13/2009. (III. 6.) KHEM utasítás

az ideiglenes külföldi kiküldetésekről

Az ideiglenes külföldi kiküldetések eljárásrendjét és költségtérítését a következők szerint szabályozom:

Az utasítás hatálya

1. §

(1) Jelen utasítás hatálya - a (2) bekezdésben foglaltak kivételével - kiterjed minden olyan ideiglenes külföldi kiküldetésre, amely teljesítésének anyagi fedezetét részben vagy egészben a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) Igazgatás költségvetése biztosítja.

(2) Az állami vezetőt külföldi tartózkodása idejére megillető juttatásokat az állami vezetők és az államigazgatási szervek köztisztviselői számára biztosított juttatásokról és azok feltételeiről szóló 136/2006. (VI. 26.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Rendelet) szabályozza.

(3) Ideiglenes külföldi kiküldetést teljesít az a kiküldött, akinek meghatározott külföldi állomáshelyen történő munkavégzésének vagy képzésének időtartama a három hónapot nem haladja meg.

Kiküldetések tervezése

2. §

(1) A nemzetközi feladatok összehangolása érdekében a szervezeti egységek a tárgyévet megelőző év december 15-éig utazási programtervet készítenek az elkövetkező évre vonatkozólag, amelyet a felügyeletet ellátó állami vezető (miniszter, államtitkár, szakállamtitkárok), illetve a kabinetfőnök (a továbbiakban együttesen: blokkvezető) egyetértését követően az Utazásszervező és Protokoll Osztály (a továbbiakban: Utazásszervező) összegez minisztériumi szinten. A blokkszinten összeállított és megküldött utazási tervet a blokkvezetők negyedévente, az érintett főosztályvezetők bevonásával felülvizsgálják, melynek eredményéről az Utazásszervező egység vezetőjét tájékoztatni kötelesek.

(2) A külföldi kiküldetésekre fordítható kiadási előirányzat és annak belső megosztása az éves keretek felosztása (elemi költségvetés készítése) során kerül megállapításra. Az utazási keret blokkszintű felosztására a minisztériumi utazási programterv összegzését és az elemi költségvetés jóváhagyását követő 15 napon belül az utazásszervező - a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály bevonásával - tesz javaslatot, amelyet a miniszter hagy jóvá.

(3) A jóváhagyott éves utazási és napidíj keretekről az Utazásszervező tájékoztatást küld a blokkvezetők részére. A blokk-keretek ismeretében a blokkvezetők véglegesítik a felügyeletük alá tartozó szervezeti egységek utazási programtervét, az egyes utazások becsült várható költsége alapján. Ez alapján az Utazásszervező véglegesíti a Minisztérium utazási programtervét, amelyet az államtitkár hagy jóvá.

(4) A blokk-keretekkel a blokkvezetők saját hatáskörben gazdálkodnak és gondoskodnak arról, hogy azok év közbeni túllépésére ne kerüljön sor. A blokk-keretek felhasználásáról az Utazásszervező és a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály vezet nyilvántartást a Forrás-SQL-rendszerben. Az Utazásszervező a blokkvezetőknek háromhavonta kimutatást küld az utazási keretek állásáról.

(5) Az utazási keret jobb tervezhetősége érdekében év elején az Igazgatás költségvetésében rendelkezésre álló összeg 75%-a osztható fel a blokkok között. A fennmaradó 25% tartalékalapot képez, amely a felhasználási adatok szeptemberi felülvizsgálata, illetve a IV. negyedévi kiküldetések ismeretében kerül felosztásra a 2. § (2) bekezdésben foglalt eljárás szerint.

(6) A blokkvezetők az (1) és (3) bekezdésekben említett véglegesített utazási programtervet indokolt esetben év közben módosíthatják; erre a miniszter által már jóváhagyott blokk-keretösszegükön belül, a tervezett, de elmaradt kiutazások terhére kerülhet sor.

A kiküldetés engedélyeztetése és feltételei, a feltételekhez kapcsolódó feladatok, nyilvántartások

3. §

(1) A kiküldetés engedélyezése az 1. számú melléklet szerinti "Ideiglenes külföldi kiküldetési engedély" formanyomtatvány kitöltésével és aláírásával történik, melyet minden esetben iktatószámmal is el kell látni. Az 1. számú melléklet tartalmazza, többek között, a kiküldetés várható költségeit is. A várható költségek megalapozott számításához szükséges az utazás engedélyeztetését megelőzően a repülőjegy és/vagy vonatjegy előzetes foglalása, valamint ez alapján a repülőjegy/vonatjegy várható árának ismerete. Repülő- és vonatjegyfoglalást kizárólag az Utazásszervező végezhet.

(2) A kiküldetési engedélyhez csatolni kell a szállásfoglalásról szóló visszaigazolást, amely tartalmazza annak költségeit.

(3) Az ideiglenes külföldi kiküldetés elrendelésére - a kiküldetés során végrehajtandó feladatok meghatározásá-

val - a kiküldött közvetlen szakmai felügyeletét ellátó blokkvezető vagy főosztályvezető jogosult. A kiutazás el-rendelője az 1. számú mellékletben aláírásával igazolja az adott külföldi kiküldetésnek a minisztériumi utazási programtervben való szereplését és szakmai célszerűségét.

(4) Az ideiglenes külföldi kiküldetés jóváhagyása a szervezeti egységet felügyelő blokkvezető hatásköre. A szakállamtitkár és kabinetfőnök kiküldetését az államtitkár, az államtitkár kiküldetését a miniszter, a miniszterét az államtitkár engedélyezi. A blokkvezető csak szabad blokkfedezet rendelkezésre állása esetén hagyhat jóvá kiküldetést. Az ideiglenes külföldi kiküldetési engedélyeket a szervezeti egységet felügyelő blokkvezető (jóváhagyó) helyett - akadályoztatása esetén - az általa munkaköri leírásban kijelölt és meghatalmazott helyettes hagyhatja jóvá, akinek személyéről írásbeli tájékoztatást szükséges küldeni az Utazásszervező, valamint a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály vezetője részére.

(5) Az elrendelt és jóváhagyott külföldi kiküldetés utazási engedélyét - az 1. mellékletet - lezárt borítékban az Utazásszervező egység vezetője részére, lehetőség szerint az indulás előtt 7 munkanappal meg kell küldeni. Az utazási engedély időben történő benyújtása - különös figyelemmel a vízumköteles országokra -, valamint annak engedélyeztetése a kiküldött kötelezettsége.

(6) Az elrendelt és jóváhagyott külföldi kiküldetés utaztatásszervezésének lebonyolítását - a szolgálati és a diplomata-útlevél beszerzését, a szükséges vízum, illetve az utazási jegy beszerzését, az utazási biztosítás intézését, valamint az utaztatás valutaellátmányának bankból történő felvételét és a kiküldöttek részére történő átadását - az Utazásszervező végzi.

(7)[1] Az utazásszervező szervezeti egység vezetője - mint az utazási keret blokkok közötti felosztásáért és ellenőrzéséért felelős egységvezető - jogosult az adott kiküldetésről, az elrendelő blokkvezetőtől, bővebb tájékoztatást/indoklást is kérni, valamint köteles a kiküldetés tartalmi és formai követelményeinek meglétét ellenőrizni.

(8)[2] Az utazásszervező a pénzügyi elszámolás és a kötelezettségvállalás ellenjegyzése érdekében átadja a Költségvetési, Tervezéskoordinációs és Kontrolling Főosztály részére az 1. számú melléklet szerinti utazási engedélynek, a bank valutaigénylő lapjának, a valutaelőleg felvételi bizonylatnak a kiküldött által is aláírt 1-1 eredeti példányát, valamint a szállásfoglalásról szóló faxot, legkésőbb az előleg felvételét követő második munkanapon. A külföldi kiküldetések kötelezettségvállalásának ellenjegyzője a Költségvetési, Tervezéskoordinációs és Kontrolling Főosztály vezetője által az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 74. § (2) bekezdés a) pontja alapján írásban kijelölt munkatárs.

(9) Amennyiben a külföldi kiküldetés esetén a KHEM Igazgatáson kívül más költségviselő is felmerül, azt az ideiglenes külföldi kiküldetési engedélyen - a konkrét költségtípus meghatározásával (utazás, szállás, napidíj, egyéb) és a költségviselő megjelölésével - szükséges jelezni.

(10) A külföldi kiküldetések adatainak rögzítését az Utazásszervező és a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály együttesen végzi. Az Utazásszervező gondoskodik - a kiküldetési engedélyek alapján - a kiküldetési adatok számítógépes rögzítéséről/felviteléről. A Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály biztosítja a kiküldetések elszámolási adatainak rögzítését, valamint a számviteli feladatok ellátását.

Egyes EU-intézmények üléseinek költségtérítése

4. §

(1) Az Európai Tanács Főtitkársága a tagállamok részére megtéríti a Tanács ülésein - kizárólag az 5/a) és 5/b) mellékletben foglaltakhoz kapcsolódóan - való részvétellel kapcsolatban felmerült utazási költségeket (az oda- és visszaút utazási költségei: repülőjegy, vonatjegy, üzemanyag, reptéri transzfer stb., valamint busz-, taxi-, parkolás- és autópálya-használati költségek).

(2) Az EU-tanácsi ülésekre kiküldött tagállami szakértők az üléseken való részvételt, az ülések kezdetén kiosztott "Participants" fejlécű, ún. sárga dokumentum megfelelő kitöltésével igazolják. A részvétel hazai igazolására az ülésen közreadott, megfelelően kitöltött delegációs jelenléti lista szolgál, amiről a Tanács titkársága fénymásolatot ad a résztvevőknek. Amennyiben a tanácsi ülésen nem kerül sor jelenléti lista kiosztására, a kiküldött 6. számú melléklet szerint kitöltött utólagos nyilatkozata is elégséges. A nyilatkozaton a tanácsi ülés pontos megnevezése mellett (magyarul és angolul egyaránt) az ülés helyszínét, dátumát, valamint a kiküldő tárcát is szerepeltetni kell. Mindkét esetben az előállított dokumentumot csatolni kell az úti elszámoláshoz.

(3) A Tanács a tagállamokban kijelölt központi kapcsolattartó szerven [Magyarország esetében a Külügyminisztériumon (KÜM)] keresztül biztosítja a finanszírozást.

(4) A pénzügyi elszámolás lebonyolítása a következők szerint valósul meg:

- az elszámolás utólag, negyedéves periódusonként, egy összegben történik;

- a negyedéves elszámolásokat a negyedév utolsó napját követő 10 munkanapon belül kell a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztálynak a KÜM részére benyújtania;

- a KÜM a beérkezéseket követő 21 munkanapon belül - a KÜM ellenőrzését követően - teljesíti a visszafizetéseket;

- a dokumentumok másolatát (számla, bizonylat, aláírt jelenléti ív stb.) a KÜM részére a beszámolóval együtt meg kell küldeni.

(5) Az EU által nyújtott támogatás felhasználásával összefüggő ügyviteli és adatszolgáltatási feladatok ellátása a KÜM által biztosított informatikai rendszerben történik, melynek kezelését a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály végzi úgy, hogy az EU-intézmények által nyújtott költségtérítés annak a blokknak az utazási keretén belül kerül elszámolásra, amelynek munkatársa a költségtérítés melletti kiküldetést végrehajtotta.

(6) Más EU-intézmények (pl. az Európai Bizottság) a meghívó levélben foglaltak szerint térítik meg a bizottsági üléseken részt vevők utazási költségeit, a meghívó levélhez mellékelt, vagy a helyszínen kapott nyomtatványnak - a kiküldött által történő - pontos kitöltése alapján. A költségtérítések teljesülését a Költségvetési, Tervezéskoordinációs és Kontrolling Főosztály figyelemmel kíséri. A megtérülés elmaradása esetén felkéri az ilyen típusú ülésen részt vevőt a szükséges intézkedés megtételére.

(7) Költségtérítés esetén az ideiglenes külföldi kiküldetési engedélyen (1. számú melléklet) az ülés megfelelő kategóriáját is meg kell jelölni.

A kiküldött költségtérítése

5. §

A kiküldöttet a külföldi tartózkodás során felmerülő, indokolt mértékű költségeinek fedezetére költségtérítés illeti meg. A kiküldöttet megillető költségtérítések:

- napidíj,

- a kiküldetés helyére történő kiutazás és hazautazás költsége,

- utazási biztosítás,

- szállásköltség,

- a kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségek számviteli bizonylatnak megfelelő okmánnyal, vagy költségkifizetést alátámasztó egyéb bizonylattal igazolt összege.

Napidíjtérítés

6. §[3]

(1) A kiküldöttet napidíj illeti meg, amely az ideiglenes külföldi kiküldetés napidíjának összegéről és kifizetéséről szóló 204/2009. (IX.18.) Korm. rendelet értelmében egységesen 40 EUR/fő/nap. Európán kívüli utazások esetében, ennek az összegnek megfelelő USD.

(2) A kiküldetés időtartamát a kiküldő szervezeti egység vezetője köteles úgy megállapítani, hogy az a lehető legkisebb költséggel járjon. Abban az esetben, ha a kiutazásra a kiküldetési feladat (program) kezdetének napját megelőző napon, illetve a hazautazásra a kiküldetési feladat (program) befejezte napját követő napon kerül sor, azt az ideiglenes külföldi kiküldetési engedélyen (1. számú melléklet) részletesen meg kell indokolni.

(3) A kiküldöttet arra a naptári napra, amelyen a külföldön töltött idő tartama eléri a nyolc órát, a teljes napidíj, amelyen eléri a négy órát, de kevesebb, mint nyolc óra, a napidíj50%-a illeti meg. Ha a külföldi tartózkodás négy óránál rövidebb, nem illeti meg napidíja kiküldöttet. A kiküldöttet a következő napi programból adódóan szükséges előző napi kiutazás esetén a napidíj50%-a illeti meg abban az esetben is, ha az előző napi kinttartózkodás időtartama eléri a 8 órát.

(4) A kiküldött személy napidíját megalapozó napjának meghatározásánál a külföldi kiküldetés tényleges időtartama az indulás és az érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. A tényleges időpont megállapítása szempontjából az országhatár átlépését légi és vízi út esetén az indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, illetőleg az érkezést egy órával követően kell figyelembe venni.

(5) Ha a kiküldött a kiküldetés időtartama alatt díjtalan ebédben, illetve vacsorában részesül, az adott naptári napra jutó napidíját étkezésenként 30%-kal csökkenteni kell.

Utazási költségek megtérítése

7. §

(1) A kiküldetéshez igénybe vehető közlekedési eszköz (repülőgép, vonat, hajó, hivatali gépkocsi gépkocsivezetővel, casco biztosítással rendelkező saját gépkocsi) meghatározása - a kiküldetés elrendelőjének hatásköre.

(2) Az utazást a legcélszerűbb útvonalon és költségkímélő módon kell teljesíteni. A kiküldetésekre egy szervezeti egységtől, különösen indokolt esetektől eltekintve, csak egy fő utazhat. Egynél több fő kiutazására ugyanazon programra csak indokolt esetben kerülhet sor. Indoklást a kiküldetés elrendelője az ideiglenes külföldi kiküldetési engedély (1. számú melléklet) "Megjegyzés" rovatában köteles adni.

(3) Repülőgépen történő utazás esetén:

a) turista osztályú repülőjegyet vehet igénybe minden, a Rendeletben nem említett kiküldött;

b) az állami vezetőt kísérő delegáció utazása esetén, ha a delegációvezető egyedül jogosult első osztályú, illetve business osztályú jegyre, akkor a delegáció vezetőjének döntése alapján további egy tagja részére biztosítható első osztályú ("F"), illetve Komfort (Business "C") osztályú repülőjegy;

c) a kiküldött kérésére a Rendelet, illetve e szabályzatban megállapított osztálynál alacsonyabb kategóriájú repülőjegy is biztosítható.

(4) Vonattal történő utazás esetén I. osztályú vonatjegyre jogosultak az I. és II. kategóriába sorolt kiküldöttek, II. osztályú vonatjegyet vehetnek igénybe a III. kategóriába sorolt kiküldöttek.

(5) Hivatali, vagy saját gépkocsi használata az európai országokba történő utazás esetén engedélyezhető.

(6) A hivatali gépkocsi, külön belső szabályozás alapján igényelhető, a külföldi kiküldetés kezdési időpontja előtt legkésőbb 7 munkanappal.

(7) Saját személygépkocsival történő utazás esetén a tulajdonost a jogszabályok szerinti üzemanyag- és általános gépjármű-használati költségtérítés illeti meg.

(8) A gépkocsi használatával összefüggő, valutában felmerülő várható költségre ellátmányelőleget az 1. számú melléklet szerinti nyomtatványon kell engedélyeztetni.

Szállásköltség-térítés

8. §

(1) A szállodai szobafoglalás a kiutazó feladata, a költségtakarékosság szempontjainak figyelembevételével és, lehetőség szerint, az adott országban lévő magyar külképviselet közreműködésével. A szálloda visszaigazolásának másolatát a szobafoglalásról és annak áráról az ellátmány igényléséhez mellékelni kell. A szálloda visszaigazolásának hiányában is szükséges a szállásköltség engedélyeztetése az 1. számú mellékletben.

(2) A költségvetési források hatékony és gazdaságos felhasználásának figyelembevételével az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő miniszter, államtitkár legfeljebb 400 euró/éj összeghatárig, a szakállamtitkárok, a kabinetfőnök, valamint a 2. számú melléklet I. kategóriájába sorolt kiküldetést teljesítők esetében legfeljebb 250 euró/éj összeghatárig terjedő szálloda választása indokolt. A 2. számú melléklet II. és III. kategóriába sorolt kiküldöttek - további költségmegtakarítás érdekében - szállásdíja 150 euró/éj összeghatárig terjedhet, az e fölötti szállásdíj külön indokolás alapján, a blokkvezető által engedélyezhető. Miniszterelnöki, valamint köztársasági elnöki delegációban való részvétel tekintetében a fenti kategóriáktól el lehet térni.

A kiküldetéssel kapcsolatos egyéb költségek térítése

9. §

(1) A kiküldött egyéb költségeiből a munkavégzésével, a kiküldetés lebonyolításával összefüggő számviteli bizonylatnak megfelelő okmánnyal, vagy költségkifizetést alátámasztó egyéb bizonylattal igazolt, s a kiküldetést elrendelő vezető által is igazolt költségeit számolhatja el.

(2) A kiküldetés ideje alatt felmerülő reprezentációs költség csak a kiküldetést jóváhagyó vezető előzetes engedélye alapján számolható el.

(3) A bizonylattal igazolt szobaár mellett mosatási és vasalási költség címén szállodai éjszakánként az egynapi szállásköltség 10%-át meg nem haladó, számlával igazolt kiadás költsége 14 napon túli kiküldetés esetén elszámolható.

(4) A kiküldetés során felmerülő hivatalos telefon-, fax-, internet- és egyéb kommunikációs költség - a hívott szám feltüntetése mellett - a kiküldetést elrendelő igazolása alapján számolható el.

(5) A kiküldöttet az indulásnál és az érkezésnél megilleti a tartózkodási helytől az állomásig (repülőtérig), illetve az állomástól a tartózkodási helyig megtett út számlával igazolt költsége. Ehhez az utazáshoz külföldön elsődlegesen a helyi tömegközlekedési eszközt szükséges igénybe venni. Külföldön a helyi tömegközlekedés igénybevétele esetén az út költsége - számla hiányában - a megőrzött menetjeggyel és a 4. számú melléklet kitöltésével is igazolható, amennyiben az alapján az utazás egyértelműen beazonosítható (szerepel rajta az utazás viszonylata, ideje és költsége). A taxiszámlával igazolt költségének megtérítésére jogosult a blokkvezető, valamint a 2. számú melléklet I. kategóriába sorolt köztisztviselő. A II. és III. kategóriába sorolt kiküldött részére a kiküldetést engedélyező külön engedélyével téríthető a taxi költsége. A magyarországi repülőtéri oda- és visszautazás költségeként - ideértve a saját gépkocsi használatának, taxi igénybevételének esetét is - a repülőtéri minibusz-szolgáltatás díja számolható el. Ettől eltérni kivételesen indokolt esetben, a kiküldetést elrendelő keretgazda külön engedélyével lehet.

(6) Külföldön, indokolt esetekben, az (5) bekezdésben foglaltakon túlmenően igénybe vett helyi tömegközlekedési eszköz költségeinek számlával igazolt összege elszámolható, a kiküldetést elrendelő szervezet vezetője írásban adott engedélyével.

(7) A különböző országok eltérő rendszerére és gyakorlatára tekintettel, amennyiben a kiküldött e költségekről számlával nem rendelkezik, úgy a kiküldetést elrendelő külön igazolásával a közlekedési jegy (busz, metró stb.) költsége is elszámolható.

(8) A külföldi utazás lebonyolításához kapcsolódó vízumdíjat, a szolgálati útlevél díját, a személyi és poggyászbiztosítás költségét a minisztérium fedezi az adott blokk-keret terhére.

(9) A minisztérium költségvetése terhére kiadásként nem számolható el:

a) a kiküldött hibájából eredő bármilyen anyagi kár ellenértéke;

b) a közlekedés-rendészeti kihágás és az egyéb hatósági büntetés költségei;

c) a szállodai szobai szolgáltatások (pl. minibár) a (3) bekezdésében foglaltak kivételével.

Útielőleg

10. §

(1) A kiküldött útielőleget csak azon jóváhagyott külföldi kiküldetési engedély esetén igényelhet, amennyiben eleget tett a 11. § (1) bekezdés szerinti korábbi kiküldetése elszámolási kötelezettségének. Kivételt képez, ha az előző kiküldetés visszaérkezési időpontjától az elrendelt utazás megkezdésének napjáig 5 munkanapnál kevesebb idő telt el, vagy egyéb indok alapján a miniszter azt külön engedélyezi. Ez esetben a kiküldöttnek a második kiküldetés befejezését követő 8 napon belül kell elszámolnia mindkét kiküldetéssel.

(2) A napidíj az adott országra meghatározott valutanemben vehető fel. A dologi kiadásokra (szállásköltségre, a kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségre) útielőleg nemzeti valutában is igényelhető.

(3) A kiküldetéshez kötődő bármilyen előzetes kifizetés kizárólag számla ellenében igényelhető.

(4) Egyéb indokolt dologi költségre, igénylés esetén, az adott országra vonatkozó 1 napra járó napidíjnak megfelelő összegű előleg adható. Amennyiben az utazás időtartama meghaladja a 6 napot, 2 napra járó napidíjnak megfelelő összegű előleg biztosítható. Kivételes esetben, az e mértéket meghaladó összegű előleg kifizetéséhez az államtitkár engedélye szükséges.

(5) Minisztériumi bankkártya használatára jogosultak a blokkvezetők, valamint az utaztatás lebonyolítását, elszámoltatását ellátó ügyintézők. A minisztériumi utazások gyakoriságára tekintettel, egyedi kérelemre, az államtitkár további köztisztviselők részére állapíthat meg jogosultságot a minisztériumi bankkártya használatára. A minisztériumi bankkártyák ügyintézésével kapcsolatos feladatokat a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály látja el.

(6) Az útielőleg felvételére a kiküldött vagy meghatalmazottja jogosult.

Elszámolás

11. §

(1)[4] A kiküldetés befejeztével a kiküldött köteles a felvett ellátmánnyal a 3/a) számú melléklet szerinti ("Kiküldött által elszámolt utazási költségek") nyomtatványon elszámolni, a kiküldetés szakmai teljesítését és az elszámolást a kiküldetés elrendelőjével igazoltatni, s az aláírt nyomtatványt a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztályra három munkanapon belül leadni.

(2) A miniszter, a szakállamtitkárok és a kabinetfőnök elszámolását az államtitkár, az államtitkár elszámolását a miniszter hagyja jóvá azzal, hogy a kiküldetés indokoltságának és a feladat elvégzésének igazolása minden esetben a kiküldetést elrendelő vezető feladata.

(3) Az elszámoláshoz mellékletként csatolni kell a költségek igazolására szolgáló eredeti számlákat, dokumentumokat: menetjegy, biztosítási kötvény, felvett előleg dokumentációja, szállodai számla, helyi közlekedési eszköz esetleges költségeinek számlája, bankkártyahasználat bizonylatai, egyéb felmerült költségek számlái, tanácsi ülés esetén aláírt jelenléti ív. A törzsutaspontok jóváírása érdekében a beszállókártya.

(4) Az utazás elmaradása vagy halasztása esetén a kiküldött köteles az előleget a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztálynak 3 munkanapon belül visszafizetni.

(5)[5] Ha a kiküldött részére a napidíj teljes összegét kifizették a kiküldetés befejezését követő öt munkanapon belül köteles visszafizetni a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztálynak a 6. § (5) bekezdésében meghatározott összeget.

(6)[6] Az útielszámolásból adódó követelés vagy tartozás forintban, illetve az előleg valutanemében igényelhető vagy fizethető vissza.

Útijelentés

12. §

A kiküldött a kiküldetést elrendelő vezető részére az ideiglenes kiküldetés során végzett munkáról, a tárgyalások eredményéről, a kapcsolódó további feladatokról a megérkezést követő 8 munkanapon belül a 3/b) számú melléklet szerinti útijelentését köteles készíteni, amelyet a kiküldetést elrendelő vezető láttamoz. Ezt követően a kiküldöttnek az útijelentés egy példányát az elszámoláshoz kell csatolnia, és azzal együtt eljuttatnia a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztályra, amelyet a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály az elszámolás beérkezése napján továbbít az Utazásszervezőnek.

A szolgálati vagy diplomata-útlevél leadása

13. §

A kiküldött - amennyiben szolgálati vagy diplomataútlevéllel utazott - a külföldre utazásról szóló 1998. évi XII. törvény, illetve a külügyminiszter által kiállított útlevelek kezelésének szabályairól szóló 1/1998. (X. 14.) KüM rendeletnek megfelelően - köteles azt az utazás végén az Utazásszervezőnek leadni.

Záró rendelkezések

14. §

Jelen utasítás a közzétételt követő napon lép hatályba.

Dr. Molnár Csaba s. k.,

közlekedési, hírközlési és energiaügyi miniszter

1. számú melléklet 13/2009. (III. 6.) KHEM utasításhoz

2. számú melléklet a 13/2009. (III. 6.) KHEM utasításhoz

Az ideiglenes kiküldetést teljesítők kategóriái[7]

0. kategória (felsővezetők)

- miniszter

- államtitkár

- szakállamtitkár

- kabinetfőnök

I. kategória

- főosztályvezető, főosztályvezetői juttatásra jogosult személy

- miniszteri biztos

- főtanácsadó

- főosztályvezető-helyettes

- osztályvezető

- tanácsadó

II. kategória

- címzetes vezető főtanácsos

- címzetes főtanácsos

- címzetes vezető-tanácsos

- vezető főtanácsos

- főtanácsos

- vezető tanácsos

- tanácsos

- fogalmazó

- gyakornok (felsőfokú végzettséggel)

III. kategória

- címzetes főmunkatárs

- főmunkatárs

- főelőadó

- előadó

- gyakornok (középfokú végzettséggel)

- munkavállalók

- ösztöndíjasok

3. a) számú melléklet a 13/2009. (III. 6.) KHEM utasításhoz[8]

Kiküldött által elszámolt utazási költségek

Kiküldetésre vonatkozó rendelkezések:

Felvett előlegek:

Visszafizetések:

Indulási, érkezési, határátlépési adatok:

3. b) számú melléklet a 13/2009. (III. 6.) KHEM utasításhoz

4. számú melléklet a 13/2009. (III. 6.) KHEM utasításhoz

5. a) számú melléklet a 13/2009. (III. 6.) KHEM utasításhoz

Költségtérítéses tanácsi ülések utazásai

1. Tanácsülések

2. Közös tanácsülések

3. A Tanács munkáját előkészítő tanácsi munkacsoportok és bizottságok ülései (a Tanács előkészítő szerveinek legfrissebb listáját a 8605/05 POLGEN 45 számú dokumentum tartalmazza)

4. Troika-ülések

5. WTO kétévenkénti miniszteri ülései

6. Az unió és más régió országainak csúcstalálkozói (pl. Latin-Amerika, Afrika, Ázsia stb.)

7. Kormányközi konferenciák és alárendelt testületeinek ülései

8. A soros elnökség által szervezett tanácsi munkacsoporti ülések

5. b) számú melléklet a 13/2009. (III. 6.) KHEM utasításhoz

1 A Szerződés 114. cikke által létrehozott tanácsadó szerv a Tanács, illetve a Bizottság felkérésére véleményt nyilvánít, valamint közreműködik a Tanács eljárásának előkészítésében. Választott elnöke van, és titkárságát a Bizottság biztosítja.

2 A Szerződés 130. cikke által létrehozott tanácsadó szerv a Tanács, illetve a Bizottság felkérésére véleményt nyilvánít, valamint közreműködik a Tanács eljárásának előkészítésében. Választott elnöke van, és titkárságát a Bizottság biztosítja.

3 A 133. cikk alapján létrehozott bizottság segíti a Bizottságot a kereskedelmi megállapodásokra irányuló tárgyalások folytatása során, valamint a közös kereskedelempolitika területére vonatkozóan tanácsokkal látja el a Bizottságot. Tanácsadói feladatait különösen a harmadik országokkal való kétoldalú kapcsolatokért felelős illetékes földrajzi munkacsoportokra bízott feladatok sérelme nélkül gyakorolja.

4 A Szerződés 144. cikke által létrehozott tanácsadó szerv a Tanács, illetve a Bizottság felkérésére véleményt nyilvánít. Választott elnöke van, és titkárságát a Bizottság biztosítja.

5 A tagállamok kormányképviselőinek 1960. május 12-i határozatával létrehozott Mezőgazdasági Különbizottság (SCA) feladata a Mezőgazdasági Tanács határozatainak előkészítése.

6 Lásd: a Tanács 2001. január 22-i 2001/79/KKBP határozata, HL L 27., 2001.1.30., 4-6. o. Ennek a bizottságnak választott elnöke van.

7 Lásd: a Tanács 2000. május 22-i 2000/354/KKBP határozata, HL L 127., 1. o.

8 Lásd: a Tanács 2000. szeptember 29-i 2000/604/EK határozata, HL L 257., 2000.10.11., 28. o. Ennek a bizottságnak választott elnöke van, és titkárságát a Bizottság biztosítja.

9 Lásd: a Tanács 2003. február 18-i határozata, HL L 67., 2003.3.12., 17. o. Ennek a bizottságnak választott elnöke van.

10 Lásd: a Tanács 2001. március 19-i 2001/264/EK határozata, HLL 101., 2001.4.11., 10. o. Ebben a bizottságban a Tanács Főtitkárságának egy tagja elnököl. 12 Lásd: 10403/04.

12 A tanácsosok és attasék üléseinek a különböző ágazatokban történő összehívására és szervezésére vonatkozó gyakorlatban nem történt változás.

13 A horizontális munkacsoport valamennyi kábítószerrel kapcsolatos kérdésben általános áttekintéssel bír. Ennek megfelelően az elnökség és a főtitkárság biztosítja, hogy a munkacsoport tájékoztatást kapjon minden olyan kábítószerrel kapcsolatos kérdésről, amellyel más munkacsoportokban foglalkoznak.

14 Különösen az ECOFIN-nel, a belső piaccal és a mezőgazdasági statisztikákkal foglalkozik. Ez a munkacsoport minden statisztikai kérdésben általános áttekintéssel bír. Ennek megfelelően az elnökség és a főtitkárság biztosítja, hogy a munkacsoport tájékoztatást kapjon minden olyan statisztikai kérdésről, amellyel más munkacsoportokban foglalkoznak. (Vö.: 7003/03, 2003.3.4., 2.o.)

15 A munkacsoportban a Tanács Főtitkárságának egy tagja elnököl.

16 Ide tartoznak a közösségi joghoz való hozzáférést biztosító integrált rendszerről folytatott tárgyalások, beleértve a CELEX-szel kapcsolatos kérdéseket is.

17 Vö.: a Coreper (II. rész) 2004. április 7-i ülése.

18 Vö.: 5603/04.

19 Az EFTA-tagországokon és a Feröer-szigeteken kívül az EFTA-munkacsoport a Monacóval, Andorrával, San Marinóval és az Apostoli Szentszékkel kapcsolatos kérdésekért is felel.

20 Ide tartozik az AKCS/FIN.

21 Ennek a munkacsoportnak választott elnöke van. A szakértői ülés a munkacsoport ülésével párhuzamosan összehívható. (vö.: 400/1/00 ADD 1 REV 2, 37-95. o.).

22 Vö.: 8441/03.

23 A pénzügyminiszterek magas rangú képviselői. Ennek a csoportnak választott elnöke van.

24 E munkacsoport létrehozatalának célja, hogy az adócsomaggal kapcsolatos munkát a párhuzamos előrehaladás biztosítása érdekében összehangolja (vö.: 9915/01).

25 Beleértve a hamis iratokat.

26 Vö.: a Coreper (II. rész) 2004. április 7-i ülése.

27 Vö.: 6259/3/06 REV 3.

28 Vö.: 13642/05. Ez a munkacsoport a miniszterhelyettesek szintjén ülésezik.

29 Beleértve az integrált rendszert is.

30 Beleértve az étkezési olajbogyót.

31 Beleértve az ecetet is.

32 Ez a munkacsoport a napirendtől függően különböző összetételben ülésezik. Jelenleg a nemzetközi élelmiszer-szabványok kidolgozásával kapcsolatosan huszonkét összetétel szerepel a felsorolásban.

33 Ide tartozik a belső piac, az ipar és az idegenforgalom. A COREPER határozatával (14818/02) megegyezően a munkacsoport a napirendtől függően különböző összetételekben ülésezik. Amennyiben szükséges, az elnökség kezdeményezésére magas rangú tisztviselői szinten ülésezik, a tagállamok által kijelölt, többek között horizontális kérdésekkel foglalkozó képviselők részvételével.

34 E bizottság elnöki feladatait a Bizottság látja el. Titkárságát a Tanács titkársága biztosítja. A CREST eljárási szabályzata engedélyezi ad hoc munkacsoportok alakítását, amelyből több is működik.

35 Lásd: a Coreper (I. rész) által 2003. november 5-én hozott határozat (14242/03).

36 Ezek a munkacsoportok operatív szükség szerint különleges összetételben is üléseznek, ideértve a Tanács tárgyalási irányelveiben előírt különbizottsági összetételt.

37 Beleértve a magas szintű energetikai munkacsoportot.

38 A munkacsoport üléseivel egy időben szakértői ülések is összehívhatóak.

6. számú melléklet a 13/2009. (III. 6.) KHEM utasításhoz