20/2016. (IX. 15.) KKM utasítás

a külképviseletek által üzemeltetett gépjárművek használatáról

Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés f) pontjában kapott felhatalmazás alapján, valamint a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. §-ának (4) bekezdése c) pontjában foglaltakra figyelemmel a következő utasítást adom ki:

1. Az utasítás hatálya

1.1. Az utasítás hatálya kiterjed a külképviselet használatában álló, a külképviselet által üzemeltetett - saját tulajdonú, valamint bérelt -

a) misszióvezetői gépkocsi,

b) szolgálati gépkocsi,

c) szolgáltató gépkocsi, valamint

d) szolgáltató motorkerékpár (a továbbiakban együtt: hivatali gépjármű)

beszerzésére, használatára, üzemeltetésére és értékesítésére, továbbá a külszolgálatra kihelyezett tulajdonában álló személygépjárművek hivatali célból történő használatának rendjére.

1.2. A belföldön üzemeltetett hivatali gépjárművek, valamint a Külgazdasági és Külügyminisztériummal (a továbbiakban: KKM) kormánytisztviselői vagy munkaviszonyban álló foglalkoztatottak tulajdonában álló személygépjárművek belföldön, hivatali célból történő használatáról külön utasítás rendelkezik.[1]

2. Értelmező rendelkezések

2.1. Jelen utasítás alkalmazásában:

2.1.1. külképviselet: a külképviseletekről és a tartós külszolgálatról szóló 2016. évi LXXIII. törvény (a továbbiakban: Külszoltv.) szerint meghatározott szervezeti egység;

2.1.2. külképviselet tagja: a Külszoltv. szerint meghatározott személy;

2.1.3. misszióvezetői gépkocsi (személyes használatú gépkocsi): a külföldre akkreditált magyar külképviselet-vezetők részére személyes használatú jogcímen biztosított - az országosan kiemelt termékekre vonatkozó állami normatívákról szóló 14/2012. (VI. 8.) NFM utasítás (a továbbiakban: NFM utasítás) legfeljebb 8. kategóriájának megfelelő besorolású - személygépjármű;

2.1.4. szolgálati gépkocsi: a külképviselet hivatali célú feladatainak ellátását szolgáló - az NFM utasítás legfeljebb 5. kategóriájának megfelelő besorolású -, maximum 5 fő szállítását szolgáló személygépjármű;

2.1.5. szolgáltató gépjármű: a külképviselet hivatali célú, elsődlegesen logisztikai, ellátási, delegáció szállításával kapcsolatos feladatainak ellátását szolgáló - az NFM utasítás 5. kategóriájának megfelelő besorolású -személygépjármű, ide értve az egyterű vagy mikrobusz változatot is;

2.1.6. szolgáltató motorkerékpár: a külképviselet fogadó államának speciális helyi körülményei miatt, kézbesítési, beszerzési hivatalos feladatok ellátására biztosított, maximum 150 cm3 hengerűrtartalmú motorkerékpár;

2.1.7. hivatali célú személygépjármű használat: a külképviseletek tagjainak diplomáciai, külgazdasági, kultúrdiplomáciai, valamint a konzuli tevékenységgel kapcsolatos hatósági ügyintézéssel, hivatalos tevékenységgel, a külképviselet üzemeltetésével, működtetésével összefüggő feladatainak ellátása érdekében biztosított személygépjármű használat;

2.1.8. magáncélú személygépjármű használat: a hivatali célú igénybevételen kívül minden egyéb tevékenység végzéséhez igénybe vett személygépjármű használat, ide értve a munkába járást is;

2.1.9. kihelyezett: a Külszoltv. szerint a kihelyező okirat alapján tartós külszolgálatot ellátó kormánytisztviselő, továbbá a KKM által a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény alapján foglalkoztatott, külföldre kihelyezett munkatárs;[2]

2.1.10. közlekedési baleset: a legalább egy mozgó közúti, vasúti, vízi vagy légi jármű, továbbá - a közúti közlekedés körében - állatot hajtó (vezető) személy részvételével vagy ilyen jármű mozgásából eredően bekövetkezett, általában a közlekedési szabályok szándékos vagy gondatlan megszegésével gondatlanságból, illetőleg vétlenül előidézett olyan váratlan esemény, amellyel ok-okozati összefüggésben egy vagy több személy meghalt, megsérült, vagy dologi kár keletkezett;

2.1.11. sajáthibás baleset: a hivatali gépjármű vezetőjének felróható okból keletkezett baleset.

3. A hivatali gépjárműállomány számának meghatározása[3]

3.1. Külképviseletenként egy misszióvezetői, valamint egy szolgálati és egy szolgáltató gépjárművet kell biztosítani.

3.2. Azon a külképviseleten, ahol külföldi magyar kulturális intézet működik, az ebből eredő többletfeladatok ellátására további egy szolgálati gépkocsit kell biztosítani.

3.3. A külképviselet részeként működő alkonzulátus, konzuli iroda, kulturális szolgálat, illetve szervezetileg nem önálló képviselet vagy egyéb iroda nem jogosult külön szolgálati gépkocsira.

3.4. Azon a külképviseleten, ahol két külgazdasági attasé működik, az ebből eredő többletfeladatok ellátására további egy szolgálati gépkocsit kell biztosítani.

3.5. Amennyiben a külképviseletre kihelyezettek összlétszáma eléri a 10 főt, valamint a feladatellátás indokolja, további egy szolgálati gépkocsi biztosítható.

3.6. A külképviseletre kihelyezettek létszámának meghatározásakor az utasítás 3.5. pontja szerinti létszámba a külképviselet vezetőjét nem kell beleszámítani.

3.7. A külképviselet állomáshelyére vonatkozó speciális, egyedi helyi körülményekre tekintettel, a külképviselet vezetőjének indokolt kérelmére, a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár engedélyezheti szolgáltató motorkerékpár biztosítását.

3.8. Az utasítás 3. alcímében meghatározott mennyiségi előírásoktól szakmai, biztonsági szempontok alapján a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár döntése alapján el lehet térni.

3.9. A KKM Központ további gépjárművek üzemeltetését rendelheti el a futár, szállítmányozási és egyéb diplomáciai feladatok ellátása céljából. A KKM Központ feladatai ellátása érdekében mind belföldön, mind külföldön tárolhatja és használhatja az adott gépjárművet a diplomáciai helyzettől függően.[4]

4. A hivatali gépjármű üzemeltetésére, szervizelésére vonatkozó rendelkezések

4.1. A hivatali gépjármű üzem-, forgalombiztonsági és környezetvédelmi követelményeknek megfelelő műszaki állapotáért, valamint a rendeltetésszerű használat biztosításáért - ide értve az üzemanyag tankolásának biztosítását, a garanciális szervizelést, az időszakos karbantartást, a vagyon- és személybiztosítás megkötését és érvényesítését -a külképviselet vezetője, valamint a munkaköri leírásban meghatározottak szerint a gazdasági vezető/felelős felel.

4.2. A gazdasági vezető/felelős és a külképviselet vezetője felel a hivatali gépjármű gyártója által előírt rendszeres, valamint - a használat során időszakosan felmerülő hibák miatt - az eseti szervizelések határidőben történő elvégzéséért. A szervizelések megtörténtét, amennyiben rendelkezésre áll, a hivatali gépjármű szervizkönyvében naprakészen vezetni kell. Ez alól kivételt képeznek a külképviselet által üzemeltetett, a Központ használatában lévő gépjárművek, melyek rendszeres szervizeléséért és műszaki vizsgáztatásának határidőben történő elvégzéséért a Központban a garázsmester felelős.[5]

4.3. A hivatali gépjármű szervizeltetése a garanciális idő alatt a hivatali gépjármű műszaki előírásainak megfelelő, garanciális javítás elvégzésére jogosult márkaszervizben történhet. A garanciális periódus lejárta után a hivatali gépjárművek javíttatásához márkafüggetlen szakszervizek is igénybe vehetőek azzal a feltétellel, hogy az adott szerviz az általa elvégzett munkára felelősséget vállal.

4.4. A hivatali gépjármű vezetője köteles a használat megkezdése előtt meggyőződni a hivatali gépjármű megfelelő műszaki állapotáról, a biztonsági berendezések működésének, valamint a hivatali gépjármű rendeltetésszerű üzemeltetésének feltételeiről, köteles továbbá ellenőrizni a hivatali gépjármű okmányainak, valamint tartozékainak meglétét.

4.5. A hivatali gépjármű vezetője felelős a hivatali gépjármű rendeltetésszerű, biztonságos használatért, továbbá a hivatali gépjármű használatával kapcsolatos meghibásodás, közlekedési baleset gazdasági vezetőhöz/felelőshöz történő azonnali bejelentéséért. A hiba bejelentésének elmulasztásából vagy késedelmes bejelentéséből eredő kárért a gépjárművezető kártérítési felelősséggel tartozik.

4.6. A hivatali gépjárművekre az üzembe helyezésükkel egyidejűleg a hatósági előírásoknak megfelelő kötelező felelősségbiztosítást, valamint teljes körű casco vagy annak megfelelő egyéb biztosítást kell kötni. A biztosítási feltételek részleteinek tekintetében, saját hatáskörben a felelős gazdálkodás elve alapján a külképviselet vezetője dönt.

4.7. A hivatali gépjármű - ideértve a Központ által használt és az adott külképviselet által üzemeltett gépjárművet is - üzemeltetésével, szervizelésével, fenntartásával, használatával kapcsolatos költségeket a külképviselet költségvetésében kell tervezni és biztosítani.[6]

5. A hivatali gépjármű használatával kapcsolatos általános rendelkezések

5.1. A hivatali gépjárművet a külképviselet tagja hivatalos feladata ellátásával összefüggésben, munkaidőben és azon kívül térítésmentesen, a külképviselet vezetőjének előzetes engedélyével az alábbi feltételek mellett vezetheti:

a) amennyiben rendelkezik az adott állomáshelyen, az adott gépjármű-kategóriára érvényes vezetői engedéllyel;

b) előzetesen írásban nyilatkozott az esetleges károkozás tekintetében a kártérítés, valamint sajáthibás baleset kapcsán okozott károkozásnál az önerő megtérítéséről.

5.2. A misszióvezetői gépkocsi vezetésére vonatkozó speciális rendelkezéseket az utasítás 6. alcíme tartalmazza.

5.3. A külképviselet vezetője külképviselet-vezetői utasításban köteles szabályozni a hivatali gépjárművek használatának rendjét, melynek kötelező részei:

a) a megismerési záradék,

b) az esetleges károkozás tekintetében a kártérítés, valamint sajáthibás baleset kapcsán okozott károkozásnál az önerő megtérítésének vállalásáról szóló nyilatkozat (3. melléklet), továbbá

c) a munkaköri leírásokban meghatározottak alapján a hivatali gépjárművek üzemeltetéséért felelős munkakör megnevezése.

d) a 3.9. pont szerinti, a Központ használatába rendelt gépjárművek listája.[7]

5.4. A külképviselet tagján kívül a hivatali gépjárművet egyéb természetes személy - így különösen: nem a külképviseleten alkalmazásban álló családtag - nem vezetheti.

5.5. A hivatali gépjármű magáncélú használatát a külképviseletre kihelyezett rendkívül indokolt esetben, eseti jelleggel, térítési költség megfizetése mellett írásban kérelmezheti. A magáncélú használat nem veszélyeztetheti vagy zavarhatja a külképviselet hivatali feladatainak ellátását, nem eredményezheti a hivatali gépjármű rendszeres magáncélú használatát. A kérelem tekintetében a külképviselet vezetője a kockázatok mérlegelésével dönt. A döntést a kérelemre záradékkal felvezetni szükséges.

5.6. A magáncélú használat után fizetendő térítést a költség keletkezése szerinti tárgyhónapban kell megtéríteni.

5.7. A hivatali gépjármű munkába járásra kizárólag az utasítás 5.5. pontja alapján kapott engedély birtokában, rendkívüli esetben, eseti jelleggel használható.

5.8. A hivatali gépjármű kizárólagos használatára a külképviselet vezetője jogosult, kizárólag a misszióvezetői gépkocsi tekintetében. Egyéb esetekben hivatali gépjárművet a külképviselet tagjai számára kizárólagos használatra üzemeltetni nem lehet.

5.9. A KKM-ből a külképviselet állomáshelyére hivatalos célból utazó kormánytisztviselő hivatalos célból történő szállítását elsődlegesen a külképviselet gépjárművezetője útján szükséges biztosítani. Költséghatékonysági és gazdaságossági szempontok indokolhatják helyi tömegközlekedési eszköz, illetőleg taxi igénybevételét.

6. A misszióvezetői gépkocsi használatára vonatkozó különös rendelkezések

6.1. A misszióvezetői gépkocsi vezetésére jogosult a fogadó államban az utasítás 5.1. pont a)-b) pontjában meghatározott feltételek teljesítése mellett:

a) a külképviselet vezetője;

b) a külképviselettel munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló, gépjárművezető munkakörrel rendelkező munkatárs;

c) a b) pontban meghatározott gépjárművezető akadályoztatása esetén a külképviselet azon tagja, akit a külképviselet vezetője a kockázat megfelelő mérlegelésével eseti jelleggel kijelöl.

6.2. A külképviselet vezetőjének távollétében és engedélyével, kizárólag útnyilvántartás-vezetési kötelezettség mellett, hivatalos célú tevékenység ellátásához az ideiglenes ügyvivő használhatja a misszióvezetői gépkocsit.

6.3. Lehetőség szerint törekedni kell arra, hogy a gépkocsi vezetője rendelkezzék hivatásos gépjármű-vezetői képzettséggel.

6.4. A külképviselet vezetője a misszióvezetői gépkocsin kívül - annak hivatalos szerviz által igazolt szervizelése, javítása, meghibásodása kivételével és idejére - további hivatali gépjárművet személyes használatra nem vehet igénybe. A misszióvezetői gépkocsi szervizelésének vagy javításának időtartamára köteles a külképviselet vezetője egy hivatali gépjárművet kijelölni és azt az állomáshelyen használni.

6.5. A misszióvezetői gépkocsit kizárólag a külképviselet vezetője veheti igénybe - a hivatalos célú használat mellett -magáncélú utazásaira.

6.6. A misszióvezetői gépkocsival a fogadó ország határának átlépése - függetlenül az utazás hivatalos vagy magáncélú jellegétől - engedélyköteles. A kérelmet a külképviselet vezetője köteles a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egységhez felterjeszteni, amely továbbítja azt jóváhagyás céljából a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkárságra.

7. Saját tulajdonú gépjármű hivatali célú használatának rendje

7.1. A hivatalos feladatokat elsősorban a hivatali gépjárművekkel szükséges ellátni.

7.2. A kihelyezéstől számított egy éven belül a KKM a kihelyezett kérelmére kamatmentes munkáltatói kölcsönt nyújthat kizárólag gépkocsivásárlás céljából. Az állomáshelyen a magántulajdonú gépjárművet forgalomba kell helyezni, és berendeléskor a forgalomból ki kell vonni (rendszám visszavonása). A tartós külszolgálatra kihelyezett a munkáltatói kölcsön segítségével vásárolt saját tulajdonát képező gépjárművét - költségeinek megtérítése mellett -szükség esetén külszolgálata alatt hivatali célból is köteles használni.

7.3. A tartós külszolgálatra kihelyezett a saját tulajdonát képező gépjárművét költségtérítés ellenében kizárólag az alábbi esetben használhatja hivatalos feladat ellátására:

a) a hivatalos feladat ellátásának időpontjában nem áll rendelkezésre szabad hivatali gépjármű, és a feladat jellege nem teszi lehetővé annak más időpontban történő ellátását, valamint

b) a tulajdonos érvényes felelősségbiztosítással, továbbá casco biztosítással vagy azzal egyenértékű szolgáltatást nyújtó biztosítással is rendelkezik. Casco vagy azzal egyenértékű biztosítás hiánya esetén, amennyiben hivatalos feladatellátás során történik káresemény, a KKM kárfelelősséget nem visel.

7.4. A munkavégzéshez kapcsolódó magántulajdonú személygépjármű használatot előzetesen, írásban engedélyeztetni kell a külképviselet vezetőjével, megjelölve annak indokát és pontos időtartamát. Az engedély célhoz kötött. A hivatalos feladatot a költséghatékonyság biztosításával, a legrövidebb időtartamon belül, a legrövidebb útvonalon kell ellátni.

7.5. A magántulajdonú személygépjárművel történő munkavégzés során az utasítás 2. mellékletében meghatározott útnyilvántartást szükséges kitöltetni. Az útnyilvántartás jóváhagyására, felterjesztésére vonatkozó eljárási szabályokra az utasítás 8. alcímébe foglalt rendelkezések értelemszerűen irányadóak.

7.6. A kihelyezett magántulajdonú személygépkocsijának hivatali célú használatáért juttatott költségtérítés meghatározásáról az utasítás 9. alcíme rendelkezik.

8. Az útnyilvántartás vezetésére vonatkozó rendelkezések

8.1. A külképviselet-vezető misszióvezetői gépjármű kivételével a hivatali gépjármű használatakor az utasítás 1. melléklete szerinti útnyilvántartást kell naprakészen, havi bontásban, hivatali gépjárművenként vezetni.

8.2. Az útnyilvántartásban a hivatali gépjárművet vezető köteles elinduláskor és megérkezéskor rögzíteni az utasítás 1. melléklete szerint meghatározott adatokat. Az aktuális havi útnyilvántartást a hivatali gépjárműben vagy olyan hivatali helyiségben kell tárolni, mely alkalmas arra, hogy a gépjárművezető rendszeresen, a gépjármű használat alkalmával rögzíteni tudja a szükséges adatokat.

8.3. A külképviselet-vezető hivatali gépjármű használata során a misszióvezetői gépkocsi tekintetében elegendő a kilométer-számláló havi kezdő és záró állását rögzíteni. Az üzemanyag elszámolhatóságához szükséges bizonylatokat a gazdasági vezető/felelős számára havonta kell továbbítani.

8.4. A hónap végén, valamint hónap közepén legalább egyszer szúrópróbaszerűen a gazdasági vezető/felelős ellenőrzi az útnyilvántartás vezetését. Amennyiben hiányosságot vagy hibát tapasztal az útnyilvántartásban rögzített tények vagy adatok számszaki összefüggéseiben, a hiba javítására felhívja az érintett munkatársat, aki köteles azonnal javítani a nyilvántartást.

8.5. Az útnyilvántartó ívben foglalt hivatalos és magáncélú használatot a külképviselet vezetője vagy az ideiglenes ügyvivő igazolja.

8.6. A nem engedélyezett használat magáncélú személygépjármű használatnak minősül, és felelősségre vonást eredményez.

8.7. Az útnyilvántartások kilométer-adatait a külképviselet gazdasági vezetője/felelőse a hivatali gépjármű egyéb elszámolási adataival együtt a Központ által meghatározott helyen és módon havonta rögzíti és lezárja. Az útnyilvántartásokat köteles a külképviselet a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység vagy a Külképviseletek Igazgatása cím gazdálkodásának irányításáért felelős szervezeti egység kérésére azonnal felterjeszteni ellenőrzés céljából. Helyszíni ellenőrzés során az útnyilvántartások vezetését is ellenőrizni szükséges.[8]

8.8. Hivatali gépjármű magáncélú használata esetén - ide nem értve a külképviselet vezetőjének rendelkezésére álló személyes jogcímen használt misszióvezetői gépjármű használatát - a gépjárművezető az utasítás 2. mellékletét köteles kitölteni. A kitöltött útnyilvántartást a gépjárműben tárolt egyéb útnyilvántartás mellett kell elhelyezni a gépjármű használatát engedélyező döntés másolati példányával. Az útnyilvántartást az utasítás 16. alcímében meghatározottak szerint szükséges nyilvántartani.

8.9. A hivatali gépjármű útnyilvántartásának folyamatos vezetése érdekében a hivatali személygépjármű magáncélú használatának adatait az 1. mellékleten is rögzíteni kell.

9. Költségek elszámolására és térítésére vonatkozó rendelkezések

9.1. A hivatali gépjármű (kivéve: misszióvezetői gépkocsi személyes jogcímű használata) magáncélú használata, valamint a nem engedélyezett vagy nem igazolt használat kapcsán keletkező költségeket a hivatali gépjárművet vezető köteles megtéríteni a külképviseletnek.

9.2. A költségeket az útnyilvántartó íven rögzített adatok alapján a KKM belső honlapján közzétett, havonta frissített, a NAV által meghatározott alapnorma-átalány szerinti adatokkal kell kiszámítani. A térítési díjat az érintett hónapban, de legkésőbb a tárgyhónapot követő hónapban kell megtéríteni a külképviselet számára.

9.3. Külszolgálatról történő berendelés vagy foglalkoztatásra irányuló jogviszony megszűnése esetén a térítési díjakkal történő elszámolásnak legkésőbb a külszolgálaton töltött utolsó munkanapon meg kell történnie.

9.4. A kihelyezett saját tulajdonában álló gépjárműve hivatali célú, igazolt költségeit a 9.2. pont alapján szükséges meghatározni. A költséget a soron következő illetmény folyósításakor, berendelés esetén legkésőbb a berendelés napján szükséges megtéríteni a kihelyezett számára, az általa kitöltött és a külképviselet-vezetője vagy az ideiglenes ügyvivő által jóváhagyott, az utasítás 2. mellékletben meghatározott adatok alapján.

9.5. A kihelyezett saját tulajdonában álló gépjárműve hivatali célú, igazolt költségeinek fedezetére a külképviselet költségvetésében kell tervezni és biztosítani az előirányzatot.

10. Felelősséggel, kártérítéssel kapcsolatos rendelkezések

10.1. A hivatali gépjármű használata során a gépjármű vezetőjének felelőssége a kormányzati igazgatásról szóló 2018. évi CXXV. törvényben (a továbbiakban: Kit.), illetve a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvényben (a továbbiakban: Mt.) meghatározottak szerint érvényesíthető.[9]

10.2. A külképviselet által foglalkoztatott munkavállaló hivatali gépjármű használatával összefüggő felelősségére a munkaszerződésében, valamint a fogadó ország jogszabályaiban meghatározott felelősségi szabályok az irányadóak.

10.3. A hivatali gépjármű használata során a hivatali gépjármű vezetője köteles helytállni a használattal összefüggésben önhibájából keletkező károkért és büntetésekért (a hivatali gépjármű vezetője köteles megtéríteni különösen az önhibájából a hivatali gépjárműben keletkező kár önrészét - melyet a hivatali gépjárműre kötött biztosítás alapján a biztosító nem térít meg -, továbbá a közlekedési, parkolási bírságok összegét).

10.4. A hivatali gépjármű használata során közlekedési baleset bekövetkeztekor a hivatali gépjárművet vezető és a gépjárműben utazók a baleset bekövetkeztének helyszíne szerinti ország közúti közlekedési szabályainak előírásai szerint kötelesek eljárni.

10.5. A külképviselet a hivatali gépjárművel okozott közlekedési baleset vagy a hivatali gépjárművet érintő bármilyen káreset bekövetkeztekor annak megtörténtét, kihatását, a kár nagyságát (összegét) függetlenül annak mértékétől, minden esetben azonnal - de legkésőbb a baleset vagy káreset bekövetkeztét követő 5 munkanapon belül - köteles írásban, hivatalos úton jelenteni a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egységnek.

10.6. Baleseti helyszínelő rendőr intézkedését kell kérni valamennyi közlekedési balesetnél, függetlenül attól, hogy személyi sérülés történt-e.

10.7. Amennyiben - nem közlekedési baleset következményeként - feltételezhetően nettó kettőszázezer forintot meg nem haladó anyagi kár keletkezett a hivatali gépjárműben, és személyi sérülés nem történt, a rendőri intézkedés mellőzhető. Ez esetben a felelősséget - lehetőleg tanúk jelenlétében - a biztosító által kiadott bejelentőlapon igazolni, illetve rögzíteni kell. Amennyiben a felelősség egyértelműen a helyszínen nem állapítható meg - vitára adhat okot, a károkozó a felelősségét nem ismeri el -, a gépjármű vezetője rendőri intézkedést köteles kérni.

10.8. Hivatali gépjárművel okozott sajáthibás közlekedési baleset esetén az a gépjárművezető, akinek a baleset bekövetkezése felróható, a Kit., illetve Mt. rendelkezései szerint, a külképviselet által foglalkoztatott munkavállaló gépjárművezető a munkaszerződésében meghatározott kártérítési felelősség szerint köteles megtéríteni azt a kárt, melyet a hivatali gépjárműre kötött biztosítás alapján a biztosító nem térít meg (a továbbiakban: önrész).[10]

10.9. Az önrészt az összegének ismertté válását követő 5 munkanapon belül kell megtéríteni a külképviselet pénztárába történő befizetés vagy a külképviselet bankszámlájára történő átutalás útján.

10.10. A befizetést igazoló dokumentumot, valamint annak másolati példányát a külképviselet köteles a havi pénztárnapló felterjesztésekor a Külképviseletek Igazgatása cím gazdálkodásának irányításáért felelős szervezeti egység és a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység számára megküldeni.[11]

11. Az állomáshely hivatali célból, hivatali gépjárművel történő elhagyásának rendje

11.1. A fogadó országot hivatali gépjárművel, hivatalos célból elhagyni kizárólag a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár előzetes engedélyével (a továbbiakban: határátlépési engedély) lehet. Hivatali gépjármű szabadságra utazáshoz térítés ellenében sem vehető igénybe, kivéve a külképviselet vezetőjének misszióvezetői gépkocsi használatát.

11.2. A gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár határátlépési engedélye eseti vagy éves időtartamú lehet.

11.3. Az eseti engedély iránti kérelmet a tervezett utazás előtt legalább nyolc nappal szükséges felterjeszteni intézkedésre a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység számára, valamint tájékoztatás céljából a KKM biztonsági feladatok ellátásáért felelős szervezeti egysége részére.[12]

11.4. A kérelem tartalmazza:

a) az utazás hivatalos célját,

b) a fogadó ország elhagyásának és a tervezett visszaérkezésnek az időpontját,

c) a hivatali gépjárművet vezető személy(ek) nevét,

d) a hivatali gépjármű azonosító adatait (típus, rendszám).

11.5. Amennyiben a hivatali gépjármű az eseti jellegű, hivatalos utazás alkalmával futárküldeményt is szállít, vagy fennáll a lehetősége az állomáshelyre történő visszatérés során futárküldemény szállításának, a KKM biztonsági feladatok ellátásáért felelős szervezeti egysége mellett a konzuli feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység, valamint az illetékes felügyelő területi főosztály értesítése is szükséges.[13]

11.6. A diplomáciai futárszolgálat, valamint hivatali feladatellátás gazdaságos, észszerű működtetésének ellátása során a Magyarországgal szomszédos országokban, valamint a futárszolgálati csomópontként működő külképviseleteknek évente egyszer szükséges éves határátlépési engedélyt kérelmezni azon szolgálati vagy szolgáltató gépkocsikra, amelyekkel rendszeresen elhagyják a fogadó állam területét.

11.7. Az éves határátlépési engedély iránti kérelmet a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység részére szükséges felterjeszteni minden év január 31-ig. A hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység az engedély iránti kérelmet javaslatával ellátva döntés céljából felterjeszti a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár részére. A külképviselet köteles tájékoztatni az engedély iránti kérelem felterjesztésével egyidejűleg az utazást megelőző legalább nyolc nappal a konzuli feladatok ellátásáért felelős szervezeti egységet, valamint a KKM biztonsági feladatok ellátásáért felelős szervezeti egysége Futárcsomagoló részlegét.[14]

11.8. Az éves határátlépési engedély iránti kérelem tartalmazza:

a) az utazás hivatalos célját,

b) a magyarországi használat gyakoriságát, időtartamát, nem Magyarországra történő utazáskor a célország, valamint város megnevezését,

c) a hivatali gépjárművet vezető személy(ek) megnevezését,

d) a hivatali gépjármű azonosító adatait (típus, rendszám),

e) a határátlépés szükségességének alapos indokolását.

12. Hivatali gépjármű tárolására vonatkozó rendelkezések

12.1. A felelős vagyongazdálkodás érdekében a külképviselet felelős módon, rendeltetésszerűen köteles gazdálkodni az általa üzemeltetett hivatali gépjárműről. A hivatali gépjármű állagának, értékének megóvása, biztonságos üzemeltetése érdekében a használaton kívüli hivatali járművet a külképviselet rendelkezésére álló zárt, fedett garázsban vagy őrzött parkolóban szükséges napközben és éjszaka elhelyezni.

12.2. A biztonsági berendezések üzembe helyezéséről, a hivatali gépjármű lezárásáról parkolás alkalmával a hivatali gépjármű vezetője köteles gondoskodni.

12.3. A külképviseletek rendelkezésére álló fedett, zárt garázs elsődlegesen a hivatali gépjármű tárolására szolgál.

12.4. Amennyiben a hivatali gépjármű mellett a fedett, zárt garázs mérete lehetővé teszi további hivatali gépjármű parkolását, a külképviselet vezetőjének engedélye alapján a külképviselet épületében lévő szolgálati lakásokat életvitelszerűen használó kihelyezettek magántulajdonú gépjárművei parkolhatnak a garázsban.

12.5. A kihelyezett magántulajdonú gépjárművének hivatali épületben vagy bérleményben történő tárolásáért a kihelyezett térítési díjat köteles fizetni.

12.6. A külképviselet kihelyezett tagján kívül egyéb személyek gépjárművei a külképviselet fedett, zárt garázsában, valamint a külképviselet kerítéssel körülkerített területén nem tárolhatók.

12.7. Amennyiben a garázshasználatra vonatkozó igény meghaladja a rendelkezésre álló férőhelyek számát, a garázshasználatra való jogosultságról a hivatali célú használat gyakoriságának figyelembevételével - a hivatali érdek szem előtt tartásával - a külképviselet vezetője dönt.

12.8. A külképviselet területéhez tartozó, kerítéssel körülzárt udvaron kialakított parkolóhelyeket - amennyiben a hivatali gépjármű számára fenntartott helyeken felül marad még szabad hely - a külképviselet kihelyezett tagjai használhatják.

12.9. A külképviselet hivatali gépjárművel történő elhagyásakor a hivatali gépjármű parkolása során a biztonsági szempontokra fokozottan kell ügyelni, így különösen éjszakára zárt, fedett garázsban vagy őrzött parkolóban kell elhelyezni a hivatali gépjárművet.

12.10. Az állomáshely hivatali célból, hivatali gépjárművel történő elhagyása esetén, amennyiben az utazás Budapestre történik, a hivatali gépjárművet a KKM garázsában kell tárolni.

12.11. Amennyiben a külképviselet vezetője a misszióvezetői gépkocsival tartózkodik Budapesten, az utasítás 12.10. pontjában foglaltakon túl saját felelősségére a misszióvezetői gépkocsit zárt garázsában is tárolhatja.

13. A hivatali gépjárművek beszerzése, bérlése

13.1. A külképviseletek által üzemeltetett hivatali gépjárművek a KKM vagyonkezelésében, illetve tartós bérlet konstrukcióban a külképviselet használatában állnak, vagy kivételesen indokolt esetben alkalmi bérlés útján biztosítottak.

13.2. A hivatali gépjármű beszerzése folyamán kiemelt figyelemmel kell lenni a közbeszerzésekről szóló törvény, valamint a Kormány irányítása alá tartozó fejezetek költségvetési szerveinek eszközbeszerzéseiről szóló Korm. határozat, továbbá a KKM közbeszerzési és beszerzési szabályzataira.

13.3. A hivatali gépjármű beszerzésére vonatkozó kérelmet indokolással kell ellátni és a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egységhez felterjeszteni.

13.4. A hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység a javaslatával ellátott kérelmet döntésre felterjeszti a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár felé.

13.5. A gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár támogató döntése esetén a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység javaslata alapján meghatározza a hivatali gépjármű beszerzésének helyét és módját.

13.6. A beszerzések tekintetében az eljárásokat a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység koordinálja. A hivatali gépjármű beszerzésére a szükséges fedezet meglétének függvényében, a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár döntésének megfelelően kerülhet sor.

13.7. A tartós bérlet jogcímen történő hivatali gépjármű bérlés esetén gazdasági számítással szükséges alátámasztani a bérlet indokoltságát, gazdaságosságát. A tartós bérletként használatba veendő hivatali gépjármű típusára, cseréjére vonatkozó javaslat tekintetében a gazdaságossági számítások alapján, a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység véleményének figyelembevételével a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár dönt.

13.8. A tartós bérlet jogcímen használatba kerülő hivatali gépjármű üzemeltetési, fenntartási költségeit a külképviseletek dologi kiadásai között kell tervezni, a kiválasztás során figyelemmel kell lenni a hatályos közbeszerzési, beszerzési szabályokra és az utasítás rendelkezéseire. A tartós bérlet jogcímen használt hivatali gépjármű üzemeltetésére, fenntartására az utasítás rendelkezéseit értelemszerűen alkalmazni szükséges.

13.9. Különösen indokolt esetben - új külképviselet megnyitásánál - a hivatali gépjármű beszerzésről a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár, a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység előzetes véleménye alapján, egyedileg dönt.

13.10. A hivatali gépjármű bérlésével, beszerzésével, cseréjével, értékesítésével kapcsolatos előkészítő feladatokat a külképviselet gazdasági vezetője/felelőse végzi a Külképviseletek Igazgatása cím gazdálkodásának irányításáért felelős szervezeti egységgel és a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egységgel történő egyeztetés alapján.[15]

13.11. A KKM által engedélyezett hivatali gépjárműbeszerzés esetén a beszerzési eljárás szabályszerű lebonyolításáért a külképviselet vezetője felelősséggel tartozik.

13.12. A hivatali gépjármű beszerzését követően az utasítás 4.6. pontjában előírt biztosítás megkötéséről azonnal gondoskodni kell.

14. A külképviseleti hivatali gépjárművek cseréje

14.1. A hivatali gépjármű amortizációs cseréjére függetlenül a számviteli amortizációra vonatkozó elszámolási rendtől - tekintettel a helyi sajátosságokra, különösen az úthálózat állapotára, valamint gépjárműhasználatra - legkorábban akkor kerülhet sor, ha a hivatali gépjármű legalább 200 000-350 000 km közötti futásteljesítménnyel rendelkezik, vagy a 60-100 hónapos élettartamot meghaladta, és a beszerzés fedezete biztosított.

14.2. Az utasítás 14.1. pontjában meghatározott feltételektől kizárólag az alábbi esetekben lehet eltérni és a hivatali gépjármű amortizációs cseréjét kezdeményezni:

a) a hivatali gépjárművet eltulajdonították;

b) a hivatali gépjármű baleset következtében javíthatatlanná vált;

c) balesetből vagy rendeltetésszerű használatból eredő olyan meghibásodása keletkezett, amely a szakszerviz, illetve a biztosító írásbeli szakvéleménye szerint gazdaságosan már nem javítható;

d) minimális ráfordítással - költséghatékonysági vizsgálatokkal igazolt - azonos felszereltségű és kategóriájú új hivatali gépjárműre cserélhető.

14.3. Az indokolással ellátott kérelemnek tartalmaznia kell a 14.2. b) és c) pont esetén a szakszerviz hivatalos véleményét, a 14.2. c) és d) pont tekintetében pedig a kérelmet megalapozó gazdaságossági adatokat, számításokat is.

14.4. A külképviselet vezetője a 14.1. és 14.2. pontok alapján cserére javasolt hivatali gépjármű adatait minden év augusztus 31-ig felterjeszti a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egységre.

14.5. A tárgyévet követő évben cserére javasolt hivatali gépjármű felsorolását tartalmazó összesített kimutatást a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység szakmai javaslatával együtt - minden év szeptember 30-ig - előzetes döntésre a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár elé terjeszti.

15. A külképviseleti gépjármű selejtezése és értékesítése

15.1. Hivatali gépjármű értékesítésére amortizációs csere vagy a külképviseletre engedélyezett hivatali gépjármű számának csökkentése esetén kerülhet sor.

15.2. Hivatali gépjármű értékesítése előtt selejtezési eljárást kell lefolytatni a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység és a Külképviseletek Igazgatása cím gazdálkodásának irányításáért felelős szervezeti egység által meghatározott eljárás szerint:[16]

a) A külképviselet vezetője selejtezés iránti kérelmet terjeszt fel hivatalos úton a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység felé. A selejtezési kérelemnek tartalmaznia kell a selejtezendő hivatali gépjármű főbb azonosító adatait (rendszám, alvázszám, évjárat, külképviseleti vonalkód száma), valamint futásteljesítményét, továbbá a kérelmet megalapozó indokolást.

b) A selejtezési kérelmet a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység véleményével ellátva jóváhagyásra felterjeszti a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkárhoz.

c) A gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár jóváhagyását követően a Külképviseletek Igazgatása cím gazdálkodásának irányításáért felelős szervezeti egység vagyonnyilvántartásért felelős szervezeti egysége táviratot küld a külképviseletre a selejtezés végrehajtása érdekében.[17]

d) A külképviselet a selejtezési jegyzőkönyvet és a továbbhasznosítási javaslatot - legalább három vételi ajánlat mellett - hivatalos úton felterjeszti a Külképviseletek Igazgatása cím gazdálkodásának irányításáért felelős szervezeti egység és a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység részére.[18]

e) A továbbhasznosítás tekintetében a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár döntése alapján intézkedik a külképviselet.

15.3. Az éves költségvetési törvényben meghatározott egyedi könyv szerinti bruttó értékhatár alatti, a külképviselet feladatai ellátásához feleslegessé váló járműveket saját hatáskörben, az értékhatár felettieket az állami vagyonról szóló 2007. évi CVI. törvény szerint kell továbbhasznosítani, értékesíteni.

15.4. Az értékesítés, selejtezés tekintetében a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység és a Külképviseletek Igazgatása cím gazdálkodásának irányításáért felelős szervezeti egység utasítása alapján kell eljárni.[19]

15.5. A beérkezett ajánlatokat rangsorolva a Külképviseletek Igazgatása cím gazdálkodásának irányításáért felelős szervezeti egységhez kell felterjeszteni, amely véleményével és szakmai javaslatával ellátva felterjeszti jóváhagyásra a gazdasági ügyekért felelős államtitkár felé.[20]

15.6. Azokon az állomáshelyeken, ahol az indokolt, szabályos hivatali gépjármű megsemmisítésére - bezúzásra - van csak lehetőség, a külképviselet vezetője köteles a megsemmisítés előtt az eljárást engedélyeztetni a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkárral. A kérelmet a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egységhez kell megküldeni, amely szakmai javaslatával együtt döntésre felterjeszti azt a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár részére.

15.7. A továbbhasznosítást követően valamennyi dokumentumot köteles a külképviselet a Külképviseletek Igazgatása cím gazdálkodásának irányításáért felelős szervezeti egység és a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység számára felterjeszteni. Az érintett szervezeti egységek gondoskodnak a hivatali gépjármű státuszának nyilvántartásukban történő átvezetéséről.[21]

15.8. A hivatali gépjármű értékesítéséből, selejtezéséből származó bevételt a KKM Központ javára kell bevételezni.

15.9. Az értékesítéssel, forgalomból történő kivonással, környezetvédelmi előírások szerinti megsemmisítéssel kapcsolatos költségek a külképviselet költségvetését terhelik.

16. Jelentési, nyilvántartási kötelezettség

16.1. A hivatali gépjárműjelentéseket a Központ által meghatározott módon a külképviselet-vezető és a gazdasági vezető/felelős aláírásával, a külképviselet bélyegzőlenyomatával ellátva, az elektronikus iratkezelő rendszeren keresztül kell félévente felterjeszteni a hivatali gépjármű üzemeltetéséért felelős szervezeti egység számára.[22]

16.2. Az eredeti hivatali gépjárműjelentéseket a külképviselet gazdasági vezetője/felelőse a hivatali gépjárműről vezetett nyilvántartásban (a továbbiakban: nyilvántartás) legalább 5 évig köteles megőrizni.

16.3. A nyilvántartás az alábbi dokumentumokat tartalmazza:

a) a hivatali gépjárműjelentések eredeti példányait;

b) éves vagy eseti határátlépést engedélyező táviratokat;

c) a hivatali gépjármű adásvételével kapcsolatos iratok (beszerzés engedélyezésére vonatkozó döntés, beszerzési eljárás iratanyaga, beszerzés jóváhagyásáról szóló döntés, adásvételi szerződés, vételár kiegyenlítését igazoló irat, áfa-visszatérítésre vonatkozó iratok);

d) biztosítási kötvény;

e) szerviz események/adatok;

f) útnyilvántartások;

g) esetleges káreseményekkel kapcsolatos iratok (rendőrségi jegyzőkönyv, a gépjárművek üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egységet tájékoztató feljegyzés).

16.4. A külképviselet hivatali gépjárműveinek káreseményeiről - az utasítás 10.5. pontjával összhangban - jelentést kell küldeni a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egységnek.

16.5. A hivatali gépjárművet érintő balesettel, káreseménnyel kapcsolatos kiadásokat elsősorban a biztosítás terhére, a biztosító társasággal kell rendezni.

16.6. A nem sajáthibás balesetek esetén a károkozó biztosítója által meg nem térített avultatási levonást (fizetendő önrészt) elsősorban a képviselet dologi előirányzatának terhére kell elszámolni. Amennyiben az összeg nagysága ezt nem teszi lehetővé, a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egység felé pótelőirányzatra vonatkozó kérelmet szükséges felterjeszteni.

16.7. A hivatali gépjármű fődarab cseréjéről az esedékesség időpontjában tájékoztatni kell a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egységet.

16.8. A külképviseleten üzemeltetett hivatali gépjármű javítási költségeit elsősorban a külképviselet saját költségvetése keretein belül kell tervezni és elszámolni. Az előre nem tervezhető - 3000 EUR feletti - javítási költségek tekintetében a külképviselet vezetője kérelmezheti a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egységtől pótelőirányzat biztosítását.

17. Záró rendelkezések

17.1. Ez az utasítás a közzétételét követő hónap első napján lép hatályba.

17.2. Hatályát veszti a külképviseletek által üzemeltetett gépkocsik működtetésének és beszerzésének szabályairól szóló 18/2006. KüM utasítás.

17.3. A külképviselet vezetője köteles az utasítás hatálybalépését követő egy hónapon belül elkészíteni vagy aktualizálni a hivatali gépjárművek használatára vonatkozó külképviselet-vezetői utasítást és azt tájékoztatás céljából a hivatali gépjármű üzemeltetésének felügyeletét ellátó szervezeti egységnek felterjeszteni.

17.4. Az utasítás hatálybalépéséig kiadott éves határátlépési engedélyek 2016. december 31-ig érvényben maradnak.

Szijjártó Péter s. k.,

külgazdasági és külügyminiszter

1. melléklet a 20/2016. (IX. 15.) KKM utasításhoz

2. melléklet a 20/2016. (IX. 15.) KKM utasításhoz

3. melléklet a 20/2016. (IX. 15.) KKM utasításhoz[23]

Nyilatkozat

Alulírott az alábbiakban nyilatkozom arról, hogy az ideiglenesen használatomba adott hivatali gépjárművet célhoz kötötten, rendeltetésszerűen, kizárólag a külképviseletek által üzemeltetett gépjárművek használatáról szóló KKM utasításban foglalt szabályok szerint használom.

Tudomásul veszem, hogy a hivatali gépjármű használata során a kormányzati igazgatásról szóló 2018. évi CXXV. törvény, valamint a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény által meghatározott kárfelelősséggel tartozom, beleértve a CASCO rendszerű biztosítás önrészének kártérítési felelősség mértékéig történő megtérítését.*

Tudomásul veszem, hogy a külképviselet által foglalkoztatott munkavállalóként a fogadó állam kártérítési szabályai alapján kárfelelősséggel tartozom.*

Magántulajdonú gépjármű hivatalos feladat ellátásához történő engedélyezett használata során tudomásul veszem, hogy köteles vagyok CASCO vagy azzal egyenértékű biztosítással és felelősségbiztosítással rendelkezni.

Amennyiben nem rendelkezem a hivatalos feladat ellátása során fent nevezett biztosítással, a keletkező esetleges károk tekintetében a munkáltatóm nem tartozik kártérítési kötelezettséggel.

Nyilatkozom, hogy a külképviseletek által üzemeltetett gépjárművek használatáról szóló KKM utasításban foglaltakat megismertem, és magamra nézve kötelező érvényűnek tartom.

* A megfelelő rész aláhúzandó.