16/1970. (XI. 29.) MM rendelet

a levéltári anyag bejelentéséről, a védett levéltári anyagról és a szaklevéltárakról

A 30/1969. (IX. 2.) Korm. számú rendelet 2. §-ának (2) bekezdésében és 25. §-ának (4) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a következőket rendelem el:

Általános rendelkezések

1. §

A levéltári anyag védelméről és a levéltárakról szóló 1969. évi 27. számú törvényerejű rendelet (a továbbiakban: Tvr.) védelme alá tartozó levéltári anyag számbavétele és nyilvántartása érdekében a jelen rendeletben szabályozott módon kell bejelentést tenni

a) a magánszemélyek tulajdonában vagy birtokában levő levéltári anyagról;

b) az állami szervek, szövetkezetek, társadalmi szervezetek és más jogi személyek birtokában levő levéltári anyagról.

2. §

(1) Levéltári anyagnak kell tekinteni e rendelet alkalmazásában minden olyan írott szöveget, számadatsort, térképet, tervrajzot és hangjegyet, [30/1969. (IX. 2.) Korm. számú rendelet - a továbbiakban: Vhr. -, 1. §], továbbá kép- és hangfelvételt, amely gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, tudományos, műszaki, művelődési vagy egyéb szempontból történeti értéket képvisel, ideértve a gépi adatfeldolgozás útján rögzített adatokat is. - Nem tekintendők levéltári anyagnak a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kéziratok.

(2) Kiterjed a bejelentési kötelezettség a magyar vonatkozású külföldi levéltári anyagról bármilyen technikai eljárással készült másolatokra (reprodukciókra) is. [Vhr. 2. § (3) bek.].

A személyi tulajdonban levő levéltári anyag bejelentése

3. §

(1) Minden magyar állampolgár, akinek tulajdonába (birtokába) olyan levéltári anyag kerül, melynek bejelentése még nem történt meg, köteles azt a megszerzéstől (birtokbavételtől) számított 30 napon belül bejelenteni.

(2) Akinek tulajdonában vagy birtokában olyan levéltári anyag van, amelyre a Vhr. 19. §-ának (2) bekezdése bejelentési kötelezettséget állapított meg, köteles a bejelentését 1971. évi június 30. napjáig a 4. §-ban előírt adatok közlésével kiegészíteni.

4. §

(1) A 3. §-ban meghatározott bejelentést a levéltári anyag tulajdonosa - vagy ha az anyag nem az ő birtokában van, annak birtokosa -köteles megtenni.

(2) A bejelentésnek a következő adatokra kell kiterjednie:

a) a tulajdonosnak (és ha az anyag nem az ő birtokában van. ezenfelül a birtokosnak) neve és pontos lakcíme;

b) az anyag őrzési helye (város, község, utca, házszám);

c) az anyagot kezelő személy (több személy esetén mindegyiküknek) neve, foglalkozása, esetleges szakképzettsége és lakáscíme;

d) az anyag rövid meghatározása, leírása;

e) az anyag elhelyezési körülményeinek pontos leírása;

f) az anyag szakszerű karbantartásával kapcsolatos esetleges kívánságok.

(3) A bejelentést a Művelődésügyi Minisztérium Levéltári Igazgatóságához (Budapest, I., Űri utca 54-56.) kell megtenni.

A személyi tulajdonban levő levéltári anyag védetté nyilvánítása; a védett levéltári anyag őrzése és kezelése

5. §

(1) A bejelentett levéltári anyag védetté nyilvánításának előkészítésében a levéltárak ügyviteli szabályzatában meghatározott módon a művelődésügyi miniszter által kijelölt levéltárak, valamint levéltári anyag gyűjtésére kijelölt más tudományos intézmények [Vhr. 18. § (1) bek.] (a továbbiakban: intézmények) is közreműködnek. A közreműködésre kijelölt levéltár és intézmény a bejelentést felülvizsgálja. Ennek során a levéltári anyagot a szükséghez képest a helyszínen megtekintheti, tanulmányozhatja és a bejelentőt további adatok szolgáltatására hívhatja fel.

(2) A területileg illetékes levéltár az (1) bekezdésben előírt intézkedésekre abban az esetben is jogosult, ha a Tvr. védelme alatt álló olyan levéltári anyagról szerez tudomást, amelynek bejelentését elmulasztották.

(3) A levéltár és intézmény a felülvizsgálat eredményéhez és a levéltári anyag jelentőségéhez képest javaslatot tesz a művelődésügyi miniszternek a levéltári anyag védetté nyilvánítására.

6. §

(1) A levéltári anyag védetté nyilvánítása tárgyában hozott határozat tartalmazza a védetté nyilvánított levéltári anyag tulajdonosának (birtokosának, - a továbbiakban: tulajdonos) nevét és címét, az őrzés helyét, az anyag elhelyezése, rendezése, és kezelése tekintetében követendő eljárást, a tulajdonosváltozással kapcsolatos bejelentési kötelezettségre való utalást, valamint megjelöli az anyag nyilvántartására és felügyeletére illetékes levéltárat vagy intézményt.

(2) A védetté nyilvánító határozat egy-egy példányát meg kell küldeni az anyag tulajdonosának, valamint a nyilvántartásra és felügyeletre kijelölt levéltárnak vagy intézménynek és - ha a feladatokra a határozat szerint nem a területileg illetékes levéltár kapna megbízást - úgy az utóbbinak is. A határozathoz mellékelni kell a levéltári anyag felsorolását tartalmazó iratjegyzék egy-egy, a védettséget kimondó záradékkal ellátott példányát is

(3) Ha a bejelentett iratanyag, kép- vagy hangfelvétel jelentősége nem indokolja a védetté nyilvánítást, a művelődésügyi miniszter a bejelentőt (javaslattevőt) valamint a területileg illetékes levéltárat arról írásban értesíti.

7. §

(1) A felügyeletet gyakorló levéltár és intézmény a védett levéltári anyag elhelyezési, őrzési és kezelési módját az őrzés helyén, a szükséghez képest a tulajdonos előzetes értesítése mellett, ellenőrizheti, azzal kapcsolatban a tulajdonostól adatok szolgáltatását kérheti, továbbá arról reprodukciókat készíthet, és egyes darabjait azok azonosítására alkalmas jelzettel láthatja el.

(2) A védett levéltári anyag tulajdonosa - a 3. §-ban szabályozott bejelentéstől függetlenül - minden év március 31. napjáig a felügyeletet gyakorló levéltárnak vagy intézménynek bejelentést tesz az anyag előző évi beszerzésből származó esetleges gyarapodásáról. A védettség a bejelentés ténye által a gyarapodásra is kiterjed.

(3) A védett levéltári anyag őrzési helyének, vagy kezelési módjának megváltoztatását a tulajdonos a felügyeletet gyakorló levéltárnak (intézménynek) nyolc napon belül bejelenti. A védett levéltári anyag állagában bekövetkezett rongálódás, pusztulás, vagy az anyagot közvetlenül fenyegető veszély esetén haladéktalanul bejelentést kell tenni.

8. §

Védett levéltári anyagon restaurálási és konzerválási munkákat csak a felügyeletet gyakorló levéltár vagy intézmény engedélyével és a levéltárak által is alkalmazott módon lehet végezni. Az engedély kérésekor meg kell jelölni a tervezett munka jellegét és azt, hogy a munkát a tulajdonos kivel szándékozik elvégeztetni.

9. §

(1) A védett levéltári anyag tulajdonosa, a Tvr. 14. § (2) bekezdésében meghatározott esetet kivéve, köteles biztosítani az anyag hozzáférhetőségét tudományos kutatás céljára. Ennek érdekében a felügyeletet gyakorló levéltárral vagy intézménnyel, valamint a területileg illetékes levéltárral a védetté nyilvánítást közlő határozat kézhezvételétől számított 1 hónapon belül írásban közli azt, hogy a kutatók az anyagot rendszeresen mikor és mennyi ideig használhatják. A tulajdonos nem kötelezhető arra, hogy a fenti nyilatkozatban foglalt időn kívül az anyagot a kutatók rendelkezésére bocsássa. Ha azonban az anyag használatára rendszeresen nem kíván időpontokat kijelölni, azt kell írásban vállalnia, hogy kutatási igény esetenkénti írásbeli bejelentésére a kutató számára munkájához méltányos munkaidőt biztosít. A bejelentést a levéltár és intézmény nyilvántartja, erről a Levéltári Igazgatóságot is értesíti és a hozzá forduló, az anyagban kutatni kívánó személyeket erről tájékoztatja. A kutatási lehetőség bármilyen módosítását vagy időleges szüneteltetését a tulajdonos tartozik az illetékes levéltáraknak és intézményeknek bejelenteni.

(2) A bejelentett vagy kölcsönös megállapodás következményeképpen megállapított kutatási időben a tulajdonos köteles a kutató számára a kutatás munkalehetőségét biztosítani.

(3) Annak megállapítása érdekében, hogy a védett levéltári anyagban folytatni kívánt kutatás tudományos kutatásnak tekinthető-e, a tulajdonos megkívánhatja valamely levéltár vagy más tudományos intézmény írásos ajánlását; a felügyeletet gyakorló levéltár vagy intézmény, vagy a területileg illetékes levéltár ajánlásával rendelkező kutató számára a kutatást engedélyezni köteles.

(4) A levéltár és intézmény kutatási ajánlást csak abban az esetben adhat, ha meggyőződött arról, hogy a kutató az anyagban közérdekű tudományos célú kutatást kíván végezni.

(5) Az ajánlással nem rendelkező kutatónak a tulajdonos a védett levéltári anyagban való kutatást nem köteles engedélyezni. A kutatás engedélyezését a tulajdonos ajánlás esetén is megtagadhatja, ha a védett levéltári anyagról valamely levéltárban kutatható reprodukció (film) áll rendelkezésre.

(6) Védett iratanyag hozzáférhetősége körül támadt vitában bármely fél a területileg illetékes levéltárnál vagy a felügyeletet gyakorló levéltárnál vagy intézménynél panaszt nyújthat be. A panaszt a levéltár vagy intézmény véleményes jelentésével együtt a művelődésügyi miniszternek terjeszti fel.

10. §

(1) Ha a tulajdonos a védett levéltári anyag biztonságos megőrzéséről és karbantartásáról, valamint megfelelő tárolásáról nem gondoskodik, a felügyeletet gyakorló levéltár (intézmény) igazgatója őt e hiányosságok megszüntetésére felszólíthatja.

(2) Ha a tulajdonos a hiányosságok megszüntetéséről a felszólítás ellenére nem gondoskodik, a felügyeletet gyakorló levéltár (intézmény) javaslatot tesz a művelődésügyi miniszternek a védett levéltári anyag általános levéltárban történő elhelyezésére, és a szükséges karbantartási, konzerválási, restaurálási munkák elvégzésének elrendelésére.

(3) Az anyag leszállításáról az őrzésre kijelölt levéltár gondoskodik. Ha a tulajdonos a beszállítást megakadályozza, a levéltár erről a művelődésügyi miniszternek jelentést tesz.

(4) A levéltári elhelyezés feloldható akkor, ha az azt szükségessé tevő hiányosságok megszüntetéséről a tulajdonos gondoskodott.

11. §

(1) Védett levéltári anyagnak az ország területéről való kivitelére az engedélyt a felügyeletet gyakorló levéltár vagy intézmény útján kell a művelődésügyi minisztertől kérni. Ideiglenes kivitelre szóló engedélyben a miniszter a kivitel időtartamát is megállapítja.

(2) A miniszter a kiviteli engedélyt a levéltár vagy intézmény útján kézbesíti, amely csak abban az esetben adhatja ki az érdekeltnek, ha az a kivitelre engedélyezett levéltári anyag filmrevételéről gondoskodott és a filmfelvételeket a levéltárnak vagy intézménynek átadta.

(3) Az (1) bekezdésben meghatározott engedély a tervszerű devizagazdálkodással kapcsolatos szabályokról szóló 1950. évi 30. számú tvr. 35. §-ának (1) bekezdésében előírt engedély megszerzésének kötelezettségét nem érinti.

12. §

(1) A védett levéltári anyagnak csereszerződés útján történő elidegenítéséhez, valamint a személyi tulajdonban levő védett levéltári anyagra vonatkozó ajándékozási szerződéshez a művelődésügyi miniszter jóváhagyását a felügyeletet gyakorló levéltár vagy intézmény útján kell kérni. A jóváhagyás nem érinti az 1950. évi 30. számú tvr. értelmében esetleges szükséges devizahatósági engedély megszerzésének kötelezettségét.

(2) Ha a levéltári anyag elidegenítése kapcsán a művelődésügyi - miniszter a Vhr. 23. § (3) bekezdése alapján filmmásolat készítését rendeli el, a tulajdonos köteles filmrevétel céljából az anyagot a kijelölt levéltárnak a művelődésügyi miniszter által megállapított időtartamra rendelkezésére bocsátani.

13. §

(1) Ha a védett levéltári anyagot tulajdonosa ellenérték fejében kívánja elidegeníteni, erre irányuló szándékát az elővásárlási jog [Tvr. 17. § (3) bek.] gyakorlása céljából köteles a felügyeletet gyakorló levéltárnak vagy intézménynek bejelenteni, amely a bejelentést javaslatával együtt 3 napon belül felterjeszti a művelődésügyi miniszterhez.

(2) A bejelentésben fel kell tüntetni a levéltári anyagot megszerezni kívánó személy nevét, foglalkozását és lakcímét, továbbá a felajánlott ellenérték összegét.

(3) Védett levéltári anyagra elrendelt árverésről az azt elrendelő szerv köteles a művelődésügyi minisztert az elővásárlási jog gyakorlása céljából értesíteni. Az árverési hirdetményben az anyag védett jellegét fel kell tüntetni.

14. §

Védett levéltári anyagnak bírósági vagy államigazgatási eljárás során történt zár alá vételét (foglalás, bűnügyi zárlat, zálogolás stb.), valamint ilyen anyagnak bírósági határozattal vagy hatósági intézkedés alapján bekövetkezett állami tulajdonba jutását az azt elrendelő szerv a rendelkezéssel egyidejűleg a kezelő szerv kijelölése céljából [Vhr. 21. § (2) bek.] a művelődésügyi miniszternek tartozik bejelenteni.

Állami szervek, szövetkezetek, társadalmi szervezetek és más jogi személyek birtokában levő levéltári anyag számbavétele és kezelése

15. §

(1) A múzeumok, könyvtárak, kutatóintézetek, felsőoktatási intézmények (a továbbiakban: tudományos intézmények) - a Vhr. 18. §-ának (2) bekezdésében meghatározott bejelentést megelőzően 1971. évi március 31. napjáig az általuk eddig gyűjtött és őrzött levéltári anyagról a művelődésügyi minisztert az alábbi adatok közlésével kötelesek tájékoztatni:

Az őrizetükben levő levéltári anyagot alkotó minden egyes

- szervesen létrejött irat- (kép-, hangszalag-stb.) együttesnek, illetőleg

- irat- (kép-, hangszalag- stb.), gyűjteménynek

a) címe;

b) hozzávetőleges évköre;

c) legalább hozzávetőleges terjedelme.

(2) Az (1) bekezdés értelmezésénél

a) szervesen létrejöttnek kell tekinteni minden olyan együttest, amely egyazon szerv vagy személy tevékenysége során létrejött levéltári anyagot fog össze és melyet az intézmény jelenleg is ilyenként őriz és kezel;

b) gyűjteménynek kell tekinteni minden olyan együttest, amely több különböző szerv vagy személy tevékenységéből származó levéltári anyagokat tárgyi vagy formai alapon egyetlen együttesbe fog össze és melyet az intézmény jelenleg is ilyenként őriz és kezel.

(3) Az adatszolgáltatásba foglalt minden olyan szerves együttesnél vagy gyűjteménynél, amely egészében vagy részben irattári eredetű és mint ilyen a Vhr. 18. § (2) bekezdésben meghatározott átadási kötelezettség szempontjából számításba jöhet, erre a körülményre a (2) bekezdésben meghatározott adatok mellé írt "irattári", illetőleg "részben irattári" megjelöléssel utalni kell.

(4) Az adatszolgáltatás során felmerülő kérdésben az intézmény megkeresésére a Levéltári Igazgatóság tájékoztatást ad.

(5) Nem terjed ki az adatszolgáltatási, valamint a Vhr. 18. §-ának (2) bekezdésében szabályozott átadási kötelezettség az intézmény saját működésével kapcsolatban keletkezett és rendeltetésszerűen még a saját irattárába, ügyviteli adattárába, illetőleg ügyviteli kép- és hangfelvétel tárába tartozó levéltári anyagra.

(6) Az adatszolgáltatás során közölni kell azt is, hogy az intézmény a jövőben is kíván-e foglalkozni levéltári anyag gyűjtésével [Vhr. 18. § (1) bek.].

(7) Hálózati szervezetben működő intézmények esetén az adatok közlését az egész hálózatról összegyűjtve, de az adatokat az egyes tagintézmények szerint csoportosítva kell megtenni.

16. §

(1) Az állami szervek, szövetkezetek, társadalmi szervezetek és más jogi személyek - ide nem értve a levéltárakat és a 15. §-ban meghatározott más tudományos intézményeket - birtokában levő levéltári anyagról a bejelentést a 3-4. §-ban foglalt rendelkezések értelemszerű alkalmazásával a levéltári anyag kezelő szerve köteles megtenni.

(2) Nem terjed ki a bejelentési kötelezettség arra a levéltári anyagra, amely a szerv (jogi személy) működésével kapcsolatban keletkezett és rendeltetésszerűen még annak irattáraiba, ügyviteli adattárába, illetőleg ügyviteli kép- és hangfelvétel tárába tartozik.

(3) A 3. § (1)-(3) bekezdésében előírt bejelentési kötelezettség kiterjed az állami kereskedelmi szervekre is, az általuk átvett irat-, kép- és hanganyag, valamint gépi feldolgozás eredményeit rögzítő adathordozók vonatkozásában, kivéve azt a szabályszerűen kiselejtezett és hulladékként értékesítésre kerülő anyagot, amelyet a kereskedelmi szerv a levéltár által az anyag levéltári szempontból értéktelen voltát igazoló záradékkal ellátott jegyzőkönyv alapján vesz át.

A szaklevéltárak

17. §

(1) A szaklevéltár létesítésére [Tvr. 10. § (2) bek.] irányuló kérelmet a levéltárat fenntartani kívánó

a) minisztériumok és országos hatáskörű szervek közvetlenül;

b) más szervek a főfelügyeletüket ellátó szervek útján nyújtják be a Művelődésügyi Minisztériumhoz [Vhr. 7. § (1) bek.].

(2) A szaklevéltár létesítésére irányuló kérelemben részletesen nyilatkozni kell:

a) a levéltári anyag mennyiségéről és jellegéről;

b) a levéltár tervezett gyűjtőköréről;

c) a szaklevéltár létesítésének esetleges különleges indokairól;

d) arról, hogy a fenntartó a levéltár rendeltetésszerű működésének folyamatos biztosításához szükséges - a Tvr. 6. §-ában, valamint a Vhr. 11. és 13. §-ában meghatározott - feltételeket miként biztosítja.

(3) Fióklevéltár létesítéséhez a művelődésügy miniszter külön hozzájárulása szükséges.

18. §

A szaklevéltár létesítésére vonatkozó engedélyben a művelődésügyi miniszter kijelöli azokat a szerveket, amelyek iratainak átvételére a szaklevéltár jogosult.

19. §

Ha a művelődésügyi miniszter ágazati felügyeleti hatáskörében azt állapítja meg, hogy a társadalmi szerv, szövetkezet vagy más jogi személy nem biztosítja a szaklevéltár levéltári anyagának épségben való fennmaradásához, illetőleg a levéltár rendeltetésszerű működéséhez szükséges személyi és dologi feltételeket, a Tvr. 16. §-ában foglalt rendelkezések alkalmazásával elrendeli a szaklevéltár megszüntetését, valamint a levéltári anyagnak a gyűjtőkörileg illetékes általános levéltúr kezelésébe való vételét.

Záró rendelkezések

20. §

(1) Az állami szervek 1938. január 1. napja után keletkezett, levéltári őrizetbe adott irattári anyagának egyes - tárgykör szerint meghatározott - csoportjaiban a felügyeletet gyakorló miniszter a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben a kutatást teljesen megtilthatja, vagy külön engedélyhez kötheti [Vhr. 7. § (4) bek.]. A korlátozás határozott vagy határozatlan időre szólhat, s kiterjedhet a vonatkozó tárgykör által meghatározott anyagcsoport 1938. január 1. előtt keletkezett irataira is.

(2) Az (1) bekezdés alapján elrendelt korlátozást az e rendelet hatálybalépése előtt levéltári őrizetbe adott irattári anyaggal kapcsolatban 1971. évi június hó 30. napjáig, a jövőbeni átadásra kerülő irattári anyaggal kapcsolatban pedig az átadással egyidejűleg kell az iratokat átvevő levéltárral közölni.

21. §

Ez a rendelet a kihirdetése napján lép hatályba.

Dr. Orbán László s. k.,

a művelődésügyi miniszter első helyettese