4/1982. (II. 3.) PM rendelet

a számvitel bizonylati rendjéről szóló 29/1978. (XI. 14.) PM számú rendelet módosításáról -

Az állami pénzügyekről szóló 1979. évi II. törvény 52. §-ának (2) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a következőket rendelem:

1. §

A 29/1978. (XI. 14.) PM számú rendelet (a továbbiakban: R.) 4. §-ának (2)-(4) bekezdése helyébe a következő rendelkezések lépnek:

"(2) A gépi adatfeldolgozás során előállított bizonylatoknál, az (1) bekezdésben meghatározott követelményeken kívül, a következő tartalmi és formai előírásokat kell megtartani:

a) a kódolt megnevezésekről, jelölő adatokról az egyértelműség érdekében tételes, a szükséghez képest folyamatosan módosított (kiegészített) kódjegyzéket kell készíteni és használni;

b) minden gépi adatfeldolgozás keretében készülő bizonylatnak tartalmaznia kell a bizonylatot készítő gépi program azonosíthatóságát biztosító jelzést az adatfeldolgozási rendszer dokumentációjával egyezően (ez alól kivételt képeznek a fegyveres erők és fegyveres testületek adatfeldolgozásai keretében készülő bizonylatok), továbbá a vizuálisan olvasható formában készített bizonylatok esetében a feldolgozás teljességének és az előírt adategyeztetések végrehajtásának igazolását is;

c) a gépi adathordozón tárolt, számviteli bizonylatoknak minősülő adatállományokat úgy kell tárolni, hogy azok elhatárolása, azonosítása és védelme biztosított legyen. Ennek érdekében az adathordozón szerepeltetni kell

- az adatállomány megjelölését,

- a létrehozás időpontját,

- a létrehozó program azonosítóját,

- az adatállomány tételszámát (rekordtípusonként).

Az adatok azonosítására és védelmére vonatkozó részletes szabályokat az adatfeldolgozási rendszer dokumentációjában rögzíteni kell.

(3) Azokat az elsődleges (alap) bizonylatokat amelyeknek megjelenési formája kizárólagosan vizuálisan nem olvasható adathordozó - ide értve a gazdálkodó szervezeteknek az egymással kapcsolatos és egymás részére vizuálisan nem olvasható adathordozón átadott bizonylatokat is - amennyiben az ellenőrzési vagy társadalmi tulajdon védelmi szempontból szükséges, vizuálisan olvasható formában ki kell íratni. Azon esetekben, amikor a kiíratást a fenti okok nem indokolják, biztosítani kell, hogy az adatok a gépileg olvasható adathordozóról bármikor kiírathatók legyenek. Gazdálkodó szervek egymás közti adathordozó átadása esetében a kiíratást nem kell mindkét félnek külön-külön elkészítenie, hanem a megállapodás szerinti fél által elkészített és a másik félnek átadott kiíratás is elfogadható bizonylatként. A kiíratást úgy kell végrehajtani, hogy az alaki és tartalmi szempontból megfeleljen az (1) és (2) bekezdésben meghatározott követelményeknek.

(4) Tekintet nélkül a rögzítés és feldolgozás módjára, hitelt érdemlően igazolni kell a rögzített és feldolgozott bizonylatok és tételek, valamint értékadatok teljeskörűségét, biztosítani kell ennek ellenőrizhetőségét. Ez okból az eredetileg vizuálisan olvasható alapbizonylatok adatainak, gépi feldolgozás céljára gépileg olvasható adathordozóra történő rögzítése és feldolgozása esetén két alternatív megoldás alkalmazható.

a) A gépileg olvasható adathordozóról feldolgozásra került alapbizonylati adatokról kiíratást kell készíteni. Kiíratásként fogadható el az a gépi feldolgozás során készített eredménytabló is, mely a feldolgozott bizonylati adatokat tételesen kiírva tartalmazza. Az adatok kiíratását olyan formában kell elkészíteni, hogy az értelemszerűen megfeleljen az (1) és (2) bekezdésben meghatározott követelményeknek. A kiíratást a továbbiakban számviteli bizonylatként kell kezelni, a gépileg olvasható adathordozót azonban ez esetben nem. Ettől függetlenül továbbra is bizonylatnak kell tekinteni és ennek megfelelően kell kezelni az eredeti, a gépileg olvasható adathordozón rögzített adatok alapját képező alapbizonylatokat is.

b) Ha a gépileg olvasható adathordozóról feldolgozásra került alapbizonylati adatokról kiíratás nem készült, ez esetben számviteli bizonylatnak a gépi adathordozót kell tekinteni, így az azon rögzített adatállomány értelemszerűen meg kell, hogy feleljen az (1) és (2) bekezdésben előírt tartalmi követelményeknek és biztosítani kell, hogy az azon rögzített adatok bármikor kiírathatóak legyenek. Az eredeti, a rögzítés alapját képező alapbizonylatokat ez esetben is számviteli bizonylatként kell kezelni."

2. §

A R. 9. §-ának (3)-(5) bekezdése helyébe a következő rendelkezések lépnek:

"(3) A bizonylatokat 5 évig, a mérlegbeszámolót és az évközi beszámolót, valamint a mérleget és az eredménykimutatást, továbbá ezek mellékleteit - beleértve a 60/1975. (XI. 22.) PM számú rendelettel módosított 55/1970. (XII. 30.) PM számú rendelet 5. §-ában felsorolt bizonylatokat - az irattári tervben meghatározott megőrzési idő elteltéig, de legalább 10 évig kell megőrizni.

(4) Gépi adatfeldolgozás alkalmazása esetén, a gépileg olvasható adathordozón tárolt számviteli bizonylati adatok megőrzésére is az (1) és (3) bekezdésekben foglalt rendelkezéseket kell alkalmazni.

(5) A számviteli bizonylatok - kivéve a mérlegbeszámolót és az évközi beszámolót, valamint a mérleget és az eredménykimutatást - mikrofilmen is megőrizhetők, ha a gazdálkodó szerv olyan ügykezelési és ellenőrzési rendet alakított ki, amely biztosítja, hogy a bizonylatok eredeti adattartalommal és teljeskörűen kerüljenek mikrofilmre. A mikrofilm megőrzési idejére a (3) bekezdésben foglaltak érvényesek. Azok a bizonylatok, melyekről a mikrofilmet készítették, az éves mérleg megállapítása után selejtezhetők."

3. §

A R. 10. §-a a következő új (3) bekezdéssel egészül ki; egyidejűleg a jelenlegi (3) bekezdés számozása (4) bekezdésre változik:

"(3) A bizonylati szabályzat összeállításánál figyelemmel kell lenni a számítástechnikai rendszer titok-, vagyon- és tűzvédelméről szóló 1/1981. (I. 27.) BM számú rendeletben foglaltakra, összhangban az utóbbi rendelet hatályát megállapító 1. § (1) bekezdés a) pontjával, amely szerint a számítógépes adatfeldolgozást megrendelő vagy igénybevevő is a rendelet hatálya alá esik."

4. §

Ez a rendelet a kihirdetése napján lép hatályba; egyidejűleg a R. 5. §-a (2) bekezdésének j) pontja hatályát veszti.

Dr. Hetényi István s. k.,

pénzügyminiszter