9/1969. (III. 18.) PM rendelet

a számvitel bizonylati rendjéről

A számvitel rendjéről szóló 1968. évi 33. törvényerejű rendelet 19. § (2) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a következőket rendelem.

1. §

A rendelet hatálya

A rendelet hatálya kiterjed az állami vállalatokra, a szövetkezetekre, az egyéb szocialista gazdasági szervezetekre és a költségvetési szervekre (a továbbiakban együtt: gazdálkodó szervek).

2. §

A bizonylati fegyelem

(1) Minden olyan gazdasági eseményről, amely a gazdálkodó szerv aktív vagy passzív vagyonrészei (eszközei, illetőleg az eszközök forrásai) állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani és a könyvviteli nyilvántartásokban a gazdasági események megtörténtét igazoló összes bizonylatok adatait rögzíteni kell.

(2) Könyvviteli bizonylat minden a könyvviteli (számviteli) nyilvántartásokban való rögzítés céljára kiállított (készített) olyan okmány, feljegyzés, kimutatás, ideértve a gépi berendezés által rögzített adatokat is, amely az (1) bekezdésben meghatározott gazdasági események megtörténtét, hatásuk értékét, illetve mennyiségi és minőségi adataikat hiteltérdemlően igazolja.

(3) A bizonylat jellege szerint lehet:

a) elsődleges bizonylat, amelyet a gazdasági esemény megtörténtéről, hatásának értékéről, menynyiségi, illetve minőségi adatairól első (eredeti) feljegyzésként állítottak ki (készítettek) (pl. pénztári be- és kivételezési bizonylat, anyag, áru, be-és kivételezési jegy, számla, szállítólevél, munkautalvány, kiíró berendezéssel kapcsolt mérőműszer által szolgáltatott adat stb.);

b) másodlagos bizonylat, amelyet akár a feldolgozás technikai módja miatt, akár megőrzés céljára az elsődleges bizonylat alapján készítettek (pl. lyukkártya, lyukszalag, mágnes-tárcsa, mágnesszalag, mikrófilm, hiteles másolat stb.);

c) összesítő bizonylat, amelyet több elsődleges vagy másodlagos bizonylat meghatározott célú összesítése révén készítettek (pl. lyukkártya-tabló, összeadó-szalag, előgyűjtő, leltári összesítés, analitikus nyilvántartásból készített kivonat vagy könyvelési feladás stb.).

(4) A könyvviteli (számviteli) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági eseményre vonatkozóan a rögzítendő adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel az alaki előírásoknak, és amelyet - hiba esetén - előírásszerűen javítottak.

3. §

A bizonylatok kiállítása

(1) A bizonylatokon az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók (olvasható alakra hozhatók) legyenek.

(2) A bizonylatot a gazdasági művelet jellegétől függően a gazdasági intézkedés megtételének, a gazdasági művelet végrehajtásának, vagy a gazdasági esemény megtörténtének időpontjában kell kiállítani.

(3) Áruszállításról (eladásokról, szolgáltatásról) a számlát, ha más jogszabály eltérően nem rendelkezik, olyan időpontban kell kiállítani és a vevőnek megküldeni, hogy az a vevőhöz a teljesítés napját követő 3 napon belül megérkezzék. A vevő és szállító a számlák elküldésének (kiállításának) időpontját illetően ettől eltérően is megállapodhatnak, úgy azonban, hogy egyrészt a felek eleget tudjanak tenni a fizetési határidőre vonatkozó rendelkezéseknek, másrészt a tárgyhónapi teljesítések számlái - vagy megállapodástól függően: az árukísérő bizonylatok - a vevőhöz legkésőbb a tárgyhónapot követő hó 7. napjáig megérkezzenek.

(4) Az egy-egy gazdasági műveletről kiállítandó bizonylatok példányszámát az ügyviteli eljárás gazdaságosságának szem előtt tartásával úgy kell meghatározni, hogy a bizonylatból a kibocsátón kívül csak annál a részlegnél (azoknál a részlegeknél) maradjon példány, ahol arra a gazdálkodó szerv belső információs igényeinek kielégítése, vagy az utólagos ellenőrzés (vagy a megőrzés) céljából feltétlenül szükség van.

(5) Azokat a nyomtatványokat (bizonylati űrlapokat), amelyek:

- illetéktelen felhasználása esetén a vállalat a címzettel szemben felszólamlási joggal nem élhet (pl. csekkek, utalványok, szállítólevelek stb.);

- beszerzése esetén a nyomtatványértéket meghaladó ellenértéket kell fizetni (pl. MÁV fuvarlevelek, tüzelőanyagbeszerzési nyomtatványok, előreváltott villamos- és autóbuszjegyek stb.);

- illetéktelen felhasználása a vállalaton belül visszaélésekre adhat alkalmat (pl. pénztári és raktári kiadási utalványok, étkezési jegyek, leltárfelvételi jegyek stb.);

szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványoknak kell minősíteni. Ezek körét a gazdálkodó szerv vezetője (igazgató, elnök stb.) határozza meg.

(6) A szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok készletéről és felhasználásukról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből a felhasználó szerven (osztályon, személyen) kívül a felhasznált mennyiség sorszám szerint is kitűnik. A felhasználó a nyomtatványokkal (beleértve a rontott példányokat is) elszámolni köteles. Az ilyen nyomtatványokat mindenkor elismervény, ellenében kell átadni, illetve átvenni.

4. §

A bizonylat alaki és tartalmi kellékei

(1) A bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következők:

a) a bizonylat megnevezése és sorszáma;

b) a bizonylatot kiállító gazdálkodó szerv (és azon belül egység) megjelölése;

c) a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása, áru-, anyag- és pénzkezelési bizonylatokon az áru, anyag, pénz átvevőjének aláírása;

d) a bizonylat kiállításának időpontja; gépi feldolgozás esetén annak az időszaknak a megjelölése, amelyre vonatkozóan a gépi összesítés vonatkozik;

e) gyűjtő bizonylatnál az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok megjelölése (sorszám, számtartomány stb.);

f) a gépi feldolgozás során készített bizonylatokon (tablók stb.) a feldolgozás teljességét és a gép által végzett egyeztetést illetően a feldolgozást vezető személy igazolása;

g) az elrendelt gazdasági művelet tartalmának leírása (megjelölése: kódszám, szimból stb.), a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi (minőségi) és értékbeni adatai.

(2) Az áruszállításról (eladásokról és a teljesített szolgáltatásokról) kiállított számlának a könyvviteli elszámolásokhoz szükséges és a jogszabályban meghatározott adatokat kell tartalmaznia; ilyenek: az eladott áru (teljesített szolgáltatás) megnevezése, egységára, az esetleges engedmények, vagy felárak, valamint a külön felszámított költségek és adók összege (mértéke), a vevő által fizetendő összeg, a fizetés módja és feltételei, utalás az árukísérő bizonylatra stb.; az árukísérő bizonylatnak (szállítólevél stb.) legalább az elküldött áru megnevezését és, a megállapodástól függően, eladási egységárat kell tartalmaznia.

5. §

A bizonylatok feldolgozása

(1) A bizonylatok feldolgozása során a bizonylatokon feltüntetett adatokat (információkat) ellenőrizni kell és a bizonylatok csoportosításával a megfelelő idő és számlasoros feljegyzésekben való rögzítésüket (könyvelésüket) elő kell készíteni. A feldolgozás keretében

a) meg kell jelölni azokat a könyvviteli számlákat (analitikus nyilvántartó lapot), amelyeken a gazdasági művelet hatásának értékét, illetve mennyiségi adatait rögzíteni kell (számlakijelölés);

b) a bizonylatot el kell látni a számlakijelölést végző személy kézjegyével, valamint a könyvelés (feldolgozás, rögzítés) megtörténtét, időpontját igazoló és az egyeztetést elősegítő hivatkozásokkal.

(2) A bizonylatok feldolgozása során - lehetőleg párhuzamos munka nélkül - ellenőrizni kell

a) az aláírók (igazoló szervezet) jogosultságát,

b) a bizonylat tartalmi és alaki helyességét, valamint azt, hogy

c) a könyveléshez (adatfeldolgozó helyhez) minden bizonylat elérkezett-e.

(3) A bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés (szám vagy szöveg) olvasható maradjon. A helyesbített adatokat az áthúzott szám, illetve szöveg fölé kell írni. A hibás bejegyzést minden példányon javítani kell; fel kell tüntetni továbbá a helyesbítés időpontját és a bizonylatot a helyesbítő személynek alá kell írnia. Pénztári és bank bizonylatokat javítani nem szabad. A rontott pénztári bizonylat helyett új bizonylatot kell kiállítani és a rontott bizonylatot (illetőleg annak összes példányát) meg kell őrizni. A más gazdálkodó szervtől érkezett hibás bizonylaton felfedett hibákról helyesbítő bizonylatot kell kiállítani és erről az érdekelteket értesíteni kell.

(4) Gépi adathordozón levő adatok helyesbítése (javítása) esetén az érintett tárolórészek tartalmát a változtatás előtt ki kell íratni. A helyesbítés előtti, valamint a helyesbítés utáni állapotot rögzítő bizonylatot csatolni kell a javítás alapjául szolgáló bizonylathoz és azzal együtt kell megőrizni.

(5) A főkönyvi könyvelés és az elsődleges bizonylatok adatai közötti egyeztetés és ellenőrzés lehetőségét a bizonylatok összefüggő és áttekinthető láncolatával (elsődleges bizonylat - másodlagos bizonylat - analitikus nyilvántartás - főkönyvi könyvelés) biztosítani kell. Adatfeldolgozó berendezéssel végzett adatfeldolgozás esetén ezt az összefüggést azokkal az eszközökkel (másodlagos információhordozók, programok - ideértve a programok változtatásait is - stb.) kell biztosítani, amelyek segítségével az adatok visszafordítása ellenőrizhetően megoldható, vagy a folyamat megismételhető.

6. §

A bizonylatok irattározása és megőrzése

(1) A bizonylatok megőrzésének rendszerét úgy kell kialakítani, hogy a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján a bizonylatok visszakereshetők legyenek.

(2) Bizonylatot a megőrzési helyről elvinni csak elismervény ellenében szabad. A hatósági intézkedésre kiadott eredeti bizonylatok tartalmáról kivonatot, vagy bármilyen módszerrel előállított másolatot kell készíteni és azt bizonylatként kell megőrizni.

(3) A könyvviteli bizonylatokat 5 évig, a mérlegek és az eredménykimutatások, valamint azok mellékletei (a mérlegbeszámolók) alátámasztására szolgáló - a 15/1968. (V. 10.) PM rendelet 5. §-ának (2) bekezdésében felsorolt - bizonylatokat 10 évig kell megőrizni.

(4) A mágneses adattárolókat (mágnesszalag, mágnestárcsa stb.) legalább a mérleg felülvizsgálatáig meg kell őrizni; ezután ezeket törölni lehet. Az egyeztetést és ellenőrzést biztosító legfontosabb adatokat (hivatkozást a tárolón szereplő adatok bizonylataira, részösszegek, végösszegek) azonban előzetesen ki kell íratni.

(5) Egyes bizonylat fajtákra a Pénzügyminisztérium a (3) és (4) bekezdésben foglaltaktól eltérő megőrzési módot és határidőt is megállapíthat.

7. §

Bizonylati szabályzat

(1) Minden gazdálkodó szervnél az ügyrendben (szervezeti és működési szabályzatban), vagy külön összeállított bizonylati szabályzatban meg kell határozni:

a) a gazdálkodó szervnél a gazdasági műveletek rögzítésére előírt könyvviteli bizonylatok célját, kiállításuk helyét, a kiállítás időpontját és módját, a kiállítandó példányszámot, a kiállításra kötelezett, valamint a bizonylat alaki és tartalmi helyességéért felelős munkakörök (munkahelyek) megnevezését;

b) a más gazdálkodó szervtől érkezett és bizonylatként használt okmányok (számlák, levelek, feljegyzések stb.) kezelésének rendjét, azokra a kiegészítő (rendelkező, vagy a feldolgozás rendjére vonatkozó) adatok feljegyzésének módját, az adatok feljegyzésére kötelezett munkakörök (munkahelyek) megnevezését;

c) a bizonylatok feldolgozásának menetét (a bizonylatok útját), ezen belül az egyes részfeladatok elvégzésének időpontját, vagy időtartamát, valamint a bizonylatok továbbításának módját, a feldolgozás során elvégzendő feladatok megjelölését és az azok végrehajtásáért felelős munkakörök (munkahelyek) megnevezését;

d) a bizonylatok számozási rendszerét;

e) a szigorú számadás alá tartozó nyomtatványok felsorolását, megőrzésük, használatra kiadásuk és elszámoltatásuk módját;

f) a bizonylatok megőrzésének módját és helyét.

(2) Az (1) bekezdés szerint készített szabályzat mellékleteként a könyvelés (beleértve mind az analitikus nyilvántartásokat, mind a főkönyvi könyvelést) alapjául szolgáló belső bizonylatok űrlapjaiból minden gazdálkodó szervnél bizonylat gyűjteményt (albumot) kell összeállítani.

8. §

Záró rendelkezések

(1) A rendelet végrehajtásaképpen az ügyrend (szervezeti és működési szabályzat) kiegészítését (vagy a bizonylati szabályzatot) minden gazdálkodó szervnek 1970. december 31-ig kell elkészíteni.

(2) A pénztári bizonylatok kiállítása, kezelése és megőrzése tekintetében az 1/1964. (I. 24.) PM rendelet, illetőleg költségvetési szerveknél a 161/1961. (PK 29.), a 105/1967. (P K 3.) és a 167/1967. (P K 39.) PM utasítások előírásai kötelezőek.

(3) A bizonylatokon a valóságnak meg nem felelő adatok rögzítése és ebből eredően a könyvviteli számlákon helytelen (hamis) adatok szerepeltetése, a számviteli rend megsértésének minősül és a cselekmény súlyától függő jogkövetkezményekkel jár.

(4) A rendelet, a bankszerű műveletekkel kapcsolatos bizonylatok tekintetében nem vonatkozik a pénzintézetekre. Az ilyen bizonylatok kezelésének és feldolgozásának módját a pénzintézet ügyrendjében kell meghatározni.

(5) Ez a rendelet kihirdetése napján lép hatályba; egyidejűleg a 105/1961. (P K 3.) PM utasítás hatályát veszti.

Madarasi Attila s. k.,

pénzügyminiszterhelyettes