20/2010. (V. 7.) KHEM utasítás

a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium szerződései megkötésének és nyilvántartásának szabályairól

A Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium szerződéskötési rendjének szabályozása, a szerződések előkészítésének, megkötésének, nyilvántartásának és lezárásának szabályozott keretek között történő végrehajtása - a Vezetői Információs Rendszer megfelelő működéséhez szükséges törzsadatok rendelkezésre állása - érdekében az alábbiak szerint rendelkezem:

Az utasítás hatálya

1. § (1) Jelen utasítást a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium (a továbbiakban: KHEM) természetes vagy jogi személlyel, jogi személyiség nélküli szervezettel kötendő valamennyi megállapodására és a KHEM képviseletében teendő valamennyi kötelmi jellegű jognyilatkozatra alkalmazni kell, ide nem értve:

a) a KHEM valamely előirányzata terhére, közreműködő szervezet által kötendő szerződéseket,

b) a közszolgálati jogviszonyt rendező, a Humánigazgatási Főosztály által kezelt megállapodásokat,

c) a PPP-projekteket létrehozó szerződéseket, ahol a jogi és közbeszerzési szempontú megfelelőséget külső szakértő/tanácsadó nyilatkozata biztosítja.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott megállapodást vagy jognyilatkozatot (a továbbiakban: szerződés) kezdeményező, véleményező, ellenjegyző és aláíró, továbbá a kapcsolódó pénzügyi-számviteli tevékenységeket végző köztisztviselők a szerződések megkötése és nyilvántartása során a jelen utasítás rendelkezéseinek megfelelően kötelesek eljárni, figyelembe véve a közbeszerzésre vonatkozó, jogszabályokban és belső szabályokban foglaltakat.

(3) Jelen utasítás 2. §-ának hatálya kiterjed a KHEM irányítása alá tartozó költségvetési szervek által a dologi kiadások előirányzata terhére megrendelőként, vagy megbízóként történő vállalkozási, illetve megbízási szerződés megkötésére is.

Általános rendelkezések

2. § (1) Szerződés megkötésére különösen az alábbi szellemi tevékenységek tekintetében kerülhet sor az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban:Ámr.) 82. § (3) bekezdésére* figyelemmel:[1]

a) jogi képviselet, tanácsadás,

b) a kodifikációhoz kapcsolódó hatásvizsgálat, tanulmányok elkészítése,

c) informatikai rendszer üzemeltetése, fejlesztése,

d) adminisztratív, adatrögzítési feladatok ellátása,

e) rendszerszervezés,

f) a költségvetési szerv alaptevékenysége ellátásához szükséges tanácsadói tevékenység (ideértve a szellemi tulajdonvédelmi tanácsadást is),

g) könyvviteli szolgáltatás nyújtása,

h) tolmácsolás,

i) fordítás,

j) szakértői tevékenység,

k) kutatási tevékenység,

l) szakmai előadások, oktatások, rendezvények szervezése, megtartása,

m) PR- és kommunikációs tevékenység, kiadványszerkesztés, lektorálás,

n) oktatási és vizsgáztatási tevékenység, tananyag, illetve jegyzet elkészítése.

(2) A költségvetési szervvel jogviszonyban álló munkatárs részére szerződéssel díjazás jogviszonyából eredő feladatra (különösen: a munkaköri leírásában rögzített feladatra, céljuttatásra kitűzött feladatra, teljesítménykövetelmény alapján kitűzött feladatra) nem fizethető.

(3) A szerződésekben az Állami Számvevőszék, illetve a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal ellenőrzési jogosultságát a költségvetési pénzeszközök tekintetében ki kell kötni.

(4) A visszterhes szerződések esetében a kifizetés minden esetben a szerződésben foglaltak teljesítésének az Ámr. 76. §-a szerinti szakmai teljesítés igazolását és a kifizetés engedélyezését követően történik.

Értelmező rendelkezések

3. § (1) Jelen utasítás alkalmazása során:

a) ügyletkód: a Forrás SQL-rendszerben alkalmazott kód, amely a fejezeti kezelésű előirányzaton belüli részfeladat azonosítására szolgál. A részfeladat egy fejezeti kezelésű előirányzat szakmai feladataiból álló, olyan összetartozó tevékenységhalmaz, amelynek elkülönített megfigyelése indokolt. Egy fejezeti kezelésű előirányzat részfeladatainak összessége alkotja a költségvetési törvényben meghatározott egyösszegű kiadási előirányzatot. A KHEM Igazgatás költségvetési rendszerében az ügyletkód az általános igazgatási feladatokat és a projektfeladatokat jelöli.

b) metaadat: olyan adat, amely egy adatkészlet (pl. szerződés) jellemzőit, így különösen annak tartalmát és minőségét írja le, és részleteket biztosít a kapcsolatfelvételre vagy az adatszolgáltatásra.

(2) A szerződéstár kezelője a Költségvetési, Tervezéskoordinációs és Kontrolling Főosztály (a továbbiakban: KTKF).

A szerződéskötés kezdeményezése

4. § (1) A szerződéskötési folyamat megindításakor - pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén - előzetes fedezetvizsgálatot kell végrehajtani a KHEM által vállalni tervezett kifizetés szerinti pénzösszeg rendelkezésre állásának megállapítása érdekében. Az előzetes fedezetvizsgálatért a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője - a KTKF szükség szerinti megkeresése útján - felelős.

(2) A szerződés előkészítésének folyamatában - pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén - a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata:

a) amennyiben az adott szerződés értéke nem éri el a mindenkori közbeszerzési értékhatárt, ugyanakkor nem kizárólagosan egy szervezet/személy képes teljesíteni, úgy szükséges, hogy a szakmailag és gazdaságilag legmegfelelőbb partner(ek) kiválasztása legalább 3 (három) ajánlat bekérése és kiértékelése alapján történjen. A kiértékelés szempontjai lehetnek többek között a termék, szolgáltatás minősége, ára, referenciák, fizetési feltételek, rendelkezésre állás, korábbi tapasztalatok stb. A kiértékelést és a kiválasztást jegyzőkönyvbe kell foglalni, amelyet, az árajánlatokkal együtt, az aláírásra előterjesztett szerződéshez csatolni szükséges;

b) amennyiben az adott szerződés értéke eléri vagy meghaladja a mindenkori közbeszerzési értékhatárt, úgy a szerződéses partner(ek) kiválasztása tekintetében a KHEM közbeszerzéseinek szabályozásáról szóló utasításban foglaltak szerint, a közbeszerzésre irányadó jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően kell eljárni. Az aláírásra előterjesztett szerződéshez csatolni szükséges a közbeszerzési eljárásról készített összegezést.

(3) A szerződéstervezet előkészítése a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata. A szerződés célszerűségéért, időszerűségéért, az ár-érték arányosságáért a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője felelős. A célszerűség követelménye különösen a következőkre terjed ki: pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén a minisztérium által fizetendő díj felelős - a feladat teljesítéséhez szükséges időtényező (időráfordítás, szerződéses időtartam, sürgősség) a feladat tartalma, jellege, specialitása, összetettsége, a szolgáltatás és ellenszolgáltatás arányosságának követelménye szerinti - megállapítására. A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység felelős az Ámr. 82. §-ának (3) bekezdésben foglaltaknak való megfelelésért.

(4) Amennyiben rendelkezésre áll az adott szerződéstípusra vonatkozó minta, a szerződéstervezetet az intraneten közzétett standard szerződésminta alapján kell előkészíteni.

(5) Amennyiben a tervezett szerződésre nem áll rendelkezésre standard szerződésminta, úgy a szerződéstervezet előkészítése során alkalmazható a partner által előkészített szerződéstervezet is, illetve a szerződéstervezet előkészítésében a Jogi Főosztály-a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység megkeresése alapján, szükség szerint - közreműködik. A szerződéstervezet előkészítése során figyelembe kell venni a KHEM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljárásokról szóló KHEM utasításban, valamint a KHEM fejezet egyes fejezeti kezelésű előirányzatainak felhasználására vonatkozó jogszabályokban és belső szabályozásokban foglaltakat.

(6) A standard szerződésminták, szerződéstervezetek előkészítése során a szerződés tárgyát - kivéve, ha ezt a feladat jellege nem teszi lehetővé - részfeladatokra bontva kell meghatározni [3. § (1) bekezdés a) pont].

A szerződések véleményezése

5. § (1) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység, az előkészített szerződéstervezet alapján, a szerződéssel kapcsolatos alapadatokat szerződéses adatlapon rögzíti. A szerződéses adatlap a szerződés szerződéstárba való felvételének alapvető információforrása, mintáját a 1. számú melléklet tartalmazza.

(2) A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződésekesetén, a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység kötelezettségvállalási adatlapot tölt ki, amelynek mintáját a 2. számú melléklet tartalmazza. A beszámolási kötelezettség teljesítése és a Vezetői Információs Rendszer részfeladatszintű kontrollingadat-szolgáltatásának biztosítása érdekében a kötelezettségvállalási adatlapon - a szerződéstervezetben szereplő részteljesítésekkel összhangban - rögzíteni kell a szakfeladatrend szerinti besorolást és a kapcsolódó ügyletkódokat. A törzsadatok között nyilvántartott szakfeladat számokról és ügyletkódokról, illetve azok megnevezéseiről és tartalmáról a KTKF tájékoztatja a szervezeti egységeket.

(3) A szerződéses adatlap, valamint a kötelezettségvállalási adatlap adatainak kitöltése-amelyekhez a szerződéstervezet és a hozzá kapcsolódó előkészítő feladatok részletes ismerete elengedhetetlen - a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata.

(4) A vezetői aláírással ellátott, iktatott véleménykérő feljegyzést papíralapon, a mellékleteket (szerződéstervezetet, szerződéses adatlapot, kötelezettségvállalási adatlapot) a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység kizárólag elektronikusan továbbítja:

a) a mindenkori közbeszerzési értékhatárt el nem érő értékű vállalkozási vagy megbízási szerződés esetében, a szerződés jogi szempontból történő véleményezése céljából, a Közbeszerzési és PPP Főosztály és - a KHEM Szervezeti és Működési Szabályzatában foglaltakon túlmenően - a Jogi Főosztály részére is,

b) minden egyéb, az a) pont alá nem tartozó szerződés esetében jogi szempontból történő véleményezés céljából a Jogi Főosztály,

c) az a) és b) pontok alá tartozó szerződés esetében, közbeszerzési szempontból történő véleményezés céljából, a Közbeszerzési és PPP Főosztály,

d) az a) és b) pontok alá tartozó szerződés esetében költségvetési szempontból történő véleményezés céljából a KTKF,

e) valamennyi, vélelmezhetően munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyra vonatkozó szerződést, valamint a természetes személlyel a KHEM személyi juttatások terhére kötendő megbízási szerződéseket a Humánigazgatási Főosztály

(a továbbiakban a Jogi Főosztály, a Közbeszerzési és PPP Főosztály, Humánigazgatási Főosztály és a KTKF együtt: Véleményezők) részére. Csak iktatószámmal rendelkező megkeresés véleményezhető, amennyiben a véleménykérés iktatószám nélkül érkezik, Véleményezők kötelesek ezt a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységnekjelezni.

(5) A Véleményezők feladata a szerződéstervezet jogi, közbeszerzési, költségvetési és humángazdálkodási szempontú felülvizsgálatán túl a szerződéses adatlapon és a kötelezettségvállalási adatlapon - meta-adatonként - a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység által meghatározott és a Véleményező kompetenciájába tartozó adattartalom véleményezése, illetőleg egyes meta-adatok tekintetében a szerződéses adatlap kitöltése is.

(6) A Véleményezők a véleményüket változáskövetéssel - korrektúra alkalmazásával - a szerződéstervezet, szerződéses adatlap és a kötelezettségvállalási adatlap elektronikus példányaiban rögzítik, majd azokat a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység részére 8 munkanapon belül, iktatószámmal ellátott e-mailben, valamint az elektronikus levéllel azonos iktatószámú, vezetői aláírással ellátott papíralapú feljegyzés formájában küldik meg. Ettől rövidebb véleményezési határidőt a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a véleményezés kezdeményezésével egyidejűleg kérhet, megjelölve a sürgősebb véleményezési határidő indokát. Az elvárt véleményezési határidő 2 munkanapnál rövidebb nem lehet. Ha a Véleményezőnek nincs észrevétele, arról a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységet a véleményezési határidőben kifejezetten tájékoztatni köteles.

(7) A vélemények visszaérkezését követően a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata az észrevételek átvezetése a szerződéstervezeten, a szerződéses adatlapon és a kötelezettségvállalási adatlapon, továbbá a Véleményezők nevének, a véleményezés dátumának és a vélemény iktatószámának a rögzítése a szerződéses adatlapon.

(8) Abban az esetben, ha a Véleményezők vagy a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység különböző álláspontot képviselnek a szerződéstervezettel kapcsolatosan, úgy a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység egyeztetést kezdeményez, amelyet mindaddig folytatni köteles, ameddig a Véleményezők és a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység azonos álláspontra nem jutnak.

(9) A vélemények átvezetését követően-és amennyiben a szerződéstervezet megfelel a (7) bekezdésben foglaltaknak-a szerződéstervezetet, a szerződéses és a kötelezettségvállalási adatlapot nem szükséges ismételten megküldeni (visszamutatni) a Véleményezők részére, ugyanakkor a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a szerződéstervezet költségvetési ellenjegyzésének kezdeményezésekor a feljegyzésben nyilatkozni köteles a vélemények átvezetéséről.

Pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés költségvetési ellenjegyzése

6. § (1) Pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén, a kötelezettségvállalási adatlap, a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője által aláírt szerződéses adatlap, a szerződéstervezet és a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység 5. § (9) bekezdése szerinti nyilatkozata alapján a KTKF feladata a költségvetési ellenjegyzés.

(2) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a kötelezettségvállalásra jogosult vezető által jóváhagyott kötelezettségvállalási adatlapot, továbbá költségvetési ellenjegyzés céljából a szerződéstervezetet - mellékelve ahhoz a Véleményezők 5. § (6) bekezdése szerinti álláspontját, a 4. § (2) bekezdés a) pontja szerinti árajánlatokat, jegyzőkönyvet és a szerződéses adatlapot, illetve a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötendő szerződés esetén a 4. § (2) bekezdés b) pont szerinti összegezést - legkésőbb a szerződéstervezetben meghatározott teljesítés kezdő időpontját megelőző 10. munkanapig megküldi a KTKF részére, figyelembe véve az iratkezelésre vonatkozó belső szabályozásban foglaltakat.

(3) Az ellenjegyzés során, azt megelőzően a KTKF-nek meg kell győződnie arról, hogy

- a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzata rendelkezésre áll az adott részfeladaton, ügyletkódon,

- a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat,

- a kötelezettségvállalási adatlapon szereplő adatok megegyeznek a szerződéstervezet adataival,

- a szerződéstervezethez csatolták a jelen utasításban előírt mellékleteket (árajánlat, jegyzőkönyv a döntésről, összegezés stb), valamint a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység nyilatkozatát a vélemények átvezetéséről.

Fedezethiány, illetve eltérés esetén az ellenjegyző egyeztet a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységgel, amely gondoskodik a szerződés jogszerű megkötése érdekében szükséges intézkedések végrehajtásáról.

(4) A fedezet rendelkezésre állása és az adatok egyezősége esetén, a KTKF a szükséges adatokat rögzíti a Forrás SQL-rendszerben, ellenjegyzett státusú kötelezettségvállalásként. A kötelezettségvállalás Forrás SQL-rendszer által generált azonosítóját a KTKF munkatársa rávezeti a szerződésre, a szerződéses adatlapra, valamint a kötelezettségvállalási adatlapra.

(5) Fejezeti kezelésű előirányzatok esetén a KTKF a szerződés szerinti fizetési kötelezettség és az előirányzat-felhasználási terv összhangját is ellenőrzi.

(6) Az ellenjegyzést követően a KTKF a bonthatatlan kötéssel összefűzött szerződéstervezetet, a kötelezettségvállalási adatlapot, valamint a (2) bekezdés szerinti egyéb dokumentumokat - a rendelkezésére bocsátott példányszámban (legalább három) - a (2) bekezdés szerinti valamennyi dokumentum kézhezvételét követő 8 munkanapon belül visszaküldi a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység részére.

(7) Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a vonatkozó szabályozásban foglaltaknak vagy nem áll rendelkezésre a teljesítéshez szükséges összeg, az ellenjegyzésre jogosultnak erről a kötelezettségvállalási adatlap megküldésével tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőt.

A szerződés aláírása

7. § (1) A költségvetési ellenjegyzést követően a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője gondoskodik a szerződés felek által történő aláírásáról.

(2) A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződést a szerződés értéke szerint kötelezettségvállalásra jogosult vezető, míg a pénzügyi kötelezettségvállalást nem tartalmazó szerződést a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője vagy a megállapodás tárgya szerint illetékes felsővezető írja alá. Az aláírásra előterjesztett szerződés tervezet mellett a KHEM képviseletében a szerződést aláíró személy részére be kell mutatni a Véleményezők 5. § (6) bekezdés szerinti álláspontját és a 4. § (2) bekezdés a) vagy b) pontja szerinti dokumentumokat.

(3) A kötelezettségvállalásra jogosultak meghatározását - értékhatárok szerint - a KHEM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatairól és a döntési eljárásokról szóló utasítás, valamint a KHEM fejezet egyes fejezeti kezelésű előirányzatainak felhasználására vonatkozó jogszabályok, illetve belső utasítások, szabályzatok tartalmazzák.

(4) Amennyiben a szerződés pénzügyi kötelezettségvállalást nem tartalmaz, a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője a véleményezési eljárást követően aláírásával jóváhagyja a szerződéses adatlapban foglaltakat, és gondoskodik a szerződés ellenjegyzett [5. § (6) bekezdés] példányainak felek által történő aláírásáról.

(5) A KHEM-mel szerződő fél(ek) részére a szerződés egy aláírt példányának rendelkezésre állását kell biztosítani.

(6) A felek által aláírt szerződés egy eredeti példányát, a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén a kötelezettségvállalási adatlapot, valamint a 6. § (2) bekezdés szerinti dokumentumokat a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője, a szerződés létrejöttét követően, haladéktalanul továbbítja a szerződéstár kezelője és a természetes személlyel, a KHEM személyi juttatásának terhére kötendő megbízási szerződés esetében a Humánigazgatási Főosztály részére.

(7) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés megkötését követő 5 napon belül a végleges szerződéses adatlap egy - elektronikus - másolati példányát továbbítja a Közbeszerzési és PPP Főosztály részére.

(8) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység, az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvényben, az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 15/A-B. §-aiban és az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 233. §-ában foglalt közzétételi kötelezettség teljesítéséről szóló utasításban meghatározottakon túlmenően, valamennyi - nem közbeszerzési eljárás lefolytatása eredményeképp -megkötött szerződés esetében köteles a 2. számú melléklet szerinti szerződéses adatlapot a szerződés létrejöttét követő 5 munkanapon belül a Kommunikációs Osztály részére megküldeni. A Kommunikációs Osztály a megküldött szerződéses adatlap alapján, annak kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül gondoskodik a szerződés típusának, tárgyának, a szerződő felek megnevezésének, időtartamának, továbbá pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén a szerződés értékének a KHEM honlapján történő közzétételéről.

(9) Közbeszerzési eljárás eredményeképp megkötött szerződés esetében a beszerző szervezeti egység az aláírást követően haladéktalanul köteles a mindkét fél által aláírt szerződés egy eredeti, másolati vagy elektronikus példányát továbbítani a Közbeszerzési és PPP Főosztály Közbeszerzési Osztálya számára.

(10) Abban az esetben, ha a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződéstervezetet a szerződő felek nem írják alá (a szerződés nem jön létre), a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység köteles erről a kötelezettségvállalási adatlap visszaküldésével egyidejűleg tájékoztatni a KTKF-et és a Közbeszerzési és PPP Főosztályt. A kötelezettségvállalási adatlapon a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek írásban kell rögzítenie a szerződéskötés meghiúsulásának tényét, röviden az indokát, és ezt az aláírásával kell igazolnia.

A szerződések nyilvántartásba vétele, megőrzése

8. § (1) A szerződéstár kezelője a felek által aláírt szerződés, a szerződéses adatlap és pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések esetén a kötelezettségvállalási adatlap alapján felelős:

a) a szerződéses adatlap, a kötelezettségvállalási adatlap és a szerződés egy eredeti példányának (az eredeti bonthatatlanul összefűzött szerződés, digitalizálás miatti felbontását követően, a szerződés újbóli bonthatatlan összefűzése a szerződéstár kezelőjének a feladata) - egy file-ban történő - digitalizálásáért;

b) a szerződés egy eredeti példányának a szerződéstár - erre a célra fenntartott - irattárába helyezéséért és a művelet iratkezelési rendszerben - az iratkezelésre vonatkozó belső szabályozásban előírtak szerint - történő rögzítéséért;

c) a file (digitalizált szerződés, a szerződéses adatlap és a kötelezettségvállalási adatlap) szerződéstárban történő archiválásáért, a kapcsolódó meta-adatok rögzítéséért és a szerződéses adatlapon szereplő adatoknak megfelelő jogosultságok beállításáért a 9. §-ban meghatározottak szerint;

d) a szerződés pénzügyi bonyolításában érintett Igazgatási, illetve Fejezeti Osztály az aláírt eredeti szerződés hiteles másolatát ügyintézésre megkapja.

(2) A szerződéstár felelős azért, hogy a szerződés és a 6. § (2) bekezdése szerinti dokumentumok egy ügyiratban legyenek nyilvántartva.

Szerződéstár kezelése, jogosultsági rendszer

9. § (1) A szerződéstár az aláírt szerződés és a kapcsolódó adatlapok (szerződéses adatlap, kötelezettségvállalási adatlap) digitális képének gyors visszakereshetőségét biztosítja. A szerződéstár üzemeltetéséért a szerződéstár kezelője, annak az igények szerinti fejlesztéséről a KHEM informatikai feladati ellátásáért felelős szervezeti egység, szervezet vagy más személy gondoskodik, azzal, hogy a teljesítésért a gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkár titkársága felelős.

(2) A szerződéshez olvasási jogot kell biztosítani:

a) a szerződést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének/a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek,

b) az a) pontban meghatározottak vezetőjének (felsővezető),

c) a szakmai teljesítés igazolására jogosult munkatársnak,

d) a KTKF írásban kijelölt munkatársainak,

e) a Jogi Főosztály írásban kijelölt munkatársainak,

f) a Közbeszerzési és PPP Főosztály írásban kijelölt munkatársainak,

g) a Humánigazgatási Főosztály által az 5. § (4) bekezdés e) pontja alapján véleményezett szerződések esetében a Humánigazgatási Főosztály kijelölt munkatársainak.

(3) A (2) bekezdés d)-g) pontja szerinti kijelölés az ott meghatározott szervezeti egység vezetőjének feladata, azzal, hogy a kijelölt munkatárs - a (4) és (5) bekezdésben foglalt kivétellel - a szerződéstár teljes vagy a kijelölésben kifejezetten meghatározott adattartalmának megismerésére jogosult. A (2) bekezdésben meghatározott személyeken túl a szerződéstárhoz olvasási jogot, a szerződéstárhoz való hozzáférést a szerződéstár kezelője a szerződést kezdeményező szervezeti egység vezetője/a kötelezettségvállalásra jogosult vezető (kötelezettségvállaló) vagy az előzőek vezetőjének (felsővezető) írásbeli feljegyzése alapján adhat.

(4) A szerződéses adatlapon szolgálati vagy államtitokként minősített szerződések esetében olvasási jog az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény alapján kizárólag a minősítőt, a titokbirtokost és a titokvédelmi felügyelőt illeti meg. A minősített adatok kezelési rendjével kapcsolatos részletes szabályokat a minősített adatok kezelésének rendjéről szóló utasítás (titokvédelmi szabályzat) tartalmazza.

(5) A minősített szerződések esetében a (4) bekezdésben meghatározott személyeken túl olvasási jog csak a minősítő engedélyével biztosítható.

(6) A digitalizált szerződéseket megfelelően azonosítható fájlnévvel kell ellátni.

(7) A fájl digitalizálásával párhuzamosan az adott szerződéshez kapcsolódóan a szerződéstár kezelőjének a szerződéstárban rögzítenie kell a következő metaadatokat:

a) azonosító (a szerződéstár által felkínált és nyilvántartott egyedi azonosító; a módosítás egyedi sorszámhoz rendelése és a módosítás verziójának jelölése a szerződéstár kezelőjének a feladata);

b) kötelezettségvállalás azonosítója;

c) iktatószám;

d) szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység megnevezése;

e) kötelezettségvállaló neve;

f) szakmai teljesítésigazoló neve;

g) a KHEM szerződő (külső) partnere(i);

h) szerződés típusa;

i) szerződés tárgya;

j) szerződés kategória (témakör);

k) szerződés összege (bruttó) [kötelezettségvállalás teljes összege, nettó összeg + áfa];

l) szerződés összege (nettó) [áfa nélküli összeg];

m) szerződés felek általi aláírásának napja;

n) szakmai teljesítés véghatárideje;

o) egyedi támogatási szerződés esetén a támogatási program megvalósításának helye;

p) minősítés;

q) közbeszerzés esetén a 4. § (2) bekezdés b) pont szerinti dokumentum (Összegezés);

r) nem közbeszerzés esetén a 4. § (2) bekezdés a) pont szerinti dokumentumok (árajánlatok, kiválasztási jegyzőkönyv, titoktartási és/vagy összeférhetetlenségi nyilatkozat).

A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések teljesítésigazolása

10. § (1) Költségvetési előirányzatot érintő pénzforgalmat csak a teljesítés igazolása alapján lehet érvényesíteni. A teljesítés igazolására jogosult személyt - a szerződésben való feltüntetés útján - a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője jelöli ki.

(2) A teljesítés igazolása során meg kell győződni arról, hogy a feladat elvégzése előírásszerűen, a szerződésben foglaltak szerint megtörtént-e, illetőleg az ellenérték kifizetése megalapozott-e, amelyet a szerződésben meghatározottak szerint kell igazolni.

(3) Amennyiben a szerződésszerű teljesítéssel kapcsolatosan kifogás nem merül fel, a teljesítés igazolására jogosult személy a teljesítést a jelen utasítás 3/A. számú mellékletében található "Teljesítésigazolás" elnevezésű nyomtatvány rovatainak és a 3/B. számú mellékletében található "Kifizetés engedélyezése" elnevezésű nyomtatvány kitöltése és aláírása útján igazolja - ha értelmezhető a szerződés szerinti teljesítési összesítő alapján - és a nyomtatvány egy példányát a KHEM-mel szerződő fél részére továbbítja. A számla kiállítására a nyomtatvány birtokában és alapján kerülhet sor, azzal, hogy a számla kiállításának a szerződésben meghatározott részteljesítésekhez (részfeladatokhoz) kell igazodnia.

(4) A szerződő fél által kiállított számlát a teljesítés igazolására jogosult személy ellenőrzi.

(5) A kifizetést a kötelezettségvállalásra jogosult vezető engedélyezi a jelen utasítás 3/A. és 3/B. számú mellékletében található, a "Teljesítésigazolás" rovatok tekintetében már kitöltött és aláírt nyomtatvány KHEM-et illető példánya "Kifizetés engedélyezése" rovatainak kitöltése és aláírása útján. Amennyiben - az összeghatárra tekintettel - a miniszter a kötelezettségvállaló, úgy a kifizetés engedélyezője a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység szakmai felügyeletét gyakorló felsővezető. A nyomtatványon minden esetben fel kell tüntetni a részteljesítésekhez (részfeladatokhoz) kapcsolódó ügyletkódot és (rész)összeget.

(6) Ha valamely okból a kifizetés nem engedélyezhető, akkor a teljesítés igazolására jogosult személy gondoskodik a számla kiállítójának tájékoztatásáról, és szükség esetén intézkedik a hiánypótlás iránt.

(7) A kötelezettségvállalásra jogosult vezető a megfelelően kiállított számlát és az általa az (5) bekezdés szerint jóváhagyott nyomtatványt - az iratkezelésre vonatkozó belső szabályozásban előírtak betartásával - továbbítja a KTKF részére.

(8) Amennyiben támogatási szerződés jogszabályok, illetve belső utasítások, szabályzatok alapján - előlegfizetésről vagy a támogatási összeg kifizetése tekintetében előfinanszírozásról rendelkezik, a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek a 3/B. számú melléklet szerinti nyomtatvány "Kifizetés engedélyezése" rovatainakértelemszerű kitöltése és aláírása útján kell gondoskodnia a pénzügyi teljesítés engedélyezéséről, továbbá a nyomtatvány KTKF részére történő továbbításáról.

Érvényesítés, utalványlap ellenjegyzése, utalványozás

11. § A teljesítésigazolást követően, a kifizetendő számlát a KTKF is ellenőrzi és a Forrás SQL-rendszerből nyert kiadási utalványrendelet használatával az érvényesítésre, ellenjegyzésre és utalványozásra vonatkozó belső szabályozásokban rögzített eljárásrend szerint jár el.

A szerződés módosítása, teljesítés nélkül történő megszűnése

12. § (1) A szerződés módosításának folyamatára a szerződéskötésre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni, azzal a különbséggel, hogy a szerződéses adatlap módosítás rovatában meg kell jelölni azon szerződés azonosítóját, amelyre a szerződésmódosítás vonatkozik.

(2) Amennyiben a szerződés nem teljesítéssel szűnik meg, a szerződésben rögzített feltételek szerint kell eljárnia a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységnek, azzal, hogy a Véleményezőket - a 5. § (4) bekezdésében meghatározott véleményezési rendnek megfelelően - a szerződés megszüntetésébe a kapcsolódó dokumentumok véleményeztetése útján be kell vonni.

(3) A (2) bekezdésben foglaltak esetén a szerződés megszüntetését követően a szerződés lezárására vonatkozó rendelkezéseket megfelelően alkalmazni kell.

A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés lezárása

13. § (1) A szerződés teljes körű szakmai és pénzügyi teljesítését követően a szerződést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének gondoskodnia kell a szerződés lezárásáról.

(2) A szerződés lezárását a - 4. számú mellékletben szereplő - kötelezettségvállalás lezárása nyomtatvány kitöltése útján kell igazolni, és azt a KTKF részére kell továbbítani.

(3) A szerződés lezárásakor a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének intézkednie kell a szerződésben rögzített, de fel nem használt összeg (maradvány) rögzítése és a maradvány felszabadításának engedélyeztetése iránt.

(4) A KHEM közbeszerzéseinek szabályozásáról szóló utasításban foglaltak alapján, a közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződések teljesüléséről, a teljesítésigazolás kiállítását követően haladéktalanul, legfeljebb két napon belül a beszerző szervezeti egység a teljesítésigazolás másolatának megküldésével köteles a Közbeszerzési és PPP Főosztály Közbeszerzési Osztályát tájékoztatni.

(5) Tanulmány megrendelésére irányuló szerződés esetében, a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője, a szerződés eredményeként létrejött tanulmány átvételét követően, annak egy - akár másolati - példányát, a minősített dokumentumok kivételével, kommunikációs célból a Kommunikációs Osztálynak megküldi, amely azt közzéteszi az intraneten.

Záró rendelkezések

14. § (1) Ezen utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, egyidejűleg hatályát veszti a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium szerződései megkötésének és nyilvántartásának szabályairól szóló 34/2009. (V. 29.) KHEM utasítás, valamint a szellemi tevékenység szerződéssel, számla ellenében történő igénybevételének rendjéről szóló 29/2009. (IV. 22.) KHEM utasítás.

(2) Ezen utasítás rendelkezéseit az ezt követően indított, valamint a hatályba lépéskor folyamatban lévő szerződéskötési eljárásokra kell alkalmazni.

(3) A 9. § (2) bekezdés d)-g) pontjában megjelölt munkatársak kijelöléséről az ott megjelölt szervezeti egységek vezetői a szerződéstár 9. §-ában meghatározottak szerinti működéséhez szükséges informatikai rendszer bevezetését követő 30 napon belül gondoskodnak.

(4) A szerződéstár 9. §-ában meghatározottakszerinti működéséhez szükséges informatikai rendszer bevezetéséig a KTKF - a 7. § (6) bekezdése alapján kézhez vett szerződésekről - a szerződéses adatlap tartalmának megfelelő analitikát vezet.

(5) A jelen utasításban nem szabályozott kérdésekben az államháztartásról szóló törvény, a számvitelről szóló törvény, a közérdekű adatok közzétételére vonatkozó kötelezettség a közpénzek felhasználásával, a köztulajdon használatának nyilvánosságával, átláthatóbbá tételével és ellenőrzésének bővítésével összefüggő egyes törvények módosításáról szóló törvény ("üvegzsebtörvény"), a közbeszerzésekről szóló törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló kormányrendelet, az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeinek sajátosságairól szóló kormányrendelet, a KHEM közbeszerzéseinek szabályozásáról szóló utasítás, a KHEM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljárásokról szóló utasítás, a KHEM Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló utasítás, az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvényben az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 15/A-B. §-aiban és az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 233. §-ában foglalt közzétételi kötelezettség teljesítésének szabályairól szóló utasítás, továbbá az iratkezelésre vonatkozó belső szabályozás előírásait kell alkalmazni.

Hónig Péter s. k.,

közlekedési, hírközlési és energiaügyi miniszter

1. számú melléklet a 20/2010. (V. 7.) KHEM utasításhoz

Szerződéses adatlap

Az adatlap és szerződéstervezet KIR3-iktatórendszerből származó IKTATÓSZÁMA:

2. számú melléklet a 20/2010. (V. 7.) KHEM utasításhoz

3/A. számú melléklet a 20/2010. (V. 7.) KHEM utasításhoz

3/B számú melléklet a 20/2010. (V. 7.) KHEM utasításhoz

4. számú melléklet a 20/2010. (V. 7.) KHEM utasításhoz