28/2011. (V. 23.) NFM utasítás

a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium beszerzéseinek szabályozásáról

A közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény 6. § (1) bekezdése, az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 20. § (3) bekezdés b) pontja és az államtitkot vagy szolgálati titkot, illetőleg alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdeket érintő vagy különleges biztonsági intézkedést igénylő beszerzések sajátos szabályairól szóló 143/2004. (IV. 29.) Korm. rendelet 5. § (2) bekezdése alapján a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének rendjéről, az eljáró, az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi köréről az alábbiak szerint rendelkezem:

I.

Az utasítás hatálya

1. § (1) Az utasítás személyi hatálya kiterjed az Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: NFM) valamennyi szervezeti egységére.

(2) Az utasítás tárgyi hatálya az NFM a)-d) pont szerinti beszerzéseire terjed ki:

a) az NFM Igazgatás, az NFM fejezeti kezelésű előirányzatai, valamint az NFM által kiírt és európai uniós forrás felhasználásával megvalósuló, a mindenkori közbeszerzési értékhatárokat elérő, illetve meghaladó árubeszerzésekre, építési beruházásokra, építési koncessziókra, szolgáltatási koncessziókra és szolgáltatások megrendelésére;

b) az államtitkot vagy szolgálati titkot, illetőleg alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdeket érintő vagy különleges biztonsági intézkedést igénylő beszerzések sajátos szabályairól szóló 143/2004. (IV. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Rendelet) szabályai szerint lefolytatandó,

ba) a mindenkori nemzeti közbeszerzési értékhatárokat elérő, illetve meghaladó értékű olyan beszerzésekre, amelyek a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 243. § a) pontja szerint minősített adatot, illetőleg alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdeket érintenek, illetve különleges biztonsági intézkedést igényelnek,

bb) a mindenkori közösségi közbeszerzési értékhatárokat elérő, illetve meghaladó értékű olyan beszerzésekre, amelyek a Kbt. 29. § (1) bekezdés a) pontja szerint minősített adatot, vagy alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdeket érintenek, illetve különleges biztonsági intézkedést igényelnek, és amely beszerzésre az Országgyűlés illetékes bizottsága a Kbt. alkalmazását kizáró előzetes döntést hozott;

c) a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendeletben rögzített kiemelt termékek (központosított) beszerzésére;

d) a mindenkori közbeszerzési értékhatárokat - a Kbt. 40. §-ában foglalt egybeszámítási szabályokra és részekre bontás tilalmára is figyelemmel - el nem érő értékű, visszterhes szerződések megkötésére irányuló beszerzésekre, ide nem értve az olyan szerződéseket, amelyeket - különösen műszaki-technikai sajátosságok, művészeti szempontok vagy kizárólagos jogok védelme miatt - kizárólag egy meghatározott szervezet vagy személy képes teljesíteni.

(3) Nem terjed ki az utasítás hatálya

a) azokra a beszerzésekre, amelyeknél a társfinanszírozásra (pl. PHARE, EIB, EBRD) tekintettel - a finanszírozásban részt vevő nemzetközi szervezetek által előírt feltételek szerinti eljárást kell alkalmazni,

b) azokra a beszerzésekre, amelyeket beszerzőként az NFM irányítása alatt álló költségvetési szervek, vagy az NFM-mel kötött külön szerződés alapján gazdasági társaságok folytatnak le,

c) az NFM valamely előirányzata terhére, közreműködő szervezet által kötendő szerződésekre,

d) a közszolgálati jogviszonyt rendező, a Humánigazgatási Főosztály által kezelt megállapodásokra,

e) a PPP projekteket létrehozó szerződésekre, ahol a jogi és közbeszerzési szempontú megfelelőséget külső szakértő/tanácsadó nyilatkozata biztosítja.

II.

Értelmező rendelkezések

2. § Jelen utasítás alkalmazásában:

a) közbeszerzés: az NFM mint a Kbt. által ajánlatkérőként meghatározott szervezet visszterhes szerződés megkötése céljából kötelezően lefolytatandó eljárása, megadott tárgyú (árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás megrendelése, illetőleg a nemzeti értékhatárokat elérő értékű beszerzések esetében szolgáltatási koncesszió) és értékű beszerzések megvalósítása érdekében, amelyek értéke meghaladja a mindenkori éves költségvetési törvényben meghatározott közbeszerzési értékhatárokat. A tárgyévre irányadó értékhatárokat a Közbeszerzések Tanácsa közzéteszi a honlapján (www.kozbeszerzes.hu). A 2011. évre irányadó közbeszerzési értékhatárokat - tájékoztató jelleggel - jelen utasítás 9. számú melléklete tartalmazza;

b) központosított közbeszerzés: a Kbt. 17. §-a alapján a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendeletben felsorolt kiemelt termékek megrendelése, a kormányrendelet szerint lefolytatandó közbeszerzési eljárás keretében;

c) árubeszerzés: olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya forgalomképes és birtokba vehető ingó dolog tulajdonjogának, vagy használatára, illetőleg hasznosítására vonatkozó jognak - vételi joggal vagy anélkül történő - megszerzése az NFM részéről. Az árubeszerzés magában foglalja a beállítást és az üzembe helyezést is;

d) szolgáltatás megrendelése: árubeszerzésnek és építési beruházásnak nem minősülő olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya különösen valamely tevékenység megrendelése az NFM részéről. Szolgáltatás megrendelésének minősül az a szerződés is, amelynek tárgya szolgáltatás és árubeszerzés, ha a szolgáltatás értéke meghaladja az árubeszerzés értékét;

e) építési beruházás: olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya a Kbt. 1. mellékletében felsorolt tevékenységek egyikéhez kapcsolódó munka kivitelezése, vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt, továbbá építmény kivitelezése, vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt, valamint az NFM által meghatározott követelményeknek megfelelő építmény bármilyen eszközzel, illetőleg módon történő kivitelezése;

f) építési koncesszió: olyan építési beruházás, amely alapján az NFM ellenszolgáltatása az építmény hasznosítási jogának meghatározott időre történő átengedése, vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt;

g) szolgáltatási koncesszió: olyan szolgáltatásmegrendelés, amely alapján az NFM ellenszolgáltatása a szolgáltatás nyújtásával összefüggő hasznosítási jog meghatározott időre történő átengedése, vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt;

h) minősített adat: a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény 3. § 1. pontjában így meghatározott adat;

i) az ország alapvető biztonsági érdeke: a Rendelet 2. § 5. pontjában meghatározottak;

j) nemzetbiztonsági érdek: a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló 1995. évi CXXV. törvény 74. § a) pontjában meghatározottak;

k) különleges biztonsági intézkedés: a Rendelet 2. § 16. pontjában meghatározottak;

l) irányadó jegyzék: az NFM mint ellenőrzésre nem jogosult ajánlatkérő esetében az illetékes nemzetbiztonsági szolgálat által vezetett jegyzék;

m) beszerzés dokumentumai a Rendelet szabályai szerint lefolytatandó eljárásban: a beszerzés típusától függően a részvételi felhívás, az ajánlattételi felhívás, a részvételhez, illetve az ajánlattételhez szükséges dokumentáció, valamint a Rendeletben és e szabályzatban előírt egyéb nyilatkozatok, formanyomtatványok.

III.

Közbeszerzési tervezés

3. § (1) A Közbeszerzési Koordinációs, Felügyeleti és Nyilvántartási Főosztály (továbbiakban: Főosztály) a Kbt. 5. § (1) bekezdésében foglaltak szerint a költségvetési év elején, legkésőbb tárgyév április 15. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet (a továbbiakban: Közbeszerzési Terv) készít az adott évre tervezett közbeszerzésekről, amelyet az NFM szervezeti egységeitől bekért, az adott szervezeti egység tárgyévi tervezett beszerzéseinek adatai - azaz a szerződéskötési tervlap (1. számú melléklet) - alapján állít össze, amelyek a következők:

a) beszerzés típusa, valamint tárgyának rövid, összefoglaló megnevezése;

b) a beszerzés tárgyának részletes leírása (olyan részletezéssel, amiből megállapítható, hogy az adott beszerzés konkrétan mire irányul);

c) a beszerzés várható nettó értéke (becsült érték);

d) a szerződéskötés tervezett időpontja;

e) tervezett teljesítési időpont;

f) szerződő fél, felek (ha ismert);

g) kivételek és a mindenkori közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzések esetén jogszabályi hivatkozás vagy az indokoló körülmény megjelölése;

h) közbeszerzés esetén az eljárás tervezett típusa (nyílt, meghívásos, tárgyalásos, versenypárbeszéd, keretmegállapodás, gyorsított, egyszerű);

i) közbeszerzés esetén az eljárás indításának tervezett időpontja; j) a kötelezettségvállaló megnevezése.

(2) A tervezés menete és nyomon követése:

a) a Főosztály a jelen utasítás 1. számú melléklete szerinti szerződéskötési tervlapot megküldi az NFM valamennyi szervezeti egysége részére;

b) az egyes szervezeti egységek a szerződéskötési tervlapokat - kitöltést és jóváhagyást követően - megküldik a Főosztály részére;

c) a Főosztály feldolgozza a beérkezett szerződéskötési tervlapokat és elkészíti az NFM beszerzési tervét, amelyből leképezi a Kbt. szabályainak figyelembevételével - ideértve az egybeszámítási szabályokat is - az NFM Közbeszerzési Tervét. A Közbeszerzési Terv tartalmazza az NFM adott évben, az irányadó legalacsonyabb közbeszerzési értékhatárt elérő értékű, kivételnek nem minősülő beszerzéseit, illetve utal a központosított közbeszerzési körbe tartozó közbeszerzésekre, valamint a Közbeszerzési Terv elkészítése előtt tárgyévben megvalósított közbeszerzésekre is;

d) a szervezeti egységek (adatszolgáltatók) által benyújtott szerződéskötési tervlapok feldolgozását követően, az egyes szervezeti egységek adatszolgáltatásában szereplő valamennyi tételre vonatkozóan a Főosztály javaslatot tesz a szervezeti egységek részére az egyes szerződések megkötésére - közbeszerzési szempontból - indokolt eljárásrendet, ütemtervet illetően;

e) a Főosztály a véglegesített Közbeszerzési Tervet megküldi a vagyonpolitikáért felelős államtitkárnak (a továbbiakban: vagyonpolitikai államtitkár) jóváhagyásra, oly módon, hogy a jóváhagyás tárgyév április 15-éig megtörténjen.

(3) A jóváhagyott Közbeszerzés Tervet az év közben bekövetkező változásokra tekintettel szükség szerint aktualizálni kell, amelynek eljárásrendje tekintetében a (2) bekezdésben foglaltak és a Kbt. 5. § (4) bekezdése értelemszerűen irányadóak azzal, hogy a közbeszerzési terv módosítására előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás felmerülése esetében indokolási kötelezettség mellett van mód. A Közbeszerzési Terv módosítására a Főosztály tesz javaslatot - a módosítás indokának feltüntetésével - a szervezeti egység (adatszolgáltató) által részére megküldött - indokolást tartalmazó - kérelem (feljegyzés) alapján. A kérelemben foglaltak helytállóságáért az adatszolgáltató szervezeti egység vezetője a felelős.

(4) A Közbeszerzési Terv nyilvános, az ezzel kapcsolatosan felmerülő tevékenységek elvégzése a Főosztály feladata. A Főosztály ennek keretében - a Kbt. 5. § (2) bekezdésében foglalt kötelezettség szerint - gondoskodik a Közbeszerzési Tervnek, valamint módosításának (módosításainak) az NFM honlapján, a Közbeszerzési Terv módosítása esetén a módosítás elkészítésétől számított 5 munkanapon belül történő közzétételéről.

(5) A Főosztály negyedévente - az egyes szervezeti egységektől (feljegyzés formájában) kapott információk alapján, kérésre - jelentést készít a vagyonpolitikai államtitkár részére a Közbeszerzési Terv megvalósításának aktuális helyzetéről, amelyben rögzíti az adott időszakra a Közbeszerzési Tervben tervezett megvalósult és megvalósulatlan közbeszerzéseket.

IV.

Az NFM Közbeszerzési Bizottsága

4. § A Kbt.-ben megfogalmazott célok érvényesülése, az NFM költségvetési forrásainak hatékony, átlátható és ellenőrizhető felhasználása, a közbeszerzési eljárások során a verseny tisztaságának és nyilvánosságának biztosítása, az NFM szervezetén belül a koordináció ellátása és egységes eljárásrend megteremtése érdekében az NFM-ben Közbeszerzési Bizottság (a továbbiakban: KB) működik.

5. § A KB feladat- és hatáskörébe tartozik:

a) az NFM Kbt. hatálya alá tartozó közbeszerzései tekintetében a jelen utasítás szerinti döntések meghozatala,

b) az NFM Rendelet hatálya alá tartozó beszerzései megvalósítására irányuló eljárásban a jelen utasításban foglalt döntések meghozatala,

c) a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó és az NFM által lefolytatásra kerülő közbeszerzések esetében a jelen utasítás szerinti döntések meghozatala.

6. § A KB a vagyonpolitikai államtitkárnak alárendelten működik.

7. § (1) A KB állandó és ideiglenes tagokból áll, továbbá ülésein állandó meghívottként az Ellenőrzési Főosztály vezetője is részt vesz.

(2) A KB állandó tagjai:

a) a Közbeszerzésért Felelős Helyettes Államtitkárság képviseletében a Főosztály vezetője;

b) a Gazdasági Ügyekért Felelős Helyettes Államtitkárság képviseletében a Költségvetési Főosztály vezetője által kijelölt kormánytisztviselő;

c) a Jogi Főosztály képviseletében a Jogi Főosztály vezetője által kijelölt kormánytisztviselő;

d) a közigazgatási államtitkár által kijelölt kormánytisztviselő;

e) a Miniszteri Kabinet képviseletében a kabinetfőnök által kijelölt kormánytisztviselő.

(3) A (2) bekezdésben meghatározott szervezeti egységek vezetői - az állandó tag akadályoztatása esetére - egy vagy több állandó póttagot (továbbiakban: póttag) jelölnek.

(4) Az egyes közbeszerzések lebonyolítása során a KB ideiglenes taggal (tagokkal) egészül ki. Ideiglenes tag a közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt személy, fejezeti kezelésű előirányzatból finanszírozott közbeszerzés esetén az előirányzat külön utasítás szerinti szakmai kezelőjének vezetője vagy az általa kijelölt személy, informatikai tárgyú beszerzés esetén a kormányzati informatikáért felelős helyettes államtitkár vagy az általa kijelölt személy. Ideiglenes tag lehet továbbá más érdekelt szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt személy, illetve a külső szakértő. Az ideiglenes tagok az adott eljárásban szavazati joggal rendelkeznek.

(5) A KB elnöke (a továbbiakban: elnök) a Főosztály vezetője. A KB nevében az elnök ír alá. Az elnököt akadályoztatása esetén a Főosztály állandó póttagja helyettesíti.

(6) A KB a közbeszerzési feladatok ellátásához külső szakértő(ke)t, szakértő cég(ek)et, hivatalos közbeszerzési tanácsadót is igénybe vehet, ha ezt a közbeszerzés értéke, a feladat speciális jellege indokolja. A külső szakértő az adott eljárásban a KB ülésén tanácskozási joggal rendelkezik.

(7) A külső szakértővel és a hivatalos közbeszerzési tanácsadóval a közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység szerződik és tartja a kapcsolatot. A Főosztály felelős azért, hogy a külső szakértő az összeférhetetlenségi és - a Rendelet hatálya alá tartozó beszerzések esetében - titoktartási nyilatkozatot megtegye. A külső szakértők és a külső hivatalos közbeszerzési tanácsadók az általuk végzett feladatok (elkészített dokumentumok) tekintetében megfelelőségi nyilatkozatot tesznek, amelyben nyilatkoznak az általuk elvégzett feladatok, elkészített dokumentumok jogszerűségéről, illetve az adott szakterület szerinti szakszerűségéről.

(8) A KB titkársági feladatait a Főosztály látja el.

(9) A KB állandó tagjait, valamint póttagjait a vagyonpolitikai államtitkár bízza meg.

(10) Az elnök, a KB állandó tagjai és a póttagok megbízatása visszavonásig érvényes. A KB tagjai megbízatásukat személyesen kötelesek ellátni. Az állandó tag akadályoztatása esetén őt a póttag helyettesíti. A helyettesítés kiterjedhet a teljes beszerzési eljárás lefolytatására, vagy egyes eljárási cselekményekben való részvételre is.

(11) A KB állandó, illetve póttagjainak megbízatása megszűnik:

a) a megbízás visszavonásával;

b) lemondással;

c) a KB tagjaira vonatkozó kizáró körülmények bekövetkezése esetén;

d) az NFM-mel fennálló kormány-tisztviselői jogviszony megszűnése esetén.

(12) A KB állandó tagja megbízatásának megszűnése esetén az új tag kijelölésére a (2) és (9) bekezdésben foglaltakat kell irányadónak tekinteni. Az új tag kijelöléséig a póttag látja el az állandó tagot terhelő kötelezettségeket és gyakorolja az állandó tagot megillető jogokat. Abban az esetben, ha póttag jelölésére nem került sor, akkor a KB határozatképességének folyamatos biztosítása érdekében az eredeti állandó tagot delegáló szervezeti egység legkésőbb az állandó tag megbízatása megszűnését követő nyolc napon belül köteles az új állandó tag és az őt helyettesítő póttag kijelöléséről gondoskodni.

(13) A KB állandó tagjává vagy póttagjává csak olyan kormánytisztviselő nevezhető ki, aki a kinevezését megelőzően jogszabályban meghatározott módon vagyonnyilatkozatot tett. A KB állandó tagjai, a póttagok és az ideiglenes tagok az adott eljárás vonatkozásában kötelesek összeférhetetlenségi és - a Rendelet hatálya alá tartozó beszerzések esetében - titoktartási nyilatkozatot tenni.

(14) A KB állandó tagjai és póttagjai, az eljárásba bevont külső szakértők tevékenységük során nem vehetnek részt azoknak az ügyeknek az intézésében, amelyeknél részükről a Kbt. 10. §-a - illetve a Rendelet hatálya alá tartozó beszerzések esetében a Rendelet 13. §-a - szerinti összeférhetetlenség áll fenn. Az összeférhetetlenségi - illetve a Rendelet hatálya alá tartozó beszerzések esetében alkalmazandó összeférhetetlenségi és titoktartási - nyilatkozat mintáját jelen utasítás 7/a és 7/b. mellékletei tartalmazzák.

(15) Az összeférhetetlenségről az elnököt haladéktalanul tájékoztatni kell. A KB nem veheti igénybe azon állandó tag, póttag, külső szakértő közreműködését, akivel szemben az adott eljárás folyamán összeférhetetlenségi ok merült fel. Az elnök a saját személyét érintő összeférhetetlenségi okról a vagyonpolitikai államtitkárt tájékoztatja, aki az adott eljárásban az elnöki jogokkal a KB valamelyik állandó tagját bízza meg. Állandó tag összeférhetetlensége esetén helyébe a póttag lép, az ideiglenes tag és a külső szakértő személye vonatkozásában felmerülő összeférhetetlenség esetén a beszerzést kezdeményező szervezeti egység gondoskodik a helyettesítésről. A közbeszerzési eljárás megkezdése előtt szükséges gondoskodni az összeférhetetlenségi nyilatkozat aláírattatásáról, és a közbeszerzési eljárás mindaddig nem kezdhető meg, amíg azok nem állnak a Főosztály rendelkezésére. Az adott eljárásra vonatkozó összeférhetetlenségi nyilatkozatokat az adott eljárás dokumentumaként kell kezelni.

(16) A KB az ügyrendjét jelen utasítás keretei között maga határozza meg, és azt a miniszter hagyja jóvá.

8. § (1) A KB üléseiről jegyzőkönyv készül, amelyet az elnök ír alá, és az elnök által felkért tag hitelesít. A jegyzőkönyvet az adott eljárás dokumentumaként kell kezelni. A jegyzőkönyvet a KB tagjainak kérésükre meg kell küldeni.

(2) A KB üléséről készült jegyzőkönyvet tájékoztatásul, kérésre, meg kell küldeni a vagyonpolitikai államtitkárnak.

(3) A KB az állandó tagok - vagy azokat helyettesítő póttagok - többsége és a közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység egy képviselője [7. § (4) bekezdés] jelenlétében határozatképes.

(4) A KB a döntéseit nyilvános szavazással, szótöbbséggel hozza, szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata dönt.

(5) A döntésre vonatkozó szavazatokat a jegyzőkönyvben - egyhangú döntés kivételével - név szerint kell feltüntetni. Az állandó tag (póttag) a nemleges szavazatát köteles megindokolni és kérésére különvéleményét a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni.

(6) A KB elnöke az írásos anyag(ok) egyidejű megküldése mellett, ülésen kívül, határidő kitűzésével elektronikus szavazást kezdeményezhet. A tagoknak szavazatukat elektronikusan kell megadniuk (telefaxon, e-mail-en) és az aláírt dokumentumokat meg kell küldeniük a KB titkárságának. A szavazás eredményéről ebben az esetben is jegyzőkönyvet kell felvenni, csatolva a tagok véleménynyilvánítására vonatkozó dokumentumokat. A tagokat a szavazás eredményéről elektronikus úton tájékoztatni kell.

9. § A KB az 5. § meghatározott feladatkörében a jelen utasításban foglaltak szerint - a 23. § (6) bekezdésében hivatkozott, jelen utasítás 4. számú melléklete szerinti felelősségi és döntési mátrixra figyelemmel - dönt a közbeszerzési eljárás megindításáról, az eljárás fajtájának kiválasztásáról, az eljárást megindító felhívás és a dokumentáció, illetve az ismertető tartalmáról, az elbírálás szempontjairól, valamint értékeli a beérkezett részvételi jelentkezéseket és ajánlatokat. Az eljárás eredményéről, illetve eredménytelenné nyilvánításáról a KB döntési javaslatot terjeszt az adott eljárás tekintetében döntéshozó személy elé. Az eljárás eredményéről, illetve eredménytelenné nyilvánításáról - a KB döntési javaslata alapján - a döntéshozó dönt.

A KB elnökének feladatköre

10. § (1) Az elnök gondoskodik az adott évre tervezett közbeszerzések tekintetében a tárgyév április 15-éig elkészítendő és jóváhagyandó Közbeszerzési Terv elkészítéséről és esetleges módosításáról, figyelemmel kíséri az abban foglaltak megvalósulását [3. § (5) bekezdés].

(2) Az elnök gondoskodik a költségvetési év végén az éves közbeszerzésekről a Közbeszerzések Tanácsának adandó éves statisztikai összegezés összeállításáról, valamint a tárgyévet követő év május 31-ig intézkedik az éves statisztikai összegezés Közbeszerzések Tanácsához történő eljuttatásáról.

A Főosztály kapcsolódó feladatkörei

11. § A Főosztály Titkársága nyilvántartja, kezeli és irattárazza a közbeszerzések dokumentumait, valamint gondoskodik a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződések tekintetében - a szerződés megkötését követően - a szerződés nyilvánosnak minősülő részének az NFM honlapján történő haladéktalan közzétételéről, valamint a jogszabályban meghatározott honlapon történő egyéb közzétételi kötelezettség teljesítéséről, a közzéteendő dokumentumok Kommunikációs Főosztály részére történő megküldésével.

12. § Jogorvoslattal érintett közbeszerzési eljárás esetén a Közbeszerzési Döntőbizottság előtti képviseletet, a KB javaslatára, a vagyonpolitikai államtitkár által felkért vagy megbízott személy látja el.

V.

A Kbt. hatálya alá tartozó közbeszerzési eljárások lefolytatása

13. § (1) Közbeszerzési eljárás kezdeményezésére az NFM Igazgatás jóváhagyott éves költségvetésében tételes előirányzattal vagy az előirányzat felosztása következtében jóváhagyott összeggel rendelkező szervezeti egység, a fejezeti kezelésű előirányzatok esetében külön utasításban kijelölt szakmai kezelő, európai uniós forrásból megvalósuló beszerzés esetén a forrás felett rendelkezési jogkörrel rendelkező szervezeti egység (a továbbiakban együtt: közbeszerző szervezeti egység) vezetője jogosult. A közbeszerző szervezeti egység vezetőjének az eljárás megindítására vonatkozó, a Főosztályhoz címzett kezdeményezéséhez (a feljegyzéshez) csatolnia szükséges a közbeszerzés tárgyára vonatkozó részletes feladatspecifikációt (műszaki leírást) és a műszaki-szakmai alkalmassági feltételekre vonatkozó javaslatot, a kötelezettségvállalási adatlapot, valamint a közbeszerzés tárgya szerint szakmailag illetékes helyettes államtitkár, államtitkár vagy miniszteri kabinetfőnök jóváhagyását, továbbá a fedezet rendelkezésre állásáról szóló nyilatkozatot.

(2) Amennyiben a kötelezettségvállalásra - külön utasításban vagy jogszabályban foglaltak alapján - a miniszter, államtitkár, helyettes államtitkár vagy a kabinetfőnök jogosult, a közbeszerzést a kötelezettségvállalásra jogosult írásbeli engedélyével lehet kezdeményezni.

(3) A közbeszerző szervezeti egység vezetőjének feladata:

a) az ideiglenes tag(ok) személyére és az eljárás típusára vonatkozó indokolt javaslat megfogalmazása;

b) az eljárás megindításának előfeltételét képező nyilatkozatok [(1) és (2) bekezdés] beszerzése és megküldése a Főosztály részére;

c) az eljárást megindító felhívás összeállítása érdekében a közbeszerzés tárgya szerint megkívánt minimum műszaki és szakmai alkalmassági feltételrendszer kidolgozása, valamint az ajánlati dokumentáció tervezetének összeállítása érdekében a közbeszerzés tárgyának részletes leírása (műszaki specifikáció, részletes feladatmeghatározás);

d) a közbeszerzés vizsgálata abból a szempontból, hogy tárgyának jellege lehetővé teszi-e a közbeszerzés egy részére történő ajánlattétel biztosítását. Amennyiben a közbeszerzés tárgyának természetéből adódóan rész-ajánlattételi lehetőség biztosítható és az nem ellentétes a gazdasági ésszerűséggel, az eljárást megindító felhívásban lehetővé kell tenni a közbeszerzés egy részére történő ajánlattételt;

e) az értékelési szempontrendszer kidolgozása;

f) a szükséges intézkedések megtétele a szerződés létrejötte (megkötése) iránt, ideértve a Kbt. 99. § (1) bekezdése szerinti felhatalmazó nyilatkozat beszerzését is;

g) a szerződéskötés, az eljárást megindító felhívásban meghatározott napját követő munkanapon tájékoztatás nyújtása - és az aláírt szerződés papíralapú vagy elektronikus másolatának megküldése - a Főosztály részére;

h) a megkötött szerződés teljesítésének figyelemmel kísérése;

i) ha annak jogszabályi feltételei fennállnak, a megkötött szerződés módosításának kezdeményezése;

j) miniszteri, államtitkári vagy miniszteri kabinetfőnöki jóváhagyást igénylő eljárás esetében a döntési mátrix miniszteri, államtitkári vagy miniszteri kabinetfőnöki jóváhagyást igénylő pontjai és a jóváhagyási procedúra egyeztetése a miniszterrel, államtitkárral vagy miniszteri kabinetfőnökkel, valamint a tárgyban a KB tájékoztatása az elnök útján.

(4) Az eljárást megindító felhívás (ajánlati, ajánlattételi, illetve részvételi felhívás) és az ajánlati (ajánlattételi, illetve részvételi) dokumentáció szakmai követelményrendszerének szakszerűségét illetően a közbeszerző szervezeti egység vezetője tartozik felelősséggel.

(5) A közbeszerző szervezeti egység vezetőjének a (3) bekezdésben meghatározott feladatait úgy kell végrehajtania, hogy az egyes eljárási cselekmények, értesítések és tájékoztatások megtételéhez, valamint a hirdetmények közzétételéhez legalább egy munkanap álljon a Főosztály rendelkezésére, és az esetleges késedelem ne veszélyeztesse az eljárás szabályszerűségét.

14. § Az eljárás típusának (úgy mint: nyílt, meghívásos, tárgyalásos, versenypárbeszéd, keretmegállapodásos, gyorsított, egyszerű) megválasztásánál törekedni kell a széles körű részvétel lehetőségének biztosítására. Az eljárás egyes típusainak főbb jellemzőit az utasítás 2. számú melléklete, az egyes eljárástípusok - az utasítás hatálybalépésekor hatályos Kbt. szabályainak megfelelő - eljárási határidejét az utasítás 10. számú melléklete tartalmazza. Az eljárás típusának kiválasztása az eljárást megindító felhívás elkészítésével egyidejűleg történik.

15. § (1) A közbeszerzést a Főosztály vezetőjének írt feljegyzésben kell kezdeményezni. Az eljárás kezdeményezése időpontjának lehetőleg összhangban kell állnia a Közbeszerzési Tervben foglaltakkal.

(2) A kezdeményezéssel egyidejűleg a közbeszerző szervezeti egység vezetője a KB-ba ideiglenes tago(ka)t delegál, javaslatot tesz az eljárás típusára, valamint az eljárás tárgya szerint megkívánt műszaki és szakmai alkalmassági feltételekre. Megjelöli az eljárás becsült értékét és csatolja egy példányban az előkészített szerződéstervezetet1, a fejezeti kezelésű előirányzat terhére indítani tervezett közbeszerzés esetén a Költségvetési Főosztály, illetve az NFM Igazgatása terhére indítani tervezett közbeszerzés esetén az Intézményfelügyeleti és Igazgatási Főosztály igazolását a közbeszerzés lefolytatásához szükséges forrás rendelkezésre állásáról, a közbeszerzés tárgya szerint szakmailag illetékes helyettes államtitkár, államtitkár vagy miniszteri kabinetfőnök, illetve kivételes esetekben a miniszter jóváhagyását. Az ideiglenes tag akadályoztatása esetén a közbeszerző szervezeti egység vezetője az ideiglenes tag helyébe új tagot delegál. A közbeszerzési eljárás kezdeményezésére irányuló feljegyzés mintáját jelen utasítás 3. számú melléklete tartalmazza.

(3) Az eljárást megindító felhívás és dokumentáció - valamint versenypárbeszéd esetén az ismertető - elkészítése a Főosztály feladata a közbeszerző szervezeti egység közreműködésével. Az elkészített dokumentumok jóváhagyása a 23. § (6) bekezdésében és a 4. számú mellékletben meghatározott döntési mátrix szerint történik (európai uniós forrás felhasználásával megvalósuló közbeszerzések esetén a 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet előírásainak figyelembevételével), amennyiben az eljárásban - a miniszter, az államtitkár, a helyettes államtitkár vagy a kabinetfőnök igénye, utasítása alapján - nem került meghatározásra ettől eltérő, bizonyos eljárási cselekményeket illetően miniszteri, államtitkári vagy miniszteri kabinetfőnöki, helyettes államtitkári, jóváhagyást előíró döntési mátrix (a továbbiakban: kiemelt eljárás).

16. § (1) A jóváhagyott eljárást megindító felhívás közzétételéről és az érintettekhez történő eljuttatásáról a Főosztály gondoskodik. Kiemelt eljárás esetén az ajánlati (ajánlattételi, részvételi) felhívás közzétételére és az érintettekhez történő eljuttatására csak meghatározott miniszter, államtitkár, miniszteri kabinetfőnök vagy helyettes államtitkár jóváhagyását követően kerülhet sor a 23. § (6) bekezdésében foglaltak megfelelő alkalmazásával. A 15. § (1) bekezdés szerinti feljegyzésben meg kell jelölni az eredmény megállapítására jogosult döntéshozót (miniszter, államtitkár vagy miniszteri kabinetfőnök, helyettes államtitkár), kiemelt eljárás esetén a módosított döntési mátrixot (amely kifejezetten tartalmazza a miniszteri, államtitkári, miniszteri kabinetfőnöki vagy helyettes államtitkári jóváhagyást igénylő eljárási cselekményeket, kiemelten az eljárást megindító hirdetményre vonatkozót).

(2) Azon közbeszerzési eljárások esetében, ahol az ajánlattevő(k) felkérése közvetlenül történik, annak meghatározása, hogy mely ajánlattevő(k) részére kerüljön megküldésre az ajánlattételi felhívás, a közbeszerző szervezeti egység felelősségi körébe tartozik.

(3) Az NFM mint ajánlatkérő a közbeszerzési eljárásban a Kbt. szerinti, az ajánlattevők felé fennálló kiegészítő tájékoztatási kötelezettségét a Főosztály útján teljesíti. A kiegészítő tájékoztatási kötelezettség kizárólag írásban teljesíthető. Az ajánlattevők részéről az ajánlati (ajánlattételi, részvételi) felhívásban vagy dokumentációban foglaltakkal kapcsolatban írásban feltett kérdésekre a Főosztály - az adott közbeszerzési tárggyal kapcsolatos szakmai megítélést igénylő kérdések tekintetében, a Kbt.-ben foglalt határidők megtartása mellett, a közbeszerző szervezeti egységgel egyeztetve - ad választ.

(4) A beérkezett részvételi jelentkezéseket, ajánlatokat a KB legalább két tagjából álló bontási bizottság bontja fel. A bontási eljárás - kiemelt eljárás esetén, külön eseti KB döntés alapján - közjegyző jelenlétében is történhet. A közjegyző működésével kapcsolatban felmerült költségek kiegyenlítéséről a közbeszerző szervezeti egység gondoskodik.

(5) A KB az ajánlatok (részvételi jelentkezések) felbontását követően - miután a Kbt.-ben foglalt eljárási szabályok és az ajánlati (ajánlattételi, részvételi) felhívásban meghatározott szempontok szerint a Főosztály elvégezte az ajánlatok (részvételi jelentkezések) minősítését, értékelését - dönt a hiánypótlás elrendeléséről, az alkalmatlan ajánlattevők kizárásáról, az ajánlatok érvénytelenségéről, és javaslatot tesz a nyertes ajánlattevő személyére. A KB-nak a nyertes személyére vonatkozó döntési javaslatát jóváhagyásra meg kell küldeni az erre irányuló kezdeményezésben meghatározott döntéshozónak (miniszter, államtitkár, miniszteri kabinetfőnök vagy helyettes államtitkár), illetve kötelezettségvállalónak. A nyertes döntéshozói jóváhagyás hiányában nem hirdethető ki.

(6) Az eljárás során szükséges értesítések, hiánypótlásra való felhívás érintettek részére történő eljuttatása a Főosztály feladata.

(7) Az eljárás eredményének (eredménytelenségének) kihirdetéséről, a külön jogszabályban meghatározott minta szerinti összegzés elkészítéséről és közzétételéről a Főosztály gondoskodik.

(8) A nyertes ajánlattevő kiválasztására vonatkozó, az eljárás eredményéről készített összegezés megküldésével a KB haladéktalanul tájékoztatja - a Főosztály útján - a közbeszerző szervezeti egység vezetőjét a szerződés megkötése érdekében.

(9) A jóváhagyott feltételeknek megfelelő szerződést - a kötelezettségvállalásra vonatkozó előírásokra tekintettel - a kötelezettségvállalásra jogosult vezető köti meg az NFM nevében, és kíséri figyelemmel annak teljesítését, igazolja az elvégzett munkát, továbbá érvényesíti az esetleges igényeket. Amennyiben a kötelezettségvállalásra a 13. § (2) bekezdésében meghatározott vezető jogosult, a szerződés teljesítésével kapcsolatos feladatok ellátásáért a közbeszerző szervezeti egység vezetője felelős.

(10) A megkötött szerződés egy - aláírt, papíralapú vagy elektronikus - másolati példányát a szerződéskötést követően haladéktalanul, de - jelen utasítás 13. § (3) bekezdés g) pontjával összhangban - legkésőbb a szerződéskötést követő munkanapon a közbeszerző szervezeti egység köteles a Főosztály részére megküldeni.

(11) A közbeszerzés eredményeként megkötött szerződéseknek a Kbt.-ben meghatározott körben történő módosításához a KB jóváhagyása szükséges. A módosított szerződés egy - aláírt, papíralapú vagy elektronikus - másolati példányát a közbeszerző szervezeti egység köteles a módosítást követően haladéktalanul, de legkésőbb egy munkanapon belül a Főosztály részére megküldeni annak érdekében, hogy a Főosztály a szerződés módosításáról szóló tájékoztatót - a Kbt. szerinti határidőben - hirdetményben közzétegye.

(12) A dokumentálás rendjét jelen utasítás 6/b. számú melléklete tartalmazza.

VI.

A Rendelet hatálya alá tartozó, minősített adatot, illetőleg alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdeket érintő, illetve különleges biztonsági intézkedést igénylő beszerzési eljárások lefolytatásának sajátos szabályai

Az eljárás előkészítése

17. § (1) A Rendelet hatálya alá eső beszerzési eljárás indítása előtt az illetékes nemzetbiztonsági szolgálattól meg kell kérni a hatályos irányadó jegyzéket. Az irányadó jegyzék illetékes nemzetbiztonsági szolgálattól történő megkérésére a beszerzést kezdeményező szervezeti egység javaslatára a Főosztály jogosult.

(2) Az irányadó jegyzékbe új cég felvételét a beszerzést kezdeményező szervezeti egység javaslatára a Főosztály kezdeményezheti az illetékes nemzetbiztonsági szolgálatnál.

(3) A beszerzés szakmai dokumentumainak előkészítése, véleményeztetése és véglegesítése a KB feladata. A KB által véglegesnek tekintett dokumentumok összeállítása és jóváhagyatása a döntéshozóval a Főosztály feladata.

(4) A részvételi, illetve ajánlattételi felhívást a Főosztály küldi meg a részvételre, illetve ajánlattételre felkérni kívánt szervezeteknek.

Az eljárás lefolytatása

18. § (1) A beszerzés becsült értékének a kezdeményező szervezeti egység általi megállapítását követően a beszerzési eljárást a Főosztály javaslata alapján, a KB előterjesztését követően a döntéshozó határozza meg, a Rendelet 14. §-ában rögzítettek figyelembevételével.

(2) Az eljárás típusaként

a) kétlépcsős eljárás (versenypárbeszéd),

b) keretmegállapodásos eljárás,

c) azonnali eljárás, vagy

d) könnyített eljárás határozható meg.

(3) A részvételi, illetve az ajánlattételi felhívást a Rendelet mellékletében meghatározott minták szerint kell elkészíteni. A részvételi, illetve az ajánlattételi felhívásban hivatkozni kell a Rendelet 16-19. §-aiban felsorolt kizáró okokra.

(4) Beszerzési eljárásra csak az irányadó jegyzékben szereplő gazdasági társaság pályázhat. A Rendelet 1. és 2. számú mellékletében meghatározott adatlap kitöltése a részvételre jelentkező, ajánlattevő és minden alvállalkozója esetében az eljárásban való részvétel feltétele.

(5) A kétlépcsős eljárás esetén alkalmazandó felfüggesztésről és a felfüggesztés megszüntetéséről szóló tájékoztatást a KB elnökének javaslata alapján a Főosztály küldi ki a részvételre jelentkezők részére. A felfüggesztés időtartama alatt egyéb eljárási cselekmény nem végezhető. A védelmi szintnek megfelelő biztonsági feltételek biztosítására a felhívást a KB elnöke küldi ki.

(6) A beszerzés dokumentálása, a tárgyalásokról készített jegyzőkönyvek elkészítése és az eljárásban résztvevők számára való megküldése a Főosztály feladata. Az eljárás során keletkező iratok biztonságos kezelésére és elhelyezésére a mindenkor hatályos, a titkos iratok kezeléséről szóló szabályzatának, az abban nem szabályozott kérdésekben pedig az NFM mindenkor hatályos iratkezelési szabályzatának vonatkozó előírásait kell alkalmazni.

(7) Az eljárással kapcsolatos tevékenységek törvényességi ellenőrzésére a Rendeletben meghatározott szervek mellett az Ellenőrzési Főosztályvezetője által kijelölt belső ellenőr, továbbá az Állami Számvevőszék és a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal is jogosult.

(8) A Rendelet 5. § (2) bekezdésében foglaltak figyelembevételével az eljárással kapcsolatos egyes teendőkhöz kapcsolt felelősségi rendet jelen utasítás 5. számú melléklete, a dokumentálás rendjét a 6/a. számú melléklete, míg az összeférhetetlenség tekintetében teendő nyilatkozatot az utasítás 7/b. számú melléklete tartalmazza.

(9) A jelen utasításban nem szabályozott kérdésekben a vonatkozó jogszabályok, mindenekelőtt a Rendeletben foglaltak irányadóak.

VII.

A kiemelt termékek központosított beszerzésére vonatkozó szabályok

19. § (1) A központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet 1. számú melléklete szerinti országosan kiemelt termékeket a kijelölt szervezeten a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóságon (továbbiakban: KEF) keresztül a 168/2004. (V. 25.) Korm. rendeletben meghatározott módon kell beszerezni.

(2) A kiemelt termékek beszerzésére vonatkozó igények kielégítését, a KEF által kötött egyedi szerződésből történő megrendeléssel az illetékes főosztály közvetlenül végzi, a KEF által kötött keretmegállapodás 2. részének lefolytatását a Főosztálynál kell kezdeményezni, a többi közbeszerzési eljárással megegyező módon, kivéve az utazásszervezéssel kapcsolatos igényeket, amelyeket az illetékes főosztály közvetlenül, az erre a célra telepített központi elektronikus rendszeren keresztül teljesít.

VIII.

A közbeszerzési szerződések monitoringja és az eljárás során felmerülő költségek viselésének szabályai

20. § (1) A közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződések teljesüléséről - a pénzügyi teljesítést követően haladéktalanul, legfeljebb négy munkanapon belül - a közbeszerző szervezeti egység a teljesítésigazolás másolatának és a pénzügyi teljesítés igazolásának megküldésével köteles a Főosztályt tájékoztatni a Kbt.-ben foglalt közzétételi kötelezettségek határidőben történő teljesíthetősége érdekében.

(2) A közbeszerző szervezeti egység az (1) bekezdésben rögzítetteken kívül köteles a Főosztályt haladéktalanul tájékoztatni bármely, a közbeszerzési eljárás lefolytatásával vagy a szerződés teljesítésével kapcsolatban felmerült lényeges körülményről.

(3) A Kbt.-ben előírt, a szerződéskötésről és a szerződésmódosításról, a szerződések teljesüléséről szóló tájékoztató hirdetmény közzétételéről, valamint a szerződés megkötését követően a szerződés nyilvánosnak minősülő részének, a szerződés módosításáról és a szerződés teljesüléséről szóló hirdetményeknek az Európai Unió Hivatalos Lapjában (TED), vagy a Közbeszerzési Értesítőben történő megjelenését követően az azokról szóló tájékoztató honlapon történő közzétételéről az elnök a Főosztály útján haladéktalanul gondoskodik.

(4) A hivatalos közbeszerzési tanácsadó, szakértő(k) igénybevételével összefüggő költségeket, a megbízási díjat a közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység viseli.

(5) A Főosztály működteti a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó közbeszerzési nyilvántartást.

IX.

A kivételek körébe tartozó, valamint a mindenkori közbeszerzési értékhatárokat el nem érő értékű szerződések megkötésére vonatkozó szabályok

21. § A kivételek körébe tartozó szerződés tervezetét a beszerző szervezeti egység köteles véleményezés céljából a Közbeszerzési Szabályozási és Tájékoztatási Főosztály vezetőjének megküldeni, amelynek elmaradásáért a beszerző szervezeti egység vezetője tartozik felelősséggel. A szerződéskötésre kizárólag a Közbeszerzési Szabályozási és Tájékoztatási Főosztály által kiadott vélemény ismeretében kerülhet sor.

22. § (1) A mindenkori közbeszerzési értékhatárokat el nem érő értékű szerződések becsült értékének kiszámítása során a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység köteles érvényesíteni a Kbt. 40. § (1) és (2) bekezdésében rögzített részekre bontás tilalmára vonatkozó rendelkezéseket.

(2) A szerződés előkészítésének folyamatában - pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó, azaz visszterhes szerződés esetén, a jelen utasítás 1. §-a (2) bekezdése d) pontjában meghatározott szerződések esetében - a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata, hogy amennyiben az adott szerződés értéke nem éri el a mindenkori közbeszerzési értékhatárt, ugyanakkor nem kizárólagosan egy szervezet/személy képes teljesíteni, a szakmailag és gazdaságilag legmegfelelőbb partner(ek) kiválasztása érdekében legalább 3 (három) ajánlat bekérése és kiértékelése alapján történjen a szerződéses partner(ek) kiválasztása.

(3) A (2) bekezdés szerinti kiértékelés szempontjai lehetnek - többek között - a termék, szolgáltatás minősége, ára, referenciák, fizetési feltételek, rendelkezésre állás, teljesítési határidő stb.

(4) A kiértékelést és a kiválasztást jegyzőkönyvbe kell foglalni, amelyet, az árajánlatokkal együtt, az aláírásra előterjesztett szerződéshez csatolni szükséges.

(5) Jelen utasítás 8. számú melléklete tartalmazza egy árajánlatkérés mintáját. A minta használata nem kötelező, és - értelemszerűen - további pontokkal is bővíthető.

X.

Az NFM beszerzéseinek felelősségi rendje

23. § (1) A Kbt. 6. § (1) bekezdése szerinti felelősségi rendet jelen utasítás 4. számú melléklete, a Rendelet 5. § (2) bekezdése szerinti felelősségi rendet az 5. számú melléklete tartalmazza.

(2) A lefolytatott közbeszerzési eljárásban a KB döntéseiért, valamint a Kbt.-ben foglaltak megtartásáért a KB, illetve a KB adott eljárásban részt vevő állandó vagy pót- és ideiglenes tagjai személyes felelősséggel tartoznak. A jelen utasítás 16. § (9) és (10) bekezdésében rögzített, a közbeszerzési eljárások eredményeként megkötött szerződések és módosításaik másolatának megküldésére vonatkozó kötelezettség teljesítéséért a közbeszerző szervezeti egység által az adott közbeszerzési eljárásba delegált ideiglenes tag tartozik felelősséggel. A jelen utasítás 20. § (1) bekezdésében rögzített és a szerződések teljesítésével kapcsolatos tájékoztatási kötelezettség elmaradásáért a közbeszerző szervezeti egység által az adott közbeszerzési eljárásba delegált ideiglenes tag tartozik felelősséggel.

(3) A közbeszerzési eljárások Kbt.-ben előírt adminisztratív feladatainak teljesítéséért, illetve az ezekre vonatkozó szabályok megtartásáért a Főosztály vezetője felelős.

(4) Mentesül a (2) bekezdésben rögzített felelősség alól, aki az adott döntés során "nem"-mel szavazott, és tiltakozását, ellenvéleményét kérésére jegyzőkönyvben rögzítették, valamint az is, akinek távollétében történt a jogsértő esemény, illetve született a jogsértő döntés.

(5) Jelen utasítás megkerülésével, vagy a KB bevonása nélkül lefolytatott közbeszerzési eljárások jogszerűségéért a közbeszerző szervezeti egység vezetője felelős.

(6) A közbeszerzési eljárások általános felelősségi és döntési mátrixát jelen utasítás 4. számú melléklete tartalmazza.

24. § Aki a közbeszerzések során, vagy azokkal kapcsolatban bármilyen szabálytalanságot, vagy az eljárás tisztaságát veszélyeztető cselekményt észlel, a tisztességtelen piaci magatartás és a versenykorlátozás tilalmáról szóló 1996. évi LVII. törvény 11. §-a, vagy az Európai Közösséget létrehozó szerződés 81. cikke szerinti rendelkezések nyilvánvaló megsértését észleli vagy azt alapos okkal feltételezi, arról haladéktalanul köteles az elnököt írásban értesíteni.

Záró rendelkezések

25. § (1) Jelen utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, egyidejűleg hatályát veszti a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium közbeszerzéseinek szabályozásáról szóló 36/2009. (VI. 19.) KHEM utasítás, a 6. § kivételével, amely csak az új KB megalakulásával veszti hatályát.

(2) Az utasítás hatálybalépését megelőzően megkezdett (köz)beszerzési eljárások jelen utasítás hatályba lépését követő eljárási cselekményeire jelen utasítás rendelkezéseit kell alkalmazni.

Dr. Fellegi Tamás s. k.,

nemzeti fejlesztési miniszter

1. melléklet a 28/2011. (V. 23.) NFM utasításhoz

2. melléklet a 28/2011. (V. 23.) NFM utasításhoz

Tájékoztató az egyes közbeszerzési eljárás típusok főbb jellemzőiről

I.

A nyílt eljárás indokolás nélkül, szabadon választható eljárásfajta. "Egyszakaszos" eljárás, amely hirdetmény (ajánlati felhívás) közzétételével indul. Az ajánlattételi határidőt követően az ajánlatkérő az ajánlati felhívásban és a dokumentációban foglaltakhoz, az ajánlattevő az ajánlatában foglaltakhoz kötve van. Ezen eljárásban tehát az ajánlatkérő nem tárgyalhat az ajánlattevőkkel.

Előnye: a legkevesebb adminisztrációval járó eljárás.

Hátránya: sem az ajánlatkérő, sem az ajánlattevő nem változtathat az eljárás dokumentációjában, illetve az ajánlatban foglalt feltételeken.

Alkalmazása akkor célszerű, ha az ajánlatkérő magabiztosan, pontosan, egyértelműen definiálni tudja a beszerzési igényhez kapcsolódó valamennyi tényezőt (pl. beszerzés tárgya, részletes szerződéses feltételek).

II.

A meghívásos eljárás indokolás nélkül, szabadon választható eljárásfajta, tulajdonképpen a nyílt eljárás két szakaszban lefolytatott változata. Kétszakaszos eljárás, amely hirdetmény (részvételi felhívás) közzétételével indul. A részvételi határidőt követően a részvételre jelentkező a részvételi jelentkezését, az ajánlatkérő a részvételi felhívásban foglaltakat nem módosíthatja. A részvételi szakaszban ajánlat nem tehető. Miután az ajánlatkérő a részvételi jelentkezések alapján kiválasztotta az alkalmas jelentkezőket - vagy legfeljebb az általa meghatározott keretszámnak megfelelő számú alkalmas, érvényes részvételi jelentkezést benyújtó részvételre jelentkezőt -, részükre ajánlattételi felhívást küld.2 Az ajánlattételi határidőt követően az ajánlatkérő az ajánlattételi felhívásban és a dokumentációban foglaltakhoz, az ajánlattételre felhívott részvételre jelentkező, mint ajánlattevő az ajánlatában foglaltakhoz kötve van. Meghívásos eljárásban nem lehet tárgyalni.

Előnye: ha sok részvételi jelentkezés benyújtása valószínűsíthető, akkor az ajánlatkérő az ajánlattevők számát keretek közé szoríthatja.

Hátránya: több adminisztrációval járó és hosszabb időn belül lefolytatható eljárás a nyílt eljárásnál, sem az ajánlatkérő sem az ajánlattevő nem változtathat az eljárás dokumentációjában, illetve az ajánlatban foglalt feltételeken. Alkalmazása akkor célszerű, ha az ajánlatkérő magabiztosan, pontosan, egyértelműen definiálni tudja a beszerzési igényhez kapcsolódó valamennyi tényezőt (pl. beszerzés tárgya, részletes szerződéses feltételek).

III.

Tárgyalásos eljárás hirdetmény közzétételével vagy anélkül indul.

Hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás kizárólag a Kbt. 124. § (2) bekezdésében foglalt esetekben alkalmazható.

Összehasonlításképpen definiálható úgy, hogy a meghívásos eljárás azon változata, amelynek második (ajánlattételi) szakaszában az ajánlatkérő tárgyal az ajánlattevőkkel; azaz a tárgyalásos eljárásban nem áll fenn az ajánlattevőnek, illetőleg az ajánlatkérőnek a Kbt. 76-78. §-a szerinti ajánlati kötöttsége, illetőleg - a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárásban - az ajánlatkérőnek az ajánlattételi szakaszra vonatkozóan a Kbt. 108. § (1) bekezdése és 121. § (6) bekezdése szerinti ajánlati kötöttsége.3 Ajánlati kötöttség a tárgyalások befejezésével jön létre, az ajánlatkérő az ajánlatok tárgyalás befejezésekori tartalmát értékeli a bírálati szempont szerint és ezen értékelés alapján hirdet nyertest.

Előnye:

a) az ajánlatkérő a tárgyalásos eljárásban - bizonyos mértékig - nincs kötve az ajánlattételi felhívásban és a dokumentációban megadott feltételekhez, illetve az ajánlattevő nincs kötve az ajánlatához, így a nem, vagy nem megfelelően definiált elemek a tárgyalás(ok) folyamatában meghatározásra kerülhetnek;

b) az ajánlattevő a Kbt. keretei között korrigálhatja a bírálati részszempontok szerinti tartalmi elemeket, így növelhető az érvényes, versenyképes ajánlatok száma, és az eljárás eredményességének esélye nő;

c) fokozható a verseny az ajánlattevők között, ezért az eljárás kedvezőbb eredménnyel zárulhat az ajánlatkérő részéről;

d) az ajánlatkérő szándékának megfelelően korlátozható azon alkalmas részvételre jelentkezők száma, akiket az ajánlatkérő felkér ajánlattételre.

Hátránya:

a) lényegesen több adminisztrációs munkával jár, mint a nyílt eljárás;

b) amennyiben az ajánlatkérő nem egyszerre tárgyal az ajánlattevőkkel, nehéz biztosítani az egyenlő bánásmódot, mivel az ajánlatkérő által nyújtott bármely tájékoztatást az összes ajánlattevővel ismertetni kell;

c) kizárólag a Kbt.-ben meghatározott esetekben alkalmazható.

Alkalmazása akkor célszerű, ha az ajánlatkérő egyértelműen nem tudja definiálni a beszerzési igényhez kapcsolódó valamennyi feltételt (pl. beszerzés tárgya, részletes szerződéses feltételek). A tárgyalásos eljárás tárgyalása(i) során az ajánlattételi felhívásban és a dokumentációban egyértelműen nem definiált feltételek, körülmények tisztázhatók, kialakítható a felek közös álláspontja.

Hirdetmény közzététele nélkül induló tárgyalásos eljárás kizárólag a Kbt. 125. §-ában foglalt esetekben alkalmazható, egyszakaszos eljárás. Az eljárás az ajánlattevők részére ajánlattételi felhívás megküldésével kezdődik, a Kbt. 135. §-a szerinti eset kivételével. Hirdetményt az ajánlatkérő nem köteles közzétenni, ebből következik, hogy az eljárás megkezdése nem kap nyilvánosságot, csak azon ajánlattevők vehetnek részt az eljárásban, amelyeknek az ajánlatkérő az eljárást megindító ajánlattételi felhívást megküldi. Mivel a nyilvánosság ilyen szintű kizárása, illetve a verseny ily módon történő korlátozása nincs összhangban a Kbt. alapelveivel, az eljárásba egy automatikus kontroll került beiktatásra, miszerint az eljárás megkezdése napján az ajánlatkérő köteles benyújtani a Közbeszerzési Döntőbizottsághoz az ajánlattételi felhívást, továbbá az ajánlattételre felhívni kívánt szervezetek nevéről, címéről, valamint a tárgyalásos eljárás alkalmazását megalapozó körülményekről és a beszerzés becsült értékéről szóló tájékoztatást. Amennyiben a Közbeszerzési Döntőbizottság elnöke nem minősíti megalapozottnak az eljárási fajta alkalmazását, hivatalból jogorvoslatot indít az eljárással kapcsolatban.

Előnye: gyors és a hirdetményes tárgyalásos eljárás előnyei érvényesülnek.

Hátránya:

a) kizárólag a Kbt.-ben meghatározott esetekben alkalmazható;

b) nem érvényesül a verseny.

IV.

A versenypárbeszéd olyan eljárás, amelynek során bármely gazdasági szereplő kérelmezheti részvételét, és amelynek keretében az ajánlatkérő párbeszédet folytat az eljárásba bevont jelentkezőkkel, azzal a céllal, hogy az igényeinek megfelelő egy vagy több alternatívát dolgozzon ki, amelynek, illetve amelyeknek alapján a kiválasztott jelentkezőket ajánlattételre hívja fel. A versenypárbeszédben az ajánlatkérő és egy vagy több részvételre jelentkező közötti párbeszéd arra irányul, hogy az ajánlatkérő képes legyen a szerződéskötéshez szükséges részletességgel meghatározni a közbeszerzés tárgyára vonatkozó közbeszerzési műszaki leírást, illetve a szerződés típusát vagy jogi, illetve pénzügyi feltételeit.

A versenypárbeszéd hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás, amelynek sajátossága, hogy az ajánlatkérő már beszerzési igényét is konzultáció útján határozza meg, konkretizálja. Az eljárás során az ajánlatkérő az eljárásba jelentkező és alkalmas összes résztvevővel tárgyalást folytat annak érdekében, hogy kialakítsák, meghatározzák az ajánlatkérő beszerzési igényének leginkább megfelelő egy vagy több alternatív megoldást, közbeszerzési műszaki leírást, egyéb feltételeket, amelyek alapján sor kerül a végső ajánlattételre. Ez az eljárás valójában egy olyan tárgyalásos eljárásnak tekinthető, amelyben a konzultáció alapvetően a megadott beszerzési igény szerinti legmegfelelőbb megoldás, illetve megoldások megajánlására, meghatározására terjed ki.

A fentieknek megfelelően az eljárás több szakaszból áll:

1. részvételi szakasz (alkalmas jelentkezők kiválasztása),

2. megoldási ajánlat/konzultációs szakasz (a legmegfelelőbb megoldás kiválasztása),

3. végleges ajánlattételi szakasz (a megvalósítandó ajánlat kiválasztása).

Előnye: rugalmassága és a piaci szereplők bevonása a beszerzés feltételeinek meghatározásába (alkalmassági szempontból kiválasztott jelentkezőkkel a megvalósíthatóság kibontása, megtárgyalása, majd a kiérlelt megoldásra kereskedelmi, műszaki-szakmai ajánlat bekérése).

Hátránya:

a) rendkívül időigényes;

b) különös körültekintést igényelnek a konzultációk;

c) nincsen elegendő tapasztalat/gyakorlat a lebonyolításra (sem itthon, sem külföldön).

Alkalmazása akkor célszerű, ha az ajánlatkérő olyan különösen összetett szerződés megkötésére kíván közbeszerzési eljárást lefolytatni, amely esetben a beszerzés tárgyának műszaki leírását és/vagy a szerződéses (jogi, illetve pénzügyi) feltételeket objektív okból nem tudja más típusú eljárás által megkívánt mértékig meghatározni, illetve nem egyértelmű, hogy a piac milyen műszaki, illetőleg pénzügyi/jogi megoldásokat kínál.

V.

A keretmegállapodásos eljárás nevéből is következik, hogy a beszerzés közvetlen megvalósítása helyett először csak egy keretmegállapodás létrehozását teszi lehetővé egy vagy több ajánlattevővel, akik közül egyet a második szakaszban kiválasztva lehet a beszerzési igény közvetlen teljesítésére vonatkozó kötelezettséget keletkeztetni. Rendszeresen visszatérő beszerzésekre vonatkozó közbeszerzési szerződések gyors létrehozását teszi lehetővé.

A keretmegállapodásos eljárás két részből áll; az első részben az ajánlatkérő nyílt vagy meghívásos eljárást köteles alkalmazni keretmegállapodás megkötése céljából, illetve a Kbt. szerinti esetekben tárgyalásos eljárást is alkalmazhat; a második részben a keretmegállapodásban meghatározott közbeszerzési tárgyra kérhető(k) ajánlat(ok) és köthető szerződés az adott közbeszerzés(ek) megvalósítására, a Kbt. előírásai szerint: írásbeli konzultációt követően az első helyen rangsorolt ajánlattevővel vagy a verseny újranyitásával.

Előnye: rendszeresen visszatérő beszerzések gyors és költséghatékony megvalósítása.

Hátránya: keretmegállapodás legfeljebb 4 évre köthető.

VI.

Gyorsított eljárást az ajánlatkérő a meghívásos vagy a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárásnál alkalmazhat, ha sürgősség okán az ilyen eljárásokra előírt határidők [Kbt. 107. § (1) bekezdés, 122. §] nem lennének betarthatóak. A gyorsított eljárásban az ajánlatkérő - tekintettel a sürgősségre - igen rövid részvételi, illetve ajánlattételi határidőt határozhat meg. Az ajánlatkérőnek a gyorsított eljárás alkalmazásának indokát az eljárást megindító hirdetményben meg kell jelölnie.

VII.

Egyszerű eljárás csak a nemzeti eljárásrendben alkalmazható. Az egyszerű eljárás egyszakaszos, hirdetménnyel vagy meghatározott esetek fennállása esetében hirdetmény közzététele nélkül indított, tárgyalás nélküli vagy tárgyalásos eljárás. A tárgyalás nélküli eljárásban az ajánlatkérő a felhívásban, illetőleg a dokumentációban meghatározott feltételekhez, az ajánlattevő pedig az ajánlatához kötve van. Az ajánlatkérőnek az eljárást megindító hirdetményben, illetőleg az ajánlattételi felhívásban meg kell határoznia, hogy az eljárásban lehet-e tárgyalni, vagy a benyújtott ajánlatokat tárgyalás nélkül bírálja el. Ha az egyszerű eljárás tárgyalásos, a tárgyalásos eljárás tárgyalásra vonatkozó szabályait (a Kbt. 128. §-át is) megfelelően alkalmazni kell.

Sajátosságai:

a) a Kbt. 4. melléklete szerinti szolgáltatások, valamint olyan összetett szolgáltatások esetében, amelyek a Kbt. 3. és 4. melléklete szerinti valamely szolgáltatást is magukban foglalják és a 4. melléklet szerinti szolgáltatás értéke meghaladja a 3. melléklet szerinti szolgáltatás értékét, egyszerű eljárás alkalmazható; ha a beszerzés értéke eléri vagy meghaladja a közösségi értékhatárt, az eljárás eredményéről vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztatót tartalmazó hirdetményt a Közbeszerzési Értesítő helyett az EU Hivatalos Lapjában (TED) kell megjelentetni;

b) az eljárásban való részvétel joga fenntartható az előző évben - árubeszerzés és szolgáltatás esetén százmillió forint, építési beruházás esetén egymillilárd forint - nettó árbevételt el nem érő ajánlattevők számára (építési beruházás és építési koncesszió esetében csak akkor, ha a beszerzés értéke nem haladja meg az ötszázmillió forintot), azzal, hogy az ilyen ajánlattevők ajánlatában szereplő - a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt - alvállalkozó(k)nak is meg kell felelniük a fenti előírásnak;

c) szolgáltatási koncesszió esetében alkalmazható;

d) hirdetmény közzététele nélkül, legalább három ajánlattevőnek történő írásbeli ajánlattételi felhívás közvetlen megküldésével is indítható, amennyiben az árubeszerzés vagy szolgáltatás becsült értéke nem éri el a huszonöt millió forintot, vagy az építési beruházás becsült értéke nem éri el a nyolcvan millió forintot [Kbt. 251. § (2) bekezdés];

e) az egyszerű eljárásban a nyílt eljáráson kívüli eljárástípusok is alkalmazhatóak [Kbt. 251. § (5) bekezdés].

3. melléklet a 28/2011. (V. 23.) NFM utasításhoz

[közbeszerző szervezeti egység]

[iktatószám]

Ea.: [név] [telefonszám]

F E L J E G Y Z É S

[Közbeszerzési Koordinációs, Felügyeleti és Nyilvántartási Főosztály vezetője]

részére

Közbeszerzési Koordinációs, Felügyeleti és Nyilvántartási Főosztály

Tárgy: közbeszerzési eljárás lebonyolításának kérése

Tájékoztatom, hogy a(z) [közbeszerző szervezeti egység] [eljárás tárgya] tárgyban, [ellenszolgáltatás várható nettó értéke] becsült értékkel közbeszerzési eljárást kíván kezdeményezni, ezért kérem, hogy a Közbeszerzési Bizottság következő ülésének napirendjére az eljárás indító dokumentumainak véleményezését felvenni szíveskedjen. A Nemzeti Fejlesztési Minisztérium beszerzéseinek szabályozásáról szóló utasítás (a továbbiakban: beszerzési szabályzat) előírásainak megfelelően, jelen feljegyzéshez mellékelten csatolom a tárgyban megjelölt közbeszerzés vonatkozásában szakmailag illetékes [illetve a kötelezettségvállalásra jogosult (l. utasítás 13. § (2) bekezdés)] miniszter, államtitkár vagy miniszteri kabinetfönök jóváhagyását, valamint a Költségvetési Főosztály [illetve az Intézményfelügyeleti és Igazgatási Főosztály (l. utasítás 15. § (2) bekezdés)] által kiállított nyilatkozatot a pénzügyi fedezet rendelkezésre állásáról.

A közbeszerző szervezeti egység képviseletében a Közbeszerzési Bizottság ideiglenes tagjaként [név] [beosztás] [elérhetőség] jelölöm.

Jelen feljegyzés mellékletét képezik az indítani tervezett közbeszerzési eljárás ajánlati/ajánlattételi/részvételi felhívásának elkészítéséhez szükséges információkat (tárgy, mennyiség, teljesítés helye és határideje, pénzügyi-gazdasági, műszaki-szakmai alkalmassági minimum követelmények), a közbeszerzés műszaki leírását (műszaki specifikáció vagy a szolgáltatással szemben támasztott követelmények) tartalmazó dokumentum(ok), valamint az előkészített szerződéstervezet, amely dokumentumokat egyúttal elektronikus formában is megküldöm a Közbeszerzési Koordinációs, Felügyeleti és Nyilvántartási Főosztály részére.

Budapest, [dátum]

[közbeszerző szervezeti egység vezetője]

Mellékletek!

4. melléklet a 28/2011. (V. 23.) NFM utasításhoz

A közbeszerzési eljárások általános döntési és felelősségi mátrixa

5. melléklet a 28/2011. (V. 23.) NFM utasításhoz

A Rendelet hatálya alá tartozó beszerzési eljárások általános döntési és felelősségi mátrixa

6/a. melléklet a 28/2011. (V. 23.) NFM utasításhoz

Dokumentálási rend a Rendelet hatálya alá tartozó beszerzések lebonyolításához

6/b. melléklet a 28/2011. (V. 23.) NFM utasításhoz

Dokumentálási rend a Kbt. hatálya alá tartozó beszerzések lebonyolításához

7/a. melléklet a 28/2011. (V. 23.) NFM utasításhoz

7/b. melléklet a 28/2011. (V. 23.) NFM utasításhoz

8. melléklet a 28/2011. (V. 23.) NFM utasításhoz

9. melléklet a 28/2011. (V. 23.) NFM utasításhoz

A 2011. évre irányadó közbeszerzési értékhatárok

I. Közösségi értékhatárok

2011. január 1-jétől 2011. december 31-éig a közösségi eljárásrendben irányadó közbeszerzési értékhatárok a Kbt. IV. fejezete alkalmazásában (klasszikus ajánlatkérők):

- árubeszerzés és szolgáltatás megrendelése (ha a szolgáltatás a 3. mellékletben szerepel, kivéve a 8. csoportba tartozó kutatási és fejlesztési szolgáltatásokat és az 5. csoportba tartozó 7524, 7525, 7526 számú távközlési szolgáltatásokat) esetében: 125 000 euró (a korábbi 133 000 euró értékhatár helyett), melynek nemzeti pénznemben kifejezett értéke: 32 861 250 forint

- árubeszerzés esetében, ha a védelem terén beszerzendő áru a Kbt. 2. számú mellékletében nem szerepel, továbbá a 3. mellékletben a 8. csoportba tartozó kutatási és fejlesztési szolgáltatások és az 5. csoportba tartozó 7524, 7525, 7526 számú távközlési szolgáltatások, valamint a 4. melléklet szerinti szolgáltatások megrendelése esetében: 193 000 euró (a korábbi 206 000 euró értékhatár helyett), melynek nemzeti pénznemben kifejezett értéke: 50 737 770 forint

- építési beruházás és építési koncesszió esetében: 4 845 000 euró (a korábbi 5 150 000 euró értékhatár helyett), melynek nemzeti pénznemben kifejezett értéke: 1 273 702 050 forint

II. Nemzeti értékhatárok

2011. január 1-jétől 2011. december 31-éig irányadó nemzeti értékhatárok a Kbt. VI. fejezete alkalmazásában (a klasszikus ajánlatkérők egyszerű eljárás szerinti közbeszerzései) a Kbt. 244. §-ának (1) bekezdése és a Magyar Köztársaság 2011. évi költségvetéséről szóló 2010. évi CLXIX. törvény 74. §-ának (1) bekezdése értelmében:

- árubeszerzés esetében: 8 millió forint;

- építési beruházás esetében: 15 millió forint;

- építési koncesszió esetében: 100 millió forint;

- szolgáltatás megrendelése esetében: 8 millió forint;

- szolgáltatási koncesszió esetében: 25 millió forint.

10. melléklet a 28/2011. (V. 23.) NFM utasításhoz

2011

Közbeszerzési eljárási határidők általános közbeszerzési eljáráshoz

1 A szerződéstervezetet minisztérium szerződései megkötésének és nyilvántartásának általános szabályairól szóló utasításban hivatkozott szerződésminta alapján kell előkészíteni, amennyiben szerződésminta a tervezett jogviszony típusa szerint rendelkezésre áll. A szerződéstervezet előkészítésében a Jogi Főosztály igény esetén közreműködik.

2 Keretszám meghatározása nem kötelező, de alkalmazásával korlátozható az ajánlattételi szakaszban résztvevő ajánlattevők száma. Amennyiben az ajánlatkérő nem határoz meg keretszámot, köteles valamennyi érvényes jelentkezést benyújtó részvételre jelentkező részére ajánlattételi felhívást küldeni.

3 Ez azonban nem járhat azzal, hogy az eljárás alapján megkötött szerződés tárgya, illetőleg feltételei olyan jellemzőjében, illetőleg körülményében tér el a közbeszerzés megkezdésekor beszerezni kívánt beszerzési tárgytól, illetőleg megadott szerződéses feltételektől, amely nem tette volna lehetővé tárgyalásos eljárás alkalmazását.