27/2020. (V. 15.) HM utasítás

a Honvédelmi Minisztérium fejezet Költségvetés Gazdálkodási Információs Rendszeréről

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján a következő utasítást adom ki:

1. Általános rendelkezések

1. § (1)[1] Az utasítás hatálya a honvédelemről és a Magyar Honvédségről szóló 2021. évi CXL. törvény 3. § 14. pontja szerinti honvédelmi szervezetre (a továbbiakban: honvédelmi szervezet) terjed ki.

(2) Az utasítást a honvédelemért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) fenntartói irányítása alá tartozó szakképző intézményre is alkalmazni kell.

2. § Ezen utasítás alkalmazásában

a) adatvédelmi tisztviselő: a személyes adatok védelmével és a közérdekű adatok nyilvánosságával összefüggő feladatok irányításáról és felügyeletéről, valamint az ezekhez kapcsolódó egyes tevékenységek eljárási rendjéről szóló 2/2019. (I. 24.) HM utasítás (a továbbiakban: Adatvédelmi HM utasítás) 14. § (1)-(3) bekezdésében meghatározott személy;

b) alrendszer: a Honvédelmi Minisztérium fejezet Költségvetés Gazdálkodási Információs Rendszer (a továbbiakban: HM KGIR) jól körülhatárolt, egy adott szakterülethez kapcsolódó részterülete;

c) alrendszer rendszergazda: olyan stratégiai szintű szakmai vezető, aki az adott alrendszer felépítéséért, dokumentálásáért, használatának megszervezéséért, az ahhoz kapcsolódó eljárási rendek kialakításáért, az adatelérési jogosultságok meghatározásáért, valamint - a modulgazdákon keresztül - az alrendszer vonatkozásában a tartalomszolgáltatásáért felel;

d) biztonsági eseménykezelési megbízott (BEKeM): az állami és önkormányzati szervek elektronikus információbiztonságáról szóló 2013. évi L. törvény (a továbbiakban: Ibtv.) 11. § (6) bekezdése alapján a HM KGIR elektronikus információbiztonságával összefüggő biztonsági eseménykezelés kivizsgálásának feladatait ellátó személy;

e) elektronikus információs rendszer biztonságáért felelős személy (EIRBF): az Ibtv. 11. § (1) bekezdés c) pontja figyelembevételével a Honvédelmi Minisztérium Védelemgazdasági Hivatal (a továbbiakban: HM VGH) állományából, a HM VGH főigazgatójának javaslatára a Honvédelmi Minisztérium közigazgatási államtitkára (a továbbiakban: HM KÁT) által kijelölt személy, aki felelős - a HM VGH adatvédelmi tisztviselőjének véleményét kikérve - a HM KGIR informatikai biztonsági követelményeinek és az ezek megvalósítására irányuló védelmi rendszabályok meghatározásáért, a vonatkozó szabályzók meglétéért, kidolgoztatásáért, továbbá naprakészen tartásukért és rendszeres ellenőrzések végrehajtatásával azok betartatásáért;

f) modul: az egyes alrendszereken belül, jól elhatárolható módon, jellemzően egy adott szakmai szervezeti elem feladatához vagy szakterület feladatrendszeréhez kapcsolódóan kialakított, különálló programrész, melyet modulgazda irányít;

g) modulgazda: az adott modul működésének - felépítés, dokumentálás, fejlesztési követelmények, eljárásrendek, adatok előállítása, adatbevitel, adatok hitelessége, időben történő adatszolgáltatás, képzések, jogosultságok, tájékoztatás - biztosításáért felelős, az alrendszer rendszergazda által kijelölt személy. A modulgazdák listáját az Üzemeltetési és Alkalmazásfelügyeleti alrendszer rendszergazdája a HM KGIR Portálon közzéteszi az alrendszer rendszergazdák adatszolgáltatása alapján.

3. § A Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat (a továbbiakban: KNBSZ) nemzetbiztonsági szempontból érzékeny adatkörének minősülnek a KNBSZ költségvetési és számviteli rögzítési alapadatai, továbbá személyi állományának juttatásaira vonatkozó és személyes adatai.

2. A HM KGIR rendeltetése

4. § A HM KGIR alapvető rendeltetése, hogy a szervezeti és vezetői szinteknek megfelelően kialakított jogosultsági rendszer alkalmazásával békeidőszakban szolgáltatásai révén - a honvédségi adatkezelésről, az egyes honvédelmi kötelezettségek teljesítésével kapcsolatos katonai igazgatási feladatokról szóló 2013. évi XCVII. törvény (a továbbiakban: Haktv.) által meghatározott adatkezelési célokon túlmenően, a személyes adatok fogalmába nem tartozó adatok tekintetében - biztosítsa:

1. a honvédelmi szervezet szervezeti felépítésének elektronikus nyilvántartását, kezelését, a helyesbítéséhez kapcsolódó okmányok előállítását,

2. a honvédelmi szervezet munkaköri jegyzékének vagy állománytáblájának elektronikus nyilvántartását, kezelését, helyesbítései tervezését, jóváhagyásra előkészítését, valamint az e tevékenységekhez szükséges okmányok előállítását,

3. az adatszolgáltatást a honvédelmi szervezet szervezeti és beosztási hierarchiájára vonatkozóan,

4. az előírt munkaköri követelmények adatait tartalmazó, elektronikus formában létrehozott munkaköri jegyzéklapok (a továbbiakban: MJL) létrehozását, karbantartását,

5. az MJL adataira vonatkozó adatszolgáltatások elkészítését,

6. a katonai toborzással és a munkaerő-kiválasztással összefüggésben a betöltendő beosztási helyek összeállítását, tervezését, csoportos munkaerő-igénylések összeállítását,

7. a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (a továbbiakban: Kjt.) 30/A. §-ában a közalkalmazotti állomány tekintetében meghatározott munkakör-felajánlási lehetőség biztosítása érdekében a Kjt. 30/E. § (1) bekezdése, valamint a honvédelmi alkalmazottak jogállásáról szóló 2018. évi CXIV. törvény (a továbbiakban: Haj.tv.) 31. § (1) bekezdésében a honvédelmi alkalmazottak vonatkozásában meghatározott munkakör-felajánlási lehetőség biztosítása érdekében a Haj.tv. 34. § (1) bekezdése szerinti elektronikus adatnyilvántartás vezetését,

8. az előirányzatok, követelések, kötelezettségek nyilvántartását, az ehhez kapcsolódó pénzügyi teljesítések elszámolását,

9. a készpénzforgalom lebonyolításának nyilvántartását, a kapcsolódó bizonylatok előállítását,

10. a kötelezettségvállalások nyilvántartását, ellenjegyzését, azoknak a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: MÁK) részére történő bejelentését,

11. a kimenő számlák és a hozzájuk kapcsolódó levelezések rendszerből történő előállítását,

12. az előírt követelményeknek megfelelő beszámolási kötelezettség végrehajtását,

13. a Honvédelmi Minisztérium (a továbbiakban: HM) fejezet gazdálkodási területein jellemző adatok egységes rendszerben és egységes szempontok szerint történő gyűjtését, tárolását, feldolgozását és értékelését,

14. a HM fejezet gazdálkodásának átláthatóságát, a folyamatos kontrollt, valamint adatszolgáltatást a belső, a felügyeleti és a külső ellenőrzések számára,

15. a párhuzamos adatkezelés kiszűrését, a rendelkezésre álló adatok adatkezelésre jogosult felhasználók közötti megosztását, az erőforrások optimális felhasználását,

16. a honvédelmi szervezet jogszabályon alapuló adatszolgáltatási kötelezettségeinek támogatását,

17. a honvédelmi szervezet egyéb funkcionálisan kapcsolódó informatikai rendszereihez történő csatlakozását, a redundáns fejlesztések elkerülését, az adat- és információtovábbítás egységes feltételeit,

18. az adatszolgáltatást a hatósági elektronikus ügyintézésben érintett szervezetek részére, a szükséges adatokat a HM KGIR adatbázisától elkülönített és írásvédett adattárházból előállítva,

19. az Európai Unió és az Észak-atlanti Szerződés Szervezete számára szükséges adatszolgáltatási kötelezettség teljesítését,

20. a HM fejezetnek az új hazai és nemzetközi követelményeknek megfelelő pénzügyi audit bevezetésére és alkalmazhatóságára, a pénzügyi monitoring rendszer kiszolgálására való felkészítésének elősegítését,

21. a honvédségi szervezet önkéntes tartalékos személyi állományának kiszolgálását, azok munkáltatóival történő elektronikus kapcsolattartás lehetőségének a biztosítását,

22. a meghatározott személyi állomány számára az internetes portálon keresztül történő elektronikus ügyintézést, valamint a honvédelmi szervezet vezetője részére a vezető személyügyi, a katonai igazgatási és a pénzügyi tevékenységek támogatását,

23. a személyi állomány számára biztosítandó juttatások tervezéséhez, megállapításához, az azokról szóló adat-lekérdezésekhez, adatszolgáltatások előkészítéséhez szükséges támogatást és

24. a mennyiségben és értékben nyilvántartott immateriális javak, tárgyi eszközök, ingatlanok és készletek analitikus nyilvántartását, a gazdasági eseményeket alátámasztó bizonylatok rendszerből történő előállítását.

3. A HM KGIR felépítése

5. § A HM KGIR integrált információs rendszerként magában foglalja

a) a Szervezési alrendszert,

b) a Munkaköri Követelmények alrendszert,

c) a Humán Erőforrás-gazdálkodási alrendszert,

d) a Fegyelmi alrendszert,

e) a Személyi Pénzbeli Járandóságok alrendszert,

f) a Pénzügyi-Számviteli alrendszert,

g) az Üzemeltetési és Alkalmazásfelügyeleti alrendszert,

h) az Adattárház alrendszert,

i) az Ügyfélszolgálati alrendszert (a továbbiakban: ÜSZR),

j) a Logisztikai alrendszert.

6. § (1) A Szervezési alrendszer célja biztosítani a honvédelmi szervezet nem különleges jogrendre vonatkozó szervezeti és beosztási hierarchiájának, valamint rendszeresített haditechnikai eszközei nyilvántartásának létrehozását, karbantartását, ezen adatkörökre vonatkozó adatszolgáltatási lehetőségeket, továbbá a személyek beosztásba helyezéséhez szükséges, a szervezeti és beosztási hierarchiához tartozó alapadatok rögzítésével lehetővé tenni a személyügyi, pénzügyi szakfeladatok végrehajtását a HM KGIR más alrendszereiben. Az alrendszer moduljai:

a) szervezetmenedzsment modul és

b) haderőszervezési modul.

(2) A Munkaköri Követelmények alrendszer célja biztosítani a beosztások, munkakörök követelményeit megjelenítő munkaköri jegyzéklapokkal kapcsolatos feladatok - létrehozás, karbantartás, adatszolgáltatás - végrehajtását.

(3) A Humán Erőforrás-gazdálkodási alrendszer célja biztosítani, támogatni a Haktv. által a toborzó, a személyügyi, az érdekvédelmi és a szolgálaton kívüliekre vonatkozó nyilvántartással kapcsolatban meghatározott célok elérését és az emberi erőforrás-gazdálkodással kapcsolatos feladatok végrehajtását. Az alrendszer moduljai:

a) személyügyi adminisztrációs modul,

b) időkezelési modul,

c) oktatás- és képzéstervezési modul,

d) elismerési és jutalomkezelési modul,

e) toborzási modul,

f) érdekvédelmi modul,

g) teljesítményértékelési modul,

h) karriertervezési modul,

i) vezetői és alkalmazotti önkiszolgálói modul.

(4) A Fegyelmi alrendszer célja biztosítani, támogatni a Haktv. által a fegyelmi nyilvántartással kapcsolatosan meghatározott célok elérését.

(5) A Személyi Pénzbeli Járandóságok alrendszer célja biztosítani, támogatni a Haktv. által a pénzügyi nyilvántartással kapcsolatosan meghatározott célok elérését, valamint a személyi állomány járandóságainak biztosítását. Az alrendszer moduljai:

a) személyi juttatási modul,

b) társadalombiztosítási és családtámogatási modul,

c) nyugdíj modul,

d) bérgazdálkodási modul.

(6)[2] A Pénzügyi-Számviteli alrendszer célja biztosítani, támogatni a költségvetési gazdálkodással kapcsolatos pénzügyi, költségvetési, főkönyvi könyvelési és beszámolási, beszerzési és értékesítési feladatok végrehajtását és a kötelezettségvállalások nyilvántartását, ellenjegyzését, valamint támogatni a külföldi utazások rögzítését és elszámolását, illetve a hazai vendégfogadás kezelését. Az alrendszer moduljai:

a) főkönyvi könyvelési modul,

b) követelések modul,

c) kötelezettségek modul,

d) kötelezettségvállalások, ellenjegyzés modul,

e) előirányzatok nyilvántartása modul,

f) MÁK átutalások modul,

g) pénztár modul,

h) értékesítési modul,

i) utazásmenedzsment modul,

j) kontrolling modul,

k) számvitel üzemeltetési modul.

(7) Az Üzemeltetési és Alkalmazásfelügyeleti alrendszer célja biztosítani a HM KGIR adatbiztonsági, üzemeltetésbiztonsági, valamint a felhasználó támogató feladatok végrehajtását. Az alrendszer moduljai:

a) védelmi modul,

b) üzemeltetési és felügyeleti modul,

c) HM KGIR levelező modul,

d) hibajelentő modul.

(8) Az Adattárház alrendszer a HM KGIR adatbázisába felvitt adatok fokozott védelme érdekében egy naponta frissített, már ellenőrzött adatállomány segítségével biztosítja a feldolgozott adatok gyors, egységes szempontok szerinti lekérdezhetőségét, elemzését és más informatikai rendszerek részére történő átadását.

(9)[3] Az ÜSZR célja a hivatásos, szerződéses, önkéntes tartalékos katonák, valamint a honvéd tisztjelölt, honvéd altiszt-jelölt, kormánytisztviselő, honvédelmi alkalmazott, munkavállaló és honvédelmi szolgálati juttatásban részesülő állomány számára meghatározott internetes portálról indítható személyügyi, katonai igazgatási és pénzügyi eljárások, ügyek ügyfélszolgálati támogatása és az önkiszolgáló funkcionalitások biztosítása.

(10)[4] A Logisztikai alrendszer célja a logisztikai gazdálkodással kapcsolatos beszerzési, nyilvántartási, értékesítéshez kapcsolódó logisztikai feladatok végrehajtásának, az egységes törzsadatok létrehozásának és karbantartásának támogatása, valamint naprakész információk biztosítása a döntés-előkészítés folyamatában. Az alrendszer moduljai:

a) készletgazdálkodási modul,

b) eszközgazdálkodási modul,

c) összetett eszközgazdálkodási, karbantartási modul,

d) logisztikai üzemeltetési modul.

(11) Az (1)-(10) bekezdésben meghatározott, HM KGIR által biztosított feladatok végrehajtása esetenként külső informatikai alkalmazás igénybevételével, támogatásával történik.

4. A HM KGIR működési modellje

7. § (1) A HM KGIR a Magyar Honvédség Kormányzati Célú Elkülönült Hírközlő Hálózatának béke idejű üzemeltetési és felügyeleti rendjéről, valamint a központilag biztosított szolgáltatások igénybevételének szabályairól szóló 55/2013. (IX. 13.) HM utasítás alapján a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) Kormányzati Célú Elkülönült Hírközlő Hálózat (a továbbiakban: MH KCEHH) része, mely nem központi üzemeltetési körbe tartozó önálló információs célrendszer.

(2) A HM KGIR informatikai technológiai szempontból a nemzetközi szabványokat, ajánlásokat és eljárásokat alkalmazó, "központi szerver - távoli terminálok" felépítésű, nagykiterjedésű virtuális magánhálózat.

(3) A HM KGIR alapvetően a központi adatbázisban tárolt adatoknak a felhasználók által alkalmazási felületen keresztül történő közvetlen elérésére és kezelésére épül.

(4) A HM KGIR alkalmazás környezetei:

a) éles környezet: a honvédelmi szervezetet érintő valós adatok rögzítésére, feldolgozására szolgáló környezetek,

b) oktató környezet: a személyi állomány felhasználói szintű ismereteinek oktatására, gyakorlására szolgáló környezetek,

c) teszt környezet: a fejlesztői környezetekben kifejlesztett módosítások valósághű környezetben történő tesztelését biztosítja,

d) fejlesztői környezet: a működés során szükségessé vált programmódosítások kifejlesztésére szolgál, és

e) korábbi platformhoz tartozó környezet: a jelenleg használt éles környezetek által nem tartalmazott adatok elérését biztosítja.

(5)[5] A HM KGIR éles adatbázisaiban a Haktv. alapján kezelt adatok a Haktv. 7. §-a szerinti okiratokon alapulnak, és ellenőrzési eljárások után kerülnek az adatbázisokba. A Pénzügyi-Számviteli alrendszer és a Logisztikai alrendszer tekintetében a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet és a HM fejezet egységes számviteli politikájáról és számlarendjéről szóló HM KÁT szakutasítás 1. melléklete szerint meghatározott bizonylatok, okiratok alapján kerülnek a HM KGIR rendszerbe a meghatározott ellenőrzési (kontroll) eljárásokat követően. Az elemi adatokat a keletkezési helyük szerint illetékes honvédelmi szervezet katonai igazgatási, alapnyilvántartás vezetésére kötelezett személyügyi és pénzügyiszámviteli, jogi és igazgatási, valamint logisztikai szakállománya rögzíti.

(6) A HM KGIR integrált adatszerkezete, adatbázis-kezelési eljárásai biztosítják, hogy a rendszeren belül minden adat csak egyszer és ott kerüljön rögzítésre, ahol az keletkezik és ahová funkcionálisan, valamint felelősség szerint kötve van, továbbá biztosítják az egyes modulokban, alrendszerekben kezelt adatok más modulokban, alrendszerekben történő megjelenítését, felhasználását.

(7) A HM KGIR működtetéséért a HM VGH főigazgatója a felelős.

(8) A HM KGIR üzemeltető szervezete a HM VGH.

5. A HM KGIR és egyes alrendszereinek működtetéséhez kapcsolódó feladat- és hatáskörök

8. § (1)[6] A HM KGIR működtetését és fejlesztését a HM KÁT a HM Kontrolling Főosztály (a továbbiakban: HM KOF) főosztályvezetője útján felügyeli, és a 12. § szerinti munkacsoport tevékenységén keresztül összehangolja az annak fejlesztésére irányuló alkalmazói követelmények kidolgozását, előterjeszti a miniszter részére a rendszer fejlesztésére irányuló szakmai követelményeket.

(2) A HM KGIR működtetését és annak fejlesztésére irányuló, HM KÁT hatáskörébe tartozó alkalmazói követelmények kidolgozását a HM KÁT a HM VGH főigazgatója útján irányítja.

(3)[7] A HM KGIR fejlesztésére irányuló honvédségi alkalmazói követelmények kidolgozását, az MH-n belüli felügyeletét, valamint az alrendszer rendszergazdák tevékenységének összefogását, felügyeletét a Honvéd Vezérkar főnöke (a továbbiakban: HVKF) a HVKF gazdálkodási helyettese (a továbbiakban: HVKF gh.) útján irányítja.

(4) A honvédségi alkalmazói követelmények és a HM KÁT hatáskörébe tartozó alkalmazói követelmények alapján összeállított, a HM KGIR stratégiai szintű fejlesztési irányainak jóváhagyására a miniszter jogosult.

(5) Az (1)-(3) bekezdésben meghatározott jogkörök nem érintik az információs önrendelkezési jogról és információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény és a Haktv. alapján az egyes nyilvántartások adatkezelői részére meghatározott jogköröket.

9. § (1) Az alrendszer rendszergazdák a Haktv. előírásainak figyelembevételével - a szakterületükre vonatkozóan, az érintett modulgazdák bevonásával - részletesen, a több szakterületet érintő kérdésekben az érintett alrendszer rendszergazdájával, az EIRBF-fel és a HM VGH adatvédelmi tisztviselőjével egyeztetve

a) kidolgozzák az általuk felügyelt alrendszerben és azok moduljaiban feldolgozandó adatokat tartalmazó okmányok kezelésére, a feldolgozások végrehajtására, a modulok alkalmazásával kapcsolatos eljárásokra, feladatokra, hatáskörökre, a központi adatbázishoz és adattárházhoz való hozzáférés és lekérdezés módjára, a lekérdezési és karbantartó jogosultságokra, a kinyerhető információk körére, az adatszolgáltatás rendjére vonatkozó szabályokat, javaslatot tesznek az eszközök elosztására és az üzemeltetés szabályaira,

b) meghatározzák és a jogszabályok, valamint a közjogi szervezetszabályozó eszközök változásának megfelelően aktualizálják a HM KGIR adatbázisában tárolt adatok beviteléért, naprakészségéért felelős felhasználók körét,

c) együttműködés keretében biztosítják az adott alrendszer működtetéséhez szükséges és az illetékességi körükbe tartozó személyi és szakmai feltételeket,

d)[8] a jogszabályok szerinti naprakész működés biztosítása érdekében a szakterületüket érintő jogszabályokban és egyéb, közjogi szervezetszabályozó eszközökben történt változásokról, továbbá a már ismert, várható változásokról haladéktalanul tájékoztatják a HM KGIR üzemeltető szervezetének vezetőjét, aki az üzemeltetési szerződés keretében intézkedik az üzemeltetéstámogató szolgáltató felé a rendszer megváltozott jogszabályi környezethez illeszkedő módosítására és a módosítás előkészítésére,

e)[9] együttműködés keretében biztosítják a szükséges szakértők részvételét a szakterületüket érintő fejlesztési projektekben és a funkcionális, valamint a több szakterületet is érintő integrált tesztekben,

f) közreműködnek a szolgáltatási szerződések tartalmi összeállításában és annak teljesítésével összefüggő szakmai teljesítési igazolások kiállításában,

g) létrehozzák, továbbá folyamatosan működtetik a felhasználók szakmai tevékenységét támogató és a felmerült problémákat kezelő szakmai egyeztető csoportokat, amelyek javaslatot tesznek a hibajelentő modul kategóriáinak fejlesztésére, módosítására, a hatáskörüket meghaladó problémákat átirányítják az érintett szakterülethez.

(2) A modulgazdák az adott alrendszer rendszergazda egyetértése mellett

a) gondoskodnak a szakállomány folyamatos képzéséről, útmutatók és felhasználói kézikönyvek kiadásáról, naprakészen tartásáról,

b) kezdeményezik az általuk felügyelt folyamatokban használatos típusjogosultságok létrehozását, szükség szerinti módosítását, valamint törlését, felelősek mindezek dokumentálásáért,

c) folyamatosan figyelemmel kísérik a létrehozott jogosultságtípusok aktualitását, változtatás esetén a jogosultság leíró dokumentációt érintő módosítást megküldik a HM VGH részére,

d) engedélyezik a szakterület referensei részére kért, a szakterülethez tartozó jogosultságokat,

e) felelnek a HM KGIR tájékoztatójában elhelyezendő, a modult érintő okmányok naprakészségéért, kezdeményezik az okmányok közzétételét és törlését,

f) elektronikus tájékoztatókat készítenek és tesznek közzé a HM KGIR üzemeltetésével kapcsolatos hatékony és gyors tájékoztatás, valamint az egyszerűbb feladatok összehangolása érdekében,

g) összegyűjtik a HM KGIR használata során felmerülő felhasználói észrevételeket és a működést esetleg akadályozó hibákat, amelyekről jelentést készítenek, hibajegyet rögzítenek, szükség esetén fejlesztési javaslatot tesznek.

(3) Ha az alrendszer vonatkozásában modulgazda nem kerül kijelölésre, a (2) bekezdésben meghatározott feladatokat az alrendszer rendszergazda látja el.

6. A HM KGIR egyes alrendszereinek működtetéséért felelős szervek, szervezetek

10. § (1)[10] A Szervezési alrendszer rendszergazdája a Honvéd Vezérkar (a továbbiakban: HVK) Haderőtervezési Csoportfőnökség (a továbbiakban: HVK HTCSF) csoportfőnöke. A HVK HTCSF csoportfőnöke rendszergazdai jogait és kötelességeit a HM Tervezési és Koordinációs Főosztály (a továbbiakban: HM TKF) főosztályvezetőjének egyetértésével gyakorolja.

(2) Az alrendszer eltérő adatterületei vonatkozásában

a)[11] az alrendszer értékkészleteiért, a szervezeti hierarchia kialakításáért, továbbá a HVKF alárendeltségében lévő szervezetek állománytábláinak (beleértve az ideiglenes katonai szervezetek állománytábláit) és a lajstrom adatainak karbantartásáért a HVK HTCSF csoportfőnöke,

b) a HM, a miniszter közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezetek, a szakképző intézmény munkaköri jegyzékeiért, a honvédelmi szervezet létszámgazdálkodásához tartozó adatszolgáltatásokért a HM TKF főosztályvezetője,

c) a KNBSZ hatás- és felelősségi körébe tartozó állománytáblák vonatkozásában a KNBSZ főigazgatója,

d)[12] a Haderőszervezési modul vonatkozásában a HVK HTCSF csoportfőnöke

a felelős.

(3) A Szervezési alrendszer rendszergazdája szakterületére vonatkozóan, az érintett modulgazdák bevonásával, belső rendelkezésben részletesen szabályozza a magasabb szintű szabályozóban nem vagy nem teljeskörűen meghatározott feladatokat, különösen

a) a HM KGIR-ben feldolgozandó adatokat tartalmazó okmányok kezelését és

b) az útmutatók és felhasználói kézikönyvek kiadásának eljárásrendjét.

(4) A Munkaköri Követelmények alrendszer rendszergazdája a HM Humánpolitikai Főosztály főosztályvezetője.

(5) A Munkaköri Követelmények alrendszer rendszergazdája szakterületére vonatkozóan belső rendelkezésben részletesen szabályozza a magasabb szintű szabályozóban nem vagy nem teljeskörűen meghatározott feladatokat, különösen a HM KGIR

a) rendszerben feldolgozandó adatokat tartalmazó okmányok kezelését és

b) útmutatók és felhasználói kézikönyvek kiadásának eljárásrendjét.

(6)[13] A Humán Erőforrás-gazdálkodási alrendszer rendszergazdája a HVK Személyzeti Csoportfőnökség csoportfőnöke.

(7) A Humán Erőforrás-gazdálkodási alrendszer rendszergazdája szakterületére vonatkozóan, az érintett modulgazdák bevonásával, belső rendelkezésben részletesen szabályozza a magasabb szintű szabályozóban nem vagy nem teljeskörűen meghatározott feladatokat, különösen a HM KGIR

a) rendszerben feldolgozandó adatokat tartalmazó okmányok kezelését,

b) központi feldolgozásai végrehajtásának rendjét és

c) útmutatók és felhasználói kézikönyvek kiadásának eljárásrendjét.

(8) A Fegyelmi alrendszer rendszergazdája a HM Igazgatási és Jogi Képviseleti Főosztály főosztályvezetője.

(9) A Fegyelmi alrendszer rendszergazdája szakterületére vonatkozóan, belső szabályozóban részletesen szabályozza a magasabb szintű szabályozóban nem vagy nem teljeskörűen meghatározott feladatokat, különösen a HM KGIR

a) rendszerben feldolgozandó adatokat tartalmazó okmányok kezelését és

b) útmutatók és felhasználói kézikönyvek kiadásának eljárásrendjét.

(10) A Személyi Pénzbeli Járandóságok, a Pénzügyi-Számviteli és az Üzemeltetési és Alkalmazásfelügyeleti alrendszerek, az Adattárház alrendszer, valamint az ÜSZR rendszergazdája a HM VGH főigazgatója.

(11) A (10) bekezdésben szereplő alrendszerek rendszergazdája szakterületei vonatkozásában, az érintett modulgazdák bevonásával, belső szabályozóban részletesen szabályozza a magasabb szintű szabályozóban nem vagy nem teljeskörűen meghatározott feladatokat, különösen a HM KGIR

a) jogosultságokra vonatkozó eljárások rendjét,

b) rendszerben feldolgozandó adatokat tartalmazó okmányok kezelését,

c) központi feldolgozásai végrehajtásának rendjét,

d) biztonságát szolgáló rendelkezéseket,

e) az elektronikus információs rendszer biztonságáért felelős személy és a biztonsági eseménykezelési megbízott rendszerspecifikus feladatait,

f) útmutatók és felhasználói kézikönyvek kiadásának eljárásrendjét,

g) levelezőrendszerrel összefüggő és

h) végpontokkal kapcsolatos részletes feladatokat.

(12)[14] A Logisztikai alrendszer rendszergazdája a HVK Gazdálkodási Iroda irodavezetője.

(13) A Logisztikai alrendszer rendszergazdája szakterületére vonatkozóan, az érintett modulgazdák bevonásával, belső rendelkezésben részletesen szabályozza a magasabb szintű szabályozóban nem vagy nem teljeskörűen meghatározott feladatokat, különösen a HM KGIR

a) rendszerben feldolgozandó adatok, az azokat tartalmazó okmányok kezelését,

b) központi feldolgozásai végrehajtásának rendjét és

c) útmutatók és felhasználói kézikönyvek kiadásának eljárásrendjét.

7. ÜSZR

11. § (1) Az ÜSZR működtetéséért és a hozzá kapcsolódó internetes portál üzemeltetéséért a HM VGH főigazgatója felelős. Az ÜSZR vonatkozásában a 10. §-ban meghatározott, az egyes alrendszerek működtetéséhez kapcsolódó feladat- és hatásköröket - a Haktv. szerinti adatkezelői jogkörök kivételével - az ÜSZR rendszergazdájaként a HM VGH főigazgatója látja el.

(2) Az ÜSZR további fejlesztésére, az önkiszolgáló funkcionalitások bővítésére az egyes alrendszerek rendszergazdáinak kezdeményezésére, az érintett szakterületeket és szervezeteket képviselő vezetők, szakértők javaslatának figyelembevételével - a HM KGIR fejlesztésére vonatkozóan meghatározott általános elvek alapján - a HM VGH főigazgatója intézkedik.

(3) Az ÜSZR rendszergazdája gondoskodik az ÜSZR-en keresztül történő elektronikus ügyintézéssel összefüggő adatkezelési tájékoztató és a (4) bekezdés szerinti telefonos ügyfélszolgálatot érintően a hívásrögzítésre vonatkozó adatkezelési tájékoztató kidolgozására, kiadására, naprakész vezetésére. Az elektronikus információs rendszer biztonságáért felelős személy felügyeli és ellenőrzi az elektronikus információbiztonsággal kapcsolatos feladatokat, és a HM VGH adatvédelmi tisztviselője ellenőrzi az ÜSZR-rel összefüggésben meghatározott adatvédelmi szabályok betartását.

(4) A személyi állomány ÜSZR portálon keresztül történő ügyintézésének támogatása, az internetes portál használata, illetve elektronikusan indított ügyeinek segítése érdekében a HM VGH telefonos ügyfélszolgálatot működtet.

8. A HM KGIR munkacsoport

12. § (1) A HM KGIR működtetésének, üzemeltetésének, üzemeltetés-támogatásának és fejlesztésének tárca szintű koordinációs tevékenységét a HM KGIR munkacsoport (a továbbiakban: munkacsoport) végzi.

(2) A munkacsoport tevékenységét a HM KÁT irányítja, aki hatáskörét a munkacsoport vezetőjén keresztül gyakorolja.

(3)[15] A munkacsoport vezetője a HM KOF főosztályvezetője, tagjai a 10. § szerint kijelölt alrendszer rendszergazdák, továbbá a HVKF gh., a HM Gazdasági Tervezési és Szabályozási Főosztály főosztályvezetője, a HVK Híradó és Informatikai Csoportfőnökség (a továbbiakban: HVK HICSF) csoportfőnöke, valamint az Adatvédelmi HM utasítás 2. §-a szerinti szakmai szerv és az információbiztonsággal összefüggő feladatok szakmai irányítását ellátó szervezeti egység vezetője.

(4) A munkacsoport vezetője feladatát az alrendszer rendszergazdák, az érintett szakterületeket és szervezeteket képviselő vezetők, szakértők, valamint az üzemeltetés-támogató szolgáltató közreműködésével látja el.

(5)[16] A munkacsoport negyedévente ülésezik. A munkacsoport üléseit a munkacsoport-vezető hívja össze. A munkacsoport ülésére a HM KGIR üzemeltetés-támogató szolgáltató képviselője, a HM gazdálkodási ügyekért felelős helyettes államtitkár képviselője és a HVK Logisztikai Csoportfőnökség csoportfőnöke állandó, a KNBSZ kijelölt képviselője - az ülés témájának megfelelően - eseti meghívást kap.

(6)[17] A munkacsoport tagjai által készített és a munkacsoport-vezető által előterjesztett, miniszter által meghatározott fejlesztési irányoknak megfelelően a HM KGIR-ra vonatkozó rövid- és hosszútávú fejlesztési tervjavaslatot, valamint annak az adott évre vonatkozó költségvetési és beszerzési tervjavaslatát a HM KÁT hagyja jóvá. A tervjavaslatokat jóváhagyás előtt véleményezésre meg kell küldeni a HVKF és a KNBSZ főigazgatója részére.

9. A HM KGIR előkészítő munkacsoport

13. § (1) A HM KGIR működtetését, üzemeltetését, illetve fejlesztését vagy adott alrendszert érintő kérdések megvitatása, a gyűjtött tapasztalatok hasznosítása, a problémák feltárása és megszüntetése, valamint a szükséges döntések előkészítése érdekében HM KGIR előkészítő munkacsoport (a továbbiakban: előkészítő munkacsoport) kerül létrehozásra. Az előkészítő munkacsoportot az alrendszer rendszergazdák kezdeményezése alapján a HM VGH főigazgatója hívhatja össze.

(2)[18] Az előkészítő munkacsoport tevékenységét - a fejlesztési feladatok kivételével - a HM VGH főigazgatója irányítja, aki hatáskörét az előkészítő munkacsoport vezetőjén keresztül gyakorolja. A fejlesztési feladatok tekintetében az előkészítő munkacsoport tevékenységének irányítását a munkacsoport vezetője végzi. Az előkészítő munkacsoport vezetője a HM VGH főigazgatója által kijelölt személy, tagjai a 10. § szerint kijelölt alrendszer rendszergazdák képviselői, a HVKF gh. vagy az általa kijelölt személy, továbbá az MH Katonai Igazgatási és Központi Nyilvántartó Parancsnokság (a továbbiakban: MH KIKNYP), az MH KCEHH-t, illetve a kormányzati informatikai szolgáltatásokat érintő fejlesztések esetén a HVK HICSF képviselője.

(3) Az előkészítő munkacsoport vezetője feladatát az alrendszer rendszergazdák, az érintett szakterületeket és szervezeteket képviselő vezetők, szakértők, valamint az üzemeltetéstámogató szolgáltató közreműködésével látja el.

(4)[19] Az előkészítő munkacsoport összehívását az alrendszer rendszergazdák kezdeményezhetik a témák megjelölésével az előkészítő munkacsoport vezetőjénél. A témákat a munkacsoportülést megelőzően az előkészítő munkacsoport vezetője megküldi az alrendszer rendszergazdák, továbbá az MH KIKNYP és az MH KCEHH-t, illetve a kormányzati informatikai szolgáltatásokat érintő fejlesztések esetén a HVK HICSF csoportfőnöke részére. Az előkészítő munkacsoport vezetője legkésőbb a kezdeményezést követő 30. napig intézkedik az előkészítő munkacsoport összehívására.

(5) Az előkészítő munkacsoport munkájában a HM KGIR üzemeltetéstámogató szolgáltató képviselői - az alrendszer rendszergazdák javaslata alapján - az előkészítő munkacsoport vezetőjének kezdeményezésére eseti jelleggel vesznek részt.

(6)[20] A fejlesztési feladatok előkészítése, megtervezése céljából a munkacsoport munkájának támogatása érdekében a HM VGH főigazgatója, a HM KOF főosztályvezetője és a HVKF az előkészítő munkacsoporthoz 1-1 fő titkárt jelöl ki. A titkárok - a megalapozott véleményalkotás és az elöljárói döntés-előkészítés érdekében a szükséges mértékben -rendszeresen tájékoztatják a munkacsoport tagjait a feladatok alakulásáról és az új információkról. A titkárok feladata továbbá az előkészítő munkacsoport működéséhez és munkájához kapcsolódó adminisztratív, valamint a munkacsoport vezetője által meghatározott, az előbbiekhez kapcsolódó feladatok végrehajtása.

(7) Az előkészítő munkacsoport döntés-előkészítő munkájának támogatása, egy-egy konkrét fejlesztési folyamat előkészítése, megtervezése érdekében, HM utasítás keretében - projektszervezetként - ideiglenes szervezeti egység vagy szervezeti elem hozható létre.

10. A jogosultság igénylésének és engedélyezésének rendje

14. § (1) A honvédelmi szervezet személyi állományának (a továbbiakban: felhasználó) a HM KGIR-ban történő munkavégzéséhez hozzáférési jogosultság (a továbbiakban: jogosultság) engedélyezése szükséges.

(2) A felhasználó részére a jogosultság engedélyezését, módosítását vagy megszüntetését, illetve az infrastrukturális feltételek biztosítását a honvédelmi szervezet a HM KGIR felhasználóinak regisztrálásához és jogosultságainak definiálásához megnevezésű, a HM KGIR portálon elérhető 3/A-C jelű adatlap (a továbbiakban: adatlap) kitöltésével kezdeményezi a (4) és (5) bekezdésben foglaltak szerint.

(3) Az adatlap karbantartását a HM VGH végzi.

(4) A 3/A-B jelű adatlapot kell kitölteni

a) új felhasználó definiálása és jogosultság igénylése,

b) meglévő felhasználó

ba) jogosultságainak módosítása,

bb) további jogosultságának igénylése vagy

bc) jogosultságainak megszüntetése vagy

c) a központilag lezárt felhasználók ismételt aktívvá tétele

esetén.

(5) A 3/C jelű adatlapot kell kitölteni

a) a HM KGIR hálózati végpont, munkaállomás, monitor, nyomtató és egyéb, a működéshez szükséges eszköz (a továbbiakban: HM KGIR hardverelemek) igényléséhez vagy

b) a HM KGIR hardverelemek áthelyezéséhez, megszüntetéséhez.

(6) A kitöltött adatlapot a 15. § (2) bekezdése szerinti engedélyező honvédelmi szervezet részére kell megküldeni.

(7) Minden felhasználóra külön adatlapot kell kitölteni, amelyet a honvédelmi szervezet vezetője vagy az általa kijelölt személy ír alá.

(8) Egy adatlapon csak egy alrendszer rendszergazdához tartozó jogosultságok igényelhetők.

(9) HM KGIR jogosultságot igényelni csak olyan felhasználó vonatkozásában lehet, aki a Felhasználói Nyilatkozatot aláírta, és azt a honvédelmi szervezet személyügyi szerve a személyügyi anyaggyűjtőjében elhelyezte. A nyilatkozat meglétét az adatlapon a felhasználó és a honvédelmi szervezet személyügyi szervének vezetője vagy az általa kijelölt személy aláírásával igazolja.

(10) Az adatlapon a felhasználó új jogosultságainak igénylése mellett az esetlegesen lezárandó jogosultságokat is fel kell tüntetni.

(11) A honvédelmi szervezet vezetője vagy az általa kijelölt személy az adatlap kitöltésével és a HM VGH részére történő megküldésével kezdeményezi a jogosultság megszüntetését a felhasználó szolgálati viszonyának, kormányzati szolgálati vagy honvédelmi alkalmazotti jogviszonyának, közalkalmazotti jogviszonyának, illetve munkaviszonyának megszűnésekor, vagy ha a felhasználó beosztása, feladat- vagy munkaköre ellátásához már nem szükséges a jogosultság. Az adatlap információi alapján a HM VGH a felhasználóhoz rendelt jogosultságokat lezárja.

15. § (1) A jogosultság engedélyezése esetén az adatlapot a (2) bekezdés szerinti engedélyező honvédelmi szervezet továbbítja a HM VGH részére.

(2) A jogosultság-igénylés engedélyezésére jogosult:

a) alapjogosultság, központi és üzemeltetési jogosultság igénylése esetén az alrendszer rendszergazda és

b) a KNBSZ nemzetbiztonsági szempontból érzékeny adatköreihez hozzáférést biztosító jogosultság esetén az alrendszer rendszergazda, és azt követően a KNBSZ főigazgatója vagy az általa felhatalmazott személy.

c)[21] a KNBSZ állományába tartozó személy részére a KNBSZ nemzetbiztonsági szempontból érzékeny adatköreihez hozzáférést biztosító jogosultság esetén a KNBSZ főigazgatója vagy az általa felhatalmazott személy, és azt követően az alrendszer rendszergazda.

16. § (1) A KNBSZ nemzetbiztonsági szempontból érzékeny adatköreihez hozzáférést biztosító jogosultság csak a felhasználó nemzetbiztonsági szakvéleményének érvényességi idejére állítható ki. Az adatlapon az igénylő szervezet köteles feltüntetni a szakvélemény érvényességének idejét és határozott idejű hozzáférés esetén annak záró dátumát. Az adatlapokat a KNBSZ részére kell megküldeni.

(2) A KNBSZ a jogosultság érvényességéről "Hozzájáruló nyilatkozat"-ot állít ki, amelyet megküld az alrendszer rendszergazda részére, aki gondoskodik az igénylő szervezet tájékoztatásáról. A KNBSZ írásban értesíti az alrendszer rendszergazdát a jogosultság engedélyezésére vonatkozó igénylés nemleges elbírálásáról, valamint a jogosultság megszüntetésének kezdeményezéséről is.

11. A jogosultság kiosztásával kapcsolatos szabályok

17. § (1) A hiányosan vagy helytelenül kitöltött, valamint a jóváhagyás nélküli adatlapot a HM VGH visszaküldi az illetékes honvédelmi szervezet részére.

(2) A HM VGH az adatlapon engedélyezett jogosultság kiosztását a 18. § szerint a beérkezést követő ötödik munkanapig hajtja végre, amelynek tényét a HM VGH kijelölt állománya az adatlapon aláírásával igazolja, valamint az adatlapot nyilvántartásba veszi.

(3) A jogosultságok rendszeres felülvizsgálata érdekében a HM VGH évente egy alkalommal, indokolt esetben soron kívül, megküldi az érvényes jogosultsággal rendelkezők és a jogosultságok listáját az igénylő honvédelmi szervezet részére, illetve - egy adott alrendszerhez tartozó jogosultságok esetén - az alrendszer rendszergazda részére, akik indokolt esetben a kézhezvételt követő 30. napig kezdeményezik a jogosultságok pontosítását. A HM VGH a KNBSZ nemzetbiztonsági szempontból érzékeny adatköréhez érvényes jogosultsággal rendelkezők névsorát a KNBSZ részére tájékoztatásul megküldi.

(4) A jogosultságokkal kapcsolatos dokumentációt, amely magában foglalja valamennyi jogosultság tartalmi leírását, funkcionalitásuk és az elérhető adatkörök vonatkozásában a HM VGH vezeti.

12. A felhasználók értesítése a jogosultság kiosztásáról

18. § (1) Új felhasználó esetén, a felhasználó HM KGIR Központi Címtára szerinti felhasználói nevét, a személyügyi törzsszámát - amelynek segítségével a felhasználó eléri a munkaállomás operációs rendszerét, a HM KGIR belső levelező rendszert és az egyéb kapcsolódó szolgáltatásokat - és a vonatkozó tudnivalókat a HM VGH a honvédelmi szervezet részére ügyviteli úton, zárt borítékban küldi meg. A Logisztikai alrendszer felhasználói számára a HM VGH kizárólag a Logisztikai alrendszerbe történő belépéshez szükséges információkat küldi meg.

(2) A HM KGIR portálhoz a bejelentkezési jelszót levelezőrendszeren keresztül kell kiküldeni.

13. Egyéb rendelkezések

19. § (1) Az MH Egészségügyi Központ az analitikus vagyonnyilvántartását az általa használt számviteli informatikai rendszerben vezeti.

(2) A védelem-egészségügyi szaktechnikai eszközök és szakanyagkészletek nyilvántartását

a) a katonai szervezetek vonatkozásában a HM KGIR Logisztikai alrendszere,

b) a védelemegészségügyi intézmények tekintetében az (1) bekezdés szerinti informatikai rendszer

biztosítja.

20. § (1) A 15. § (2) bekezdés b) pontja szerinti KNBSZ engedélyezést érintő jogosultságokat kizárólag kockázatmentes nemzetbiztonsági szakvéleménnyel rendelkező felhasználók részére lehet igényelni.

(2) A KNBSZ a jogosultság engedélyezésére vonatkozó igényeket indokolt esetben a kézhezvételtől számított 15. munkanapig, egyéb esetben a 20. munkanapig bírálja el.

(3) Az ÜSZR a KNBSZ vonatkozásában nem kerül alkalmazásra.

14. Záró rendelkezések

21. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

22. §[22]

23. § A HM VGH főigazgatója a 10. § szerinti, a HM KGIR egyes alrendszereinek működtetéséért felelős rendszergazdák együttműködésében az utasítás közzétételétől számított 60 napon belül felülvizsgálja az utasítás 14-18. §-a szerinti jogosultságok igénylésének és engedélyezésének rendjével, a jogosultság kiosztásával, illetve a felhasználóknak a jogosultság kiosztásáról szóló értesítésével kapcsolatos szabályait.

Dr. Benkő Tibor s. k.,

honvédelmi miniszter