99/1982. (XII. 28.) PM rendelet

házipénztári pénzkezelésről

A Magyar Nemzeti Bank elnökével egyetértésben a következőket rendelem:

A rendelet hatálya

1. §

(1) A rendelet hatálya alá tartoznak:

a) a vállalati gazdálkodó szervezetek (Ápt. 6. §),

b) a központi és tanácsi költségvetési szervek (Ápt. 38. §),

c) a költségvetési rend szerint gazdálkodó egyéb jogi személyek (társadalmi és érdekképviseleti szervek, ezek intézményei, egyesületek stb.).

[A b)-c) pontokban foglaltak továbbiakban együtt: költségvetési szervek. Az a)-c) pontokban felsoroltak továbbiakban együtt: gazdálkodó szervek.]

(2) Nem terjed ki a rendelet hatálya a fegyveres erők, a fegyveres testületek és a rendészeti szervek házipénztáraira, továbbá a külképviseletek, a bankok és pénzintézetek, a bolti kiskereskedelmi, a gyógyszer-kiskereskedelmi, vendéglátási, vegyes tevékenységű kereskedelmi és kereskedelmi szolgáltatási tevékenységet folytató egységek pénztáraira. Nem terjed ki a rendelet hatálya a közlekedési vállalatok és a postahivatalok, fiókposták pénztáraira és a postai kézbesítők pénzkezelésére, továbbá a mezőgazdasági termények és termékek felvásárlásával foglalkozó gazdálkodó szerveknél a felvásárlásra kiadott ellátmányok kezelésének és elszámolásának, módjára. Előbbi házipénztárak és pénztárak, valamint ellátmányok kezelését az ágazati miniszter e rendelet előírásai alapján, a pénzügyminiszterrel együttesen kiadott külön jogszabályban szabályozza.

A házipénztári pénzkezelés általános szabályai

2. §

(1) A gazdálkodó szervek házipénztárban kötelesek kezelni a Magyar Nemzeti Banknál vagy az Országos Takarékpénztárnál vezetett bankszámláról, valamint a postahivatalnál kezelt pénzforgalmi betétkönyvből készpénzfizetés céljára felvett, továbbá a készpénzben a házipénztárba befizetett összegeket. A házipénztárba idegen - más szervezetek, alkalmazottak és más személyek - pénzét vagy értékét a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben rögzített jogcímeken (pl.: letétek), illetve a szervezet vezetőjének külön engedélyével szabad tartani. Az idegen pénzeket és értékeket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani.

(2) A rendelet alkalmazása szempontjából nem tekintendők házipénztárnak az alábbi pénzkezelőhelyek:

a) az állandó vagy eseti ellátmányokat kezelő pénztárak és

b) a készpénzbefizetések begyűjtésével, átvételével, bérfizetéssel megbízott pénzkezelőhelyek.

(3) A pénzkezelőhelyek elszámolási és nyilvántartási rendjét a házipénztárakra vonatkozó elszámolási és nyilvántartási előírások figyelembevételével a gazdálkodó szervezet vezetője határozza meg.

(4) A pénzkezelőhelyeken történő készpénzbefizetéseket, az esetleges kifizetések után fennmaradó összeget legkésőbb a befizetést követő napon a házipénztárba vagy a bankszámlára be kell fizetni. A kisebb összegű befizetések 2000 Ft-ig gyűjthetők, de azokat hetenként egyszer - összeghatárra tekintet nélkül - be kell fizetni a házipénztárba vagy a bankszámlára.

3. §

(1) Házipénztár a gazdálkodó szerv működéséhez szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmának lebonyolítására és megőrzésére kijelölt helyisége vagy helyiségrésze. A házipénztárt úgy kell elhelyezni, hogy a pénzmegőrzés és -tárolás a 9. §-ban előírt követelményeknek megfeleljen.

(2) A gazdálkodó szerv vezetője a helyi körülmények figyelembevételével köteles megállapítani a házipénztárban a zárlat után tartható házipénztári pénzállományt (házipénztári keret). A házipénztári keretet meghaladó záró pénzkészletet pénzforgalmi betétkönyvbe, illetőleg a bankszámlára be kell fizetni. A házipénztári záró pénzállomány keretének megállapításánál nem kell figyelembe venni a munkabérek és az azzal azonos elbírálás alá tartozó összegek kifizetésének teljesítéséhez - a gazdálkodó szerv vezetőjének engedélyével - az előző napon felvett és a következő munkanapokon kifizetésre kerülő összegeket. Azon esetekben, ha a gazdálkodó szerv pénzét pénzforgalmi betétkönyvben is tartja, a pénzforgalmi betétkönyvben levő összeget a záró pénzkészlet állományába nem kell beszámítani, de azt a pénztárzárlatban külön fel kell tüntetni.

(3) A pénztáros csak valódi és forgalomban levő pénzeket (bankjegyeket és értéket) fogadhat el a befizetőtől, és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. Nem fogadható el hiányos, rongálódott, megcsonkult bankjegy, kivéve, ha teljes értékben beváltható (befizethető).

(4) Nem fogadható el az olyan érme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy nem a forgalomban természetes kopás következtében, hanem más ok miatt (pl.: szándékos rongálás miatt) vesztett súlyából vagy sérült meg.

(5) Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisítványnak látszó bankjegyet, illetőleg érmét talál, azt fizetésként nem fogadhatja el, a bankjegyet vagy érmét vissza kell tartania és a befizetőt jegyzőkönyvben meg kell hallgatnia arra vonatkozóan, hogy hol, kitől és mikor kapta a hamisítványt. A jegyzőkönyvbe fel kell venni a befizető nevét, foglalkozását és lakcímét, valamint személyi számát. A jegyzőkönyvet a befizetővel alá kell íratni. Az aláírás esetleges megtagadásának tényét a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni. Az átvett pénzről a befizetőnek elismervényt kell adni, amelyen - bankjegy esetén - fel kell tüntetni annak sorozat- és sorszámát.

(6) A hamis vagy hamisítványnak látszó pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet a pénzzel együtt át kell adni a Magyar Nemzeti Banknak. A Magyar Nemzeti Bank a lefolytatott vizsgálat eredményéről a gazdálkodó szervet és a befizetőt tájékoztatja.

A pénzkezeléssel kapcsolatos feladatok

4. §

(1) A gazdálkodó szerv vezetője - a gazdasági igazgató, gazdasági igazgatóhelyettes, gazdasági vezető, főkönyvelő (továbbiakban: gazdasági vezető) javaslata alapján - a pénztárosi teendők ellátásával arra alkalmas, büntetlen előéletű személyt: pénztárost, továbbá pénztáros helyettest köteles megbízni. Nem lehet a pénztáros és helyettese olyan dolgozó, akinek munkaköre a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen. Ebből a szempontból összeférhetetlen munkakörben dolgozónak kell tekinteni a pénzügyi, a könyvelési, a bérelszámolási és anyagbeszerzési osztályoknak azokat a dolgozóit, akik utalványozási vagy ellenőrzési joggal vannak megbízva, vagy beosztásuk miatt a házipénztárral kapcsolatosan közvetlen ügyintézői tevékenységet látnak él. Ugyancsak összeférhetetlen munkakörben dolgozónak kell tekinteni azokat a személyeket is, akiknek a bankszámla felett rendelkezési jogosultságuk van, továbbá a pénztáros és helyettese a Ptk. 685. §-ának b) pontjában meghatározott közeli hozzátartozóit.

(2) A gazdálkodó szerv házipénztárát a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. Ezt a tényt a pénztáros munkakörének elfoglalásakor írásbeli nyilatkozatban köteles tudomásul venni.

(3) A pénztáros főfeladata a pénztárban tartott készpénz kezelése és megőrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése. Megbízható még egyéb értékek (pl.: bélyegek, értékjelzéssel ellátott nyomtatványok, megengedett esetekben: a nemesfémkészlet stb.), továbbá a szigorú számadású nyomtatványok (pl.: csekk- és utalványfüzetek) kezelésével és megőrzésével is. Ez utóbbi esetben azonban a pénztáros nem bízható meg a szigorú számadású nyomtatványok érvényesítésével.

(4) A gazdálkodó szerv vezetője a pénztárost -a felsorolt teendőkön kívül - egyéb feladatok ellátásával is megbízhatja. Nem láthat el azonban a pénztáros az (1) bekezdésben meghatározott, a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen munkaköröket.

(5) Azoknál a gazdálkodó szerveknél, ahol legfeljebb 5 fő gazdasági, ügyviteli dolgozót foglalkoztatnak, a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen munkaköröket a gazdálkodó szerv vezetője határozza meg. A pénztáros azonban az utalványozóval és pénztári ellenőrrel azonos személy nem lehet. A pénztári ellenőrzés feladatát az utalványozó is elláthatja.

(6) Két vagy több személy egy időpontban közösen ugyanazt a pénztárt még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti.

5. §

A pénztári számfejtő feladata a gazdálkodó szerv illetékes szervezeti egysége (osztálya, csoportja, dolgozója) által kiállított bizonylat alaki felülvizsgálata után a pénztári bevételi vagy kiadási pénztárbizonylat kiállítása. A számfejtőt - aki ezt a feladatát általában egyéb tevékenysége mellett látja el - a számviteli vagy a pénzügyi osztály dolgozói közül kell kijelölni, hogy a bizonylatok számlakijelölését (kontírozását) is elvégezhesse.

6. §

(1) A pénztári ellenőr feladata a bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, valamint a pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése. A pénztári ellenőr csak bűntetlen előéletű személy lehet.

(2) A bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése előzetesen történik. Ennek során az ellenőrnek egyrészt meg kell vizsgálnia az alapbizonylatot abból a szempontból, hogy az a gazdálkodó szerv ügyrendjében előírt kellékeknek megfelel-e (így pl.: hogy azt az illetékes szervezeti egység - személy - állította-e ki, a szükséges mellékleteket csatolták-e hozzá, ellenőriznie kell az alapbizonylaton végzett számítások helyességét stb.), másrészt vizsgálnia kell, hogy a pénztári bizonylat adatai megegyeznek-e az alapbizonylat adataival.

(3) A pénztári számadások, valamint a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése utólagos. Ennek során ellenőrizni kell, hogy a pénztárjelentésbe bevezetett tételekre vonatkozóan megvannak-e a pénztári bizonylatok és alapbizonylatok. A pénztári ellenőr köteles az ellenőrzött okmányokat, számadásokat kézjegyével ellátni.

(4) A pénztári ellenőr feladatait - egyéb munkája mellett - a szerv vezetője, gazdasági vezetője vagy ezzel megbízott egyik dolgozója is elláthatja.

7. §

(1) Utalványozók azok a személyek, akik a gazdálkodó szerveknél a kiadások kifizetését, a bevételek beszedését vagy elszámolását elrendelhetik Utalványozási joggal a gazdálkodó szerv vezetője ruházhat fel egyes dolgozókat. Meghatározott kiadások (pl.: jutalom, újítási díj, állományon kívüli béralap stb.) utalványozásának jogát a szerv vezetője a saját részére vagy a gazdasági vezető részére tarthatja fenn.

(2) A költségvetési szervek utalványozási és ellenjegyzési feladatait a 19/1980. (IX. 27.) PM számú rendelet 38., 39. és 40. §-aiban előírtak szerint kell végezni.

Házipénztárak létesítése, kialakítása és működtetése

8. §

(1) A házipénztárak létesítésének előírásait az átlagos napi készpénzforgalom alapján kell meghatározni. A meghatározó pénzforgalmi kategóriák a következők:

a) kisebb értékű készpénzforgalom

napi 10 000 Ft-ig,

b) nagyobb értékű készpénzforgalom

napi 10 000-100 000 Ft között,

c) jelentős értékű készpénzforgalom

napi 100 000-1 millió Ft között,

d) különösen nagy értékű készpénzforgalom

napi 1 millió Ft felett

(2) A napi készpénzforgalom megállapításánál a munkabérfizetés és a munkabér jellegű kifizetések forgalmát nem kell számításba venni.

(3) A házipénztárnak külön helyiséget csak a jelentős és különösen nagy értékű készpénzforgalom esetében kell biztosítani. A kisebb és nagyobb értékű készpénzforgalom esetében, amennyiben a pénztári záró készpénzkészlet az 50 000 Ft-ot nem haladja meg, a házipénztári készpénzkezeléshez csak helyiségrészt kell biztosítani.

(4) A külön helyiségben elhelyezett jelentős értékű készpénzforgalmú házipénztárakat közepes hatásfokú, a különösen nagy értékű készpénzforgalmú házipénztárakat pedig nagy hatásfokú jelzőkészülékkel kell felszerelni. A nyílt forgalmú házipénztárakat el kell látni rablás elleni riasztókészülékkel is.

Házipénztári pénzmegőrzés és -tárolás

9. §

(1) A gazdálkodó szerveknek a házipénztárban levő készpénz, valamint az esetleg ott tartható értékek megőrzéséről a következők szerint kell gondoskodni:

a) a 10 000 Ft-ot nem meghaladó záró állományú házipénztárak pénzkészletét vaskazettában,

b) a 10 000-50 000 Ft közötti záró állományú házipénztárak pénzkészletét tűzbiztos lemezszekrényben,

c) az 50 000-1 millió Ft közötti záró állományú házipénztárak pénzkészletét kétzáras betörésbiztos páncélszekrényben,

d) az 1 millió Ft feletti záró állományú házipénztárak pénzkészletét többzáras betörésbiztos páncélszekrényben, illetve páncélteremben

kell tárolni és megőrizni.

(2) A bérfizetés miatt az (1) bekezdésben meghatározott fokozatokat esetileg meghaladó pénzkészletet a zárás után

100 000-500 000 Ft közötti értéknél 1 főnek,

500 000-1 millió Ft közötti értéknél 2 főnek,

1 millió Ft feletti értéknél 2 főnek (akikből az egyik fegyveres) kell őriznie.

(3) A vaskazettát a zárás után biztonsági zárral felszerelt íróasztalban vagy szekrényben kell elhelyezni. A vaskazetta kulcsát a pénztáros, az íróasztal vagy szekrény kulcsát a pénztári ellenőr kezeli.

(4) Az egyzáras lemezszekrény vagy páncélszekrény kulcsát a pénztáros, a kétzáras páncélszekrény egyik kulcsát a pénztáros, a másik kulcsot a pénztári ellenőr, a háromzáras páncélszekrény fő- (közép) és egyik mellékzárának kulcsát a pénztáros, a másik mellékzár kulcsát a pénztári ellenőr kezeli. A pénztári kulcsok másod-, esetleg harmadpéldányát a gazdálkodó szerv vezetőjének vagy gazdasági vezetőjének, az eredeti kulcskezelők által lepecsételt zárt borítékban biztonsági zárral felszerelt íróasztalban, szekrényben, lemezszekrényben vagy páncélszekrényben kell tartania.

(5) Tilos a páncélszekrény eredeti, továbbá másolati kulcsát olyan helyen hagyni, ahol azt illetéktelen személy megtalálhatja.

10. §

(1) Ha a pénztáros vagy az ellenőr betegség vagy bármely más ok miatt munkahelyétől távolmarad, köteles a nála levő kulcsot (kulcsokat) lepecsételt (leragasztott és a ragasztáson átírt) borítékban a gazdasági vezetőhöz eljuttatni. Ilyen esetben a gazdasági vezető a pénz számbavétele és esetleges átadása iránt intézkedni köteles.

(2) A pénztári kulcsokról a gazdasági vezetőnek olyan nyilvántartást kell vezetnie (vezettetnie), amelyből megállapítható, hogy a kulcsok mikor, milyen alkalommal (pl.: pénztárátadás, vizsgálat, zárjavítás, kulcsátalakítás, másolat készítés stb.) meddig és kinél voltak. A kulcs átvételét annak kezelője a nyilvántartásban aláírásával igazolja. Az összes kulcs még különböző időpontban sem kerülhet ugyanannak a személynek a kezéhez.

(3) Ha a pénztári kulcs elveszett, eltört vagy a zár elromlott, azt azonnal jelenteni kell a gazdálkodó szerv gazdasági vezetőjének, aki az eset körülményeihez képest a szükséges intézkedéseket megteszi.

(4) Ha a pénztáros munkahelyét a pénztári órák alatt - akár csak rövid időre is - elhagyja, köteles a pénzt az íróasztalában elzárni és a pénztárfülke fizetőablakát, valamint külön pénztárhelyiség esetén annak ajtaját lezárni.

(5) A pénztáros elkülönített munkahelyére (a pénztárhelyiségbe, vagy a pénztárfülkébe) a gazdálkodó szerv vezetője (vagy gazdasági vezetője) által - állandó vagy eseti jelleggel - felhatalmazott alkalmazottak kivételével más alkalmazottnak belépni tilos.

(6) A házipénztárban levő készpénz és az egyéb értékek megóvása érdekében a pénztárhelyiség, illetve a pénztár elhelyezését szolgáló helyiség ablakait védőráccsal, az ajtókat pedig biztonsági zárral kell ellátni.

A pénzszállítás szabályai

11. §

(1) A pénznek a kifizetőhelyre történő szállításánál a következő szabályokat kell alkalmazni:

a) 50 000 Ft-ig 1 fő,

b) 50 000-100 000 Ft között 2 fő,

c) 100 000-500 000 Ft között 3 fő,

d) 500 000-2 000 000 Ft között 3 fő, (akik közül 1 fegyveres),

e) 2 millió Ft felett csak arra hivatott pénzszállító szervezet

szállíthat pénzt.

(2) Riasztó jelzést adó pénzszállító táska alkalmazása esetén:

a) 200 000 Ft-ig 1 fő,

b) 200 000-500 000 Ft között 2 fő

szállíthat pénzt

(3) Az 500 000 Ft feletti összeget csak gépkocsival szabad szállítani.

(4) A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk átvett készpénzért. A pénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelőssége addig tart, amíg a pénzt a házipénztárban át nem adták és ott el nem helyezték.

(5) 50 000 Ft-on felüli összegnek a házipénztárban történő elhelyezésénél a pénztári ellenőrnek is jelen kell lennie.

Egyéb rendelkezések

12. §

(1) A gazdálkodó szerv vezetője - a gazdasági vezető közreműködésével - a házipénztárban levő pénzeszközökkel kapcsolatos elszámolások, nyilvántartások és a pénztári befizetések és kifizetések bizonylatolásának részletes szabályait a rendelet mellékletében foglaltak szerint köteles meghatározni, illetőleg megszervezni.

(2) Ez a rendelet kihirdetése napján lép hatályba. Egyidejűleg az 1/1964. (I. 24.) PM számú rendelet és az azt módosító 36/1967. (XII. 28.) PM számú rendelet, továbbá a 18/1977. (X. 27.) PM számú rendelet hatályát veszti.

Dr. Hetényi István s. k.,

pénzügyminiszter

Melléklet a 99/1982. (XII. 28.) PM számú rendelethez

Pénztári nyilvántartás vezetése

1.

a) A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést - a teljesítést megelőzően vagy azt követően azonnal - felmerülésük sorrendjében pénztári nyilvántartásba (pénztárjelentésbe) kell feljegyeznie.

b) A pénztári nyilvántartásban elszámolt kiadási és bevételi tételek bizonylatain az elszámolás tényét feltűnő és el nem távolítható jellel (bélyegzővel, lyukasztással stb.) meg kell jelölni.

c) A pénztári nyilvántartás céljára szabvány nyomtatványokat kell alkalmazni, a használatba vett nyomtatványtömböket a gazdálkodó szerv gazdasági vezetőjének (megbízottjának) hitelesítenie kell

d) A pénztáros a pénztári órák befejeztével pénztárzárlatot köteles készíteni. A gazdálkodó szerv vezetője mentesítheti a pénztárost a napi pénztárzárlat készítése alól, ha pénztári befizetések és kifizetések együttes napi tételszáma a 10 darabot és azok értéke összesen az 5000,- Ft-ot nem haladja meg. Ebben az esetben is azonban - a tételszámtól és összegtől függetlenül - legalább 10 naponként pénztárzárlatot kell készíteni.

e) Pénztárzárlatkor a pénztárosnak

- meg kell állapítania a pénztárban levő készpénzállományt címletenkénti részletezésben,

- a pénztárjelentés alapján meg kell állapítania a bevételek és kiadások napi végösszegét, majd - az előző napi (időszaki) készpénzmaradvány figyelembevételével - a pénztári nyilvántartás szerinti egyenleget,

- a pénztári jelentésben megállapított egyenleget egyeztetnie kell a valóságos készpénzállománnyal,

- az egyeztetés megtörténtét aláírásával kell igazolnia a pénztárjelentésen, amelynek tényét a pénztári ellenőr ugyancsak aláírásával köteles igazolni,

- az egyeztetés során mutatkozó esetleges eltérések okait még a megállapítás napján fel kell deríteni, illetve ha ez nem vezetne eredményre, az eltérést rendezni kell. Az eltérés rendezéséről jegyzőkönyvet kell felvenni, amit a pénztári ellenőrnek is alá kell írnia. A jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba be kell vételezni, a hiányt pedig a pénztárosnak be kell fizetnie.

f) Ha a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell, vagy ha a pénztáros beosztásából végleg távozik, pénztárzárlatot kell készíteni. A pénztárzárlat alkalmával a pénztári nyilvántartásokat le kell zárni. A pénztárzárlat után a helyettesítendő, illetve távozó személy által kezelt pénzt, értékeket, továbbá bizonylatokat és nyilvántartásokat a helyettesnek, illetve az utódnak át kell adni, aki az átvétel alkalmával az elszámolások helyességéről köteles meggyőződni. A pénztárzárlatnál, valamint az átadásnál az átvevőnek, az átadónak és az ellenőrnek jelen kell lennie. Ha az átadásnál az átadó betegség vagy egyéb ok miatt nem tud jelen lenni, az átadó helyett a gazdasági vezetőnek (vagy megbízottjának) kell jelen lennie. A pénztárzárlatról, valamint az átadásról jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvet és a pénztári nyilvántartásokat az átadónak (vagy a helyette hivatalból jelen levőnek), az átvevőnek és a pénztári ellenőrnek kell aláírnia.

A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása

2.

a) A házipénztári befizetésekről szabvány bevételi pénztárbizonylatot, a kifizetésekről pedig szabvány kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani

b) A bizonylattömbök - a pénztárba történő kiadásuktól kezdve - szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok, tehát azokat ennek megfelelően nyilván kell tartani

c) A bizonylatok felhasználásának ellenőrzése érdekében csak folyamatos sorszámmal ellátott bizonylattömböket szabad felhasználásra kiadni A pénztáros a be- és kifizetések időrendi sorrendjében havi vagy éves sorszámmal is köteles a bizonylatokat ellátni Ezt a számot kell szerepeltetni a pénztári tétel sorszámaként a pénztár jelentésben.

d) A bevételi és kiadási pénztárbizonylatokhoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapokmányokat. Pénztári alapokmány: az érkező számla, a készpénzjegyzék, a bérjegyzék, az útiköltség-elszámolás, a ki- vagy befizetéseket elrendelő utalvány stb.

e) A pénztárbizonylatokat tollal vagy tintaceruzával kell kiállítani. A rontott pénztárbizonylatot érvényteleníteni kell és helyette új bizonylatot kell kiállítani, a rontott bizonylatot (annak valamennyi példányát a bizonylattömbben a tőpéldányokkal együtt) meg kell őrizni

A pénztári bevételek bizonylatolása

3.

a) A házipénztári befizetésekről - a vonatkozó alapokmányokkal egyezően - bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani A bevételezendő összeget a bizonylat fejrészében számmal és betűvel kell feltüntetni A táblázatos rész soraiban a bevételezendő összeget készpénzforgalmi jogcím, könyvelési számlaszám és a költségvetési szerveknél rovat, tétel szerint is részletezni kell. A fentiek szerint részletezett összegeket össze kell adni és az az összeadás eredményét a nyomtatvány összesen rovatában kell feltüntetni. Az összesen rovatában szereplő összegnek minden esetben meg kell egyeznie a fejrészben számmal és betűvel feltüntetett összeggel. A pénztárbizonylat táblázatos részének üres sorait áthúzással érvényteleníteni kell.

b) A bevételi pénztárbizonylatot a befizetett és a bizonylaton bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából a befizetővel alá kell íratni Nem személyes befizetés esetén a befizető aláírása céljára szolgáló rovatban hivatkozni kell a vonatkozó okiratra (pl.: postautalvány). A pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak kell aláírásával igazolnia. A bizonylatot kiállító, a bizonylati adatokat ellenőrző és könyvelő, ill. a költségvetési szerveknél az érvényesítő, utalványozó, ellenőrzést végző és könyvelő szintén köteles feladata végrehajtásának igazolásául a bevételi pénztárbizonylatot aláírni

c) A bevételi pénztárbizonylatot átírással, három példányban kell kiállítani. Az első példány a könyvelés bizonylata. E példányhoz kell csatolni a pénztári alapokmányokat (a csatolt okmányok darabszámát a bizonylat "Melléklet" rovatában kell feltüntetni), majd a bizonylatokat a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell könyvelésre átadni. A második "Nyugta" példányt a befizetés teljesítését igazoló elismervényként a befizetőnek kell átadni. Nem személyes befizetés esetén - tehát minden olyan esetben, amikor a befizető részére átvételi elismervényt nem adnak - a nyugtapéldányt érvényteleníteni kell és bizonylattömbben kell megőrizni. A harmadik, a tőpéldány a tömbben marad és azt igazolásul a pénztáros őrzi meg.

A pénztári kifizetések bizonylatolása

4.

a) Minden házipénztári kifizetésről - a vonatkozó okmányokkal egyezően - kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bizonylatot értelemszerűen azonos módon kell kiállítani a bevételi pénztárbizonylattal [3. a) pont].

b) A pénztáros csak szabályszerűen kiállított, utalványozásra jogosult személy utalványozásával ellátott - a költségvetési szerveknél érvényesített és utalványozott - kiadási pénztárbizonylat alapján fizethet ki a pénztárból összegeket. A pénztáros utalvány nélkül vagy a pénz átvételét ideiglenes jelleggel elismerő nyugta (ún. bon) alapján kifizetést nem teljesíthet.

c) A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Megbízott részére történő rendszeres kifizetéseknél, az esetenkénti meghatalmazás helyett, visszavonásig érvényes meghatalmazás is adható. Ezekről a meghatalmazásokról a pénztáros külön nyilvántartást köteles vezetni és a kiadási bizonylat szöveg rovatában - mivel a meghatalmazás ez esetben nem csatolható - hivatkozni kell a nyilvántartási számra.

d) Egy kiadási pénztárbizonylaton általában csak egy személy vehet át pénzt. Egy bizonylattal több személy részére csak akkor lehet pénzt kifizetni, ha valamennyi érdekelt ugyanazon a napon veszi fel járandóságát. A pénzfelvétel igazolása ebben az esetben az átvevők aláírásával a pénztári alapokmányon történik. Amennyiben a pénztári alapokmányon szereplők közül az esedékesség napján valaki nem veszi fel járandóságát, akkor a fel nem vett munkabérekre vonatkozó előírások (4. pont) szerint kell eljárni.

e) A pénz átvevőjének személyazonosságát szolgálati igazolvánnyal, vagy személyi igazolvánnyal kell igazolnia. A pénz átvételét az átvevőnek (nem személyes megjelenése esetén a meghatalmazottnak) a kiadási pénztárbizonylaton [a 3. d) pont szerinti esetekben a pénztári alapokmányon] aláírásával kell elismernie. Ha az átvevő nem a szervezet dolgozója, a kiadási pénztárbizonylaton (pénztári alapokmányon) az átvevő személyi számát is fel kell tüntetni.

f) A kifizetés megtörténtekor a kiadási pénztárbizonylatot a pénztárosnak (kifizető) alá kell írnia. A bizonylatot kiállító, utalványozó, ellenőrző és könyvelő, ill. a költségvetési szerveknél az érvényesítő, utalványozó, ellenőrzést végző és könyvelő szintén köteles feladata végrehajtásának igazolásául a kiadási pénztárbizonylatot aláírni.

g) A kiadási pénztárbizonylatot átírással, két példányban kell kiállítani. Az első példány a könyvelés bizonylata. E példányhoz kell csatolni a pénztári alapokmányokat (a csatolt okmányok darabszámát a bizonylat "Melléklet" rovatában kell feltüntetni), majd a bizonylatokat a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell könyvelésre átadni. A második, a tőpéldány a tömbben marad és azt igazolásul a pénztáros őrzi meg.

Munkabérfizetés

5.

a) A pénztáros csak a készpénzben ténylegesen kiadható (nettó) munkabért fizetheti ki a gazdálkodó szerv dolgozói részére, illetve csak ezeket az összegeket adhatja át kifizetés céljából a kifizetőhelyek (az osztályok, üzemrészek stb.) megbízottai részére. A megbízottak kötelesek a pénz átvételét nyugtán elismerni. Az elismervényt a munkabérek kifizetésének elszámolásáig a pénztáros őrzi, az elszámolás megtörténte után pedig köteles azt visszaadni a megbízottnak. A megbízottak a pénztárostól átvett összegekért anyagilag felelősök. A kifizetőhelyek megbízottai a fel nem vett bérek visszavételezésére megállapított határidőre [4. e) és f) pont] kötelesek a bérfizetési jegyzéket vagy azt az alapokmányt, amelyen a dolgozók a munkabér átvételét igazolták, a házipénztárnak visszaadni.

b) Ha a dolgozó a bérfizetés napján távol van, a munkabérének átvételére másnak meghatalmazást nem adott, vagy előzetesen ismert távolmaradása előtt (kiküldetés, szabadság stb.) munkabérét nem vette fel, előzetes megbízása alapján a részére járó összeget legkésőbb a bérfizetés napját követő második munkanapon MNB postautalványon el lehet küldeni lakcímére, vagy egyéb bejelentett tartózkodási helyére. Az ilyen tételekre vonatkozó rendelkezést a bérelszámoló készíti el és juttatja el a pénzügyi osztályhoz (előadóhoz).

c) Ha a kifizetést végző szervezeti egység (kifizetőhely) székhelyén nincs számlavezető bankfiók, a fel nem vett bérek belföldi postautalványon is feladhatók a dolgozók részére. A belföldi postautalványon feladóként minden esetben a szervezet központjának pénzügyi szervezeti egységét kell feltüntetni. A postai feladóvevényt a fizetési jegyzékhez kell csatolni.

d) A bérfizetési jegyzékben, a pénz átvételének elismerésére szolgáló helyen fel kell tüntetni, ha a munkabért postán (MNB postautalványon, vagy belföldi postautalványon) küldték el.

e) A dolgozóknak járó (nettó) munkabért teljes összegében a bérfizetés napján a pénztárnak kiadásba kell helyeznie. A dolgozók által fel nem vett, illetve a részükre postán el nem küldött munkabéreket a bérfizetés napján vissza kell vételezni a házipénztárba.

f) Ha a kifizetőhelyeken a pénz 8. § (2) bekezdés szerinti biztonságos megőrzésének feltételei megvannak, a gazdálkodó szerv vezetője az ügyviteli utasításban előírhatja, hogy a fel nem vett munkabéreket legkésőbb a bérfizetés napját követő második munkanapon kell a házipénztárba visszavételezni.

Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása

6.

a) Pénzt elszámolásra a 2. § (2) bekezdése szerinti pénzkezelőhelyek pénzellátásán kívül csak az alábbi célokra lehet kiadni:

beszerzésre, felvásárlásra,

kiküldetési költségekre,

jóléti elszámolásra,

kiskiadásokra (reprezentációs költségek, bélyeg stb.),

üzemanyagvásárlásra.

b) Az elszámolásra kiadott összeg nem haladhatja meg a cél eléréséhez indokoltan szükséges mértéket.

c) Elszámolásra pénzt csak személyre szólóan, az arra feljogosított személyek utalványozása és csak olyan bizonylat alapján lehet kifizetni, melyen az összeg rendeltetése és az elszámolás véghatárideje is fel van tüntetve. Az elszámolás véghatáridejét a gazdálkodó szerv ügyrendjében kell meghatározni, az azonban semmiképpen sem haladhatja meg a 30 napot, kiküldetésekkel kapcsolatban pedig azt a napot követő 3. munkanapot (külföldi kiküldetéseknél: a 8. munkanapot), melyen a kiküldöttnek munkahelyén jelentkeznie kell. Határidő előtt is el kell számolni, ha az elszámolás lehetővé vált (pl.: beszerzésre adott összeg esetében a beszerzés megtörtént). Ilyen esetben legkésőbb az elszámolás lehetővé válását követő munkanapon kell a felvett összeggel elszámolni. Üzemanyag vásárlására előleget - a szükséges mértékig - 30 napon belül több alkalommal is ki lehet fizetni, külön elszámoltatás nélkül. Az ily módon felvett összes- előleggel azonban a gépjárművezetőt legalább 30 naponként el kell számoltatni.

d) Ha a kitűzött véghatáridő előtt mód van részleges elszámolásra (pl.: beszerzésekre adott összeg esetében a beszerzések egy része megtörtént anélkül, hogy a többi része lehetetlenné vált volna), azt végre kell hajtani. A fennmaradó összeg elszámolásának véghatárideje ilyen esetben változatlan marad. Ha nyilvánvalóvá válik, hogy az elszámolásra kiadott összeg a célnak megfelelően nem használható fel, a felvett összeget ugyancsak haladék nélkül vissza kell fizetni.

e) Ha ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel akkor is el kell számolnia, ha az annak elszámolására kikötött véghatáridő még nem érkezett el.

Ha az elszámolásra kötelezett személynek az elszámolás eredményeként bizonyos összeget vissza kell fizetnie, ezt az összeget készpénzben még akkor is köteles visszafizetni, ha azonnal újabb összeget vesz fel elszámolásra. A befizetendő és felveendő összeget nem lehet egymással szemben beszámítani. Újabb összeget elszámolásra kiutalni csak akkor lehet, ha az elszámolásra kiadott összegeket nyilvántartó személy igazolja, hogy a pénz felvevőjének elszámolatlan tétele nincs.

f) A gazdálkodó szerv köteles az elszámolásra kiadott összegekről nyilvántartást vezetni. A nyilvántartás vezetésével a pénztárost, vagy a pénzügyi részleg egyik dolgozóját kell megbízni.

g) A nyilvántartásban elszámolási tételenként legalább a következő adatokat kell feltüntetni:

- a pénzt felvevő dolgozó neve,

- a pénz felvételének időpontja,

- a kiadási tételszám,

- a felvétel jogcíme,

- az elszámolásra felvett összeg,

- az elszámolás határideje,

- az elszámolás időpontja,

- a ténylegesen felhasznált összeg,

- a felhasználás jogcíme,

- a visszafizetett összeg,

- a bevételezési tételszám.

h) Ha az elszámolásra kötelezett a kitűzött véghatáridőig nem számol el, a nyilvántartás vezetője köteles erről a szervezet gazdasági vezetőjét haladék nélkül értesíteni.

Egyéb nyilvántartások

7.

a) A házipénztár ügyvitelében alkalmazott szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásával és ügykezelésével kapcsolatban a számvitel bizonylati rendjéről szóló 29/1978. (XI. 14.) PM számú rendelet előírásainak megfelelően kell eljárni.

b) A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartására vonatkozó előírásokon túlmenően a bankszámla terhére kibocsátott csekkek, illetve elszámolási utalványok felhasználásáról is tételes nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartásban a következő adatokat kell szerepeltetni: az űrlapot mikor, kinek a rendelkezésére, milyen tétel (tartozás) kiegyenlítésére, milyen módon teljesített és milyen összegű fizetésre használták fel. A nyilvántartásban szerepelnie kell az első és a második aláíró aláírásának, valamint a kiállított és aláírt csekk, utalvány stb. átvevője aláírásának. A nyilvántartásba be kell jegyezni a bankszámla terhelésének keltét, és a bejegyzés helyességét a vonatkozó tételnél a könyvelőnek aláírásával kell igazolnia. A nyilvántartásban az egyes űrlapokat - emelkedő sorszámuk szerint - külön-külön sorban kell felsorolni.

c) A bankszámla terhére kibocsátott csekk, illetve utalvány aláírói kötelesek meggyőződni arról, hogy az a gazdálkodó szerv fennálló kötelezettségének rendezésére szolgál-e.

d) A banki könyvelési adatoknak a nyilvántartásba való bejegyzése alkalmával a nyilvántartás vezetőjének ellenőriznie kell, hogy a nyilvántartás szerint már kiállított és aláírt minden egyes csekkről, illetve utalványról megérkezett-e - a banki számlakivonat kíséretében - a vonatkozó terhelési értesítés, illetve az ellenőrzést a banki számlakivonat alapján kell elvégezni.

e) A kiállítás közben vagy más módon elrontott, bepiszkolódott, illetve elszakadt csekk- és utalvány-űrlapot nem szabad forgalomba hozni. Az ilyen űrlapot két vastag vonással keresztben át kell húzni és "Rontott" szóval át kell írni.

f) a "Rontott" jelzést az űrlap tőszelvényén és a nyilvántartás megfelelő sorában is fel kell tüntetni.

g) A csekk- és utalvány-füzetekben visszamaradó tőszelvényeket 5 évig kell megőrizni.

h) A gazdálkodó szerv bankszámlájának (szervezeti egységek számlájának) megszüntetése esetén a felhasználatlanul maradt csekk- és utalvány-füzeteket (űrlapokat) a bankszámlát vezető pénzintézethez vissza kell juttatni.

Letétek házipénztári bizonylatai, nyilvántartása és kezelése

8.

a) A készpénz letét befizetésénél és kifizetésénél a jelen mellékletben foglalt előírásokat kell értelemszerűen alkalmazni

A letétek pénztári bizonylataként csak az erre a célra külön használatba adott bevételezési és kiadási pénztárbizonylattömb szolgálhat A pénztári nyilvántartást ugyancsak elkülönítetten kell vezetni

b) A házipénztárban jogszabály alapján őrzendő tárgyletétekről elkülönített nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás módját és formáját a tárgyletétek jellegének megfelelően a szervezet vezetője határozza meg. A nyilvántartásnak legalább a következő adatokat kell tartalmaznia:

- a letét keletkezésének időpontja,

- a letevő neve és címe,

- a letét megnevezése (tartalma),

- a letét jogcíme és a rendelkezés száma,

- a kiadás időpontja,

- a kiadást elrendelő rendelkezés száma,

- az átvevő neve és címe,

- az átvevő aláírása.

c) A tárgyletéteket kiadásukig egyenként lepecsételt borítékban, vagy csomagban kell kezelni, amelyen a letevő nevét és címét valamint aláírását, a letét tartalmát, továbbá a bevételezés adatait és a letétekről vezetett nyilvántartás vonatkozó tételszámát kell feltüntetni. Az értékletétek átvételénél és kiadásánál szükséges ellenőrzési, továbbá azok kezelésére és állományuk ellenőrzésére vonatkozó előírásokat a szervezet felügyeleti szerve határozza meg.

d) Az értékpapírokat megnevezésükkel, sorozat- és sorszámukkal névértékben kell nyilvántartani

e) A szervezet vezetője a szervezeti és működési szabályzatban köteles szabályozni - a helyi sajátosságoknak és a letétek jellegének megfelelően - a házipénztári letét kezelésének rendjét (utalványozás, ellenőrzés, nyilvántartás stb.) és az abban foglaltak betartásának ellenőrzésére felelős vezetőt kell kijelölnie.

A pénzkezelőhelyek elszámolási és nyilvántartási rendje

9.

A 2. § (2) bekezdése szerinti pénzkezelőhelyek elszámolásaira és nyilvántartásaira a házipénztárakra vonatkozó előírásokat kell alkalmazni. Az előírásoktól a gazdálkodó szervezet vezetője az alábbi eltéréseket engedélyezheti:

a) A készpénzbefizetések begyűjtésével, átvételével megbízott pénzkezelőhelyek bevételeiről bevételi pénztárbizonylatot nem kötelező kiállítani az esetben, ha a befizetés ellenében - a szigorú számadású nyomtatványként kezelt - értékjegyet, készpénz-számlát stb. bocsátanak ki. A pénztári elszámolás bizonylataként ez esetben ezen alapokmányok elfogadhatóak.

b) A pénzkezelőhelyek legalább havonta egyszer, a hó végén kötelesek pénztárzárlatot készíteni és az állandó vagy eseti ellátmányukról elszámolni.