18/2003. (VI. 24.) IM rendelet

az Igazságügyi Minisztérium Pártfogó Felügyelői Szolgálat egységes iratkezeléséről

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 10. §-ának (2) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján - az Ltv. 10. §-ának (5) bekezdésében meghatározott kérdésekben a Magyar Országos Levéltár egyetértésével - a minisztériumok és az országos hatáskörű államigazgatási szervek iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 40/1998. (III. 6.) Korm. rendeletben foglaltak és a Miniszterelnöki Hivatal előzetes állásfoglalására figyelemmel, a következőket rendelem el:[1]

I. Fejezet

A RENDELET HATÁLYA

1. §

(1)[2] A rendelet hatálya az Igazságügyi Hivatalra (a továbbiakban: Hivatal) terjed ki.

(2)[3] A rendelet rendelkezéseit a Hivatal az általa lefolytatott eljárások során - a hatáskörébe tartozó ügyek sajátosságaihoz igazodóan-külön jogszabály eltérő rendelkezése hiányában alkalmazza.

(3)[4] E rendeletnek az ügykezelési és az ügyviteli szabályait a jogi segítségnyújtással kapcsolatos ügyekben a VIII. Fejezetben, az áldozatsegítő feladatokkal kapcsolatos ügyekben a IX. Fejezetben megállapított eltérésekkel kell alkalmazni. A Hivatal egyedi iratkezelési szabályzatát a Hivatal főigazgatója (a továbbiakban: főigazgató) jelen rendeletben meghatározott szempontok érvényesítésével, utasításban adja ki.

(4)[5] Az iratkezelés során gondoskodni kell az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény, a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény, ezekkel összefüggésben a büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény (a továbbiakban: Be.), valamint a büntetések és az intézkedések végrehajtásáról szóló 1979. évi 11. törvényerejű rendelet (a továbbiakban: Bvtvr.) rendelkezéseinek megtartásáról.

II. Fejezet

ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK

2. §[6]

E rendelet alkalmazása során a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. §-ának 1-36. pontjában meghatározott, valamint a következő értelmező rendelkezések az irányadók:[7]

1. alszám: a kezdőiratot követően érkezett és keletkezett iratok folyamatosan emelkedő arab számjeggyel történő jelölése, a kezdőirat az 1-es sorszámot kapja;

2. átadókönyv: az irat és az ügyirat átadását, átvételét igazoló, bekötött és lapszámozással ellátott könyv;

3. hivatkozási szám: más szervtől érkezett iraton a megküldő szerv által alkalmazott azonosító szám;

4. igazgatói ügy: olyan ügy, amelyben a főigazgató (igazgató), illetőleg jogszabályban vagy utasításban meghatározott esetben más hivatali vezető a Hivatal igazgatására tartozó kérdésben, a pártfogó felügyelői, jogi segítségnyújtási, áldozatsegítési, illetve kárpótlási ügykörön kívül jár el;

5. intézkedés: az ügy tartalmi (érdemi) és formai (alaki) elintézésére adott utasítás;

6.[8] irat: a Hivatal működése során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja;

7.[9] iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magában foglaló tevékenység;

8. irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség;

9. irattári anyag: a Hivatal működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárába tartozó iratok összessége;

10.[10] irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a Hivatal feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó köziratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető köziratok levéltárba adásának határidejét;

11. kezdőirat: olyan irat, amelynek a Hivatalnál nincs előzménye, továbbá amely jogszabály értelmében érdemben vagy ügyviteli szempontból befejezett ügyben új eljárás lefolytatását vagy a már befejezett üggyel kapcsolatban önálló intézkedést, valamely kérelem önálló elintézését igényli;

12. kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat, valamint az eredeti iratról készített olyan másolat, amelyet az arra feljogosított személy "a kiadmány hiteléül" záradékkal, aláírásával és a Hivatal körbélyegzőjének lenyomatával lát el, vagy elektronikus irat esetében a külön jogszabályban meghatározott módon hitelesít;

13. láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő elektronikus művelet;

14. nyilvántartó könyv: az iratokról ügycsoportonkénti bontásban, elektronikus úton vezetett nyilvántartás;

15.[11] nyilvántartó lap: a közvetítői eljárásban résztvevő terheltről és sértettről, a pártfogolt ügyéről és adatairól (a közérdekű munkavégzésről) elektronikus úton vezetett nyilvántartás vagy papír alapú nyomtatvány.

16. pártfogó felügyelői könyv: a pártfogó felügyelőre kiosztott ügyekről pártfogó felügyelőnként vezetett könyv;

17. pártfogó felügyelői ügy: jogszabály alapján a Hivatal Pártfogó Felügyelői Szolgálatához utalt ügy;

18. szervezeti és működési szabályzat: a Hivatal tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a Hivatal, azon belül a szervezeti egységek feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket;

19. utóirat: olyan irat, amely a Hivatalnál már megindult ügyre vonatkozik, ha egyébként nem tekinthető kezdőiratnak;

20. ügycsoport: a Hivatal ügyeinek tárgyuk, valamint az alkalmazandó szabályok azonossága, különbözősége vagy specialitása szerinti csoportosítása;

21. ügyelosztás: az ügyben intézkedni, eljárni jogosult személy kijelölése;

22. ügyintézés: a Hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyben a jogszabályok által meghatározott eljárás, ennek során a tartalmi (érdemi) és formai (alaki), illetve szóbeli, írásbeli és elektronikus munkamozzanatok összessége;

23.[12]

24. ügykör: a Hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja;

25. ügyszám: az ügy azonosítására szolgáló megjelölés;

26. ügyvitel: a Hivatal eljárására vonatkozó jogszabályok, utasítások, szabályzatok által meghatározott, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a feladatok teljesítését célozza.

III. Fejezet

AZ IRATKEZELÉS SZERVEZETE

2/A. §[13] A Hivatalban az iratkezelés vegyes iratkezelési szervezettel, számítógépes iktatórendszer támogatásával történik.

Az iroda

3. §

(1) A pártfogó felügyelői ügy iratát a Hivatal irodája kezeli, melyet az irodavezető vezet.

(2)[14] A megyei (fővárosi) igazságügyi hivataloktól (a továbbiakban: megyei hivatal) külön helyen (épületben) működő pártfogó felügyelők és más szervezeti egységek mellett részirodák működhetnek.

Az irattár

4. §

Az irattári anyagot - amíg azt a levéltárnak át nem adják, illetve selejtezésére nem kerül sor - a megyei hivatalban működő irattár kezeli, ahol külön jogszabályban meghatározott képesítéssel rendelkező irattárost kell alkalmazni.

Az iratkezelés irányítása és felügyelete

5. §[15]

A megyei hivatalok iratkezelési feladatainak országos felügyeletét a főigazgató látja el, aki

a) az elektronikus iratkezelési rendszer kialakítását és továbbfejlesztését közvetlenül irányítja,

b)[16] az iratkezelési szabályok alkalmazását folyamatosan figyelemmel kíséri, annak aktuális kérdéseiről szükség szerint tájékoztatja az Igazságügyi és Rendészeti Minisztériumot, illetve javasolja a szabályok módosítását,

c) koordinálja az együttműködést a levéltárakkal, illetve folyamatos kapcsolatot tart a Magyar Országos Levéltárral.

6. §

(1) A megyei hivatal iratkezelési feladatainak közvetlen irányítását és felügyeletét a megyei hivatal igazgatója (a továbbiakban: igazgató) gyakorolja.

(2) Az irányítást, illetve a felügyeletet ellátó igazgató feladatai különösen:

a) irányítja a megyei hivatalban évente elvégzendő iratkezelési ellenőrzést, kezdeményezi az ellenőrzés során feltárt szabálytalanságok megszüntetését, és szükség esetén kezdeményezi az ellenőrzések tapasztalatai alapján a szabályzat módosítását,

b) az irattári tervnek megfelelően elrendeli és ütemezi az iratok selejtezését, továbbá a nem selejtezhető, már levéltárba adható iratok átadását.

IV. Fejezet

AZ ÜGYKEZELÉS

Tájékoztatás a félfogadásról, a beadványok átvételéről és a pártfogó felügyelő elérhetőségéről

7. §

(1) Az igazgató által meghatározott időszakban és meghatározott rendben a megyei hivatal minden munkanap félfogadást tart az ügyfelek részére.

(2) Az ügyfélfogadásról a megyei hivatalban hozzáférhető helyen tájékoztató táblát kell kifüggeszteni arról, hogy az ügyfelek hol, mikor és kinél adhatják elő kérelmeiket, panaszaikat, felvilágosításért mikor, hova fordulhatnak, a beadványt ki, mikor és melyik helyiségben jogosult átvenni.

(3) A Hivatal a (2) bekezdésben meghatározott tartalommal telefonon vagy más elektronikus úton is adhat tájékoztatást, és azt a világhálón is közzé teheti.

(4) Ha jogszabály a beadvány más módon (telefaxon, elektronikus úton) történő benyújtását is lehetővé teszi, az ügyfeleket ennek feltételeiről is tájékoztatni kell.

(5) Az ügyben eljárni jogosult pártfogó felügyelő a pártfogoltál tájékoztatja elérhetősége lehetőségeiről.

A felvilágosítás

8. §

(1) A Hivatal törvényben meghatározott személyeknek és képviselőjüknek ad felvilágosítást, lehetővé teszi az iratok megtekintését, másolatok vagy jegyzetek készítését (a továbbiakban együtt: felvilágosítás). Az eljárásban részt nem vevő személy részére az igazgató engedélyezheti a felvilágosítást, ha ahhoz az érintett hozzájárult, vagy azt törvény egyébként lehetővé teszi.

(2) Az egészségügyi intézet (orvos) által a Hivatal megkeresésére megküldött iratról az eljáró pártfogó felügyelő engedélyével adható felvilágosítás az (1) bekezdésben megjelölt személyeknek.

(3)[17] A környezettanulmány és a pártfogó felügyelői vélemény tervezetéről, a pártfogó felügyelő és a pártfogó felügyelői asszisztens feljegyzéseiről felvilágosítás nem adható. A közérdekű munkával és a pártfogó felügyelettel kapcsolatos felvilágosítás a büntetés (intézkedés) végrehajtását nem veszélyeztetheti. A közvetítői eljárásban részt vevők személyi adatairól felvilágosítás nem adható, a felvilágosításra jogosult személy a személyi adatokat tartalmazó iratokat csak az ilyen adatok törlése után ismerheti meg.

(4)[18] A közvetítői tevékenységet végző, és az abban közreműködő pártfogó felügyelőt a közvetítői eljárásra vonatkozóan titoktartási kötelezettség terheli, amely a közvetítői tevékenység megszűnése után is fennáll.

9. §

(1) A Hivatal a felvilágosításra vonatkozó jogosultságot az ügyiratok alapján állapítja meg. A felvilágosítást kérő személy azonosságát személyazonosító igazolvánnyal - ügyész, ügyvéd, jogtanácsos esetében ügyészi, ügyvédi, jogtanácsosi igazolvánnyal (a foglalkoztatást igazoló okirattal) - kell igazolni. Az ügyvédi irodával (ügyvéddel) munkaviszonyban álló dolgozó akkor jogosult a fentiekre, ha az ügyvédi iroda (ügyvéd) képviseleti jogosultsága az ügy irataiból kitűnik, és a munkaviszonyát igazolja.

(2) A felvilágosítás során gondoskodni kell az iratok megőrzéséről, épségük védelméről.

(3) A felvilágosításra jogosult személynek a meghallgatás, a lakókörnyezet megtekintésének helyéről és időpontjáról távközlési eszközön is adható felvilágosítás, ha az ügy és a felvilágosítást kérő személy azonosításához szükséges adatokat közli.

Intézkedés távközlési és elektronikus eszközök igénybevételével

10. §

(1) Az ügyintézés gyorsítása érdekében az intézkedés megtételére, tudakozódásra és felvilágosításra távközlési és elektronikus eszköz vehető igénybe, ha

a) a hívott (megkeresett) kiléte nem kétséges (beazonosítható),

b) a közlés tudomásul vételére a hívott, megkeresett jogosult, és

c) az ügyintézés ilyen módja nem ütközik jogszabályba.

(2) Távközlési vagy elektronikus eszköz igénybevétele esetén az intézkedésről hivatalos feljegyzést kell készíteni, illetve a telefax, e-mail szövegét vagy igazoló példányát csatolni kell az irathoz.

A beadványok átvétele és az átvétel elismerése

11. §

(1) Az ügyféltől a beadványt a felvilágosításra megállapított időben az e feladattal megbízott személy, más esetben a pártfogó felügyelő vagy a pártfogó felügyelői asszisztens veszi át.

(2) A postán érkezett vagy más hatóságtól kézbesítővel (hivatali kézbesítés) küldött iratot - munkaidőben - az igazgató által kijelölt személy veszi át.

(3) A küldeményt átvevő személy sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét mind az átvételi elismervényen, mind a borítékon megjelöli. A postai úton érkező, sérültként könyvelt küldemény átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni, és azt a küldemény tartalmához kell csatolni.

(4) Az átvevő az átvételt a kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el, az "azonnal" és a "sürgős" jelzésű küldemények átvételi idejét óra-perc pontossággal jelöli meg a kézbesítő okmányon és a borítékon is.

(5) A személyesen benyújtott (átadott) beadványt átvevő személy a beadvány felzetén vagy a megszövegezett elismervényen az érkezés megjelölésére szolgáló bélyegzővel igazolja az átvételt, és ha már rendelkezésre áll, rájegyzi az ügyszámot is. Az ügyfél kívánságára szóban előterjesztett kérelem jegyzőkönyvbe foglalásáról elismervényt kell adni, vagy átadni részére a felvett jegyzőkönyv egy hitelesítetlen, másolati példányát.

12. §

(1) A postán érkezett ajánlott, expressz és a tértivevényes iratokat a postán vezetett könyvben egyenként kell átvenni, míg az egyéb iratok számolás és bejegyzés nélkül is átvehetők. Ajánlott küldemény esetében a bizonylatot az annak átvételére jogosult személy az átvételkor aláírva visszaadja a postahivatalnak. A tértivevényes küldeményekkel külön-külön teljes névaláírással kell elszámolni, és a tértivevényeket vissza kell juttatni a feladóhoz. A postabélyeggel ellátott válaszlapon bemutatott elismervényt postán kell a félnek elküldeni.

(2) A telefax, e-mail átvételére az igazgató által kijelölt személy és a pártfogó felügyelő jogosult. Az elektronikus úton érkezett telefaxot fénymásolatban kell az ügyirathoz szerelni.

(3) A küldeményt csak az annak átvételére jogosult személy veheti át, aki ellenőrzi a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét, az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét.

(4) A postán érkezett iratokat - a levélborítékkal együtt - nyomban el kell juttatni az irodához (részirodához).

(5) A Hivatal a hozzá nyilvánvalóan tévesen küldött iratot érkeztető-bélyegzővel látja el és a levélborítékkal együtt - iktatás nélkül - továbbítja a címzetthez. A továbbítás tényét és a címzettet a továbbított iratra fel kell jegyezni.

Az irat érkezési időpontjának feltüntetése

13. §

(1) A Hivatalhoz érkezett iraton - az irat valamennyi példányán és mellékletén, az irat felzetén vagy az első oldalán, elektronikus úton érkezett irat kinyomtatott példányán - az érkezés napján bélyegzővel, jól olvashatóan fel kell tüntetni a Hivatalt, az ügyszámot, a hivatkozási számot, az érkezés évét, hónapját és napját. Az iraton meg kell jelölni a példányok és a mellékletek számát; az eredeti okiratot külön kell megjelölni. Ha a beadványban jelzett valamely melléklet, irat stb. hiányzik, ennek tényét is fel kell tüntetni.

(2) A Hivatalhoz érkezett iraton az érkezés időpontjának feltüntetésekor az érkezés módját (pl. postán, közvetlen beadás stb.) is fel kell tüntetni.

(3) Közvetlenül a munkaidő vége előtt átvett iratokon az érkezés évét, hónapját és napját még aznap fel kell tüntetni. Az egyéb iratkezelési tennivalókat a következő munkanapon is el lehet végezni.

(4) Ha a levélborítékot nem kell a beadványhoz csatolni, a postabélyeggel ellátott levélborítékokat össze kell gyűjteni és három hónapos őrzést követően meg kell semmisíteni.

Az írásbeli bizonyítékok és fontos iratok kezelése, őrzése

14. §

(1) Ha az irathoz olyan okiratot vagy más iratot mellékeltek, amelynek szakértői megvizsgálása válhat szükségessé, az okiratot (iratot) zárt borítékban kell az iratok között őrizni.

(2)[19] A büntető ügyekben alkalmazható közvetítői tevékenységről szóló 2006. évi CXXIII. törvény (a továbbiakban: Bkt.) 8. §-ának (2) bekezdésében meghatározott esetben a közvetítői eljárás során a sértett személyi adatait zárt borítékban kell az iratok között őrizni.

(3)[20] Az (1) bekezdésben meghatározott módon kell őrizni az egészségügyi intézet (orvos) által a Hivatal megkeresésére megküldött iratot, valamint azokat az iratokat, melyeket a pártfogó felügyelő fontosnak minősített.

(4)[21] Páncélszekrényben - indokolt esetben külön helyiségben is - kell őrizni az iratot, ha jogszabály vagy a pártfogó felügyelő az őrzésnek ezt a módját rendelte el.

A kezdőirat

15. §

Kezdőirat különösen:

a) a környezettanulmány beszerzését elrendelő határozat,

b) a pártfogó felügyelői vélemény beszerzését elrendelő határozat,

c)[22] a közvetítői eljárásra utalásról szóló ügyészi határozat, illetőleg a büntetőeljárást a közvetítői eljárás lefolytatása érdekében felfüggesztő bírósági végzés,

d)[23] a közérdekű munka végrehajtásának szervezését és ellenőrzését elrendelő irat, értesítőlap,

e)[24] a pártfogó felügyelet végrehajtását elrendelő irat, értesítőlap,

f)[25] utógondozás megkezdésére vonatkozó megkeresés a büntetés-végrehajtási intézettől, javítóintézettől, elítélttől, szabadulótól, más személytől vagy szervtől.

A nyilvántartások vezetése

16. §

(1)[26] A nyilvántartó könyvet elektronikus úton, az iratkezelési szoftverek megfelelésének külön jogszabály szerinti tanúsításával rendelkező számítógépes program használatával kell vezetni. Egyéb iratkezelési cselekményeket akkor lehet elektronikus úton végezni, ha azt jogszabály megengedi.

(2) A nyilvántartó lap, a pártfogó felügyelői könyv, a körbélyegzők és a nyomtatványok nyilvántartása, valamint egyéb, kisegítő jellegű nyilvántartások elektronikus úton vagy papíralapon egyaránt vezethetők.

(3) Az átadókönyvet papíralapon kell vezetni.

Az iktatás

17. §

Az iroda - ha e rendelet másként nem rendelkezik - a Hivatalhoz érkezett minden beadványt, illetve iratot bejegyez az ügycsoportja szerinti nyilvántartó könyvbe [21. § (2) bekezdés].

Az ügycsoportok és az ügycsoportok jelölése

18. §

(1) A pártfogó felügyelői eljárásokban az alkalmazandó jogszabályok alapján az egyes ügycsoportok a következők:

a) környezettanulmány,

b) pártfogó felügyelői vélemény,

c)[27] közvetítői eljárás (mediáció),

d)[28] közérdekű munka,

e)[29] pártfogó felügyelet,

f)[30] utógondozás,

g)[31] egyéb ügy.

(2) Az (1) bekezdésben felsorolt ügycsoportok megjelölésére a következő rövidítéseket kell használni:

a) Kt - környezettanulmány,

b) Pfv - pártfogó felügyelői vélemény,

c)[32] M - közvetítői eljárás (mediáció),

d)[33] Km - közérdekű munka,

e)[34] Pf-pártfogó felügyelet,

f)[35] Ug - utógondozás,

g)[36] E -egyéb ügy.

Az ügyszám

19. §

(1) Az ügy száma az ügycsoport betűjele, törve a nyilvántartási számmal, törve az érkezés évszámával. Az ügyszámot egy sorba kell írni (pl. Kt/135/2003.).

(2) Az igazgató elrendelheti, hogy az ügyszám előtt az eljáró pártfogó felügyelő számát - 1-gyel kezdődő folyamatos számozással - arab számmal is tüntessék fel (pl. 5.Pfv/158/2003.).

(3) Az eljáró pártfogó felügyelő sorszáma után pontot kell tenni, ugyancsak pont kerül az öt számjegyű ügyszámoknál a második számjegy után (pl. 3.Km/l0.002/2004.).

(4) Az ügyszám csak a törtvonalnál választható el, ezt a jelet az elválasztás sorában fel kell tüntetni és a következő sor ezen írásjel megismétlése után folytatható.

(5) A betűjelzések, a számok és az írásjelek között szóköz nincs.

Az alszám

20. §

(1) Az utóiratokat, így különösen a jegyzőkönyveket, feljegyzéseket, javaslatokat, jelentéseket és az egyéb intézkedéseket az ügyszám feltüntetésén kívül alszámmal is el kell látni. Az alszámot - az ügyszámmal egy sorban és ahhoz törtvonallal kapcsolva - arab számmal kell feltüntetni (pl. 4.Pf/102/2003/8.). Az iratokat az alszámozza, akinél az előiratok vannak.

(2) Az 1-es alszámot a kezdőirat kapja, a következő - az (1) bekezdésben felsorolt irat - eggyel magasabb alszámot kap.

(3) Az elintézés annak az iratnak az alszámát kapja, amelyikre vonatkozik.

(4) A mellékletet (csatolt iratot) az ügyszámmal, a kezdő- vagy utóirat alszámával kell ellátni, melyet kötőjellel kell elválasztani a mellékletek 1-től kezdődő folyószámával (pl. 6.Ug/436/2003/7-2.).

(5) Az újra iktatott ügy korábbi iratai a kezdőiratként kezelendő irattal együtt az 1-es alszámot kapják. A csatolt iratcsomó - átkötve - egy alszámot kap.

A nyilvántartó könyv

21. §

(1) A kezdőiratokat a nyilvántartó könyv soron következő ügyszámánál kell nyilvántartásba venni. A kezdőiratok nyilvántartásba vételekor az ügyben keletkezett korábbi iratrészeket az iroda az új ügyhöz szereli.

(2) Az iroda a 18. §-ban írtak szerint

a) a környezettanulmányok ügyeit a környezettanulmányok nyilvántartó könyvébe,

b) a pártfogó felügyelői vélemények ügyeit a pártfogó felügyelői vélemények nyilvántartó könyvébe,

c)[37] a közvetítői eljárásra utalt ügyeket a közvetői eljárások nyilvántartó könyvébe,

d)[38] a közérdekű munka ügyeket a közérdekű munka nyilvántartó könyvébe,

e)[39] a pártfogó felügyelet ügyeit a pártfogó felügyelet nyilvántartó könyvébe,

f)[40] az utógondozások ügyeit az utógondozás nyilvántartó könyvébe,

g)[41] az egyéb ügyeket az egyéb ügyek nyilvántartó könyvébe

jegyzi be.

(3) Ha az utóiratot tévesen iktatták kezdőiratként, azt az ügyben érkezett kezdőirathoz kell utóiratként iktatni, a tévesen adott nyilvántartási számnál pedig fel kell tüntetni a helyes ügyszámot. Az átiktatásra az ügy kiosztása előtt az ügyek elosztására jogosult vezető, ezt követően a kijelölt pártfogó felügyelő adhat írásban utasítást.

22. §

(1) A nyilvántartó könyv elektronikus úton történő vezetéséhez a megfelelő számítógépes programot a Hivatal bocsátja rendelkezésre. Az elektronikus úton vezetett nyilvántartó könyvnek képesnek kell lennie az ügy tárgya, alanya stb. szerinti keresésre, az ügyforgalmi, ügyintézői, statisztikai szempontú feldolgozásra is.

(2) A kezdőirat iktatásakor a pártfogolt nevét és az ügy tárgyát is fel kell tüntetni. A házassági nevet viselő pártfogolt esetén zárójelben fel kell jegyezni a születési nevet is.

(3) Az utóirat érkezésének napját és az utóirat tárgyát - úgy, hogy a bejegyzés egyértelműségét ne veszélyeztesse - rövidített formában kell feltüntetni. Az érkezés évét csak akkor kell kiírni, ha az utóirat nem a kezdőirat érkezésének évében érkezett.

(4) A nyilvántartó könyvben fel kell tüntetni az ügy befejezésének időpontját és módját, az intézkedés írásba foglalásának napját. Ha a megyei hivatal az eljárást áttétellel fejezte be, a nyilvántartó könyvbe be kell jegyezni az elküldés időpontját.

(5) Az "észrevételek" rovatban minden esetben fel kell tüntetni:

a) az iratokat mely hatóságnak küldték meg,

b) az irat csatolásának megtörténtét mindkét ügy számánál,

c) az irat teljes vagy részleges eltűnését (megsemmisülését),

d) a c) pont szerinti esetben az irat rekonstruálását elrendelő intézkedés számát,

e) az esetleg szükséges egyéb adatokat, különösen azokat a tényeket vagy körülményeket, amelyeknek a nyilvántartó könyvben történő feltüntetésére az igazgató, a pártfogó felügyelő utasítást adott, illetve amely adatnak a feltüntetésére a nyilvántartó könyvet vezető szerint szükség van.

23. §

(1)[42] A nyilvántartó könyv számítógépes programjának szolgáltatnia kell a terheltek, utógondozottak neve szerinti betűrendes nyilvántartást is. A terhelt, utógondozott neve mellett fel kell tüntetni az ügy tárgyát és az ügyszámot.

(2) Ha a befejezettként kezelt ügy újból megindul, a korábbi ügyszám mellett fel kell jegyezni az új ügyszámot is.

(3)[43] A folyó év nyilvántartó könyvét az év utolsó munkanapján, az utolsó iktatást követően, de legkésőbb a következő év március 31-éig ki kell nyomtatni és az elvégzett hitelesítés után az irattári tervben meghatározottak szerint kell tárolni. A kinyomtatott nyilvántartó könyvet az igazgató aláírásával és a megyei hivatal körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.

A pártfogó felügyelői könyv vezetése

24. §

(1) A pártfogó felügyelőre kiosztott ügyekről a pártfogó felügyelő pártfogó felügyelői könyvet vezet.

(2)[44] A pártfogó felügyelői könyvbe az ügyszámot, a terhelt, utógondozott nevét, az ügy tárgyát, az iratok első bemutatásának időpontját, valamint az ügy befejezésének időpontját be kell jegyezni.

(3) Az ügy befejezésére vonatkozó rovat kitöltése után az adott ügyre vonatkozó teljes rovatot úgy kell áthúzni, hogy valamennyi bejegyzés olvasható maradjon. Ha a pártfogó felügyelői könyvet elektronikus úton vezetik, a teljes rovatot - megőrizve az eredeti bejegyzéseket - törölve jelzéssel kell ellátni, feltüntetve a törlés időpontját.

A nyilvántartó lap vezetése

25. §

(1) A pártfogó felügyelő a pártfogoltjáról nyilvántartó lapot állít ki.

(2) A nyilvántartó lapon fel kell jegyezni a nyilvántartásba vétel időpontját.

(3) A nyilvántartó lap a pártfogoltról a következő adatokat tartalmazza:

a) személyi adatok (név, születési hely, idő, anyja neve, lakóhelye, tartózkodási helye),

b) befejezett iskolai végzettsége,

c) tanulmányok megszakítása esetén ennek indoka,

d) foglalkozása, szakképesítése,

e) munkahelye,

f) beosztása,

g) ha van, a törvényes képviselő adatai (név, tartózkodási helye, a törvényes képviselet jellege).

(4) A nyilvántartó lap a bűncselekmény(ek) elkövetésével kapcsolatban a következő adatokat tartalmazza:

a) a bűncselekmény megnevezése,

b) az elkövetés éve,

c) az esetleges társtettesek száma,

d) a nyomozóhatóság, ügyészség vagy bíróság megnevezése (határozatának száma, kelte, jogerejének napja),

e) az elrendelt intézkedés, kiszabott büntetés megnevezése,

f)[45] az elrendelt külön magatartási szabály megnevezése,

g)[46] folyamatban lévő más büntetőeljárások.

(5) A nyilvántartó lap a családi körülményekre vonatkozóan a következő adatokat tartalmazhatja:

a) a pártfogolt kivel él együtt,

b) a pártfogolt gyermekeinek száma,

c) szülei élnek-e, együtt élnek-e,

d) az apa neve, iskolai végzettsége, foglalkozása, munkaköre,

e) az anya neve, iskolai végezettsége, foglalkozása, munkaköre,

f) a pártfogolttal együtt élő házastárs, élettárs iskolai végzettsége, foglalkozása, munkaköre.

(6) A nyilvántartó lap a pártfogolt egyéb adataiként tartalmazhatja:

a) a baráti körre, kisközösségi kapcsolatokra vonatkozó adatokat,

b) az esetleges káros szenvedélyek adatait,

c) a gyermekvédelmi gondoskodásra vonatkozó adatokat (a hatósági intézkedés megnevezése, a határozat száma, kelte, jogerejének napja, az intézkedés elrendelésének oka).

Nyilvántartó lap vezetése a közvetítői eljárásban[47]

25/A. §[48] (1) A közvetítő a közvetítői eljárásról, az eljárásban résztvevő terheltről és sértettről nyilvántartó lapot állít ki.

(2) A nyilvántartó lapon fel kell jegyezni

a) a nyilvántartásba vétel időpontját,

b) pártfogó felügyelő közvetítő esetén a közvetítői eljárást folytató megyei hivatal megnevezését, ügyvéd közvetítő esetén a közvetítői tevékenység végzésére kötött szerződés számát,

c) az ügy számát,

d) a közvetítő nevét és a Bkt. 3. §-ának (2) bekezdése szerinti több közvetítő kijelölése esetén a vezető közvetítő minőséget.

(3) A nyilvántartó lap a terheltről a következő adatokat tartalmazza:

a) személyi adatok (név, születési név, házassági név, születési hely, születési idő, anyja neve, lakóhelye, tartózkodási helye, telefonos elérhetősége),

b) törvényes képviselő adatai (neve, elérhetősége, képviselet jellege) .

(4) A nyilvántartó lap a sértettről a következő adatokat tartalmazza:

a) személyi adatok (név, születési név, házassági név, születési hely, születési idő, anyja neve, lakóhelye, tartózkodási helye, telefonos elérhetősége),

b) törvényes képviselő adatai (neve, elérhetősége, képviselet jellege) .

(5) A nyilvántartó lap a közvetítői eljárásról a következő adatokat tartalmazza:

a) ügyészség/bíróság megnevezése (határozat száma, kelte),

b) az elkövetett bűncselekmény megnevezése,

c) a közvetítői eljárás kezdete,

d) készült-e pártfogó felügyelői vélemény, ha igen, akkor a készítő/közreműködő megyei hivatal megnevezése,

e) részt vett-e a közvetítői eljárásban kirendelt védő, meghatalmazott jogi képviselő, tolmács, külső szakember, segítő, törvényes képviselő,

f) született-e határozat igazolási kérelemről,

g) született-e határozat kizárás tárgyában,

h) a megállapodásra, a közvetítői eljárás eredményére vonatkozó adatok (kár megtérítése, más módon történő jóvátétel),

i) a közvetítői eljárás tényleges befejezésének időpontja, módja (Bkt. 15. §),

j) a terhelt a megállapodásban foglaltakat teljesítette-e,

k) a közvetítői eljárás eredményeként az ügyész a terhelttel szemben az eljárást megszüntette, vádat emelt, illetve a vádemelést elhalasztotta/a bíróság az eljárást megszüntette, illetve milyen büntetést vagy intézkedést alkalmazott.

Az iratboríték

26. §

(1)[49] A pártfogolási ügy iratait az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium által nyomtatványként rendszeresített iratborítékba kell helyezni.

(2) Az iratokat emelkedő alszám szerint rendben kell tartani. Az intézkedést igénylő utóiratot elintézéséig a kezdőirat elé (fölé) kell tenni.

(3) Ha a Hivatal az ügy összes iratát időlegesen más hatóságnak küldi meg, pótborítékot kell készíteni. A pótborítékon fel kell tüntetni az ügy számát és a legmagasabb alszámot, valamit azt, hogy az iratot mikor és hová küldték meg. A pótborítékban el kell helyezni az időközi ügyintézéshez szükséges iratokat.

(4) Az iratok visszaérkezése után a visszaérkezett iratokat és a pótborítékban keletkezett iratokat alszámaiknak megfelelő sorrendben az iratok közé kell visszahelyezni. A pótborítékot a legutolsó alszám után kell elhelyezni.

27. §

(1) Az iratborítékot a rendszeresített nyomtatvány adatainak megfelelően kell kitölteni. Az iratborítékon fel kell tüntetni ezen kívül:

a) a csatolt ügyiratok ügyszámát,

b) az ügy soron kívüli elintézésének elrendelését,

c) mindazt a tényt, körülményt vagy adatot, amelynek feltüntetésére az igazgató vagy más illetékes vezető egyedileg vagy általánosan, illetve a pártfogó felügyelő egyedileg utasítást adott.

(2) Az iratboríték első oldalán fel kell tüntetni a selejtezési jelet és a selejtezés időpontját, illetve azt, hogy az irat nem selejtezhető.

(3) Az iratborítékon az adatokat tintával, gépírással vagy bélyegzővel, rendszerint az iroda tünteti fel. Az intézkedés eredményeként szükségessé váló feljegyzést (pl. soron kívül) az ügyben eljáró pártfogó felügyelő, pártfogó felügyelői asszisztens köteles feltüntetni.

V. Fejezet

AZ ÜGYINTÉZÉS

A kezdőirat bemutatása az eljáró pártfogó felügyelő kijelölése céljából

28. §

A kezdőiratot az esetleges előzményi iratokkal felszerelve a nyilvántartó könyvbe bejegyzés napján, de legkésőbb az érkezést követő munkanapon az irodavezető bemutatja az igazgatónak vagy az igazgató által az ügyelosztásra feljogosított más vezetőnek.

Az ügyelosztás módszerei

29. §

(1) Ügyelosztási módszerként alkalmazni kell, hogy

a) a fiatalkorú pártfogoltak ügyét - párhuzamosan lehetőség szerint 45 ügynél nem többet - az ilyen ügyek intézésére szakosodott, a felnőtt korú pártfogoltak ügyét - párhuzamosan lehetőség szerint 65 ügynél nem többet - pedig az ilyen ügyek intézésére szakosodott pártfogó felügyelő intézze,

b) a más jogszabályban börtönpártfogolásként meghatározott ügyeket legalább három éve intéző pártfogó felügyelő az ilyen ügyek intézése alól-kérelmére-legalább egy évig mentesüljön,

c) a pártfogó felügyelői véleményt készítő pártfogó felügyelő ugyanazon pártfogolt ugyanazon vagy más büntetőeljárás alapján vagy eredményeként elrendelt pártfogó felügyeleti ügyét - lehetőség szerint - ne intézze,

d)[50] közvetítői eljárásra utalt ügyet az ilyen ügyek intézésére szakosodott olyan pártfogó felügyelő vagy közvetítői tevékenység végzésére szerződésben álló ügyvéd intézze, akivel szemben a Bkt. 4. §-ának (1) bekezdése szerinti kizáró ok nem áll fenn.

e)[51]

(2) Ügyelosztási módszerként alkalmazható különösen:

a) a megyei hivatal illetékességi területének felosztása a pártfogó felügyelők között (városok, kerületek, egyéb települések szerint),

b) a páros-páratlan ügyszámok,

c) a meghatározott számcsoportok,

d) a pártfogolt nevének kezdőbetűje,

e) az ügycsoportonkénti, az ügy tárgya szerinti szakosodás,

f) a pártfogó felügyelői gyakorlat időtartama,

g) több ügyelosztási módszer együttesen.

(3) Ha az ügyek elosztását számítógépes program segíti, a számítógépes javaslatot az ügyet elosztó hivatali vezetővel közölni kell.

(4)[52] Az igazgató a közvetítői eljárás lefolytatására történő kijelölésnél a (2) és (3) bekezdés szerint alkalmazott ügyelosztási módszertől eltérhet, ha azt az ügy jellegére is figyelemmel az egyenletes munkateher biztosítása indokolja.

(5)[53] A kijelölést, a kijelölés módosítását [30. §] és annak időpontját az iratborítékon az ügyet elosztó hivatali vezető aláírásával együtt fel kell tüntetni.

A kijelölés módosítása

30. §

Az igazgató, illetve az ügyelosztásra jogosult más hivatali vezető az ügy intézésére másik pártfogó felügyelőt jelöl ki a Be.-ben a pártfogó felügyelőre is vonatkozó kizárás, a pártfogó felügyelő igazságügyi alkalmazotti szolgálati jogviszonyának megszűnése, a tartós távolléte, az ügy jellegére is figyelemmel távolléte, az egyenletes munkateher biztosítása vagy az ügyhátralék feldolgozása esetén.

A soron kívüli eljárás

31. §

(1) Az ügy soron kívüli intézése alapulhat

a) jogszabály rendelkezésén,

b) a nyomozóhatóság, az ügyész, a bíróság rendelkezésén,

c)[54] az Központi Igazságügyi Hivatal határozatán,

d) az igazgató rendelkezésén.

(2) Az igazgató a soron kívüli eljárást a pártfogolt vagy képviselője kérelmére írásban elrendelheti.

Az irat bemutatása a pártfogó felügyelő részére

32. §

(1) Az iroda az eljáró pártfogó felügyelő kijelölése után a nyilvántartó könyvbe bejegyzi az eljáró pártfogó felügyelő nevét vagy sorszámát, majd az iratot a pártfogó felügyelőnek bemutatja, illetve megküldi.

(2) A nyilvántartásban lévő iratot a lejárat napján, az utóiratot - az előirathoz szerelve - nyomban be kell mutatni vagy meg kell küldeni a pártfogó felügyelő részére.

(3) Ha bármely irat kézbesítetlenül érkezik vissza az irodához, a visszaérkezett küldeményt az iratokkal együtt haladéktalanul be kell mutatni vagy meg kell küldeni a pártfogó felügyelőnek.

33. §

(1) Az iratokat a pártfogó felügyelőnek, a pártfogó felügyelői asszisztensnek, a leírási feladatot végző írnoknak és az irodának rendszerint átadókönyvvel kell átadni.

(2) Az iroda az utolsó alszámú iraton feltünteti az irodába érkezés napját.

Az ügyintézés iratkezelési módszerei

34. §

(1)[55] A pártfogó felügyelő az ügy intézése során - a nyilvántartó lap kiállításán túl - jegyzőkönyvet, jelentést, javaslatot, feljegyzést, környezettanulmányt, pártfogó felügyelői véleményt, pártfogó felügyelői tervet készít, előtte történő megjelenésre felhívást ad ki, melyeket az ügyirathoz kell szerelni. A közvetítői tevékenységet végző pártfogó felügyelő a közvetítői eljárás keretében idéz, határozatot hoz igazolási kérelem tárgyában, megállapodást szövegez, értesít, tájékoztat, költségjegyzéket vezet, és annak összegzésével megállapítja a közvetítői eljárás során a Hivatal által fizetett vagy előlegezett költséget.

(2) A környezettanulmány, a pártfogó felügyelői vélemény és a pártfogó felügyelői terv tartalmi és formai szabályait külön jogszabály tartalmazza.

A jegyzőkönyv

35. §

(1) A pártfogó felügyelő jegyzőkönyvet készít a) közérdekű munkával kapcsolatos ügyben az elítélt meghallgatásáról, ebben a személyes adatai továbbításához szükséges nyilatkozatáról,

b) a pártfogó felügyelettel kapcsolatos ügyben a pártfogolt első, valamint a magatartási szabályokat és kötelezettségeket érintő meghallgatásáról,

c) utógondozási ügyben az elítélt első meghallgatásáról.

(2) A jegyzőkönyvben semmit sem szabad a sorok közé írni. Az esetleges kiegészítéseket és módosításokat a jegyzőkönyv szélére vagy aljára kell írni. A módosítás folytán szükségtelenné vált szövegrészeket áthúzással oly módon kell törölni, hogy a törölt szövegrész az áthúzás után is olvasható maradjon.

(3) A jegyzőkönyvet a pártfogó felügyelő, a pártfogolt és a fiatalkorú pártfogolt jelenlévő törvényes képviselője, a kiegészítéseket és a módosításokat a pártfogó felügyelő aláírja.

(4) Ha a jegyzőkönyv szövege több ívre terjed, az egyes íveket össze kell fűzni, illetve kapcsolni.

(5) A jegyzőkönyvhöz az eljárási cselekmény alkalmával szerelt iratokat mellékelni kell. A mellékletet a jegyzőkönyv ügyszámával, alszámával el kell látni, melyet törni kell a mellékletek 1-től kezdődő folyószámával. A mellékleten jelezni kell az azt benyújtó személy nevét és jogállását is.

A jelentés

36. §

A pártfogó felügyelő jelentést készít

a)[56] közvetítői eljárással kapcsolatos ügyben

1. a közvetítői eljárás befejezéséről az ügyész, illetőleg a bíróság, valamint a sértett, a terhelt és képviselőik részére (Bkt. 16. §),

2. a közvetítői eljárás befejezése után, ha a megállapodás teljesítésének ellenőrzése során azt észleli, hogy a terhelt nem teljesít, vagy a megállapodás a sértett magatartása miatt nem teljesíthető - a sértett, illetőleg a terhelt értesítése mellett - az ügyet közvetítői eljárásra utaló ügyész, illetőleg bíróság részére,

b)[57] közérdekű munkával kapcsolatos ügyben

1. a közérdekű munka befejezéséről az első fokú bíróság, a büntetés-végrehajtási bíró és az ügyész részére,

2.[58] ha a pártfogolt a közvetítői eljárás során létrejött megállapodást nem teljesíti, az illetékes ügyész részére,

c)[59] a pártfogó felügyelettel kapcsolatos ügyben

1. a magatartási szabályok megszegéséről az ügyész részére,

2.

3. a pártfogó felügyelet leteltéről, megszűnéséről az azt elrendelő ügyész vagy bíróság, ideiglenes elbocsátás esetén a javítóintézet és a büntetés-végrehajtási bíró részére,

d)[60] utógondozással kapcsolatos ügyben az utógondozás eredményéről a büntetés-végrehajtási intézet részére.

A javaslat

37. §

A pártfogó felügyelő javaslatot készít

a) közérdekű munkával kapcsolatos ügyben

1. lakcímfigyelés, rendőri elővezetés, elfogatóparancs kiadása és visszavonása érdekében a büntetés-végrehajtási bíró részére,

2. más munkahely kijelölése esetében az ügyész részére,

3. a végrehajtást gátló körülményekről az ügyész részére,

4. a végrehajthatóság megszűntének megállapítása érdekében a büntetés-végrehajtási bíró részére,

5. a büntetés félbeszakítása érdekében a büntetésvégrehajtási bíró részére;

b) pártfogó felügyelettel kapcsolatos ügyben

1.[61] ha a pártfogolt a pártfogó felügyelet magatartási szabályait a vádemelés elhalasztása során súlyosan megszegi, az illetékes ügyész részére (vádemelési javaslat),

2.[62] a szabadságvesztés végrehajtásának elrendelésére, ha a felfüggesztett szabadságvesztésre ítélt a magatartási szabályokat súlyosan megszegi, az illetékes ügyész részére,

3.[63] ha a próbára bocsátott a magatartási szabályokat megszegi, a próbára bocsátás időtartama meghosszabbítására, illetve, ha súlyosan megszegi, javítóintézeti nevelés elrendelésére vagy büntetés kiszabására az illetékes ügyész részére,

4.[64] ha a feltételes szabadságra bocsátott a magatartási szabályokat megszegi, a feltételes szabadság megszüntetésére az illetékes ügyész részére,

5.[65] ha a javítóintézetből ideiglenesen elbocsátott a magatartási szabályokat megszegi, az ideiglenes elbocsátás megszüntetésére az illetékes ügyész részére,

6. a feltételes szabadság mellett elrendelt pártfogó felügyelet megszüntetésére a büntetés-végrehajtási bíró részére,

7.[66] a magatartási szabályok súlyos megszegésén kívüli esetekben a magatartási szabályok megváltoztatására a büntetés-végrehajtási bíró, vádemelés elhalasztása esetén az ügyész részére,

8. a rendőrség segítségének kérésére, ha a pártfogó felügyelet ellátása a pártfogolt vagy környezete magatartása miatt akadályba ütközik;

c) utógondozással kapcsolatos ügyben

1. a büntetés-végrehajtási intézet részére a szabadulok pártfogó felügyeletének előkészítésére,

2. a gyermekjóléti szolgálat, a gyámhatóság, állami vagy önkormányzati szerv, egyház, civil szervezet, munkáltató részére intézkedés kezdeményezésére, együttműködési megállapodás, szerződés megkötésére.

A feljegyzés

38. §

A pártfogó felügyelő feljegyzést készít

a)[67] közvetítői eljárással kapcsolatos ügyben

1.[68] a közvetítői megbeszélésről,

2.[69] a Bkt. 7. §-ának (4) bekezdésén alapuló külső szakember bevonásáról,

3.[70] a Bkt. 10. §-ában szabályozott mulasztás körülményeiről,

4.[71] a közvetítői eljárás során tapasztalt, a Bkt. 15. §-ának (1) bekezdésében meghatározott körülményről,

5.[72] valamely szervtől vagy személytől kért és kapott tájékoztatásról;

b)[73] közérdekű munkával kapcsolatos ügyben

1. a munkaügyi központtól kért és kapott tájékoztatásról,

2. a munkáltatóktól kért és kapott tájékoztatásról,

3. a helyszíni ellenőrzésről,

4. a munkáltató értesítéséről a közérdekű munka új időpontja, illetve befejezése kérdésében,

5. a büntetés-végrehajtási bírónak megküldött iratokról és a megküldés időpontjáról;

c)[74] pártfogó felügyelettel kapcsolatos ügyben

1. a pártfogolt meghallgatásáról - a 35. § (1) bekezdés b) pontjában meghatározott eset kivételével-,

2. valamely szervtől vagy személytől kért és kapott tájékoztatásról,

d)[75] utógondozással kapcsolatos ügyben a b) pontban foglaltakról, valamint az elítélt családjával a visszafogadás érdekében folytatott megbeszélésről;

e)[76] belső hivatali ügyben az áttételről, a Hivatal szervezeti egységei és személyei közötti megkeresésekről, közreműködésről;

f)[77] a Bvtvr. 5/A §-a szerint megkeresésről, tájékozódásról.

Felhívás a pártfogó felügyelő előtti megjelenésre

39. §

(1) A pártfogó felügyelő azt hívja fel az előtte történő megjelenésre, akinek a jelenléte az eljárási cselekménynél szükséges.

(2) A felhívás rendszerint írásban, illetőleg a pártfogó felügyelő előtti (általa megjelölt helyen történő) személyes megjelenés alkalmával szóban történik. A felhívásnak tartalmaznia kell, hogy az érintett hol, mikor, milyen minőségben jelenhet meg.

(3) Minden esetben közölni kell, hogy az érintettet melyik megyei hivatal hívja fel megjelenésre; a felhívás tényét az ügyiratban rögzíteni kell. A felhívást zárt iratban kell megküldeni.

(4) Katonát [Btk. 122. § (1) bekezdés] rendszerint az elöljárója útján kell felhívni a pártfogó felügyelő előtti megjelenésre.

Idézés közvetítői megbeszélésre[78]

39/A. §[79] A közvetítői eljárást folytató pártfogó felügyelő a Bkt. 9. §-ában foglalt rendelkezések alapján közvetítői megbeszélésre idézi azt, akinek jelenléte a megbeszélésen kötelező.

Határozat a közvetítői eljárás során[80]

39/B. §[81] A közvetítői eljárás lefolytatására illetékes megyei hivatal igazgatója a közvetítő kizárásáról (Bkt. 5. §), a közvetítői eljárást folytató pártfogó felügyelő az igazolási kérelemről (Bkt. 10. §) határozatot hoz.

Megállapodás a közvetítői eljárásban[82]

39/C. §[83] A közvetítői eljárást folytató pártfogó felügyelő a sértett és a terhelt között létrejött megállapodásról a Bkt. 13. §-a szerinti okiratot állít ki.

A nyomtatványok

40. §

(1) Ha külön jogszabály előírja, illetve anélkül is a gyakrabban előforduló intézkedések megtételére, valamint a nyilvántartások vezetésére - kivéve az elektronikus úton vezetendőket - általában nyomtatványt kell használni.

(2) Jogszabályon kívül a főigazgató rendszeresíthet a Hivatal részére nyomtatványt.

(3) A nyomtatványokat az igazgató által kijelölt személy tartja nyilván.

A körbélyegző és használata

41. §

(1)[84] A Hivatal körbélyegzője: középen a Magyar Köztársaság címere, körben felül az Igazságügyi Hivatal, alul a székhelyének a megjelölése (Igazságügyi Hivatal - Budapest). A Központi Igazságügyi Hivatal körbélyegzője: középen a Magyar Köztársaság címere, körben felül a Központi Igazságügyi Hivatal, alul a székhelyének a megjelölése (Központi Igazságügyi Hivatal - Budapest).

(2)[85] A megyei hivatal körbélyegzője: középen a Magyar Köztársaság címere, körben felül a megyei hivatal, alul a székhelyének a megjelölése (pl. Zala Megyei Igazságügyi Hivatal - Zalaegerszeg).

(3) Az azonos szövegű bélyegzőket a lenyomatukon is látható sorszámmal kell ellátni.

(4) A körbélyegző elvesztését az igazgató részére jelenteni kell, aki gondoskodik arról, hogy a körbélyegző elvesztésének és érvénytelenítésének ténye az Igazságügyi Közlönyben közzétételre kerüljön.

(5)[86] A nyilvántartó könyvet az igazgató, a környezettanulmányt és a pártfogó felügyelői véleményt az igazgató és a pártfogó felügyelő, a nyilvántartó lapot, a jegyzőkönyvet, a jelentést, a javaslatot, a kiadmányt, a pártfogó felügyelő előtti megjelenésre vonatkozó felhívást a pártfogó felügyelő aláírásán kívül a megyei hivatal körbélyegzőjének a lenyomatával is el kell látni.

42. §

(1) A Hivatal körbélyegzőiről olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből megállapítható, hogy melyik sorszámú bélyegzőt, mely időponttól ki jogosult használni, illetve meddig volt jogosult használni.

(2) A bélyegzőket úgy kell őrizni (elzárni), hogy ahhoz illetéktelen személyek ne férhessenek hozzá.

A befejezett ügy

43. §

(1) Befejezett az az ügy, amelyben a megyei hivatal (a pártfogó felügyelő)

a) elkészítette a környezettanulmányt,

b) elkészítette a pártfogó felügyelői véleményt,

c)[87] elkészítette a közvetítői eljárás befejezéséről szóló, a Bkt. 16. §-a szerinti jelentést, kivéve, ha arra a közvetítői eljárásnak a Bkt. 15. §-a (1) bekezdésének b) pontjában meghatározott, teljesítés alatt álló megállapodás alapján került sor,

d)[88] elkészítette - a Bkt. 15. §-a (1) bekezdésének b) pontjában meghatározott, teljesítés alatt álló megállapodás esetén - a jelentést a megállapodás teljesítéséről vagy annak meghiúsulásáról,

e)[89] a Bkt. 15. §-a (1) bekezdésének b) pontjában meghatározott, teljesítés alatt álló megállapodás esetén a közvetítői eljárással összefüggő büntetőeljárásban a terhelt pártfogó felügyeletének elrendeléséről szóló ügyészi határozat érkezett,

f)[90] megállapította a közérdekű munka végrehajtásának befejeződését, illetve tájékoztatást kapott a végrehajthatóság megszűnéséről, a végrehajtást kizáró vagy megszüntető okról, vagy a szabadságvesztésre történt átváltoztatásról,

g[91] megállapította a pártfogó felügyelet tartamának leteltét, megszűnését, illetve tájékoztatást kapott a pártfogolt e folyamatban lévő ügyében elrendelt szabadságvesztése foganatba vételéről, javítóintézeti neveléséről, a próbára bocsátás megszüntetéséről vagy a felfüggesztett szabadságvesztés végrehajtásának elrendeléséről,

h)[92] az utógondozott elítélt pártfogó felügyelet elrendelése nélkül szabadult a büntetés-végrehajtási intézetből vagy a javítóintézetből, és pártfogó felügyelői segítséget nem kér.

(2) Az (1) bekezdésben említett ügyön kívül befejezett az az ügy is (befejezettként kezelendő ügy), amelyben

a)[93] a környezettanulmány, pártfogó felügyelői vélemény beszerzését elrendelő (kérő) nyomozóhatóság, ügyész, bíróság, büntetés-végrehajtási intézet az elrendelő határozatát (kérését) visszavonja,

b)[94]

c)[95]

d)[96]

e) az utógondozott az utógondozás folytatatását nem kéri (erre utal - az utógondozott kifejezett kérésén túl - a pártfogó felügyelő utolsó intézkedésének a végrehajtása, illetve az a körülmény, ha a pártfogolt a pártfogó felügyelőt három hónapon belül nem keresi meg, vagy nem értesíti),

f) az ügy áttételéről rendelkeztek.

44. §

(1) A befejezett és a befejezettként kezelendő ügy iratát - kivéve a 45. §-ban felsoroltakat - az irattárba kell helyezni.

(2) Az irattárba helyezés előtt ellenőrizni kell:

a) a kézbesítések szabályszerűségét,

b) a kézbesítésekre vonatkozó tértivevények szerelését,

c) a pártfogó felügyelő utasításainak végrehajtását,

d) a Hivatal a hatóságok, más szervek részére szükséges iratokat megküldte, illetve visszaküldte-e.

45. §

(1) A befejezettként kezelendő ügyek közül a felfüggesztett, félbeszakadt és elhalasztott ügyeket a törvényben meghatározott, vagy egyébként szükséges ideig nyilvántartásba kell helyezni.

(2) Ha az irattárba helyezett iratot más hatóság megkeresésére kell megküldeni, azt az irodavezető küldi meg.

A csatolás

46. §

(1) Folyamatban lévő vagy befejezett ügyiratot más ügyirathoz csatolni, vagy a csatolást megszüntetni csak a pártfogó felügyelő utasítására lehet, az iratborítékkal együtt.

(2) A hivatali nyilvántartásokban a csatolást oly módon kell feltüntetni, hogy annak időpontja megállapítható legyen.

(3) A pártfogó felügyelő, illetve a megyei hivatal a folyamatban lévő másik ügyről tájékoztatást kérhet.

(4) Ha a csatolás fennállása alatt olyan érdemi intézkedés történt, amely a csatolt ügyben hozott intézkedést érinti, az ügy iratai között el kell helyezni az intézkedésről egy feljegyzést, vagy az írásbeli intézkedés egy példányát.

A kézbesítés

47. §

(1) A hivatali irat kézbesítése - ha jogszabály másként nem rendelkezik - általában posta útján történik.

(2) Az igazgató elrendelheti, hogy a kézbesítést hivatali alkalmazott végezze.

(3) A fogvatartásban lévő személy részére a fogvatartást foganatosító szerv parancsnoka útján kell kézbesíteni a hivatali iratot.

(4) A címzett a részére szóló iratot - személyazonosságának igazolása után - a Hivatalban is átveheti.

(5) A Hivatal az olyan iratot, amely átvételének igazolására szükség van, tértivevénnyel postázza; személyes kézbesítés esetén az átvevő az átvétel tényét keltezéssel ellátott aláírásával igazolja. Ha az átvételre nyomtatványt rendszeresítettek, az átvétel tényét ezen kell elismerni. Tértivevényes postázás esetén a tértivevényt az intézkedés eredeti példányához kell kapcsolni.

(6) A hivatali szervezeten belül az iratokat általában az e feladatra kijelölt személy útján átadókönyvvel kell kézbesíteni.

A felterjesztés

48. §

(1)[97] A panaszt, kérelmet, bejelentést - ha meghatározott pártfogó felügyelői ügyre vonatkozik - az alszám szerint rendezett iratokkal együtt kell a Központi Igazságügyi Hivatalhoz, illetve az Igazságügyi és Rendészeti Minisztériumhoz felterjeszteni.

(2) Ha a megyei hivatal (a pártfogó felügyelő) a panasz, kérelem, bejelentés felterjesztése mellett az eljárást folytatja, csak azokat az iratrészeket kell felterjeszteni, amelyek a panasz, kérelem, bejelentés megítéléséhez szükségesek. A résziratról a megyei hivatalnál másolatot kell visszatartani.

Az irat elküldése

49. §

(1) A folyamatban lévő vagy a befejezett ügy iratát vezetői vagy pártfogó felügyelői utasítás alapján lehet más hatósághoz (szervhez) elküldeni.

(2) Az iroda az iratot ajánlott vagy csomagküldeményként adja postára. Ha az iratot a címzett az irodában veszi át, az átvétel tényét és idejét a pótborítékon aláírásával igazolja, vagy arról elismervényt ad.

(3) Az elküldést és annak időpontját az irat utolsó alszámának feltüntetésével a nyilvántartó könyv "észrevételek" rovatába be kell jegyezni. A pótborítékon fél kell jegyezni, hogy az iratokat mikor és hová küldték el. Az elküldés alapjául szolgáló megkeresését és az elküldésre vonatkozó utasítást a pótborítékban kell elhelyezni. A pótborítékban bármely iratrész egy-egy példánya visszatartható.

A kiadmány

50. §

(1) A kiadmányon fel kel tüntetni a Hivatal megnevezését, az ügyszámot, szükség esetén a pártfogó felügyelő által megjelölt szöveget, a pártfogó felügyelő nevét az "s. k." toldattal, az eredeti keltezést, továbbá azt el kell látni a Hivatal körbélyegzőjének lenyomatával.

(2) A kiadmányozni jogosult személy a Hivatal azon sorszámú körbélyegzőjével köteles ellátni a kiadmányt, amelynek használata a körbélyegzők nyilvántartása szerint megilleti.

(3) A kiadmányt az eredeti példánnyal egyeztetni kell. Az eredeti példányon fel kell jegyezni a kiadás napját.

Az elveszett, megsemmisült irat

51. §

(1) Az irat elvesztéséről, megsemmisüléséről azonnal jelentést kell tenni az igazgatónak. Az igazgató rendelkezik az elveszett vagy megsemmisült irat felkutatásáról vagy pótlásáról. Ennek keretében a pártfogolt, az eljárásban meghallgatott más személyek meghallgathatók, és kiadmányok, iratmásolatok szerezhetők be.

(2) Az ügy iratainak pótlása mellőzhető, ha az elveszett vagy megsemmisült irat alapján hozott intézkedés a pártfogó felügyelői eljárást befejezte. Ebben az esetben csak a befejező intézkedés hiteles kiadmányát (másolatát) kell beszerezni.

VI. Fejezet

AZ IGAZGATÓI IRATKEZELÉS

Általános rendelkezés

52. §

A rendelet rendelkezéseit a főigazgatói és az igazgatói (a továbbiakban együtt: igazgatói) iratkezelésre az e fejezetben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

A felvilágosítás

53. §

(1) Az igazgatói iratot az igazgató, az ügyintéző és az igazgatói ügykezelést végző dolgozón kívül más személy csak az igazgató engedélyével tekintheti meg. Felvilágosítás csak az érdekeltnek adható az ügy számáról és arról, hogy az ügy elintézést nyert-e. Indokolt esetben az igazgató ezen túlmenő felvilágosítást is engedélyezhet.

(2) Az igazgató szükség esetén az érdekelt személyt személyesen is meghallgathatja.

Nyilvántartásba vétel, az irat bemutatása

54. §

(1) Az igazgatói ügyben érkező iratot az iroda haladéktalanul bejegyzi az igazgatói ügyek nyilvántartó könyvébe és elintézésre az igazgatónak nyomban bemutatja.

(2) Az iratra rá kell jegyezni az ügyszámot, az esetleges alszámot, a mellékletek számát, és alá kell írni.

(3) Az igazgatói ügyekről az iroda név- és tárgymutatót vezet.

(4) Az igazgatói ügyek nyilvántartó könyve és a (3) bekezdés szerinti név- és tárgymutató tekintetében a 23. § (3) bekezdésében foglaltakat megfelelően alkalmazni kell.

Az ügycsoportok

55. §

(1) Az igazgatói ügyek tárgyuk szerint különböző ügycsoportokba, azon belül fő- és alcsoportokba tartoznak. Az ügyeket ügycsoportonként kell nyilvántartásba venni és kezelni.

(2) A megyei hivatal igazgatója az alcsoportokat összevonhatja, megszüntetheti, szükség esetén további alcsoportokat alakíthat ki.

(3)[98] Az igazgatói ügyek ügycsoportjait a főigazgató utasításban állapítja meg.

Az ügyszám

56. §

Az ügyszám a kezdőirat érkezésének időpontját jelző évszámból, az ügy igazgatói jellegére utaló "Ig." rövidítésből, a főcsoport megjelölésére szolgáló arab számjegyből, az alcsoportot megjelölő nagybetűből és az ügy iratboríték szerinti sorszámából áll (pl. 2003.Ig.5.C.7.).

Az alszám

57. §

Az igazgatói ügyben érkezett utóiratot alszámmal is el kell látni. Az alszámot arab számjeggyel kell az iraton feltüntetni. Az utóirat száma az ügyszám, törve az alszámmal (az ügyben érkezett első utóirat száma pl. 2003.Ig.5.C.7/2.).

Az iratboríték

58. §

(1) Az igazgatói iratokat alcsoportonként iratborítékban kell kezelni. Az iratborítékon fel kell tüntetni a megnyitás évszámát, a fő- és alcsoport jelét.

(2) Az iratborítékot minden évben meg kell újítani.

(3) Az iratboríték "észrevételek" rovatába az ügy kezelésével kapcsolatos fontosabb adatokat kell bejegyezni.

Az irat bemutatása

59. §

Az iratot általában iratboríték és az ugyanazon alcsoportba tartozó korábban érkezett iratok nélkül, de az ügyhöz tartozó esetleges előiratokkal együtt kell bemutatni.

A soron kívüli eljárás elrendelése

60. §

Ha az eljárás soron kívüliségét az igazgató elrendelte, az intézkedés az ügyiratborítékának külső oldalára írt feljegyzéssel is megtehető.

[99]

61. §[100]

Az igazgatói ügy kiadmánya és felterjesztése

62. §

(1) Az igazgatói ügyek határozatainak kiadmányát eredeti aláírással kell ellátni. A kiadmányon az ügyszámot, a tárgyat, a hivatkozási számot és a mellékletet - általában szám szerint - meg kell jelölni. Tíznél több mellékletnél a csomagjelzést is alkalmazni lehet.

(2) Ha az elintézés a felettes igazgatási szerv hatáskörébe tartozik, az eredeti beadványt kell felterjeszteni. Az eredeti beadvány lényeges tartalmáról rövid feljegyzést kell visszatartani, megjelölve a felterjesztés szövegét.

A személyi nyilvántartás, a vagyonnyilatkozat nyilvántartása

63. §

(1)[101] Az igazságügyi alkalmazottak szolgálati jogviszonyáról szóló 1997. évi LXVIII. törvényben meghatározottak szerint a Hivatalnál foglalkoztatott igazságügyi alkalmazottakról személyi nyilvántartást kell vezetni.

(2) A vagyonnyilatkozatok kezelése, nyilvántartása külön jogszabály szerint történik.

A kinevezés, a felmentés és a fegyelmi ügyek iratai

64. §[102]

A kinevezés, a felmentés és a fegyelmi ügyek iratát azonnal fel kell terjeszteni a Központi Igazságügyi Hivatalhoz.

VII. Fejezet

IRATTÁROZÁS, SELEJTEZÉS

Irattári terv

65. §

(1) Az iratborítékon az ügy befejezését követően az irodavezető vagy a pártfogó felügyelő feltünteti az irattári tervnek megfelelő selejtezési jelet. Ha az egész tételre meghatározott selejtezési határidőtől eltérő megőrzési idő szükséges, az adott iratra vonatkozó selejtezés évét is meg kell jelölni.

(2)[103] A selejtezési jeleket magában foglaló irattári tervet a rendelet 1. melléklete tartalmazza.

(3) Ha az irat maradandó értékű, a pártfogó felügyelő az iratcsoport jellegétől függetlenül feltünteti az iraton, hogy az nem selejtezhető és ezt aláírásával igazolja.

66. §

(1) Az irattári terv rendszerbe foglalja azokat az irattári tételeket (tárgyi csoportokat), amelyek szerint a Hivatal az iratait tagolja (csoportosítja). Az irattári terv meghatározza, hogy mely irattári tételek (tárgyi csoportok) iratai nem selejtezhetek, illetőleg, hogy a selejtezhető irattári tételek (tárgyi csoportok) iratait ügyviteli érdekből meddig kell megőrizni. Az irattári terv határozza meg a nem selejtezhető irattári tételek (iratok) levéltárba adásának határidejét is.

(2) Az irodavezető az irattári tervnek megfelelő és az iratborítékra is feljegyzett selejtezési jelet a nyilvántartó könyv "észrevételek" rovatába bejegyzi.

67. §

(1) Az irattárban az iratokat rendezetten, tételek, azon belül az ügyszámok növekvő sorrendjében, kötegben kell elhelyezni. Fel kell tüntetni, hogy az iratkötegben mely év milyen számú iratait tárolják.

(2) Azon megyei hivatalokban, ahol nagyszámú iratot kell az irattárban elhelyezni, az irattáros az irattárban őrzött iratokról nyilvántartó könyvenként irattári könyvet

(jegyzéket) vezet(het). Az irattári könyv tartalmazza az ügyszámot és a selejtezési jelet.

(3) A részirattár iratait - ha az igazgató másként nem rendelkezik - két év elteltével át kell adni a központi irattárnak.

Az iratok őrzése

68. §

(1) A Hivatal iratait az őrzési idő elteltéig, illetve az illetékes levéltárnak átadás időpontjáig gondosan meg kell őrizni.

(2) Az irattározáshoz szükséges személyi és tárgyi feltételekről az igazgató gondoskodik.

(3) Irattár céljára olyan helyiséget kell kialakítani, amely a tűzrendészeti szabályoknak megfelel, és ahol az iratokat szárazon lehet tartani, illetőleg ahol azokat veszély (állati vagy növényi kártevő stb.) nem fenyegeti.

(4) A levéltári anyagot legalább tizenöt évi irattári őrzés után rendezetten, segédletekkel együtt, dobozolva, három példányban elkészített átadás-átvételi jegyzőkönyvvel kell átadni az illetékes levéltárnak. Az átadás költségét az átadó hivatal viseli. Ha az átadásra kerülő iratanyagból egyes iratok visszatartása szükséges, ezeket pótirattári könyvbe kell foglalni.

(5) Az őrzési időt

a) a pártfogó felügyelői ügy esetében az ügy befejezése időpontjától, illetve más irat esetén az ügyben tett utolsó érdemi intézkedéstől,

b) személyi ügyekben a szolgálati viszony megszűnésétől,

c) ügyviteli (iratkezelési) segédkönyvek esetében az utolsó bejegyzéstől,

d) állóeszközök, készletek nyilvántartásainál az adott állóeszköz, készlet kezelésének, használatának megszűntétől

kell számítani.

Az iratok selejtezése

69. §

(1) Az iratokat az őrzési idő eltelte után selejtezni kell. Az évenként sorra kerülő selejtezés időpontját az igazgató határozza meg.

(2) A selejtezés helyéről és időpontjáról a selejtezés megkezdését megelőzően legalább harminc nappal, írásban kell az illetékes levéltárat értesíteni. Közölni kell, hogy a selejtezés milyen időszak milyen jellegű irataira terjed ki, és a selejtezésre szánt iratanyag előreláthatólag milyen mennyiségű.

(3) Ha a kiselejtezhető irattári tételben olyan ügyiratok vannak, amelyeknek az őrzési ideje még nem telt le, illetőleg amelyek az irattári terv szerint nem selejtezhetők ki, azokat az irattárban vissza kell tartani.

70. §

Az igazgató az iratok selejtezésére - szükség esetén - az erre vonatkozó külön szabályok szerint túlmunkát rendelhet el, a túlmunka díjazása mellett. A selejtezésben munkaidőben közreműködő személy céljutalomban is részesíthető.

Nem selejtezhető iratok

71. §

Nem selejtezhetők az irattári tervben foglalt iratokon kívül

a) a Hivatalnak megőrzésre átadott iratok,

b) az irattárban őrzött eredeti magán- és közokiratok,

c) a maradandó értékű, illetve a pártfogó felügyelő által ilyennek minősített iratok.

A selejtezési eljárás

72. §

(1) A selejtezésről három példányban jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyv tartalmazza:

a) a selejtezés idejét és helyét,

b) a selejtezést végző háromtagú bizottság tagjainak nevét és munkaköri megnevezését,

c) a selejtezett iratok ügyszámát, keletkezésének évszámát, és az irattári tételszámot,

d) a selejtezés ellenőrzése során tapasztalt hiányosságokat és az azok megszüntetésére vonatkozó intézkedéseket.

(2) A jegyzőkönyvet a selejtezési bizottság tagjai aláírják.

(3) A selejtezésről készült jegyzőkönyv három példányát meg kell küldeni az illetékes levéltárnak.

(4)[104] A selejtezett iratok megsemmisítésére csak az illetékes levéltár által visszaküldött, a selejtezési jegyzőkönyvre vezetett hozzájárulás után - az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével - kerülhet sor.

(5) A selejtezés megtörténtét a nyilvántartó könyvben, illetőleg ha vezetnek, az irattári könyvben is, a megfelelő irattári tételnél "selejtezve", illetve a "levéltárnak átadva" szöveggel, valamint a selejtezés évének a bejegyzésével fel kell tüntetni. Ha a selejtezésre kerülő iratanyagból az irattári terv előírásaitól eltérően az illetékes levéltár kérésére vagy más fontos okból egyes iratok visszatartása szükséges, ennek tényét a selejtezési jegyzőkönyvben fel kell tüntetni és ezekről külön jegyzéket kell felvenni. A visszamaradt iratokat az eredeti irattári helyére vissza kell helyezni.

73. §

(1) A selejtezés alkalmával talált irodai célra felhasználható anyagot (tiszta papír, irattartó stb.) külön kell választani.

(2)[105]

Az irattárak ellenőrzése

74. §

(1) Az igazgató az irattározást rendszeresen ellenőrzi és az általa tett intézkedés eredménytelensége esetén a súlyosabb szabálytalanságokról - a főigazgató értesítésével egyidejűleg - az illetékes levéltárat tájékoztatja.

(2) Az illetékes levéltár a megyei hivatal irattárának ellenőrzését az igazgatóhoz tett előzetes bejelentést követően végezheti el.

(3) Az illetékes levéltár az ellenőrzés során észlelt hiányosságokról értesíti az igazgatót, aki az ellenőrzés megállapításairól és a tett intézkedésekről haladéktalanul tájékoztatja a főigazgatót.

VIII. Fejezet[106]

AZ ÜGYKEZELÉS ÉS ÜGYINTÉZÉS ELTÉRŐ SZABÁLYAI A JOGI SEGÍTSÉGNYÚJTÁSSAL KAPCSOLATOS ÜGYEK INTÉZÉSE SORÁN

Ügykezelés

74/A. §

A megyei hivatal hetente legalább két munkanapon félfogadást tart az ügyfelek részére.

74/B. §

(1)[107] Ha jogszabály a a jogi segítségnyújtásról szóló 2003. évi LXXX. törvény (a továbbiakban: Jstv.) hatálya alá tartozó támogatás (a továbbiakban: támogatás) engedélyezése iránti kérelem előterjesztésére, vagy más, jogi segítségnyújtással kapcsolatos nyilatkozat megtételére nyomtatvány kitöltését írja elő, a szóbeli kérelemről, nyilatkozatról jegyzőkönyvet nem kell készíteni, de az ügyfelet tájékoztatni kell a nyomtatvány kitöltésének kötelezettségéről, és azt kérelmére át is kell adni részére.

(2) Ha az iroda a beadvány személyesen történt benyújtásakor hiányt észlel, azonnal felhívja az ügyfelet a hiány pótlására. Ha az ügyfél a hiánypótlásnak nem tesz eleget, de ragaszkodik a beadvány benyújtásához, az (1) bekezdésnek megfelelő beadványt hiányosan is át kell tőle venni.

(3)[108] A jogi segítő a jogi szolgáltatás nyújtásának megkezdéséről elektronikus levélben is értesítheti a Központi Igazságügyi Hivatalt. Az elektronikus levél fogadására szolgáló címet az a Központi Igazságügyi Hivatal a szolgáltatási szerződésben jelöli meg.

74/C. §

A támogatás utólagos engedélyezése mellett nyújtott jogi szolgáltatás elvégzéséről szóló igazolást tartalmazó iraton az érkezés időpontját óra, perc pontossággal kell feltüntetni.

Ügyintézés

74/D. §[109]

Ha a Jstv. a támogatás engedélyezése iránti kérelem legkésőbb 3 munkanapon belüli elintézését írja elő, az azt tartalmazó iratot az érkezést követően - az eljáró ügyintéző kijelölése céljából - haladéktalanul be kell mutatni az ügyelosztásra jogosult vezetőnek.

74/E. §[110]

Az ügy soron kívüli intézését a megyei hivatal vagy a Központi Igazságügyi Hivatal jogi segítségnyújtó feladatokat ellátó szervezeti egységének vezetője rendelheti el.

74/F. §

(1) Befejezett a megyei hivatal által intézett ügy, ha

a)[111] a támogatást engedélyező határozat értelmében az ügyfél helyett az állam fizeti meg a jogi segítő díját, és a Központi Igazságügyi Hivatal a díjat a jogi segítőnek átutalta,

b) a támogatást engedélyező határozat értelmében az állam előlegezi meg a jogi segítő díját, és a megelőlegezett díjat az ügyfél visszatérítette,

c) a jogi segítő vissza nem térített díjának behajtása érdekében lefolytatott eljárás eredményéről az adóhatóság a megyei hivatalt tájékoztatta,

d)[112] a Központi Igazságügyi Hivatal arról értesítette a megyei hivatalt, hogy az ügyfél a jogi segítő díját nem térítette vissza és az adók módjára történő behajtásnak nincs helye,

e) az ügyfél támogatás engedélyezése iránti kérelmét jogerősen elutasították.

f)[113] a Jstv. 60. §-a szerinti kérelem továbbítását jogerősen megtagadták,

g)[114] a Jstv. 60. §-a szerinti kérelmet a megyei hivatal továbbította a fogadó hatóság részére és a kérelem lefordítására nem rendeltek ki szakfordítót,

h)[115] a Jstv. 60. §-a szerinti kérelem lefordítására kirendelt szakfordító díját a fél visszatérítette.

(2)[116] Befejezettként kell kezelni a megyei hivatal által intézett ügyet akkor is, ha a jogi szolgáltatás igénybevételére előírt határidő leteltét követő 60 napon belül a jogi szolgáltatás nyújtásáról szóló igazolás nem érkezett meg a megyei hivatalhoz. Befejezettként kell kezelni a megyei hivatal által a Jstv. 60. §-a szerint intézett ügyet akkor is, ha a szakfordító által lefordított kérelemnek a fogadó hatóság részére történő továbbításának időpontjától számított 6 hónapon belül nem nyújtották be a megyei hivatalhoz a fogadó állam illetékes hatóságának a költségmentességet elutasító jogerős határozatát.

(3)[117] Befejezett a Központi Igazságügyi Hivatal által intézett ügy, ha

a) a jogi segítői névjegyzékbe a bejegyzés megtörtént,

b) a jogi segítői névjegyzékbe vétel iránti kérelmet elutasították,

c) a jogi segítőt a jogi segítői névjegyzékből törölték,

d) a támogatás engedélyezése iránti ügyben hozott határozat elleni fellebbezést elbírálták,

e) a Jstv. 60. §-a szerinti kérelem továbbításának megtagadásáról szóló határozat elleni fellebbezést elbírálták,

f) a méltányossági kérelmet elbírálták.

(4) Befejezettként kell kezelni az (1)-(3) bekezdés szerinti ügyet akkor is, ha

a) az eljárás lefolytatása iránti kérelmet (fellebbezést) visszavonták,

b) az ügy áttételéről rendelkeztek.

74/G. §

Ha a támogatás engedélyezése iránti ügyben hozott határozat elleni fellebbezés felterjesztésére kerül sor, az iratok felterjesztésére a 48. §-ban foglalt szabályokat kell megfelelően alkalmazni.

74/H. §[118]

(1)[119] A Jstv. 28. §-a szerinti ügyfélszolgálati tevékenység során az ügyfelek regisztrálása statisztikai adatgyűjtési célú gyűjtőszámos iktatóprogram keretében történik.

(2)[120] A támogatások nyilvántartására (Jstv. 34. §) szolgáló számítógépes rendszer üzemeltetéséről a Központi Igazságügyi Hivatal gondoskodik.

IX. Fejezet[121]

AZ ÜGYKEZELÉS ÉS ÜGYINTÉZÉS ELTÉRŐ SZABÁLYAI AZ ÁLDOZATSEGÍTŐ TÁMOGATÁSOKKAL KAPCSOLATOS ÜGYEK INTÉZÉSE SORÁN

Ügykezelés

74/I. § A megyei hivatal a hét minden munkanapján félfogadást tart az ügyfelek részére.

74/J. § (1)[122] Az a bűncselekmények áldozatainak segítéséről és az állami kárenyhítésről szóló 2005. évi CXXXV. törvény (a továbbiakban: Ást.) hatálya alá tartozó áldozatsegítő támogatás (a továbbiakban: áldozatsegítő támogatás) engedélyezése iránti kérelmet nyomtatvány kitöltésével kell előterjeszteni, ezért a szóbeli kérelemről, nyilatkozatról jegyzőkönyvet nem kell készíteni, de az ügyfelet tájékoztatni kell a nyomtatvány kitöltésének kötelezettségéről, azt át is kell adni részére, és kérelmére a kitöltéshez segítséget kell nyújtani.

(2) Ha az iroda a beadvány személyesen történt benyújtásakor hiányt észlel, azonnal felhívja az ügyfelet a hiány pótlására. Ha az ügyfél a hiánypótlásnak nem tesz eleget, de ragaszkodik a beadvány benyújtásához, az (1) bekezdésnek megfelelő beadványt hiányosan is át kell tőle venni.

Ügyintézés

74/K. § Ha az Ást. az áldozatsegítő támogatás engedélyezése iránti kérelem haladéktalan elintézését írja elő, az azt tartalmazó iratot az érkezést követően - az eljáró ügyintéző kijelölése céljából - haladéktalanul be kell mutatni az ügyelosztásra jogosult vezetőnek, és az ügyfelet tájékoztatni kell arról, hogy a kérelem elbírálása az adott napon belül előreláthatólag milyen időpontra történik meg.

74/1. § Az ügy soron kívüli intézését a megyei hivatal áldozatsegítő feladatokat ellátó szervezeti egységének vezetője rendelheti el.

74/M. § (1) Befejezett a megyei hivatal által intézett ügy, ha

a) az azonnali pénzügyi támogatást az áldozat részére a megyei hivatal kifizette,

b) az érdekérvényesítés elősegítése során az áldozat által kért szolgáltatást - figyelemmel az áldozatsegítő támogatások igénybevételének részletes szabályairól szóló 1/2006. (I. 6.) IM rendelet 16. §-ára - megkapta,

c) a járadékjellegű kárenyhítés utolsó járadéktagját a Központi Igazságügyi Hivatal átutalta,

d) az egyösszegű kárenyhítés összegét a Központi Igazságügyi Hivatal átutalta,

e) a pénzben nyújtott áldozatsegítő támogatás Ást. alapján megállapított visszatérítési kötelezettsége esetén a tartozás összegének behajtása érdekében lefolytatott eljárás eredményéről az adóhatóság a megyei hivatalt tájékoztatta,

f) az ügyfél áldozatsegítő támogatás engedélyezése iránti kérelmét jogerősen elutasították.

(2) Befejezett a Központi Igazságügyi Hivatal által intézett ügy, ha az áldozatsegítő támogatás engedélyezése iránti ügyben hozott határozat elleni fellebbezést elbírálták.

(3) Befejezettként kell kezelni az (1) és (2) bekezdés szerinti ügyet akkor is, ha

a) az áldozatsegítő támogatás iránti kérelmet (fellebbezést) visszavonták,

b) az ügy áttételéről rendelkeztek.

74/N. § Az áldozatsegítő támogatás engedélyezése iránti ügyben hozott határozat elleni fellebbezés felterjesztése esetén a 48. §-ban foglalt szabályokat kell megfelelően alkalmazni.

74/O. § Az áldozatsegítő támogatások nyilvántartására szolgáló számítógépes rendszer üzemeltetéséről a Központi Igazságügyi Hivatal gondoskodik.

X. Fejezet[123]

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

75. §

(1) Ez a rendelet 2003. július 1-jén lép hatályba, ezzel egyidejűleg a bírósági ügyvitel szabályairól szóló 14/2002. (VIII. 1.) IM rendelet 29. §-ának a) 21. pontja, 72. §-ának g) és h) pontjai, 73. §-a (2) bekezdésének f) pontjában az "egy évre" szövegrész és e § (4) bekezdése nem lép hatályba

(2) A rendelet rendelkezéseit a folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.

Dr. Bárándy Péter s. k.,

igazságügy-miniszter

1. melléklet a 18/2003. (VI. 24.) IM rendelethez[124]

IRATTÁRI TERV

A Központi Igazságügyi Hivatal és a megyei (fővárosi) igazságügyi hivatalok irattári tervében alkalmazott jelölések

A selejtezési jel mellett szereplő irattári tételszám az ügyirat (csoport) azonosítását segíti.

A Központi Igazságügyi Hivatal és a megyei (fővárosi) igazságügyi hivatalok irattári terve

2. számú melléklet a 18/2003. (VI. 24.) IM rendelethez[125]