2/2013. (I. 31.) BM utasítás

a Belügyminisztérium Beszerzési Szabályzatának kiadásáról

Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés b) pontjában foglaltaknak megfelelően, tekintettel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára, valamint a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény 22. § (1) bekezdésében foglaltakra, kiadom a következő utasítást:

1. § A Belügyminisztérium Beszerzési Szabályzatát a jelen utasítás mellékletében foglaltak szerint határozom meg.

2. § A Belügyminisztérium fejezet költségvetési gazdálkodási rendjéről szóló 18/2012. (IV. 27.) BM utasítás 25. § (7) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:

"(7) A költségvetési szerv a sajáthibás gépjárműkárokat káronként, károkozónként, a kár összege és a kár megtérülése feltüntetésével nyilvántartja. A költségvetési szerv - a károkozók személyi adatai kivételével - a nyilvántartott adatokról, továbbá a casco keret alakulásáról, felhasználásáról minden tárgyévet követő év május 15-ig adatot szolgáltat a BM Műszaki Főosztály részére. Az adatszolgáltatás részletes tartalmát és formáját a BM GIHÁT határozza meg."

3. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, rendelkezéseit a hatálybalépést követően indult ügyekben kell alkalmazni.

4. § Hatályát veszti a Belügyminisztérium Beszerzési Szabályzatának kiadásáról szóló 19/2010. (XII. 10.) BM utasítás.

5. §[1] A Kormány irányítása alá tartozó fejezetek költségvetési szerveinek eszközbeszerzéseiről szóló 1982/2013. (XII. 29.) Korm. határozat hatályon kívül helyezésével egyidejűleg hatályát veszti az utasítás Mellékletének 5. pont c) alpontja.

Dr. Pintér Sándor s. k.,

belügyminiszter

Melléklet a 2/2013. (I. 31.) BM utasításhoz

A Belügyminisztérium Beszerzési Szabályzata

I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. A szabályzat személyi hatálya a Belügyminisztérium (a továbbiakban: BM) hivatali egységeire terjed ki.

2. A szabályzat tárgyi hatálya a BM Igazgatás, a BM fejezeti kezelésű előirányzatai, valamint az európai uniós forrás felhasználásával megvalósuló beszerzésekre terjed ki, amelyek esetében a szerződés jogosultjává a BM válik, ezeken belül:

a) közbeszerzésekre,

b) központosított közbeszerzésekre,

c) a minősített adatot, az ország alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdekeit érintő vagy a különleges biztonsági intézkedést igénylő beszerzések sajátos szabályairól szóló 218/2011. (X.19.) Korm. rendelet (továbbiakban: Nbr.) hatálya alá tartozó beszerzésekre (a továbbiakban: minősített beszerzési eljárás),

d) a védelem terén alapvető biztonsági érdeket érintő, kifejezetten katonai, rendvédelmi, rendészeti célokra szánt áruk beszerzésére, illetőleg szolgáltatások megrendelésére vonatkozó sajátos szabályokról szóló 228/2004. (VII. 30.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó beszerzésekre, és

e) közbeszerzési értékhatár alatti, valamint a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) szerinti kivételi körbe tartozó beszerzésekre.

3. Jelen szabályzatot a Kbt.-vel és a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó jogszabályokkal együtt kell alkalmazni, figyelemmel az Európai Unió intézményeinek közbeszerzési tárgyú rendeleteire, irányelveire, közleményeire, a Közbeszerzési Hatóság útmutatóira, ajánlásaira és tájékoztatóira.[2]

1. Értelmező rendelkezések

4. A szabályzat alkalmazásában:

a) ajánlatkérő: a BM;

b) döntéshozó: az, aki a bírálóbizottsági tagok személyéről és számáról, valamint a bírálóbizottság javaslata alapján a nyertes ajánlattevőről dönt;

c) kötelezettségvállaló: a BM hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről szóló BM utasításban, a fejezeti kezelésű előirányzatok terhére kötendő szerződés esetén a BM fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásának rendjéről szóló BM utasításban kötelezettségvállalásra felhatalmazott személy;

d) kezdeményező: az a BM hivatali egység, amelynél a beszerzési igény felmerül. Vita esetén a hivatali egységeket irányító helyettes államtitkár, különböző helyettes államtitkárságok irányítása alá tartozó hivatali egységek esetén a BM közigazgatási államtitkára dönt;

e) hivatalos közbeszerzési tanácsadó: a hivatalos közbeszerzési tanácsadói tevékenységről szóló 93/2011. (XII. 30.) NFM rendelet (a továbbiakban: NFM rendelet) 1. § (1) bekezdése szerinti természetes személy vagy jogi személy, illetve személyes joga szerint jogképes szervezet;[3]

f) szakértő: közbeszerzési szakértelemmel vagy a közbeszerzés tárgyában megfelelő jártassággal rendelkező természetes személy, jogi személy vagy személyes joga szerint jogképes szervezet,[4]

g) megfigyelő: a Döntéshozó által eseti jelleggel kijelölt, a bírálóbizottság tevékenységét figyelemmel kísérő, szavazati joggal nem rendelkező személy.[5]

2. Előzetes engedélyek

5. Az egyes beszerzésekre vonatkozóan Kezdeményező feladata az előzetes engedélyek beszerzése, különös tekintettel az alábbiakra:

a)[6]

b) A büntetés-végrehajtási szervezet részéről a központi államigazgatási szervek és rendvédelmi szervek irányában fennálló egyes ellátási kötelezettségekről, a termékek és szolgáltatások átadás-átvételének és azok ellentételezésének rendjéről szóló 44/2011. (III. 2.) Korm. rendelet, valamint a büntetés-végrehajtási szervezet részéről a büntetés-végrehajtásért felelős miniszter vezetése, irányítása vagy felügyelete alá tartozó szervek irányában fennálló ellátási kötelezettségről, a fogvatartottak kötelező foglalkoztatása keretében előállított termékekről és szolgáltatásokról, azok átadás-átvételéről és az ellentételezés rendjéről szóló 9/2011. (III. 23.) BM rendelet szerint az ellátási kötelezettség minimális értékét elérő beszerzés esetén a Központi Ellátó Szerv nyilatkozata.

c) A Kormány irányítása alá tartozó fejezetek költségvetési szerveinek eszközbeszerzéseiről szóló 1982/2013. (XII. 21.) Korm. határozat szerinti beszerzési tilalom alá eső beszerzések esetén a Miniszterelnökséget vezető miniszter engedélye. A felmentési engedélyt Kezdeményező a Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: PEF) Fejezeti Költségvetési és Kontrolling Osztályán keresztül szerzi be.[7]

d) A közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 46/2011. (III. 25.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Kbell. Korm. rendelet) meghatározott hozzájárulás, melyet a Kezdeményező a PEF Gazdálkodásszabályozási és Tulajdonosi Felügyeleti Osztályán (a továbbiakban: GSZTFO) keresztül szerez be.[8]

e) Európai Uniós támogatással megvalósuló projektekhez szükséges előzetes engedélyek, figyelemmel a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásnak rendjéről szóló 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet 39/B-40/A. §-ban foglaltakra.

f) E szabályzat 65. pontjában foglaltak szerint a központosított közbeszerzési portálon keresztül történő előzetes bejelentés.

g) E szabályzat 69. pontjában foglaltak szerint az Országgyűlés illetékes bizottságának előzetes engedélye.

3. Közbeszerzések

6. E fejezet meghatározza a BM közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a BM nevében eljáró, és az eljárásba bevont személyek, valamint szervezetek felelősségi körét, és dokumentálási rendjét.

7. A BM-ben a közbeszerzéssel kapcsolatos feladatok ellátására állandó jelleggel működő, önálló szervezeti egység nem különül el, a közbeszerzési eljárásokban résztvevők eseti jelleggel kapnak megbízást a feladatok ellátására.

4. Közbeszerzések tervezése és a statisztikai összegzés

8. A Kbt. 33. §-ában foglalt éves összesített közbeszerzési terv (a továbbiakban: közbeszerzési terv) elkészítéséhez Kezdeményező a tárgyév március 15-ig - a BM éves jóváhagyott költségvetésében, vagy uniós forrás esetében támogatási szerződésben szereplő (pénzügyi fedezettel rendelkező) beszerzésekre vonatkozóan - adatot szolgáltat a PEF részére, amely alapján a közbeszerzési tervet a PEF készíti el. A közbeszerzési tervet a PEF felterjesztése alapján, a gazdasági helyettes államtitkár egyetértésével a közigazgatási államtitkár az 1. függelék szerinti formanyomtatványon hagyja jóvá.[9]

9. A közbeszerzési tervnek a központi beszerző szervezet központosított közbeszerzési portálján történő elektronikus rögzítéséről - a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Kkr. rendelet) 17. § (2) bekezdésének megfelelően tárgyév május 15-ig - a PEF gondoskodik.

10. A közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésre, vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárás is lefolytatható, ha a közbeszerzési igény előre nem látható okból vagy egyéb változás miatt merült fel. Ez esetben Kezdeményező írásbeli indokolással együtt kezdeményezi a közbeszerzési terv módosítását a 8. pontban foglalt eljárásrendnek megfelelően.

11. Kezdeményező a közbeszerzési terv elkészítése előtt is indíthat közbeszerzési eljárást, amelyet a tervben szintén megfelelően szerepeltetni kell.

12. A közbeszerzési terv öt évig történő megőrzéséről a PEF gondoskodik.

13. A közbeszerzési terv nyilvános, a nyilvánosságot a BM a kormányzati honlapon (www.kormany.hu) történő közzététellel biztosítja. A közbeszerzési terv közzétételre történő megküldéséről a PEF, közzétételéről tárgyév március 31. napjáig a Kommunikációs Főosztály gondoskodik.[10]

14. A közbeszerzési tervet, valamint annak módosításait a Kbell. Korm. rendeletben foglaltak szerint a közbeszerzésekért felelős miniszter részére is meg kell küldeni.[11]

15. A BM a költségvetési év kezdetét követően előzetes összesített tájékoztatót készíthet az adott évre vagy az elkövetkező legfeljebb tizenkét hónapra tervezett, a Kbt. 32. §-ában meghatározott közbeszerzési igényeiről, melyet külön jogszabályban meghatározott minta szerinti hirdetmény útján tehet közzé a Közbeszerzési Értesítőben vagy az Európai Unió hivatalos Lapjában.

16. A PEF a BM közbeszerzéseiről a közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények feladásának, ellenőrzésének és közzétételének szabályairól, a hirdetmények mintáiról és egyes tartalmi elemeiről, valamint az éves statisztikai összegzésről szóló NFM rendelet előírásainak megfelelően éves statisztikai összegzést készít, amelyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31-ig megküld a Közbeszerzési Hatóságnak. A PEF részére az éves statisztikai összegzés elkészítéséhez szükséges adatok szolgáltatása a tárgyévet követő év április 15-ig Kezdeményező feladata.

17. A PEF intézkedik a statisztikai összegzés Kbt. 31. § (1) bekezdés f) pontja szerinti közzétételéről a 13. pontban foglalt eljárásrendnek megfelelően.[12]

II. A KÖZBESZERZÉSEK LEBONYOLÍTÁSA

5. Közbeszerzési eljárások előkészítése

18. A közbeszerzéseket Kezdeményező indítja meg és folytatja le. Kezdeményező közvetlenül a beszerzési igény felmerülését követően az előkészítő bizottság összehívásáig - az európai uniós forrás felhasználásával megvalósuló beszerzéseket kivéve - javaslattétel céljából bevonja a PEF GSZTFO-t a beszerzési eljárás előkészítésébe, különösen az egybeszámítási szabályok alkalmazásába, a becsült érték, az alkalmazandó eljárásrend, és az eljárás fajtájának meghatározásába, valamint a közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó egyéb közbeszerzési szakkérdések rendezésébe.

19. Kezdeményező a közbeszerzési eljárásba annak előkészítésétől hivatalos közbeszerzési tanácsadót, szakértőt von be, amennyiben erre a forrás biztosított. A hivatalos közbeszerzési tanácsadóval kötendő szerződéskötésnél Kezdeményező figyelembe veszi az alábbiakat:

a) Amennyiben a BM rendelkezik vonatkozó keretszerződéssel, akkor Kezdeményezőnek lehetősége van ennek keretei között igénybe venni a közbeszerzési tanácsadó szolgáltatását. Amennyiben a BM nem rendelkezik keretszerződéssel, Kezdeményező intézkedik a szerződés megkötésére vonatkozóan.

b) A tanácsadónak rendelkeznie kell az NFM rendelet 3. § (4) bekezdésének megfelelő felelősségbiztosítással. A szerződésben rögzíteni kell, hogy a tanácsadó rendelkezésére álló biztosítási összeghatár a biztosítási időszakban esetleg már korábban bekövetkezett biztosítási események következtében nem csökkenhet.[13]

c) A szerződésben rögzíteni kell a közbeszerzési tanácsadó által e tevékenysége körében esetlegesen okozott károk megtérítésének szabályait, a felelősségi szabályok érvényesítésének módját, valamint a névjegyzéki nyilvántartási számát.

d) A szerződésben rögzíteni kell, hogy jogorvoslat esetén a közbeszerzési tanácsadó képviseli a BM-et a Közbeszerzési Döntőbizottság előtt, valamint amennyiben az eljárás bírósági szakaszba kerül, köteles közreműködni a Peres Képviseleti és Szerződés-előkészítő Főosztállyal (a továbbiakban: PKSzF).

20. A közbeszerzés becsült értékének a Kbt. 11-18. §-ának megfelelő megállapítását Kezdeményező dokumentálja.

21. Kezdeményező a közbeszerzési eljárások megindítása előtt piacfelmérést készíthet annak érdekében, hogy az egyes közbeszerzések értékét a piaci viszonyok alapján reálisan tudja megbecsülni.

22. A becsült érték alapján Kezdeményező elvégzi az egybeszámítást. Ennek során Kezdeményező figyelembe veszi a tárgyévi közbeszerzési tervet, a BM belső honlapján (Intranet) közzétett közbeszerzési értékhatár alatti, valamint a Kbt. szerinti kivételi körbe tartozó beszerzések tervét (a továbbiakban: beszerzési terv) a 2. függelék szerint és a PEF-től megkért kötelezettségvállalási nyilvántartási adatokat.

23. A becsült érték és az egybeszámítás után Kezdeményező meghatározza az alkalmazandó eljárásrendet.

24.[14]

25.[15]

26.[16]

6. A közbeszerzési eljárások megindítása

27. A közbeszerzési eljárást akkor lehet megindítani, ha az a tárgyévi közbeszerzési tervben szerepel, az ajánlatkérés időpontjában a pénzügyi fedezet rendelkezésre áll, vagy írásbeli biztosíték van arra, hogy a teljesítés időpontjában rendelkezésre fog állni, kivéve a Kbt. 40. § (3) bekezdésében foglalt esetet.

28. Amennyiben a PEF vezetője a pénzügyi fedezet rendelkezésre állását visszaigazolja, a közbeszerzési eljárás megindítható.

29. A pénzügyi fedezet rendelkezésre állásának visszaigazolása után Kezdeményező a közbeszerzési eljárás előkészítésére, alapdokumentumainak kialakítására, az eljárás lefolytatásra előkészítő bizottságot hoz létre. Az előkészítő bizottság megbízására, valamint eljárására a 9. A bírálóbizottság címben meghatározott rendelkezéseket kell megfelelően alkalmazni. Az előkészítő bizottság összetételére e szabályzat 40. és 41. pontjai az irányadóak.

30. Az előkészítő bizottság minden, a Kezdeményező feladatkörébe tartozó eljárási cselekményt elvégezhet.

31. Kezdeményező minden, a beszerzés megvalósulása tekintetében előforduló körülményt mérlegel, és a dokumentumok megfogalmazásakor pontosan és egyértelműen meghatározza azokat a szakmai kritériumokat, amelyek a közbeszerzés tárgya szempontjából elengedhetetlen fontosságúak.

32. A hirdetmények közzététele Kezdeményező feladata.

33. A dokumentáció összeállításába műszaki leírást a Kezdeményező készíti el, annak tartalmáért ő vállal felelősséget.

7. A nemzeti értékhatárt elérő értékű közbeszerzések legfontosabb szabályai

34. Nemzeti eljárásrendben Kezdeményezőnek két lehetősége van az eljárás lebonyolítására:

a) szabadon kialakított eljárást folytat le a Kbt. 123. §-ában meghatározottak szerint, vagy

b) az uniós beszerzésekre vonatkozó szabályok szerint jár el, a Kbt. 122. §-ában foglalt eltérésekkel.

8. Az ajánlatok felbontása

35. Az ajánlatok felbontásának technikai feltételeiről, így különösen a beléptetésről, a helyszín biztosításáról, a jelenléti ív és a jegyzőkönyvek elkészítéséről, azok megküldéséről Kezdeményező gondoskodik.

36. Az ajánlatok felbontását a Kezdeményező, az előkészítő bizottság, a közbeszerzési szakértő vagy a bírálóbizottság végzi.

9. A bírálóbizottság

37. Bírálóbizottság létrehozása kötelező a Kbt. 22. § (4) bekezdésében foglaltak szerint.

38. A bírálóbizottság legalább három tagból álló testület. A bírálóbizottság tagjainak megfelelő, a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel kell rendelkezniük. Ezen szabály figyelembevétele mellett a Kezdeményező írásbeli javaslatára a Döntéshozó dönt a bírálóbizottság tagjainak személyéről és számáról.[17]

39. Kezdeményező felhívja a bírálóbizottsági tagként, Döntéshozóként vagy javaslattételre jogosult személyként közreműködők figyelmét az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló törvényben foglaltak szerinti vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség teljesítésére.

40. A bírálóbizottság tagjai:

a) a Kezdeményező munkatársa,

b) a PEF közbeszerzési jogi szakértelemmel rendelkező munkatársa,

c) szükség esetén a PEF pénzügyi szakértelemmel rendelkező munkatársa,

d) a PKSzF munkatársa,[18]

e) szükség esetén a Műszaki Főosztály, Informatikai Főosztály munkatársa,

f) szükség esetén a BM fejezet közbeszerzés tárgyában szakmai ismerettel rendelkező munkatársa,

g) szükség esetén a közbeszerzés tárgyában érintett szervek munkatársa.

41. A bírálóbizottság munkáját szükség szerint segítő szakértők:

a) a Kezdeményező által felkért szakértő, aki a közbeszerzési eljárás lebonyolításában, vagy a közbeszerzési eljárás tárgya szerinti szakértelemmel rendelkezik,

b) hivatalos közbeszerzési tanácsadó.

c) a Döntéshozó által kijelölt megfigyelő.[19]

42. A bírálóbizottság tagja egyben az előkészítő bizottság tagja is.

43. A bírálóbizottság elnökét és tagjait a Döntéshozó a Kezdeményező javaslatára írásban bízza meg. A megbízásban rögzíteni kell a bírálóbizottság feladatát. Az elnök és a tagok feladataikat legjobb tudásuk szerint és jogviszonyukból eredő kötelezettségük maradéktalan betartásával látják el.

44. A bírálóbizottságban biztosítani kell a BM többségét. A bírálóbizottság elnöke kizárólag a BM hivatali egységeinek munkatársa lehet.

45. Az elnök és a tagok megbízásával egyidejűleg őket akadályoztatásuk esetén helyettesítő póttagok is megbízásra kerülhetnek.

46. Az elnök és a tagok akadályoztatásuk esetén azt haladéktalanul bejelentik Kezdeményező felé, Kezdeményező intézkedik a póttag kijelöléséről.

47. Összeférhetetlenségi ok fennállása esetén a kiesett tag vagy elnök helyére a Kezdeményező javaslatára a Döntéshozó új tagot vagy elnököt bíz meg.

48. A bizottság ülését - az ülés helyének és időpontjának megjelölésével - a bizottság elnöke hívja össze. A bizottság munkájáról egy eredeti, aláírásokkal ellátott jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyhez csatolni kell a tagok indokolással ellátott bírálati lapjait is.[20]

49. A bírálóbizottság határozatképtelen, ha tagjainak száma három alá csökken. Határozatképtelenség fennállásakor a bizottság elnöke, annak akadályoztatása esetén a Kezdeményező újabb bizottsági ülést hív össze.

10. A bírálóbizottság értékelő munkájára vonatkozó részletes szabályok

50. A bírálóbizottság a Döntéshozó részére döntési, illetve köztes döntési javaslatot készít és terjeszt elő.[21]

51. Az ajánlatok értékelése során a bírálati jegyzőkönyvnek részletes indokolást kell tartalmaznia a döntés megalapozottságát illetően.

52. A bírálóbizottság elnöke és tagjai 1-1 szavazati joggal rendelkeznek. A bírálóbizottság döntéseit egyszerű szavazattöbbséggel hozza. Szavazategyenlőség esetén a bírálóbizottság elnökének szavazata dönt.[22]

53. A bírálati jegyzőkönyv végén a bírálóbizottság - bírálati jegyzőkönyvébe foglalt értékelésével - javaslatot tesz a Döntéshozó részére, hogy mely ajánlattevőt javasolja az eljárás nyertesének, akivel javasolja a szerződés megkötését. A bírálóbizottság javaslatot tehet a második helyezett megnevezésére is.[23]

54. A bírálóbizottság javaslata alapján az ajánlatok érvénytelenségéről, az ajánlattevők kizárásáról, az érvényes ajánlatokról, az eljárás eredményességéről vagy annak eredménytelenségéről, az eljárás nyerteséről a döntést a Döntéshozó hozza meg.[24]

55. Az eljárás eredményét csak a Döntéshozó döntését követően lehet kihirdetni. Köztes döntés esetén a köztes döntésről szóló tájékoztatást csak a Döntéshozó döntését követően lehet megadni.[25]

11. A szerződés megkötése

56. Eredményes közbeszerzési eljárást követően a nyertes ajánlattevővel a szerződés aláírásának előkészítése és lebonyolítása Kezdeményező feladata.

57. A szerződéskötés során a szerződés tartalmát tekintve a Kbt. szerződéskötésre vonatkozó rendelkezéseit, valamint az 58. pontban foglaltakat figyelembe véve kell eljárni.

58. A BM Igazgatás költségvetése terhére, valamint európai uniós forrásból megvalósuló projektek keretében kötendő szerződés megkötésével kapcsolatos eljárások során a BM hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről szóló BM utasítás, fejezeti kezelésű előirányzatok terhére kötendő szerződés esetén a BM fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásának rendjéről szóló BM rendelet és utasítás alapján kell eljárni.

12. A közbeszerzési eljárások dokumentálása

59. A BM minden közbeszerzésének cselekményeit - annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően - dokumentálni kell. A dokumentumok kezelése, az abból történő adatszolgáltatás a BM Iratkezelési Szabályzatában meghatározottak szerint a Kezdeményező feladata.

60. A közbeszerzési eljárások előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot a közbeszerzési eljárás lezárulásától vagy a szerződés teljesítésétől számított öt évig, európai uniós projektek esetében a támogatási szerződésben meghatározott időpontig kell megőrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezésétől számított öt évig kell megőrizni. A megőrzés a Kezdeményező feladata.

13. A közbeszerzések ellenőrzése

61. A BM közbeszerzéseinek belső ellenőrzését az éves ellenőrzési terv vagy a miniszter külön utasítása alapján az Ellenőrzési Főosztály végzi.

14. A központosított közbeszerzési eljárás szabályai

62. A központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó informatikai, telekommunikációs és biztonságtechnikai tárgyú beszerzéseket a Kezdeményező az Informatikai Főosztály közreműködésével bonyolítja le.

63. A központosított közbeszerzési portálon elektronikusan - a központi elektronikus szolgáltató rendszer részét képező ügyfélkapun keresztül - a központosított közbeszerzési rendszerbe történő bejelentkezést, valamint az intézményi és felhasználói adatokban bekövetkezett változásokat az Informatikai Főosztály öt munkanapon belül átvezeti.

64. A központosított közbeszerzési portálra való bejelentkezési jogosultságot a Kezdeményező igénylésére az Informatikai Főosztály biztosítja.

65. A Kkr. rendelet 7. § (1) bekezdés b) és d) pontjában szabályozott, saját hatáskörben történő beszerzés esetén a beszerzési igény előzetes, a Kkr. rendelet 17. §-ában foglalt adatszolgáltatás központosított közbeszerzési portálon történő bejelentése Kezdeményező feladata.

66. A központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó beszerzésekről a közbeszerzési terv elkészítéséhez a beszerzésekben érintett szervezeti egységek a tárgyév március 15-ig - a BM éves jóváhagyott költségvetésében szereplő (pénzügyi fedezettel rendelkező), valamint európai uniós forrás esetében támogatási szerződésben szereplő beszerzésekre vonatkozóan - adatot szolgáltatnak a PEF részére, mely alapján a közbeszerzési tervet a PEF készíti el.

67. A központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó beszerzésekről a PEF részére az éves statisztikai összegzés elkészítéséhez szükséges adatok szolgáltatása a tárgyévet követő április 15-ig a Kezdeményező feladata.

15. Minősített beszerzési eljárás

68. Ahol e szabályzat rendelkezéseiben közbeszerzési eljárás szerepel, azon a minősített beszerzési eljárások esetében beszerzési eljárást kell érteni.

69. Amennyiben az Nbr. alapján lefolytatott minősített beszerzési eljárás esetén a beszerzés becsült értéke a Kbt. 10. § (1) bekezdés a) pontja szerinti uniós közbeszerzési értékhatárokat meghaladja, Kezdeményező beszerzi az Országgyűlés illetékes bizottságának engedélyét.

69/A. Kezdeményező a 69. pont szerinti engedély megszerzése érdekében készített kérelmet - az Országgyűlés illetékes bizottságához való megküldést megelőzően - legalább 3 napos véleményezési határidővel szakmai egyeztetés céljából megküldi a gazdasági helyettes államtitkár és a szabályozási és koordinációs helyettes államtitkár számára.[26]

70. A minősített eljárásra alkalmazni kell a Kbell. Korm. rendelet szabályait.

71. A 8. pont szerinti közbeszerzési tervvel egyidejűleg tervezni kell az Nbr. szerint lebonyolítandó beszerzési eljárásokat.

72. A minősített beszerzési eljárásokról Kezdeményező az Nbr. 58. §-a szerinti bontásban adatot szolgáltat a PEF részére minden év szeptember 15. napjáig. Az adatokat a PEF összesíti, és minden év szeptember 30. napjáig megküldi a Közbeszerzési Hatóság részére.

16. Közbeszerzési értékhatár alatti, valamint a Kbt. szerinti kivételi körbe tartozó beszerzésekre vonatkozó szabályok

73. A közbeszerzési értékhatár alatti, valamint a Kbt. szerinti kivételi körbe tartozó beszerzéseket a Kezdeményező folytatja le.

74. A közbeszerzési értékhatár alatti, valamint a Kbt. szerinti kivételi körbe tartozó beszerzéseknél a Kezdeményező árajánlatokat kérhet be. Ebben az esetben a kötelezettségvállalásra jogosult az árajánlatok alapján saját hatáskörében dönthet, hogy mely ajánlattevővel köt szerződést. Kezdeményező az Európai uniós projektek és egyéb támogatási konstrukciók esetén a támogatási konstrukció szerinti vonatkozó jogszabályok, illetve egyéb szabályozók szerint jár el.

75. A közbeszerzési értékhatár alatti, valamint a Kbt. szerinti kivételi körbe tartozó szerződés megkötésére az 58. pontban foglaltakat kell alkalmazni.

76. A közbeszerzési értékhatár alatti, valamint a Kbt. szerinti kivételi körbe tartozó beszerzések tervezéséhez Kezdeményező tárgyév március 15-ig - a BM éves jóváhagyott költségvetésében szereplő, valamint uniós forrás esetében támogatási szerződésben szereplő (pénzügyi fedezettel rendelkező) beszerzésekre vonatkozóan - adatot szolgáltat a PEF részére, mely alapján a beszerzési tervet a PEF készíti el.[27]

77. A beszerzési terv BM belső honlapján (Intranet) történő közzétételéről a PEF gondoskodik.

78. A Kezdeményező a beszerzési terv elkészítése előtt is indíthat beszerzési eljárást, amelyet a beszerzési tervben szintén megfelelően szerepeltetni kell.

III. FELELŐSSÉGI REND

79. A közbeszerzési és beszerzési eljárás jogszerűségéért valamennyi közreműködő az e szabályzatban, a vonatkozó jogszabályokban és közjogi szervezetszabályozó eszközökben, valamint belső dokumentumokban meghatározott hatáskörének megfelelően, a közreműködés mértékéig felelős. Így felelős különösen a

a) PEF vezetője: a közbeszerzési terv és a statisztikai összegzés elkészítéséért, közzétételre történő megküldéséért, az 5. pont c) és d) alpontjában, valamint 18. pontban meghatározott feladatok elvégzéséért.

b) Kezdeményező vezetője: a közbeszerzési tervhez és statisztikai összegzéshez történő adatszolgáltatásért; a becsült érték megállapításáért, a becsült érték szerint a vonatkozó eljárásrend kiválasztásáért, a Kbt.-ben meghatározott adminisztratív, közzétételi, dokumentációs és megőrzési kötelezettség betartásáért, a piacfelmérésért, az előkészítő tevékenység Kbt. szerinti lefolytatásáért, az eljárás megindításáért, lefolytatásáért és a szerződés megkötésének előkészítésért.[28]

c) Kommunikációs Főosztály vezetője: a PEF adatszolgáltatása alapján a közbeszerzési terv, a statisztikai összegzés és a beszerzési terv közzétételéért.[29]

d) Kötelezettségvállaló: a BM Igazgatás költségvetése terhére, valamint európai uniós forrásból megvalósuló projektek keretében kötendő szerződés megkötésével kapcsolatos eljárások során a BM hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről szóló BM utasítás, fejezeti kezelésű előirányzatok terhére kötendő szerződés esetén a BM fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásának rendjéről szóló BM rendelet és utasítás szerinti eljárásrend betartásáért, a közbeszerzési értékhatár alatti beszerzés esetén a vonatkozó jogszabályok, útmutatók szerinti lefolytatásáért.

e) Döntéshozó: a bírálóbizottság tagjainak, adott esetben a megfigyelő személyéről és számáról való döntés, valamint a közbeszerzési eljárás során a döntés, adott esetben a köztes döntés meghozataláért.[30]

f) Az előkészítő és a bírálóbizottság tagja: az e szabályzatban, valamint az egyedi bizottsági kijelölésben meghatározott feladatai ellátásáért.

g) Hivatalos közbeszerzési tanácsadó: az egyedi szerződésben meghatározott feladatai ellátásáért.

80. Az előkészítő és a bírálóbizottság tagja mentesül a felelősség alól, ha a jogsértő döntés ellen szavazott és írásban indokolással ellátott ellenvéleményt nyilvánított, vagy távollétében született a jogsértő döntés.

81. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó felelősségét a megkötött szerződésben kell rögzíteni a 19. pontban foglaltak szerint.

IV. JOGORVOSLAT

82. Amennyiben az eljárásba közbeszerzési szakértő került bevonásra, a jogorvoslatra jelen szabályzat 19. pont d) alpontjában foglaltakat kell alkalmazni.

83. Amennyiben az eljárásba nem kerül bevonásra közbeszerzési tanácsadó, a jogorvoslat minden szakaszában a BM-et a PKSZF képviseli.

84. Jogorvoslat esetén Kezdeményező haladéktalanul intézkedik az eljárás dokumentumainak PKSzF-re történő megküldéséről.

1. függelék[31]

2. függelék[32]

3. függelék[33]

4. függelék[34]