25/2013. (VIII. 30.) BM utasítás

a belügyminiszter irányítása alá tartozó szervek hivatásos állományú tagjai továbbképzésének minőségirányítási szabályzatáról

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában meghatározott hatáskörömben eljárva - figyelemmel a belügyminiszter irányítása alá tartozó szervek hivatásos állományú tagjainak továbbképzési és vezetőképzési rendszeréről, valamint a rendészeti utánpótlási és vezetői adatbankról szóló 2/2013. (I. 30.) BM rendelet 20. § (1) bekezdésében foglaltakra - a továbbképzések minőségirányítási rendszerének működtetésével kapcsolatban a következő utasítást adom ki:

1. Általános rendelkezések

1. Az utasítás hatálya kiterjed a belügyminiszter irányítása alá tartozó szervek hivatásos állományú tagjainak továbbképzési és vezetőképzési rendszeréről, valamint a rendészeti utánpótlási és vezetői adatbankról szóló 2/2013. (I. 30.) BM rendeletben (a továbbiakban: Rendelet) meghatározott rendészeti továbbképzésben (a továbbiakban: rendészeti továbbképzés) részt vevő valamennyi szervre és személyre.[1]

2. A rendészeti továbbképzés színvonalának biztosítása, megőrzése és folyamatos fejlesztése céljából, továbbá a rendészeti továbbképzés minőségügyi követelményeinek egységes érvényre juttatása érdekében a Belügyi Továbbképzési Kollégium (a továbbiakban: Kollégium) - a Vezetőképzési, Továbbképzési és Tudományszervezési Főosztály (a továbbiakban: Főosztály) útján - minőségirányítási rendszert működtet.[2]

3. A Kollégium biztosítani köteles, hogy a minőségirányításban szabályozott, a Kollégium, a Főosztály, valamint a belügyi szervek által elvégzendő szakmai folyamatok: a képzéstervezés, képzésfejlesztés, képzésszervezés, a programminősítés, a képzés megvalósítása és az ellenőrzés szükséges mértékű szakmai önállósága és kontrollja maradéktalanul érvényesüljön.[3]

4. Jelen szabályzat a rendészeti továbbképzés minőségirányítási rendszerének alapdokumentuma. A szabályzat a külső előírásokra és elvárásokra épülve foglalja rendszerbe a rendészeti továbbképzés minőségügyi tevékenységét.[4]

5. E szabályzat alkalmazásában:

a)[5]

b) belügyi szerv: a Rendelet hatálya alá tartozó rendészeti továbbképzés vonatkozásában a Rendelet 1. § 3. pontjában, az Utasítás hatálya alá tartozó rendészeti továbbképzés vonatkozásában az Utasítás 1. § 3. pontjában meghatározott szerv,[6]

c) továbbképzés: minden olyan szakmai elméleti és gyakorlati képzés, kompetenciafejlesztés, tréning, amely az adott szolgálati beosztás megtartására, annak magasabb színvonalú ellátására irányul.[7]

6. A Kollégium feladatainak ellátását a Kollégium titkársága segíti. A Főosztály látja el a Kollégium titkárságának feladatait, illetve végzi a továbbképzések egyszerűsített nyilvántartásba vételi vagy programminősítési eljárásának lefolytatását. A központi továbbképzések szervezéséről, lebonyolításáról és a programok fejlesztéséről a Főosztály gondoskodik.[8]

7. A Főosztály a belügyi szerveknek - a továbbképzési programot szervezőknek, fejlesztőknek - a szakmai belső továbbképzési programok elkészítéséhez és lebonyolításához - amennyiben a belügyi szerv igényli - segítséget nyújt.[9]

8. A Főosztály a továbbképzésekkel kapcsolatos feladatok végrehajtása során a belügyi szervekkel az általuk kijelölt szervezeti elemek útján tart kapcsolatot. A kijelölt szervezeti elemek látják el az adott belügyi szervnél a továbbképzésekkel kapcsolatos tevékenységeket.[10]

9. A belügyi szerv a kijelölést követően beállt változásokról 15 napon belül tájékoztatja a Főosztályt.[11]

10. A Főosztály a belügyi szervektől kijelölt szervezeti elemek vezetői, munkatársai részére minden évben felkészítést tart a továbbképzésekkel kapcsolatos feladatokról, valamint a végrehajtott képzések tapasztalatairól.[12]

11. A Főosztály a továbbképzéssel kapcsolatos adatlapokat, dokumentációkat, útmutatókat, nyilvántartásba vett továbbképzési programok jegyzékét a Rendészeti Vezetőképzési, Továbbképzési és Vizsgaportál (a továbbiakban: RVTV) elektronikus felületén közzéteszi, elérhetőségüket, letölthetőségüket biztosítja, azokat szükség szerint módosítja, frissíti.[13]

11a. A továbbképzéssel kapcsolatos adminisztratív feladatokat az RVTV elektronikus felületén kell végrehajtani, és az RVTV-n generált dokumentumokat kell alkalmazni.[14]

2. A továbbképzési programok egyszerűsített nyilvántartásba vételi eljárása[15]

12. A továbbképzési programok egyszerűsített nyilvántartásba vétele az RVTV-n kitöltött, egyszerűsített nyilvántartásba vételi adatlap és az órarend benyújtásával igényelhető. Az RVTV a benyújtott adatlapot és mellékleteit az azonosíthatósága érdekében egyedi sorszámmal látja el.[16]

13. A belügyi szerv helyi szerve által benyújtott továbbképzési programot a területi szerv adminisztrátora ellenőrzi és a benyújtástól számított 8 napon belül jóváhagyja, vagy javításra visszaküldi. A visszaküldött továbbképzési programot a helyi szerv a visszaküldéstől számított 5 napon belül javítja. A belügyi szerv területi szerve által benyújtott vagy jóváhagyott továbbképzési programot a belügyi szerv központi szerve által kijelölt központi adminisztrátor ellenőrzi és a benyújtástól számított 8 napon belül jóváhagyja, vagy javításra visszaküldi. A visszaküldött továbbképzési programot a helyi vagy területi szerv a visszaküldéstől számított 5 napon belül javítja.[17]

14. A Főosztály az érkeztetett kérelmet 30 napon belül - amely indokolt esetben 15 nappal meghosszabbítható -megvizsgálja a tekintetben, hogy a tartalmi és formai feltételeknek megfelel-e. Ha az adatlap kitöltése hiánytalan, a Főosztály a döntési jogkörébe tartozó ügyekben a továbbképzési programot - a befogadástól számított 30 napon belül - nyilvántartásba veszi. A belügyi szerv a nyilvántartásba vételről elektronikus értesítést kap.[18]

15. Hiányosan kitöltött adatlap esetén a Főosztály 15 napos határidő kitűzésével hiánypótlásra hívja fel a belügyi szervet.[19]

16. A hiánypótlási határidő eredménytelen letelte után a szakmai belső továbbképzési program nem vehető nyilvántartásba, a Főosztály a befogadást elutasítja.[20]

17. Ha a szakmai belső továbbképzési program nyilvántartásba vételére irányuló tartalmi ellenőrzés eredményeként a Főosztály a nyilvántartásba vételt a Rendelet 19. § (5) bekezdése vagy az Utasítás 21. § (7) bekezdése alapján elutasítja, akkor a belügyi szervet a Főosztály indokolással ellátott döntéséről tájékoztatja.[21]

18. A minisztérium továbbképzési programja esetében a továbbképzési program 12. pontja szerinti benyújtását követően a továbbképzési program adminisztrációs ellenőrzésére kerül sor, ezt követően az RVTV a Kollégium részére továbbítja a továbbképzési programot. Ha a nyilvántartásba vételről szóló döntés meghozatala a Kollégium hatáskörébe tartozik, a Kollégium döntéséről a Főosztály elektronikus értesítést kap.[22]

19. A Kollégium vagy a Főosztály döntése alapján nyilvántartásba vett bejelentésköteles továbbképzési programokról a Főosztály nyilvántartást vezet.[23]

2a. A bejelentésköteles továbbképzési programok inaktívvá tétele vagy törlése[24]

20. A belügyi szerv az RVTV-n keresztül kezdeményezheti az egyszerűsített nyilvántartásba vett bejelentésköteles programjának inaktív állapotba helyezését, ha a program megtartására 24 hónapon belül nem került sor. A Főosztály döntését követően az inaktív továbbképzési program alapján továbbképzés nem szervezhető.[25]

20a. Képzési igény esetén az inaktív továbbképzési program aktiválását a belügyi szerv az RVTV-n keresztül a továbbképzési program adataiban bekövetkezett változások bejelentésével egyidejűleg kezdeményezheti. 20b. A belügyi szerv írásban kezdeményezheti az egyszerűsített nyilvántartásba vett bejelentésköteles programjának nyilvántartásból történő törlését, ha a továbbképzési program fenntartása a továbbiakban nem indokolt.[26]

3. A továbbképzési programok minősítési folyamata

21. A továbbképzési program minősítését a Rendelet vagy Utasítás szerinti nyilvántartásba vett képzőintézmény a továbbképzési program minősítési adatlapjának, szakmai programjának és órarendjének az RVTV-n történő benyújtásával kezdeményezheti.[27]

22. A kitöltött adatlaphoz a benyújtáskor csatolni kell:

a) a minősítési díj átutalását igazoló bizonylatot,

b) "Nyilatkozatot" a képző szervezet nyilvántartásba vételéhez, adatbázisba történő feltöltéshez,[28]

c)[29]

d)[30]

e) felnőttképzési intézmény esetén az intézmény nyilvántartásbavételi határozatának másolatát.[31]

23.[32]

24. Az RVTV a benyújtott adatlapot és mellékleteit az azonosíthatóság érdekében egyedi sorszámmal látja el.[33]

25. A minősítési díjat a kérelmező képzőintézmény az adatlap benyújtásával egyidejűleg a Belügyminisztérium részére banki átutalással fizeti meg. A bankszámlaszám és a díjtáblázat az RVTV-n érhető el.[34]

26. A minősítési eljárás során a Főosztály az RVTV-n keresztül szakértőt kér fel a benyújtott program minősítésére. A szakértő formai és tartalmi szempontból a felkéréstől számított 15 napon belül véleményezi a továbbképzési programot.[35]

27. A szakértő a program tartalmi szempontú vizsgálata során felméri, hogy a továbbképzési program megfelel-e a minősített továbbképzési programokkal szemben támasztott követelményrendszernek, a minőségirányítási, módszertani követelményeknek.

28. A Főosztály által felkért szakértő tartalmi szempontból megfelelő vagy nem megfelelő minősítést állapíthat meg a benyújtott továbbképzési programokra, amelyről a Főosztályt az RVTV-n keresztül értesíti.[36]

29. A Főosztály a szakértői vélemény figyelembevételével előkészíti a javaslatot a Kollégium részére a megfelelő minősítésű továbbképzési program továbbképzési programjegyzékbe történő felvételére.[37]

30. A Főosztály a formailag nem megfelelő minősítésű program alapján hiánypótlásra szólítja fel a kérelmezőt. A kérelmezőnek a hiányt 15 napon belül kell pótolnia.[38]

31. Formailag nem megfelelő a továbbképzési program,

a) ha a minősítési díj befizetését igazoló irat másolata hiányzik,

b)[39]

c) ha a továbbképzési program hiányosan került benyújtásra, vagy

d) ha a csatolandó dokumentumok nem megfelelőek.[40]

32. A Kollégium a megalapozottan nem megfelelő minősítésű program nyilvántartásba vételét elutasítja.[41]

4. A bejelentésköteles továbbképzések és minősített továbbképzések közös szabályai[42]

33. Ha a továbbképzési program adataiban változás áll be, a programtulajdonos a változást a Főosztály részére 15 napon belül az RVTV-n keresztül jelenti be.[43]

34. Amennyiben a Rendelet 17. § (3) bekezdése vagy az Utasítás 19. § (3) bekezdése alapján a továbbképzési program felfüggesztésére került sor, a Kollégium döntéséről és annak okairól a programtulajdonost a Főosztály tájékoztatja.[44]

35. A Főosztály a Rendelet 17. § (1) és (5) bekezdésében vagy az Utasítás 19. § (1) és (5) bekezdésében meghatározott okokon túlmenően akkor is javasolja a Kollégium számára a program programjegyzékről történő törlését, amennyiben a továbbképzési programra annak megfelelőségét érdemben megkérdőjelező panasz kivizsgálása során annak jogosságát állapítja meg.[45]

36. A továbbképzést szervező a továbbképzés végrehajtását követően részletes jelentést készít, amelyet 15 napon belül rögzít az RVTV képzésszervező moduljában, és lezárja a továbbképzést. Az RVTV képzésszervező moduljában a továbbképzés adataihoz a belügyi szerv csatolja a jelenléti ív másolatát, valamint az elégedettségi kérdőív kiértékelését.[46]

5. Az éves tervezés folyamata

37. Az éves tervezés során a belügyi szerv adatait a Főosztály, az egyéni továbbképzési tervek adatait - melyek tartalmi elemeit az egyéni teljesítményértékeléshez készítendő követelmény meghatározások is tartalmazhatják - a belügyi szerv, a belügyi szervek éves továbbképzési tervének adatait és az összesített igényeket a Főosztály veszi nyilvántartásba.[47]

37a. A belügyi szerv az éves tervezést a központi továbbképzések meghatározását követően kezdi meg. A belügyminiszter által elrendelt központi továbbképzéseket a Főosztály a tárgyév január 31-ig közzéteszi az RVTV-n.[48]

38. A belügyi szervek továbbképzési tervei a továbbképzési kötelezettség teljesítésének alapjául szolgáló meglévő, valamint tervezett továbbképzési programok felsorolását tartalmazzák.

39. A Főosztály a belügyi szervektől érkező éves továbbképzési terveket a tárgyév március 31-ig összesíti. Az éves összesített továbbképzési terveket a Főosztály tartja nyilván.[49]

6. A képzéstervezés folyamata

40. A Főosztály a programjegyzékben nem szereplő képzések iránti igények kielégítése érdekében:[50]

a) felhívást bocsát ki a fejlesztőknek a hiányzó programok elkészítésére,

b) saját humánerőforrás kapacitásainak figyelembevételével programfejlesztést végez, vagy

c) megvizsgálja, hogy a közszolgálati tisztviselők részére kifejlesztett továbbképzési programok között szerepel-e alkalmas továbbképzési program.

7. A képzésfejlesztés folyamata

41. A Főosztály a belügyi szervektől beérkező éves továbbképzési tervek alapján felméri, hogy a képzési igények kielégíthetőek-e a nyilvántartott továbbképzési programokkal. Amennyiben nem, felméri, hogy az adott képzési igény kielégítéséhez milyen mérvű fejlesztésre van szükség, melyhez meghatározza:[51]

a) a képzési igények mentén felmerült képzési célokat, valamint

b) azt, hogy azok milyen követelmények teljesítésével érhetőek el.

42. A fejlesztendő képzés cél- és követelményrendszere alapján a Főosztály meghatározza és rögzíti a képzésfejlesztés tervezéséhez szükséges információkat, melynek során:[52]

a) vizsgálja, hogy vannak-e már meglévő, a képzés fejlesztéséhez használható tananyagok, tananyagelemek, valamint

b) meghatározza azokat a folyamatokat és lépéseket, melyek a képzésfejlesztést jól dokumentált, előre tervezhető, jól elkülöníthető munkaszakaszokra bontják úgy, hogy a folyamatleírás eljárásainak követésével a célkitűzéseknek megfelelő, eredményesen lebonyolítható képzések jöjjenek létre.

8. A képzésszervezés folyamata

43. A képzésszervező előkészíti a továbbképzés végrehajtását, biztosítja a személyi és tárgyi feltételeket, valamint az RVTV használatával létrehozza az oktatásigazgatási dokumentumokat.[53]

44. A személyi feltételek vonatkozásában a képzésszervező biztosítja különösen:

a) az oktatót,

b) a kiképzőt,

c) a vezetői fejlesztőt (a coach-ot),[54]

d) az egyéni és csoportos tanulást irányító és felügyelő oktatót (a tutort),

e) a fejlődést, a beilleszkedést segítő személyt (a mentort),

f) a gyakorlati foglalkozáson közreműködő személyt,

g) a gyakorlati foglalkozás esetén a foglalkozást vezetőt és segítőt,

h) az oktatástechnikust, valamint

i) az informatikust.

45. A tárgyi feltételek vonatkozásában a képzésszervező biztosítja különösen:

a) a tantermet,

b) a szakkabinetet,

c) a gyakorlóbázist,

d) a szituációs helyiséget,

e) a tornatermet,

f) a lőteret,

g) a szemléltető eszközöket,

h) a szolgálati eszközöket,

i) a gyakorló eszközöket,

j) a védőfelszereléseket, valamint

k) az oktatástechnikai eszközöket.

46. Oktatásigazgatási dokumentumok vonatkozásában a képzésszervező biztosítja különösen:

a) a szakmai programot,

b) az oktatási (haladási) naplót,

c)[55]

d) a jelenléti ívet,

e) a tanúsítványt,

f) a tanúsítvány elosztót, valamint

g) az elégedettségi kérdőívet.

47.[56]

9. A képzés megvalósításának folyamata

48. A továbbképzésre kötelezettek képzése során ismeretátadás, készség- és kompetenciafejlesztés történik, amely

a) hagyományos, jelenléti képzés,

b) számítógépes hálózaton elérhető nyitott - tér- és időkorlátoktól független - képzési forma (e-learning képzés) és

c) vegyes (blended learning) képzés formájában történhet.

49. A belügyi szerv a képzés megvalósításának előkészítő fázisában a saját szervezetén belül megtartásra kerülő továbbképzéseket - a lebonyolítás előtt 5 nappal - létrehozza a képzést az RVTV elektronikus felületén.[57]

50. A képzés napjára a képzésszervező a szükséges dokumentumokat, illetve az alábbiakat biztosítja:[58]

a) az oktatót,

b) a kiképzőt,

c) a vezetői fejlesztőt (a coach-ot),[59]

d) az egyéni és csoportos tanulást irányító és felügyelő oktatót (a tutort),

e) a fejlődést, a beilleszkedést segítő személyt (a mentort),

f) a gyakorlati foglalkozáson közreműködő személyt,

g) a gyakorlati foglalkozás esetén a foglalkozást vezetőt és segítőt,

h) az oktatástechnikust, valamint

i) az informatikust.

51. Az oktató feladata:

a) megnyitja a képzést,

b) ismereteket ad át, készségeket és kompetenciákat fejleszt,

c) a résztvevőket felkészíti a képzési programra kialakított és alkalmazott módszertannal,

d) értékeli a résztvevők tevékenységét, az általuk készített anyagokat, ellenőrzi előrehaladásukat, valamint

e) méri fejlődésüket.

52. A tutor feladata:

a) a képzésbe bejelentkezés után a résztvevőkkel felveszi a kapcsolatot, fórumot nyit,

b) támogatja a résztvevők önálló tanulását,

c) felkészíti a résztvevőket a képzési programra kialakított és alkalmazott önálló módszertannal, valamint

d) vezeti az oktatási (haladási) naplót.

53. A továbbképzésben résztvevőnek - a képzésben való részvételen kívül - be kell tartania a továbbképzést lefolytató belügyi szerv, valamint képzőintézmény biztonsági, egészségügyi és munkavédelmi előírásait. Nem tanúsíthat olyan magatartást, amely a képzés többi résztvevőjét, oktatóját, a továbbképzést lefolytató belügyi szerv és a képzőintézmény jogait vagy jogos érdekeit sértené vagy károsítaná. Köteles a jelenlétet igénylő képzésen a megjelenését a jelenléti ív aláírásával igazolni, valamint részt venni a képzés során nyújtott teljesítményének képzési programban meghatározottak szerinti ellenőrzésén, mérésén.

53a. A továbbképzésen részt vevőnek abban az esetben írható jóvá továbbképzési pont, ha a továbbképzés adatlapján meghatározott feltételeket, elvárásokat teljesítette. Az e-learning tananyag elvégzése után továbbképzési pont - a szakmai belső továbbképzési programok kivételével - csak egy alkalommal adható. A szakmai belső továbbképzési program esetében az e-learning tananyag elvégzése után továbbképzési pont évente egy alkalommal adható.[60]

10. A továbbképzések oktatás-módszertani követelményei

54. Oktatási módszernek azon tevékenységek minősülnek, amelyek segítségével megoldhatók a tanítási-tanulási folyamat valamely szakaszának feladatai. A továbbképzések módszereit a követelményrendszer figyelembevételével, a célcsoport elemzésével kell kiválasztani.

11. A továbbképzések során alkalmazott oktatási és segédanyagok kialakítása

55. Az oktatási segédanyagok olyan tárgyi eszközök, amelyek az oktatás módszertani megvalósításához szükségesek, nem részei az oktatóterem felszerelésének. Oktatási segédanyag lehet többek között a szemléltető eszköz, a CD-ROM, továbbá az online elérhető gyakorló feladat.

56. Az oktatási segédanyag kialakítása és alkalmazása során figyelembe kell venni a felnőtt igényhez, személyiséghez, tanulási képességhez alkalmazkodó tanulást elősegítő eszközöket, módszereket.

12. A továbbképzésben közreműködő oktatók oktatás-módszertani és felnőtt-oktatói felkészültségének követelményei

57. A Főosztály köteles tervszerűen és rendszeresen gondoskodni a továbbképzések során közreműködő oktatók és vizsgáztatók szakmai, oktatás-módszertani és felnőtt-oktatói továbbképzéséről, amelynek alapvető célja, hogy egységes szemlélet és azonos elvárások alapján oktassanak, valamint a didaktikai eszköztáruk bővüljön.[61]

58. A belügyi továbbképzési rendszerben közreműködő oktatók, kiképzők, mentorok, valamint pedagógus munkakörben foglalkoztatottak (a továbbiakban: oktatók) továbbképzésének végrehajtását - különösen a didaktikai módszerek alkalmazása tekintetében - elsősorban a Főosztály által szervezett és kifejlesztett továbbképzési programok alapján kell megvalósítani.[62]

13. A továbbképzések megvalósításához szükséges infrastruktúra, a megfelelő oktatási környezet kialakítása

59. A továbbképzések megvalósításához szükséges infrastruktúra, a megfelelő oktatási környezet kialakítása, biztosítása a képzésszervező feladata.

60. A változás- és kockázatkezelés szempontjaira figyelemmel:

a) az oktatótermet, az oktatási helyszínt úgy kell kijelölni, hogy a rendelkezésre álló férőhelyek száma a résztvevők várható létszámánál lehetőség szerint 5-10%-kal több legyen,

b) a rendelkezésre bocsátott számítástechnikai eszközök számát a résztvevők létszámánál nagyobbra kell tervezni,

c) a képzés ideje alatt felmerülő technikai problémák elhárításához szükség szerint technikust kell biztosítani.

14. A számonkérési folyamatok

61. A számonkérési rendszernek elsősorban az elvárt követelményekkel kell összhangban lennie, és alkalmasnak kell lennie annak igazolására, hogy a program célja teljesült. A számonkérési eljárás célja, hogy segítse a program fejlesztőjét, a képzési szakaszban pedig az oktatót. További cél, hogy visszacsatolást adjon a továbbképzésben résztvevő által elsajátított ismeretekről, felkészültségéről, tudásszintjéről, valamint a tanulás folyamatában kizárja a hibás rögzülés lehetőségét.

62. A számonkérés formája szerint lehet írásbeli, szóbeli, gyakorlati vagy interaktív.

63. A különböző számonkérési formákhoz az alábbi számonkérési módszerek alkalmazhatók:

a) írásbeli: teszt, esszé, feladatlap, tanulmány, rajz, ábra, folyamatterv, szerkesztett dokumentum,

b) szóbeli: prezentáció, felelet,

c) gyakorlati: irat önálló elkészítése, ügyirat, dosszié összeállítása, szituációs gyakorlat, bemutató és

d) interaktív: számítógépes teszt, online feladatteljesítés.

64. A sikertelen teljesítés következménye a vizsgaismétlés, az adott programmodul ismétlése vagy új, kiegészítő modul felvétele.

15. Az ismeret-ellenőrzési formák alkalmazása

65. Az ismeret-ellenőrzési típusokat, módszereket olyan képzéseknél kell alkalmazni, ahol a képzés kimenetele nem vizsgaköteles.

66. Ismeret-ellenőrzési forma többek között:

a) a beszélgetés, a vita,

b) a dokumentumok gyűjteménye, a portfólió,

c) a prezentáció,

d) a teszt,

e) az írásbeli beszámoló, illetve

f) a szóbeli beszámoló.

16. A továbbképzési programok hatályosításának folyamata

67. A továbbképzési programok szakmai tartalmának hatályosítása a programtulajdonos feladata, melynek során a programtulajdonos köteles gondoskodni a továbbképzési programok minősítési követelményei alapján a tulajdonát képező továbbképzési programok tartalmát érintő jogszabályi és egyéb változások folyamatos követéséről, valamint azoknak a programban történő átvezetéséről.

68. A programtulajdonos megjelöli a módosítás érvényességének kezdő időpontját, és ezzel egyidejűleg a továbbképzésben részt vevő oktatók részére értesítést küld.

69. Amennyiben a továbbképzési programok végrehajtásának minőségügyi helyszíni ellenőrzése során a Főosztály megállapítja, hogy a programtulajdonos a hatályosítást elmulasztotta, vagy a hatályosítás helytelen, úgy a továbbképzési programot fel kell függeszteni.[63]

17. Az értékelési folyamatok résztvevőinek, oktatóinak elégedettségmérése

70. A Főosztály a minőségbiztosítás céljából elégedettségmérést végez, vagy végeztet a továbbképzési programot lebonyolító belügyi szervvel vagy képző intézménnyel.[64]

71. A résztvevői elégedettségmérés kiterjed a képzés tartalmára, az oktató munkájára, a tan- és segédanyagokra, a számonkérés folyamatára és a szervezői tevékenységre.

72. Az oktatói elégedettségmérés a képzésszervező tevékenységre, a tan- és segédanyagokra és a továbbképzésben részt vevő célcsoportra terjed ki.

73. Az elégedettség mérésére az elégedettségi indikátorszámok szolgálnak. Az indikátorok meghatározása a következő:

a) 4,1-5 átlagpont: magas szintű elégedettség,

b) 3,1-4 átlagpont: átlagos szintű elégedettség,

c) 2,1-3 átlagpont: részben megfelelő szintű elégedettség,

d) 1-2 átlagpont: elégedetlenség.

74. A továbbképzés az elvárt minőségügyi kritériumoknak 3,1 átlagpont feletti értéktől felel meg, ezen érték alatt a Főosztály kiemelt szakmai segítséget köteles nyújtani az érintett oktatók, kiképzők részére.[65]

75. A kérdőívek alkalmazásának időpontja és típusa az 1. melléklet szerinti táblázatban foglaltak szerint valósul meg.

76. A Főosztály az elégedettségmérés és igényfelmérés folyamatosságának és eredményességének biztosítása érdekében az előző évi tapasztalatokat is figyelembe veszi az aktuális év felülvizsgálata során.[66]

18. A továbbképzés lebonyolításának folyamatos figyelemmel kísérése

77. A továbbképzés folyamatának és a hozzá szorosan kapcsolódó tevékenységeknek előírásszerű megvalósítása biztosítja az egységes minőségügyi követelmények teljesülését, amelyet a Főosztály az alábbi szempontok figyelembevételével folyamatosan vizsgál:[67]

a) szakmai szempontok,

b) módszertani szempontok,

c) jogszabályi előírások teljesítése,

d) belső normák előírásainak teljesülése,

e) a képzésben résztvevők elégedettsége,

f) a továbbképzés minőségi kultúrájának fejlesztése és

g) a továbbképzés folyamatainak fejlesztése.

19. A továbbképzés minőségügyi helyszíni ellenőrzésének eljárása

78. A minőségügyi helyszíni ellenőrzés célja annak vizsgálata, hogy a továbbképzések és a számonkérések mennyire felelnek meg az egységes minőségügyi követelményeknek, előírásoknak.

79. A továbbképzések minőségügyi helyszíni ellenőrzését a Főosztály vezetője által felkért és a Kollégium által kijelölt, megbízólevéllel rendelkező minőségügyi ellenőrök végzik.[68]

80. Az ellenőrzés fajtája szerint lehet:

a) tervezett, előre bejelentett helyszíni ellenőrzés,

b) váratlan, előre be nem jelentett helyszíni ellenőrzés vagy

c) képzési és vizsgadokumentáció bekérésével lefolytatott ellenőrzés.

81. A minőségügyi ellenőr az ellenőrzés megkezdése előtt a helyszínre, objektumba érkezésekor a képzést vagy vizsgáztatást folytató intézmény vezetőjét vagy képviselőjét tájékoztatja az ellenőrzésről.

82. A minőségügyi ellenőr ellenőrzési jogosultságát igazolni köteles.

83. A minőségügyi ellenőr az ellenőrzést a képzést vagy vizsgáztatást folytató intézmény vezetőjének vagy képviselőjének jelenlétében folytatja le.

84. Ha a minőségügyi ellenőr az ellenőrzés során szabálytalanságot tapasztal, felkéri a képzést vagy vizsgáztatást folytató intézmény vezetőjét vagy képviselőjét annak megszüntetésére.

85. Ha a szabálytalanság megszüntetése érdekében nem történik intézkedés, a minőségügyi ellenőr jogosult a szabálytalanság megszüntetéséig a képzést vagy a vizsgát felfüggeszteni.

86. A minőségügyi ellenőrnek az ellenőrzés lefolytatásáról, megállapításairól, tapasztalatairól a képzést vagy vizsgáztatást folytató intézmény vezetőjének vagy képviselőjének jelenlétében elektronikus úton kell kitöltenie az erre a célra rendszeresített ellenőrzési lapot, amelyre az ellenőrzött is rávezetheti az észrevételeit, megjegyzéseit.[69]

87. Ha az ellenőrzés helyszínén nincs lehetőség az ellenőrzési lap elektronikus kitöltésére, az ellenőrzés megállapításait papíralapú ellenőrzési lapra kell felvezetni, és utólag kell az ellenőrzési lapot elektronikus úton is rögzíteni. Ebben az esetben a papíralapú ellenőrzési lapot a továbbképzést folytató intézmény jelen lévő vezetője vagy képviselője is aláírja, annak egy példányát az ellenőrzött részére át kell adni.[70]

88. Az ellenőrzési lapot a Főosztály az RVTV-n tartja nyilván.[71]

89. Az előírt követelmények nem teljesülése - egy vagy több jellemzőnek az előírástól való nem kívánt eltérése vagy hiánya - esetén az ellenőrzött intézmény vezetőjével vagy képviselőjével közösen írásban rögzíteni kell azokat a feladatokat, amelyekkel megszüntethető az észlelt hiba, hogy megakadályozható legyen annak újbóli előfordulása. Az ellenőrzési lapon rögzíteni kell az intézkedések ütemezését, legfeljebb 15 napos határidejét, felelősét.[72]

90. Ha az ellenőrzés során szabálytalanság nem merül fel, a minőségügyi ellenőr ezt a tényt is köteles rögzíteni az ellenőrzési lapon.

91. Amennyiben az ellenőrzés során intézkedésre okot adó szabálytalanságot észlelt a minőségügyi ellenőr, a Főosztály utóellenőrzést tarthat. Amennyiben az utóellenőrzések során a minőségügyi ellenőr által dokumentált szabálytalanság nem került kijavításra, a hiba kijavításáig a Főosztály a továbbképzés végrehajtását vagy a továbbképzési programot felfüggeszti.[73]

20. Panaszkezelés

92. A továbbképzés során minden olyan a képzési tevékenységhez kapcsolódó vagy az eljárásokat kifogásoló és azokkal kapcsolatban konkrét, egyértelmű igényt megfogalmazó megkeresés panasznak minősül, amely valamely kérdés kivizsgálására, intézkedés megtételére irányul.

93. Panaszt a továbbképzést lefolytató belügyi szervnél vagy képzőintézménynél jelenthet be. Amennyiben a panasztevő kéri, hogy adatai ne kerüljenek nyilvánosságra, az adatokat zártan kell kezelni. A bejelentő adatai írásbeli hozzájárulása nélkül nem hozhatók nyilvánosságra, harmadik személynek nem adhatók át.

94. A belügyi szerv vagy a képzőintézmény a bejelentett panaszt 30 napon belül kivizsgálja, és annak eredményéről a panasztevőt és a Főosztályt írásban értesíti.[74]

95. Ha a belügyi szerv vagy képzőintézmény helyt ad a panasznak, a panasztevőt a megtett intézkedésről is tájékoztatja.

96. A panasz kivizsgálása ügyében másodfokon a Főosztály jár el.[75]

97. A bejelentett panaszokról a Főosztály nyilvántartást vezet.[76]

21. Nem megfelelőség kezelése

98. A nem megfelelőség a jelen minőségirányítási szabályzatban megfogalmazott minőségcélok, továbbá a jogszabályban, eljárásban, szerződésben, megállapodásban megadott minőségi előírások nem teljesülését jelenti.

99. A nem megfelelőség fajtái:

a) nem megfelelő dokumentum vagy bizonylat,

b) nem megfelelő szolgáltatás, vagy[77]

c) nem megfelelő eljárás.

100. A nem megfelelőségről való tudomásszerzés alapja lehet

a) bejelentés[78]

b) helyszíni ellenőrzés.

c) dokumentáció-ellenőrzés.[79]

101. A továbbképzés folyamatában résztvevő joga és kötelessége, hogy bármely nem megfelelőséget jelentsen a Főosztály felé annak érdekében, hogy gondoskodni lehessen a megfelelő intézkedésekről.[80]

102. A nem megfelelő dokumentumot, bizonylatot a véletlen felhasználás elkerülése érdekében el kell különíteni.

103. Amennyiben a Főosztály a továbbképzés szervezőjénél nem megfelelőséget, rendszeresen előforduló működésbeli, folyamatbeli hibákat, eltéréseket észlel, helyesbítő tevékenységet kell indítani. Ilyen tevékenységet kell indítani a minőségügyi ellenőrök által feltárt jelentősebb rendszerhibák, panaszok kivizsgálása során felmerült hibák esetében is.[81]

104. A helyesbítő tevékenység megkezdését a következő eljárás előzi meg:[82]

a) a minőségirányításban részt vevő munkatársak közös helyzetelemzésére, problémafeltárására, a javaslatok megvitatására kerül sor,[83]

b) az érintett területek bevonásával problémamegoldó csoport összehívására sor kerülhet,

c) azonosítani kell az észlelt nem megfelelőségeket, lehetőség szerint fel kell tárni azok lehetséges okait, melyek közül szakmai megfontolások alapján ki kell választani azt, amelyről legvalószínűbb, hogy a probléma kiváltásáért felelős,

d) meg kell határozni, hogy milyen beavatkozó, javító, fejlesztő lépés(ek)re van szükség,

e) az egyes javító lépések elvégzéséről feljegyzéseket kell készítenie a kijelölt felelősnek, valamint

f) a beavatkozás, javítás eredményét nyomon kell követni.

104a. A helyesbítő tevékenységet a hiba megállapításától számított 30 napon belül végre kell hajtani.[84]

22. Minőségügyi dokumentumok és feljegyzések kezelése

105. A minőségügyi dokumentumok készítése, ellenőrzése, kiadása, a hozzáférés biztosítása és a szükséges módosítások elvégzése a Főosztály feladata.[85]

106. A minőségügyi dokumentumok, továbbképzési programok és bizonylatok megőrzéséről, tárolásáról a programtulajdonosok és a képzésszervezők gondoskodnak.

107. A továbbképzés végrehajtását követően a továbbképzés oktatásigazgatási dokumentumait és a minőségügyi dokumentumokat a továbbképzést lebonyolító belügyi szerv vagy képzőintézmény irattározza.[86]

23. Folyamatok, dokumentumok szükségességét igazoló és jóváhagyó ellenőrzések, elfogadási kritériumok

108. A továbbképzési rendszer hatékony működésének biztosítása érdekében a Főosztály a folyamatok, dokumentumok szükségességét igazoló és azokat jóváhagyó ellenőrzéseket folytat. A dokumentumellenőrzés figyelembe veszi és értékeli a továbbképzés kulcsfolyamatainak működését.[87]

109. A Főosztály a továbbképzési rendszerre irányuló féléves ütemezésű ellenőrzési tervet készít, amelyet a Kollégium hagy jóvá.[88]

110. A nyilvántartásba vett minősített továbbképzési program dokumentációját a Főosztály ellenőrizheti. A Főosztály soron kívüli vizsgálatot is elrendelhet.[89]

111. A vizsgálatot megelőzően az ellenőrzött belügyi szerv vagy képzőintézmény - a vizsgálat előtt legalább 5 nappal - tájékoztatást kap a vizsgált részterületeiről, a bekért dokumentációkról, bizonylatokról.

112. A képzési és vizsgadokumentáció vizsgálata során ellenőrzött részterületek:

a) a továbbképzési program képzési dokumentációja,

b) a belügyi szerv éves továbbképzési terve és

c) a továbbképzési program vizsgadokumentációja.

24. Az önértékelés, az éves működés értékelése

113. A belügyi szerv által készített az összefoglaló jelentés részét képező éves önértékelés célja, hogy a Főosztály, továbbá a Kollégium megbízható információkat kapjon a továbbképzési rendszer működéséről, a képzési programok és módszerek eredményességéről, és azonosítottak legyenek a továbbképzési rendszer erősségei, illetve a fejlesztendő területek.[90]

114. Az éves önértékelés során kapott információk és a továbbképzési rendszer működésének gyakorlatáról és hatékonyságáról kapott visszacsatolások a Kollégium elnökének tájékoztatására is szolgálnak.[91]

115. Az önértékelés kiterjed mindazon folyamatokra, területekre, amelyek a képzési tevékenység minőségét befolyásolják, így különösen:

a) a programminősítési folyamat működésére és eredményére,

b) a nyilvántartásba vételi folyamat működésére és eredményére,

c) a lebonyolított minősített programok során a résztvevőknek a képzésekkel való elégedettségére,

d) a minőségügyi helyszíni ellenőrzések és dokumentáció-ellenőrzések eredményeire,[92]

e) a panaszkezelési folyamatra, valamint

f) a nem megfelelőség kezelésére.

116. Az éves összefoglaló jelentés szempontjait a 2. melléklet, az éves összefoglaló jelentés tartalmára vonatkozó előírásokat a 3. melléklet tartalmazza.[93]

117.[94]

25. Hatálybalépés

118. Ez az utasítás 2013. szeptember 1-jén lép hatályba.

26.[95]

119.[96]

120.[97]

Dr. Pintér Sándor s. k.,

belügyminiszter

1. melléklet a 25/2013. (VIII. 30.) BM utasításhoz[98]

Az elégedettségi kérdőívek kitöltése

2. melléklet a 25/2013. (VIII. 30.) BM utasításhoz[99]

Az önértékelési területek, szempontok és az ellenőrzés forrásai

3. melléklet a 25/2013. (VIII. 30.) BM utasításhoz[100]