3/2010. (I. 29.) KüM utasítás
a Külügyminisztérium pénzkezelési szabályzatáról
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 14. § (5) bekezdésének d) pontja, valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet 8. § (4) bekezdésének d) pontjában meghatározottak szerint - a Külügyminisztérium számviteli politikájának részeként - a Külügyminisztérium pénzkezelési szabályzatáról az alábbiak szerint rendelkezem:
I.
A Külügyminisztérium házipénztár-kezelési szabályait jelen utasítás 1. számú mellékletét képező Házipénztár-kezelési Szabályzatban (a továbbiakban: Házipénztár-kezelési Szabályzat) határozom meg.
II.
A Külügyminisztérium bankszámla-kezelési szabályait jelen utasítás 2. számú mellékletét képező Bankszámla-kezelési Szabályzatban (a továbbiakban: Bankszámla-vezetési Szabályzat) határozom meg.
III.
1. Jelen utasítás hatálya a Központi Igazgatás és - a külképviseleteken működő pénztárak pénz- és értékkezelésének kivételével - a Külképviseletek Igazgatása költségvetési alcímekre, valamint a Külügyminisztérium fejezeti kezelésű előirányzataira terjed ki.
2. A külképviseleteken működő pénztárak pénz- és értékkezelését külön utasítás szabályozza.
IV.
Jelen utasítás a Magyar Közlöny mellékletét képező Hivatalos Értesítőben történő közzétételt követő nyolcadik napon lép hatályba, és ezzel egyidejűleg hatályát veszti a Külügyminisztérium Házipénztár-kezelési Szabályzatáról szóló 16/2006. KüM utasítás.
Dr. Balázs Péter s. k.,
külügyminiszter
1. számú melléklet a 3/2010. (I. 29.) KüM utasításhoz
Házipénztár-kezelési Szabályzat
1. A házipénztár létesítése
1.1. A házipénztár fogalma, elhelyezése
1.2. A készpénz, egyéb értékek biztonságos tárolásának feltételei
1.3. A házipénztár pénzellátása
1.3.1. A szükséges pénzkészlet biztosítása
1.3.2. A készpénz szállításának szabályai
1.3.3. Készpénz kezelése a házipénztárban
1.4. A házipénztári keret
1.5. Kifizetési jogcímek
2. A pénztár kezelésével kapcsolatos feladatkörök
2.1. A pénztáros
2.2. Pénztári számfejtők (érvényesítők)
2.3. Utalványozók
2.4. A pénztárellenőr
2.5. Pénztárellenőrzés
3. Pénztári bizonylatok
3.1. Pénztári bevételek bizonylatolása
3.2. Pénztári kifizetések bizonylatolása
3.3. Pénztári jelentés
3.4. Készpénzfelvételi utalvány
3.5. A bizonylatok nyilvántartása, kezelése
4. Elszámolásra kiadott összeg nyilvántartása
4.1. Elszámolásra történő kiadások jogcímei
4.2. Készpénz elszámolásra történő felvételének engedélyezése
4.3. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása
5. Valuta kezelése, nyilvántartása
1. A házipénztár létesítése
1.1. A házipénztár fogalma, elhelyezése, nyitva tartása
Jelen Házipénztár-kezelési Szabályzat alkalmazásában házipénztár alatt a Külügyminisztérium épületében működő, a Központi igazgatás, a Külképviseletek Igazgatása alcímek, valamint Fejezeti kezelésű előirányzatok cím forint- és valutabe- és -kifizetéseinek teljesítésére, a készpénz és egyéb értékek kezelésére, megőrzésére és forgalmának lebonyolítására kijelölt helyiséget kell érteni.
A házipénztár nyitva tartásának rendje a következő:
hétfő, szerda, péntek: 8.30-12.00 óra,
kedd, csütörtök: 13.00-15.00 óra.
Fizetési napokon a pénztár minden esetben 8.30-tól 12.00 óráig tart nyitva.
Pénztári be- és kifizetésekre kizárólag a nyitvatartási idő alatt kerülhet sor. Nyitvatartási időn kívül a házipénztárt zárva kell tartani! Kinyitásához az igazgatásért felelős szakállamtitkár és a Gazdálkodási Főosztály vezetőjének együttes engedélye szükséges.
1.2. A készpénz és egyéb értékek biztonságos tárolásának feltételei
A házipénztár készpénzkészletét és a házipénztárban őrzött egyéb értékeket a pénztárhelyiségben, tűz- és betörésbiztos, számzárkóddal ellátott páncélszekrényeiben kell tárolni és őrizni.
A pénztárhelyiség kulcsainak legfeljebb 4 négy példánya lehet. Az első példányát a pénztáros őrzi, a második példány a Gazdálkodási Főosztály vezetőjénél, a harmadik példány a szolgáltatási iroda vezetőjénél, a negyedik példány az ORFK Köztársasági Őrezred KüM Őrezredénél található. A biztonságizár-kulcs másolásához szükséges kódkártya a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztályvezetőjénél található.
A két páncélszekrény kulcsainak legfeljebb négy-négy példánya lehet. Egy-egy példányt a pénztáros őriz, egy-egy példány a Gazdálkodási Főosztály vezetőjénél, 2-2 példány a Költségvetési és Pénzügyi Osztály vezetőjénél - a pénztáros szignójával ellátott lezárt borítékban - található. A páncélszekrények kódjai a Gazdálkodási Főosztály, és a Költségvetési és Pénzügyi Osztály vezetőjénél, a pénztáros szignójával ellátott lezárt borítékban találhatók. A trezor kulcsainak legfeljebb kettő példánya lehet. Első példányát a pénztáros őrzi, a másodpéldány a Költségvetési és Pénzügyi Osztály vezetőjénél található.
A pénztárkulcs elveszését, eltörését, egyéb megrongálódását, a zár bárminemű megrongálódását azonnal jelenteni kell a Költségvetési és Pénzügyi Osztály vezetőjének, aki az eset körülményeit megvizsgálva a szükséges intézkedéseket megteszi. A rendkívüli eseményről jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell:
- a jelenlévők nevét,
- a rendkívüli esemény rövid leírását,
-a pénztárhelyiség ajtajának új biztonsági zárral történő lecserélésére vonatkozó szükséges intézkedések megtételét,
- amennyiben bizonyíthatóan hiányosság vagy szándékos rongálás történt, a felelősségrevonás kezdeményezését,
- a jelenlévők aláírását.
A pénztáros a házipénztár kulcsairól köteles nyilvántartást vezetni.
A kulcs átvételét annak kezelője, vagy ideiglenes célra átvevője a nyilvántartásban aláírásával igazolja.
A pénztáros távollétében a pénztár felnyitására a tartalékkulcs kezeléséért felelős jogosult.
A pénztár felnyitásánál a pénztárellenőrnek és a pénztárat átvevő személynek jelen kell lennie.
A pénztár - bármely rendkívüli ok miatti - felnyitásáról, az ott talált készpénz, értékek átadásáról jegyzőkönyvet kell készíteni.
A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell:
- a jelenlévők nevét,
- a pénztár felnyitásának időpontját, okát,
- a pénztárban talált készpénz összegét címletenként,
- a pénztárban talált egyéb értékeket,
- az utolsó kiadási és bevételi pénztárbizonylat sorszámát,
- a pénztárat átvevő személy átvételre vonatkozó nyilatkozatát,
- a jelenlévők aláírását.
A pénztáros gondoskodik az érvényesítésre, utalványozásra jogosult személyek nevének és aláírásának jól látható helyre történő kifüggesztéséről.
Az elkülönített pénztárhelyiségbe ellenőrzés céljából a pénztároson kívül kizárólag a Gazdálkodási Főosztály vezetője, a Költségvetési és Pénzügyi Osztály vezetője, a Külképviseletek Gazdálkodásfelügyeleti Osztályának vezetője, az általuk - eseti jelleggel, írásban - felhatalmazott alkalmazottak, valamint a pénztárellenőr, továbbá - a valutaellátmány csomagolása céljából - a deviza-előadók léphetnek be. A pénztárhelyiség belső ajtaját állandóan zárva kell tartani.
Ha a pénztáros bármilyen ok miatt elhagyja a pénztárhelyiséget, köteles a belső és külső ajtókat bezárni. A házipénztárban lévő készpénz és az ott tárolt egyéb értékek megóvása, valamint a pénztáros személyének védelme érdekében a belső pénztárhelyiséget a teljesen záró, faltól falig érő elválasztó panellel, az ajtókat pedig biztonsági zárral kell ellátni. A házipénztárban tűzjelző és riasztó - mozgásérzékelő és támadásjelző - készülék működik, amelyek az állandó személyes ügyeletet adó portán jeleznek. Munkaidő végeztével, vagy munkaidőben tartósabb - 30 percet meghaladó - távollét esetén a pénztáros köteles gondoskodni a mozgásérzékelő üzembe helyeztetéséről.
1.3. A házipénztár pénzellátása
1.3.1. A szükséges pénzkészlet biztosítása
A házipénztár pénzszükséglete a Központi Igazgatás alcímnek, a Külképviseletek Igazgatása alcímnek, illetve a Fejezeti kezelésű előirányzatok címnek a Magyar Államkincstárnál vezetett előirányzat-felhasználási keretszámlájáról felvett készpénz útján biztosítható.
A készpénzkifizetéssel járó döntésekről, intézkedésekről (ellátmány, eszközbeszerzés, egyéb döntések, intézkedések) az ügyben érintett vezetőknek, ügyintézőknek - a kincstári készpénzfelvételi szabályok figyelembevételével - az esedékesség előtt legalább három munkanappal írásban tájékoztatni kell a pénztárost a várható készpénzkifizetések összegéről.
A pénztáros köteles gondoskodni a pénztár zavartalan működését biztosító készpénz mennyiségéről és címletéről. Ennek keretében a pénztáros:
- felméri a pénztár pénzszükségletét (tapasztalati számok és egyedi igények alapján),
- összeállítja a címletjegyzéket,
- az előírásoknak megfelelően kiállítja a készpénz felvételéhez szükséges készpénzfelvételi utalványt, és gondoskodik az utalvány - arra jogosultak által történő - aláíratásáról,
- az összeghatártól függően előre tájékoztatja a Magyar Államkincstárat a pénzfelvételi szándékról.
A házipénztár forint készpénz kifizetést számlánként, illetve tételenként 1 000 000 (egymillió) forint összeg erejéig teljesíthet. Ezen összeghatár feletti kifizetéshez a Gazdálkodási Főosztály vezetőjének engedélye szükséges. A Magyar Nemzeti Bank 2008. március 1-jei hatállyal bevonta az 1 és 2 forintos érméket. Készpénzes elszámolásnál az egyes tételeket nem, de az utalványrendelet végösszegét kerekíteni kell. Az egyre és kettőre végződő összegeket lefelé nullára, a háromra és négyre végződő összegeket felfelé ötre, míg a hatra és hétre végződő összegeket lefelé ötre, a nyolcra és kilencre végződő összegeket felfelé tízre kell kerekíteni.
1,2 = 0 3,4= 5
6,7 = 5 8,9 = 10
A Külügyminisztérium házipénztárában 2008. március 1-jétől a ki- és befizetések az új szabálynak megfelelően kiállított utalványrendeletek alapján történhetnek.
A házipénztár a készpénzen - forint és valuták - kívül egyéb értékeket (étkezési utalványok) és letéteket is tárolhat. A letétek a konzuli munkával kapcsolatban ideiglenes megőrzésre, továbbításra átvett értéktárgyak, hagyatékok lehetnek.
A tárgyletét nyilvántartása minimálisan a következőket tartalmazza:
- a letéti időpontot,
- a letevő nevét, személyazonosításra alkalmas adatait, címét, aláírását,
- a letét megjelölését, tartalmát,
- a letéti jogcímet,
- a kiadást elrendelő megnevezését,
- a kiadás időpontját,
- az átvevő nevét, személyazonosításra alkalmas adatait, címét, aláírását.
1.3.2. A készpénz szállításának szabályai
A házipénztár működéséhez szükséges készpénz (forint vagy valuta) pénzintézettől történő felvételére, befizetésére vagy egyéb okból történő mozgatásra, illetve szállítására:
- 3 000 000 (hárommillió) forintig a pénztáros - kizárólag a Külügyminisztérium gépkocsiján, gépkocsivezető kíséretében - jogosult,
- 3 000 000 (hárommillió) és 5 000 000 (ötmillió) forint közötti összeg esetén a pénztáros és a költségvetési és pénzügyi osztályvezető által kijelölt egy személy együttesen (összesen kettő fő) - kizárólag a Külügyminisztérium gépkocsiján, gépkocsivezető kíséretében - jogosult,
- 5 000 000 (ötmillió) forint felett kizárólag a Külügyminisztériummal szerződéses jogviszonyban álló pénzszállító cég jogosult.
A készpénz szállításával megbízott személynek (személyeknek) a készpénz felvételét követően a készpénzt a legrövidebb időn belül a pénztárba, illetve rendeltetési helyére kell szállítani.
A készpénzt csak az előre kijelölt útvonalon lehet szállítani. A szállítási útvonalat bármilyen okból (vásárlás, egyéb ügyintézés stb.) történő megszakítása tilos.
A készpénz felvételével és szállításával megbízott személyek felelősek az általuk átvett készpénzért. A felelősség addig tart, amíg a pénzt a pénztárban, pénzintézetnél vagy egyéb rendeltetési helyen el nem helyezték. A pénztáros a pénzmozgatásokat azok megtörténtével egyidejűleg bizonylatolja.
5 000 000 (ötmillió) forinton felüli összegnek a pénztárban történő elhelyezésénél a pénztári ellenőrnek is jelen kell lennie.
1.3.3. Készpénz kezelése a házipénztárban
A pénztárban nem fogadható el:
- hiányos, rongálódott, megcsonkult bankjegy;
- olyan érme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy nem a természetes kopás következtében, hanem más ok miatt (pl. szándékos rongálás miatt) vesztett súlyából vagy sérült meg.
A pénztáros a pénztárban levő pénzt valutanemenként és címletenként elkülönítve köteles kezelni! Amennyiben a pénztáros a neki átadott pénzek között hamisnak vagy hamisítványnak látszó bankjegyet vagy érmét talál, azt fizetésként nem fogadhatja el. Ez esetben a bankjegyet vagy érmét vissza kell tartania és jelenteni a Költségvetési és Pénzügyi Osztály vezetőjének, aki a befizetőt-jegyzőkönyv egyidejű felvétele mellett - meghallgatja arra vonatkozóan, hogy hol, kitől és mikor kapta a fizetőeszközt.
A hamisnak vagy hamisítványnak látszó pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet a pénzzel együtt haladéktalanul meg kell küldeni a Magyar Államkincstárnak. Ezen esetekben a 13/2005. MNB rendelet szerint kell eljárni.
1.4. A házipénztári keret
A napi záró készpénzállomány értéke - a forint-, valamint az adott napi MNB-árfolyamon forintra átszámított valuta összegének együttes figyelembevételével - nem haladhatja meg a 300 000 000 (háromszázmillió) forintot, ezen az összegtől a Gazdálkodási Főosztály vezetőjének eseti, illetve egyedi írásbeli engedélyével - az igazgatásért felelős szakállamtitkár egyidejű tájékoztatása mellett - kivételesen el lehet térni.
1.5. Kifizetési jogcímek
Az előirányzatok készpénzben történő felhasználásánál - figyelemmel az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 133. §-ában foglalt rendelkezésekre - a házipénztárba befolyt bevételek a kiadások teljesítésére nem használhatók fel, azokat az 50 000 (ötvenezer) forint összegű értékhatár elérését követően be kell fizetni a Magyar Államkincstárnál vezetett előirányzat-felhasználási keretszámlára.
2. A pénztár kezelésével kapcsolatos feladatkörök
A pénzkezeléssel kapcsolatos feladatkörök a következők:
- pénztáros,
- pénztári számfejtő (érvényesítő),
- utalványozó,
- pénztári ellenőr.
2.1. A pénztáros
A házipénztárt a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. A pénztáros munkakörének elfoglalásakor ezt a tényt írásbeli nyilatkozatban kell rögzíteni (1. sz. függelék).
Nem lehet pénztáros az a dolgozó, akinek a munkaköre, feladata összeférhetetlen a pénztárosi munkakörrel. Ebből a szempontból összeférhetetlen munkakörben dolgozónak kell tekinteni a pénzügyi, a könyvelési, a bérelszámolási és anyagbeszerzési részlegeknek azokat a dolgozóit, akik utalványozási vagy ellenőrzési joggal vannak megbízva.
Nem lehet pénztáros, akinek a bankszámlák felett rendelkezési joga van.
A pénztáros feladata a pénztárban tartott készpénz és egyéb értékek kezelése és megőrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése.
Részleteiben:
- a készpénzszükséglet felmérése,
- a készpénz igénylése,
- részvétel a készpénz pénzintézetben történő felvételében,
- az elszámolási számláról felvett pénz bevételezése,
- a pénztárban tartott készpénz és értékek szabályszerű kezelése, megőrzése,
- az alapbizonylatok elfogadás előtti alaki és tartalmi felülvizsgálata,
- a bizonylati fegyelem betartása,
- a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok kiállítása valutás és forintos pénzmozgásoknál,
- a pénztárzárlatra vonatkozó előírások betartása,
- a nyilvántartások, elszámolások vezetése,
- étkezési jegyek átvétele, tárolása, kiosztása,
- bérértesítők kiosztása,
amit jelen utasítás a pénztáros feladatkörébe utal.
Amennyiben a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell, vagy a beosztásából végleg távozik, a pénztár átadásáról-átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni, amit a pénztárnapló mellékleteként meg kell őrizni. A pénztár átadás-átvételénél az átadón és átvevőn kívül a pénztárellenőrnek is jelen kell lennie.
2.2. Az érvényesítő
Az érvényesítő feladata a Külügyminisztérium szervezeti egységei által benyújtott bizonylatok alaki és tartalmi felülvizsgálata, valamint a szükséges bevételi és kiadási bizonylatok kiállítása. Érvényesítési joggal azok az ügyintézők rendelkeznek, akiket a 3/2009. KüM utasítás 5.2. pontjának megfelelően az igazgatásért felelős szakállamtitkár megbízott e jogkör gyakorlásával. További személyekre a Gazdálkodási Főosztály vezetője tehet javaslatot. Az érvényesítésre jogosultak személyéről naprakész nyilvántartást kell vezetni (jogosult személye, jogosultság kezdete, vége) a nyilvántartás vezetéséért a Költségvetési és Pénzügyi Osztály vezetője a felelős.
2.3. Az utalványozó
A pénztári kifizetést, bevételezést csak utalványozott okmány alapján lehet teljesíteni.
Az utalványozók azok a személyek, akik a kiadások kifizetését, a bevételek beszedését elrendelhetik.
Utalványozási joga a 3/2009. KüM utasítás 5.3.2. pontjában felsorolt munkakört betöltő személyeknek lehet, melyre
vonatkozó névre szóló megbízást az igazgatásért felelős szakállamtitkár adhatja ki.
Az utalványozásra jogosultak személyéről naprakész nyilvántartást kell vezetni (jogosult személye, jogosultság kezdete, vége) a nyilvántartás vezetéséért a Költségvetési és Pénzügyi Osztály vezetője a felelős.
2.4. A pénztárellenőr
A pénztárellenőr feladata a bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, valamint a pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése.
Az alaki és tartalmi ellenőrzés során az ellenőrnek meg kell vizsgálni, hogy
- az alapbizonylatokat az arra jogosult személyek utalványozták-e,
- a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokhoz csatolták-e a szükséges mellékleteket,
- a pénztári bizonylatok adatai megegyeznek-e az alapbizonylat adataival, -a bizonylatokon nincsenek-e szabálytalan javítások,
- a pénztári be- és kifizetések bizonylatolására a megfelelő nyomtatványt használták-e,
- a pénztárbizonylatokon szerepelnek-e a megfelelő aláírások,
- a pénzkifizetéseknél megvannak-e a megfelelő aláírások,
- a pénzkifizetéseknél megvan-e a meghatalmazás abban az esetben, ha a készpénzt nem a jogosult vette fel személyesen.
A pénztárjelentés, valamint a kimutatott pénzkészlet ellenőrzése során a pénztárellenőrnek ellenőriznie kell, hogy:
- a pénztárjelentésbe bevezetett tételekkel kapcsolatban megvannak-e a pénztári bizonylatok és alapbizonylatok,
- a tényleges pénzkészlet összege megegyezik-e a pénztárjelentés adatával.
A pénztárellenőr köteles az ellenőrzött okmányokat, pénztárjelentést kézjegyével ellátni.
A pénztárellenőrnek a pénztárellenőri feladatokat a záró állományra vonatkozóan naponta kell elvégeznie.
A pénztárellenőrzés során megállapított szabálytalanságokat, eltéréseket írásban azonnal jelezni kell a Gazdálkodási
Főosztály vezetője részére.
A pénztárellenőri feladatokat ellátókat a Gazdálkodási Főosztály vezetője jelöli ki, annak figyelembevételével, hogy nem lehet ugyanaz a személy egyben utalványozó és pénztárellenőr is.
2.5. Pénztárellenőrzés:
A készpénzállomány ellenőrzésekor követendő eljárás, az ellenőrzés gyakorisága az ellenőrzés fajtái szerint az alábbiak.
Az ellenőrzés fajtái:
a) Belső, szúrópróbaszerű ellenőrzés: a Gazdálkodási Főosztály vezetője végzi esetenként. Az ellenőrzés időpontjában soron kívüli zárást kell elvégezni, pénztárjelentést kell elkészíteni, amely alapján a tényleges pénzkészlet a kiadások és bevételek jogszerűsége megállapításra kerül. Az ellenőrzésről jegyzőkönyv készül.
b) Vezetői ellenőrzés: az igazgatásért felelős szakállamtitkár félévente egyszer köteles váratlan pénztárellenőrzést végezni. Ezt a kötelezettségét a Gazdálkodási Főosztály vezetője részére átadhatja.
c) Külső ellenőrzés: előre bejelentett időpontban történik.
d) FEUVE-ellenőrzés: a Költségvetési és Pénzügyi Osztály vezetője a munkafolyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzést végzi.
3. Pénztári bizonylatok
3.1. Pénztári bevételek bizonylatolása
Minden házipénztári befizetésről szigorú számadású nyomtatványnak minősülő - folyamatos számozással ellátott -bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani.
A bizonylatot - a bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából - a befizetővel alá kell íratni. A pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak aláírásával igazolnia kell.
A Magyar Államkincstárnál közvetlenül felvett készpénz bevételezéséről készített bevételi pénztárbizonylat első példánya a könyvelés bizonylata, második példányát csatolni kell a pénzintézet készpénzfelvételről szóló banki terhelési értesítéséhez és a harmadik (másolati) példányt a pénztárban kell megőrizni.
Az egyéb pénzmozgásoknál a bevételi pénztárbizonylatot a házipénztár számítógépes rendszere (MANNA) folyamatos sorszámozással ellátva állítja ki kettő példányban. Ebből az első példány a könyvelés bizonylata, amelyet a pénztári alapokmányokkal együtt a könyvelés részére kell átadni. A második példányt a befizető részére kell átadni. Bevétel különösen:
a) bankból készpénzfelvétel,
b) bevétel készpénzes értékesítésből,
c) korábbi értékesítés készpénzzel történő kiegyenlítése,
d) előlegek visszavétele.
3.2. Pénztári kifizetések bizonylatolása
Minden házipénztári kifizetésről szigorú számadású nyomtatványnak minősülő - folyamatos számozással ellátott -kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani a MANNA-programmal. A kiadási pénztárbizonylathoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapbizonylatot. A pénztáros csak szabályszerűen kiállított, utalványozott, ellenjegyzett kiadási pénztárutalvány alapján fizethet ki a pénztárból pénzt.
A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, meghatalmazottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki (3. sz. függelék). Az egyszeri meghatalmazás egy eredeti példányát a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Rendszeres kifizetéseknél, esetenkénti meghatalmazás helyett visszavonásig érvényes állandó meghatalmazás is elfogadható (3. sz. függelék).
A visszavonásig érvényes állandó meghatalmazásról (3. sz. függelék) a pénztáros külön nyilvántartást köteles vezetni, és ennek tényét jelzi a pénztárbizonylaton. A visszavonásig érvényes állandó meghatalmazás egy eredeti példányát a nyilvántartáshoz kell csatolni.
A pénztárbizonylatot a házipénztár számítógépes rendszere, költségvetési szervenként folyamatos sorszámozással ellátva állítja ki két példányban Ebből az első példány a könyvelés bizonylata, amelyet a pénztári alapokmányokkal együtt a könyvelés részére kell átadni. A második példányt a pénzre jogosult személynek (illetve annak meghatalmazottjának) kell átadni. Kiadás különösen:
a) Készpénzes számlák kifizetése
b) Előlegek kiadása
c) Csekkek postai befizetése
d) Más társaságok, szervezetek számláinak készpénzes kiegyenlítése
e) Bankba történő készpénzbefizetés
f) Minden olyan kifizetés, amely utalványrendelet alapján kifizethető.
3.3. Pénztári jelentés
Minden pénztári befizetésnek és kifizetésnek idősorrendben, forintra és valutára, valamint a Központi Igazgatás, Külképviseletek Igazgatása alcímekre, továbbá Fejezeti kezelésű előirányzatok címre elkülönítve kell megjelenni a pénztárjelentésben.
A pénztári órák befejezésével a pénztáros naponta pénznemenkénti és címletenkénti pénztárzárlatot köteles készíteni. Eltérés esetén jegyzőkönyvet kell felvenni, melynek elkészítése során a pénztárellenőrnek, és a Költségvetési és Pénzügyi Osztály vezetőjének jelen kell lennie. A valuta- és a forint-pénztárjelentés két példányban készül, melyből
- az első példányt - a mellékletekkel együtt - a könyvelés részére kell átadni,
- a második példányt a pénztáros őrzi.
3.4. Készpénzfelvételi utalvány
A készpénzfelvételi utalvány a számlavezető pénzintézettől történő készpénz felvételére szolgál.
A nyomtatványfüzetet a számlavezető pénzintézet bocsátja a pénztár rendelkezésére.
Az utalványt egy példányban kell kiállítani és a pénzintézetnél bejelentett módon kell aláírni.
A készpénzfelvételi utalvánnyal a pénzintézettől felvett készpénzt bevételi pénztárbizonylattal kell bevételezni a pénztárba. A pénztárbizonylat második példányát ebben az esetben a készpénzfelvételről szóló banki terhelési értesítéshez kell csatolni, harmadik példányt a pénztáros őrzi.
3.5. A bizonylatok nyilvántartása, kezelése
A pénztárjelentés 1 példányát mint analitikus nyilvántartást, 10 évig, a kiadási és bevételi pénztárbizonylatot mint számviteli bizonylatokat 8 évig kell olvasható formában megőrizni a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény rendelkezései alapján.
A pénztárból a pénztárbizonylatok könyvelés céljából a Számviteli Osztály részére kerülnek végleges átadásra.
4. Elszámolásra kiadott összeg nyilvántartása
4.1. Elszámolásra történő kiadások jogcímei
Készpénz utólagos elszámolásra csak a következő jogcímeken fizethető ki:
- kiküldetési költségekre (belföldi, külföldi),
- áru-, illetve anyagbeszerzésre,
- reprezentációra,
- temetésre.
Indokolt esetben a Gazdálkodási Főosztály vezetője adhat írásban engedélyt a fenti jogcímeken kívüli, elszámolásra történő kifizetésre.
4.2. Készpénz elszámolásra történő felvételének engedélyezése
Készpénz elszámolásra csak névre szólóan, az arra jogosultak utalványozása és bizonylat alapján fizethető ki, a bizonylaton az összeg rendeltetését és az elszámolás határidejét is fel kell tüntetni. Amennyiben nyilvánvalóvá válik, hogy az elszámolásra kiadott összeg a célnak megfelelően nem használható fel, a felvett összeget haladéktalanul vissza kell fizetni.
Amennyiben ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel akkor is el kell számolnia, ha az annak elszámolására megjelölt határidő még nem telt el.
A bel- és külföldi kiküldetésnél a visszaérkezéstől számított 8 munkanapon belül, az egyéb, más célra felvett előleggel a felvételtől számított legfeljebb 30 munkanapon belül, míg a negyedéves reprezentációs célra felvett előlegekkel a negyedévet követő 8 munkanapon belül kell számolni.
Amennyiben az elszámolásra kötelezett a kitűzött határidőig nem számol el, az elszámolásra kiadott összeg nyilvántartásával megbízott pénztári számfejtő köteles azt a Gazdálkodási Főosztály vezetőjének haladéktalanul, írásban jelezni.
Költségvetési év végén előleg nem maradhat. Kivételt képeznek ez alól a kiküldetésre kiadott előlegek, amennyiben a szolgálati út december 31-én még tart, illetve az új költségvetési évben az első munkanapot megelőzően kezdődik. Újabb előleg felvételére csak a következő év első pénztári napján kerülhet sor.
4.3. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása
Az elszámolási kötelezettséggel kiadott összegről a pénztári számfejtők elektronikus nyilvántartást kötelesek vezetni (MANNA-programmal), amely minimálisan az alábbi adatokat tartalmazza:
- sorszám,
- kiadás dátuma,
- pénzfelvevő neve,
- kiadott összeg,
- összeg rendeltetése,
- elszámolási határidő,
- elszámolás időpontja.
5. Valuta kezelése, nyilvántartása
A házipénztár a külképviseletek ellátmánnyal történő ellátása és a külföldi kiküldetések kapcsán valutát is kezel. A valuták kezelésére vonatkozó szabályok - a jelen pontban foglalt kiegészítésekkel - megegyeznek a forint kezelésére vonatkozó szabályokkal.
Az egyes valutafajtákról és azok összegéről a pénztáros - a deviza-előadóval együttműködve - az igényeknek megfelelően gondoskodik.
A házipénztárban csak USD- és EUR-valuták tarthatók (az elfogadható legkisebb címlet 1 euró, 1 dollár, legnagyobb címlet 500 euró, 100 dollár).
A pénztáros tevékenysége során - házipénztáron belül - köteles valutanemenként, és címletenként - Központi Igazgatás - Külképviselet Igazgatása - Fejezet - elkülönítetten kezelni a pénzforgalmat.
A pénztáros köteles a pénzcseréket figyelemmel kísérni és gondoskodni arról, hogy a házipénztárban lévő valuták az esetleges forgalomból történő kivonás előtt a Magyar Nemzeti Bankban beváltásra (forint esetében), vagy a megfelelő külképviseletre kijuttatásra kerüljenek (más valuták esetében). A pénztárosnak gondoskodnia kell a sérült, elhasználódott bankjegyek cseréjéről.
A házipénztár valutaszükségletét a Fejezeti kezelésű előirányzatok címnek, a Központi Igazgatás alcímnek, valamint a Külképviseletek Igazgatása alcímnek a Magyar Államkincstárnál vezetett előirányzat-felhasználási keretszámlájáról felvett készpénz, valamint a külképviseletekről felterjesztett ellátmányfelesleg, valamint az 50 000 forintot el nem érő házipénztári befizetések biztosítják.
A Külügyminisztérium pénzügyi szolgáltatási és kiegészítő pénzügyi szolgáltatási tevékenységet nem végezhet, ezért - a hitelintézetekről és pénzügyi vállalkozásokról szóló 1996. évi CXII. törvény rendelkezéseinek megfelelően - a házipénztárban bárminemű pénzváltás tilos!
Függelékek
1. sz. függelék: Nyilatkozat
2. sz. függelék: Meghatalmazás egyszeri alkalomra
3. sz. függelék: Állandó meghatalmazás
1. sz. függelék a Külügyminisztérium Házipénztár-kezelési Szabályzatához
Nyilatkozat | |
Alulírott......................................................................................................... (születési hely és idő:..........................................................................................) (anyja neve:......................................................................................................) (cím:...............................................................................................................) kijelentem, hogy a Külügyminisztérium Házipénztár-kezelési Szabályzatában foglaltakat megismertem, megértettem és tudomásul veszem, hogy a kezelésem alatt álló házipénztárért teljes anyagi felelősséggel tartozom. | |
Budapest, 200............................. | |
aláírás |
2. sz. függelék a Külügyminisztérium Házipénztár-kezelési Szabályzatához
MEGHATALMAZÁS egyszeri alkalomra | |
Alulírott......................................................megh, hogy......................................................címen 20. felvegye. | atalmazom......................................................-t, .....év............hó......-n esedékes összeget helyettem |
Meghatalmazó aláírása és adatai: | Előttünk, mint tanúk előtt: |
aláírás | Tanú (I.) neve: .......................................... Lakcíme: ................................................ |
Sz. ig. száma:............................................. aláírása: ................................................ | |
Meghatalmazó neve: Születési helye és ideje: | Tanú (II.) neve: .......................................... |
Anyja neve: | Lakcíme: ................................................ |
Szervezeti egység: | Sz. ig. száma:............................................. |
Beosztása: | aláírása: ................................................ |
Meghatalmazott aláírása és adatai: | |
aláírása | |
Meghatalmazott neve: .......................................... Szervezeti egység: ................................................ Beosztás:............................................................ |
3. sz. függelék a Külügyminisztérium Házipénztár-kezelési Szabályzatához
ÁLLANDÓ MEGHATALMAZÁS (visszavonásig érvényes) | |
Alulírott......................................................meghatalmazom......................................................-t, hogy...............................................................címen esedékes összeget helyettem felvegye. Ezen meghatalmazás 20.....................-től visszavonásig érvényes. | |
Meghatalmazó aláírása és adatai: | Előttünk, mint tanúk előtt: |
aláírás | Tanú (I.) neve: lakcíme: |
sz. ig. száma: | |
aláírása: | |
Meghatalmazó neve: | |
Születési helye és ideje: | Tanú (II.) neve: |
Anyja neve: | lakcíme: |
Szervezeti egység: | sz. ig. száma: |
Beosztása: | aláírása: |
Meghatalmazott aláírása és adatai: aláírása | |
Meghatalmazott neve: Születési helye és ideje: Anyja neve: Szervezeti egység: Beosztása: |
2. számú melléklet a 3/2010. (1.29.) KüM utasításhoz
Bankszámla-kezelési Szabályzat
1. A KüM kezelésében lévő számlák
1.1. Központi Igazgatás
1.2. Külképviseletek Igazgatása
1.3. Magyar Külkereskedelmi Bank Rt. devizaszámlák
1.4. Fejezeti kezelésű előirányzatok
2. Számlanyitás és -megszüntetés
3. Számlák feletti rendelkezés
3.1. Rendelkezési jog gyakorlásának feltételei
3.2. A jogosult személyek aláírási sorrendjének meghatározása
3.3. Rendelkezési jog összegszerűségének meghatározása
4. Fizetési módok
6. Előirányzat-felhasználás
6.1. Nem fejezeti kezelésű előirányzat esetében
6.2. Fejezeti kezelésű előirányzatok esetében
7. Kiadások/bevételek azonosítása
8. Feladatfinanszírozással kapcsolatos eljárási szabályok
9. Bankgarancia igénylésével kapcsolatos teendők
10. EU-tól átvett pénzeszközök
11. Kbt. alá tartozó kifizetések speciális szabályai
1. A KüM kezelésében lévő számlák
1.1. Központi Igazgatás
Keretszámla | 10032000-01410608-00000000 |
Intézményi kártyafedezeti számla | 10032000-01410608-00060004 |
VIP kártyafedezeti számla | 10032000-01410608-00070003 |
Beruházási előirányzat-felhasználási keretszámla | 10032000-01410608-00030007 |
Feladatfinanszírozási előirányzat-felhasználási keretszámla | 10032000-01410608-00050005 |
A Kintcsár vezeti a 10032000-01410608-00000000 számú előirányzat-felhasználási keretszámlát, mely a KüM Központi Igazgatás alcím gazdálkodásának lebonyolítására szolgál. A keretszámla megnyitásáról, illetve megszüntetéséről a KüM intézkedni köteles.
A 10032000-01410608-00060004 számú intézményi és a 10032000-01410608-00070003 számú VIP kártyafedezeti számla a kártyával történő kifizetések pénzügyi fedezetének elkülönített kezelésére szolgál. A pénzügyi fedezet biztosításáról a KüM mint számlatulajdonos a Kincstárban vezetett előirányzat-felhasználási keretszámlája terhére benyújtott átutalási megbízással köteles gondoskodni.
A kincstári kártyarendszert üzemeltető hitelintézet az Országos Takarékpénztár 0032000-01410608-00030007 számú beruházási előirányzat-felhasználási keretszámla a központi beruházások költségvetési előirányzataival összefüggő pénzforgalom lebonyolítására szolgál. A számláról kiadás - a KüM kezdeményezése alapján - a Kincstár intézkedésére teljesíthető.
Az intézményi feladatfinanszírozási előirányzat-felhasználási keretszámla 10032000-01410608-00050005 számú keretszámla a feladatfinanszírozás körébe vont intézményi kezelésű előirányzatokkal összefüggő pénzforgalom lebonyolítására szolgál. A számláról kiadás - a KüM kezdeményezése alapján - a Kincstár intézkedésére teljesíthető.
1.2. Külképviseletek Igazgatása
Keretszámla | 10023002-01397291-00000000 |
Intézményi kártyafedezeti számla | 10023002-01397291-00060004 |
VIP kártyafedezeti számla | 10023002-01397291-00070003 |
Peres ügyek miatti elkülönített számla | 10023002-01397291-90000009 |
A Kincstár vezeti a 10023002-01397291-00000000 számú előirányzat-felhasználási keretszámlát, mely a KüM cím, Külképviseletek Igazgatása alcím gazdálkodásának lebonyolítására szolgál. A keretszámla megnyitásáról, illetve megszüntetéséről a KüM intézkedni köteles.
Az 10023002-01397291-00060004 számú intézményi és a 10023002-01397291-00070003 számú VIP kártyafedezeti számla a kincstári kártyával történő kifizetések pénzügyi fedezetének elkülönített kezelésére szolgál, a Központi Igazgatás számláinál ismertetettekhez hasonlóan.
1.3. Magyar Külkereskedelmi Bank Rt. devizaszámlák
Figyelembe véve a 118 külképviseletnek teljesített rendszeres és rendkívüli utalásokat, valamint a kincstári zárás és az évvége között előforduló sürgős utalásokat - a 1992. évi XXXVIII. törvény (Áht.) 18/C. § (10) bekezdésére tekintettel és figyelemmel - a Magyar Államkincstár elnöke 2009. március 5-i levelében engedélyezte, hogy a Magyar Külkereskedelmi Banknál vezetett alábbiakban felsorolt devizaszámlákat a Külügyminisztérium továbbra is fenntartsa.
USD | 10300002-50801207-26304013 |
EUR | 10300002-50801207-26304886 |
EUR | 10300002-50801207-48820027 |
EUR | 10300002-50801207-48820034 |
USD | 10300002-50801207-40120024 |
Az 10300002-50801207-26304013 számú USD- és az 10300002-50801207-26304886 euró-devizaszámla a külföldi pénzeszközök - a külképviseleteken devizában, illetve valutában beszedett vízumeljárási díjak, konzulidíj- és illetékbevételek, valamint a konzuli cselekményekhez kapcsolódó költségek - nyilvántartására, a központi költségvetés részére devizában történő maradéktalan átutalására, és központosított bevételként való hiánytalan elszámolására szolgál. A díjbevételek nyilvántartásáról, utalásáról és elszámolásáról részletesen a külügyminiszter 2/2006. KüM utasítása rendelkezik.
Fejezeti kezelésű előirányzatok
Célelőirányzat-felhasználási keretszámla | 10032000-01220108-50000005 |
Feladatfinanszírozási előirányzat-felhasználási keretszámla | 10032000-01220108-50050000 |
Befizetési számla | 10032000-00440004-60000006 |
Letéti számla | 10032000-00440004-20000002 |
Maradványelszámolási számla | 10032000-00440004-10000001 |
Elosztási számla | 10032000-00440004-40000004 |
Beruházási előirányzat-felhasználási keretszámla | 10032000-01220108-50030002 |
A Kincstár vezeti a 10032000-01220108-50000005 számú fejezeti célelőirányzat-felhasználási keretszámlát, mely a KüM Fejezeti kezelésű előirányzatok tranzakcióinak lebonyolítására, a feladatfinanszírozás körébe nem tartozó fejezeti kezelésű előirányzatok fejezeten belüli és kívüli felhasználására szolgál.
A fejezeti feladatfinanszírozási előirányzat-felhasználási 10032000-01220108-50050000 számú keretszámla a feladatfinanszírozás körébe vont fejezeti kezelésű előirányzatokkal összefüggő pénzforgalom lebonyolítására szolgál. A számláról kiadás - a KüM kezdeményezése alapján - a Kincstár intézkedésére teljesíthető. A fejezeti 10032000-00440004-60000006 számú befizetési számlára kell a KüM-nek teljesítenie a költségvetési jogszabályokban meghatározott bevételeket terhelő kötelezettségeket. A számla egyenlege év végén átvezetésre kerül a központi költségvetés javára.
A fejezeti 10032000-00440004-20000002 számú letéti számla az általános működési költségek fedezetét szolgáló pénzeszközöktől elkülönített, megbízásból történő átmeneti pénzkezelés. Letéti pénzeszköz elkülönített számlán való kezelését a 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 108. §-a szabályozza.
A fejezeti 10032000-00440004-10000001 számú maradványelszámolási számlán kell kezelni a fejezetet és KüM előirányzatait meg nem illető maradványokat. A számlán jóváírt bevételek központi költségvetés javára történő átvezetéséről a KüM az előirányzat-maradvány Pénzügyminisztérium által történt jóváhagyását követően köteles intézkedni.
A Kincstár a KüM részére megállapított előirányzat-felhasználási kereteket az 10032000-00440004-40000004 számú elosztási számlán keresztül vezeti át a költségvetési szervelőirányzat-felhasználási keretszámlájára. A fejezeti 10032000-01220108-50030002 számú központi beruházások előirányzat-felhasználási keretszámla a központi beruházások költségvetési előirányzataival összefüggő pénzforgalom lebonyolítására szolgál. A számláról kiadás - a KüM kezdeményezése alapján - a Kincstár intézkedésére teljesíthető.
Elosztási, maradványelszámolási és befizetési számlák a fejezeti költségvetési irányítás számlái, operatív gazdálkodás e számlákról nem folytatható.
2. Számlanyitás és -megszüntetés
A Központi Igazgatás és Külképviseletek Igazgatása keretszámláinak és kincstári kártyafedezeti számláknak a megnyitásáról, illetve megszüntetéséről a - a KüM létrehozásának, illetve megszüntetésének időpontja szerinti határnappal - a KüM intézkedni köteles.
Az 1992. évi XXXVIII. törvény 18/C. §-ában foglaltaknak megfelelően a nem Kincstárnál vezetett devizaszámla nyitásához be kell szerezni a Magyar Államkincstár elnökének írásos engedélyét.
Letéti számla nyitása esetén - amennyiben az engedélyköteles - a kérelemnek tartalmaznia kell a Pénzügyminisztérium engedélyét. A letéti számla kivételével a fejezeti számlák megnyitására és megszüntetésére a Pénzügyminisztérium jogosult.
A számla megnyitásáról, megszüntetéséről, a számlatörzsadatokban bekövetkező változásokról a kérelmet a 36/1999. (XI. 27.) PM rendelet 2. számú melléklete szerinti pénzforgalmi számlatulajdonosok törzsadatainak bejelentése elnevezésű nyomtatványon nyújthatják be a Kincstárba. Ezekről a Kincstár írásban köteles tájékoztatni a KüM-öt, valamint az MNB-rendelkezésben meghatározott szerveket.
3. Számlák feletti rendelkezés
3.1. Rendelkezési jog gyakorlásának feltételei
A KüM a számla feletti rendelkezés jogát aláírással, valamint az aláírás helyettesítésére alkalmazható elektronikus kódolás használatával bonyolítja le. A fizetési megbízások aláírói azok az aláírási joggal rendelkezők, akik a megszemélyesítés céljára - a Kincstár és a KüM között kötött megállapodás szerint - bejelentésre kerültek. Az újabb személyek bejelentésének kérelme a Kincstári Területi Igazgatóságon igényelhető, a 36/1999. (XI. 27.) PM rendelet 1. számú melléklete szerinti intézmény- és számlatörzsadatok bejelentése elnevezésű nyomtatványon 3 példányban kell benyújtani a Kincstár részére. A harmadik példány a Kincstár visszaigazolásával a KüM-ben kerül lefűzésre. Az aláírást bejelentő okmányok kezelésével kapcsolatos feladatokat a KüM Gazdálkodási Főosztályán foglalkoztatott kincstári ügyintéző munkakört betöltő személy látja el.
A kincstári kártyafedezeti számla felett a rendelkezés jogát a kincstári kártya használatára feljogosított kártyabirtokosok gyakorolják. Részletes szabályozás a külügyminiszter 2/2004. KüM utasításában a kincstári VIP-kártya kiadásáról és használati rendjéről.
A pénzforgalmi műveletek kezdeményezésekor a kincstári ügyfelekre kötelezően előírt tranzakciós kódokat minden esetben alkalmazni kell. A tranzakciós kódok helyességéért, kijelöléséért a pénzforgalmi teljesítési feladatok ellátásával megbízott kincstári ügyintézői munkakört betöltő személyek a felelősek.
3.2. A jogosult személyek aláírási sorrendjének meghatározása
A bejelentett, rendelkezési jogosultsággal bíró személyek közül első helyen a KüM Gazdálkodási Főosztályának vezetője, annak helyettese és a Gazdálkodási és Bérszámfejtési Főosztály osztályvezetői írhatják alá. Második helyen a kincstári ügyintézők jogosultak a rendelkezések aláírására.
3.3. Rendelkezési jog összegszerűségének meghatározása
A 3.2. fejezet alatt megjelölt személyek összeghatár nélkül gyakorolhatják rendelkezési jogosultságukat. A KüM költségvetési előirányzatainak felhasználásáról és a gazdálkodási szabályokról, a fizetési megbízások teljesítésének határidejéről, valamint a számlák forgalmának könyvvezetési és egyeztetési rendjéről az államtitkár aktuális évi ügyviteli rendelkezése intézkedik.
4. Fizetési módok
A KüM az egyes előirányzatokat terhelő, kincstári körön belüli, valamint a fejezeti kezelésű előirányzatokat érintő kötelezettségvállalások teljesítésére egyszeri átutalással történő fizetési módot alkalmaz. Ekkor a rendelkezés szerinti, a Kincstári Területi Igazgatóságnál bejelentett módon kell aláírni.
Az egyes előirányzatokat terhelő a kincstári körön kívüli, GIRO-n keresztül történő tranzakciók esetében csoportos átutalás formájában történik. E fizetési módot az aláírást helyettesítő elektronikus kódolás alkalmazásával bonyolítja le.
A készpénz-helyettesítő fizetési eszközként használt kincstári és a KüM és az Országos Takarékpénztár kötött létrejött szerződés alapján igényelhető hitelkártyák elsődleges célja az ideiglenes külföldi kiküldetésekhez kapcsolódó készpénzforgalom minimalizálása. Az állami vezetők és állami delegációk számára biztosított VIP-kártya alkalmazásával összefüggő részletes belső szabályozást a külügyminiszter 2/2004. KüM utasítása tartalmazza.
5. Fedezetigazolás
A fejezeti kezelésű előirányzatokat terhelő, valamint a 10 millió forintot meghaladó kötelezettségvállalások teljesítésénél a fedezetvizsgálat a KüM által a Kincstár felé történő igény bejelentésénél, tételenként történik. A kincstári körön kívülre irányuló, GIRO-n keresztül teljesülő csoportos átutalások kezdeményezésekor a fedezetvizsgálat a tranzakció indításával történik.
6. Előirányzat-felhasználás
6.1. Nem fejezeti kezelésű előirányzat esetében
A Külügyminisztérium Központi Igazgatása, a Külképviseletek Igazgatása és a Magyar Külügyi Intézet esetében a Magyar Államkincstár az intézmény előirányzat-finanszírozási keretszámlájára a költségvetési törvényben meghatározott eredeti támogatás 1/12 részét nyitja le havonta, melyről értesítést küld minden hónapban. Amennyiben kormánydöntés alapján az eredeti támogatás mértéke módosul, úgy - a változás hatályától számított, az évvégéig hátralévő hónapok számának függvényében - változik a Kincstáráltal havonta lenyitott összeg nagysága is. Megfelelő indokkal alátámasztott kérésre az adott intézmények részére lehetséges a havi támogatás mértékének (1/12 rész) növelése támogatási keret-előrehozással, az év hátralévő hónapjainak megfelelően. Ennek kezdeményezése a Magyar Államkincstárhoz benyújtott EG2A [előirányzati felhasználási keret (támogatás) előrehozása időarányos havi visszapótlással] dokumentummal lehetséges. Ebben az esetben a támogatás hátralévő részének lenyitása az előző bekezdésben leírtaknak megfelelően változik (arányosan).
Szükség esetén a támogatás fennmaradó részének lenyitását az intézmény által meghatározott havi ütemezéstől eltérően is teljesítheti a Magyar Államkincstár az intézmény kérésére. Ennek kezdeményezése a Kincstárhoz megküldött EG2B adatlappal lehetséges. Ez alapján az előrehozott keret visszapótlása nem időarányosan, hanem az intézmény által meghatározott későbbi ütemezésben történhet.
6.2. Fejezeti kezelésű előirányzatok esetében
A feladatfinanszírozás és a központi kezelésű előirányzatok körébe nem tartozó fejezeti kezelésű előirányzatok terhére a fejezet felügyeletét ellátó szerv jogi és természetes személyek javára - előirányzat-módosítás nélkül - közvetlen kifizetésre kerülő előirányzatokhoz kapcsolódó támogatást előirányzat-finanszírozási terv (EFT01 számú nyomtatvány) útján veheti igénybe.
Fejezeti kezelésű előirányzatok esetében az adott előirányzat adott időszakának kiadásaira a tárgyhónapot megelőző hó 20. napjáig (éves finanszírozási tervet január 10-ig) kell benyújtani a Magyar Államkincstárhoz. A Kincstár az adott támogatást dekádonként nyitja le a finanszírozási tervnek megfelelően. A hónapok dekádonkénti bontása a következő:
Dekádok | Tárgyhó időszaka (naptári nap) |
I. dekád | 1-10. |
II. dekád | 11-20. |
III. dekád | 21-hónap végéig |
Amennyiben az adott dekádban nem teljesül a tervezett kiadás, úgy a Kincstár részére rendelkezésre állási díjat kell fizetni, melynek mértéke a következő: a tervezett és a teljesült kiadás közötti különbözet egy ezreléke, maximum 500 000 forint/dekád.
7. Kiadások/bevételek azonosítása
A kincstári körbe tartozók a pénzforgalmi műveletek kezdeményezésekor, valamint a 36/1999. (XII. 27.) PM rendeletben meghatározott esetekben - a KTK- és az ÁHT-azonosító használat körébe vont számlákra - KTK-t (Kincstári Tranzakciós Kód) és ÁHT (Államháztartási) azonosítót kell alkalmazni a műveletek azonosíthatósága, ellenőrizhetősége miatt.
A használandó KTK-kat a hivatkozott PM rendelet 3. számú melléklete tartalmazza. A Kincstár elnöke a pénzforgalommal kapcsolatos információs igények kielégítésével, valamint a kiemelt előirányzatokban bekövetkező változásokkal összhangban jogosult a KTK-k megváltoztatására, új KTK-k használatának elrendelésére az érintettek előzetes tájékoztatásával és egyetértésével.
A KTK három pozíciós számjel, amely a kiemelt előirányzatok és jogcímek, illetve a pénzügyi műveletek azonosítására szolgál.
A KTK feltüntetése nélküli vagy nem létező KTK-t tartalmazó fizetési megbízásokat a Magyar Államkincstár nem teljesíti. A KTK feltüntetése nélküli vagy nem létező KTK feltüntetésével érkező bevétel/kiadás nem azonosított bevételként/kiadásként kerül rögzítésre (000/410 KTK-val).
A Kincstár és a költségvetési szerv teljesítési adatai közötti folyamatos egyezőség biztosítása érdekében a nem azonosított bevételek, valamint a tárgyévi függő, átfutó, kiegyenlítő kiadások és bevételek megfelelő kiemelt előirányzatokra történő rendezéséről a kincstári körbe tartozók folyamatosan gondoskodni kötelesek a Kincstárhoz benyújtott átutalási megbízás kiegészítő szelvényének használatával.
A nem azonosítható bevételek (000), illetve a függő kiadások (410) teljesített, vagy bejelentett, de nem teljesített átutalások rendezését a bevétel/kiadás típusának azonosítását követően a tényleges KTK-ra kell rendezni, illetve a bejelentett, de nem teljesült kiadások esetében a bejelentést módosítani vagy törölni kell. A tényleges KTK-ra történő rendezés az átutalási megbízást kiegészítő szelvény dokumentum Kincstárnak történő megküldésével, míg a bejelentés törlése, módosítása a KT-02, és a KT-03 bizonylatokkal történik.
8. Feladatfinanszírozással kapcsolatos eljárási szabályok
A 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 70. §-a értelmében a feladatfinanszírozás szabályait kell alkalmazni a következőre:
- a központi beruházásokra, beleértve a lakásépítés és a lakástámogatás előirányzatait is,
- azon fejezeti kezelésű előirányzatokra - a (3) bekezdésben foglaltakra figyelemmel -, melyek esetében a felhalmozási költségvetés eredeti előirányzata meghaladja a 100 millió forintot,
- egyes európai uniós támogatással (Átmeneti támogatás, TEN-T) megvalósuló programokra, továbbá az uniós nagyberuházások és komplex programok előkészítésére a decentralizált rész kivételével,
- a Kohéziós Alap támogatásával megvalósuló programokra a külön jogszabályokban foglaltak figyelembevételével,
- a nemzetközi fejlesztési intézmények (Világbank, Európai Beruházási Bankstb.) pénzeszközeiből (hitel és vissza nem térítendő támogatás), vagy nemzetközi egyezmény alapján Magyarországnak nyújtott segélyből megvalósuló feladatok lebonyolítására a pénzügyminiszter döntése alapján,
- az irányító szerv által kezdeményezett egyéb fejezeti kezelésű előirányzatokra.
Az előzőekben felsorolt előirányzatokat érintő kiadások paramétereinek (felhasználás célja; megvalósítás időtartalma, határideje; bekerülési költség, forrásösszetétel; végrehajtásra vonatkozó szakmai értékelés módja, tartalma) tervezését követően történik a Finanszírozási Alapokmány Kincstárhoz történő benyújtása, mely a finanszírozás alapját képezi. A Kincstár az elektronikusan beküldött alapokmány vizsgálatát követően - amennyiben valamennyi adat megfelel az előírásoknak - visszaküldi az aláírással és azonosítószámmal ellátott alapokmányt. Az okmánnyal bejelentett programok későbbi finanszírozását a Kincstár ezen azonosítószám alapján teljesíti, a külön e célra vezetett elkülönített számláról.
A kifizetéseket megelőzően szükséges még - az azonosító számra hivatkozva - a szerződések (kötelezettségvállalás) Kincstár részére történő bejelentése is.
9. Bankgarancia igénylésével kapcsolatos teendők
A bankgarancia-nyilatkozatban az adott bank visszavonhatatlan kötelezettséget vállal arra, hogy meghatározott feltételek - például bizonyos esemény beállta, elmaradása, vagy okmányok benyújtása - esetén írásbeli felszólításra, a megállapított összeghatárig, a kedvezményezettnek fizetést fog teljesíteni.
Az igényléséhez szükséges dokumentumok általában:
- auditált pénzügyi beszámolók (mérleg és eredménykimutatás), valamint a kiegészítő mellékletek az elmúlt évekre;
- auditálási záradék, illetve a pénzügyi beszámolókhoz tartozó könyvvizsgálói jelentések;
- a legfrissebb, lezárt hónaphoz tartozó, cégszerűen aláírt főkönyvi kivonat, lejárat szerinti szállító- és vevőanalitika;
- hatályos, a módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt létesítő okirat, valamint apportlista;
- alárendelt tulajdonosi hitelek/kölcsönök fennállása esetén az alárendelést igazoló dokumentum;
- megrendelésállomány részletezése, illetve a kiemelt partnerekkel érvényben lévő szerződések másolata, ha van ilyen;
- éven túli kérelem esetében üzleti terv a futamidőre, illetve a források képződésének és felhasználásának terve.
10. EU-tól átvett pénzeszközök EU-utazási boríték:
2004. május 1-jétől kezdve az Európai Unió Magyarország számára is megtéríti a tanácsi üléseken való részvétellel kapcsolatban felmerülő utazási költségeket. Minden tagállam évente egy előre rögzített összegre jogosult. Tekintettel arra, hogy a Tanács egycsatornás úton kommunikál a tagállamokkal, 2006. második negyedévétől a koordinátor feladatát a Külügyminisztérium látja el. Fogadja az uniós költségtérítést, negyedévente ellenőrzi az érintett tárcáktól beérkező elszámolásokat és a tárcák részére leosztott keret erejéig utalja a költségtérítések összegét. A Külügyminisztérium az Európai Unió felé a tárgyévet követő év március 1-jéig összesített elszámolás keretében elszámol.
11. A közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) hatálya alá tartozó kifizetések speciális szabályai:
Havonta nettó módon számított 200 000 (kettőszázezer) forintot meghaladó közbeszerzéshez kapcsolódó kifizetésnél a kifizetést teljesítő abban az esetben fizethet, ha a vállalkozó bemutat, átad vagy megküld a tényleges kifizetés időpontjától számított 30 napnál nem régebbi nemlegesnek minősülő együttes adóigazolást, vagy szerepel a kifizetés havának 10. napján közzétett köztartozásmentes adózói adatbázisban.
A kifizetést teljesítő a köztartozást mutató együttes adóigazolás átadása, bemutatása vagy megküldése után a köztartozás erejéig visszatartja a kifizetést. A visszatartási kötelezettség az általános forgalmi adóra nem terjed ki. Az együttes adóigazolásban feltüntetett követelés lefoglalásáról az adóigazolás kiállításával egyidejűleg az állami adóhatóság a végrehajtás szabályai szerint intézkedik.