29/1978. (XI. 14.) PM rendelet

a számvitel bizonylati rendjéről

A számvitel rendjéről szóló 1968. évi 33. törvényerejű rendelet 19. § (2) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a következőket rendelem.

A rendelet hatálya

1. §

(1) A rendelet hatálya kiterjed a gazdálkodó szervezetre [Ptk. 685. § c) pont] és a költségvetési szervre (a továbbiakban együtt: gazdálkodó szerv).

(2) A rendelet hatálya szempontjából költségvetési szerv: a minisztérium és az önálló költségvetési fejezetet képező országos hatáskörű szerv, az irányítása alatt működő intézmény és egyéb költségvetési szerv (ide értve a költségvetési folyószámlás szervet is), a társadalmi és érdekképviseleti szerv, valamint ezek költségvetés szerint gazdálkodó intézménye, továbbá a tanács és az irányítása alá tartozó intézmény és költségvetési szerv.

A bizonylati elv és a bizonylati jegyelem

2. §

(1) Minden gazdasági műveletről, eseményről, amely a gazdálkodó szerv eszközeinek, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani (készíteni). A számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokban a gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait rögzíteni kell. A bizonylatnak a változás értékbeni, mennyiségi és minőségi adatain kívül a könyvviteli elszámolásokhoz szükséges egyéb adatokat vagy technikai megjelöléseket is tartalmaznia kell.

(2) Számviteli bizonylat (a továbbiakban: bizonylat) minden olyan okmány, feljegyzés, kimutatás vagy bármely technikai módon készített adathordozó, amelyet a számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokban való rögzítés vagy az azokban szereplő adatok ellenőrzésének, állományuk megállapításának céljára állítottak ki (készítettek), és amely a gazdasági műveletek (események) megtörténtét, hatásuk értékét, mennyiségi és minőségi adataikat hitelt érdemlően igazolja.

(3) A bizonylat kiállítható (készíthető):

a) kézírással, írógéppel vagy bármilyen technikai eszközzel, kódolatlan vagy kódolt formában,

b) automatikus adatrögzítés útján, illetve az adatfeldolgozás eredményeként kapott adathordozók, jegyzékek, kimutatások stb. formájában, ha az adatokat rögzítő és mérő berendezések, valamint az adatfeldolgozási programok elegendő biztonsággal szavatolják a helyes és teljes adatrögzítést és adatfeldolgozást.

(4) A számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a rögzítendő adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel az alaki előírásoknak, és amelyet -hiba esetén - előírásszerűen javítottak.

A bizonylatok kiállítása (készítése)

3. §

(1) A bizonylaton az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók (olvasható alakra hozhatók), továbbá az esetleg szükséges utólagos változtatások felismerhetők, illetve kimutathatók legyenek.

(2) A bizonylatot - a gazdasági művelet (esemény) jellegétől függően - a gazdasági intézkedés megtételének, illetve végrehajtásának vagy a gazdasági művelet (esemény) megtörténtének időpontjában kell kiállítani (készíteni).

(3) Az egy-egy gazdasági műveletről (eseményről) kiállítandó (készítendő) bizonylat példányszámát - figyelemmel az esetleges jogszabályi előírásokra vagy megállapodásokra - az ügyviteli eljárás gazdaságosságának szem előtt tartásával kell meghatározni. Törekedni kell arra, hogy a bizonylatból a kibocsátón kívül csak annál a részlegnél maradjon példány, ahol arra a gazdálkodó szerv belső információs igényeinek kielégítése, az utólagos ellenőrzés vagy a megőrzés céljából feltétlenül szükség van.

A bizonylat alaki és tartalmi kellékei

4. §

(1) A bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következők:

a) a bizonylat megnevezése és sorszáma;

b) a bizonylatot kiállító gazdálkodó szerv (és azon belül az egység) megjelölése;

c) a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő aláírása;

d) a bizonylat kiállításának időpontja, kivételesen - a gazdasági művelet jellegétől függően -, annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell;

e) az elrendelt gazdasági művelet tartalmának leírása vagy jelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és - a gazdasági művelet jellegétől függően - értékbeni adatai;

f) bizonylatok összesítése esetében az összesítés (aggregálás) alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik.

(2) A gépi adathordozó előállítása és gépi adatfeldolgozás esetén az (1) bekezdésben meghatározott követelményeken kívül a következő tartalmi és formai előírásokat kell megtartani:

a) a kódolt megnevezésekről, jelölő adatokról az egyértelműség érdekében tételes, a szükséghez képest folyamatosan módosított (kiegészített) kódjegyzéket kell készíteni és használni;

b) az azonosíthatóság céljából minden kimutatásnak tartalmaznia kell az érdemi adatokon kívül

- a gazdálkodó szerv megnevezését vagy kódjelét,

- a feldolgozott anyag megnevezését (kódját),

- a feldolgozó program azonosító jelét (egyezően a dokumentációval),

- a feldolgozási időszakot,

- a feldolgozott tételek számát,

- a feldolgozás befejezésének időpontját,

- a feldolgozás teljességének és az előírt adategyeztetések végrehajtásának igazolását,

c) a gépi adathordozón (lyukszalagon vagy mágneses adathordozón) tárolt adatok halmazát (az adatállományokat) az alkalmazott számítástechnikai megoldástól függően úgy kell elhatárolni, hogy az adatok azonosítása és védelme mindenkor biztosított legyen. Az adatok azonosítására és védelmére vonatkozó szabályokat a programdokumentációban rögzíteni kell.

(3) Azoknál a bizonylatoknál, amelyeknek első vagy jellemző megjelenési formája vizuálisan nem olvasható adathordozó, és a tárolás folyamata alatt egyedileg nem rendelkeznek valamennyi általános alaki és tartalmi kellékkel, biztosítani kell, hogy az olvasható formában megjelenített bizonylatok valamennyi, a bizonylatok vizuálisan olvasható típusára előírt kellékkel rendelkezzenek.

(4) Tekintet nélkül a rögzítés és a feldolgozás módjára, hitelt érdemlően igazolni kell a rögzített és feldolgozott bizonylatok és tételek, valamint értékadatok teljeskörűségét. Gépi adatfeldolgozásnál arról is gondoskodni kell, hogy az adatrögzítő személye megállapítható legyen.

Az áru- (termék-) szállítás és a teljesített szolgáltatás számlázásának különleges szabályai

5. §

(1) A számla az áru- (termék-) értékesítésről vagy az elvégzett szolgáltatásról kiállított (készített) bizonylat.

(2) A számlának - ahhoz, hogy a bizonylattal szemben támasztott követelményeknek megfeleljen - legalább az alábbi adatokat kell tartalmaznia:

a) a "számla" megnevezést, a számla sorszámát, a kiállítás időpontját,

b) a szállító nevét, címét, bankszámlájának számát (gépelten, előnyomottan vagy bélyegzővel),

c) a vevő nevét és címét (szükséghez képest hivatkozást a megrendelésre, továbbá az átvétel helyének - telephely, raktár - megjelölését),

d) a teljesítés helyét és időpontját,

e) a szállított áru (termék) vagy a teljesített szolgáltatás megnevezését, mennyiségét, minőségét, mennyiségi egységét, egységárát, értékét, továbbá az értékesített áruval együtt szállított betétdíjas göngyöleg megnevezését, mennyiségét, értékét, visszaküldésének határidejét és a visszaküldési címet,

f) az esetleges engedmény vagy felár jogcímét és összegét,

g) a külön felszámított költségeket, adókat, vámokat,

h) a vevő által fizetendő összeget, a fizetés módját és feltételeit, a számla kiegyenlítése esedékességének időpontját,

i) a hivatkozást az értékesített áru (termék) vagy végzett szolgáltatás átvételét (elismerését) igazoló okmányra (szállítólevél, fuvarokmány stb.),

j) a gazdálkodó szerv cégbélyegzőjét (vagy címnyomatát), továbbá a gazdálkodó szerv ügyrendjében meghatározott munkaköröket ellátó személy(ek) szabályszerű aláírását.

(3) A számlának - a (2) bekezdésben felsoroltakon kívül - tartalmaznia kell az értékesítés (szolgáltatás) mindazon adatait, amelyek feltüntetését jogszabály előírja, vagy amelyek feltüntetésében a szállító és a vevő megállapodtak. (Pl. az alkalmazott árformát, hatóságilag korlátozott árformába sorolt termékeknél a centrumárat, az esetleges beruházási támogatás összegét.)

(4) A (2) és (3) bekezdésekben foglaltak - ha jogszabály másként nem rendelkezik - nem terjednek ki a lakosság részére értékesített áru (termék) és végzett szolgáltatás számlázására, valamint a gazdálkodó szervek kiskereskedelmi boltjaiban a készpénzvásárlások számlázására.

(5) Az áru- (termék-) értékesítés vagy a szolgáltatás teljesítése alkalmával kiállított kísérő okmánynak (szállítólevélnek) legalább az áru (termék) vagy szolgáltatás megnevezését, mennyiségét, mennyiségi egységét és egységárát kell tartalmaznia.

(6) A számlát - más jogszabályi előírás vagy megállapodás hiányában - legkésőbb a teljesítés napját követő 3 munkanapon belül kell kiállítani és a vevőnek megküldeni. Ha a szállító és a vevő összevont számlázásban állapodtak meg, a tárgyhónap utolsó napján teljesített szállítás vagy szolgáltatás értékét is tartalmazó számlának legkésőbb a teljesítés hónapját követő hó 7. napjáig meg kell érkeznie a vevőhöz.

(7) A vevő a számlát egy vagy több másolattal is kérheti. Ez esetben a számlázás többlet költségének megtérítésében a szerződő felek külön állapodnak meg.

Szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok

6. §

(1) Azokat a nyomtatványokat (bizonylati űrlapokat), amelyek:

- illetéktelen felhasználása esetén a gazdálkodó szerv a címzettel szemben felszólalási joggal nem élhet (pl. készpénz, csekkek, elszámolási utalványok, szállítólevelek stb.),

- beszerzése esetén a nyomtatvány értékét meghaladó, vagy a nyomtatvány névértékének megfelelő ellenértéket kell fizetni (pl. MÁV fuvarlevelek, tüzelőutalványok, üzemanyagjegyek stb.),

- illetéktelen felhasználása a gazdálkodó szerven belül visszaélésre adhat alkalmat (pl. bevételi és kiadási pénztárbizonylat és raktári bevételi és kiadási utalványok, leltárfelvételi jegyek, étkezési jegyek stb.),

szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványoknak kell minősíteni. Ezek körét - figyelembe véve az egyéb jogszabályi előírásokat - a gazdálkodó szerv vezetője (igazgató, elnök stb.) határozza meg.

(2) A szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok készletéről és felhasználásukról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből a felhasználó szerven (osztályon, személyen) kívül a felhasznált mennyiség sorszám szerint is kitűnik. A felhasználó a nyomtatványokkal (beleértve a rontott példányokat is) elszámolni köteles. Az ilyen nyomtatványokat mindenkor elismervény ellenében kell átadni, illetve átvenni.

A bizonylatok feldolgozása

7. §

(1) A feldolgozás során ellenőrizni kell a bizonylatokon feltüntetett adatokat (információkat) és a bizonylatok csoportosításával elő kell készíteni a megfelelő feljegyzésekben (nyilvántartásokban) való rögzítésüket (könyvelésüket). A feldolgozás keretében

a) meg kell jelölni azokat a könyvviteli számlákat (analitikus nyilvántartó lapot), amelyeken a gazdasági művelet hatásának értékét, illetve menynyiségi adatait rögzíteni kell (számlakijelölés, gépi adatfeldolgozás esetén az előírt kódolás):

b) a bizonylatot - kötegelt gépi adatfeldolgozási mód esetén a bizonylatokból összeállított csomagot - el kell látni a számlakijelölést, illetve a kódolást végző személy kézjegyével, valamint a könyvelés (feldolgozás, rögzítés) megtörténtét, időpontját igazoló és az egyeztetést, valamint a visszakeresést elősegítő hivatkozásokkal.

(2) A feldolgozás során - lehetőleg párhuzamos munka nélkül - ellenőrizni kell

a) az aláírók jogosultságát;

b) a bizonylat tartalmi, számszaki és alaki helyességét, valamint azt, hogy a könyveléshez (adatfeldolgozó helyhez) minden bizonylat megérkezett-e, továbbá azt, hogy az adatok feldolgozása teljeskörűen megtörtént-e;

c) a folyamatokba épített ellenőrzés végrehajtását.

(3) Gépi feldolgozás esetén az adatrögzítés előtt a (2) bekezdésben előírt ellenőrzéseken kívül a kódszámok tartalmi és formai ellenőrzését is el kell végezni. A rögzített adatok ellenőrzéséhez fel kell használni a feldolgozó gépek nyújtotta technikai lehetőségeket (kontrollszámok, CDV ellenőrzés, tételszám, tételsorrend-figyelés, táblaösszefüggés stb.). A számszaki, logikai és összefüggés ellenőrzéseket lehetőleg a számítógépi programokba kell beépíteni.

(4) A bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés (szám vagy szöveg) olvasható maradjon. A helyesbített adatokat az áthúzott szám, illetve szöveg fölé kell írni. A hibás bejegyzést minden példányon javítani kell; fel kell tűntetni továbbá a helyesbítés időpontját és a bizonylatot a helyesbítő személynek alá kell írnia. Pénztári és bank bizonylatokat javítani nem szabad. A rontott pénztári bizonylat, készpénzcsekkek, elszámolási utalvány stb. helyett új bizonylatot kell kiállítani és a rontott bizonylatot (illetőleg annak összes példányát) meg kell őrizni. A más gazdálkodó szervtől érkezett vagy más gazdálkodó szervnek küldött bizonylaton felfedett hibákról helyesbítő bizonylatot kell kiállítani és erről az érdekelteket értesíteni kell.

(5) Gépi adathordozón levő adatok helyesbítéséről (javításáról) jegyzéket kell vezetni. Ez gépi tabló is lehet. A helyesbítésekről (javításokról) készített jegyzéket a javító bizonylatokkal együtt kell megőrizni. A gépi adathordozón lévő adatok helyesbítésének módját, valamint annak esetleges változtatását a feldolgozási dokumentációban kell szabályozni.

(6) Gépi adatfeldolgozásnál a - viszonylag hosszú időn át egyáltalában nem vagy csak kis mértékben változó és az adatfeldolgozási folyamatokban ismételten résztvevő - törzsadatokat a bizonylati elv alapján kell rögzíteni, illetőleg változásaikat nyilvántartani. A törzsadatok rögzítéséért és változásaik nyilvántartásáért felelősök nevét jegyzékbe kell foglalni. Csak e jegyzékben foglaltak adhatnak utasítást törzsadatok módosítására, új adatok nyilvántartásba vételére, illetve egyes adatok törlésére. A módosított (megváltoztatott vagy újonnan besorolt) törzsadatokat a módosítás végrehajtása után ki kell iratni és azt a módosítás bizonylatával együtt a módosításért felelős szervezeti egységnek vagy személynek kell megőriznie.

(7) A főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok adatai közötti egyeztetés és ellenőrzés lehetőségét, függetlenül az adathordozók fajtájától, logikailag zárt rendszerrel biztosítani kell. A feldolgozási folyamat belső összefüggéseit, beépített ellenőrzési pontjait, az ellenőrzés rendszerét és ennek alapján a hibajavítások módszerét írásban kell rögzíteni.

A bizonylatok szállítása és távadatközlés

8. §

(1) A bizonylatok (adathordozók) szállításánál minden szükséges intézkedést meg kell tenni, hogy azokba illetéktelenek ne tekinthessenek be, külső károsodás ne érhesse őket, el ne veszhessenek és kicserélhetők ne legyenek. A bizonylatok elhelyezésére és szállítására szolgáló eszközök megválasztásánál figyelembe kell venni tartalmuk fontosságát, valamint a szállításukkal kapcsolatos technikai feltételeket.

(2) A feladónak minden bizonylat - szállítmánnyal kapcsolatban kísérőjegyet vagy olyan jegyzéket kell kiállítania, amelyből kitűnik a küldött bizonylatok fajtája, darabszáma, tartalma és eredete. Az átvevőnek a kísérőjegyeken szereplő adatokat ellenőriznie és az átvételt igazolnia kell. Az esetleges hiányosságokat a kísérőjegyre az átvételkor kell feljegyezni.

(3) Adatok távközlése akkor engedhető meg, ha megfelelő műszaki intézkedésekkel, valamint a programozásra és a berendezések kezelésére vonatkozó szervezési intézkedésekkel biztosítják az adatok, továbbá az állami és hivatali titkok védelmére és biztonságára vonatkozó rendelkezések betartását, kifogástalanul működő hibafelismerő és -javító rendszert alkalmaznak és a teljesen megbízható, stabil adattovábbításnak - a műszakilag meghatározott hibahatár figyelembevételével - minden feltétele megvan.

A bizonylatok tárolása és megőrzése

9. §

(1) A bizonylatok megőrzésének rendszerét úgy kell kialakítani, hogy azok a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshetők legyenek.

(2) Bizonylatot a megőrzési helyről elvinni csak elismervény ellenében szabad. A hatósági intézkedésre - a megőrzési helyről - kiadott eredeti bizonylatok tartalmáról kivonatot vagy a bizonylatról bármilyen módszerrel előállított másolatot kell készíteni és azt bizonylatként kell megőrizni.

(3) A bizonylatokat 5 évig, a mérlegbeszámolót és az évközi beszámolót, valamint a mérleget és az eredménykimutatást, továbbá ezek mellékleteit -beleértve a 60/1975. (XI. 22.) PM rendelettel módosított 55/1970. (XII. 30.) PM rendelet 5. §-ában felsorolt bizonylatokat - az irattári tervben meghatározott megőrzési idő elteltéig, de legalább 15 évig kell megőrizni.

(4) Gépi adatfeldolgozás esetén a dokumentációkban meg kell határozni a másodlagos adathordozók (mágnesszalag, mágneslemez stb.) törlésének szabályait. Amennyiben a törlés az előírt ellenőrzési idő lejárta előtt válik szükségessé, az adatállományt ki kell iratni.

(5) Az alapbizonylatokból készített kimutatások, összesítések, táblázatok (az analitikus nyilvántartások adatai alapján készített könyvelési feladások, leltárívek, leltárösszesítések stb. ide nem értve a mérlegbeszámolót és az évközi beszámolót, valamint a mérleget és az eredménykimutatást, továbbá ezek mellékleteit) mikrofilmen is megőrizhetők, ha a gazdálkodó szerv olyan ügykezelési és ellenőrzési rendet alakított ki, amely biztosítja, hogy a kérdéses kimutatások, összesítések stb. eredeti adattartalommal kerüljenek mikrofilmre. A mikrofilm megőrzés idejére a (3) bekezdésben foglaltak érvényesek; azok a kimutatások, összesítések, táblázatok, amelyekről a mikrofilmet készítették, az éves mérleg megállapítása után egy évvel selejtezhetők.

Bizonylati szabályzat

10. §

(1) Az ügyrendben (szervezeti és működési szabályzatban) vagy külön összeállított bizonylati szabályzatban meg kell határozni:

a) a gazdálkodó szervnél a gazdasági műveletek rögzítésére előírt bizonylatok célját, kiállításuk

(készítésük) helyét, a kiállítás (készítés) időpontját és módját, a kiállítandó példányszámot, a kiállításra (készítésre) kötelezett, valamint a bizonylat alaki és tartalmi helyességéért felelős munkakörök (munkahelyek) megnevezését;

b) a más gazdálkodó szervtől érkezett bizonylatok kezelésének rendjét, azokra a kiegészítő (rendelkező vagy a feldolgozás rendjére vonatkozó) adatok feljegyzésének módját, az adatok feljegyzésére kötelezett munkakörök (munkahelyek) megnevezését;

c) a bizonylatok feldolgozásának útját, ezen belül az egyes részfeladatok elvégzésének időpontját vagy időtartamát, valamint a bizonylatok továbbításának módját, a feldolgozás során elvégzendő feladatok megjelölését és a végrehajtásukért felelős munkakörök (munkahelyek) megnevezését;

d) a bizonylatok számozási rendszerét;

e) a szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok felsorolását, megőrzésük, használatra kiadásuk és elszámoltatásuk módját;

f) a bizonylatok megőrzésének módját, helyét és időtartamát.

(2) Az (1) bekezdés szerint készített szabályzat mellékleteként minden gazdálkodó szervnél a könyvelés (beleértve mind az analitikus nyilvántartásokat, mind a főkönyvi könyvelést) alapjául szolgáló, a gazdálkodó szervnél használt bizonylatok űrlapjából bizonylati gyűjteményt (albumot) kell összeállítani. A bizonylati gyűjteményt a szükséghez képest folyamatosan módosítani (kiegészíteni) kell.

(3) Nem kell a bizonylati gyűjteménybe felvenni a Magyar Szabványügyi Hivatal által hatályba helyezett, érvényes szabvány szerinti nyomtatványokat. A bizonylati gyűjteményben csak ezek szabvány számára kell hivatkozni.

Záró rendelkezések

11. §

(1) Ez a rendelet kihirdetése napján lép hatályba, egyidejűleg a 9/1969. (III. 18.) PM rendelet hatályát veszti.

(2) A gazdálkodó szerveknek az ügyrendjüket, szervezeti és működési szabályzatukat vagy bizonylati szabályzatukat 1979. december 31-ig kell kiegészíteniük vagy elkészíteniük.

(3) A pénztári bizonylatok kiállítása, kezelése és megőrzése tekintetében a 36/1967. (XII. 28.) PM rendelettel módosított 1/1964. (I. 24.) PM rendelet, költségvetési szerveknél a 18/1977. (X. 27.) PM rendelet előírásait kell alkalmazni.

(4) A bizonylatokon hamis adatok rögzítése és ebből eredően a könyvviteli számlákon hamis adatok szerepeltetése, a számviteli rend megsértésének minősül és a cselekmény súlyától függő jogkövetkezményekkel jár.

(5) A rendelet a bankszerű műveletekkel kapcsolatos bizonylatok tekintetében nem vonatkozik a pénzintézetekre, valamint a Magyar Postának a bankszerű tevékenységet folytató szervezeti egységeire. Az ilyen bizonylatok kezelésének és feldolgozásának módját - ha jogszabály másként nem rendelkezik - a pénzintézet ügyrendjében vagy ügyviteli szabályzatában a Magyar Postánál az ügykezelési utasításban kell meghatározni.

Faluvégi Lajos s. k.,

pénzügyminiszter