKM17010A fogadó ország és Magyarország diplomáciai kapcsolatainak
szintje és formái
NS15
KKM17011Állam és kormány elismeréseNS15
KKM17012Emigrációs, illetve az ország területén kívül tevékenykedő
kormány
NS15
KKM17013A diplomáciai kapcsolat felvétele, megszakítása, nagykövetség
létesítése. Szintemelés
NS15
KKM17014Konzulátus, főkonzulátus, tiszteletbeli konzulokNS15
KKM17015Kereskedelmi képviseletekNS15
KKM17016Nagykövet, követ agrément ügye, megbízólevél átadása stb.
Nagykövet bemutatkozó és búcsúlátogatásai
NS5
KKM17017Konzuli pátens. Főkonzul bemutatkozó és búcsúlátogatásaiNS15
KKM17018Tiszteletbeli konzulok kinevezésével, megbízásával
és működésével kapcsolatos iratok
NSHN
KKM17019Általános Vegyes Bizottság, Kormányközi Vegyes BizottságNS15
KKM17020Két- vagy többoldalú politikai szerződések elkészítésével,
aláírásával, hatálybalépésével, megszűnésével előterjesztések,
értesítések, tervezetek
NS15
KKM17021Közös politikai nyilatkozatNS15
KKM17022Nemzetközi szerződésekkel kapcsolatos jogviták, nemzetközi
bírósági eljárások
NS15
KKM17023Magas szintű tárgyalás, találkozókNS15
KKM17024Államfői találkozókNS15
KKM17025KormányküldöttségNS15
KKM17026Kormányfői találkozókNS15
KKM17027Az Országgyűlés elnökének, alelnökeinek találkozóiNS15
KKM17028Parlamenti kapcsolatok: parlamenti bizottságok, frakciók,
képviselők kapcsolatai
NS15
KKM17029Külügyminiszterek és a külügyminisztériumok magas szintű
vezetőinek találkozói
NS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM17030Magas szintű meghívási, ki- és beutazási tervekNS15
KKM17031Állami és politikai vezetők és családtagjainak üdülése
és magánjellegű látogatásai
10-
KKM17032Magas szintű egyházi vezetők találkozóiNS15
KKM17033A fogadó ország és Magyarország kapcsolata általában.
Külpolitikai kapcsolatok
NS15
KKM17034Felsőszintű határozatok, irányelvek a fogadó ország irányában
folytatandó külpolitikai tevékenységről
NS15
KKM17035Misszióvezető éves beszámoló jelentéseNS15
KKM17036Állami vezetők és a pártok vezetőinek nyilatkozatai, beszédei
a fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és 3.
ország kapcsolatairól
NS15
KKM17037A fogadó ország és Magyarország külügyminisztériumainak
konzultációi
NS15
KKM17038A külképviselet időszakos jelentései a fogadó ország
és Magyarország, ill. harmadik ország kapcsolatairól általában
NS15
KKM17039A fogadó ország budapesti missziója és a magyar KKM, valamint
magyar külképviselet és a fogadó ország
külügyminisztériumának kölcsönös tájékoztatói nemzetközi
és kétoldalú kérdésekről.
A külképviselet kapcsolatai a fogadó ország diplomáciai
testületének tagjaival, állami szervekkel, pártokkal és társadalmi
szervezetekkel, közéleti személyiségekkel
NS15
KKM17040A külképviseletek beosztottainak vidéki látogatásairól készített
jelentések
NS5
KKM17041A fogadó ország és Magyarország kapcsolatának operatív
és tájékoztató anyagai
10-
KKM17042Diplomáciai mentesség, előjogok, viszonosságNS15
KKM17043A nagykövetség épületei elleni támadás. TüntetésekNS15
KKM17044A diplomatákkal szembeni provokációNS15
KKM17045Diplomaták vízumkényszere, vízumkényszer megszüntetése,
mozgásának korlátozása a fogadó országban. Vidéki utazásuk
engedélyhez kötése stb.
NS15
KKM17046Diplomáciai mentességgel kapcsolatos operatív iratok10-
KKM17047Diplomaták letartóztatása, diplomaták kiutasításaNS15
KKM17048Vámügyek, vámmentességek, vámkedvezményekNS15
KKM17049A Diplomáciai Testület vezetőinek, tagjainak összejövetelei.
Javaslataik stb. Diplomata lista
NS15
KKM17050Doyeni tisztségNS15
KKM17051Diplomáciai szertartások, rendezvények, fogadások, ezek
általános szabályai
NS5
KKM17052A fogadó ország szertartásrendjeNS15
KKM17053Javaslatok, diplomáciai rendezvényen való részvételre5-
KKM17054Nemzeti ünnepek, évfordulók programja10-
KKM17055Diplomáciai fogadások összetételéről, lefolyásáról szóló, nem
politikai tartalmú feljegyzések, jelentések
10-
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM17056Jegyrendelés, szobafoglalás diplomaták és külföldi vendégek
részére kulturális, sport, egyéb rendezvényekre, rendőri
biztosítás
Belépők biztosítása diplomaták részére
Ajándékok küldése, átvétele
2-
KKM17057A DT részére szervezett fogadások, rendezvények, programok10-
KKM17058Utcák, parkok elnevezése neves személyiségekről. Szoboravatás,
koszorúzás, megemlékezés.
A fogadó ország területén található magyar történelmi
emlékhelyek és temetők gondozása és viszont
NS15
KKM17059Magyar állami kitüntetések külföldi állampolgároknak. Magyar
állampolgárok külföldi állami kitüntetései
NS15
KKM17060Üdvözlő, gratuláló, köszönő, részvétnyilvánító táviratok,
üzenetek
5-
KKM17061A budapesti külképviseletek személyi, ingatlan, bérleti,
közlekedési ügyei
NSHN
KKM17062A budapesti missziók és beosztottaik, külföldi alkalmazottaik
személyi ügyei
Személyi kartonok
NSHN
KKM17063A budapesti misszió külföldi alkalmazottai orvosi ellátásának
ügyei
NSHN
KKM17064A budapesti missziók külföldi alkalmazottainak bűnügyei,
bűnjelek lefoglalása
NSHN
KKM17065DT címjegyzékének alapanyagaNS15
KKM17066A budapesti külképviseletek magyar alkalmazottainak
munkaviszonyával kapcsolatos ügyek (felvétel, elbocsátás,
munkabér, munkaviszony igazolás stb.)
15-
KKM17067A külképviseletek beosztottainak egyéni kérelmei, panaszai.
Velük szemben elkövetett bűncselekmények, jogsérelmek
25-
KKM17068A budapesti külképviseletek ingatlan, telekkönyvi, adóügyei,
Bérleti szerződés, lakásügyek
NSHN
KKM17069Balesettel kapcsolatos iratok.
Kórházi igazolványok
NSHN
KKM17070Nagykövet és ügyvivő ideiglenes távozását és visszatérését
bejelentő jegyzék (szabadság stb.)
Személyi igazolványokkal kapcsolatos iratok, kérdőívek
(Questionner), utazási igazolványok
2-
KKM17071Eseménynaplók, országismertetők.
Külpolitikai eseménynapló
NS15
KKM17072Emigráció.
A magyar emigráció, kapcsolat a külképviseletekkel
NS15
KKM17073A külföldön élő magyarok körében végzett külképviseleti munkaNS15
KKM17074Magyar származású kiemelkedő személyiségekkel (tudósok,
művészek, közéleti személyiségek stb.) való kapcsolat.
Magyarországi látogatásaik
NS15
KKM17075Külföldi magyarok kulturális, üzleti, sajtó- és propaganda
tevékenysége
NS15
KKM17076Külföldi magyarok ajándékai, felajánlásai Magyarországnak.
Alapítványaik
NS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM17077Magyarországon élő emigránsok és szervezeteikNS15
KKM17078A fogadó országban élő nem magyar emigrációNS15
KKM17079Az ország belpolitikájának általános kérdései. Összefoglaló
jelentés a fogadó ország belpolitikájáról
NS15
KKM17080Magyar állami vezetők és vezető politikusok nyilatkozatai
a fogadó ország belpolitikájáról
NS15
KKM17081Az ország legfelső államhatalmi szervei, törvényhozásaNS15
KKM17082Alkotmány, alkotmánymódosításNS15
KKM17083A törvényhozó testületek tevékenysége, politikai összetételükNS15
KKM17084Az ország nevének, területének megváltozása, országhatárNS15
KKM17085Államigazgatás, közigazgatásNS15
KKM17086A közigazgatás szervezete. A kormány megalakulása, működése,
politikai összetétele. Kormányválság. Kormánylisták. Országos
hatáskörű szakigazgatási szervek és centrális irányítású helyi
közigazgatási szervek hatásköre, ügyrendje
NS15
KKM17087Önkormányzatok, polgármesteri találkozók, városok, régiók,
községek
NS5
KKM17088Városok, régiók, községek kapcsolataNS5
KKM17089Rendszerváltozás. ForradalomNS15
KKM17090Államcsíny, puccs, polgárháború, merényletek. Béketárgyalás,
békemegállapodás
NS15
KKM17091Belpolitikával kapcsolatos operatív anyagok10-
KKM17092Választások. Választási megfigyelésNS15
KKM17093Államfő választásaNS15
KKM17094Országgyűlési választásNS15
KKM17095Önkormányzati, helyhatósági választás, népszavazásokNS15
KKM17096Választásokkal kapcsolatos beszámolók, operatív anyagok10-
KKM17097Az ország politikai mozgalmai.
Politikai tüntetés. Ellenállási mozgalom stb.
NS15
KKM17098Pártok, politikai szervezetek.
Az ország pártjainak, politikai szervezeteinek helyzete,
egymáshoz való viszonya
NS15
KKM17099Társadalmi szervezetek, civil szervezetek, NGO-k a fogadó
országban
NS15
KKM17100Szakszervezetek helyzete, kapcsolataikNS15
KKM17101Testvérvárosi kapcsolatokNS5
KKM17102A kisebbségek jogi helyzete. Önrendelkezési jogNS15
KKM17103Autonómia (területi, kulturális, személyi elvű)NS15
KKM17104Faji megkülönböztetés. Rasszizmus. Emberi jogokNS15
KKM17105Lakosságcsere. Kitelepítés, betelepítés nemzetiségi alaponNS15
KKM17106A fogadó ország határon túli kisebbségei és az anyaország
kapcsolata
NS15
KKM17107Magyar szervezetek és a KKM kapcsolata, helyzete a fogadó
országban
NS15
KKM17108A Magyarországon élő kisebbségek és szervezeteik. Kapcsolatuk
a fogadó országgal
NS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM17109Az ország kisebbségi, nemzetiségi politikájának kisebb
jelentőségű, operatív jellegű iratai
10-
KKM17110Egyházak. Az ország egyházpolitikája.
Az állam és az egyház kapcsolata. Az egyházak külpolitikai
tevékenysége. Az egyházak belső ügyei
NS15
KKM17111Magyarország és a fogadó ország egyházi vezető
személyiségeinek, egyházi szervezeteinek kapcsolatai
NS15
KKM17112A fogadó ország belpolitikájához kapcsolódó, kisebb
jelentőségű, operatív iratok
10-
KKM17113Az ország belső rendészeti szerveinek tevékenysége, általános
értékelés
NS15
KKM17114Rendőrség, csendőrség, tűzoltóság szervezete, létszáma,
technikai felszereltsége
10-
KKM17115Az ország közbiztonságának helyzete. BűnüldözésNS15
KKM17116INTERPOL ügyekNS15
KKM17117Politikai bűncselekmények. Koncepciós perek. Terrorizmus.
Háborús és népellenes bűncselekmények
NS15
KKM17118Közlekedésrendészet10-
KKM17119Embercsempészet, kábítószer-csempészet, fegyvercsempészet,
együttműködés
NS15
KKM17120Egyéb bűnügyek, élet elleni bűncselekmények, fiatalkorúak
bűnelkövetése és bűnüldözés
NS15
KKM17121A fogadó ország Belügyminisztériuma és Magyarország
kapcsolata
NS15
KKM17122Magyar rendőri szervek és a fogadó ország rendőri szervei
közötti megállapodások, együttműködési okmányok
NS15
KKM17123HatárrendészetNS15
KKM17124A határőrizeti szervek együttműködése, határrendészeti
egyezmény. Küldöttségeik, tárgyalások, konzultációk
NS15
KKM17125A Határeseményeket Kivizsgáló Bizottság. Határsértés,
határprovokáció. Tiltott határátlépés
NS15
KKM17126Határátkelőhelyekről szóló egyezmények, azok kijelölése
és építése, fenntartása
NS15
KKM17127KishatárforgalomNS15
KKM17128Közös útlevél- és vámvizsgálatNS15
KKM17129Rendészet és határrendészettel kapcsolatos operatív és kisebb
jelentőségű iratok
10-
KKM17130A fogadó ország idegenrendészeteNS15
KKM17131Az idegenrendészeti szervek kapcsolataiNS15
KKM17132TúszügyekNS15
KKM17133Tartózkodási engedély a fogadó ország állampolgárai részére
Magyarországon
NS15
KKM17134Kiutasítás, kiadatás. Migráció, menekültügy. Politikai
menedékjog
NS15
KKM17135Az ország igazságszolgáltatása. Ügyészi, bírói szervezet,
általános helyzetértékelés
NS15
KKM17136A fogadó ország jogszabályaiváltozásig-
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM17137Toloncegyezmény, visszafogadási egyezményNS15
KKM17138A fogadó ország és a Magyarország igazságügyi szerveinek
kapcsolatai. Jogászszervezetek kapcsolatai
NS15
KKM17139Kárpótlási ügyekNS15
KKM17140Jogvita a fogadó ország és Magyarország közöttNS15
KKM17141Politikai perek, amnesztia, rehabilitációNS15
KKM17142Jogsegély egyezmények. Polgári, családjogi, bűnügyi jogsegélyNS15
KKM17143Levéltovábbítás a BM, IM és más igazságszolgáltatási szervek
felé
2-
KKM17144Igazságszolgáltatás operatív iratok10-
KKM17145Általános katonai, védelempolitikai kérdések. A fogadó ország
katonai stratégiája
NS15
KKM17146A fogadó ország hadserege, közös hadgyakorlatokNS15
KKM17147Katonai hírszerzésNS15
KKM17148A katonai attaséi hivatalok ügyei.
Attasé agrément. Attaséi jelentések
NS15
KKM17149Két- vagy többoldalú katonai szerződések, megállapodások.
Katonai, biztonságpolitikai együttműködés
NS15
KKM17150Külállamok katonai szakértőiNS15
KKM17151Külállamok katonai támaszpontjaiNS15
KKM17152Honvédelmi minisztérium delegációi, katonai delegációk,
tárgyalások, konzultációk
NS15
KKM17153Katonai segélyszállítmányokNS15
KKM17154Hadfelszerelések vásárlása, eladása, átadása. Haditechnikai
együttműködés, kiállítás
NS15
KKM17155Békefenntartó alakulatok, missziókNS15
KKM17156Államok közötti háború.
Mozgósítás, hadüzenet. Külállam(ok) katonai beavatkozása.
Annektálás, megszállás stb.
NS15
KKM17157Katonasírok megjelölése és gondozása. Hősi emlékművek,
megemlékezések. Hagyományőrző egyesületek
NS15
KKM17158Hadifogoly ügyek. Hadifogoly egyezmény, hadifogoly cserékNS15
KKM17159Polgári védelem. Katasztrófavédelmi, polgári védelmi
egyezmény
NS15
KKM17160Intézkedések vészhelyzet, rendkívüli állapot eseténNS15
KKM17161Katonai ösztöndíjasokNS15
KKM17162A fogadó ország gazdaságpolitikája, általános gazdasági
helyzete
NS15
KKM17163A fogadó országban az állam szerepe a gazdasági életben,
gazdasági irányítási rendszer
NS15
KKM17164A fogadó ország külgazdasági kapcsolatait meghatározó
általános elveket, prioritásokat ismertető összefoglaló anyagok
NS15
KKM17165Nemzetközi gazdasági bojkott az ország ellen. Az ebből fakadó
gazdasági kár más országok részére és ennek kompenzációja
NS15
KKM17166A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország
és harmadik ország általános gazdasági kapcsolatai.
Kormányközi gazdasági bizottságok
NS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM17167Több szakterületet érintő gazdasági szakdelegációk éves, féléves
kiküldetési és fogadási terve. Látogatások, meghívások
10-
KKM17168A fogadó ország véleménye Magyarország gazdasági
helyzetéről, gazdaságirányítási rendszeréről
NS15
KKM17169Gazdasági segítségnyújtásNS15
KKM17170Közös vállalatok létesítése, működési szabályaik, felszámolásuk.
Magyar vállalatok tevékenysége a fogadó országban
NS15
KKM17171Közös projektek harmadik országbanNS15
KKM17172Az ország pénzügyi politikája, pénzügyi helyzeteNS15
KKM17173A fogadó ország állami költségvetése, a fizetési mérleg alakulása,
pénzügyi likviditása, beruházási politikája
NS15
KKM17174A fogadó ország és Magyarország, ill. harmadik ország pénzügyi
kapcsolatai:
Bankkapcsolatok külföldön, külföldi tőkebefektetés.
Valutaügyek, árfolyam
NS15
KKM17175Adópolitika, kettős adóztatásNS15
KKM17176Vámügyek. Vám együttműködési megállapodásNS15
KKM17177A pénzügyi és gazdaságpolitikával kapcsolatos operatív iratok10-
KKM17178Az ország általános iparpolitikája, iparaNS15
KKM17179Egyes iparágak helyzete, egyes iparágakban együttműködés
Magyarországgal. Kiállítások, vásárok, árubemutatók
NS15
KKM17180Műszaki-tudományos és környezetvédelmi együttműködés
A fogadó ország műszaki-tudományos fejlettsége, kutatásai
NS15
KKM17181A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország
és harmadik ország műszaki-tudományos együttműködése
TéT VB. TéT attasék tevékenysége, jelentései.
Megállapodások alapján dolgozó szakértők ügyei
NS15
KKM17182EURÉKA programNS15
KKM17183METESZ és más műszaki és természettudományos egyesületek
és szövetségek kapcsolatai
NS5
KKM17184Műszaki és tudományos együttműködések operatív iratai5-
KKM17185Az ország mezőgazdaságának helyzete, állami politika,
földbirtokreform
NS15
KKM17186A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország
és harmadik ország mezőgazdasági kapcsolatai. Mezőgazdasági
attasék jelentései
NS15
KKM17187Állatok járványos megbetegedése. Járványok megelőzésére
vonatkozó nemzetközi kötelezettségek
NS15
KKM17188A mezőgazdaság egyes ágazatainak helyzeteNS15
KKM17189Mezőgazdasági szövetkezetek és ezek nemzetközi kapcsolataiNS15
KKM17190Közlekedés, hírközlés, posta általános helyzete, állami
intézkedések
NS15
KKM17191A fogadó ország és Magyarország, ill. 3. ország közlekedési,
hírközlési kapcsolatai
NS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM17192Ágazatok helyzete: Útépítés, közúti közlekedés. Fuvarozási
egyezmények. Vasút, vasúti egyezmények. Közúti és vasúti
hídépítés. Hajózás, hajózási egyezmények. Hajóipar, kikötők.
Légi közlekedés, légi közlekedési egyezmények. Városi
közlekedés. Vállalatok, irodanyitás
NS15
KKM17193Posta és hírközlésNS15
KKM17194EXPO, nemzetközi kiállítások, gazdasági napokNS15
KKM17195Belkereskedelem, idegenforgalomNS15
KKM17196A fogadó ország belkereskedelmének összefoglaló értékelése,
kereskedelmi hálózat, közellátás
NS15
KKM17197A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország
általános belkereskedelmi kapcsolatai
NS15
KKM17198Idegenforgalmi egyezmények, együttműködés, idegenforgalom
konkrét ügyei
NS15
KKM17199A fogadó ország szövetkezeti mozgalma és szövetkezeteinek
nemzetközi kapcsolatai
NS15
KKM17200A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország
szociálpolitikai kapcsolatai. Szociálpolitikai egyezmények,
társadalombiztosítási és kölcsönös betegellátási egyezmények
NS15
KKM17201A fogadó ország egészségügyi politikájaNS15
KKM17202A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország
egészségügyi kapcsolatai
NS15
KKM17203A népesedési politika elvi kérdéseiNS15
KKM17204Környezetvédelem, környezetvédelmi együttműködési
egyezmények
NS15
KKM17205A fogadó ország statisztikája, népszámlálás,
közvélemény-kutatás
NS15
KKM17206Munkaügy, egészségügy, szociális ügyek, környezetvédelem,
statisztika operatív iratai
10-
KKM17207A fogadó ország kultúrpolitikája, kultúrájának helyzeteNS15
KKM17208A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország
kulturális kapcsolatai
NS15
KKM17209A fogadó ország oktatási politikája, oktatási rendszere
és nemzetközi oktatási kapcsolatai
NS15
KKM17210A fogadó ország és Magyarország oktatási kapcsolatai. Oktatók
tanulmányútjai
NS15
KKM17211A fogadó ország területén működő magyar nyelvű iskolák,
magyar lektorátusok (nem nemzetiségi oktatás),
ill. a Magyarországon működő idegen nyelvű iskolák,
lektorátusok
NS15
KKM17211Nemzetiségi oktatásNS15
KKM17212Ösztöndíjas egyezmények. Ösztöndíjas ügyek, pályázatok.
Oklevelek, képesítések elismerése (ekvivalencia)
NS15
KKM17213A fogadó ország tudomány- és technológiapolitikája.
A fogadó ország és Magyarország tudományos kapcsolatai.
A fogadó ország tudományos akadémiája és a Magyar
Tudományos Akadémia kapcsolata. Szakbizottságok stb.
NS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM17214A fogadó ország népművelési politikája. Könyvkiadás.
Közgyűjtemények, múzeumok.
A fogadó ország és a Magyarország, ill. harmadik ország
népművelési és közművelődési kapcsolatai
NS15
KKM17215Könyvkiadás. Könyvkiadói és levéltári együttműködés.
Szerzői jogi egyezmények.
A fogadó ország területén található magyar történelmi
emlékhelyek, emléktáblák és temetők gondozása és viszont
NS15
KKM17216Művészeti, irodalmi élet a fogadó országban és nemzetközi
művészeti kapcsolatai.
Összefoglaló a fogadó ország művészeti életéről.
A fogadó ország véleménye a magyar művészeti életről
NS15
KKM17217Irodalmi élet. Írószövetségek kapcsolatai. Irodalmi hagyatékokNS15
KKM17218Képzőművészet általános helyzeteNS15
KKM17219Fotó és film helyzete és nemzetközi kapcsolataiNS15
KKM17220Fesztivál, ünnepi játék, kiállítás, kulturális napok, filmhét.
Egyéb művészeti rendezvények, ünnepségek
NS15
KKM17221Kiemelkedő kulturális személyiségekkel való foglalkozás,
díjátadás
NS15
KKM17222A sport helyzete a fogadó országban, sportkapcsolatokNS5
KKM17223Kulturális intézetekNS15
KKM17224A fogadó ország kulturális intézete MagyarországonNS15
KKM17225Magyarország kulturális intézetei külföldön, Kulturális Intézet
személyi ügyei, tájékoztató jellegű iratok
NS15
KKM17226Kulturális vegyes iratok. (Kulturális intézmények tájékoztatói,
kiemelkedő történelmi személyiségek megünneplése, kulturális
értékek ajándékozása stb.)
NS15
KKM17227A fogadó ország sajtópolitikája, propagandájának elvi kérdései.
Sajtószabadság
NS15
KKM17228A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország
kapcsolata, együttműködése a sajtó és a propaganda területén,
ezzel kapcsolatos látogatások a KKM-ben. Direktívák a fogadó
országgal kapcsolatos magyar sajtópolitikáról és propaganda
tevékenységről
NS15
KKM17229A fogadó ország véleménye a magyar sajtóról, a magyar
sajtópolitikáról és propagandáról
NS15
KKM17230A fogadó ország sajtótermékeinek magyarországi terjesztése5-
KKM17231A fogadó országban megjelenő magyar lapok helyzete5-
KKM17232A fogadó ország sajtója Magyarországról, magyar
személyiségekről
NS15
KKM17233A külképviselet sajtó- és propaganda munkája. Jelentések
a külképviselet sajtómunkájáról.
A külképviselet sajtómunkájának értékelése. Sajtóértekezlet
a külképviseleten
NS15
KKM17234Sajtóügyek operatív iratai5-
KKM17235Sajtóirodák (működés, nyitás stb.), akkreditált állandó
sajtótudósítók. Magyar állandó tudósítók személyi ügyei
5-
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM17236A sajtóiroda kapcsolata a fogadó ország
külügyminisztériumának sajtóosztályával
NS15
KKM17237A magyar sajtóirodák kiadványai2-
KKM17238A fogadó ország Budapestre akkreditált állandó sajtótudósítói10-
KKM17239A fogadó ország és Magyarország sajtószerveinek és lapjainak
kapcsolata.
Magas szintű delegációkat kísérő újságírók programja
NS15
KKM17240A fogadó ország elektronikus sajtója (rádió, televízió)NS15
KKM17241Nemzetközi rádió és televízió egyezmények, megállapodások
és azok értékelése
NS15
KKM17242Magyar Televízió Zrt., Magyar Rádió Zrt. tájékoztatók
a nemzetközi kapcsolatokról.
Műsoranyag továbbítása, filmforgatási engedélyek.
Rádió- és televízió-műsorok értékelése
10-
KKM17243A fogadó ország és Magyarország hivatalos fellépése, kifogása
a másik fél műsora ellen
NS15
KKM17244Magyar külképviselet filmbemutatói, budapesti külképviseletek
filmbemutatói.
A magyar KKM sajtó részlegének filmrendelései
5-
KKM17245Magyar televízió- és rádióadások a fogadó országbanNS15
KKM17246Cikkek, interjúk operatív ügyintézése, delegációk és hivatalos
személyek látogatásáról megjelent közlemények.
Segítségnyújtás magyar forgatócsoportnak külföldi forgatáshoz
2-
Konzuli tevékenység során létrejött iratok
A fogadó ország konzuli munkáját szabályozó jogszabályok,
rendelkezések
KKM17247A konzulátusok kapcsolata a fogadó ország külügyminisztériuma
konzuli osztályával
5-
KKM17248Vízum- és útlevél megállapodások, egyezmények.
Vízumkényszer
NS15
KKM17249Vízum és útlevél kiállítási szabályokNSHN
KKM17250Állampolgársági egyezmények, megállapodások
és előkészítésük
NS15
KKM17251Konzuli egyezmények, előzetes tárgyalási anyagok, európai
uniós konzuli együttműködések elvi iratai (pl. COCON, SITCEN,
válságkezelés)
NS15
KKM17252Konzuli konzultációk5-
KKM17253A főkonzulok és konzulok évi és időszakos jelentései (Központ)NS15
KKM17254A főkonzulok és konzulok évi és időszakos jelentései
(Külképviselet), tiszteletbeli konzuli ügyek (jelentés, utasítás,
iránymutatás)
5
Egyéni vízumügyek
KKM17255Felhasznált vízumbélyegek sorszámait tartalmazó igazoló
szelvények nyilvántartása
5-
KKM17256Rontott, megrongálódott vízumbélyegek3 hónap-
KKM17257Vízumkérelmek és dokumentáció2-
KKM17258Elutasított vízumkérelmek5-
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
Konzuli cselekmények és egyedi konzuli ügyek
Hazai hatóságok felé, átruházott hatáskörben végzett ügyek
KKM17259Állampolgársági eskü jegyzőkönyveNSHN
KKM17260Állampolgársági ügyek5-
KKM17261Okiratbeszerzés (pl. anyakönyvi kivonat, Apostille)5-
KKM17262Hazai anyakönyvezési ügyek5-
KKM17263Névváltoztatás és névviselés kérelem felterjesztése, házassági
névmódosítási kérelem
NSHN
KKM17264Útlevél ügyek (útlevéligénylés iratai, hamis útlevéllel kapcsolatos
levelezés, szülői hozzájáruló nyilatkozat)
5-
KKM17265Úti okmány elvesztése, ellopása stb. (okmányesemény)2-
KKM17266Lakcímbejelentéssel kapcsolatos ügyek5-
KKM17267Ügyfélkapu-regisztráció iránti kérelem2-
KKM17268Örökbefogadási kérelem továbbítása5-
KKM17269Kiskorúak gyermekvédelmi gondoskodásával (védelembe vétel,
ideiglenes hatályú elhelyezés) kapcsolatos, illetve egyéb
gyámsági, gondnoksági ügyek
25
Közjegyzői cselekmények
KKM17270Végintézkedés, szóbeli végintézkedés tanújának nyilatkozata,
konzuli okiratok
NSHN
KKM17271Konzuli tanúsítványok5-
Konzuli közigazgatási ügyek
KKM17272Hatósági igazolványok kiállítása (pl. ideiglenes magánútlevél,
egyszeri utazásra jogosító úti okmány, ETD), ETD kiállításához
engedély
5
KKM17273Hatósági bizonyítványok kiállítása (pl. halottszállítási engedély)5-
KKM17274Hazatérési kölcsön5-
KKM17275Apai elismerő nyilatkozat, házasságkötési tanúsítványNS-
Érdekvédelmi ügyek
KKM17276Letartóztatott látogatása, őrizetbe vétel és letartóztatás,
büntetőügyek: szabadságvesztés büntetés esetén annak
letöltésétől számítva, határon visszafordítás, hagyatéki ügyek,
baleseti ügyek, emberkereskedelmi ügyek, segítségnyújtás,
tanácsadás, tájékoztatás érdekvédelmi ügyben, érdekvédelmi
tevékenység az Európai Unió polgára részére, haláleset,
felkutatás hozzátartozó/lakcím stb.
5-
KKM17277Jogsegélyforgalom5-
KKM17278Irattovábbítás, kézbesítés2-
Egyéb ügyek
KKM17279Panaszok (konzuli tevékenység ellen, fogadó állam hatóságai
ellen, magyar hatóság ellen)
5-
KKM17280Jogi és más tájékoztatás, információ a fogadó ország
gyakorlatáról, honlappal kapcsolatos tájékoztató anyagok,
utazási tanácsok, országbesorolás
5-
KKM17281Okiratbeszerzés külföldről5-
KKM17282Talált tárgyak, iratok stb.5-
KKM17283Hagyatéki eljárásban adatszolgáltatás, hagyatéki ügyek5-
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM17284Letét kezelése (a letétkezelés megszűnésétől)15-
KKM17285Diplomáciai felülhitelesítésNSHN
KKM17286Relációs ügyek15-
KKM17287Államfők, kormányfők, miniszterek levelezéseNS15
KKM17288Központban és a külképviseleten őrzött aláírás-
és bélyegzőminták
NSHN
KKM17289Miniszteri felülhitelesítésNSHN
KKM17290Hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyek
nyilvántartása (jogosultság megszűnésétől)
5-
Az ENSZ általános ügyei és szervei, Magyarország és az ENSZ
KKM1801Az ENSZ-szel kapcsolatos általános kérdésekNS15
KKM1802ENSZ főtitkár, Főtitkárság (Secretary-General)NS15
KKM1803ENSZ Titkárság (Secretariat)NS15
KKM1804ENSZ ösztöndíjasok és tisztviselők ügyei. Magyar ENSZ
tisztviselők ügyei
NS15
KKM1805ENSZ szemináriumok és konferenciákNS15
KKM1806ENSZ Tájékoztatási Hivatal anyagai (OPI)NS15
KKM1807Magyarország ENSZ képviseleteNS15
KKM1808Magyarország részvétele az ENSZ szerveiben, szervezetébenNS15
KKM1809ENSZ általános ügyek operatív iratai10-
KKM1810Az ENSZ Biztonsági Tanácsa (BT)NS15
KKM1811BT határozatok, ülésekNS15
KKM1812A BT állandó és nem állandó tagjai.
BT Véleményezési Bizottság az új tagokra
NS15
KKM1813A BT bizottságai és különbizottságaiNS15
KKM1814BT szankciók. BT Szankció Bizottság tevékenységeNS15
KKM1815A BT átalakítása, reformjaNS15
KKM1816ENSZ békefenntartó erők és szervezetekNS15
KKM1817Magyarország és a Biztonsági TanácsNS15
KKM1818Biztonsági Tanáccsal kapcsolatos operatív iratok10-
ENSZ Közgyűlés
Magyarország és az ENSZ Közgyűlés
KKM1819Magyarország felkészülése a Közgyűlésre.
Javaslatok, a kormány álláspontjáról szóló feljegyzések,
kormányhatározatok
NS15
KKM1820A magyar delegáció és a magyar állandó ENSZ képviselet (New
York, Genf, Bécs) ügyei. Delegációk, tárgyalások
NS15
KKM1821Az ENSZ közgyűlések folyamatos értékelése a magyar ENSZ
képviseleten
NS15
KKM1822ENSZ közgyűlések értékelése: más ország véleményeNS15
KKM1823ENSZ egyezmények, közgyűlési határozatok, jegyzőkönyvekNS15
KKM1824Jelölések az ENSZ Közgyűlés tisztségviselőireNS15
KKM1825Országok ENSZ-tagsága: felvétel, kilépésNS15
KKM1826Magyarország ENSZ-tagságaNS15
KKM1827ENSZ Közgyűléssel kapcsolatos részanyagok, tájékoztatók,
operatív iratok
10-
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
Az ENSZ Közgyűlés főbizottságai, állandó és ad hoc bizottságai
KKM18281-es Leszerelési és Biztonsági FőbizottságNS15
KKM18292-es Gazdasági és Pénzügyi FőbizottságNS15
KKM18303-as Szociális, Humanitárius és Kulturális FőbizottságNS15
KKM18314-es Speciális Politikai és Dekolonizációs FőbizottságNS15
KKM18325-ös Adminisztratív és Költségvetési Főbizottság (UNIFU)NS15
KKM18336-os Jogi FőbizottságNS15
KKM1834Tagdíj BizottságNS15
KKM1835Egyéb állandó, különleges és ad hoc bizottságokNS15
KKM1836Nemzetközi Kereskedelmi Jogi Bizottság (UNCITRAL)
UN Commission on International Trade Law, Bécs
NS15
KKM1837Faji Megkülönböztetés Kiküszöbölésével Foglalkozó Bizottság
(CERD)
NS15
Az ENSZ Gazdasági és Szociális Tanácsa (ECOSOC)
és szervei
KKM1838Az ECOSOC általános ügyei.
Elnöki és alelnöki tisztség, reformok funkcionális
és szakbizottságai.
Jelölés a szakbizottságok elnöki tisztségére
NS15
KKM1839Funkcionális bizottságok. Statisztikai Bizottság. Népesedési
és Fejlesztési Bizottság (UNFPA)
NS15
KKM1840Gyermekek jogaival foglalkozó bizottság (CRC)NS15
KKM1841Szociális Fejlesztési Bizottság (CSD, Bécs)NS15
KKM1842Emberi Jogok Bizottsága (CHR, Genf)NS15
KKM1843Nők helyzetével foglalkozó Bizottság (CSW, CEDAW)NS15
KKM1844Kábítószer Bizottság (CND, ODC)NS15
KKM1845Kínzás Elleni Bizottság (IRCT, CAT)NS15
KKM1846Emberi Települések Bizottsága (HABITAT, Nairobi)NS15
KKM1847ECOSOC egyéb szakbizottságaiNS15
KKM1848ENSZ Európai Gazdasági Bizottság (EGB, UN/ECE)
Economic Commission of Europe
NS15
KKM1849ENSZ Ázsiai és Csendes-óceáni Gazdasági és Szociális Bizottsága
(ESCAP, ECAFE)
(Economic and Social Commission for Asia the Pacific Bangkok)
NS15
KKM1850ENSZ Afrikai Gazdasági Bizottsága (ECA)
(Economic Commission for Afrika, Addis Abeba)
NS15
KKM1851ENSZ Latin-Amerikai Gazdasági Bizottsága (ECLAC)
(Economic Commission for Latin America and the Caribbean,
Santiago)
NS15
KKM1852ENSZ Nyugat-ázsiai Bizottsága (ECWA)
(Economic and Social Commission for Western Asia, Amman)
NS15
KKM1853Környezetvédelmi Program (UNEP)
Globális problémák. A legkevésbé fejlett országok problémái
(Föld Konferencia)
Éghajlatváltozási Keretegyezmény (Kioto)
Montreáli Jegyzőkönyv
NS15
KKM1854ENSZ Bizottságok tájékoztató és operatív iratai10-
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM1855Gyámsági TanácsNS15
KKM1856Nemzetközi Bíróság (ICJ)NS15
Kulturális, műszaki, egészségügyi, élelmezési,
pénzügyi és munkaügyi, egyéb szakosított szervek
KKM1857Az ENSZ Nevelésügyi, Tudományos és Kulturális Szervezete
(UNESCO)
Az UNESCO alkotmánya, programja, költségvetése, segélyalapja.
Tagsági és tagdíj ügyek. Szakértők, ösztöndíjasok
NS15
KKM1858Magyar álláspont az UNESCO-ban. Magyar delegáció
összeállítása. Közgyűlés értékelése
NS15
KKM1859Világörökség BizottságNS15
KKM1860A magyar állandó UNESCO képviselet tevékenységeNS15
KKM1861UNESCO Magyar Nemzeti BizottságaNS15
KKM1862ENSZ Élelmezési és Mezőgazdasági Szervezete (FAO)
Food and Agricultural Organization, Róma
NS15
KKM1863Nemzetközi Atomenergia Ügynökség (NAÜ, IAEA), BécsNS15
KKM1864Nemzetközi Munkaügyi Szervezet (NMSZ, ILO), GenfNS15
KKM1865Egészségügyi Világszervezet (WHO), GenfNS15
KKM1866Meteorológiai Világszervezet (WMO)
World Meteorological Organization, Genf
NS15
Pénzügyi, gazdasági-kereskedelmi szervezetek
KKM1867Nemzetközi Valuta Alap (IMF, IMFUND)
International Monetary Fund, Washington.
A KKM által képviselt magyar álláspont
NS15
KKM1868Nemzetközi Újjáépítési és Fejlesztési Bank (IBRD)
International Bank for Reconstruction and Development,
Washington
NS15
KKM1869Nemzetközi Pénzügyi Társulás (IFC)
International Finance Corporation, Washington
NS15
KKM1870Nemzetközi Fejlesztési Egyesülés (IDA)
InternationalDevelopment Association, Washington
NS15
KKM1871ENSZ Iparfejlesztési Szervezete (UNIDO)
UN Industrial Development Organization, Bécs. Konferenciák.
UNIDO Tanácsa és Állandó Bizottsága
NS15
KKM1872Az UNIDO és Magyarország.
UNIDO Magyar Nemzeti Bizottság.
Magyar tisztviselők és szakértők részvétele
NS15
KKM1873Szellemi Tulajdon Világszervezete (WIPO)
World Intellectual Property Organization
WIPO közgyűlések és konferenciák.
Tagállamok, Párizsi Unió és Berni Unió tagállamai.
Jelölés tisztségviselőkre, WIPO tisztviselők
NS15
Postai, közlekedési és szállítási szakosított szervek
KKM1874Egyetemes Postai Unió (UPU)
Universal Postal Union, Bern
UPU közgyűlések. UPU Végrehajtó Tanácsa.
Magyarország és az UPU
NS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM1875Nemzetközi Távközlési Unió (ITU)
International Telecommunication Union, Genf
Magyarország és az ITU
NS15
KKM1876Nemzetközi Tengerészeti Szervezet (IMO)
International Maritime Organization, London
Magyarország és az IMO kapcsolata
NS15
KKM1877Nemzetközi Polgári Repülési Szervezet (ICAO)
International Civil Aviation Organization, Montreal
Magyarország és az ICAO
NS15
Az ENSZ egyéb szervei
KKM1878Kisebbségek nemzetközi szervezeteNS15
KKM1879Kereskedelmi és Fejlesztési Konferencia (UNCTAD)
UN Conference on Trade and Development, Genf
UNCTAD konferenciák, tanácsülések, bizottságok ülései.
Jelölések tisztségekre
NS15
KKM1880ENSZ Fejlesztési Programja (UNDP)
UN Development Programme, New York Kormányzótanács
ülései. ENSZ Népesedési Alap (UNDFPA). Speciális Alap
projektek. Világélelmezési Tanács. Szakértők és ösztöndíjasok.
UNDP zsűri. Magyar országprogram, magyar hozzájárulás
NS15
KKM1881ENSZ Gyermek Alap (UNICEF)
UN Children's Fund, New York
NS15
KKM1882Menekültügyi Főbiztosság (UNHCR), Genf
Az UNHCR magyar vonatkozású ügyei
NS15
KKM1883Egyéb oktatási testületek:
ENSZ Továbbképző és Kutatási Intézet (UNITAR), Genf
ENSZ Egyetem (UNU) (UN University), Tokió
NS15
KKM1884Genfi Leszerelési Értekezlet.
Multilaterális szerződések
NS15
KKM1885Újonnan alakult vagy ideiglenes bizottságokNS15
KKM1886ENSZ biztosságok és szervezetek operatív és tájékoztató anyagai10-
KKM1887UNIDROITNS15
ENSZ-en kívüli államközi szervezetek
Államközi politikai szervezetek
KKM1901Délkelet-Ázsiai Szerződés Szervezete (SEAT), Ázsiai
és Csendes-óceáni Tanács (ASPAC), Ázsiai Együttműködési
és Bizalomerősítési Értekezlet (CICA), East Asia Forum (EAS),
Treaty of Amity an Cooperation (TAC)
NS15
KKM1902Egyéb Távol-keleti, Ázsiai és Csendes-óceáni államközi politikai
szervezetek pl. Dél-Ázsiai Regionális Együttműködési Szervezet
(ASEAN )
Ázsiai-Európai Országok Vezetőinek Találkozója ASEM ARF
ASEAN Regional Forum, Pacific Islands Forum (PIF)
NS15
KKM1903Északi Tanács, Afrikai Egységszervezet: AESZ, OAU
Kairói Afrikai Társaság, Afrikai Entente, Közös Afrikai és Malgas
Szervezet: OCAM
NS15
KKM1904Egyéb afrikai államközi politikai szervezetekNS15
KKM1905Arab Maghreb UnióNS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM1906Arab Liga, Iszlám Paktum, Iszlám Konferencia Szervezete: ICO,
OIC
NS15
KKM1907Egyéb közel-keleti és arab országok államközi politikai
szervezetei
NS15
KKM1908Latin-amerikai és karibi államközi és parlamenti szervezetekNS15
KKM1909Amerikai Államok Szervezete (OAS, OE) és egyéb regionális
politikai szervezetek
NS15
Európa Tanács (ET)
Council of Europe
KKM1910Tagfelvétel, megfigyelői státusz, költségvetés, egyezmények,
határozatok, konvenciók, csúcstalálkozók, konferenciák,
projektek, ösztöndíjak, tanfolyamok, tanulmányok.
Szomszédságpolitika
NS15
KKM1911Miniszteri Bizottság, csúcstalálkozók, külügyminiszterek
találkozói, Velencei Bizottság, főtitkári kezdeményezések
NS15
KKM1912ET Parlamenti KözgyűlésNS15
KKM1913Emberi Jogok Európai Bírósága
Emberi Jogok Európai Egyezménye
NS15
KKM1914Európai Helyi és Regionális Önkormányzatok Kongresszusa
(CLRAE)
NS15
KKM1915Monitoring, Magyarország monitorálásaNS15
KKM1916Keretegyezmény a nemzeti kisebbségek védelméről. Regionális
vagy kisebbségi nyelvek Európai Chartája. Európa Tanács emberi
jogi biztos
NS15
KKM1917Európai Szociális ChartaNS15
KKM1918Európa Tanáccsal kapcsolatos operatív iratok10-
KKM1919Velencei BizottságNS15
Európai és regionális szervezetek
KKM1920Interparlamentáris Unió: IPU, UIP
Konferenciák, jelölések.
IPU és Magyarország.
Delegációk, tárgyalások
NS15
KKM1921Alpok-Adria Munkaközösség. Vezető testületei. Regionális Iroda
kapcsolata Magyarországgal, kapcsolat a magyar
kormányszervekkel
NS15
KKM1922Duna Bizottság (Duna-menti Együttműködési Folyamat)
Ülésszakok, munkatervek, szakértői értekezletek
Tisztviselők és alkalmazottak ügyei, Költségvetés, székház
NS15
KKM1923Közép-Európai Kezdeményezés, CEI (korábban Quadragonale,
Pentagonale, Hexagonale)
Közép-Európa Év, Regionális Elnökségi Fórum tárcaközi
munkacsoport
NS15
KKM1924Visegrádi Együttműködés, Visegrad Group, V-4, (V-3) Visegrádi
Csoport. Nemzetközi Visegrádi Alap (International Visegrad
Fund) Együttműködési elvei. Tagországok közötti
együttműködés. Jogi Konzultációs Bizottság.
Társulási megállapodás az Európai Unióval, együttműködés más
szervezetekkel, országokkal
NS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM1925Nyugat-Balkán Alap (Western Balkans Fund - WBF, Regionális
Együttműködési Tanács (Regional Cooperation Council - RCC),
Délkelet-európai Stabilitási Paktum (SP) (SEECP)
NS15
KKM1926Délkelet-európai Együttműködés (SECI), (Schiffer-terv)NS15
KKM1927Balti Tengeri Tanács (CBSS)NS15
KKM1928Európai és regionális államközi politikai szervezetek operatív
iratai
10-
KKM1929Nyíregyházi KezdeményezésNS15
KKM1930INTERPOLNS15
Gazdasági, kereskedelmi, tudományos és kulturális államközi szervezetek
KKM1931Európai Szabadkereskedelmi Társulás (EFTA) Tagországok
csatlakozása, kilépése
EFTA Tanácsa
Megállapodások, államközi tárgyalások, kollokviumok
Magyarország és az EFTA
NS15
KKM1932Európai Gazdasági Közösség (Európai Közösség, Közös Piac, CEE,
EGW)
NS15
KKM1933Kereskedelmi Világszervezet (WTO)
World Trade Organization
NS15
KKM1934Gazdasági Együttműködési és Fejlesztési Szervezet (OECD)
OECD Tanácsa, a Tanács végrehajtó titkársága és bizottságai.
Tagországok képviselete.
Tanulmányok, előrejelzések
NS15
KKM1935Magyarország és az OECDNS15
KKM1936Közép-Európai Szabadkereskedelmi Megállapodás (CEFTA)NS15
KKM1937Európai Újjáépítési és Fejlesztési Bank (EBRD)NS15
KKM1938Egyéb európai gazdasági államközi szervezetek és bankokNS15
KKM1939Európai gazdasági szervezetekhez és bankokhoz kapcsolódó
operatív iratok
10-
KKM1940Kölcsönös Gazdasági Segítség Tanácsa (KGST) feloszlatása.
Egyezmények felmondása. Kedvezmények felmondása. A közös
vagyon felosztása
NS15
KKM1941Olajexportáló Országok Szervezete (OPEC)NS15
KKM1942Nemzetközi Fizetések BankjaNS15
KKM1943Észak-amerikai Szabadkereskedelmi Megállapodás (NAFTA)NS15
KKM1944Amerika-közi Fejlesztési Bank (IDB, BID)
Development Bank of Latin America (CAF)
NS15
KKM1945Amerikai Szabadkereskedelmi Övezet (FTAA ALCA)
Sistema económico Latinoamericano y del Caribe (SELA)
Asociación Latinoamericana de Integración (ALADI)
NS15
KKM1946Dél-amerikai integrációs szervezetek (CAN, MERCOSUR,
UNASUR, CELAC)
NS15
KKM1947Közép-amerikai Integrációs Rendszer(SICA)
Karibi Közösség (CARICOM)
NS15
KKM1948Egyéb észak- és dél-amerikai, valamint iberoamerikai
együttműködési szervezetek
NS15
KKM1949Észak- és dél-amerikai gazdasági államközi szervezetekhez
kapcsolódó operatív iratok
NS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM1950Dél-Csendes-óceáni Bizottság (SPC)NS15
KKM1951Ázsia-Csendes-óceáni Gazdasági Együttműködés (APEC)NS15
KKM1952Egyéb Távol-keleti és Csendes-óceáni gazdasági államközi
szervezetek
NS15
KKM1953Távol-keleti és Csendes-óceáni gazdasági államközi
szervezetekhez kapcsolódó operatív iratok
10-
KKM1954Arab Országok Közös PiacaNS15
KKM1955Egyéb arab és közel-keleti gazdasági szervezetekNS15
KKM1956Kelet-afrikai Közös Szolgáltatások SzervezeteNS15
KKM1957Közép-afrikai Gazdasági és Vámunió (UDGAC) és Nyugat-afrikai
Valuta és Vámunió, Kelet- és Dél-afrikai Közös Piac (COMESA)
NS15
KKM1958Egyéb afrikai gazdasági államközi szervezetekNS15
KKM1959Arab és afrikai gazdasági államközi szervezetek operatív iratai10-
KKM1960Szakmai államközi szervezetek pl. Nemzetközi Légiforgalmi
Társulás
NS15
KKM1961Tudományos nemzetközi államközi szervezetek, kutatóintézetek
pl. Európai Űrkutatási Szervezet
NS15
KKM1962Kulturális és jogvédő államközi szervezetek pl. szerzői jogi
szervezetek
NS15
KKM1963EUREKA programNS15
KKM1964VilágparlamentNS15
KKM1965Szakmai, tudományos, kulturális és jogvédő szervezetek operatív
iratai
10-
Magyarország és az Európai Unió. Az EU főbb szervei és egyéb intézményei
KKM2001Európai Bizottság (EuropeanCommission)NS15
KKM2002Európai Tanács (European Council)NS15
KKM2003Európai Unió Tanácsa (Council of the European Union)
Az Európai Unió Tanácsának Főtitkársága (Secretariat General)
NS15
KKM2004EU elnökségekNS15
KKM2005Európai Parlament (European Parliament)NS15
KKM2006Európai Unió Bírósága (Court of Justice of the European Union)NS15
KKM2007Az EU Bíróság Törvényszéke (General Court)NS15
KKM2008Európai Unió Katonai Törzse (EUMS)NS15
KKM2009Külügyi és biztonságpolitikai főképviselőNS15
KKM2010EU trió elnökségNS15
KKM2011Európai Számvevőszék (European Court of Auditors)NS15
KKM2012EUROPOLNS15
KKM2013Régiók Bizottsága (Committee of Regions)NS15
KKM2014Európai OmbudsmanNS15
KKM2015TAIEX (Technical Assistance and Information Exchange)NS15
KKM2016Állandó képviselők bizottsága (COREPER)NS15
KKM2017Politikai és Biztonsági Bizottság (PSC)NS15
KKM2018Európai Unió Katonai Bizottsága (EUMC)NS15
KKM201936-os Bizottság
Megjegyzés: volt K-4-es Bizottság
NS15
KKM2020Európai Gazdasági és Szociális Bizottság (EESC)NS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM2021Általános Ügyek TanácsaNS15
KKM2022Külügyek TanácsaNS15
KKM2023POLARMNS15
KKM2024Közös kül- és biztonságpolitikaNS15
KKM2025Országgyűlés Konzultációs Bizottsága (EiT előtti többpárti
egyeztető)
NS15
KKM2026Áruk szabad áramlásaNS15
KKM2027Személyek szabad áramlásaNS15
KKM2028Szolgáltatások szabad áramlásaNS15
KKM2029Tőke szabad áramlásaNS15
KKM2030Vállalati jogNS15
KKM2031KereskedelempolitikaNS15
KKM2032Versenyjog, állami támogatásokNS15
KKM2033MezőgazdaságNS15
KKM2034HalászatNS15
KKM2035KözlekedéspolitikaNS15
KKM2036AdózásNS15
KKM2037Gazdasági és Monetáris UnióNS15
KKM2038StatisztikaNS15
KKM2039Szociálpolitika, foglalkoztatásNS15
KKM2040EnergiaNS15
KKM2041IparpolitikaNS15
KKM2042Kis- és középvállalatokNS15
KKM2043Tudomány és kutatásNS15
KKM2044Oktatás és képzés, kultúraNS15
KKM2045Távközlés és információs technológiákNS15
KKM2046Kultúra és audiovizuális politikaNS15
KKM2047Regionális politika, strukturális eszközök koordinációjaNS15
KKM2048KörnyezetvédelemNS15
KKM2049FogyasztóvédelemNS15
KKM2050Bel- és igazságügyi együttműködés (JHA)NS15
KKM2051Vámunió, vámjog és vámeljárás, vámpolitikai ügyekNS15
KKM2052Külgazdasági kapcsolatok
Magyarország külgazdasági orientációja, külgazdasági
koncepciók és ezek számításai
Magyarország külgazdasága
Magyarország külgazdasági politikája, a külkereskedelmi
érdekek védelme; Magyarország külkereskedelme;
Szabadkereskedelmi zónák létrehozása Magyarországon;
Nemzetközi tárgyalások; A fogadó ország külgazdasági
politikája. Embargós ügyek. Kereskedelmi mérlegének alakulása;
A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és
harmadik ország külkereskedelmi kapcsolatai; (A fogadó ország)
Szabadkereskedelmi megállapodása(i), szabadkereskedelmi
övezete(i)
NS15
KKM2053Közös biztonság- és védelempolitika (CSDP)NS15
KKM2054Pénzügyi ellenőrzésNS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM2055KöltségvetésNS15
KKM2056Egyéb felmerülő egyeztetést kívánó kérdésekNS15
KKM2057Bizottság éves jelentése (Regular Report, Monitoring Report)NS15
KKM2058Más országok EU csatlakozásával kapcsolatos iratok. EU bővítéseNS15
KKM2059College of EuropeNS15
KKM2060Oktatás, tanulmányi központok programjai (CEPS, ETK, EIPA)NS15
KKM2061EU Integrációs és diplomáciai képzésekNS15
KKM2062Kutatási Projektek (COST)NS15
KKM2063Továbbképzések, tanulmányok, ösztöndíjakNS15
KKM2064Egyéb projektekNS15
KKM2065Euro-mediterrán együttműködésNS15
KKM2066A soros elnökségekkel kapcsolatos folyamatokban való részvétel
(pl. Barcelonai Folyamat)
NS15
KKM2067EU gazdaságpolitikai koordinációNS15
KKM2068EU segélykoordinációs ügyekNS15
KKM2069EU harmonizációs ügyekNS15
KKM2070Kormány-előterjesztések EU koordinációs ügyekbenNS15
KKM2071Magyarországi PHARE programok (még futó programok)NS15
KKM2072Nemzeti Fejlesztési ÜgynökségNS15
KKM2073Mezőgazdasági fejlesztési segély (ISPA)NS15
KKM2074Szerkezet átalakítási segély (SAPARD)
Támogatott feltételű hitelkonstrukciók
NS15
KKM2075Kiadványokkal kapcsolatos ügyekNS15
KKM2076Kisebbségpolitikai támogatásokNS15
KKM2077CSDP (Common Security and Defence Policy)
Gyorsreagálású Európai Haderő
Európai Békefenntartó Erők
NS15
KKM2078Egyéb projektek és támogatásokNS15
KKM2079Operatív iratok10-
KKM2080Kommunikációs stratégia általános dokumentumaiNS15
KKM2081Közvélemény-felkészítő stratégia irataiNS15
KKM2082Külső Kommunikációs Stratégia irataiNS15
KKM2083Kommunikációs ProgramcsomagNS15
KKM2084EU rendezvényekNS15
KKM2085Egyéb programok a közvélemény felkészítéséreNS15
KKM2086Egyedi támogatási szerződések, számlák10-
KKM2087Konferenciák, tárgyalásokNS15
KKM2088Csúcstalálkozók, magas szintű tárgyalásokNS15
KKM2089Szakbizottságok, munkacsoportok tevékenységeNS15
KKM2090Szemináriumok, rendezvényekNS15
KKM2091Kormányközi Konferenciák (IGC)NS15
KKM2092EU éves költségvetése és az EU többéves pénzügyi kereteNS15
KKM2093Pénzügyi intézményekNS15
KKM2094Európai Beruházási Bank (EIB)NS15
KKM2095Európai Központi Bank (ECB)NS15
KKM2096Európai Koordinációs Tárcaközi BizottságaNS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM2097Az EKTB-vel kapcsolatos ügyek irataiNS15
KKM2098Javaslatok a Kormány külgazdasági stratégiájának külpolitikai
megvalósítására
NS15
KKM2099Gazdasági tárgyú előterjesztések véleményezése.
A Külgazdasági és Külügyminisztérium szervezeti egységei
külgazdasági tevékenységgel összefüggő külpolitikai
tevékenységének koordinálása
NS15
KKM2100A Külgazdasági és Külügyminisztérium szervezeti egységei
külgazdasági tevékenységgel összefüggő külpolitikai
tevékenységének operatív iratai
10-
KKM2101KKM Európai IgazgatóNS15
KKM2102Jogszabályok, rendeletekNS15
KKM2103A KKM Európai igazgató alá tartozó egységek és a társtárcák
kapcsolata
NS15
KKM2104Az Európai Igazgatóság tájékoztató anyagai a Külgazdasági és
Külügyminisztérium vezetői és szervezeti egységei részére
NS15
KKM2105Levelek, kiadványok, iratok továbbítása, felterjesztése5-
KKM2106EU témájú médiaanyagok10-
KKM2107OrszágvéleményekNS15
KKM2108Magyarország - EU kétoldalú együttműködés iratai
Magyarország részvétele a szervekben
Magyar diplomaták, tisztviselők, szakértők tevékenysége
Tisztviselők jelölése, megválasztása
NS15
KKM2109Az Állandó Képviselet helyzete, tevékenységeNS15
KKM2110Tagállamként való működés szervezeti-személyi feltételeiNS15
KKM2111Az EU kapcsolata, együttműködése más nemzetközi
szervezetekkel, az Európai Unión kívüli országokkal
NS15
KKM2112Magyarország felkészülése az EU elnökségreNS15
KKM2113Szolgáltatási Notifikációs KözpontNS15
KKM2114SOLVITNS15
KKM2115Szerencsejátékokkal kapcsolatos szabályozásNS15
KKM2116Diplomák és szakképesítések kölcsönös elismeréseNS15
KKM2117Társadalombiztosítási rendszerek koordinációjaNS15
KKM2118Társasági jogNS15
KKM2119KözbeszerzésNS15
KKM2120Jobb jogalkotásNS15
KKM2121Szellemi alkotások, iparjogvédelemNS15
KKM2122Kutatás-fejlesztés és innovációs politikaNS15
KKM2123TurizmusNS15
KKM2124NépegészségügyNS15
KKM2125SportNS15
KKM2126Válságkezelési és Tervezési Igazgatóság (CMPD)NS15
KKM2127Polgári Tervezési és Végrehajtási Szolgálat (CPCC)NS15
KKM2128EU Helyzetelemző Központ (INTCEN, SIAC)NS15
KKM2129Politikai Katonai Munkacsoport (PMG)NS15
KKM2130Polgári Válságkezelési Bizottság (CIVCOM)NS15
KKM2131Európai Védelmi Ügynökség (EDA)NS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM2132Európai Unió Műholdközpontja (EUSC)NS15
KKM2133Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF)NS15
KKM2134EurostatNS15
KKM2135Gazdasági és Pénzügyi Bizottság (EFC)NS15
KKM2136Gazdaságpolitikai Bizottság (EPC)NS15
KKM2137Európai Rendszerkockázati Testület (ESRB)NS15
KKM2138Európai Bankfelügyeleti Hatóság (EBA)NS15
KKM2139Európai Értékpapír-piaci Felügyeleti Hatóság (ESMA)NS15
KKM2140Európai Biztosítás- és Foglalkoztatói nyugdíj-felügyeleti HatóságNS15
Külgazdaság
KKM2201Befektetői kapcsolatok szempontjából fontos külföldi
beruházások (multinacionális cégek) iratai
NS15
KKM2203Beruházások támogatásának iratai10-
KKM2204A kormány egyedi döntésein alapuló szerződésekNS15
KKM2205Egyedi kormánydöntés körébe tartozó ügyek iratai10-
KKM2206Egyéb vállalatokkal kapcsolatos ügyek iratai5-
KKM2207Külgazdasági stratégia - elvi jelentőségű ügyekNS15
KKM2208Külgazdasági stratégia - egyeztetési anyagok, levelezés5-
KKM2209Rendszeres és eseti külgazdasági elemzések, összefoglalók,
tanulmányok
3-
KKM2210Külgazdasági statisztikák3-
KKM2211A külgazdasági stratégiával összefüggésben más minisztérium,
állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos
megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek,
koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai
15-
KKM2212Külgazdasági stratégiai feladatok végrehajtása - elvi jelentőségű
ügyek
NS15
KKM2213Nemzeti Befektetési Ügynökséggel kapcsolatos iratok10-
KKM2214Magyar Nemzeti Kereskedőház Zrt.-vel kapcsolatos iratok10-
KKM2215Exim Bank Zrt.-vel kapcsolatos iratok10-
KKM2216Határmenti gazdaságfejlesztéssel kapcsolatos iratok10-
Külgazdasággal, Kárpát-medencei Gazdasági Övezet - gazdaságfejlesztéssel kapcsolatos iratok
KKM2217Külgazdasági stratégiai elképzelések és azok megvalósításával
kapcsolatos iratok
10-
KKM2218Kétoldalú gazdasági kapcsolatok intézményesített kereteivel
(GVB munkacsoport) kapcsolatos iratok
NS15
KKM2219Gazdasági Vegyes Bizottságok üléseinek jegyzőkönyveiNS15
KKM2220Intézkedési tervekNS15
KKM2221Társelnöki felkészítő anyagok5-
KKM2222Társelnöki levelek10-
KKM2223Regionális együttműködési fórumok irataiNS15
KKM2224Kétoldalú külgazdasági együttműködéssel kapcsolatos ügyek
iratai
10-
KKM2225Befektetői kapcsolatok szempontjából fontos külföldi
beruházások iratai
10-
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM2226Állami vezetők és társminisztériumok felső vezetőinek
tárgyalásaihoz készített tájékoztató anyagok, valamint
tárcaálláspont kialakításával kapcsolatos iratok
10-
KKM2227Kötött segélyhitelezéssel kapcsolatos ügyek irataiNS15
KKM2228Kereskedelemfejlesztéssel kapcsolatos ügyek iratai10-
KKM2229Hazai és külföldi szakmai szervezetekkel (kamarák, vegyes
kamarák, üzleti tanácsok) kapcsolatos ügyek iratai
10-
KKM2230Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatallal kapcsolatos iratok10-
KKM2231Notifikációval kapcsolatos iratokNS20
KKM2232EU Pilot, kötelezettségszegési és előzetes döntéshozatali
eljárásokhoz kapcsolódó iratok
NS20
KKM2233A Nemzeti Ikerintézményi Program (Twinning) koordinációjával
összefüggő iratok
10-
KKM2234Az Euro-mediterrán térséggel kapcsolatos iratok10-
KKM2235Nemzeti Befektetési Ügynökség kereskedelemfejlesztési
tevékenységével kapcsolatos iratok
10-
KKM2236Magyar Nemzeti Kereskedőház Zrt. kereskedelemfejlesztési
tevékenységével kapcsolatos iratok
10-
A Külgazdasági és Külügyminisztérium belső mechanizmusával
kapcsolatos egyéb iratok
KKM2301Külgazdasági és külügyminiszteri utasítások, rendeletek,
körlevelek
NHN
KKM2302Külképviselet-vezetői értekezletek és regionális, külképviselet-
vezetői értekezletek
NS15
KKM2303Külképviselet munkaértekezleteNS15
KKM2304A külképviseletek munkaterve5-
KKM2305Külképviseletek ügyrendi beosztása, tagolódása.
A külképviseletek közötti együttműködés
5-
KKM2306A magyar diplomáciai apparátus információgyűjtő
tevékenységét meghatározó utasítások, javaslatok
NS15
KKM2307Diplomáciai kapcsolatrendszerünk hatékonyságának értékeléseNS15
KKM2308A külképviseletek diplomata beosztottainak éves
beszámolójelentései
NS15
KKM2309Betanulási tervek, felkészülés5-
KKM2310Munkaátadás rendje a külképviseleten4-
KKM2311Külképviselet általános helyzete.
Evakuálás
NS15
KKM2312A külképviselet tevékenységével kapcsolatos egyéb operatív
ügyek
10-
KKM2313Egyes személyekkel, delegációkkal kapcsolatos dokumentumok
a külképviseleteken
NSHN
KKM2314A szervezeti egységek, a külképviseletek, a háttérintézmények
és a felügyelt és irányított intézmények ellenőrzése, a vizsgálati
programok
NSHN
KKM2315A Külgazdasági és Külügyminisztériumnak a kormányváltáskor
készített összefoglaló jelentései
NS15
KKM2316Külpolitikai stratégiák, koncepcióNS15
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM2317A Személyügyi Főosztály körlevelei, utasításaiNS15
KKM2318A minisztérium humánpolitikai mozgatási terve, javaslatok,
elképzelések
A Pályázati Bizottság iratai, pályaművek elbírálása
NSHN
KKM2319A külképviseletek személyügyi kérdései, problémái50-
KKM2320Előterjesztések nagyköveti, főkonzuli kinevezésreNSHN
KKM2321A külképviseletek magyar állampolgárságú szerződéses
alkalmazottainak és hozzátartozóiknak anyagai
50-
KKM2322A külképviseletek nem magyar állampolgárságú szerződéses
alkalmazottainak anyagai
50-
KKM2323Külképviseletek munkatársainak egyéb személyi ügyei50-
KKM2324Külszolgálatosok orvosi ellenőrzése, egészségügyi ellátásaNSHN
KKM2325Tartós külszolgálatra utazó szülők gyermekeinek iskoláztatásával
kapcsolatos ügyek Magyarországon és a fogadó országban
5-
KKM2326A minisztérium képviselete munkaügyi, munkajogi és
társadalombiztosítási jogi tárcaközi megbeszéléseken
NS15
KKM2327A minisztérium szabadságolási terve3-
KKM2328A kihelyezettek hozzátartozóinak munkaügyi kérdései, nyugdíj
és társadalombiztosítási ügyek
NSHN
KKM2329A minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó
rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok
NSHN
KKM2330Külképviseletek biztonsági helyzete. Rendelkezések
a külképviseletek biztonsági zónájáról
Éves beszámolójelentés
NSHN
KKM2331Biztonsági zónával nem rendelkező külképviseletek speciális
biztonsági ügyei
NSHN
KKM2332Külképviseleti biztonsági és biztonságtechnikai felelősök
felkészítése. Éves beszámoló jelentéseik
15-
KKM2333Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai
berendezésekkel és a minisztérium tulajdonában lévő épületek
biztonságával kapcsolatos ügyek.
Széf- és páncélszekrénykulcs nyilvántartás
NSHN
KKM2334A külképviseletek ellen irányuló titkosszolgálati tevékenységgel
szembeni védelem
NSHN
KKM2335A minisztérium épületeinek őrzés-védelme.
Személyi védelem.
Kapcsolat a biztonságért felelős illetékes országos szervezetekkel
NSHN
KKM2336A minisztérium ügyeleti rendszere.
Az ügyelettel kapcsolatos ügyek
5-
KKM2337A Válságkezelő Központ irataiNS15
KKM2338Válságkezelő Központtal kapcsolatos egyéb operatív iratok15-
KKM2339A KKM-be belépésre jogosító állandó, ideiglenes és egyéb célú
belépők
10-
KKM2340A minisztérium polgári védelmi terveNS15
KKM2341A minisztérium tűzvédelmi terve. Tűzvédelem. Rendkívüli
eseményekről készített jelentések
lejárat után
5 év
-
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM2342A külképviseletek költségvetése, pénzgazdálkodása, pénzügyi
tevékenységének ellenőrzése
NSHN
KKM2343A központ és a külképviseletek reprezentációs keretének elvi
meghatározása
NSHN
KKM2344A külképviseletek Magyar Állam tulajdonában lévő ingatlanainak
ügyei: adás-vételi szerződés, adóügyi iratok, tulajdonjogot
igazoló iratok. Ingatlanok átépítéséhez kapcsolódó szerződések
NSHN
KKM2344/1A követségek felállításával kapcsolatos költségek,
költségfelmérések, kivéve a vegyes operatív levelezést
felállítás után
10 év
-
KKM2345A külképviseleteken dolgozók illetményügyeiNSHN
KKM2346A külképviseletek árdokumentációiNS15
KKM2347Gépkocsi igénybevételének elvi meghatározása.
A gépkocsivezetők ügyei.
Jelentések a központ és a külképviseletek gépkocsi ellátásáról
NSHN
KKM2348Napidíj táblázat. Napidíjak megállapítása. A napidíjakkal
kapcsolatos észrevételek
NSHN
KKM2349A Külgazdasági és Külügyminisztérium szervezeti egységeinek
elhelyezése
NSHN
KKM2350Letéti ügyek a külképviseletekenNSHN
KKM2351Magyarország tagdíja a nemzetközi szervezetekbenNS15
KKM2352KKM Segélyezési AlapNSHN
KKM2353Külképviseleteknél épületek, irodák, lakóépületek, lakások
bérleti szerződése, valamint az átépítéshez kapcsolódó
szerződések
felmondás
után 10 év
-
KKM2354A központ és a külképviseletek ingó vagyonának nyilvántartása15-
KKM2355Gépjármű igénylés bel- és külföldi utazáshoz3-
KKM2356Napidíjak elszámolása. Reklamációk10-
KKM2357Házipénztári főkönyv, naplók, kartonok10-
KKM2358Lakbér, fűtési és világítási térítmény10-
KKM2359Pénzátutalás külföldi banktól10-
KKM2360Pénztárnapló és mellékletei10-
KKM2361Béralap nyilvántartás. Havi összesítő kimutatások10-
KKM2362A külképviseleteken állóeszközök, berendezési tárgyak,
felszerelések igénylése (számlák nélkül)
10-
KKM2363A Külgazdasági és Külügyminisztérium ingó vagyonának leltárai10-
KKM2364Fogyóeszközök leltárlapjai10-
KKM2365A Központ és a külképviseletek gépkocsijainak karambol ügyei.
Kárfelvételi és baleseti jegyzőkönyvek
10-
KKM2366A külképviseletek által felterjesztett valuták ügyei5-
KKM2367Ellátmány átutalások kiküldése a követségeknek.
Visszaigazolások. Ellátmány igénylése
5-
KKM2368Külképviseletek bevételeinek negyedéves elszámolása5-
KKM2369Bankszámla és csekk ügyek5-
KKM2370Pénztári elszámolás felülbírálata5-
KKM2371Szállítási ügyek. Ingóságok hazaszállítási költsége. Vámkezelés5-
KKM2372Futárszállítási költségek behajtása5-
KKM2373Reprezentációs anyagok igénylése és költségei5-
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM2374Számlakivonatok és mellékleteik5-
KKM2375A külképviseletek pénztári bizonylatainak felterjesztése5-
KKM2376Rovatfelhasználási jelentések5-
KKM2377Kölcsönök, előlegek és segélyek kifizetése a külképviseleteken5-
KKM2378Illetményfizetési jegyzékek, összesítők5-
KKM2379Illetményszámfejtő lapok és mellékleteik5-
KKM2380Jogszabály által előírt létszámmozgások dokumentációja
Létszámváltozásról szóló időszakos jelentés
5-
KKM2381Gépjármű ügyek:
Külképviseletek gépjárművei
Gépjárművezetők túlóra átalánya
5-
KKM2382A Külgazdasági és Külügyminisztérium részére
a külképviseleteken keresztül történt anyagbeszerzések
kiegyenlítése
5-
KKM2383Külképviseleti gazdasági felelősök munkaköri leírása,
munkakörök átadás-átvételi jegyzőkönyve
5-
KKM2384Külképviseleti szolgálati lakások átadás-átvételi jegyzőkönyve5-
KKM2385Vegyes operatív jellegű pénzügyi és gazdasági levelezés5-
KKM2386Úti elszámolások iratai5-
KKM2387Fogyóeszközök, irodaszerek, nyomtatványok, takarítóeszközök,
reprezentációs cikkek igénylése, kiküldése a külképviseletekre
2-
KKM2388Turista kölcsönök8-
KKM2389Szakértői díjak, megbízási díjak, megbízási szerződésekNSHN
KKM2390Iratkezelési Szabályzat, az iratkezelés helyzete, irattározás,
elektronikus iktatás és ügyiratkezelés (Scriptament, VKH, KIR
dokumentáció stb.)
NSHN
KKM2391A KKM iratkezelésének, minősített adatai kezelésének
ellenőrzéséről felvett jegyzőkönyvek. A külképviseletek
iratkezelésének ellenőrzése, titokvédelmi ellenőrzés, minősítési
és betekintési jog
NSHN
KKM2392Külképviseleti titkos ügyiratkezelők betanítása.
Éves beszámoltatásuk.
TÜK kezelők ellenőrzése, éves jelentése
15-
KKM2393A minisztérium kézbesítési rendszere és rendje15-
KKM2394A külképviseleteken végzett iratselejtezés jegyzőkönyveNSHN
KKM2395Iktatókönyv, iratkezelési segédletek nyilvántartó könyveNSHN
KKM2396Egyéb iratkezelési segédletek15-
KKM2397Munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvek. Központi és átmeneti
irattár átadása, TÜK irattár átadása a külképviseleten, munkakör
átadásakor felvett jegyzőkönyv
5-
KKM2398Az irattár ügyei, átmeneti irattárak.
A minisztérium iratainak rendezése.
A központi irattár és az átmeneti irattárak helyzete, irattári
nyilvántartások
NSHN
KKM2399Levéltárral kapcsolatos ügyek.
Átadás-átvételi jegyzőkönyvek
NSHN
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM2400A személyes adatok védelmére és a közérdekű adatok
nyilvánosságára vonatkozó adatszolgáltatás,
titokszakértői vélemények, titoksértési ügyek
15-
KKM2401Külügyi iratok más intézményekben végzett selejtezési
jegyzőkönyvének a KKM-nek megküldött példánya
5-
KKM2402Háttér- és gyors aktuális tájékoztatók
Napi jelentések (1. számú példány), heti eseménynaptár a
magyar vonatkozású nemzetközi eseményekről (1. számú
példány)
Napi és heti tájékoztatók
NS15
KKM2403A külképviseletekről beérkezett sajtó- és tájékoztató anyagról
készített összefoglaló a szervezeti egységeknél (többes példány)
3 hónap-
KKM2404A külképviseletekről beérkezett sajtó- és tájékoztató anyagról
készített összefoglaló (1. számú példány)
NS15
KKM2405A szakkönyvtárral és sajtó archívummal összefüggő ügyek
Belföldi és külföldi sajtótermékek rendelése, fordításrendelés,
médiafigyelés
5-
KKM2406A minisztérium távközlési infrastruktúrája (kiépítése, fejlesztése
és fenntartása)
10-
KKM2407A Központ és külképviseletek számítógépes infrastruktúrája
fejlesztésével kapcsolatos iratok
10-
KKM2408Távközléssel kapcsolatos egyéb iratok10-
KKM2409Internetalapú távközlés10-
KKM2410Külképviseletek sajtótáviratai, sajtóközleményeiNS15
KKM2411A Külgazdasági és Külügyminisztérium honlapja515
KKM2412Miniszternek, minisztérium felsőbb vezetőinek küldött levelek
intézése
NS15
KKM2413Külképviseletek más tételekbe be nem sorolható iratai10-
Politikai, gazdasági és kulturális kapcsolatok tartományokkal,
szövetségi államokkal
KKM2500Politikai, gazdasági és kulturális kapcsolatok tartományokkal,
szövetségi államokkal
NS15
Rejtjelzés
KKM2601Rejtjelző eszközök javításával, beszerzésével kapcsolatos iratok1-
KKM2602Rejtjel kulcsigényléssel kapcsolatos iratok1-
KKM2603Rejtjeleszközök törzskönyve, gépkönyve, rendszeresítésével
kapcsolatos iratok (pl. kezelési utasítás)
eszköz
selejtezését
követően
-
KKM2604Rejtjel hozzáférési és kezelési engedélyek, a rejtjelző
megbízatásának megszűnését követően
15-
KKM2605Külgazdasági és Külügyminisztérium Központi Rejtjelszolgálat
iktató könyvei, rejtjeleszköz nyilvántartása
NSHN
KKM2606Visszavont gammák, kulcsokvisszavonásig-
KKM2607Külképviseleti rejtjeleszközök és iratok nyilvántartó könyvei
(RJ eszközök nyilvántartó könyve, AR-KIT RF napló, távirati napló,
eseménynapló), a hazaküldést (lezárást) követően
5-
KKM2608Eszközküldő/visszaküldő lapok15-
Futárszolgálattal kapcsolatos iratokMegőrzési idő
(év)
Levéltárba adás
időpontja (év)
KKM2609Rejtjelhelyiségek, -eszközök engedélyei, a visszavonásukat vagy
megszűnésüket követően
1-
KKM2610Rejtjeleszközök megsemmisítési jegyzőkönyveNSHN
KKM2611Rejtjelző képzés vizsga jegyzőkönyvek5-
KKM2612Rejtjelző személyüggyel kapcsolatos iratok1-
KKM2613Rejtjelző képzés egyéb iratai (külső képzés)1-
KKM2614Rejtjelző eszközfejlesztéssel kapcsolatos iratok5-
KKM2615Rejtjelhelyiségbe történő belépést engedélyező táviratok1-
KKM2616Rejtjeleszközök kölcsönadásával kapcsolatos iratok, az eszköz
visszaérkezését követően
5-
KKM2617Minősített szakiratok felülvizsgálati jegyzéke, értesítés
a módosításokról
15-
KKM2618Ellenőrzési jegyzőkönyvekNSHN
KKM2619Rejtjelzési terület jelentésköteles eseményei műszaki okból
és kivizsgálásuk iratai
5-
KKM2620Rejtjelzési terület jelentésköteles eseményei nem műszaki okból
és kivizsgálásuk iratai
NSHN
KKM2621KKM RejtjelszabályokNSHN
Miniszter irányítása alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok
KKM9101A Miniszter által irányított Külgazdasági és Külügyi Intézettel,
a Balassi Intézettel és a Nemzeti Befektetési Ügynökséggel
kapcsolatos iratok
NS15
KKM9201Miniszter szakmai felügyelete alá tartozó szervezetekkel
kapcsolatos iratok (MEHIB, EXIMBANK)
NS15
KKM9301Miniszter által működtetett szervezetekkel (testületekkel)
kapcsolatos iratok
NS15

Relációs lista

1.Afganisztán45.Délkelet-Ázsia89.Kambodzsa
2.Afrika46.Dominika90.Kamerun
3.Albánia47.Dzsibuti91.Kanada
4.Algéria48.Egyesült Arab Emirátusok92.Katar
5.Amerikai Egyesült Államok49.Egyesült Arab Köztársaság93.Kazahsztán
6.Andorra50.Ecuador94.Kelet-Ázsia
7.Angola51.Egyenlítői Guinea95.Kelet-Timor
8.Antarktisz52.Elefántcsontpart96.Kenya
9.Arab országok53.Eritrea97.Kína
10.Argentína54.Észak-Amerika98.Kirgizisztán
11.Ausztrália55.Észtország99.Kolumbia
12.Ausztria56.Etiópia100.Kongó
13.Azerbajdzsán57.Európa101.Koreai Köztársaság
14.Ázsia58.Független Államok Közössége102.Koreai NDK
15.Bahama59.Fekete-Afrika103.Koszovó
16.Bahrein60.Fidzsi-szigetek104.Közel-Kelet
17.Balkán-félsziget61.Finnország105.Közép-afrikai Köztársaság
18.Balti államok62.Franciaország106.Közép-Ázsia
19.Banglades63.Frankofón országok107.Kuba
20.Barbados64.Fülöp-szigetek108.Kurdisztán
21.Belarusz65.Gabon109.Kuvait
22.Belgium66.Gambia110.Laosz
23.Beliz67.Ghána111.Latin-Amerika
24.Benelux államok68.Görögország112.Lengyelország
25.Benin69.Grúzia113.Lesotho
26.Bhután70.Guatemala114.Lettország
27.Bolívia71.Guinea115.Libanon
28.Bosznia-Hercegovina72.Guyana116.Libéria
29.Botswana73.Haiti117.Líbia
30.Brazília74.Hollandia118.Liechtenstein
31.Brit Nemzetközösség75.Honduras119.Litvánia
32.Brunei76.Hongkong120.Luxemburg
33.Bulgária77.Horvátország121.Macao
34.Burkina Faso78.India122.Macedónia
35.Burundi79.Indonézia123.Madagaszkár
36.Chile80.Irak124.Maghreb országok
37.Ciprus81.Irán125.Malawi
38.Comore-szigetek82.Írország126.Malajsia
39.Costa Rica83.Izland127.Maldív-szigetek
40.Csád84.Izrael128.Mali
41.Csehország85.Jamaica129.Málta
42.Dánia86.Japán130.Marokkó
43.Dél-afrikai Köztársaság87.Jemen131.Mauritánia
44.Dél-Csendes-óceán88.Jordánia132.Mauritius
133.Mexikó160.Portugália187.Szomália
134.Mianmar161.Puerto Rico188.Szudán
135.Moldova162.Románia189.Tádzsikisztán
136.Monaco163.Ruanda190.Tajvan
137.Mongólia164.Saint Lucia191.Tanzánia
138.Montenegró165.Saint Vincent és Grenada192.Thaiföld
139.Mozambik166.Salamon-szigetek193.Togo
140.Nagy-Britannia167.Salvador194.Tonga
141.Namíbia168.San Marino195.Törökország
142.Nauru169.Sáo Tomé és Principe196.Trinidad és Tobago
143.Németország170.Seychelle-szigetek197.Tunézia
144.Nepál171.Sierra Leone198.Tuvalu-szigetek
145.Nicaragua172.Spanyolország199.Türkmenisztán
146.Niger173.Srí Lanka200.Uganda
147.Nigéria174.Suriname201.Új-Zéland
148.Norvégia175.Svájc202.Ukrajna
149.Olaszország176.Sváziföld203.Uruguay
150.Omán177.Svédország204.Üzbegisztán
151.Oroszország178.Szaharai Arab Köztársaság205.Vanuatu
152.Örményország179.Szamoa206.Vatikán
153.Pakisztán180.Szaúd Arábia207.Venezuela
154.Palesztina181.Szenegál208.Vietnam
155.Panama182.Szerbia209.Világ
156.Pápua Új-Guinea183.Szingapúr210.Zaire
157.Paraguay184.Szíria211.Zambia
158.Peru185.Szlovákia212.Zimbabwe
159.Perzsa-öböl186.Szlovénia213.Zöldfoki-szigetek

2. függelék

Iratmintatár

Az Iratmintatár az alábbi formanyomtatványokat tartalmazza:

1) Levélpapír

2) Házon kívülre készített átirat formája

3) Csatolt irat továbbítása - adminisztratív

4) Fax fedőlap

5) Scriptament nyílt irat

6) Feljegyzés minta

7) "nem nyilvános" jelölés alkalmazása

8) Tárgyalási dosszié tartalomjegyzéke

9) Tárgyalási dosszié átadólistája

10) Felhasználói engedéllyel rendelkezők nyilvántartása

11) Futártájékoztató adminisztratív iratok továbbítására - külképviselet

12) Futártájékoztató adminisztratív iratok továbbítására - központ

13) Átadás-átvételi jegyzőkönyv - külképviselet

14) Átadás-átvételi jegyzőkönyv - munkakör - központ

15) Adminisztratív iratok selejtezési jegyzőkönyve - külképviselet

16) Kézbesítőív - csak adminisztratív iratok továbbításához

17) Kézbesítőív nyilvántartása

18) Kézbesítőívek listája 20....

19) Nyilvántartás a kézbesítőívekről

20) Jegyzőkönyv számítástechnikai adathordozó megsemmisítéséhez

21) Hitelesítő körbélyegző igénylő űrlap

22) Bélyegző/negatív pecsétnyomó igényléséhez űrlap

23) Átadás-átvételi jegyzőkönyv - admin. iratok - központ

24) Kimenő elektronikus levél minta

25) Emlékeztető minta

26) Jegyzőkönyv minta

27) Őrjegy minta

28) Ügyiratpótló lap minta

29) Jogosultság igénylése és változtatása az iratkezelési szoftverhez minta

30) Adatlap hivatali kapu hozzáférés igényléséhez/lemondásához minta

31) Kísérőlap gépi adathordozó nyilvántartásba vételéhez minta

32) Iratselejtezési jegyzőkönyv - központi irattár minta

33) Selejtezési iratjegyzék - központi irattár minta

34) Iratátadás-átvételi jegyzőkönyv - központi irattár minta

35) Iratátadás-átvételi jegyzék - központi irattár minta

36) Kölcsönzési napló

Levélpapír

Házon kívülre készített átirat formája

Csatolt irat továbbítása - adminisztratív

Fax fedőlap

Scriptament nyílt irat

Feljegyzés minta

"Nem nyilvános" jelölés alkalmazása

Tárgyalási dosszié tartalomjegyzéke

Tárgyalási dosszié átadólistája

Felhasználói engedéllyel rendelkezők nyilvántartása

Futártájékoztató adminisztratív iratok továbbítására - Külképviselet

Futártájékoztató adminisztratív iratok továbbítására - Központ

Átadás-átvételi jegyzőkönyv - Külképviselet

Átadás-átvételi jegyzőkönyv - munkakör - Központ

Adminisztratív iratok selejtezési jegyzőkönyve - Külképviselet

Kézbesítőív - csak adminisztratív iratok továbbításához (évente le kell fűzni)

Kézbesítőív nyilvántartása

Jegyzőkönyv számítástechnikai adathordozó megsemmisítéséhez

Hitelesítő körbélyegző igénylő űrlap

Bélyegző/negatív pecsétnyomó igényléséhez űrlap

Átadás-átvételi jegyzőkönyv - admin. iratok - Központ

Kimenő elektronikus levél minta

Emlékeztető minta

Jegyzőkönyv minta

Őrjegy minta

Ügyiratpótló lap minta

Jogosultság igénylése és változtatása az iratkezelési szoftverhez minta

Adatlap hivatali kapu hozzáférés igényléséhez/lemondásához minta

Kísérőlap gépi adathordozó nyilvántartásba vételéhez minta

Iratselejtezési jegyzőkönyv - Központi Irattár minta

Selejtezési iratjegyzék - Központi Irattár minta

Iratátadás-átvételi jegyzőkönyv - Központi Irattár minta

Iratátadás-átvételi jegyzék Központi Irattár minta

Kölcsönzési napló

A könyvet vezették:

Rendezés: -
Rendezés: -
Kapcsolódó dokumentumok IKONJAI látszódjanak:
Felület kinézete:

Visszaugrás

Ugrás az oldal tetejére